Der Weg zur elektronischen Rechnung

aus Sicht der Kassenverwalter

– Integrität – Datenschutz – ePayment –

AWV-Veranstaltung am 18. / 19. Mai 2016 in Berlin

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Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V..

EU-Normen

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Auf der Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen

Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische

Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen sind zentrale öffentliche

Auftraggeber / subzentrale öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen

künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen

verpflichtet. Dies leitet sich ebenfalls aus den neuen EU-Vergaberichtlinien

2014 zu oberschwelligen Vergaben ab.

Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (e-Government-

Gesetz – EGovG) vom 25.07.2013 gilt für die öffentlich-rechtliche

Verwaltungstätigkeit der Gemeinden und Gemeindeverbände im

übertragenen Wirkungskreis auf der Grundlage der Bundesgesetzgebung,

bspw. Internetbasierte Kfz-Zulassung (iKfz).

Gemäß § 2 Abs. 1 EGovG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für

die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Dies bedeutet

auch den Empfang elektronisch eingehender Rechnungen zu

gewährleisten.

Konkrete Verpflichtungen für Kommunen können sich erst aus einem

landesspezifische EGovG ergeben (Bsp. Baden-Württemberg).

Nationale Rechtsvorschriften

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Integrität

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Quelle: www.flickr.com

Papierhafte Rechnungen sollen

unter Berücksichtigung der EU-

Vorgaben und Änderung

nationaler Rechtsvorschriften

durch elektronische Prozesse

abgelöst und ersetzt werden.

Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

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Gleichstellung der Rechnungen in Papierform und elektronischer Form

durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011

Voraussetzung: Echtheit der Herkunft der Rechnung

Unversehrtheit des Inhalts

Lesbarkeit des Inhalts

Aufbewahrung der Rechnung

Abgeleitet aus den Vorschriften des UStG (§ 14 Abs. 1 UStG)

Zur Einhaltung und Sicherstellung der Voraussetzungen innerhalb einer

Kommune bedarf es eines Internen Kontrollsystems (IKS) -> Erfüllung der

Voraussetzungen für das Rechnungswesen

Integrität

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In der Kommunalverwaltung wird zum Thema „eRechnung“ zunächst auf

den Rechnungseingang abgestellt.

Der Schwerpunkt konzentriert sich hierbei auf den Empfang und die

medienbruchfreie Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen

im Rahmen eines elektronischen Anordnungsworkflows (eAO-Workflow).

Im zweiten Schritt muss die Betrachtung und Abbildung des

Rechnungsausganges folgen:

• Steuerbescheide, Gebührenbescheide

• Rechnungen

Integrität

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Problemfelder in Kommunen bei der Rechnungsbearbeitung

• Stammdaten (Kreditorischer Prozess)

• Gewährleistung des Trennungsprinzips (IKS)

• Liege- und Postlaufzeiten bei der Bearbeitung

• Anwendung der Fälligkeiten und Nutzung der Zahlungsziele

• Nutzung der Skontomöglichkeiten

• Verwertung bei der Liquiditätsplanung

• Bezüge zu zugrunde liegenden Verträgen (Vertragsmanagement)

• Korrekte Bankverbindungen

• Schnelle und sichere Auffindbarkeit

• Filtern für Meldepflichten und Berücksichtigung der Bauabzugssteuer

Integrität

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Für die Eingangsrechnungen bildet das elektronische Vergabewesen und

darauf aufbauend das elektronische Auftragswesen (elekronische

Auftragsvergabe) den Ausgangspunkt. Demzufolge werden die

ausgeschriebenen Leistungen über die eAuftragsvergabe Bestandteile der

eRechnungen.

Diese Daten sind medienbruchfrei in den eAO-Workflow zu

implementieren und zu verarbeiten. Die daraus generierte eAnordnung mit

der eRechnung als zahlungsbegründende Unterlage sind letztlich in einem

Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen und zu archivieren.

