intelligente End-to-End Lösungen Travel Management in der ... · Team: 4 festangestellte...

Öffentlich 05.09.2017 © 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved.

intelligente End-to-End Lösungen Travel Management in der Cloud

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expenseBrain- Wir stellen uns vor

Cloud- gut oder böse?

Wie Sie sich richtig entscheiden

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Agenda

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expenseBrain GmbH Über uns

© 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved. 3 05.09.2017

expenseBrain GmbH Gesellschafter: Michael Zwickl, Öhringen DE

travelBrain GmbH, Dietikon CH Geschäftsführer: Michael Zwickl Standort: DE-74613 Öhringen Team: 4 festangestellte Mitarbeiter, 12 freie Mitarbeiter


!  Application Management !  1st / 2nd / 3rd Level Support !  outsourced Services

!  Design Prozesse und Architekturen !  Globale Templates !  Evaluation geeigneter Produkte !  Erstellung von Business Cases !  RFIs/ RFPs

!  Implementierungen !  Projektmanagement !  Change Management !  Testing, Training, Roll

Outs

!  Reiserichtlinien !  Prozesse !  Systeme !  Schnittstellen

Optimieren

Betreiben

Planen

Bauen

expenseBrain GmbH FÜR WAS STEHEN WIR?

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Geschäftsreisen Reisebuchung Reiseabrechnung


Agenda





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  Sie haben keine andere Wahl. Reisebuchung ist Cloud. Seit 1971.

  Moderne Systeme zur Reiseabrechnung sind Cloud. Seit 2000.

  Innovation findet seit Jahren nur noch in der Cloud statt.   Wie lange wollen Sie noch warten? Und worauf?   Ach übrigens: Ihre Daten sind schon da…


Wir helfen Ihnen beim Weg in die Cloud

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VDR Geschäftsreiseanalyse 2017/17   weiter steigende Reiseaktivität

bei steigenden Ausgaben   hohe Preissensibilität bei Flügen   neue Herausforderungen durch

vernetzte Digitalisierung, Shared Economy, Social Media

  verstärktes Augenmerk auf Sicherheit und Traveler Tracking

  mobile Anwendungen setzen sich durch


ausserdem…   Kontrolle interner Richtlinien und

wechselnder gesetzlicher Vorgaben   Integration in andere

Anwendungen (HR/FI)   verkürzte Durchlaufzeiten   Bessere Revisionssicherheit   Definierte Verantwortlichkeiten

und Kompetenzen im Unternehmen   besserer Überblick über alle

Reiseaktivitäten im Unternehmen

Aber warum das Ganze?



Cloud Computing ist hauptsächlich die Innovation eines Geschäftsmodells und steht in Europa immer noch erst am Anfang

Stark wachsende Nutzung für die kommenden Jahre prognostiziert

Cloud Computing wird Unternehmen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern

Rasanter Umbruch bei bestehenden Architekturen und Konventionen

Konkrete Chancen stehen beherrschbaren Risiken gegenüber

Cloud Computing kurz erklärt


Verdrängung/ Konsolidierung auf dem Anbietermarkt



IT Systeme sichern

Klare Sicherheitsmaßnahmen

Daten verantwortungsbewußt verwenden

Schriftliche Zusagen

Klare Definition der Anforderungen und Service Level

Klares Verständnis der eigenen (Kern-) Kompetenzen

Jederzeit umfassende Information, auch für Anwender

Cloud Computing So wird‘s ein Erfolg



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Trend: Digitalisierung

  Reisebuchung und Reisabrechnung erfordern heute immer noch viele manuelle Schritte Intelligente Anwendungen werden künftig Erfassung und Verarbeitung beschleunigen, beispielsweise durch Spracherkennung, geobasierte Daten und optische Belegerfassung mit Texterkennung. Die Anzahl der Interaktionen wird deutlich sinken, der Komfort für die Anwender wird wesentlich höher.   „unerwartete“ Anwendungen, wie like Outlook oder Salesforce CRM, werden Prozesse für Reisebuchung und –abrechnung unterstützen und Daten integrieren   Papierbelege werden weniger. Elektronische Rechnungen werden von TMC, Hotel, Tankstelle und anderen per Mail versendet, oder bei Kartenzahlung direkt per App verfügbar sein. Optische Archivierung wird zum Standard, Papierbelege werden sofort vernichtet werden können.   Nachfolgende Prozesse wie Umsatzsteuer Erstattung werden vereinfacht und automatisiert.



