IT GmbHSeite 1 Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur...

IT GmbH Seite 1

PräsentationIdealisiertes Projektbeispiel

Zweitägiger Iniitiierungsworkshopzur Einführung von Projektmanagement

für IT in der kommunalen Wirtschaft*

* Beispiel stammt aus einem nicht mehr existierenden Unternehmen (Stand 1999/2000); basiert z.T. auch auf einem Teilprojekt bei Implementierung eines abc-

Online-Systems

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Trends und Thesen

GlobalisierungWettbewerbsdruck

Technologiesprünge•Produktkomponenten•Produktionsverfahren

•Informatik

Gesetze/Verordnungen•Personal

•Sicherheit•Umwelt

Steigende Kosten•Personal•Material

SteigendeMarktanforderungen

•Produktausprägung•Marketingflexibilität

Unternehmen

Externe Einflüsse

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Kundenzufriedenheit - Wettbewerbsfaktoren

Kunden-zufriedenheitImage

ProduktpolitikProduktreife

Produktausprägung(Maßanzug)

ProduktqualitätPreis

LieferfristTermineinhaltung

ServiceFlexibilität

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Gründe zur Einführung des Projektmanagements

GlobalisierungWettbewerbsdruck

Technologiesprünge•Produktkomponenten•Produktionsverfahren

•Informatik

Gesetze/Verordnungen•Personal

•Sicherheit•Umwelt

SteigendeMarktanforderungen

•Produktausprägung•Marketingflexibilität

Steigende Kosten•Personal•Material

EntwicklungProdukte / Dienstleistungen

EntwicklungProduktions- / Lager- / Transport-

Technologien

EntwicklungOrganisations- / IT - Verfahren

• Komplexe Aufgaben können mit der herkömmlichen Organisation nicht gelöst werden

• Aufwands-, Kosten- und Zeitplan - Überschreitungen durch mangelndes Projekt - Controlling und geteilte Verantwortung

• Bestmögliche Nutzung der Ressourcen

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Projekt - Arten

Entwicklung Organisations- und IT – Verfahren

Unternehmensstrategie Prozeßorganisation Struktur- und Aufbauorganisation IT – Verfahren

Technische Verfahren Bauten Infrastruktur Lager Produktionsanlagen Betriebs- und Transportmittel

Produkte und Dienstleistungen

Auftragsmanagement Produkte Dienstleistungen Instandhaltung

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Projekt - Definition

Definierter Umfang

Definiertes Ziel in endlicher Entfernung

Zeitlich begrenzt (Start- und Endtermin)

Definition der Mittel zur Zielerreichung

Hohe Komplexität der Aufgabenstellung

Verschiedene Funktionen und Instanzen sind betroffen

Durch Linienfunktion nicht lösbar

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Projekt - Parameter

Kosten (DM)

Qua

lität

Aufwand (MM)

Term

ine

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Projekt - Risiken

Mehraufwand / Mehrkosten

Terminverzüge Qualitätsverlust VerspäteterNutzen

Unzufriedenheit des Auftraggebers

Mängel bei der Projekt - Durchführung

Ziele und Aufgabenstellung

Projekt- Organisation

Projekt-Controlling

Projekt-Berichtsverfahren

Projekt-Einbettung

Projekt-Dokumentation

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Projekt - Risiken

Ziele nicht klar definiert

Aufgabenstellung nicht abgestimmt

Projekt – Organisation nicht festgelegt

Team – Qualifikation (unzureichend) Ressourcen – Verfügbarkeit (zu gering) Aufgaben und Verantwortlichkeiten (unklar) Fachbereichsleiter übernimmt Projektmanagement

(Qualifikation, Verfügbarkeit)

Projekt – Controlling nicht angemessen

Projekt – Struktur (Komponentenumfang)(unvollständig)

Detaillierte Planung (Aktivitätenumfang)(unvollständig, Dauer und Aufwand unrealistisch)

QS – und Entscheidungscheckpunkte(nicht eingeplant)

Zeitnahe Überwachung und Steuerung(Aktivitäten - Umfangsbemessung zu groß,keine wöchentliche Überwachung)

Projekt – Information / - Berichtsverfahren(nicht eindeutig, Vertuschung von Problemen)

Projekteinbettung Identifikation des Auftraggebers nicht

wirkungsvoll Prestigedenken / unterschiedliche Ziele

einzelner Beteiligter

Projekt – Dokumentation(nicht schritthaltend, nicht einheitlich)

Die Folgen sind Mangelhafte Ergebnis – Qualität

Unruhiger Projekt - Verlauf

Terminverzüge

Mehr - Aufwand und Mehr – Kosten

Verspäteter Nutzen

Unzufriedenheit des Auftraggebers

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Aufwandsverteilung bei ORG / IT - Projekten

3Anforderungs-

konzeption

1Problem-

Beschreibung

2Studie

4Detail-

entwicklung

5System-

Realisierung

6System-

Einführung

7System-Wartung

4 % 8 % 17 % 25 % 25 % 17 % 4 %

1 % 3 % 6 % 24 % 30 % 24 % 12 %

Aufwand(MT)

Phase

Anteil mit PM

Anteil historisch

Dauer(ZT)

Aufwandsverteilung historisch (Gesamt - Aufwand höher)

Aufwandsverteilung mit PM - Methoden (Gesamt - Aufwand niedriger)

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Projekte zur Steigerung der internen Erfolgsfaktoren

HoheTermintreue Hohe

Qualität

FlexibleKunden-

orientierung

GeringeKosten

KurzeDurchlaufzeiten

Projekt-management

Bausteine des Projektmanagementso Projekt-Strukturplan o Projekt-Controllingo Projekt-Organisation o Projekt-Information / -Berichtsverfahreno Projekt-Vorgehensmodell o Projekt-Methoden o Projekt-Dokumentation

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Bausteine des Projektmanagements

Projekt-Organisation

Projekt-Methoden

Projekt-Information /

Berichts-verfahren

Projekt-Vorgehens-

modell

Projekt-Strukturplan


Projekt-Controlling

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Projekt - Zielfindung

• Die Projektziele müssen klar definiert sein

• Aus den Projektzielen wird Projektumfang und Projekt - Struktur abgeleitet

• An den Projektzielen werden die Projekt - Ergebnisse gemessen

• Die Projektziele werden bei Projektstart vom Auftraggeber vorgegeben (erster Erkenntnisstand)

• Die Projektziele werden im Rahmen der Phase „Konzeption“ detailliert und mit Prämissen unterlegt

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Projekt - Zielfindung

Schwerpunktbildung verbesserbarer Wettbewerbsfaktoren:

Wettbewerbsfaktoren__________________________________________Gewicht Unternehmensimage 20 Produktpolitik / Produktreife Produktausprägung / Produktqualität 5 Preis 55 Lieferfrist / Termineinhaltung 10 Service / Flexibilität 10Summe 100

Schwerpunktbildung interner Erfolgsfaktoren:

Interne Erfolgsfaktoren ________________________________________Gewicht Geringe Kosten 60 Kurze Durchlaufzeiten Hohe Termintreue 20 Hohe Qualität Flexible Kundenorientierung 20Summe 100

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Projekt - ZielfindungZiel - Beispiele

Ziel: Effizienzsteigerung

Prozesse Ziel - Kriterien

Prozeß „Gebührenbescheide und Zahlungsverkehr“: XX,XX €/Geb.bescheid Prozeß „Kommunale Abfall – Entsorgung“ XX,XX €/Behälter Prozeß „Kommunale Straßenreinigung“ XX,XX €/km Prozeß „Containerdienst“ XX,XX €/Behälter Prozeß „Sperrabfall“ XX,XX €/m3 Ziel: Termintreue

Prozesse Ziel - Kriterien

Prozeß „Gebührenbescheide und Zahlungsverkehr“: erste Januarwoche Prozeß „Kommunale Abfall – Entsorgung“ Stunde / Wochentag / Objekt Prozeß „Kommunale Straßenreinigung“ Stunde / Wochentag / Objekt Prozeß „Containerdienst“

Anlieferung 1 Tag nach Bestellung Abholung Festgelegter Termin plus / minus 1 Std.

