ExperienceERNI Erfahrungsberichte rund um Management-, Prozess- und Technologiethemen

REquIREMENTs ENgINEERINg

Begeistern mit Bildern

REquIREMENTs MaNagEMENT

Es darf auch einmal Excel sein

TEsTMaNagEMENT

Besser und gnstiger testen

MIgRaTIoNEN

Schweigen ist Silber, Reden ist Gold

nR.53Juni 2012

Entwicklungsprojekte werden immer komplexer. In dieser Situation

sind es oft verblffend einfache Tools, Methoden und Massnahmen,

mit denen sich die Komplexitt beherrschen lsst. Die Erfahrungsberich-

te in diesem ERNI Experience zeigen dies eindrcklich auf.

Den Auftakt macht ein Artikel ber gemeinsam von Hand gezeichne-

te Visualisierungen. Sie sind nicht nur klarer als Wortprotokolle und

Powerpoint-Folien, sondern motivieren zudem zur Mitarbeit.

Es folgt ein Text zur Visualisierung im Requirements Engineering.

Wir stellen zwei Beispiele vor, in denen auch mit Tools wie Excel

und Powerpoint bei der Erarbeitung der Anforderungen in

kurzer Zeit gute Resultate erzielt wurden.

Im Beitrag zum Testen werden Testaufwandschtzungen als einfaches

Mittel zur Effizienzsteigerung prsentiert. Zudem wird gezeigt, dass auch

das Nearshoring von Testaufgaben keinen grossen Initialaufwand

verursachen muss.

Der letzte Bericht widmet sich dem Thema Migrationen. Als einfache,

aber wirksame Massnahme zur Risikominimierung wird in diesem Bei-

trag die Auswahl von Projektmitarbeitenden mit ausgeprgten Kommu-

nikationsfhigkeiten vorgestellt.

Ich wnsche Ihnen eine anregende Lektre.

Herzlich

Dominik Bischof

EINfach bEssER wERdEN

Dominik BiSchofdominik.bischof@erni.ch

Business Area manager bei ERni Schweiz, Beratungsttigkeit: Project management, change management, Workshop-moderation

EINfach bEssER wERdEN

EDitoRiAl | inhAlt 2 | 3

REquiREmEntS EnGinEERinG

bEgEIsTERN MIT bIldERNGemeinsam erstellte Visualisierungen sorgen fr Verstndlichkeit

Von DAViD kuRmAn unD REto GuRini 4

REquiREmEntS mAnAGEmEnt

Es daRf auch EINMal ExcEl sEINmit businessnaher Visualisierung zu widerspruchsfreien und vollstndigen Anforderungen

Von REmo mAthiS unD PAtRic lEnGAchER 10

tEStmAnAGEmEnt

bEssER uNd gNsTIgER TEsTENkleiner Aufwand, grosser nutzen: testaufwandschtzung und nearshoring

Von mARcEl StooP, StEfAn WEBER unD cDRic ESchER 16

miGRAtionEn

schwEIgEN IsT sIlbER, REdEN IsT goldDank Soft Skills kosten sparen und komplexe Projekte erfolgreich umsetzen

Von mARco Stckli unD PAtRik luStEnBERGER 22

alle artikel online: www.erni-consultants.com/experience

REquiREmEntS EnGinEERinG 4 | 5

Von DAViD kuRmAn unD REto GuRini

Das Ende der Powerpoint-Parade wur-de vor einigen Monaten im Wirtschafts-teil der Frankfurter Allgemeinen Zei-tung verkndet. hnliche Beitrge gab es auch in anderen Zeitungen und in Radiosendungen. Die Alternative zu Powerpoint, die dort vorgestellt wurde, heisst Visual Facilitation. Gemeint sind damit von Hand gezeichnete Visualisie-rungen, die whrend Gesprchen, Sit-zungen oder auch Schulungen entste-hen und die Ergebnisse mit Hilfe von Bildern und Metaphern festhalten. Noch ist es zu frh, von einem eigentli-chen Trend zu sprechen. Doch die Me-thode findet mehr und mehr Anhnger. Dies mit gutem Grund, denn Visual Fa-cilitation bietet gleich mehrere Vorteile.

