Excel-Anwendung

Auftragsverwaltung mit Angebotsberechnung,

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein

und Rechnung, einschließlich Erstellung

Arbeitsplan und Arbeitsbegleitpapiere für die

Fertigung

1. Eigenschaften

2. Installation

3. Makros in Excel 2010 aktivieren

4. Grundeinstellungen

5. Anlegen der Kundendaten

6. Angebot erstellen

7. Angebot kalkulieren

8. Angebot schreiben

9. Auftragsbestätigung schreiben

10. Lieferschein schreiben

11. Rechnung schreiben

12. Die Arbeitsplanstammkarte (APSK)

13. Angebotsberechnungen in Arbeitsplanstammkarte (APSK)

übernehmen und umgekehrt

14. Die Arbeitsbegleitkarte (ABK)

15. Autor

1. Eigenschaften (zurück)

Auftragsverwaltung ist eine Excel-Anwendung lauffähig ab Excel 2007. Dort sind

integriert die Angebotsberechnung, Erstellung eines Angebotes, Erstellung einer

Auftragsbestätigung, Erstellung eines Lieferscheines und Erstellung einer Rechnung.

Alle Angebote werden unter der eingegebenen Angebots-Nr. abgespeichert und in

einem Suchblatt bei jedem neuen Abspeichern aktualisiert. Von dem Suchblatt aus

kann jedes Angebot schnell gefunden und aktiviert werden.

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung können direkt

ausgedruckt oder als PDF-Datei in den jeweiligen Ordner automatisch abgespeichert

werden.

Aus den Angebotsberechnungen kann bei Bedarf automatisch eine

Arbeitsplanstammkarte (APSK) und eine Arbeitsbegleitkarte (ABK) einschließlich

Bar-Code-Ausgabe und Datensatzausgabe für ein externes Zeiterfassunssystem

ausgegeben werden.

Die APSK wird unter der Teile-Nr. abgespeichert und in einem Suchblatt bei jedem

neuen Abspeichern aktualisiert. Von dem Suchblatt aus kann jede APSK schnell

gefunden und aktiviert werden.

2. Installation (zurück)

Auftragsverwaltung besteht aus

einem Ordner mit dem Namen

ULDA-Auftragsverwaltung. Dort

sind alle Excel-Dateien und

Ordner abgespeichert, die für die

Auftragsbearbeitung benötigt

werden.

Achtung:

Bitte verändern Sie keine

Ordner- oder Dateinamen, da

sonst die Makroaktionen nicht

mehr funktionieren.

Der Ordner ULDA-Auftragsverwaltung kann auf jedes Laufwerk ihres Rechners

kopiert werden. Der für die Makroaktionen benötigte Dateipfad, bis zum Ordner

ULDA-Auftragsverwaltung, wird automatisch übernommen.

ULDA-Auftragsverwaltung kann über ein Netzwerk auch von mehreren Nutzern

gleichzeitig auf unterschiedlichen Rechnern mit den gleichen Stammdaten genutzt

werden. Der komplette Ordner ULDA-Auftragsverwaltung muss beim Hauptnutzer

gespeichert sein. Jeder weitere Nutzer kopiert sich die Datei APSK.xlsm oder

Angebot.xlsm auf seinen Rechner und gibt den Dateipfad bis in den Ordner ULDA-

Auftragsverwaltung vom Hauptnutzer an.

Öffnen Sie dazu die Datei APSK.xlsm oder Angebot.xlsm und schalten auf die

Tabelle Pfad für Ordner.

Geben Sie dort in der Zelle (B13) den Pfad bis zum Ordner ULDA-

Auftragsverwaltung des Hauptnutzers (z.B. K:\USER\Excel\ULDA-

Lagerverwaltung).

Zum Abschluss speichern Sie bitte Excel-Datei. Dieser Pfad wird von allen

Makroaktionen automatisch übernommen.

Das Programm ist nur lauffähig, wenn die Makros aktiviert sind.

3. Makros in Excel 2010 aktivieren (zurück)

Standardeinstellung

Klicken Sie nach dem Start der Excel-Anwendung auf Inhalt aktivieren um

Makroaktionen zuzulassen! Diese Aktion muss bei jedem Start der Excel-Anwendung

durchgeführt werden!

Makro Standardeinstellung ändern

Die Standardeinstellung kann in den Excel-Optionen verändert werden, so dass

keine manuelle Aktivierung der Makros mehr notwendig ist.

Excel-Optionen aktivieren

Klicken Sie auf Optionen, Sicherheitscenter und auf Einstellungen für das

Sicherheitscenter.

Klicken Sie auf "Einstellungen für Makros". Aktivieren Sie " Alle Makros aktivieren"

und "Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen“.

