KIDICAP P5

KIDICAP P5produk tbe schr e i bung

inhalt

Den Public Sector im Fokus 7Die KIDICAP P5 Philosophie 8Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft 9Flexibler Einsatz in jeder Rolle 10

Bewerbung 13Einstellung 14Betriebliche Altersvorsorge 15Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung 16Personalentwicklung 17Urlaubsantrag 18Eingruppierung 19Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen 20Mutterschaft 21Altersteilzeit 22Versorgungsfestsetzung 23Beamtenversorgung 24Austritt 25

Personalplanung 29Entgeltabrechnung 30Controlling 31Überleitung in das Finanzwesen 32

Tabellarische Übersicht 35

Das KIDICAP P5 Musterhaus 43Das Vier-Ebenen-Konzept 44Integration komplementärer Software 45Kommunikation mit externen Verfahren 46Design und Pflege von Tarifen 47Individuelle Systemanpassungen 48Auswertungen und Reports 49Vergabe von Nutzerberechtigungen 50

Alle Vorteile auf einen Blick 53

Innovative Personalwirtschaftmit KIDICAP P5

Ausgewählte mitarbeiterbezogeneProzesse

Mitarbeiterübergreifende Prozesse

Prozesse und Funktionen im Überblick

Basisfunktionen

Zusammenfassung

KIDICAP P5

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KIDICAP P5

Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5

Den Public Sector im Fokus 7Die KIDICAP P5 Philosophie 8Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft 9Flexibler Einsatz in jeder Rolle 10

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Stand März 2006 Änderungen vorbehalten© 2006 GIP Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme [email protected] www.kidicap.de

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Den Public Sector im Fokus

Abgestimmte Lösungen für besondere Anforderungen

Die Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme (kurz: GIP mbH) ist der

führende Anbieter von Personalwirtschaftssoftware in Deutschland für öffentliche

und soziale Arbeitgeber. Die Software KIDICAP verkörpert 30 Jahre Erfahrung mit

den besonderen Anforderungen im staatlichen, kommunalen, kirchlichen und so-

zialen Bereich. In enger Zusammenarbeit mit vielen tausend Arbeitgebern wird sie

stetig weiterentwickelt.

Die Produktgeneration KIDICAP P5 ist die Antwort auf die Anforderung, alle per-

sonalbezogenen Prozesse ganzheitlich zu managen. Neben der hochgradig auto-

matisierten Personalabrechnung bietet KIDICAP P5 deshalb auch eine optimale

Unterstützung in den Kernprozessen des Personalmanagements. Lösungen für die

Personalwirtschaft - wie die digitale Personalakte, Personalplanung, Bewerberma-

nagement, Personalentwicklung, Self Services oder Reports - sind integrative Kom-

ponenten der Software.

KIDICAP P5 enthält weitgehend vorkonfigurierte Standards, die aber einfach an die

individuellen Anforderungen des Arbeitgebers angepasst werden können. Es bietet

alle Voraussetzungen, den Weg von der klassischen Personalverwaltung zu einem

innovativen und vorausschauenden Personalmanagement erfolgreich und effizient

zu gestalten.

i Hinweis

Zu dieser PublikationWir möchten Sie umfassend über den Leistungsumfang der Software KIDICAP P5 informieren. Damit Sie sehr schnell nur die Informationen finden, die Sie brauchen, haben wir die Beschreibung prozessorientiert aufbereitet.Sie können also direkt bei dem Thema einsteigen, das Sie interessiert.

Die Anwendergruppen von KIDICAP P5

• Einrichtungen des Bundes und der Länder

• Kommunal- und Kreisverwaltungen

• Körperschaften des öffentlichen Rechts

• Dienstleistungsbetriebe

• Organisationen der evangelischen und

katholischen Kirche

• Diakonie und ihre Einrichtungen

• Caritas und ihre Einrichtungen

• Kliniken und sonstige medizinische

Einrichtungen

• Freie Wohlfahrtspflege

Stand März 2006 Änderungen vorbehalten© 2006 GIP Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme mbH

[email protected] www.kidicap.de

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Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5 Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5

Die KIDICAP P5 Philosophie Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft

Alle Prozesse unter einem Dach KIDICAP P5 bietet allen Beteiligten eine effiziente Unterstützung in der gesamten Wertschöpfungskette der Personalwirtschaft. Alle Ereignisse, die in der Laufbahn eines Mitarbeiters oder in mitarbeiterübergreifenden Prozessen auftreten, können im jeweiligen Modul von KIDICAP P5 einfach abgebildet werden. Dabei berück-sichtigt das System sowohl zentral organisierte Aufgaben des Personalmanagements (Personalverwaltung, Personalplanung und -controlling) als auch dezentrale Prozesse, wie etwa das Einbeziehen der Führungskräfte und Mitarbeiter in Aufgaben und Pro-zesse der Personalarbeit.

Modularer Aufbau Zu den Hauptaufgaben von KIDICAP P5 zählen Personalverwaltung, Personalplanung und -controlling, -abrechnung, Self Services sowie Prozesskommunikation. Um den Benutzerrollen in den Aufgabenfeldern bestmöglich zu entsprechen, ist KIDCAP P5 in fünf Module gegliedert:

• Personalverwaltung, KIDICAP PView• Personalplanung, KIDICAP PPlan• Personalabrechnung, KIDICAP PPay• Self Services, KIDICAP PBox• Prozesskommunikation, KIDICAP PKom

Personalprozesse effizient gestalten

Wenn es um den Einsatz einer geeigneten Software geht, wird es angesichts eines wachsenden Kostendrucks immer wichtiger, Insellösungen abzubauen. Dies gilt ins-besondere für die Personalwirtschaft. So werden dezentrale Organisationseinheiten, die beispielsweise Belege in Papierform versenden oder Personaldaten mit unter-schiedlichen und oft selbst erstellten Software-Systemen verwalten, sehr genau auf Wirtschaftlichkeit untersucht. Daneben wird es zunehmend bedeutsam, auf eine einheitliche Datenbasis in allen Dienststellen zuzugreifen, um konsolidierte Auswertungen generieren zu können.Genau hier setzt KIDICAP P5 an. Ob für zentrale Entgeltabrechnungsstellen, dezentra-le Personalabteilungen oder für Führungskräfte und Mitarbeiter: Für jede denkbare Rolle lassen sich Personalprozesse individuell gestalten. Die einheitliche Datenbasis liefert konsolidierte Informationen über alle Organisationseinheiten. Aufgrund die-ser Einheitlichkeit in Bezug auf Daten, Rollen und Prozesse bedeutet der Einsatz von KIDICAP P5 einen entscheidenden Effizienzgewinn für Ihre Organisation.

Vom Verwaltungsakt zum Business Partner

Das Verständnis der Personalarbeit hat sich in den zurückliegenden Jahren stark verän-dert. Noch vor einigen Jahren betrachtete man das „Personalwesen“ als einen reinen Verwaltungsakt. Heute entwickelt es sich zum Business Partner des Managements. Der enorme Kostendruck zwingt zum effizienten Einsatz des Personals. Ein mo-dernes Personalmanagement sollte deshalb - neben der Optimierung seiner ope-rativen Aufgaben - auch strategische Planungen und Zielsetzungen im Auge ha-ben. Mitarbeiter sollten stetig und intensiv qualifiziert werden, um sich auf künftig wachsende Anforderungen adäquat einstellen zu können. Ebenso entscheidend ist eine vorausschauende Personalplanung. Ein Personalleiter muss wissen, wie viele Mitarbeiter für welche Positionen zu einem bestimmten Stichtag gebraucht werden und welche Qualifikationen dafür erforderlich sind.

Die Motivation des einzelnen Mitarbeiters

Die treibende Kraft eines modernen Personalmanagements ist die Verbesserung der Kompetenz und der Motivation des einzelnen Mitarbeiters. Die Mitarbeiter sind tatsächlich das „Humankapital“ einer Organisation. Wenn ein gezielterer Per-sonaleinsatz gelingt, hat dies zwei positive Konsequenzen. Zum einen werden die Qualifikationen des Mitarbeiters optimal ausgeschöpft, was letztendlich zu einer höheren Wertschöpfung der Organisation führt. Zum anderen ist der Mitarbeiter durch eine höhere Eingenverantwortung sehr viel motivierter.

Innovation als Leitmotiv Aus seinem Produkt- und Dienstleistungsangebot leitet GIP für sich eine hohe Verantwortung ab, den KIDICAP P5-Anwendern und den Service Centern die Lösungen anzubieten, die eine innovative Personalarbeit unterstützen. Das wesent-lichste Ziel von KIDICAP P5 besteht darin, die gesamte Wertschöpfungskette der Personalwirtschaft effizienter zu gestalten, die Verwaltungskosten zu senken und die Produktivität der Arbeitsprozesse zu steigern. Das Software-Angebot wird da-her ergänzt durch umfassende Service-Leistungen zum gesamten fachlichen Umfeld der Personalwirtschaft.



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In jeder Rolle benutzergerecht KIDICAP P5 ist rollenbasiert aufgebaut und bedient die rollenspezifischen Anforde-rungen der Anwender. Jeder Beteiligte im personalwirtschaftlichen Prozess be-kommt Software-Unterstützung in der Form, die seinem Benutzerprofil optimal entspricht. Ob als Personalprofi im Service Center oder als ad-hoc-Anwender in einer Organisationseinheit: Die mehrschichtige serviceorientierte KIDICAP P5-Architektur ermöglicht mit Web-Clients und Portalintegrationen einen effizienten Einsatz und wirtschaftlichen Einsatz in allen denkbaren Einsatzvarianten.

Flexibler Einsatz in jeder Rolle


Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse

Bewerbung 13Einstellung 14Betriebliche Altersvorsorge 15Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung 16Personalentwicklung 17Urlaubsantrag 18Eingruppierung 19Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen 20Mutterschaft 21Altersteilzeit 22Versorgungsfestsetzung 23Beamtenversorgung 24Austritt 25

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Service Center

Business Process Dienstleister

Personalabteilung eines Arbeitgebers

Der einzelne Mitarbeiter

Die GIP mbH ist der Hersteller der integrierten personalwirtschaft-lichen Software KIDICAP P5. Die Spezialisten von GIP sorgen mit ihrem Know-how für die stetige und bedarfsgerechte Weiterentwicklung des Produkts. Gesetzliche und tarifliche Neuheiten werden im Rahmen von Update-Services zeitnah im Musterhaus zur Verfügung gestellt. Ein umfassendes Angebot an System-Workshops und fachlichen Schulungen ergänzt die Dienstleistungspalette der GIP.

Die Service Center sind als Rechenzentren Partner der GIP. Sie agieren als Dienstleister gegenüber zentralen Entgeltstellen oder größeren Arbeitgebern. So stellen sie etwa im Bereich der Entgeltabrechnung alle berechnungsrelevanten Steuerungsgrößen als Standard bereit. Der einzelne Arbeitgeber braucht diese nicht zu pflegen. Die Service Center sorgen zudem für die Produktion, den Meldungsversand sowie für Kuvertierung und Versand von Gehaltsbescheinigungen.

