KONTROLLAMT DER STADT WIEN€¦ · ne, in Ateliers zur Unterstützung in der Startphase und in...

TO 20

KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810 e-mail: [email protected] www.kontrollamt.wien.at DVR: 0000191

KA I - 7-3/13

Unit F büro für mode, Prüfung der Gebarung in den Jah-

ren 2009 bis 2011

Tätigkeitsbericht 2013/14

KA I - 7-3/13 Seite 2 von 72

KURZFASSUNG

Der gemeinnützige Verein Unit F büro für mode wurde im Jahr 2000 als Informations-,

Kommunikations- und Koordinationsstelle zur Abwicklung der Förderung von zeitgenös-

sischer österreichischer Mode gegründet.

In der Gebarung des Vereines Unit F büro für mode waren weitreichende Mängel fest-

zustellen. Dies zeigte sich unter anderem darin, dass bei einer Vielzahl von Ausgaben-

belegen der betriebliche Zweck nicht erkennbar war.

Der Verein Unit F büro für mode tätigte eine hohe Zahl an In-sich-Geschäften mit der

A OG und mit dem - von der Geschäftsführung gegründeten - Verein A. Aus den engen

geschäftlichen und personellen Verknüpfungen ergaben sich Abgrenzungsprobleme und

Sphärenvermischungen. Diese zeigten sich - verstärkt durch Dokumentationsmängel - in

unklaren Aufwands- und Ertragszuordnungen, In-sich-Geschäften, Doppelfunktionen der

Geschäftsführung und daraus folgend einer mangelnden Nachvollziehbarkeit.

Der Verein Unit F büro für mode bewarb sich ab dem Jahr 2014 nicht mehr um die Ab-

wicklung der Modeförderung der Stadt Wien und des Bundes.

KA I - 7-3/13 Seite 3 von 72

INHALTSVERZEICHNIS

1. Grundlagen .................................................................................................................. 6

1.1 Allgemeines ............................................................................................................... 6

1.2 Tätigkeiten in den Jahren 2009 und 2010 .................................................................. 7

1.3 Änderung der Tätigkeiten ab dem Jahr 2011 ............................................................. 8

1.4 Subventionen der Stadt Wien und des Bundes in den Jahren 2009 bis 2011 ........... 9

1.5 Dokumentation der Beschlussfassungen und Vereinsorgane ................................. 10

1.6 Zeichnungsberechtigung und Onlinebanking ........................................................... 14

2. Jahresabschlüsse und Finanzielles ........................................................................... 15

2.1 Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 ............................................................................ 15

2.2 Wesentliche Positionen der Jahresabschlüsse ........................................................ 16

3. Kennzahlen ................................................................................................................ 18

3.1 Eigendeckung .......................................................................................................... 18

3.2 Personaltangente .................................................................................................... 19

3.3 Entwicklung der Umsatzerlöse und der Subventionen ............................................ 20

3.4 Anteil der weitergegebenen Förderungen ................................................................ 20

4. Sphärenvermischung ................................................................................................. 21

5. Mietverhältnisse ......................................................................................................... 22

5.1 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 10 - 12 ............................................... 22

5.2 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 56 ....................................................... 23

6. In-sich-Geschäfte ...................................................................................................... 23

6.1 Übernahme des "festival for fashion & photography"............................................... 23

6.2 Darlehen und Akonto an die Kreativdirektorin und den Geschäftsführer ................. 25

6.3 Dokumentation von In-sich-Geschäften ................................................................... 28

7. Weitere Feststellungen und Empfehlungen ............................................................... 30

7.1 Geschäfte mit Personenkreisen in einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung des

Vereines Unit F büro für mode ....................................................................................... 30

7.2 Kostenvergleichsangebote ...................................................................................... 35

7.3 Mangelnde zweckmäßige bzw. sparsame Verwendung der Subventionsmittel ....... 37

7.4 Mangelhafte Dokumentation .................................................................................... 49

KA I - 7-3/13 Seite 4 von 72

7.5 Feststellungen zur Buchhaltung .............................................................................. 52

7.6 Feststellungen zur Kassengebarung ....................................................................... 56

8. Zusammenfassende Beurteilung des Kontrollamtes ................................................. 58

9. Zusammenfassung der Empfehlungen ...................................................................... 59

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abs ............................................. Absatz

AfA .............................................. Absetzung für Abnutzung

bzgl. ........................................... bezüglich

bzw. ........................................... beziehungsweise

ca. ............................................... circa

d.s. .............................................. das sind

DV .............................................. Datenverarbeitung

EDV ............................................ Elektronische Datenverarbeitung

etc. .............................................. et cetera

EUR ............................................ Euro

exkl. ........................................... exklusive

gem. .......................................... gemäß

GKU ............................................ Gemeinderatsausschuss für Kultur und Wissenschaft

GmbH ......................................... Gesellschaft mit beschränkter Haftung

HN .............................................. Honorarnote

inkl. ............................................ inklusive

KFS ............................................ Fachgutachten des Fachsenats der Kammer der Wirt-

schaftstreuhänder

Kfz .............................................. Kraftfahrzeug

km ............................................... Kilometer

KöSt. ........................................... Körperschaftssteuer

l ................................................... Liter

lt. ................................................ laut

KA I - 7-3/13 Seite 5 von 72

Mio.EUR ..................................... Millionen Euro

Nr. .............................................. Nummer

ÖBB ............................................ Österreichische Bundesbahnen

PC .............................................. Personal Computer

Pkt. ............................................. Punkt

Pkw ............................................. Personenkraftwagen

Pr.Z. ........................................... Präsidialzahl

rd. .............................................. rund

RLG ............................................ Rechnungslegungsgesetz

Rz. ............................................. Randzahl

S. ............................................... Seite

s.a. .............................................. siehe auch

StVO. 1960 ................................. Straßenverkehrsordnung 1960

TAN-Codes ................................. Transaktionsnummer-Codes

u.a. ............................................ unter anderem

UGB ............................................ Unternehmensgesetzbuch

Unit F .......................................... Unit F büro für mode

USt ............................................. Umsatzsteuer

usw. ........................................... und so weiter

VerG ........................................... Vereinsgesetz

z.B. ............................................ zum Beispiel

z.T. ............................................ zum Teil

Zl. ............................................... Zahl

ZVR ............................................ Zentrales Vereinsregister

KA I - 7-3/13 Seite 6 von 72

PRÜFUNGSERGEBNIS

Das Kontrollamt unterzog den Verein Unit F einer stichprobenweisen Prüfung und teilte

das Ergebnis seiner Wahrnehmungen nach Abhaltung diesbezüglicher Schlussbespre-

chungen den geprüften Stellen mit. Die von den geprüften Stellen gemäß den Bestim-

mungen der Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien, Sonderbestimmungen

für das Kontrollamt (Anhang 1), abgegebenen Stellungnahmen wurden berücksichtigt.

Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht

ausgeglichen.

1. Grundlagen

1.1 Allgemeines

Der gemeinnützige Verein Unit F wurde im Jahr 2000 auf Initiative der Stadt Wien und

des Bundes als Informations-, Kommunikations- und Koordinationsstelle zur Abwicklung

der Förderung von zeitgenössischer österreichischer Mode gegründet. Ziel der Vereins-

gründung war es, Designerinnen bzw. Designer zu fördern, die das Potenzial haben,

sich am internationalen Modemarkt zu etablieren.

Der Verein Unit F ist im ZVR unter der Zl. 562491920 eingetragen und hat seinen Sitz in

Wien.

Der Verein Unit F bestand in den geprüften Jahren 2009 bis 2011 aus zwei Mitgliedern.

Die beiden Vereinsmitglieder hatten die Vorstandsfunktionen der Obfrau und des Kas-

siers inne und waren als Kreativdirektorin und Geschäftsführer beim Verein angestellt.

Die Basissubventionierung des Vereines Unit F erfolgte durch die Stadt Wien und das

Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur. Seit seiner Gründung im Jahr 2000

bis zum Beginn der Kontrollamtsprüfung zu Jahresende 2012 erhielt der Verein Unit F

lt. vereinsinternen Aufzeichnungen öffentliche Subventionsmittel der Stadt Wien und

des Bundes in der Höhe von insgesamt 4,085 Mio.EUR. Durch Sponsoring und im

Rahmen von Leistungsverträgen wurden vom Verein Unit F zusätzliche Einnahmen-

KA I - 7-3/13 Seite 7 von 72

quellen erschlossen, die sich weitgehendst auf die Veranstaltung des "festivals for

fashion & photography" bezogen.

Nach zwölf Jahren Tätigkeit in der österreichischen Modedesignszene beschloss der

Verein Unit F im Jahr 2012, sich ab dem Jahr 2014 nicht mehr um die Abwicklung der

Modeförderung von Stadt Wien und Bund zu bewerben.

Stellungnahme des Vereines Unit F:

Um das Verhältnis von erhaltenen Fördergeldern und akquirierten

Sponsorgeldern zu veranschaulichen, sei an dieser Stelle er-

wähnt, dass sich die Höhe der Erlöse, die von den Mitgliedern der

Geschäftsführung abseits der vom Bundesministerium für Unter-

richt, Kunst und Kultur und Magistratsabteilung 7 erhaltenen Sub-

ventionen erwirtschaftet wurde, bis Ende des Jahres 2012 auf ins-

gesamt rd. 4,88 Mio.EUR beläuft. Darin nicht berücksichtigt ist der

Betrag von rd. 770.000,-- EUR, der ab Anfang des Jahres 2011 für

den Verein A zur Durchführung des "festival for fashion & photo-

graphy" über Sponsoring erwirtschaftet wurde. Zur Auslagerung

der Durchführung des jährlichen "festival for fashion & photo-

graphy" an den Verein A kam es eben aufgrund dieser über die

Jahre immer stärker werdenden wirtschaftlichen Tätigkeit des

Vereines Unit F, die dessen Gemeinnützigkeit auf Dauer gefährdet

hätte.

Gegenäußerung des Kontrollamtes:

Die in der Stellungnahme von der Geschäftsführung angegebene Höhe der

erwirtschafteten Erlöse war vom Kontrollamt im Zuge seiner Prüftätigkeit

nicht festgestellt worden.

1.2 Tätigkeiten in den Jahren 2009 und 2010

Die vom Verein Unit F abzuwickelnde Förderungstätigkeit unterteilte sich in die folgen-

den drei Tätigkeitsbereiche Direkt-, Image- und Strukturförderung:

KA I - 7-3/13 Seite 8 von 72

Die Direktförderung durch den Verein Unit F floss in die sogenannten AFA-Austria

Fashion Awards (drei Modepreise, die jährlich von einer Fachjury vergeben werden), in

Projekte von Modedesignerinnen bzw. Modedesigner zur Etablierung in der Modesze-

ne, in Ateliers zur Unterstützung in der Startphase und in Showrooms zur Präsentation

von Modelabels im internationalen Bereich.

Die Imageförderung beinhaltete u.a. die Organisation des seit dem Jahr 2006 jährlich

stattfindenden "festivals for fashion and photography", die Herausgabe des "Festival

Magazines", die Durchführung der Festivalkampagne und die Organisation der Netz-

werkveranstaltung "Conference for Business of Fashion".

Die Strukturförderung umfasste u.a. die temporäre Verkaufsplattform "Guerilla Store",

Seminare und Workshops zur Professionalisierung und die Studie zur Konzeptentwick-

lung eines "Austrian Fashion Development Centers".

1.3 Änderung der Tätigkeiten ab dem Jahr 2011

Ab dem Jahr 2011 erfolgte eine umfangreiche Änderung der Tätigkeitsbereiche des

Vereines Unit F. Das "festival for fashion & photography" und damit zusammenhängen-

de Bereiche (wie das Festival-Magazin, die Festivalkampagne, die Conference für Bu-

siness of Fashion und der Guerilla-Store) wurden ab diesem Jahr nicht mehr vom Ver-

ein Unit F selbst veranstaltet, sondern an den nahestehenden Verein A ausgelagert.

Der Verein A wurde hiefür eigens von der Obfrau - und gleichzeitiger Kreativdirektorin -

und vom Kassier - und gleichzeitigen Geschäftsführer - des Vereines Unit F im Jänner

2011 gegründet. Der Verein A hatte seinen Sitz an der gleichen Adresse wie der Verein

Unit F, die Obfrau und der Kassier des Vereines Unit F hatten im Verein A dieselben

Vereinsfunktionen inne.

Die umfangreichen Erlöse, die der Verein Unit F durch Sponsoring und durch den Ab-

schluss von Leistungsverträgen zur Durchführung und Ausweitung des "festivals for

KA I - 7-3/13 Seite 9 von 72

fashion & photography" lukrieren konnte, flossen ab dem Jahr 2011 mit der Auslage-

rung der Tätigkeiten dem Verein A zu.

Laut Angabe des Vereines Unit F wurden auch die für die Festivalorganisation zu täti-

genden Aufwände in den Verein A ausgelagert. Dies konnte jedoch vom Kontrollamt

aufgrund der Vielzahl an gegenseitigen Verrechnungen und der beschriebenen Doku-

mentationsmängel nicht zur Gänze nachvollzogen werden.

Zur Abgeltung der Investitionen, die der Verein Unit F in den ersten fünf Jahren seit der

Gründung des Festivals geleistet hatten, und mit denen es auch möglich gewesen war,

eine eigenständige Marke aufzubauen, wurde zwischen dem Verein Unit F und dem

Verein A eine Lizenzgebühr in der Höhe von 60.000,-- EUR vereinbart, die in den

nächsten fünf Jahren mit jährlich 12.000,-- EUR fällig wurden.

Mit der Auslagerung der Festival-Tätigkeiten an den Verein A ergaben sich im Folgen-

den noch näher dargestellte Abgrenzungsprobleme und Sphärenvermischungen, die

sich in engen geschäftlichen und personellen Verknüpfungen, unklaren Aufwands- und

Ertragszuordnungen, In-sich-Geschäften und Doppelfunktionen der Kreativdirektorin

und des Geschäftsführers zeigten.

1.4 Subventionen der Stadt Wien und des Bundes in den Jahren 2009 bis 2011

Was die Subventionsmittel seitens der Stadt Wien in den Jahren 2009 bis 2011 betrifft,

beschloss der Gemeinderat am 29. April 2009, Pr.Z. 01219-2009/0001-GKU eine Sub-

vention in der Höhe von insgesamt 146.000,-- EUR, davon für das Jahresprogramm des

Vereines Unit F 136.000,-- EUR sowie für den Modepreis 2009 10.000,-- EUR. Im Jahr

2010 erhielt der Verein Unit F auf Basis des Gemeinderatsbeschlusses vom 27. Jänner

2010, Pr.Z. 00066-2010/0001-GKU, Subventionsmittel von 146.000,-- EUR für das Jah-

resprogramm 2010 sowie 20.000,-- EUR auf Basis des Gemeinderatsbeschlusses vom

30. Juni 2010, Pr.Z. 02013-2010/0001-GKU, für eine Sonderpräsentation zehn Jahre

Unit F büro für mode. Im Jahr 2011 genehmigte der Gemeinderat am 26. Jänner 2011,

Pr.Z. 04816-2010/0001-GKU, Subventionsmittel von 146.000,-- EUR für das Jahrespro-

gramm 2011, worin auch der mit 10.000,-- EUR dotierte Modepreis enthalten war.

KA I - 7-3/13 Seite 10 von 72

Vom Bund erhielt der Verein Unit F in den Jahren 2009 bis 2011 Subventionsmittel in

der Höhe von 550.000,-- EUR.

Insgesamt erfolgte somit in den betrachteten Jahren 2009 bis 2011 eine öffentliche

Subventionierung des laufenden Betriebes des Vereines Unit F in der Höhe von rd. 1,01

Mio.EUR.

Stellungnahme des Vereines Unit F büro für mode:

Ergänzend sei auch hier erwähnt, dass im Vergleichszeitraum zu-

sätzlich zu den öffentlichen Subventionen durch die beiden Mit-

glieder der Geschäftsführung Erlöse von insgesamt 1,21 Mio.EUR

erwirtschaftet wurden.


Festzuhalten ist, dass der in der Stellungnahme angeführte Betrag wesent-

lich höher ist als die Summe der in den Jahresabschlüssen 2009 bis 2011

des Vereines Unit F ausgewiesenen Umsatzerlöse und sonstigen betriebli-

chen Erträge. Gleichfalls ist der nunmehr angegebene Betrag höher als die

von der Geschäftsführung angegebenen Leistungserlöse, die sich aus einer

dem Kontrollamt während der Prüfung übermittelten Aufstellung errechneten.

1.5 Dokumentation der Beschlussfassungen und Vereinsorgane

1.5.1 Zur Dokumentation der internen Entscheidungen war festzustellen, dass das vor-

liegende Protokoll der Generalversammlung vom 13. Dezember 2010 mangelhaft ge-

führt wurde. So war dem Protokoll z.B. die Beschlussfassung über den Voranschlag

nicht zu entnehmen. Darüber hinaus verabsäumte es die Generalversammlung, Rech-

nungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer zu wählen.

Ferner war festzustellen, dass für den Prüfungszeitraum sämtliche Protokolle über die

Vorstandssitzungen im Zuge der Einschau nicht beigebracht wurden. Es war somit für

das Kontrollamt nicht nachvollziehbar, ob der Vorstand die ihm lt. Statuten vorbehalte-

KA I - 7-3/13 Seite 11 von 72

nen Aufgabenbereiche (wie z.B. Erstellung des Jahresvoranschlages, Abfassung des

Rechenschaftsberichtes und des Rechnungsabschlusses) behandelte und diesbezügli-

che Beschlüsse fasste.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf die durchgängige Dokumentation der

internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung

und des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschluss-

fassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.

