Landesbetrieb Erziehung und Beratung Hamburg...

Landesbetrieb

Erziehung und Beratung jii

Hamburg

Überarbeitung: 18.03.2015 Erstveröffentlichung: 20.02.2006 Nachfragen an: Klaus-Dieter Müller, Geschäftsführung

* Landesbetrieb Erziehung und Beratung

Dienstanweisung über den Zahlungsverkehr im LEB

DA-Zahlungsverkehr

in der Fassung vom 18.03.2015

1. Ziel und Inhalt

Diese Dienstanweisung regelt den Zahlungsverkehr in den Einrichtungen des LEB und speziell

den Bargeldverkehr mit den Zahlstellen. Die Dienstanweisung gilt ergänzend zu den Verwal-

tungsvorschriften zu §70 ff. der Landeshaushaltsordnung und der Dienstanweisung zur Aufstel-

lung und Ausführung des Wirtschaftsplans (DA-WP) in ihrer jeweils geltenden Fassung.

2. Allgemeine Regelungen

2.1. Über die Einrichtung und Auflösung von Zahlstellen und die Erteilung von Befugnissen im

Bereich des Zahlungsverkehrs entscheidet die bzw. der Beauftragte für den Wirtschafts-

plan.

2.2. Die sachliche Richtigkeit darf nur bescheinigen, wem die Befugnis hierzu durch die bzw.

den Beauftragten für den Wirtschaftsplan schriftlich übertragen wurde. Die rechnerische

Richtigkeit darf ohne besondere Übertragung bescheinigen, wer Beamtin bzw. Beamter

mindestens des mittleren Dienstes ist bzw. Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer mindestens

der Entgeltgruppe 5 ist. Die Richtigkeit der Lieferung oder Leistung kann jede Beschäftigte

bzw. jeder Beschäftigter bescheinigen, die bzw. der den der Bescheinigung zugrunde lie-

genden Sachverhalt beurteilen kann. Die Inhalte der Befugnisse sind im Merkblatt „Inhalt

von haushaltsrechtlichen Befugnissen“ (Anlage 1) erläutert.

2.3. Ausgaben sind grundsätzlich unbar zu leisten. Unbare Rechnungen sind mit einem Ein-

gangsstempel zu versehen. Die Abteilungs- bzw. Einrichtungsverwaltung stellt sicher,

dass die erforderlichen Bestätigungen der Richtigkeit der Lieferung und Leistung, der

sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zeitnah abgegeben werden. Sie bereitet die

Rechnung einschl. der ergänzenden Unterlagen wie Kostenvoranschläge, Aufträge, Lie-

ferscheine, Stundenabrechnungen usw. zur Anordnung durch die bzw. den Anordnungs-

befugten vor. Die sachliche Richtigkeit kann zusammen mit der Anordnung bescheinigt

werden. Die mit der Anordnung versehene Rechnung wird der Finanzbuchhaltung zur

Überweisung des Rechnungsbetrages übermittelt.

Landesbetrieb Erziehung und Beratung • Organisationshandbuch • E • Wirtschaftsführung • DA-Zahlungsverkehr • Stand: 18.03.2015 •

Seite 1 von 10

2.4. Barzahlungen sind grundsätzlich nur zulässig, wenn diese geschäftsüblich^ sind und nur

geringe Beträge haben. Honorare sind ausschließlich unbar zu zahlen. Wegstreckenent-

schädigungen zur regelmäßigen Nutzung zugelassene Privat-Kfz müssen grundsätzlich

unbar geleistet werden; bei Beträgen bis zu 20,- EUR je Auszahlungsfall können sie auch

bar ausgezahlt werden. Beträge über € 100,- dürfen nur in besonders begründbaren

Ausnahmefällen bar ausgezahlt werden. Die Begründung ist in Kurzform auf dem Zahl-

stellenbeleg zu vermerken. Die Beschaffung von inventarisierungspflichtigen Einrich-

tungsgegenständen (d.h. Gegenstände mit Anschaffungskosten von mehr als € 150,- zu-

zügl. MWSt) hat unbar zu erfolgen, es sei denn, dass im Einzelfall eine Barzahlung un-

vermeidlich ist.

2.5. Bei baren und unbaren Zahlungsvorgängen ist sicher zu stellen, dass die Bescheinigung

der Richtigkeit der Lieferung und Leistung und die der sachlichen Richtigkeit durch unter-

schiedliche Personen erfolgt. Feststellungsbescheinigungen und Zahlungsanordnungen

dürfen Beschäftigte in Angelegenheiten, die sie selbst oder ihre Angehörigen betreffen,

nicht abgeben.