Business Process Dienstleister sind zum Beispiel interne Shared Service Center oder Outsourcing-Anbieter für die Personalabrechnung und Personalverwaltung. Dazu gehören zum Beispiel die Bezügeämter der Bundesländer und die Zentralen Gehalts- und Abrechnungsstellen (ZGASt) im kirchlichen Umfeld. Sie erstellen im Auftrag mehrerer Ar-beitgeber oder Ressorts alle Entgeltabrechnungen.

Die Personalabteilung einer Behörde, einer Kirchenverwaltung, einer karitativen Einrichtung oder eines großen Klinik-Verbunds betrach-tet die Entgeltabrechnung mit KIDICAP PPay als einen klassischen Outsourcing-Prozess. Aus der Sicht eines Personalleiters steht deshalb das Personalmanagement als eigentlich originäre Aufgabe im Fokus. KIDICAP P5 sorgt auch hier für eine effiziente Unterstützung.

Auch der einzelne Mitarbeiter wird in Teile der Personalarbeit ein-bezogen. In der Web-basierten Self Box von KIDICAP P5 kann er zum Beispiel seine Stammdaten ändern, seinen Urlaub beantragen, Beschei-nigungen anfordern oder sich zu einem Seminar anmelden - alles online. So wird die Personalabteilung als zentrale Organisationseinheit deutlich entlastet. Arbeitsprozesse werden gestrafft und transparent.

Die fünf Stufen der Personalwirtschaft

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Bewerbung


Bewerbungseingang Eingehende Bewerbungen werden in KIDICAP P5 zunächst in einem Eingabedialog erfasst. Hier werden alle relevanten Bewerberdaten eintragen. Dazu gehören zum Beispiel persönliche Daten, Eingangsdatum, die zugrunde liegende Stellenaus-schreibung und das Bewerbungsmedium. Diese Daten lassen sich auch für spätere Auswertungen heranziehen. Darüber hinaus können Sie die Bewerberdaten aus dem Bewerberportal Ihrer Organisation automatisch übernehmen. Dazu gibt der Bewerber seine Daten selbst in die KIDICAP P5 Self Box ein. Wenn gewünscht, kann der Bewerber auch eigene Qualifikationen und Fähigkeiten angeben und ein-schätzen. Dadurch wird ein Profilabgleich zwischen ausgeschriebener Stelle und Bewerber ermöglicht.

Korrespondenz und Weiterleitung

Im weiteren Vorgang durchläuft das System eine Reihe von automatisierten Schritten. Zunächst wird die Eingangsbestätigung an den Bewerber generiert. Danach werden die Bewerbungsunterlagen an die entscheidenden Führungskräfte weitergeleitet. Liegt de-ren Interesse vor, werden Gesprächstermine definiert und Einladungsschreiben versandt. Die Abfolge aller notwendigen Schritte im Bewerbungsprozess können je nach den Anforderungen Ihrer Organisation individuell definiert werden. In jedem Arbeitsschritt können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen - wie etwa Weiterleitungen, Anzahl der Gespräche oder Informationen an beteiligte Stellen. Im System sind unterschiedliche Varianten hinterlegt - so beispielsweise Bewerbungsvorgänge für Führungskräfte so-wie für Mitarbeiter ohne Führungsfunktion. Sämtliche Korrespondenz im Prozess wird automatisch erzeugt.

Einstellung oder Absage Der Bewerbungsvorgang kann zu jedem Zeitpunkt durch eine Absage von Ihnen oder durch eine Absage des Bewerbers beendet werden. Die entsprechende Kor-respondenz und die Weiterleitung der Informationen an beteiligte Stellen kann der Anwender mit dem System komfortabel erledigen. Kommt es zur Einstellung, wird ein Arbeitsvertrag generiert, der individuell angepasst werden kann. Die Bewerberdaten stehen danach automatisch in der Personalverwaltung und in der Personalabrechnung zur Verfügung, wo der Einstellungsprozess vervollständigt und eine KIDICAP P5-Personalakte angelegt wird.

In einer Detailansicht sind alle Informationen zur Stellenausschreibung hinterlegt

Übersicht über alle aktuellen Bewerbungsprozesse mit Anzeige der zu besetzenden Positionen und des Bearbeitungsstatus



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Einstellung Betriebliche Altersvorsorge

Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse

Die Daten des Neuzugangs Im KIDICAP P5 Stellenplan überprüft der Sachbearbeiter in der Organisationsabtei-lung, ob eine genehmigte Stelle für den Neuzugang vorliegt. Daten des Neuzugangs gelangen in die Personalverwaltung. Daten werden in KIDICAP P5 nur einmalig erfasst – und zwar dort, wo sie anfallen. Während des vorausgegangenen Bewer-bungsprozesses sind bereits viele Daten eingegeben worden und stehen daher au-tomatisch zur Verfügung. Noch fehlende Daten werden jetzt erstmalig eingegeben. KIDICAP P5 bietet die Möglichkeit, Vorgänge und zugrunde liegende Dialogmasken mit geringem Aufwand selbst für die eigene Organisation zu standardisieren. Hier können typische Fachaufgaben eines Einstellungsprozesses hinterlegt werden. Dazu gehören zum Beispiel das Vorgehen bei der Erfassung und Bearbeitung von persön-lichen Daten, Beschäftigungsmerkmalen (Eingruppierung, Arbeitszeit, Befristung, etc.), organisatorischer Zuordnung, Zulagen, Qualifikationen und Werdegang.

Anhörung Personalvertretung Bevor der Neuzugang zum Mitarbeiter wird, fehlen noch einige Prozessschritte. So steht beispielsweise noch die Anhörung durch die Personalvertretung aus. Vielleicht ist auch eine ärztliche Untersuchung notwendig oder es müssen noch fehlende Unterlagen vom Neuzugang nachgereicht werden. Die zur Erledigung dieser Aufgaben notwendigen Daten werden erfasst (z. B. Anhörungswunsch bzw. Maßnahme und Termin) und die entsprechenden Prozessschritte im System ange-stoßen. Alle Korrespondenzen (Brief oder E-Mail) und Informationen werden auto-matisch erzeugt und an die betreffenden Stellen weitergeleitet. Liegt das Feedback der Personalvertretung vor, kann der Vorgang fortgesetzt werden.

Organisationsabteilung und Abrechnungsstelle

Die Daten sind aus Sicht der Personalabteilung vollständig. Der Sachbearbeiter, der bislang zuständig war, gibt nun im Rahmen des Einstellungsprozesses Informationen an den Sachbearbeiter in der Organisationsabteilung und den Sachbearbeiter in der Abrechnungsstelle weiter. Mit Hilfe des KIDICAP P5 Stellenplans überprüft die Organisationsabteilung die vorgenommene Stellenbesetzung oder nimmt die Stellenbesetzung vor. Der Bezügesachbearbeiter prüft zunächst die eingegebenen abrechnungsrelevanten Daten und gibt diese für die Weiterverarbeitung frei. Dann ergänzt er fehlende abrechnungsrelevante Informationen (z. B. spezielle Steuer- oder SV-rechtliche Schlüsselungen). Schließlich kann er die Abrechnungsergebnisse des Personalfalls anhand einer Testabrechnung überprüfen.

Durchführungswege KIDICAP P5 unterstützt die fünf Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge. Der Arbeitgeber legt gemeinsam mit der Personalvertretung Rahmenbedingungen für die bei ihm angewandten Durchführungswege fest.

Einzelvertrag Nach Abschluss eines Vorsorgevertrages für einen Mitarbeiter stehen die Vertrags-unterlagen für die Entgeltabrechnungsstelle zur Verfügung. In einer vorgangsbezo-genen Dialogfunktion werden die Vertragskonditionen angelegt. Vertragspartner können sowohl die Zusatzversorgungskasse des Arbeitgebers als auch beliebige Versicherungsunternehmen und Unterstützungskassen sein. Je Arbeitnehmer kön-nen auch mehrere Verträge gleichzeitig abgewickelt werden. Der Versicherungsgeber sowie weitere Vertragsdaten werden erfasst. Dazu zählen die steuerliche Behandlung, die Herkunft der Beiträge (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber), der Abführungsrhythmus, die Beitragshöhe bzw. die Beitragsermittlung. Die sozial-versicherungsrechtliche Behandlung erfolgt automatisch.

Abwicklung Im Rahmen der monatlichen Abrechnung werden die einzelnen Verträge abgewi-ckelt. Beiträge des Mitarbeiters und des Arbeitgebers werden einbehalten und an den Versicherungsanbieter abgeführt. Der Mitarbeiter wird über die Gehaltsmitteilung über die Vertragsdurchführung informiert.

Überwachung Die abgeführten Beträge werden in kassen- oder versicherungsbezogenen Reports nachgewiesen.

Im Vorgang wird der Arbeitsschritt Anhörung Personalvertretung ausgewählt

Die Detailansicht zeigt alle Informationen im Zusammenhang mit der Anhörung der Personalvertretung

In einer Listbox kann der Benutzer einen der fünf Durchführungswege der betrieblichen Altersvor-sorge auswählen. Die Berechnungsmethoden sind bereits im System hinterlegt.

In einer Listbox kann der Benutzer einen der fünf

Aus der Detailansicht eines einzelnen Mitarbeiters kann der berechtigte Benutzer die Angaben zu den Verträgen zur betrieblichen Altersvorsorge ersehen



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Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung Personalentwicklung


Einrichtung der Zusatzversorgungskassen für den Arbeitgeber

KIDICAP P5 setzt alle Vorschriften der DATÜV-ZVE sowie viele Besonderheiten kommunaler und kirchlicher Zusatzversorgungskassen um – inklusive der VBL. Die GIP steht in einem regelmäßigen Erfahrungsaustausch mit den Kassen und ge-währleistet dadurch eine vollständige, zeitnahe und gut abgestimmte Umsetzung der aktuellsten Richtlinien der Kassen. Die Besonderheiten, die für einen Ar-beitgeber bei einer ZV-Kasse gelten, werden vorab erfasst. Hierzu gehören Steuerungsmöglichkeiten für die Höhe der Umlage, Sanierungsgeld, freiwillige Höherversicherung, Umfang der abzugebenden Meldungen und vieles mehr.

Vertragsdaten des Mitarbeiters Beim einzelnen Mitarbeiter müssen nur noch wenige Vertragsdaten ergänzt wer-den, wie die Beteiligtennummer und die Beitragsgruppe.

Abwicklung Die Beiträge bzw. Umlagen werden in der monatlichen Abrechnung ermittelt, auf Reports für den Arbeitgeber ausgewiesen und zahlbar gemacht. Die korrek-te Weiterverarbeitung dieser Zahlungen – beispielsweise in der Altersteilzeit, der Versteuerung oder der Sozialversicherung – geschieht automatisch und immer der aktuellen Rechtslage entsprechend.

