Facts - Test- und Wirtschaftsmagazin

IT-ExpErTEnBürolösungen vom Fachmann

AdvertoriAlSpeciAl 2012

Seit 20 Jahren liefert FACTS brandaktuelle Storys und erfreut sich

seit dem ersten Tag guter Leserquoten. Tendenz steigend. So

konnte die IT-Fachzeitschrift im vergangenen Jahr ihren Umsatz

verdreifachen und ist längst nicht aus der Puste.

Entscheidend für den anhaltenden Erfolg von FACTS ist vor al-

lem das journalistische Konzept: Die Kombination aus Testma-

gazin und Wirtschaftsmagazin mit dem Schwerpunkt IT setzt

eine bestimmte Ausbildung und Arbeitsweise voraus. So findet

man weder fremdrecherchierte Meldungen noch Gazettenge-

schichten, denn die FACTS-Journalisten sind vom Fach. Jeder

Mitarbeiter der 15köpfigen Redaktion kommt

aus der IT-Branche, was beson-

ders bei den Tests eine wichtige

Rolle spielt. Im eigenen Testcenter

werden Produkte und Lösungen

nicht nur auf ihre technische Leis-

tungsfähigkeit geprüft, sondern

auch auf Qualität, Preis und vor

allem den tatsächlichen Nutzen für

den Anwender.

FACTS behandelt in den Spezialausgaben brisante Themen einer

bestimmten Branche und berichtet über die aktuellsten Trends

in den Bereichen Hardware, Software und Organisation, sowie

über intelligente und stilvolle Büromöbellösungen.

Basis jeder der monatlich erscheinenden Ausgaben sind 40.000

hoch qualifizierte Leser aus Top-Unternehmen der deutschen

Wirtschaft. Die mehrmals im Jahr publizierten Schwerpunktaus-

gaben und Specials erreichen – je nach Zielgruppe – Auflagen

zwischen 25.000 und 100.000 Exemplaren. Insgesamt erreicht die

FACTS heute so über 500.000 unterschiedliche Entscheider pro

Jahr – quer durch alle Branchen. www.factsverlag.de

Ur

teil

sehr gut

12/2011

Wissenswertes über FACTS

FACTS 7/11: Facility-Management

FACTS-Special 9/11: Steuern und Finanzen

FACTS VON A biS Z: Leistungstest, Kauf- beratung, Company-Story, Anwenderbericht, Arena und vieles mehr ...

FACTS-Special 4/10: Medizin und Gesundheit

FACTS 8/11: bürokommu-nikation

FACtS SonderveröFFentliChUng 2/20122

InHALT Sonderheft bk documents – Büro & Kopie GmbH

2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 3

SoNderdrUcK: bk documents - Büro & Kopie GmbH

http://www.bk-documents.de

Urheber- und Verlagsrechte: Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten Beiträge, insbesondere auch Tests und deren Ergebnisse, sind urheberrechtlich geschützt. Der Rechtsschutz gilt auch gegenüber Datenbanken und ähnlichen Einrichtungen. Kein Teil dieser Zeitschrift darf außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Nachdruck, Kopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenver-arbeitungs an lagen, verwendbare Sprache über tragen werden. Entsprechendes gilt auch für die sons tige Verbreitung, insbesondere in elektronischen Medien.

Verleger: FACTS Verlag GmbH Theodor-Althoff-Straße 45, 45133 Essen Fax: 0201 87126-810 [email protected] http://www.factsverlag.de

Beiratsvorsitzender: Elmar H. F. Müller, Tel.: 0201 87126-813

Geschäftsführer: Heinz-Georg Ahle [email protected]

ressortleitung Wirtschaft: Graziella Mimic (mim), [email protected] ressortleitung Möbel/Design: Nadia Hamdan (nh), [email protected]

ressortleitung Office-Automation: Daniel Müller (dam), [email protected]

ressortleiter Test & Technik: Klaus Leifeld (kl), [email protected]

redaktion Test & Technik: Timo Schrage (tis), [email protected] Internet: Dajan Mimic [email protected]

Verlagsassistenz: Isabell Sidhom [email protected]

Artdirection: Silke Cremer, Thietmar Schorm, Marc Jedamus

Bildrechte: Alle Fotos: Produkthersteller oder Fotoagenturen

IMprESSUM

50 Der Blick aufs Ganze: Durch eine umfas-

sende Neustrukturierung der Outputland-

schaft profitiert die Raiffeisenbank

Pfaffenwinkel von einem optimierten

Druck- und Dokumentenmanagement

und geringeren laufenden Kosten.

AkTUELL/MArkTüBErSICHT

38 Prüfungen erwarte bis zuletzt: Per

Hegenberg, Wirtschaftsprüfer und

Geschäftsführer bei der Niederrheini-

schen Treuhand in Duisburg, spricht mit

FACTS über den Ablauf von Betriebs-

prüfungen in kleinen und mittelständi-

schen Unternehmen.

MEDIzIn UnD GESUnDHEIT

46 Von fitten Belegschaften und

gesunden Bilanzen: Investitionen in

das Wohlergehen der Mitarbeiter zahlen

sich immer aus.

Office live“-Touren fast alle angebotenen

Lösungen und Produkte im eigenen

Unternehmen im „Live-Einsatz“.

prAxIS/OrGAnISATIOn

32 Haben Sie etwas zu verschenken:

Eine ineffiziente Verwaltung der ge-

schäftskritischen Informationen steht

nicht nur reibungslosen Arbeitsprozes-

sen im Weg, sondern macht auch poten-

zielle Gewinne zunichte.

36 Das neue Grün: Es ist längst mehr als

eine schmückende PR-Maßnahme:

Ökologie und Umweltschutz sind zum

festen Bestandteil von Unternehmens-

strategien geworden.

42 Ziel erreicht: In Zusammenarbeit mit

einem Ricoh-Fachhandelspartner

entstand für den Bereich Drucken und

Kopieren der Caritas in Brilon ein opti-

miertes Gesamtlösungskonzept.

BrAnCHE/UnTErnEHMEn

4 Weit mehr als nur Hardware: Das

gesamte Dokumentenaufkommen zu

organisieren, hält das Unternehmen viel

zu oft davon ab, sich um das Tagesge-

schäft kümmern zu können. Da ist Rat

und Tat von Experten gefragt.

9 Exzellenter Kundenservice: Im

Rahmen des Wettbewerbs um die euro-

päischen Excellence Awards 2011 wurde

Ricoh von der EFQM in der Kategorie

„Nutzen für den Kunden schaffen“

ausgezeichnet.

10 PEP it or forget it: Wollen sie erfolg-

reich sein, sollten Hersteller

Maßnahmen zur Unterstützung ihrer

Handelspartner konsequent und

nachhaltig einsetzen.

18 Der Weg zur schlanken Informati-

onslogistik: Uwe Jungk, Chief Execu-

tive Officer von Ricoh Deutschland,

erläutert, was das Unternehmen unter

Managed Services im Druck- und

Dokumentenbereich versteht.

30 Ricoh Europe und DocuWare

schließen Partnerschaft: Ricoh

Europe nimmt das preisgekrönte Doku-

mentenmanagement-System DocuWare

europaweit in sein Lösungsportfolio auf.

In Deutschland arbeiten Ricoh und

DocuWare bereits zusammen.

44 Wir leben, was wir verkaufen:

Ricoh präsentiert seinen Partnern und

Endkunden mit sogenannten „Future

4 experTeN iN SACheN bürO: Die bk documents ist spezialisiert auf Druck- und Kopierlösungen sowie auf das Dokumentenmanagement.

FACTS SonderveröFFenTliChung 2/20122

Branche Unternehmen

Weit mehr als nur HardwareWas tun mit der Dokumentenflut? Das gesamte Dokumentenaufkommen im Unternehmen zu organisieren, geordnet zu sammeln und zur Verfügung zu

stellen, nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern hält das Unternehmen auch viel zu oft davon ab, sich um das Tagesgeschäft kümmern zu können. Da

ist Rat und Tat von Experten gefragt.

D ie Kaltenkirchener bk

documents − Büro &

Kopie GmbH hat sich

auf Druck- und Kopierlösungen sowie Doku-

mentenmanagement spezialisiert und sich

mit Beratung, Analyse und Implementierung

von Output- und Dokumentenlösungen ei-

nen Namen in der Region Hamburg / Schles-

wig Holstein gemacht. Den Grund dafür sieht

Geschäftsführer Jörg Birkholz, der das Unter-

nehmen gemeinsam mit Alexander Flamboe

leitet, unter anderem in der kompetenten

und umfangreichen Beratung: „Die Bereiche

Consulting und Lösungsgeschäft sind in der

Druck- und Kopierbranche in den letzten

Jahren zu Allgemeinplätzen geworden. Lei-

der besteht zwischen Anspruch und Wirk-

lichkeit oft eine erhebliche Diskrepanz. bk

documents hat in den letzten zwei Jahren

erhebliche Investitionen in diesem Bereich

getätigt und wir ernten jetzt die Resultate: Es

ist erfreulich, dass immer mehr Kunden spü-

ren, ob über Lösungen und Beratung nur ge-

redet wird, oder ob sie gelebt werden.“

Für bk documents steht die Analyse des

Istzustands beim Kunden und seines tat-

sächlichen Bedarfs an erster Stelle jeder Be-

ratung – insgesamt 22 Mitarbeiter kümmern

sich um die Belange der Kunden: mittelstän-

dische Unternehmen und öffentliche Auf-

traggeber. Auf Basis dieser Analyse erstellt

bk documents in Absprache mit dem Kun-

den ein Konzept zur Optimierung des Doku-

FH_Buro_Kopie_01.indd 2 20.01.2012 16:20:32 Uhr

2/2012 SonderveröFFenTliChung FACTS 3

mentenoutputs, die individuellen „bk docu-

ments services“ – und dazu gehört weit mehr

als der Austausch der Hardware. „Dem Kun-

den bringt die Hardware alleine nur einen

überschaubaren Nutzen“, weiß Birkholz.

„Mehrwert erhält er durch die Optimierung

seiner Prozesse, und genau hier setzen wir

an. Optimieren lässt sich nur das, was vor-

her ausführlich analysiert wurde.“

leistungen aus einer hanD

Die Leistungen von bk documents um-

fassen neben Verkauf, Vermietung oder Lea-

sing von Großformatsystemen, klassischen

Einzelplatzdruckern und Multifunktionsge-

räten auch Dokumentenmanagement- und

Archivlösungen sowie IT-Services inklusive

der Installation von Software, Vor-Ort-Ser-

vice, Remotesupport und Nachbetreuung.

Die Experten aus Kaltenkirchen sind so in

der Lage, jedem Kunden ein individuell pas-

sendes Outputkonzept zu erstellen, inklusi-

ve zahlreicher Finanzierungsmöglichkeiten.

Birkholz, Flamboe und ihr Team beraten zur

Finanzierung durch Leasing, All-in-Miete

und Seitenpreismodelle.

Nach einer Beratung kristallisiert sich

meist heraus, dass ein Paket aus passender

Hard- und Software sowie entsprechenden

Dienstleistungen die beste Lösung ist. Da-

her gehört neben der Optimierung der

Druckerflotte und des Dokumentenwork-

flows auch die Verbesserung von Energieef-

fizienz und Ökobilanz zu den Leistungen

von bk documents – die Birkholz immer als

einen kontinuierlichen Prozess sieht: „Wir

messen nach der Umsetzung eines jeden

Optimierungsmoduls, ob wir die gesteckten

Ziele erreicht haben, wie beispielsweise die

Steigerung der Servicequalität oder die an-

gestrebten Einsparpotenziale. Dann gehen

wir gemeinsam den nächsten Schritt.“

WAs DER kUnDE WiRklich bRAUchT: Eine eingehende Analyse aller Dokumentenprozesse stellt sicher, welche lösungen das Unternehmen für einen optimalen Workflow benötigt.

„Dem Kunden bringt die Hardware alleine nur einen überschaubaren

Nutzen. Mehrwert erhält er durch die Optimierung seiner

Prozesse, und genau hier setzen wir an. Optimieren lässt sich

nur das, was vorher ausführlich analysiert wurde.“

AlEXAnDER FlAMbOE UnD JöRg biRkhOlZ, geschäftsführer bk documents




mentenoutputs, die individuellen „bk docu-

ments services“ – und dazu gehört weit mehr

als der Austausch der Hardware. „Dem Kun-

den bringt die Hardware alleine nur einen

überschaubaren Nutzen“, weiß Birkholz.

„Mehrwert erhält er durch die Optimierung

seiner Prozesse, und genau hier setzen wir

an. Optimieren lässt sich nur das, was vor-

her ausführlich analysiert wurde.“

leistungen aus einer hanD

Die Leistungen von bk documents um-

fassen neben Verkauf, Vermietung oder Lea-

sing von Großformatsystemen, klassischen

Einzelplatzdruckern und Multifunktionsge-

räten auch Dokumentenmanagement- und

Archivlösungen sowie IT-Services inklusive

der Installation von Software, Vor-Ort-Ser-

vice, Remotesupport und Nachbetreuung.

Die Experten aus Kaltenkirchen sind so in

der Lage, jedem Kunden ein individuell pas-

sendes Outputkonzept zu erstellen, inklusi-

ve zahlreicher Finanzierungsmöglichkeiten.

Birkholz, Flamboe und ihr Team beraten zur

Finanzierung durch Leasing, All-in-Miete

und Seitenpreismodelle.

Nach einer Beratung kristallisiert sich

meist heraus, dass ein Paket aus passender

Hard- und Software sowie entsprechenden

Dienstleistungen die beste Lösung ist. Da-

her gehört neben der Optimierung der

Druckerflotte und des Dokumentenwork-

flows auch die Verbesserung von Energieef-

fizienz und Ökobilanz zu den Leistungen

von bk documents – die Birkholz immer als

einen kontinuierlichen Prozess sieht: „Wir

messen nach der Umsetzung eines jeden

Optimierungsmoduls, ob wir die gesteckten

Ziele erreicht haben, wie beispielsweise die

Steigerung der Servicequalität oder die an-

gestrebten Einsparpotenziale. Dann gehen

wir gemeinsam den nächsten Schritt.“

WAs DER kUnDE WiRklich bRAUchT: Eine eingehende Analyse aller Dokumentenprozesse stellt sicher, welche lösungen das Unternehmen für einen optimalen Workflow benötigt.

„Dem Kunden bringt die Hardware alleine nur einen überschaubaren

Nutzen. Mehrwert erhält er durch die Optimierung seiner

Prozesse, und genau hier setzen wir an. Optimieren lässt sich

nur das, was vorher ausführlich analysiert wurde.“

AlEXAnDER FlAMbOE UnD JöRg biRkhOlZ, geschäftsführer bk documents



FACTS SonderveröFFenTliChung 2/20124

Branche Unternehmen

Um bis zu 30 Prozent lassen sich Birkholz

zufolge die Kosten für Output- und Doku-

mentenmanagement nach einer erfolgrei-

chen Beratung senken.

Potenzial für Kostensenkungen sieht bk

documents allerdings nicht nur im Bereich

Outputmanagement. Neben der Optimie-

rung der Druckerlandschaft übernimmt bk

documents auch die gesamte IT-Betreuung,

Installation und Überwachung von Daten-

sicherung, das IT-Service-Management und

die Inventarisierung von Hard- und Soft-

wareprodukten − ebenfalls inklusive einge-

hender Analyse und individueller Beratung.

Optimierungsbedarf erkennen die Experten

aus Kaltenkirchen oft auch in puncto Doku-

mentenmanagement. „Die Suche nach ei-

nem abgelegten Dokument nimmt in vielen

Unternehmen viel zu viel Zeit in Anspruch“,

erläutert Fabian Borchardt, Leiter IT-Servi-

ces bei bk documents. „Angesichts der stei-

genden Informationsflut gelingt es Unter-

nehmen immer seltener, Briefe, Faxe,

E-Mails und Schriftstücke so zu ordnen,

dass sie ohne elektronische Hilfe von allen

Mitarbeitern, die sie benötigen, gefunden

werden. Schlimmer noch: Viele Informati-

onen sind im Unternehmen gar nicht be-

kannt.“ Mit den DMS-Lösungen von Docu-

Ware schafft bk documents Abhilfe. Nach

der Installation eines DMS soll das Unter-

nehmen in der Lage sein, jegliche Doku-

mente an jedem Arbeitsplatz weitgehend

automatisch und innerhalb kurzer Zeit

wiederzufinden.

inDiviDuelle trainings

All dies funktioniert jedoch nur, wenn

auch die Mitarbeiter mitmachen – und mit

den neuen Lösungen arbeiten können, egal,

ob es sich um eine Dokumentenmanage-

ment-Software handelt oder um ein Multi-

funktionsgerät. Daher gehört auch das Trai-

ning an den im Unternehmen neu

implementierten Lösungen zu den Leistun-

gen von bk documents. „Um wirklich einen

Mehrwert durch die gemeinsam entwickel-

ten Lösungen zu generieren, müssen alle

Mitarbeiter die Systeme auch optimal be-

dienen“, erläutert Alexander Flamboe.

„Wir bieten individuelle Trainings an, ent-

weder bei uns im Hause oder direkt im

Unternehmen.“

Bei allen Leistungen hat bk documents

stets den aktuellsten Stand der Technik und

die neusten IT-Lösungen im Blick, denn, so

betont Flamboe, „die Innovationsgeschwin-

digkeit im IT-Umfeld nimmt von Jahr zu Jahr

zu. Technische Innovationen sehen wir je-

doch nicht als Selbstzweck nach dem Motto

gEsUchT, gEFUnDEn: bk docu-ments bringt mit einem individuellen gesamtkonzept Ordnung in die Flut elektronischer Dokumente und Papierunterlagen.



bk documents – büro & kopie gmbhcarl-Zeiss-straße 124568 kaltenkirchenTelefon: 04191/95 11-0Fax: 04191/95 11-61

E-Mail: [email protected]

INFO & KONTAKT

‚Hauptsache neu‘, sondern wir setzen sie

dann ein, wenn sie einen messbaren Mehr-

wert generieren.“ Das Team von bk docu-

ments bildet sich daher regelmäßig weiter,

nimmt an Zertifizierungen und Fortbildun-

gen teil – im Durchschnitt an 14 Arbeitstagen

im Jahr. Für einige Bereiche, so zum Beispiel

den der „Roland“-Plotter, ist spezifisches

Branchen-Know-how gefragt. „Wir setzen in

allen Bereichen Spezialisten ihres Fachs ein“,

beschreibt Flamboe. „So gewährleisten wir

eine adäquate Betreuung unserer Kunden.“

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben

und um ihren Kunden passende Lösungen

anzubieten, ist für Birkholz, Flamboe und

ihr Team auch die Zusammenarbeit mit den

Herstellern maßgeblich. Zu den Partnern

von bk documents zählen zum Beispiel

Ricoh, DocuWare und NSI Autostore. Dabei

konzentriert sich das Unternehmen lieber

auf wenige und für alle Seiten gewinnbrin-

gende Partnerschaften. „Von der Unterstüt-

zung der Hersteller wie zum Beispiel Ricoh

und DocuWare profitieren sowohl wir als

auch unsere Kunden und letzten Endes

auch der Hersteller“, erläutert Birkholz.

„Aktuellste Informationen zu Produkten

und Lösungen helfen uns bei der Beratung,

und das Feedback unserer Kunden dient

wiederum dem Hersteller, sein Angebot auf

die Kundenbedürfnisse abzustimmen. So

kommen wir gemeinsam unserem Ziel im-

mer näher: dem Kunden ein genau auf sei-

ne Bedürfnisse abgestimmtes Output- und

IT-Konzept einzurichten.“

Nadia Hamdan

bk DOcUMEnTs: individuellen service rund um die büro- und Dokumentenkommunika-tion inklusive kostenvorteilen und Verbesserung des Work-flows bieten die Experten aus kaltenkirchen.




bk documents – büro & kopie gmbhcarl-Zeiss-straße 124568 kaltenkirchenTelefon: 04191/95 11-0Fax: 04191/95 11-61

E-Mail: [email protected]

INFO & KONTAKT

‚Hauptsache neu‘, sondern wir setzen sie

dann ein, wenn sie einen messbaren Mehr-

wert generieren.“ Das Team von bk docu-

ments bildet sich daher regelmäßig weiter,

nimmt an Zertifizierungen und Fortbildun-

gen teil – im Durchschnitt an 14 Arbeitstagen

im Jahr. Für einige Bereiche, so zum Beispiel

den der „Roland“-Plotter, ist spezifisches

Branchen-Know-how gefragt. „Wir setzen in

allen Bereichen Spezialisten ihres Fachs ein“,

beschreibt Flamboe. „So gewährleisten wir

eine adäquate Betreuung unserer Kunden.“

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben

und um ihren Kunden passende Lösungen

anzubieten, ist für Birkholz, Flamboe und

ihr Team auch die Zusammenarbeit mit den

Herstellern maßgeblich. Zu den Partnern

von bk documents zählen zum Beispiel

Ricoh, DocuWare und NSI Autostore. Dabei

konzentriert sich das Unternehmen lieber

auf wenige und für alle Seiten gewinnbrin-

gende Partnerschaften. „Von der Unterstüt-

zung der Hersteller wie zum Beispiel Ricoh

und DocuWare profitieren sowohl wir als

auch unsere Kunden und letzten Endes

auch der Hersteller“, erläutert Birkholz.

„Aktuellste Informationen zu Produkten

und Lösungen helfen uns bei der Beratung,

und das Feedback unserer Kunden dient

wiederum dem Hersteller, sein Angebot auf

die Kundenbedürfnisse abzustimmen. So

kommen wir gemeinsam unserem Ziel im-

mer näher: dem Kunden ein genau auf sei-

ne Bedürfnisse abgestimmtes Output- und

IT-Konzept einzurichten.“

Nadia Hamdan

bk DOcUMEnTs: individuellen service rund um die büro- und Dokumentenkommunika-tion inklusive kostenvorteilen und Verbesserung des Work-flows bieten die Experten aus kaltenkirchen.



6464

FARBDRUCKSYSTEME

PRÄZISE: Mit einer neuen Lasertechnologie und einer Auflösung von 4.800 dpi sorgen Ricoh Pro C751EX, Pro C651EX und Pro C751 für eine exakte Wiedergabe im Druck.

Ganz groß

R icoh Europe PLC hat drei neue digitale Farbdrucksysteme für den kleinauflagigen Produk-

tionsdruck vorgestellt: Ricoh Pro C651EX und Pro C751EX sind mit Scannern ausgestattet,

der Ricoh Pro C751 ist ein reines Drucksystem. Die Systeme sollen auf den Bedarf von

Druckdienstleistern, Digital- und Akzidenzdruckereien sowie Hausdruckereien zugeschnitten

sein. Dank einer Reihe neuartiger Entwicklungen sorgen sie laut Hersteller mit einer Auflösung

von 4.800 dpi für eine hohe Bildqualität und sind zugleich eine wirtschaftliche Wahl für Unter-

nehmen, die ihr Leistungsspektrum in mittleren und kleinen Auflagen ausbauen wollen. Für eine

größere Vielseitigkeit steht eine breite Palette an Optionen bereit, etwa eine neue Multifalzein-

heit, Papierzuführung für hohe Kapazitäten, Ringbinder, Finisher für 100 Bogen, Broschürenhef-

ter, Großraumablage, GBC StreamPunch Pro EX sowie der Plockmatic Booklet Maker.Darüber

hinaus verfügen die neuen Systeme über die technologischen Weiterentwicklungen des Ricoh Pro

C901 Graphic Arts Edition: Dank der außerordentlich hohen Produktivität sollen die neuen Pro-

Systeme ein breites Spektrum an Bedruckstoffen mit Grammaturen bis 300 g/m² in der höchsten

Druckgeschwindigkeit verarbeiten können. Für Drucksachen wie Broschüren, Faltblätter, Mai-

lings, Berichte und klebegebundene Bücher in Kleinauflagen sind die neuen Drucksysteme laut

Ricoh ideal geeignet. Alle drei Modelle sind mit dem neuen Druckserver EFI E41A ausgestattet

und lassen sich damit unkompliziert in bestehende Arbeitsumgebungen einbinden. Dazu sind

die Systeme so gestaltet, dass sie nahtlos mit der gesamten Palette an integrierten TotalFlow-

Lösungen von Ricoh zusammenarbeiten. (kl)

EINFACH: Ein Tonerwechsel ist bei Ricohs Pro-Reihe im laufenden Betrieb möglich. Druckjobs müssen nicht angehalten werden.

FACTS 7/201164

07_PRO_Ricoh_k2_j.indd 64 22.06.2011 11:22:58 Uhr

7/2011 FACtSFACtS SonderveröFFentliChUng 2/20128

BRANCHE Nachrichten

ternehmen in ganz Europa, die ihre Leis-

tungsfähigkeit zuvor bereits auf nationaler

Ebene unter Beweis gestellt haben.

Die EFQM betonte, dass besonders Ricoh

Deutschlands grundlegende Prämisse, den

Kunden herausragenden Service zu liefern,

maßgeblich zur Vergabe der Anerkennung

beigetragen hat. Hervorgehoben wurde in

diesem Zusammenhang unter anderem das

„Mindshift Service Programm“ von Ricoh

Deutschland, dessen Ziel die Optimierung

der Kundenzufriedenheit ist. Auch die kon-

tinuierliche Analyse und Verbesserung des

Dienstleistungs- und Produktportfolios in

enger Zusammenarbeit mit den Kunden

fand Anerkennung. Zudem trage die flexible

Organisationsstruktur dazu bei, dass sich

Ricoh stets den aktuellen Marktanforderun-

gen anpassen kann.

HOHES ENGAGEMENT

Pierre Cachet, CEO der EFQM, betont:

„2010 hat Ricoh Europe unsere ‚Five Star‘-

Anerkennung erhalten, was in dieser Grö-

ßenordnung einzigartig ist. Mit der Aus-

zeichnung bei den EFQM Business

Excellence Awards 2011 macht Ricoh

Deutschland noch einen weiteren Schritt.

Wir freuen uns, ein Unternehmen wie Ricoh

in unserem Netzwerk zu haben. Wenn es da-

rum geht, kontinuierlich zu lernen und sich

zu verbessern, ist das Engagement von Ricoh

außerordentlich. Insgesamt ist im Rahmen

des diesjährigen Wettbewerbs erneut deut-

lich geworden, dass Business Excellence für

Unternehmen in ganz Europa ein wichtiges

strategisches Thema ist.“ (nh)

FOTOS: EFQM Excellence

Aus 18 Finalisten wählte die

Jury am 25. Oktober 2011

neun Preisträger, die sich

durch Business Excel-

lence in verschiedenen

Bereichen auszeichnen

und eine Vorbildfunktion übernehmen,

wenn es darum geht, die eigene Leistungsfä-

higkeit kontinuierlich zu verbessern. Um

eine der begehrten Auszeichnungen der

EFQM zu erhalten, muss ein Unternehmen

in der Lage sein zu demonstrieren, dass sei-

ne Leistung nicht nur die seiner Wettbewer-

ber übersteigt, sondern auch, dass sich die-

ses Niveau in Zukunft halten lässt. Von der

Leistungsfähigkeit der jeweiligen Unterneh-

men überzeugte sich die Jury persönlich:

118 unabhängige Gutachter besuchten Un-

Eine ausgezeichnete Kundenorientierung bestätigte die European Foundation for Quality Management (EFQM) dem IT-Lösungsanbieter Ricoh Deutschland. Im Rahmen des Wettbe-werbs um die europäischen Excellence Awards 2011 wurde das auf Managed Document Services, Office Solutions, Production Printing und IT-Services spezialisierte Unternehmen in der Kategorie „Nutzen für den Kunden schaffen“ ausgezeichnet.

ExzellenterKundenservice

BRA_Ricoh_EFQM.indd 2 01.12.2011 16:31:23 Uhr


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201210 10/2011 FACTS office 3

reiche Business Solutions und Produktions-

druck ab“, schildert Jungk das Modell. „Unter

dem Schirm von MDS erhalten unsere Kunden

zudem im IT-Bereich Beratung, Dienstleistun-

gen und Support. Mit Ricoh haben sie dann

einen Ansprechpartner, der ihnen alles aus ei-

ner Hand liefern kann, was Büroinfrastruktur,

Sicherheit, Server, Storage, Voice over IP, Netz-

werke und Telekommunikation angeht.“

der feine unterschied

Um seine Partner in die Lage zu versetzen,

das komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln,

bietet Ricoh über das Ricoh-Partnerentwick-

lungsprogramm (PEP) zahlreiche Schulungen

an. Fachhändler können sich zum Beispiel im

Rahmen von PEP als „MDS Master“ zertifizie-

ren lassen. Anhand dieses Programms werden

Ricoh-Partner speziell darauf vorbereitet, die

bekannten Vermarktungskonzepte erfolgreich

im Tagesgeschäft einsetzen zu können. Dazu

hat Ricoh unter anderem zusammen mit dem

TÜV Nord einen TÜV-Standard für „Beratungs-

und Servicequalität in der Bürokommunikati-

on“ entwickelt, der Teil der MDS-Zertifizierung

ist. Diese stellt sicher, dass Qualität und Kun-

denorientierung, besonders in den Bereichen

Beratung und technischer Service, bei jedem

zertifizierten Fachhändler systematisch ge-

prüft und kontinuierlich verbessert werden.