1.5.2 Eine ordentliche Generalversammlung hat lt. Statuten mindestens einmal jährlich

stattzufinden. Wie die Einschau des Kontrollamtes in die Vereinsunterlagen ergab, wur-

de dieser statutarischen Vorgabe lt. Generalversammlungsprotokoll vom 13. Dezember

2010 - das die Überschrift "Protokoll der Generalversammlung 2009" aufwies - nur in

einem Jahr Folge geleistet.

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vorgaben zu beachten und die

Generalversammlungen jährlich abzuhalten. Falls organisatorisch-betriebliche Gründe

dem entgegenstehen, sind die Statuten entsprechend abzuändern.

1.5.3 Die Statuten sehen vor, dass der Vorstand aus mindestens zwei und höchstens

vier Mitgliedern zu bestehen hat, und zwar jedenfalls aus der Obfrau bzw. dem Obmann

und der Kassierin bzw. dem Kassier sowie allenfalls der Schriftführerin bzw. dem

Schriftführer und einer Obfrau/Obmann-Stellvertreterin bzw. einem Obfrau/Obmann-

Stellvertreter. Laut Anzeige der Vorstandswahl vom 20. Dezember 2010 bestand der

Vorstand aus zwei Mitgliedern, und zwar der Obfrau und dem Kassier.

Die Obfrau bzw. der Obmann vertritt den Verein. Schriftliche Ausfertigungen des Verei-

nes bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschriften der Obfrau bzw. des Obmannes und

eines weiteren Vorstandsmitgliedes. Die stichprobenweise Einschau zeigte, dass

schriftliche Verträge nur z.T. von der Obfrau und dem Kassier gemeinsam unterfertigt

waren.

KA I - 7-3/13 Seite 12 von 72

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vertretungsregelungen einzu-

halten.

1.5.4 Gemäß § 5 Abs 5 VerG müssen die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprü-

fer unabhängig und unbefangen sein.

Hinsichtlich der bestellten Rechnungsprüfer war durch das Kontrollamt festzustellen,

dass beide Rechnungsprüfer in einem engen persönlichen und geschäftlichen Nahe-

verhältnis zur Kreativdirektorin und zum Geschäftsführer sowie zum Verein Unit F als

solchen standen.

Die Verpflichtung zur Unabhängigkeit der Rechnungsprüfer soll die Entstehung von In-

teressenkonflikten, die zu einer Beeinträchtigung des Prüfungsergebnisses führen

könnten, vermeiden. Dementsprechend genügt für das Vorliegen der Abhängigkeit be-

reits die ernsthafte konkrete Möglichkeit der Befangenheit. Die Tatsache, dass sich bei-

de Rechnungsprüfer in engem persönlichen Verhältnis zur Kreativdirektorin bzw. zum

Geschäftsführer sowie in geschäftlichen Nahebeziehungen zum Verein Unit F befan-

den, legte nach Ansicht des Kontrollamtes eine konkrete Möglichkeit der Befangenheit

der Rechnungsprüfer nahe.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, bei der Neubestellung von Rechnungsprü-

ferinnen bzw. Rechnungsprüfern auf die Einhaltung des § 5 Abs 5 VerG zu achten.

1.5.5 Zur Berichtspflicht der Rechnungsprüfer war festzustellen, dass jährlich Rech-

nungsprüfungsberichte erstellt wurden.

Hinsichtlich der Zeitpunkte der Erstellungen der Berichte der Rechnungsprüfer für die

Jahre 2009 bis 2011 - und zwar am 31. Oktober 2010, am 30. November 2011 und am

31. Oktober 2012 - war anzumerken, dass gem. § 21 VerG die Rechnungsprüfer bis

spätestens neun Monate nach Ende des Rechnungsjahres ihrer Prüfpflicht nachzu-

kommen haben.

KA I - 7-3/13 Seite 13 von 72

Dem Verein Unit F wurde daher empfohlen, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist

zur Erstellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu

achten.

1.5.6 Die Statuten sehen vor, dass die Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungsprüfer

der Generalversammlung über das Ergebnis der Überprüfung zu berichten haben. Dem

einzigen vorgelegten Generalversammlungsprotokoll vom 13. Dezember 2010 war zu

entnehmen, dass die Rechnungsprüfer der Generalversammlung für zwei Rechnungs-

jahre - für die Jahre 2008 und 2009 - Bericht erstatteten.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F darauf zu achten, dass die Rechnungsprü-

fer zeitnah in der jeweils nächsten - lt. Statuten jährlich abzuhaltenden - Generalver-

sammlung ihrer Berichtspflicht an die Generalversammlung nachkommen.

1.5.7 Auch hinsichtlich des Inhalts der erstellten Rechnungsprüfungsberichte waren

vom Kontrollamt Verbesserungspotenziale festzustellen. So konnte die Feststellung der

Rechnungsprüfer "auf jedem Beleg ist das bei der Verbuchung verwendete Buchhal-

tungskonto angegeben" insbesondere in den Jahren 2009 und 2010 nicht nachvollzo-

gen werden, da auf den vom Kontrollamt stichprobenweise eingesehenen Belege Kon-

tierungsvermerke weitgehend fehlten.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Erstellung des Rechnungs-

prüfungsberichtes realitätsnähere Feststellungen zu treffen.

1.5.8 Laut VerG hat der Prüfbericht der Rechnungsprüfer auf In-sich-Geschäfte beson-

ders einzugehen. Im Prüfungszeitraum bestanden In-sich-Geschäfte des Vereines Unit

F einerseits mit der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer ad personam als auch

mit dem zuvor angeführten Verein A und der A OG, für die diese vertretungsbefugt wa-

ren. Festzustellen war, dass die dem Kontrollamt vorliegenden Prüfberichte der Rech-

nungsprüfer auf diese In-sich-Geschäfte nicht eingingen.

KA I - 7-3/13 Seite 14 von 72

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, in Hinkunft auf die Prüfungspflichten der

Rechnungsprüfer verstärkt zu achten.

1.6 Zeichnungsberechtigung und Onlinebanking

1.6.1 Obwohl der frühere Vereinsobmann seit dem Jahr 2006 keine Vorstandsfunktion

mehr inne hatte, war dieser auf dem Konto des Vereines Unit F bis zum September

2009 gemeinsam mit dem Geschäftsführer zeichnungsberechtigt. Das Kontrollamt wies

darauf hin, dass Zeichnungsberechtigungen bei Bankkonten umgehend den aktuellen

Vertretungsbefugnissen angepasst werden müssen.

Seit Oktober 2009 bestanden auf dem Vereinskonto Einzelzeichnungsberechtigungen

der Obfrau und des Geschäftsführers.

Im Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, ab einer

dem Verein Unit F zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung

durch die Obfrau bzw. den Geschäftsführer einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist je-

denfalls bei Verfügungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.


Da vom Verein eine Bankomatkarte benötigt wurde, musste lt. An-

gaben der Hausbank auf eine Einzelzeichnungsberechtigung um-

gestellt werden. Derzeit wird mit der Bank um eine Ausnahmere-

gelung, die eine gemeinsame Zeichnung wieder ermöglichen soll,

verhandelt.

1.6.2 Nach Angabe des Vereines Unit F erstellte die Buchhalterin anhand der ihr vorge-

legten Belege entsprechende Zahlungsvorschlagslisten, die von der Kreativdirektorin

und dem Geschäftsführer gemeinsam kontrolliert wurden. Der Geschäftsführer nahm

die Überweisungen durch Eingabe seiner "TAN-Codes" im Online-Banking alleine vor.

Eine abschließende Kontrolle dieser Überweisungen durch die Kreativdirektorin im Sinn

eines Vieraugenprinzips erfolgte nicht.

KA I - 7-3/13 Seite 15 von 72

Wenngleich mit dieser Vorgangsweise eine reibungslose und rasche Abwicklung des

Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, diesem

sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit mehr Augenmerk zu widmen und eine adä-

quate Lösung unter Wahrung des Vieraugenprinzips zu erarbeiten.

2. Jahresabschlüsse und Finanzielles

2.1 Jahresabschlüsse 2009 bis 2011

Anhand wichtiger Positionen der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 ergab sich folgendes

Bild:

2009 in EUR

2010 in EUR

2011 in EUR

Absolute Ver-änderung von 2009 auf 2011

in %

Umsatzerlöse 335.478,08 305.900,58 130.302,40 61,2

Subventionen 337.542,00 515.360,00 370.750,00 9,8

Veränderung des Bestands an noch nicht abrechenbaren Leistungen 168.088,00 -1.550,66 -55.739,01 133,2

Sonstige betriebliche Erträge 43.917,08 24.013,09 8.675,89 80,2

Aufwand für Material und sonstige bezogene Herstellungsleistungen 513.979,04 542.651,89 225.267,25 56,2

Personalaufwand 118.332,09 74.056,74 125.048,75 5,7

Abschreibungen 18.892,70 14.978,19 11.325,57 40,1

Sonstige betriebliche Aufwendun-gen 245.494,10 207.761,19 87.873,82 64,2

Betriebserfolg -11.672,77 4.275,00 4.473,89 138,3

Finanzerfolg -4.015,70 -4.096,04 -4.799,56 19,5

Ergebnis der gewöhnlichen Ge-schäftstätigkeit -15.688,47 178,96 -325,67 97,9

Steuern vom Einkommen und Er-trag 0,00 -594,13 -1,56 -

Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag -15.688,47 -415,17 -327,23 97,9

Anlagevermögen 33.237,02 29.938,98 28.405,40 14,5

Umlaufvermögen 165.436,66 200.539,66 186.469,11 12,7

Aktive Rechnungsabgrenzungspos-ten 85,00 144,09 0,00 100,0

Eigenkapital -64.065,94 -64.481,11 -64.808,34 1,2

Rückstellungen 7.200,00 7.200,00 2.500,00 65,3

Verbindlichkeiten 256.324,62 287.903,84 277.182,85 8,1

Passive Rechnungsabgrenzungs-posten -700,00 0,00 0,00 100,0

Obwohl der Verein Unit F ein kleiner Verein war, erstellte er freiwillig einen doppischen

Jahresabschluss. Somit waren zwingend die diesbezüglichen Bestimmungen des UGB

für mittlere Vereine nach § 22 Abs 1 VerG vollständig anzuwenden (Rechnungslegung

KA I - 7-3/13 Seite 16 von 72

der Vereine, 2. Auflage, Matznetter/Thunshirn, Kapitel 2, Rz. 343). Zu einer Abschluss-

prüfung war der Verein Unit F als kleiner Verein nach dem VerG im Prüfungszeitraum

nicht verpflichtet.

2.2 Wesentliche Positionen der Jahresabschlüsse

In der Folge werden die wesentlichen Positionen der Jahresabschlüsse beschrieben.

2.2.1 Die Umsatzerlöse des Vereines Unit F, die sich zu einem großen Teil aus Honora-

ren für Beratungen, Redaktionen, Projektkonzeptionen, Verkaufserlösen und Inserat-

platzierungen im Festival-Magazin zusammensetzten, sanken im Prüfungszeitraum

deutlich. Dies spiegelte die bereits erwähnte Auslagerung des Festivals im Jahr 2011

an den Verein A wider.

2.2.2 Die im Jahr 2010 deutlich höheren Subventionen waren auf außerordentliche

Subventionen anlässlich der zehnjährigen Tätigkeit des Vereines zurückzuführen.

2.2.3 Im Jahr 2009 wurden im Zuge der Abschlussbuchungen zwei Beträge in der Höhe

von 23.870,-- EUR bzw. 46.493,-- EUR vom Konto "Subventionen" auf das Konto "Be-

standsveränderungen noch nicht abrechenbare Leistungen" umgebucht.

Auf Befragung des Kontrollamtes nach dem Zweck dieser Buchungen konnte der Grund

weder von der Steuerberatungskanzlei noch vom Verein Unit F angegeben werden. Es

wurde lediglich darauf hingewiesen, dass diese Umbuchungen nicht ergebnisrelevant

wären.

Nach Ansicht des Kontrollamtes waren diese Umbuchungen zwar nicht erfolgsverän-

dernd, aber sehr wohl beeinflussten sie die Höhe der ausgewiesenen Subventionen.

Mangels aussagekräftiger Unterlagen bzw. aufklärender Angaben war dem Kontrollamt

eine entsprechende Wertung dieser Buchungen bzw. hinsichtlich der Notwendigkeit

einer korrigierten Darstellung nicht möglich.

KA I - 7-3/13 Seite 17 von 72

Auch hier zeigten sich die Folgen der im Zuge der Prüfung festgestellten mangelhaften

Dokumentation des Rechnungswesens, auf die noch näher eingegangen wird.

2.2.4 Bei den Aufwendungen des Vereines schien es bemerkenswert, dass der Perso-

nalaufwand im Gegensatz zu den Umsatzerlösen und den übrigen Aufwandsarten trotz

Wegfall des Festivals ab dem Jahr 2011 nicht sank, sondern sogar anstieg. Dies war

z.T. darauf zurückzuführen, dass der Personalstand des Vereines Unit F - trotz der Ver-

kleinerung der Tätigkeitsbereiche im Jahr 2011 - weitgehend unverändert blieb.

Hiezu wurde vom Verein Unit F angegeben, dass die höheren Personalkosten durch ein

vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur subventioniertes Kulturaus-

tauschprogramm, das der Verein Unit F gemeinsam mit dem Shanghai International

Fashion Center durchführte, bedingt waren. Nach der Schlussbesprechung wurde vom

Verein Unit F ein Vertrag mit dem Verein A vorgelegt, wonach dieser sämtliche diesbe-

züglichen Leistungen und Pflichten für den Verein Unit F übernahm. Die vom Bundes-

ministerium für Unterricht, Kunst und Kultur für dieses Kulturaustauschprogramm erhal-

tene Subvention in der Höhe von 66.600,-- EUR wurde vom Verein Unit F an den Ver-

ein A weitergeleitet.

Im Zuge der Prüfung wurde vom Verein Unit F zu den in den Jahresabschlüssen aus-

gewiesenen Personalaufwendungen weiters angegeben, dass "hiebei die Weiterver-

rechnung der anteiligen Personalkosten an den Verein A bzw. an die A OG nicht be-

rücksichtigt wurde. Es wurden für das Jahr 2011 (und für Anlaufkosten Festival 2010)

im Jahr 2011 insgesamt 69.173,07 EUR weiterbelastet. Sohin verbleiben noch

55.875,68 EUR an Personalkosten im Verein Unit F. Dies entspricht einer Reduktion

von Personalkosten verglichen mit 2010 um 25 %."

Die Ausführungen wurden vom Kontrollamt zur Kenntnis genommen, konnten aber

mangels dazu vorgelegter, konkreter, zeitnaher Unterlagen nicht nachgeprüft werden.

KA I - 7-3/13 Seite 18 von 72


Sämtliche Weiterbelastungen der Personalkosten sind aus den

Ausgangsrechnungen von Unit F an den Verein A bzw. die A OG

eindeutig ersichtlich.


Die Weiterbelastungen waren anhand der im Zuge der Prüfung vorgelegten

Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.

3. Kennzahlen

3.1 Eigendeckung

Der Eigendeckungsgrad (Eigenerlöse/Gesamtaufwand) in Prozent zeigt, inwieweit die

erwirtschafteten Eigenerlöse in der Lage waren, die Gesamtaufwendungen abzude-

cken.

Dieser aus den Rechnungsabschlüssen des Vereines errechnete Wert fiel von 61,1 %

im Jahr 2009 über 39,1 % im Jahr 2010 und schließlich auf nur mehr 18,5 % im Jahr

2011.


Während die Erlöse von 305.900,58 EUR (im Jahr 2010) um

175.598,10 EUR oder rd. 57,4 % auf 130.302,40 EUR (im Jahr

2011) fielen, fielen im Vergleichszeitraum die Aufwände für Mate-

rial und sonstige bezogene Leistungen sowie die sonstigen be-

trieblichen Aufwände von insgesamt 750.413,08 EUR um

437.272,01 EUR oder rd. 58,3 % auf 313.141,07 EUR. Da das

Festival naturgemäß einen höheren Eigendeckungsgrad als die

Förderungstätigkeit von Unit F hat, kommt es notwendigerweise

bei Ausgliederung des Festivals zu einem Sinken des Eigende-

ckungsgrades bei Unit F.

KA I - 7-3/13 Seite 19 von 72

3.2 Personaltangente

Die Personalkostentangente (Personalaufwand/Gesamtaufwand) gibt den Anteil des

Personalaufwandes am Gesamtaufwand an.

Diese gleichfalls aus den Rechnungsabschlüssen des Vereines errechnete Kennzahl

stieg von 13,2 % im Jahr 2009 über 8,8 % im Jahr 2010 auf 27,8 % im Jahr 2011. Diese

deutliche Steigerung untermauerte die bereits erwähnte Feststellung, wonach der Per-

sonalstand des Vereines Unit F trotz Wegfall des Festivals nicht im Ausmaß der Erträge

bzw. anderen Aufwendungen sank.

