Ergänzend zum „Benutzerhandbuch VR-NetWorld Software 5“ wird hier dargestellt, wie bestehende Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden und wie SEPA-Lastschriften angelegt und verwaltet werden.

1. Gläubiger-ID erfassen und dem Konto zuordnen

Zunächst muss die Gläubiger-ID im Programm erfasst werden. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Gläubiger-Identifikation“. Ihre persönliche Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie direkt auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank (http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de).

Anschließend muss die Gläubiger-ID dem entsprechenden Konto zugeordnet werden. Wechseln Sie hierzu in die Kontobearbeitung. Rufen Sie in der Kontenübersicht das Kontext-Menü auf, in dem Sie Ihr Konto mit der rechten Maustaste anklicken. Wählen Sie hier „Konto bearbeiten“

Über den Auswahl-Pfeil neben dem Feld „Gläubiger-Identifikation“ können Sie die Liste der zuvor erfassten Gläubiger-IDs aufrufen und die gewünschte ID auswählen.

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Kurzanleitung SEPA-Lastchriftenmit der VR-NetWorld Software 5.0

2. SEPA-Lastschrift-Mandate

Grundlage für einen SEPA-Lastschrifteinzug sind sogenannte SEPA-Lastschrift-Mandate. Diese gestatten dem Einziehenden einen fälligen Betrag von einem anderen Konto abzubuchen (analog der bisherigen Einzugsermächtigung). Die Daten dieser Mandate müssen vor dem Einzug in VR-NetWorld Software hinterlegt werden. Dieses kann über verschiedene Wege erfolgen:

a) manuelle Mandatserfassung

Rufen Sie zuerst die Mandatsverwaltung auf, in dem Sie unter „Stammdaten“ auf „Lastschriftmandate“ klicken.

Sie erhalten eine Übersicht über alle bereits erfassten Mandate. Hier können Sie bereits bestehende Mandate ändern bzw. anpassen, löschen sowie neu erfassen.

Über den Button „Neu“ können neue Lastschriftmandate angelegt werden.

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Erfassen Sie nun die entsprechenden Mandatsdaten:

Bezeichnung: kann frei vergeben werden und dient nur zur Anzeige in derVR-NetWorld Software

Referenz: geben Sie hier Ihre Mandatsreferenz ein, die Sie mit dem Zahlungs-pflichtigen vereinbart haben (z.B. Kunden- oder Mitgliedsnummer),jede Referenz muss eindeutig sein und darf nur einmal vergeben werden

Identifikation: Gläubiger-Identifikationsnummer (wenn die Nummer wie unterPunkt 1 hinterlegt wurde, kann diese hier ausgewählt werden)

Konto: wählen Sie hier Ihr Konto aus, auf welchem die Gutschrift erfolgen sollName: tragen Sie hier den Zahlungspflichtigen ein, befindet sich dieser

bereits in Ihrer Datenbank, können Sie ihn über auswählenLastschrift Art: hier geben sie an, ob es sich um eine Basis-Lastschrift

(Einzugsermächtigung) oder eine Firmen-Lastschrift (Abbuchungsauftrag) handelt

Sequenz: legen Sie fest, ob Sie beim Zahlungspflichtigen einmalige Lastschriften (z.B. Begleichung einer Rechnung) oder wiederkehrende Lastschriften (z.B. Mitgliedsbeiträge) einziehenHinweis: wird eine wiederkehrende Lastschrift zum ersten Mal eingezogen, muss als Sequenz „erstmalig“ eingestellt werden. Nach dem ersten Einzug wird die Sequenz automatisch auf „wiederkehrend“ gesetzt.

Status: geben sie den Status Ihres Mandats an, i.d.R. wird dieses auf „aktiv“ gesetzt

Ausstellungsdat.: hier wird das Datum angegeben, wann das Mandat mit dem Zahlungspflichtigen geschlossen wurde

Wenn soweit alle Daten eingegeben wurden, bestätigen Sie dieses mit „Übernehmen“.

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b) automatische Mandatserstellung auf Grundlage bereits bestehender Dauerlastschriften

Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt „Aufträge“ und wählen die Dauerlastschriften aus. Alternativ können Sie auch wie gewohnt die Baum-Ansicht verwenden.

Sie erhalten einen Überblick der bereits erfassten Dauerlastschriften.

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Markieren Sie die entsprechenden Aufträge. Klicken Sie auf das Symbol „SEPA“ – „SEPA-Lastschriftmandat erstellen“.

Die Erstellung wird mit folgendem Hinweis bestätigt:

Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Lastschriftmandate“ können Sie die Daten kontrollieren und entsprechend anpassen [vgl. auch: a) manuelle Mandatserfassung]So wird z.B. als Mandatsreferenz ein automatischer Wert vergeben, welcher gegebenenfalls nachträglich angepasst werden muss.

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c) direkte Mandatserstellung bei Umwandlung bestehender Dauerlastschriften

► siehe Punkt 3: Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln

3. Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln

Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt „Aufträge“ und wählen die Dauerlastschriften aus. Alternativ können Sie auch wie gewohnt die Baum-Ansicht verwenden.

Sie erhalten einen Überblick der bereits erfassten Dauerlastschriften.

