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IT Competence Center Julian Thewes & Lars Fischer

Modul FI SS 16

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Sommersemester 16

Modul Finanzwesen

Bei Fragen oder Anmerkungen, die unter der Woche auftauchen, wendet Euch bitte an:

[email protected]

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Finanzwesen

I. Einleitung

Anzahlungen können zwischen Geschäftspartnern vertraglich vereinbart werden, wenn der Hersteller einer Ware z. B. wegen einer langen Produktionsdauer nicht in der Lage ist, die Finanzierung alleine zu übernehmen. In der Regel werden Anzahlungen vor Produktionsbeginn oder nach Teilfertigstellung geleistet, sie diene ferner der kurz- und mittelfristigen Finanzierung.

Anzahlungen dürfen nicht mit anderen Forderungen oder Verbindlichkeiten saldiert werden. Sie sind in der Bilanz getrennt auszuweisen. Forderungen oder Verbindlichkeiten setzen die Lieferung eines Sachwertes oder Erbringung einer Leistung voraus.

Geleistete Anzahlungen, sowohl auf Anlagevermögen als auch auf Umlaufvermögen, sind in der Bilanz zu aktivieren. Erhaltene Anzahlungen sind zu passivieren (gem. § 266 GHB).

Geleistete Anzahlungen sind ihrer Verwendung nach wie folgt zu unterscheiden.

• Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände (z. B. Patente) • Anzahlungen auf Sachanlagen (z. B. Maschinen) • Anzahlungen auf Vorräte (z. B Rohstoffe)

Mit Erbringung der Leistung ist eine geleistete Anzahlung mit der Schlussrechnung zu verrechnen. Diese darf dann nicht mehr als Anzahlung ausgewiesen werden.

Anzahlungen werden im SAP-System als Sonderhauptbuchvorgänge behandelt. Sonderhauptbuchvorgänge sind spezielle Vorgänge in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die in der Haupt- und Nebenbuchhaltung gesondert ausgewiesen werden.


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II. Information zur Übung In unserem Beispiel seid Ihr für ein Unternehmen im Automobilsektor tätig. Es sollen Zylinderköpfe bestellt werden, die nach einer Anzahlung geliefert werden. Die Bestellung wird in der Materialwirtschaft erfasst; anschließend erhaltet Ihr von eurem Kreditor eine Mitteilung, in der er eine Anzahlung in bestimmter Höhe innerhalb einer bestimmten Zeit erwartet. Diese Anzahlung wird im System eingebucht und zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistet. Dieser Vorgang stellt eine Ausgangszahlung dar. Nach der Buchung des Wareneingangs wird die Rechnung in der Rechnungsprüfung der Materialwirtschaft erfasst. Beim Einbuchen der Rechnung verrechnet Ihr die Anzahlung mit der Rechnung und vermindert somit die Verbindlichkeiten Aus Vereinfachungsgründen nehmen wir an, dass die Anzahlungsanforderung, sowie die Anzahlung zum heutigen Tag erfolgen. Die Rechnung wird mit Datum + 10 Tagen erfasst und sofort unter Abzug von Skonto bezahlt. Bei Problemen kann es oft hilfreich sein die nächsten 1-2 Sätze noch zu lesen. Ansonsten stehen euch die Tutoren aber gerne zur Seite. Notiert bitte die jeweiligen Daten die hier in der Übung vorkommen auf dem Datenblatt, welches ihr auf der nächsten Seite findet.


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III. Aufbau der Übung

Inhalt I. Einleitung ......................................................................................................................................... 2

II. Information zur Übung .................................................................................................................... 3

III. Aufbau der Übung ....................................................................................................................... 4

IV. Datenblatt.................................................................................................................................... 5

V. Eingabedaten ................................................................................................................................... 6

1. Kreditor anlegen .............................................................................................................................. 6

2. Bestellung erfassen ....................................................................................................................... 10

3. Anzahlung buchen ......................................................................................................................... 12

4. Bestellung anzeigen ....................................................................................................................... 13

5. Kreditorenkonto anzeigen ............................................................................................................. 14

6. Wareneingang für die Bestellung abwickeln ................................................................................. 15

7. Eingangsrechnung in der Materialwirtschaft buchen ................................................................... 17

8. Anzahlung verrechnen / auflösen ................................................................................................. 18

9. Anzahlung verrechnen / auflösen ................................................................................................. 20

10. Bestellung anzeigen ..................................................................................................................... 21

11. Schlusszahlung buchen ................................................................................................................ 22

12. Kreditoren anzeigen .................................................................................................................... 24


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IV. Datenblatt

Auf diesem Blatt habt Ihr die Möglichkeit, Eure Daten, die vom SAP-System in den verschiedenen Prozessen erzeugt werden, einzutragen.

