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MINDJET SOLUTIONS BUSINESS CASE: Erfolgreiches Informationsmanagement Von der Informationsüberflutung zu gesteigerter Produktivität © 2008 Mindjet LLC, USA Alle Rechte vorbehalten. Mindjet ® und MindManager ® sind eingetragene Warenzeichen von Mindjet LLC in den USA und/oder anderen Ländern.

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MINDJET SOLUTIONS BUSINESS CASE:

Erfolgreiches Informationsmanagement –Von der Informationsüberflutung

zu gesteigerter Produktivität

© 2008 Mindjet LLC, USA Alle Rechte vorbehalten. Mindjet® und MindManager® sind eingetragene Warenzeichen von Mindjet LLC in den USA und/oder anderen Ländern.

MINDJET SOLUTIONS BUSINESS CASE: Erfolgreiches Informationsmanagement - Von der Informationsüberflutung zu gesteigerter Produktivität

Kurzfassung

Unternehmen treffen keine Entscheidungen und setzen keine Strategien um. Genauso wenig schließenUnternehmen Geschäfte ab, entwickeln neue Produkte oder implementieren effiziente Verfahren.

Ihre Mitarbeiter sind es, die Entscheidungen treffen und Strategien implementieren, die das Unternehmenvoranbringen.

Die Fähigkeit, Ideen und Konzepte in greifbare Werte umzusetzen – durch Innovation, strategisches Denkenund die Bereitstellung von Dienstleistungen – entscheidet heute so sehr wie nie zuvor über IhrenWettbewerbsvorteil.

Einzelne Mitarbeiter sind jedoch mit einem wachsenden Problem konfrontiert: einer Informationskrise. Ineiner Zeit, in der sich das Wirtschaftsleben mit Lichtgeschwindigkeit voranbewegt, ist es eine gewaltigeHerausforderung, alle Beteiligten auf demselben Stand zu halten. Unter der Belastung wachsender Ver-antwortlichkeiten und einer unaufhaltsam zunehmenden Flut von E-Mails und Anhängen, Instant Messages,Telefonaten und Voicemails, können Mitarbeiter nur schwer mit der Informationsflut Schritt halten, undhaben noch größere Schwierigkeiten, die Informationen tatsächlich zu sichten.

Dieses Paper erläutert, wie Einzelpersonen innerhalb eines Unternehmens eine Produktivitätssteigerungum mindestens drei bis fünf Stunden pro Woche durch den Einsatz von Mindjet MindManager Pro 7erzielen können. Die weltweit führende Software Mindjet MindManager Pro 7 unterstützt Einzelpersonenund Teams gleichermaßen, so gilt: kreativer arbeiten, effektiver im Team ... jeden Tag. Die Zeiteinsparungenresultieren aus verbessertem Informationsmanagement, optimierter Zusammenarbeit und Kommunikation,gesteigerter Effizienz von Meetings und daher auch erfolgreicheren Projekten. Überzeugen Sie sich selbst,wie Einzelpersonen und Unternehmen Daten in Erkenntnisse über Organisationszusammenhänge, Ideen inkonkrete Handlungen und Veränderungen in Chancen umsetzen.

Die Daten und Schlussfolgerungen in diesem White Paper beruhen auf über 1800 Antworten auf eine vonMindjet weltweit durchgeführte Produktivitätserhebung sowie auf den Ergebnissen des Pilotprogramms fürMindjet Kunden, „Der Wert einer Stunde“. Dieses Pilotprogramm misst die Produktivitätsgewinne durch denEinsatz von MindManager mittels Befragungen, die von Forrester Research entwickelt wurden.

Inhalt

Das Informationsparadigma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Die Informationsflut bewältigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Herausforderungen der Informationsflut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Die Informationsflut kontrollieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Die Ergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Überzeugende Kommunikationsunterlagen entwerfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Unklare Kommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Anregungen für überzeugende Kommunikationsunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Die Ergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Meetings effektiv gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Die Meeting-Wut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Ein Weg zu effektiven Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Die Ergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Project Excellence erreichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Herausforderungen der Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

MindManager während des gesamten Projekts einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Die Ergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Weiterführende Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

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Das Informationsparadigma

Während der letzten zehn Jahre hat die Menge von Informationen, die Menschen täglich bewältigen,enorme Ausmaße angenommen. Wir haben den Zustand der „Informationsüberflutung“ erreicht – einAusdruck, der 1970 von Alvin Toffler in seinem Buch „Der Zukunftsschock“ geprägt wurde. Informationenwerden immer schneller produziert, sie können immer einfacher kopiert und übermittelt werden, die Kom-munikationsmethoden vervielfachen sich, und auch Archive mit historischen Informationen nehmen expon-entiell zu. Es wird immer schwieriger, die relevanten Inhalte aus all diesem „Rauschen“ herauszufiltern.Angesichts der zunehmenden Informationsflut können Teams kaum noch klare und richtige Entscheidungentreffen und leiden zudem unter immer größerem Stress und einer Verschlechterung der organisatorischenLeistung. Nach Angaben der Gallup Organization belaufen sich die Kosten für den Produktivitätsverlustdurch gestresste Arbeitskräfte in den Vereinigten Staaten auf jährlich 300 Milliarden US-Dollar.

