Kundeninformation ELStAM Version 9 Ausschnitte...Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“...

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Angela Spietschka

abresa GmbH

14.04.2015

Kundeninformation

„ELStAM im laufenden

Betrieb“

Version 9

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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 1 Einleitung 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege

1

©abresa GmbH Version: 9, 14.4.2015 Angela Spietschka

Inhalt

Inhalt ....................................................................................................................................................... 1

1 Einleitung ......................................................................................................................................... 8

2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren ..................................................................................... 11

2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege ................................................. 11

2.1.1 Verpflichtung zum Datenabruf ...................................................................................... 11

2.1.2 Recht zum Datenabruf................................................................................................... 11

2.1.3 Relevanz des Geburtsdatums ........................................................................................ 12

2.1.4 Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer .............................. 12

2.1.5 Arbeitgeberwechsel ...................................................................................................... 12

2.1.6 Beschäftigungsende ...................................................................................................... 13

2.1.7 Fehlende Abrufberechtigung und gesperrte ELStAM ................................................... 13

2.1.8 Aufbewahrungspflicht ................................................................................................... 13

2.1.9 Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM ..................................... 14

2.2 Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt? ............................. 14

2.3 Regelmäßige Abläufe im System ........................................................................................... 15

2.3.1 Anlässe im SAP-System für An- und Abmeldungen ....................................................... 15

2.3.2 Ablauf für Ausgangsmeldungen .................................................................................... 16

2.3.3 Eingangsmeldungen ...................................................................................................... 17

2.3.3.1 Grundlegender Ablauf ............................................................................................... 17

2.3.3.2 Reihenfolge beim Einspielen der von der Clearingstelle gelieferten ELStAM-Sätze . 18

2.4 Erläuterung der ELStAM-Felder im IT 0012 ........................................................................... 20

2.4.1 Feld Hauptarbeitgeber (HAG) ........................................................................................ 20

2.4.2 Feld Änderung durch ELStAM ........................................................................................ 20

2.4.3 Feld Sperre ELStAM ....................................................................................................... 20

2.4.4 Feld Sonderverarbeitung ............................................................................................... 20

2.4.5 Feld Sonderverarbeitung Anmeldung ............................................................................ 23

2.4.6 Feld Sonderverarbeitung Abmeldung ............................................................................ 23

2.4.7 Feld Datum Abmeldung zum ......................................................................................... 24

2.5 Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern ................... 24

2.5.1 Vorhandene Meldungen prüfen .................................................................................... 24

2.5.2 Zu erstellende Meldungen prüfen ................................................................................. 26

2.5.3 Meldeverlauf beeinflussen ............................................................................................ 27

2.5.4 Programm „Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen“ .............................................. 28

2.6 Statuskonzept der ELStAM-Meldungen ................................................................................ 28

3 Häufige Geschäftsvorfälle ............................................................................................................. 31


2


3.1 Die „ELStAM-Denkweise" ...................................................................................................... 31

3.2 Konstellationen bei der Datenpflege .................................................................................... 32

3.2.1 Reaktion auf Papierbescheinigungen ............................................................................ 32

3.2.1.1 Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG ............................................ 32

3.2.1.2 Mitteilung über die gespeicherten ELStAM .............................................................. 33

3.2.2 Unbekannte Geburtsdaten ............................................................................................ 34

3.2.3 Fehlende IdNr ................................................................................................................ 34

3.2.4 Personen, für die mehrere aktive Personalnummern im System geführt werden ....... 34

3.2.5 Änderung steuerlicher Daten auf Mitarbeiterebene .................................................... 35

3.2.5.1 Achtung, Gegenmeldung ........................................................................................... 35

3.2.5.2 Vorgehen zur Änderung der Steuerdaten ................................................................. 35

3.2.5.3 Änderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und anders herum ........... 35

3.2.6 Wohnsitzfinanzamt im IT 0012 ...................................................................................... 35

3.3 Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel ............ 36

3.3.1 Nachträgliche Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter .................................... 36

3.3.1.1 Laufende Zahlung ...................................................................................................... 36

3.3.1.2 Einmalzahlung ........................................................................................................... 37

3.3.1.3 MA verstorben ........................................................................................................... 37

3.3.2 Anmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Anmeldeverlauf

37

3.3.3 Abmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Abmeldeverlauf

38

3.3.4 Verschiebung des Eintritts, Korrektur des Anmeldedatums ......................................... 38

3.3.5 Reihenfolgeproblematik bei rascher Abfolge von Ein- und Austritten ......................... 38

3.3.6 Rückwirkender organisatorischer Wechsel zwischen Einheiten mit unterschiedlicher

Arbeitgebersteuernummer ........................................................................................................... 39

3.4 Abmeldung eines Arbeitnehmers ohne Austrittsmaßnahme ............................................... 40

3.4.1 Abmeldung zum Eintrittsdatum .................................................................................... 40

3.4.2 Ablauf zur Abmeldung eines Arbeitnehmer mit zunächst falschem RefDatumAG ....... 40

3.4.3 Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei Personalnummern zur selben IdNr ..... 41

3.5 Teilzeiträume im IT 0012 ....................................................................................................... 42

3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des

Abrechnungssystems ......................................................................................................................... 42

3.6.1 Erneuerung bzw. Verlängerung des ELStER-Zertifikats ................................................. 42

3.6.2 Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Finanzamt .................... 44

3.6.2.1 Erläuterung des Finanzamts ...................................................................................... 44

3.6.2.2 Erläuterungen der SAP .............................................................................................. 46

3.6.3 Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten....................... 49

3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM ................................................................................................... 51


3


3.7.1 Jahreswechsel 2014/2015 ............................................................................................. 51

3.7.2 Lieferung der Freibeträge und Kinderfreibeträge für das Folgejahr ............................. 52

3.7.3 RPISTJD0 - Anlage eines neuen Datensatzes zum Jahresersten .................................... 53

3.7.4 Umgang mit ELStAM-Daten fürs Vorjahr....................................................................... 53

3.7.5 Berücksichtigung geänderten ELStAM Daten fürs Vorjahr in den Stammdaten und in

der Abrechnung ............................................................................................................................. 54

3.7.5.1 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM für alle rückwirkenden

Lieferungen ................................................................................................................................ 54

3.7.5.2 Fallbeispiel mit Schließung des Steuerjahres nach der Januar-Abrechnung ohne

Öffnung durch ELStAM .............................................................................................................. 55

3.7.5.3 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM nur für einen Teil der

rückwirkenden Änderungslisten ............................................................................................... 55

3.8 Löschen im B2A-Manager ..................................................................................................... 56

3.9 Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer

Änderungslisten................................................................................................................................. 56

3.10 Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System .................................................. 56

3.10.1 Beibehaltung der Arbeitgebersteuernummer ............................................................... 56

3.10.2 Neue Arbeitgebersteuernummer .................................................................................. 57

3.11 Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste ................................................................... 58

4 Fehlersituationen .......................................................................................................................... 59

4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus .................................................................................... 59

4.1.1 Klärung der Ursache ...................................................................................................... 59

4.1.2 Meldungen erneut senden ............................................................................................ 60

4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts ..................................................................................... 60