Gesetzliche Meldungen Beginn und Ende der Versicherungspflicht sowie Wechsel von Namens- und Adressdaten werden in monatlichen Meldungen an die Kassen übermittelt. Einmal im Jahr erfolgt die Jahresmeldung von Beträgen und Fehlzeiten entsprechend den Meldevorschriften der Kassen. Bei An-, Ab- und Jahresmeldung erhält der Arbeit-geber für seine Mitarbeiter einen entsprechenden Beleg.

Rückmeldung der Versichertennummer

Nach einer Anmeldung wird dem Versicherten von der Kasse eine Versicherten-nummer zugeteilt und automatisch in das Mitarbeiterprofil übernommen.

Bedarf für Personalentwicklungwird transparent

Personalentwicklung kann durch verschiedene Methoden initiiert werden. KIDICAP P5 bietet hierfür alle notwendigen Instrumente. In der Regel werden Personalentwick-lungsmaßnahmen durch Vorgaben der jeweiligen Einrichtung oder im Rahmen von Mitarbeitergesprächen definiert. Um Qualifikationsdefizite zu identifizieren, bietet KIDICAP P5 die Möglichkeit, einen Profilabgleich der Soll-Anforderungen mit den Ist-Qualifikationen des Mitarbeiters durchzuführen. Der Personalverantwortliche kann auf dieser Grundlage eine geeignete Weiterbildungsmaßnahme wählen. In der Option Seminare ist es möglich, einen Katalog von internen und externen Personal-entwicklungsmaßnahmen (Seminare, Workhops, etc.) zu hinterlegen und zu pu-blizieren. Ist eine Weiterbildungsmaßnahme ausgewählt, kann der betreffende Mitarbeiter auf eine Warteliste gesetzt werden.

Mitarbeiter kann sich online anmelden

Der Mitarbeiter kann bei entsprechender Berechtigung sein Kompetenzmanagement auch selbst in die Hand nehmen. Mit Hilfe der Web-basierten KIDICAP Self Box wählt er aus dem Katalog der angebotenen Weiterbildungsmaßnahmen eine Veranstaltung aus und leitet den Teilnahmeantrag an seinen Vorgesetzten weiter – selbstverständ-lich online.

Die konkrete Entwicklungsmaßnahme

In jeder Weiterbildungsmaßnahme des Katalogs sind die konkreten Termine und ggf. Ressourcen (Dozent, Raum, Arbeitsmittel) hinterlegt. Der potenzielle Teilnehmer, der sich noch auf der Warteliste befindet, wird nun per Mausklick zu einem kon-kreten Teilnehmer. Sobald dieser Statuswechsel erfolgt ist, erzeugt das System die entsprechenden Einladungen bzw. Bestätigungen automatisch. Als Vorbereitung auf eine interne Maßnahme lassen sich zudem Checklisten, Teilnehmerlisten und Beurteilungsbögen erstellen.

Abschluss und weiterführende Schritte

Die Entwicklungsmaßnahme wird im System mit einem entsprechenden Status in den Mitarbeiter-Daten dokumentiert. Die Historie der Personalentwicklungsmaß-nahmen wird automatisch aktualisiert. Die Ist-Qualifikationen des Mitarbeiters werden auf den neuesten Stand gebracht und in der Personalakte hinterlegt. Die Einzelbeurteilungen der Teilnehmer werden ins System eingegeben, um eine Gesamtbeurteilung zu ermöglichen. Die Kosten werden ermittelt und in einem Report angezeigt. Es kann auch ein Datenexport an weiterführende Systeme zur Verfügung gestellt werden.

Übersicht über die ZVK-Meldungen

Per Mausklick wird der Mitarbeiter aus der Warteliste ausgewählt

Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Seminar



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Urlaubsantrag Eingruppierung


Der Mitarbeiter nimmt Urlaub Self Services – wie Urlaubs-, Dienstreise- oder Seminaranträge – kann der Mitarbeiter in seiner Self Box aufrufen. In einer Web-Anwendung überprüft er seine eingetrage-nen Abwesenheiten und stellt dann einen Antrag für den gewünschten Zeitraum. Im Workflow können die beteiligten Zustimmungs-/Genehmigungsstufen, Rollen und Personen nach internen Vorgabender Organisation eingestellt werden.

Der Ablauf im Workflow KIDICAP bietet dazu als Vorlage einen Musterprozess, in dem zunächst die Urlaubs-vertretung des Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Neben den relevanten Antragsdaten erhält die Vertretung einen Link, über den sie direkt in ihre eigene Self Box gelangt. Stimmt die Vertretung zu, geht die nächste E-Mail an den Vorgesetzten des Antragstellenden. In seinen offenen Aufgaben findet der Vorgesetzte nun den Urlaubsantrag. Im Workflow kann er schnell und bequem überprüfen, ob seine Abteilung im Zeitraum des gewünschten Urlaubs ausreichend besetzt ist. Ist dies der Fall, genehmigt er den Urlaub. Der Antragsteller bekommt eine entsprechende Info per E-Mail.

Sachbearbeiter wird informiert Der Personalsachbearbeiter wird per E-Mail darüber informiert, dass Urlaub ins System eingetragen wurde. Er kontrolliert die Eingaben und korrigiert ggf. den Urlaubsgrund oder das Urlaubskonto.

Die Eingruppierung des Mitarbeiters ändert sich

Immer wenn ein für die Personalarbeit wichtiges Datum näher rückt, wird automa-tisch ein Termin im Terminkalender des Personalsachbearbeiters gesetzt. So auch bei einer anstehenden Beförderung. Über den Eintrag im Terminkalender aktiviert der Sachbearbeiter den Prozess Eingruppierungsänderung. Ebenso kann dies über den Vorgesetzten erfolgen, wenn er eine Beförderung für seinen Mitarbeiter ver-anlassen will. Die beabsichtigte Höhergruppierung wird in der Personalverwaltung eingegeben. Mit einer gleichzeitig startenden Anfrage an die Verantwortlichen wird überprüft, ob die Stelle die beabsichtigte Höhergruppierung zulässt oder ob eine geeignete Stelle verfügbar ist. Dies erkennt der Benutzer im KIDICAP P5 Stellenplan sofort. Ist diese Stelle vorhanden, wird der Prozess vom Sachbearbeiter Personalabteilung fortgeführt.

Beurteilung des Vorgesetzten, Anhörung der Personal-vertretung

Der Vorgesetzte bekommt einen Musterbeurteilungsdialog, den er ausgefüllt an die Personalabteilung zurücksendet. Danach wird im Prozess der Anhörungsdialog für die Personalvertretung generiert und verteilt. Liegt die Zustimmung vor, stehen organisatorische Schritte wie Vereinbarung eines Termins für die Überreichung der Ernennungsurkunde an.

Die Höhergruppierung wird vom „schwebenden“ zum

„echten“ Geschäftsfall

Der Sachbearbeiter aktiviert nun die Höhergruppierung in der Personalverwaltung und setzt den Status von „schwebend“ auf „aktiv“. Die neue Eingruppierung und alle abrechnungsrelevanten Informationen werden an die Entgeltabrechnungsstelle über-geben. Diese wird parallell informiert. Ist gewünscht, dass die Entgeltabrechnungs-stelle die Übergabe explizit freigibt, bildet KIDICAP P5 dies ebenso ab. Dann über-nimmt der Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnungsstelle diesen Prozessschritt.

Mitarbeiter ruft Self Box auf und wählt Urlaubsantrag

Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag

Weiterleitung an Urlaubsvertretung

Urlaubsvertretung prüft und stimmt zu

Mitarbeiter wird informiert

Mitteilung anPersonal-

sachbearbeiter

Mitarbeiter ruft das Mitarbeiterportal auf und meldet sich an

Weiterleitung an Vorgesetzten

Vorgesetzter prüft und genehmigt

Automatischer Eintrag in der Abwesenheits-

verwaltung

Diese Abbildung zeigt Informationen zu einem bevorstehenden Bewährungsaufstieg eines Beamten von der Besoldungsgruppe A13 auf Besoldungsgruppe A14



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Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen Mutterschaft


Laufende Bezüge Bei der Einstellung oder bei einer Entgelt-Änderung eines Mitarbeiters meldet die Personalabteilung der Entgeltabrechnungsstelle jene besonderen Bezüge, die sich nicht automatisch aus der Eingruppierung ergeben und dem Mitarbeiter nun monat-lich zustehen. Diese Bezüge werden im System als Dauerbezüge erfasst und gehen ggf. nach Prüfung der Ergänzung durch den Entgeltsachbearbeiter ab sofort in die monatliche Abrechnung ein. Tarifvertragliche An- und Aufrechnungen einzelner Bezugsarten untereinander werden ab diesem Zeitpunkt in jeder Monatsabrechnung automatisch ermittelt.

Ergänzung der Tabellendaten um neue Bezugsarten

Die Auszahlungsbeträge von Zulagen sind im einfachsten Falle feststehende Be-träge, können aber auch aus anderen Zulagen und sonstigen Eingaben ermittelt werden. Hierzu bietet KIDICAP P5 alle tarifvertraglich vorgesehenen Zulagen im Standard an. Darüber hinaus ist es jederzeit möglich, neue Bezugsarten anzulegen sowie deren Rechengänge dynamisch zu definiert. In den Tabellendaten sind zudem alle Weiterverarbeitungen dieser Bezugsart in der Steuer, der Sozialversicherung, Altersteilzeit etc. detailliert vorgegeben.

Zuwendungen und Sonderzahlungen

Sonderzulagen für Beamte nach Bundes- oder Landesrecht sowie Zuwendungen nach dem Zuwendungstarifvertrag werden vollautomatisch ermittelt.

Einmalige und unständige Bezüge

Alle erforderlichen einmaligen und wechselnden Bezügebestandteile werden mo-natlich von der Personalabteilung an die Entgeltabrechnungsstelle gemeldet. Hierzu gehören unter anderem:

• Vergütungen für Überstunden, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst• Zeitzuschläge für Überstunden und für Arbeit zu bestimmten Zeiten• Einmalig zu zahlende Zulagen• Aufschläge• Krankengeldzuschuss• Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Die Mitarbeiterin ist schwanger Im Prozess Mutterschaft gibt der Sachbearbeiter der Personalabteilung die rele-vanten Daten ein. Dazu zählen beispielsweise das Mitteilungsdatum, der mut-maßliche Entbindungstermin und die Aufsichtsbehörde. KIDICAP P5 berechnet daraus automatisch die Mutterschutzfrist und das absolute Beschäftigungsverbot. Die Korrespondenz an die Aufsichtsbehörde sowie die Informationen an den Vorgesetzten und die Personalvertretung werden in KIDICAP P5 erzeugt. Die Mutterschutzfrist vor der Geburt wird automatisch an die Personalabrechnung übergeben. In PPay wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld automatisch be-rechnet und in den betreffenden Monaten zur Auszahlung gebracht. Falls eine Ersatzeinstellung für die Elternzeit in Betracht gezogen wird, leitet der Vorgesetzte einen Bewerbungsvorgang ein.

