Fünf Erfolgsstrategien für Mitarbeiterportale und Intranet - Was ein Unternehmen wirklich braucht,...

Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki1

Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki

Fünf Erfolgsstrategien für

Mitarbeiterportale und Intranet

Was ein Unternehmen wirklich braucht, um erfolgreich zu sein.


Web und Intranet seit 1993.

Promotion zum Thema Kundenportale im

Technischen Vertrieb am Fraunhofer IAO.

Karriere im Consulting u.a. SAP

Deutschland.

Freiberuflicher Portal- und Intranet-Berater

„Portal-Professor “ an der staatlichen

Hochschule der Medien Stuttgart im

Studiengang Online-Medien-

Management.

Leiter Enterprise Information Management

Research Group.

Leiter der Stuttgarter Intranet-Akademie.

Thorsten Riemke-Gurzki

09.10.-10.10.14


Veröffentlichungen: Unternehmensportale und Intranet

Unternehmensportale, insbesondere Mitarbeiterportale und

Intranet, sind als Infrastrukturkomponente im Unternehmen

nicht mehr wegzudenken. Portal-Projekte gehören zu den

schwierigeren Themen, da sie eine große Bandbreite an

interdisziplinären Wissen und die Mitarbeit vieler

Unternehmensbereiche erfordern. Das Buch stellt ein

Vorgehensmodell für die Umsetzung von Portalen vor. Es

vermittelt darüber hinaus Grundlagenwissen in den Bereichen

Portal- und Content Management, Portal Engineering,

Integration in die betriebliche Infrastruktur, Usability, Redaktion

und Einführung. Dieses Grundlagenwerk richtet sich an

Projektleiter, IT-Verantwortliche und an alle, die mehr über die

Themen interne Portale und Intranet erfahren möchten. Wissen

zum Thema Intranet und Mitarbeiterportale – kompakt in

einem Buch.

3.Auflage

VÖ: Februar 2014

BoD, Softcover 29,90€, E-Book 14,90€


Studiengang Online-Medien-Management


Seminare Winter 2014/15

Grundlagen Schreiben für das Intranet

Zusatzqualifikation Intranet Redakteur/in –Professionelles Schreiben für das Intranet

Zusatzqualifikation Intranet-Usability Experte/Expertin

Mitarbeiterportale und Intranet -konzipieren, realisieren, betreiben

Grundlagen für Führungskräfte: Microsoft SharePoint Hands On

Social Intranet –Strategieentwicklung, Einführung, Management

Stuttgarter Intranet Akademie

www.intranet-akademie.com


Wo stehen wir aktuell?


Intranet und Unternehmensportale ganz klares Boomthema

zwischen 1999 und 2006.

Intranet wurden sehr oft von einzelnen Abteilungen oder

Unternehmensbereichen getrieben.

Langsam entwickelte Intranet-Organisation: Verteilte (oder

gar keine) Verantwortlichkeiten, Intranet als »Nebenjob«.

Starke Fokussierung auf Anwendungen und Informationen –

das Thema SOA und das Intranet als Frontend kam nur bei

wenigen Unternehmen wirklich an.

Selten eine echte Betrachtung des Return-On-Investment.

Methodisches Projektvorgehen und -management?

Und kaum einer fragte die Anwender, was sie brauchen.

Wo kommen wir her?


Begrifflichkeit: Intranet, Unternehmensportal,

Employee Portal, HR Portal, …

Heute: Intranet und Mitarbeiterportal,

synonym.

2005: >50 Produkte mit Fokus » Portal-

Software«

Und heute?

Sind wir 2014 am Ziel?

Wo kommen wir her?


Intranet Maturity

2001 2006 2013 2014

Projektaktivität

problembehaftete

Projekte

Qualität und

»Hinterfragen«

Was tun wir überhaupt?

Tun wir es richtig?

Was machen andere?


Intranet Maturity – wo stehen wir heute?

Information Prozesse

Nutzer IT

verteilen

teilen

gemeinsam

nutzen

Anwendungen

personalisierte

Anwendungen

personalisierte

E2E-Prozesse

Intranet ist

IT-Plattform

Intranet trägt

Anwendungen

Intranet als

eine Anwendung

steht im Fokus

wird involviert

wird definiert


Sind wir schon da, wo wir sein wollen?


