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Gestaltung des Auswahlprozesses:

attraktiv für Bewerber, inhaltlich sinnvoll, schnell und effizient

- Recruiting der Generation Y/Z, 25. Juni 2015, Ulm -

1. Kriterien für einen guten Auswahlprozess

2. Kleine (Selbst-) Analyse IST Situation Auswahlprozess

3. Geschwindigkeit und Effizienz

4. Qualität: Potenziale statt Wissen messen

5. Attraktivität / Sicht der Bewerber

6. Zusammenfassende Tipps

7. Fragen, Antworten, Diskussion

Agenda

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• Historie: Vorläuferfirma seit 1993, seit 1998 GmbH

• Kernkompetenzen:

• Personalauswahl-/ Potenzialanalyse-Verfahren seit 20 Jahren Erfahrung im Bereich der beruflichen

Erstausbildung

• Führung und Management

• Mitarbeiterbefragungen

• Veränderungs-Management

• Beratung Personal- und Organisationsentwicklung

• 20 Berater/innen, davon 12 Seniorberater, 3,5 FTE in Projektassistenz

• Gesellschafter: 4 in der Firma aktive Berater

INFO GmbH Kurzvorstellung

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Wo Sie uns finden: www.info-home.org oder www.testsonline.de

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a. aus Sicht der Bewerber

b. aus Sicht des Unternehmens







Agenda

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Perspektive des Bewerbers

„Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.“

Perspektive des Unternehmens: Unternehmen vergleichen Bewerber Perspektive des Bewerbers: Bewerber vergleichen Ausbildungen, Unternehmen und Auswahlprozesse.

Unternehmen, Ausbildungsplätze?, Auswahlprozess?, Reaktionszeit?, …

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Was ist Bewerbern im Bewerbungs- und Auswahlprozess wichtig?

Schnelle Reaktionszeiten

Nutzung moderner Medien in Information, Kommunikation und Datenerhebung

Relevante und authentische Infos über die Ausbildung im Netz

Geringer Aufwand und geringe Kosten für den Bewerbungsprozess

Transparenz über Auswahlkriterien und Auswahlprozess

Schneller Prozess, zeitnahe Entscheidung und Feedback

Persönliche Betreuung während des Auswahlprozesses und

Berührungspunkte mit dem Unternehmen (z.B. Azubi meets Azubis, Kennenlernen Arbeitsplatz, künftige Ansprechpartner, Ausbilder und andere Azubis)

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Was ist Unternehmen im Auswahlprozess wichtig?

• Die richtigen Bewerber auswählen:

Zuverlässige Auswahlinstrumente

Standardisierter, vergleichbarer Prozess

Passung zum Ausbildungsberuf und zum Unternehmen

Bewerber am Liebsten erstmal sammeln und am Ende die Passenden auswählen

• Überschaubarer Zeitaufwand und geringe Kosten für den Auswahlprozess

• Das Unternehmen positiv darstellen, Personalmarketing

• Einhaltung rechtlicher Vorgaben, z.B. Vermeidung von Klagen auf Basis AGG

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1. Effizienz

1. Kurze Reaktionszeiten UND hohe Prozessgeschwindigkeit

2. Geringer Zeitaufwand, niedrige Kosten

3. Hoher Anteil Wertschöpfung am Gesamtaufwand


3. Attraktivität / Sicht der Bewerber:

1.Balance / gleiche Augenhöhe zwischen Unternehmen und Bewerber

2. Persönliche Betreuung und Bindung

3. Attraktivität als Summe der Faktoren (Reaktionszeit/ Geschwindigkeit; einfacher, klar definierter Prozess; persönliche Betreuung; Nutzung moderner Medien)

Gemeinsamkeiten und Lösungsmöglichkeiten: Kriterien für einen guten Auswahlprozess

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Agenda

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Stellen Sie sich vor Sie sind ein interessanter Bewerber für eine Ausbildung in Ihrem Unternehmen und beantworten Sie folgende Fragen:

1. Prozessdauer zwischen Bewerbungseingang und Vertragszusage in Wochen?

2. Anzahl der Auswahlschritte? (z.B. 1. Vorauswahl, 2. Test, 3. Interview/AC, 4. nochmaliges Interview oder Arbeitsprobe)

3. Anzahl der Termine des Bewerbers im Unternehmen bis Vertragszusage?

4. Anzahl der Bindungselemente im Auswahlprozess? (z.B. 1. Chat mit Bewerbern, 2. Azubi meets Azubis, 3. Blick hinter die Kulissen: Arbeitsplatz/Unternehmen, 4. Gespräch mit künftigem Ausbilder)

5. Gesamtaufwand auf Seiten des Bewerbers in Stunden bis Vertragszusage?

Kleine Selbstanalyse Auswahlprozess

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IST Analyse Auswahlprozess:

- Auszug aus Workshop mit 16 Unternehmen in 2014 -

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IST Analyse Auswahlprozess:

- Ergebnisse aus Workshop mit 16 Unternehmen in 2014 –

Fazit: Die Zufriedenheit mit der Qualität (Wahrnehmung, wir wählen die Richtigen aus) ist hoch, Zufriedenheit mit der Effizienz /

Wertschöpfungsanteil eher mittel und mit der Prozessdauer eher gering.

0

1

2

3

4

0 5 10 15

Qualität / Ø 2,8 Aufwand/ Wertschöpfungsanteil / Ø 2,1 Dauer / Ø 1,6




a. Kurze Reaktionszeiten UND hohe Prozessgeschwindigkeit

b. Geringer Zeitaufwand, niedrige Kosten

c. hoher Anteil Wertschöpfung am Gesamtaufwand





Agenda

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Prozess: Klassische Vorgehensweise Beispiel: 100 Bewerber, 60 Tests, 20 Interviews, 5 Einstellungen

100

Anzahl

1. KW

Zeit Bewerbungseingang

Bestätigen

60

20

5

Sichtung der Unterlagen

Einladung, Terminorganisation

Interview / AC

Entscheidung mitteilen

Papier-Test im Unternehmen

Auswerten, Entscheidung mitteilen

Einstellung

3. KW

7.-11. KW

13. KW

14. KW

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Prozess: Innovative Vorgehensweise Beispiel: 100 Bewerber, 60 Tests, 20 Interviews, 5 Einstellungen

100

Anzahl

1 Stunde

Zeit Bewerbungseingang (Onlineformular)

Online Bestätigen

60

20

5

Analytische Vorauswahl

Einladung Online

Onlinetest von zu Hause

Automatisierte Auswertung

1 Tag

1. KW

2-3. KW

3-4. KW

Interview / AC

Entscheidung mitteilen

Einstellung

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10 min

1 h

5 min

5-10 min

2.-3. KW Vorstellungsgespräch

1 h

75 min

∑ 1,5 h

- Zusage

- Absage

- Zwischen-bescheid

Online-Bewerbung über Homepage

∑ 2-2,5 h

Durchführung Online-Test

Effizienter Auswahlprozess für Bewerber und Unternehmen

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Beispiel: Bewerbungseingang und Sichtung der Unterlagen / analytische Vorauswahl

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Ergebnisbericht Onlinetest Beispiel TAA®- IBS Potentialanalyse

Seite 20

Interview: Beispiel multimodales Interview MMO® Ergebnisprofil

Seite 21 Seite 21

Ihr Auswahlprozess auf einen Blick

Empfehlenswert

Bedingt empfehlenswert

Nicht empfehlenswert

4,0

Zusage

Zusage

Absage

Zwischenbescheid

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Wertschöpfung und Verschwendung

Verschwendung

Wertschöpfung / werterhöhend nicht werterhöhend

Nicht-wertschöpfende Aktivitäten (notwendige, obwohl keinen werterhöhenden Beitrag)

Minimieren!

