Grundsätzliches zum Handling der...
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Grundsätzliches zum Handling der EDV-HGS
Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir, die EDV-Admin's wünschen euch allen ein erfolgreiches und stressfreies
neues Schuljahr 2016/17.
Wir möchten euch daher daran erinnern,
A) dass Dateien, die auf dem Desktop eures PC's gespeichert werden,
nicht gesichert sind und im Schadensfall oder bei Neuinstallationen nicht wiederhergestellt werden können.
Gleiches gilt für Dateien, die auf Laufwerk C: oder D: gespeichert werden. Gleiches gilt auch für Dateien von eigenen Programmen z.B. Notenbox, ...
Nur die Dateien im Laufwerk H: werden auf unseren Servern gespeichert und werden dort auch dauerhaft gesichert.
B) Regelmäßig das Laufwerk "H:" zu durchforsten und nicht mehr benötigte
Dateien, z.B. Uraltfilme, Uraltdokumente, Uralttabellen, ... zu löschen. Dieses erhöht die eigene Übersicht und spart Speicherplatz auf den
Servern. Auch Dateien, die in den Tauschordnern liegen sollen auf Aktualität hin
geprüft werden und die nicht mehr benötigte Dateien gelöscht werden.
C) Um die Leistungsfähigkeit unseres
EMail-Systems zu erhalten, sollen alte und nicht mehr benötigte Einträge in
den Rubriken
"Posteingang",
"gesendete Objekte"
"gelöschte Objekte"
in regelmäßigen Abständen gelöscht werden.
=> die Rubrik z.B. Posteingang markieren, die zu löschenden Einträge markieren und die "Entf-Taste" drücken.
... und dann klappt's auch mit
dem "stressfreien Jahr". mit kollegialen Grüßen Norbert Beck Admin Team
BCC-Feld in Outlook Wenn Sie eine E-Mail versenden, gibt es für das Eintragen der E-Mail-Adressen drei mögliche Felder:
„An“-Feld („To“-Feld)
Der oder die eigentlichen Empfängerinnen und Empfänger werden für alle sichtbar im „An“-Feld („To“-Feld) eingetragen. (offener E-Mail-Verteiler)
„Cc“-Feld Eine Kopie der E-Mail kann an weitere Adressen ins „Cc“-Feld als „Carbon Copy“ versendet werden. Auch diese Adressen sind für alle sichtbar. (offener E-Mail-Verteiler)
„Bcc“-Feld Als „Blind Carbon Copy“ eingetragene Adressen sind für alle anderen Adressatinnen und Adressaten der E-Mail nicht sichtbar
RECHTLICHER RAHMEN Rechtlich betrachtet stellt eine Weitergabe von E-Mail-Adressen im „An“ bzw. im „Cc“-Modus an die jeweils einzelnen Empfängerinnen und Empfänger grundsätzlich eine Datenübermittlung personenbezogener Daten dar. Dies ist unzulässig und kann mit einem Bußgeld geahndet werden, wenn beim Empfängerkreis kein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der anderen Adressen vorliegt. (§ 3 Abs. 1 BDSG) DAUERHAFTE AKTIVIERUNG DES BCC-FELDES
1. Start / Neue EMail
2. Klicken Sie auf das Menü „Optionen“
3. Klicken Sie auf „BCC“ im Bereich „Felder anzeigen“
4. Unter dem AN- und dem CC-Feld wird das BCC-Feld
sichtbar
Versenden einer EMail:
Zeile AN: Empfänger der EMail
Zeile BCC: alle anderen Empfänger, welche ebenso diese Email erhalten sollen
bzw. alle Empfänger
Der Landesbeauftragte für Datenschutz empfiehlt: „Sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch aus Gründen der IT-Sicherheit ist bei jedem Versand einer E-Mail an mehrere Adressen zu prüfen, ob wirklich ein Versand mittels ‚An‘- oder ‚Cc‘-Adressierung nötig ist. Ansonsten empfehle ich dringend, bevorzugt „Bcc“ zu verwenden …“
Abrufen von EMails, Terminen, Raumbelegungen und Adressen
von zu Hause aus
Starten Sie einen Browser mit der URL-Adresse:
owa.hgs-singen.de
aktive Option: Öffentlicher oder ...