4. Grundeinstellungen (zurück)

Öffnen Sie die Datei Angebot.xlsm. (Das Öffnen

der Datei kann in Abhängigkeit der

Rechengeschwindigkeit ihres Rechners einige

Sekunden dauern.)

Vor der ersten Verwendung der Angebotskalkulation

müssen Sie im Blatt Start und im Blatt Stammdaten

einige Grundeinstellungen vornehmen.

Im Blatt Start geben Sie bitte die in ihrem

Unternehmen geltenden Zuschlagsätze für die

Kalkulation ein. Diese Eingaben können dann als

Standard gespeichert und wieder geladen werden.

Im Blatt Stammdaten geben Sie bitte

die Angaben für die Kopfeingabe der

Formulare Angebot,

Auftragsbestätigung, Lieferschein und

Rechnung ein.

Diese Eingaben können, bei

Verwendung von Vordrucken, auf den

einzelnen Formularen wahlweise ein

und ausgeschalten werden.

Der Text in den einzelnen Formularen kann in den grünen Eingabezellen noch nach

Belieben verändert und als Standard gesichert werden.

Grafik für Beispiel Rechnung

Firmendaten wie z.B. Adresse

oder Bankverbindung kann in der

jeweiligen Fußzeile eingegeben

werden.

Übernahme vom

Blatt Stammdaten,

kann Ausgeblendet

werden.

Übernahme vom

Blatt Start

Übernahme vom

Vorgängerformular

Automatische Datenübernahme von den

Berechnungsblättern. Eingabe kann

verändert werden!

Bei Markierung

Zeilen

ausblenden

5. Anlegen der Kundendaten (zurück)

Bitte geben Sie im Blatt Start, im

Eingabefeld Kundendaten, die

Kundendaten ein und klicken auf

das Aktionsfeld Kundendaten

speichern. Die Kundendaten werden

in der Kundendatentabelle

abgespeichert. Jeder eingegebene

Kunde kann über die Filter und

Suchfunktion von Excel schnell

gefunden werden.

Um Kundendaten aus der Kundendatentabelle in das Startblatt zu übernehmen,

markieren Sie in der Kundendatentabelle die gewünschte Zeile und klicken auf das

Aktionsfeld Markierte Zeile in Angebot eintragen.

6. Angebot erstellen (zurück)

Bitte geben Sie wie im Absatz 5. beschrieben die Kundendaten ein. Die Angebots-Nr.

ist frei wählbar und kann fortlaufend in der Zelle B1 vom Startblatt eingetragen

werden. Im Suchblatt kann die nächste fortlaufende Angebots-Nr. ermittelt werden.

Nach der Eingabe schon abgespeicherter Angebotsnummern wird die Eingabezelle

rot ausgelegt (Angebot ist schon vorhanden und Angebotsnummer ist belegt).

Nach Eingabe vorhandener

Angebotsnummern klicken Sie auf

das Aktionsfeld Angebot öffnen um

das schon angelegte Angebot zu

editieren. Um alle bisher

eigegebenen Werte zu speichern

klicken Sie auf das Aktionsfeld

Angebot Speichern. Um für ein neues Angebot alle bisher eigegebenen Werte zu

löschen klicken Sie auf das Aktionsfeld Angebot neu. Durch klicken auf das

Aktionsfeld Angebot öffnen werden immer die zuletzt abgespeicherten Werte neu in

die Angebotstabelle geladen.

Für jedes Angebot stehen 10 Kalkulationstabellen zur Verfügung, worin man

gebrauchte Zeit, Material, Kosten für Fertigung in Kooperation und Durchlaufposten

erfassen kann.

7. Angebot kalkulieren (zurück)

Klicken Sie in der Starttabelle auf einen Link Teil1-Teil10.

Sie schalten die Kalkulationstabelle ein. Dort sind alle Berechnungswerte aus dem

Startblatt übernommen. Für die Fertigungskosten kann in der Zelle E13 alternativ

auch ein Stundensatz in € festgelegt werden, der nur auf diese Berechnungstabelle

Einfluss hat. In der Eingabezelle G13 ist ein alternativer Kundenrabatt für diese

Berechnungstabelle möglich. Bei keiner Eingabe oder Eingabe Null wird immer mit

der Eingabe vom Startblatt gerechnet. Alle weißen Zellen sind Eingabezellen.

8. Angebot schreiben (zurück)

Klicken Sie im Startblatt auf das

Aktionsfeld Angebot. Sie schalten das

Angebotsformular ein. Im

Angebotsformular klicken Sie bitte auf das

blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es

werden die Werte aus den

Kalkulationstabellen übernommen. In allen

grün hinterlegten Zellen können die

Eingaben verändert werden. Durch das Anklicken des roten Aktionsfeldes Angebot

Blatt löschen werden alle Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und die

Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als

Mustereingabe abgespeichert werden.)