Die Zufriedenheit des Kunden steht dabei im-

mer im Mittelpunkt. Daher müssen sich die

Fachhandelspartner auch in den Folgejahren

einem sogenannten Überwachungsaudit stel-

len. Damit wird gewährleistet, dass die Anfor-

derungen des TÜV-Standards langfristig um-

gesetzt und erfüllt werden.

PEP ist modular aufgebaut und gliedert

sich in vier Module, die sich an den derzeiti-

gen Marktanforderungen orientieren. So bie-

tet Ricoh im Modul „Change Management“

Beratungsdienstleistungen an, die den Part-

nern Potenziale und Ansatzpunkte für ein

Veränderungsmanagement sowie individuel-

le Handlungsalternativen aufzeigen. Das Mo-

dul „Ricoh Tool Support“ umfasst das gesam-

te Portfolio der Vermarktungswerkzeuge, die

Ricoh im Markt getestet hat und seinen Part-

nern zugänglich macht. Beispielsweise kön-

nen Ricoh-Partner ihre Kunden nach Hanno-

ver mit in die Hauptverwaltung nehmen, wo

den Besuchern im Rahmen des Future-Office-

Live-Konzepts und nach dem Motto „Wir

leben, was wir verkaufen“ ermöglicht wird,

Produkte und Lösungen live und praxisnah

im alltäglichen Einsatz zu erleben.

Was „Ricoh Team Support“ angeht, bedeu-

tet dieses Modul, dass Partner auf die Unter-

stützung interner Abteilungen zurückgreifen

und somit ihr Leistungsspektrum erweitern

können. Und zum Inhalt des Moduls „Know-

ledge Management“ zählen sowohl die Zerti-

fizierungsprogramme als auch das gesamte

Schulungsangebot der Ricoh Academy.

Die Studie von Peakom und Co. zeigt es:

Gelungene Partnerprogramme müssen nicht

spektakulär sein oder fortwährend neue Im-

pulse setzen. Doch können sie am Ende den

feinen Unterschied im Wettbewerb ausma-

chen. Ricoh sieht es genauso: „Im Mittel-

punkt eines Partnerprogramms sollte immer

die Zukunftsfähigkeit der Fachhandelsunter-

nehmen stehen“, sagt Jungk. In einem sol-

chen Programm gehe es letztlich darum,

Fachhandelspartner zu unterstützen, damit

sie noch erfolgreicher werden und auch lang-

fristig erfolgreich bleiben. Deshalb solle der

Fokus dabei auf den Bereichen liegen, die im

Fachhandel noch großes Potenzial aufwei-

sen. „Eine Partnerschaft mit Ricoh bringt

Fachhandelsunternehmen einen deutlichen

Mehrwert“, bringt es Jungk auf den Punkt.

„Durch sie erhalten die Händler Zugriff auf

Services, die ihnen sonst entweder nicht zur

Verfügung stehen oder die sie erst teuer ein-

kaufen müssen.“

Graziella Mimic g

Besonders interessant in Zeiten des Fachkräftemangels: Zum Angebot des PEP-Moduls „Knowledge Management“ gehört die Ausbildung der Fachhandels-Nachwuchskräfte.

Der Wandel, der die gesamte Branche prägt, wirkt sich auch auf das technische und kaufmännische Personal aus. Immer kürzere Innovationszyklen, ein rasant wach-sendes Produktportfolio und die zunehmende Komplexität der Kundenlösungen stellen immer höhere Anforderungen an das Personal. Neben technischem und produktspezifischem Know-how sind heute umfassende Netzwerk- und IT-Kenntnisse gefragt. Aus diesen Gründen hat Ricoh ein besonderes Ausbildungskonzept entwi-ckelt: Fachhändler können die Erfahrung von Ricoh nutzen und ihre Nachwuchskräfte in Hannover als Informations-elektroniker/Bürosystemtechnik (HWK) und IT-Systemkaufleute (IHK) ausbilden lassen. Art und Umfang des Ausbildungsver-bunds mit Ricoh werden über eine Kooperationsvereinbarung festgelegt.

Ansprechpartner für weitere Informationen ist Dr. Sven Neumann (E-Mail: [email protected], Telefon: 0511/67 42-2330) von der Ricoh Academy.

Ein Angebot, das Sie nicht ablehnen könneninfo

UWE JUNGK, Chief Executive Officer von Ricoh Deutschland

10_OFF_Ricoh_k3_j.indd 3 22.09.2011 10:05:06 Uhr

10/2011 FACtS2 FACTS office 10/20112

UNTERNEHMEN Ricoh

Aufgrund schwieriger Märk-

te und erhöhter Ansprü-

che der Endkunden haben

sich die Prioritäten der

Fachhändler und ihre Er-

wartungen an die Herstel-

ler erheblich geändert. Beispielsweise seien

für IT-Händler Rabatte und Bonuszahlungen

eigentlich lange nicht so wichtig, wie IT-Un-

ternehmen bisher angenommen haben, gab

das Wirtschaftsportal business-on.de bereits

vor einiger Zeit nach einer bundesweiten, von

der Kommunikationsberatung Peakom in Zu-

sammenarbeit mit den Vertriebsspezialisten

von JDC und dem Fachmagazin ChannelPart-

ner durchgeführten Untersuchung zu beden-

ken. Dafür stünden technischer Support und

persönliche Betreuung durch die Hersteller an

erster Stelle, um eine gewinnbringende Zu-

sammenarbeit sicherzustellen.

ein neues VerstÄndnis

Dies gilt immer noch. „Nur diejenigen Her-

steller, die diese Tatsache berücksichtigen,

werden künftig auf der Gewinnerseite stehen“,

bestätigt Uwe Jungk, Chief Executive Officer

von Ricoh Deutschland, diesen Trend. „So soll

laut Experten die Nachfrage nach Managed

Services künftig in allen Branchen weiter stei-

gen. Auch stehen Unternehmen mehr und

mehr vor der Herausforderung, die alltägliche

Informationsflut so schnell und effizient wie

möglich zu verarbeiten. Die von den Kunden

gewünschten Lösungen sind vielschichtig und

erfordern von den Fachhändlern ein anderes

Verständnis als das reine Verkaufen von Hard-

wareprodukten.“

Schließlich muss Jungk es ja wissen, denn

Ricoh verzeichnet eine stets wachsende Nach-

frage nach umfassenden Lösungen zur Opti-

mierung der unternehmensweiten Dokumen-

ten- und Informationsprozesse. „Mit unserem

Konzept für Managed Document Services

(MDS) können wir Kunden aus allen Branchen

einen ganzheitlichen Ansatz aus einer Hand

bieten. MDS beinhalten das gesamte, unter-

nehmensweite Dokumentenmanagement von

der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Aus-

gabe. Neben Beratung und Projektbegleitung

decken wir mit unserem Angebot auch die Be-

PEP it or forget itWollen sie erfolgreich sein, sollten Hersteller Maßnahmen zur Unterstützung ihrer Handelspartner konsequent und nach-haltig einsetzen. Häufig sehen aber die Partnerprogramme nur irgendwelche Rabattaktionen vor. Wie sollen seriöse Partnerprogramme überhaupt aussehen?


2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 1110/2011 FACTS office 3

reiche Business Solutions und Produktions-

druck ab“, schildert Jungk das Modell. „Unter

dem Schirm von MDS erhalten unsere Kunden

zudem im IT-Bereich Beratung, Dienstleistun-

gen und Support. Mit Ricoh haben sie dann

einen Ansprechpartner, der ihnen alles aus ei-

ner Hand liefern kann, was Büroinfrastruktur,

Sicherheit, Server, Storage, Voice over IP, Netz-

werke und Telekommunikation angeht.“

der feine unterschied

Um seine Partner in die Lage zu versetzen,

das komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln,

bietet Ricoh über das Ricoh-Partnerentwick-

lungsprogramm (PEP) zahlreiche Schulungen

an. Fachhändler können sich zum Beispiel im

Rahmen von PEP als „MDS Master“ zertifizie-

ren lassen. Anhand dieses Programms werden

Ricoh-Partner speziell darauf vorbereitet, die

bekannten Vermarktungskonzepte erfolgreich

im Tagesgeschäft einsetzen zu können. Dazu

hat Ricoh unter anderem zusammen mit dem

TÜV Nord einen TÜV-Standard für „Beratungs-

und Servicequalität in der Bürokommunikati-

on“ entwickelt, der Teil der MDS-Zertifizierung

ist. Diese stellt sicher, dass Qualität und Kun-

denorientierung, besonders in den Bereichen

Beratung und technischer Service, bei jedem

zertifizierten Fachhändler systematisch ge-

prüft und kontinuierlich verbessert werden.

Die Zufriedenheit des Kunden steht dabei im-

mer im Mittelpunkt. Daher müssen sich die

Fachhandelspartner auch in den Folgejahren

einem sogenannten Überwachungsaudit stel-

len. Damit wird gewährleistet, dass die Anfor-

derungen des TÜV-Standards langfristig um-

gesetzt und erfüllt werden.

PEP ist modular aufgebaut und gliedert

sich in vier Module, die sich an den derzeiti-

gen Marktanforderungen orientieren. So bie-

tet Ricoh im Modul „Change Management“

Beratungsdienstleistungen an, die den Part-

nern Potenziale und Ansatzpunkte für ein

Veränderungsmanagement sowie individuel-

le Handlungsalternativen aufzeigen. Das Mo-

dul „Ricoh Tool Support“ umfasst das gesam-

te Portfolio der Vermarktungswerkzeuge, die

Ricoh im Markt getestet hat und seinen Part-

nern zugänglich macht. Beispielsweise kön-

nen Ricoh-Partner ihre Kunden nach Hanno-

ver mit in die Hauptverwaltung nehmen, wo

den Besuchern im Rahmen des Future-Office-

Live-Konzepts und nach dem Motto „Wir

leben, was wir verkaufen“ ermöglicht wird,

Produkte und Lösungen live und praxisnah

im alltäglichen Einsatz zu erleben.

Was „Ricoh Team Support“ angeht, bedeu-

tet dieses Modul, dass Partner auf die Unter-

stützung interner Abteilungen zurückgreifen

und somit ihr Leistungsspektrum erweitern

können. Und zum Inhalt des Moduls „Know-

ledge Management“ zählen sowohl die Zerti-

fizierungsprogramme als auch das gesamte

Schulungsangebot der Ricoh Academy.

Die Studie von Peakom und Co. zeigt es:

Gelungene Partnerprogramme müssen nicht

spektakulär sein oder fortwährend neue Im-

pulse setzen. Doch können sie am Ende den

feinen Unterschied im Wettbewerb ausma-

chen. Ricoh sieht es genauso: „Im Mittel-

punkt eines Partnerprogramms sollte immer

die Zukunftsfähigkeit der Fachhandelsunter-

nehmen stehen“, sagt Jungk. In einem sol-

chen Programm gehe es letztlich darum,



fristig erfolgreich bleiben. Deshalb solle der

Fokus dabei auf den Bereichen liegen, die im

Fachhandel noch großes Potenzial aufwei-

sen. „Eine Partnerschaft mit Ricoh bringt

Fachhandelsunternehmen einen deutlichen

Mehrwert“, bringt es Jungk auf den Punkt.

„Durch sie erhalten die Händler Zugriff auf

Services, die ihnen sonst entweder nicht zur

Verfügung stehen oder die sie erst teuer ein-

kaufen müssen.“

Graziella Mimic g

Besonders interessant in Zeiten des Fachkräftemangels: Zum Angebot des PEP-Moduls „Knowledge Management“ gehört die Ausbildung der Fachhandels-Nachwuchskräfte.

Der Wandel, der die gesamte Branche prägt, wirkt sich auch auf das technische und kaufmännische Personal aus. Immer kürzere Innovationszyklen, ein rasant wach-sendes Produktportfolio und die zunehmende Komplexität der Kundenlösungen stellen immer höhere Anforderungen an das Personal. Neben technischem und produktspezifischem Know-how sind heute umfassende Netzwerk- und IT-Kenntnisse gefragt. Aus diesen Gründen hat Ricoh ein besonderes Ausbildungskonzept entwi-ckelt: Fachhändler können die Erfahrung von Ricoh nutzen und ihre Nachwuchskräfte in Hannover als Informations-elektroniker/Bürosystemtechnik (HWK) und IT-Systemkaufleute (IHK) ausbilden lassen. Art und Umfang des Ausbildungsver-bunds mit Ricoh werden über eine Kooperationsvereinbarung festgelegt.

Ansprechpartner für weitere Informationen ist Dr. Sven Neumann (E-Mail: [email protected], Telefon: 0511/67 42-2330) von der Ricoh Academy.

Ein Angebot, das Sie nicht ablehnen könneninfo

UWE JUNGK, Chief Executive Officer von Ricoh Deutschland


FACtS 10/2011

FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201212 311/2011 ADVERTORIAL FACTS

Allen drei vorgenannten

Herausforderungen liegt

der mehr oder weniger

produktive Umgang mit

Dokumenten zugrunde.

Von der Effizienz, Ge-

schwindigkeit und Zuverlässigkeit, mit der

kritische Informationen im Unternehmen

verfügbar, bearbeitet und abgelegt werden

können, hängt ein überraschend großer Teil

der Produktivität einer Organisation ab.

Demnach empfiehlt es sich, direkt bei

der Erfassung, Verarbeitung und Weiterlei-

tung von Daten und Dokumenten anzuset-

zen und eine zuverlässige Lösung – in der

Regel softwarebasiert – zu implementie-

ren. Die Software sollte sich nahtlos mit

den im Unternehmen eingesetzten Appli-

kationen und Geräten zur Datenerfassung

oder -speicherung verbinden. Dazu zählen

u.a. die sogenannten Multifunktionsgeräte

(drucken, kopieren, scannen, faxen), aber

auch Document und Content Management

Systeme, wie z.B. Microsoft Sharepoint

oder ELO.

BArcode routing

Die Software AutoStore von Notable So-

lutions, Inc. (NSi) ist eine solche Workflow

Software, mit der sich bestehende Vorgaben

für den Eingang, die Bearbeitung und Archi-

vierung von Dokumenten im gesamten Un-

ternehmen und auf sämtlichen Arbeitsplät-

zen, Scannern oder MFPs als „geführte“

Standardprozesse festlegen lassen. Klingt

nach Theorie, heißt dabei so viel wie Kopie-

rer und Scanner führen den Anwender durch

abteilungs- oder rollenspezifische Menüs.

Vordefinierte Prozesse für das Erfassen und

Weiterleiten von Rechnungen, Lieferschei-

nen, Bestellungen oder sonstigem werden

flächendecken befolgt.

AutoStore ist in der Lage, aus gescann-

ten Dokumenten wichtige Informationen

automatisch extrahieren und damit deren

Verarbeitung beschleunigen zu können.

Scan-Daten können mit einer OCR-Texter-

kennungssoftware in editierbare Dokumen-

te, wie z.B. Word oder PDF/A, umgewandelt

werden, um sie final in vordefinierten Ord-

ner zu speichern oder an E-Mail Adressen

weiter zu leiten. Auch ein Speichern in

Sharepoint ist möglich.

Mit Hilfe eines Barcode Moduls können

Dokumente anhand des Barcodes in ver-

schiedenste Zielverzeichnisse geroutet wer-

den. Die Funktion zum Trennen von Doku-

menten anhand von Barcodewerten ist eine

der ausgereiftesten am Markt und kann an

nahezu alle Einsatzfälle angepasst werden.

Wirklich einzigartig macht NSi AutoStore

jedoch die Vielzahl an verfügbaren Konnek-

toren. Ganz gleich, ob als Ausgabeverzeich-

nis ein einfacher Windows Ordner, Microsoft

Sharepoint oder ein DMS / ERP System ge-

wählt wird: AutoStore verfügt über viele

Schnittstellen zu fast allen gängigen Syste-

men. AutoStore bietet auch die größte Aus-

wahl an unterstützen Erfassungsgeräten am

Markt. Die Bandbreite umfasst 500 MFPs

und Netzwerkscanner namhafter Hersteller

wie Canon, Fujitsu, HP, Kodak, Konica

Minolta, Kyocera, Ricoh, Sharp und Xerox.

Durch AutoStore sind bereits über 250.000

MFP und Netzwerkscanner in Unterneh-

mensabläufe eingebunden.

Für weitere Informationen steht Ihnen unser Silberpartner bk-documents gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an! g

ADV_Docuware_BK_NSI.indd 3 29.11.2011 17:15:46 Uhr

2 FACTS ADVERTORIAL 11/2011

ADVERTORIAL Dokumentenmanagementsysteme

Was Ihnen viele Unternehmensberater verschweigen

Kosteneinsparungspotenziale die jeder hat und keiner kennt. Die Lösung: Automatisierbare Work-flows die bei der Dokumentenerfassung beginnen

ADV_BK_NSI.indd 2 20.01.2012 16:49:27 Uhr

2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 13311/2011 ADVERTORIAL FACTS

Allen drei vorgenannten

Herausforderungen liegt

der mehr oder weniger

produktive Umgang mit

Dokumenten zugrunde.

Von der Effizienz, Ge-

schwindigkeit und Zuverlässigkeit, mit der

kritische Informationen im Unternehmen

verfügbar, bearbeitet und abgelegt werden

können, hängt ein überraschend großer Teil

der Produktivität einer Organisation ab.

Demnach empfiehlt es sich, direkt bei

der Erfassung, Verarbeitung und Weiterlei-

tung von Daten und Dokumenten anzuset-

zen und eine zuverlässige Lösung – in der

Regel softwarebasiert – zu implementie-

ren. Die Software sollte sich nahtlos mit

den im Unternehmen eingesetzten Appli-

kationen und Geräten zur Datenerfassung

oder -speicherung verbinden. Dazu zählen

u.a. die sogenannten Multifunktionsgeräte

(drucken, kopieren, scannen, faxen), aber

auch Document und Content Management

Systeme, wie z.B. Microsoft Sharepoint

oder ELO.

BArcode routing

Die Software AutoStore von Notable So-

lutions, Inc. (NSi) ist eine solche Workflow

Software, mit der sich bestehende Vorgaben

für den Eingang, die Bearbeitung und Archi-

vierung von Dokumenten im gesamten Un-

ternehmen und auf sämtlichen Arbeitsplät-

zen, Scannern oder MFPs als „geführte“

Standardprozesse festlegen lassen. Klingt

nach Theorie, heißt dabei so viel wie Kopie-

rer und Scanner führen den Anwender durch

abteilungs- oder rollenspezifische Menüs.

Vordefinierte Prozesse für das Erfassen und

Weiterleiten von Rechnungen, Lieferschei-

nen, Bestellungen oder sonstigem werden

flächendecken befolgt.

AutoStore ist in der Lage, aus gescann-

ten Dokumenten wichtige Informationen

automatisch extrahieren und damit deren

Verarbeitung beschleunigen zu können.

Scan-Daten können mit einer OCR-Texter-

kennungssoftware in editierbare Dokumen-

te, wie z.B. Word oder PDF/A, umgewandelt

werden, um sie final in vordefinierten Ord-

ner zu speichern oder an E-Mail Adressen

weiter zu leiten. Auch ein Speichern in

Sharepoint ist möglich.

Mit Hilfe eines Barcode Moduls können

Dokumente anhand des Barcodes in ver-

schiedenste Zielverzeichnisse geroutet wer-

den. Die Funktion zum Trennen von Doku-

menten anhand von Barcodewerten ist eine

der ausgereiftesten am Markt und kann an

nahezu alle Einsatzfälle angepasst werden.

Wirklich einzigartig macht NSi AutoStore

jedoch die Vielzahl an verfügbaren Konnek-

toren. Ganz gleich, ob als Ausgabeverzeich-

nis ein einfacher Windows Ordner, Microsoft

Sharepoint oder ein DMS / ERP System ge-

wählt wird: AutoStore verfügt über viele

Schnittstellen zu fast allen gängigen Syste-

men. AutoStore bietet auch die größte Aus-

wahl an unterstützen Erfassungsgeräten am

Markt. Die Bandbreite umfasst 500 MFPs

und Netzwerkscanner namhafter Hersteller

wie Canon, Fujitsu, HP, Kodak, Konica

Minolta, Kyocera, Ricoh, Sharp und Xerox.

Durch AutoStore sind bereits über 250.000

MFP und Netzwerkscanner in Unterneh-

mensabläufe eingebunden.

Für weitere Informationen steht Ihnen unser Silberpartner bk-documents gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an! g

ADV_Docuware_BK_NSI.indd 3 29.11.2011 17:15:46 Uhr


ganz abgesehen von den enormen Kosten

für die Verbrauchsmaterialien.

Unternehmen die Compliance-Vorschrif-

ten unterliegen kommen nicht umhin, sich

mit einem Fax-Server zu beschäftigen. Auch

wenn ein Voice-over-IP Projekt in Planung

ist, sollten die analogen Leitungen für Fax-

anschlüsse möglichst eliminiert werden, da

sie sich in der Regel in diesen Projekten zu

Störfaktoren entwickeln.

FAXEN IST IMMER NOCH BELIEBT BEIM KUNDEN

Auch wenn einige Unternehmen Fax als

Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen,

spricht fast immer und überall zumindest ein

triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der

Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer

ein Kunde schnell und sicher Dokument an

ein Unternehmen senden möchte, seien es

Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen

oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und

wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die

Kunden senden, sieht alt aus.

Die Fax-Server-Lösung des Marktführers

Open Text RightFax hilft Unternehmen aller

Größen ihren Faxverkehr optimal zu organi-

sieren. Sie integriert sich in alle im Unterneh-

men eingesetzten Applikationen, Multifunk-

tionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt

umständliches Fax-Handling und schafft

Transparenz über den gesamten Faxverkehr.

Benötigen Sie weitere Argumente, um sich

mit dem Thema Fax-Server zu beschäftigen?

Wie wär‘s mit Echtzeit-Übertragung, Virenmit

Echtzeit-Übertragung, Virenfreiheit, Sende-

bestätigung, Virtualisierung und Redundanz?

UND ES IST IMMER NOCH FAXEN!

Eine Lösung für hohe Ansprüche – fragen

Sie unsere Kunden – oder UNS.

Im Zuge der Einführung eines neuen Druckmanagements, sollte auch neben den Scan- und Druckprozessen, die Faxprozesse optimiert werden. Hier wurden in der Vergangen-heit analoge Faxsysteme mit CISCO Anlog Boxen eingesetzt. Diese waren nicht nur in der Anschaffung kostenintensiv, sondern auch aufwendig in der Administration. Ein Ausfall einer solchen Box und eine Umleitung der eingehenden Faxe hatte immer einen hohen Aufwand bedeutet. Das Unternehmen entschied sich für den Vorschlag von bk-documents einen leistungsfähigen Faxserver einzusetzen.

Hier standen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

Zentrale Administration aller Faxanschlüsse in der Firmenzentrale

Zentrale Speicherung aller eingehenden und ausgehenden Faxe (Dadurch kein Verlust von Faxdokumenten)

Schnelles Umschalten von Faxleitungen bei einem Ausfall

Ein globales Faxadressbuch für alle Mitarbeiter und Standorte, sowie ein personali-siertes Adressbuch für jeden Mitarbeiterss

Aktuell werden ca. 21.000 Seiten ein- und ausgehend pro Tag gefaxt. Alle Faxdokumente werden über den Faxserver verarbeitet und an die entsprechenden Prozesse im Haus weitergeleitet. Zusätzlich werden alle Faxdokumente automatisch in einem Archiv abge-legt, ohne dass ein Mitarbeiter diese einscannen und Verschlagworten muss.

Zukünftig werden Faxdokumente auch direkt aus der Unternehmenssoftware versandt und der Status, ob ein Fax versandt wurde oder nicht, auch direkt angezeigt.

Ein weltweit agierendes Logistikunternehmen entscheidet sich für bk-documents und RightFax

INFO

Leistungsumfang von Open Text RightFax

FAX-SERVER-LÖSUNG: Sie integriert sich in alle im Unternehmen eingesetzten Applikati-onen, Multifunktionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt umständliches Fax-Handling und schafft Transparenz über den gesamten Faxverkehr. Und das mit Echtzeit-Übertra-gung, Virenfreiheit, Sendebestätigung, Virtualisierung und Redundanz!

ADV_BK_Ricoh_Right FAX.indd 3 29.11.2011 17:29:25 Uhr


AdvertoriAl FAX-Server

Fax-Server leisten wertvolle DiensteIst Fax denn nicht längst tot? … und trotzdem in aller Munde! Von Unified Communica-tions zu Cloud Computing bis Microsoft Office 365. Im ersten Halbjahr 2011 bestätigen Analysten wie Frost & Sullivan, Davidson Consulting, u.a. was die Brancheninsider schon immer gewusst haben. Dass der Enterprise- und traditionelle Faxmarkt weiter wächst und sich mit jedem Paradigmenwechsel der IT Branche neu definiert. Es ist wie beim Rad, das auch vor langer Zeit erfunden wurde, immer noch eine geniale Lösung ist, und kons-tant verbessert wird.

Moderne Fax-Server-

Lösungen sind eine

ausgereifte Form des

elektronischen Doku-

mentenaustauschs.

Sie sind die Spitzen-

reiter wenn es um Compliance, Kostenredu-

zierung und Konsolidierungsmaßnahmen

geht. Sie repräsentieren die Evolution weg

von den traditionellen Papierfaxgeräten hin

zu netzwerkgestützten Faxlösungen inklusi-

ve der Einbindung von Multifunktionsgerä-

ten und Scannern. Moderne Fax-Server bil-

den eine bewährte, zuverlässige und sich

kontinuierlich weiter entwickelnde Lösung

für alle sicheren Übertragungsmechanismen

über Telefonkommunikation, Fax over IP

(FoIP) und als alternative Methode des gesi-

cherten Dateitransfers.

Fax bleibt für die meisten Unternehmen

ein ganz wichtiges Kommunikationsmittel.

Fax ist weit verbreitet, einfach zu bedienen

und im Gegensatz zu E-Mail rechtssicher.

Die in vielen Unternehmen immer noch

zahlreich vertretenen Papier-Faxgeräte wei-

sen aber Schwachstellen auf, die vielfach

ignoriert werden.

Das PaPierFax Muss weg

Papier-Faxgeräte lassen keine reale Kon-

trolle über die ein- und ausgehenden Fax-

sendungen zu. Sie können nicht zentral ad-

ministriert werden und sind damit mit

hohem Betreuungsaufwand verbunden,



ganz abgesehen von den enormen Kosten

für die Verbrauchsmaterialien.

Unternehmen die Compliance-Vorschrif-

ten unterliegen kommen nicht umhin, sich

mit einem Fax-Server zu beschäftigen. Auch

wenn ein Voice-over-IP Projekt in Planung

ist, sollten die analogen Leitungen für Fax-

anschlüsse möglichst eliminiert werden, da

sie sich in der Regel in diesen Projekten zu

Störfaktoren entwickeln.

FAXEN IST IMMER NOCH BELIEBT BEIM KUNDEN

Auch wenn einige Unternehmen Fax als

Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen,

spricht fast immer und überall zumindest ein

triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der

Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer

ein Kunde schnell und sicher Dokument an

ein Unternehmen senden möchte, seien es

Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen

oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und

wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die

Kunden senden, sieht alt aus.

Die Fax-Server-Lösung des Marktführers

Open Text RightFax hilft Unternehmen aller

Größen ihren Faxverkehr optimal zu organi-

sieren. Sie integriert sich in alle im Unterneh-

men eingesetzten Applikationen, Multifunk-

tionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt

umständliches Fax-Handling und schafft

Transparenz über den gesamten Faxverkehr.

Benötigen Sie weitere Argumente, um sich

mit dem Thema Fax-Server zu beschäftigen?

Wie wär‘s mit Echtzeit-Übertragung, Virenmit

Echtzeit-Übertragung, Virenfreiheit, Sende-

bestätigung, Virtualisierung und Redundanz?

UND ES IST IMMER NOCH FAXEN!

Eine Lösung für hohe Ansprüche – fragen

Sie unsere Kunden – oder UNS.

Im Zuge der Einführung eines neuen Druckmanagements, sollte auch neben den Scan- und Druckprozessen, die Faxprozesse optimiert werden. Hier wurden in der Vergangen-heit analoge Faxsysteme mit CISCO Anlog Boxen eingesetzt. Diese waren nicht nur in der Anschaffung kostenintensiv, sondern auch aufwendig in der Administration. Ein Ausfall einer solchen Box und eine Umleitung der eingehenden Faxe hatte immer einen hohen Aufwand bedeutet. Das Unternehmen entschied sich für den Vorschlag von bk-documents einen leistungsfähigen Faxserver einzusetzen.

Hier standen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

Zentrale Administration aller Faxanschlüsse in der Firmenzentrale

Zentrale Speicherung aller eingehenden und ausgehenden Faxe (Dadurch kein Verlust von Faxdokumenten)

Schnelles Umschalten von Faxleitungen bei einem Ausfall

Ein globales Faxadressbuch für alle Mitarbeiter und Standorte, sowie ein personali-siertes Adressbuch für jeden Mitarbeiterss

Aktuell werden ca. 21.000 Seiten ein- und ausgehend pro Tag gefaxt. Alle Faxdokumente werden über den Faxserver verarbeitet und an die entsprechenden Prozesse im Haus weitergeleitet. Zusätzlich werden alle Faxdokumente automatisch in einem Archiv abge-legt, ohne dass ein Mitarbeiter diese einscannen und Verschlagworten muss.

