KPMG SAM Managed ServiceRevisionssichere Softwarelizenz-Compliance: KPMG macht den Unterschied

Management und Kontrolle von Softwarelizenzen in Unternehmen werden inhaltlich, zeitlich und personell immer komplexer. Bei KPMG finden Sie das Know-how und das Personal, das Sie benötigen, um ein effektives und effizientes Lizenzmanagement umzusetzen.

© 2016 KPMG, Deutschland

GoldService Provider Management

BronzeLizenz-Compliance Management

SilberVertrags- und Finanzierungs- management

SAM Managed Service Level

SAM Managed Services End-to-End

Policies und Richtlinien

Rollen und Ver- antwortlichkeiten

Prozesse und Tools

Daten- management

Wirtschaftlichkeit und Leistungs-kennzahlen

Controlling und Reporting

Bedarf

Prognose und Bedarfsplanung

(Neu-)Verhandlung von Verträgen

Erfassung und Prüfung des Anpassungs- bedarfs

Einkauf und Beschaffung

Ausschreibung/ Verhandlung

Bestellung/ Beschaffung

Servicekatalog-management

Anbieter- und Ver- tragsmanagement

Softwarenutzung und Support

Verbrauch/ Nutzungsmessung

Bedarfs-/Angebots- synchronisierung

Betriebliche Unter-stützung (Schnitt-stelle zu IT- und Softwaremanage-ment)

Kostenverteilung und -verrechnung

Deaktivierung und Ausmusterung

Nutzungsende und Supportauslauf

Lizenzrückgabe, Lizenzneuzuwei-sung

Vertragskündigung

Außerbetriebnah-me/Deaktivierung

Installation und Bereitstellung

Lizenzzuweisung (Neuzuweisung)

Softwareerkennung und -inventar

Identifizierung, Bestandserfassung und Zertifizierung

Lizenz-Pooling und -verteilung

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Abbildung 1SAM Service-Bausteine aus dem Softwarelebenszyklus

© 2016 KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ein Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative („KPMG International“), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten.

Die HerausforderungÜber 1.000 verschiedene Softwareprodukte von über 100 verschiedenen Softwareherstellern im Einsatz – eine solche Konstellation ist selbst für mittelständische Unternehmen heute eher die Re-gel als die Ausnahme. Führt diese Vielfalt oftmals schon im operativen IT-Betrieb zu Problemen, so kommt sie für manchen Lizenzmanager einer glat-ten Überforderung gleich. Jedes Softwareprodukt ist mit individuellen, zum Teil hochkomplexen Li-zenzbestimmungen verbunden und jeder Lizenzver-trag hat seine Besonderheiten. Sie zu kennen und abrufbereit zu haben, ist für eine einzelne Person kaum und selbst für ein Team aus mehreren Lizenz-managern nur mit erheblichem Aufwand zu leisten. Eine risikoorientierte Fokussierung auf einige stra-tegische Softwarehersteller scheint daher reizvoll, greift jedoch zu kurz – ungeachtet der Risiken, die mit der fehlenden Kontrolle über bisher nicht ver-waltete Softwarehersteller verbunden sind. Denn nicht selten liegen keine relevanten Informationen zur Nutzung der Softwareprodukte vor oder die vor-liegenden Aufzeichnungen sind veraltet, bisweilen sogar falsch. Es drohen dann möglicherweise nicht

erkannte Fehl- oder Falschlizenzierungen, die für das betreffende Unternehmen empfindliche Strafen (Nachlizenzierung zum unrabattierten Listenpreis, rückwirkende Zahlung für Support und Ähnliches) nach sich ziehen können, wenn sie im Rahmen ei-ner Nachprüfung (Lizenzaudit) aufgedeckt werden. Ebenso nachteilig wirken sich mangelnde Trans-parenz der Softwarenutzung und -bedarfe sowie mangelnde Erfahrung im Umgang mit Softwareher-stellern aus. Die sich hieraus ergebenden Risiken reichen von kostspieliger Überlizenzierung bis hin zu nicht realisierten Einsparmöglichkeiten aufgrund unpassender Lizenzverträge oder Lizenzmodelle.