Trend: Personalisierung

  Heutige Anwendungen stehen mehr und mehr auf mobilen Geräten bereit, die einer Person zugeordnet sind.   Auf diesem Gerät sind viele persönliche Daten und Präferenzen vorhanden – und können dazu benutzt werden, Geschäftsprozesse zu unterstützen:

 Erfassung von Kartenzahlungen/ Mobile Payments für die Reiseabrechnung  Erfassung von PKW Fahrten mit elektronischem Fahrtenbuch und Integration zur Reiseabrechnung  Versand personalisierter Reisehinweise und Warnungen unter Verwendung des Standorts  Traveler Tracking  Angebot über Mitfahrgelegenheiten und Mitreisende unter Verwendung von Echtzeit Daten  Suche nach Hotels in der Umgebung  Stauinfo/ Verkehrslage vor der Anreise zum Flughafen

  Technologie wird wesentlich intelligenter werden und den Reisenden bei allen Aktivitäten unterstützen.



Toll. Aber was können wir tun?

05.09.2017

Neue Lösung erforderlich?

• Default: Cloud • On-prem nur bei starken

gesetzlichen oder internen Gründen (öffentlicher Dienst…) oder wenn’s gar nicht anders geht

SAP on-prem vorhanden

•  Default: Abwarten. Zukucken. immer noch ein gutes System, aber mit Schwächen.

•  Wechseln Sie in die Cloud, wenn grössere Investitionen für Anpassung oder Betrieb erforderlich wären

Eine Entscheidungshilfe

Online Booking vorhanden?

ja

Concur Amadeus cytric andere

nein Reiseabrechnung?

andere Excel/ Papier

SAP Concur

SAP FI-TV

SAP CFTE

Erweiterung auf E2E keine Aktion

ab sofort bis ca. 2018: AeTM Migration zu

Amadeus cytric Travel & Expense Ende

Mitte 2019

Wartungsmodus Support

Ende vsl 2025

Systemwechsel prüfen

Erweiterung/ Einführung E2E prüfen



Anbieterübersicht Nach Vorauswahl – alle Leistungsbereiche

 multinationale Kompetenz (Leistungsträger, Steuerrecht, etc.)  Integrationsfähigkeit Online-Booking & Travel Expense  Integrationsfähigkeit HCM/ FI  Mobile Anwendungen



Fazit Booking

Anbieter

Vorläufige

Bewertung

Markt-segment Pro & Cons, Kommentar

****+ Medium Large

Marktführer Booking in DE/ EU, etablierter Prozess und Buchungserfahrung, viele Direct Connects und globale Wachstumsstrategie durch Ownership von Amadeus

**** Large Open Booking Philosophie erschwert Steuerungsmöglichkeiten, Schwächen im Genehmigungsprozess

**** SME

Verstärkte Marktpräsenz in DE, interessante Door-to-Door Funktionalität, neues Reisekostenmodul als End-to-End Lösung. Von Eigentümer AMEX als KMU positioniert

**** SME Relativ neuer Player in DE, starker Hintergrund in FR, trägt KDS-Gene in sich. KMU Lösung

****+ Medium Large

Solider Markterfolg in DE, ausgereiftes Konzept. Direct connects, Reisebüro Integration und Fuhrparkanbindung heben Onesto ab, Internationalität kritisch zu prüfen.

** Large Starker Focus auf US-Markt, keine nennenswerten Referenzkunden in DACH

Kurzbewertung Online Buchung



Fazit Expense I

Anbieter

Vorläufige

Bewertung

Markt-segment Pro & Cons, Kommentar

****+ Medium Large

Globale Strategie, zahlreiche Länderversionen. In vielen Ländern schon heute einsatzfähig, schnelle Weiterentwicklung erwartet.

****+ Large

Marktführer im End-To-End Travelmanagement, Innovationsgetrieben, durch SAP-Ownership zunehmende Integrationstiefe zu erwarten. Geringe Flexibilität in Konfiguration und Erweiterungen, Audit Funktion verbesserungsfähig

*** SME Verstärkte Marktpräsenz in DE, geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar.

*** SME Geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar.

****+ Medium Large

ChromeRiver: moderne Architektur, hohe Flexibilität, gute Leistungsfähigkeit für Implementierung und Support, Anbindung Booking anderer Anbieter möglich und offen

***+ SME MobileExpense: gutes Produkt, einfache Oberfläche. Starker Focus auf EU

Kurzbewertung Reisekostenabrechnung



System Option

  voll integriertes System for Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen teilweise unterstützt

  Amadeus eTravel wird migriert zur neuen strategischen Lösung Amadeus cytric Travel & Expense   Redesign 2017 in Umsetzung   Eine klare globale Strategie und eine Roadmap mit interessanten Funktionen werden gerade von Amadeus umgesetzt.