Prozeß „Sperrabfall“ Festgelegter Termin plus / minus 1 Std. Ziel: Flexible Kundenorientierung

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Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

Struktur- und Aufbauorganisation

Basis künftiges Produkt- und Dienstleistungsspektrum(Eingrenzung)

Konzentration auf die Kernkompetenz(Was ist unsere Kernkompetenz?)

Make or Buy der Unternehmensfunktionen(Welche Funktionen sollen In- / Outgessourct werden?)

Organisationsformen Verrichtungsprinzip Matrixorganisation Sparten-/Profitcenter / Costcenter Prozeßorganisation

Verantwortungsübergänge funktionsorientiert objektorientiert

Hierarchietiefe Delegation

(Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung) Entscheidungswege Interdisziplinäre Teams / Poolbildung

Führungsstil demokratisch handwerksmeisterlich kooperativ

Führungsprinzipien Management by Objectives Management by Exceptions

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Prozessorganisation und Informationsverarbeitung Basis künftiges Produkt- und Dienstleistungs-

spektrum (Eingrenzung) Prozessverkettung

(Schnittstellen zu anderen Prozessen)

Objektorientierung (Abgrenzbare Objekte im Prozeßverlauf?)

Prozessfunktionen

Erfordernis Automatisierungsgrad QS - gestützt

Prozesse

Durchlaufzeitreduzierung Fehler- / Korrekturminimierung Aufwandssenkung Absicherung der Termineinhaltung

Aktuelle Informationstechnologie

Hardware Systemsoftware Datenbank Netze Anwendungssoftware

Vernetzte durchgängige Informationsstruktur

Permanente, aktuelle Informationsverfügbarkeit

Flexible, aufgabenorientierte Benutzeroberfläche

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Prämissen – Beispiele: Struktur- und Aufbauorganisation Prozessorganisation und IT Dienstleistungsspektrum

1 N

Unsere Kernkompetenzen sind z.B. Marketing, Kundenannahme / -betreuung Planung, Disposition Auftragsabwicklung, Auftragsabrechnung aber nicht x, y

Auf dieser Grundlage sollen Unternehmens-funktionen In / Outgessourct werden 1 N

Folgende Funktionen werden Profit - Center Cost – Center

Generelle Objektorientierung

Poolbildung im operativen Geschäft

Führungsstil: Kooperativ

Führungsprinzipien: MbO, MbE

Durchlaufzeit Prozess A XX Std. Prozess B XX Std.

Prozessaufwand Prozess A XX M-Std. Prozess B XX M-Std.

Informationssystem mit allen Standard – Reports

Informationstechnologie Betriebssystem XX Systemsoftware XX Netze XX

Vernetzte durchgängige Informationsstruktur zwi-schen allen Anwendungssystemen

Einheitliche Benutzeroberfläche Windows XX

Einheitliche Funktionstasten

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Projekt-Organisation

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Struktur- und Aufbauorganisation(Linienorganisation nach Verrichtungsprinzip)

Prozesse

Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung

Unternehmensleitung

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Struktur- und Aufbauorganisation (Matrixorganisation)

Unternehmensleitung

Auftragsleitstelle• Disdosition• Auftr.plang. / steuerg.• Kostenplang. / steuerg.

Fachbereich 1 Fachbereich 3Fachbereich 2

ProjektmanagementProjekt A

AuftragsmanagementProjekt C

ProjektmanagementProjekt B

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Multi - Projektorganisation

Reinhard Bloemeke

Gesamt - Projektmanagement

Unternehmens-leitung

Fach-bereiche

Fachkoordination

Unternehmens-leitung

FachbereichGesamt -Projekt-

management

Entscheidungsgremium

ODV

Projekt-team

Teil-Projektleitung

Projekt-team

Teil-Projektleitung

Projekt-team

Teil-Projektleitung

ODV-Konfiguration

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ProjektorganisationFunktionsbeschreibung

1 Funktionsbezeichnung

2 Strukturelle Einbindung

3 Verantwortung

4 Besetzung

5 Aufgabeninhalt

Reinhard Bloemeke

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1. Funktionsbezeichnung: Entscheidungsgremium

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Unternehmensleitung Untergeordnete Funktion: Gesamt – Projektmanagement

3. Verantwortung Projekt - Verantwortung in fachlicher, terminlicher und wirtschaftlicher Hinsicht

4. Besetzung und Tagungsfrequenz Besetzung: Unternehmensleitung, tangierte Fachbereiche, ODV, Gesamt - Projektmanagement Tagungsfrequenz: monatlich

5. Aufgabeninhalt Aktive Mitwirkung in Entscheidungsgremiumssitzungen Entscheidung und Verabschiedung des Projekt – Auftrags (Ziele, Prämissen, Aufgabeninhalte, Rah-

menplan, Budgets) Entscheidung und Verabschiedung der Projektorganisation (Besetzung, Ressourcenkapazität, Sach-

mittel, Räume) und des Projekt – Berichtsverfahrens Grundsätzliche Überwachung und Steuerung des Projektes (fachlich, terminlich und wirtschaftlich) auf

Basis der im Projektstatus dargestellten Stand der Arbeiten, Änderungsanforderungen, Probleme,Maßnahmenvorschläge

Entscheidung von fachlichen Grundsatzfragen unter Berücksichtigung der Auswirkungen auf denProjektfortschritt und den geplanten späteren wirtschaftlichen Betrieb

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1. Funktionsbezeichnung: Gesamt - Projektmanagement

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Entscheidungsgremium Untergeordnete Funktion: Teil - Projektleitung

3. Verantwortung Erreichung des definierten Gesamtziels in fachlicher, terminlicher und wirtschaftlicher Hinsicht, unter

Berücksichtigung der Ziele, Prämissen, Budgets, Auswirkungen auf den Projektfortschritt und dengeplanten späteren wirtschaftlichen Betrieb