3. Bargeldverkehr über Zahlstellen und Handvorschüsse

3.1. Die bzw. der Beauftragte für den Wirtschaftplan bestimmt für die im LEB eingerichteten

Zahlstellen Zahlstellenverwalterinnen bzw. -Verwalter sowie Zahlstellenaufsichtsbeamtin-

nen bzw. -beamte. Deren Aufgaben sind in der Anlage 1 der Wzu §79 LHO geregelt und

im Merkblatt „Aufgaben in Zahlstellen“ (Anlage 2) zusammengefasst. Die im Folgenden

beschriebenen Aufgaben der Zahlstelle sind von der jeweils zuständigen Zahlstellenver-

walterin bzw. dem Zahlstellenverwalter wahrzunehmen.

3.2. Barabrechnungen müssen direkt gegenüber der Zahlstelle vorgenommen werden, soweit

das Verfahren gern. Ziff. 4 nicht erfolgt.

3.3. Für bare Zahlungen erhält die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter, die bzw. der einen Ein-

kauf von Waren oder Leistungen tätigen muss, von der Zahlstelle für die beabsichtigte

Zahlung das absehbar erforderliche Bargeld gegen eine Interimsquittung. Dabei quittiert

sie bzw. er gegenüber der Zahlstelle den Erhalt des Bargeldes für den vorgesehenen

Zweck, der auf der Quittung mit Ausgabedatum und Name der Empfängerin bzw. des

Empfängers zu dokumentieren ist. Nach erfolgter Auslage für diesen Zweck rechnet sie

bzw. er die Ausgabe mit einem oder ggf. mehreren Zahlungsbelegen (Kassenbon, Rech-

^ Geschäftsüblich für Wirtschaftsbetriebe und nicht für private Haushaltungen

Landesbetrieb Erziehung und Beratung • Organisationshandbuch • E »Wirtschaftsführung • DA-Zahlungsverkehr • Stand: 18.03.2015 •

Seite 2 von 10

nung o.ä.) und Rückgabe nicht benötigter Barmittel zeitnah gegenüber der Zahlstelle ab.

Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter, die bzw. der die Ausgabe getätigt hat, muss auf

dem Belegt die Lieferung der Ware bzw. das Erbringen der gekauften Leistung bestäti-

gen. Nicht verbrauchte Barmittel werden in den Kassenbestand zurück genommen. Die

Interimsquittung wird nach Vorlage der Belege und bzw. oder Rückgabe des erhaltenen

Geldes mit dem Vermerk „entwertet“ und dem Tagesdatum versehen und von der Zahl-

stellen verwalte rin bzw. dem Zahlstellenverwalter und der bzw. dem Beschäftigten, die

bzw. der Geld gegen Quittung erhalten hatte, unterzeichnet. Die Empfängerin bzw. der

Empfänger kann ausnahmsweise auch eine andere Person mit der Vorlage der Belege

und des Restgeldes bei der Zahlstelle beauftragen. Die Entwertung der Interimsquittung

erfolgt in diesem Fall jedoch nur, wenn die Belege einwandfrei sind, d.h. insbesondere

von der Empfängerin bzw. der Empfänger des Bargeldes die Lieferung und Leistung be-

scheinigt wurde, und die Interimsquittung vollständig entwertet werden kann. Die entwer-

tete Interimsquittung ist mit der Monatsabrechnung der Zahlstelle an die Finanzbuchhal-

tung zu senden und wird dort archiviert. In Ausnahmefällen (Ferienreisen) kann der Mitar-

beiter den Betrag des gegen Interimsquittung erhaltenen Schecks auf sein privates Konto

einzahlen und während der Gruppenreise in kleineren Mengen abheben. Der Betrag kann

ihm auch von der Zahlstelle auf sein Konto überwiesen werden. In diesem Fall ist auf der

Interimsquittung zu vermerken, dass das Geld nicht ausgezahlt, sondern am xx.xx.xxxx

überwiesen wird. Der Abrechnungszeitraum ist, wie in Pkt. 3.4, beschrieben dem Verwen-

dungszweck (Dauer der Reise) anzupassen. Die Abrechnung der Interimsquittung erfolgt

zeitnah nach der Reise gemäß den oben geschilderten Bestimmungen.