4.2.1 Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation ............................................ 60

4.2.1.1 190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten ............................ 60

4.2.1.2 510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden ...... 60

4.2.1.3 550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich ................................................ 61

4.2.1.4 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor ............ 61

4.2.1.5 551001001 Validierungsfehler .................................................................................. 61

4.2.1.6 551005001 Fehler bei der Verarbeitung in Zobel ..................................................... 62

4.2.1.7 551005002 Kein Arbeitgeber im Request ................................................................. 62

4.2.1.8 551005003 Der Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet ............................. 62

4.2.1.9 551005004 Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden 62

4.2.1.10 551005005 Der Arbeitgeber zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden. ... 62

4.2.1.11 551005006 Keine Arbeitgeberkennung gefunden ................................................ 62

4.2.1.12 551005007 Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet .................................. 63

4.2.1.13 551005008 Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber

gemeldet 63


4


4.2.1.14 551005010 Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der

Änderungsliste> JJJJMMNNN .................................................................................................... 63

4.2.2 Meldungen auf Arbeitgeber-Ebene ............................................................................... 64

4.2.2.1 552010001 Keine Änderungen für Arbeitgebersteuernummer … Monatsliste …. ... 64

4.2.2.2 552010102 Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht

von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab ................................................ 64

4.2.2.3 552010103 refDatumAG liegt nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und

dem 01. des Folgemonats nach Eingang ................................................................................... 64

4.2.3 Meldungen auf Arbeitnehmer-Ebene ........................................................................... 65

4.2.3.1 551010113 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der

Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen (Beschäftigungsende) ................................. 65

4.2.3.2 552020001 Abmeldung erfolgreich ........................................................................... 65

4.2.3.3 552020100 Keine Abrufberechtigung ....................................................................... 65

4.2.3.4 552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab [Datum] .......................................... 66

4.2.3.5 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refDatumAG für das aktuelle

Arbeitsverhältnis. [refDatumAG = …] ........................................................................................ 67

4.2.3.6 552020200 Keine Anmeldeberechtigung .................................................................. 68

4.2.3.7 552020201 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber

bereits anderweitig erfolgt ist ................................................................................................... 69

4.2.3.8 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden ....... 69

4.2.3.9 552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits

angemeldet................................................................................................................................ 71

4.2.3.10 552020204 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refDatumAG der aktuellen

Beschäftigung [refDatumAG = …] .............................................................................................. 74

4.2.3.11 552020205 refDatumAG liegt vor Beginn der Meldepflicht ................................. 74

4.2.3.12 552020206 refDatumAG liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab 01.03. des

Jahres) 75

4.2.3.13 552020211 Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner

als angeforderter Freibetrag ..................................................................................................... 75

4.2.3.14 552020213 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der

Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen ..................................................................... 76


Beschäftigung. [refDatumAG = … ] ............................................................................................ 76


Beschäftigung. [refDatumAG = $datum] ................................................................................... 77

4.2.3.17 552020215 Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refDatumAG

der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor .................................................... 77

4.2.3.18 552020300 Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist

nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht ................................................................... 78


5


4.2.3.19 552020303 refDatumAG aus der Abmeldung stimmt nicht mit refDatumAG aus

der An-/Ummeldung überein .................................................................................................... 78

4.2.3.20 552020306 Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert

[Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] ............................... 79

4.2.3.21 552020307 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten

Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refDatumAG des Arbeitsverhältnisses möglich. . 79

4.2.3.22 552020307 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten

Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refDatumAG des Arbeitsverhältnisses möglich.

[refDatumAG = $datum] ............................................................................................................ 80

4.2.3.23 552020400 Keine Ummeldeberechtigung ............................................................. 80

4.2.3.24 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges

Betriebsstätten-Finanzamt ........................................................................................................ 80

4.3 Fehler auf Finanzamtsseite ................................................................................................... 80

4.3.1 Änderungsdaten für abgemeldete Arbeitnehmer......................................................... 80

4.3.2 Falsche Daten vom Finanzamt geliefert ........................................................................ 81

4.3.2.1 Korrektur der Daten nicht rechtzeitig für die Abrechnung ....................................... 81

4.3.2.2 Gültigkeit ................................................................................................................... 81

4.3.2.3 Situation im IT 0012 vor der Änderung ..................................................................... 82

4.3.2.4 Erfassen der anzuwendenden Steuerabzugsmerkmale ............................................ 82

4.3.2.5 Vorläufiger Ausschluss von ELStAM .......................................................................... 83

4.3.2.6 Ausblick...................................................................................................................... 83

4.3.2.7 Reaktion des Systems auf den Ausschluss ................................................................ 83

4.3.3 ELStAM Daten für 2013 in der Monatsliste von Anfang April 2014 oder später .......... 84

4.4 Steuerklasse VI, weil eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber innerhalb der 6-Wochen-Frist

nicht möglich war .............................................................................................................................. 85

4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems .................................................................... 85

4.5.1 Meldung "Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM" .................................................... 86

4.5.2 Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden .................................................... 86

4.5.3 Keine Anmeldung zu AGSTNR … in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden .... 88

4.5.4 Tag Nutzdatenblock wurde nicht gefunden oder Tag Datenpaket wurde nicht

gefunden 88

4.5.5 Kein Status in P01E2_STATUS vorhanden ..................................................................... 89

4.5.6 Fehlermeldung AGSTNR xxx nicht im System vorhanden. Vorhandene Zuordnung

AGSTNR yyy ................................................................................................................................... 90

4.5.7 Fehlermeldung Keine XML-Antwort(Returnwert) vorhanden, Fehler beim Öffnen einer

RFC-Verbindung sowie Folgefehler ............................................................................................... 91

4.5.8 Abmeldung zum <Datum> wird erstellt, da zugehörige Anmeldung zum <Datum>

fehlerhaft ....................................................................................................................................... 92

4.5.9 Es sind Meldungen in Quarantäne, speichern nicht möglich ........................................ 92

4.5.10 Fehler beim Auswerten des Transfertickets, Tag <Transferticket> nicht vorhanden ... 93


6


4.5.11 Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode 190017301 Es ist ein

Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten ............................................................ 93

4.5.12 Fehlercode 510009100 Meldungsnummer 852 ............................................................ 95

4.5.13 PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR(X) Rückmeldung u. AGSTNR(Y) Meldung ........... 95

4.5.14 Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist ..... 95

4.5.15 Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) .......................... 96

4.5.16 Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag ...................... 96

4.5.17 Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich ............................. 97

4.6 Fehler und Ereignisse im Meldeablauf .................................................................................. 97

4.6.1 Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum ...... 97

4.6.2 Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber . 98

4.6.3 Rückwirkende Änderung des Personalbereichs ............................................................ 99

4.6.4 ELStAM mit gleichem Inhalt und unterschiedlichem Gültigkeitsbeginn ....................... 99

4.6.5 An- und Abmeldung in falscher Reihenfolge verarbeitet .............................................. 99

4.6.6 Eine Monatsliste des Finanzamts fehlt ........................................................................ 100

4.6.7 Mailbenachrichtigung aus dem ElsterOnline-Portal zu einer falschen AG-

Steuernummer ............................................................................................................................ 101

