Korrekte Lizenzierung Kritischer Erfolgsfaktor im...
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© HiSolutions 2016 | SAM-Beratung 1 Korrekte Lizenzierung – Kritischer Erfolgsfaktor im Einkauf Viktor Hinterleitner – Leiter License Management as a Service Lizenzmanagement mit Leidenschaft making IT-services work CeBIT 2016 - BME-Einkäufertag, 17.03.2016
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Korrekte Lizenzierung –
Kritischer Erfolgsfaktor im Einkauf
Viktor Hinterleitner – Leiter License Management as a Service
Lizenzmanagement mit Leidenschaft
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CeBIT 2016 - BME-Einkäufertag, 17.03.2016
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HISOLUTIONS AG: FÜHRENDER EIGENSTÄNDIGER
BERATUNGSSPEZIALIST FÜR LIZENZMANAGEMENT,
IT-SERVICEMANAGEMENT UND INFORMATIONSSICHERHEIT
► Über 400 Kunden
► Mehr als 200 Projekte pro Jahr
► Gut 50% der DAX Unternehmen und
75% der deutschen Top 20 Banken
► 1994 gegründet
► 110 Mitarbeiter
► Standorte:
Berlin, Köln,
Frankfurt, München
► Zielkunden: D / A / CH
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Aktuelle Situation
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Die Abläufe und Konstellationen im Lizenzmanagement sind mit der Zeit
immer komplexer und komplizierter geworden.
Unterschiedlichste, sich häufig ändernde Lizenzmodelle, Vertragskonstrukte
und Nutzungsrechte erfordern, dass für ein optimiertes Lizenzmanagement
mehrere Fachbereiche eng zusammenarbeiten müssen.
AKTUELLE SITUATION
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Wenn die Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Einkauf nur unzureichend
abgestimmt ist:
Unklar geregelte Verantwortlichkeiten in allen Bereichen
Eine unklar definierte Schnittstelle führt zu Frustration auf allen Seiten, da nicht
klar ist, wer für einzelne Aktivitäten verantwortlich ist
Es werden häufig völlig unterschiedliche Begriffe verwendet, was zu Verwirrung
und Fehlinformationen führt
Wenn eine Standardisierung von Produkten und Harmonisierung relevanter
Prozesse nicht gegeben ist, führt das im schlimmsten Falle zu Falschannahmen bei
der Software Lizenz Compliance.
Die Konsequenz: eine ineffiziente Durchführung der Aufgaben im
Lizenzmanagement fördert die Noncompliance
ABER…
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Wie kann die Schnittstelle zwischen IT, Fachbereichen und Einkauf so
abgestimmt werden, dass ein kosteneffizientes Lizenzmanagement möglich
ist und die Compliance jederzeit gewährleistet werden kann?
WELCHE FRAGE STEHT IM RAUM?
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Auswirkungen auf den Einkaufsvorgang
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BEISPIEL AUS KUNDENSZENARIEN: BESCHAFFUNG VON CAL
LIZENZEN – JEDOCH FALSCHER LIZENZTYP EINGEKAUFT
User CAL
Device CAL
Was die IT benötigte
Was der Einkauf beschaffte
Anforderung: „Bitte 4.000 CALs beschaffen“
Heutzutage werden typischerweise eher User CALs als Device CALs benötigt
User CALs sind jedoch ~20% teurer als Device CALs -> billiger zu beschaffen
Es werden Device CALs beschafft
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BEISPIEL AUS KUNDENSZENARIEN: BESCHAFFUNG VON
ORACLE DB LIZENZEN -> EINGEKAUFT STANDARD STATT
ENTERPRISE
Oracle DB Enterprise
Oracle DB Standard
Was der Fachbereich benötigte
Was der Einkauf beschaffte
Anforderung: „Wir brauchen 8 Oracle DB Lizenzen“
Standard Edition ist billiger, jedoch nur begrenzt einsetzbar.
Es wird die Standard Edition bestellt.
Dem Fachbereich nicht aufgefallen, da kein Key bei Installation benötigt wird.