Nach der Geburt Nach der Geburt meldet die Mitarbeiterin der Personalabteilung den tatsächlichen Geburtstermin, die Elternzeit sowie weitere persönliche Daten des Kindes. Der Sach-bearbeiter erfasst die Daten. Die neu berechnete Mutterschutzfrist nach der Geburt wird an das Abrechnungssystem übergeben - der Zuschuss wird neu berechnet. Elternzeit und Daten des Kindes stehen in der Personalabrechnung ebenfalls automa-tisch zur Verfügung. Abschließend kann mit KIDICAP P5 ein Gratulationsschreiben an die Mutter und ihre Familie erstellt werden.

Jahresübersicht über die Brutto-Sonderzuwendungen eines Beamten (Bund) mit monatlicher Aufschlüsselung

Bereits im System hinterlegte Aufgaben im Prozess MutterschaftBereits im System hinterlegte Aufgaben

Detailinformationen zu Mutterschaft und Elternzeit



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Altersteilzeit Versorgungsfestsetzung


Vorbereitung der Vereinbarung zur Altersteilzeit

Der Mitarbeiter verhandelt mit seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung eine Vereinbarung zur Altersteilzeit. Anhand von Testabrechnungen in KIDICAP P5 kann der Mitarbeiter die Auswirkungen der unterschiedlichen Modelle bereits vor Abschluss einer endgültigen ATZ-Vereinbarung konkret einschätzen. Darin können Abrechnungen auch bis zum Jahresende simuliert werden, um die Auswirkungen auf die Sonderzuwendung überprüfen zu können.

Abschluss der Vereinbarung In der Personalverwaltung wird der Vertrag mit dem Mitarbeiter abgeschlossen. Die Teilzeitstellung wird in die Haushaltsplanung übernommen. Der Beginn der Altersteilzeit und die Wahl des Modelles werden erfasst.

Erfassung weiterer Daten In der Entgeltabrechnungsstelle kann der Benutzer optional weitere Details fest-legen – beispielsweise Auswirkungen auf die Zusatzversorgung sowie individuelle Prozentsätze für den Personalfall. Darüber hinaus können Daten für eine eventuelle Ersatzeinstellung zur Kostenerstattung durch die Bundesagentur für Arbeit erfasst werden.

Abwicklung Je nach gewähltem Modell werden sowohl gesetzliche als auch tarifliche Berech-nungen zur Bildung und Auszahlung unterschiedlicher Aufstockungsbeträge durch-geführt. Die vielfältigen Besonderheiten der ATZ-Berechnung im öffentlichen Dienst werden umfassend und automatisch berücksichtigt. Dazu zählen zum Beispiel die Verarbeitung unständiger Bezüge sowie die Berücksichtigung von Aufschlägen.

Laufende Überprüfung und Bildung von Rückstellungen

In der Gehaltsmitteilung werden die Aufstockungsbeträge separat ausgewiesen, so dass der Mitarbeiter die Zahlungen überprüfen kann. Für den Sachbearbeiter im Personalbüro werden alle ATZ-relevanten Daten auf dem Stammblatt ausgege-ben. Die Erstattungsliste für die Antragstellung an die Bundesagentur für Arbeit wird im Rahmen der Gesamtabrechnung durch KIDICAP P5 erstellt. Mit Hilfe von Hochrechnungen kann die Höhe der erforderlichen Rückstellungen für die noch zu leistenden Ausgaben der Blockphase ermittelt werden.

Informatorische Festsetzung Der aktive Beamte benötigt in vielen Situationen eine Auskunft über seine künfti-gen Versorgungsansprüche. So möchte er sich beispielsweise darüber informie-ren, welche Auswirkungen Altersteilzeit oder Freistellungen auf die Höhe seiner Versorgungsbezüge haben werden. Wird eine solche Anfrage erstmals gestellt, dann werden die Daten des Personalfalls in der Versorgungsfestsetzung aufgebaut.

Beschäftigungsverlauf Die Festsetzung der Versorgungsbezüge eines Beamten basiert auf der Erfassung des Verlaufes seines gesamten Berufslebens. Zeiten der Beschäftigung und der Freistellung werden erfasst. Kindererziehungszeiten werden maschinell aufgebaut. Alle erfassten Daten bleiben mit ihrem letzten Erfassungsstand erhalten und können für alle folgenden Auskünfte und Bescheide wiederverwendet werden.

Erstfestsetzung, Hinterbliebenenfestsetzung, Änderungsfestsetzung

Bei der Pensionierung eines Beamten werden die ruhegehaltsfähige Dienstzeit, der Ruhegehaltssatz sowie das Ruhegehalt ermittelt. Bei Tod eines Beamten oder Ruhestandsbeamten können diese Funktionen für die Hinterbliebenenfestsetzung genutzt werden. Sollten sich maßgebliche Daten nachträglich ändern, kann die neue Sach- und Rechtslage im Wege einer Änderungsfestsetzung berücksichtigt werden.

Auskünfte an Dritte Bei Bedarf können Auskünfte für Rentenversicherungsträger oder für Familienge-richte direkt in KIDICAP P5 erstellt werden.

Bescheiderstellung Das Ergebnis der Festsetzung wird von KIDICAP P5 in einem unterschriftsfähigen Bescheid ausgegeben und mit ausführlichen Anlagen belegt.

Die Daten aus der Festsetzung (Abbildung links) werden in ein PDF-Dokument eingelesen und in einer Druckvorschau angezeigt(Abbildung rechts)

Die Regeln zur gesetzlichen und tariflichen Berechnung aller Altersteilzeitmodelle sind bereits in KIDICAP P5 hinterlegt. Der Benutzer wählt das gewünschte Altersteilzeitmodell aus der Listbox aus.



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Beamtenversorgung


Datenübernahme und Versorgungsbeginn

Zu Beginn der Versorgungszahlung werden die Daten des Versorgungsempfängers entweder neu erfasst, aus der Versorgungsfestsetzung übernommen oder aus der Besoldungszahlung für den aktiven Beamten weitergeführt. Letzteres wird durch die Funktion Statusgruppenwechsel besonders komfortabel unterstützt. Dabei wer-den alle Bestandteile der Besoldung beendet, die nur für den aktiven Dienst galten. Nur die besonderen Merkmale von Versorgungsempfängern werden neu erfasst.

Anrechnungen Die Höhe der laufenden Versorgungsbezüge wird automatisch nach der jeweils ak-tuellen Rechtslage ermittelt. Dabei können auch wechselnde individuelle Ereignisse berücksichtigt werden. Das sind zum Beispiel Anrechnungen von Rente aus anderen Beschäftigungsverhältnissen, von weiteren Versorgungsbezügen oder von eigenem Arbeitseinkommen. Bei Unfällen wird Unfallversorgung und Unfallausgleich be-rechnet und gezahlt. Der Versorgungsausgleich in Scheidungsfällen wird automa-tisch fortgeschrieben und dynamisiert. Dies gilt für jeden erfassten Bezug gesondert und unter Berücksichtigung der wechselnden Rechtslagen.

Versorgung von Witwen und Waisen nach dem Tode des Beamten

Nach dem Tode des pensionierten Beamten werden dessen Merkmale aufbewahrt und gehen automatisch in die Bildung der Versorgung für seine Witwe und Waisen ein. Der verstorbene Versorgungsurheber und seine Hinterbliebenen werden als

„Familienverband“ gemeinsam weiterberechnet. Grenzwerte werden einer Plausibili-tätsprüfung unterzogen: So wird zum Beispiel berücksichtigt, dass die Summe der Hinterbliebenenbezüge das Ruhegehalt nicht übersteigt.

Beendigung der Versorgungs-bezüge

Mit dem Tod oder Ausscheiden des letzten Hinterbliebenen endet die Berechnung des Familienverbandes.


Kündigung wird eingeleitet KIDICAP P5 unterstützt Sie bei verschiedenen Austrittsprozessen. Die Schritte bei ei-ner Kündigung Arbeitnehmer sind dabei andere als bei einer Kündigung Arbeitgeber. Wie immer sind die Schritte nicht starr, sondern lassen sich an spezifische Gegebenheiten Ihrer Einrichtung anpassen. Soll eine Kündigung seitens des Arbeitgebers ausgespro-chen werden, werden im Prozess zunächst Austrittsdatum und Austrittsgrund als

„schwebendes“ Verfahren eingegeben. Dann wird die Korrespondenz für die Benach-richtigung der Personalvertretung generiert.

Kündigung wird ausgesprochen Liegt die Zustimmung der Personalvertretung vor, werden vom Sachbearbeiter in der Personalstelle Resturlaub, Zeitkonto und Versicherungen geprüft und ggf. ge-eignete Maßnahmen in die Wege geleitet. Die Austrittsdaten werden automatisch an das Abrechnungs-Modul KIDICAP PPay weitergeleitet. Der Sachbearbeiter der Entgeltabrechnungsstelle bekommt eine entsprechende Information. Die Kündigung wird erstellt und dem Mitarbeiter zugestellt.

Checkliste und Zeugnis KIDICAP P5 erzeugt für den Mitarbeiter eine Checkliste, in der die von der Organisa-tion zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel aufgeführt sind. Damit wird die Rück-gabe der Arbeitsmittel abgewickelt. Nun wird der Vorgesetzte zum Erstellen des Zeugnisses aufgefordert. Er bekommt dazu eine Zeugnisvorlage und ggf. Informationen zum Aufgabenbereich und zu Qualifikationen des Mitarbeiters. Auf diese Informationen kann er im Management Self-Service über den Web-Browser selbst zugreifen. Zuletzt werden die Austrittspapiere zusammengestellt und der Mitarbeiter wird entlassen.

Austritt

Während seiner aktiven Berufsphase eines Beamten werden bereits alle Details zum Familienstand erfasstWährend seiner aktiven Berufsphase eines Beamten

Aus KIDICAP P5 können Checklisten generiert werden

Nach dem Tode eines Beamten werden alle berechnungs-relevanten Daten für die Hinterbliebenenversorgung aus der Vorbelegung aufgerufen. Der Erassungsaufwand für den Aufbau eines Hinterbliebenenfalles wird so minimiert.

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Personalplanung 29Entgeltabrechnung 30Controlling 31Überleitung in das Finanzwesen 32

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Personalplanung


Eingaben für den Haushalt Die Finanzabteilung fordert von den einzelnen Ressorts den Bedarf an Personalstellen für das nächste Haushaltsjahr an. Die Ressorts erhalten dann aus dem Stellenplan in KIDICAP P5 eine Liste ihrer aktuellen Planstellen – inklusive ihrer Besetzung. Größere Verwaltungseinheiten können entsprechende Auswertungen auch direkt im Dialog erstellen. Die Verantwortlichen legen über Aufgaben und Arbeitsraten den quantitativen Personalbedarf fest und liefern das Ergebnis in Form einer Bedarfs-anmeldung zurück an die Finanzabteilung.