4.7 Praxistipp: Ummeldung auf sich selbst ............................................................................... 101

4.8 Inkonsistente Bescheinigungszeiträume ............................................................................. 102

5 Praxiserfahrung ........................................................................................................................... 103

5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse ............................................................................... 103

5.1.1 Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln ........... 103

5.1.2 Inhalt einer Meldedatei analysieren ........................................................................... 105

5.2 Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs ....................... 106

5.2.1 Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen .................................... 106

5.2.2 Durchführen einer Massenab- und Anmeldung .......................................................... 110

5.2.3 Kompletter Meldeablauf für eine Personalnummer ................................................... 111

5.2.3.1 Schritt 1: Meldung erstellen .................................................................................... 111

5.2.3.2 Schritt 2: Meldung sammeln ................................................................................... 112

5.2.3.3 Schritt 3: Meldung versenden ................................................................................. 112

5.2.3.4 Schritt 4: Rückmeldung abholen ............................................................................. 113

5.2.3.5 Schritt 5: Rückmeldung zur Personalnummer zuordnen ........................................ 113

5.2.3.6 Schritt 6: Rückmeldung in den Infotyp 0012 einspielen ......................................... 114

5.3 Praxisfälle ............................................................................................................................ 114

5.3.1 Meldung "Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich" erscheint

über einen längeren Zeitraum hinweg ........................................................................................ 114

5.4 Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 ................................................................................... 114

5.4.1 Anzeigen der Verfahrenshinweise............................................................................... 115

5.4.2 Statusinformationen zu einer Person anzeigen .......................................................... 115


7


5.4.3 Quarantäne anzeigen und zurücksetzen ..................................................................... 117

5.4.4 Rascher Überblick über die bisher eingelesenen Änderungslisten und erzeugten

Ausgangsdateien ......................................................................................................................... 117

5.4.5 Status eines Transfertickets ändern ............................................................................ 118

5.4.6 Anzeige des Inhalts einer Meldedatei ......................................................................... 118

5.5 Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen ......................................................... 119

5.5.1 Vorbelegung von Datumsfeldern durch die Reports bewahren ................................. 119

5.5.2 Datumsfelder mit bestimmten variablen Datumswerten belegen ............................. 120

5.6 Praxiserfahrung anderer Unternehmen .............................................................................. 120

A Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen .......................................................... 121

B Abkürzungen ............................................................................................................................... 122


8


1 Einleitung

Diese Kundeninformation richtet sich an Personalabrechnungs-Fachbereiche. Sie verzichtet bewusst

auf eine zu tiefgehende Darstellung technischer Zusammenhänge und Lösungsansätze, die vom

Systemberater umzusetzen sind.

Bitte lassen Sie sich nicht von der Seitenzahl abschrecken. Es wurden bewusst Redundanzen

eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus zu verbessern.

Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit mit ELStAM

gedacht.

Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar.

Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an.

Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf.

In Kapitel 5 wird ab Version 9 sukzessive eine Sammlung von Praxisfällen mit Erklärung des

Vorgehens zur Analyse und Behebung aufgebaut. Dieses neue Kapitel soll fallorientiert Hilfe zur

Selbsthilfe vermitteln.

Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften des Finanzamts sowie aus SAP-

Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der

Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden

Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert,

dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft

übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für

die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen,

teilen Sie uns das bitte mit.

Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In

diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen.

Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten des Finanzamts sowie mit Hinweisen bzw.

Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene Vorgehensweisen

möglicherweise nicht mehr funktionieren.

Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte.

Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch

ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung.


9


Versionsinformation:

Version 1 14.1.2014

Version 2 26.2.2014

Version 3 23.4.2014 Version 4 7.5.2014

Version 5 12.06.2014

Version 6 18.9.2014

Version 7 12.11.2014

Version 8 9.2.2015

Version 9 14.4.2015

Version Was geändert Wo

9 Beschreibung der regelmäßigen Abläufe aktualisiert 2.3.

9 Hinweis 2097249 "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 1 2015"

eingefügt

2.3.3

9 Erläuterung der ELStAM-Felder des Infotyps 0012 erweitert 2.4

9 Beeinflussung des Meldeablaufs ergänzt 2.5

9 Statuskonzept aktualisiert 2.6

9 Erfahrungsbericht aus dem DSAG zur Variantensteuerung bei

Reihenfolgeproblemen auf Grund von knapp verlängerten befristeten

Verträgen berücksichtigt

3.5.3

9 Änderung in HW 1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der

Arbeitgebersteuernummer" berücksichtigt

3.6.2.2

4.2.3.18

9 Hinweis 2037566 "ELStAM: Hinweis 510005200 - Datenuebermittler mit

Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" eingefügt

4.2.1.2

9 Kapitel 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor neu auf Grund einer neuen Version des Hinweises

1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der

Arbeitgebersteuernummer"

4.2.1.4

9 Aufnahme HW 2132956 "ELStAM: Verfahrenshinweis 552020101 "Keine

Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits

anderweitig erfolgt ist"

4.2.3.7

9 Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist neu gem. HW 2097249 "ELStAM: Korrekturen und

Verbesserungen 1 2015"

4.5.14

9 Kapitel Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) neu gem. HW 2132751 "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 07/2015"

4.5.15

9 Kapitel Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag neu

4.5.16

9 Kapitel Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich

neu

4.5.17


10


Version Was geändert Wo

9

Kapitel 551005010 Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der Änderungsliste> JJJJMMNNN neu gem. HW 2120608 "ELStAM:

Korrekturen und Verbesserungen 05/2015"

4.12.1.1

3

9 Kapitel Praxiserfahrung und Unterkapitel neu 5

9 Kapitel Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 verschoben 5.4

(früher

3.11.)

8 Kapitel Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM neu 2.1.9

8 Kapitel auf Grund HW 2072635 neu eingefügt 3.3.6

8 Erläuterungen zum Thema Zertifikatswechsel und Wechsel Steuernummer,

die bisher eher auf Systembetreuerebene gesehen wurden

3.6

8 Ergänzung HW 2113924 3.6.2

3.6.3

4.5.13

8 Entfernung der Handlungsanleitung für die Situation vor Einspielung des

Hinweises 1984336 (Massenab- und Anmeldung)

3.6.2.2

8 Klarstellung für RPISTJD0 in Jahren nach 2014 3.7.3

8 Beschreibung von Fehlermeldungen aus dem SAP 4.5.8 bis

4.5.10

8 Kapitel Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode 190017301 Es ist ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten neu

4.5.11

8 Kapitel Fehlercode 510009100 Meldungsnummer 852 neu 4.5.12

8 Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. neu gem. HW

2097249

4.5.14

8 Ergänzung HW 2066787, Punkt 9, TA STPB 4.8

8 Verweis auf Hinweis 2103461 an diversen Stellen eingefügt

Die Beschreibung der Änderungen älterer Versionen basiert teilweise auf inzwischen verschobenen

Kapitelnummern, so dass diese besser direkt aus den älteren Versionen entnommen werden sollten.

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege

11


2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren

2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege

2.1.1 Verpflichtung zum Datenabruf

Mit der Erstanmeldung einer IdNr endet für den Arbeitgeber die Übergangsfrist zum Einstieg in

ELStAM für diese IdNr.