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BEISPIEL AUS KUNDENSZENARIEN: BESCHAFFUNG VON
WINDOWS 8 OHNE WARTUNG VOR WINDOWS 7 ROLLOUT
Windows 7 Enterprise für alle Clients weltweit
Windows 7 ohne Wartung
Was der Fachbereich benötigte
Was der Einkauf beschaffte
Anforderung: „Bitte für den Windows 7 Rollout 1.500 Win8 Lizenzen kaufen“
Ohne Wartung ist der Einsatz von Windows 7 Enterprise und dem Multi
Language Pack nicht erlaubt
Ohne Wartung müsste Windows 7 Professional pro Landessprache separat
paketiert werden
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Auswirkungen auf das Unternehmen
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Wenn das Lizenzmanagement keine Gestaltungsaufgaben wahrnimmt, dann…
… erfolgt keine proaktive Beratung der Fachbereiche bezüglich der Lizenzierung,
… haben Fachbereiche die Möglichkeit, selbstständig Beschaffungen von
Softwarelizenzen anzustoßen, ohne über das Lizenzmanagement gehen zu
müssen.
… fühlt sich niemand verantwortlich, Lizenzen zu verwalten, Nachweise zu
pflegen und Beziehungen zwischen Produkten und Artikeln herzustellen.
AUSWIRKUNGEN EINES FEHLENDEN
PROAKTIVEN LIZENZMANAGEMENTS
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Häufig fällt in ungeregelten Umgebungen nicht auf, dass ein falscher Artikel beschafft
worden ist. Es wird davon ausgegangen, dass das Richtige beschafft worden ist Oft
bestehen keine Prozesse zur Überprüfung des Software Lizenz Compliance Status
und auch kein damit verbundenes Reporting.
Dies gilt vor allem für Produkte, die durch den Fachbereich nicht nochmal näher
überprüft werden können (keine Lizenzkeys nötig, nur indirekte Lizenzierung).
Es erfolgt keine Prüfung durch den Fachbereich, ob die korrekten Lizenzen beschafft
wurden. Dies liegt oftmals auch an kryptischen Angaben auf Bestellbestätigungen und
Rechnungen.
Eine durchgängige Dokumentation der Beschaffung auf Lizenz- und Produktebene
findet meist nicht statt.
Werden unbemerkt falsche Bestellungen aufgegeben, kommt es zwangsläufig
zu (unbemerkten) Verstößen gegen die Software Lizenz Compliance.
AUSWIRKUNGEN AUF DIE SOFTWARE
LIZENZ COMPLIANCE IM UNTERNEHMEN
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DIE SCHLUSSFOLGERUNGEN AUS DEN KUNDENSZENARIEN
ERGEBEN EINEN ERHEBLICHEN NACHLIZENZIERUNGSBEDARF
Szenario Benötigte Anpassungen
Device CAL statt
User CAL
In diesem Szenario müssten, um den Compliance-
anforderungen gerecht zu werden, weitere Device CAL‘s
gekauft werden, da im Unternehmen mobile Devices mit
Mailzugang sowie Multifunktionsdrucker mit Scan to Mail
Funktion genutzt werden.
Kosten der Nachlizenzierung: ~300.000€
Oracle Standard
statt Oracle
Enterprise
In diesem Fall müssten komplett neue Lizenzen beschafft
werden, da die IT die Architektur nicht ändern kann.
Kosten der Nachlizenzierung: ~160.000€
Windows 8 ohne
statt mit Wartung
Für die bereits beschafften Lizenzen kann nach neuester
Microsoft-Regelung die Wartung nicht mehr nachgeordert
werden. Daher muss komplett neu beschafft werden.
Kosten der Nachlizenzierung: ~250.000€
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WACHSENDE AUDITGEFAHR FÜHRT ZU STEIGENDEN
ANFORDERUNGEN AN DIE SOFTWARE LIZENZ COMPLIANCE
• In der Vergangenheit exorbitant hohe
Gewinnmargen der Hersteller.
