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hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1
Kai-Inventarisierungstag der ekom21
Kommunale Inventarisierung:worauf kommt es an?
Matthias Breitenfelder
hallobtf! gmbh
Nieder-Weisel, 13. April 2010
Kassel, 18. Mai 2010
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 2
Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten
Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?
Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?
Inventarisierung in den Fachbereichen:Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich?
Inventur:Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"?Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?
Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 3
Anlagenbuchhaltung – InventarverwaltungIst das nicht das gleiche? (1)
BilanzStadt Musterstadt
Umlaufvermögen
• Sachanlagen…Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst.
Anlagevermögen
RAP
Eigenkapital
Sonderposten
Verbindlichkeiten
Rückstellungen
RAP
FehlbetragAnlagen-Nachweis
Der AnlagenbuchhalterKämmerei
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 4
Anlagenbuchhaltung – InventarverwaltungIst das nicht das gleiche? (2)
Schule
Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, …
Gegenstände in der Physiksammlung
Musikinstrumente
…
…
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 5
Anlagenbuchhaltung – InventarverwaltungIst das nicht das gleiche? (3)
Schule
Ich will Geige lernen!
Ich Waldhorn
!Ich Querflöte
!
Musik-Instrumente?
Haben wir denn genügend
Musikinstrumente da?
Der Herr Musiklehrer
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 6
wichtig: Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch
Anlagenbuchhaltung – InventarverwaltungIst das nicht das gleiche? (4)
AnlagenbuchInventarverwaltung
für den Bilanz-Nachweis
für GWG's: nur summarisch
Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte)
nur Eigentum
Aktivierung nach Rg.-Eingang
zur Bewirtschaftung
Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …)
auch Fremd-Eigentum(Leasing)
Erfassung bei Lieferung
Durchführung von Inventuren
+
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 7
Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten
Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?
Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 8
InventarisierungWelche Rolle spielen Barcode und Scanner? (1)
• Die Inventarnummer wird auf einem Etikettauf dem Gegenstand aufgebracht
• Achtung: Die Inventarnummer unterscheidet sich von der Anlagennummer
• Das Etikett enthält typischerweise nur die Nummer und bezeichnet nicht den Gegenstand
• Der Barcode ist nichts anderes als die "maschinenlesbare Form" der Inventarnummer
warum?
warum?
• Jeder Gegenstand erhält eine Inventarnummer
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 9
InventarisierungWelche Rolle spielen Barcode und Scanner? (2)
Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen?
=> während der Inventur
… von Hand
… mit einem Handscanner… und einem Laptop
… mit einem mobilen Erfassungsgerät
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 10
InventarisierungWelche Rolle spielen Barcode und Scanner? (3)
Bei welcher Gelegenheit muss ist das Etikett lesen?
=> während der Inventur
… von Hand
… mit einem Handscanner… und einem Laptop
… mit einem mobilen Erfassungsgerät
Fazit:
• Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel
• Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 11
Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten
Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?
Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?
Inventur:Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"?Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 12
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (1)
AnsagerZähl-Liste
Aufschreiber
1 mal Goethe's Faust2 mal Schillers Räuber1 mal Ratgeber Garten……
okay:1 mal Goethe's Räuber1 mal Schillers Faust2 mal Garten
Im Prinzip schon ganz gut, aber …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 13
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (2)
Inventur einrichten
Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?
Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 14
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (3)
synchronisieren
zählen
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 15
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (4)
zählen:• Raum betreten
• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden
(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand
(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 16
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (5)
synchronisieren
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 17
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (6)
Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung
(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund
Differenzen verbuchen
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 18
InventurWas ist eine "ordnungsgemäße Inventur"? (7)
Alles gut dokumentiert:
Sachplan
Personal-/Zeitplan
Zählliste
Zählergebnis-Liste (Nachweis)
Inventur-Kontrollblatt
Inventur-Ergebnisliste
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 19
Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten
Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?
Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?
Inventarisierung in den Fachbereichen:Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich?
Inventur:Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"?Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 20
Inventarisierung in den FachbereichenGeht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (1)
Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel
Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 21
Inventarisierung in den FachbereichenGeht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (2)
Ich kann alle benötigten Datenfelder selbst einrichten
• … mit komfortabler Eingabe
• … und Plausibilitätsprüfung
• Texte, Zahlen, Datumsangaben
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 22
Inventarisierung in den FachbereichenGeht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (3)
Ich kann Inventargüter schnell finden
Alles ist sicher und nachvollziehbar
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 23
Inventarisierung in den FachbereichenGeht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich? (4)
Ein fairer Deal …
Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition• und gleichzeitig als "Meldesystem" zur
Anlagenbuchhaltung
Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die Zugangs- und
Änderungsmeldungen• und nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 24
Was Sie schon immer …… zum Thema "Inventarisierung" wissen wollten
Anlagenbuchhaltung – Inventarverwaltung:Ist das nicht das gleiche?
Inventarisierung: Welche Rolle spielen Barcode und Scanner?
Inventarisierung in den Fachbereichen:Geht das? Was bringt das? Welche Erwartungen hat der Fachbereich?
Inventur:Was ist eine "ordnungsgemäße Inventur"?Welche Anforderungen stellt das Rechnungsprüfungsamt?
Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmal sind wichtig?
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 25
Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmale sind wichtig?
detaillierte Prüfung126 Kriterien
detaillierte Prüfung126 Kriterien
Als erste und bisher einzige Inventarisierungslösung trägt Kai das Prüfsiegel als "Geprüftes Fach-programm für die Kommunale Inventarisierung"
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 26
Was können "richtig gute" Inventarisierungslösungen?Welche Leistungsmerkmale sind wichtig?
Stammdaten• Mandanten und Buchungskreise• Standorte• Inventartypen• Freifelder, Tabellen, Formeln• Inventarmuster
357 Seiten
Benutzer, Zugriffsrechte
Werkzeuge• Leistungsfähige Suchfunktionen• Komfort: Sammel-Erfassung, Sammel-Änderung• Export, Import• Etikettendruck• Auswertungen
Inventuren: ordnungsgemäß und praxisgerecht
Schnittstelle zum Anlagenbuch ("bidirektional")
hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 27
So, jetzt wissen wir alle …
… welche Unterschiede es zwischen Anlagenbuchhaltung und Inventarverwaltung gibt
Schönen Dank für's Zuhören.
… welche Rolle Barcode und Scanner spielen
… warum die Inventarisierung in den Fachbereichen besonders gut aufgehoben ist
… wodurch sich eine "ordnungsgemäße Inventur" auszeichnet
… was eine "richtig gute" Inventarisierungslösung leisten sollte