3.4. Bargeld darf nur ausgegeben werden, wenn der Bedarf sachlich und zeitlich gegeben ist.

Die Ausgabe von Bargeld für unspezifische Zwecke ist verboten. Gegen Interimsquittung

ausgegebene Mittel sind spätestens nach 10 Werktagen gegenüber der Zahlstelle abzu-

rechnen. Ausnahmen sind möglich bei unvorhergesehener Verhinderung (insbes. Abwe-

senheit durch Krankheit) der Empfängerin bzw. des Empfängers oder anderen zwingen-

den Gründen. In diesen Fällen ist der Grund der Fristüberschreitung auf der Interimsquit-

tung zu vermerken und vom Anordnungsgefugten mit seiner Unterschrift zu bestätigen.

Andernfalls ist das Bargeld von der Zahlstelle wieder einzuziehen. Die Empfängerin bzw.

der Empfänger haftet mit der Quittung für das ausgegebene Bargeld und dessen bestim-

mungsgemäße Verwendung. Die Haftung gilt auch vollständig, wenn eine andere Person

mit der Abrechnung der Interimsquittung beauftragt wird (siehe 3.3).

^ oder auf dem Blatt, auf das einer oder mehrere Belege aufgeklebt sind


Seite 3 von 10

3.5. Soweit die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter einen Geldbetrag persönlich verauslagt hat,

erhält sie bzw. er aus der Zahlstelle den Betrag erstattet und quittiert im Gegenzug den

Erhalt des Bargeldes. Die Dokumentation erfolgt auf dem Beleg mit Name, Datum und

Unterschrift.^

3.6. Barausgaben sind in geschäftsüblicher Form (Quittungen, Kassenbons ö.ä.) zu belegen;

darin fehlende oder unleserliche Angaben sind handschriftlich zu ergänzen. Bei geringen

Beträgen (Richtwert bis zu 10 EUR) kann auf einen Beleg des Lieferers bzw. des Leisters

verzichtet werden, wenn er geschäftsüblich"^ nicht erstellt wird. In diesem Fall ist ein Beleg

durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiterin ersatzweise zu erstellen^, aus dem die Höhe

des Zahlbetrages, Datum, Empfänger und Zweck sowie Name der Mitarbeiterin bzw. des

Mitarbeiters, die bzw. der die Zahlung getätigt hat, hervorgehen.

3.7. Ein Beleg darf von der Zahlstelle nur entgegen genommen und verarbeitet werden, wenn

auf ihm die Richtigkeit der Lieferung und Leistung sowie die sachliche und rechnerische

Richtigkeit bescheinigt sind. Fehlen auf dem Beleg diese Bescheinigungen oder sind sie

offensichtlich falsch, darf eine Auszahlung bzw. die Entwertung der Interimsquittung nicht

vorgenommen werden. Die Zahlstellenverwalterin bzw. der Zahlstellenverwalter bereitet

die Unterlagen zur förmlichen Anordnung vor. Ziff. 2.3 gilt entsprechend.

3.8. Von der Zahlstelle ist nach Monatsende unverzüglich ein Monatsabschluss zu erstellen,

der durch die Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. den Zahlstellenaufsichtsbeamten zu prü-

fen ist. Der geprüfte Barabschluss ist dann von ihr bzw. ihm zur Buchung anzuordnen.

3.9. Soweit in Zahlstellen Fehlbestände oder Überschüsse festgestellt werden, sind diese tag-

genau im Tagesabschlussbuch auszuweisen und per Formular gern. Anlage 3 LEB 12 zu

melden. Die Finanzbuchhaltung unternimmt eine Sachverhaltsfeststellung und setzt die

bzw. den Beauftragten für den Wirtschaftsplan über den Sachverhalt und das Ermittlungs-

ergebnis in Kenntnis. Über das weitere Vorgehen entscheidet die Finanzbuchhaltung im

Benehmen mit der bzw. dem Beauftragten für den Wirtschaftsplan.

3.10. Die Zahlstellenverwalterin bzw. der Zahlstellenverwalter führt neben der Kasse den Be-

stand an geldwerten Drucksachen (z.B. Schülerfahrscheine) und Wertzeichen (z.B. Brief-

^ Zur Vereinfachung sollen die Belege mit einem Stempelaufdruck versehen werden, der die erforderlichen Bescheinigungen enthält. '' Beispiel: Für den Kauf eines Loses auf dem Dom oder den Eiskauf am Eiswagen wird üblicherweise keine Quittung ausgehandlgt. ® Es können handelsübliche Quittungsblocks verwendet werden.


