Existenz 2014 Finanzbuchfuehrung 3.0 Und Papierbelege Vernichten Und Wie Will e

8/10/2019 Existenz 2014 Finanzbuchfuehrung 3.0 Und Papierbelege Vernichten Und Wie Will e

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Finanzbuchfhrung 3.0 und Papierbelegevernichten und wie will es das Finanzamt?

EXISTENZ Mnchen, 15. November 2014

Christine Thoma DATEV eG


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DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Das Unternehmen

DATEV eG

Hauptsitz: Nrnberg Grndung: 1966

Berufsstndische EDV-Dienstleis-tungsorganisation in Europa fr

Steuerberater

Rechtsanwlte

vereidigte Buchprfer

Wirtschaftsprfer


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Zahlen-Daten-Fakten

ber 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-D

DATEV-Rechenzentrum: Datendrehscheibe zwischen Unternehmen undSteuerberatern sowie Institutionen

ber 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat

mehr als 138.000 Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammit ihrem steuerlichen Berater

rund 2,5 Millionen Mittelstndler erstellen Finanzbuchfhrung mit DAT


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11.11.2014


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DATEV: Auftrag und Mitglieder

unser Auftrag unsere Mitglieder

wirtschaftliche Frderungunserer Mitglieder(40.274 in 2013)

Das bedeutet:

Untersttzung bei allenDienstleistungen unsererMitglieder fr derenMandanten

Steuerberater

Rechtsanwlte

Wirtschaftsprfer

vereidigte Buchprfer

Sozietten undPartnergesellschaften

Gesellschaften derBerufsangehrigen


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Lsungen fr Unternehmen im berblick

Software fr kaufmnnische Aufgaben

unterjhrige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater

Auftragswesen Dokumentenablage Rechnungswesen Zahlungsverkehr

Software fr Personalwirtschaft IT-Lsungen fr Kommuni-kation und Datensicherheit

Qualitts-management

+ Wissen + Beratung + Service

Personal-management

Lohn- undGehaltsabrechnung

E-MailSicherheit

IT-OutsourcingElektronischesOrganisations-

handbuch


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VorsystemAuftrags-

wesenRechnungs-schreibung Bezahlung

Archivierung

z.B. Warenwirtschaft

EDI-Schnittstelle

Rechnungs-

anforderungen

Abgrenzung Papier-

/eRechnung

Besonderheiten

eRechnung

DV-untersttzt

Digitalisierung - Optimierungsanstze im betrieblichen Rechnun

Automatisierung


8/67DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Themen des Vortrags im berblick

Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben

Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend?

Rechtliche Anforderungen bei eRechnungen (Altregelung)

Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben)

Archivierung (elektronisch) als Stolperstein fr Unternehmen

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6. Buchfhrung Online digitaler Belegaustausch bers Internet

EXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0


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Prozess der Digitalisierung von Dokumenten

Vertrge

Korrespondenz

Dokumente}1

2

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4

6

7

5Daten-bank

1) Papierdokumente2) Scanner3) Ablage der Papierdokumente4) Digitalisierte Dokumente5) User PCs/mobile Divices6) Digitale Post (Email)7) Digitale Daten aus anderen

Systemen



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Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend!

Digitalisierung derGeschftsprozesseE-Government

ElektronischeSteuererklrung

GDPdU(GoBD)

Perso

ELStAM

ElektronischerRechnungs-

verkehr

SEPA

ErsetzendesScannen



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Der Druck steigt und kommt nher! (sterreich als Vorbild?)



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Industrielle Lsungen (Trendbeschleuniger):Kosten fr elektronisch signierte Rechnungen aus SAP



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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen

Durch die Digitalisierungdes Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen

auf Anforderungen wichtiger Geschftspartner reagieren.

Zeit einsparen (Transportwege, Liquiditt).

das Unternehmensimage modernisieren.

umweltbewusst agieren.

Kosten fr Papier, Druck, Porto senken.