Danach ist er verpflichtet die ELStAM neu eingestellter Arbeitnehmer abzurufen und in das

Lohnkonto zu übernehmen (§ 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Dies erfolgt jeweils ab Beginn des

Arbeitsverhältnisses. Der Abruf erfolgt durch den Arbeitgeber ohne Einwilligung des Arbeitnehmers

und ohne Bescheinigung des Finanzamts.

Allerdings ist kein Abruf ohne die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Sollte ein

Mitarbeiter keine IdNr. haben, muss er eine der alten Lohnsteuerkarte ähnliche Bescheinigung vom Finanzamt vorlegen, die den Arbeitgeber von der Pflicht des Abrufs von ELStAM befreit, bis eine IdNr.

vorliegt (§39e Absatz 8 EStG).

Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die

voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden (§ 39c Absatz 1 Satz 2

EStG). Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu

vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren.

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist der

Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen

kann (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG). Er sollte dies im Lohnkonto vermerken. Das gilt auch, wenn die

ersten drei Monate nach Beginn der Beschäftigung verstrichen sind, ohne dass der MA seine IdNr. mitgeteilt hat.

Fazit:

Bei fehlender IdNr. hängt Ihre Reaktion also sehr vom Verhalten des Arbeitnehmers ab. Nur wenn er

unverschuldet seine Daten nicht mitteilt und Ihnen nachweisen kann, dass er das Fehlen der IdNr.

nicht zu vertreten hat, dürfen Sie die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für maximal 3

Monate anwenden.

2.1.2 Recht zum Datenabruf

Die FAQ der ELStAM-Internetseite treffen zum Recht auf Datenabruf durch den Arbeitgeber folgende

Aussage:

Kann ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des

Arbeitnehmers dessen ELStAM weiterhin abrufen? Antwort: Nein.

Da immer wieder die Frage aufkam, wann genau der Arbeitgeber das Recht zum ELStAM-Abruf oder

auch zur Weiternutzung der ELStAM hat, wurden folgende Fragen an die fachliche ELStAM-Hotline gesendet und telefonisch wie folgt beantwortet.

Frage 1: Reicht das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses und die Mitteilung der IdNr durch den

Arbeitnehmer, um den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM zu berechtigen?

Antwort: Schon die Mitteilung der IdNr. durch den Arbeitnehmer berechtigt den Arbeitgeber zum

Abruf der ELStAM.

Frage 2: Wann kann ein Arbeitgeber ein Hauptarbeitsverhältnis anmelden? Benötigt er dazu

irgendein Dokument oder muss er sich zumindest vom Arbeitnehmer irgendeine Art Willenserklärung

unterschreiben lassen?

Antwort: Wenn der Arbeitnehmer nichts Gegenteiliges äußert, kann ein Abruf als Hauptarbeitgeber

erfolgen. Am besten ist es aber, die Haupt-/Nebenarbeitgebereigenschaft im Einstellungsbogen abzufragen.

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege

12


Frage 3: Kann ein Hauptarbeitsverhältnis zur Abwicklung einer nachträglichen Einmalzahlung (z.B.

Abfindung) bestehen bleiben, obwohl der Arbeitsvertrag bereits beendet ist, wenn der Arbeitnehmer

kein Folgearbeitsverhältnis hat? Analog Rentenzahlungen (ggf. von mehreren verschiedenen Rentenzahlern): Hier besteht kein Arbeitsverhältnis. Reicht die einfache Willenserklärung des

Zahlungsempfängers, um einen der Rentenzahler zum Abruf als Hauptarbeitgeber zu berechtigen?

Antwort: In beiden Fällen sollte eine entsprechende Willenserklärung vom Arbeitnehmer bzw.

Rentner unterschrieben werden. Diese hat dann dieselbe Wirkung wie ein bestehender

Arbeitsvertrag.

Frage 4: Gibt es eine Regelung, die den Abruf der ELStAM ohne Arbeitsverhältnis oder eine ähnliche

Rechtsgrundlage verbietet?

Antwort: Es gibt keine spezifische Regelung, nur das Datenschutzgesetz. Ein Arbeitgeber kann im

Zweifel jedoch die ELStAM abrufen. Der Arbeitnehmer kann bestimmte Arbeitgeber für den Abruf

sperren lassen. Damit hat der Arbeitnehmer gegenüber bestimmten ehemaligen Arbeitgebern seinen Danteschutz selbst in der Hand.

2.1.3 Relevanz des Geburtsdatums

Zur Prüfung der IdNr. gegen Eingabefehler wird das Geburtsdatum gegengeprüft. Bei Personen, deren Geburtstag, Geburtsmonat und /oder Geburtsjahr nicht bekannt ist, ist die fehlende Angabe

jeweils mit Nullen aufzufüllen, z.B. 00.02.1978.

2.1.4 Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald

der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen

ELStAM aushändigt oder elektronisch bereit gestellt hat (vgl. § 39e Absatz 6 Satz 3 EStG i.V.m. § 39

Absatz 1 Satz 5 und Satz 6 EStG). Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM sind daher in der

üblichen Lohnabrechnung anzugeben (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Damit ist sichergestellt, dass der

Arbeitnehmer zeitnah über seine aktuellen ELStAM informiert wird.

2.1.5 Arbeitgeberwechsel

Der lohnsteuerliche Grundsatz, dass es zu einem Zeitpunkt nur ein Hauptarbeitsverhältnis geben

kann, bleibt auch im elektronischen Verfahren bestehen.

Bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber wird daher geprüft, ob bereits ein

Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorgenommen hat.

Ist bisher kein Hauptarbeitgeber vorhanden, kann die Anmeldung eines Arbeitnehmers als

„Hauptarbeitgeber“ auch rückwirkend bis zum 01.01. des Jahres (bei Anmeldung bis zum 28.02./29.02. rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres) erfolgen.

War ein anderer Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser das Arbeitsverhältnis bereits

abgemeldet, kann die Anmeldung des neuen Arbeitgebers rückwirkend bis zur Abmeldung des

bisherigen Arbeitgebers erfolgen.

Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen

Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in der ELStAM-Datenbank abgemeldet,

führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers dazu, dass der bisherige Arbeitgeber vom Haupt- zum

Nebenarbeitgeber wird. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber „verdrängt“ den bisherigen

Hauptarbeitgeber. Der neue Arbeitgeber wird grundsätzlich mit Wirkung zum Tag der Anmeldung

zum Hauptarbeitgeber. Als Ausnahme davon gilt folgende 6-Wochen-Regelung:

Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen

Arbeitgebers die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mitgeteilt, führt die Anmeldung des

neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach dem Referenzdatum

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die „ELStAM-Denkweise"

31


3 Häufige Geschäftsvorfälle

3.1 Die „ELStAM-Denkweise"

Bei ELStAM müssen Sie sich immer bewusst machen, dass Sie zwei Systeme mit ihren Zuständen vor

sich haben, die sich nur über eine unvollständige Schnittstelle gegenseitig abstimmen. Zudem haben

Sie über den Zustand im Finanzamts-System oft nur eine lückenhafte Information. Dies ist vor allem

der Fall, wenn ein zweiter Arbeitgeber mit seinen Meldungen diesen Zustand verändert, was Sie

jedoch nur einmal monatlich über die Änderungsliste des Finanzamts erfahren.