Zukünftig werden Faxdokumente auch direkt aus der Unternehmenssoftware versandt und der Status, ob ein Fax versandt wurde oder nicht, auch direkt angezeigt.

Ein weltweit agierendes Logistikunternehmen entscheidet sich für bk-documents und RightFax

INFO

Leistungsumfang von Open Text RightFax

FAX-SERVER-LÖSUNG: Sie integriert sich in alle im Unternehmen eingesetzten Applikati-onen, Multifunktionsgeräte und E-Mail-Systeme. Sie ersetzt umständliches Fax-Handling und schafft Transparenz über den gesamten Faxverkehr. Und das mit Echtzeit-Übertra-gung, Virenfreiheit, Sendebestätigung, Virtualisierung und Redundanz!


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/2012162 FACTS ADVERTORIAL 11/2011

ADVERTORIAL Workflow-Management-System

JobRouter – so funktionieren Prozesse!bk-documents aus Kaltenkirchen bietet modernste Technologie zur Steuerung von beliebigen Geschäftsprozessen. Innerhalb weniger Jahre konnte sich das Produkt JobRouter als einer der führenden Lösungen durchsetzen. Das Workflow- Management-System JobRouter wird mittlerweile in Betrieben aller Größenordnungen in Europa und Nordamerika eingesetzt.

D ie browserbasierte Lösung

JobRouter ermöglicht die

grafische Modellierung re-

gelbasiert ablaufender Geschäftsprozesse.

Diese werden automatisch im eigenen Netz-

werk den Benutzern zur Verfügung

gestellt. Dabei werden Prozesse nicht nur be-

schrieben, sondern auch konkret gesteuert. So

werden zum Beispiel Zertifizierungen nach

ISO wesentlich erleichtert. Mit JobRouter kön-

nen sowohl papierbasierte als auch doku-

mentlose Unternehmensprozesse abteilungs-

und standortübergreifend elektronisch

abgebildet, überwacht und gesteuert werden.

Typische Abläufe, die mit JobRouter gesteuert

werden, sind beispielsweise.:

Rechnungsprüfung

Beschaffungsanträge

Reklamationsmanagement

Urlaub- und Dienstreiseanträge mit Rei-

sekostenabrechnung

JobRouter enthält alle wichtigen Elemente

zur Umsetzung. Die Funktionalität geht dabei

weit über das einfache Darstellen von Doku-

menten hinaus. JobRouter ist in der Lage, mit

anderen Systemen zu kommunizieren und

kann so beispielsweise Stammdaten aus dem

ERP System aufrufen oder Rechnungsdaten

an die Finanzbuchhaltung übergeben. Pro-

zesstransparenz und Sicherheit lassen Unter-

nehmen wesentlich effektiver arbeiten und

schaffen in Punkten Wirtschaftlichkeit und

Qualität gegenüber Wettbewerbern einen we-

sentlichen Vorsprung.

VEREINFACHTE DARSTELLUNG DES POSTEIN-GANGSPROZESSES: Vom überwachten Posteingang aus (1) werden die Dokumente verteilt (2). In den einzelnen Abteilungen der Firmen werden die Dokumente bearbeitet (3)(4)(5). Zuletzt werden alle Dokument und Arbeitsschritte zentral archiviert (6).

ADV_Docuware_BK_Ricoh_JobRouter.indd 2 29.11.2011 16:57:34 Uhr

311/2011 ADVERTORIAL FACTS

Klare Vorteile beim Einsatz von JobRouter

sind unter anderem:

Reduzierung der Durchlaufzeiten bei

gleichzeitiger Erhöhung der Qualität

Verbesserung des Informationsflusses

zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und

Standorten

Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen

Verbesserung der Prozessqualität

Optimierte Dokumentation und Archivie-

rung

Zeitmanagement und Terminsicherung

Groblemlose Integration in jede beste-

hende Systemumgebung

Nicht umsonst hat sich JobRouter zu einer

entscheidenden Größe im Markt der Work-

flow-Management-Systeme entwickelt. Das

Konzept eines praxistauglichen sowie schnell

einsetzbaren Systems hat sich schnell am

Markt durchgesetzt und über die Jahre hin-

weg viele begeisterte Anwender gefunden.

Mit JobRouter können Unternehmens-prozesse verschiedenster Art abgebildet werden. So wurde zum Beispiel für einen Dienstleister im Personalwesen, der täglich tausende eingehende Dokumente zu bewältigen hat, der Posteingang realisiert. Die Dokumente werden per E-Mail, Fax oder vom Scandienstleister empfangen und in einen einheitlichen Bearbeitungsprozess geleitet. Alle Doku-mente werden automatisch archiviert und jeder Schritt der Sachbearbeitung revisionssicher dokumentiert.

Durch die Automation nahezu aller Prozessschritte wird eine enorme Zeiter-sparnis erreicht, wenn man bedenkt, dass all diese Vorgänge sonst manuell getätigt werden müssen. Des Weiteren werden bei der elektronischen Steuerung der Arbeitsschritte Fehlerquellen eliminiert und eine hohe Arbeitsqualität sicherge-stellt. Transparenz und Kontrolle über alle Vorgänge ermöglichen zusätzlich sowohl quantitativ als auch qualitativ .höhere Prozessstandards und machen Unternehmen somit wettbewerbsfähiger.

Posteingangsprozess mit JobrouterTIPP

WJ&P ist Hersteller des Workflow-Management-Systems JobRouter. Gegründet im Jahre 1994 mit Sitz in Mannheim bietet Ihnen das 33-köpfige Team aus Ingenieuren, Betriebs-wirten und Informatikern in den Bereichen Software, Consul-ting, Training und Support ein umfangreiches Lösungskonzept sowie eine kompetente Projektbetreuung.

Mit weltweit über 400 Installationen arbeiten täglich viele 10.000 Anwender mit JobRouter – Tendenz stark steigend. Benutzerfreundlichkeit und geringer Schulungsaufwand trotz enormer Funktionsvielfalt machen JobRouter zu einem Businesswerkzeug, das Spaß macht.

Durch bk-documents steht Ihnen ein kompetenter JobRouter-Partner zur Seite. Sprechen Sie uns an!

Der Hersteller WJ&P Systemhaus AGINFO

„Mit seinem großen Funktions-umfang ist JobRouter die ideale Grundlage, um alle Geschäfts- und Administra-tionsprozesse in realen Web Anwendungen schnell und praxisorientiert umzusetzen.“

FRITZ-JOCHEN WEBER, Vorstand der WJ&P Systemhaus AG

Neben dem neuen frischen Design und der

optimierten Navigation in

JobRouter 3.0, gibt es eine Vielzahl weite-

rer Erneuerungen, die das Arbeiten mit Job-

Router noch effizienter gestalten.



Klare Vorteile beim Einsatz von JobRouter

sind unter anderem:

Reduzierung der Durchlaufzeiten bei

gleichzeitiger Erhöhung der Qualität

Verbesserung des Informationsflusses

zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und

Standorten

Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen

Verbesserung der Prozessqualität

Optimierte Dokumentation und Archivie-

rung

Zeitmanagement und Terminsicherung

Groblemlose Integration in jede beste-

hende Systemumgebung

Nicht umsonst hat sich JobRouter zu einer

entscheidenden Größe im Markt der Work-

flow-Management-Systeme entwickelt. Das

Konzept eines praxistauglichen sowie schnell

einsetzbaren Systems hat sich schnell am

Markt durchgesetzt und über die Jahre hin-

weg viele begeisterte Anwender gefunden.

Mit JobRouter können Unternehmens-prozesse verschiedenster Art abgebildet werden. So wurde zum Beispiel für einen Dienstleister im Personalwesen, der täglich tausende eingehende Dokumente zu bewältigen hat, der Posteingang realisiert. Die Dokumente werden per E-Mail, Fax oder vom Scandienstleister empfangen und in einen einheitlichen Bearbeitungsprozess geleitet. Alle Doku-mente werden automatisch archiviert und jeder Schritt der Sachbearbeitung revisionssicher dokumentiert.

Durch die Automation nahezu aller Prozessschritte wird eine enorme Zeiter-sparnis erreicht, wenn man bedenkt, dass all diese Vorgänge sonst manuell getätigt werden müssen. Des Weiteren werden bei der elektronischen Steuerung der Arbeitsschritte Fehlerquellen eliminiert und eine hohe Arbeitsqualität sicherge-stellt. Transparenz und Kontrolle über alle Vorgänge ermöglichen zusätzlich sowohl quantitativ als auch qualitativ .höhere Prozessstandards und machen Unternehmen somit wettbewerbsfähiger.

Posteingangsprozess mit JobrouterTIPP

WJ&P ist Hersteller des Workflow-Management-Systems JobRouter. Gegründet im Jahre 1994 mit Sitz in Mannheim bietet Ihnen das 33-köpfige Team aus Ingenieuren, Betriebs-wirten und Informatikern in den Bereichen Software, Consul-ting, Training und Support ein umfangreiches Lösungskonzept sowie eine kompetente Projektbetreuung.

Mit weltweit über 400 Installationen arbeiten täglich viele 10.000 Anwender mit JobRouter – Tendenz stark steigend. Benutzerfreundlichkeit und geringer Schulungsaufwand trotz enormer Funktionsvielfalt machen JobRouter zu einem Businesswerkzeug, das Spaß macht.

Durch bk-documents steht Ihnen ein kompetenter JobRouter-Partner zur Seite. Sprechen Sie uns an!

Der Hersteller WJ&P Systemhaus AGINFO

„Mit seinem großen Funktions-umfang ist JobRouter die ideale Grundlage, um alle Geschäfts- und Administra-tionsprozesse in realen Web Anwendungen schnell und praxisorientiert umzusetzen.“

FRITZ-JOCHEN WEBER, Vorstand der WJ&P Systemhaus AG

Neben dem neuen frischen Design und der

optimierten Navigation in

JobRouter 3.0, gibt es eine Vielzahl weite-

rer Erneuerungen, die das Arbeiten mit Job-

Router noch effizienter gestalten.


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201218 9/2011 FACtS SPECIAL FACTS 53

FacTS: Welche Zielgruppen spricht das Unter-

nehmen insbesondere an?

Jungk: Wir sprechen im Prinzip alle Unter-

nehmen an, da dokumentenbasierte Prozesse

ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Be-

triebs sind. Solche Kernprozesse – wie Bestell-

aufträge, Patientenakten oder Rechnungen –

treten regelmäßig und häufig auf und wirken

sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden,

Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizi-

enz des geschäftskritischen Dokumentenma-

nagements erweist sich also für jedes Unter-

nehmen als ein unerlässlicher Faktor, wenn es

um die eigene Zukunfts- und Wettbewerbsfä-

higkeit geht. Zusätzlich haben wir uns auf spe-

zielle Wirtschaftszweige, wie etwa den Health-

care-Bereich, fokussiert, um noch besser auf

die branchenspezifischen Bedürfnisse unserer

Kunden eingehen zu können.

FacTS: Im gesamten Druckermarkt sind Ma-

naged Print Services (MPS) das Hauptthema.

Ist es nicht so, dass viele Anbieter nichts ande-

res als ein etwas aufgebessertes Klickpreis-Mo-

dell darunter verstehen?

Jungk: Unternehmen suchen heute Partner

mit großer Beratungs- und Lösungskompe-

tenz, die ihnen alles aus einer Hand bieten

können. Wir als Dienstleister nehmen uns

Zeit, das Geschäft eines Kunden und dessen

Anforderungen an das Dokumentenmanage-

ment und an eine unternehmensweite Out-

putlösung zu verstehen und zu untersuchen.

Die Qualität von Analyse und Beratung von

der Ausgangssituation bis hin zum Gesamt-

konzept ist ein wichtiges Kriterium bei der

Wahl eines Anbieters – eine Entscheidung, die

ohne Einfluss von Herstellerinteressen getrof-

fen werden sollte. Um das zu garantieren, er-

füllt Ricoh als einziges Unternehmen der

Branche die hohen Anforderungen des „Office

Consulting Quality Standard“ des TÜV NORD

CERT in Analyse- und Beratungsleistung.

FacTS: Was soll Ihrer Meinung nach ein MPS-

Konzept beinhalten?

Jungk: Ricoh setzt mit seinen Managed Docu-

ment Services (MDS) auf einen umfassende-

ren Ansatz als nur mit MPS. Aber grundsätz-

lich sollten mit Blick auf den Kunden auch

MPS-Angebote immer vorsehen, dass zu-

nächst mit der Analyse der Druckinfrastruk-

tur begonnen wird, um die Istsituation beim

Kunden zu erfassen. Je besser der Kunde in

dieser Phase verstanden wird, desto rei-

bungsloser verläuft die Optimierung der

Druckinfrastruktur. Ein weiterer wichtiger

Punkt ist das Management der Druckinfra-

struktur. Hier geht es darum, den Kunden

dabei zu unterstützen, diese so zu verwalten,

dass während der Betriebsphase die best-

mögliche Auslastung und Verfügbarkeit der

Systeme gewährleistet ist. Dies kann sogar

„Ricohs Managed Document Services (MDS) erweitern den Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanage-ment von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe.“

UwE JUngk, chief Executive officervon ricoh Deutschland

EntschEiDUngskritEriUm: Unternehmen suchen heute Partner mit großerBeratungs- und Lösungskompetenz, die ihnen alles aus einer hand bieten können.

09_BRA_Ricoh_k5_j.indd 53 25.08.2011 16:33:17 Uhr

Branche Interview

Der Weg zur schlankenInformationslogistik

im gespräch mit facts erläutert Uwe Jungk, chief Executive

officer von ricoh Deutschland, was das Unternehmen unter managed services im Druck-

und Dokumentenbereich versteht. Er schildert, wie

ricoh seinen kunden dabei hilft, die alltägliche infor-

mationsflut effektiv zu verarbeiten und dabei Zeit

und kosten zu sparen.

FacTS: Nach welchen Grundsätzen und nach

welcher Philosophie handelt Ricoh?

Uwe Jungk: Im Zentrum des Geschehens steht

bei Ricoh immer der Kunde. Er erhält stets

Produkte und Dienstleistungen, die auf seine

Ziele und Bedürfnisse abgestimmt sind. Vor

allem profitiert er von der hohen Beratungs-

kompetenz von Ricoh in allen Belangen und

Prozessen rund um das unternehmensweite

Druck- und Dokumentenmanagement. Denn

nur eine optimale und kontinuierliche

Beratung schafft die Basis für eine langfris-

tige partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Auch ist für Ricoh als „Corporate Citizen“

Umweltschutz ein zentraler Aspekt der

Unternehmensphilosophie. Unsere CSR (Cor-

porate-Social-Responsibility)- und Nachhal-

tigkeitsgrundsätze bilden die Grundlage aller

Aktivitäten unseres Unternehmens.

52 FACTS SPECIAL52


2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 19FACtS 9/2011 SPECIAL FACTS 53

FacTS: Welche Zielgruppen spricht das Unter-

nehmen insbesondere an?

Jungk: Wir sprechen im Prinzip alle Unter-

nehmen an, da dokumentenbasierte Prozesse

ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Be-

triebs sind. Solche Kernprozesse – wie Bestell-

aufträge, Patientenakten oder Rechnungen –

treten regelmäßig und häufig auf und wirken

sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden,

Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizi-

enz des geschäftskritischen Dokumentenma-

nagements erweist sich also für jedes Unter-

nehmen als ein unerlässlicher Faktor, wenn es

um die eigene Zukunfts- und Wettbewerbsfä-

higkeit geht. Zusätzlich haben wir uns auf spe-

zielle Wirtschaftszweige, wie etwa den Health-

care-Bereich, fokussiert, um noch besser auf

die branchenspezifischen Bedürfnisse unserer

Kunden eingehen zu können.

FacTS: Im gesamten Druckermarkt sind Ma-

naged Print Services (MPS) das Hauptthema.

Ist es nicht so, dass viele Anbieter nichts ande-

res als ein etwas aufgebessertes Klickpreis-Mo-

dell darunter verstehen?

Jungk: Unternehmen suchen heute Partner

mit großer Beratungs- und Lösungskompe-

tenz, die ihnen alles aus einer Hand bieten

können. Wir als Dienstleister nehmen uns

Zeit, das Geschäft eines Kunden und dessen

Anforderungen an das Dokumentenmanage-

ment und an eine unternehmensweite Out-

putlösung zu verstehen und zu untersuchen.

Die Qualität von Analyse und Beratung von

der Ausgangssituation bis hin zum Gesamt-

konzept ist ein wichtiges Kriterium bei der

Wahl eines Anbieters – eine Entscheidung, die

ohne Einfluss von Herstellerinteressen getrof-

fen werden sollte. Um das zu garantieren, er-

füllt Ricoh als einziges Unternehmen der

Branche die hohen Anforderungen des „Office

Consulting Quality Standard“ des TÜV NORD

CERT in Analyse- und Beratungsleistung.

FacTS: Was soll Ihrer Meinung nach ein MPS-

Konzept beinhalten?

Jungk: Ricoh setzt mit seinen Managed Docu-

ment Services (MDS) auf einen umfassende-

ren Ansatz als nur mit MPS. Aber grundsätz-

lich sollten mit Blick auf den Kunden auch

MPS-Angebote immer vorsehen, dass zu-

nächst mit der Analyse der Druckinfrastruk-

tur begonnen wird, um die Istsituation beim

Kunden zu erfassen. Je besser der Kunde in

dieser Phase verstanden wird, desto rei-

bungsloser verläuft die Optimierung der

Druckinfrastruktur. Ein weiterer wichtiger

Punkt ist das Management der Druckinfra-

struktur. Hier geht es darum, den Kunden

dabei zu unterstützen, diese so zu verwalten,

dass während der Betriebsphase die best-

mögliche Auslastung und Verfügbarkeit der

Systeme gewährleistet ist. Dies kann sogar

„Ricohs Managed Document Services (MDS) erweitern den Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanage-ment von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe.“

UwE JUngk, chief Executive officervon ricoh Deutschland

EntschEiDUngskritEriUm: Unternehmen suchen heute Partner mit großerBeratungs- und Lösungskompetenz, die ihnen alles aus einer hand bieten können.



derte Lösung, die spezifische Kundenanfor-

derungen an digitale Dokumentenverarbei-

tung, Systemverwaltung, Druckvolumen und

Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung

wird daraufhin nicht nur einmalig imple-

mentiert, sondern kontinuierlich verbessert

und weiterentwickelt. Unsere Bandbreite der

Leistungen reicht dabei von Beratung und

Projektbegleitung bis hin zu Outsourcing-

Leistungen und Change-Management, um

die Mitarbeiter des Unternehmens einge-

hend über technische Veränderungen und

Neuerungen in der Dokumenteninfrastruk-

tur zu informieren.

FacTS: Sind die Ricoh-Partner in der Lage, das

komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln?

Jungk: Dank unserer umfassenden Sup-

portinfrastruktur können praktisch alle Ri-

coh-Partner komplexe Lösungen umsetzen

und implementieren. Um sie dazu in die

Lage zu versetzen, bieten wir über unser

Ricoh-Partnerentwicklungsprogramm (PEP)

zahlreiche Schulungen an. Fachhändler

können sich zum Beispiel im Rahmen von

PEP als „MDS Master“ zertifizieren lassen.

Dazu haben wir unter anderem zusammen

mit dem TÜV Nord einen TÜV-Standard für

„Beratungs- und Servicequalität in der Bü-

rokommunikation“ entwickelt, der Teil der

MDS-Zertifizierung ist. Diese stellt sicher,

dass Qualität und Kundenorientierung, be-

sonders in den Bereichen Beratung und

technischer Service, bei jedem zertifizierten

Fachhändler systematisch geprüft und kon-

tinuierlich verbessert werden. Die Zufrie-

denheit des Kunden steht dabei immer im

Mittelpunkt. Daher müssen sich die Fach-

handelspartner auch in den Folgejahren so-

genannten Überwachungsaudits stellen.

Damit wird gewährleistet, dass die Anforde-

rungen des TÜV-Standards langfristig umge-

setzt und erfüllt werden.

FacTS: Wollen sie erfolgreich sein, sollten Her-

steller in der Tat Maßnahmen zur Unterstüt-

zung ihrer Handelspartner konsequent und

nachhaltig einsetzen. Häufig sehen aber die

Partnerprogramme nur irgendwelche Rabatt-

aktionen vor. Wie sollen Ihrer Meinung nach

seriöse Partnerprogramme aussehen?

Jungk: Im Mittelpunkt eines Partnerpro-

gramms sollte immer die Zukunftsfähigkeit

der Fachhandelsunternehmen stehen. Unse-

re Fachhandelspartner profitieren von unse-

rem PEP in erster Linie durch Aus- und Wei-

terbildung sowie Wissenstransfer. In einem

Partnerprogramm geht es letztlich darum,



fristig erfolgreich bleiben. Deshalb sollte der

Fokus eines Partnerprogramms auf den Be-

reichen liegen, die im Fachhandel noch gro-

ßes Potenzial aufweisen. Eine Partnerschaft

mit Ricoh bringt Fachhandelsunternehmen

einen deutlichen Mehrwert, da sie Zugriff auf

Services erhalten, die ihnen sonst entweder

nicht zur Verfügung stehen oder erst teuer

eingekauft werden müssen.

FacTS: Wie viele MDS-Projekte hat Ricoh schon

durchgeführt?

Jungk: Bei uns ist jeder Kunde ein MDS-Kun-

de. Mit unserem MDS-Konzept können wir

individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden

eingehen. Wir beraten unsere Kunden lang-

fristig und kontinuierlich – dabei wollen wir

mehr Effizienz und Transparenz im unterneh-

mensweiten Druck- und Dokumentenmana-

gement schaffen, die Gesamtbetriebskosten

senken und nicht zuletzt die Umweltbilanz

verbessern.

FacTS: Wie schätzen Sie die weitere Entwick-

lung von MPS und MDS ein?

Jungk: Die Nachfrage nach Managed Services

wird in allen Branchen weiter steigen. Un-

ternehmen stehen mehr und mehr vor der

Herausforderung, die alltägliche Informati-

onsflut so schnell und effizient wie möglich

zu verarbeiten. Wir verzeichnen insbeson-

dere eine stark wachsende Nachfrage nach

umfassenden Lösungen zur Optimierung

der unternehmensweiten Dokumenten- und

Informationsprozesse. Mit seinem MDS-

Konzept kann Ricoh Kunden aus allen Bran-

chen einen ganzheitlichen Ansatz aus einer

Hand bieten.

Graziella Mimic g

UntErnEhmEns-wEitEs DokUmEntEn-managEmEnt: Durch die Vereinfachung der Verar-beitungsschritte für den einzelnen nutzer entsteht eine schlanke informati-onslogistik, die Zeit und kosten spart.


54 FACTS SPECIAL54

Branche Interview

so weit gehen, dass dieser Punkt vollstän-

dig von einem Anbieter übernommen wird.

Darüber hinaus sollten regelmäßige Entwick-

lungsgespräche und Reviews stattfinden, um

die Performance in Sachen Service und Wirt-

schaftlichkeit kontinuierlich zu verbessern.

FacTS: Was bieten die Managed Document Ser-

vices von Ricoh zusätzlich zu dem, was andere

Hersteller auch bieten?

Jungk: Ricohs MDS erweitern wie gesagt den

Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie

beinhalten das gesamte, unternehmensweite

Dokumentenmanagement von der Eingabe

über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Neben

Beratung und Projektbegleitung decken wir

mit unserem Angebot auch die Bereiche Busi-

ness Solutions und Produktionsdruck ab. Un-

ter dem Schirm von MDS erhalten unsere

Kunden zudem auch im IT-Bereich Beratung,

Dienstleistungen und Support. Mit Ricoh ha-

ben sie dann einen Ansprechpartner, der ih-

nen alles aus einer Hand liefern kann, was

Büroinfrastruktur, Sicherheit, Server, Storage,

Voice over IP, Netzwerke und Telekommunika-

tion angeht.

FacTS: Also setzen MPS- und MDS-Konzepte

unterschiedliche Schwerpunkte?

Jungk: Bei dem MDS-Konzept von Ricoh

kommt nicht ausschließlich der Optimierung

des Druckvolumens eine zentrale Bedeutung

zu, sondern vor allem der Optimierung der

Dokumentenprozesse. Das heißt, dass wir

neben der Verbesserung der Druckumgebung

als Bestandteil der Dokumentenprozesse un-

seren Kunden maßgeschneiderte Lösungen

für das Management von Informationen und

Dokumenten bieten. Hierzu gehören unter

anderem Lösungen zur Digitalisierung und

Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archi-

vierungslösungen oder Lösungen für die Ver-

besserung der Informationssicherheit. Kurz

gesagt: Bei MPS stehen meist Multifunktions-

systeme und Drucker im Mittelpunkt, bei

MDS sind es die Dokumentenprozesse.

FacTS: Was wünschen sich die Unternehmen in

Sachen Dokumentenmanagement überhaupt?

Jungk: In erster Linie ist es unsere Aufgabe,

Dokumentenprozesse effizienter und gleich-

zeitig einfacher zu machen. In Unternehmen

ist es heute immer wichtiger, die Flut an un-

terschiedlichen Papierdokumenten so schnell

wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten,

um sie bei Bedarf sofort wiederfinden zu kön-

nen. Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse

noch durch Papierdokumente beherrscht wer-

den, zeichnet sich der Trend zur Digitalisie-

rung von Arbeitsabläufen ab, um diese zu

beschleunigen und Informationen besser ver-

fügbar zu machen. Zum Beispiel ermöglicht

die digitale Archivierung einen schnelleren

Zugriff durch einen größeren Mitarbeiterkreis

auf archivierte Dokumente und verkürzt so

die Suchzeiten der Mitarbeiter. Vertrauliche

und sensible Dokumente digitalisieren Un-

ternehmen mit einem erheblich höheren Maß

an Sicherheit. Diese Informationen können

nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbei-

terkreis zur Verfügung stehen. Kurz gesagt:

Durch die Vereinfachung der Verarbeitungs-

schritte für den einzelnen Nutzer entsteht

eine schlanke Informationslogistik, die Zeit

und Kosten spart. Wenn sich die richtige In-

formation immer zur richtigen Zeit am richti-

gen Ort befindet, können Unternehmen sich

verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

So wird das unternehmensweite Dokumen-

tenmanagement für sie zu einem wesentli-

chen Erfolgsfaktor.

FacTS: Mit wem sprechen Sie in den Unterneh-

men, wenn es um die Einführung eines MDS-

Konzepts geht?

Jungk: Die Entscheidung, in MDS zu investie-

ren, kann am besten auf Top-Management-

Ebene getroffen werden. Unsere Ansprech-

partner auf Kundenseite sind daher in der

Regel Manager in C-Level-Positionen, da MDS

umfassende, bereichsübergreifende Verbesse-

rungen und damit auch Veränderungen mit

sich bringen.

FacTS: Wie gestaltet sich die Realisierung eines

MDS-Projekts? Wie verfahren die Ricoh-Spezi-

alisten oder -Partner dabei?

Jungk: Analysiert wird zunächst die Istsitua-

tion im Unternehmen. Dazu gehören unter

anderem die Kostenfaktoren und individuelle

Prozessabläufe rund um das digitale und

gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und

Dokumentenabläufen, Rechnungen und Ver-

trägen sowie des Anwenderverhaltens. Im

nächsten Schritt entwickelt Ricoh gemeinsam

mit dem Unternehmen eine maßgeschnei-

DrUckinfrastrUktUr: Es gilt, sie so zu verwalten, dass während der Betriebsphase die bestmögliche auslastung und Verfügbarkeit der systeme gewährleistet ist.



derte Lösung, die spezifische Kundenanfor-

derungen an digitale Dokumentenverarbei-

tung, Systemverwaltung, Druckvolumen und

Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung

wird daraufhin nicht nur einmalig imple-

mentiert, sondern kontinuierlich verbessert

und weiterentwickelt. Unsere Bandbreite der

Leistungen reicht dabei von Beratung und

Projektbegleitung bis hin zu Outsourcing-

Leistungen und Change-Management, um

die Mitarbeiter des Unternehmens einge-

hend über technische Veränderungen und

Neuerungen in der Dokumenteninfrastruk-

tur zu informieren.

FacTS: Sind die Ricoh-Partner in der Lage, das

komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln?

Jungk: Dank unserer umfassenden Sup-

portinfrastruktur können praktisch alle Ri-

coh-Partner komplexe Lösungen umsetzen

und implementieren. Um sie dazu in die

Lage zu versetzen, bieten wir über unser

Ricoh-Partnerentwicklungsprogramm (PEP)

zahlreiche Schulungen an. Fachhändler

können sich zum Beispiel im Rahmen von

PEP als „MDS Master“ zertifizieren lassen.

Dazu haben wir unter anderem zusammen

mit dem TÜV Nord einen TÜV-Standard für

„Beratungs- und Servicequalität in der Bü-

rokommunikation“ entwickelt, der Teil der

MDS-Zertifizierung ist. Diese stellt sicher,

dass Qualität und Kundenorientierung, be-

sonders in den Bereichen Beratung und

technischer Service, bei jedem zertifizierten

Fachhändler systematisch geprüft und kon-

tinuierlich verbessert werden. Die Zufrie-

denheit des Kunden steht dabei immer im

Mittelpunkt. Daher müssen sich die Fach-

handelspartner auch in den Folgejahren so-

genannten Überwachungsaudits stellen.