Die Daten, die ihr eintragen müsst, erscheinen immer unten links in der Regel auch noch farbig unterlegt.

1. Vorgang Kreditor anlegen

Kreditorennummer: _______________________________________

2. Vorgang Bestellung erfassen

Bestellnummer: _______________________________________

3. Vorgang Anzahlung buchen

Belegnummer: _______________________________________

Referenznummer: _______________________________________ 6. Vorgang Wareneingang für die Bestellung abwickeln

Belegnummer: _______________________________________

7. Vorgang Eingangsrechnung in der Materialwirtschaft buchen

Belegnummer: _______________________________________

8. Vorgang Anzahlung verrechnen/ auflösen

Belegnummer: _______________________________________

11. Vorgang Schlusszahlung buchen

Belegnummer: _______________________________________


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V. Eingabedaten

Anzahlungsabwicklung Kreditor

1. Kreditor anlegen

Diesen Prozess erreicht ihr über

− den Transaktionscode: XK01 oder

− den Menüpfad: Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf → Stammdaten → Lieferant → Zentral → Anlegen

Kreditor anlegen: Einstieg

1) Nehmt bitte folgende Eingaben vor:

Feld Beschreibung Eingabe

Buchungskreis 1000 IDES AG (Frankfurt) 1000

Einkaufsorganisation 1000 IDES Deutschland 1000

Kontengruppe Sonder-Kreditoren 0010

2) Wählt anschließend oder Enter.


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Kreditor anlegen: Anschrift

3) Denkt euch für folgende Felder die Daten aus!

• Anrede • Name • Suchbegriff (Abkürzung für euren Kreditor) • Straße • PLZ • Ort Nehmt im folgenden Feld bitte folgende Eingabe vor:


Land Deutschland DE

4) Wählt anschließend oder Enter

Kreditor anlegen: Steuerungen

5) In diesem Bild sind keine Eingaben erforderlich.

Bestätigt deshalb mit oder Enter.

Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr



Land Deutschland DE

Bankschlüssel (BLZ) Deutsche Bank München 700 700 10

Bankkonto Denkt euch eine beliebige Zahl aus

achtstellige beliebige Zahl

7) Wählt anschließend oder zweimal Enter.


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Kreditor anlegen: Ansprechpartner

8) In diesem Bild sind keine Eingaben erforderlich.

Bestätigt deshalb mit oder Enter.

Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung

9) Nehmt bitte folgende Eingabe vor:


Abstimmkonto Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland

16 00 00

Finanzdispogruppe K-Inland A1


Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung

11) Nehmt bitte folgende Eingabe vor:


Zahlungsbedingungen 3 % Skonto, bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen

z. B. 0002


Kreditor anlegen: Korrespondenzadresse Buchhaltung

13) Dieses Bild dient allein der Pflege von Kontaktadressen. Es sind keine Eingaben erforderlich.

Überspringt das Bild mit oder Enter.


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Kreditor anlegen: Einkaufsdaten

14) Im folgenden Bild nehmt ihr bitte die nachfolgende Eingabe vor:


Bestellwährung Euro EUR


Kreditor anlegen: Partnerrollen

16) In diesem Bild können Funktionen oder Rollen des Kreditors festgelegt werden. Es sind keine Eingaben erforderlich.

Überspringt das Bild mit oder Enter.

17) Ihr werdet gefragt, ob die Daten gesichert werden sollen.

Bestätigt dies mit „Ja“

18) Die „Kreditorennummer“ wird unten links im Bild angezeigt. Notiert diese auf dem Datenblatt.

19) Wählt und kehrt mit in den Übersichtsbaum zurück.


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2. Bestellung erfassen


− den Transaktionscode: ME21N oder

− den Menüpfad: Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf → Bestellung → Anlegen→ Lieferant→ Lieferwerk bekannt

Bestellung anlegen

1) Nehmt im folgenden Bild folgende Eingabe vor.


Bestellart Das Feld neben dem

Einkaufswagen

NB Normalbestellung

Lieferant Rechts von Lieferant!!! Eure Kreditorennummer aus dem 1. Vorgang

2) Falls die Registerkarte „OrgDaten“ noch geschlossen ist, wählt folgenden Knopf:

Kopf die Registerkarte öffnet sich!