Die Informationsüberflutung wird durch zunehmend geografisch verteilte Belegschaften weiter verschärft.Koordination, Absprache und Einbindung aller Mitarbeiter ist bereits schwierig genug, wenn sich alle aneinem Ort befinden. Die Komplexität nimmt zu, wenn ein Unternehmen expandiert – in einem Land, einerRegion oder sogar weltweit neue Standorte erschließt. Und die Komplexität nimmt weiter zu, wenn Partnerund Zulieferer in verschiedenen Regionen und völlig verschiedenen Ländern einzubinden sind. Es war immerdie Aufgabe von Software, diese Probleme zu lösen und nicht, sie zu vergrößern. Auch wenn Informationenheute leicht zugänglich sind, sagt das nichts über ihre Anwendbarkeit. Die Herausforderung, mit der dieSoftware der Zukunft konfrontiert ist, liegt weniger in der Zugänglichmachung benötigter Informationen,als in der sinnvollen Anwendung von Informationen, die bereits vorliegen. In einem Artikel kam das WallStreet Journal kürzlich zu dem Schluss, dass Angestellte im Durchschnitt 40% ihrer Arbeitszeit verschwen-den. Und dies nicht etwa, weil sie nicht intelligent wären, sondern weil sie die organisatorischen Fertigkeitennie erlernt haben, mit denen sie ein zunehmendes Arbeitspensum und wachsende Anforderungen bewäl-tigen können.

Als Antwort auf diese Herausforderungen hat Mindjet seine preisgekrönte, produktivitätssteigerndeSoftware entwickelt – das Multi-Funktionswerkzeug für den täglichen Umgang mit Informationen. Aus Ideenoder Diskussionen entstehen im Handumdrehen visuelle Informations-Landkarten (Maps). Ziel der Softwareist es, die Ideenfindung zu beschleunigen, komplexe Sachverhalte zu erfassen und die nächsten Schrittefestzulegen. MindManager ist damit heute für Unternehmen wie Einzelpersonen die Mapping-Software derWahl. Mit der intuitiven Oberfläche sparen Sie viel Zeit bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings.Kommunizieren Sie Konzepte und Projektpläne, die jeder auf Anhieb versteht. Entdecken Sie ein effektivesWerkzeug zur Vereinfachung von Planungsprozessen und für mehr Produktivität im Team.

MindManager hilft Ihnen dabei, kreativer und rascher zu arbeiten und verbessert sowohl die Arbeitsergeb-nisse Einzelner als auch die Leistung von Teams. Die Benutzeroberfläche regt Kreativität und Zusammen-arbeit an, so dass Teams bequem Wissen erfassen, verschiedene Optionen auswerten und dann die besteStrategie verfolgen können. Die Software von MindManager fördert die Planung von Projekten und Ab-läufen wie auch die Kommunikation und Abstimmung während der Projektdurchführung. Sie unterstützt Sie dabei, das Projekt auf den richtigen Weg zu bringen, wichtige Informationen zu Projekt und Verfahrens-abläufen zusammenzufassen und die Fertigstellung zu beschleunigen. Das Ergebnis: eine produktivereBelegschaft, die fundierte Entscheidungen mit optimalen Ergebnissen trifft.

Dieses Paper erläutert im Folgenden, wie Einzelpersonen mit MindManager mindestens drei bis fünfStunden pro Woche einsparen können. MindManager unterstützt sie bei folgenden Aufgaben:

• Bewältigung der Informationsflut• Entwicklung effektiver Kommunikationsunterlagen• Verwandlung von Meetings in produktive Arbeitssitzungen• Planung und Abschluss erfolgreicher Projekte

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Herausforderungen der Informationsflut

Unternehmen aller Strukturen und Größen haben mit Informationsüberflutung zu kämpfen. Und die Auswirkung-en sind in nahezu allen Bereichen einer Organisation zu spüren, von Vertrieb und Marketing über Innovation,Forschung und Entwicklung, über Engineering, Kundendienst und vielen mehr. Informationsüberflutung verur-sacht Schäden in Milliardenhöhe durch verringerte Produktivität und eingeschränkte Innovationskraft, ob dasProblem nun erkannt wird oder nicht. Zudem wirkt sich die Informationsflut auf die Mitarbeiter aus, da sie dasAuffassungsvermögen beeinträchtigt und das Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit negativ beeinflusst.