Unser Lösungsansatz – SAM als Managed ServiceDie Software eines Unternehmens ist heute wesentlicher Bestandteil seines wirtschaftlichen Erfolgs und „Mut zur Lücke“ in Fragen der Lizenz-Compliance ist alles andere als zeitgemäß. SAM (Software Asset Management) muss als ganzheit-liches Konzept verstanden und als solches umge-setzt werden. SAM umfasst den gesamten Lebens-zyklus einer Software, von der Bedarfsplanung bis

hin zur Ausmusterung. Der in der Praxis bewährte Prozess bündelt Maßnahmen, die es ermöglichen, den Softwarebestand eines Unternehmens effek-tiv zu verwalten, zu kontrollieren und zu steuern. SAM verschafft Sicherheit über eine angemessene Lizenzierung sowie die Beschaffung und effiziente Verwaltung von Software. Fehlen Teile des Prozes-ses oder werden die Prozesse nur für ausgewählte Softwarehersteller oder nur in einigen Unterneh-mensbereichen eingeführt, ist das interne Kontroll-system nicht geeignet, Rechtskonformität in der IT zu gewährleisten, geschweige denn Einsparpoten-ziale zu identifizieren. Die Kosten für den Aufbau eines Software Asset Managements sind hoch (rund 500.000 Euro für ein Unternehmen mit circa 10.000 Mitarbeitern) ebenso wie das Risiko, nach einer SAM-Implementierung wesentliche Lizenz-risiken nicht abzudecken (durchschnittliche Fehl-lizensierung von 200 Euro pro Gerät).

KPMG unterstützt Unternehmen im Lizenzmanage- ment mit dem Ziel, über effiziente Prozesse Lizenz-risiken aufzudecken und effektive Korrekturmaß-nahmen umzusetzen. Unser Maßstab ist dabei die Revisionssicherheit (Compliance by Design). Eben-so wichtig ist uns die Nachhaltigkeit, denn SAM-Programme verlieren nur dann auf Dauer nicht an Bedeutung, wenn sie zu Einsparungen und Opti-mierungen beitragen. Mit unserem SAM Service erzielen wir für unsere Mandanten in der Regel eine Ersparnis von bis zu 15 Prozent ihrer jährlichen Hardware- und Softwareausgaben. Dazu passen

wir den Leistungsumfang unserer SAM Managed Services individuell an die jeweilige Kundensitua-tion an: Je nach Ausgangslage reicht unsere Dienst-leistung von der bedarfsabhängigen Unterstützung als Lizenz-Helpdesk über die Begleitung der Lizenz-manager als Berater und Coach bis hin zur Unter-stützung bei der Durchführung von Teilprozessen oder bei der gesamten operativen Abwicklung im Lizenzmanagement (End-to-End Service).

Zur ganzheitlichen Unterstützung von Unterneh-men im Software Asset Management bietet KPMG ein mandantenfähiges und webbasiertes SAM Service Portal für die Verwaltung von Lizenz- und Software-Assets an. Über das SAM Service Portal können Softwarelizenz- und Vertragsinformatio-nen sowie Softwarenutzungsdaten verschiedener Softwarehersteller verwaltet und analysiert wer-den. Das Ergebnis ist eine belastbare, revisions-sichere und mit dem geschulten Auge des Auditors qualitätsgeprüfte Lizenzbilanz. Die Lizenzmanager erhalten über die Dashboard- und Berichtsfunktion einen schnellen Compliance-Status sowie Financial oder Risk Reports ausgewählter Softwareherstel-ler und -produkte, aus denen sich Handlungs- und Korrekturmaßnahmen ableiten lassen. Die Com-pliance-Ergebnisse können von der Konzernebene auf einzelne Tochtergesellschaften leicht herunter-gebrochen werden, zum Beispiel für die korrekte Leistungsverrechnung. (Abbildungen 1 und 2)

Abbildung 2KPMG Managed Service Level

BronzeService pro Zyklus (Lizenz-Compliance Management)

SilberService pro Zyklus (Vertrags- und Finanzierungsmanagement)

GoldService pro Zyklus (Service Provider Management)

OptionalService nach Bedarf

Erfassung und Validierung der genutzten Software-produkte und Software-lizenzen

Ableitung von Korrektur- maßnahmen

Ableitung von Handlungs- empfehlungen

Ableitung einer revisions-sicheren Lizenzbilanz

Betriebswirtschaftliche Unterstützung bei der Ver-handlung von IT-Service-Vereinbarungen

Ableitung von Handlungs- empfehlungen

Erfassung und Validierung von IT-Service-Vereinbarun-gen

Ableitung von Handlungs- empfehlungen

Unterstützung bei der Verhandlung von Software-lizenz- und Wartungsver-trägen

Erfassung und Validierung von Lizenzverträgen

Monetäre Szenarioanalyse

Ad hoc-Support Software-lizenzmanagement – Helpdesk – Lizenz-Audit Support – Szenario Support für Lizenzen in IT-Konzepten

– Due Diligence Support Softwarebestände

– Lizenztransfers im Rahmen von Carve-outs

– Lizenz-Pooling – Lizenztransfer – Interne Kostenver- rechnung

Lizenz-Compliance Management

Lizenz-Compliance Management

Vertrags- und Finanzierungs- management im Rahmen von SAM

© 2016 KPMG, Deutschland

© 2016 KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ein Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative („KPMG International“), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten.

