Kurzanleitung

Erstellen von Textdokumenten

mit

Microsoft Word 2000

Version 2003-01-29 Björn Baumeier

baumeier@nwz.uni-muenster.de

Inhaltsübersicht

1. Vorbemerkungen 2. Was ist Microsoft Word? 3. Starten des Programms und einfache Befehle 4. Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten 5. Einfügen von Grafiken 6. Weiterführende Literatur

Vorbemerkungen Diese Kurzanleitung wurde erstellt, um computerunerfahrenen Studenten eine einfach

gehaltene Hilfestellung im ersten Umgang mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft

Word 2000 zugeben, welches in den CIP-Pools der zum NWZ gehörenden Institute zur

Verfügung steht.

Es muss erwähnt werden, dass die vorliegende Kurzanleitung in keinem Fall alle der

vielfältigen Möglichkeiten des Programms erfassen kann und nur als Orientierung dient. Es

existieren ausführliche Handbücher, die zum Teil in den CIP-Pools, sicher aber in der ULB zu

finden sind. Wir raten dem Leser daher dringend, sich eines der am Ende der Anleitung

aufgeführten Bücher zu beschaffen.

Was ist Microsoft Word?

Microsoft Word ist das am weitesten verbreitete von verschiedenen Programmen, mit denen

man am Computer Texte erstellen kann (Textverarbeitung). Es fällt dabei unter die Kategorie

WYSIWYG, was eine Abkürzung ist für What You See Is What You Get darstellt. Dies

bedeutet, dass der Text während der Bearbeitung bereits so dargestellt wird, wie er gedruckt

erscheinen würde. Bei dem in den Naturwissenschaften gleichzeitig weit verbreitete LaTex,

bei dem der Text in einer Art Programmiersprache gesetzt wird, muss hingegen das

Druckergebnis erst durch eine Art Übersetzung des „Quellcodes“ erstellt werden.

Starten vom Microsoft Word 2000 und einfache Befehle

Auf den Computern in den CIP-Pools im NWZ ist Microsoft Office – wozu neben Word die

Programme Access (Datenbank), Excel (Tabellenkalkulation), Outlook (Email), PowerPoint

(Präsentationen) und Publisher (Publikationen) gehören – in der Version 2000 installiert.

Man startet Word durch Klicken auf das entsprechende Symbol im Startmenu.

Dies erreicht man, indem man auf den Start-Knopf in der linken, unteren

Bildschrimecke klickt. Dann folgt man einfach dem Pfad Programme, Office,

Microsoft Office 2000, Microsoft Word.

Es kann ein paar Sekunden dauern, bis Word komplett gestartet ist.

Je nach persönlicher Einstellung wird nun ein „Tipp des

Tages“ bzw. eine leere Textseite mit oder ohne den Office-

Assistenten angezeigt, welcher auch über das Menu ?,

Office Assistenten anzeigen aufgerufen werden

kann und dem Nutzer bei Problemen weiterhilft.

Von diesem Anfangsbildschirm ausgehend kann der Nutzer nun verschiedenste Operationen

ausführen. Auf die wichtigsten soll im folgenden kurz hingewiesen werden:

Über das Menu Datei lassen sich unter anderem neu erstellte Texte speichern, alte Texte

öffnen, Dateien drucken usw.

Als Beispiel betrachten wir das Öffnen einer vorhandenen Datei. Dazu klickt man zunächst

auf Datei, um das Untermenu aufzuklappen und dann auf Öffnen

Danach erscheint folgendes Fenster:

Möchte man nun beispielsweise das Dokument mit dem Namen „BENUTZUNGSORDNUNG“

(auf die wir den Leser an dieser Stelle auch noch einmal hinweisen möchten – Kopien liegen

in den CIP-Pools aus!) öffnen, so kann man dies – wie bei Windows üblich – auf

verschiedenen Arten tun, z.B.:

a) Doppelklick auf den Dateinamen

b) Einfacher Klick auf den Dateinamen, dann auf Öffnen klicken

c) Eingabe des Dateinamens in das entsprechend bezeichnete Feld, danach

Bestätigung mit Öffnen

Jetzt wird das gewählte Dokument geöffnet und ist (sofern es nicht durch einen besonderen

Schreibschutz gesichert ist) zur Bearbeitung durch den Nutzer bereit.

Will man ein Dokument speichern, so hat man im Prinzip völlig analog vorzugehen. Im

Untermenu zu Datei gibt es die Auswahlmöglichkeiten Speichern und Speichern

unter. Diese unterscheiden sich insofern, dass das normale Speichern Änderungen an

einer geöffneten Datei unter ihrem bestehenden Namen abspeichert. Somit geht die ältere

Verfügbare Laufwerke

Word-Dokument

Verschiedene Ordner

zuvor gespeicherte Version des Dokumentes verloren. Verwendet man Speichern unter,

so hat man die Möglichkeit, einen alternativen Dateinamen anzugeben.

Viele Funktionen in Word lassen sich auch ohne die Verwendung der Menus aufrufen.

Stattdessen kann man Tastenkombinationen oder Symbole in der oberen Symbolleiste

verwenden. So kann man ein Dokument öffnen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und

auf O (für „open“) drückt oder auf dieses Symbol klickt . Der Office Assistent erklärt

dazu gerne mehr.

Beendet wird Word z.B. durch den Menupunkt Datei, Beenden oder durch klicken auf das

X in der rechten oberen Ecke des Programmfensters.

Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten

Startet man Microsoft Word, so erhält man einen Bildschirm, der eine neues, leeres Dokument

enthält. Standardmäßig wird dabei eine bestimmte Formatierung verwendet. Der Begriff

„Formatierung“ könnte auch mit „Stil“ übersetzt werden.

Dieser Stil umfasst dabei verschiedene Aspekte der Textgestaltung, unter anderem:

• Seitengröße (A4) und –ausrichtung (Hochformat)

• Breite von Seitenrändern (oben, links und rechts: 2,5cm; unten 2,0cm)

• Schriftart (Times New Roman)

• Schriftgröße (12)

• Schriftfarbe (schwarz)

• Textausrichtung (linksbündig)

In Klammern wurden hier immer die Standardwerte von Word aufgeführt.

Selbstverständlich kann der Benutzer diese Einstellungen nach seinen persönlichen Wünschen

ändern, was wir am Beispiel der Änderung der Schriftart und –größe illustrieren möchten.

Zunächst muss man den zu formatierenden Text markieren. Auch hier gibt es mehrere

Möglichkeiten. Am einfachsten schafft man dies mit der Maus. Man bewegt den Mauszeiger

zum Anfang des Textes und hält die linke Maustaste gedrückt. Dann zieht man den

Mauszeiger an das Ende des Textes und lässt dann die Taste los, wobei der markierte Text

schwarz unterlegt wird.

Dann kann man anfangen, die Änderungen vorzunehmen. Zuerst wollen wir die Schriftart

ändern. Dazu klickt man in der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil neben der Anzeige der

aktuellen Schriftart. Dem Benutzer werden dann alle verfügbaren Schriftarten aufgelistet, von

denen er dann eine durch Klicken auswählen kann und der markierte Text wird geändert.

Genauso geht man für die Änderung der Schriftgröße vor.

Und so sieht dann das Endergebnis aus:

Über die weiteren Möglichkeiten der Formatierung von Texten informiert ebenfalls gerne der

Office Assistent sowie die entsprechenden Bücher.

Empfehlenswert ist es, vor dem „richtigen“ Arbeiten mit Word ein paar Mal einfach zu

„experimentieren“, was einem Studenten der Fächer Biologie, Chemie oder Physik nicht allzu

fremd sein sollte.

Word bietet eine Funktion, die ungewollte Änderungen oder solche, die nicht das gewünschte

Ergebnis liefern rückgängig macht. Man klickt dazu einfach auf Bearbeiten,

Rückgängig.

An dieser Stelle sei noch auf etwas aufmerksam gemacht. Wenn man sich mit dem obigen

Vorgehen einigermaßen sicher fühlt, ist es recht ratsam, mit der rechten Maustaste auf den

markierten Text zu klicken. Es öffnet sich dann ein Menu in dem man verschiedene

Unterpunkte zur Textformatierung auswählen und einstellen kann. Den Möglichkeiten zum

Experimentieren sind dann kaum noch Grenzen gesetzt.

Einfügen von Grafiken

Oft möchte man in seinen Text Grafiken einbauen, seien es nun Zeichnungen, Diagramme

oder andere Bilder. Wir gehen davon aus, dass diese Grafiken bereits als separate Datei

existieren.

Man bringt den Cursor an die Stelle, an die man die Grafik einfügen möchte. Man klickt dann

auf den Menupunkt Einfügen, Grafik, Aus Datei

Es erscheint ein Auswahlfenster, das im wesentlichen identisch zu dem bei der Dateiöffnung

ist.

Genauso identisch ist das Verfahren zur Auswahl der Grafik, allerdings wird hier durch

Einfügen bestätigt.

Danach wird die Grafik eingefügt (hier das CIP-Pool Zeichen).

Wie man in obigem Bild erkennen kann, wird das Bild entsprechend der Formatierung der

Textstelle an der es eingefügt wird, ausgerichtet. Genauso wie man die Ausrichtung des

Textes einstellen kann (z.B. zentriert), kann man die Grafik ausrichten. Dazu muss diese

zunächst wieder markiert werden.

Auch der Klick mit der rechten Maustaste auf die Grafik liefert dem Benutzer hier noch

weitere Einstellungsmöglichkeiten, über die man sich bei den schon oft erwähnten Stellen

informiere.

Weiterführende Literatur

Wie bei Lehrbüchern gibt es auch bei Handbüchern zu Microsoft Office bzw. Microsoft Word

Unterschiede in der Herangehensweise an das Thema. Dabei lässt sich nicht pauschal sagen,

welches eine gute oder gar die beste ist, da dies immer ein sehr subjektiv vom einzelnen Leser

aufgefasst wird.

Im folgenden werden kurz einige Bücher aufgeführt, die in der ULB Münster zum Thema zu

finden sind. Ihre Reihenfolge ist dabei willkürlich und spiegelt nicht eine Qualitätsabstufung

wider.

• Weßelmann, Microsoft Word 2000 – das Handbuch; INF 6.7:Wes

• Lambrich, Microsoft Word auf einen Blick, 2D 6456

• Schwabe, Word 2000; INF 6.7:Schwa

• Rosskamp, Word 2000; 3F 33017

• Butz, Word 2000; INF 6.7:But

Des Weiteren sei noch erwähnt, dass man sich ruhig auch Bücher zu den Versionen Word 97

oder Word XP (bzw. den entsprechenden Office-Versionen) anschauen kann, da sich die

grundsätzlichen Dinge zwischen diesen Versionen so gut wie nicht unterscheiden.