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Definition Rechnung und Definition eRechnung

Definition Rechnung: (UStG 14)

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sons

abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr be

Definition eRechnung:(UStG 14)

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem

elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

bermit

per ETextd

DE-M E-POS Comp

Faxse Webd EDI (



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Formelle Prfung nach 14 (4) UStG:Eine Rechnung muss folgende Angaben enthaltenFormelle Prfung nach 14 (4) UStG:Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

1. den vollstndigen Namenunddie vollstndige Anschriftdes leistenden Unternehmersund des Leistungsempfngers,

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihmvom Bundeszentralamt fr Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Ausstellungsdatum,

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierungder Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5. die Menge und die Art (handelsbliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstndeoder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. das nach Steuerstzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlsselte Entgeltfr die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderungdes Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt bercksichtigt ist,

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetragoder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fr die Lieferung odersonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und

9. in den Fllen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht desLeistungsempfngers

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eRechnung was galt bisher (bis 30.06.2011)?

IntegrittUnversehrtheit des Inhalts

keine Vernderung der Daten

AuthentizittEchtheit der Herkunft

eindeutige Identifizierung desRechnungsausstellers

gewhrleistet durch

qualifizierte elektronische Signatur

elektronischer Datenaustausch (EDI)

elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfngers

Zustimmung bedarf keiner besonderen Form

Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend

Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billig



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Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungenfr den Vorsteuerabzug (Altregelung)

Achtung: Sonst Vorsteuerabzugnicht erlaubt gewesen

ordentliche Rechnung

(14 Abs. 4 UStG)

Signaturprfung Prf

Prfprotokoll

revisionssicheres digitalesArchiv fr 10 Jahre

(Aufbewahrung)

R

S(evtl.

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass

die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist.

der Inhalt der Rechnung nicht verndert wurde.



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Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungenan eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)

IntegrittUnversehrtheit des Inhalts

keine Vernderung der Daten

AuthentizittEchtheit der Herkunft

eindeutige Identifizierung desRechnungsausstellers

innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad

alternativ: QES oder EDI

elektronisch bermittelte Rechnungen bedrfen der Zustimmung des Empfnge

Zustimmung bedarf keiner besonderen Form

Einvernehmen der elektronischen bermittlung ausreichend

Es gengt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Bill

LesLesbarkeit

whrend der Averfgbar und

angemesse

gewhrleistet durch



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Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011

Ab 1. Juli 2011 (rckwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzstezu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmigkeit einer Papierrechnu

In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer R

umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft

Unversehrtheit des Inhalts

Lesbarkeiteiner Rechnung

Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten

Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit de

die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche

verfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung s



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Verfahren, das der Rechnungsempfnger zum Abgleich der Rechnung mit sZahlungsverpflichtung einsetzt.

d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kritdurch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlsslichen Prfzwischen Rechnung und Leistungschafft, sicherzustellen.

Fr ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:

Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst

manueller Abgleich mglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kannein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen)

als Prfpfad eignen sich Geschftsbriefe und Vertrge, Bestelldokumente, Liefersbuchhalterische Abbildung

eRechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren



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Relevante Prfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahre

Prfung der Lesbarkeit der Rechnung

Prfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der

Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein

Prfung auf doppelte Rechnung

Prfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnun

Leistungsnachweisen, Bestellungen, Vertrgen oder Vereinbarungen

Prfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rwurden

Prfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und

Prfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist



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Beispiel fr innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prfpfad

MusterRechnung

MusterService-

schein



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Vertrieb/Verkauf Angebote schreibenVertrieb/Verkauf Angebote schreiben

BILDER FR PROZESS ZUAWO ergnzen

Praxisbeispiel:

eRechnung alsAusgangsrechnung

Schritt fr Schritt vomAngebot zureRechnung


Rechnung statt auszudrucken direkt per E-Mail versenden!


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Vertrieb/Verkauf Angebote schreibenVertrieb/Verkauf Angebote schreiben

BILDER FR PROZESS ZUAWO ergnzen

Rechnung ausdruckeoder direkt per Ema

(meist PDF-Formatversenden

ideal: BuchuAusgangsrechnun

Belegbild) steheBuchfhrung z



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eRechnung Aufbewahrung

Archivierungspflichten sind unverndert: Aufbewahrung ber 10 Jahre

Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPd

Die Erfllung ist nicht Voraussetzung fr den Vorsteuerabzug.

Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des

26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.



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Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?