Damit wird gewährleistet, dass die Anforde-

rungen des TÜV-Standards langfristig umge-

setzt und erfüllt werden.

FacTS: Wollen sie erfolgreich sein, sollten Her-

steller in der Tat Maßnahmen zur Unterstüt-

zung ihrer Handelspartner konsequent und

nachhaltig einsetzen. Häufig sehen aber die

Partnerprogramme nur irgendwelche Rabatt-

aktionen vor. Wie sollen Ihrer Meinung nach

seriöse Partnerprogramme aussehen?

Jungk: Im Mittelpunkt eines Partnerpro-

gramms sollte immer die Zukunftsfähigkeit

der Fachhandelsunternehmen stehen. Unse-

re Fachhandelspartner profitieren von unse-

rem PEP in erster Linie durch Aus- und Wei-

terbildung sowie Wissenstransfer. In einem

Partnerprogramm geht es letztlich darum,



fristig erfolgreich bleiben. Deshalb sollte der

Fokus eines Partnerprogramms auf den Be-

reichen liegen, die im Fachhandel noch gro-

ßes Potenzial aufweisen. Eine Partnerschaft

mit Ricoh bringt Fachhandelsunternehmen

einen deutlichen Mehrwert, da sie Zugriff auf

Services erhalten, die ihnen sonst entweder

nicht zur Verfügung stehen oder erst teuer

eingekauft werden müssen.

FacTS: Wie viele MDS-Projekte hat Ricoh schon

durchgeführt?

Jungk: Bei uns ist jeder Kunde ein MDS-Kun-

de. Mit unserem MDS-Konzept können wir

individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden

eingehen. Wir beraten unsere Kunden lang-

fristig und kontinuierlich – dabei wollen wir

mehr Effizienz und Transparenz im unterneh-

mensweiten Druck- und Dokumentenmana-

gement schaffen, die Gesamtbetriebskosten

senken und nicht zuletzt die Umweltbilanz

verbessern.

FacTS: Wie schätzen Sie die weitere Entwick-

lung von MPS und MDS ein?

Jungk: Die Nachfrage nach Managed Services

wird in allen Branchen weiter steigen. Un-

ternehmen stehen mehr und mehr vor der

Herausforderung, die alltägliche Informati-

onsflut so schnell und effizient wie möglich

zu verarbeiten. Wir verzeichnen insbeson-

dere eine stark wachsende Nachfrage nach

umfassenden Lösungen zur Optimierung

der unternehmensweiten Dokumenten- und

Informationsprozesse. Mit seinem MDS-

Konzept kann Ricoh Kunden aus allen Bran-

chen einen ganzheitlichen Ansatz aus einer

Hand bieten.

Graziella Mimic g

UntErnEhmEns-wEitEs DokUmEntEn-managEmEnt: Durch die Vereinfachung der Verar-beitungsschritte für den einzelnen nutzer entsteht eine schlanke informati-onslogistik, die Zeit und kosten spart.



AdvertoriAl Dokumentenmanagementsysteme

DMS nutzt jedemElektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, verbessert den Service und senkt Kosten.

Informationen auf Knopfdruck – für

viele Unternehmen ist dies leider

noch keine Realität. Auch heute

noch werden Schriftstücke in Akten-

ordnern abgeheftet, andere wieder-

um ruhen in Dateien auf Festplatten

irgendwo im Unternehmen. Hinzu kommen

seit einigen Jahren E-Mails mit geschäftsre-

levanten Inhalten die – wenn überhaupt – im

Mailsystem abgespeichert werden, obwohl

der Gesetzgeber Firmen verpflichtet, steuer-

relevante elektronische Post bereitzustellen.

Kaum ein Unternehmen verfügt über ein

medienübergreifendes Archivierungssystem.

Und noch immer drucken Anwender Dateien

oder wichtige elektronische Mitteilungen

aus und heften diese wie seit Urzeiten ab.

Die Papierflut ist perfekt und die Übersicht

dahin. Denn wer weiß schon noch nach Wo-

chen, in welcher Form er bestimmte Infor-

mationen oder Vereinbarungen zu einem

Vorgang erhalten hat, geschweige denn, wo

er sie abgelegt hat?

Das kann teuer sein: Laut Marktfor-

schungsinstitut IDC geben US-amerikani-

sche Unternehmen jährlich zwischen 25 und

35 Milliarden Dollar aus, um Dokumente zu

sortieren und wiederzufinden. Alle Arbeits-

abläufe eingeschlossen kumulieren sich die

Kosten auf 100 Milliarden Dollar pro Jahr.

Die Marktforscher haben außerdem berech-

net, dass ein Unternehmen mit 1000 Mitar-

beitern aufgrund nicht auffindbarer Doku-

mente mindestens 2,5 bis 3,5 Millionen

Dollar pro Jahr für die Suche und Wiederher-

stellung von Informationen verschwendet.

Das Problem ist auch deutschen Unterneh-

mern bewusst. Sowohl die Menge der zu do-

kumentierenden Daten, als auch die verwen-

deten Formate nehmen kontinuierlich zu.

Ein Dokumentenmanagement-System

(DMS) löst dieses Problem: Denn idealerwei-

se vereint es unstrukturierte Informationen,

egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus

allen Unternehmensanwendungen und -pro-

zessen, in einem zentralen Dokumenten-

Pool. Somit ist eine revisionssichere Archi-

vierung gewährleistet, und die Unterlagen,

sortiert nach Kunde, Projekt und anderen

Ordnungskriterien, stehen unternehmens-

weit, standortunabhängig und zu jedem

Zeitpunkt per Mausklick zur Verfügung.

ƒBezahlBare lösungen

Dienten Dokumentenmanagement-Sys-

teme anfänglich zur Archivierung der Ein-

und Ausgangspost, später der elektronische

Ablage kaufmännischer Belege, so ermögli-

chen sie es heute, alle Dokumente im Rah-

ADV_Docuware_BK_Ricoh_Biffar.indd 2 29.11.2011 16:36:43 Uhr


men des integrierten Dokumenten-Manage-

ment in einen digitalen Workflow einbinden.

Arbeitsabläufe werden dadurch transparen-

ter und erheblich schneller. Die Lösungen

sind inzwischen bezahlbar geworden, doch

von Marktsättigung kann keine Rede sein.

Der Gartner Group zufolge haben erst 20 Pro-

zent der Unternehmen ein Dokumentenma-

nagement-System wirklich im Einsatz.

IN EINER ABTEILUNG BEGINNEN

Die größte Hürde bei der Entscheidung

für ein elektronisches Archiv ist immer noch

die Akzeptanz. Gerade kleinere und mittlere

Unternehmen sind an ihre Ordner, Papier-

ablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld

keine Vorstellung von der Entlastung, die ih-

nen ein elektronisches Archiv bietet. Auch

den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

Doch Unternehmen schrecken in der Regel

nicht vor der Investitionssumme zurück.

Den Anbietern muss es gelingen, Unterneh-

men jeglicher Größe im Vorfeld davon zu

überzeugen, dass durch den DMS-Einsatz

ihre betrieblichen Abläufe nachweislich

schneller, sicherer und qualitativ besser

werden. Den Verantwortlichen muss aufge-

zeigt werden, mit welchen Einsparungen sie

rechnen können. Entscheidend für den Er-

folg ist ein strukturiertes Vorgehen bei der

Software-Einführung. Dazu gehört bei-

spielsweise, die Dokumentarten und Prozes-

se zunächst zu dokumentieren und dann die

Abbildung im System vorzunehmen. Sinn-

vollerweise sollte man in einem Bereich be-

ginnen und das System anschließend auf

weitere Abteilungen ausrollen. Aus techni-

scher Sicht sollte man auf eine einfache In-

stallation, Bedienung und Administration

des Systems achten. Ebenso wichtig sind of-

fene Schnittstellen, um die Integration in

bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern.

Außerdem spart dies dank einfacher Anpas-

sung ohne Programmierung Zeit und Kos-

ten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augen-

merk auf niedrige Total Cost of Ownership

(TCO) zu legen.

Die Erfahrungen zeigen, dass sich der

Einsatz eines Dokumentenmanagement-

Systems lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit

aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und

können dafür in dieser Zeit qualitativ wich-

tigere Tätigkeiten erledigen. Da benötigte

Informationen auf Knopfdruck und vor al-

lem vollständig zur Verfügung stehen, wird

die Auskunftsbereitschaft optimiert, die Ef-

fizienz der Mitarbeiter gesteigert und zu-

gleich werden die Arbeitskosten gesenkt.

Hat ein Kunde beispielsweise eine Rechnung

verloren, kann man sie ihm sofort per Mail

oder via Fax zukommen lassen.

Regelmäßig wiederkehrende Prozesse,

typischerweise alle Genehmigungsprozesse,

die heute noch papiergesteuert erfolgen,

werden künftig ausschließlich elektronisch

abgewickelt. Dabei wird es auch keine Rolle

mehr spielen, an welchem Standort die Mit-

arbeiter sitzen. Webbasiertes Dokumenten-

Management ermöglicht den weltweiten

Archivzugriff und Workflow-Management

mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass

Software oder Plugins auf dem lokalen PC

installiert werden müssen.

Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Com-

puting. Bis jedoch alle davon profitieren,

wird noch einige Zeit vergehen, denn noch

hemmen drei Hürden den Erfolg des Cloud

Computing:

1. LEISTUNGSFÄHIGKEIT: Viele aktuellen

Cloud-Lösungen reichen in Funktionsum-

fang und Benutzerfreundlichkeit noch nicht

an traditionelle Softwareprodukte heran.

2. INTEGRATION: Die Integration von

Cloud-Lösungen sowohl untereinander als

auch mit traditioneller Software ist oft

schwierig, da es noch zu wenig geeignete

Schnittstellen gibt.

3. VERTRAUEN: Viele Anwender haben

noch Sorge um die Sicherheit ihrer Daten.

Die ersten beiden Hürden sind rein tech-

nischer Natur; sie werden langsam aber si-

cher fallen.

Um das Vertrauen der Anwender in die

Sicherheit der Daten zu gewinnen, ist noch

viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Dabei

kann man davon ausgehen, dass Daten bei

vertrauenswürdigen Cloud-Anbietern bereits

heute sicherer sind als in den meisten be-

triebsinternen Serverfarmen.

Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG,

Germering bei München

AKZEPTANZ SCHAFFEN: Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

Ein kompetenter Partner von DocuWare, die bk-documents steht Ihnen mit jahre-langer Erfahrung im Bereich Dokumen-tenmangement, Prozessanalyse und Optimierung zur Verfügung. Das Team von bk-documents umfasst vier Spezia-listen für genau diesen Bereich. Ob es nun um Eingangsbelege, Prozesse oder Ausgangsbelege geht, bk-documents hat Branchen übergreifende Erfahrungen und kann Sie so optimal begleiten.

INFO

ADV_Docuware_BK_Ricoh_Biffar Kopie.indd 3 12.01.2012 16:33:37 Uhr


men des integrierten Dokumenten-Manage-

ment in einen digitalen Workflow einbinden.

Arbeitsabläufe werden dadurch transparen-

ter und erheblich schneller. Die Lösungen

sind inzwischen bezahlbar geworden, doch

von Marktsättigung kann keine Rede sein.

Der Gartner Group zufolge haben erst 20 Pro-

zent der Unternehmen ein Dokumentenma-

nagement-System wirklich im Einsatz.

IN EINER ABTEILUNG BEGINNEN

Die größte Hürde bei der Entscheidung

für ein elektronisches Archiv ist immer noch

die Akzeptanz. Gerade kleinere und mittlere

Unternehmen sind an ihre Ordner, Papier-

ablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld

keine Vorstellung von der Entlastung, die ih-

nen ein elektronisches Archiv bietet. Auch

den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

Doch Unternehmen schrecken in der Regel

nicht vor der Investitionssumme zurück.

Den Anbietern muss es gelingen, Unterneh-

men jeglicher Größe im Vorfeld davon zu

überzeugen, dass durch den DMS-Einsatz

ihre betrieblichen Abläufe nachweislich

schneller, sicherer und qualitativ besser

werden. Den Verantwortlichen muss aufge-

zeigt werden, mit welchen Einsparungen sie

rechnen können. Entscheidend für den Er-

folg ist ein strukturiertes Vorgehen bei der

Software-Einführung. Dazu gehört bei-

spielsweise, die Dokumentarten und Prozes-

se zunächst zu dokumentieren und dann die

Abbildung im System vorzunehmen. Sinn-

vollerweise sollte man in einem Bereich be-

ginnen und das System anschließend auf

weitere Abteilungen ausrollen. Aus techni-

scher Sicht sollte man auf eine einfache In-

stallation, Bedienung und Administration

des Systems achten. Ebenso wichtig sind of-

fene Schnittstellen, um die Integration in

bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern.

Außerdem spart dies dank einfacher Anpas-

sung ohne Programmierung Zeit und Kos-

ten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augen-

merk auf niedrige Total Cost of Ownership

(TCO) zu legen.

Die Erfahrungen zeigen, dass sich der

Einsatz eines Dokumentenmanagement-

Systems lohnt: Mitarbeiter sind weniger mit

aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und

können dafür in dieser Zeit qualitativ wich-

tigere Tätigkeiten erledigen. Da benötigte

Informationen auf Knopfdruck und vor al-

lem vollständig zur Verfügung stehen, wird

die Auskunftsbereitschaft optimiert, die Ef-

fizienz der Mitarbeiter gesteigert und zu-

gleich werden die Arbeitskosten gesenkt.

Hat ein Kunde beispielsweise eine Rechnung

verloren, kann man sie ihm sofort per Mail

oder via Fax zukommen lassen.

Regelmäßig wiederkehrende Prozesse,

typischerweise alle Genehmigungsprozesse,

die heute noch papiergesteuert erfolgen,

werden künftig ausschließlich elektronisch

abgewickelt. Dabei wird es auch keine Rolle

mehr spielen, an welchem Standort die Mit-

arbeiter sitzen. Webbasiertes Dokumenten-

Management ermöglicht den weltweiten

Archivzugriff und Workflow-Management

mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass

Software oder Plugins auf dem lokalen PC

installiert werden müssen.

Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Com-

puting. Bis jedoch alle davon profitieren,

wird noch einige Zeit vergehen, denn noch

hemmen drei Hürden den Erfolg des Cloud

Computing:

1. LEISTUNGSFÄHIGKEIT: Viele aktuellen

Cloud-Lösungen reichen in Funktionsum-

fang und Benutzerfreundlichkeit noch nicht

an traditionelle Softwareprodukte heran.

2. INTEGRATION: Die Integration von

Cloud-Lösungen sowohl untereinander als

auch mit traditioneller Software ist oft

schwierig, da es noch zu wenig geeignete

Schnittstellen gibt.

3. VERTRAUEN: Viele Anwender haben

noch Sorge um die Sicherheit ihrer Daten.

Die ersten beiden Hürden sind rein tech-

nischer Natur; sie werden langsam aber si-

cher fallen.

Um das Vertrauen der Anwender in die

Sicherheit der Daten zu gewinnen, ist noch

viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Dabei

kann man davon ausgehen, dass Daten bei

vertrauenswürdigen Cloud-Anbietern bereits

heute sicherer sind als in den meisten be-

triebsinternen Serverfarmen.

Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG,

Germering bei München

AKZEPTANZ SCHAFFEN: Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. gewöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nutzen erkennen sie nicht auf Anhieb.

Ein kompetenter Partner von DocuWare, die bk-documents steht Ihnen mit jahre-langer Erfahrung im Bereich Dokumen-tenmangement, Prozessanalyse und Optimierung zur Verfügung. Das Team von bk-documents umfasst vier Spezia-listen für genau diesen Bereich. Ob es nun um Eingangsbelege, Prozesse oder Ausgangsbelege geht, bk-documents hat Branchen übergreifende Erfahrungen und kann Sie so optimal begleiten.

INFO

ADV_Docuware_BK_Ricoh_Biffar Kopie.indd 3 12.01.2012 16:33:37 Uhr


tungszeiten sowie Papierablage drastisch zu

reduzieren, fiel die Entscheidung für ein Doku-

mentenmanagement-System. Zu diesem Zeit-

punkt trafen monatlich etwa 2.000 Eingangs-

rechnungen ein, die digitalisiert und in einen

elektronischen Dokumenten-Workflow einge-

bunden werden sollten. Wichtige Entschei-

dungskriterien bei der DMS-Auswahl waren die

einfache Integration in die damalige Bran-

chensoftware, eine intuitiv zu bedienende

Oberfläche und flexible Ausbaumöglichkeiten.

Seit 2005 ist das Dokumentenmanagement-

System DocuWare im Einsatz und die von der

als Warenwirtschaftssystem genutzten Bran-

chenlösung generierten Ausgangsbelege wur-

den automatisiert archiviert. Die Branchensoft-

ware wurde in 2010 von dem speziell für den

Baustoffhandel konzipierten Paket gevis abge-

löst und mit DocuWare integriert.

�ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

Eintreffende Eingangsrechnungen werden

heute im zentralen Posteingang nach Ge-

schäftszweigen wie Baustoffhandel, Bauun-

ternehmen und Transportbetonwerk vorsor-

tiert, zwecks Klassifizierung mit einem

Barcode-Aufkleber versehen und anschlie-

ßend gescannt. Nach erfolgreicher Erfassung

werden die Originale rechtskonform vernich-

tet. Die schrittweise Bearbeitung der Ein-

gangsrechnungen – von der Prüfung bis zur

Buchungsfreigabe – erfolgt je nach Rech-

nungstyp weitgehend automatisiert über elek-

tronische Workflows. Auch für Eingangsrech-

nungen mit digitaler Signatur, die von

Lieferanten auf elektronischem Wege zuge-

stellt werden, gibt es einen Workflow, der die

rechtskonforme Archivierung sicherstellt. In-

zwischen verfügt man auch über ein digitales

Fotoarchiv sowie ein Vertragsarchiv mit stren-

gen Zugriffsrechten.

„Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist

durch die elektronischen Workflows nicht nur

transparenter, sondern auch wesentlich

schneller geworden. Eine zeitnahe Verrech-

nung ist dadurch möglich“, bestätigt Mathias

Humpenöder. „Auch Skonti gehen nicht mehr

verloren“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

Wurden in der Vergangenheit papierbasierte

Originaldokumente per Briefpost oder Kurier

mit den Außenstellen ausgetauscht, so stehen

den verantwortlichen Mitarbeitern heute alle

zur Rechnungsprüfung relevanten Informati-

onen sofort am Bildschirm zur Verfügung.

Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber

Kunden und Lieferanten ist nach Humpen-

öders Worten ein weiterer wichtiger Servi-

ceaspekt. Zur Klärung von Sachverhalten

können die Mitarbeiter zudem Dokumente

mit Nachweischarakter sekundenschnell per

E-Mail oder Fax verschicken. Weitere Kosten-

einsparungen konnten durch einen deutlich

reduzierten Bedarf an Archivfläche realisiert

werden. Eine zum Archivraum umfunktio-

nierte Werkswohnung wurde wieder an Mitar-

beiter vermietet.

NEUE DOKUMENTENARTEN

„Die Vorteile sind offensichtlich. Kein Mitar-

beiter möchte mehr – nicht zuletzt aufgrund des

analog zum Unternehmenswachstum steigen-

den Belegvolumens – auf den durch DocuWare

gewonnenen Komfort verzichten“, resümiert

Humpenöder. Bis zu 3.000 Eingangsrechnungen

gilt es aktuell monatlich zu bearbeiten. Insge-

samt sind fünf Jahre nach DMS-Einführung

mehr als eine Million Belege unterschiedlichster

Art elektronisch abgelegt worden. „Aufgrund der

positiven Erfahrungen werden wir das elektro-

nische Archiv bedarfsorientiert für neue Doku-

mentenarten öffnen. Da die E-Mail-Kommuni-

kation auch in der Baubranche kontinuierlich

an Relevanz gewinnt, steht beispielsweise die

Archivierung der elektronischen Post ganz oben

auf der To-Do-Liste“, so der Firmenchef.

ZEITNAH: Alle zur relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern heute sofort am Bildschirm zur Verfü-

gung. Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten ist ein wichtiger Serviceaspekt.

GUTES INVESTITIONSKLIMA: Der Neubau des Humpenoeder Fachmarktzentrums in Schwabach.

ADV_Docuware_BK_Ricoh_Humpenoeder.indd 3 29.11.2011 16:26:19 Uhr


ADVERTORIAL Dokumentenmanagement

Frei(e)räume schaffenQualitätsanspruch, Termintreue und ein exzellenter Service sind Werte, die die Hans Humpenöder GmbH auszeichnen. Elektronisches Dokumenten-Management schafft Freiräume, um diese Werte in schnelllebigen Zeiten zu bewahren und erschließt Einsparungspotentiale, um die Wettbewerbsfähig-keit gegenüber Großkonzernen zu stärken.

Unterschiedliche Geschäftsfelder erhöhten

die Anforderungen an die kaufmännische Ver-

waltung. Mathias Humpenöder, der seit 2008

zur Geschäftsführung gehört, legt deshalb ein

Hauptaugenmerk darauf, Prozesse mittels in-

novativer IT-Lösungen transparenter und effi-

zienter zu gestalten. Besonders im Bereich der

Eingangsbelege sah der Geschäftsführer das

rasant steigende Papiervolumen als sehr kri-

tisch an. „Der papierbasierte Dokumentenaus-

tausch unserer Schwabacher Unternehmens-

zentrale mit den Außenstellen in Roth und

Nennslingen verzögerte Arbeitsschritte wie die

Rechnungsprüfung erheblich, so dass wir in

Einzelfällen Skontofristen nicht wahrnehmen

konnten. Zudem drohte unser Papierarchiv,

das in einer ehemaligen Betriebswohnung auf

dem Firmengelände untergebracht war, aus

den Nähten zu platzen“, beschreibt Humpen-

öder die Situation.

Um die circa 35 Mitarbeiter der kaufmänni-

schen Verwaltung zu entlasten und Bearbei-

I m Jahre 1902 als familiengeführtes

Bauunternehmen gegründet, hat

sich die Humpenöder GmbH in über

100 Jahren zu einem Spezialisten von Produk-

ten und Dienstleistungen rund um das Bau-

wesen entwickelt. Neben dem Kerngeschäft

der klassischen Bautätigkeit gehören heute

der Handel über Fachmärkte mit Baustoffen,

Frischbetonprodukten und Werkzeugen eben-

so wie Beratungsleistungen zum Repertoire

des Unternehmens.

FREIRAUM: Showroom bei Humpenoeder



tungszeiten sowie Papierablage drastisch zu

reduzieren, fiel die Entscheidung für ein Doku-

mentenmanagement-System. Zu diesem Zeit-

punkt trafen monatlich etwa 2.000 Eingangs-

rechnungen ein, die digitalisiert und in einen

elektronischen Dokumenten-Workflow einge-

bunden werden sollten. Wichtige Entschei-

dungskriterien bei der DMS-Auswahl waren die

einfache Integration in die damalige Bran-

chensoftware, eine intuitiv zu bedienende

Oberfläche und flexible Ausbaumöglichkeiten.

Seit 2005 ist das Dokumentenmanagement-

System DocuWare im Einsatz und die von der

als Warenwirtschaftssystem genutzten Bran-

chenlösung generierten Ausgangsbelege wur-

den automatisiert archiviert. Die Branchensoft-

ware wurde in 2010 von dem speziell für den

Baustoffhandel konzipierten Paket gevis abge-

löst und mit DocuWare integriert.

�ELEKTRONISCHE WORKFLOWS

Eintreffende Eingangsrechnungen werden

heute im zentralen Posteingang nach Ge-

schäftszweigen wie Baustoffhandel, Bauun-

ternehmen und Transportbetonwerk vorsor-

tiert, zwecks Klassifizierung mit einem

Barcode-Aufkleber versehen und anschlie-

ßend gescannt. Nach erfolgreicher Erfassung

werden die Originale rechtskonform vernich-

tet. Die schrittweise Bearbeitung der Ein-

gangsrechnungen – von der Prüfung bis zur

Buchungsfreigabe – erfolgt je nach Rech-

nungstyp weitgehend automatisiert über elek-

tronische Workflows. Auch für Eingangsrech-

nungen mit digitaler Signatur, die von

Lieferanten auf elektronischem Wege zuge-

stellt werden, gibt es einen Workflow, der die

rechtskonforme Archivierung sicherstellt. In-

zwischen verfügt man auch über ein digitales

Fotoarchiv sowie ein Vertragsarchiv mit stren-

gen Zugriffsrechten.

„Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist

durch die elektronischen Workflows nicht nur

transparenter, sondern auch wesentlich

schneller geworden. Eine zeitnahe Verrech-

nung ist dadurch möglich“, bestätigt Mathias

Humpenöder. „Auch Skonti gehen nicht mehr

verloren“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

Wurden in der Vergangenheit papierbasierte

Originaldokumente per Briefpost oder Kurier

mit den Außenstellen ausgetauscht, so stehen

den verantwortlichen Mitarbeitern heute alle

zur Rechnungsprüfung relevanten Informati-

onen sofort am Bildschirm zur Verfügung.

Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber

Kunden und Lieferanten ist nach Humpen-

öders Worten ein weiterer wichtiger Servi-

ceaspekt. Zur Klärung von Sachverhalten

können die Mitarbeiter zudem Dokumente

mit Nachweischarakter sekundenschnell per

E-Mail oder Fax verschicken. Weitere Kosten-

einsparungen konnten durch einen deutlich

reduzierten Bedarf an Archivfläche realisiert

werden. Eine zum Archivraum umfunktio-

nierte Werkswohnung wurde wieder an Mitar-

beiter vermietet.

NEUE DOKUMENTENARTEN

„Die Vorteile sind offensichtlich. Kein Mitar-

beiter möchte mehr – nicht zuletzt aufgrund des

analog zum Unternehmenswachstum steigen-

den Belegvolumens – auf den durch DocuWare

gewonnenen Komfort verzichten“, resümiert

Humpenöder. Bis zu 3.000 Eingangsrechnungen

gilt es aktuell monatlich zu bearbeiten. Insge-

samt sind fünf Jahre nach DMS-Einführung

mehr als eine Million Belege unterschiedlichster

Art elektronisch abgelegt worden. „Aufgrund der

positiven Erfahrungen werden wir das elektro-

nische Archiv bedarfsorientiert für neue Doku-

mentenarten öffnen. Da die E-Mail-Kommuni-

kation auch in der Baubranche kontinuierlich

an Relevanz gewinnt, steht beispielsweise die

Archivierung der elektronischen Post ganz oben

auf der To-Do-Liste“, so der Firmenchef.

ZEITNAH: Alle zur relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern heute sofort am Bildschirm zur Verfü-

gung. Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten ist ein wichtiger Serviceaspekt.

GUTES INVESTITIONSKLIMA: Der Neubau des Humpenoeder Fachmarktzentrums in Schwabach.



AdvertoriAl dMS-Nachrichten

Hilfreiche Online-Tools

Prozesse verstehen und optimieren

Mit dem Nutzenkonfigurator und ROI-Rechner können Interessenten online verfolgen, welche Vorteile der Einsatz eines Dokumentenmanage-ment-Systems (DMS) ihnen bietet.

Einführung in betriebliche Prozesse – so lautet der Titel einer neuen Publikation, die kaufmännische Grundlagen verständlich vermittelt. Anhand eines Beispielunternehmens zeigen DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar und Prof. Dr. Heinrich Seidlmeier von der Hochschule Rosenheim auf, wie sich Kernprozesse mit Dokumenten-Management gewinnbringend verbessern lassen.

Stets ist es der individuelle Nutzen, der Un-

ternehmen davon überzeugt, in ein DMS

zu investieren. Zudem ist eine klarew

Kosten-Gewinn-Analyse maßgeblich. Die bei-

den DocuWare-Online-Medien Nutzenkonfigu-

rator (www.nutzenkonfigurator.de) und Return-

on-Investment-Rechner (www.roi-check.de)

ermöglichen es, mit wenigen spezifischen Ein-

gaben detailliert aufzuzeigen, welche Vorteile

das DMS im jeweiligen Unternehmen und in

einzelnen Abteilungen bringt.

W ichtige betriebliche Abläufe und

wirtschaftlichen Zusammenhän-

ge sind außer Büroleitern und

Organisatoren eines Unternehmens oft nur

wenigen Mitarbeitern bekannt. Dabei kann

ein einfacher Einblick in die wesentlichen Be-

triebsstrukturen und Kernprozesse auf jeder

Ebene eines Unternehmens dazu beitragen,

die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Die Publikation „Einführung in betriebli-

che Prozesse“ von Dipl.-Kaufmann Jürgen

Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zustän-

dig für Produkte & Finanzen, und Heinrich

Seidlmeier, Professor für Betriebswirt-

schaftslehre an der Hochschule Rosenheim,

gewährt auch Nichtkaufleuten einen Ein-

blick, wie Unternehmen funktionieren: Ne-

ben den wichtigsten kaufmännischen

Grundbegriffen werden verschiedene Be-

triebstypen genau unter die Lupe genom-

Mit dem ROI-Rechner lässt sich genau be-

rechnen, was das Unternehmen durch den

Einsatz einer DocuWare-DMS-Lösung ein-

sparen kann. Des Weiteren erhält der Anwen-

der konkrete Vorschläge, wie mit eingesparter

Zeit der Umsatz erhöht werden kann, und er

erfährt, in welchem Zeitraum sich die Soft-

ware bei einem bestimmten Budget amorti-

siert. Einsparungen durch eine höhere Liqui-

dität oder höhere Skontoerträge lassen sich

anhand der Abteilung „Buchhaltung“ berech-

men. Ein Schwerpunkt des Kompendiums

liegt darauf, genau jene Kernprozesse zu be-

leuchten, die zur Leistungserbringung erfor-

derlich sind – von der Kundenakquise über

die eigentliche Leistung bis hin zur Zahlung

durch den Kunden. Aufgezeigt wird auch,

wie Dokumentenmanagement Anwender

dabei unterstützt, ihre Gewinne zu erhöhen.