Letztendlich sind die Menschen gezwungen, auf Grundlage falscher oder fehlender Informationen zu entschei-den oder aber zu viel Zeit damit zuzubringen, die nötigen Informationen zu sammeln und zu verarbeiten. DieKonsequenzen sind kostspielig, wenn man die Auswirkungen auf Bereiche wie Personalausstattung von Projek-ten, Kundendienst, Produktentwicklung, Vertriebsangebote, Finanzen und Compliance berücksichtigt.

Ankush Chopra arbeitet gerade an seiner Dissertation und erläutert, welche Auswirkungen die Informations-überflutung auf seine Forschung hat. „Es hat zu lange gedauert, Informationen zu finden, und ich konnte niesicher sein, alle relevanten Daten abgerufen zu haben“, meint Chopra. „Am schlimmsten war vielleicht, dass ichdie Verbindungen zwischen verschiedenen Informationen nicht immer klar vor Augen hatte. Kurz gesagt, mirfehlte ein ganzheitlicher Ansatz. Ich arbeitete mit Bruchstücken von Informationen, was meine Produktivitätbeeinträchtigt hat.“

Vorsichtige Schätzungen einer IDC-Studie gehen davon aus, dass einem Unternehmen mit 1000 MitarbeiternKosten in Höhe von mindestens 2,5 Millionen US-Dollar pro Jahr entstehen, weil existierende Informationennicht gefunden werden, nach überholten Informationen gesucht wird oder Informationen neu erstellt werden,die veraltet und schlampig entworfen sind. Die Kosten für entgangene Erlöse sind sogar noch höher und über-schreiten 15 Millionen US-Dollar jährlich.

Die Informationsflut kontrollieren

Wenn Sie ein typischer Wissensarbeiter sind, ersticken Sie täglich in neuen E-Mails, Instant Messages, Anrufen in Ihrem Büro und auf dem Handy oderTextnachrichten, ganz zu schweigen von der enormen Menge projektbezogenerInhalte, mit denen Sie zurechtkommen müssen.

MindManager bietet eine ein-zigartige Lösung, die Ihnen nicht nur Übersichtüber Informationen bietet, die sonst nicht erreicht wird, sondern auch IhreGedanken klar strukturiert.

Mit MindManager können Sie Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicherQuellen erfassen, ordnen und weitergeben. Dank der Kombination aus nichtlinearer, visueller Darstellung undbequemen Filtermöglichkeiten sehen Sie alle Informationen in ihrem Kontext, treffen fundierte Entscheidungenund maximieren Ihre Produktivität.

Einzelpersonen und Teams können dynamische MindManager-Dashboards erstellen, in denen alle Informationenüber Ihre Initiativen und Projekte übersichtlich dargestellt und verwaltet werden.

Die Informationsflut bewältigen

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Die Ergebnisse

Die Kosten für das Nicht-Finden von Informationen können enorm sein, sind aber innerhalb eines Unter-nehmens meist verborgen und werden selten als Faktoren wahrgenommen, die Auswirkungen auf dasBudget oder die betriebliche Effizienz haben. Mit MindManager haben Sie nun eine Möglichkeit, die stei-genden Kosten der Informationsflut zu bekämpfen, indem Sie die Informationen zu Projekten und Arbeit in Business-Maps verwalten. In MindManager-Dashboards können Sie Informationen aus beliebiger Quellerasch erfassen, ordnen und weitergeben.

Die Einsparungen sind vielfältig. Mit MindManager können Sie Ihre Dashboards rasch durchsuchen oder fil-tern, um innerhalb von Sekunden die benötigten Informationen zu finden. Sie legen fest, welche Informa-tionsfülle jeweils angezeigt wird, so dass Sie sich ganz auf die relevanten Informationen konzentrieren kön-nen. Zudem bietet das visuelle Arbeiten einige Vorteile. Die Mitglieder eines Teams erfassen rasch wichtigeBereiche und aktuelle Erfordernisse. Gleichzeitig kann die Dokumentation so angelegt werden, dass dieMitarbeiter bei den Themen, die für sie wichtig sind, punktgenau in die Tiefe recherchieren können, anstattsich durch Berge unnötiger Dokumente zu arbeiten.

Die weltweite Produktivitätsumfrage von Mindjet hat ergeben, dass jede Woche mehr als sechseinhalbStunden auf Aktivitäten verwendet werden, die mit dem Informationsmanagement zusammenhängen:

Der Pädagogikprofessor Michael Ruffini ergänzt dies:

„Da wir in einer Informations-gesellschaft leben, ist die Menge verfügbarer Inhalte für alle nurdenkbaren Bereiche überwältigend.Kommunikation und Verständnis werden enorm erleich-tert, wenn man komplexe und in Wechselbe-ziehung stehende Informationenvisuell darstellt. Sie erfassen alles in einer Map und sehen plötzlich, wie die einzelnen Punkte zusammen-hängen. Es ist einfach einleuchtend.“

Ergebnisse der Pilotstudie: Die mögliche Ersparnis durch den Einsatz von MindManager für dasErfassen, Ordnen und Weitergeben von Informationen liegt bei 39,6 %.