Empfehlung: Prüfen Sie die Erweiterung auf End-to-End, wenn Sie bereits cytric für die Buchung einsetzen   Aktivieren Sie die Reiseabrechnung

  Prüfen Sie den Einsatz in weiteren Ländern   Timeline: ab 6 Wochen für einzelne Länder, ab 2-3 Monaten für bis zu 6 Ländern

  Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management

FINASS ist offizieller Reseller von Amadeus cytric & Expense

Amadeus cytric Travel & Expense



Design 2017

 Amadeus cytric Travel & Expense



System Option:

  voll integriertes System für Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen werden nicht unterstützt

  Concur ist eines der führenden Systeme am Markt mit hohem Innovationsgrad   Concur Travel basiert auf der Idee von „open booking“ – aus unserer Sicht kann die Kontrolle der Richtlinien damit

erschwert sein, bei einigen Anbietern können sich Schwierigkeiten ergeben.   Bei Integration Antrag und Buchung werden je nach gewählter Möglichkeit nicht alle Genehmigungs-Optionen unterstützt   Die Funktionen zur Belegprüfung verfügen teilweise über Einschränkungen   Die Concur Projekt Methodik ist stark standardisiert.

Ein kundiger Projektleiter und vorherige sorgfältige Abstimmung der Anforderungen auf Kundenseite werden empfohlen.   Immer noch keine voll funktionierende SAP HR/ FI Integration

Empfehlung: Vergleichen Sie Concur mit mindestens einem weiteren Produkt   Bewerten Sie Funktionen für Buchung und Abrechnung in Relation zu den Kosten

  Timeline: 4 Monate per Roll-Out mit bis zu 4 Ländern   Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management

FINASS ist offizieller Partner von Concur

SAP Concur



Design 2017

 Concur



Kundennutzen

* Knowledge Base u.a.:   Aberdeen/ Concur 2013: Automating Expense Management

Aberdeen/ AMEX 2010: Expense Management AT Kearney/ AMEX 2008: CHFopean Expense Management ACTE/ Amadeus 2007: Beyond Savings… Aberdeen/ AMEX 2007: Expense Management Automation KPMG/ AMEX 2004: Aufgaben … im Kostenmanagement Deloitte/ SAP 2003: Increased Value Through Optimization… PWC/ IFAO 2001: Business Travel eProcurement


10.000 Reisen… Konservativ Progressiv

…können sparen * 1.115.000 CHF 2.750.000 CHF

Integriertes Travel Management in Zahlen

"  Wie geht das? © 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved. 21 Öffentlich 05.09.2017


Ein fiktives Rechenbeispiel


Kundennutzen pro Jahr Konservativ Progressiv Annahme

Prozesskosten minus 30 bis 54 % 230.000 CHF 560.000 CHF Minus 23 bis 56 CHF pro Reise

TMC Einsparung durch OBE Nutzung 175.000 CHF 300.000 CHF Minus ca. 35 CHF pro Buchung, Nutzung 50% - 85%

Prüfstelle 24.000 CHF 30.000 CHF 100% Prüfung systemunterstützt, minus 1 FTE

Automatisierte Prüfung 30.000 CHF 36.000 CHF Risk based sampling: 14 % bei gleicher Qualität minus 1 bis 2 FTE

VAT reclaim Inland 105.000 CHF 210.000 CHF 50% aller Reisen Inland, im Schnitt 350 CHF ,

VAT 15% (nicht alle Belege erstattbar) 40 % bis 80 % aller Belege

VAT reclaim EU 63.000 CHF 126.000 CHF 30% aller Reisen EU, im Schnitt 350 CHF , VAT 15% - 30 % to 60 % aller EU Belege

Compliance 385.000 CHF 660.000 CHF Minus 7% to 12% der Gesamtkosten

Verbesserter Einkauf 206.250 CHF 825.000 CHF Minus 5% bis 20 % der Reiseleistungen

Total Business Benefit 1.114.250 CHF 2.747.000 CHF Per 10.000 Reisen!

Basis: Papierprozesse Buchung und Abrechnung

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Usage permissions according to classification

Intern/ Internal Nur für Empfänger/ Recipient only

Kunde/ Customer Öffentlich/ Public

Wer? expenseBrain GmbH Team, Partner

Nur Empfänger Recipient only

Nur Mitarbeiter des Kunden und vom Kunden beauftragte Dritte

Jeder Everyone

Weitergabe & Vervielfältigung

Nur intern internal only

Nein No

Nur mit schriftlicher Genehmigung only with written consent

Ja Yes

Veröffentlichung (auch intern)

Nein No

Nein No



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