Seite 4 von 10

marken) und dokumentiert den Verbrauch in einem Ausgabebuch mit Angaben zum Be-

stand, Ausgabedatum, Zweck, Empfänger und Wert. Ein Zugang ist unter Angabe des

Zugangsdatums und des Wertes zu verbuchen.

3.11. Die Wertbestände der Zahlstelle (Bargeld, Briefmarken usw.) sowie die Bücher, Listen

und Belege sind sicher in einem abschließbaren Behältnis (in der Regel Tresor) aufzube-

wahren. Der Schlüssel wird von der Zahlstellenverwaltung verwahrt. Wechselt die Zahl-

stellenverwaltung auf die Stellvertretung z.B. bei Urlaub oder Krankheit, ist der Schlüssel

im Rahmen der Übergabe ebenfalls zu übergeben. Der Zweitschlüssel ist von der Zahl-

stelle bei der Finanzbuchhaltung in der Betriebszentrale (LEB 12) zu hinterlegen und kann

bei Bedarf gegen Quittung an befugte Beschäftigte ausgegeben werden.

3.12. Bareinnahmen sind gegen Quittung entgegen zu nehmen. Unbare Einzahlungen auf den

Zahlstellenbestand über das Geschäftskonto der Einrichtung bei einer Bank sind in der

Einzahlungsliste zu verbuchen. Als Beleg dient der Kontoauszug. Eine Kopie des Konto-

auszuges ist der monatlichen Zahlstellenabrechnung beizufügen.

4. Sonderregelungen für Einrichtungen

4.1. Von dem Grundsatz, dass Barabrechnungen grundsätzlich direkt gegenüber der Zahlstel-

le vorgenommen werden müssen, kann in stationären Einrichtungen und ambulant betreu-

ten Wohnformen gern. § 30 SGB VIII (bezirkliche Jugendwohnungen, ambulant betreutes

Wohnen für Flüchtlinge) gern, der nachfolgenden Regelungen abgewichen werden. Die

Regelungen gern. Ziff. 2.4 sind jedoch zu beachten.

Von dieser Sonderreglung betroffen sind Beträge,

• die Betreuten im Rahmen von Verselbständigungsmaßnahmen bar von der Einrichtung

und nicht direkt von der Zahlstelle ausgezahlt werden,

• die Betreuten zur freien Verfügung nach § 39 (2) SGB VIII („Taschengeld“) ausgezahlt

werden,

• die Betreuten individuell zusätzlich zum Entgelt vom zuständigen Jugendamt oder an-

deren Sozialleistungsträgern gewährt werden und an die Betreuten ausgezahlt oder

durch die Einrichtung in bar verausgabt werden („Sonderzuwendung“),

• die den Betreuten zur Selbstverpflegung bei Beurlaubung aus der Einrichtung ausge-

zahlt werden (mit Quittierung durch den Betreuten im Haushaltsbuch),


Seite 5 von 10

• die Betreuten in ambulant betreuten Wohnformen als zinsloses Darlehen auf erwartete

Sozialleistungen vorausgezahlt werden müssen, um eine individuelle Notlage abzu-

wenden,

• für die Betreuung in der Einrichtung, die vom Personal der Einrichtungen für Alltagsan-

gelegenheiten ausgegeben werden. Hierzu gehören z.B. Lebensmittel, Körperpflegear-

tikel, Reinigungsmittel und der Bedarf für kleine Instandhaltungsmaßnahmen in Eigen-

regie, Freizeitgestaltung, Spiel- und Schulmaterial, kleinere Ausstattungsgegenstände

und Dekoration, Kleidung, Geschenke, Fahrkosten der Beschäftigten (nicht jedoch

Wegstreckenentschädigungen für dienstlich genutzte Privat-Kfz),

• die bare Einnahmen sind, wenn es sich um die Rückzahlung von zu viel ausgezahlten,

im Haushaltsbuch verbuchten Beträgen, um Kostenbeiträge oder Nutzungsentgelte von

Betreuten gern. Anlage 4 handelt, oder um Zahlungen der Beschäftigten für die Teil-

nahme an der Verpflegung und vergleichbaren Zwecken,

• die von Dritten (z.B. Verwandten, Freunden) bar für einzelne Betreute übergeben und

später an diese ausgezahlt werden sollen.