4. Aufgabeninhalt Projektgliederung und Abgrenzung der Teil – Projektumfänge Projektplanung und Planaktualisierung in Zusammenarbeit mit den Teil – Projektleitungen Sicherstellung der Projekt – Ressourcen (Personal – Quantität und –Qualität, Sachmittel, Raum) Überwachung und Steuerung des Einsatzes optimaler Sachmittel und Methoden und einheitlicher Ar-

beits- und Dokumentationsichtlinien Sicherstellung jeweils aktueller Projekt – Dokumentation Überwachung und Koordination der fachlichen Gesamt – Konzeption (Fachinhalte und Schnittstellen) Fachliche Mitwirkung in den Teil – Projekten (soweit kapazitativ möglich) Überwachung und Steuerung (Termine, Aufwand, Kosten) Leitung der Projektsitzungen, Erstellung Projekt – Protokoll und Überwachung der Maßnahmen Durchführung der Entscheidungsgremiumssitzungen (Erstellung Projektstatus und Entscheidungspro-

tokoll, Vortrag und Einholen von Entscheidungen)

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1. Funktionsbezeichnung: Teil - Projektleitung

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Gesamt - Projektmanagement Untergeordnete Funktion: Teammitglieder

3. Verantwortung Erreichung des definierten Teil - Projektziels in fachlicher, terminlicher und wirtschaftlicher Hinsicht,

unter Berücksichtigung der Ziele, Prämissen, Budgets, Auswirkungen auf den Projektfortschritt undden geplanten späteren wirtschaftlichen Betrieb

4. Aufgabeninhalt Projektgliederung und Abgrenzung des Teil – Projektumfangs in Zusammenarbeit mit dem Gesamt -

Projektmanagement Teil - Projektplanung und Planaktualisierung in Zusammenarbeit mit dem Gesamt – Projektmanage-

ment Sicherstellung der Projekt – Ressourcen (Personal – Quantität und –Qualität, Sachmittel, Raum) Überwachung und Steuerung des Einsatzes optimaler Sachmittel und Methoden und einheitlicher Ar-

beits- und Dokumentationsichtlinien Sicherstellung jeweils aktueller, fehlerfreier Projekt – Dokumentation Überwachung und Koordination der fachlichen Teil – Konzeption (Fachinhalte und Schnittstellen) Durchführung von Arbeitsaufträgen (wie Teammitglieder) Überwachung und Steuerung des Teil – Projekts (Termine, Aufwand, Kosten) Mitwirkung an Projektsitzungen und Übernahme, Steuerung beschlossener Maßnahmen

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1. Funktionsbezeichnung: Teammitglied

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Teil - Projektleitung

3. Verantwortung Erreichung des definierten Arbeitsauftragsziels in fachlicher, terminlicher und wirtschaftlicher Hin-

sicht Verantwortliche, fachlich qualifizierte Durchführung der übernommenen Arbeitsaufträge im vereinbar-

ten Termin- und Aufwandsrahmen

4. Aufgabeninhalt Fehlerfreie und vollständige Durchführung der Arbeitsaufträge Berücksichtigung der geplanten fachlichen Teil – Konzeption (Fachinhalte und Schnittstellen) Sicherstellung jeweils aktueller Projekt – Dokumentation Rechtzeitige Meldung an den Teil – Projektleiter von

Nicht selbständig klärbaren Fachproblemen Fertiggestellten Arbeitsaufträgen Ungeplanten Mehraufwänden Terminverzügen

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1. Funktionsbezeichnung: Fachkoordination

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Entscheidungsgremium

Leitung Fachbereich

3. Verantwortung Die Fachkoordination als Sprecher der jeweiligen Fachbereiche

ist der erste Ansprechpartner der Projektteams bei fachspezifischen Fragen und / oder wird b.Bed. durch Fachbereichsmitarbeiter unterstützt beschafft rechtzeitig entscheidungsreife Unterlagen und Informationen für die Projektarbeit sorgt für die Prüfung und Entscheidung der Projektergebnisse auf der fachlichen Detailebene

4. Besetzung Fachlich kompetente Abgeordnete der tangierten Fachbereiche mit Entscheidungsbefugnis auf der De-

tailebene Ausreichende temporäre Verfügbarkeit zur Durchführung der o.g. Aufgaben

5. Aufgaben Sicherstellung der Mitwirkungshandlungen der Fachbereiche (Interviewtermine, Lieferung von Informa-

tionen, Unterlagen, Mengen-, Zeit-, Kostengerüsten und Entscheidungen) Fachliche Beratung des Projektteams und kritische Prüfung von Lösungsansätzen Erstellung von Testdaten und Abnahme der IT – Systeme und Organisationsverfahren Positive Mitwirkung bei der Einführungsschulung und dem Anlauf – Coaching

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1. Funktionsbezeichnung: ODV - Konfiguration

2. Strukturelle Einbindung Übergeordnete Funktion: Entscheidungsgremium

Unternehmensleitung

3. Verantwortung Sicherstellung optimaler Informationen über die vorhandenen und geplanten IT – Systeme Sicherstellung unternehmenseinheitlicher IT - Dokumentation Sicherstellung ausreichender IT – Ressourcen für die Entwicklungsarbeit und den späteren Produkti-

onsbetrieb Sicherstellung optimaler Integrierbarkeit der Neuentwicklungen in die bestehende Systemlandschaft Sicherstellung wirtschaftlicher IT – Abwicklung für den geplanten späteren Betrieb

4. Aufgabeninhalt Vorgabe der Richtlinien einheitlicher IT – Dokumentation, IT - Dokumentationstools und IT - Standards Bereitstellung ausreichender IT – Ressourcen für die Entwicklungsarbeit und den späteren Produkti-

onsbetrieb (Schnittstellen – Anwendungssysteme, Systemsoftware, Hardware usw.) fachliche Beratung des Projektteams und kritische Prüfung von Lösungsansätzen aus IT - Sicht Mitwirkung bei der Projektarbeit

Prüfung von eingegrenzter Standard – Software aus IT - Sicht Prüfung der Strukturierung der Anwendungssysteme und System - Schnittstellen Prüfung logischer Datenmodelle und deren Umsetzung in physische Datenstrukturen Prüfung des Daten - Sicherheitskonzepts und dessen Umsetzung Aufbau der Datenschutz - Ausprägungen (Password – Hierarchien und zugehörige Dateninhalte) IT – Qualitätssicherung und System – Integration

IT GmbH Seite 30


Projekt-Strukturplan

IT GmbH Seite 31

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)B

edar

fsan

ford

erer

Empf

änge

r

Auf

trag

Informationsverarbeitung

Struktur- und Aufbauorganisation

ablauforganisatorische ProzesseMaterialfluß - Prozesse

Auftragscontrolling

Administration und Support

Prinzipschema der prozessorientierten Auftragsabwicklung

IT GmbH Seite 32

Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)

Archiv Workflow online e-commerce

G10 - G30Abwicklung Gebühren

Z10 - Z60Abwicklung Zahlungsverkehr

Beziehungen

Kunden Umweltamt/Ämter Banken

Prozessübersicht mit Außenbeziehungen

IT GmbH Seite 33

G10 Kundenauftrag Neu/Änderung (Soll)

KUNDE

SGH

ANWENDUNG

Neuantrag/Änderung

G11BK-KA:

Kundenantrag

G11Sichtung/Prüfg.

Dateno.k.?

G12Klärung

Korrektur

WEB Telefon,Email

G13/14OPTI-GD:

Eintrag Adress-und Vorgangs-DB

G11BK-KA:

Aufforderung zurSichtung/Prüfg.