Beispiel für ein Projekt-Dashboard

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Überzeugende Kommunikationsunterlagen entwerfen

Unklare Kommunikation

Angesichts der immer größeren Informationsmengen, mit denen Menschen heute konfrontiert sind,muss jeder Einzelne effektivere Methoden für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderenfinden.

Kommunikation – die Fähigkeit, uns in Wort und Schrift präzise und wirkungsvoll auszudrücken – isteine zentrale Fertigkeit im Geschäftsleben. Wissen ist ohne die Fähigkeit, es auch mitzuteilen, nahezunutzlos. Der Wissensaustausch ist ein wichtiger Bestandteil der Rollen und Verantwortlichkeiten vonWissensarbeitern.

Zudem verraten wir bei der Kommunikation unserem Publikum sehr viel über uns selbst. Daher ist esextrem wichtig, uns auf unsere kommunikativen Fertigkeiten verlassen zu können.

Häufige Kommunikationsprobleme sind:

• Zu viele Inhalte, die die eigentliche Aussage verdecken• Zu wenig Kontext• Ungenaue Aussagen• Fehlende Struktur; unzureichende Begründung • Schlechte sprachliche Qualität• Zeitmangel beim Ausarbeiten der Unterlagen, so dass die Informationen beim Vortrag veraltet sind

Anregungen für überzeugende Kommunikationsunterlagen

Die Art und Weise, in der Menschen lernen und sich später erinnern, ist eng mit der Funktionsweiseunserer Sinne verwandt und ein sehr großer Teil unseres Lernens beruht auf visuellen Eindrücken.Wenn Ihre Kommunikationsstrategie das Ziel hat, Inhalte zu vermitteln, deren Verständnis zu erleich-tern und das Behalten zu verbessern, ist der Einsatz von Business-Maps von entscheidender Wichtig-keit. Die Maps von MindManager erschließen Ordnung und Struktur komplexer Informationen. Sie bilden Gedanken und Daten ab und stellen ausdrücklich die Beziehung zwischen Inhalten dar.

Schon das Erstellen einer Map an sich kann ein wichtiger Schritt für das Verständnis sein. Indem SieVerbindungen erstellen, können Sie neue Informationen effektiver integrieren, verbinden und speichernals bei Verwendung von linearem Text.

Mapping ist für alle geistigen Tätigkeiten relevant, unabhängig von Denkstil oder kognitiven Fähigkeiteneiner Person.

Dokument in linearem Format Präsentation desselben Dokuments als MindManager-Map

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Der Einsatz von Symbolen ermöglicht Ihnen, in einer Map große Mengen visueller Information auf sehreffektive, platzsparende Weise zu präsentieren.

Wenn Sie Maps für die Kommunikation nutzen, können Sie rasch:

• Die Zielsetzung deutlich machen • Aussagen auf Ihr Publikum zuschneiden • Kontext hinzufügen • Informationen finden• Die nötigen nächsten Schritte bezeichnen • Zusätzliche Notizen aufnehmen

„Das größte Plus eines Managers,“ meint Howard Kamerer, Geschäftsführer von Allied Telesyn, „istseine oder ihre Fähigkeit, Abläufe, Konzepte und Ideen zu analysieren und zu vermitteln – und die Ideenanderer Menschen rascher zu erfassen. Bei genau dieser Aufgabe unterstützt mich MindManager.“

Die Ergebnisse

Schon im Sprichwort heißt es: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und MindManager bietet mitseinen visuellen Maps eine Möglichkeit, die Kommunikation rascher und effektiver zu gestalten.

Die weltweite Produktivitätsbefragung von Mindjet hat ergeben, dass durchschnittlich fast sechsStunden pro Woche auf Kommunikation und Zusammenarbeit verwendet werden.

Ergebnisse der Pilotstudie: Die mögliche Ersparnis durch den Einsatz von MindManager für dasErfassen, Ordnen und Weitergeben von Informationen liegt bei 36,7 %.

„Seitdem wir MindManager in jeder Phase der Kundenbetreuung einsetzen, haben sich unsereVerkaufszyklen entscheidend verkürzt – in manchen Fällen auf wenige Tage“, erläutert Stu Schmidt,Stellvertretender Leiter der Professional Services bei WebEx. „Das bedeutet, dass wir im laufendenQuartal mehr Geschäfte zum Abschluss gebracht und zugleich die absolute Zahl der Geschäftegesteigert haben.“

MindManager hilft Ihnen jedoch nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch in anderen Bereichen:

• Verbesserte Struktur von Kommunikationsunterlagen und leichteres Auffinden von Informationen• Klare Vermittlung von Argumenten• Wirkungsvolle, überzeugende Präsentationen• Präsentationsmaterialien, die leichter zu lesen, knapp, interessant und einprägsam sind

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Meetings effektiv gestalten

Die Meeting-Wut

Wer im Geschäftsleben beklagt sich heutzutage nicht über Meetings? Es gibt zu viele, sie dauern zu lang,sie sind unproduktiv und häufig langweilig. Was wir oft nicht wahrnehmen sind die Kosten, die Meetingsverursachen. Sie werden oft aus den falschen Gründen einberufen, und das von Menschen, die nicht un-bedingt über die Fähigkeit verfügen, sie zu leiten oder die Diskussion zu moderieren. Die Zielsetzung wirdhäufig aus den Augen verloren, die falschen Teilnehmer werden eingeladen, und wenn es zu Beschlüssenkommt, sind diese mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit nutzlos oder ungenau.