Anhand von Tests am Ende einzelner Kapitel

kann der Leser sein neu gewonnenes Wissen

überprüfen.

Kompetent mitreden

Durch die Lektüre erhalten Nichtkaufleu-

te nicht nur einen Überblick, sondern können

im Gespräch über Prozesse und deren Verbes-

serung kompetent mitreden. Verdeutlicht

werden die Begriffe und Prozesse anhand des

Beispielunternehmens Peters Engineering,

nen. Im „Einkauf“ zeigt der ROI-Rechner auf,

wie DocuWare durch bessere Einkaufsbedin-

gungen Ausgaben senkt, und im „Vertrieb“

wird dem Anwender genau die Summe ermit-

telt, um die sich sein Umsatz durch verbesser-

te Prozesse steigern lässt.

Individuelle Lösungen – zugeschnitten

auf einzelne Abteilungen, typische Doku-

mente und Arbeitsabläufe – ermittelt der

DocuWare-Nutzenkonfigurator mit nur we-

nigen Klicks gw

einem Hersteller von Großfahrgeschäften.

Neben der Herstellung von Fahrgeschäften

übernimmt Peters Engineering auch deren

Aufstellung und spätere Wartung. g

ADV_Docuware_BK_Ricoh_bkdocuments.indd 2 29.11.2011 15:27:19 Uhr


Basisversion verfügt über kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum Dokumenten-Management.

Einfache, intuitive Bedienung für Anwender

Sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO)

Einfache Integration in beliebige Softwareanwendungen – vollständig browserbasiert und ohne Programmierung mit DocuWare Smart Connect

Docuware Highlights INFO

Partner mit hoher BeratungskompetenzDie DocuWare AG vertreibt ihre Lösungen seit Gründung in 1988 zu 100 Prozent indirekt. In den ersten sechs Monaten des Jahres 2011 konnte der DMS-Spezialist seinen weltweiten Umsatz gemessen am Vergleichszeitraum des Vorjahres um 14 Prozent erhöhen. Max Ertl, Vice President Sales & Marketing, sieht gerade in der Kompetenz der autorisierten DocuWare-Partner große Chancen, das Wachstum zu beschleunigen.

W ir bewegen uns in einem ungesät-

tigten Markt, da gibt es nur einen

äußerst geringen Verdrängungs-

wettbewerb. Um ein Projekt zu gewinnen, müs-

sen unsere Partner ihre Kunden vom Mehrwert

unserer Lösungen überzeugen. Denn Unter-

nehmen jeglicher Größe können mit Doku-

mentenmanagement-Lösungen Kosten sparen,

indem sie ihre Prozesse deutlich beschleuni-

gen. Zahlreiche Referenzen belegen, dass sich

die Investitionen in der Regel zwischen sechs

und 18 Monaten amortisieren.

TRAINING ON THE JOB

Mit ausschlaggebend für den Geschäfts-

erfolg ist eine gute Schulung unserer autori-

sierten DocuWare-Partner (ADP). Als erstes

muss ein ADP zwei seiner Mitarbeiter durch

uns zu DMS-Spezialisten ausbilden lassen.

Wir bereiten diese Mitarbeiter durch intensi-

ve Schulung und ,Training on the Job‘ opti-

mal auf ihre Aufgaben als Techniker und Ver-

triebsmann vor. Durch den Einsatz des

Dokumentenmanagement-Systems im eige-

nen Unternehmen ist der Partner bestens

vertraut mit der Lösung. Um das hohe Pro-

zess- und Produkt-Know-how durchgängig

zu gewährleisten, können die ADP ihr Wissen

anhand elektronischer Lernmethoden und

Präsenztrainings stets auf dem neuesten

Stand halten.

Die Inhalte der Trainings im Web und vor

Ort sind speziell auf die unterschiedlichen

Zielgruppen (Sales, Process Consulting und

Professional Services) zugeschnitten; an-

hand von Tests wird das Wissen der Teilneh-

mer überprüft. Bestands- und potentielle

Kunden haben somit die Gewissheit, dass

nur hervorragend ausgebildete Berater und

Systemtechniker sie betreuen.“

„Anhand von Tests wird das Wissen der Teilnehmer überprüft. Bestands- und potentielle Kunden haben somit die Gewissheit, dass nur hervorragend aus-gebildete Berater und Systemtechniker sie betreuen.“

MAX ERTL, Vice President Sales & Marketing bei der DocuWare AG

Basisversion verfügt über kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum Dokumenten-

Einfache Integration in beliebige Softwareanwendungen – vollständig browserbasiert und ohne Programmierung mit



Basisversion verfügt über kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum Dokumenten-Management.

Einfache, intuitive Bedienung für Anwender

Sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO)

Einfache Integration in beliebige Softwareanwendungen – vollständig browserbasiert und ohne Programmierung mit DocuWare Smart Connect

Docuware Highlights INFO

Partner mit hoher BeratungskompetenzDie DocuWare AG vertreibt ihre Lösungen seit Gründung in 1988 zu 100 Prozent indirekt. In den ersten sechs Monaten des Jahres 2011 konnte der DMS-Spezialist seinen weltweiten Umsatz gemessen am Vergleichszeitraum des Vorjahres um 14 Prozent erhöhen. Max Ertl, Vice President Sales & Marketing, sieht gerade in der Kompetenz der autorisierten DocuWare-Partner große Chancen, das Wachstum zu beschleunigen.

W ir bewegen uns in einem ungesät-

tigten Markt, da gibt es nur einen

äußerst geringen Verdrängungs-

wettbewerb. Um ein Projekt zu gewinnen, müs-

sen unsere Partner ihre Kunden vom Mehrwert

unserer Lösungen überzeugen. Denn Unter-

nehmen jeglicher Größe können mit Doku-

mentenmanagement-Lösungen Kosten sparen,

indem sie ihre Prozesse deutlich beschleuni-

gen. Zahlreiche Referenzen belegen, dass sich

die Investitionen in der Regel zwischen sechs

und 18 Monaten amortisieren.

TRAINING ON THE JOB

Mit ausschlaggebend für den Geschäfts-

erfolg ist eine gute Schulung unserer autori-

sierten DocuWare-Partner (ADP). Als erstes

muss ein ADP zwei seiner Mitarbeiter durch

uns zu DMS-Spezialisten ausbilden lassen.

Wir bereiten diese Mitarbeiter durch intensi-

ve Schulung und ,Training on the Job‘ opti-

mal auf ihre Aufgaben als Techniker und Ver-

triebsmann vor. Durch den Einsatz des

Dokumentenmanagement-Systems im eige-

nen Unternehmen ist der Partner bestens

vertraut mit der Lösung. Um das hohe Pro-

zess- und Produkt-Know-how durchgängig

zu gewährleisten, können die ADP ihr Wissen

anhand elektronischer Lernmethoden und

Präsenztrainings stets auf dem neuesten

Stand halten.

Die Inhalte der Trainings im Web und vor

Ort sind speziell auf die unterschiedlichen

Zielgruppen (Sales, Process Consulting und

Professional Services) zugeschnitten; an-

hand von Tests wird das Wissen der Teilneh-

mer überprüft. Bestands- und potentielle

Kunden haben somit die Gewissheit, dass

nur hervorragend ausgebildete Berater und

Systemtechniker sie betreuen.“

„Anhand von Tests wird das Wissen der Teilnehmer überprüft. Bestands- und potentielle Kunden haben somit die Gewissheit, dass nur hervorragend aus-gebildete Berater und Systemtechniker sie betreuen.“

MAX ERTL, Vice President Sales & Marketing bei der DocuWare AG

Basisversion verfügt über kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum Dokumenten-

Einfache Integration in beliebige Softwareanwendungen – vollständig browserbasiert und ohne Programmierung mit



ADVERTORIAL Digitale Akte

Personal zur rechten ZeitMehrere tausend Personalunterlagen im Monat archiviert die Zeitarbeitsfirma Tina Voß GmbH im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Personalakte ermög-licht den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten. Ein integrierter Workflow regelt das Bewerber-Management. Zur Langzeitarchivierung nutzt der Personaldienstleister das SaaS-Angebot der DocuWare AG.

Die Tina Voß GmbH aus

Hannover ist regionaler

Marktführer für Zeitarbeit.

Ihr Erfolgsrezept seit fünf-

zehn Jahren: Mitarbeiter

und Entleiher müssen

höchst zufrieden sein. Das heißt, für Kunden

den passenden Mitarbeiter zu finden und

qualifizierte Bewerber an die richtige Stelle

zu vermitteln. Aktuell sind 30 interne und

rund 600 externe Mitarbeiter beschäftigt.

Um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und

transparenter zu gestalten, entschied sich

Firmenchefin Tina Voß Anfang 2010 für den

Einsatz des Dokumentenmanagement-Sys-

tems (DMS) DocuWare.

Das Papieraufkommen ist sehr hoch: Be-

werbungsschreiben, Lebensläufe, Beurtei-

lungen, Zeugnisse, Gehaltsvereinbarungen,

Lohnabrechnungen, Zeitnachweise, Ur-

laubs- und Krankmeldungen, Steuerbe-

scheinigungen, Lohnabrechnungen, Verträ-

ge oder allgemeiner Schriftverkehr – rund

tausend neue Dokumente werden pro Wo-

che gesichtet, bearbeitet und abgelegt. Frü-

her wurden sämtliche Unterlagen in dicken

Leitzordnern gesammelt und in Akten-

schränken aufbewahrt. Wertvoller Büroraum

ging damit verloren. Da zudem verschiede-

ne Sachbearbeiter oft gleichzeitig auf diesel-

ben Unterlagen zugreifen müssen, gehörten

zeitaufwändige Suchvorgänge mit teils lan-

gen Laufwegen zur lästigen Routine.

Entscheidendes Kriterium für DocuWare

war neben der revisionssicheren Archivie-

rung und dem schnellen Zugriff auf Bewer-

ADV_Docuware_BK_Ricoh_Voss.indd 2 29.11.2011 15:54:49 Uhr


bungs- und Personalunterlagen die Mög-

lichkeit, das DMS nahtlos in die vorhandene

Zeitarbeitssoftware AÜOffice zu integrieren.

In enger Zusammenarbeit mit dem Docu-

Ware-Partner tutum GmbH wurde die

Schnittstelle realisiert. „Die Fachkompetenz

und das Engagement des Nürnberger

Dienstleisters haben uns überzeugt“, sagt

Tina Voß. Über den Web Client können die

Mitarbeiter der Abteilungen Bewerber-Ma-

nagement, Verwaltung, Vertrieb sowie kauf-

männische und gewerbliche Disposition

heute direkt aus ihrer AÜOffice-Umgebung

heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool

zugreifen.

Zentrales archiv

Gestartet wurde mit einem internen

Workflow zum Bewerber-Management. Bei

neu eingehenden Bewerbungen werden am

Empfang die Stammdaten der Bewerber in

AÜOffice erfasst. Dabei werden die Papier-

Bewerbungen mit Barcode versehen, ge-

scannt und im zentral archiviert. Die Unter-

lagen erscheinen automatisch in der

digitalen Aufgabenmappe des Bewerber-

Managements. Auch die per E-Mail oder

über das Web-Portal eingegangenen Bewer-

bungen werden demselben Workflow zuge-

führt. Die Mitarbeiter des Bewerber-Ma-

nagements prüfen die Unterlagen auf

Vollständigkeit, klassifizieren die Bewer-

bung und leiten sie an die Mitarbeiter der

kaufmännischen, gewerblichen beziehungs-

weise IT-Disposition weiter. Der jeweilige

Disponent entscheidet nun, was mit dem

Bewerber geschehen soll, setzt den entspre-

chenden elektronischen Stempel und die

Unterlagen werden sofort zurück zum Be-

werber-Management geschickt. Dort ergreift

der zuständige Mitarbeiter die Initiative, er

lädt zum Vorstellungsgespräch ein, koordi-

niert Termine oder schreibt Absagen.

Gleichzeitig mit der Einstellung eines

neuen Mitarbeiters wird aus den Bewerber-

Unterlagen eine digitale Personalakte er-

zeugt. Die Arbeitsabläufe sind besser kont-

rollierbar und sehr viel schneller geworden,

hebt Tina Voß hervor: „Das kommt auch un-

seren Kunden zugute. Wir können heute den

richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit

vermitteln.“

Zum Backup und zur Langzeitarchivie-

rung der sensiblen Daten nutzt der Perso-

naldienstleister das Software-as-a-

Service(SaaS)-Angebot von DocuWare. Zu

im Kundensystem festgelegten Zeiten wer-

den die Inhouse-Daten in ein gesichertes

Rechenzentrum synchronisiert. Unverän-

derliche Geschäftsdokumente sind sicher

außerhalb der eigenen Räumlichkeiten ar-

chiviert; berechtigte Mitarbeiter des Perso-

naldienstleisters können aber jederzeit über

den Web Client darauf zugreifen. g

GemeinsamerZuGriff: Über den Web Client können die mitar-beiter der abtei-lungen Bewerber- management, Verwaltung, Vertrieb sowie kaufmännische und gewerbliche Disposition heute direkt aus ihrer aÜOffice-umge-bung heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

„Das kommt auch unseren Kunden zugute.

Wir können heute den richtigen Bewerber

in noch kürzerer Zeit vermitteln.“

Tina VOss , Geschäftsführerin der Tina Voß GmbH aus Hannover



bungs- und Personalunterlagen die Mög-

lichkeit, das DMS nahtlos in die vorhandene

Zeitarbeitssoftware AÜOffice zu integrieren.

In enger Zusammenarbeit mit dem Docu-

Ware-Partner tutum GmbH wurde die

Schnittstelle realisiert. „Die Fachkompetenz

und das Engagement des Nürnberger

Dienstleisters haben uns überzeugt“, sagt

Tina Voß. Über den Web Client können die

Mitarbeiter der Abteilungen Bewerber-Ma-

nagement, Verwaltung, Vertrieb sowie kauf-

männische und gewerbliche Disposition

heute direkt aus ihrer AÜOffice-Umgebung

heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool

zugreifen.

Zentrales archiv

Gestartet wurde mit einem internen

Workflow zum Bewerber-Management. Bei

neu eingehenden Bewerbungen werden am

Empfang die Stammdaten der Bewerber in

AÜOffice erfasst. Dabei werden die Papier-

Bewerbungen mit Barcode versehen, ge-

scannt und im zentral archiviert. Die Unter-

lagen erscheinen automatisch in der

digitalen Aufgabenmappe des Bewerber-

Managements. Auch die per E-Mail oder

über das Web-Portal eingegangenen Bewer-

bungen werden demselben Workflow zuge-

führt. Die Mitarbeiter des Bewerber-Ma-

nagements prüfen die Unterlagen auf

Vollständigkeit, klassifizieren die Bewer-

bung und leiten sie an die Mitarbeiter der

kaufmännischen, gewerblichen beziehungs-

weise IT-Disposition weiter. Der jeweilige

Disponent entscheidet nun, was mit dem

Bewerber geschehen soll, setzt den entspre-

chenden elektronischen Stempel und die

Unterlagen werden sofort zurück zum Be-

werber-Management geschickt. Dort ergreift

der zuständige Mitarbeiter die Initiative, er

lädt zum Vorstellungsgespräch ein, koordi-

niert Termine oder schreibt Absagen.

Gleichzeitig mit der Einstellung eines

neuen Mitarbeiters wird aus den Bewerber-

Unterlagen eine digitale Personalakte er-

zeugt. Die Arbeitsabläufe sind besser kont-

rollierbar und sehr viel schneller geworden,

hebt Tina Voß hervor: „Das kommt auch un-

seren Kunden zugute. Wir können heute den

richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit

vermitteln.“

Zum Backup und zur Langzeitarchivie-

rung der sensiblen Daten nutzt der Perso-

naldienstleister das Software-as-a-

Service(SaaS)-Angebot von DocuWare. Zu

im Kundensystem festgelegten Zeiten wer-

den die Inhouse-Daten in ein gesichertes

Rechenzentrum synchronisiert. Unverän-

derliche Geschäftsdokumente sind sicher

außerhalb der eigenen Räumlichkeiten ar-

chiviert; berechtigte Mitarbeiter des Perso-

naldienstleisters können aber jederzeit über

den Web Client darauf zugreifen. g

GemeinsamerZuGriff: Über den Web Client können die mitar-beiter der abtei-lungen Bewerber- management, Verwaltung, Vertrieb sowie kaufmännische und gewerbliche Disposition heute direkt aus ihrer aÜOffice-umge-bung heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

„Das kommt auch unseren Kunden zugute.

Wir können heute den richtigen Bewerber

in noch kürzerer Zeit vermitteln.“

Tina VOss , Geschäftsführerin der Tina Voß GmbH aus Hannover



FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201230 8/2011 FACtS 8/2011 FACTS 53

ternehmenskritischen Abteilungen wie etwa

in Finanz-, Personal- und Rechtsabteilungen –

dies unabhängig davon, ob Unternehmen

die Lösung in bestimmten Geschäftsberei-

chen oder im ganzen Unternehmen imple-

mentieren möchten.

Über ein Ricoh-Multifunktionssystem

(MFP) lassen sich Dokumente einscannen,

indexieren und sicher im zentralen Doku-

menten-Pool archivieren. Auf Knopfdruck

stehen sie autorisierten Nutzern zur Verfü-

gung und können in Dokumenten-Workflows

eingebunden werden. Auf diese Weise wird

die Informationsversorgung im Unterneh-

men optimiert und Anfragen können schnel-

ler und effizienter beantwortet werden.

Da die Clients per Browser auf das

Archiv zugreifen, ist keine Installation und

Verwaltung zusätzlicher Software auf den

Arbeitsplätzen nötig. Das Dokumentenma-

nagement-System steht in einem unterneh-

menseigenen Netzwerk bereit oder lässt

sich über einen Cloud-Service zur Verfü-

gung stellen.

Funktionalitäten wie beispielsweise Frei-

gaben, Versionsmanagement und Buchungs-

kontrollen versetzen Unternehmen in die

Lage, die Effektivität und die Nachvollzieh-

barkeit ihrer Dokumentenprozesse zu stei-

gern. Die Vorteile werden besonders in

Geschäftsbereichen wie dem Rechnungswe-

sen deutlich, da dort schnellere Prozesse zu

einer Erhöhung des Cashflows führen –

ebenso im Kundendienst, wo der schnellere

Zugriff auf Kundeninformationen für mehr

Kundenzufriedenheit sorgt.

SCHNELL UND EINFACH

„Die Dokumentenmanagement-Lösun-

gen von Ricoh mit Integration von DocuWare

eignen sich ideal für Unternehmen, die ein

schnell und einfach zu implementierendes,

kosteneffektives Dokumentenmanagement

benötigen“, betont Emma Isichei, Director

des Ricoh Europe Advanced Solutions Cen-

tre in London. „Ricoh hat beispielsweise in

der europäischen Hauptgeschäftsstelle in

London sein komplettes Paket für Doku-

mentenlösungen eingeführt. In Ricohs

Buchhaltung sorgt das effizientere Doku-

mentenmanagement dank des sofortigen

elektronischen Zugriffs auf Dokumente wie

Rechnungen bereits jetzt für entscheidende

Verbesserungen.“

Für folgende Unternehmensbereiche

bietet Ricoh europaweit bereits Dokumen-

tenmanagement-Lösungen: Rechnungs-

wesen, Archivierung, Vertragsverwaltung,

Kundendienst, Ausgaben, Reise- und Perso-

naldaten sowie Logistik. (mim)

DEUTLICHE VORTEILE: Die Integration von DocuWare in das Ricoh-Produktportfolio für

Office-Workflows soll Unternehmen eine kosten-effizientere, sicherere, produktivere und nach-

haltigere Arbeitsweise ermöglichen.

AUF KNOPFDRUCK: Über ein Ricoh-Multifunktionssystem (MFP) lassen sich Dokumente einscannen, indexieren und sicher im zentralen Dokumenten-Pool archivieren.


BRANCHE Nachrichten

FACTS 8/201152

Ricoh Europe und DocuWare schließen PartnerschaftRicoh Europe nimmt das preisgekrönte Dokumen-tenmanagement-System DocuWare europaweit in sein Lösungsportfolio auf. In Deutschland arbeiten Ricoh und DocuWare bereits zusammen.

Wir freuen uns sehr

über die Part-

nerschaft zwi-

schen Ricoh

und DocuWare

in Europa und

ganz besonders über die Integration von

DocuWare in das interne Dokumentenma-

nagement von Ricoh“, begrüßte DocuWare-

Vorstand Thomas Schneck die Entscheidung

zur Zusammenarbeit. „Dank DocuWare ha-

ben Ricoh-Kunden einen schnelleren Zugriff

auf ihre Dokumente und können so die Effi-

zienz in ihrem Unternehmen steigern.“

Zweck der Partnerschaft ist es, Ricoh-

Kunden neue Möglichkeiten zu bieten, digi-

talisierte Papierdokumente und originär

elektronische Informationen zusammenge-

hörig in einem zentralen digitalen Archiv zu

verwalten. Damit können kleine und mittlere

Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem

sie zeitaufwendige manuelle Dokumenten-

Workflows durch effiziente elektronische

Prozesse für das Erfassen, Speichern, Verwal-

ten und Drucken von Dokumenten beliebi-

ger Art und Quelle ersetzen.

Dokumentenlösungen von Ricoh eignen

sich auch für Dokumenten-Workflows in un-


2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 31FACtS 8/2011 8/2011 FACTS 53

ternehmenskritischen Abteilungen wie etwa

in Finanz-, Personal- und Rechtsabteilungen –

dies unabhängig davon, ob Unternehmen

die Lösung in bestimmten Geschäftsberei-

chen oder im ganzen Unternehmen imple-

mentieren möchten.

Über ein Ricoh-Multifunktionssystem

(MFP) lassen sich Dokumente einscannen,

indexieren und sicher im zentralen Doku-

menten-Pool archivieren. Auf Knopfdruck

stehen sie autorisierten Nutzern zur Verfü-

gung und können in Dokumenten-Workflows

eingebunden werden. Auf diese Weise wird

die Informationsversorgung im Unterneh-

men optimiert und Anfragen können schnel-

ler und effizienter beantwortet werden.

Da die Clients per Browser auf das

Archiv zugreifen, ist keine Installation und

Verwaltung zusätzlicher Software auf den

Arbeitsplätzen nötig. Das Dokumentenma-

nagement-System steht in einem unterneh-

menseigenen Netzwerk bereit oder lässt

sich über einen Cloud-Service zur Verfü-

gung stellen.

Funktionalitäten wie beispielsweise Frei-

gaben, Versionsmanagement und Buchungs-

kontrollen versetzen Unternehmen in die

Lage, die Effektivität und die Nachvollzieh-

barkeit ihrer Dokumentenprozesse zu stei-

gern. Die Vorteile werden besonders in

Geschäftsbereichen wie dem Rechnungswe-

sen deutlich, da dort schnellere Prozesse zu

einer Erhöhung des Cashflows führen –

ebenso im Kundendienst, wo der schnellere

Zugriff auf Kundeninformationen für mehr

Kundenzufriedenheit sorgt.

SCHNELL UND EINFACH

„Die Dokumentenmanagement-Lösun-

gen von Ricoh mit Integration von DocuWare

eignen sich ideal für Unternehmen, die ein

schnell und einfach zu implementierendes,

kosteneffektives Dokumentenmanagement

benötigen“, betont Emma Isichei, Director

des Ricoh Europe Advanced Solutions Cen-

tre in London. „Ricoh hat beispielsweise in

der europäischen Hauptgeschäftsstelle in

London sein komplettes Paket für Doku-

mentenlösungen eingeführt. In Ricohs

Buchhaltung sorgt das effizientere Doku-

mentenmanagement dank des sofortigen

elektronischen Zugriffs auf Dokumente wie

Rechnungen bereits jetzt für entscheidende

Verbesserungen.“

Für folgende Unternehmensbereiche

bietet Ricoh europaweit bereits Dokumen-

tenmanagement-Lösungen: Rechnungs-

wesen, Archivierung, Vertragsverwaltung,

Kundendienst, Ausgaben, Reise- und Perso-

naldaten sowie Logistik. (mim)

DEUTLICHE VORTEILE: Die Integration von DocuWare in das Ricoh-Produktportfolio für

Office-Workflows soll Unternehmen eine kosten-effizientere, sicherere, produktivere und nach-

haltigere Arbeitsweise ermöglichen.

AUF KNOPFDRUCK: Über ein Ricoh-Multifunktionssystem (MFP) lassen sich Dokumente einscannen, indexieren und sicher im zentralen Dokumenten-Pool archivieren.


2 FACTS 12/20112

Praxis Studie MDS

Haben Sie etwas zu verschenken?

Inzwischen weiß es jeder: Die Arbeits-

welt ist im Umbruch und die Anfor-

derungen an Arbeitsorganisation

und Bürokommunikation ändern

sich dementsprechend. Insbesondere

einem effektiven Informationsma-

nagement kommt eine zentrale Bedeutung zu,

fand eine vom Marktforschungsunternehmen

Coleman Parkes Research im Auftrag von

Ricoh Europe durchgeführte Studie heraus.

Höhere Ansprüche an Nachhaltigkeit,

Globalisierung und die Einführung neuer

Technologien heißen die Parameter, die das

Geschehen in den Unternehmen künftig be-

stimmen werden. Und nicht zu vergessen:

der demografische Wandel.

Denn die geburtenstarken Jahrgänge

scheiden um das Jahr 2025 aus dem Arbeits-

leben aus. Mit dem Eintritt der „Babyboo-

mer“ in die Rente geht der Wirtschaft

wertvolles Wissen verloren. Parallel sucht

die Nachfolgegeneration – die sogenannten

„Millennials“ – nach neuen Wegen im Berufs-

leben. Es kommt hinzu, dass mobiles Arbei-

ten sich allmählich etabliert, was die Unter-

nehmen dazu zwingt, sich auf einen

veränderten Zugriff auf ihre Daten, wie etwa

Fernzugriff, einzustellen.

„Es ist daher von größter Bedeutung, dass

nicht nur die Erfassung geschäftskritischer

Informationen, sondern auch ein möglichst

einfacher Zugriff darauf gewährleistet ist, da-

mit europäische Unternehmen ihren Wis-

sens- und Wettbewerbsvorsprung halten

können“, erläutern die Verfasser der Studie.

Mit ihrer „Digitalen Agenda“ unterstütze

auch die EU die Unternehmen in Europa, ihr

Informationsmanagement in Zukunft noch

effektiver zu gestalten, und identifiziere kom-

mende Herausforderungen, den sich die Or-

ganisationen im Rahmen eines effektiven

Managements geschäftskritischer Informati-

onen stellen müssen.

GewInnsteIGerunG

Die Studie zeigt, dass europäische Un-

ternehmen dem Management geschäftskri-

tischer Dokumente jedes Jahr bereits 147

Milliarden Euro und 362 Millionen Arbeits-

stunden widmen. Das ist keinesfalls er-

staunlich, bedenkt man, dass dieser Bereich

einen wesentlichen Bestandteil der Unter-

nehmensabläufe darstellt. Denn geschäfts-

Eine ineffiziente Verwaltung der geschäftskritischen Informationen steht nicht nur reibungs-losen Arbeitsprozessen im Weg, sondern macht auch potenzielle Gewinne zunichte. Ein durchdachtes digitales Dokumentenmanagement dagegen verbessert die Abläufe, senkt die Kosten und wird somit zu einem zentralen Faktor des Unternehmenserfolgs.

PRX_Ricoh_MDS.indd 2 24.11.2011 15:05:48 Uhr

12/2011 FACTS 3

Haben Sie etwas zu verschenken?kritische Prozesse haben nicht nur direkten

Einfluss auf alle Beziehungen zu den Kun-

den und Mitarbeitern, sondern wirken sich

auch deutlich auf die Betriebskosten des ge-

samten Unternehmens aus.

Allein in europäischen Organisationen

könnte eine Prozessoptimierung zu beträcht-

lichen Gewinnsteigerungen führen: Die Be-

fragten der von Ricoh initiierten Studie

schätzten, dass eine Verbesserung ihrer be-

stehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum

Gewinnwachstum beitragen würde. Über alle

europäischen Organisationen hinweg ent-

spricht dies einer Gewinnsteigerung von

rund 46 Milliarden Euro. Folgende Faktoren

spielen beim Wunsch nach Verbesserung des

geschäftskritischen Dokumentenmanage-

ments die größte Rolle: intensiverer Wissen-

saustausch (67 Prozent), besserer Daten-

schutz (67 Prozent) und steigende Effektivität

der Mitarbeiter (65 Prozent).