Aktivitäten, die Informationen oder Material umwandeln, so dass sie den Kundenanforderungen entsprechen und der Kunde diese auch honorieren würde: Zum Einstellungstermin die benötige Anzahl geeigneter Auszubildender zur Verfügung zu stellen: Anziehen, Auswählen, Binden

Optimieren!

Verschwendung: Überflüssige Tätigkeiten, Material, Suchzeiten Wartezeiten, Fehler, Doppelarbeiten etc. ohne Beitrag zur Wertsteigerung)

Eliminieren!

Verschwendung bzw. nicht werterhöhend ist alles, was in Bezug auf das „Anziehen,“

die „Feststellung der Eignung / Diagnostik“ und die „Bindung“ keinen Nutzen bringt.

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Beispiel: 100 Bewerber, 60 Tests, 20 Interviews, 5 Einstellungen

• 40 h Gesamtaufwand, ca. 5 Arbeitstage, 73% Wertschöpfungsanteil

• Reduzierung Gesamtaufwand um 2/3

• 10 Tage Aufwandsersparnis

Einsatz für weitere Wertschöpfung, z.B. Aktivitäten zur Bindung

• 119 h Gesamtaufwand, ca. 15 Arbeitstage

• davon 32 h d.h. 27% Wertschöpfungsanteil

73% Verschwendung oder notwendige, aber nicht werterhöhende

Tätigkeiten

Optimierte Vorgehensweise:

Klassische Vorgehensweise:

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Zusammenfasung: Wie erhalte ich einen schnellen und effizienten Auswahlprozess?

• Prozessdefinition mit Zeitvorgaben

• Reduzierung nicht wertschöpfender Anteile im Prozess

• Nutzung moderner, der Zielgruppe angepasste Medien*

• Klar definierte Kriterien auf jeder Auswahlstufe

• Ganzjähriger Prozess

• Abbildung und Steuerung aller Auswahlstufen in einem System

* Internetnutzung 2009. Leben ohne Web für Jugendliche fast unvorstellbar. Bericht der European Interactive Advertising Association (EIAA)








Agenda

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Qualitätssteigerung durch Potenzialerkennung

Potenziale

überdauernde Grundlagen für Lernen + Kompetenzentwicklung

Schlüsselfaktoren für Berufserfolg

Intelligenz

Basisfähigkeiten

Soziale & Personenbezogene Kompetenz

Wissen

kurzfristig erwerbbar,

Halbwertzeit gering

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Beispiel- Module

Intelligenz – logisches Denkvermögen

• Sprach-logisches Denken

• Analytisches Denken

• Technisch–physikalisches Verständnis

• Räumlich-logisches Denken

• Numerisch-logisches Denken

• Abstrakt-logisches Denken

Basisfähigkeiten

• Konzentration

• Merkfähigkeit

Soziale und personenbezogene Kompetenzen z.B.

• Lernbereitschaft

• Konfliktfähigkeit

• Eigeninitiative

• Zuverlässigkeit

Vertriebliche Kompetenz

Soziale Intelligenz

• Erfassen sozialer Situationen

• Gefühle erkennen

Beispiele möglicher Testmodule: Wissen versus Potenziale

Basisfertigkeiten

• Rechtschreibung

• Zeichensetzung

• Rechenfertigkeit

• Englisch-Test

Allgemeine Wissenselemente, z.B.

• Wirtschaft, Gesellschaft, Politik

• Biologie, Mikrobiologie, Hygiene

• Geografie national / international

• Mathematisches Anwendungswissen

Spezielles Wissen, z.B.

• Word, Excel, Powerpoint

• Programmiersprachen

• Etc

Welches Testergebnis gehört zu welchem Notendurchschnitt?

