Verwaltungsleiter/innen-Tagung am 28. und 29. März 2006 in Schmöckwitz 1

IT-Anwendungen im Prüfungsservice

Informationen über:

1. Stand der Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS

2. erste Vorstellungen zum elektronischen Lehrveranstaltungssystem (Elves)

CMS/Doris Natusch

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Thema 1: Stand HU-QIS

Stand der Einführung der Online-Prüfungsanmeldung Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen nächste Schritte

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Firewallzone (außen) Firewallzone (innen)

Internet-PCs bzw. SB-Stationen

Internet-PCs bzw. SB-Stationen

Web-Server für QIS-Anwendungen

Application-Server für QIS-Anwendungen

Windows-Terminalserverfarm mit den GX-Anwendungen

Datenbankserver mit Studierenden- und

Prüfungsdaten

PCs in der Verwaltung

Terminalserver

Fileserver

Zentrales Accountverzeichnis

Internet-PCs bzw. SB-Stationen

HU-Gate

Internet Universitätsnetz Firewall/DMZ Inneres Verwaltungsnetz

PC-Pools

Router/Switchtechnik

Prinzipskizze für Online-Prüfungsanmeldungen mittels QISPOS

HISPOS-PCs in den Fakultäten

VPN-Server

POS-GX-Anwendungsserver

Domaincontroller

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erstes Fazit

integratives Projekt (Organisation und IT) Akzeptanz ist insgesamt hoch, wichtiger Faktor: Information! unterschiedlicher Einführungsstand in den Fakultäten:

fortgeschritten: WiWi, Jur. Fak., LGF, Phil.-Fak. II,

Math.-Nat. II

am Anfang: Math.-Nat. I, Phil.-Fak. I und III

abwartend: Theologie, Phil.-Fak. IV noch organisatorische Vorbehalte gegenüber dem Einsatz der

Prüferfunktion Einführung von HISPOS (als Voraussetzung für QIS-

Funktionen) muss mit hoher Priorität fortgesetzt werden!

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Fakten und Zahlen

26 HISPOS-Arbeitsplätze in den Prüfungsbüros

61 Prüfungsordnungen bis WS 2005 in HISPOS abgebildet

5000 Briefe an Studierende verschickt

3% Rückläufer (nicht zustellbar)

3867 Prüfungsanmeldungen insgesamt

1646 elektronische Prüfungsanmeldungen (=42%)

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Stand der Einführung:Übersichten/Zahlen zum Anmeldeverhalten

Grafik Stand pro Fakultät

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Stand der Einführung:Rückfragen/Mails

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Zusammenfassung der Fakultätseinschätzungen

Frage 1: Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein?

Frage 2: Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt?

Frage 3: Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen?

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Wie schätzen Sie insgesamt die Prüfungsanmeldung per HU-QIS ein?

• positiv, Arbeitserleichterung, wenn Kinderkrankheiten beseitigt

• wenn frühzeitig informiert (Flyer, KVV, Einführungsveranstaltungen) reibungsloser Ablauf

• gewisser Bedarf an „Rückversicherung“ bei Stud.• kurzfristig erhöhter Arbeitsaufwand für Schulung ,

Testarbeiten, Kontrolle des Verfahrens• Akzeptanz bei Erstsemestern am größten

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Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (1)

• CMS-Account– PIN, Passwortablauf, Dauer der Freischaltung, Verwirrung

durch verschiedene Accounts

• TAN-Listen– Falsche Adresse, verlorene Listen, Neubeantragung

• allgemeine Informationen zu QIS fehlen• Verweigerung der Teilnahme

– „Schriftlich ist sicherer“, zu umständlich, Berührungsängste

• Startschwierigkeiten QIS– Systemprobleme, Softwarefehler

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Welche hauptsächlichen Probleme haben Sie festgestellt? (2)

• Unkenntnis der organisatorischen Details– Termine, welche Module werden angeboten,...

• Fehler bei der Moduleingabe– Abhängigkeiten werden bei QIS nicht angezeigt

• fehlerhafte Studierendendaten– Prüfungsversion (pversion)

• Erfassung der Zulassungsvoraussetzungen– gar nicht bzw. zu spät erfasst

• Zusammenspiel der Beteiligten– wer trägt was wann ein?