3) In der Registerkarte „OrgDaten“ nehmt Ihr folgende Eingaben vor:


Einkaufsorg. 1000 IDES Deutschland 1000 Einkäufergruppe Dietl. B 001 Buchungskreis 1000 IDES AG 1000


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4) Wählt , falls diese noch nicht geöffnet ist und nehmt folgende Eingaben vor:


Material Zylinderkopf V10 Bestellmenge 1.000 Lieferdatum heutiges Datum + 10

Tage Nettopreis 100 Währung Überprüft den Eintrag EUR Werk Hamburg 1000 Lagerort Materiallager 0001

5) Wählt Die „Bestellnummer“ wird unten links im Bild angezeigt.

Notiert diese auf dem Datenblatt.

6) Wählt , bis Ihr euch wieder im Übersichtsbaum befindet.


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3. Anzahlung buchen


− den Transaktionscode: F-48 oder

− den Menüpfad: Rechnungswesen→ Finanzwesen→ Kreditoren→ Buchung → Anzahlung→ Anzahlung

Kreditorenanzahlung buchen: Kopfdaten



Belegtdatum heutiges Datum Buchungskreis 1000 IDES AG Frankfurt 1000 Buchungsdatum heutiges Datum Referenz Notiert die Nummer auf

dem Datenblatt Denkt euch eine Nummer aus

Belegkopftext „Anzahlung“ Konto (Kreditor) Eure Kreditorennummer Sonderhauptb. Kz.: Anzahlung auf

Umlaufvermögen A

Konto (Bank) Deutsche Bank - Ausgangsschecks

11 31 01

Betrag 11.900,00 Valutadatum heutige Datum

2) Wählt anschließend oder Enter und nehmt die nächsten Eintragungen vor

Kreditorenanzahlung buchen: Hinzufügen Kreditorenposition


Betrag 11.900,00 Steuerbetrag 1.900,00 Steuerkennz. Vorsteuer Inland 19 % VA Fällig am heutiges Datum

3) Wählt .

Die „Belegnummer“ wird unten links im Bild angezeigt. Notiert diese auf dem Datenblatt.


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4. Bestellung anzeigen



− den Menüpfad: Logistik→ Materialwirtschaft→ Einkauf→ Bestellung → Anzeigen

1) Wählt und bestätigt eure („angezeigte“) Bestellnummer mit Enter.

Falls eure Bestellnummer nicht übereinstimmt, geht in der Kopfleiste auf Bestellung und dann auf Andere Bestellung. Bestätigt mit Enter.

2) Wählt , (der untere Knopf) falls diese noch nicht geöffnet ist, um Euch Details und Informationen zu den einzelnen Positionen anzeigen zu lassen.



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5. Kreditorenkonto anzeigen


− den Transaktionscode: FBL1N oder

− den Menüpfad: Rechnungswesen→ Finanzwesen→ Kreditoren→ Konto → Posten anzeigen/ändern

Kreditoren: Einzelpostenliste



Kreditorenkonto eure Kreditorennummer Buchungskreis 1000 alle Posten (heutiges Datum in

beiden nachstehenden Feldern eingeben)

Markieren

Normale Posten markieren Sonderhauptbuchvorgang markieren Merkposten markieren

2) Wählt (Es werden die Belege zur Anzahlung angezeigt.)

3) Ruft den Anzahlungsbeleg unter Belegnr mit einen Doppelklick auf.

Beleg anzeigen: Position 0XX

4) Es wird Euch die Kreditorenposition angezeigt. Im Feld Hauptb steht das Abstimmkonto 159000 (sonst. Geleistete Anzahlungen Umlaufvermögen In diesem Fall ist als das Abstimmkonto des Kreditors nicht das Verbindlichkeitskonto 160000, sondern das Konto 159000, das der Aktiva-Seite der Bilanz (im UV) zugeordnet ist.

5) Wählt (Belegübersicht)

Die Buchung wird im Bild Beleg anzeigen: Erfassungssicht angezeigt.



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6. Wareneingang für die Bestellung abwickeln


− den Transaktionscode: MIGO oder

− den Menüpfad: Logistik→ Materialwirtschaft→ Bestandsführung→ → Warenbewegung → Wareneingang→ zur Bestellung → Bestell-Nr. bekannt

Wareneingang Bestellung



Wareneingang (vorgegeben)

A01 Wareneingang

Bestellung (vorgegeben) R01 Bestellung

Belegnummer aus dem 2. Vorgang

Belegnummer

Belegdatum heutiges Datum Buchungsdatum heutiges Datum

2) Wählt

Wareneingang Bestellung: Auswahlbild 3) Sofern die Liefermenge nicht mit der Bestellmenge übereinstimmt, muss der Wert im

Feld Menge entsprechend auf 1.000 geändert werden. Nehmt weitere Eingaben vor:


Lieferschein 123

4) Markiert (Ihr müsst ein Stück nach unten scrollen.)