Hier ein (konstruiertes aber realistisches) Beispiel für die bei ELStAM nötige Denkweise:

Durch eine Historie, bei der ein zweiter Arbeitgeber und ein Fehler bei der Clearingstelle eine Rolle

spielten, war ein Arbeitnehmer (AN) beim Finanzamt auf den hier betrachteten Arbeitgeber (AG) als

Nebenarbeitgeber gemeldet. Das SAP-System führte den MA im Zustand „nicht angemeldet“. Ziel

war es, den MA als Hauptarbeitgeber anzumelden.

Auf dem Zeitstrahl des Finanzamts (in Folge immer blau) ergab sich folgende Situation:

Auf dem Zeitstrahl des SAP-System des AG (in Folge immer rot) sah es so aus (???? bezeichnet eine

unbekannte Historie):

Auf Grund der Unkenntnis des Zustands beim Finanzamt wurde zu einem Stichtag eine Anmeldung

als Hauptarbeitgeber ausgelöst.

Die Antwort lautete „Erneute Anmeldung nicht möglich, Arbeitnehmer ist bereits angemeldet“. Dies

zeigte dem AG, dass er als Arbeitgeber des AN hinterlegt war (ob als Haupt-oder Nebenarbeitgeber

ist ihm hier noch unbekannt). Die Zeitstrahlen blieben im Zustand:

Eine Abmeldung aus dem SAP heraus war nicht möglich, da nur MA abgemeldet werden können, die

im SAP den Zustand „angemeldet“ haben. Um dem SAP den ELStAM-Zustand des AN bezüglich des AG bekannt zu machen, wurde eine Ummeldung zum 1.9. ausgelöst (siehe 4.6.6).

Als Antwort wurden Nebenarbeitgeber-ELStAM für den AN geliefert. Zustand der Zeitstrahlen nun:

Der SAP-Meldereport erstellt keine Abmeldung zu einem Datum, an dem ein MA vermeintlich nicht

angemeldet ist. Daher kam zur Statusänderung auf Hauptarbeitgeber nur eine Abmeldung zum 1.9.

und eine Anmeldung zum 2.9. in Frage. (Anmerkung: Die Abmeldung muss den beim Finanzamt dort

verzeichneten Meldebeginn6 berücksichtigen, was ggf. durch eine doppelte Abmeldung erfolgt.) Zustand der Zeitstrahlen nun:

6 Der offizielle Begriff dafür lautet „RefDatumAG“.

AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6. 1.6.

???? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet

AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6. 1.6.

????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet

AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.

1.6.


1.9.

AG ist Nebenarbeitgeber von AN seit 1.9.

AG ist Hauptarbeitgeber des AN seit 2.9.

1.6.


1.9.

AG ist im IT 0012 Hauptarbeitgeber des AN seit

1.9., jedoch erst seit 2.9. auf Basis einer ELStAM-Meldung

2.9.

Seiten 31 und 32 des Originaldokuments

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege

32


3.2 Konstellationen bei der Datenpflege

3.2.1 Reaktion auf Papierbescheinigungen

3.2.1.1 Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG

Beispiel:

Diese Bescheinigung hat dieselbe Funktion wie früher die Lohnsteuerkarte und wie die ELStAM. Sie

wird nur einmal je IdNr. erstellt und kann daher als Grundlage für die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft

herangezogen werden. Daraus ergibt sich auch folgerichtig die Notwendigkeit, diese Bescheinigung

nur im Original anzuerkennen. Der Finanzbeamte, der eine solche Bescheinigung ausstellt, hat die

Pflicht, die ELStAM für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung zu sperren, damit die ELStAM nicht

wie eine zweite Steuerkarte wirken. Wenn dies erfolgt ist, erhalten Sie über einen ELStAM-Abruf die

Steuerklasse VI wegen vorliegender Sperre. Daher müssen Sie für den MA im IT 0012 eine

Nichtteilnahme wegen der Besonderen Bescheinigung eintragen.

Es empfiehlt sich, als eine Art Wiedervorlage im IT 0012 einen Satz zum ersten Tag nach Gültigkeit der Bescheinigung anzulegen und dort "Anmeldung erzwingen" einzutragen. Wenn der Mitarbeiter

vor Ausstellung der Bescheinigung nicht angemeldet werden konnte, wird er zu diesem Datum

angemeldet. Wenn der MA schon angemeldet war, ist die erneute Anmeldung unnötig und wird

daher abgelehnt. Diese Ablehnung können Sie jedoch als Anlass zur Prüfung der Daten nehmen.

Noch eine Anmerkung: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie trotz der Bescheinigung ELStAM-Daten mit

familiengerechter Steuerklasse abrufen können. Dann hat der Finanzbeamte die Sperre vergessen.

Das System löscht die Nichtteilnahme, wenn die ELStAM-Daten mit den von Ihnen eingegebenen

Daten übereinstimmen.

Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter eine Besondere Bescheinigung vorlegt, nutzen Sie bitte

die Sonderverarbeitung Manuelle Pflege angemeldeter AN (nach Einspielung von Hinweis 205060). Die SAP schreibt dazu: „Benutzen Sie diese Ausprägung zur Dokumentation, wenn Sie die ELStAM-

Daten für angemeldete Mitarbeiter manuell überschreiben. Dadurch ist eine Korrektur möglich, wenn

eine Anmeldung erfolgreich ist, die Clearingstelle aber falsche Daten zum Anmeldedatum zurück

liefert.

Unterschied zur Ausprägung 'nicht teilnehmen':

• Es sind weniger Gründe für die manuelle Pflege auswählbar.

• Wird nach erfolgreicher Anmeldung zum Anmeldedatum (P0012-BEGDA) die Sonderverarbeitung 'nicht teilnehmen' gesetzt, erfolgt eine Abmeldung mit dem Report

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems

49


Lösung (Vorgehen im SAP System):

Massen-An-/Abmeldungen über die neue Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT.

Schritt 1: Massenabmeldung auf der alten Steuernummern und Verarbeiten der Antworten

(Kein manuelles Setzen eines Status bei den Antworten notwendig)

Schritt 2: Eintragen der neuen Steuernummer in der T5D0P

Schritt 3: Massenanmeldung auf der neuen Steuernummer

Wichtig: Die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation des Reports.

(8) Ein Personalbereich/ -teilbereich wird einer anderen lohnsteuerlichen Betriebsstätte

zugeordnet

Fallbeschreibung:

Eine untergeordnete organisatorische Einrichtung ändert ihre Zuordnung zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Die alte und neue lohnsteuerlichen Betriebsstätten bleiben aktiv, deren

Steuernummern bleiben erhalten.

Konsequenz ELStAM-Verfahren:

Abmeldung auf der alten Steuernummer, Anmeldung auf der neuen Steuernummer.