Um das Formularblatt nicht unnötig

lang ausgeben zu müssen, besteht

die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen

auszublenden. Markieren Sie hierzu

die sich am rechten Rand

befindenden hellbraunen Zellen und

klicken anschließend auf das

hellbraune Aktionsfeld Zeilen

ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen

werden nach Anklicken des

Aktionsfeldes Zeilen einblenden

wieder eingeblendet.) Die Angebots-

Nr. wird vom Blatt Start aus Zelle B1

übernommen, kann aber in Zelle G16

im Blatt Angebot geändert werden.

Um beim Drucken des Angebotes ein

Formular ohne grün markierte Zellen

auszugeben, klicken Sie auf das

Aktionsfeld Eingabefelder weiß.

(Um Eingabezellen zu zeigen klicken

Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel

ausgedruckt werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie

hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt,

welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Angebote) mit der

Angebots-Nr. als Dateiname abgespeichert wird.

Bei Markierung

Zeilen

ausblenden

9. Auftragsbestätigung schreiben (zurück)

Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld

Auftragsbestätigung. Sie schalten das

Formular für die Auftragsbestätigung ein. In

diesem Formular klicken Sie bitte auf das

blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es

werden die Werte aus dem

Angebotsformular übernommen. In allen

grün hinterlegten Zellen können die

Eingaben verändert werden. Durch das

Anklicken des roten Aktionsfeldes AB Blatt

löschen werden alle Eingaben in den

grünen Zellen gelöscht und die

Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als

Mustereingabe abgespeichert werden.)

Um das Formularblatt nicht unnötig

lang ausgeben zu müssen, besteht

die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen

auszublenden. Markieren Sie hierzu

die sich am rechten Rand

befindenden hellbraunen Zellen und

klicken anschließend auf das

hellbraune Aktionsfeld Zeilen

ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen

werden nach Anklicken des

Aktionsfeldes Zeilen einblenden

wieder eingeblendet.) Die AB-Nr. wird

vom Blatt Angebot aus Zelle C17

übernommen, kann aber in Zelle G15

im Blatt Auftragsbestätigung geändert

werden.

Um beim Drucken der

Auftragsbestätigung ein Formular

ohne grün markierte Zellen

auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um

Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun

kann das Formular über Excel ausgedruckt werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie

hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt,

welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\AB) mit der AB-Nr.

als Dateiname abgespeichert wird.

Bei Markierung

Zeilen

ausblenden

10. Lieferschein schreiben (zurück)

Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld

Lieferschein. Sie schalten das Formular für

den Lieferschein ein. In diesem Formular

klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld

Datenübernahme. Es werden die Werte

aus dem Auftragsbestätigungsformular

übernommen. In allen grün hinterlegten

Zellen können die Eingaben verändert

werden. Durch das Anklicken des roten

Aktionsfeldes LS Blatt löschen werden alle

Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und

die Mustereingaben geladen. (Alle

Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.)

Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die

Möglichkeit nicht benötigte Zeilen

auszublenden. Markieren Sie hierzu

die sich am rechten Rand

befindenden hellbraunen Zellen und

klicken anschließend auf das

hellbraune Aktionsfeld Zeilen

ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen

werden nach Anklicken des

Aktionsfeldes Zeilen einblenden

wieder eingeblendet.) Die LS-Nr. wird

vom Blatt Angebot aus Zelle C17

übernommen, kann aber in Zelle G15

im Blatt Lieferschein geändert

werden.

Um beim Drucken der

Auftragsbestätigung ein Formular

ohne grün markierte Zellen

auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um

Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun

kann das Formular über Excel ausgedruckt werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie

hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt,

welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Lieferscheine) mit

der LS-Nr. als Dateiname abgespeichert wird.

Bei Markierung

Zeilen

ausblenden

11. Rechnung schreiben (zurück)

Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld

Rechnung. Sie schalten das Formular für

die Rechnung ein. In diesem Formular

klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld

Datenübernahme. Es werden die Werte

aus dem Auftragsbestätigungsformular

übernommen. In allen grün hinterlegten

Zellen können die Eingaben verändert

werden. Durch das Anklicken des roten

Aktionsfeldes RE Blatt löschen werden alle

Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und

die Mustereingaben geladen. (Alle

Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.)

Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die

Möglichkeit nicht benötigte Zeilen

auszublenden. Markieren Sie hierzu

die sich am rechten Rand

befindenden hellbraunen Zellen und

klicken anschließend auf das

hellbraune Aktionsfeld Zeilen

ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen

werden nach Anklicken des

Aktionsfeldes Zeilen einblenden

wieder eingeblendet.) Die RE-Nr. wird

vom Blatt Angebot aus Zelle C17

übernommen, kann aber in Zelle G15

im Blatt Rechnung geändert werden.

In der Zelle G16 ist Eingabe

Kundenrabatt und in Zelle G17 ist

Eingabe Umsatzsteuer möglich.