• Aber: das Neugeschäft mit Software
bricht ein.
• Die Folge: Stagnation und fallende
Börsenkurse.
• Wachstum muss zunehmend aus dem
Bestand generiert werden.
• Die Anzahl der Lizenz-Audits nimmt
signifikant zu. Das Verhältnis zwischen
Herstellern und Lizenz-nehmern
verschärft sich immer mehr.
• Mehr als die Hälfte der Unternehmen wird
heute schon mindestens zweimal pro
Jahr auditiert!
• Fazit: Sie können die Uhr danach
stellen, wann es Sie (wieder) treffen
wird:
Quelle: CA Technologies Survey | December 2012
© HiSolutions 2016 | SAM-Beratung making IT-services work
2011 2015 Entwicklung
2011 bis 2015
Umsatz Gewinn Umsatz Gewinn Umsatz Gewinn
Microsoft 73.720 23.150 93.580 12.190 +19.860 -10.960
SAP 14.233 3.435 20.797 3.061 +6.564 -374
Oracle 35.622 8.547 38.226 9.938 +2.604 +1.391
Adobe 4.216 832 4.795 629 +579 -203
IBM 106.916 14.833 81.748 13.190 -25.168 -1.643
Angaben in Tsd. USD bzw. Tsd. EUR / Quelle: Statista
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Was kann der Einkauf tun?
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IN EINEM LIZENZMANAGEMENT SIND MEHRERE ROLLEN
NOTWENDIG, UM ALLE NOTWENDIGEN AKTIVITÄTEN DES
LIZENZMANAGEMENTS UMSETZEN ZU KÖNNEN
Lizenz-
manager
End-
anwender Einkauf
IT-
Admins
System-
verant-
wortliche
Produkt-
experten
SAM-
Owner
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Der Einkauf übernimmt durch die
Verantwortung der Verträge die
vertragliche Complianceverantwortung!
Er kann seiner Verantwortung aber nur
gerecht werden, wenn die
nutzungsspezifische – und die
prozessspezifische Compliance-
verantwortung geregelt ist und
wahrgenommen wird.
Ist kein Lizenzmanagement vorhanden
sollte die prozessspezifische
Complianceverantwortung notfalls vom
Einkauf mit übernommen werden
DER GRAD DER EINKAUFSVERANTWORTUNG IST
ABHÄNGIG VON DER EXISTENZ EINES FUNKTIONIERENDEN
LIZENZMANAGEMENTS
Gesamt
Compliance
Vertragliche
Compliance-
verantwortung
Wer verantwortet
Lizenzbestände und
wer verhandelt die
Verträge?
Verantwortungsgefüge am Beispiel
SW Compliance Verantwortung –
4 Verantwortungen müssen wirken!
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DER KLAR DEFINIERTE PRODUKTNAME DIENT ALS
BASIS FÜR BESTELLKATALOGE UND
STANDARDISIERTE BESTELLANFORDERUNGEN
Acrobat Professional 9
Deu. pro Install.
Acrobat Prof. 9
Volllizenz
Acrobat Prof. 9
Upgr.lizenz
Acrobat Prof. 9
25x Vollliz.
Weitere relevante
Attribute
Artikeltyp (Volllizenz,
Upgrade)
Wartung (ja, nein)
Anzahl Lizenzen pro
Artikel
Bestellbar (ja, nein)
Preis pro Artikel
Zugehöriger Vertrag
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Dem Einkauf kommt im Lizenzmanagement eine zentrale
strategische Bedeutung zu!
Aufgrund der Vertragsverantwortung trägt auch der Einkauf einen Teil der
Complianceverantwortung.
Die Rolle des Einkaufs ohne ein etabliertes zentrales Lizenzmanagement ist um so
wichtiger, da hier Lizenzbeschaffung und Vertragsverhandlungen (insbes. über
Rahmenverträge) zentralisiert werden können!