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Markieren Sie die entsprechenden Aufträge. Klicken Sie auf das Symbol „SEPA“ – „In SEPA-Auftrag wandeln“.

Die zu wandelnden Aufträge werden mit den entsprechenden SEPA-Daten angezeigt:

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Bitte prüfen Sie die konvertierten Aufträge:

bei Kontoverbindungen, bei denen bisher keine manuelle Eingabe von IBAN und BIC erfolgte, werden automatisch IBAN und BIC ermittelt. Diese werden rot gekennzeichnet

möglicherweise wird der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA weniger Zeichen zur Verfügung stehen

eine Änderung der „Ende zu Ende Referenz“ ist im Normalfall nicht erforderlich wenn bereits ein Lastschriftmandat hinterlegt ist, wird die Referenz automatisch

zugeordnet. Ist noch kein Lastschriftmandat für den Zahlungspflichtigen enthalten, wird dieses automatisch angelegt. Hierbei gibt das Programm einen Wert für die Mandatsreferenz vor. Sie können diesen beispielsweise mit der jeweiligen Kundennummer oder Mitgliedsnummer überschreiben.

Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung herangezogen. Dieses können Sie ggf. anpassen.

Nach Überprüfung und Korrektur der Aufträge müssen die Aufträge für die Konvertierung markiert werden. Klicken Sie hierzu auf den Button „Alle bestätigen“. In der Spalte „Konvertieren“ sollten nun alle Aufträge mit einem Haken markiert sein. Die Umwandlung erfolgt nach Klick auf den Button „Speichern“. Die Aufträge werden nun umgewandelt.

Bitte prüfen Sie anschließend die SEPA-Basis-Lastschriften auf Richtigkeit. Achten Sie besonders auf eine grüne Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, sollten Sie den Zahlungspflichtigen fragen, wie seine korrekte IBAN lautet.

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Ferner sehen Sie auf dieser Maske auch den spätmöglichsten Versandtermin (Einreichungstermin), um die SEPA-Fristen einhalten zu können. Erstmalige SEPA-Lastschriften müssen spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit eingereicht werden, wiederkehrende SEPA-Lastschriften 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.[siehe auch: Punkt 6]

4. Übertragung der SEPA-Lastschriften an die Bank

Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte auf den Ausgangskorb. Die Aufträge müssen am Einreichungstag (bis 15:00 Uhr) online über den Menüpunkt „Ausgangskorb senden“ an die Bank übertragen werden.

Falls Sie die Aufträge schon vorher abschicken möchten, können Sie im Ausgangskorbunten auf „Aufträge ausführen bis“ klicken, das Einreichungsdatum auswählen und dieAufträge absenden.

Die Einreichung von SEPA-Lastschriften kann bis zu 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen.

5. Erfassung von „neuen“ SEPA-Lastschriften

Klicken Sie unter dem Menüpunkt „Transaktionen“ auf den Button „Lastschrift“.

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Es wird die Eingabemaske für Lastschriften angezeigt. Sollte hier noch das Formular für Kontonummer/Bankleitzahl erscheinen, wechseln Sie auf das SEPA-Formular. Klicken Sie hierzu auf das EURO-Symbol.

Erfassen Sie nun die Daten der neuen Lastschrift.

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wählen Sie, ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift erstellen möchten geben Sie den Fälligkeitstermin und den Ausführungsturnus ein (berücksichtigen Sie

hier bitte die Einreichungsfristen ► siehe auch Punkt 6) Bevor Sie die Lastschrift speichern können, müssen Sie in den SEPA-Details ein gültiges

Mandat und die Lastschrift-Sequenz erfassen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche hinter dem leeren Feld „Mandatsreferenz“.

Die genaue Vorgehensweise zur Erfassung eines Mandats haben wir unter Kapitel 2a erläutert.

6. Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften

Bei der Wahl des Fälligkeitstermins sind die Vorlauffristen für SEPA-Lastschriften zu beachten:

SEPA-Basis-Lastschriften erstmalige / einmalige Lastschriften 6 Bank-Geschäftstage wiederkehrende Lastschrift 3 Bank-Geschäftstage

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SEPA-Basis-Lastschriften Eilig erstmalige / einmalige Lastschriften 2 Bank-Geschäftstage wiederkehrende Lastschrift 2 Bank-Geschäftstage

SEPA-Firmen-Lastschrift erstmalige / einmalige Lastschriften 2 Bank-Geschäftstage wiederkehrende Lastschrift 2 Bank-Geschäftstage

Die Übertragung muss am Versandtag bis 15:00 Uhr erfolgen. Ansonsten verlängern sich die oben genannten Fristen um einen Bank-Geschäftstag.

7. Weitere Informationen

Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software sowie zur SEPA-Verarbeitung finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Kurzanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über „Hilfe – Herunterladen Handbuch“ zur Verfügung.

Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auch auf unserer Homepage unter: www. diebank.de/sepa

Bei Fragen zum Thema Onlinebanking oder zum Thema VR-NetWorld Software sowie Rückfragen zu dieser Kurzanleitung steht Ihnen unsere Hotline telefonisch unter 07031/864-5505 oder per E-Mail unter hotline@diebank.de gerne zur Verfügung.

Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Daher sind alle Angaben ohne Gewähr.

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