Aufstellung des Haushalts Die Finanzabteilung prüft den Bedarf und stellt ihn ggf. als Planentwurf in den KIDICAP P5 Stellenplan ein. In einem nächsten Schritt wird der Entwurf des Gesamt-plans monetär bewertet. Die Daten der Planstellen werden aus dem Entwurf aus-gelesen und über die Besetzungen werden die aktuellen Daten aus der KIDICAP P5 Prognose übernommen und dort hochgerechnet. Vakante Stellen werden mit den Sollwerten aus dem Stellenplan berücksichtigt. Das Ergebnis der Berechnung fließt in den Entwurf zurück. Jetzt werden die Werte des Gesamtplanes per Datenexport dem Haushaltssystem zur Verfügung gestellt. Der Prozess ruht nun so lange, bis der Haushalt letztendlich von den entsprechenden Gremien verabschiedet wird.

Aufbau des Stellenplans zur Bewirtschaftung

Die Planstellen und die Planansätze aus dem verabschiedeten Haushalt werden aus dem Haushaltssystem in den KIDICAP P5 Stellenplan zur Bewirtschaftung impor-tiert und dort bei den Organisationseinheiten abgelegt. Die im Haushalt vorgesehe-nen Planstellen werden dem im Stellenplan vorhandenen IST mit einer Auswertung gegenübergestellt. Der Stellenplan wird jetzt durch den Sachbearbeiter auf den im Haushalt festgelegten Stand gebracht.



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Entgeltabrechnung Controlling

Mitarbeiterübergreifende Prozesse Mitarbeiterübergreifende Prozesse

Testabrechnung und Reports

Im Vorfeld einer Produktiv-Abrechnung kann der Engeltsachbearbeiter mit einer Testberechnung die zu erwartenden Abrechnungsergebnisse simulieren. Dabei wird in allen Details dieselbe Verarbeitungslogik angewandt, wie in der echten Abrechnung. Dasselbe gilt für eine Reihe von Reports, die vor der Abrechnung ebenfalls die simulier-ten Ergebnisse anzeigen. Wird zum Beispiel ein vereinbartes Nettogehalt gewünscht, können jetzt Bruttoanpassungen eingegeben werden.

Plausibilisierung Nach jeder Eingabe – spätestens jedoch zur Vorbereitung der Produktiv-Abrechnung – werden von KIDICAP P5 alle Daten einer umfangreichen Prüfung unterzogen. Dabei werden zum Beispiel vielfältige logische Prüfungen der Daten untereinander durchgeführt. Zudem erfolgt auch die Prüfung auf rechtliche Zulässigkeit.

Abrechnungslauf Ein Produktiv-Abrechnungslauf durchläuft folgende Schritte:• Ermittlung der Brutto- und Nettobezüge• Erstellung der Meldungen an Sozialversicherung und Zusatzversorgung • Erstellung aller zugehörigen Reports • Durchführung der Buchungen für das Rechnungswesen • Erstellung von Datenträgern für die Banküberweisungen an die Bezügeempfänger • Erstellung von Datenträgern für Finanzamt, SV, ZV und sonstige Dritte

Über das Ordnungsmerkmal Abrechnungskreis können Personalfälle beliebig zu Gruppen zusammengefasst und gemeinsam zahlbar gemacht werden.

Weiterverarbeitung Die gedruckten Gehaltsmitteilungen und Reports werden kuvertiert und versendet. Zusätzlich können sämtliche Reports auf elektronischen Medien gespeichert und als Dokumente in Dokumentenarchiven digitalisiert für die Personalakte verfügbar gemacht werden. Datenbestände mit Meldungsdaten an die Sozialversicherung, die Zusatzversicherung, die Finanzbehörden und andere werden automatisch weiterge-leitet. Für die Prüfung durch die Finanzbehörden erfüllt KIDICAP P5 alle Kriterien der GdPdU.

Was kostet das Personal? Und was leistet es?

Welche Personalkosten sind für künftige Zeiträume geplant? Welche Personalkosten sind tatsächlich entstanden? Welches Personal mit welchen Qualifikationen ist vor-handen und welches wird benötigt? Diese Fragen stetig wiederkehrend zu beant-worten, gehört zu den Kernaufgaben eines modernen Personalcontrollings. Vor dem Hintergrund eines steigenden Kostendrucks werden diese Kernfragen insbesondere für Einrichtungen und Dienstleistungsunternehmen immer bedeutender, bei denen die Personalkosten den überwiegenden Teil der Gesamtkosten ausmachen.

Umfassende Basis für effizientes Controlling

KIDICAP P5 bietet Ihnen eine umfassende Basis für ein effizientes Personalcontrol-ling. Die im Budget bzw. im Haushaltsplan definierten Soll-Stellen und -Ausgaben werden im Rahmen des Personalplanungsprozesses auf Ebene der Haushaltsstellen in den Stellenplan überführt. Das zweite wesentliche Element ist die Stellenbewirt-schaftung. Dadurch können Sie Ihre Soll-Stellen besetzen und die Ist-Stellen zu je-dem Zeitpunkt des Wirtschaftsjahres definieren.

Verschiedene Prognose-Szenarien einfach erstellen

Das Entgeltabrechnungs-Modul PPay Personalabrechnung liefert die Ist-Kosten. Neben den Soll- und den Ist-Kosten können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine Vorschau auf den Rest des Wirtschaftsjahres erstellen. Dabei können Sie in Szenarien verschiedene Varianten „durchspielen“. Es werden sowohl Stellenanteile als auch Kosten prognostiziert.

Auswertungen mit einheitlichem Datenpool

KIDICAP P5 unterstützt Sie mit aussagekräftigen Analysen und Auswertungen. Sie bil-den die Basis, um Entscheidungen in hoher Qualität treffen und geeignete Maßnahmen einleiten zu können. KIDICAP P5 stellt mit den Komponenten Stellenplan (Haushalt), Personalverwaltung (Stellenbewirtschaftung), Entgeltabrechnung (Ist-Kosten) und Prognose (Vorschau) alle benötigten Daten bereit. Für gemeinsame Auswertungen stehen alle Daten in einer einheitlichen Reportstruktur zur Verfügung. Auf Basis dieses einheitlichen Datenpools bietet KIDICAP P5 viele Musterauswertungen wie Arbeitgeberkosten, Soll-/Ist-Vergleiche oder Profilabgleiche.

Eine rote Umrandung zeigt an, dass eine Eingabe nicht korrekt ist

Übersicht über erfolgte PlausibilitätsprüfungenÜbersicht über erfolgte

Kostenüberwachung durch einen Vergleich von Plan- und Ist-Zahlen nach Organisationseinheiten gegliedert



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Überleitung in das Finanzwesen



Tabellarische Übersicht 35

Wohin werden Kosten und Aufwände gebucht?

Die Buchung von Kosten und Aufwänden Ihrer Organisation kann zum einen auf die zugrunde liegende Haushaltsstelle erfolgen. Zum anderen ist die Buchung der Ist-Kosten auf eine Verrechnungsstelle (Kostenstelle) möglich, auf der der Aufwand tatsächlich entstanden ist und die von der Soll-Verrechnungsstelle des Mitarbeiters abweicht. Selbstverständlich kann es auch notwendig werden, mehre-re Verrechnungsstellen mit einer entsprechenden Aufteilung zu bebuchen.Zur Abbildung dieser Szenarien bietet Ihnen KIDICAP P5 eine hervorragend feine Buchführungsstruktur. Alle relevanten Buchführungsattribute der Doppik und der Kameralistik können im Soll wie im Ist gleichermaßen bebucht werden.

Automatischer Überleitungsprozess

Im Rahmen der monatlichen Produktion in der Entgeltabrechnung werden die Personal- und Personalnebenkosten automatisch in die weiterführenden Finanzsysteme über-führt. Dabei werden zunächst Buchungssätze auf feinstmöglicher Ebene erzeugt. Das heißt: Aufgeteilt nach Abrechnungs- bzw. Korrekturzeitraum, Personalfall, Bezugsart und Verrechnungsstelle. Neben den Kosten wird die Aufwände in Form von Vollbeschäftigtenwerten in derselben feinen Ebene bereitgestellt.

Übergabe an Finanzsysteme, Betrachten der Auswertungen

Im Rahmen der Produktion entstehen Vollbeschäftigten-Statistiken, Bezugsarten-reports und weitere Standardauswertungen. Die Buchungssätze werden an das Finanzsystem übergeben. KIDICAP P5 verfügt über Connectoren zu vielen marktüb-lichen Finanzsystemen wie KIFIKOS®, KFM®, SAP®, MACH® etc. Darüber hinaus stehen sowohl Kosten als auch Vollbeschäftigtenwerte für individuelle Analysen und Auswertungen in KIDICAP P5 bereit.

Vollbeschäftigten-Werte der Dienstart 36 nach Kostenstellen

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Prozess/Aufgabe Funktion Was leistet KIDICAP P5?

Planung und Controlling Haushaltsplanung Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Haushaltsansätze und Planstellen

Stellenbewirtschaftung Besetzung und Kontrolle Ihrer Planstellen

Personalkostencontrolling Erstellen einer periodischen Vorschau Ihrer Ausgaben und Überwachung Ihrer Budgets

Neuzugang Bewerbung Von der Stellenausschreibung bis zum unterschrifts-reifen Vertrag: Unterstützung bei allen notwendigen Maßnahmen und Korrespondenzen bei internen und exter-nen Bewerbungen

Einstellung Bereitstellung einer geeigneten Planstelle, Anhörung der Personalvertretung sowie Freigabe und Übergabe der Daten für die Bezügeabrechnung

Wiedereintritt Verwendung der im System bekannten Informationen für den Einstellungsprozess

Änderungsdienst Änderung persönlicher Daten

komplett elektronischer Änderungsdienst

Erfassung von Zulagen und Unständigen Bezügen

Hohe Zeitersparnis durch eine effiziente Sammelerfassung auch in dezentralen Stellen

Beförderung Die in Ihrer Haushaltsvorschrift festgelegten Aufgaben wie Höhergruppierung und Anhörung Personalvertretung wer-den in diesem Prozess abgewickelt

Bewährungsaufstieg Effiziente Überwachung der tariflichen Aufstiege durch automatisch eingestellte Wiedervorlagen

Abordnung/Versetzung Effizientes Abbilden des Arbeitsplatzwechsels in Ihrer Organisation

Arbeitszeitveränderung Automatischer Prozess mit Anhörung der Personalvertretung und Übergabe der Daten an die Entgeltabrechnungsstelle