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Welche konkreten Vorschläge zur Verbesserung können Sie machen?

• mehr Informationen über HU-QIS und HU-Account an die Studierenden und Lehrenden

• künftig Online-Anmeldung zur Pflicht erklären• Checkliste über gesamten Anmeldezeitraum

(Aufgaben, Verantwortlichkeiten)• QIS-Flyer überarbeiten (mehr Infos zu Account und

Anmeldeprozedur)• Schulungen zu POS/QIS fortsetzen• verschlüsselten Mailverkehr einführen, da Umgang

mit Personendaten

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Nächste Schritte mit HU-QIS

Prüferfunktion (bisher nur 3 Tester) Vereinfachung Beantragung/Verlängerung Account QIS-Organisation verbessern (Checkliste,

Information, Schulungen) QIS – Verbesserungen einarbeiten Evaluation unter Studierenden Fortsetzung HISPOS-Einführung und damit weitere

Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS Online-Bewerbung ab WS2006 Möglichkeit der Online-Adressenänderungen

anbieten

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Thema 2: elektronisches Lehrveranstaltungssystem (Elves)

Bedarf Stand Anforderungen Vorgehensweise

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Bedarf

durch Umstellung auf Bachelor/Master erhöhter Organisationsaufwand für Studierende und Lehrende

Ansteigen der Zahl der Veranstaltungen, für die Belegungsnachweise und Prüfungsleistungen erbracht werden müssen

durch parallele Veranstaltungen komplizierte Belegungsplanung

Prüfungsleistungen mit einer Vielzahl von Teilleistungen

Fazit: bessere (IT-)Unterstützung für Studierende und Lehrende erforderlich

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jetziger Stand

Veranstaltungen: Kursmanagementsystem Moodle Studienorganisation mit Goya elektronischer Studienführer (VLV/KVV) Anmeldesysteme (u. a. Career Center, HS-Sport, Sprachenzentrum) Veranstaltungsdatenbank

Studium: Zulassung/Bewerbung/Studium/Prüfungsverwaltung (HIS-Module ZUL,

SOS, POS, QIS)Personen:

Zentrales Informationssystem (ZIS), HIS-Modul SVARäume und Gebäude:

GebäudemanagementsystemEinrichtungen:

Abbildung der HU-Struktur durch Organisationskennzahlen (OKZ)

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Anforderungen

• einheitliches elektronisches Web-basiertes Vorlesungsverzeichnis

• überschneidungsfreier Stundenplan für Studierende• elektronische Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und

Prüfungen• Herstellen von Teilnehmerlisten, Erfassung von

Prüfungsleistungen durch Lehrende• Einbindung der bereits vorhandenen Lernmanagementsysteme• Schnittstellen zu den Raum- und

Personalmanagementsystemen

Ziel: Aufbau eines eService Portals für Studierende und Lehrende

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Vision vom Elves-Portal

HU - Basissysteme

HISLSF-Funktionen

Elves-Portal

Elves-Services

Authentifizierung (durch zentralen HU-Account)

Studierendendaten in HISSOS-GX

Veranstaltungen/Vorlesungs-verzeichnis

Personendaten in der

zentralen Adressdatenbank

Prüfungen

Raum- und Gebäude-

management der HU

Stundenplan

Prüfungsdaten in HISPOS-GX

LehrkräfteRäume

Zentrale Benutzer-datenbank

Modul-beschreibungen

Studierende

Lernmanagement-system Moodle

Fakultätsinterne Veranstaltungs-

systeme

weiterer eService

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Vorgehensweise

1. Erproben einzelner Komponenten (elektronisches Vorlesungsverzeichnis) von HISLSF in 2 Bereichen (Sowi, Juristen)

2. Gründen einer AG unter Federführung VPSI

3. Erarbeiten eines Konzeptes zur Einführung eines elektronischen Lehrveranstaltungssystems (Elves) bis zum Sommer 06

4. Umsetzen des Konzeptes ab Herbst 06