Lösung(Vorgehen im SAP System):

Zeitraumgenaue Änderung der Zuordnung des Personalbereichs- /teilbereichs zur lohnsteuerlichen

Betriebsstätte über den Personalbereich Berichtswesen, Teilapplikation LSTB Datensätze des Infotyp 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag der geänderten Zuordnung

splitten.

An-/Abmeldungen über die normale Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT.

Schritt 1: Ändern Sie die Zuordnung zum Stichtag im Personalbereich Berichtswesen für

Teilapplikation LSTB 'Lohnsteuerbescheinigung'.

Schritt 2: Splitten Sie den Infotypsatz 'Organisatorische Einrichtung' (0001) zum Stichtag.

Schritt 3: Die Abmeldung mit der Steuernummer der alten lohnsteuerlichen Betriebsstätte sowie die

Anmeldung mit der Steuernummer der neuen lohnsteuerlichen Betriebsstätte werden mit dem

normalen Lauf des Reports 'ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen' (RPCE2VD0_OUT) erstellt.

3.6.3 Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten

Das Finanzamt identifiziert den Empfänger von Änderungsinformationen über eine Kombination aus

Zertifikat und Arbeitgebersteuernummer, die bei der Anmeldung eines jeden Arbeitnehmers zu

dessen IdNr zugeordnet wird. Jede Änderung an relevanten steuerlichen Daten der IdNr wird, sofern

relevant) mit Arbeitgebersteuernummer und Zertifikat bei der Clearingstelle zur Abholung hinterlegt.

So lange sich bei Ihnen nichts an der Steuernummer oder am Zertifikat ändert, kann diese

Information (die monatliche Änderungsliste) somit von Ihrem SAP abgerufen werden.

Bei Änderungen an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat erfolgt dieser Abruf durch das SAP

jedoch unter einer veränderten Arbeitgeber-Identifizierung. Das Finanzamt ordnet dabei die für Ihre

Mitarbeiter hinterlegt Information nicht Ihrem Abholversuch zu. Im Ergebnis bekommen Sie keine

monatlichen Änderungslisten.

Leider tritt dieses Symptom jedoch oft nicht so klar auf. Wenn Sie nach der Änderung an

Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat neue Mitarbeiter anmelden, weiß die Clearingstelle, dass

Sie auf Änderungen von Arbeitnehmern warten. Wenn sich an den Daten dieser neuen Arbeitnehmer

Seiten 49 bis 51 des Originaldokuments

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems

50


nichts ändert, erhalten Sie eine Liste mit dem Hinweise, dass für Ihre Arbeitnehmer keine

Änderungen vorliegen. Sie sehen aber nicht, dass diese Information nur für die wenigen Neueintritte

gilt. Im Resultat kann ein kritischer Fehlerzustand vorliegen, der durch ein plausibles Systemverhalten

komplett maskiert wird! Sie bemerken den Schiefstand i.d.R. nur noch durch Beschwerden der MA über nicht nachvollzogene steuerliche Änderungen. Auf Grund der normalen Verzögerung bei der

Übermittlung solcher Daten von der Quelle (z.B. Einwohnermeldeamt) zu Ihnen geht dabei zusätzlich

oft wertvolle Zeit verloren.

Was ist zu tun?

Ein reiner Wechsel der Arbeitgebersteuernummer wird i.d.R. vom Finanzamt selbst bis in die

ELStAM-Zuordnung der MA nachvollzogen, siehe Kapitel 3.6.2. In diesem Fall müssen Sie lediglich

eine einzige An-, Ab- oder Ummeldung für die Steuernummer vollziehen, ebenfalls siehe Kapitel

3.6.2. Gem. Hinweis 2113924 sollte zudem Teilapplikation LSTZ gepflegt werden.

Es werden Spezialfälle beschrieben, in denen dieser Wechsel durch das Finanzamt nicht funktioniert.

Sie können entweder im Dialog mit dem Finanzamt klären, ob Ihr Steuernummernwechsel ein solcher Spezialfall ist oder abwarten, ob Sie im Folgemonat eine Änderungsliste erhalten. Sollten Sie

keine Änderungsliste erhalten, können Sie die Abholung mit der Einstellung

wiederholen. Stellt sich dann heraus, dass Sie auf diese Art zusätzliche Änderungen für Ihre

Arbeitnehmer geliefert bekommen, müssen Sie die unter der betroffenen Steuernummer

gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 4.7.

Bei einem Wechsel des Zertifikats (nicht Verlängerung!) kommt es auf die Arbeitgebersteuer-

nummer an, für die das Zertifikat erstellt wurde. Diese Steuernummer wird zur Identifizierung des

sogenannten Datenlieferanten herangezogen. Wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, dass

es keinen Wechsel der mit dem Zertifikat verknüpften Steuernummer gab, müssen Sie die mit diesem Zertifikat gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 4.7.

Bitte beachten Sie besonders, dass Monatslisten, die für ein Zertifikat mit veralteter Steuernummer

bereitgestellt wurden nicht mehr abgeholt werden können. Inwieweit sie durch die Clearingstelle

noch einmal für das neue Zertifikat bereitgestellt werden können, wurde von uns noch nicht eruiert.

Ebenso wichtig ist, dass nach einer Ummeldung ältere Monatslisten nicht mehr abgeholt werden

können.

Achtung Terminierung!

Zitat aus den ELStAM-FAQ der SAP (Hinweis 1758477, Punkt 5.7):

"Nach der Ummeldung können eventuell noch erstellte Monatslisten für die betroffenen Arbeitnehmer nicht mehr abgeholt werden. Beispiel: Die Monatsliste ist zum 01.04. von der

Clearingstelle noch für den alten und damit falschen Datenlieferanten erstellt, aber noch nicht vom

Kunden abgeholt worden. Erfolgt nun am 05.04. die Ummeldung zum 01.04. kann die Monatsliste

nicht mehr abgeholt werden. Aus diesem Grund sollte bei solchen Konstellationen darauf geachtet

werden, dass die Monatslisten und auch sonstige noch offene Antwortlisten vor der Ummeldung

abgeholt werden.“

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM

51


Gem. „ELStAM – Informationen für Arbeitgeber“, Version 1.1 vom 28.2.2013, Kapitel B.7 haben Sie

folgende Möglichkeit, mit deren Hilfe Sie die verloren gegangenen Daten zumindest manuell

korrigieren können:

„Es kann vorkommen, dass aufgrund technischer Probleme oder sonstiger Vorkommnisse alle ELStAM beim Arbeitgeber verloren gehen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bei seinem

Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass ihm eine sog. Brutto-Liste zum Abruf bereitgestellt wird.

Das Finanzamt fordert dann eine Liste mit den aktuellen ELStAM aller aktiven Arbeitnehmer des

jeweiligen Arbeitgebers an. Diese kann zu einem Datum in der Vergangenheit (maximale Rückwirkung

1 Jahr) oder mindestens zu dem Antragsdatum erstellt werden. Zusätzlich sind in der Brutto-Liste

auch alle Daten, die erst ab dem Folgemonat für einen Arbeitnehmer gelten, enthalten.“

3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM

3.7.1 Jahreswechsel 2014/2015

Aus dem Jahreswechsel-Hinweis der SAP:

"Es sind keine Änderungen der AG-Schnittstelle geplant, die eine Änderung des Prozesses verursachen

würden. Es werden lediglich Änderungen auf der technischen Ebene vorgenommen. Für diese

technischen Anpassungen der Schnittstelle wird es eine Stichtagsumstellung geben.