G13/14Kundenantrag

(Neu(Änderung)

EmpfangBehälter-

& Termin-Info

OPTI-KD:Kundenauftrag(Neu/Änderung)

G16Archiv:EintragAntrag

G21 G33G11Brief einscannen.

Brief,Fax

UMWELTAMT

n

j

Antrags-Prüfung

EntlastungAbfallg.

Schriftverkehr

G17Behandlung

Schriftverkehr

G17BK-Kor, Archiv:

EintragKorrespondenz

Brief, Fax,Email

BK-KA:Behälter-

Zustellauftrag

Brief, Fax,Email


Detail - Prozesse

IT GmbH Seite 34

Software-Übersicht (Schema)

Fax

Büro-kommu-nikation

ArchivOPTI

WEB

InternetFax Kunde

Banken Ämteronlineonline

SAP


IT GmbH Seite 35


System - Übersicht und Schnittstellen

OPTI-BU

OPT

I-DÜ

Arc

hiv

BK-Email

BK-Fax BK-WEB

BK-KA

BK-Scan

BK-KPZ

OPTI-GD

OPTI-BZ

OPTI-MahnOPTI-Vollst SAP-FI

OPTI-GEB

ML

K

J

IH

FED

G

CBA

T

S

R

OQ NP

U

V

IT GmbH Seite 36


Bank

KundeWEB

Extranet

Ämter

Intranet

SGHV Z

PT Post

Clients

ServerISDN

Firewall

Firewall

Hardware-Übersicht (Schema)

Intranet

Firewall

Firewall

IT GmbH Seite 37


Projekt - Strukturplan

Prozess

Teil - Prozeß B

Teil - Prozeß C

Teil - Prozeß D

Anwendungssystem

Teil - System A

Teil - System B

Teil - System C

Teil - System D

Informations-verarbeitung

Syst.-Software

Teil - Prozeß A Hardware

Anwendungssystem

Teil - System A

Teil - System B

Teil - System C

Teil - System D

Teil - Prozess

Prozeßfunkt. 02

Prozeßfunkt. 03

Prozeßfunkt. 04

Prozeßfunkt. 01

Datenbanken

Netze

IT GmbH Seite 38

Projekt - Strukturplanung (Techn. Verfahren)

Behörden Lieferanten Subuntern.

Bau Infrastruktur Prozeßsteuerg.Info.verarb.

Auftrag-geber Auftrag Anlage

undDoku.

Engi-neering Fertigung

Vor-montage

Baustellen-montageAnlauf

Projekt - ControllingMateriallogistik

IT GmbH Seite 39

Projekt - Strukturplan (Technische Verfahren)

Projekt - Strukturplan

Bau

Stockwerke

Räume

Erdarbeiten

AnlageHauptgruppe1

Baugruppe 11

Baugruppe 12

Baugruppe 13

Baugruppe 14

Infrastruktur

Versorgung

Entsorgung

Energie

Klima

AnlageHauptgruppe2

Baugruppe 21

Baugruppe 22

Baugruppe 23

Baugruppe 24

Informations-verarbeitung

Software

Gebäude

Transport-geräte

StraßenPlätze

Gebäude-infrastruktur

Hardware

IT GmbH Seite 40


Projekt-Vorgehensmodell

IT GmbH Seite 41

Projekt - VorgehensmodellÜbersicht

Projekt - Controlling

Phase 1 - Aktivität 11 - Aktivität 12 Phase 2 - Aktivität 21 - Aktivität 22 Phase X - Aktivität 31 - Aktivität 32

Qualitäts-sicherung

Konfigurations-management

Projekt - Methoden

IT GmbH Seite 42

Projekt - VorgehensmodellÜbersicht mit Projekt - Umfeld

Projekt-abwicklung

Qualitäts-sicherung

Konfigurations-management

Projekt-management

Dienst-leister

Unternehmensleitung

Zulieferer

Behörden Auftrag-geber

IT GmbH Seite 43

Projekt - VorgehensmodellPhasenmodell

Problem - Beschreibung

Met

hode

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Ver

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Too

ls

Proj

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tP

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heru

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Studie

Anforderungskonzeption

Detail - Entwicklung

System - Realisierung

System - Einführung

1

2

3

4

5

6

IT GmbH Seite 44

Projekt - VorgehensmodellStandard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

100 Problem – Beschreibung

110 Problemeingrenzung

111 Eingrenzungsgespräch mit dem Auftraggeber112 Initialisierung113 Wettbewerbs- / Erfolgsfaktoren – Analyse114 Aufbau groben Projekt – Strukturplan115 Feststellung laufender und geplanter Vorhaben116 Auswertung und Aufwandsschätzung des nächsten Schrittes117 Präsentation der Ergebnisse und Entscheidung

120 Lösungsvorstellungen

121 Entwicklung alternativer Lösungsansätze122 Ermittlung von Auswirkungen und groben Mengengerüsten123 Beschreibung der Lösungsansätze und Auswirkungen

(Schema Hauptprozesse, Grobschema Systemkomponenten undDatenmodell)

124 Bewertung der Lösungsansätze (Portfolio)125 Entwicklung Ziel- und Prämissen – Kriterien126 Abstimmung Ziele und Prämissen (erste Näherung)127 Vorgehensplanung der nächsten Phase128 Präsentation der Ergebnisse und Entscheidung

IT GmbH Seite 45

Projekt - VorgehensmodellStandard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

200 Studie

210 Vertiefung ausgewählter Lösungsansätze

211 Initialisierung (Vorbereitung und Projektmanagement)212 IST – SOLL – Grob – Verfahrensanalyse

(Besichtigung, strukturierte Interviews, Workshops)213 Detaillierung Projekt – Strukturplan, Prozesse, System- und Datenmodell214 Anforderung und Erhebung Mengengerüste215 Auswertung Mengengerüste216 Kurz – Beschreibung der SOLL – Strukturplan – Komponenten217 Ermittlung Lösungsansätze je Strukturplan – Komponente218 Ermittlung von Auswirkungen (SOLL – Verfahren, Aufbauorganisation,

Entwicklungsdauer und –aufwand)219 Zwischen – Präsentation und Auswahl der Lösungsansätze

220 Analyse und Ergebnisdarstellung

221 Verfahrensbeschreibung der ausgewählten Lösungsansätze (Prozesse / Systeme)222 Vorgehensplanung der nächsten Phase und Grob – Planung der Folgephasen223 Überprüfung und Anpassung der Ziele und Prämissen224 Grobe Nutzwertanalyse (quantitativ und qualitativ)225 Darstellung von Sofortmaßnahmen226 Präsentation der Ergebnisse und Entscheidung (Fachlich und Prioritäten)

IT GmbH Seite 46

Projekt - VorgehensmodellStandard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

300 Anforderungskonzeption

310 Detail – Analyse und Anforderungskonzeption311 Detaillierung Projekt – Strukturplan, Prozesse,

Datenmodell und Aufbauorganisation312 Anforderungsbeschreibung (Prozeß–, System

– Funktionen, Schnittstellen)313 Anforderungsbeschreibung (Datenschutz,

Datensicherheit, Notorganisation)314 Anforderungsbeschreibung (Systemanlauf)315 Beschaffungs- und Finanzplan316 Zwischen – Präsentation und Entscheidung