Fünf Strategien für den Intranet-Erfolg

METHODOLOGY

RESPONSIBILITY SIMPLICITY

USABILITY

UTILITY


Strategie 1: Responsibility

aller Intranets werden von IT-Abteilung

verantwortet25 Prozent aller Intranets werden von der Unternehmens-

kommunikation verantwortet45 Prozent

Welcher Bereich verantwortet das Intranet?

Quelle: Anwenderbefragung Prof. Dr. Riemke-Gurzki


aller Unternehmen haben keinen dezidierten

Portal- bzw. Intranet-Manager45 Prozent aller Unternehmen haben einen Voll- oder

Teilzeit-Portal- bzw. Intranet-Manager55 Prozent


Gibt es einen dezidierten Verantwortlichen?

Quelle: Anwenderbefragung Prof. Dr. Riemke-Gurzki


Strategie RESPONSIBLITY: Schaffen von

Verantwortlichkeiten für das Intranet.

Entwicklung eines gemeinsamen

Verantwortungsgefühls für das Intranet.

»Das Intranet sind wir.«

»Moment – seit wann sind wir wir? «

Wie leicht diese Strategie umzusetzen ist,

hängt nicht zuletzt vom Unternehmen ab.

Problem

Unternehmenskultur

Mitarbeiter(sub)kultur(en)

Lösung: Absolut unternehmensindividuell.



Strategie 1: RESPONSIBILITY

Querschnitts-

bereiche(HR, UK, ..)

Der Nutzer

Informations-

technik

Intranet-

Manager

Don‘t: Kein anonymer Radiosender mit Nachrichten an die Welt.

Do: Dienstleister und „Informatoren“ im Intranet.

Don‘t: Der Konsument oder die getriebene Sau.

Do: Verantwortet Informationen für seinen (Wissens-) Bereich.

Don‘t: Masters of the Intranet.

Do: Kompetenter Lösungsanbieter für das Business.

Don‘t: Kein Don Quixote de la Corporate.

Do: Integriert nicht nur Systeme, sondern auch Menschen. Hat

die Kompetenz zu entscheiden und das letzte Wort.


Beispiel

Die lustigen Intranets der Vorstände.



Strategie: Utility

Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag im Büro?

Wie?Sie lesen etwa nicht alle News

der internen Unternehmenskommunikation?

Warum sollten das andere tun?


Utility: Das Werkzeug ist doch nützlich?

Quelle: Befragung Sharepoint-Anwenderunternehmen, Hochschule der Medien Stuttgart

»Wir bieten tolle Dinge,

aber keiner will sie.«

Warum?


Strategie UTILITY: Echten Nutzen schaffen

Für wen soll der Nutzen überhaupt

geschaffen werden?

»Für die Unternehmenskommunikation, weils

billiger wird.«

»Die IT wollte schon immer Java entwickeln.«

»Ein gutes Unternehmen braucht Social

Intranet.«

Kernfrage: Was wollen wir mit dem Intranet

erreichen?

Strategie 1: Utility


Utility: Nutzen schaffen

Nutzen ist nur dann

Nutzen, wenn er den

Unternehmenszielen

dient.

Ein Wunschkonzert

der Nutzer ist nicht

zielführend, wenn

es keinen Nutzen

erzeugt.

Nur verbesserte Prozesse

bringen den ROI.

Riemke-Gurzki (2014): Unternehmensportale und Intranet – konzipieren, realisieren, betreiben. Verlag: BOD, Norderstedt.


Integration in das Intranet?

Quelle: Hochschule der Medien Stuttgart, Online-Medien-Management


Utility: Nutzen schaffen

Quelle: Hochschule der Medien Stuttgart, Online-Medien-Management


Strategie Utility – User Centered Design

User Centered Design (UCD):

Analyse, Konzeption und

Umsetzung unter

kontinuierlicher Einbeziehung

der Nutzer

Intensive Projekteinbindung von

Experten für Usability und User

Experience

Angepasstes, standardisiertes

Projektvorgehen für alle

Intranet-bezogenen Projekte

Dem Nutzer und seinen

Wünschen zuhören

Case Study: WORSE & Company, Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki


Utility: Sie kommt – die Generation Y

Die erste Generation des Internets betritt

die Arbeitswelt.

Was kommt auf Unternehmen zu?

Gut ausgebildet und mit Anspruch an

Aufgaben und Infrastruktur.

Wunsch nach freier, eigenständiger

Ausgestaltung der Arbeit.

Projektmanagement-by-Facebook.

Kein Social Intranet = Rückständiges

Unternehmen.