Wie bereits ebenfalls ausgeführt wurde im Zuge der Prüfung vom Verein Unit F ange-

geben, dass "hiebei die Weiterverrechnung der anteiligen Personalkosten an den Ver-

ein A bzw. an die A OG nicht berücksichtigt wurde. Es wurden für das Jahr 2011 (und

für Anlaufkosten Festival 2010) im Jahr 2011 insgesamt 69.173,07 EUR weiterbelastet.

Sohin verbleiben noch 55.875,68 EUR an Personalkosten im Verein Unit F. Dies ent-

spricht einer Reduktion von Personalkosten verglichen mit 2010 um 25 %."

Die Ausführungen wurden vom Kontrollamt zur Kenntnis genommen, konnten aber

mangels dazu vorgelegter Unterlagen nicht nachgeprüft werden.


Sämtliche Weiterbelastungen der Personalkosten sind aus den

Ausgangsrechnungen von Unit F an den Verein A bzw. die A OG

eindeutig ersichtlich.


Die Weiterbelastungen waren anhand der im Zuge der Prüfung vorgelegten

Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.

KA I - 7-3/13 Seite 20 von 72

3.3 Entwicklung der Umsatzerlöse und der Subventionen

In weiterer Folge berechnete das Kontrollamt den Anteil der Umsatzerlöse an der Ge-

samtsumme der beiden Hauptertragspositionen Umsatzerlöse und Subventionen wäh-

rend des Prüfungszeitraumes.

Der Anteil der Umsatzerlöse an der Gesamtsumme sank von 49,8 % im Jahr 2009 über

37,2 % im Jahr 2010 und schließlich auf 26 % im Jahr 2011.

Diese Kennzahl zeigte, dass es durch die Auslagerung des Festivals zu einem deutli-

chen Absinken der Eigenerlöse kam.


Gleichzeitig kam es auch zu einem deutlichen Absinken der Auf-

wände (s.a. Pkt. 3.1).

3.4 Anteil der weitergegebenen Förderungen

Das Kontrollamt errechnete den Anteil der durch den Verein Unit F weitergegebenen

Förderungen, die im Rahmen von Direktförderungen direkt den Modeschaffenden zu-

gutekamen.

Das Verhältnis der weitergegebenen Förderungen zu den vom Verein Unit F erhaltenen

Subventionen betrug im Jahr 2009 38,1 %, im Jahr 2010 29,8 % und im Jahr 2011

40,1 %.

Es zeigte sich somit, dass deutlich weniger als die Hälfte der erhaltenen Subventions-

mittel direkt den Modeschaffenden zufloss.

Der Anteil der weitergegebenen Förderungen an den Gesamtaufwendungen des Verei-

nes Unit F betrug im Jahr 2009 14,3 %, im Jahr 2010 18,3 % und im Jahr 2011 33,1 %.

Das Ansteigen der Prozentwerte im Jahr 2011 war nicht durch eine Steigerung der ver-

gebenden Direktförderungen, sondern durch die weitgehend gleichgebliebenen weiter-

KA I - 7-3/13 Seite 21 von 72

gegebenen Förderungen bei gesunkenen Gesamtaufwendungen infolge der Auslage-

rung des Festivals erklärbar.


Der Betrag von 70.000,-- EUR (Projektförderungen), 10.000,--

EUR Preisgeld (Modepreis der Stadt Wien) und 15.000,-- EUR

(Unit F Preis für Internationale Presse) an weiterzugebenden Di-

rektförderungen an Designerinnen bzw. Designer war in den Jah-

ren 2009, 2010 und 2011 mit den Fördergeberinnen bzw. Förder-

gebern akkordiert und konnte durch Akquisition von Sponsorinnen

bzw. Sponsoren sogar gesteigert werden.

4. Sphärenvermischung

Mit Gesellschaftsvertrag vom 18. Jänner 2010 wurde die A OG gegründet, welche in

weiterer Folge neben anderen Miteigentümerinnen bzw. Miteigentümern auch im Mitei-

gentum des Geschäftsführers und der Kreativdirektorin stand. Mit 7. Jänner 2011 wurde

von der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer der Verein A gegründet.

Die Geschäftsanschriften des Vereines A und der A OG waren ident mit jener des Ver-

eines Unit F. Die Büroräumlichkeiten des Vereines Unit F wurden vom Verein A und von

der A OG gemeinsam mit dem Verein Unit F genutzt.

Mit dem Geschäftsjahr 2011 kam es durch die Übernahme der Durchführung des "festi-

vals for fashion & photography" durch den Verein A und durch die wiederholten Ge-

schäfte des Vereines Unit F mit der A OG zu einer Sphärenvermischung der beiden

Vereine und der A OG.

Durch eine Vielzahl wechselseitiger Darlehen, Kostenübernahmen, Weitergabe von

Subventionsgeldern vom Verein Unit F an den Verein A, Kostenverrechnungen auf-

grund von Schätzungen der Geschäftsführung, welche naturgemäß insbesondere im

Nachhinein für einen außenstehenden Dritten und auch für das Kontrollamt nicht nach-

vollziehbar waren, ließen sich die jeweiligen Geschäftsfälle nicht mehr eindeutig dem

KA I - 7-3/13 Seite 22 von 72

Verein Unit F oder dem Verein A bzw. der A OG zuordnen, worauf noch näher einge-

gangen wird.


Dazu ist festzustellen, dass trotz der Auslagerung des betriebli-

chen Teils der Vereinstätigkeit in den Verein A die Tätigkeit vom

Verein A unmittelbar im Interesse von Unit F war und Unit F von

dieser Tätigkeit unmittelbar profitierte. In der Kommunikation nach

außen war das Festival nach wie vor ein Teil der Vereinstätigkeit

von Unit F, da die Entscheidung für die Trennung ja eine rein

steuerpolitische, keine inhaltliche war. Insofern liegt diese Sphä-

renvermischung, die zwar nicht im Interesse des Kontrollamtes ist,

durchaus in der Natur der Sache und schadete dem Verein in

keinster Weise, im Gegenteil.

5. Mietverhältnisse

Im Prüfungszeitraum verfügte der Verein Unit F über Geschäftsräumlichkeiten an zwei

unterschiedlichen Standorten im 6. Wiener Gemeindebezirk, und zwar in der Gumpen-

dorfer Straße 10 - 12 und in der Gumpendorfer Straße 56.

5.1 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 10 - 12

Das Mietobjekt in der Gumpendorfer Straße 10 - 12 war nach Angabe des Vereines

Unit F als gefördertes Modeatelier vorgesehen. Da schlussendlich dafür keine Förde-

rung seitens der Stadt Wien erfolgte, wurde das Mietverhältnis im März 2011 beendet.

Um Kosten zu vermeiden, wurden die Räumlichkeiten in dieser Zeit an eine Gesell-

schaft untervermietet. Die diesbezüglichen Verträge wurden vom Kontrollamt eingese-

hen.

Aufgrund der kostenneutralen Untervermietung ergab sich für den Verein Unit F kein

finanzieller Nachteil.

KA I - 7-3/13 Seite 23 von 72

5.2 Mietobjekt in Wien 6, Gumpendorfer Straße 56

Der Verein Unit F war seit dem 1. Mai 2007 Untermieter der Räumlichkeiten an dieser

Adresse. In weiterer Folge schloss der Verein Unit F Nutzungsvereinbarungen mit dem

Verein A, der A OG sowie einer weiteren OG und einer Einzelunternehmerin ab.

Während mit der weiteren OG und der Einzelunternehmerin schriftliche Nutzungsver-

einbarungen abgeschlossen wurden, basierten die Nutzungen der Räumlichkeiten

durch den Verein A und die A OG auf mündlichen Absprachen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, ausschließlich schriftliche Mietverträge

abzuschließen.

Die zuvor angeführte Sphärenvermischung zeigte sich u.a. auch darin, dass der Verein

Unit F gegenüber dem Kontrollamt bei der ersten Besprechung angab, dass der Verein

A seit seiner Gründung 2011 Untermieter dieser Räumlichkeiten war. Entgegen dieser

ursprünglichen Angabe zeigten die weiteren Erhebungen jedoch, dass der Verein Unit F

weiterhin Untermieter der Räumlichkeiten war.


Dabei handelte es sich offenbar um ein Missverständnis, das in

der Schlussbesprechung nicht ausgeräumt werden konnte. Fakt

ist, dass der Verein Unit F nach wie vor Untermieter der Räum-

lichkeiten ist, die Verrechnung der Gesamtmiete durch den Unter-

vermieter jedoch aus praktischen Gründen an den Festival-Verein

erfolgte und dieser dann den vereinbarten Mietanteil an Unit F

weiterverrechnete. Schriftliche Verträge diesbezüglich sind derzeit

in Arbeit.

6. In-sich-Geschäfte

6.1 Übernahme des "festival for fashion & photography"

Die Übernahme des "festival for fashion & photography" durch den Verein A ab dem

Jahr 2011 war nach Angaben des Vereines Unit F aus steuerlichen Gründen geboten.

KA I - 7-3/13 Seite 24 von 72

Das Kontrollamt verkannte nicht die Notwendigkeit, die Durchführung des Festivals aus

steuerlichen Gründen auszulagern. Nach Ansicht des Kontrollamtes wäre jedoch die

Einbringung in eine vereinseigene GmbH zweckmäßiger gewesen, da diese Lösung die

vom Kontrollamt festgestellten Abgrenzungsprobleme und die festgestellten In-sich-

Geschäfte hintangehalten hätte.


Die Gründung einer GmbH wäre aufgrund der finanziellen Mög-

lichkeiten des Vereines Unit F nicht möglich oder auch sinnvoll

gewesen. Es wären bei Weitem höhere Gründungs- wie auch lau-

fende Kosten entstanden (Gesellschaftereinlage, Notariatsakt,

Veröffentlichungsgebühren, laufende KöSt etc.).

Im Jahr 2011 wurden signifikante Beträge an den Verein A ohne erkennbare Gegenleis-

tung überwiesen.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich um im Budget vorgesehene

Beträge für die Durchführung des Festivals handelte. Nach der Schlussbesprechung

wurde vom Verein Unit F lediglich eine Übersicht der vom Verein A dafür erbrachten

Leistungen nachgereicht.

Diese Behauptung bzw. Darstellung war für das Kontrollamt mangels detaillierter Unter-

lagen bzw. entsprechender Kostenvergleiche mit Dritten nicht überprüfbar.


Für alle Transaktionen sind Belege vorhanden, die eine eindeutige

Zuordnung der widmungsgemäßen Verwendung der Gelder erlau-

ben (s.a. Stellungnahme zu Pkt. 4). Kostenvergleiche mit Dritten

wären hier nicht nur nicht möglich (es gibt kein zweites "festival for

fashion & photography"!), sondern auch nicht sinnvoll gewesen

(der Verein A wurde ja ausschließlich zum Zwecke der Auslage-

KA I - 7-3/13 Seite 25 von 72

rung und Durchführung des "festival for fashion & photography"

gegründet!).


Belege, die über die vom Verein Unit F nachgereichte Übersicht hinausgin-

gen, wurden dem Kontrollamt im Zuge der Prüfung nicht vorgelegt. Warum

für die vom Verein A erbrachten Leistungen (z.B. Security, Licht- und Ton-

technik, Statik) keine Kostenvergleiche möglich gewesen wären, war für das

Kontrollamt nicht nachvollziehbar.

6.2 Darlehen und Akonto an die Kreativdirektorin und den Geschäftsführer

6.2.1 Der Jahresabschluss 2011 wies unverzinste Forderungen in der Höhe von

9.944,98 EUR und von 10.195,75 EUR gegen die Vorstandsmitglieder aus, welche sich

vorwiegend aus unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen zusammensetzten. Ab-

weichend von der offen ausgewiesenen Darstellung dieser Forderungen unter der Posi-

tion "sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände" in den Jahresabschlüssen

2009 und 2010 wurden diese Forderungen ab 2011 gesammelt unter der Position "For-

derungen aus Lieferungen und Leistungen" ausgewiesen.

Dazu bemerkte das Kontrollamt, dass zu den "Forderungen aus Lieferungen und Leis-

tungen" alle Ansprüche aus Lieferverträgen, Werkverträgen, Dienstverträgen und ähnli-

chen Verträgen zählen, somit jedenfalls Forderungen, die in engem Zusammenhang mit

dem Unternehmensgegenstand stehen. Unverzinste Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen

an die Geschäftsführung eines Vereines zählen nicht zu dieser Position. Diese geänder-

te Darstellung führte dazu, dass die - im Prüfungszeitraum stetig angestiegenen - un-

verzinsten Forderungen gegenüber der Geschäftsführung nunmehr nicht offensichtlich

aus den Jahresabschlüssen erkennbar waren.

6.2.2 Hinsichtlich der vom Kontrollamt festgestellten Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen

bemerkte der Verein Unit F, dass es sich bei diesen Zahlungen um Vorauszahlungen

für die in den Dienstverträgen festgelegten Prämienzahlungen für die Sponsorenakqui-

KA I - 7-3/13 Seite 26 von 72

se durch die Geschäftsführung handelte, da noch nicht festgestellt werden konnte, in

welchem Ausmaß sich der Verein diese Zahlungen leisten können wird.

Zugrunde liegende Unterlagen über diese Prämienansprüche waren der Buchhaltung

nicht zu entnehmen, weswegen die Behauptung des Vereines Unit F für das Kontroll-

amt nicht nachprüfbar war. Die Verbuchungen als Darlehen bzw. Akonto-Zahlungen -

diese Textierungen wurden vom Verein selbst gewählt - auf den Geschäftsführerkonten

und nicht als Prämienaufwand festigten die Behauptung des Vereines Unit F jedoch

nicht, ebenso wenig wie die anfängliche Angabe gegenüber dem Kontrollamt, dass kei-

ne Prämienauszahlungen stattfanden. Auch auf den zugrunde liegenden Belegen wur-

den durchgehend die Bezeichnungen Darlehen bzw. Akonto verwendet.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, allenfalls noch aushaftende Darlehen bzw.

Akonto-Zahlungen einzufordern und von weiteren unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-

Zahlungen abzusehen.


Der dem Kontrollamt vorliegenden Aufstellung der akquirierten

Sponsorengelder ist in Verbindung mit den in den Dienstverträgen

dafür vorgesehenen, Prämienauszahlungen eindeutig zu entneh-

men, dass diese Akontozahlungen 1. Rechtens erfolgten und 2.

bei Weitem nicht der tatsächlich den Geschäftsführern zustehen-

den Höhe erfolgten. Von den Geschäftsführern wurde auf einen

Großteil der Prämienauszahlung bis dato verzichtet, da die erwirt-

schafteten Sponsorengelder in die Projekte von Unit F investiert

wurden. Bis zur endgültigen Klärung der Höhe der Prämien, die

tatsächlich ausgeschüttet werden (können), werden diese Akonti

vorerst im Rahmen einer Ratenvereinbarung an den Verein zu-

rückerstattet (1. Rate wurde im Juli erstattet, die zweite und letzte

Rate ist mit Ende August fällig).

KA I - 7-3/13 Seite 27 von 72

6.2.3 Die Magistratsabteilung 7 hinterfragte im Rahmen ihrer Prüfungen die offen in den

Jahresabschlüssen ausgewiesenen Forderungen gegen die Geschäftsführung des Ver-

eines nicht.

Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, künftig bei Prüfungen der vorgeleg-

ten Abrechnungen bzw. der vorgelegten Jahresabschlüsse erhöhtes Augenmerk auf

Forderungen gegen eine Vereinsgeschäftsführung zu legen.

6.2.4 Der Verein Unit F teilte dem Kontrollamt nach der Schlussbesprechung mit, dass

sich die gegen ein Vorstandsmitglied bestehende Verrechnungsforderung um einen

Betrag in der Höhe von 2.004,98 EUR verringerte. Dieser Betrag wurde damals irrtüm-

lich auf das Verrechnungskonto, und nicht richtigerweise auf das entsprechende Auf-

wandskonto - da ein betrieblicher Aufwand - gebucht. Diese Behauptung konnte das

Kontrollamt anhand der Buchhaltungsunterlagen nachvollziehen.

Gleichzeitig gab der Verein Unit F bekannt, dass sich die Vorstandsmitglieder nun dazu

entschlossen hatten, die Akontozahlungen bis zur endgültigen Klärung und Auszahlung

der Prämien für die Sponsorenakquise dem Verein vorerst zurück zu erstatten. Für die

vorläufige Rückerstattung wurden Ratenzahlungsvereinbarungen getroffen. Die ent-

sprechenden Ratenvereinbarungen sowie die Überweisungsbelege für die Zahlung der

ersten Rate wurden dem Kontrollamt übermittelt.

Das Kontrollamt wies darauf hin, dass die von der Geschäftsführung begehrte Auszah-

lung von Prämien nur auf der Grundlage nachvollziehbarer und prüfbarer Unterlagen

sowie unter Zugrundlegung konkreter Berechnungsunterlagen zulässig ist. Auf die all-

gemeinen Verjährungsfristen ist ebenfalls Bedacht zu nehmen.

Stellungnahme der Magistratsabteilung 7:

Grundsätzlich wird die Magistratsabteilung 7 künftig bei Prüfungen

von Förderungsabrechnungen und Jahresabschlüssen verstärkt

auf die Plausibilität und Vollständigkeit der entsprechenden For-

KA I - 7-3/13 Seite 28 von 72

malkriterien achten und die gewonnenen Erkenntnisse in die künf-

tige Tätigkeit mit einbeziehen.