Tragen Sie ihren Benutzernamen sowie ihr Kennwort ein Anschließend: Schaltfläche Anmelden anklicken
Es erscheint das EMail-Programm: Outlook Web Access
Es stehen ihnen alle Kategorien entsprechend dem HGS-internen Gebrauch zur Verfügung.
In der Kategorie: Optionen können Sie das Layout nach ihren Wünschen
konfigurieren.
Beendet wird die Anwendung immer über die Schaltfläche: Abmelden !!!
Grenzwerte Die maximale Größe einer EMail incl. Anhang beträgt 10 MByte.
Die maximale Größe des EMailpostfachs beträgt 1 GByte = 1000 MByte.
Bereitstellung schulinterner Kalender
Kategorie: Kalender auswählen
Die Zeile "Meine Kalender" mit der rechten Maustaste markieren
und die Option: "Kalender hinzufügen aus Raumliste" Kalender auswählen, Schaltfläche O.K.
Kalender aktivieren
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DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS
Apple IPHONE mit IOS
Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren
Einstellungen
Mail, Kontakte, Kalender Accounts / Account hinzufügen
Microsoft Exchange auswählen pers. EMailadresse der HGS eingeben
z.B. [email protected]
Kennwort für den Zugang der HGS eingeben Beschreibung eingeben, unter welcher
der Account angezeigt werden soll Schaltfläche weiter
EMailServer eintragen: webmail.hgs-singen.de Domäne eintragen: hgssingen.de
Benutzernamen eintragen, mit dem man sich im Netzwerk der HGS anmeldet z.B. m.mustermann
Schaltfläche weiter
Wenn alle Einträge richtig gesetzt wurden, erscheinen OK-Haken am rechtem Rand
es erscheint eine Anzeige mit Auswahl, was alles synchronisiert
werden kann: EMail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen
bei schon vorhandenen Kontakten erscheint einmalig ein
Hinweis zur Synchronisation von Kontakten. Auswahl: die vorhandenen Kontakte nicht löschen,
-> Schaltfläche: auf IPhone behalten
Schaltfläche sichern
Fertig!!!
Abruf der Emails mit der EMail App
Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 5 Minuten
Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert
Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.
DatenSynchronisierung: privates Handy - HGS
Samsung mit Android V 4.4.2
Mobiles Netz aktivieren Mobile Daten aktivieren
Menü
EMail die eigene EMail-Adresse und Passwort der HGS eintragen
z.B. [email protected] manuelles Einrichten aktivieren
Microsoft Exchange ActiveSync auswählen
Abändern des ExchangeServer-Eintrags auf: webmail.hgs-singen.de
Domäne mit Benutzername eintragen: hgssingen.de\m.mustermann
Sicherheitsfunktionen gewährleisten aktivieren Auswahl der darzustellenden Kategorien in den Kontooptionen
Geräteadministrator aktivieren: aktivieren Anzeigenamen bestätigen
Fertig!!!
Abruf der Emails mit der EMail App
Die erstmalige Synchronisation dauert bis zu 2 Minuten
Alle Einträge werden mit dem Account in der HGS synchronisiert
Achtung: Die Schule übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Einträge.
Zugang zum Info_Center, A) für Lehrer: Stundenpläne, Termine, ...
Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse:
infocenter.hgs-singen.de
und tragen Benutzername mit Passwort ein:
Benutzername: hgs
Passwort: hgssingen
dann erscheint:
Zugang zum Info_Center, B) für Schüler: Vertretungspläne
Starten Sie einen Internetexplorer mit der URL-Adresse:
infocenter.hgs-singen.de
und tragen Benutzername mit Passwort ein:
Benutzername: hgs
Passwort: be_happy
dann erscheint der Vertretungsmodul:
Datensicherheit durch Verschlüsselung von Datenträgern
Der Transport von elektronischen, personenbezogenen Daten unterliegt dem
Datenschutz und darf bei mobilen Datenträgern nur auf verschlüsselten Speichergeräten vollzogen werden.
Vom RP-Freiburg empfohlene Software: VeraCrypt.
Weitere Infos im Infocenter / Support / Features / Datenverschlüsselung
Auto-Archivierung von E-Mails, Terminen und Kontakten, ... Outlook öffnen
Datei / Optionen / Erweitert / Autoarchivierung / Einstellungen