VerALtete VerFAHren

Weniger erfreulich: Den Befragten ist

zwar bewusst, dass effiziente Arbeitsabläufe

die Leistungsfähigkeit der Belegschaft stei-

gern, für eine bessere Zusammenarbeit und

einen nahtlosen Informationsaustausch un-

ter den Mitarbeitern sorgen und nicht zu-

letzt eine schnellere Reaktion auf veränderte

Markt- und Kundenanforderungen erlau-

ben. Doch immer noch verlassen sich die

meisten auf manuelle Verfahren, die das In-

formationsmanagement unnötig arbeitsin-

tensiv und fehleranfällig gestalten. Immer-

hin verfügen laut der Untersuchung nur 22

Prozent der europäischen Unternehmen

über ein voll automatisiertes Management

ihrer geschäftskritischen Dokumente. Im

Schnitt lägen 42,5 Prozent aller geschäftskri-

tischen Informationen auch weiterhin nur

im Papierformat vor.

Diese veralteten Verfahren bergen vielfäl-

tige Risiken. Nicht nur, dass sie viel Zeit kos-

ten und gefährliche Engpässe verursachen

können. Auch stellen geschäftskritische Do-

kumente, die ausschließlich im Papierformat

und ohne Sicherheitskopie vorliegen, gravie-

rende Sicherheitslücken und Geschäftsrisi-

ken dar: 36 Prozent aller Befragten mussten

zugeben, dass sie schon einmal wichtige Ge-

schäftsinformationen verloren haben. Darü-

ber hinaus wird eine bereichsübergreifende

Zusammenarbeit im Unternehmen zu einem

Ding der Unmöglichkeit, was sich besonders

auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter mit

Fernzugriff auswirkt, warnen die Experten.

Und wenn sich die Mitarbeiter auf zeitrau-

bende Verfahren konzentrieren müssen, lei-

det schließlich der Dienst am Kunden, dessen

Anforderungen zu kurz kommen.

Graziella Mimic

Für die Erarbeitung der vom Marktforschungsunter-nehmen Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe durchge-führten Studie wurdenwichtige Entscheidungs-träger befragt, die in ihren Unternehmen für das Management geschäftskriti-scher Dokumente verantwort-lich und in den folgenden Bereichen angesiedelt sind: Finanzdienstleistungen/Wirt-schaftsprüfung, Vertrieb, HR/Lohnbuchhaltung, Kunden-/Klienteninformationen, Recht, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement.

Insgesamt wurden 458 Tele-foninterviews mit großen Organisationen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt, deren Hauptsitz sich in Belgien, Frank-reich, Deutschland, Italien, den Nieder-landen, Skandinavien (Schweden,

INFO

Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz oder Großbritan-nien/Nordirland befindet. Alle Befragten arbeiten in den Bereichen Erziehung, Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, Fertigung oder Finanzdienstleistungen.

BEACHTLICH: Die Befragten der von Ricoh initiierten Studie schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum Gewinnwachstum beitragen würde.


12/2011 FACtSFACtS SonderveröFFentliChUng 2/201232

12/2011 FACTS 3

Haben Sie etwas zu verschenken?kritische Prozesse haben nicht nur direkten

Einfluss auf alle Beziehungen zu den Kun-

den und Mitarbeitern, sondern wirken sich

auch deutlich auf die Betriebskosten des ge-

samten Unternehmens aus.

Allein in europäischen Organisationen

könnte eine Prozessoptimierung zu beträcht-

lichen Gewinnsteigerungen führen: Die Be-

fragten der von Ricoh initiierten Studie

schätzten, dass eine Verbesserung ihrer be-

stehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum

Gewinnwachstum beitragen würde. Über alle

europäischen Organisationen hinweg ent-

spricht dies einer Gewinnsteigerung von

rund 46 Milliarden Euro. Folgende Faktoren

spielen beim Wunsch nach Verbesserung des

geschäftskritischen Dokumentenmanage-

ments die größte Rolle: intensiverer Wissen-

saustausch (67 Prozent), besserer Daten-

schutz (67 Prozent) und steigende Effektivität

der Mitarbeiter (65 Prozent).

VerALtete VerFAHren

Weniger erfreulich: Den Befragten ist

zwar bewusst, dass effiziente Arbeitsabläufe

die Leistungsfähigkeit der Belegschaft stei-

gern, für eine bessere Zusammenarbeit und

einen nahtlosen Informationsaustausch un-

ter den Mitarbeitern sorgen und nicht zu-

letzt eine schnellere Reaktion auf veränderte

Markt- und Kundenanforderungen erlau-

ben. Doch immer noch verlassen sich die

meisten auf manuelle Verfahren, die das In-

formationsmanagement unnötig arbeitsin-

tensiv und fehleranfällig gestalten. Immer-

hin verfügen laut der Untersuchung nur 22

Prozent der europäischen Unternehmen

über ein voll automatisiertes Management

ihrer geschäftskritischen Dokumente. Im

Schnitt lägen 42,5 Prozent aller geschäftskri-

tischen Informationen auch weiterhin nur

im Papierformat vor.

Diese veralteten Verfahren bergen vielfäl-

tige Risiken. Nicht nur, dass sie viel Zeit kos-

ten und gefährliche Engpässe verursachen

können. Auch stellen geschäftskritische Do-

kumente, die ausschließlich im Papierformat

und ohne Sicherheitskopie vorliegen, gravie-

rende Sicherheitslücken und Geschäftsrisi-

ken dar: 36 Prozent aller Befragten mussten

zugeben, dass sie schon einmal wichtige Ge-

schäftsinformationen verloren haben. Darü-

ber hinaus wird eine bereichsübergreifende

Zusammenarbeit im Unternehmen zu einem

Ding der Unmöglichkeit, was sich besonders

auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter mit

Fernzugriff auswirkt, warnen die Experten.

Und wenn sich die Mitarbeiter auf zeitrau-

bende Verfahren konzentrieren müssen, lei-

det schließlich der Dienst am Kunden, dessen

Anforderungen zu kurz kommen.

Graziella Mimic

Für die Erarbeitung der vom Marktforschungsunter-nehmen Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe durchge-führten Studie wurdenwichtige Entscheidungs-träger befragt, die in ihren Unternehmen für das Management geschäftskriti-scher Dokumente verantwort-lich und in den folgenden Bereichen angesiedelt sind: Finanzdienstleistungen/Wirt-schaftsprüfung, Vertrieb, HR/Lohnbuchhaltung, Kunden-/Klienteninformationen, Recht, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement.

Insgesamt wurden 458 Tele-foninterviews mit großen Organisationen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt, deren Hauptsitz sich in Belgien, Frank-reich, Deutschland, Italien, den Nieder-landen, Skandinavien (Schweden,

INFO

Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz oder Großbritan-nien/Nordirland befindet. Alle Befragten arbeiten in den Bereichen Erziehung, Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, Fertigung oder Finanzdienstleistungen.

BEACHTLICH: Die Befragten der von Ricoh initiierten Studie schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden Prozesse mit rund 5 Prozent zum Gewinnwachstum beitragen würde.


FACtS 12/2011 2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 33


App2Me von Ricoh ist eine Soft-wareplattform, die es den Anwendern ermöglicht, die Art und Weise, in der sie mit Ricoh-MFPs arbeiten, zu personali-sieren. App2Me funktioniert mit Widgets, die auf einem Client-PC oder Handheld-Gerät installiert sindund eine Funktion wie beispielsweise das Drucken, Scannen oder die System-überwachung ausführen. Ein Widget ist eine kleine Anwendung, die dem Anwender visuelle Informationen und/oder problemlosen Zugriff auf häufig verwendete Funktionen (zum Beispiel Uhr, Kalender, News-Feed, Notizen) bietet. Da App2Me den einzelnen Anwendern erlaubt, auszuwählen, welche Widgets installiert werden sollen, wird sichergestellt, dass jeder Anwender Zugriff auf die Funktionalität erhält, die er am häufigsten benötigt.

App2MeINFO

1/2011 FACTS

Auch in Sachen Papierendverarbeitung zei-

gen sich die Systeme funktionell: Ricoh bietet

beispielsweise einen Heft-Finisher an, der bis

zu 50 Blatt mit Papiergewichten von 52 bis 90

Gramm pro Quadratmeter heften kann.

Eine Besonderheit an den neuen Aficio-

Systemen MP C300 und MP C400 soll eine

sehr einfache Bedienung sein. Der Grund: Die

Maschinen sind mit einem 8,5 Zoll großen,

beweglichen (nach oben, unten, rechts und

links) Touchscreen-Bedienfeld ausgestattet,

über das sich alle Funktionen intuitiv abrufen

lassen sollen.

FACTS nimmt die neuen Ricoh-Systeme für

eine der nächsten Ausgaben genauer unter die

Lupe und prüft, welche der neuen Features

sich von den Produkten des Wettbewerbs ab-

heben und wie sich die Geräte in Sachen Pro-

duktivität und Qualität schlagen. (kl)

HINGUCKER: Alle Funktionen lassen sich spielend leicht über das große Touchscreen-Bedien-feld ansteuern.


14 FACTS 1/201114

MULTIFUNKTIONSSYSTEME

Talente fürs Büro

M it den Aficio MP C300 und MP C400 stellt Ricoh

zwei neue Farb-Multifunktionssysteme für

mittlere und kleine Arbeitsgruppen vor, die in

der Lage sind, mit einer Geschwindigkeit von 30 bezie-

hungsweise 40 Seiten pro Minute den täglichen Workflow

im Unternehmen sinnvoll zu unterstützen. Das emp-

fohlene Einsatzvolumen des Herstellers beträgt beim

MP C300 4.000 bis 15.000 und beim MP C400 6.500 bis

20.000 Seiten pro Monat.

„Unsere neuen Multifunktionsgeräte sind in vielerlei

Hinsicht einzigartig“, sagt Jens Schubert, Regional Director

Distribution Sales Division bei Ricoh, „sie vereinen alle be-

währten Funktionen eines A3-Farbsystems in einem kom-

pakten und äußerst produktiven A4-Farbsystem“.

In der Tat: Die neuen Farbsysteme bieten Ausstattungs-

und Leistungsmerkmale, die in diesem Segment eher selten

zu finden sind. Schon serienmäßig verfügen die Farbmultis

über Sicherheitsfunktionen wie eine Festplattenverschlüs-

selung und das Data-Overwrite-Security-Kit. Hinzu kom-

men eine Java-SDK-Schnittstelle und die App2Me-Soft-

ware-Plattform (siehe Kasten). Einige weitere nützliche

Features sind die Scan-to-Funktionen, die das Scannen ins

Netzwerk, auf USB-Sticks, SD-Cards oder an eine E-Mail-

Adresse ermöglichen. Das direkte Drucken von USB-Stick

oder SD-Card ist natürlich ebenso möglich.

Auf einen Blick

✓ 30 bzw. 40 Seiten pro Minute

✓ Papierstärke bis 256 g/m2

✓ Bewegliches Bedienpanel mit 8,5-Zoll-Touchdisplay

✓ Scan to USB/SD-Card, Print from USB/SD-Card

✓ Java™-SDK-Schnittstelle und App2Me

✓ Kompakter Finisher (SR-Modell)

✓ Adobe Postscript 3®

✓ HDD Encryption Unit und DOS Kit

✓ Verteilung von Kontingenten (Quota Settings)



App2Me von Ricoh ist eine Soft-wareplattform, die es den Anwendern ermöglicht, die Art und Weise, in der sie mit Ricoh-MFPs arbeiten, zu personali-sieren. App2Me funktioniert mit Widgets, die auf einem Client-PC oder Handheld-Gerät installiert sindund eine Funktion wie beispielsweise das Drucken, Scannen oder die System-überwachung ausführen. Ein Widget ist eine kleine Anwendung, die dem Anwender visuelle Informationen und/oder problemlosen Zugriff auf häufig verwendete Funktionen (zum Beispiel Uhr, Kalender, News-Feed, Notizen) bietet. Da App2Me den einzelnen Anwendern erlaubt, auszuwählen, welche Widgets installiert werden sollen, wird sichergestellt, dass jeder Anwender Zugriff auf die Funktionalität erhält, die er am häufigsten benötigt.

App2MeINFO

1/2011 FACTS

Auch in Sachen Papierendverarbeitung zei-

gen sich die Systeme funktionell: Ricoh bietet

beispielsweise einen Heft-Finisher an, der bis

zu 50 Blatt mit Papiergewichten von 52 bis 90

Gramm pro Quadratmeter heften kann.

Eine Besonderheit an den neuen Aficio-

Systemen MP C300 und MP C400 soll eine

sehr einfache Bedienung sein. Der Grund: Die

Maschinen sind mit einem 8,5 Zoll großen,

beweglichen (nach oben, unten, rechts und

links) Touchscreen-Bedienfeld ausgestattet,

über das sich alle Funktionen intuitiv abrufen

lassen sollen.

FACTS nimmt die neuen Ricoh-Systeme für

eine der nächsten Ausgaben genauer unter die

Lupe und prüft, welche der neuen Features

sich von den Produkten des Wettbewerbs ab-

heben und wie sich die Geräte in Sachen Pro-

duktivität und Qualität schlagen. (kl)

HINGUCKER: Alle Funktionen lassen sich spielend leicht über das große Touchscreen-Bedien-feld ansteuern.


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201236 8/2011 FACTS 3

Energie eingespart werden. Diesen sogenann-

ten PxP-Toner setzt Ricoh mittlerweile in allen

Schwarzweiß- und Farbprodukten ein.

Doch sind die vom Unternehmen direkt

ergriffenen Maßnahmen nur eine Seite der

Medaille. „Immerhin rund 60 Prozent der ge-

samten Umweltbelastung im Produktlebens-

zyklus eines Druckers oder MFPs entfallen

auf die Nutzungsphase“, weiß Thies. Diese

Belastung zu reduzieren, ist eines der vorran-

gigen Ziele der Strategie von Ricoh – und eine

durchdachte Strategie ist zur Optimierung

der Ökobilanz unvermeidlich. Schritte dort-

hin sind neben der Nutzung neuer, energie-

sparender Technologien auch die Optimie-

rung der Dokumentenprozesse und – so

trivial es auch klingt – der Versuch, weniger

zu Drucken und weniger Papier zu verbrau-

chen. Ricoh bietet zahlreiche Services und

Lösungen an, die das Ziel verfolgen, den Do-

kumentenoutput und -workflow im Unter-

nehmen zu optimieren und eine effektive

Arbeitsweise zu unterstützen. So zum Bei-

spiel das Programm zur Optimierung der

Nachhaltigkeit, das CO2-Emissionen und Ge-

samtbetriebskosten senken soll.

Auf Basis des aktuellen Energie- und

Papierverbrauchs eines Unternehmens er-

mittelt Ricoh darin die Gesamtbetriebskos-

ten und die CO2-Bilanz, mit dem Ziel, sie in

einer zweiten Phase zu optimieren. „Dies

kann Empfehlungen zur Folge haben, wie die

Anschaffung moderner, energiesparender

Systeme, die Veränderung von Dokumente-

nabläufen und dem Verhalten der Nutzer“,

beschreibt Thies. So schult Ricoh die Endan-

wender, um ihr Umweltbewusstsein zu stär-

ken und zu erklären, wie sich Systeme und

Lösungen möglichst umweltschonend ein-

setzen lassen. Alle Outputsysteme können

mit einer Monitoring-Software ausgestattet

werden, die mittels Ferndiagnose und durch

den ständigen Vergleich von CO2-Emissio-

nen mit den vorgegebenen Zielen sicher-

stellt, dass sie die bestmögliche Leistung

bringen. Und anschließend können Unter-

nehmen die übrigen, unvermeidlichen Rest-

CO2-Emissionen im Rahmen des Druck- und

Dokumentenmanagements mit dem Erwerb

von Zertifikaten ausgleichen.

Zu einer erfolgreichen Umweltstrategie

gehört immer häufiger auch das Recycling

von Druckern und MFPs – und dies nicht nur,

weil eine EU-Richtlinie Herstellern vor-

schreibt, produzierte und in Verkehr gebrach-

te Geräte zurücknehmen oder entsorgen zu

lassen. Ricoh geht einen Schritt weiter und

bringt im Rahmen seines Greenline-

Programms viele gebrauchte Systeme

nach Durchlaufen eines Refurbishment-Pro-

gramms wieder auf den Markt. „Natürlich gilt

das nur für Systeme, die nach eingehender

Prüfung unseren hohen Qualitätsansprüchen

genügen“, erläutert Thies.

aus alt wird neu

Ist dies der Fall, werden die Systeme kom-

plett zerlegt, die Einzelteile in einer eigens zu

diesem Zwecke konzipierten Ultraschallreini-

gungsanlage gesäubert, noch einmal auf ihre

Funktionstüchtigkeit überprüft – und bei Be-

darf ersetzt – und schließlich wieder zusam-

mengebaut. Das System wird abermals geprüft

und lässt sich am Ende des Recyclingprozes-

ses kaum noch von einem neuen unterschie-

den. „Und nicht zu vergessen“, gibt Thies zu

bedenken, „ein Greenline-System ist nicht nur

eine wirtschaftliche Lösung, sondern unter-

streicht auch das Umweltbewusstsein des Un-

ternehmens. Der geschäftliche Erfolg hängt

heute zunehmend davon ab, wie engagiert das

Unternehmen in sozialer und ökologischer

Hinsicht ist.“

Nadia Hamdan g

„Der geschäftliche Erfolg hängt heute zunehmend davon ab, wie engagiert das Unternehmen in sozialer und ökologischer Hinsicht ist.“

kerstin thies, Chief Manager Csr bei ricoh Deutschland

RICOH_Green.indd 3 14.11.2011 11:34:27 Uhr

2 FACTS 8/20112

PRAXIS Öko-Strategien

Das neue Grün

an den Themen Ökologie

und Nachhaltigkeit kommt

heute kein Unternehmen

mehr vorbei. Auch die IT-

Branche bietet zunehmend

Lösungen an, die das

Druck- und Dokumentenmanagement auch

unter Umweltaspekten optimieren sollen.

So setzt sich der Lösungsanbieter Ricoh

seit der Unternehmensgründung vor über 70

Jahren dafür ein, dass Auswirkungen aller sei-

ner Aktivitäten auf die Umwelt möglichst ge-

ring ausfallen. Die „grüne“ Strategie des An-

bieters von Managed Document Services und

Herstellers von Druckern und MFPs umfasst

von der Produktion über den Vertrieb bis hin

zu den Produkten und Lösungen alle Bereiche

des Unternehmens. Ziel ist es die Energieeffi-

zienz zu erhöhen und den CO2-Ausstoß zu re-

duzieren. Konkret bedeutet das zum Beispiel,

dass Ricoh seine CO2-Emissionen bis zum

Jahr 2050 im Vergleich zum Jahr 2000 um 88

Prozent reduzieren will. Bis 2030 rechnet das

Unternehmen mit einer Verringerung um

rund 30 Prozent. Entsprechende Erfolge kann

Ricoh bereits verbuchen: Die erste angestreb-

te Reduzierung von 10 Prozent wurde sechs

Monate vor dem geplanten Termin erreicht.

Ein Blick in die Produktion verrät Details:

„Bereits im Jahr 2002 hat Ricoh damit ange-

fangen, pflanzenbasierte Kunststoffe als Ma-

terialien für Multifunktionssysteme zu entwi-

ckeln“, verrät Kerstin Thies, Chief Manager

CSR bei Ricoh Deutschland. Diese werden

beispielsweise als Bauteile eingesetzt oder zu

Toner verarbeitet. Apropos Toner: Bei Nutzung

eines Polymerisationsprozesses können im

Vergleich zur üblichen Fertigung bereits in der

Herstellung bis zu 30 Prozent der benötigten

Es ist längst mehr als eine schmückende PR-Maßnahme: Ökologie und Umwelt-schutz sind zum festen Bestandteil von Unternehmensstrategien geworden und die entsprechenden Handlungsschritte reichen meist weiter als es die gesetz-lichen Vorschriften bestimmen: Von einer umweltschonenden Produktion über inno-vative Technologien bis hin zu Lösungen für mehr Umweltbewusstsein in denUnternehmen.


8/2011 FACtS

2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 378/2011 FACTS 3

Energie eingespart werden. Diesen sogenann-

ten PxP-Toner setzt Ricoh mittlerweile in allen

Schwarzweiß- und Farbprodukten ein.

Doch sind die vom Unternehmen direkt

ergriffenen Maßnahmen nur eine Seite der

Medaille. „Immerhin rund 60 Prozent der ge-

samten Umweltbelastung im Produktlebens-

zyklus eines Druckers oder MFPs entfallen

auf die Nutzungsphase“, weiß Thies. Diese

Belastung zu reduzieren, ist eines der vorran-

gigen Ziele der Strategie von Ricoh – und eine

durchdachte Strategie ist zur Optimierung

der Ökobilanz unvermeidlich. Schritte dort-

hin sind neben der Nutzung neuer, energie-

sparender Technologien auch die Optimie-

rung der Dokumentenprozesse und – so

trivial es auch klingt – der Versuch, weniger

zu Drucken und weniger Papier zu verbrau-

chen. Ricoh bietet zahlreiche Services und

Lösungen an, die das Ziel verfolgen, den Do-

kumentenoutput und -workflow im Unter-

nehmen zu optimieren und eine effektive

Arbeitsweise zu unterstützen. So zum Bei-

spiel das Programm zur Optimierung der

Nachhaltigkeit, das CO2-Emissionen und Ge-

samtbetriebskosten senken soll.

Auf Basis des aktuellen Energie- und

Papierverbrauchs eines Unternehmens er-

mittelt Ricoh darin die Gesamtbetriebskos-

ten und die CO2-Bilanz, mit dem Ziel, sie in

einer zweiten Phase zu optimieren. „Dies

kann Empfehlungen zur Folge haben, wie die

Anschaffung moderner, energiesparender

Systeme, die Veränderung von Dokumente-

nabläufen und dem Verhalten der Nutzer“,

beschreibt Thies. So schult Ricoh die Endan-

wender, um ihr Umweltbewusstsein zu stär-

ken und zu erklären, wie sich Systeme und

Lösungen möglichst umweltschonend ein-

setzen lassen. Alle Outputsysteme können

mit einer Monitoring-Software ausgestattet

werden, die mittels Ferndiagnose und durch

den ständigen Vergleich von CO2-Emissio-

nen mit den vorgegebenen Zielen sicher-

stellt, dass sie die bestmögliche Leistung

bringen. Und anschließend können Unter-

nehmen die übrigen, unvermeidlichen Rest-

CO2-Emissionen im Rahmen des Druck- und

Dokumentenmanagements mit dem Erwerb

von Zertifikaten ausgleichen.

Zu einer erfolgreichen Umweltstrategie

gehört immer häufiger auch das Recycling

von Druckern und MFPs – und dies nicht nur,

weil eine EU-Richtlinie Herstellern vor-

schreibt, produzierte und in Verkehr gebrach-

te Geräte zurücknehmen oder entsorgen zu

lassen. Ricoh geht einen Schritt weiter und

bringt im Rahmen seines Greenline-

Programms viele gebrauchte Systeme

nach Durchlaufen eines Refurbishment-Pro-

gramms wieder auf den Markt. „Natürlich gilt

das nur für Systeme, die nach eingehender

Prüfung unseren hohen Qualitätsansprüchen

genügen“, erläutert Thies.

aus alt wird neu

Ist dies der Fall, werden die Systeme kom-

plett zerlegt, die Einzelteile in einer eigens zu

diesem Zwecke konzipierten Ultraschallreini-

gungsanlage gesäubert, noch einmal auf ihre

Funktionstüchtigkeit überprüft – und bei Be-

darf ersetzt – und schließlich wieder zusam-

mengebaut. Das System wird abermals geprüft

und lässt sich am Ende des Recyclingprozes-

ses kaum noch von einem neuen unterschie-

den. „Und nicht zu vergessen“, gibt Thies zu

bedenken, „ein Greenline-System ist nicht nur

eine wirtschaftliche Lösung, sondern unter-

streicht auch das Umweltbewusstsein des Un-

ternehmens. Der geschäftliche Erfolg hängt

heute zunehmend davon ab, wie engagiert das

Unternehmen in sozialer und ökologischer

Hinsicht ist.“

Nadia Hamdan g

„Der geschäftliche Erfolg hängt heute zunehmend davon ab, wie engagiert das Unternehmen in sozialer und ökologischer Hinsicht ist.“

kerstin thies, Chief Manager Csr bei ricoh Deutschland


FACtS 8/2011


FACTS: Zunächst eine Grundfrage: Wer wird

überhaupt geprüft?

Per Hegenberg: Grundsätzlich können alle,

die gewerblich oder freiberuflich tätig sind,

geprüft werden. Die Auswahl erfolgt nach

Ermessen der Finanzverwaltung. Diese hat

die Betriebe in Größenklassen eingeteilt.

Die Prüfungsfrequenz nimmt grundlegend

mit der Größenklasse ab. Andererseits wird

zunehmend eine am Steuerausfallrisiko ori-

entierte Auswahl der zu prüfenden Unter-

nehmen unabhängig von dessen Größe an-

gedacht. Unabhängig von der Größenord-

nung gibt es Stichproben- oder anlassbezo-

gene Prüfungen.

FACTS: Welche Anlässe können das sein?

Hegenberg: Im Rahmen der Bearbeitung ein-

gereichter Jahresabschlüsse und Steuerer-

klärungen erfolgen regelmäßig Plausibili-

tätsbeurteilungen. Diese können zu Rückfra-

gen, aber auch zu Betriebsprüfungen führen.

Beispielhaft seien Gewinne genannt, die

nachhaltig die üblichen Lebenshaltungskos-

ten nicht decken, oder branchenuntypische

Gewinnmargen. Das Gleiche gilt bei hohen

Einlagen in den Betrieb, die einem niedrigen

Privatvermögen gegenüberstehen. Einlage,

Entnahme, Kauf, Verkauf und Nutzungsän-

derung von Grundstücken können ebenfalls

Anlass sein sowie auch die Aufgabe des Be-

triebs, die Änderung seiner Rechtsform oder

die Änderung von Gesellschaftsverhältnis-

sen. Führten vorherige Betriebsprüfungen

zu erheblichen Steuernachzahlungen, steht

eine Anschlussprüfung mit Sicherheit vor

der Tür.

FACTS: Wo wird die Betriebsprüfung durchge-

führt?

Hegenberg: Sie findet in den Geschäftsräumen

des Steuerpflichtigen statt. Ist dies sowohl

dort als auch in den Wohnräumen des Steuer-

pflichtigen unmöglich, muss an Amtsstelle

geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO).

FACTS: Wie erfahren die Betroffenen von der

anstehenden Prüfung?

Hegenberg: Der Steuerpflichtige erhält eine

Prüfungsanordnung. Darin werden unter an-

derem die zu prüfenden Steuerarten und Be-

steuerungszeiträume festgelegt. Die Prü-

fungsanordnung muss angemessene Zeit vor

Prüfungsbeginn bekannt gegeben werden, im

Fall von Großunternehmen in der Regel vier,

bei anderen zwei Wochen vorher.

FACTS: Welche Vorbereitungen gilt es im Falle

einer Prüfung zu treffen?

Hegenberg: Der Steuerpflichtige hat eine Mit-

wirkungspflicht. Er muss in der Lage sein,

alle prüfungsrelevanten Daten bereitzustel-

len und die Fragen des Prüfers ausführlich zu

beantworten. Er kann Auskunftspersonen

benennen, was ihn trotzdem nicht von seiner

Mitwirkungspflicht befreit. Dem Prüfer steht

es laut § 200 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO nur dann

zu, andere Betriebsangehörige zu befragen,

wenn die bisher erhaltenen Auskünfte nicht

ausreichen. Der Steuerpflichtige muss alle

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, ins-

besondere Jahresabschlüsse, Inventurunter-

lagen und Belege bereithalten. Der Betriebs-

prüfer darf im Übrigen auf die elektronischen

Daten des Steuerpflichtigen zugreifen. Er

darf sogar die Aushändigung von Daten ver-

langen, um diese elektronisch mit einer spe-

ziellen Prüfungssoftware auszuwerten. Dies

setzt unter Umständen voraus, dass nicht

mehr verwendete EDV-Ausstattung und Soft-

ware alleine zu diesem Zweck während der

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wei-

terhin vorzuhalten sind, um einen Datenzu-

griff sicherzustellen, Bereits die laufende

Bearbeitung der Buchhaltung und der Jahres-

abschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die

aufwendige Aufarbeitungen oder Nachbesse-

rungen kurz vor einer anstehenden Prüfung

entbehrlich macht. Hier dürfte auch die lau-

fende Einbindung eines Steuerberaters sinn-

voll sein, der zumindest Plausibilitätsbeur-

teilungen vornimmt.

FACTS: Welche Fehler sind für Kleinunterneh-

mer und Mittelständler typisch?