Der Prämienregelung steht die Magistratsabteilung 7 eher skep-

tisch gegenüber. Daher wird die Regelung für die Auszahlung

künftig im Vorhinein mit der Magistratsabteilung 7 abzusprechen

sein.

Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, bei den Prüfungen der Abrechnungen für

die Jahre 2012 und 2013 auf diese Erfordernisse besonderes Augenmerk zu legen.

6.3 Dokumentation von In-sich-Geschäften

6.3.1 Die Einschau zeigte, dass In-sich-Geschäfte teilweise in Schriftform und teilweise

mündlich abgeschlossen wurden. Bei den in Schriftform abgeschlossenen In-sich-

Geschäften war die Unterschrift beider Mitglieder des Leitungsorganes vorhanden.

Grundsätzlich war zum Abschluss von In-sich-Geschäften anzumerken, dass lt. § 6 Abs

4 VerG im eigenen Namen oder für eine andere bzw. einen anderen geschlossene Ge-

schäfte einer bzw. eines organschaftlichen Vertreterin bzw. Vertreters mit dem Verein

der Zustimmung einer bzw. eines anderen, zur Vertretung oder Geschäftsführung be-

fugten Organwalterin bzw. Organwalters bedürfen.

Da In-sich-Geschäfte immer den Charakter einer problematischen Ausnutzung von Ver-

tretungsmacht in sich bergen, wies das Kontrollamt darauf hin, dass aus Gründen der

Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Dokumentation In-sich-Geschäfte nicht mündlich,

sondern ausschließlich in Schriftform abgeschlossen werden sollten. Im Zuge dessen

ist die gem. § 6 Abs 4 VerG erforderliche Zustimmung nachweislich zu erteilen.

Da bei In-sich-Geschäften des Vereines Unit F mit dem Verein A oder der A OG beide

Mitglieder des Leitungsorganes befangen waren, wäre grundsätzlich die Einholung der

Zustimmung der Mitgliederversammlung zum Vertragsabschluss zielführend gewesen.

Da jedoch die Kreativdirektorin und der Geschäftsführer die einzigen Vereinsmitglieder

KA I - 7-3/13 Seite 29 von 72

des Vereines Unit F waren, wäre die Zustimmung der Mitgliederversammlung beim Ver-

tragsabschluss nicht zweckerfüllend gewesen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Fall von vorliegenden Befangenheits-

gründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen

bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation

zu legen.

6.3.2 Aufgrund der eingesehenen Unterlagen konnte das Kontrollamt nicht den Ein-

druck gewinnen, dass die In-sich-Geschäfte des Vereines Unit F mit dem Verein A und

der A OG keine Gefahr einer Benachteiligung für den Verein Unit F bargen.

Um diese bestehenden Zweifel des Kontrollamtes an der Vorteilhaftigkeit dieser Ge-

schäfte für den Verein Unit F auszuräumen, ersuchte das Kontrollamt deshalb die Ge-

schäftsführung des Vereines Unit F, die Jahresabschlüsse des Vereines A sowie der A

OG auf freiwilliger Basis vorzulegen.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass alle konkreten Fragen, die zur Klärung

eventueller Unklarheiten dienen, im Detail beantwortet würden, eine Offenlegung der

Bilanzen dafür aber nicht notwendig sei.

Vom Kontrollamt konnte somit nicht erhoben werden, inwieweit bei dem Verein A und

der A OG Gewinne erzielt wurden.


Vom Verein A wurden 2011 keinerlei Gewinne erzielt, die A OG

wurde als Personengesellschaft mit dem Zweck der Gewinnerwirt-

schaftung gegründet, jedoch wurden mit Unit F 2011 Geschäfte in

der Höhe von 444,75 EUR verrechnet, d.s. nicht einmal 1 % des

Gesamtumsatzes.

KA I - 7-3/13 Seite 30 von 72

Anzumerken war, dass diese Sphärenvermischung aus den der Magistratsabteilung 7

im Zuge der Antragstellungen bzw. der Abrechnungen vorgelegten Unterlagen ersicht-

lich war. Nach Ansicht des Kontrollamtes hätte aufgrund der vorliegenden Unterlagen

eine kritische Prüfung dieser gewählten Konstruktion durch die Magistratsabteilung 7

erfolgen müssen.

Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, eine Sphärenvermischung, die eine Nach-

prüfung der widmungsgemäßen Verwendung der zur Verfügung gestellten öffentlichen

Geldmitten de facto unmöglich machen, bei Subventionsnehmerinnen bzw. Subven-

tionsnehmern nicht zu akzeptieren. Die Auszahlung von Förderungen ist an das Vor-

handensein transparenter und nachvollziehbarer Betriebskonstruktionen zu binden.

7. Weitere Feststellungen und Empfehlungen

7.1 Geschäfte mit Personenkreisen in einem Naheverhältnis zur Geschäftsfüh-

rung des Vereines Unit F büro für mode

7.1.1 Der Verein Unit F unterhielt umfangreiche Geschäftsbeziehungen zu Geschäfts-

partnerinnen bzw. Geschäftspartnern, die zur Geschäftsführung in einem Naheverhält-

nis standen.

Der Verein bezahlte der Person X, die in einem Naheverhältnis zur Kreativdirektorin

steht, im Jahr 2010 rd. 32.000,-- EUR (exkl. USt) - soweit dies aus der Buchhaltung er-

kennbar war - für erbrachte Leistungen für "Konzeption und Artdirektion". Rund

28.000,-- EUR (exkl. USt) wurden dabei vom Verein Unit F an zwei fremde Gesellschaf-

ten sowie an die A OG weiterverrechnet.

Bezüglich der Weiterverrechnung an die zwei fremden Gesellschaften war für das Kon-

trollamt nicht nachvollziehbar, warum die Verrechnung von Leistungen der Person X an

Dritte über den "Umweg" Verein Unit F erfolgte.

Bezüglich der Weiterverrechnung an die A OG zeigte sich wieder die Problematik einer-

seits der Sphärenvermischung mit der A OG und anderseits der Geschäfte mit der Per-

son X.

KA I - 7-3/13 Seite 31 von 72

An die im Miteigentum der Person Y - die in einem Naheverhältnis zum Geschäftsführer

steht - stehende Geselschaft wurden in den Jahren 2009 und 2010 rd. 66.000,-- EUR

(exkl. USt) bezahlt.

Die Verträge mit der Person X wurden nicht in Schriftform abgeschlossen. Aufgrund der

mangelnden Dokumentation konnte das Kontrollamt die Angemessenheit der in Rech-

nung gestellten Leistungen nicht überprüfen. Weiters war somit eine eindeutige Zuord-

nung der vom Verein Unit F vorgelegten Kostenvergleichsangebote zu den von der

Personal X erbrachten Leistungen nicht möglich.

Bei den Vertragsabschlüssen mit der im Miteigentum der Person Y stehenden Gesell-

schaft wurden hingegen Kostenvergleichsangebote, welche die günstigere Leistungser-

bringung belegten, vorgelegt.

Im Jahr 2011 konnten keine wesentlichen derartigen Geschäftsfälle mehr festgestellt

werden.


Bei den beiden Geschäften in der Gesamthöhe von 28.000,--

EUR, welche die Person X dem Verein in Rechnung stellte, han-

delt es sich um Aufträge, die von der Unit F in Zusammenarbeit

mit der Person X gemeinsam akquiriert wurden und die zur ge-

meinsamen Gründung der A OG führten. Die Person X hat diese

beiden Geschäfte abgewickelt und somit auch das Honorar dafür

in Rechnung gestellt. In Summe war diese Abwicklung eine

Durchverrechnung und es entstanden keine Kosten und somit kein

Schaden für Unit F. Die beiden Aufträge mit einem Volumen von

jeweils 2.000,-- EUR (gesamt 4.000,-- EUR) wurden, durch dem

Kontrollamt vorliegende Vergleichsangebote, auf ihre Wirtschaft-

lichkeit hin geprüft.

KA I - 7-3/13 Seite 32 von 72

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, insbesondere Geschäfte mit Geschäftspartnern,

die zur Geschäftsführung ein Naheverhältnis haben, zeitnah und derart zu dokumentie-

ren, dass eine widmungsgemäße Verwendung der Subventionsmittel nachvollziehbar

ist.

7.1.2 Darüber hinaus fand das Kontrollamt in der stichprobenweisen Einschau u.a. auf

die Person X lautende Hotelrechnungen bzw. Reiserechnungen, die vom Verein Unit F

bezahlt wurden. Aufgrund der Zeit der Hotelaufenthalte - Hotelzimmer der gehobenen

Preisklasse jeweils an den Jahreswenden 2009 und 2010 - verblieben Zweifel hinsicht-

lich eines betrieblichen Zwecks dieser Übernachtungen.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich dabei um Aufenthalte zwecks

Abstimmungsarbeiten bei der Erstellung eines Magazins handelte.

Dazu war anzumerken, dass das erwähnte Magazin lediglich zweimal - und zwar im

Herbst/Winter 2009/10 und im Frühling/Sommer 2010 - erschien. Das Kontrollamt konn-

te aufgrund dieser Sachlage der Argumentation des Vereines Unit F zunächst nicht fol-

gen und sah diese daher als nicht geeignet an, den widmungsgemäßen Zweck dieser

Aufwendungen durchgängig glaubhaft zu machen. Im Rahmen der Abschlussbespre-

chung wies der Verein Unit F darauf hin, dass für das Jahr 2011 die Herausgabe eines

weiteren Magazins geplant war, welches mangels ausreichender Finanzierung nicht

zustande kam. Eine entsprechende Dokumentation dieser Erklärung wurde allerdings

nicht beigebracht.

Als weiteres Beispiel für den nicht zeitnahen Nachweis der widmungsgemäßen Ver-

wendung der zur Verfügung gestellten Geldmittel stellte das Kontrollamt im Rahmen der

Einschau die Kostenübernahme für eine Flugreise der Kreativdirektorin und der Per-

son X fest.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass es sich hiebei um eine Rechercherei-

se im Zusammenhang mit der London Fashion Week handelte.

KA I - 7-3/13 Seite 33 von 72

Vom Kontrollamt wurde darauf hingewiesen, dass es sich bei der Person X nicht um

einen Mitarbeiter des Vereines handelte und der Nutzen der Übernahme seiner Reise-

kosten für den Verein Unit F insofern unklar blieb.


Es wurden bei der Buchung der Flüge nur deswegen die Flugkos-

ten von der Person X übernommen, weil diese im Gegenzug die

Hotelkosten, die in etwa gleicher Höhe wie die Flugkosten waren,

zur Gänze getragen hat. Da dies über die Tatsache hinaus, dass

in der Unit F keine Hotelkosten gebucht wurden, nicht dokumen-

tiert ist, wurde vom Verein, um jeden Anschein einer nicht wid-

mungsgemäßen Verwendung von Vereinsvermögen für private

Zwecke zu vermeiden, dieser Betrag an die Person X verrechnet

und mittlerweile auch überwiesen. Eine Dokumentation der ge-

planten dritten Ausgabe des Magazins wurde dem Kontrollamt

gemeinsam mit dieser Stellungnahme übermittelt.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Reisespesen für Vereinsmitglieder und

vereinsfremde Personen zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel am

betrieblichen Zusammenhang und somit an der widmungsgemäßen Verwendung der

Subventionsmittel verbleiben.

7.1.3 Die Belegeinschau zeigte, dass der Verein Unit F im wiederholten Ausmaß Hono-

rare für Beratungsleistungen an Gesellschaften mit einer Nahebeziehung zur Person X

- ohne vorherige Einholung von Kostenvergleichsangeboten - bezahlte.

Dabei wurden z.B. pauschale Tagessätze in der Höhe von 1.000,-- EUR (exkl. USt) ak-

zeptiert und bezahlt. In einem anderen Fall wurden für die "strategische Beratung in

Positionierungs- und Gestaltungsfragen" für das zu diesem Zeitpunkt bereits zum vier-

ten Mal durchzuführende "festival for fashion & photography" in Summe 25.000,-- EUR

(exkl. USt) aufgewendet.

KA I - 7-3/13 Seite 34 von 72

Laut Angabe des Vereines Unit F wurde in diesem Fall kein Vergleichsangebot einge-

holt, weil der Verein Unit F die Möglichkeit hatte, einen umfassenden Positionierungs-

prozess für das "festival for fashion & photography" mittels eines Gegengeschäftes zu

finanzieren. Wäre diese Möglichkeit nicht gegeben gewesen, hätte diese Beratungstä-

tigkeit nicht stattfinden können.

Das Kontrollamt wies darauf hin, dass der Bedarf an externen Beratungsleistungen

schlüssig darzulegen und nachvollziehbar zu dokumentieren ist. Auf eine hinreichend

genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ist dabei stets zu achten, wobei

eine Vereinbarung von Pauschalhonoraren für Beratungsleistungen nicht geeignet ist,

den mit der Auftragserfüllung verbundenen Aufwand transparent darzustellen. Die Not-

wendigkeit einer externen Beratungsleistung und die diesbezüglichen Kosten-Nutzen-

Überlegungen sind immer zu dokumentieren. Die Einholung von Kostenvergleichsan-

geboten kann der Annahme von überhöhten Angeboten (wie z.B. überdurchschnittlich

hohe pauschalierte Tagessätze) entgegenwirken.


Unit F konnte diese Beratungsleistungen nur deswegen beauftra-

gen, weil im Gegenzug dazu Unit F einen Beratungsauftrag im

Auftragsvolumen von 30.000,-- EUR lukrieren konnte. Durch diese

Geschäftsgebarung konnte Unit F nicht nur inhaltlich wertvolle Be-

ratungsleistungen in Anspruch nehmen, sondern darüber hinaus

noch einen Erlös von 5.000,-- EUR lukrieren.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, diese grundlegenden Richtlinien bei der

Einholung von Beratungsleistungen zu beachten.

7.1.4 Die mangelnde Abgrenzung der verschiedenen Geschäftsbereiche durch die Ein-

beziehung von Personen mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung zeigte sich

z.B. weiters bei der Anschaffung einer hochwertigen Digitalkamera samt Zubehör. Die-

se wurde von der Person X beschafft und mit seiner privaten Kreditkarte bezahlt. Im

Anschluss wurden ihm die Kosten vom Verein Unit F ersetzt. Die Anschaffungskosten

KA I - 7-3/13 Seite 35 von 72

der Kamera wurden zunächst auf das Verrechnungskonto der A OG und erst im Folge-

jahr 2011 auf das Anlagenkonto des Vereines Unit F gebucht. Bei der vom Kontrollamt

durchgeführten Inventarkontrolle in den Räumlichkeiten des Vereines Unit F, die auch

von der A OG mitbenutzt wurden, wurde diese Kamera vorgefunden.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf eine durchgehend eindeutige Trennung

der verschiedenen Geschäftssphären zu achten.

7.1.5 Im Rahmen der Stichprobe stellte das Kontrollamt u.a. auch verschiedene Ge-

schäftsfälle mit Verwandten der Kreativdirektorin fest.

Diese Leistungen beruhten ausschließlich auf mündlichen Verträgen.

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, generell - insbesondere aber bei Geschäftsfällen

mit Geschäftspartnern mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung - aus Gründen

der Nachvollziehbarkeit die Verträge ausschließlich in Schriftform abzuschließen.

7.2 Kostenvergleichsangebote

7.2.1 Im Zuge der stichprobenweisen Einschau wurde festgestellt, dass Beschaffungen

bzw. die Vergabe von Leistungen z.T. ohne Einholung von Kostenvergleichsangeboten

erfolgten bzw. diese nicht dokumentiert wurden.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Erstellung von Richtlinien für Beschaf-

fungen und die Vergabe von Leistungen auszuarbeiten. Ab einem bestimmten An-

kaufswert, dies könnte z.B. der steuerliche Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter in

der Höhe von 400,-- EUR sein, sollten zwingend mindestens zwei Angebote eingeholt

und dokumentiert werden. Bei dieser Betragsgrenze wäre lediglich eine vertretbare An-

zahl von Geschäftsfällen von dieser Regelung betroffen, womit kein unwirtschaftlicher

Administrationsaufwand entstehen würde.

Aus präventiven Zwecken sollte in den Richtlinien auch festgelegt werden, dass eine

Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen von Rechnungsbeträgen auf mehrere

KA I - 7-3/13 Seite 36 von 72

Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw.

von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizule-

gen.


Hiebei handelte es sich um die Erstellung einer Studie, die durch

eine Förderung einer Wirtschaftsförderstelle unterstützt wurde.

Sämtliche Fremdkosten (somit auch die in Anspruch genommenen

Beratungskosten) waren durch diese Förderung finanziert. Bei der

Konzeption des Studienprojektes war die Beteiligung eben dieser

beiden Gesellschaften mit der fördernden Stelle vereinbart (so-

wohl was die Wahl der beratenden Unternehmen wie auch die

Höhe des Beratungshonorars angeht), was auch im Annex des

Förderungsvertrages, der dem Kontrollamt vorliegt, eindeutig aus-

gewiesen ist. Somit war hier die Einholung eines Vergleichsange-

botes obsolet, weil die Beauftragung eines anderen Beraters, ab-

gesehen von der speziellen fachlichen Qualifikation, die hier im In-

teresse des Förderungsgebers war, auch einen Bruch des Förde-

rungsvertrages dargestellt hätte.