Abwesenheiten Mutterschaft Unterstützung bei den vielfältigen Aufgaben im gesamten Prozess - von der Schwangerschaft bis zur Elternzeit

Krankheit Überwachung von Krankheitszeiträumen und bei der automatischen Abwicklung der Zahlung von Krankengeldzuschüssen

Sonstige Unterbrechungen Übergabe der Daten an die Entgeltabrechnungsstelle

Beschäftigung während der Elternzeit

Unterstützung bei der Abwicklung des parallelen Beschäftigungsverhältnisses


Tabellarische Übersicht



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Prozesse und Funktionen im ÜberblickProzesse und Funktionen im Überblick


Bruttogehaltsermittlung Kürzungen tageweise Kürzung, Jugendlichen-Kürzung(Fortsetzung) Ortszuschlag einschließlich der Konkurrenzregelung familienbezogener

Anteile

Waldarbeiter Abbildung der besonderen Tarifwerke

Abzüge Steuerberechnung Lohn-, Einkommen und Kirchensteuer, Lohnsteuerjahres-ausgleich

Arbeitskammerbeitrag für die Arbeitskammern in Bremen und Saarland

Doppelbesteuerung Maschinelle Berücksichtigung für einzelne EU-Länder

Sozialversicherung Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung

Privatabzüge Abwicklung von Sparverträgen durch den Arbeitgeber

Dienstwohnung/Personalunterkunft

nach den Dienstwohnungsverordnungen der einzelnen Bundesländer

Sachbezüge Sachbezug kann als Abzug, als Zulage oder als geldwerter Vorteil verarbeitet werden

Pfändung bis zu 20 gleichzeitige Pfändungen und Abtretungen, einschließlich maschineller Zinsberechnung

Besondere Themen der Abrechnung

Betriebliche Altersversorgung

Unterstützung der vier Durchführungswege

Zusatzversorgung im öffent-lichen und kirchlichen Dienst

Besonderheiten aller kirchlichen und kommunalen Zusatzversorungskassen sowie der VBL werden in der Berechnung und im Meldewesen voll berücksichtigt

Altersteilzeit nach gesetzlicher und nach tariflicher Regelung

flexible Jahressummen bezugssartengesteuerte Führung von Jahressummen

Kindergeld Maschinelle Berechnung

Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Maschinelle Berechnung

Zuschuss zum Krankengeld Der Sachbearbeiter muss neben der Unterbrechung nur noch das Krankengeld aus dem Bescheid der Krankenkasse und die Leistungstage erfassen

Flexigesetz Führung der Wertguthaben nach dem Flexigesetz und Bildung der „SV-Luft“ zur Abrechnung von Störfällen

Behindertenabrechnung Abrechnung für behinderte Menschen in geschütz-ten Einrichtungen - einschließlich der besonderen Beitragsberechnung in der SV sowie Nachweise für die Kostenträger


Mitarbeiter Self-Services Dienstreiseantrag Antragstellung durch den Mitarbeiter, Genehmigung durch den Vorgesetzten und Weiterreichen in die Dienstreiseabrechung

Urlaubsantrag Antragstellung durch den Mitarbeiter, Zustimmung durch die Urlaubsvertretung, Genehmigung des Vorgesetzten, Eintrag in Urlaubskonto und Abwesenheitsübersicht

Seminarantrag Mitarbeiter wählt eine Veranstaltung aus dem Seminarkatalog, stellt einen Antrag beim Vorgesetzten und wird in die Warteliste eingetragen

Arbeitsbescheinigungen Der Mitarbeiter kann Bescheinigungen direkt aus dem Web-Browser anfordern

Änderung persönlicher Daten

Personalrechtlich unkritische Daten wie Bankverbindung oder Anschrift können direkt vom Mitarbeiter geändert werden oder im Sinne des Vier-Augen-Prinzips von der Personalstelle freigegeben werden

Bruttogehaltsermittlung Tarifverträge und Besoldungsordnungen

Vielfältige Besoldungsvarianten und Tarife sind sofort nutzbar hinterlegt

Beamtenversorgung Ermittlung der Versorgungsbezüge von Beamten und deren Hinterbliebenen

Ruhelohn Ermittlung der Renten in weiteren Versorgungswerken wie dem Bremer Ruhelohn

tarifliche Zulagen Zahlreiche, tariflich vorgesehene Zulagen inklusive Betragsermittlung, Klassifikation sowie deren An- und Aufrechnung sind im System bereits vordefiniert und stehen allen Anwendern sofort zur Verfügung

Bezugsarten Neue Bezugsarten, auch mit komplexen Betragsermittlun-gen, können jederzeit vom Anwender eingerichtet werden

Sonderzuwendung Viele verschiedene Varianten der tariflichen und gesetz-lichen Sonderzuwendung sind im System hinterlegt

unständige Bezüge Vergütung von Überstunden, Dienst zu besonderen Zeiten, Berechnung der zugehörigen Zuschläge

tarifliche Einmalzahlung Flexible Steuerung von Einmalbeträgen, die bei Tarifabschlüssen vereinbart wurden

Aufschlag Automatische Bildung des Aufschlagssatzes für die verschiedenen Tarife, Berücksichtigung bei Sonderzuwendung und Urlaubsentgelt

Urlaubsentgelt Automatisierte Berechnung

Urlaubsabgeltung Automatisierte Berechnung

Höherwertige Tätigkeit Maschinelle Ermittlung



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Prozesse und Funktionen im ÜberblickProzesse und Funktionen im Überblick


Zahlbarmachung Erstellung der Datenträger Auszahlungen an Mitarbeiter, Sozialversicherung, Finanzamt sowie dritte Empfänger für betriebliche Altersvorsorge (bAV), VL und Privatabzüge

Terminsteuerung Bestimmte Ergebnisse können auf eigenen Datenträger zusammengefasst werden, um die Zahlungstermine optimal steuern zu können

Allgemeine Schnittstellen Personendatenschnittstelle sowohl online (synchron) für die direkte Verarbeitung als auch dateiorientiert zur Eingabe oder Ausgabe größerer Datenmengen

Benutzerdatenschnittstelle Transport der Steuerungstabellen zwischen verschiedenen Datenbanken

Export-Designer Flexible Datenextraktion, durch den Anwender spezifiziert

Controllinginterface Ausgabe der aufgeteilten Einzelbuchungen für genauestes Controlling

Personalentwicklung Regelbeurteilungen Erstellung von Regelbeurteilungen der Mitarbeiter durch den Vorgesetzten

Aus-, Fort- und Weiterbildung

Sofortiges Erkennen eventueller Qualifikationsdefizite durch Abgleich zwischen Stellenanforderungs- und Mitarbeiterprofil; Setzen des Mitarbeiters auf Wartelisten für Entwicklungsmaßnahmen oder Buchen konkreter Seminare

Zielvereinbarung Protokollieren von Arbeitgeber-, Team- oder individuellen Zielen

Mitarbeitergespräch Überwachen der Termine für Ihre Mitarbeitergespräche; Protokollieren von Inhalten, falls gewünscht

Sonstige Themen Dienstreiseabrechnung Durchführung der Dienstreiseabrechnung

Veranstaltungsmanagement Unterstützung bei der Planung und Durchführung Ihrer Seminare, Workshops oder ähnlicher Veranstaltungen


Überleitung in das Finanzwesen

Weitergabe der Abrechnungsergebnisse

Vollautomatische Übergabe der Abrechnungsergebnisse an das Rechnungswesen; Wenn manuelle Weiterverarbei-tung in der Buchhaltung bevorzugt wird, dann zusätzlich ausführliche Dokumentation auf Listen

mehrere Buchhaltungssysteme

Unterstützung sowohl des kameralistischen als auch des kaufmännischen Rechnungswesens

prozentuale Aufteilung Ein Mitarbeiter kann prozentual auf mehrere Haushalts- oder Verrechnungsstellen (Kostenstellen) aufgeteilt werden

Bezugsartenspezifische Kontierungen

Aufteilungen auf Konto und Kostenart sind bezugsarten-spezfisch möglich

Buchung rückwirken-der Berechnungen

Periodengerechte Zuordnung aller Zahlungen mit Rückwirkung zu den im Entstehungsmonat geltenden Kostenarten

Maschinelles Meldewesen DEÜV mit regelmäßiger Qualitätskontrolle durch die Sozial-versicherungsträger

Beitragsnachweis Maschinelle Erstellung

Zusatzversorgung vollständige Umsetzung der DATÜV-ZVE und der RIDÜMA (VBL)

Elster Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung

Schwerbehindertennachweis Anbindung an Rehadat

Riester Vergabe der ZV-Nummer, Meldungen über die Bruttobezüge von Beamten

Rentenauskunftsverfahren Automatisierte Unterstützung

Berufsgenossenschaften EDA-LN-Verfahren im Pilotbetrieb

Nachweise undStatistiken

Vollbeschäftigtenstatistik Diese Statistik gibt einen Überblick, welche Mitarbeiter in welchem Umfang in welchen Bereichen beschäftigt sind.

Schwerbehindertennachweis Erstellung von Arbeitslisten , falls die Übergabe an Rehadat nicht genutzt wird

Krankenhausstatistik Erstellung der jährlichen Personalstandsstatistik für Krankenhäuser

Berufsgenossenschafts-abrechnung

Erstellung der jährlichen BG-Meldungen in Listenform

Statistiken für den Öffentlichen Dienst

Besondere Statistiken des öffentlichen Dienstes, wie die Personalstandsstatistik und die TDL-Statistik

Kindergeldstatistik Bereitstellung

Bescheinigungswesen AWV Alle von der Arbeitsgem. für wirtschaftl. Verwaltung vor-gesehenen Standardbescheinigungen sind vordefiniert

Eigene Bescheinigungen Eigene Bescheinigungen können individuell formatiert und mit Werten bestückt werden

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Basisfunktionen

Das KIDICAP P5 Musterhaus 43Das Vier-Ebenen-Konzept 44Integration komplementärer Software 45Kommunikation mit externen Verfahren 46Design und Pflege von Tarifen 47Individuelle Systemanpassungen 48Auswertungen und Reports 49Vergabe von Nutzerberechtigungen 50

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Das KIDICAP P5 Musterhaus

Basisfunktionen

Weit mehr als eine Sammlung von Mustervorlagen

Die Software KIDICAP P5 bietet mit dem Musterhaus die Möglichkeit, Personalwirt-schaftsprozesse weitgehend zu standardisieren. Beim Musterhaus handelt es sich um weit mehr als eine Sammlung von Mustervorlagen. Dies wird am besten im Bereich Personalabrechnung deutlich. Hier stehen zum Beispiel sämtliche Tarife mit den entsprechenden Tabellen, Krankenkassen-Beitragssätzen und allen an-deren abrechnungsrelevanten Merkmalen sofort komplett zur Verfügung. Diese müssen also nicht erst mühsam eingerichtet werden. Somit ist das System für den Produktivbetrieb sofort einsatzbereit. Das Musterhaus reduziert den Aufwand für die Pflege von KIDICAP P5 deutlich. Das kostenintensive und zeitraubende Customizing wird minimiert.