320 Eingrenzung Soft- und Hardware - Anbieter321 Analyse Marktübersicht / Grob - Infos

(Eingrenzung 1. Stufe)322 Analyse Anbieter – Grob – Infos

(Eingrenzung 2. Stufe)323 Versenden Anbieter – Fragenkatalog324 Anbieter – Interviews325 Analyse, Nachfassen

330 Nutzwertanalyse (erste Näherung)331 Aufbau Nutzwertverfahren332 Kriteriengewichtung333 Bepunktung / Begründung

(Eingrenzung 3. Stufe)334 Anforderung Angebote (Anfordg.konzeption)

340 Referenzanalyse341 Referenz – Besuche342 Analyse Angebote343 Auswertung Referenz – Besuche344 Anpassung Nutzwertanalyse,

Bepunktung, Begründung345 Überprüfung der Ziele und Prämissen346 Analyse Aufwand – Nutzen

350 Anbieter – Entscheidung351 Präsentationsvorbereitung352 Präsentation und Entscheidung

(Eingrenzung 4. Stufe)

360 Vertragsbearbeitung361 Vertragsanforderung362 Vertragsanalyse363 Präsentation Vertragsanalyse364 Vertragsabschluß

370 Ergebnis – Präsentation und Entscheidung371 Definition der Entwicklungsumgebung372 Fortschreibung der Projektplanung373 Finanzplan374 Präsentation und Entscheidung

IT GmbH Seite 47


400 Detail - Entwicklung

410 Schulung Projekt – Kernpersonal (durch Anwender)

420 Installation / Test Standard - Software

430 Erstellung Pflichtenheft (Customizing)431 Analyse Detail – Systemfunktionen und Men-

gengerüste432 Definition Menü – Ketten und Detail – Input-

/Outputbeschreibung433 Definition Prüf- und Verarbeitungsregeln und

Fehlermeldungen434 Detaillierung logisches Datenmodell

(Integrationsaspekte von / zu anderen Sy-stemfunktionen)

435 Anpassung Systemanlauf-/Parallellaufkonzept436 Definition Brücken- und Datenübernahme –

Programme437 Definition Datenschutz / Datensicherheit –

Verfahren(Password – Hierarchien, Datensicherung-und -archivierung, Restart, Recovery)

438 Definition Help – Funktionen439 Abstimmung Pflichtenheft und Vergabe Reali-

sierungsauftrag

440 Erstellung Bedienungsanleitung

450 Erstellung Testkonzept451 Entwicklung Test – Verfahren

(Einzel-/Integrationstest – Bausteine)452 Entwicklung Abnahme – Verfahren

Abnahme – Schritte)453 Erstellung Testdaten für alle Prüf-

und Verarbeitungsregeln(Teststufen)

460 Erstellung Notorganisationskonzept461 Analyse Systemausfall – Möglichkei-

ten (Risiko – Stufung)462 Entwicklung Notorganisationsverfah-

ren

470 Fortschreibung der Planung471 Realisierungs- und Einführungsplan472 Planung Produktionssystem

(System – Software, Netz, Hardware)473 Personal – Einsatzplan474 Kosten – Nutzen – Plan475 Finanzmittelplan

IT GmbH Seite 48


500 System - Realisierung

510 Programmierung511 Analyse Programm - Beschreibungen512 Modulgliederung513 Schreiben der Programm - Module514 Erstellung Testdaten für Programm - Module515 Test der Programm - Module516 Integration der Programm - Module517 Übernahme Anwender - Testdaten518 Einzel - Programmtest

520 Programm – Integration und Test521 Programm – Integration522 Programm – Test523 System – Integration524 System - Test523 Erklärung Installations- und Abnahmebereit-

schaft

530 Lieferüberwachung und Installation Produktions-system

540 Erstellung Schulungskonzept541 Entwicklung Schulungsverfahren

(Anbieter-/Eigenschulung, Schulungs-einheiten und –schritte, Hilfsmittel,Teilnehmergruppierung, Räume)

542 Entwicklung Schulungsinhalte(Motivation, Prozeß- und Aufbauorga-nisation, System – Bedienung, Notor-ganisation)

543 Entwicklung / Abstimmung Schulungs-terminplan

550 Schulung551 Schulung Operating552 Schulung Benutzerservice553 Schulung Anwender

560 Systeminstallation und Test(Entwicklungssystem)561 Systeminstallation562 Systemtest durch Anwender563 System – Abnahme (1. Schritt)

570 Systeminstallation auf Produktionssystem571 System – Installation / Test572 Übernahme Produktionsdaten573 System – Anlauf

IT GmbH Seite 49


600 System - Einführung

610 Systemanlauf, Coaching und Anpassung (b.Bed.)(Systemanlauf / Parallellauf – Einführungsschritte)611 Korrektur von Stamm- und Strukturdaten612 Anpassung System – Parameter613 Ergebnisausgabe und Prüfung (Klein – Datenbestand)614 System – Anpassung (b.Bed.)615 Ergebnisausgabe und Prüfung (Groß – Datenbestand)616 System – Anpassung (b.Bed.)617 System – Abnahme (2. Schritt)618 Einstellung Parallellauf Tagesanwendungen

620 System – Nutzung, Coaching und Anpassung (b.Bed.)621 Tagesanwendungen622 Wochen- und Dekadenanwendungen623 Monats-, Quartals- und Jahresanwendungen624 System – Abnahme (3. Schritt)625 Einstellung Parallellauf

630 System - Tuning

IT GmbH Seite 50

Projekt - VorgehensmodellAktivitätenplanung

Projekt - Struktur-Plan

Phasen-/Aktivitäten-Checklisten

Prozesse - Schritte-Funktionen

Projekt - Kalkulation

Budget - Bildung

Rahmenterminplan

Teil - Projekt ADetail - Terminplan

Teil - Projekt BDetail - Terminplan

Teil - Projekt CDetail - Terminplan

CheckpunkteQualitäts-sicherung

CheckpunkteKonfigurations-

management

IT GmbH Seite 51


Projekt-Controlling

IT GmbH Seite 52

Projekt - Controlling Regelkreis

PLAN-/SOLL-/IST-Vergleich

PLAN SOLL

Aus-führen

ÜBER-WACHEN

PLANEN

PLAN-/SOLL-/IST-Abweichungen

Steuerungsergebnisse

STEUERN

Steuerungs-Maßnahmen

IST

• Ergebnisqualität• Termine• Aufwand• Kosten

IT GmbH Seite 53

Projekt - ControllingÜbersicht

Projekt - Kalkulation

Budget - Bildung

Rahmen - Plan

Teil - Projekt ADetail - Plan

Teil - Projekt BDetail - Plan

Teil - Projekt CDetail - Plan

Fachlicher Projektinhalt

IT GmbH Seite 54


Standard-Vorgehensmodell

Phase 1 - Aktivität 10 - Aktivität 11 - Aktivität 12 - Aktivität 13 - Aktivität 14 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 18 - Aktivität 19