Wenn wir die Kosten für Vorbereitungszeit, Teilnahme und Nachfolgetreffen berechnen, könnenUnternehmen durch Meetings Hunderte von Millionen Dollar verlieren, und das jedes Jahr.

Können wir Meetings abschaffen? Nein, denn Meetings dienen der Kommunikation mit Mitarbeitern oderder Zusammenarbeit mit Kollegen und verbessern zudem den sozialen Zusammenhalt innerhalb der Teams.Wenn wir allerdings ihre wahren Kosten erkennen, können wir endlich effektivere Methoden für Vorbereitungund Durchführung von Meetings sowie Dokumentation der Ergebnisse anwenden.

Ein Weg zu effektiven Meetings

Um die optimale Produktivität von Meetings zu gewährleisten, muss bereits bei der Vorbereitung daraufgeachtet werden, das Treffen als sinnvolles Ereignis zu gestalten, dessen Teilnehmer sich gerne einbringen.MindManager kann für Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings verwendet werden. Sieerhalten ein dynamisches Dashboard, in dem Sie planen, organisieren, Wissen erfassen sowie Aktionen undEntscheidungen mitteilen können. Meeting-Dashboards, die entweder die Ergebnisse eines einzelnenMeetings oder einer ganzen Serie aufeinander bezogener Meetings erfassen, können in das Gesamtprojekteingebettet werden, um dem ganzen Projektteam Zugriff auf Informationen und Entscheidungen zu gebenund überflüssige Tätigkeiten zu vermeiden.

VOR DEM MEETING

Meetings verlaufen am produktivsten, wenn alle Teilnehmer vorbereitet sind. Setzen Sie also für optimaleProduktivität von Meetings dort an und erfassen, ordnen und kommunizieren Sie die Logistik des Meetings,Hintergrundinformationen, Notizen, Entscheidungen, Handlungspunkte und Anschlussthemen in einer ein-zigen Ansicht. Während der Organisator eines Meetings für die Logistik verantwortlich ist, ist es Sache derTeilnehmer, Hintergrundmaterialien zu lesen und vorbereitet zum Treffen zu erscheinen.

Mit MindManager können die Organisatoren von Meetings rasch:

• Agenden erstellen und verteilen • Relevante Dokumente und Dateien für die Teilnehmer des Meetings bereitstellen• Die Logistik des Meetings planen und organisieren

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WÄHREND DES MEETINGS

MindManager kann für die Durchführung der verschiedensten Meetings verwendet werden: von Sitzungenfür Brainstorming oder das Zusammenstellen von Anforderungen über formelle Präsentationen bis hin zuregelmäßigen Meetings zum Projektstatus. Moderatoren können mit MindManager die Produktivität maxi-mieren, indem sie:

• Informationen grafisch formatieren und so das Verständnis wichtiger Konzepte und Ideen erleichtern• Punkte verschieben, gruppieren, verknüpfen oder Kategorien zuordnen• Handlungspunkte in einen klaren Zeitplan überführen• Sicherstellen, dass der Zeitrahmen für einzelne Themen eingehalten wird• Den Zeitverbrauch für nebensächliche Themen minimieren

Je nach Zielsetzung können Sie während eines Meetings zwischen den MindManager-Ansichten fürBrainstorming, Präsentation, Gliederung und Mapping wechseln. Der Timer unterstützt Moderatorenwährend eines Meetings dabei, die Diskussion konzentriert und zielgerichtet zu gestalten und denZeitrahmen einzuhalten.

Die Moderatoren eines Treffens können Maps an die Wand projizieren oder in Web-Konferenzen zugänglichmachen, um die Diskussionspunkte darzulegen, die Ideen von Teilnehmern zu erfassen, die Priorität vonAufgaben festzulegen und nachfolgenden Handlungsbedarf zuzuweisen. Die Teilnehmer des Meetings kön-nen beim Erfassen ihrer Vorschläge zusehen und wissen nun, dass diese angekommen sind. Wenn sie dieIdeen ihrer Kollegen sehen, regt dies eigene neue Überlegungen an. Schon bald nehmen alle wirklich teil.

Sobald alle Ideen erfasst wurden, kann der Moderator Vorschläge nach Ähnlichkeit verschieben, gruppieren,verknüpfen und in Kategorien zusammenfassen und so mit der konkreten Planung beginnen. DieTeilnehmer beobachten so, wie sich im Laufe des Meetings Lösungen entwickeln.