Elektronische Prozesse im Verbund

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Elektronische

Vergabe

Elektronische

Auftragserteilung

Elektronische

Rechnung

Elektronische

Anordnung

Elektronische

Zahlungs-

abwicklung

(ePayment)

Elektronische

Archivierung

Vereinfachte Darstellung

Integrität

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Eine besondere Bedeutung im Rahmen der medienbruchfreien Be- und

Verarbeitung elektronischer Rechnungen kommt der Pflege von

Kreditorendaten in den jeweiligen HKR-Verfahren zu.

Ziel ist, dass eingehende Rechnungen bspw. anhand der Auftragsnummer,

des Namens, der Anschrift, der Bankverbindung oder über die Steuer-ID

dem Konto des Kreditors zugeordnet und automatisiert in den eAO-

Workflow übernommen werden:

• Effizienter Bearbeitungsprozess

• Verbesserung der Datenqualität

Zielsetzungen

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Effektive und effiziente Gestaltung der Prozessabläufe beim

Rechnungseingang und dessen digitaler Weiterverarbeitung, Abbau von

Medienbrüchen

Optimierung und Beschleunigung von Anordnungsvorgängen sowie der

Zahlungsabwicklung

Verbesserung des Liquiditätsmanagements

Entlastung des Verwaltungsarchivs durch Belegablage und Archivierung

mittels DMS

Weitere Einsparungen u. a. bei Büromaterial, Druck- und Portokosten

(ökologische Effekte)

Verbesserung der Datenqualität

Suche

Zahlbarmachung

Fälligkeitsgerechte Zahlung

Was ist zu tun?

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Analyse und Ausrichtung des Posteingang unter dem Aspekt des

digitalen Rechnungsempfangs und der elektronischen

Weiterverarbeitung (Prozessbeschreibungen)

Integration eines elektronischen Rechnungseingangsbuches im HKR

Einbindung eines elektronischen Anordnungsworkflows mit digitaler

revisionssicherer Archivierung der Anordnungen und dazugehöriger

zahlungsbegründender Unterlagen (eRechnung)

Ausschreibung und Beschaffung eines DMS (Dokumenten-

managementsystems)

Schaffung der Verknüpfung des DMS mit der HKR-Software

Beschaffung und Einrichtung von Signaturmöglichkeiten

Ablauf des elektronischen Rechnungseinganges

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Zentraler Rechnungseingang

Weiterleiten der Rechnung (zentral oder dezentral)

Vorkontierung (Datenübernahme anhand

Auftragswesen – aus Rechnungswesen oder über

eVergabe

Übergabe an Anordnungsworkflow

Vereinfachte Darstellung

Ablauf des elektronischen Anordnungsworkflows

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Elektronischer Beleg mit Vorkontierung

Prüfung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen

Richtigkeit

Anordnung erstellen

Anordnung unterzeichnen

•elektronische Signatur (fortgeschriebene oder qualifizierte Signatur)

Übernahme Finanzbuchhaltung

•Ausführung der Anordnung mittels Zahlbarmachung

Ablage im Archiv

Verfahrensweg einer Anordnung

mit zahlungsbegründenden

Unterlagen (eRechnung)

Beachtung des Trennungs-prinzips im kommunalen Haushaltswesen

Vereinfachte Darstellung

Elektronische Signatur

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Entscheidung der Verwaltung zu Signaturverfahren (i. d. R.

fortgeschriebene Signatur)

Einführung der elektronischen / digitalen Signatur

Definition der Signaturbefugnisse – fachliche Richtigkeit der

elektronischen Rechnung, sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie

elektronische Befugnis zur Anordnung

Abbildung und Verknüpfung im eAO-Workflow

Überarbeitung der Regelungen zur Signatur und Zeichnungsbefugnis in

Dienstanweisungen / Dienstvereinbarungen

Elektronische Archivierung

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Ablage und Archivierung aller Anordnungen und zahlungsbegründender

Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Gewährleistung der Revisionssicherheit im Rahmen der gesetzlichen

Aufbewahrungsfristen

Vernichtung nach Aufbewahrungsfristen

Datenschutz

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Insbesondere bei der Datenübertragung und der Archivierung sind

datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Bspw. muss das

Sozialgeheimnis gewahrt bleiben.