Unternehmen ohne Social Intranet

»… können am Markt nicht überleben.«


Beispiele

Das Social Intranet.

Der Digital Workplace.

Strategie 1: Utility


Aus einem Workshop …

Usability ist weit mehr als eine schicke Oberfläche.


Strategie USABILITY: Das Intranet einfach nutzbar

machen. Besser nutzbar.

Oder: Das Intranet als Nutzungserlebnis.

User Centered Design (UCD): Analyse, Konzeption

und Umsetzung unter kontinuierlicher

Einbeziehung der Nutzer.

User Experience Design (UXD): Gestaltung als

ganzheitliches Erlebnis.

Joy of Use.

Regelmäßige Evaluierung um (gewachsene)

Probleme zu erkennen.

Strategie: Usability


Beispiel: Corporate Design kills Intranet


Strategie: Usability

Prozess Aufgabengerechte

Gestaltung von Prozessen

und Workflows

Content

Readability – sind

Informationen und Texte

lesbar und verständlich?

Informationsarchitektur

Anordnung von

Informationen in der

Struktur,

zeilgruppengerechte

Benennung von

Navigationspunkten

Layout

Anordnung von

Informationsblöcken auf

den Intranet-Seiten

Grafische Gestaltung

Verwendung von Farben,

Schriften zur Abgrenzung

und für den Informations-

zusammenhalt

Usability

mehr als die grafische

Oberfläche


Das Wunder-Intranet.

Die Selbstkritiker.

Beispiele: Usability


Strategie Methodology: Das Intranet methodisch

entwickeln und weiterentwickeln.

Definierte Methoden für

Entwicklung Intranet

Analyse Weiterentwicklung Intranet

Entwicklung von neuen Anwendungen der Bereiche

Das machen wir doch – wirklich?

Wird wirklich systematisch und einheitlich

vorgegangen?

Vorgehensmodelle und Methodik umfassen neben

dem Vorgehen auch die Aufteilung der

Verantwortlichkeiten (siehe auch Responsibility).

Strategie: Methodology


Methodisches Projektvorgehen



Methodology – Modulares (Re-) Engineering



Everything is „E“.

The Absolute Beginners.

Beispiele: Methodology


The Next Big Intranet Thing

Aktuell bleibt das ThemaSocial Intranet.


SIMPLE.

The Next Big Thing – Einfachheit


Vision von Bill Gates: „Information at Your Fingertips“…

… aus dem Jahr …

… 1994.

Eigentlich ist das auch das, was uns Unternehmensportale

versprochen haben.

Intranets haben heute in der Regel einen personalisierten

Bereich „Mein Arbeitsplatz“ o.ä.

Eigentlich sind wir doch mit dem, was wir haben ganz

zufrieden.

Was also ist wirklich neu an der Idee des Digital Workplace?

The Next Big Thing – Digital Workplace


Pro

f. D

r. T

ho

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schule

der

Med

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The Next Big Thing – Medien im Intranet

Telefonie Conferencing

VBT

Webcast

Video-Blogging

Alles irgendwie schon

da, aber nicht richtig.


The Thing After The Next Big Thing

The Thing After The Next Big Thing


Problemlösungen bleiben unternehmensindividuell.


Die Trendstudie INTRANET THEMEN

UND TRENDS untersucht aktuelle Themen und Trends im Bereich Intranet und Mitarbeiterportal und liefert damit Grundlagen und Hintergrundwissen für Entscheider. Im Fokus der Studie stehen die Fragen

Wie ist der Stand der Anwendung?

Was sind die aktuellen Herausforderungen?

Wo liegen die Trends des kommenden Jahres?

Machen Sie mit!


Die Studie betrachtet die Themenbereiche

Projekte und Organisation

Integration und Prozesse

Social Intranet und Mobile

Design und Layout

Redaktion und Internationalisierung

Technik und Produkte

sowie die Trendthemen der kommenden 12 Monate.

Über den Fragebogen hinaus werden für die Studie einzelne Expertenbefra-gungen mit ausgewählten Intranet-Verantwortlichen durchgeführt.

Machen Sie mit!


Machen Sie mit!

www.INTRANET-TRENDS.de


Mehr zum Thema unter www.riemke.net

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Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki

Prof. Dr.

Thorsten Riemke-Gurzki

Stuttgart Media University/

Hochschule der Medien Stuttgart

Nobelstr. 8

70599 Stuttgart (Germany)

[email protected]

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