Hegenberg: Die Fehler sind vielfältig. Oftmals

hängen sie mit einer fehlenden klaren Tren-

nung zwischen Betriebs- und Privatsphäre

oder im Falle von Kapitalgesellschaften mit

beherrschenden Gesellschafter-Geschäfts-

führern mit fehlenden klaren vertraglichen

Vereinbarungen zusammen. Durch unabge-

stimmte Nutzungsänderungen kann es zu

steuerlichen Entnahmen und der Besteue-

rung stiller Reserven kommen, die in der

„Bereits die laufende Bearbei-tung der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die auf-wendige Aufarbeitungen oder Nachbesserungen kurz vor einer anstehenden Prüfung entbehr-lich macht.“

PER HEGENBERG, Wirtschaftsprüfer undGeschäftsführer der NiederrheinischenTreuhand in Duisburg

09_AKT_Hegenberg_k5_j.indd 31 23.08.2010 18:28:14 Uhr

30 FACTS SPECIAL30

AKTUELL Betriebsprüfung

Prüfungen erwarte bis zuletzt

Nicht ein Unternehmer, auch nicht der hartgesot-tenste, der bei dem Gedanken an eine Betriebsprüfung nicht mit Ehrfurcht erfüllt wird. Doch viele Punkte

sind den meisten unklar. Per Hegenberg, Wirt-schaftsprüfer und Geschäftsführer bei der

Niederrheinischen Treuhand in Duisburg, bringt Licht ins Dunkel.



FACTS: Zunächst eine Grundfrage: Wer wird

überhaupt geprüft?

Per Hegenberg: Grundsätzlich können alle,

die gewerblich oder freiberuflich tätig sind,

geprüft werden. Die Auswahl erfolgt nach

Ermessen der Finanzverwaltung. Diese hat

die Betriebe in Größenklassen eingeteilt.

Die Prüfungsfrequenz nimmt grundlegend

mit der Größenklasse ab. Andererseits wird

zunehmend eine am Steuerausfallrisiko ori-

entierte Auswahl der zu prüfenden Unter-

nehmen unabhängig von dessen Größe an-

gedacht. Unabhängig von der Größenord-

nung gibt es Stichproben- oder anlassbezo-

gene Prüfungen.

FACTS: Welche Anlässe können das sein?

Hegenberg: Im Rahmen der Bearbeitung ein-

gereichter Jahresabschlüsse und Steuerer-

klärungen erfolgen regelmäßig Plausibili-

tätsbeurteilungen. Diese können zu Rückfra-

gen, aber auch zu Betriebsprüfungen führen.

Beispielhaft seien Gewinne genannt, die

nachhaltig die üblichen Lebenshaltungskos-

ten nicht decken, oder branchenuntypische

Gewinnmargen. Das Gleiche gilt bei hohen

Einlagen in den Betrieb, die einem niedrigen

Privatvermögen gegenüberstehen. Einlage,

Entnahme, Kauf, Verkauf und Nutzungsän-

derung von Grundstücken können ebenfalls

Anlass sein sowie auch die Aufgabe des Be-

triebs, die Änderung seiner Rechtsform oder

die Änderung von Gesellschaftsverhältnis-

sen. Führten vorherige Betriebsprüfungen

zu erheblichen Steuernachzahlungen, steht

eine Anschlussprüfung mit Sicherheit vor

der Tür.

FACTS: Wo wird die Betriebsprüfung durchge-

führt?

Hegenberg: Sie findet in den Geschäftsräumen

des Steuerpflichtigen statt. Ist dies sowohl

dort als auch in den Wohnräumen des Steuer-

pflichtigen unmöglich, muss an Amtsstelle

geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO).

FACTS: Wie erfahren die Betroffenen von der

anstehenden Prüfung?

Hegenberg: Der Steuerpflichtige erhält eine

Prüfungsanordnung. Darin werden unter an-

derem die zu prüfenden Steuerarten und Be-

steuerungszeiträume festgelegt. Die Prü-

fungsanordnung muss angemessene Zeit vor

Prüfungsbeginn bekannt gegeben werden, im

Fall von Großunternehmen in der Regel vier,

bei anderen zwei Wochen vorher.

FACTS: Welche Vorbereitungen gilt es im Falle

einer Prüfung zu treffen?

Hegenberg: Der Steuerpflichtige hat eine Mit-

wirkungspflicht. Er muss in der Lage sein,

alle prüfungsrelevanten Daten bereitzustel-

len und die Fragen des Prüfers ausführlich zu

beantworten. Er kann Auskunftspersonen

benennen, was ihn trotzdem nicht von seiner

Mitwirkungspflicht befreit. Dem Prüfer steht

es laut § 200 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO nur dann

zu, andere Betriebsangehörige zu befragen,

wenn die bisher erhaltenen Auskünfte nicht

ausreichen. Der Steuerpflichtige muss alle

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, ins-

besondere Jahresabschlüsse, Inventurunter-

lagen und Belege bereithalten. Der Betriebs-

prüfer darf im Übrigen auf die elektronischen

Daten des Steuerpflichtigen zugreifen. Er

darf sogar die Aushändigung von Daten ver-

langen, um diese elektronisch mit einer spe-

ziellen Prüfungssoftware auszuwerten. Dies

setzt unter Umständen voraus, dass nicht

mehr verwendete EDV-Ausstattung und Soft-

ware alleine zu diesem Zweck während der

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wei-

terhin vorzuhalten sind, um einen Datenzu-

griff sicherzustellen, Bereits die laufende

Bearbeitung der Buchhaltung und der Jahres-

abschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die

aufwendige Aufarbeitungen oder Nachbesse-

rungen kurz vor einer anstehenden Prüfung

entbehrlich macht. Hier dürfte auch die lau-

fende Einbindung eines Steuerberaters sinn-

voll sein, der zumindest Plausibilitätsbeur-

teilungen vornimmt.

FACTS: Welche Fehler sind für Kleinunterneh-

mer und Mittelständler typisch?

Hegenberg: Die Fehler sind vielfältig. Oftmals

hängen sie mit einer fehlenden klaren Tren-

nung zwischen Betriebs- und Privatsphäre

oder im Falle von Kapitalgesellschaften mit

beherrschenden Gesellschafter-Geschäfts-

führern mit fehlenden klaren vertraglichen

Vereinbarungen zusammen. Durch unabge-

stimmte Nutzungsänderungen kann es zu

steuerlichen Entnahmen und der Besteue-

rung stiller Reserven kommen, die in der

„Bereits die laufende Bearbei-tung der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse sollte eine Qualität aufweisen, die auf-wendige Aufarbeitungen oder Nachbesserungen kurz vor einer anstehenden Prüfung entbehr-lich macht.“

PER HEGENBERG, Wirtschaftsprüfer undGeschäftsführer der NiederrheinischenTreuhand in Duisburg


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201240 9/2010 FACtS32 FACTS SPECIAL32

AKTUELL Betriebsprüfung

Regel aufgrund fehlenden Liquiditätszu-

flusses besonders unangenehm sind. Eines

der häufigsten Themen ist nach wie vor auch

die steuerliche Behandlung von privat ge-

nutzten Firmenfahrzeugen. Hier ist oftmals

die Bemessungsgrundlage für die Ermitt-

lung des Privatanteils zu niedrig angesetzt

oder die Fahrtenbücher, die den betriebli-

chen Anteil der Fahrten belegen sollen, sind

nicht ordnungsgemäß geführt. Vielfach

scheitert die steuerliche Anerkennung aber

auch daran, dass die belegmäßigen Voraus-

setzungen durch unvollständige Angaben

auf der Rechnung oder fehlende Aufzeich-

nungen bei Bewirtungen oder Geschenken

nicht erfüllt werden.

FACTS: Stichwort Selbstanzeige? Was hat es da-

mit auf sich?

Hegenberg: Steuerpflichtige können bei

Steuerdelikten durch eine wirksame Selbst-

anzeige Straf- und Bußgeldfreiheit erlangen.

Ist der Betriebsprüfer bereits erschienen,

tritt allerdings eine Sperrwirkung ein. Eine

wirksame Selbstanzeige ist dann nicht mehr

möglich.

FACTS: Welche Bedeutung haben sogenannte

Kontrollmitteilungen?

Hegenberg: Stellt der Prüfer im Rahmen einer

Prüfung steuerliche Verhältnisse anderer Steu-

erpflichtiger fest, die steuerlich relevant sein

können, so dürfen diese ausgewertet werden.

Der Prüfer erstellt eine Kontrollmitteilung

über diese Verhältnisse, die der Finanzbehör-

de zugeleitet wird, die für diesen anderen

Steuerpflichtigen zuständig ist.

FACTS: Die Betriebsprüfung ist über die Bühne

gegangen? Was passiert nun?

Hegenberg: In der Regel erfolgt eine Schluss-

besprechung über das Ergebnis der Be-

triebsprüfung. Darin werden insbesondere

strittige Sachverhalte erörtert. Hier ist eine

geschickte Argumentation im Blick auf trag-

bare Kompromisse von großem Vorteil. Auch

hier empfiehlt sich die Hinzuziehung eines

Steuerberaters. Anschließend erstellt der

Prüfer einen schriftlichen Prüfungsbericht

und stellt darin seine Prüfungsfeststellun-

gen dar. Bei wesentlichen Änderungen zu-

ungunsten des Steuerpflichtigen ist diesem

Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Der Prüfungsbericht bildet die Grundlage

für die Änderung von Steuerbescheiden.

Gab es keine Beanstandungen, genügt es,

dies dem Steuerpflichtigen mitzuteilen.

FACTS: Können auch Regelungen für die Zu-

kunft getroffen werden?

Hegenberg: Ist es für den Steuerpflichtigen

für seine geschäftlichen Maßnahmen wich-

tig, die künftige steuerliche Behandlung zu

kennen, soll die Finanzbehörde verbindlich

zusagen, wie ein für die Vergangenheit ge-

prüfter und im Prüfungsbericht dargestell-

ter Sachverhalt in Zukunft steuerlich behan-

delt wird. Hierfür ist ein Antrag des Steuer-

pflichtigen erforderlich.

FACTS: Und wenn der Prüfer einen Verdacht

auf eine Straftat hat?

Hegenberg: Dann ist es seine Pflicht, die

Straf- und Bußgeldstelle zu informieren.

Wird ein Strafverfahren in Gang gesetzt, un-

terbricht dies die Betriebsprüfung. Für den

Geprüften besteht die Obliegenheit der Mit-

wirkung nicht mehr. Die Straf- und Buß-

geldstelle ist daher verpflichtet, unverzüg-

lich die Einleitung des Strafverfahrens mit-

zuteilen. Ansonsten kann ein Verwertungs-

verbot entstehen.

Graziella Mimic g


abcfinance GmbH

Kamekestraße 2–8

50672 Köln

Telefon: +49 (0)221 579 08-0

Telefax: +49 (0)221 579 08-126

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nisation verbessertes Gesamtkonzept zu

schaffen, mit dem sich neben einer Produkti-

vitätssteigerung der Teams und der Infrastruk-

tur die Ausgaben senken lassen.

Für die Umsetzung dieser Anforderungen

wählte man in Zusammenarbeit mit dem

Ricoh-Fachhändler Braun Büroorganisation

die Java-Plattform der Ricoh-Multifunktions-

systeme und eine flexible Softwarelösung.

Auf Java-Basis können die Lösungen und

Multifunktionssysteme von Ricoh kundenin-

dividuell angepasst werden. „Wenn es darum

geht, Ricoh-Systeme in bereits vorhandene

Kundenlandschaften und -workflows einzu-

binden und Nutzeroberflächen auf individu-

elle Kundenanforderungen abzustimmen,

können die flexiblen Lösungen von Ricoh

wertvolle Dienste leisten“, sagt Stephan Braun,

Geschäftsführer bei Braun Büroorganisation.

„Wie auch immer die Anforderungen und

Änderungen aussehen mögen, der Kunde be-

nötigt keine neue Software – neue Funktionen

werden ohne großen Aufwand einfach erstellt.

Bestehende Systeme werden reibungslos über

offene Standardschnittstellen integriert.“

GUTER SERVICE ZAHLT SICH AUS

Die wichtigsten Komponenten dabei sind

nach Meinung der FACTS-Redaktion: Secure

Print, Reprint (Formulardruck), Delegations-

druck und die verschiedensten Scan-Funkti-

onen wie beispielsweise Scan-to-E-Mail,

Scan-to-Folder und Scan-to-Fax. Darüber

hinaus ermöglicht die Software Authentifi-

zierungs-Funktionen und die Möglichkeit,

vorhandene Dokumentenmanagement-Sys-

teme über standardisierte Schnittstellen an-

zubinden.

Beim Caritasverband Brilon integrierte

Ricoh-Fachhandelspartner Braun mehrere

dieser nützlichen Erweiterungsfunktionen,

die die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr

missen möchten.

Auch an die nötige Sicherheit wurde bei

der Neukonzeption für den Caritasverband im

Sauerland gedacht: Um unberechtigte Zugrif-

fe und damit den Missbrauch der Ausgabesys-

teme zu verhindern, wurde eine Authentifizie-

rung der Mitarbeiter über die Eingabe eines

PIN-Codes eingerichtet.

Neben der Sicherheit wird auch der Service

beim Ricoh-Konzept großgeschrieben. Die

Multifunktionssysteme senden automatisch

Verbrauchsmaterial- und Servicemeldungen

an den Fachhandelspartner Braun. Somit

müssen sich die Mitarbeiter der Caritas um

diese Belange nicht mehr kümmern und spa-

ren dadurch Zeit und somit auch Geld.

Fazit: Insgesamt wurden 74 neue Multi-

funktionssysteme beziehungsweise Drucker

installiert, die im Zusammenspiel mit der Soft-

ware Imagus nun ein professionelles Druck-

und Kopiermanagement ermöglichen. Dem

bekannten Konzept 1=1 PAY PER PAGE von

Ricoh ist es zu verdanken, dass man sich mitt-

lerweile beim Briloner Caritasverband noch

mehr dem Wohl der Menschen widmen kann,

denn um das Druck- und Dokumentenmana-

gement kümmern sich Braun Büroorganisati-

on und Ricoh.

Timo Schrage

DURCHDACHTE LÖSUNG: Die Lösungen von Ricoh lassen sich kundenindividuell anpassen und sorgen für ein optimales Druck- und Dokumentenmanagement.

082_083_FAC_1111_ORG_Ricoh.indd 83 26.10.2011 17:16:24 Uhr

82 FACTS SPECIAL82

ORGANISATION Dokumentenmanagement

Um produktiver arbeiten zu

können, ist es für viele Un-

ternehmen unumgänglich,

den Workflow zu verbessern

und Arbeitsprozesse zu op-

timieren, damit die Mitar-

beiter einen schnelleren Zugriff auf Informa-

tionen haben. Auch die Caritas aus Brilon

verfolgte dieses Ziel – und das mit Erfolg. In

Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhan-

delspartner Braun Büroorganisation entstand

ein optimiertes Gesamtlösungskonzept.

WORKFLOW-OPTIMIERUNG

Der Caritasverband Brilon e. V. ist die aner-

kannte institutionelle Vertretung der katholi-

schen Caritas in den Dekanaten Hochsauer-

land-Ost und Waldeck. Er ist ein Verband der

freien Wohlfahrtspflege und eine Zweigstelle

des Caritasverbands für das Erzbistum Pader-

born und Freiburg.

Ein erklärtes Ziel bei allen Caritasverbän-

den war es, den Dokumentenworkflow zu ver-

bessern und durch die Neuanschaffung von

Hardware und die Nutzung eines Seitenpreis-

modells ein im Hinblick auf Kosten und Orga-

Ziel erreichtUnternehmen sind heute auf den schnellen und sicheren Zugriff auf In-formationen angewiesen. So auch die Caritas aus Brilon. In Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhandelspartner Braun Büroorganisation wurde für das organisationsweite Druck- und Doku-mentenmanagement ein Gesamtlösungskonzept entwickelt.



nisation verbessertes Gesamtkonzept zu

schaffen, mit dem sich neben einer Produkti-

vitätssteigerung der Teams und der Infrastruk-

tur die Ausgaben senken lassen.

Für die Umsetzung dieser Anforderungen

wählte man in Zusammenarbeit mit dem

Ricoh-Fachhändler Braun Büroorganisation

die Java-Plattform der Ricoh-Multifunktions-

systeme und eine flexible Softwarelösung.

Auf Java-Basis können die Lösungen und

Multifunktionssysteme von Ricoh kundenin-

dividuell angepasst werden. „Wenn es darum

geht, Ricoh-Systeme in bereits vorhandene

Kundenlandschaften und -workflows einzu-

binden und Nutzeroberflächen auf individu-

elle Kundenanforderungen abzustimmen,

können die flexiblen Lösungen von Ricoh

wertvolle Dienste leisten“, sagt Stephan Braun,

Geschäftsführer bei Braun Büroorganisation.

„Wie auch immer die Anforderungen und

Änderungen aussehen mögen, der Kunde be-

nötigt keine neue Software – neue Funktionen

werden ohne großen Aufwand einfach erstellt.

Bestehende Systeme werden reibungslos über

offene Standardschnittstellen integriert.“

GUTER SERVICE ZAHLT SICH AUS

Die wichtigsten Komponenten dabei sind

nach Meinung der FACTS-Redaktion: Secure

Print, Reprint (Formulardruck), Delegations-

druck und die verschiedensten Scan-Funkti-

onen wie beispielsweise Scan-to-E-Mail,

Scan-to-Folder und Scan-to-Fax. Darüber

hinaus ermöglicht die Software Authentifi-

zierungs-Funktionen und die Möglichkeit,

vorhandene Dokumentenmanagement-Sys-

teme über standardisierte Schnittstellen an-

zubinden.

Beim Caritasverband Brilon integrierte

Ricoh-Fachhandelspartner Braun mehrere

dieser nützlichen Erweiterungsfunktionen,

die die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr

missen möchten.

Auch an die nötige Sicherheit wurde bei

der Neukonzeption für den Caritasverband im

Sauerland gedacht: Um unberechtigte Zugrif-

fe und damit den Missbrauch der Ausgabesys-

teme zu verhindern, wurde eine Authentifizie-

rung der Mitarbeiter über die Eingabe eines

PIN-Codes eingerichtet.

Neben der Sicherheit wird auch der Service

beim Ricoh-Konzept großgeschrieben. Die

Multifunktionssysteme senden automatisch

Verbrauchsmaterial- und Servicemeldungen

an den Fachhandelspartner Braun. Somit

müssen sich die Mitarbeiter der Caritas um

diese Belange nicht mehr kümmern und spa-

ren dadurch Zeit und somit auch Geld.

Fazit: Insgesamt wurden 74 neue Multi-

funktionssysteme beziehungsweise Drucker

installiert, die im Zusammenspiel mit der Soft-

ware Imagus nun ein professionelles Druck-

und Kopiermanagement ermöglichen. Dem

bekannten Konzept 1=1 PAY PER PAGE von

Ricoh ist es zu verdanken, dass man sich mitt-

lerweile beim Briloner Caritasverband noch

mehr dem Wohl der Menschen widmen kann,

denn um das Druck- und Dokumentenmana-

gement kümmern sich Braun Büroorganisati-

on und Ricoh.

Timo Schrage

DURCHDACHTE LÖSUNG: Die Lösungen von Ricoh lassen sich kundenindividuell anpassen und sorgen für ein optimales Druck- und Dokumentenmanagement.



einsatz – vorgestellt von den Ricoh-Mitarbei-

tern, die mit den eigenen Produkten arbeiten.

Täglich fürt man die Besucher durch die

einzelnen Abteilungen. Die Mitarbeiter, wie

beispielsweise aus den Abteilungen Marke-

ting, Verkauf und Controlling oder Sekretari-

at, führen „ihre“ Lösungen vor. Eine gute

Idee, denn so erhalten Kunden und Interes-

senten einen konkreten Eindruck und lernen

die Effizienz der einzelnen Ricoh-Lösungen

kennen: Die digitale Archivierung, das Druck-

kosten-Controlling, modernes Administra-

tions- und Fleet- oder Printmanagement via

Job-Ticket sind nur einige Beispiele.

Darüber hinaus erhält der Kunde einen

Einblick in Unternehmensbereiche wie bei-

spielsweise die Office Consulting Division.

Hier stellt Ricoh Analysen und Dienstleistun-

gen vor, die zur Prozessverbesserung und Op-

timierung des unternehmensweiten Druck-

und Dokumentenmanagements beitragen.

FUTURE OFFICE LIVE IM TRUCK

Besonders beeindruckend für die FACTS-

Redaktion war bei der „FOL-Tour“ der Be-

such des Printing Innovation Centers, wo

die Produktionsdrucklösungen von Ricoh

im Einsatz sind. Hier konnte man unter an-

derem den Druck von Massenmailings und

die Produktion von Broschüren bestaunen.

Weitere Stationen der FOL-Tour sind Abtei-

lungen, in denen Ricoh-Mitarbeiter verschie-

dene Scan-to-Funktionen, wie etwas das Ver-

teilen von Dokumenten an E-Mail-Empfänger

und andere Abteilungen, demonstrieren. Da-

mit möglichst viele Kunden und Interessierte

in den Genuss der FOL-Touren kommen kön-

nen, ist das FOL-Konzept nicht nur in der Zen-

trale in Hannover, sondern auch in den Busi-

ness & Service Centern Hamburg, Düsseldorf,

Frankfurt, Stuttgart, Nürnberg und München

umgesetzt worden.

Übrigens: Ricoh bringt Kunden und Inter-

essenten seine Lösungen auch direkt „vor die

Haustür“. Möglich wird das durch die jährli-

che dokuTRENDS-Tour und zwei speziell aus-

gerüstete Showtrucks, in denen die Lösungen

von Ricoh auf einer Ausstellungsfläche von

insgesamt 150 Quadratmetern präsentiert und

ausprobiert werden können.

Klaus Leifeld

BESSER GEHT ES NICHT: Die Ricoh-Mitarbeiter erklären die Anwendungen, die sie selbst nutzen.

UNTERWEGS IN DEUTSCHLAND: Auch in mobilen Showtrucks zeigt

Ricoh spezielle Konzepte zum

Thema Output-management.


34 FACTS 12/201134

BRANCHE Unternehmen

Nicht ein einzelner Schau-

raum, sondern der gesamte

Hauptsitz der Ricoh-Zen-

trale in Hannover erwartete

die FACTS-Redaktion, als

Ricoh einlud, um die neu-

esten Produkte und Lösungen vorzustellen.

Vom Konzept des traditionellen Schauraums

habe sich Ricoh, laut Marketing Director

Michael Pichler, konsequent verabschiedet.

LÖSUNGEN IM PRAXISEINSATZ

Nach dem Motto „Wir leben, was wir ver-

kaufen“ ist die komplette Hauptverwaltung

auch der Schauraum für Händler und Kunden.

Das Unternehmen zeigt seine Lösungen für

Druck- und Dokumentenmanagement, Pro-

duktionsdruck und IT Services im realen Praxis-

Besser kann man es nicht machen: Während die meisten Anbieter im Bereich des Outputmanagements ihren Kunden die unterschiedlichsten Lösungen theoretisch und mit unzähligen PowerPoint-Folien vorstellen, präsentiert Ricoh seinen Partnern und Endkunden mit sogenannten „Future Office live“-Touren fast alle angebotenen Lösungen und Produkte im eigenen Unternehmen im „Live-Einsatz“.

Wir leben, was wir verkaufen



einsatz – vorgestellt von den Ricoh-Mitarbei-

tern, die mit den eigenen Produkten arbeiten.

Täglich fürt man die Besucher durch die

einzelnen Abteilungen. Die Mitarbeiter, wie

beispielsweise aus den Abteilungen Marke-

ting, Verkauf und Controlling oder Sekretari-

at, führen „ihre“ Lösungen vor. Eine gute

Idee, denn so erhalten Kunden und Interes-

senten einen konkreten Eindruck und lernen

die Effizienz der einzelnen Ricoh-Lösungen

kennen: Die digitale Archivierung, das Druck-

kosten-Controlling, modernes Administra-

tions- und Fleet- oder Printmanagement via

Job-Ticket sind nur einige Beispiele.

Darüber hinaus erhält der Kunde einen

Einblick in Unternehmensbereiche wie bei-

spielsweise die Office Consulting Division.

Hier stellt Ricoh Analysen und Dienstleistun-

gen vor, die zur Prozessverbesserung und Op-

timierung des unternehmensweiten Druck-

und Dokumentenmanagements beitragen.

FUTURE OFFICE LIVE IM TRUCK

Besonders beeindruckend für die FACTS-

Redaktion war bei der „FOL-Tour“ der Be-

such des Printing Innovation Centers, wo

die Produktionsdrucklösungen von Ricoh

im Einsatz sind. Hier konnte man unter an-

derem den Druck von Massenmailings und

die Produktion von Broschüren bestaunen.

Weitere Stationen der FOL-Tour sind Abtei-

lungen, in denen Ricoh-Mitarbeiter verschie-

dene Scan-to-Funktionen, wie etwas das Ver-

teilen von Dokumenten an E-Mail-Empfänger

und andere Abteilungen, demonstrieren. Da-

mit möglichst viele Kunden und Interessierte

in den Genuss der FOL-Touren kommen kön-

nen, ist das FOL-Konzept nicht nur in der Zen-

trale in Hannover, sondern auch in den Busi-

ness & Service Centern Hamburg, Düsseldorf,

Frankfurt, Stuttgart, Nürnberg und München

umgesetzt worden.

Übrigens: Ricoh bringt Kunden und Inter-

essenten seine Lösungen auch direkt „vor die

Haustür“. Möglich wird das durch die jährli-

che dokuTRENDS-Tour und zwei speziell aus-

gerüstete Showtrucks, in denen die Lösungen

von Ricoh auf einer Ausstellungsfläche von

insgesamt 150 Quadratmetern präsentiert und

ausprobiert werden können.

Klaus Leifeld

BESSER GEHT ES NICHT: Die Ricoh-Mitarbeiter erklären die Anwendungen, die sie selbst nutzen.

UNTERWEGS IN DEUTSCHLAND: Auch in mobilen Showtrucks zeigt

Ricoh spezielle Konzepte zum

Thema Output-management.


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201246 6/2011 FACtS

Ein konkretes Beispiel gibt der Bericht

auch: Bei einem durchschnittlichen Arbeits-

lohn von 34.200 Euro und einer durchschnitt-

lichen Bruttowertschöpfung von 59.500 Euro

pro Jahr und Arbeitnehmer koste jeder Aus-

falltag den Arbeitgeber 155 Euro (Gehalt).

Wenn die Arbeitsleistung nicht kompensiert

werden kann, verliere der Arbeitgeber zudem

täglich 270 Euro durch den Ausfall der Ar-

beitsproduktivität (Bruttowertschöpfung).

WIE SIEHT GUTE ARBEIT AUS?

Die am häufigsten in deutschen Büros

auftretenden Krankheiten hat die DAK

(Deutsche Angestellten-Krankenkasse) kürz-

lich in einem Gesundheitsreport ermittelt.

An erster Stelle der traurigen Auflistung kom-

men Erkrankungen des Muskel-Skelett-Sys-

tems. Als Teil davon sind Rückenschmerzen

für 7,1 Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage

verantwortlich und damit mit Abstand die

häufigste Einzeldiagnose.

Nicht unbedenklich: Laut dem DAK-Re-

port standen psychische Erkrankungen im

vergangenen Jahr mit 12,1 Prozent des Ge-

samtkrankenstands an vierter Stelle, was im-

merhin eine Steigerung von 12 Prozent im

Vergleich zum Vorjahr bedeutet.

Maßnahmen und Bedingungen am Ar-

beitsplatz, die das Gesundbleiben der Beleg-

schaften in den Mittelpunkt stellen, tun also

not. Und dies fängt mit der Arbeitsqualität

und der Arbeitszufriedenheit an. Doch wie

sieht gute Arbeit aus? Die Antworten, die

Erwerbstätige aus kleinen und mittelstän-

dischen Betrieben im Rahmen einer von

der INQA (Initiative Neue Qualität der Ar-

beit) durchgeführten und von der Soziologin

Tatjana Fuchs ausgearbeiteten Untersuchung

auf diese Frage gaben, zeigen, dass verschie-

dene Aspekte dazugehören.

Als sehr wichtig eingeschätzt wird zu-

nächst die Einkommens- und Beschäftigungs-

sicherheit – hiermit werden ein festes, ver-

lässliches Einkommen, ein sicherer Arbeits-

platz und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

gemeint –, dicht gefolgt von dem Erhalt von

regelmäßigen Einkommenssteigerungen.

SPASS, STOLZ UND SINN

Direkt im Anschluss daran kommen die

sozialen Aspekte der Arbeit und der Wunsch,

einerseits von den Vorgesetzten „als Men-

schen wahrgenommen und geachtet – und

nicht lediglich als Arbeitskraft betrachtet zu

werden“, andererseits mit den Kollegen im

Unternehmen abteilungsübergreifend und

kollegial zusammenzuarbeiten. Dabei gilt

es zu bemerken, dass Leistungswettbewerb

zwischen Kollegen von den meisten nicht

erwünscht ist, „sinnliche und kreative

Aspekte“ – das heißt eine Aufgabe, die Spaß

bereitet, Stolz ermöglicht und als sinnvoll

empfunden wird – hingegen sehr.

Weitere Bereiche wie etwa die Führungsqua-

lität der unmittelbaren Vorgesetzten, der Ein-

fluss- und Handlungsspielraum oder Entwick-

lungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten zäh-

len ebenfalls zu den wesentlichen Faktoren.