ELStAM Meldungen, die bis zum 31.12.2014 "gesammelt" wurden (d.h. die XML Datei wurde mit dem

Report RPCE2SD0_OUT erzeugt), müssen auch bis zum 31.12.2014 verschickt werden. ELStAM

Meldung, die ab dem 01.01.2015 erstellt werden, müssen im neuen Format verschickt werden. Hierfür

ist das JW HRSP Voraussetzung. Aufgrund der Umstellung auf Finanzverwaltungsseite können die

Bestätigungslisten für An- und Abmeldungen erst wieder ab dem 7.Januar 2015 verschickt werden.

Ein steuerliches Verhältnis bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen

Information: Von Seiten des BMF wurde mitgeteilt, dass die Nichtbeanstandungsregelung bzgl. der

steuerlichen Behandlung bei Mehrfachbeschäftigung um ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2015

verlängert wird. Dies soll mit einem BMF Schreiben Mitte Oktober bekannt gegeben werden.

Aufgrund dieser Verlängerung wird von Seiten SAP keine Standardfunktionalität für eine

Zusammenversteuerung bei Mehrfachbeschäftigung zu diesem Jahreswechsel ausgeliefert."

Außerdem wird in Hinweis 2086287 die Vorgehensweise des Finanzamts erläutert:

"01.01.2015 - 06.01.2015:

- Die Clearingstelle erstellt die Monatslisten für Dezember 2014 mit der alten XML-Version

- Meldungen können in diesem Zeitraum mit der ab 2015 gültigen XML-Version vom

Arbeitgeber übertragen werden. Diese werden allerdings von der Clearingstelle geparkt und erst nach der Umstellung der Clearingstelle auf die neue Version beantwortet. Die

Umstellung soll am 07.01. abgeschlossen sein.

- Meldungen mit der alten Version werden ab dem 01.01.2015 von der Clearingstelle

abgelehnt.

Ab 07.01.2015:

- Die Clearingstelle stellt ab diesem Zeitraum nur noch Antwortliste in der neuen Version

bereit.

- Monatslisten für das Jahr 2015 werden in der neuen Versions bereitgestellt.

Wichtig: Falls Sie das HRSP zum Jahreswechsel, voraussichtlich verfügbar in KW 49, erst im Laufe des Januars einspielen, können Sie ab dem 01.01. bis zum Einspielzeitpunkt keine

Meldungen an die Clearingstelle senden. Diese werden von der Clearingstelle abgelehnt. Sie

müssen organisatorisch sicherstellen, dass ab dem 01.01.2015, bis zur Verfügbarkeit des

Jahreswechsels in Ihrem System, keine Meldungen gesammelt und verschickt werden. Dies

betrifft den Report RPCE2SD0_OUT und die Versendung im B2A-Manager."

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus

59


4 Fehlersituationen

4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus

Die Antwort der Clearingstelle auf ELStAM-Meldungen kann durchaus 5 Tage dauern. Nach Ablauf

dieser Frist sollte eine Anfrage nach dem Verbleib der Rückmeldungen gestellt werden. Auf Grund

technischer Probleme sind bereits beim Finanzamt Daten verloren gegangen.

4.1.1 Klärung der Ursache

Unter dem Link https://www.elster.de/elstam_kformular.php findet sich ein Formular, das wie folgt

ausgefüllt werden muss.

B2A-Mananger aufrufen, die fragliche Ausgangsmeldung markieren, Anzeigen.

Im Internetformular Kontaktdaten, Transferticket, Sendedatum, Systemversion und

Problembeschreibung angeben.

Seiten 59 bis 61 des Originaldokuments

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts

60


4.1.2 Meldungen erneut senden

Gemäß HW 1984245 können Sie wie folgt vorgehen, um ganze ELStAM Dateien erneut zu versenden:

„In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Clearingstelle zu geschickten Meldungen, trotz

eines zurückgelieferten Transfertickets, keine Antwort erstellen kann. Bei der Nachfrage mit dem

Transferticket bei der Clearingstelle, wird dem Kunden mitgeteilt, diese Daten nochmal zu schicken.

Bisher mussten dazu die Meldungen gelöscht, neu erstellt, gesammelt und verschickt werden.

Zukünftig kann dazu der Eintrag im B2A-Manager mit dem Status "in Verarbeitung/XML übertragen" manuell auf "Fehler – neu verarbeiten/senden wiederholen" geändert werden. In diesem Status

können dann dieselben Meldungen über den Button "Ausführen" nochmals zur Clearingstelle

gesendet werden.“

Sollte das aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, kann wie folgt vorgegangen werden (lassen Sie

sich bitte im Zweifel vom Ihrem Systembetreuer unterstützen).

Anmerkung: Wenn Sie kein Nutzdatenticket haben, können Sie gem. Kapitel 5.2.1 Alle Meldungen

einer kompletten Meldedatei neu erzeugen vorgehen.

Filtern Sie das erneut zu versendende Nutzdatenticket:

Die gefundene Menge an Meldungen sollte im Idealfall noch mit dem ursprünglichen Versandprotokoll verglichen werden.

Dann können Sie das Filterergebnis markieren.

Ändern Sie den Status auf "abgelehnt von CS".

Bei erneuter Meldungserstellung werden dann die Meldungen neu erzeugt.

4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts

4.2.1 Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation

4.2.1.1 190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten

Der Fehler weist auf ein temporäres Problem der Clearingstelle hin. Versuchen Sie die

Datenabholung nach 1 Std. bzw. nach 24 Std. noch einmal. Sollte danach der Fehler weiterhin

bestehen, wenden Sie sich an die Clearingstelle.

4.2.1.2 510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts

61


In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Steuernummer des Datenlieferanten noch nicht in der

Datenbank der Clearingstelle angelegt ist. (Anmerkung für die Kommunikation mit Hotlines des

Finanzamts: es handelt sich genauer um die sog. Zobel-ID der Steuernummer.) In diesem Fall müssen

zuerst Anmeldungen für diese Steuernummer die an die Clearingstelle geschickt werden. Dadurch wird die Steuernummer (bzw. Zobel-ID) dort registriert. (Siehe auch 3.4.)

Möglicherweise haben Sie aber Ihre Anfrage auch aus einem Testsystem versandt. In Nicht-

Produktivsystemen wird die Abfrage der Änderungslisten als Testabfrage gekennzeichnet. (Dies

geschieht über den Tag <Testmerker> mit dem Wert 700000001). Ist für den Datenlieferanten ein

echtes Zertifikat im Testsystem hinterlegt, liefert die Clearingstelle die oben genannte

Verfahrensnummer.

Siehe auch Hinweis 2037566 "ELStAM: Hinweis 510005200 - Datenuebermittler mit Steuernummer

XYZ wurde nicht gefunden".

4.2.1.3 550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich

Zitat aus Hinweis 2006902 "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen":

"Diagnose: Ergänzender Text der Clearingstelle: "Dies führt zu einer DefaultZID, d.h. die Daten können nicht

abgeholt werden, da der Absender nicht ermittelt werden konnte."