Arbeitsauftrag-Übersicht

Teilprojekt A - Aktivität 10 - Aktivität 12

- Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17

- Aktivität 19 - Aktivität XX

Projekt - PlanungErstellung Arbeitsauftrag - Übersicht

IT GmbH Seite 55


Arbeitsauftrag-Übersicht

Teilprojekt ABezeichnung TM Dauer Aufwand

(ZT) (MT) - AA 10 A 8 5 - AA 12 B 8 5 - AA 15 B 5 3 - AA 16 A 5 3 - AA 17 A 6 4 - AA 19 C 4 2 - AA XX C 8 5

Projekt - PlanungProjekt - Kalkulation

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Arbeitsauftrag - Übersicht

Teilprojekt ABezeichnung TM Dauer Aufwand

(ZT) (MT) - AA 10 A 8 5

- AA 12 B 8 5

- AA 15 B 5 3

- AA 16 A 5 3

- AA 17 A 6 4

- AA 19 C 4 2

- AA XX C 8 5

Projekt - PlanungProjekt - Netzplanung

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Projekt - PlanungProjekt - Netzplanung

Teilprojekt B

Teilprojekt A

Rahmenplan

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Projekt - ControllingStandard - Aktivitätenplan (Umzug)

Phasen / Aktivitäten1. Konzeption

1.1 Festlegung Wunsch - Charakteristik(Orte, Lage, Umgebung, Größe, Anzahl Räume, Mietpreis,Abstandspreis)

1.2 Wohnungssuche und Abgleich mit Wunsch - Charakteristik1.3 Feststellung Kosten (fix / variabel)1.4 Planung Finanzierung1.5 Entscheidung und Mietvorvertrag1.6 Bereitstellung Finanzmittel (erste Charge)1.7 Abschluß Mietvertrag und Vorauszahlung

2. Detailentwicklung2.1 Raum und Einrichtungsplanung2.2 Feststellung Renovierungs- und Einrichtungskosten2.3 Entscheidung Renovierungs- und Einrichtungsumfang2.4 Auswahl und Bestellung Einrichtungsumfang2.5 Auswahl und Bestellung Renovierungsdienstleister2.6 Bereitstellung Finanzmittel (zweite Charge)

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Projekt - ControllingStandard - Aktivitätenplan (Umzug)

Phasen / Aktivitäten3. Realisierung

3.1 Prüfung Wohnungszustand und Schlüsselübernahme (Protokoll)3.2 Überwachung und Steuerung Renovierung3.3 Bestellüberwachung Einrichtungsumfang3.4 Detailplanung Räume und Einrichtungsfolge3.5 Auswahl und Bestellung Spedition3.6 Bereitstellung Finanzmittel (dritte Charge)3.7 Abnahme Renovierung und Einrichtungsumfang3.8 Umzug3.9 Reinigung der Altwohnung

4. Einführung4.1 Einrichtung der Wohnung4.2 Einladung zur Einzugsfeier4.3 Beschaffung Material zur Einzugsfeier4.4 Durchführung Einzugsfeier und Projektabschluß

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Projekt-Information /

Berichtsverfahren

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Projekt - Information / BerichtsverfahrenProjekt - Informationsfluß

Gesamt - Projektmanagement

Projekt - Team

Teil - Projektleitung

Unter-nehmens-

leitung

Entscheidungsgremium

Fachbereich ODVGesamt-Projekt-

management

Projekt-status

Rahmen-plan

Ent-scheidungs-

protokoll

Teil-Projekt-

plan(SOLL / IST)

Arbeits-aufträge

(AA)

Ent-scheidungs-

protokollSchnitt-stellen

Doku-mentation

Fachkoordination

ODV-Konfiguration

ORG/IT-Entwicklings-

richtlinien

SW/HW-Informa-tionen

Log.Daten-modell

Phys.-Daten-modell

Doku-mentation

Fachl.Detail-Fragen

Fach-Infor-

mationen

Lösungs-ansätze

Detail-Entschei-dungen

Grundsatz-Entschei-dungen

Projekt-Protokoll

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Projekt - Information / Berichtsverfahren

Projektstatus – BerichtBerichtszeitraum: monatlichBerichtsempfänger: Entscheidungsgremium

Inhalt Projektstand

Termine und fachlicher Fortschritt Ressourceneinsatz, Aufwands- und Kostenverlauf

Änderungsanforderungen (intern - extern) Auswirkungen (fachlich) Auswirkungen (Termine, Kapazitäten, Aufwand, Kosten)

Probleme / Maßnahmen - Vorschläge Projektorganisation, Zusammenarbeit Fachliche Inhalte Termine, Kapazitäten, Aufwand, Kosten

Weiteres Vorgehen (Nächste Schritte)

Sachergebnisse (Berichtszeitraum)

Entscheidungsprotokoll (s.a. Gliederung Projektstatus – Bericht)

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Projekt - DokumentationProjektordner

ProjektordnerGliederung

Projektorganisation Organisationsschema Projekt – Information und -Berichtsverfahren

Projekt - Controlling Projekt - Strukturplan Rahmenplan Detail – Pläne Projektbesetzung und verfügbare Kapazitäten SOLL – IST – Abweichungen (Termine, Kapazitäten, Aufwand, Kosten)

Projekt – Statusberichte / Entscheidungsprotokolle

Projekt - Protokolle

Rechtliche Rahmenbedingungen Gesetze, Verordnungen Sonstige Rahmenbedingungen

Schriftverkehr Anfragen / Angebote / Verträge Fachliche Detail – Anforderungen / Entscheidungen (Fachbereiche, andere Stellen) Sonstiger Schriftverkehr (Projektteam, Dienstleister, Lieferanten, Auftraggeber)

IT GmbH Seite 65

Projekt - DokumentationDokumentationselemente

Prozessmodell• Prozeß - Übersicht• Verknüpfung Teil - Systeme• Verknüpfung Strukturorganisation

Datenstrukturen• Datei - Übersicht (DB)• Logisches Datenmodell• Datenbeschreibungen• Datenverwendungsnachweis• Mengengerüst (Bewegung / Stamm)• Nummernsysteme

Struktur- / Aufbauorganisation• Organigramm• Stellenplan• Funktionsbeschreibungen

Hardware-/Systemsoftware - Verteilung• Clients (BS / DB)• Server (BS / DB)• Netze (Netz- Software)

Dokumentationssystem (BONAPART, DATA DICTIONARY usw.)