Die Feststellungen des Kontrollamtes bezogen sich auf andere Beschaf-

fungsvorgänge bzw. Leistungsvergaben, die ohne Einholung von Kostenver-

gleichsangeboten erfolgten.

7.2.2 Hinsichtlich der Neugestaltung der Website des Vereines wurden zwei Angebote

eingeholt und dem Kontrollamt vorgelegt, wobei jedoch nicht das preisgünstigere, son-

dern das teurere Angebot gewählt wurde.

Vom Verein Unit F wurde die Nichtbeauftragung des preisgünstigeren Anbieters mit der

Nichterfüllung einer wesentlichen Anforderung begründet.

KA I - 7-3/13 Seite 37 von 72


Ein Vergleichsangebot wurde eingeholt, allerdings konnte die

Kompetenz der technischen Umsetzung in der benötigten Qualität

und komplexen Funktionen (Übernahme der gesamten Unit F

Adressdatenbank, Verknüpfung der Unit F Website mit Förde-

rungsdatenbank, Adressdatenbank und Online-Einreichung) nur

von der letztlich gewählten Firma auch mit entsprechenden Refe-

renzen belegt werden (Programmierung der departure Website mit

dem Tool der Online-Einreichung). Das Vergleichsangebot sieht

die meisten Funktionen dementsprechend nicht in der benötigten

Qualität vor und war nur aus diesem Grund günstiger.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Einholung von Kostenver-

gleichsangeboten die Leistungsbeschreibungen jedenfalls so exakt zu formulieren, dass

vergleichbare Kostenangebote eingeholt werden können. Bei sodann noch immer be-

stehenden Unterschieden zwischen verschiedenen Angeboten sollten diese ausrei-

chend dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn in der Folge das teurere Ange-

bot ausgewählt wird.

7.3 Mangelnde zweckmäßige bzw. sparsame Verwendung der Subventionsmittel

Die mangelnde Abgrenzung des Vereinsbereichs vom Privatbereich der Geschäftsfüh-

rung zeigte sich in einer Vielzahl von Geschäftsfällen.

7.3.1 So ließ sich ein Mitglied der Geschäftsführung ein Privattraining in einem Fitness-

studio in der Höhe von 183,33 EUR (exkl. USt) vom Verein Unit F bezahlen.

Eine Vielzahl an Kleinbetragsrechnungen ließ nach Ansicht des Kontrollamtes nach der

Art der gekauften Produkte - so wurden u.a. Waschmittel, Delikatess-Gurken, Creme-

spinat, Avocados, Süßigkeiten usw. erworben - eher auf einen Kauf für einen Privat-

haushalt als auf einen betrieblichen Zweck schließen.

KA I - 7-3/13 Seite 38 von 72

Befragt nach dem betrieblichen Zusammenhang dieser Aufwendungen wurde vom Ver-

ein Unit F angegeben, dass diese Zahlungen auf das Verrechnungskonto des Mitglie-

des der Geschäftsführung gebucht wurden und somit den Verein nicht belasteten.

Dazu war vom Kontrollamt zu bemerken, dass die Verrechnungsforderung des Vereines

Unit F gegen das betroffene Mitglied der Geschäftsführung im Prüfungszeitraum von rd.

2.457,-- EUR im Jahr 2009 auf rd. 10.196,-- EUR im Jahr 2011 kontinuierlich anstieg,

was einem permanenten zinsenlosen Darlehen ohne jegliche erkennbare Tilgungs-

schritte nahe kam.

Für das Kontrollamt stellte sich die Frage nach der Werthaltigkeit dieser offenen Ver-

rechnungsforderung. Aufgrund der festgestellten mangelnden Abgrenzung zwischen

Vereinsbereich und Privatbereich konnte nicht gesagt werden, ob die bestehenden For-

derungen auch jemals eingefordert worden wären.

Auch wenn letztlich durch die Erfassung der erwähnten privaten Ausgaben auf einem

Verrechnungskonto des Vereines gegen das Mitglied der Geschäftsführung, formal dem

Verein (bisher) kein Schaden entstand, war für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar,

weshalb diese privaten Ausgaben überhaupt in die Vereinsgebarung Eingang fanden

und nicht ausschließlich in der Privatgebarung verblieben.


Der Verein wurde durch diese Vorgehensweise insofern nicht be-

lastet, als aufgrund der Dienstverträge des Geschäftsführers und

der Kreativdirektorin aufgrund niedriger Grundgehälter ein Anrecht

auf Provisionsausschüttung bei Akquisition von Sponsorengeldern

bestand. Dieser Anspruch summierte sich allein in den Jahren

2009 und 2010 auf insgesamt rd. 71.000,-- EUR. Da dem Ge-

schäftsführer und der Kreativdirektorin die Vereinstätigkeit und die

inhaltliche Qualität des Programms allerdings sehr am Herzen la-

gen, wurde diese Forderung (die im Übrigen auch nicht verzinst

wurde!) an den Verein bisher nicht geltend gemacht. Zusätzlich

KA I - 7-3/13 Seite 39 von 72

dazu verzichteten der Geschäftsführer und die Kreativdirektorin

wiederholt und in nicht unerheblichem Ausmaß auf Auszahlung ih-

res vertraglich vereinbarten Gehalts und haben vorübergehend für

den Verein ehrenamtlich bzw. im Rahmen einer geringfügigen Be-

schäftigung gearbeitet - ebenfalls im Sinn der Sparsamkeit und um

die Fortführung einer inhaltlich hochwertigen Arbeit trotz niedriger

Gesamtbudgets zu ermöglichen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Bezahlung von privaten Ausgaben aus

Vereinsgeldern strikt zu unterlassen.

7.3.2 Ferner übernahm der Verein Unit F die Umbuchungskosten für einen Urlaubsflug

auf die Insel Ibiza. Mit dieser Feststellung konfrontiert wurde vom Verein Unit F dazu

angegeben, dass aufgrund eines betrieblichen Notfalls eine Verschiebung der bereits

geplanten Urlaubsreise erforderlich war und deswegen die Umbuchung vom Verein be-

zahlt wurde. Unterlagen über den behaupteten betrieblichen Notfall wurden dem Kon-

trollamt nicht vorgelegt.

Auch die vom Kontrollamt im Rahmen der stichprobenweisen Einschau festgestellte

Konsumation aus der Mini Bar, SPA-Leistungen und Room Service in einem Hotel

durch ein Mitglied der Geschäftsführung und eine weitere Person war für das Kontroll-

amt nicht mit dem bei der Verwendung öffentlicher Geldmittel geltenden Grundprinzip

der Zweckwidmung der Subventionsmittel vereinbar. Nach Angabe des Vereines Unit F

war eine Weiterverrechnung der betreffenden Kosten an die vereinsfremde Person vor-

gesehen, fand aber irrtümlicherweise nicht statt. Im Zuge der Prüfung erfolgte eine Wei-

terverrechnung eines Teilbetrages der angefallenen Kosten. Warum diese Weiterver-

rechnung nur für einen Teil der gesamten Rechnung stattfand, war mangels entspre-

chender Angaben oder Unterlagen für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar.

Außerdem war festzustellen, dass hochpreisige Kleidungsstücke vom Verein ange-

schafft wurden. So wurde vom Verein z.B. ein Herrenanzug samt Änderungskosten in

der Höhe von 799,-- EUR angeschafft. Laut Angabe des Vereines Unit F dienten diese

KA I - 7-3/13 Seite 40 von 72

Ankäufe der Ausstattung der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter und einer Anschaffung

im Rahmen des Fundus für Fotostyling. In diesem Zusammenhang wies das Kontroll-

amt darauf hin, dass die Ausstattung der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter, auch wenn

es sich um einen Modeverein handelt, nicht vom Vereinszweck mitumfasst ist. Vom

Verein Unit F wurde nachträglich dazu angegeben, dass die Anschaffung dieses Anzu-

ges ursprünglich durch den Verein Unit F erfolgte. Da der Anzug aber für den Verein A

benötigt wurde, wurden die Kosten diesem weiterverrechnet.

Weiters wurde im Zuge der stichprobenweisen Einschau u.a. die Bezahlung einer Ano-

nymverfügung wegen eines Verstoßes gegen die StVO. 1960 festgestellt. Befragt nach

dem betrieblichen Zusammenhang gab der Verein Unit F an, dass es sich um eine

Fahrt im Zuge einer Beratungstätigkeit gehandelt hätte. Das Kontrollamt wies darauf

hin, dass die Bezahlung einer Verkehrsstrafe - auch wenn diese, wie behauptet, anläss-

lich einer dienstlichen Fahrt verursacht wurde - grundsätzlich von der Verursacherin

bzw. dem Verursacher privat zu bezahlen ist. Im Zuge der Prüfung legte der Verein Unit

F einen Nachweis über die Refundierung vor.

Bei der weiteren Einschau in die Buchhaltung des Vereines Unit F wurde festgestellt,

dass eine Vielzahl an Fahrtickets der ÖBB mit dem stets gleichen Fahrziel, rd. 150 km

von Wien entfernt, bzw. die entsprechenden Retourfahrten nach Wien zurück, verrech-

net wurden. Diese Fahrten fanden - soweit im Rahmen der Stichprobe festgestellt -

ausschließlich an Wochenenden statt. Der Reisezeitraum an den Wochenenden und

die wiederholten Fahrten ließen nach Ansicht des Kontrollamtes einen privaten Zweck

dieser Aufwendungen als möglich erscheinen. Vom Verein Unit F wurde dazu angege-

ben, dass eine Mitarbeiterin des Vereines unterstützt wurde, die aufgrund der Erkran-

kung ihres Vaters pendeln musste, da sie andernfalls ihren verantwortungsvollen Job

nicht mehr im gleichen Ausmaß ausüben hätte können.


Zu den vom Verein übernommenen Umbuchungskosten ist ergän-

zend zu sagen, dass die Umbuchung so erfolgte, dass der Urlaub

1. später angetreten und 2. früher beendet wurde (ohne für die

KA I - 7-3/13 Seite 41 von 72

entfallenen Urlaubstage eine Entschädigung in irgendeiner Form

zu erhalten). Beim betrieblichen Notfall handelte es sich um die

drohende Absage eines Hauptsponsors mit einem Volumen von

ca. 45.000,-- EUR, was eine Übernahme der im Vergleich zu ei-

nem Totalausfall relativ geringen Umbuchungskosten gerechtfer-

tigt erscheinen ließ.

Zum angekauften Anzug ist zu sagen, dass dieser 1. an den Ver-

ein A weiterbelastet wurde, da er im Zusammenhang mit dessen

Tätigkeit Verwendung fand und 2. dass, auch wenn dies vom Kon-

trollamt anders gesehen wird, ein Mitarbeiter und somit Repräsen-

tant einer Organisation, die Kompetenz im Bereich höchstwertiger

Designermode vermitteln soll, in unmittelbarer Ausübung seiner

Tätigkeit einen gewissen höherwertigen Bekleidungsstil entspre-

chen sollte.

Die Weiterverrechnung eines Teilbetrages in der Höhe von 193,82

EUR erfolgte, da es sich hier um Aufwände handelte, die nicht in

unmittelbarem Zusammenhang mit der Erbringung der vereinbar-

ten Leistung handelte. Alle anderen Aufwände entstanden in un-

mittelbarem Zusammenhang mit der Realisierung des Projektes

Austrian Fashion Showcase Shanghai. Eine Übernahme von Ver-

pflegungsspesen war vereinbart.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, derartige, mit dem Prinzip der Zweckwid-

mung der Subventionsmittel möglicherweise nicht vereinbare Ausgaben zu unterlassen

bzw. die erforderlichen Begründungen auf den Belegen zeitnah zu vermerken.

7.3.3 Weiters schien die Höhe der Aufwendungen für Geschäftsessen nicht im Einklang

mit dem Geschäftsumfang und dem Geschäftszweck des Vereines Unit F zu stehen.

KA I - 7-3/13 Seite 42 von 72

So ergab eine Auswertung des Kontrollamtes alleine anhand der Buchungstexte für das

Jahr 2009 Aufwendungen für Geschäftsessen in der Höhe von rd. 6.300,-- EUR (exkl.

USt) und für das Jahr 2010 in der Höhe von rd. 3.600,-- EUR (exkl. USt). Für das Jahr

2011 konnte eine derartige näherungsweise Auswertung infolge der in diesem Jahr un-

klareren Buchungstexte nicht mehr mit ausreichender Sicherheit erfolgen. Im Rahmen

der stichprobenweisen Prüfung durch das Kontrollamt wurde keine vollständige Erfas-

sung aller Geschäftsessen vorgenommen. Beinahe sämtliche eingesehenen Ge-

schäftsessen fanden in unmittelbarer Nähe des Vereinssitzes bzw. der Wohnadresse

des Geschäftsführers statt.

Auf den Bewirtungsbelegen waren weder der Zweck, die teilnehmenden Personen noch

eine Zuordnung zu den Projekten angegeben.

Auch in Einzelfällen zeigte sich eine wenig sparsame Gebarung bzw. eine mangelnde

zweckmäßige Verwendung der Subventionsmittel. So beanstandete das Kontrollamt

u.a. die Konsumation einer 0,75 l Flasche Champagner als unverhältnismäßig für einen

mit öffentlichen Geldmitteln unterstützten Verein. In einem anderen Fall ließ sich der

Verein Aufstrichbrote und Sandwiches vom 1. Wiener Gemeindebezirk an die Be-

triebsadresse im 6. Wiener Gemeindebezirk - zu einem entsprechend hohen Preis -

zustellen.

Wiederholte Besuche bei einer Fastfood-Kette in den Abendstunden ließen nach An-

sicht des Kontrollamtes keinen unmittelbaren Zusammenhang zum Förderungszweck

vermuten.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass die Geschäftsessen hauptsächlich der

Sponsorenakquise dienten. Zusätzlich wurde auch das Team immer wieder zum Zweck

der Motivation und Team-Building zum Essen eingeladen. Im Sinn der Wirtschaftlichkeit

war dies die günstigere Methode im Vergleich zu einer Erhöhung der geringen Gehälter.

Die vom Kontrollamt festgestellten Rechnungen einer Fastfood-Kette in den Abend-

stunden wurden mit der Versorgung des Teams bei Arbeiten nach den Bürozeiten be-

gründet.

KA I - 7-3/13 Seite 43 von 72

Weiters wurde zu einer Rechnung über eine Konsumation in einem Café vom Verein

Unit F angegeben, dass es sich hiebei um eine geschäftliche Besprechung handelte,

was nach Ansicht des Kontrollamtes hinsichtlich der Speisen- und Getränkefolge - ein

Paar Würstel, ein Seidel Bier und eine Melange - nicht der Lebenserfahrung entsprach,

aber freilich auch nicht gänzlich ausgeschlossen werden konnte.

Eine andere Rechnung wies z.B. einen Einkauf einer Packung Ravioli in der Höhe von

2,69 EUR aus. Dazu wurde vom Verein Unit F angegeben, dass es sich hiebei um ein

Mitarbeiterinnen- bzw. Mitarbeiteressen handelte.

Unter Außerachtlassung der Begründungen wurde der Verein Unit F darauf hingewie-

sen, dass die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern zu unterlassen ist.

Bei jedem Bewirtungsbeleg sind der Zweck und die teilnehmenden Personen zwingend

anzugeben. Außerdem ist eine Zuordnung zu den Projekten vorzunehmen. Eine Doku-

mentation hat zeitnah so zu erfolgen, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen

Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.

Darüber hinaus war für das Kontrollamt auch die jährliche Höhe der entsprechenden

Aufwendungen für Geschäftsessen nicht nachvollziehbar.


Der Verein Unit F verfügt über ein großes nationales und internati-

onales Netzwerk an Expertinnen bzw. Experten und Unterstütze-

rinnen bzw. Unterstützern, die zum großen Teil für ihren Arbeits-

einsatz - außer der Übernahme von Reisekosten bei internationa-

len Gästen - keinerlei Aufwandsentschädigung erhalten. Da es

sich dabei zum Großteil um Persönlichkeiten handelt, die norma-

lerweise - würden zu ihnen nicht so gute und lange gepflegte Kon-

takte bestehen - hohe Honorare für ihre Tätigkeiten in Rechnung

stellen, erschien es dem Verein zweckmäßig und sparsam, diesen

Gästen, genauso wie Sponsorinnen bzw. Sponsoren und Partne-

KA I - 7-3/13 Seite 44 von 72

rinnen bzw. Partnern, die die Vereinstätigkeit finanziell oder ideell

unterstützen, mit entsprechender Gastlichkeit zu begegnen.

Die im Detail als unverhältnismäßig kritisierte Flasche Champag-

ner und Brötchen aus dem 1. Wiener Gemeindebezirk waren ein

Dankeschön und Verpflegung einer Runde aus internationalen

Expertinnen bzw. Experten, die sich bereit erklärten, unentgeltlich

für die Teilnahme an einer Jurysitzung nach Wien zu reisen.

Auch erschien es angebracht, Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter,

die bei niedrigem Gehalt und ohne eine Abgeltung von geleisteten

Überstunden zu erhalten, wenigstens fallweise zu verpflegen,

wenn auch bei einem Fast-Food-Restaurant.

Die Koinzidenz, dass sich die Lokale in der Nähe des Vereinssit-

zes bzw. in der Nähe des Wohnsitzes des Geschäftsführers befin-

den, ergibt sich aus der Tatsache, dass der Wohnsitz des Ge-

schäftsführers sich in unmittelbarer Nähe zum Vereinssitz befin-

det.