Bei der Verarbeitung der Daten kam es bei der Clearingstelle zu einem Fehler bei der Abfrage der

Datenbank mit den Arbeitgebersteuernummern (Zobel-ID).

Vorgehen: Klären Sie mit der Clearingstelle unter Angabe des Transfertickets, ob die Meldungen verarbeitet

wurden oder nicht.

Abhängig davon müssen Sie die Meldungen (An-/Abmeldungen) nochmals verschicken oder

Ummeldungen erzeugen:

• Nochmaliges Verschicken Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese

erneut.

• Ummeldung

Erzeugen Sie für die betroffenen Mitarbeiter eine Ummeldung und verschicken Sie diese."

4.2.1.4 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor

Gemäß Hinweis 1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer"

weist dieser Verfahrenshinweis auf einen Wechsel der Arbeitgebersteuernummer durch das

Finanzamt hin. Siehe auch 3.6.2 "Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das

Finanzamt".

4.2.1.5 551001001 Validierungsfehler

Zitat aus Hinweis 2006902 "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen":

"Diagnose Der Fehler führt zu einer Ablehnung des gesamten Datenpaketes. Die Meldungen wurden nicht

verarbeitet. Der Fehler wird durch ein nicht korrekt aufgebautes XML verursacht. Im Hinweistext

finden Sie zusätzliche Informationen zur Fehlerursache.

Vorgehen Prüfen Sie, ob es zu dem Fehler einen aktuellen Hinweis mit Korrektur gibt und spielen Sie diesen ein.

Die betroffenen Meldungen müssen nach der Korrektur noch einmal geschickt werden. Gehen Sie

dazu wie folgt vor: Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese

erneut."

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems

86


4.5.1 Meldung "Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM"

Wenn der Fehler „Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM“ auftritt, lag bisher immer eine StKl II aber

KEIN Kinderfreibetrag vor. Das ist eine inkonsistente Meldung vom Finanzamt, die vom SAP

korrekterweise als fehlerhaft markiert wird. Als Personalabteilung könnte man im Prinzip trotzdem

die ELStAM anwenden, diese müssen dann manuell in den IT 0012 eingetragen werden. Besser ist es

jedoch, den betroffenen MA anzusprechen und um Korrektur seiner Daten beim Finanzamt zu bitten

(Kind wieder eintragen lassen oder StKl ändern).

4.5.2 Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden

Meldung aus dem Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN):

Es besteht ein Schiefstand zwischen zwei internen Tabellen, vermutlich ausgelöst durch eine

Löschung im B2A-Manager.

Die Problembehebung muss durch Ihren Systembetreuer erfolgen. Er muss im Report RPUE2BD0

(PC00_M01_UE2BD0) zunächst klären welche Inhalte die Liste hat. Sie müssen anhand der Listenart

und des Einlesedatums die Information beisteuern, ob diese Liste schon verarbeitet wurde

Der Status der Liste muss danach auf „fehlerhaft“ gesetzt werden.

Problembehebung durch den Berater oder Key-User:

Achtung: Die folgende Problembehebung sollte in der Fachabteilung nur von erfahrenen Key-Usern

durchgeführt werden. Im Zweifel lassen Sie sich bitte von Ihrem Systemberater unterstützen.

Zunächst muss durch Anzeige der zu korrigierenden Liste geklärt werden, was der Inhalt der Liste ist.

Der Fachbereich muss einschätzen, ob diese Daten noch benötigt werden. Im XML ganz unten finden

sich Angaben zum Einlesezeitpunkt und zur Art der Liste oder auch echte ELStAM. Diese sollten

gesichert werden.

Aufruf:

Seite 86 des Originaldokuments

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 5 Praxiserfahrung 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse

103


5 Praxiserfahrung

In diesem Kapitel soll eine Art Baukasten von Handlungsanleitungen entstehen, mit denen Sie versuchen können Arten von häufig an uns herangetragenen Fällen, selbst zu lösen. Anders als die

Kapitel 3 und 4 wird hier nicht vom Geschäftsvorfall oder Fehler ausgegangen. Vielmehr wird

ausgehend von typischen Fragestellungen erklärt, wie die vorhandene Situation analysiert werden

kann, wie Einfluss auf den Meldeverlauf genommen werden kann und wie sich komplexe Praxisfälle

durch Kombination dieser Vorgehensweisen auflösen lassen.

5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse

5.1.1 Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln

Rufen Sie den Report "ELSTAM-Daten verwalten" (RPCE2ZD0) auf und wählen die zu untersuchende

Personalnummer aus.

Suchen Sie im Ergebnis Meldungen in einem nicht abgeschlossenen Status. Bei einer übersichtlichen

Liste, finden Sie diese Meldung i.d.R. schnell:

Sie können aber auch die Selektion nach Status verwenden.

Seiten 103 und 104 des Originaldokuments

Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 5 Praxiserfahrung 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse

104


Der Status verrät viel darüber, welche Aktion für die Personalnummer auszuführen ist, um sie wieder

in den normalen Meldeverlauf zu integrieren. Wenn Sie die hier genannten Schritte ausführen

konnten, führen Sie auch die weiteren Schritte gem. Kapitel 5.2.3 "Kompletter Meldeablauf für eine

Personalnummer" aus. Danach sollte sich die Personalnummer bezüglich der ermittelten Meldung

wieder im normalen Meldeablauf befinden. Allerdings kann es natürlich sein, dass weitere

Fehlergründe für die Personalnummer vorliegen. Dies sehen Sie, indem Sie erneut die

Meldungserstellung gem. Kapitel 5.3.2 Schritt 1 simulieren.

Status Analyse Aktion

Neu Die Meldung wurde

erzeugt, aber noch nicht gesammelt.

Versuchen Sie, die Meldung mit dem Report "ELSTAM:

An- und Abmeldungen sammeln" (RPCE2SD0_OUT) zu sammeln. Wenn das nicht funktioniert, könnte eine

Quarantäne die Ursache sein. (siehe 5.4.3)

Gesammelt Es wurde eine

Meldedatei erstellt, die

die Meldung enthält.

Diese wurde aber im

B2A-MAnager noch

nicht versandt.

Führen Sie Schritt 3 aus Kapitel 5.2.3 (Versand im B2A-

Manager) aus.

Wenn es nicht eindeutig ist, welche offene Meldung im

B2A-Manager zu versenden ist, wenden Sie sich an

Ihren HCM-Systembetreuer.

Übertragen Die Meldung wurde mit

dem B2A-Manager

versandt, es liegt aber

noch keine Antwort vor.

Versuchen Sie gem. Kapitel 5.2.3 Schritt 4, ob zur PN

passende Eingangsmeldungen bei der Clearingstelle

vorliegen. Im Zweifel lesen Sie die vorhandenen Daten

ein. Um zu wissen, ob die Personalnummer enthalten

ist, müssen Sie auch Schritt 5 ausführen.

Wenn keine Antwort für die Meldung vorliegt, diese

aber vor mindestens 5 Tagen versandt wurde (bei

Ummeldungen vor 3 Wochen), liegt ein deutliches Indiz

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