Testergebnis gemäß Stanine-Skale: 1: sehr niedrig 9: sehr hoch

Testergebnis: empfehlenswert (6,9)

Testergebnis: bedingt empfehlenswert (4,3)

Gesamtnotendurchschnitt: 3,1

Gesamtnotendurchschnitt: 1,6

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Wie erhalte ich einen inhaltlich sinnvollen und zuverlässigen Auswahlprozess?

Definition der berufsbildspezifischen Anforderungen Welche kognitive, personenbezogene, soziale und ggf. fachliche Kompetenzen

sind erforderlich?

Erstellung Matrix – Anforderungen / Instrumente Welche Anforderungen lassen sich mit welchem Auswahlinstrument zuverlässig

erfassen? (z.B. Test, AC Übungen, multimodales Interview, Arbeitsprobe)

Definition der Auswahlstufen Welches Instrument kommt unter Berücksichtigung der Prozessvorgaben

Schnelligkeit, Effizienz, Aufwand für Bewerber an welcher Stelle?

Definition der Bindungselemente im Auswahlprozess

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Beispiel Anforderungsprofil

Anforderungen pro Ausbildungsberuf mit Gewichtung

Berufsbild 1 (z.B. kaufmännisch)

Berufsbild 2 (z.B gewerblich-technisch)

Berufsbild 3 usw.

Numerisch-logisches Denken 2 2 3

Sprach-logisches Denken 3 0 2

Abstrakt-logisches Denken 3 2 3

Arbeitsgenauigkeit 3 3 2

Arbeitsgeschwindigkeit 2 3 2

Analytisches Denken 2 2 3

Technisch-Physikalisches Verständnis 0 3 3

Räumliches Vorstellungsvermögen 0 3 3

Teamfähigkeit 3 2 2

Organisationsgeschick 3 1 2

Kommunikationsfähigkeit 3 1 0

Zuverlässigkeit 3 3 3

Belastbarkeit 2 2 2

Eigeninitiative 2 2 2

Lernbereitschaft 2 2 2

Vertriebliche Kompetenzen 2 0 0

Motivation (für das Berufsbild) 3 3 2

Englisch 2 1 2

Rechtschreibung / Zeichensetzung 2 1 1

0 = keine

Anforderung, nicht

notwendig

1 = niedrige

Anforderung

2 = mittlere

Anforderung

3 = hohe

Anforderung

kognitive, intellektuelle Anforderungen

personenbezogene und soziale Kompetenzen

Wissen und Kulturfertigkeiten

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Beispiel Anforderungsprofil

Anforderungen pro Ausbildungsberuf mit Gewichtung

Berufsbild 1 (z.B. kaufmännisch)

Berufsbild 2 (z.B gewerblich-technisch)

Berufsbild 3 usw.

Numerisch-logisches Denken 2 2 3

Räumliches Vorstellungsvermögen 0 3 3

Eigeninitiative 2 2 2

Rechtschreibung / Zeichensetzung 2 1 1

0 = keine

Anforderung, nicht

notwendig

1 = niedrige

Anforderung

2 = mittlere

Anforderung

3 = hohe

Anforderung




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Beispiel für eine Anforderungs-Instrumentenmatrix (welche Anforderung kann wie erfasst werden?)

Anforderungen

Testverfahren Assessment Center

(Multimodales) Interview

Arbeitsproben

Numerisch-logisches Denken X

Räumliches Vorstellungsvermögen X X

Eigeninitiative X

X = Messbar mit dem jeweiligen Instrument, vereinfachte Darstellung, bedingt messbare Bereiche sind nicht markiert









a. Balance / gleiche Augenhöhe zwischen Unternehmen und Bewerber

b. Persönliche Betreuung und Bindung



Agenda

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Seite 35

Wir erinnern uns: Was ist Bewerbern wichtig?