Rechtssicherheit durch zentrale Pflege

Die Tariftabellen, Berechnungsgrößen und Klassifikationsmerkmale des Muster-hauses werden nicht nur einmalig bei Einrichtung des Systemes geliefert, sondern laufend von der GIP mbH gepflegt. Mit hoher Aktualität wird das Musterhaus durch einen Update-Service zeitnah angepasst. Dadurch ist es für den Anwender nicht mehr notwendig, die sich stetig ändernde Rechtslage zu beobachten. Dieser umfas-sende Service reicht von der Änderung einfacher Daten, wie Finanzamtsanschriften, bis hin zu komplexen Details, wie aktuelle Gerichtsentscheidungen in Steuerfragen.

Bestmögliche Standardisierung von Prozessen

Das Musterhaus liefert auch Vorlagen für die Personalverwaltung und das Personal-controlling. So sind zum Beispiel für den Bereich der Personalwirtschaft bereits stan-dardisierte Prozesse, Reports, Formulare, Abfragen oder Statistiken vorkonfiguriert. Alle Vorlagen können kopiert und an spezifische Anforderungen angepasst werden. Das Musterhaus bietet also eine ideale Unterstützung für die Standardisierung von Prozessen mit einer organisationsspezifischen Ausprägung.





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Komfortable Anpassung von Steuerungstabellen

KIDICAP P5 wird durch Tabellen gesteuert, die im Musterhaus gepflegt und geliefert werden. Der Anwender hat darüber hinaus die Möglichkeit, alle Steuerungsdaten in diesen Tabellen an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Verschiedene Betreibermodelle

KIDICAP P5 wurde für eine Vielzahl möglicher Betreibermodelle entwickelt. Zwi-schen Application Service Providing (ASP) und Full Service Providing (FSP) können alle Service-Ebenen abgebildet werden. In jedem Fall wird in einem Service Center die Software installiert und die Datenbank eingerichtet.

Keine Mehrfachspeicherung von Daten

Die Steuerungsdaten sind oft komplex und für die Qualität des Verarbeitungsergebnis-ses von entscheidender Bedeutung. Unnötige Mehrfachführung dieser Daten muss daher vermieden werden. Dateneigentum und Verantwortung ist klar zu regeln. Dies geschieht über die Zuordnung von Steuerungsdaten zur jeweiligen Ebene. Auf Ebene der GIP und der Service Center sind alle Steuerungsdaten vollständig vor-handen. Auf den unteren Ebenen werden nur die Daten gespeichert, die für einen bestimmten Arbeitgeber oder für alle Arbeitgeber eines Kunden vom Standard ab-weichen.

Das Vier-Ebenen-Konzept Integration komplementärer Software

BasisfunktionenBasisfunktionen

Anbindung an komplementäre Systeme

KIDICAP P5 stellt komfortable Funktionen und Schnittstellen zur Verfügung, um mit anderen Anwendungen zu kommunizieren. Dazu zählen beispielsweise Finanzbuch-haltungssysteme oder HKR-Verfahren. Für den Datenaustausch stehen im KIDICAP-Umfeld Schnittstellen zu praktisch allen gängigen Verfahren zur Verfügung. Hinzu kommt die Anbindung von Zeitwirtschafts- und Dienstplanprogrammen. Auch hier existieren für eine Reihe von Systemen namhafter Hersteller Connectoren zu KIDICAP P5.

Der Business Integrator Alle Komponenten der KIDICAP P5-Personalabrechnung können über eine Remote-Verbindung aufgerufen werden. Damit können eigens programmierte Dialoge oder Fremdsysteme die Komponenten von KIDICAP P5 nutzen - inklusive Plausibilitäts-prüfungen und Testabrechnungen. Mit dem Business View Designer stellen Sie Ihr eigenes Set an Feldern zusammen, die in der Kommunikation genutzt werden sollen. Damit werden nur die Daten übertragen, die Sie tatsächlich brauchen.

Dokumentenarchivierung Im Personalabrechnungs-Modul PPay können Sie per Knopfdruck die Abrech-nungsakte des aktuell bearbeiteten Personalfalls im angebundenen Dokumenten-Management-System aufrufen. Der Zugriff auf Gehaltsmitteilungen, Stammblätter, Lohnkonten oder anderen Dokumenten bietet damit eine geschlossene Vorgangs-bearbeitung. Genauso können Sie aus der Personalverwaltung in KIDICAP PView die Personalakte des Mitarbeiters aufrufen. Hier werden darüber hinaus in den Prozessen erzeugte Korrespondenzen oder Dokumente automatisch ins Archiv ein-gestellt. Diese hohe Integration gibt es zwischen KIDICAP P5 und den marktführen-den Dokumenten-Management-Systemen.

Flexibilität durch das Vier-Ebenen-Konzept

GIP mbH

Service Center

Arbeitgeber

Kunde

Auf der Ebene des Service Centers sind alle berechnungsrelevanten Werte als Standard vorhanden. Sie müssen vom einzelnen Anwender nicht gepflegt werden.

Der Kunde nimmt nur dort Änderungen oder Ergänzungen vor, wo eine Abweichung vom Standard erforderlich ist. Alle anderen Daten bezieht der Kunde weiterhin aus der Ebene des Service Centers.

Der Arbeitgeber kann weitere individuelle Einstellungen vornehmen - von der Zusammensetzung und Berechnung der Bruttobezüge bis hin zur Steuerung der Druckausgaben.

Auf der Ebene der GIP mbH werden die Steuerungsdaten für alle Anwender zentral gepflegt. Diese werden im KIDICAP P5 Musterhaus bereitgestellt.

Der View-Designer als komfortables Entwicklungs-Tool

Übersicht über Auswahl und Definition der FelderÜbersicht über Auswahl und Definition der Felder

Detaillierte Konfiguration der Feldeigenschaften



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Kommunikation mit externen Verfahren Design und Pflege von Tarifen


Passt einer der Standardtarifverträge?

KIDICAP P5 stellt in seinem Musterhaus bereits eine große Zahl von Tarifverträgen bereit. Bevor Personalfälle angelegt werden, ist lediglich zu prüfen, ob die Abrech-nungen mit einem dieser Standardtarife abgebildet werden können oder ob kleinere Varianten und Ergänzungen erforderlich sind. Erst wenn dies nicht der Fall ist, muss ein gänzlich neuer Tarif angelegt werden.

Tarifdesigner sorgt für Flexibilität und Unabhängigkeit

Für größtmögliche Flexibilität sorgt ein Tarifdesigner, mit dem jeder benötigte Ta-rif aus Gehaltsbestandteilen, Berechnungsregeln und Wertetabellen zusammen-gesetzt werden kann. Dies bietet dem Anwender auch höchste Unabhängigkeit, die sich nicht nur auf eigene Gehaltsbestandteile, sondern auch auf die Wahl von Berechnungsregeln (wenn zum Beispiel die Tarifvorschriften Alternativen zulassen) sowie auf die Bestimmung des Einsatzzeitpunktes von Tarifänderungen erstreckt. Aus vorhandenen Gehaltsbestandteilen können eigene Haustarife generiert oder zusätzliche Zulagen für anwenderspezifische Anforderungen definiert werden.

Analyse des Haustarifvertrages Bevor ein neuer Tarifvertrag angelegt wird, sind zwei wesentliche Fragen zu klären: Welche Personengruppen werden in diesem Tarifvertrag angesprochen, für die je-weils besondere Bedingungen gelten? Welche Bezugsarten gibt es im Tarifvertrag und wie werden diese ermittelt? Je nach Situation können innerhalb eines Tarifes die Gehaltsbestandteile differenziert nach den Personengruppen angelegt werden.

Bezugsarten generieren Gibt es für den benötigten Berechnungsgang im „Tarifbaukasten“ von PPay bereits vorbereitete Berechnungsmethoden? Wenn nicht, können vorhandene Programm-bausteine mit elementaren Berechnungsschritten mit dem Bezugsartengenerator tabellengestützt zu neuen „Rechenketten“ zusammengesetzt werden.

Sind für die Berechnung der Bezugsart noch nicht alle Daten im System vorhan-den, dann können ohne weitere Programmierung neue Felder dynamisch angelegt, beim Personalfall erfasst und in der Berechnung verwendet werden. In ähnlicher Weise können die Algorithmen für den automatischen Abbau von Bezugsarten, für Anrechnungen und Zahlungsverhinderungen spezifiziert und eingebaut werden.

Über die Klassifizierung einer Bezugsart wird deren weitere Behandlung festgelegt, so zum Beispiel in der Steuer, Sozialversicherung, Altersteilzeit und Pfändung.

Vom Papierversand zur elektronischen Kommunikation

Papiergestützte Kommunikationswege werden zunehmend durch elektronische „B2B“-Datenkommunikationen ersetzt. Die Steuerkarte gilt hier als Beispiel: Das Papierformular - bisher als „Rückseite“ der Steuerkarte bekannt - wurde durch eine elektronische Meldung an die Finanzämter in Form des „Elster“-Verfahrens abge-löst. Der Beschäftigte erhält zusätzlich einen Papierbeleg.

Chancen des eGovernment nutzen

Die elektronische Weitergabe von Daten wird heute bereits zum Teil rechtlich vor-geschrieben und bietet ein erhebliches Rationalisierungspotential. Für Arbeitgeber ist es daher von entscheidender Bedeutung, diesen Wandel aktiv mitzuvollziehen.

Das Karussell der Datenkommunikation

Es gibt keinen nationalen Standard für gesetzliche Meldungen. Jeder Teilnehmer am Datenverkehr im Bereich Gehaltsabrechnung definiert seine eigenen Standards:Bereits seit längerem existierende Meldeverfahren wie die im Zahlungsverkehr, in der Sozialversicherung und in der Zusatzversorgung basieren auf fest formatierten Datensätzen. Kommunikationswege, die erst in jüngster Zeit eingerichtet wurden, wie Elster oder ZfA/Riester, basieren auf XML-Nachrichten.Die Datenübermittlungswege sind ebenfalls uneinheitlich, und reichen vom Ver-sand von Datenträgern über E-Mail bis hin zu Internet-Lösungen. Datenschutz und Datensicherheit bei deren Übermittlung werden häufig bilateral zwischen den Vertragspartnern geregelt.

Trend: Job Cards Die beschriebene Situation entwickelt sich rasant weiter. Vorhandene Kommunika-tionstechniken werden modernisiert. Dort, wo heute noch via Papierversand kom-muniziert wird - wie etwa bei Berufsgenossenschaften - werden elektronische Kom-munikationswege im Pilotbetrieb getestet und aufgebaut. Mit der Job-Card könnte die gesamte Nachbearbeitung und Weitergabe von Gehaltsdaten nochmals revolu-tioniert werden.