Die Positionierung des Einkaufs als zentrale Beschaffungsinstanz birgt daher
enorme Mehrwerte und Effizienzgewinne, die auch der Lizenzcompliance im
Unternehmen zugute kommen.
KERNAUSSAGEN ZUR POSITIONIERUNG DES
EINKAUFS IM LIZENZMANAGEMENT
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Die Rolle des Einkaufs im heutigen Lizenzmanagement ist von
strategischer Bedeutung und nimmt darüber hinaus noch zu.
Der Einkauf kann nicht darauf warten, dass ihm die mit dieser Rolle
verbundenen Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.
Achten Sie darauf, dass Anforderungen bezüglich der Lizenzen
ordnungsgemäß quantifiziert und eindeutig definiert werden.
Wenn kein unternehmensweites Lizenzmanagement vorhanden oder
etabliert ist, kümmern Sie sich proaktiv um die Besetzung der Rollen.
Schaffen Sie Mehrwerte zur Erhöhung der Transparenz durch
Etablierung einer gemeinsamen Sprache im Unternehmen.
FAZIT
Und falls Sie noch Fragen haben
oder weitere Informationen benötigen,
sprechen Sie mich an:
Viktor Hinterleitner Leiter Licensemanagement
as a Service (LaaS)
Mail [email protected]
Fon +49 173 318 89 32
© HiSolutions 2016 | SAM-Beratung making IT-services work
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© HiSolutions 2016 | SAM-Beratung
HISOLUTIONS BEDANKT
SICH FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT
HiSolutions AG
Viktor Hinterleitner
Bouchéstraße 12
12435 Berlin
www.hisolutions.com
+49 173 318 89 32
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Lizenzmanagement mit Leidenschaft
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Exkurs: Produktnamenskonventionen
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WIE GLIEDERT SICH DIE ZUORDNUNG VON
PRODUKTNAMEN ZU BESTELLBAREN ARTIKELN? SW-Hersteller
Produktfamilie
Kaufmännische
Produkte
Lizenzartikel
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am: 23.5.2009,
Stückzahl: 53
Lizenzen Gekauft
am: 23.5.2009,
Stückzahl: 78
Lizenzen Gekauft
am: 14.7.2010,
Stückzahl: 36
Lizenzen Gekauft
am: 27.8.2009,
Stückzahl: 2
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DER BLICK ÜBER DEN TELLERRAND: DIE TECHNISCHE
SOFTWAREHIERARCHIE AUS SICHT DER IT
Softwarehersteller
Produktfamilie
Technische
Releases
Installationen
Adobe
Acrobat
Acrobat
Prof. 9.01
deu.
Kaufmännische
Produkte Acrobat Professional
9 Deu. pro Install.
Acrobat
Prof. 9.05
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Installation
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Rechner 1
Installation
auf
Rechner 2
Installation
auf
Rechner 3
Acrobat
Stand. 9.01
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Stand. 9.2
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Orange
R:240
G:125
B:0
Lila
R:150
G:15
B:150
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© HiSolutions 2016 | SAM-Beratung 27
DAS PRODUKT ALS VERBINDUNG ZWISCHEN
KAUFMÄNNISCHER UND TECHNISCHER SEITE UND
GRUNDLAGE FÜR DIE LIZENZBILANZIERUNG
Technische Releases
(Minorversion) Acrobat Prof.
9.01 deu.
Kaufmännisches
Produkt
Acrobat Professional 9
Deu. pro Install.
Acrobat Prof.
9.05 deu.
Lizenzartikel (SKU)
Acrobat Prof. 9
Volllizenz
Acrobat Prof. 9
Upgr.lizenz
Acrobat Prof. 9
25x Vollliz.
Installationen Lizenzen
50x 100x Lizenzen Gekauft
am: 27.8.2009,
Stückzahl: 2
Lizenzen Gekauft
am: 23.9.2010,
Stückzahl: 50
Produkt Installationen Effektive
Lizenzen
Saldo
Acrobat Professional 9 Deu. pro
Install. 150 100 -50
Lizenzbilanz:
making IT-services work