NACH DEM MEETING

Weiter oben sahen Sie, welche Möglichkeiten MindManager dem Moderator eines Treffens bietet, Meetingsumfassend in einer einzigen Map zu erfassen. Nach Beendigung des Meetings muss der Moderator zurNachbereitung lediglich die Map als Paket an alle Teilnehmer und Stakeholder versenden.

Sollten nicht alle Empfänger über ein eigenes, lizenziertes Exemplar von MindManager verfügen, könnendie Maps mit dem kostenlosen MindManager Viewer schreibgeschützt gelesen werden. Dieser kann hierheruntergeladen werden.

Wenn ein Ausdruck benötigt wird, können die MindManager-Maps wie jedes andere Dokument auchgedruckt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Maps als Bilder, Webseiten, PDF-, Microsoft Word- oderPowerPoint-Dateien zu exportieren.

Nutzen Sie die MindManager-Ansichten für Brainstorming und Präsentation

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Die Ergebnisse

MindManager ermöglicht es Organisatoren, Moderatoren und Teilnehmern von Meetings, ihre Pro-duktivität vor, während und nach einem Meeting zu maximieren, indem sie Informationen visuell effektiv erfassen, ordnen und kommunizieren.

Die Auswertung der 1800 Antworten auf die weltweite Produktivitätsbefragung von Mindjet hatergeben, dass jeder Einzelne rund neun Stunden pro Woche mit Meetings und verwandten Aktivitätenverbringt.

Ergebnisse der Pilotstudie: Die mögliche Ersparnis durch den Einsatz von MindManager für das Erfassen, Ordnen und Weitergeben von Informationen liegt bei 38,4 %.

Die Kunden von Mindjet sind in manchen Fällen zu der Einschätzung gekommen, dass die für Meetingsverwendete Zeit um bis zu 40 bis 60 Prozent reduziert wurde. Todd Becker, wissenschaftlicher Mit-arbeiter bei Genencor International, erläutert dies: „Der Hauptvorteil ist die Zeitersparnis. Inzwischenprojizieren wir bei Meetings meistens eine MindManager-Map an die Wand und erfassen dort Beiträgeund Ideen, und zwar für alle sichtbar. Man bringt Menschen für einen begrenzten Zeitraum zusammen,erfasst ihre Ideen und ihr Wissen, legt Aufgaben fest und weist sie zu, und jeder hat nach dem Meetingeine klare Vorstellung von den Ergebnissen – anstatt in einem neuen Meeting überprüfen zu müssen, ob er richtig liegt. Es ist wirklich fantastisch, in einem einzigen Meeting von der Informationssammlungdirekt zu einem gemeinsamen Beschluss zu kommen.“

The Douglas Stewart Company, führend in Vertrieb und Marketing von Produkten und Bedarfsartikelnim Bildungsbereich, hat berechnet, dass MindManager den Zeitaufwand für das Erstellen von Berichtennach einem Meeting um 30 Prozent reduziert.

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Project Excellence erreichen

Herausforderungen der Projekte

Projektmanager kämpfen mit Bergen von Informationen. Während des Verlaufs eines Projekts sind sie um-fassend für Erfassung, Organisation und Kommunikation zuständig: von Finanzen und Aufgabenplanungüber Risikoszenarien bis hin zu Personalzuweisung und Projektleistungen. All diese Informationen sammelnsich oft in einem zermürbenden Tempo an; es wird schwierig, Best Practices einzuhalten, die Planung,Kosten und Qualität eines Projekts optimieren.

Leistungsstarke Projektmanagement-Tools können die Informationsverwaltung unterstützen. Und wannimmer Sie im Projektverlauf Informationen visualisieren müssen oder mit Ihrem Team kommunizieren oderzusammenarbeiten, spielt Mindjet MindManager eine entscheidende Rolle.

Mit MindManager können Sie komplexe Projektinformationen in einem einfachen, übersichtlichen Formatdarstellen. In manchen Projektphasen können Sie so leichter Verbindungen, Hindernisse und Lösungswegesehen und sich entsprechend rasch für die besten Handlungsoptionen entscheiden. Dazu kommt, dassInformationen, die in MindManager erfasst wurden, bequem in andere Projekt-Tools (einschließlich MicrosoftProject®, Word-Dokumente, Excel®-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen) exportiert bzw. aus diesenimportiert werden können, wenn sie für ein anderes Publikum oder einen anderen Zweck besser geeignet sind.

MindManager während des gesamten Projekts einsetzen

MindManager bildet das Fundament für den Erfolg eines Projekts, fördert die Teamarbeit während desgesamten Projektzyklus und unterstützt Sie auf dem Weg zu zufriedeneren Kunden, besserer Qualität undniedrigeren Entwicklungskosten.