Um beim Drucken der

Auftragsbestätigung ein Formular ohne grün markierte Zellen auszugeben, klicken

Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um Eingabezellen zu zeigen klicken

Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel

ausgedruckt werden.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie

hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt,

welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Rechnungen) mit

der Rechnungs-Nr. als Dateiname abgespeichert wird.

Bei Markierung

Zeilen

ausblenden

12. Die Arbeitsplanstammkarte (APSK) (zurück)

In der Arbeitsplanstammkarte wird die Arbeitsgangfolge für die Bearbeitung eines

Werkstückes festgelegt. In den Kopfzeilen (grau) wird die Benennung des Teiles, die

Gegenstands-NR., der Name vom Technologen, der Name vom Sachbearbeiter, die

Zeichnungsnummern und die Auftrags-Nr. eingegeben.

In den darunterliegenden Eingabezellen werden die Arbeitsgänge 1 bis max. 54

eingegeben. Bei der Eingabe M in der Zelle M für Materialzeile wird ein

Arbeitsgangeingabefeld in ein Materialeingabefeld generiert.

Mit den Aktionsfeldern am linken Rand können wahlweise Arbeitsgänge oder Materialzeilen eingefügt oder entfernt werden. Die eingegebenen Werte in der APSK werden unter der Gegenstands-NR. in einer

neuen Excel-Datei abgespeichert. Gleichzeitig werden die Eingaben im Suchblatt

aktualisiert. Vom Suchblatt aus kann jede APSK, über die Such- und Filterfunktion

von Excel schnell gefunden und editiert werden.

Um alle bisher eingegebenen Werte zu speichern klicken Sie auf das Aktionsfeld

APSK speichern. Um für eine neue APSK alle bisher eigegebenen Werte zu

löschen klicken Sie auf das Aktionsfeld APSK neu. Durch klicken auf das Aktionsfeld

APSK öffnen werden immer die zuletzt abgespeicherten Werte neu in die

Angebotstabelle geladen.

Nach der Eingabe schon abgespeicherter Gegenstandsnummern wird die Eingabezelle rot ausgelegt (APSK ist schon vorhanden und Gegenstandsnummern ist belegt).

13. Angebotsberechnungen in Arbeitsplanstammkarte

(APSK) übernehmen und umgekehrt (zurück)

Um die Werte aus dem Angebotsberechnungsblatt an die APSK zu übergeben,

klicken Sie auf das Aktionsfeld APSK neu. Es werden alle Werte in den weißen

Eingabezellen übernommen außer Bemerkungen, Materialkosten,

Kooperationskosten und Durchlaufposten.

Werte aus APSK in Angebotsberechnungen übernehmen:

Die Werte einer

Arbeitsplanstammkarte werden

mit einem Klick auf ein

Aktionsfeld am rechten Rand

(z.B. in Angebot Teil1 laden) in

die Angebotstabellen Teil1 bis

Teil10 geladen.

14. Die Arbeitsbegleitkarte (ABK) (zurück)

In der Arbeitsbegleitkarte (ABK) werden alle Werte von der Arbeitsplanstammkarte

(APSK) übernommen. Es muss nur noch die Stückzahl für den zu fertigenden

Auftrag in der Zelle E6 eingegeben werden. Um einen Bar-Code auszugeben klicken

Sie auf das gelbe Aktionsfeld oben links. Für die Bar-Code Ausgabe muss ein Bar-

Code als Schriftart installiert sein. Um den gewünschten Bar-Code zu aktivieren

klicken Sie auf die Zelle I2 bis L2, wählen über die Menüleiste die gewünschte

Schriftart (Bar-Code) und die Schriftgröße aus. Klicken Sie nun auf das Aktionsfeld

Format übertragen um das Bar-Code Format auf alle Bar-Code Zellen zu

übertragen.

Die Werte für die Bar-Code Ausgabe können nach Anfrage von mir nach

Anwenderwunsch ausgegeben werden. Weiterhin ist es möglich für jeden

gestarteten Auftrag einen Datensatz mit allen Infos in eine externe Excel- Datei

auszugeben.

15. Autor (zurück)

Diese Excel-Anwendung wurde erstellt von:

Ulrich Daßler

Vielen Dank, für Ihr Interesse an dieser Excel-Vorlage, die Weiterentwicklung lebt

von Ihren Ideen, daher bin ich für Anregungen und Fragen immer offen:

am besten per E-Mail:

info@dasslers.de

Hinweis:

Ich habe meine Dateien sorgfältig auf Fehler oder fehlerhafte Berechnungen

überprüft, möchte aber trotzdem nicht ausschließen, dass sich der Fehlerteufel

irgendwo eingeschlichen hat. Bei Nutzung der Dateien übernehme ich deshalb für

mögliche daraus entstehende monetäre und andere Schäden keine Haftung.