Erstens sind die Teilnehmenden wesent-lich aktiver als bei Powerpoint-Prsenta-tionen oder beim Festhalten der Ergeb-nisse in einem Protokoll. In der Regel greifen sie selbst aktiv in die Gestaltung der Visualisierung ein. Verwendet man ein Flip-Chart oder ein Plakat an der Wand, stehen sie auf und zeichnen selbst Elemente ein oder kleben Post-it-Zettel auf. Solche Aktivitten entwi-ckeln eine Eigendynamik, der sich kaum ein Teilnehmer zu entziehen vermag. Dies fhrt letztlich zu qualitativ besse-ren Arbeitsergebnissen, weil alle Teil-nehmenden ihre Ideen einbringen.

Gleichzeitig sind die Resultate auch bes-ser in der Gruppe abgesttzt.

Zweitens lassen sich komplexe Zusam-menhnge einfach aufzeigen und sind so fr alle Beteiligten verstndlich. Durch die visuelle Darstellung bleibt dabei stets der Gesamtzusammenhang im Blickfeld. Aufgrund des beschrnkten Platzes ver-liert man sich nicht in Details. So sorgt die Methode dafr, dass Dinge auf den Punkt gebracht werden. Die Plakate werden des-wegen hufig nicht nur als visuelle Proto-kolle verwendet, die Arbeitsergebnisse festhalten, sondern dienen in Projekten immer wieder zur Orientierung.

Drittens ist die Verbindlichkeit der Plakate grsser als jene von Wortproto-kollen. Whrend solche Protokolle erst im Nachhinein entstehen und immer In-terpretationsspielraum bieten, ist das Plakat, das im Laufe einer Sitzung kom-plettiert wird, stets allen Teilnehmenden vor Augen. Da der Entwicklungsprozess transparent ist, ist auch stets klar, wie es zu einem Element oder einer Verbin-dung in der visuellen Darstellung kam. Dies lsst kaum Raum fr unterschiedli-che Interpretationen.

Die Vorteile von Visual Facilitation kn-nen in ganz unterschiedlichen Situatio-nen genutzt werden, so fr Workshops, Trainings, Coachings, aber auch in Ak-quisitionsgesprchen.

Wissen wird heute

oft mit Hilfe von

Powerpoint weitergegeben.

Arbeitsergebnisse werden

mit einem Protokoll er-

fasst. Aber in beiden Fllen

sind von Hand gezeichnete

Visualisierungen, die wh-

rend einer Sitzung oder

eines Seminars entstehen,

oft geeigneter. Sie sind

verstndlicher, verbindli-

cher und motivieren alle

Teilnehmenden zur aktiven

Mitarbeit.

bEgEIsTERN MIT bIldERNGemeinsam erstellte Visualisierungen sorgen fr Verstndlichkeit

REquiREmEntS EnGinEERinG 6 | 7

Die Alternative zu Powerpoint heisst Visual Facilitation.

Gemeint sind damit von Hand gezeichnete Visualisierungen,

die whrend Gesprchen, Sitzungen oder auch Schulungen

entstehen und die Ergebnisse mit Hilfe von Bildern und Meta-

phern festhalten. Noch ist es zu frh, von einem eigentlichen

Trend zu sprechen. Doch die Methode findet mehr und mehr

Anhnger. Dies mit gutem Grund: Erstens sind die Teilneh-

menden wesentlich aktiver als bei Powerpoint-Prsentationen,

zweitens lassen sich komplexe Zusammenhnge einfach auf-

zeigen und sind so fr alle Beteiligten verstndlich und drit-

tens ist die Verbindlichkeit der Plakate grsser als jene

von Wortprotokollen.