PROJEKTE INITIIEREN

MindManager ist die perfekte Lösung, um Teams durch den Projektprozess zu führen. Sie ermöglicht Teamsdie umfassende Diskussion und Dokumentation aller erdenklichen Themen, die Migration von Daten voneiner Map in eine andere, das Einbetten von Tabellen und Daten in Maps und eine rasche Entscheidungs-findung.

PROJEKTE PLANEN

Sobald ein Projekt bewilligt und der Projektauftrag erteilt worden ist, geht es an die Planung. MindManagerunterstützt Ihr Team bei folgenden Aufgaben:

• Umfangsbeschreibung des Projekts• Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP) mit Exportmöglichkeit nach Microsoft Project• Erstellen eines Änderungs- und Risikoverwaltungsplans• Erstellen eines Projekt-Organigramms• Aufstellen des Projektplans

PROJEKTE DURCHFÜHREN UND KONTROLLIEREN

Sobald die Projektpläne fertig gestellt und genehmigt sind, setzt sich die Projektabwicklung in den parallelen Vorgängen von Projekt-Durchführung und -Controlling fort.

Die Projektdurchführung umfasst die Arbeiten, die zur Bereitstellung der Projektleistungen nötig sind. Diesewerden gemäß Plan von den Teammitgliedern ausgeführt.

Das Projekt-Controlling umfasst alle Aktivitäten, mit denen Fortschritte in der Projektbearbeitung gemessenwerden, und soll sicherstellen, dass die Erledigung der Arbeiten gemäß Plan und Spezifikation erfolgt. ImFalle von Abweichungen vom Plan werden Korrekturmaßnahmen erforderlich, und es müssen systematischÄnderungsanforderungen genehmigt werden. Sobald diese genehmigt sind, müssen die Projektbasis aufden neuesten Stand gebracht und die Projektteammitglieder informiert werden.

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Neben der Verfolgung und Aktualisierung von Aufgaben können Projektteams eine Reihe von Schritten zurVerbesserung des Projekt-Controllings einleiten. Eine der effektivsten Möglichkeiten besteht darin, mitMindManager ein Projektportal, ein sog. Dashboard zu erstellen. Mit einer Map als Projekt-Dashboard könnendie Teammitglieder über einen zentralen Zugang rasch Daten finden, den Status verfolgen und sich abstim-men. In effektiven Meetings tauscht man sich über den jeweiligen Stand und neue Entwicklungen aus, identi-fiziert erörterungsbedürftige Probleme und stellt Handlungspläne zu wichtigen Programmpunkten auf.

PROJEKTE ABSCHLIEßEN

Ein Projekt ist erst beendet, wenn das Projektteam einen gründlichen Abschlussprozess durchlaufen hat.Auch wenn die Projektleistung bereits beim Kunden ist, müssen die gewonnenen Erkenntnisse noch zusam-mengestellt und die Projektdaten zur späteren Referenz archiviert werden.

Am effektivsten stellen Sie die im Projekt gewonnene Erfahrung zusammen, indem Sie die Erkenntnisse derTeammitglieder mit MindManager erfassen. Sie können gruppenweise Kommentare zusammentragen,erörtern, wie sich eine Idee konkretisieren lässt, und das Ergebnis so aufzeichnen, dass auch künftig daraufzurückgegriffen werden kann. Fügen Sie diese Map Ihrem Projektarchiv als wichtige Referenz für zukünftigeProjekte hinzu.

Der Aufbau eines Projektarchivs ist mit MindManager denkbar einfach. Ihr Projekt-Dashboard enthält ver-mutlich bereits die meisten Informationen, die Sie erfassen möchten, einschließlich Vorbereitung, Zeitplan,Statusberichten und Projektleistungen. Bauen Sie ein effektives Archiv auf, indem Sie mit der MindManager-Funktion Pack & Go alle Dokumente in ein bequem zugängliches Archiv verpacken.

Die Ergebnisse

Wenn Sie überlegen, wie während eines Projektes Informationen verwaltet, Kommunikationsunterlagen entworfen und Meetings abgehalten werden müssen, erschließen sich leicht die vielen zusätzlichen Möglich-keiten für MindManager, zum Projekterfolg beizutragen. Robert Holt, Projektmanager bei NPR, spart mitMindManager 25 % seiner Zeit. „Allein auf die Projektverwaltung bezogen spare ich vermutlich noch sehrviel mehr Zeit.“

Ergebnisse der Pilotstudie: Die mögliche Ersparnis durch den Einsatz von MindManager für dasErfassen, Ordnen und Weitergeben von Informationen liegt bei 34,8 %.