7.3.4 Ferner stellte das Kontrollamt im Rahmen seiner stichprobenweisen Einschau

fest, dass auch bei anderen Geschäftsfällen der betriebliche Zusammenhang unmittel-

bar aufgrund der Belegdokumentation nicht erkennbar war.

So erwarb der Verein Unit F in einem Elektronikmarkt einen Staubsauger und in zwei

Fällen der Stichprobe iTunes Karten zum Download von Musik. Abgesehen davon, dass

der Erwerb einer iTunes Karte nur schwer einen Zusammenhang mit der geförderten

Tätigkeit erkennen ließ, war es auch bemerkenswert, dass der Staubsauger und eine

iTunes Karte in der Stadt Steyr - immerhin rd. 160 km von der Betriebsstätte des Verei-

nes entfernt - gekauft wurden. Bei der Abschlussbesprechung brachte der Verein Unit F

eine Erklärung bei, die allerdings zeitnah nicht dokumentiert wurde.

KA I - 7-3/13 Seite 45 von 72

Da es für das Kontrollamt fragwürdig erschien, einen handelsüblichen Staubsauger rd.

160 km von seinem geplanten Einsatzort entfernt zu kaufen, wurde eine unvermutete

Inventarprüfung durchgeführt, wobei dieses Gerät im Betrieb nicht aufgefunden werden

konnte. Da keine Inventaraufzeichnungen bzw. Vermerke beim Ausscheiden von Sach-

gütern geführt wurden, konnte auch kein Rückschluss auf den Verbleib dieses Gerätes

gewonnen werden.

Nach Angabe des Vereines Unit F wurde dieser Staubsauger bereits vor dieser Inven-

tarprüfung ausgeschieden. Dazu war vom Kontrollamt zu bemerken, dass der Kauf des

Staubsaugers am 20. April 2011 erfolgte und die Inventarprüfung am 20. März 2013

stattfand. Bei Zutreffen dieser Angaben wäre zu vermuten gewesen, dass innerhalb der

zweijährigen Gewährleistungsfrist gegenüber dem Verkäufer die gesetzlich zustehen-

den Gewährleistungsansprüche geltend gemacht worden wären, was aber letztlich nach

der Sachlage nicht erfolgte.

Bemerkenswert erschien in diesem Zusammenhang, dass sich unter den eingesehenen

Belegen auch Rechnungen desselben Elektronikmarktes in Steyr bzw. eines Möbelver-

kaufshauses in der Nähe von Steyr, in Haid/Ansfelden, befanden.

Hinsichtlich der iTunes Karte wurde in einem Fall angegeben, dass diese für die Mode-

schauen im Rahmen des Festivals gekauft wurde.

Diese Aussage widersprach jedoch der damaligen buchhalterischen Erfassung des

Kaufes auf dem Konto "Freiwilliger Sozialaufwand" mit dem Buchungstext "Geschenk",

weswegen die nunmehrige Aussage dem Kontrollamt zweifelhafter erschien, als die

damalige zeitnahe Angabe bei der Verbuchung.


Dass ein Staubsauger und andere geringwertige Güter rd. 160 km

vom geplanten Einsatzort entfernt angeschafft wurden, ergibt sich

aus der Tatsache, dass der Geschäftsführer in seiner Freizeit die-

se für den Verein zeitnah notwendigen Anschaffungen getätigt hat,

KA I - 7-3/13 Seite 46 von 72

weil dies während der Arbeitszeit zeitlich nicht möglich war, und

dieser sich zufällig an seinem Geburtsort befand. Daraus ergibt

sich jedoch nicht, dass die Aufwendung dem privaten Bereich zu-

zuordnen ist. Zur Nichtinanspruchnahme der Gewährleistungsan-

sprüche sei gesagt, dass dieser Staubsauger (Kaufpreis 89,90

EUR) durch eigenes Verschulden und nicht durch Herstellungs-

mängel, für die der Händler zur Verantwortung zu ziehen gewesen

wäre, beschädigt und somit ausgeschieden wurde. Mit der gekauf-

ten iTunes Karte wurde Musik für die Verwendung für Mode-

schauen, die während des Festivals stattfanden, angeschafft. Die

Verbuchung als Geschenk im freiwilligen Sozialaufwand war of-

fensichtlich ein Irrtum, die Anschaffung an sich ist jedoch keines-

wegs dem privaten Bereich zuzuordnen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Geschäftsfälle zeitnah und derart zu

dokumentieren, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Sub-

ventionsmittel verbleiben.

7.3.5 Der Verein Unit F kaufte lt. Anlageverzeichnis des Jahresabschlusses 2009 in der

Zeit von Mai 2007 bis Jänner 2009 insgesamt zwölf Laptops mit einem Gesamtwert in

der Höhe von rd. 11.500,-- EUR (exkl. USt). Im Jahr 2009 hatte der Verein nach eigener

Angabe acht Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter (inkl. der Geschäftsführung). Nach An-

gabe des Vereines Unit F waren jene Laptops, die die Zahl der permanenten Vereins-

mitarbeiterinnen bzw. Vereinsmitarbeiter übertrafen, für Praktikantinnen bzw. Praktikan-

ten vorgesehen.

Die Ausstattung mit EDV-Geräten in Relation zur Anzahl der Mitarbeiterinnen bzw. Mit-

arbeiter kann nach Ansicht des Kontrollamtes allerdings nicht als sparsame Verwen-

dung von Subventionsmitteln angesehen werden.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Beschaffung von Betriebsmitteln nur in

einem unbedingt erforderlichen Ausmaß vorzunehmen.

KA I - 7-3/13 Seite 47 von 72

7.3.6 Nach den vorgelegten Unterlagen kam es im Jänner 2009 zu einem Einbruch in

die Räumlichkeiten des Vereines Unit F, bei dem u.a. verschiedene Laptops gestohlen

wurden. Diese als gestohlen gemeldeten Laptops waren noch im AfA-Verzeichnis des

Jahresabschlusses 2011 ausgewiesen, obwohl sie tatsächlich nicht mehr vorhanden

waren.

In diesem Zusammenhang führte das Kontrollamt eine unvermutete Inventarprüfung

durch, wobei - bis auf den bereits erwähnten Staubsauger und einen Laptop - die lt.

AfA-Verzeichnis stichprobenweise ausgewählten Geräte aufgefunden wurden. Es war

jedoch zu bemerken, dass infolge der nicht aktuellen Inventaraufzeichnungen bzw. In-

ventarkennzeichnungen der Geräte eine große Unsicherheit bei der Zuordnung der

Aufzeichnungen zu den tatsächlich vorhandenen Geräten bestand. Auch hier zeigten

sich die durch die bereits erwähnte Sphärenvermischung entstandenen Abgrenzungs-

probleme, da während der Inventarprüfung selbst dem Geschäftsführer nicht klar war,

ob die im Betrieb befindlichen Desktop-PCs vom Verein Unit F, vom Verein A oder von

der A OG angekauft wurden.


Im Zeitraum der Anschaffung der Computer wurde im Büro von

Unit F zweimal (in den Jahren 2008 und 2009) eingebrochen (da-

nach wurde eine Alarmanlage angeschafft, seither kam es zu kei-

nem Einbruch mehr), insofern war es erforderlich, mehrere Er-

satzcomputer anzuschaffen (die allesamt durch die Versiche-

rungsentschädigung finanziert werden konnten). Es wurde dabei

bei einem Laptop offenbar übersehen, diesen aus dem Anlagen-

verzeichnis zu streichen. Darüber hinaus ist festzustellen, dass

Unit F neben seinen bezahlten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern

auch laufend mit unbezahlten Praktikantinnen bzw. Praktikanten

arbeitete, für die natürlich zumindest ein Computer zur Verfügung

gestellt werden musste.

KA I - 7-3/13 Seite 48 von 72

Abgesehen davon ist die Zuordnung der Geräte durch die ent-

sprechenden Rechnungen und die Auflistung im Anlagenverzeich-

nis sehr wohl eindeutig nachzuvollziehen (abgesehen von der Tat-

sache, dass zum Zeitpunkt der Anschaffung weder der Verein A

noch die A OG überhaupt existierte).


Nach Ansicht des Kontrollamtes legten die Produktbezeichnungen bzw. die

Anschaffungsdaten im Anlagenverzeichnis sowie in der Verlustanzeige nahe,

dass mehrere der gestohlenen Laptops nicht aus dem Anlagenverzeichnis

ausgetragen wurden.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das AfA-Verzeichnis immer aktuell zu hal-

ten.

7.3.7 Festgestellt wurde im Rahmen der Stichprobe ferner, dass die angebotenen Liefe-

rantenskonti nicht ausgenutzt wurden. Nach Angabe des Vereines Unit F lag dies da-

ran, dass aus Kostengründen keine taggenaue Buchhaltung möglich war, weswegen

einige Skonti nicht genutzt werden konnten.

Das Kontrollamt stellte dazu fest, dass die Nichtausnutzung der Lieferantenskonti die

teuerste Form der Finanzierung darstellt. So bedeutet z.B. der Verzicht eines angebo-

tenen Skontoabzugs von 3 % bei Bezahlung innerhalb von acht statt 30 Tagen eine

Verzinsung von rd. 50 % Jahreszinssatz. Eine durchgehende Nutzung der angebotenen

Skonti wäre aufgrund der (Kassen-)Liquiditätssituation des Vereines sehr wohl möglich

gewesen. Die Höhe der nicht ausgenutzten Skonti konnte vom Kontrollamt aus der

Buchhaltung nicht ermittelt werden, da die Verbuchung nach der sogenannten Prakti-

kermethode nur im Fall der Inanspruchnahme als "Skontoertrag" erfolgte.

Zu erwähnen war darüber hinaus, dass die Magistratsabteilung 7 in ihren Subventions-

bedingungen ausdrücklich festhält, dass Skonti in Anspruch zu nehmen sind.

KA I - 7-3/13 Seite 49 von 72


Aus Kostengründen war die Buchhaltung ausgelagert (bis Ende

des Jahres 2010 an die Steuerberatung und seit dem Jahr 2011

an eine externe Buchhalterin). Dem Verein wären allerdings durch

eine taggenaue Buchhaltung, wie sie nur von einer internen Fix-

kraft erledigt werden kann, definitiv höhere Kosten entstanden, als

durch die nicht genützten Skonti eingespart hätten werden kön-

nen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, für die notwendige organisatorische Be-

handlung der Eingangsrechnungen zu sorgen, damit die Skontofristen optimal ausge-

nützt werden können.

7.4 Mangelhafte Dokumentation

7.4.1 Bei den im Rahmen der Stichprobe eingesehenen Honorarnoten war zu bean-

standen, dass diese immer wieder formelle Mängel wie z.B. ungenügende Leistungsbe-

schreibungen, fehlende Angabe des Leistungsumfanges aufwiesen.

Dazu stellte das Kontrollamt fest, dass Honorarnoten für eine nachvollziehbare Abrech-

nung und Prüfung das Datum der Ausstellung, den Namen, die Adresse der Ausstellen-

den bzw. des Ausstellenden, die Rechnungsadressatin bzw. den Rechnungsadressa-

ten, den Leistungszeitraum, die Art der Leistung, den Leistungsumfang und den Zah-

lungsvermerk enthalten müssen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, vor der Bezahlung von Honorarnoten auf

diese unabdingbaren Punkte zu achten.

7.4.2 Bei der Belegeinschau war weiters festzustellen, dass bei den Reisekostenab-

rechnungen der betriebliche Zusammenhang nicht ausreichend auf den Belegen doku-

mentiert war.

KA I - 7-3/13 Seite 50 von 72

Auf Verlangen des Kontrollamtes wurde vom Verein Unit F eine Aufstellung der einzel-

nen Reisen samt Reiseziel, der teilnehmenden Personen, des Reisezwecks und des

Beginn- und Endedatums vorgelegt.

Die in dieser Aufstellung angegebenen z.T. allgemein gehaltenen Begründungen wie

z.B. "Networking Rom" boten jedoch für das Kontrollamt z.T. mangels weiterer Angaben

bzw. Unterlagen keine zwingenden Rückschlüsse auf einen betrieblichen Zusammen-

hang.

Nach der Schlussbesprechung übermittelte der Verein Unit F dem Kontrollamt erneut

eine Reisekostenaufstellung mit weiteren, ergänzenden Kommentaren.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den betrieblichen Zusammenhang von

Reisen jedenfalls zeitnah zu dokumentieren.

7.4.3 Im Rahmen der Durchsicht der Buchhaltungsunterlagen fiel eine Vielzahl von Ta-

xirechnungen mit Rechnungsbeträgen von rd. 5,-- EUR bis 15,-- EUR auf. Eine nähe-

rungsweise Zusammenzählung anhand der Buchungstexte in der Buchhaltung ergab für

das Jahr 2009 rd. 3.000,-- EUR (exkl. USt) für vorwiegend Taxifahrten (ohne Taxirech-

nungen Ausland) und einige Fahrscheine. Für das Jahr 2010 ergab sich dabei ein Be-

trag von rd. 3.500,-- EUR (exkl. USt). Für das Jahr 2011 konnte eine derartige nähe-

rungsweise Auswertung infolge der in diesem Jahr unklareren Buchungstexte nicht

mehr mit ausreichender Genauigkeit erfolgen.

Aufgrund der geringen Einzelbeträge konnte es sich dabei offensichtlich nur um relativ

kurze Fahrten handeln, womit sich die Frage ergab, warum in dem mit öffentlichen Ver-

kehrsmitteln sehr gut erschlossenem Stadtgebiet von Wien für so kurze Fahrten ein Ta-

xi gewählt wurde. Auch hier konnte aufgrund der mangelnden Dokumentation das Vor-

liegen privat veranlasster Fahrten nicht ausgeschlossen werden.

KA I - 7-3/13 Seite 51 von 72

Der Verein Unit F gab dazu an, dass die Taxifahrten zur raschen Erledigung der vielen

Termine notwendig gewesen wären und u.a. von Geschäftspartnerinnen bzw. Ge-

schäftspartnern in Anspruch genommen wurden.

Zu bemerken war, dass nach Ansicht des Kontrollamtes bei Benützung öffentlicher Ver-

kehrsmittel - ausgehend vom verkehrsgünstigen Vereinssitz - nach der Lebenserfah-

rung jedenfalls eine rasche Termineinhaltung möglich ist. Darüber hinaus erschien die

Höhe der jährlichen Taxirechnungen dem Geschäftsumfang des Vereines Unit F nicht

angemessen.

Im Hinblick darauf, dass öffentliche Verkehrsmittel in den meisten Fällen als Transport-

mittel benutzt werden können, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, aus Grün-

den der Sparsamkeit nur in begründeten Ausnahmefällen Taxileistungen in Anspruch zu

nehmen und dies entsprechend zu dokumentieren. Diese zeitnahe Dokumentation soll-

te den Zweck der Fahrt, den Ort des Fahrtantrittes, das Fahrtziel und die beförderte(n)

Person(en) enthalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

7.4.4 Im Rahmen seiner Stichprobe fielen dem Kontrollamt auch wiederholt Tankrech-

nungen ohne angegebene Begründungen auf. Da der Verein Unit F selbst kein Kfz be-

saß, stellte sich die Frage, inwieweit diese Tankrechnungen in einem betrieblichen Zu-

sammenhang standen.

Vom Verein Unit F wurde dazu angegeben, dass die Kreativdirektorin ihren eigenen

Pkw immer wieder für betriebliche Fahrten zur Verfügung stellte, aber keine entspre-

chenden Fahrtenbücher geführt wurden.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Tankrechnungen nur bei Angabe einer

ausreichenden Begründung und auf Grundlage von zeitnahen Fahrtenbüchern zu be-

zahlen. Generell ist eine klare Regelung bzgl. des Spesen- und Aufwandersatzes zu

schaffen.

KA I - 7-3/13 Seite 52 von 72

7.5 Feststellungen zur Buchhaltung

Hinsichtlich der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung waren

folgende Mängel festzustellen:

7.5.1 Auf einem großen Teil der zugrunde liegenden Belege fehlten die Kontierungs-

vermerke, was die Zuordnung zu den entsprechenden Buchungen erschwerte.

Von der steuerlichen Vertretung des Vereines Unit F wurde dazu angegeben: "Die Vor-

kontierung von Belegen ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch heutzutage mehr üb-

lich. Durch moderne EDV-Buchhaltung ist die Auffindbarkeit von Belegen und Buchun-

gen durch Suchfunktionen unterstützt, ein handschriftlicher Vermerk auf dem Beleg ist

damit überflüssig geworden."

Dazu wies das Kontrollamt auf die diesbezüglichen Literaturmeinungen hin "Aus jedem

Beleg muss ersichtlich sein, WANN, WO und WIE er verbucht wurde" (Buchhaltungs-

und Bilanzierungshandbuch, Bertl/Deutsch/Hirschler, 5. Auflage, S. 27); "Jede in der

Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben erfasste Bewegung muss auf den aufge-

zeichneten Geschäftsfall nachweisenden Beleg referenziert sein, Grundsatz der Nach-

vollziehbarkeit (Thunshirn, Rechnungslegung der Vereine, 3. Auflage, Kapitel 8, Rz.