Gesamt - System

Systeme

Teil - Systeme

Module

• System - Übersichten• System - Kurzbeschreibung

•Teil - System - Übersicht•Teil - System - Kurzbeschreibung

• Gesamt - System - Übersichten

• Status (Version, ab Datum)• Modul - Kurzbeschreibung• Input / Output Menü / Masken Dateien / Dateneinheiten Listen / Vordrucke• Prüf- /Verarbeitungsregeln

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Projekt - DokumentationFach - Dokumentation

Fach – Dokumentation Gliederung Teil 1 (Gesamt – Projekt) Ziele, Aufgabenstellung und Prämissen (Gesamt – Projekt) Prozeßmodell d.h. Prozeß – Übersicht und Schnittstellen (Gesamt – Projekt) Struktur- / Aufbauorganisation (Gesamt – Projekt) Hard- / Systemsoftware – Übersicht (Gesamt – Projekt) System – Übersicht und Schnittstellen (Gesamt – Projekt)

System – Übersicht System – Kurzbeschreibung

Datenstrukturen (Gesamt – Projekt) Dateiübersicht Datenmodell logisch, physisch Datenbeschreibungen, -verwendungsnachweise Mengenübersichten (Bewegung, Stamm) Nummernsysteme

Datenschutz Datensicherheit Systemanlauf und Parallellauf

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Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

Fach – Dokumentation Gliederung Teil 2 (Teil – Projekte) Ziele, Aufgabenstellung und Prämissen (Teil – Projekt) Prozeßmodell d.h. Prozeß – Übersicht und Schnittstellen (Teil – Projekt) Struktur- / Aufbauorganisation (Teil – Projekt) Hard- / Systemsoftware – Übersicht (Teil – Projekt)

System – Übersicht und Schnittstellen (Teil – Projekt) Teil - System – Übersicht Teil - System – Kurzbeschreibung Module (Status: Version, ab Datum)

Modul – Kurzbeschreibung Input / Output - Beschreibung Menü- / Masken – Beschreibung Dateien – Dateneinheiten Listen / Vordrucke Prüf- und Verarbeitungsregeln

Datenstrukturen (Teil – Projekt) Dateiübersicht Datenmodell logisch, physisch Datenbeschreibungen, -verwendungsnachweise Mengenübersichten (Bewegung, Stamm) Nummernsysteme

Notorganisation Bedienungsanleitung

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Projekt-Methoden

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Projekt - Methoden und ToolsÜbersicht

Methoden Tools Projekt – Controlling

Projekt – Facharbeit

Brainstorming, Brainwriting

Notebook – Verfahren

Workshops

Interviews

Lösungsentscheidungen

Vorbeugende Qualitätssicherung

Prozeßanalyse und Dokumentation

Netzplantechnik z.B. MS – Projekt, Super – Project

METAPLAN – Technik

Notizbuch, METAPLAN – Technik

METAPLAN – Technik

Strukturierte Interview - Bögen

Portfolio – TechnikNutzwertanalyseKostenanalyseWertanalyse

FMEA „Fehlermöglichkeiten – Einfluß – Analyse“

Prozeßtechnik: z.B. ARIS, Bonaparte, SiverrunText- / Grafik – Dokumentation: MS-Word, MS –

PowerPoint, MS - Excel

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Projekt - Methoden und Tools Prozeßanalyse - Workshop

Maßnahmenclustern

Dauer

Nutzen

Nach-bereitung

Unternehmens-situation

Analyse Verbesserungs-anforderungen

Dauer

Nutzen

A

B

C

D

E

Fach-Check-listen

Dauer

Nutzen

A

B

C

D

E

MaßnahmenplanErgebnisse

Portfolio

Portfolio

Portfolio

Input

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Projekt - Methoden und Tools Portfolio - Technik

Dauergering

mittel

hoch

Nutzen

kurz mittelfristig lang

Nutzenkriterien z.B.:• Aufwands-Bestandssenkung• Durchlaufzeitverkürzung• Qualitätssteigerung• Umsatzsteigerung

• Portfolio - Technik dient der schnellen Entscheidungsfindung ohne großen Analyse - Aufwand

• Portfolio - Technik wird in Workshopform mit Moderation angewandt

• Es werden Maßnahmen oder Lösungsansätze entsprechend

ihrer Entwicklungsdauer oder -kosten auf der Horizontalen ihres Nutzen auf der Vertikalen

angeordnet

• Maßnahmen oder Lösungsansätze mit dem höchsten Nutzen und geringster Entwicklungsdauer oder -kosten erhalten die höchste Priorität

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Projekt - Methoden und Tools Brainstorming und Brainwriting

• Brainstorming und Brainwriting dient der Lösungsfindung

• Brainstorming und Brainwriting geschieht in Workshopform mit Moderation

• Brainstorming geschieht durch Zuruf der Lösungsansätze durch die Teilnehmer und Niederschrift auf Kärtchen durch den Moderator

• Brainwriting geschieht durch Niederschrift der Lösungsansätze auf Kärtchen durch die Teilnehmer

• Strenge Regel: Nennungen werden kritiklos aufgenommen !!!!

1. Schritt: Themen - Erläuterung und -Diskussion

2. Schritt: Brainstorming / Brainwriting undGruppierung zu Teilbereichen(1. Durchgang)

3. Schritt: Brainstorming / Brainwriting undGruppierung zu Teilbereichen(2. - N. Durchgang)

4. Schritt: Gemeinsame Ergebnis - Analyse undEntscheidung des weiteren Vorgehens

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Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

1. SchrittFunktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse

2. SchrittFehlerursachen- und Fehlerauswirkungs - Analyse

3. SchrittFehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungs -

Analyse

4. SchrittMaßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung

• FMEA dient der vorbeugenden Qualitätssicherung im Entwicklungsstadium

• FMEA geschieht schritthaltend durch Analyse der jeweiligen Lösungsansätze im Team bei Be-

darf durch Hinzuziehen der späte- ren Anwender der Projektergeb- nisse• FMEA - Ergebnisse werden protokolliert und eventuelle Maßnahmen zur vorbeugenden Fehlerbeseitigung eingeleitet

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Übung „Umzug“, Phase 2 „Detailentwicklung“, Aktivität 2.1 „Raum- und Einrichtungsplanung“Objekt: Arbeitszimmer Entwicklungsstatus: Das Raum- und Einrichtungslayout liegt als Entwurf vor.

1. Schritt: Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse Funktionsanalyse

Festlegung der Funktionen, Funktionsbereiche und Mengengerüste (Nutzungsanteil) Informationsgewinnung, Innovation (Bibliotheks- und Lesebereich) Arbeitsdurchführung, Telefonieren, Faxen, Mailen, Internet - Chaten (Computerbereich) Arbeitsgespräche (Kommunikationsbereich)

Festlegung der Funktionsanforderungen je Funktionsbereich Helligkeit, Beleuchtung zu Tageszeiten Klima (Heizung, Belüftung) zu Jahreszeiten Elektroenergie, Informationsübertragung Einrichtungsgegenstände und Ambiente

Anordnung der Funktionsbereiche zueinander und Schnittstellen

Fehlermöglichkeiten - Analyse Feststellung des Erfüllungsgrades der Funktionsanforderungen je Funktionsbereich

(Helligkeit, Beleuchtung, Klima, Elektroenergie, Informationsübertragung, Einrichtungsgegen-stände, Ambiente)

Strukturierte Protokollierung der Fehlermöglichkeiten Helligkeit am Leseplatz (Bibliotheks- und Lesebereich) Wegezeiten zum Telefon (Bibliotheks- und Lesebereich) Sonnenbestrahlung bei der Computerarbeit (Arbeitsbereich) Computer und Telefon lassen sich nicht optimal anschließen (Arbeitsbereich) Anzahl Plätze zu gering bemessen (Kommunikationsbereich)

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Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluss - Analyse


2. Schritt: Fehlerursachen- und Fehlerauswirkungsanalyse Fehlerursachenanalyse

Feststellung der Fehlerursachen Helligkeit am Leseplatz: Leseplatz nicht am Fenster, Lichtquelle nicht richtig bemessen