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Digitale Langzeitarchive im Unternehmen???

Christian Pohl / Pixelio.dePaul-Georg Meister / Pixelio.de

Ziele des digitalen Reduzierung des Pa



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So bucht man heute

www.datev.de/so-bucht-man-heute

www.datev.de/so

Stand September 20Rechenzentrum bergespeichert. Wrde mausdrucken und aufe

knnte man damit dMount Everest (8.84047.000 UnternehmenUnternehmen onlineBelegablage, das Beavon Rechnungen bis von weiteren Daten dund Buchfhrung. Un

deutlich nach oben: durchschnittlich 500 dazu.


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Auslagerung der digitalen Archivierung

Der weltweit fhrende Cloud-Anbieter Amazon.com erzweites EU-Rechenzentrum in Deutschland. Der insgesaStandort des Cloud-Dienstes Amazon Web Services (AWverschiedene Rechenzentren im Groraum Frankfurt seAndy Jassy, Senior Vice President of Web Services von dem Wall Street Journal Deutschland. Es wird mehrere

Rechenzentren in bedeutender Gre in Deutschland gesagte Jassy.Quelle: AuszugThe Wallstreet Journal online



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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Handelsrecht Steuerrecht GesetzlicheSchriftformSp

Handelsgesetzbuch(HGB)

Abgabenordnung(AO)

BrgerlichesGesetzbuch (BGB)

Zivilprozess-

ordnung(ZPO)

Fin

Umsatzsteuer-

gesetz (UStG)

BuchfhrungspflichtAufbewahrung

AufzeichnungenAufbewahrung

Anforderungen anRechnungen

Gesetzliche Schriftform

Beweiskraft


Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnunge


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gegenber den Finanzbehrden

Umsatzsteuergesetz

Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchfhrungssysteme GoBS

Abgabenordnung

Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungeund Dokumentationen


fb h f ( l h l )


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Aufbewahrungsfristen (gltige Rechtslage)

Generell gilt:die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des KalenderjahRechnung ausgestellt wurde.

Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) fhrt dazu, dass auch diarchiviert werden muss Thema: E-Mail-Archivierung

sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung von Bedeutung sind

Buchungsbelege

empfangene und abgeschickte Handels- und Geschftsbriefe

Bcher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlsse,Lageberichte, Erffnungsbilanzen sowie die zu deren Verstndniserforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigeOrganisationsunterlagen


Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)


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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprfung)Worum geht es?

Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingerumt worden, die

Datenverarbeitungssystems erstellte Buchfhrung des Steuerpflichtigen durch Da

prfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch fr vora

Wirtschaftsjahre!

Die Daten [] sind fr den Datenzugriff zur Verfgung zu halten bzw. in gee

vorzuhalten. Das heit:

jederzeit digital verfgbar

unverzglich lesbar

maschinell auswertbar

Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vo


Elektronische Betriebsprfung


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Elektronische BetriebsprfungZugriffsarten

Formen des Datenzugriffs

Unmittelbarer Zugriff (Z1)

Zugriff auf DV-System desSteuerpflichtigen (Lesen, Filternund Sortieren der Daten) durch

den Prfer

Mittelbarer Zugriff (Z2)

Zugriff durch denSteuerpflichtigen oder dessen

Beauftragten nach den Vorgabendes Prfers

Datentrger

Auswertungseinem Co

AnwendungPro

Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger

Bereitstellung von Hard-und Software

Einweisung in das DV-System Verschaffung des Zugangs zu

allen steuerlich relevantenDaten und den internenAuswertungsprogrammen

Bereitstellung von Hard-

und Software Umsetzung der Vorgaben des

Prfers durch Steuerpflichtigenoder andere mit dem DV-System vertrauten Personen

berlassungtrgers (CD

OffenlegungAuswertungInformationDateifelder, Verknpfun

Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter BeachtVerhltnismigkeitsgrundsatzes(gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsf

Ein ne es Zeitalte ? Die GoBD als Nachfolge on GoBS GdPD


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Ein neues Zeitalter? DieGoBD als Nachfolger von GoBS, GdPD

Grundstze zur ordnungsmigen FAufbewahrung von Bchern, Aufzeic

Unterlagen in elektronischer Form s

Datenzugriff (GoBD)

