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Personalabteilungen arbeiten heute sehr häufig mit elektronischer Unterstützung, beispielsweise mit der HCM Lösung «SAP SuccessFac-tors». Dort werden Recruiting, Bewerberverwaltung, Onboarding, Leis-tungsmanagement und andere Aspekte der Personalstrategie, -analyse und -planung abgedeckt.

Nach wie vor werden aber sehr viele Informationen in papierbasierten Ak-ten verwaltet – z.B. Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Korrespon-denzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder Bescheinigungen wie Zeugnisse, Ausbildungsnachweise etc.

Mit der «Kendox InfoShare Digitale Personalakte» werden Papierakten weitestgehend überflüssig. Alle Dokumente werden digitalisiert und ste-hen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfü-gung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen zusätzlich sicher, dass auch wirklich nur berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und sowohl gesetzliche als auch interne Datenschutzrichtlinien verlässlich umgesetzt sind.

So werden die Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung deutlich schlanker und effizienter. Berechtigte Benutzer haben die relevanten In-formationen ohne Umwege direkt aus der zentralen HCM-Anwendung he-raus im Zugriff. Zusätzlich unterstützen standardisierte Aktenpläne und weitere komfortable Bearbeitungsfunktionen wie Wiedervorlagen oder Vollständigkeitsprüfungen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung bei der Erledigung ihrer täglichen Routinearbeiten.

Kendox InfoShare Digitale Personalakte

Revisionssichere Archivierung sensibler Personaldokumente

Komfortable Integration in «SAP SuccessFactors» mit transpa-rentem Zugriff auf Akten und Dokumente

Individuell konfigurierbare Akten-pläne

Automatische Synchronisation von Personalinformationen

Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten auf Akten und Dokumente

Designed für den Betrieb in der Cloud

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Automatische «Aktendeckel» Personalakten können automatisch aus der führenden Anwendung heraus erzeugt werden. Die Stammdaten des Mitarbeiters werden dabei als Informa-tion am «Digitalen Aktendeckel» ange-bracht. Dies erlaubt einen strukturier-ten Zugriff auf die digitalen Akten, ohne dass dazu die HCM Anwendung verwen-det werden muss.

Transparente SynchronisationBei Änderungen an den Stammdaten eines Mitarbeiters sorgt ein Synchroni-sationsprozess dafür, dass die relevan-ten Daten automatisch an die «Digitale Akte» übertragen werden. Auch Ände-rungen an den Zugriffsberechtigungen innerhalb SAP SuccessFactors werden automatisch in der «Digitalen Akte» an-gepasst.

Kendox InfoShareVielfältige ZugriffsmöglichkeitenDer Zugriff auf die «Digitale Personal-akte» ist für den Mitarbeiter aus der Personalabteilung über verschiedene Wege möglich. Neben der direkten Inte-gration in SAP SuccessFactors können Anwender sowohl über den «Mobile Web Client» als auch über eine browserba-sierte Aktenanwendung auf die Unterla-gen zugreifen.

Integrierter VorlagenmanagerÜber die Office-Integration der «Digita-len Personalakte» können neue Doku-mente bequem mit Hilfe des Vorlagen-managers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.

Gesetzeskonforme ArchivierungDie Dokumente in der «Digitalen Per-sonalakte» werden gesetzeskonform archiviert; Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden und es ist ebenfalls jederzeit nachvollziehbar, was mit einzelnen Dokumenten passiert ist. So hat die Personalabteilung die Sicher-heit, dass wirklich alles unter Kontrolle ist.

Designed für den Cloud-BetriebDie «Digitale Personalakte» ist für den Betrieb als Cloud-Lösung konzipiert und stellt damit eine optimale Ergänzung von cloud-basierten HCM-Lösungen wie SAP SuccessFactors dar. Wo und wie die «Digitale Personalakte» dabei betrie-ben wird, ist dabei unerheblich: entwe-der on-premise, gehosted im Rechen-zentrum oder bezogen aus der Cloud.