Schnelle Reaktionszeiten

Nutzung moderner Medien

Relevante und authentische Infos im Netz

Transparenz über Auswahlkriterien und Prozess

Geringer Aufwand und geringe Kosten für den Bewerbungsprozess

Schneller Prozess, zeitnahe Entscheidung und Feedback

Persönliche Betreuung während des Auswahlprozesses und

Persönliche Berührungspunkte mit dem Unternehmen

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• Das „Menschliche“ / Interviews ist meist

angenehmer als das „Fachliche“ / Tests*

• Aber Tests werden von Bewerbern als sehr

aussagekräftig betrachtet

• Onlinetest von zuhause ist in der Regel weniger bedrohlich als Durchführung vor Ort in der Gruppe

* Quellen: Kring, Wolfgang: Analysen zur Beurteilung von Personalauswahlverfahren durch die BewerberInnen.

Diplomarbeit, Universität Gießen, 1992

Fischer, Lorenz/Brauns, Dieter/ Belschak, Frank: Zur Messung von Emotionen in der angewandten Forschung,

Analysen mit den SAMs–Self-Assessment-Manikin. Beiträge zur Wirtschaftspsychologie, Bd 4. 2002

Vereinfachte Messung über SAM*

Bewertung von kognitiven Tests und Interviews durch Bewerber

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Trend Bewerberbindung letzte 3 Jahre

0%

50%

100%

Mittelstand

(bis 1.000 MA)

gehobener Mittelstand

(1.000 bis 5.000 MA)

Großunternehmen

(über 5.000 MA)

1

74

55

69

26

44

31

zunehmend

gleichbleibend

abnehmend

An

gab

en

in

Pro

zen

t

Fazit: 26-44% der Unternehmen, d.h. ein erheblicher Teil, kämpft mit einer steigenden Anzahl von

Absagen seitens der Bewerber nach Vertragszusage.

Welchen Trend sehen Sie bzgl. der Anzahl der Absagen eines zugesagten Ausbildungsplatzes durch Bewerber?

Quelle: Studie „Azubis finden, Azubis binden“ INFO GmbH, Dezember 2013: Datenbasis 143 Telefoninterviews mit

Ausbildungsverantwortlichen im Zeitraum Februar bis November 2013, nur ausbildende Unternehmen > 100 Mitarbeiter

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Bindungselemente im Auswahlprozess

Persönliche Betreuung unter Nutzung moderner Medien

„Azubi meets Azubi“ am Auswahltag und kleine Teamaktivitäten in Bewerbertag integrieren

Blick hinter die Kulissen: Arbeitsplatz, Ausbilder und Arbeitsabläufe kennenlernen

Vertragsübergabe feierlich, Eltern mit einbeziehen

Bindung bis zum 1. Arbeitstag, z.B. individuelle Geburtstagsmail/ Anruf, Einladung Azubitreffen

Preboardingmaßnahme „Get in Touch“ Anwärter, Azubis 1. Jahr, Ausbilder

Aufbau von Patenschaften und Mentoring-Beziehungen, Verlinkung in Onlinemedien, Infos über Azubiprojekte etc.

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Erste Kontaktaufnahme mit Ansprechpartner via Facebook oder Homepage

Kurzes Online-Bewerbungsformular auf 1 Seite, 10 min

Einladung zum Onlinetest innerhalb von 1 Tag, eigene Zeitplanung, bequem von zuhause, 60-90 min Bearbeitung

Persönliche Mail nach Onlinetest mit Absage / Einladung zum nächsten Schritt: AC oder Interview mit interessanten Links zur Ausbildung sowie Liste FAQs, ggf. individuelle Fragen über Chat

Summe Invest:

1,5 – 2 Stunden, 0 € pro Firma

Anschreiben und Bewerbungsmappe an Firma senden, 2 h, 5 €, oder langes Homepageformular ausfüllen 45 min

Eingangsbescheid erhalten nach 1 Woche, standardisierte Einladung zum Papiertest nach 2-3 Wochen