Entwurf in 2013

berarbeiteter Entwurf Mai 2014

BMF-Anwendungsschreiben Novem


Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit


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Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unvernderlichbarkeit


Reichsord

GoBDG B


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Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unter

in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Inhalte, Begriffe, Konzept der GoBD

Unvernderbarkeit?Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss dafr bieten, dass alle Informationen(ProgrammDatenbestnde), die einmal in den Verarbeitungspeingefhrt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Bnicht mehr unterdrckt oder ohne Kenntlichmacberschrieben, gelscht, gendertoder verflsc

knnen (GoBD Rn 108).


Physikalische Objekte und digitale Medien


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Physikalische Objekte und digitale Medien

Physikalische Objekte versus digitale Daten

Whrend altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbadies auf neue Speichermedien nicht zu

Auch Filme, Fotos und Magnetbnder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit

Noch krzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplattegebrannte CDs/DVDs

Datentrger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflsse (zum Beispiel durcin der Nhe von Disketten oder Magnetbndern) oder sie werden durch chemische

physikalische Einwirkungen so stark verndert, dass sie keine Informationen mehr knnen oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs)

Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem spteren Zeitpunkt die Gerte und Programme nicht mehr vorhanden sind

Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zustzliche ProblDaten nicht mehr zugnglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist


Definition Datensicherung


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Definition Datensicherung

Was heit Datensicherungkonkret?

Die Datensicherung schtzt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Bversehentliches Lschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts k

Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen.

Neben den Daten aus den Anwendungen enthlt die Datensicherung auch die Kon

wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker.

Als Alternative zu herkmmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbnder oder W

kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit knnen Sie

Datenbestnde in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern.

Eine Datensicherung ber einen lngeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.


Datenarchivierung


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Datenarchivierung

Was heit Datenarchivierungkonkret?

Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrunggewhrleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und

die Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung:

Inhalte sind unverndert (originr) und flschungssicher zu speichern

Inhalte sind durch eine Suche auffindbar

Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar

Inhalte mssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukn

Systemen lesbar sein


Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung?


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Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung?

Kann ich dann auch meine(Papier-)Belege wegwerfen?


Ersetzendes Scannen - Praktische Umsetzung im Unternehmen


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Ersetzendes Scannen Praktische Umsetzung im Unternehmen


Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht


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Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht

Dazu gehren:

Geschftliche E-Mails

Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.B. EDI-Nachrichten, elektrRechnungen und Lieferscheine)

Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatiDatenverarbeitungsvorgngen, die Buchungen auslsen

Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nurrevisionssicheren Archiv mglich!

147 AO:

Abs. 2:Wenn die Grundstze ordnungsmiger Buchfhrung eingehalten werden, kPapieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet

Abs. 6: Originr digital erstellte Unterlagen mssen digital aufbewahrt werden.


Was braucht man fr ein revisionssicheres Archivsystem?


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y

Geeignete Software

Verfahrensdokumentation

Unvernderbare Speicherung

Zertifizierung

2.

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? Mglich, aber optional und nicht bindend.Entscheidend sind die oberen Kriterien!


Muster-Verfahrensdokumentation


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Muster fr Verfahrensdokumentatigescannte Papierbelege vernicknnen

Verffentlich von BStBK und DStV

Grundlage: TR Resiscan und Simulersetzendes Scannen

Starkes Argument zur Positionierdigitalen Buchfhrungsprozess


Wie sehen Beispielprozesse aus einerVerfahrensdokumentation aus?


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Verfahrensdokumentation aus?

Prozess Scannen

Ttigkeit Personen Ressourcen

K1berprfung der Eigen-schaften des Dokuments

oAnpassen derScaneinstellungen

EDV-Arbeitsplatz,Scanner

EinscannenEDV-Arbeitsplatz,Scanner

o

Zusammenheftenmehrseitiger Belege ber

die Standard-Scan-einstellungen als M-TIF

EDV-Arbeitsplatz,

Scanner

K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz

K3Ablage der TIF-Datei imOrdner

EDV-Arbeitsplatz,Netzlaufwerk

Kennzeichnen desPapierbelegs als erledigtund Ablage in der Handakte

Kontrolle Beschreibung AuP6.2-K1 berprfungdesDokuments

Nur freigegebene bzw.geprfte Dokumente drfengescannt werden.