5) Wählt Die „Belegnummer“ wird unten links im Bild angezeigt. Notiert diese auf dem Datenblatt.


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− den Transaktionscode: MB03 oder

− den Menüpfad: Logistik→ Materialwirtschaft→ Bestandsführung→ → Materialbeleg → Anzeigen

Materialbeleg anzeigen: Einstieg 7) In diesem Bild sollte Eure Belegnummer aus Vorgang 6 bereits vorgeschlagen sein

Wählt nun , und anschließend

8) Im Dialogfenster Liste der Belege im Rechnungswesen wählt (durch Doppelklick) den Buchhaltungsbeleg aus. Der Beleg wird euch anschließen angezeigt

(Die Buchung auf dem Konto 191100 „Verrechnungskonto Wareneingang/Rechnungseingang“ wird erst bei der Buchung der Rechnung ausgeglichen)

9) Wählt , dann und anschließend , bis Ihr euch wieder im Übersichtsbaum befindet.


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7. Eingangsrechnung in der Materialwirtschaft buchen


− den Transaktionscode: MIRO oder

− den Menüpfad: Logistik→ Materialwirtschaft→ Logistik-Rechnungsprüfung→ → Belegerfassung → Eingangsrechnung hinzufügen

Eingangsrechnung hinzufügen: Buchungskreis 1000

1) Nehmt in der Registerkarte Grunddaten bitte folgende Eingaben vor:


Rechnungsdatum heutiges Datum Buchungsdatum heutiges Datum Referenz aus Vorgang 3 Eure Referenznummer Buchungskreis 1000 IDES AG Frankfurt 1000 Betrag 119.000,00 Währung In dem Feld hinter dem

Betrag EUR

Steuerbetrag (1.Zeile) 19.000,00 Steuerkennz. (1. Zeile) Vorsteuer Inland 19% VA

Nehmt in der Registerkarte Zahlung bitte folgende Eingaben vor:


Basisdatum heutiges Datum Nehmt in der Registerkarte Bestellbezug bitte folgende Eingaben vor:

Bestellung/Lieferplan Aus Vorgang 2 Bestellnummer

2) Wählt 3) Markiert in der Registerkarte Bestellbezug die Bestellposition und wählt

4) Ihr gelangt auf das Bild Beleg simulieren in EUR und seht dort die jeweiligen

Belegpositionen.

5) Wählt und geht dann auf Die „Belegnummer“ wird unten links im Bild angezeigt.


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Notiert diese auf dem Datenblatt.


8. Anzahlung verrechnen / auflösen



− den Menüpfad: Rechnungswesen→ Finanzwesen→ Kreditoren→ Buchung → Anzahlung→Verrechnung

Kreditorenanzahlung auflösen: Kopfdaten



Belegdatum Heutiges Datum Buchungsdatum Heutiges Datum Belegkopftext Anzahlungsverrechnung Konto Eure Kreditorennummer Text Verrechnung Anzahlung/

Rechnungsposten

LÖSCHT DIE RECHNUNGSNUMMER UND DAS GESCHÄFTSJAHR!!!

2) Wählt und übergeht eventuelle Fehlermeldungen mit Enter.

Ein Posten wird selektiert. Es ist die Anzahlung, die Ihr vorher erfasst habt.

Kreditorenanzahlung auflösen: Auswählen Anzahlung

3) Markiert die Auszahlungsposition und bucht den Beleg mit


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Übergeht diese Warnmeldung

4) Klickt auf den Button Nachkontieren

Kreditorenanzahlung auflösen: Korrigieren Kreditposition

5) Nehmt in diesem Bild folgende Eingabe vor


Text Zylinderköpfe V10

6) Wählt

Kreditorenanzahlung auflösen: Auswählen Anzahlung

7) Nehmt in diesem Bild folgende Eingabe vor


Barcode XX = Eure Platznummer 2XX

8) Wählt zurück und geht dann auf Falls eine Warnmeldung angezeigt wird, übergeht diese mit



Die Schritte 4) bis 8) werden bei einigen von euch vom System übersprungen. Ihr könnt direkt die Belegnummer notieren und weiter machen.