Abb. 1: Visualisiertes Projekt-Vorgehensmodell Phase 1 fr den know-how-transfer

Abb. 2: Projektvisualisierung: Einfhrung eines neuen Produktent-wicklungsprozesses (inkl. Publikationen und Prozesstrainings)

Die positive Aufnahme der Visualisierungen be-

ruht auf mehreren Grnden. Die methode fhrt

zur aktiven teilnahme zunchst skeptischer team-

mitglieder. mit Plakaten knnen darber hinaus

Begriffe unter den Beteiligten geklrt werden. Die

Schnittstellen werden klar. Zudem sorgen visuelle

Darstellungen dafr, dass nichts vergessen wird.

nicht zuletzt stellen die Plakate aber auch einen

guten Einstiegspunkt fr neue mitarbeitende dar.

Verbindlichkeit, bersichtlichkeit und der aktive

Einbezug aller Personen machen Visual facilitation

auch zu einer erfolgversprechenden methode fr

Akquisitionsgesprche.

REquiREmEntS EnGinEERinG 8 | 9

Beispiel 1VIsual facIlITaTIoN bEI dER ERaRbEITuNg EINER PRodukTPoRT-folIosTEuERuNg

Ein Unternehmen aus dem Finanzbereich will den Prozess zur Steuerung des Pro-duktportfolios neu konzipieren und mit einem neuen Tool untersttzen lassen. Wie der Prozess aussehen soll, ist zu Be-ginn nicht klar. In einer Serie von Work-shops sollen die offenen Fragen geklrt werden.

In den Workshops wird nach der Top-down Methode vorgegangen. Zuerst kl-ren die drei bis fnf Teilnehmenden das Umfeld des Prozesses inklusive Input und Output. Danach folgt die Identifikation der vier Grundttigkeiten Projektaufnah-me, Projektfhrung, Projektabnahme und kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Auf der nchsten Stufe werden dann ein-zelne Ttigkeiten nher beschrieben. Bei smtlichen Workshops gestalten die Teil-nehmenden gemeinsam Plakate. Zwischen den Workshops werden auf deren Basis Reinzeichnungen erstellt. Daraus leitet man Roadmaps ab, die ebenfalls auf Plaka-ten dargestellt werden. Auf ihnen werden Fragen mit Post-it-Zetteln markiert und zwischen den Workshops geklrt.

Dass sich dieses Vorgehen bewhrte, war im Unternehmen auf den ersten Blick zu sehen. Der Prozessverantwortliche hngte die Plakate hinter seinem Pult auf. Die po-sitive Aufnahme der Visualisierungen be-ruhte auf mehreren Grnden. Die Metho-de hatte wie gewnscht auch zur aktiven Teilnahme zunchst skeptischer Team-mitglieder gefhrt. Mit den Plakaten konnten darber hinaus Begriffe unter den Beteiligten geklrt werden. Die Schnittstellen wurden klar. Zudem sorgte

die visuelle Darstellung dafr, dass nichts vergessen wurde. Nicht zuletzt stellen die Plakate aber auch einen guten Einstiegs-punkt fr neue Mitarbeitende dar. Dies zum Beispiel fr diejenigen, welche fr die Evaluation des Tools zur Unterstt-zung des Prozesses zustndig waren. Ver-bindlichkeit, bersichtlichkeit und der aktive Einbezug aller Personen machen Visual Facilitation auch zu einer erfolgver-sprechenden Methode fr Akquisitionsge-sprche.

Beispiel 2akquIsITIoN EINEs ENTwIckluNgs-PRojEkTs

Eine IT-Firma soll Untersttzung in einem Entwicklungsprojekt leisten. Der zustn-dige Kundenberater besucht den Interes-senten ohne vorgefertigte Prsentation. Gemeinsam erarbeitet man auf einem kleinen Plakat eine bersicht ber die zu e