DoUn

P6.2-K2 Sichtkontrolledes Bilds

Durch diese Kontrolle sollsichergestellt werden, dassDokumente vollstndiggescannt werden und bildlichmit den Originalen

bereinstimmen.

P6.2-K3 Zugriff aufden Ordner

Durch definierte Zugriffs-regelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nurautorisierte Personen Zugriffauf gescannte Dokumentehaben. Damit soll einenachtrgliche Manipulationnach dem Scannenverhindert werden.

RePro

Eingangsrechnungen Kontrollen und Kontrollziele


Beweiskraft digitaler Dokumente


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g

Zielsetzung:

Etablieren einer herrschenden Meinung bezglich der Anerkennung digitaler Bele

Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Branden

Im Regelfall drften selbst die eigenhndig ohne besondere Voeingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil fh

Wesentliche Ergebnisse:

Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt

Die Speicherung in einem Archivsystem erfllt die Anforderungen an die Datensi

Eine Verfahrensdokumentation erhht nochmals die Verlsslichkeit der Digitalisie

(geregelter betrieblicher Prozess)




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Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend?




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Wie erfolgt meistens der Belegablauf?


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g g

Schwachstellen

unvollstndige Informationen

Zeitverzug zwischen Buchen undGeschftsbetrieb

logistischer Aufwand

fr die Steuerkanzlei

Ablage im Unternehmen


Buchfhrung mit Zukunft digitaler Belegaustausch


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g g g

Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfllt Belege bleiben im Unternehmen

kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschftsbetrieb

aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermglichen aktuellen berblick, da alle Infsind und:

die Belege sind revisionssicher fr die Betriebsprfung archiviert

fr dieSteuerkanzlei

Ablage imUnternehmen


Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unterne


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Unternehmen DATEV-Rechenzentrum

Belege senden BuDATEV Unternehmen online

Beleg Buchung

Auswertungen

Zahlungsvorschlge

Datensicherheit


Beispiel fr digitale UnternehmensprozesseErkennen Sie diesen Pendelordner wieder?


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Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?



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Detailansicht Kontobewegung - z.B. eRechnung als digitaler Be


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Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)


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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format


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Kennung ZUGFeRD

Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten

Daten direkt in Erfassungsfelder

Bankverbindungsdaten ausEXISTENZ 2014 - Finanzbuchfhrung 3.0

Buchen von eRechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro


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Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung


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Personalwirtschaft heutige Realitt des Datenaustausches


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Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen fr die Personalwirtschaft heut

Unternehmen

Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefonan die Kanzlei bermittelt.

Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werdenmittels Post oder E-Mail dem Unternehmen zur Verfgung gestellt.


Wie kann der Datenaustausch organisiert werden?


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SteuerberaterUnternehmen

Lohnabrechnung durchfh

ausgewhlte Lohndaten eingeben Daten einlesen

Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstell


Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprfungsprozess:Rechnungseingang bis zur Buchung


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indexieren

Prfung und

Beleg digitalbuchen

Beleg- bzw.Rechnungseingang

scannen

Finanzbuchfhrung

Workflow-

UntersttzWeiterle

zur Ke

zur Er

Genehm

Original andas Archiv

Verantwortlicher

Freigabe

gebuchte BelegDatenaustauscexportiert

geprft

geprftBeleg-Anzeige undVerlinkung mit Buchungssatz


BITKOM: 10 Merkstze fr elektronische Rechnungen


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BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & ne

1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral 3. Authentizitt und Integritt sind zu gewhrleisten

4. Signatur und EDI sind weiterhin mglich

5. Jede Rechnung muss lesbar sein

6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

8. Papierrechnungen drfen digitalisiert werden

9. Die Vorgnge mssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)

10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff(Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)


eRechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!


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Christine ThomaDATEV eGTelefon: 0911/ 319-3669E-Mail: [email protected]: www.datev.de/unternehmensloesungen
mailto:[email protected]://www.datev.de/unternehmensloesungenhttp://www.datev.de/unternehmensloesungenmailto:[email protected]

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