Eine besondere Bedeutung kommt dem be-

trieblichen Gesundheitsschutz zu. Er leitet

sich zwar teilweise aus all den bereits erwähn-

ten Aspekten der Arbeitsqualität ab, und

ARBEITSZUFRIEDENHEIT: Die Einkommens- und Beschäftigungssicherheit wird von den Arbeitnehmern als sehr wichtig eingeschätzt.

bso-Studie 2011 bso-Studie 2011bso-Studie 2011

34,7%

32,9%

14,1%

39,4%

24,9%

46,5%

44,0%

18,5%

50,0%

18,5%

64,5%

67,7%

29,6%

65,1%

19,9%

Sportprogramme

Rückenschulprogramme

Gesunde Ernährung /Ernährungskurse

Gesundheitstage

Spez. Angebote d. mediz.Dienstes

bis 250 MA251 - 500 MAmehr als 500 MA

N bis 250 Mitarbeiter = 213, 251 – 500 Mitarbeiter = 200, mehr als 500 Mitarbeiter = 186

Welche Maßnahmen bietet Ihr Unternehmen an?(Mehrfachnennungen möglich, Auszug aus den Antworten)

6/2011 FACTS 173

06_MED_MedizinGes_BSO_k9_j.indd 173 25.05.2011 11:53:26 Uhr

172 FACTS 6/2011172

MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention

Gehört haben es Unterneh-

men jeder Größe oft ge-

nug: Kranke Mitarbeiter

kosten ihnen eine Menge

Geld aufgrund von Fehl-

tagen und Produktivitäts-

minderung. Mit den ersten Auswirkungen

des schon vor Jahren angekündigten Demo-

grafiewandels und dem auf 67 Jahre verscho-

benen Rentenalter wird das Problem der Ge-

sundheitserhaltung der aktiven Population

nur noch akuter. Wie hoch die durch Erkran-

kungen der Beschäftigten entstehenden

Kosten tatsächlich ausfallen, ist aller-

dings nicht jedem bekannt. „Mit 35 Mil-

liarden Euro jährlich beziffert das

Deutsche Institut für Wirtschaftsfor-

schung (DIW) die Kosten, die Unternehmen

durch Krankheit ihrer Beschäftigten entste-

hen“, gibt der vom Bundesministerium für

Arbeit und Soziales gemeinsam mit der Bun-

desanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsme-

dizin im Dezember 2010 herausgegebene

Bericht „Sicherheit und Gesundheit bei der

Unternehmen wird es immer wieder gesagt: Investitionen in das Wohlergehen ihrer Beschäftigten zahlen sich in jedem Fall aus. Doch viele reagieren zu langsam. Insbesondere Mittelständler ver-säumen es häufig, Gesundheits-vorsorge als betriebswirt-schaftlichen Faktor zu behandeln.

Von fitten Belegschaften und gesunden Bilanzen

Arbeit (SUGA) – Unfallverhütungsbericht Ar-

beit“ bekannt. „Dies zeigt die Dimension

möglicher Einsparungen, die durch Investi-

tionen in die Gesundheit der Beschäftigten

erzielbar wären.“


2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 47FACtS 6/2011

Ein konkretes Beispiel gibt der Bericht

auch: Bei einem durchschnittlichen Arbeits-

lohn von 34.200 Euro und einer durchschnitt-

lichen Bruttowertschöpfung von 59.500 Euro

pro Jahr und Arbeitnehmer koste jeder Aus-

falltag den Arbeitgeber 155 Euro (Gehalt).

Wenn die Arbeitsleistung nicht kompensiert

werden kann, verliere der Arbeitgeber zudem

täglich 270 Euro durch den Ausfall der Ar-

beitsproduktivität (Bruttowertschöpfung).

WIE SIEHT GUTE ARBEIT AUS?

Die am häufigsten in deutschen Büros

auftretenden Krankheiten hat die DAK

(Deutsche Angestellten-Krankenkasse) kürz-

lich in einem Gesundheitsreport ermittelt.

An erster Stelle der traurigen Auflistung kom-

men Erkrankungen des Muskel-Skelett-Sys-

tems. Als Teil davon sind Rückenschmerzen

für 7,1 Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage

verantwortlich und damit mit Abstand die

häufigste Einzeldiagnose.

Nicht unbedenklich: Laut dem DAK-Re-

port standen psychische Erkrankungen im

vergangenen Jahr mit 12,1 Prozent des Ge-

samtkrankenstands an vierter Stelle, was im-

merhin eine Steigerung von 12 Prozent im

Vergleich zum Vorjahr bedeutet.

Maßnahmen und Bedingungen am Ar-

beitsplatz, die das Gesundbleiben der Beleg-

schaften in den Mittelpunkt stellen, tun also

not. Und dies fängt mit der Arbeitsqualität

und der Arbeitszufriedenheit an. Doch wie

sieht gute Arbeit aus? Die Antworten, die

Erwerbstätige aus kleinen und mittelstän-

dischen Betrieben im Rahmen einer von

der INQA (Initiative Neue Qualität der Ar-

beit) durchgeführten und von der Soziologin

Tatjana Fuchs ausgearbeiteten Untersuchung

auf diese Frage gaben, zeigen, dass verschie-

dene Aspekte dazugehören.

Als sehr wichtig eingeschätzt wird zu-

nächst die Einkommens- und Beschäftigungs-

sicherheit – hiermit werden ein festes, ver-

lässliches Einkommen, ein sicherer Arbeits-

platz und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

gemeint –, dicht gefolgt von dem Erhalt von

regelmäßigen Einkommenssteigerungen.

SPASS, STOLZ UND SINN

Direkt im Anschluss daran kommen die

sozialen Aspekte der Arbeit und der Wunsch,

einerseits von den Vorgesetzten „als Men-

schen wahrgenommen und geachtet – und

nicht lediglich als Arbeitskraft betrachtet zu

werden“, andererseits mit den Kollegen im

Unternehmen abteilungsübergreifend und

kollegial zusammenzuarbeiten. Dabei gilt

es zu bemerken, dass Leistungswettbewerb

zwischen Kollegen von den meisten nicht

erwünscht ist, „sinnliche und kreative

Aspekte“ – das heißt eine Aufgabe, die Spaß

bereitet, Stolz ermöglicht und als sinnvoll

empfunden wird – hingegen sehr.

Weitere Bereiche wie etwa die Führungsqua-

lität der unmittelbaren Vorgesetzten, der Ein-

fluss- und Handlungsspielraum oder Entwick-

lungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten zäh-

len ebenfalls zu den wesentlichen Faktoren.

Eine besondere Bedeutung kommt dem be-

trieblichen Gesundheitsschutz zu. Er leitet

sich zwar teilweise aus all den bereits erwähn-

ten Aspekten der Arbeitsqualität ab, und

ARBEITSZUFRIEDENHEIT: Die Einkommens- und Beschäftigungssicherheit wird von den Arbeitnehmern als sehr wichtig eingeschätzt.

bso-Studie 2011 bso-Studie 2011bso-Studie 2011

34,7%

32,9%

14,1%

39,4%

24,9%

46,5%

44,0%

18,5%

50,0%

18,5%

64,5%

67,7%

29,6%

65,1%

19,9%

Sportprogramme

Rückenschulprogramme

Gesunde Ernährung /Ernährungskurse

Gesundheitstage

Spez. Angebote d. mediz.Dienstes

bis 250 MA251 - 500 MAmehr als 500 MA

N bis 250 Mitarbeiter = 213, 251 – 500 Mitarbeiter = 200, mehr als 500 Mitarbeiter = 186

Welche Maßnahmen bietet Ihr Unternehmen an?(Mehrfachnennungen möglich, Auszug aus den Antworten)

6/2011 FACTS 173


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201248 XX/2011 FACtS 6/2011 FACtS 6/2011 FACTS 175

bso-Studie 2011 bso-Studie 2011

„Unternehmen mit lang-weiligen Büros werden es künftig deutlich schwerer haben, Spitzenkräfte auch zeitweise in ihre Arbeits-räume zu locken.“

BARBARA SCHWAIBOLD, bso Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V.

Die beliebtesten Präventionsmaßnahmen

sind, unabhängig von der Unternehmensgrö-

ße, das Angebot, die Organisation oder die

Bezuschussung von Sportprogrammen oder

von Rückenschulprogrammen, Maßnahmen

zur Förderung einer gesunden Ernährung

und die Durchführung von Gesundheitstagen

in Zusammenarbeit mit den Krankenkassen.

In vielen Unternehmen bietet zudem der

arbeitsmedizinische Dienst Impfungen und

ähnliche Leistungen an. Kaum etabliert

sind Angebote zur psychologischen Beratung,

zur Stressbewältigung oder Entspannungs-

programme. Auch dies gilt derzeit noch unab-

hängig von der Unternehmensgröße. Vermut-

lich werden hier die Großunternehmen aber

schnell eine Vorreiterrolle einnehmen.

ARBEIT DER ZUKUNFT

Kaum Unterschiede zwischen den verschie-

den großen Unternehmen zeigen sich bei den

Erwartungen an die zukünftige Arbeitsweise.

Nur wenige der befragten Unternehmen er-

warten eine „Revolution“, aber fast alle gehen

davon aus, dass sich die Anforderungen an

ihre Beschäftigten verändern werden durch

mehr Teamarbeit, größere Eigenverantwor-

tung und einen größeren Bedarf an Kreativität.

Allerdings haben größere Unternehmen

die Nase vorn, wenn es darum geht, ihre Bü-

ros an die neuen Anforderungen anzupas-

sen: Sie haben nicht nur die Vorteile erkannt,

sie sind schon aktiv oder haben zumindest

konkrete Pläne.

Und wie sollen diese veränderten Arbeits-

bedingungen aussehen? Auch wenn etwa die

Gestaltung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen

für viele Unternehmen immer noch eine Her-

ausforderung darstellt und sich nach Ein-

schätzung der Experten häufig als verbesse-

rungsdürftig erweist, ist es wahrscheinlich nur

eine Frage der Zeit, bis sich Unternehmen

damit befassen müssen, wie sie Arbeitsplätze

einrichten, die mehrere Personen, wie bei-

spielsweise Teilzeitkräfte, nutzen können.

„Zur Gestaltung solcher Büros gehört nicht

nur die Anpassung des Mobiliars an verschie-

dene Körpergrößen oder Gewichtsklassen

oder die Abstimmung der Beleuchtung an die

Sehleistung der verschiedenen Mitarbeiter“,

erklärt Barbara Schwaibold vom bso Verband

Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V. „Dazu zählt

auch die Frage, wie sich Spielraum für eine

individuelle Gestaltung schaffen lässt, damit

Wohlbefinden und die daraus folgende ver-

besserte Produktivität zustande kommen.“

HANDELN TUT NOT

Auch die Tatsache, dass die Zahl der Free-

lancer oder der Personen mit Zeitverträgen,

die ähnlich wie Selbstständige arbeiten, zu-

nehmen wird, gilt es in Betracht zu ziehen.

Während bei Arbeitnehmern ein sicherer Ar-

beitsplatz, festes Einkommen und die Aner-

kennung durch den Vorgesetzten im Vorder-

grund stehen, zählen bei ihnen eher inhaltliche

und oft auch weiche Faktoren wie etwa Spaß

bei der Arbeit, Einflussnahme auf die Arbeits-

abläufe oder die Möglichkeit der Mitsprache

bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. „So

dürften es Unternehmen mit langweiligen Bü-

ros künftig deutlich schwerer haben, Spitzen-

kräfte auch zeitweise in ihre Arbeitsräume zu

locken“, bringt es Schwaibold auf den Punkt.

Wie dem auch sei und wie künftige Anforde-

rungen an die Arbeitsplätze auch aussehen

mögen: Unternehmen tun gut daran, sie soweit

es nur geht zu berücksichtigen und zu erfüllen,

damit ihre Beschäftigten so lang wie möglich

gesund bleiben und somit auch sie selbst.

Graziella Mimic


174 FACTS 6/2011174

MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention

wenn diese Punkte beachtet

werden, erweist sich eine gesund-

heitsfördernde Arbeitsgestaltung

als möglich. Doch wirklich gegeben ist diese

erst, wenn die Arbeitsplätze unter Berücksich-

tigung von bestimmten Anforderungen zur

Vermeidung von krankmachenden Faktoren

eingerichtet wurden.

Dies sind die Wünsche der Mitarbeiter.

Wie die Lage in deutschen Unternehmen de

befragt (siehe Grafiken auf

den Seiten 173, 174 und 175). Bei der Betrachtung der Er-

gebnisse fällt auf den ersten Blick auf, dass

Großunternehmen der Gesundheitsvorsorge

einen deutlich höheren Stellenwert beimes-

sen, als KMUs es tun. Auch stehen Mitarbei-

tern in großen Betrieben mehr und in der Re-

gel auch vielfältigere Angebote zur Gesund-

heitsvorsorge zur Verfügung. Berücksichtigt

man allerdings, dass in den KMUs häufig keine

oder personell nur dünn besetzte Fachabteilun-

gen vorhanden sind, die sich für die Organisati-

on entsprechender Angebote zuständig fühlen

könnten, relativieren sich die Unterschiede.

FEHLENDE STRUKTUREN

Selbst in der Gruppe der Unternehmen

mit 250 oder weniger Mitarbeitern bieten

immerhin noch rund 70 Prozent ihren Be-

schäftigten eigene Aktivitäten oder die Be-

zuschussung von gesundheitsorientierten

Maßnahmen an. Im Gegensatz zu größeren

Unternehmen fehlt dort allerdings ein struk-

turierter Aufbau von präventiven Program-

men. Nicht selten müssen Mitarbeiter selbst

die Initiative ergreifen. Auch ist die Anzahl der

nutzbaren Programme weit geringer als in

größeren Firmen.


facto aussieht, hat der bso Verband Büro-,

Sitz- und Objektmöbel herausfinden wollen

und dazu Unternehmen aller Größenklassen

und Branchen, einschließlich öffentlicher

Unternehmen und Behörden, zur Gestaltung

ihrer Büroarbeitsplätze und der Bedeutung

der Gesundheitsprävention in ihrem Betrieb

PRÄVENTIONSMASS-�NAHMEN: Dazu zählen unter anderem medizinische Unter-suchungen oder Rücken-schulprogramme, aber auch Einrichtungsaspekte wie etwa die Abstimmung der Beleuch-tung an die Sehleistung der Mitarbeiter.

Welche Maßnahmen bietet Ihr Unternehmen an?06_MED_MedizinGes_BSO_k9_j.indd 174 25.05.2011 11:53:30 Uhr

2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 49FACtS XX/2011FACtS 6/2011 6/2011 FACTS 175


„Unternehmen mit lang-weiligen Büros werden es künftig deutlich schwerer haben, Spitzenkräfte auch zeitweise in ihre Arbeits-räume zu locken.“

BARBARA SCHWAIBOLD, bso Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V.

Die beliebtesten Präventionsmaßnahmen

sind, unabhängig von der Unternehmensgrö-

ße, das Angebot, die Organisation oder die

Bezuschussung von Sportprogrammen oder

von Rückenschulprogrammen, Maßnahmen

zur Förderung einer gesunden Ernährung

und die Durchführung von Gesundheitstagen

in Zusammenarbeit mit den Krankenkassen.

In vielen Unternehmen bietet zudem der

arbeitsmedizinische Dienst Impfungen und

ähnliche Leistungen an. Kaum etabliert

sind Angebote zur psychologischen Beratung,

zur Stressbewältigung oder Entspannungs-

programme. Auch dies gilt derzeit noch unab-

hängig von der Unternehmensgröße. Vermut-

lich werden hier die Großunternehmen aber

schnell eine Vorreiterrolle einnehmen.

ARBEIT DER ZUKUNFT

Kaum Unterschiede zwischen den verschie-

den großen Unternehmen zeigen sich bei den

Erwartungen an die zukünftige Arbeitsweise.

Nur wenige der befragten Unternehmen er-

warten eine „Revolution“, aber fast alle gehen

davon aus, dass sich die Anforderungen an

ihre Beschäftigten verändern werden durch

mehr Teamarbeit, größere Eigenverantwor-

tung und einen größeren Bedarf an Kreativität.

Allerdings haben größere Unternehmen

die Nase vorn, wenn es darum geht, ihre Bü-

ros an die neuen Anforderungen anzupas-

sen: Sie haben nicht nur die Vorteile erkannt,

sie sind schon aktiv oder haben zumindest

konkrete Pläne.

Und wie sollen diese veränderten Arbeits-

bedingungen aussehen? Auch wenn etwa die

Gestaltung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen

für viele Unternehmen immer noch eine Her-

ausforderung darstellt und sich nach Ein-

schätzung der Experten häufig als verbesse-

rungsdürftig erweist, ist es wahrscheinlich nur

eine Frage der Zeit, bis sich Unternehmen

damit befassen müssen, wie sie Arbeitsplätze

einrichten, die mehrere Personen, wie bei-

spielsweise Teilzeitkräfte, nutzen können.

„Zur Gestaltung solcher Büros gehört nicht

nur die Anpassung des Mobiliars an verschie-

dene Körpergrößen oder Gewichtsklassen

oder die Abstimmung der Beleuchtung an die

Sehleistung der verschiedenen Mitarbeiter“,

erklärt Barbara Schwaibold vom bso Verband

Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V. „Dazu zählt

auch die Frage, wie sich Spielraum für eine

individuelle Gestaltung schaffen lässt, damit

Wohlbefinden und die daraus folgende ver-

besserte Produktivität zustande kommen.“

HANDELN TUT NOT

Auch die Tatsache, dass die Zahl der Free-

lancer oder der Personen mit Zeitverträgen,

die ähnlich wie Selbstständige arbeiten, zu-

nehmen wird, gilt es in Betracht zu ziehen.

Während bei Arbeitnehmern ein sicherer Ar-

beitsplatz, festes Einkommen und die Aner-

kennung durch den Vorgesetzten im Vorder-

grund stehen, zählen bei ihnen eher inhaltliche

und oft auch weiche Faktoren wie etwa Spaß

bei der Arbeit, Einflussnahme auf die Arbeits-

abläufe oder die Möglichkeit der Mitsprache

bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. „So

dürften es Unternehmen mit langweiligen Bü-

ros künftig deutlich schwerer haben, Spitzen-

kräfte auch zeitweise in ihre Arbeitsräume zu

locken“, bringt es Schwaibold auf den Punkt.

Wie dem auch sei und wie künftige Anforde-

rungen an die Arbeitsplätze auch aussehen

mögen: Unternehmen tun gut daran, sie soweit

es nur geht zu berücksichtigen und zu erfüllen,

damit ihre Beschäftigten so lang wie möglich

gesund bleiben und somit auch sie selbst.

Graziella Mimic


FACtS SonderveröFFentliChUng 2/201250 7/2011 FACTS 3

Consulting Quality Standard“ des TÜV

NORD CERT.

In einem ersten Schritt haben die Exper-

ten der Office Consulting Division die vor-

handene Bürokommunikation in allen 16

Standorten der Raiffeisenbank einer genau-

en Analyse unterzogen. Für die Bürokom-

munikation eines Unternehmens sind viele

Faktoren ausschlaggebend. Die Hardware

wie Drucker, Scanner, Faxsysteme, Multi-

funktionssysteme, Verbrauchsmaterialien

wie Toner und Papier, aber auch Faktoren

wie Service und Workflows müssen im Rah-

men einer solchen Analyse erfasst werden,

da sie für eine umfassende Optimierung re-

levant sind. Während der Analysen wurden

über die Erhebung systembezogener Daten

hinaus auch wichtige Kennzahlen zu An-

schaffungswerten, Verbrauchs- und War-

tungskosten sowie Abschreibungsmodalitä-

ten ermittelt. Ziel war die präzise Ermittlung

der Gesamtbetriebskosten für die Druck-

und Outputinfrastruktur der Bank.

potenzial lag brach

Insgesamt wurden über 139 Outputsyste-

me analysiert und die Angestellten der Raiff-

eisenbank befragt. Die Auswertung der Analy-

sedaten zeigte deutlich, wie groß das

vorhandene Optimierungspotenzial war: Die

Outputsysteme waren bis zu 17 Jahre alt, wie-

sen einen hohen Energie-, Tinten- und Toner-

verbrauch auf. Insgesamt waren mehr als 31

Systemvarianten im Einsatz, viele Systeme

wurden nicht effizient eingesetzt. Außerdem

wurden die Möglichkeiten einer elektroni-

schen Archivierung nicht genutzt. Insgesamt

waren die Gesamtbetriebskosten mit Blick auf

das gesamte Dokumentenvolumen zu hoch

und die Kostenstruktur war intransparent. Auf

Basis der Analyseergebnisse wurde eine auf

die lokale Situation zugeschnittene Lösung für

das Druck- und Dokumentenmanagement

der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel entwickelt.

Die Outputlandschaft der Bank wurde

grundlegend optimiert. Ob Drucken, Scan-

nen, Kopieren oder Faxen – viele der Aufga-

ben, die vorher über Arbeitsplatz- oder Einzel-

systeme abgewickelt worden waren, werden

nun auf leistungsfähigen Multifunktionssyste-

men von Ricoh gebündelt. Die multifunktio-

nalen Gruppenlösungen sind die entschei-

denden Schnittstellen im unternehmensweiten

Druck-und Dokumentenmanagement und

sorgen für deutlich höhere Produktivität und

Effizienz. Außerdem zahlt die Raiffeisenbank

künftig im Rahmen des bewährten 1=1 PAY

PER PAGE®-Konzepts von Ricoh nur noch ei-

nen einheitlichen und wirtschaftlichen Preis

für jede gedruckte, kopierte oder als Fax emp-

fangene Seite. Bei 1=1 PAY PER PAGE® ist al-

les inklusive – Miete, Service und Verbrauchs-

materialien. So ist auch eine umfassende

Kostentransparenz gewährleistet. Die neue

Druckinfrastruktur der Raiffeisenbank Pfaf-

fenwinkel ist so konzipiert, dass sie problem-

los an kommende Herausforderungen ange-

passt werden kann.

„Bei der Analyse unserer Bürokommuni-

kation haben uns die strukturierte Vorgehens-

weise und die klar ausgewiesenen Ergebnisse

seitens Ricoh beeindruckt“, bilanziert Martin

Huber, Bereichsleiter EDV bei der Raiffeisen-

bank Pfaffenwinkel, zufrieden. „Durch unsere

neue Gesamtlösung für das Druck- und Do-

kumentenmanagement profitieren wir von

optimierten Arbeitsabläufen und erheblichen

Kosteneinsparungen. Dadurch sind mehr

Ressourcen für unser Kerngeschäft frei ge-

worden und davon profitieren natürlich auch

unsere Kunden.“ (dam) g

HOmOgeNe FlOtte: moderne multifunkti-

onssysteme von Ricoh sind heute an den

Standorten der Raiff-eisenbank im einsatz und haben eine Viel-

zahl von Arbeitsplatz- oder einzelsystemen

ersetzt.

DeR eiNSAtz HAt SiCH gelOHNt: Heute profitiert das geldinstitut von optimierten Abläufen und erheblichen Kosteneinsparungen.

PRX_Ricoh_Volksbank.indd 3 24.11.2011 14:49:51 Uhr

2 FACTS 7/20112

Praxis Outputmanagement

Der Blick aufs Ganze

Durch eine umfassende Neustrukturierung der Outputlandschaft profitiert die Raiffeisen-bank Pfaffenwinkel von einem optimierten Druck- und Dokumentenmanagement und geringeren laufenden Kosten. Ansatzpunkt der Office Consulting Services von Ricoh war dabei die heterogene und teils veraltete Outputlandschaft des Kreditinstituts.

Die Raiffeisenbank Pfaffen-

winkel bietet ihren Kun-

den seit mehr als hundert

Jahren in Oberbayern ein

komplettes Angebot, wenn

es um Finanzdienstleis-

tungen und Immobiliengeschäfte geht. Der

Hauptsitz des Kreditinstituts befindet sich in

Peiting. Die Kunden können insgesamt 16 Fi-

lialen der Genossenschaftsbank im umlie-

genden Landkreis nutzen.

In der Vergangenheit hatte die Raiffeisen-

bank an allen Standorten viele verschiedene

Drucker, Scanner, Kopierer, Faxsysteme und

Multifunktionssysteme angeschafft. Über

die Jahre ist eine heterogene Outputland-

schaft entstanden, die für hohe Gesamtbe-

triebskosten und eine geringe Kostentrans-

parenz sorgt. Eine systematische Erhebung

der bestehenden Infra-

struktur und eine

ganzheitliche Office-

Analyse sorgten im

Vorfeld dafür, die vor-

handenen Optimie-

rungspotenziale voll

ausschöpfen zu kön-

nen. Die Raiffeisen-

bank Pfaffenwinkel hat

hier auf die Kompetenz

und Erfahrung der

Spezialisten der Office

Consulting Division

von Ricoh vertraut. Die

Analyseverfahren und

Dienstleistungsprozesse im Rahmen der Of-

fice Consulting Services entsprechen den

hohen Qualitätsanforderungen des „Office

zeNtRAle: Hauptsitz der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel ist Peiting, von wo aus 16 Filialen in Oberbayern gesteuert werden.


7/2011 FACtS

2/2012 SonderveröFFentliChUng FACtS 517/2011 FACTS 3

Consulting Quality Standard“ des TÜV

NORD CERT.

In einem ersten Schritt haben die Exper-

ten der Office Consulting Division die vor-

handene Bürokommunikation in allen 16

Standorten der Raiffeisenbank einer genau-

en Analyse unterzogen. Für die Bürokom-

munikation eines Unternehmens sind viele

Faktoren ausschlaggebend. Die Hardware

wie Drucker, Scanner, Faxsysteme, Multi-

funktionssysteme, Verbrauchsmaterialien

wie Toner und Papier, aber auch Faktoren

wie Service und Workflows müssen im Rah-

men einer solchen Analyse erfasst werden,

da sie für eine umfassende Optimierung re-

levant sind. Während der Analysen wurden

über die Erhebung systembezogener Daten

hinaus auch wichtige Kennzahlen zu An-

schaffungswerten, Verbrauchs- und War-

tungskosten sowie Abschreibungsmodalitä-

ten ermittelt. Ziel war die präzise Ermittlung

der Gesamtbetriebskosten für die Druck-

und Outputinfrastruktur der Bank.

potenzial lag brach

Insgesamt wurden über 139 Outputsyste-

me analysiert und die Angestellten der Raiff-

eisenbank befragt. Die Auswertung der Analy-

sedaten zeigte deutlich, wie groß das

vorhandene Optimierungspotenzial war: Die

Outputsysteme waren bis zu 17 Jahre alt, wie-

sen einen hohen Energie-, Tinten- und Toner-

verbrauch auf. Insgesamt waren mehr als 31

Systemvarianten im Einsatz, viele Systeme

wurden nicht effizient eingesetzt. Außerdem

wurden die Möglichkeiten einer elektroni-

schen Archivierung nicht genutzt. Insgesamt

waren die Gesamtbetriebskosten mit Blick auf

das gesamte Dokumentenvolumen zu hoch

und die Kostenstruktur war intransparent. Auf

Basis der Analyseergebnisse wurde eine auf

die lokale Situation zugeschnittene Lösung für

das Druck- und Dokumentenmanagement

der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel entwickelt.

Die Outputlandschaft der Bank wurde

grundlegend optimiert. Ob Drucken, Scan-

nen, Kopieren oder Faxen – viele der Aufga-

ben, die vorher über Arbeitsplatz- oder Einzel-

systeme abgewickelt worden waren, werden

nun auf leistungsfähigen Multifunktionssyste-

men von Ricoh gebündelt. Die multifunktio-

nalen Gruppenlösungen sind die entschei-

denden Schnittstellen im unternehmensweiten

Druck-und Dokumentenmanagement und

sorgen für deutlich höhere Produktivität und

Effizienz. Außerdem zahlt die Raiffeisenbank

künftig im Rahmen des bewährten 1=1 PAY

PER PAGE®-Konzepts von Ricoh nur noch ei-

nen einheitlichen und wirtschaftlichen Preis

für jede gedruckte, kopierte oder als Fax emp-

fangene Seite. Bei 1=1 PAY PER PAGE® ist al-

les inklusive – Miete, Service und Verbrauchs-

materialien. So ist auch eine umfassende

Kostentransparenz gewährleistet. Die neue

Druckinfrastruktur der Raiffeisenbank Pfaf-

fenwinkel ist so konzipiert, dass sie problem-

los an kommende Herausforderungen ange-

passt werden kann.

„Bei der Analyse unserer Bürokommuni-

kation haben uns die strukturierte Vorgehens-

weise und die klar ausgewiesenen Ergebnisse

seitens Ricoh beeindruckt“, bilanziert Martin

Huber, Bereichsleiter EDV bei der Raiffeisen-

bank Pfaffenwinkel, zufrieden. „Durch unsere

neue Gesamtlösung für das Druck- und Do-

kumentenmanagement profitieren wir von

optimierten Arbeitsabläufen und erheblichen

Kosteneinsparungen. Dadurch sind mehr

Ressourcen für unser Kerngeschäft frei ge-

worden und davon profitieren natürlich auch

unsere Kunden.“ (dam) g

HOmOgeNe FlOtte: moderne multifunkti-

onssysteme von Ricoh sind heute an den

Standorten der Raiff-eisenbank im einsatz und haben eine Viel-

zahl von Arbeitsplatz- oder einzelsystemen

ersetzt.

DeR eiNSAtz HAt SiCH gelOHNt: Heute profitiert das geldinstitut von optimierten Abläufen und erheblichen Kosteneinsparungen.


FACtS 7/2011

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