KPMG SAM Managed Service Portal Für die Verwaltung von Lizenz- und Nutzungsdaten stellt KPMG Unternehmen das eigene webbasier-te SAM Service Portal zur Verfügung. Der KPMG Managed Service ist gut kombinierbar mit einem beliebigen, bereits vorhandenen SAM Tool unter-schiedlicher SAM Tool-Anbieter. (Abbildung 3)

– Betrieb in Secure Hosting-Rechenzentren von KPMG in Deutschland

– Umfangreiche Datenschutz- und Informations-sicherheits- sowie Hochverfügbarkeitsstandards (ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISAE 3402, SSAE 16, LEED)

– Internationale Auditstandards der Software-hersteller

– KPMG-Zusatzfunktionen (unter anderem Berechtigungskonzept, Dashboards, Drill-down- Lizenzbilanz)

– KPMG-Lizenzvertrag (Metriken und Preisstaffeln) – Umfangreicher Softwarekatalog und leistungs-

fähige Softwareerkennung – Multimandantenfähig und skalierbar

Bestens für Sie aufgestelltDurch die Verwendung des Portals und der damit verbundenen Managed Services von KPMG kön-nen Unternehmen auf Investitionen in den Aufbau einer eigenen Software Asset Management-Lösung verzichten. Der Eigenbetrieb ist aufgrund fehlen-der Skalenvorteile etwa ein Drittel teurer als der KPMG-Service und reduziert das Risiko einer Fehl-lizenzierung nicht auf eine unternehmerisch akzep-table Größenordnung.

Mit KPMG an Ihrer Seite erschließen Sie sich nicht nur Zeit- und Kostenvorteile bei Ihrem Soft-waremanagement. Sie profitieren auch von der Ver-traulichkeit, Unabhängigkeit und Objektivität sowie der Verschwiegenheitsverpflichtung einer Wirt-schaftsprüfungsgesellschaft. Ferner fließt in unse-ren SAM Service die Erfahrung aus mehreren tau-send durchgeführten Lizenzaudits ein. (Abbildung 4)

Kontakt

KPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftBarbarossaplatz 1a50674 Köln

Carsten LangPartner, ConsultingT +49 221 2073-1022carstenlang@kpmg.com

www.kpmg.de

www.kpmg.de/socialmedia

Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Infor mationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt ihres Ein-gangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte auf-grund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und ohne gründ-liche Analyse der betreffenden Situation.

© 2016 KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ein Mitglied des KPMG-Netz-werks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative („KPMG International“), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Der Name KPMG und das Logo sind eingetragene Mar-kenzeichen von KPMG International.

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Das SAM Service Portal wird in Secure Hosting-Rechenzentren von KPMG in Deutschland betrieben. Unsere Rechenzentren sind nach ISO zertifizierte Hochverfügbarkeitsrechenzentren und entsprechen internationalen Sicherheits- und Auditstandards.

Abbildung 4KPMG SAM Managed Services – die Vorteile im Überblick

– Konzentration auf Kernkompetenzen – Vorhersagbare Kosten und Kostensenkung – Besserer Einsatz vorhandener Ressourcen – Niedrige Anlaufkosten, schneller Return-on-Investment und erhöhte Flexibilität

– Keine Kosten für Kauf und Wartung eines SAM Tools oder einer IT-Infrastruktur

– Keine Kosten für Implementierung und Konfiguration der Tools

– Keine Betriebskosten in der Verwaltung des SAM Tools (beispielsweise Updates, Patches und Back-ups)

– Kosteneffiziente und schnelle Implementierung in die operativen Lizenzmanagementaufgaben

– Prüfungs- und revisionssichere Compliance – Kosteneinsparung und Verbesserung der Kostenstruktur – Kontrolle der technischen und kaufmännischen Assets – Kontinuität und Risikomanagement

Abbildung 3 KPMG SAM Service Portal

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