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9. Anzahlung verrechnen / auflösen




Kreditoren Einzelpostenliste



Kreditorenkonto Eure Kreditorennummer Alle Posten In beiden Feldern das

heutige Datum eintragen markieren

Sonderhauptb. Vorgänge markieren Normale posten markieren

2) Wählt (freie Abgrenzung)

3) Wählt unter dem Ordner „Beleg“ aus und wählt dann (markierte übernehmen) und anschließend ausführen Alle in diesen Posten erzeugten Buchhaltungsbelege für Euren Kreditor werden nun angezeigt. Am Anfang dieser Liste stehen die offenen Posten des Kreditor die Rechnung und die geleistete Anzahlung. Bei der Zahlung werden beide Positionen als offene Posten selektiert, der Rechnungsbetrag wird um den –anzahlungsbetrag reduziert. Unter „Ausgeglichene Posten“ stehen der Anzahlungs- und Verrechnungsbetrag. Diese beiden Belege gehören zusammen. Die Ausgleichsnummer steht in der Spalte „Ausgl.Bel.“ und ist gleichzeitig die Nummer des Verrechnungsbelegs.


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Beleg anzeigen: Position 002

4) Durch Doppelkick auf den Verrechnungsbeleg wird eine Belegposition angezeigt.

5) Wählt um Euch die Buchung anzuschauen. Durch die Auflösung der Anzahlung ist jetzt die geleistete Anzahlung vom Konto 159010 (Aktiva-Seite der Bilanz) auf das Konto 160000 (Passiva-Seite der Bilanz) umgebucht worden. Somit wird die Gesamtverbindlichkeit aus der Lieferantenrechnung um die Höhe der Anzahlung reduziert. Bei der Buchung wurde der Steuerbetrag in Höhe der Anzahlung aufgelöst. Der Steuerbetrag wird auf die Gesamthöhe der Rechnung berechnet.


10. Bestellung anzeigen



− den Menüpfad: Logistik→ Materialwirtschaft→ Einkauf→ Bestellung → Anzeigen

1) Gebt ggf. die Bestellnummer ein und wählt

2) Wählt

3) Wählt die Registerkarte Bestellentwicklung (wird evtl. nicht bei jedem angezeigt, dann diesen Schritt überspringen)

Die Liste zeigt Euch an, welche Anzahlung geleistet wurde und unter welcher Belegnummer die Rechnung in der Materialwirtschaft erfasst wurde.

4) Um den Buchhaltungsbeleg zu erhalten, wählt die Belegnummer aus Ihr könnt hier erneut die Belegposition des Rechnungsbelegs ansehen.



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11. Schlusszahlung buchen



− den Menüpfad: Rechnungswesen→ Finanzwesen→ Kreditoren→ Buchung → Zahlungsausgang→Buchen

Zahlungsbedingung buchen: Kopfdaten



Belegdatum heutiges Datum Buchungsdatum heutiges Datum Belegkopftext Schlusszahlung Konto (Bank) 11 31 00 Betrag 103.530,00 Valuta heutiges Datum Text Schlusszahlung RG-Nr. Konto (Kreditor) Eure Kreditorennummer Automatische Suche markieren

2) Wählt

3) Falls eine Warnmeldung erscheint, übergeht dieses mit (eventuell 2-mal)

4) Davon ausgehend, dass keine Zeilen aktiviert wurden, wählt Ihr die Rechnung aus, die Ihr bezahlen wollt.

Spalte Beschreibung Eingabe

Skt.-Pr. Zahlung unter Abzug von 3% Skonto

3

EUR brutto Die Werte werden anschließend blau

Wählt den Wert im Feld nicht zugeordnet mit einen Doppelklick aus

Die eingetragene und die zugewiesene Summe sollten gleich sein. Der Wert im Feld Nicht zugeordnet sollte Null betragen. Falls hierbei Komplikationen auftreten, geht folgendermaßen vor: Gebt den Betrag aus dem Feld „nicht zugeordnet“ mit einem negativen Vorzeichen in das Feld Differenzbuchungen ein und wählt dann Speichern.

5) Wählt


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12. Kreditoren anzeigen




Kreditoren Einzelpostenliste



Kreditor Eure Kreditorennummer Alle Posten markieren Normale Posten markieren Sonderhauptbuchvorg. markieren

2) Wählt

3) Markiert auf der linken Bildschirmseite und wählt

4) Tragt nun unter Referenz (evtl. nach unten scrollen) Eure Vermerknummer aus Vorgang 3 ein.

5) Wählt anschließen Die Buchhaltungsbelege aller vorangegangen Vorgänge für Euren Kreditor werden Euch im Bild Kreditor Einzelpostenliste angezeigt.

6) Wählt , bis Ihr euch wieder im Übersichtsbaum befindet. ENDE!

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