749); "Folgende Angaben müssen nachweisbar sein: -> … Kontierung …" (Torggler in

Straube, UGB II/RLG § 190 Rz. 33); "Ein Beleg muss spätestens zum Buchungszeit-

punkt folgende Angaben enthalten: …, Bei Buchung des Geschäftsvorfalls sind folgen-

de Angaben zu ergänzen: a) Kontierung …" (KFS/DV 1, Kammer der Wirtschaftstreu-

händer, Rz. 27 und 28).

Auch aus Gründen des Internen Kontrollsystems erschien eine Belegkontierung nach

wie vor angezeigt ("Auf jedem Beleg muss der so genannte Kontierungsvermerk ange-

bracht sein", Bilanzbuchhalter-Journal 53/13 März 2013, S. 24, Bundesverband der Ös-

terreichischen Bilanzbuchhalter; "Belege haben folgende Angaben zu enthalten -> …

Kontierung … Die Belegfunktion wird in ihrem Wesensgehalt nicht dadurch berührt,

dass die Buchführung DV-gestützt erfolgt", Revision des Rechnungswesens, S. 12 und

13, Deutsches Institut für Interne Revision). Die Prüfung des Kontrollamtes zeigte, dass

KA I - 7-3/13 Seite 53 von 72

trotz Vorhandensein einer EDV-Buchhaltung und den damit verbundenen Suchfunktio-

nen die Auffindbarkeit von Buchungen bzw. Belegen erschwert sein kann, wenn - wie

auch im Rahmen der Stichprobe aufgetreten - Beträge infolge der Kostenrechnung auf

verschiedene Konten aufgespalten wurden und dies am Beleg nicht dokumentiert war

oder Buchungstexte abgekürzt oder fehlerhaft eingetragen wurden.

So wird auch in Höhne/Jöchl/Lummerstorfer in Recht der Vereine, 4. Auflage, S. 502,

beschrieben, dass insbesondere das Fehlen des Buchungssatzes auf dem Beleg (wozu

keine Verpflichtung besteht, wenn der Zusammenhang anderweitig leicht herstellbar ist)

zu einer längeren Prüfungsdauer führen wird.

Von der steuerlichen Vertretung des Vereines Unit F wurde dem Kontrollamt dazu die

Meinung des Vorsitzenden des Fachsenates für Datenverarbeitung der Kammer der

Wirtschaftstreuhänder übermittelt, wonach die in Rz. 28 des Fachgutachtens KFS/DV 1

genannten Angaben (z.B. Kontierung) entweder auf dem Papierbeleg oder in den Bu-

chungsdaten selbst dokumentiert sein können.

Obwohl das Kontrollamt die Anbringung von Kontierungsvermerken im Sinn einer leich-

teren Nachvollziehbarkeit begrüßen würde, war anzuerkennen, dass in der Literatur

offenkundig verschiedene Meinungen vertreten werden, womit sich aus dem Umstand

der auf den Belegen fehlenden Kontierungsvermerke auch keine Beanstandung im Sinn

einer Verfehlung ergab. Aufgrund der durchgängigen Dokumentationsschwäche des

Vereines Unit F waren im konkreten Fall jedenfalls entsprechende Kontierungsvermerke

einzufordern, um es dem Verein Unit F künftig zu erleichtern, zu zeitnahen und leicht

nachvollziehbaren Dokumentationen zu kommen.

7.5.2 Die Belegeinschau zeigte weiters, dass die Belege nur teilweise nummeriert wa-

ren.

Das Kontrollamt wies darauf hin, dass sich das Erfordernis der fortlaufenden Nummerie-

rung der Belege aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und dem Bilan-

KA I - 7-3/13 Seite 54 von 72

zierungsgrundsatz der Vollständigkeit ergibt (Torggler in Straube, UGB II/RLG §190 Rz.

33).

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf jedem Beleg entsprechende Numme-

rierungen anzubringen.

7.5.3 Teilweise waren zu den im Rahmen der Stichprobe ausgewählten Buchungen

keine Belege auffindbar.

So wurde z.B. im Rahmen der Stichprobe die Bezahlung einer Spesenabrechnung der

Kreativdirektorin festgestellt, für die keine Belege vorgelegt werden konnten.

Vom Verein Unit F wurde dazu zunächst angegeben, dass die entsprechenden Belege

ausgehoben und nachgeliefert würden. Später wurde mitgeteilt, dass die Belege bereits

zum Buchungszeitpunkt nicht gefunden werden konnten, weshalb eine Buchung auf

das Verrechnungskonto der Kreativdirektorin erfolgte, womit der Verein nicht belastet

wurde.

Die Argumentation des Vereines Unit F, dass er nicht belastet wurde, wurde vom Kon-

trollamt nur bedingt geteilt, insbesondere weil die bestehende Verrechnungsforderung

des Vereines gegen die Kreativdirektorin in der Höhe von rd. 9.945,-- EUR zumindest

bis Ende des Prüfungszeitraumes 2011 von der Kreativdirektorin nicht ausgeglichen

wurde.

Für das Kontrollamt stellte sich die Frage nach der Werthaltigkeit dieser offenen Ver-

rechnungsforderung, da aufgrund der festgestellten mangelnden Abgrenzung zwischen

Vereinsbereich und Privatbereich nicht gesagt werden konnte, ob die gegen die Krea-

tivdirektorin bestehenden Forderungen auch jemals eingefordert worden wären.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das fundamentale Belegprinzip einzuhal-

ten, wonach es zwingend keine Buchung ohne Beleg geben darf. Bei nicht auffindbaren

Belegen sind allenfalls Ersatzbelege zu erstellen.

KA I - 7-3/13 Seite 55 von 72

7.5.4 Zum Teil waren die Buchungstexte wenig aussagekräftig. So wurden Begriffe wie

"HN 3" oder "7210990879" als Buchungstexte verwendet, die für Dritte keinen Hinweis

auf die Leistung oder die Lieferung zuließen und derart den Nachvollzug zusätzlich er-

schwerten.

Die wenig spezifischen Buchungstexte ließen auch keine unmittelbaren Rückschlüsse

von den einzelnen Buchungen zu den zahlreichen Reisen lt. der bereits erwähnten Auf-

stellung zu, da diese zumeist keinen Hinweis auf die Namen der Reisenden gaben. So

war eine Zuordnung der Buchungen zu den einzelnen Reisen nur durch Befragen der

Geschäftsführung möglich.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, aussagekräftigere Buchungstexte zu ver-

wenden.

7.5.5 Der Verein führte keine Inventuren durch.

Das Kontrollamt merkte an, dass gem. § 192 UGB Inventuren zwingend durchzuführen

sind.


Inventuren werden in dem Ausmaß durchgeführt, als die im Anla-

genverzeichnis angeführten Güter inventarisiert werden.


Auf die vom Kontrollamt im Zuge der Prüfung ausdrücklich verlangte Vorlage

von Unterlagen über vorgenommene Inventuren wurde im Verlauf der Prü-

fung nicht entsprochen.

Das Kontrollamt empfahl daher dem Verein Unit F, jährliche Inventuren durchzuführen.

KA I - 7-3/13 Seite 56 von 72

7.6 Feststellungen zur Kassengebarung

7.6.1 Wie das Kontrollamt im Rahmen seiner Einschau feststellte, wurden von den mit

der Kassaführung beauftragten Mitarbeiterinnen bzw. der Kreativdirektorin und dem

Geschäftsführer immer wieder Privateinlagen in die bzw. Privatentnahmen aus der Kas-

se vorgenommen.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Rahmen der Kassenführung derartige

Privateinlagen bzw. Privateinnahmen strikt zu unterlassen.

7.6.2 Weiters stellte das Kontrollamt fest, dass der Geschäftsführer Überweisungen

vom Betriebskonto des Vereines an sein Privatkonto vornahm, um diese Beträge an-

schließend an die Vereinskasse weiterzuleiten.

Da der Geschäftsbereich des Vereines vom Privatbereich der Geschäftsführung aus

Transparenzgründen streng zu trennen ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F,

derartige Vorgänge - wie z.B. die Vornahme von Überweisungen von einem Vereins-

konto an ein Privatkonto und danach die Weiterleitung der überwiesenen Beträge an die

Vereinskasse - ausnahmslos zu unterlassen.

Zu dieser gewählten Vorgangsweise wurde vom Verein Unit F angegeben, dass auf-

grund einer damals noch bestehenden Doppelzeichnungsverpflichtung für das Bank-

konto des Vereines eine Barabhebung nicht möglich war. Eine Überweisung mit den

entsprechenden "TAN-Codes" hätte hingegen funktioniert.

Der zweite Zeichnungsverpflichtete war - wie bereits erwähnt - der bis 2006 tätige Ob-

mann, der zu diesem Zeitpunkt nicht mehr in Wien lebte, jedoch zum damaligen Zeit-

punkt noch eine Zeichnungsberechtigung für das Bankkonto des Vereines besaß.

Ergänzend war anzumerken, dass einer dieser Überweisungsvorgänge deshalb vorge-

nommen wurde, um eine gleich darauf folgende Akontozahlung aus der Vereinskasse

an den Geschäftsführer zu ermöglichen.

KA I - 7-3/13 Seite 57 von 72

7.6.3 Das Kontrollamt stellte bei seiner Einschau in die Buchhaltungsunterlagen fest,

dass lt. den vorgelegten Unterlagen die Vereinskasse im Prüfungszeitraum sehr hohe

Kassenstände aufwies. So betrug der Kassenstand lt. Jahresabschlüssen

4.339,79 EUR zum 31. Dezember 2009, 9.189,69 EUR zum 31. Dezember 2010 und

9.942,93 EUR zum 31. Dezember 2011. Auch unterjährig lagen in der Kasse lt. Kas-

senberichten wiederholt hohe Geldbeträge, so betrug z.B. der Kassenstand des Verei-

nes zum 31. Juli 2011 immerhin 18.149,91 EUR.

Zur Feststellung des aktuellen Kassenstandes führte das Kontrollamt am 20. März 2013

eine unangekündigte Kassenprüfung durch. Der dabei festgestellte Kassenstand betrug

lediglich 8,20 EUR. Da keinerlei Unterlagen wie Kassenbuch oder Kassenbuchbelege

vorhanden waren, konnte vom Kontrollamt die Übereinstimmung von Soll- und Iststand

der Kasse vor Ort nicht überprüft werden.

Auf Befragen des Kontrollamtes, warum nunmehr im Vergleich zum Prüfungszeitraum

ein verschwindend geringer Kassenstand vorhanden war und warum keine Kassenun-

terlagen vorlagen, wurde vom Verein Unit F angegeben, dass am Vortag von der Buch-

halterin sämtliche Unterlagen abgeholt und ein Geldbetrag aus der Kasse entnommen

und auf das Bankkonto einbezahlt wurde. Die Höhe des entnommenen Geldbetrages

wurde bei der Kassenprüfung nicht beziffert und konnte aufgrund der nicht vorhandenen

Kassenunterlagen auch nicht eruiert werden.

Zur Nachvollziehung dieser Angaben forderte das Kontrollamt sämtliche Kassenberich-

te und Kassenbuchbelege der Monate Jänner bis März 2013 vom Verein an. Von der

Anforderung der Unterlagen bis zu deren Vorlage vergingen sechs Wochen.

Laut den sodann vorgelegten Kassenberichten bewegte sich der Kassenstand von Jän-

ner 2013 bis zum 19. März 2013 ständig in einer Höhe von rd. 9.000,-- EUR bis

11.000,-- EUR. Der Kassenstand betrug am Vortag der unangekündigten Prüfung des

Kontrollamtes lt. den Kassenberichten noch 10.948,60 EUR. Vorgelegt wurde u.a. auch

der vom Geschäftsführer unterzeichnete Kassenausgangsbeleg in der Höhe von

10.940,-- EUR vom 19. März 2013, womit sich lt. Kassenbericht am 20. März 2013 ein

KA I - 7-3/13 Seite 58 von 72

Kassenstand von 8,60 EUR, und nicht wie bei der Kassenprüfung festgestellt von

8,20 EUR, ergeben hätte. Laut Kontoauszug der Bank wurde der Betrag von

10.940,-- EUR erst am 25. März 2013, also sechs Tage nach der behaupteten Behe-

bung, auf dem Bankkonto einbezahlt. Dieser lange Zeitraum zwischen Kassenbehe-

bung und Bankeinzahlung war für das Kontrollamt nicht nachvollziehbar und warf Zwei-

fel an der Schlüssigkeit der Angaben des Vereines Unit F auf.

In diesem Zusammenhang wurde vom Kontrollamt auch darauf hingewiesen, dass die

Kassenaufzeichnungen jedenfalls tagfertig zu führen sind, weshalb die lange Dauer bis

zur Vorlage der Kassenunterlagen für das Kontrollamt gleichfalls nicht nachvollziehbar

war.

Darüber hinaus war anzumerken, dass derartig hohe Kassenstände keinesfalls be-

triebsnotwendig erschienen und kein Kassenversicherungsschutz lt. eingesehener Ver-

sicherungspolizze vorhanden war.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den Kassenstand - nicht nur an besonde-

ren Stichtagen - dem normalen Geschäftsbetrieb anzupassen und aus Gründen der

Nachvollziehbarkeit die Kassenaufzeichnungen bei der Kasse zu belassen.

8. Zusammenfassende Beurteilung des Kontrollamtes

In der Gebarung des Vereines Unit F waren weitreichende Mängel festzustellen.

Dies zeigte sich u.a. darin, dass bei einer Vielzahl von Ausgabenbelegen der betriebli-

che Zweck nicht erkennbar war. Die nachträglich angegebenen Begründungen des

Vereines Unit F waren nicht in allen Fällen nachprüfbar und schienen in vielen Fällen

auch zweifelhaft.

Der Verein Unit F tätigte eine außergewöhnlich hohe Zahl an In-sich-Geschäften mit der

A OG und mit dem - von der Kreativdirektorin und dem Geschäftsführer gegründeten -

Verein A. Aus diesen engen geschäftlichen und personellen Verknüpfungen ergaben

sich Abgrenzungsprobleme und Sphärenvermischungen, die sich - verstärkt durch die

KA I - 7-3/13 Seite 59 von 72

beschriebenen Dokumentationsmängel - in unklaren Aufwands- und Ertragszuordnun-

gen, In-sich-Geschäften und Doppelfunktionen der Kreativdirektorin und des Geschäfts-

führers und daraus folgend einer mangelnden Nachvollziehbarkeit zeigten.

Dazu kam eine große Zahl an formellen Mängeln im Bereich der Rechnungslegung, die

einen Nachvollzug der Verwendung der öffentlichen Mittel zusätzlich erschwerten.

Das Kontrollamt musste somit zusammenfassend feststellen, dass die vorgelegten Un-

terlagen z.T. nur mäßig geeignet waren, den geforderten Nachweis der widmungsge-

mäßen Verwendung der Förderungsmittel vollständig zu erbringen. Vielmehr gewann

das Kontrollamt im Zuge seiner Prüfung den Eindruck, dass dem Geschäftsführer und

der Kreativdirektorin der gegenständlich erforderliche Fokus auf die Gebarung des Ver-

eines Unit F u.a. durch die zahlreichen In-sich-Geschäfte und die fehlende klare Ab-

grenzung der Privatsphären zu den Vereinsbelangen verloren ging. Anlässlich der

Schlussbesprechung ließ der Verein Unit F sein Bemühen erkennen, alle Zweifel an der

Stichhaltigkeit der Gebarung durch die z.T. fehlenden und vor allem fehlenden zeitna-

hen Dokumentationen auszuräumen.

Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, die durch den vorliegenden Bericht

gewonnenen Erkenntnisse bei allfälligen weiteren Förderungsansuchen der gegen-

ständlichen Proponentin bzw. des gegenständlichen Proponenten in ihre Förderungs-

überlegungen mit einzubeziehen.

Ferner empfahl das Kontrollamt der Magistratsabteilung 7, in Hinkunft bei Prüfungen

von Förderungsabrechnungen die Belege zumindest stichprobenweise auf Plausibilität

und Vollständigkeit der erforderlichen Formalkriterien zu prüfen.

9. Zusammenfassung der Empfehlungen

Empfehlung Nr. 1:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf die durchgängige Dokumentation der

internen Entscheidungen zu achten und zu allen Sitzungen der Generalversammlung

KA I - 7-3/13 Seite 60 von 72

und des Vorstandes zumindest Beschlussprotokolle zu verfassen. Fehlende Beschluss-

fassungen der Vereinsorgane samt deren Protokollierung sind umgehend nachzuholen.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und die fehlenden Beschluss-

fassungen werden umgehend nachgeholt werden.

Empfehlung Nr. 2:

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vorgaben zu beachten und die

Generalversammlungen jährlich abzuhalten. Falls organisatorisch-betriebliche Gründe

dem entgegenstehen, sind die Statuten entsprechend abzuändern.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und Generalversammlungen

werden künftig jährlich abgehalten werden.

Empfehlung Nr. 3:

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, die statutarischen Vertretungsregelungen einzu-

halten.


Die Empfehlung wird aufgegriffen.

Empfehlung Nr. 4:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, bei der Neubestellung von Rechnungsprü-

ferinnen bzw. Rechnungsprüfern auf die Einhaltung des § 5 Abs 5 VerG zu achten.


Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen und bei der

nächsten Bestellung der Rechnungsprüferinnen bzw. Rechnungs-

prüfer werden diese so ausgewählt werden, dass sie eindeutig

unabhängig und unbefangen sein werden.