Gesetzten Termin für Gruppentest einplanen, Anreise planen, Hobby absagen, Vorbereitung / gute Sachen anziehen 1 h

An- und Abreise zum Gruppentest, Puffer einplanen, 2 h; 10 €

„Anonym“ in einer Gruppe von 20 Mitbewerbern Test bearbeiten und Firmen-präsentation anhören, Fragerunde 4 h

Standardabsage / Einladung zum nächsten Schritt: AC oder Interview

Summe Invest:

8-9 Stunden, 15 € pro Firma

Unpersönlich in Papier - Persönlich IT-gestützt ?!

Aufwändig und unpersönlich Effizient, attraktiv und persönlich








Agenda

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7 Tipps für einen guten Auswahlprozess I

1. Keep it smart and simple

Hemmschwelle runtersetzen, gezielte Ansprache der Bedürfnisse der Generation Y / Z, relevante Infos, Fotos, Videos über Ausbildung im Netz

Nutzung vielfältiger Kanäle, Verlinkung zu Twitter, Facebook etc., wenn Papierflyer, dann mit QR Code, Link zur Homepage

Persönliche Kontaktaufnahme per Internet

2. Datendichte stufenweise wechselseitig erhöhen

„Bewerberstriptease“ vermeiden

Einfaches, kurzes Bewerbungsformular: welche Informationen brauche ich wirklich im ersten Schritt?

Zielgerichte Infos zur Verfügung stellen (siehe auch Punkt 3)

3. Bindungsmanagement von Anfang an

Persönliche Betreuung unter Nutzung moderner Medien

Realistic Job Preview („Azubi meets Azubi“, Werksbesichtigung etc.)

Bindung bis zum 1. Arbeitstag stärken (z.B. individuelle Geburtstagsmail/ Anruf, Einladung Azubitreffen, Info-Mails)

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7 Tipps für einen guten Auswahlprozess II

4. „Hidden Champions“ suchen und entdecken

Vermeintliche B und C-Kandidaten nicht abschrecken

Systematische Potenzialanalyse auch bei „schlechten“ Zeugnissen

5. Effizienz und Wertschöpfung optimieren

Eliminierung von Verschwendung im Prozess (z.B. für manuelle Sichtung, Schriftwechsel in Papier, Datenbank-Administration und manuelle Datenpflege, Durchführung Gruppentests in Papier)

Gewonnene Zeit und Ressourcen für persönliche Betreuung und Bindungsmanagement nutzen

6. Geschwindigkeit erhöhen

Kontinuierlicher Prozess

Reaktionszeiten, die dem sozialen Verhalten der Zielgruppe entsprechen (24 bis max. 48 h)

kriterienbasierter, schneller Entscheidungsprozess, dokumentierte Ergebnisse

Seite 43

7 Tipps für einen guten Auswahlprozess III

7. Anforderungsorientierte, systematische Erfassung der Potenziale in Schlüsselanforderungen

Berufsbildspezifisches Anforderungsprofil definieren

Unterscheidung zwischen Potenzialen und Wissen

Definition: Was wird in welchem Auswahlschritt erfasst

Multimodales / multimethodales Vorgehen: Schlüsselanforderungen idealerweise mehrfach mit verschiedenen Methoden erfassen

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• Anziehen: Generation Y und Z dort abholen, wo sie suchen

• Auswählen: Potenziale statt Wissen messen. Schneller attraktiver Prozess, nicht werterhöhende Tätigkeiten minimieren • Binden: Bindungselemente im Auswahlprozess und bis zum 1. Arbeitstag integrieren

Recruiting der Generation Y/Z: Was Sie tun können ist u.a.

Seite 45

INFO GmbH - Institut für Organisationen Kloster Arnsburg 35423 Lich / Hessen Tel.: 06404 / 9404-0 Fax: 06404 / 9404-14 eMail: [email protected] Internet: www.info-home.org

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