Zentraler Service zur Bewältigung uneinheitlicher Kommunikationswege

Mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten und dabei mögliche Rationalisierungs-potenziale zu nutzen, wäre für den einzelnen Arbeitgeber mit hohem Aufwand ver-bunden. Hier bietet KIDICAP P5 eine zentrale Drehscheibe unter Nutzung aktuells-ter technischer und organisatorischer Standards.



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Individuelle Systemanpassungen Auswertungen und Reports


Informationen bedarfsgerecht aufbereiten

Aussagekräftige Auswertungen bilden die Grundlage für effektive Personalarbeit. Deshalb muss eine Software für jede Rolle die jeweils spezifische Form der Informa-tionsaufbereitung anbieten. So erwartet ein Verwaltungsleiter zum Beispiel einen kompakten, grafisch aufbereiteten Überblick über die Kostenentwicklung der ge-samten Organisation. Ein Sachbearbeiter der Personalverwaltung braucht hingegen eine detaillierte Auflistung der Tarifmerkmale aller ihm zugeordneten Mitarbeiter.

Standard-, Muster- und individuelle Auswertungen

In KIDICAP P5 sind viele personalwirtschaftliche Fragestellungen bereits rollenbe-zogen eingerichtet. So stehen viele Standardauswertungen zur Verfügung. Dazu ge-hören beispielsweise Mitarbeiterstammblätter, Gehaltshistorien, Fluktuationslisten, Bezugsartenlisten, Vollbeschäftigtenstatistiken oder Soll-/Ist-Vergleiche. Eine be-stehende Musterauswertung kann mit wenigen Mausklicks angepasst werden.KIDICAP P5 bietet einen einheitlichen Datenpool in einer relationalen Datenbank, in dem die Daten aus den verschiedenen Komponenten Personalplanung, -verwaltung und -abrechnung zur gemeinsamen Auswertungen bereitstehen.

Maßgeschneiderte Werkzeuge Verschiedene Anforderungen verlangen jeweils spezifische Werkzeuge. So steht in KIDICAP P5 ein Reportdesigner zur Verfügung. Mit ihm lassen sich Reports für das Personalberichtswesen individuell gestalten und grafisch aufbereiten. Solche Reports werden typischerweise an zentraler Stelle oder vom Service-Center konfi-guriert und zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Personen bereitgestellt. Für punktuell benötigte Arbeitslisten gibt es den Abfragendesigner. Hier kann sich jeder Sachbearbeiter selbst einfache Listen zusammenstellen. Diese können gespei-chert und im Report jederzeit wiederverwendet werden. Im Bereich Entgeltabrech-nung steht Ihnen ein weiteres flexibles Auswertungswerkzeug zur Verfügung: Der Auswahlgenerator. Er kann noch detaillierter auf Fragestellungen zur Abrechnung oder zu deren Produktion eingehen.

Export nach Excel Unabhängig vom gewählten Werkzeug können die Daten per Mausklick zur Weiter-verarbeitung nach MS Excel und MS Word exportiert werden.

Prozess- und Rollenorientiert Jeder Sachbearbeiter hat einen definierten Satz von Aufgaben. Diese Aufgaben wer-den in Prozessen organisiert und somit in einen definierten Ablauf gebracht. Dabei verlaufen Prozesse oft rollenübergreifend. Der Prozess wird im Zusammenwirken mehrerer Sachbearbeiter und unter Nutzung der Self Services zusammen mit dem Mitarbeiter bearbeitet. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass sich Rollen und Prozesse von Organisation zu Organisation unterscheiden. KIDICAP P5 bietet hier ein hohes Maß an Flexibilität und ist daher prozess- und rollenorientiert aufgebaut. Vorgänge und zugrunde liegende Methoden (Masken, Briefe, Auswertungen) las-sen sich mit geringem Aufwand an spezifische Ausprägungen Ihrer Organisation anpassen und zu Prozessen zuordnen. Diese Anpassungen können entweder durch Berater, ein Service-Center oder von Ihnen selbst vorgenommen werden.

Umfassend individualisierbar Die wichtigsten Rollen der Personalarbeit sind in KIDICAP P5 bereits vorkonfi-guriert. So ist das Entgeltabrechnungs-Modul PPay optimal die auf die Rolle des Entgeltabrechners abgestimmt. Die zugrunde liegenden Tabelleneinträge können wunschgemäß entweder vom Service-Center geliefert oder von Ihnen direkt ein-gestellt werden. Im Bereich Personalverwaltung (Modul PView) werden Rollen und Prozesse in der Regel stärker an die jeweilige Einrichtung angepasst. So arbei-tet ein Sachbearbeiter, der sich mit klassischen Personalverwaltungsaufgaben wie Einstellung und Beförderung beschäftigt, mit anderen Dialogen, Auswertungen oder Methoden als eine Führungskraft oder ein Personalsachbearbeiter in einer ver-gleichbaren Einrichtung.

Anpassung der Methoden Dialogmasken lassen sich in KIDICAP P5 sehr leicht editieren. Aus dem Musterdialog können Sie ganze Feldgruppen oder einzelne Felder entfernen, um nur die Informa-tionen anzuzeigen, die für die jeweilige Rolle wirklich notwendig sind. Ebenso kön-nen Sie aus dem vorbereiteten Datenkatalog neue Felder in den Dialog einfügen und diese zum Beispiel als Pflicht- oder Optionsfeld definieren. Damit entsteht mit geringem Aufwand ein maßgeschneiderter Dialog. Dieser neue Dialog wird danach einer konkreten Rolle zugewiesen. Alle Benutzer, die diese Rolle innehaben, können dann ab sofort auf diesen Dialog zugreifen. Vorgänge und Auswertungen lassen sich auf ähnliche Weise einfach anpassen.

Mit wenigen Mausklicks kann der berechtigte Benutzer die Hierarchie einer Organisation konfigurieren

Abbildung links:Übersicht über Arbeitgeberkosten der einzelnen Mitarbeiter

Abbildung rechts:Darstellung der Altersstruktur einer Organisation



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Vergabe von Nutzerberechtigungen

Basisfunktionen

Zusammenfassung

Alle Vorteile auf einen Blick 53

Zugriff auf Datensätze Das rollenbasierte Berechtigungskonzept von KIDICAP P5 sorgt dafür, dass jeder Benutzer nur die Daten sieht, die er sehen darf. Auf Administrationsebene können die Datensatzberechtigungen entweder an Benutzergruppen oder – falls dies ge-wünscht ist – auch an einzelne Benutzer vergeben werden. So ist sichergestellt, dass beispielsweise ein Kostenstellenverantwortlicher nur die Daten sieht, welche die Mitarbeiter seiner Kostenstelle betreffen.

Zugriff auf Prozesse, Dialoge, Auswertungen und Funktionen

KIDICAP P5 stellt für jede Rolle einen definierten Satz von Methoden bereit. Dazu zählen unter anderem Prozesse, Dialoge, Auswertungen und Funktionen. Die Zugriffsberechtigungen werden auch hier über die jeweilige Rolle gesteuert. Im Abschnitt „Individuelle Systemanpassungen“ finden Sie weitere Erläuterungen zu diesem Thema (Seite 48).

Zugriff auf Tabellen und Felder KIDICAP P5 ermöglicht sogar eine Berechtigung bis auf Feldebene. Wenn zum Bei-spiel eine Aushilfskraft keine Monatsergebnisse sehen darf, kann ihr der Zugriff auf betreffende Tabellen oder einzelne Tabellenfelder entzogen werden.

Funktion des Administrators Berechtigungen werden vom Systemadministrator vergeben. Das kann zum einen ein Mitarbeiter des Service Centers oder – bei adäquater Qualifikation – auch ein Mitarbeiter Ihrer Einrichtung sein.

Zuordnung von Zugriffs-rechten auf Daten, Methoden, Vorgänge und Aufgaben zu einer Benutzergruppe

Diese Abbildung zeigt die Zugriffsrechte des einzelnen Benutzers sowie seine Zugehörigkeit zu Benutzergruppen

Diese Abbildung zeigt die Zugriffsrechte des

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KIDICAP P5

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Alle Vorteile auf einen Blick

Zusammenfassung

Personalverwaltung• Klare, übersichtliche und einheitliche Darstellung von Personalfällen und -prozessen • Schnelle Bearbeitung von Standardaufgaben• Automatisierung von Standardprozessen• Entlastung von Routinearbeiten• Reduzierung der Prozesskosten mit einer effizienter Informationsverwaltung und -verteilung

Personalplanung und -controlling• Einfache Personalkostenplanung• Entwurf von optimalen Personalstrukturen durch verschiedene Prognose-Szenarien• Frei definierbare Soll-/Ist-Vergleiche• Effiziente Auswertung von Bezugsarten und Vollbeschäftigtenwerten auf Kostenstellenebene• Geringer Erfassungsaufwand durch Nutzung der Daten aus der Entgeltabrechnung• Deutliche Reduzierung des Erfassungsaufwands durch Nutzung der Gruppenerfassung

Personalabrechnung• Schnelles und flexibles „Zusammensetzen“ von Tarifen mit dem Tarifdesigner • Hoher Automatisierungsgrad in allen Entgeltabrechnungsszenarien bei hohem Datendurchsatz• Umfassende Plausibilitätsprüfungen in allen Anwendungen• Umfangreiche Testberechnungsmöglichkeiten• Stetige Anpassung der hinterlegten Berechnungsgrößen an die aktuelle Rechtslage• Customizing-Aufwand wird auf ein Minimum reduziert

Self Services• Einheitliche Oberfläche als Portalzugang zu allen KIDICAP P5-Modulen• Zeit- und ortsunabhängige Bereitstellung aller benötigten Daten – je nach Berechtigung • Entlastung der Personalabteilung von Routinearbeiten• Informationen stehen für Management-Entscheidungen blitzschnell und gezielt zur Verfügung• Verbesserung der Teamarbeit durch prozessorientierte Aufgabenverteilung• Geringer Schulungsaufwand

Übergreifende Basisfunktionen• Vielzahl bereits vorkonfigurierter Standards im KIDICAP P5 Musterhaus • Hohe Flexibilität durch eine Vielzahl möglicher Betreibermodelle• Unkomplizierte Integration von komplementären Systemen (Finanzwesen, HKR-Systeme, Zeitwirtschaft etc.) auf Basis einer umfassenden Business-Plattform• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten aller Komponenten an individuelle Anforderungen • Aussagekräftige Auswertungen und Reports• Vergabe rollenbasierter Nutzungsrechte• Hoher ergonomischer Standard in allen Anwendungen

KIDICAP P5 ProduktbeschreibungStand März 2006 Änderungen vorbehalten© 2006 GIP Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme mbHStrahlenbergerstraße 11263067 Offenbach am MainTelefon 069 - 619 97 - 0Telefax 069 - 619 97 - [email protected] www.gipmbh.de

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