(Bibliotheks- und Lesebereich) Wegezeiten zum Telefon: Telefon nur im Arbeitsbereich, kein Anrufbeantworter

(Bibliotheks- und Lesebereich) Sonnenbestrahlung bei der Computerarbeit: Computer steht am Fenster (Arbeitsbereich) Computer und Telefon lassen sich nicht optimal anschließen: Elektroenergie- und Informa-

tionsübertragungsquelle befinden sich in einem anderen Raumbereich (Arbeitsbereich) Anzahl Plätze zu gering bemessen: Tisch zu klein,2 Stühle mehr (Kommunikationsbereich)

Fehlerauswirkungsanalyse Feststellung der Fehlerauswirkungen

Helligkeit am Leseplatz (Bibliotheks- und Lesebereich): Frühzeitige Arbeitsermüdung Wegezeiten zum Telefon (Bibliotheks- und Lesebereich) : Senkung der Leseleistung, Unzu-

friedenheit des Kommunikationspartners (lange Wartezeiten) Sonnenbestrahlung bei der Computerarbeit (Arbeitsbereich): Senkung der Arbeitsleistung,

frühzeitige Arbeitsermüdung Computer und Telefon lassen sich nicht optimal anschließen (Arbeitsbereich): Zusätzlicher

Verkabelungsaufwand Anzahl Plätze zu gering bemessen (Kommunikationsbereich): Einschränkung der Kommu-

nikation oder Erhöhung des Kommunikationsaufwands (Mehrfachgespräche)

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3. Schritt: Fehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungsanalyse Fehlerwahrscheinlichkeitsanalyse

Feststellung der Fehlerwahrscheinlichkeit Helligkeit am Leseplatz (Bibliotheks- und Lesebereich): hoch (zu allen Jahres- und Tages-

zeiten) Wegezeiten zum Telefon (Bibliotheks- und Lesebereich): hoch (häufige Anrufe) Sonnenbestrahlung bei der Computerarbeit (Arbeitsbereich): mittel (nur im Sommer) Computer und Telefon lassen sich nicht optimal anschließen (Arbeitsbereich): hoch (keine

Arbeitsmöglichkeit) Anzahl Plätze zu gering bemessen (Kommunikationsbereich): gering (ca. 1x/Mon.)

Fehlerbedeutungsanalyse Feststellung der Fehlerbedeutung

Helligkeit am Leseplatz (Bibliotheks- und Lesebereich): hoch (Leistungsminderung) Wegezeiten zum Telefon (Bibliotheks- und Lesebereich) : hoch (Leistungsminderung, De-

motivation) Sonnenbestrahlung bei der Computerarbeit (Arbeitsbereich): hoch (Leistungsminderung) Computer und Telefon lassen sich nicht optimal anschließen (Arbeitsbereich): hoch (Ar-

beitsfähigkeit absolut eingeschränkt) Anzahl Plätze zu gering bemessen (Kommunikationsbereich): hoch (Demotivation)

Fehler - Portfolio Erstellung Fehler – Portfolio: Vertikale „Fehlerbedeutung“ (gering, mittel, hoch)

Horizontale „Fehlerwahrscheinlichkeit“ (gering, mittel, hoch) Einordnung und Prioritäten – Feststellung

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4. Schritt: Maßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung Maßnahmen- und Dauer-/ Aufwandsfestlegung

Ermittlung der Maßnahmen und Verantwortlichkeiten Ermittlung Aufwand und Dauer je Maßnahme

Ermittlung Maßnahmen – Prioritäten und Maßnahmen - Reihenfolge Maßnahmen – Prioritäten – Portfolio Maßnahmen – Reihenfolge – Plan und Einplanung in die Projekt – Planung Ermittlung der Auswirkungen auf den Projekt – Plan (Termine, Aufwand)

Maßnahmen – Entscheidung und Maßnahmenbeauftragung Präsentation FMEA - Ergebnis Entscheidung der Maßnahmen Aktualisierung des Projekt – Plans Beauftragung der Maßnahmen

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Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse

• Nutzwertanalyse dient der Entscheidungsfindung

• Nutzwertanalyse in Teamarbeit

• Strenge Regel: Die Gewichtung wird nach reiflicher Überlegung durch den Entscheider festgelegt und nicht mehr geändert!!!!

1. Schritt: Bildung der Entscheidungskriterien(Teamarbeit / Abstimmung mit Entscheider)

2. Schritt: Gewichtung der Entscheidungskriterien(durch den Entscheider)

3. Schritt: Bepunktung und Auswertung(Teamarbeit)

4. Schritt: Vorstellung und Erläuterungdes Ergebnisses

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Gewichtung Kriterien Lösung I Lösung IIHaupt Detail

PunkteErfüllungs-

grad PunkteErfüllungs-

grad500 100 Haupt – Kriterium A 30 330 33 410

30 Detail – Kriterium A1 10 150 6 9020 Detail – Kriterium A2 7 70 7 7040 Detail – Kriterium A3 3 60 10 20010 Detail – Kriterium A4 10 50 10 50

300 100 Haupt – Kriterium B 18 204 19 14730 Detail – Kriterium B1 5 45 8 7220 Detail – Kriterium B2 4 24 10 6050 Detail – Kriterium B3 9 135 1 15

200 100 Haupt – Kriterium C 9 62 7 8270 Detail – Kriterium C1 1 14 5 7030 Detail – Kriterium C2 8 48 2 12

1000 Summe 596 639

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Gewichtung Kriterien Alte Räume Neue RäumeHaupt Detail

PunkteErfüllungs-

grad PunkteErfüllungs-

grad500 100 Effizienz (Aufwand/DLZ)

10 Büroausstattung15 Arbeitsorganisation30 Gegenseitige Vertretung5 Transport-/Liegezeiten

20 Warte- /Wege-/Suchzeiten20 IT - Unterstützung

300 100 Kommunikation / Zusammenarbeit25 Kurze Direktinformation25 Gegenseitige Hilfe50 Kundenservice

200 100 Arbeitsatmosphäre80 Ambiente20 Info- /Entspannungsbereich

1000 Summe

Gebühren und Zahlungsverkehr (Nutzung Alte Räume - Neue Räume)

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Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse

1. Schritt: Feststellung der Kosten IST - Verfahren

2. Schritt: Ermittlung Aufwand und Kosten derSOLL - Verfahren

3. Schritt: Ermittlung des Entwicklungsaufwands der SOLL - Verfahren

4. Schritt: Ermittlung des Return on Investment(Break even Point)

• Kostenanalyse dient der Entscheidungsfindung

• Kostenanalyse in Teamarbeit

• Ermittlung Verfahrenskosten:

Arbeitsaufwand Arbeitsplatzkosten

• Ermittlung Entwicklungskosten

Entwicklungsaufwand Arbeitsplatzkosten

• Regel: Nur die Kosten zuordnen, die real zu dem Verfahren gehören z.B. Neue DB - Software nur anteilig zuordnen

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Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse

Externer Entwicklungsaufwand >> 600 TDM

Interner Entwicklungsaufwand >> 80 TDM

SW / HW >> 20 TDM

1.200

TDM

Dauer(Mon.)20

700

SOLL: 25 TDM/Mon.

IST: 60 TDM/Mon.

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