Fachartikel

Lean Office Mehr Effizienz in der Administration

Ein schlankes Office – was bedeutet das? Etwa

Ordnung und Sauberkeit? Sicherlich gehören diese

dazu. Aber «clean» allein ist noch lange nicht

«lean». Oft wird im Office übermässiges Gewicht

auf 5S, einer prozessorientierten Arbeitsgestal-

tung nach japanischem Vorbild, gelegt. Das ist

gut gemeint, verärgert jedoch bei falschem Vor-

gehen nur die Mitarbeiter. Dann nämlich, wenn in

langen Diskussionen Belangloses abgehandelt

wird: Überlegungen, wo ein Mitarbeiter genau seinen

Kugelschreiber aufbewahrt und wieviele davon jeder in sei-

ner Schublade hat, ist «Muda», also sinnlose Verschwendung!

Sinnvoll ist 5S im Office aber, um etwa Suchen zu vermeiden. Optimierte Prozesse und Funktionen wie eine strukturierte Ablage von Papieren (standardisier-te Projektordner) oder elektronische Dokumente auf dem File Server erzielen grosse Effekte.

Lean Office – Wertstromdarstellung

Reibungsverluste eliminierenBei der Prozessoptimierung geht es zudem darum, Schnittstellen in den Abläufen weitgehend zu eliminieren. Jede Schnittstelle bedeutet in der Regel einen «Reibungs-verlust» (Zeitverlust), da an ihr die Arbeit zunächst einmal stillsteht. Reibungsverlus-te ermittelt man mittels Wertstromanalyse. Hierbei zeichnet man bestehende Pro-zesse auf und identifiziert Verbesserungspotenziale. Anhand einer sogenannten «Schwimmbahndarstellung» lassen sich Arbeitsschritte von Organisationseinheiten visualisieren. Der behandelte Prozess wird im Wertstromdesign anschliessend horizontal (Durchlaufzeitverkürzung) und vertikal (Schnittstellenreduktion) kompri-miert und in die Praxis umgesetzt.

Lean Office – Verschwendung minimieren

«Optimierte Prozesse für grosse Effekte»

KontaktWertfabrik AG, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, Telefon +41 52 335 55 00 David Moser, Geschäftsführender Partner, david.moser@wertfabrik.ch

Bei der Optimierung von Funktionen geht es darum, dass die jeweiligen Verantwortli-chen ihre Zeit für Kerntätigkeiten nutzen und nicht für Nebentätigkeiten oder sogar Verschwendung. Kerntätigkeiten sind Aktivitäten, die zwingend von der betreffenden Person erledigt werden müssen. Nebentätigkeiten müssen zwar gemacht werden, sollten aber delegiert und nicht zwingend vom Hauptverantwortlichen bearbeitet werden.

Ein BeispielZu den Kerntätigkeiten eines Verkäufers im Autohaus gehören zum Beispiel das Ver-kaufsgespräch mit dem Kunden und die gemeinsame Konfiguration des Fahrzeugs. Nebentätigkeiten sind die Aufbereitung der Kundenbestellung und die Organisation von Versicherung und Nummernschild. Diese können problemlos vom Back-Office erledigt werden.

Die Erfahrung zeigt: Oft erledigen Verantwortliche gewisse Tätigkeiten und verwen-den sogar überdurchschnittlich viel Zeit darauf, weil sie diese Tätigkeiten gerne tun, obwohl diese nicht zu ihren Kerntätigkeiten zählen. Konsequenz und Selbstdisziplin sind gefragt, um diese Tätigkeiten zu delegieren und nicht mehr selber zu realisieren. Für den Autoverkäufer etwa heisst das: Die Fahrzeugübergabe nicht selbst erledigen, sondern den Kundenservice dazu einspannen. Denn dieser wird auch der zukünftige Ansprechpartner sein.

Wertfabrik steht für umsetzungsstarke Lean-Berater – Macher mit breiter Industrie-erfahrung, praxiserprobt, fundiert ausgebildet und methodisch sattelfest. Wir arbeiten mit durchgehender Methodik und breit abgestützten Ressourcen und garantieren Erfolg in allen Wertschöpfungsbereichen. Optimale und schlanke Prozesse sind unsere Kernkompetenz. Wir entwickeln mit Ihnen Strategien, damit Ihr Lean-Projekt zum langanhaltenden Erfolg wird. Weitere Informationen zu Wertfabrik finden Sie unter www.wertfabrik.ch/de