Greg Keller, stellvertretender Geschäftsführer für Produktmanagement bei Embarcadero Technologies, ver-wendet MindManager, um seine Projektinformationen zu ordnen: „Es gibt jede Menge Anwendungen undProjektmanagement-Tools, die die Informationen in hierarchischer Ansicht präsentieren“, sagt er. „Mit diesenTools verliert man allerdings die Fähigkeit, nach Bedarf entweder den Gesamtzusammenhang oder abereinen kleinen Ausschnitt zu sehen. MindManager bietet beide Möglichkeiten, und das ist ein enormer Vorteil.“

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Fazit

Unternehmen müssen ihre Strategien für Informationsmanagement und Kommunikation in nahezu allenAspekten überdenken – nicht nur stufenweise, sondern grundlegend. In unserer informationsbasiertenWirtschaft verschieben sich die wichtigsten Aktivposten eines Unternehmens von Rohstoffen und Arbeits-kraft zu Wissen und Kommunikation. Das Wissen innerhalb eines Unternehmens und die Fähigkeit, denWissensaustausch zu gestalten, werden zum Fundament für das Wachstum der Organisation.

Umsichtig konzipierte, umfassende und genaue Informationen sind ein klarer strategischer Vorteil fürUnternehmen, die ihren Aktivposten Information so erfassen, zugänglich machen und einsetzen können,dass er als Grundlage für Handlungsentscheidungen dient. Unternehmen, die ihr intellektuelles Kapitalnicht nutzen können, nehmen strategische Nachteile in Kauf. Der Wissenseinsatz wird entscheidender jestärker Unternehmen den Wert von Informationen als Schlüssel zu strategischem Vorteil erkennen.

Auf Grundlage der weltweiten Produktivitätsumfrage, für die Mindjet 1 800 Wissensarbeiter befragte,haben wir Schlüsselbereiche herausgearbeitet, in denen die Informationsflut die Leistung beeinflusst.

MindManager hat Einzelpersonen und Unternehmen den Weg geebnet, die Informationsüberflutung inden Griff zu bekommen, den strategischen Wandel effektiver voranzubringen und Ergebnisse zu erzielen.Auf Grundlage des Pilotprogramms für Mindjet Kunden, „Der Wert einer Stunde“ haben wir von Mindjetberechnet, dass eine Person – abhängig von ihrer Rolle im Unternehmen und der Zeit, die auf eine Viel-zahl beruflicher Tätigkeiten verwendet wird – ihre Produktivität um mindestens drei bis fünf Stundenpro Woche steigern kann.

Die unternehmensweiten Auswirkungen sind enorm. Ein Mindjet Pilotversuch in einem europäischenKommunikationsunternehmen hat ergeben, dass die Angestellten ihre Produktivität um drei Stundenpro Woche und Mitarbeiter steigern konnten. Die Gesamtwirkung zeigt sich, wenn man den potenziellenEinfluss der Einführung von MindManager für 1000 Personen betrachtet:

• Die angestellten Wissensarbeiter der Organisation verdienen durchschnittlich 90 000 US-Dollar proJahr zuzüglich Zusatzleistungen.

• Sie verbringen durchschnittlich 27 Stunden pro Woche mit:Informationssuche, -zugriff und -abruf, Planung und Durchführung von Meetings, Entwicklung von Kommunikationsunterlagen, Planung und Bearbeitung von Projekten und Aufgaben

• Bei 1000 Wissensarbeitern lägen die berechneten Einsparungen bei 90 000 US-Dollar (43 US-Dollar /Kosten pro Stunde (ohne Zusatzleistungen)* 3 Stunden gespart * 52 Wochen * 1000 Mitarbeiter)

Das Unternehmen hat somit ein Einsparungspotenzial von rund 130 000 US-Dollar pro Woche, bzw. 6,75Mio. US-Dollar pro Jahr, wenn es Informationsflut, ineffiziente Meetings, ineffektive Kommunikation undschlechte Projekt-Performance meistert. Mit MindManager kann das Unternehmen nicht nur seine Pro-duktivität erhöhen, sondern auch neue strategische Chancen wahrnehmen, da mehr Zeit und abrufbaresWissen zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich noch heute der Mindjet Produktivitäts-Herausforderungund finden Sie heraus, wo Sie mit dem Zeitsparen beginnen und die Informationsflut in Ihrem Leben inden Griff bekommen können.

MINDJET SOLUTIONS BUSINESS CASE: Erfolgreiches Informationsmanagement - Von der Informationsüberflutung zu gesteigerter Produktivität 15

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i Das Forschungsunternehmen Basex berechnete 2005 die Kosten durch unnötige Unterbrechungen und damit verbundene Wiedereinarbeitungszeitmit 588 Milliarden US-Dollar jährlich allein in den USA.

ii The High Cost of Not Finding Information, IDC, 2001

iii Befragung zu MindMapping-Software, Februar 2007, Innovations-Tools: 66% aller Befragten gaben an, dass „Strukturierung des Denkens“ dernützlichste Effekt der Mind Mapping Software ist.

iv Porter, Michael. 1996. What is strategy? Harvard Business Review, 74, no. 6:61-78.

v Prokesch, Steven E. Unleashing the Power of Learning, Harvard Business Review, September-October 1997.

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