Bei der Ausgestaltung behördeninterner Prozessabläufe zur

„eRechnung/eAnordnung“ ist der Datenschutzbeauftragter der Gemeinde

einzubeziehen.

Jedoch bestehen noch offene Fragen hinsichtlich der Versandart von

eRechnungen. Welche Sicherheitskriterien (Verschlüsselung) werden an

den Übertragungsweg geknüpft?

Datenschutz

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So ist der Rechnungsversand per E-Mail aus steuerlichen

Gesichtspunkten möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Erfüllt die einfache E-Mail auch den Anforderungen der Datensicherheit

nach Maßgabe des Datenschutzes? Oder kann diese nur mit der DE-Mail

gewährleistet und sichergestellt werden? (Ausgangsrechnungen!)

In der Wirtschaft wird das EDI-Verfahren zur sicheren elektronischen

Datenübermittelung eingesetzt. Es erfolgt hierbei ein direkter

Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger. Ist ein ähnliches

Verfahren für die Kommunalverwaltung denkbar?

Datenschutz

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Aspekte des Datenschutzes sind ebenfalls bei der elektronischen Signatur

zu beachten.

Seitens der Gesetzgebung wären Rechtsvorschriften einer Novellierung zu

unterziehen, um den technischen Anforderungen der Digitalisierung von

Verwaltungsprozessen gerecht zu werden, insbesondere das

• Allgemeines und besonderes Verwaltungsrecht,

• Gemeindehaushalts- und Kassenrecht,

• Steuer- und Abgaberecht,

mit Gesichtspunkten des eGovernment unter Berücksichtigung des

besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltung!

Elektronische Zahlbarmachung in der Kommunalkasse

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Nachdem die eRechnung den eAO-Workflow durchlaufen hat, wird der

Zahlungsverkehr aktiviert (nach Fälligkeit aus der eRechnung!)

Weitestgehend erfolgt die Generierung des Zahlungsverkehrs über die

jeweiligen HKR-Verfahren. Aber auch in weiteren Fachverfahren werden

Zahlungsdateien erzeugt, die für die Zahlungsabwicklung bereitgestellt

werden (Daten aus der eRechnung)

In den Kommunalkassen werden die Zahlungen im sogenannten

Onlinebanking über die Bankensoftware abgewickelt.

Sämtliche zahlungsrelevanten Daten müssen medienbruchfrei für die

Zahlungsabwicklung verknüpft werden.

ePayment

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E-Payment ist in erster Linie für den Bescheid- und Rechnungsausgang

der Kommune interessant

Unter ePayment versteht man die Zahlungsabwicklung im

elektronischen Zahlungsverkehr der im Onlinegeschäft erworbenen

Waren oder Dienstleistungen, die auch zunehmend in der öffentlichen

Verwaltung Einzug halten. Beispielhaft sind Kfz-Zulassungsvorgänge zu

nennen, die online abgewickelt werden und mit einem elektronischen

Zahlungsverfahren verknüpft sind. Dies könnte ebenfalls im

elektronischen Vergabeverfahren zukunftsweisend werden.

Zum ePayment gehören traditionelle Zahlungsverfahren wie Vorkasse

durch Überweisung, Elektronisches Lastschriftverfahren und

Kreditkartenzahlung, ebenso moderne Online-Payment Verfahren wie

Giropay, Paydirekt usw.

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Fachverband der

Kommunalkassenverwalter e. V.

Bundesvorsitzender

Dietmar Liese

Stadtkasse Potsdam

Friedrich-Ebert-Str. 79-81

14469 Potsdam

Tel. 0331/289-1370

E-Mail: dietmar.liese@kassenverwalter.de

Fragen beantwortet auch gerne:

Fachreferent KHR-Ausschuss

Enrico Zuchandke

Landkreis Wittenberg

Breitscheidstr. 3

06886 Lutherstadt Wittenberg

Tel. 03491/479-946

E-Mail: enrico.zuchandke@kassenverwalter.de