KA I - 7-3/13 Seite 61 von 72

Die Empfehlung wird aufgegriffen und Rechnungsprüferinnen bzw.

Rechnungsprüfer werden unter Einhaltung von § 5 Abs 5 VerG

bestellt werden.

Empfehlung Nr. 5:

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, auf die Einhaltung der gesetzlichen Frist zur Er-

stellung des Rechnungsprüfungsberichtes durch die beiden Rechnungsprüfer zu ach-

ten.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und die Rechnungsprüfungsbe-

richte werden künftig innerhalb der gesetzlichen Frist erstellt wer-

den.

Empfehlung Nr. 6:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F darauf zu achten, dass die Rechnungsprü-

fer zeitnah in der jeweils nächsten - lt. Statuten jährlich abzuhaltenden - Generalver-

sammlung ihrer Berichtspflicht an die Generalversammlung nachkommen.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden bei künftigen

Generalversammlungen die Rechnungsprüferinnen bzw. Rech-

nungsprüfer jährlich berichten.

Empfehlung Nr. 7:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Erstellung des Rechnungs-

prüfungsberichtes realitätsnähere Feststellungen zu treffen.



KA I - 7-3/13 Seite 62 von 72

Empfehlung Nr. 8:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, in Hinkunft auf die Prüfungspflichten der

Rechnungsprüfer verstärkt zu achten.



Empfehlung Nr. 9:

Im Sinn der Gebarungssicherheit empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, ab einer

ihm zweckmäßig erscheinenden Betragsgrenze die Gegenzeichnung durch die Obfrau

bzw. den Geschäftsführer einzuführen. Das Vieraugenprinzip ist jedenfalls bei Verfü-

gungen über höhere Beträge ausnahmslos zu garantieren.



Empfehlung Nr. 10:

Wenngleich mit der Vorgangsweise, Online-Banking alleine durchzuführen, eine rei-

bungslose und rasche Abwicklung des Tagesgeschäftes verbunden ist, empfahl das

Kontrollamt dem Verein Unit F, diesem sensiblen Bereich der Gebarungssicherheit

mehr Augenmerk zu widmen und eine adäquate Lösung unter Wahrung des Vierau-

genprinzips zu erarbeiten.


Die Empfehlung wird aufgegriffen (s.a. Stellungnahme zu Pkt.

1.6.1).

Empfehlung Nr. 11:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, ausschließlich schriftliche Mietverträge

abzuschließen.



KA I - 7-3/13 Seite 63 von 72

Empfehlung Nr. 12:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, allenfalls noch aushaftende Darlehen bzw.

Akonto-Zahlungen einzufordern und von weiteren unverzinsten Darlehen bzw. Akonto-

Zahlungen abzusehen.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und die Auszahlung der zu-

stehenden Prämien final geregelt werden.

Empfehlung Nr. 13:

Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, künftig bei Prüfungen der vorgeleg-

ten Abrechnungen bzw. der vorgelegten Jahresabschlüsse erhöhtes Augenmerk auf

Forderungen gegen eine Vereinsgeschäftsführung zu legen.


Die Magistratsabteilung 7 wird künftig den Empfehlungen des

Kontrollamtes für die Prüfungen der Abrechnungen Folge leisten

und ein erhöhtes Augenmerk auf Forderungen gegen eine Ver-

einsgeschäftsführung legen.

Empfehlung Nr. 14:

Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, bei den Prüfungen der Abrechnungen für

die Jahre 2012 und 2013 auf die Nachvollziehbarkeit ausbezahlter Prämien sowie auf

diesbezügliche Verjährungsfristen besonderes Augenmerk zu legen.


Die Magistratsabteilung 7 wird künftig bei den Prüfungen der Ab-

rechnungen für die Jahre 2012 und 2013 auf die Nachvollziehbar-

keit ausbezahlter Prämien sowie auf diesbezügliche Verjährungs-

fristen achten.

KA I - 7-3/13 Seite 64 von 72

Empfehlung Nr. 15:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Fall von vorliegenden Befangenheits-

gründen ein besonderes Augenmerk auf das Vorliegen von Markt- und Börsenpreisen

bzw. auf die Einholung von Kostenvergleichen und eine diesbezügliche Dokumentation

zu legen.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden in Zukunft in je-

dem Fall mindestens zwei Vergleichsangebote (anstatt teilweise

nur einem Vergleichsangebot) eingeholt werden.

Empfehlung Nr. 16:

Der Magistratsabteilung 7 wurde empfohlen, eine Sphärenvermischung, die eine Nach-

prüfung der widmungsgemäßen Verwendung der zur Verfügung gestellten öffentlichen

Geldmitten de facto unmöglich machen, bei Subventionsnehmerinnen bzw. Subven-

tionsnehmern nicht zu akzeptieren. Die Auszahlung von Förderungen ist an das Vor-

handensein transparenter und nachvollziehbarer Betriebskonstruktionen zu binden.


Die Magistratsabteilung 7 wird künftig erhöhte Achtsamkeit auf

eventuelle Sphärenvermischungen bei der Ausgabe der Förde-

rungsmittel lenken, um die Prüfbarkeit zu gewährleisten. Die In-

sich-Geschäfte waren im vorliegenden Fall im Rahmen des übli-

chen Prüfungsvorganges nicht erkennbar.

Empfehlung Nr. 17:

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, insbesondere bei Geschäften mit Geschäftspart-

nern, die zur Geschäftsführung ein Naheverhältnis haben, zeitnah und derart zu doku-

mentieren, dass eine widmungsgemäße Verwendung der Subventionsmittel nachvoll-

ziehbar ist.

Empfehlung Nr. 18:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Reisespesen für Vereinsmitglieder und

vereinsfremde Personen zeitnah und derart zu dokumentieren, dass keine Zweifel am

KA I - 7-3/13 Seite 65 von 72

betrieblichen Zusammenhang und somit an der widmungsgemäßen Verwendung der

Subventionsmittel verbleiben.

Empfehlung Nr. 19:

Das Kontrollamt wies darauf hin, dass der Bedarf an externen Beratungsleistungen

schlüssig darzulegen und nachvollziehbar zu dokumentieren ist. Auf eine hinreichend

genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ist dabei stets zu achten, wobei

eine Vereinbarung von Pauschalhonoraren für Beratungsleistungen nicht geeignet ist,

den mit der Auftragserfüllung verbundenen Aufwand transparent darzustellen. Die Not-

wendigkeit einer externen Beratungsleistung und die diesbezüglichen Kosten-Nutzen-

Überlegungen sind immer zu dokumentieren. Die Einholung von Kostenvergleichsan-

geboten kann der Annahme von überhöhten Angeboten (wie z.B. überdurchschnittlich

hohe pauschalierte Tagessätze) entgegenwirken.

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, diese grundlegenden Richtlinien bei der

Einholung von Beratungsleistungen zu beachten.


Die Empfehlung wird aufgegriffen, in Zukunft werden vor allem Be-

ratungsleistungen mit noch genaueren Leistungsverzeichnissen

abgerechnet werden.

Empfehlung Nr. 20:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, anlässlich der Beschaffung einer Digital-

kamera und deren ursprünglicher buchhalterischer Erfassung auf einem vereinsfremden

Verrechnungskonto, auf eine durchgehend eindeutige Trennung der verschiedenen Ge-

schäftssphären zu achten.

Empfehlung Nr. 21:

Dem Verein Unit F wurde empfohlen, generell - insbesondere aber bei Geschäftsfällen

mit Geschäftspartnern mit einem Naheverhältnis zur Geschäftsführung - aus Gründen

der Nachvollziehbarkeit die Verträge ausschließlich in Schriftform abzuschließen.

KA I - 7-3/13 Seite 66 von 72

Empfehlung Nr. 22:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Erstellung von Richtlinien für Beschaf-

fungen und die Vergabe von Leistungen auszuarbeiten. Ab einem bestimmten An-

kaufswert, dies könnte z.B. der steuerliche Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter in

der Höhe von 400,-- EUR sein, sollten zwingend mindestens zwei Angebote eingeholt

und dokumentiert werden. Bei dieser Betragsgrenze wäre lediglich eine vertretbare An-

zahl von Geschäftsfällen von dieser Regelung betroffen, womit kein unwirtschaftlicher

Administrationsaufwand entstehen würde.

Aus präventiven Zwecken sollte in den Richtlinien auch festgelegt werden, dass eine

Einkaufsstückelung, also das willkürliche Teilen von Rechnungsbeträgen auf mehrere

Rechnungen, unzulässig ist. Für den Fall des Ankaufs gebrauchter Gegenstände bzw.

von Gegenständen aus Privatvermögen wäre eine ausreichende Begründung beizule-

gen.

Empfehlung Nr. 23:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, künftig bei der Einholung von Kostenver-

gleichsangeboten die Leistungsbeschreibungen jedenfalls so exakt zu formulieren, dass

vergleichbare Kostenangebote eingeholt werden können. Bei sodann noch immer be-

stehenden Unterschieden zwischen verschiedenen Angeboten sollten diese ausrei-

chend dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn in der Folge das teurere Ange-

bot ausgewählt wird.

Empfehlung Nr. 24:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Bezahlung von privaten Ausgaben aus

Vereinsgeldern strikt zu unterlassen.


Die Bezahlung von privaten Ausgaben wird in Zukunft, auch wenn

sie aufgrund einer nachvollziehbaren Basis (vom Verein geschul-

dete Prämienzahlungen) erfolgen, unterlassen werden.

KA I - 7-3/13 Seite 67 von 72

Empfehlung Nr. 25:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, mit dem Prinzip der Zweckwidmung der

Subventionsmittel möglicherweise nicht vereinbare Ausgaben zu unterlassen bzw. die

erforderlichen Begründungen auf den Belegen zeitnah zu vermerken.

Empfehlung Nr. 26:

Unter Außerachtlassung der Begründungen wurde der Verein Unit F darauf hingewie-

sen, dass die Bezahlung von privaten Ausgaben aus Vereinsgeldern zu unterlassen ist.

Bei jedem Bewirtungsbeleg sind der Zweck und die teilnehmenden Personen zwingend

anzugeben. Außerdem ist eine Zuordnung zu den Projekten vorzunehmen. Eine Doku-

mentation hat zeitnah so zu erfolgen, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen

Verwendung der Subventionsmittel verbleiben.


Die Empfehlung wird aufgegriffen und es werden in Zukunft alle

Bewirtungsbelege mit dem Zweck und den teilnehmenden Perso-

nen versehen und Projekten zugeordnet werden.

Empfehlung Nr. 27:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Geschäftsfälle zeitnah und derart zu

dokumentieren, dass keine Zweifel an der widmungsgemäßen Verwendung der Sub-

ventionsmittel verbleiben.

Empfehlung Nr. 28:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, die Beschaffung von Betriebsmitteln nur in

einem unbedingt erforderlichen Ausmaß vorzunehmen.

Empfehlung Nr. 29:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das AfA-Verzeichnis immer aktuell zu hal-

ten.

KA I - 7-3/13 Seite 68 von 72

Empfehlung Nr. 30:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, für die notwendige organisatorische Be-

handlung der Eingangsrechnungen zu sorgen, damit die Skontofristen optimal ausge-

nützt werden können.

Empfehlung Nr. 31:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, vor der Bezahlung von Honorarnoten auf

die unabdingbaren Punkte - das Datum der Ausstellung, den Namen, die Adresse der

Ausstellenden bzw. des Ausstellenden, die Rechnungsadressatin bzw. den Rech-

nungsadressaten, den Leistungszeitraum, die Art der Leistung, den Leistungsumfang

und den Zahlungsvermerk - zu achten.


Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen, es wird in

Zukunft besonderes Augenmerk auf die lückenlose Dokumentation

sämtlicher geschäftlicher Vorgänge, insbesondere was die Anga-

be von Leistungsbeschreibungen bzw. Leistungsumfang in Hono-

rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt werden.

Empfehlung Nr. 32:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den betrieblichen Zusammenhang von

Reisen jedenfalls zeitnah zu dokumentieren.







Empfehlung Nr. 33:

Im Hinblick darauf, dass öffentliche Verkehrsmittel in den meisten Fällen als Transport-

mittel benutzt werden können, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F, aus Grün-

KA I - 7-3/13 Seite 69 von 72

den der Sparsamkeit nur in begründeten Ausnahmefällen Taxileistungen in Anspruch zu

nehmen und dies entsprechend zu dokumentieren. Diese zeitnahe Dokumentation soll-

te den Zweck der Fahrt, den Ort des Fahrtantrittes, das Fahrtziel und die beförderte(n)

Person(en) enthalten, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.







Es ist jedoch ist dazu zu sagen, dass Unit F auch mit vielen inter-

nationalen Gästen zu tun hat, für die der Transport mit Taxis un-

umgänglich ist. Für Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter wurden in

der Zwischenzeit Jahreskarten angeschafft.

Empfehlung Nr. 34:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, Tankrechnungen nur bei Angabe einer

ausreichenden Begründung und auf Grundlage von zeitnahen Fahrtenbüchern zu be-

zahlen. Generell ist eine klare Regelung bzgl. des Spesen- und Aufwandersatzes zu

schaffen.






rarnoten und Rechnungen betrifft, gelegt.

Die Empfehlung wird aufgegriffen und es wird in Zukunft ein Fahr-

tenbuch geführt werden.

KA I - 7-3/13 Seite 70 von 72

Empfehlung Nr. 35:

Obwohl das Kontrollamt die Anbringung von Kontierungsvermerken im Sinn einer leich-

teren Nachvollziehbarkeit begrüßen würde, war anzuerkennen, dass in der Literatur

offenkundig verschiedene Meinungen vertreten werden, womit sich aus dem Umstand

der auf den Belegen fehlenden Kontierungsvermerke auch keine Beanstandung im Sinn

einer Verfehlung ergab. Aufgrund der durchgängigen Dokumentationsschwäche des

Vereines Unit F waren im konkreten Fall jedenfalls entsprechende Kontierungsvermerke

einzufordern, um es dem Verein Unit F künftig zu erleichtern, zu zeitnahen und leicht

nachvollziehbaren Dokumentationen zu kommen.

Empfehlung Nr. 36:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, auf jedem Beleg entsprechende Numme-

rierungen anzubringen.



Empfehlung Nr. 37:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, das fundamentale Belegprinzip einzuhal-

ten, wonach es zwingend keine Buchung ohne Beleg geben darf. Bei nicht auffindbaren

Belegen sind allenfalls Ersatzbelege zu erstellen.



Empfehlung Nr. 38:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, aussagekräftigere Buchungstexte zu ver-

wenden.



KA I - 7-3/13 Seite 71 von 72

Empfehlung Nr. 39:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, jährliche Inventuren durchzuführen.

Empfehlung Nr. 40:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, im Rahmen der Kassenführung Privatein-

lagen bzw. Privateinnahmen strikt zu unterlassen.



Empfehlung Nr. 41:

Da der Geschäftsbereich des Vereines vom Privatbereich der Geschäftsführung aus

Transparenzgründen streng zu trennen ist, empfahl das Kontrollamt dem Verein Unit F,

Vorgänge - wie z.B. die Vornahme von Überweisungen von einem Vereinskonto an ein

Privatkonto und danach die Weiterleitung der überwiesenen Beträge an die Vereinskas-

se - ausnahmslos zu unterlassen.



Empfehlung Nr. 42:

Das Kontrollamt empfahl dem Verein Unit F, den Kassenstand - nicht nur an besonde-

ren Stichtagen - dem normalen Geschäftsbetrieb anzupassen und aus Gründen der

Nachvollziehbarkeit die Kassenaufzeichnungen bei der Kasse zu belassen.



Empfehlung Nr. 43:

Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 7, die durch den vorliegenden Bericht

gewonnenen Erkenntnisse bei allfälligen weiteren Förderungsansuchen der gegen-

KA I - 7-3/13 Seite 72 von 72

ständlichen Proponentin bzw. des gegenständlichen Proponenten in ihre Förderungs-

überlegungen mit einzubeziehen.


Die Magistratsabteilung 7 wird künftig die gewonnenen Erkennt-

nisse bei weiteren Förderansuchen berücksichtigen und einbezie-

hen.

Empfehlung Nr. 44:

Ferner empfahl das Kontrollamt der Magistratsabteilung 7, in Hinkunft bei Prüfungen

von Förderungsabrechnungen die Belege zumindest stichprobenweise auf Plausibilität

und Vollständigkeit der erforderlichen Formalkriterien zu prüfen.


Die Magistratsabteilung 7 wird künftig verstärkt bei Prüfungen von

Förderungsabrechnungen die Belege stichprobenweise auf Plau-

sibilität und Vollständigkeit der entsprechenden Formalkriterien

prüfen.

Bezüglich jener Empfehlungen des Kontrollamtes, die sich auf den

Verein Unit F beziehen, wurde vom Verein bereits eine Stellung-

nahme an die Magistratsabteilung 7 übermittelt. Dennoch wird die

Kulturabteilung nochmals auf die Einhaltung der Empfehlungen

hinweisen.

Der Kontrollamtsdirektor:

Dr. Peter Pollak, MBA

Wien, im Oktober 2013

KONTROLLAMT DER STADT WIEN€¦ · ne, in Ateliers zur Unterstützung in der Startphase und in...

Documents

Transcript of KONTROLLAMT DER STADT WIEN€¦ · ne, in Ateliers zur Unterstützung in der Startphase und in...