4.2. In den in Ziff. 4.1 genannten Fällen kann für eine Einrichtung die Bargeldverwaltung nach

dem nachfolgend beschriebenen, sog. „Haushaltsbuch“-Verfahren abgewickelt werden.

Bei diesem ist ein vereinfachter Verwendungsnachweis in Form des von LEB 12 ausge-

gebenen Haushaltsbuches zu führen. Dieser Verwendungsnachweis ist nicht Bestandteil

der Zahlstellenabrechnung. Für die Belegführung gelten die Regelungen gern. Ziff. 3 je-

doch entsprechend: die sachliche Richtigkeit wird jedoch abweichend erst bei der Prüfung

gern. Ziff. 4.12 bescheinigt. Die Belege sind zu nummerieren und ihre Nummer ist bei der

entsprechenden Eintragung im Haushaltsbuch zu notieren, damit eine eindeutige Zuord-

nung von Eintrag und Beleg möglich ist. Die Belege sind zur nächsten Prüfung vorzule-

gen. Die Wertgrenzen gern. Ziff. 2.4 sind zu beachten.

4.3. Der Bargeldbestand in den Einrichtungen soll möglichst niedrig gehalten werden. Es soll

grundsätzlich der Mittelbedarf für zwei Wochen vorgehalten werden. Hiervon kann abge-

wichen werden, wenn Taschengeldbeträge und Gelder für die Verselbständigungsmaß-

nahmen nicht unmittelbar nach Erhalt vollständig an die Betreuten ausgezahlt werden. Die

Mittel sowie Bücher, Listen und Belege müssen stets an einem sicheren Ort, d.h. in einem

sicher abschließbaren Behältnis (in der Regel Tresor) verwahrt werden. Die Hinweise des

Merkblattes Kassensicherheit sind zu beachten. Die Führung weiterer barer Geldbestände

oder Bankkonten neben dem des Haushaltsbuchverfahrens ist unzulässig.


Seite 6 von 10

4.4. Die Haushaltsbücher sind leserlich mit Kugelschreiber oder Tinte in schwarz oder blau zu

führen. Das Ausweißen von Eintragungen ist nicht gestattet. Bei Streichungen muss die

gestrichene Eintragung lesbar bleiben und mit Handzeichen des Streichenden gegenge-

zeichnet werden. Die Zuführung von Mitteln aus der Zahlstelle ist unverzüglich im Haus-

haltsbuch einzutragen. Das gleiche gilt für Auszahlungen aus Mitteln des Haushaltsbu-

ches und Einnahmen. Auszahlungen und Einnahmen sind mit ihrem genauen Betrag un-

ter Angabe des Verwendungszwecks zu verzeichnen. Die Zusammenfassung mehrerer

einzelner Ein- bzw. Auszahlungen® zu einer Ausgabeposition im Haushaltsbuch ist nur zu-

lässig, wenn aus dem Buchungsbeleg die Aufschlüsselung einschl. der begründenden

Quittungen, Zahlungsbelege usw. hervorgeht.

4.5. Fahrscheine, Postwertzeichen und andere, Bargeld entsprechenden Wertmarken sind wie

Bargeld zu behandeln und in der Kasse zu verwahren. Ein Zugang ist im Haushaltsbuch

entsprechend dem Wert zu verbuchen, ein Abgang entsprechend. Um die tägliche Ver-

fügbarkeit von Fahrscheinen und anderen Wertmarken sicherzustellen, kann ein bis zum

nächsten Abrechnungszeitpunkt mit der für die Führung des Haushaltsbuches verantwort-

liche Person benötigter Teilbestand aus der Kasse entnommen und aus dem Haushalts-

buch ausgebucht werden. Dieser Teilbestand ist sicher zu verwahren, die Verwendung zu

dokumentieren („Fahrscheinbuch“). Werden Fahrscheine und andere Wertmarken gegen

Geld an Betreute abgegeben, ist die Einnahme im Haushaltsbuch zu verbuchen.

4.6. Die Führung des Haushaltsbuches und damit auch die Verwaltung der Barmittel werden

einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter durch die Verbund- bzw. Einrichtungsleitung

übertragen. Es ist zulässig, je Einrichtung bis zu zwei Bargeldbestände und damit Haus-

haltsbücher zu führen, wenn damit unterschiedliche Sachbereiche verwaltet werden und

unterschiedliche Personen beauftragt werden. Dies ist in den Einrichtungen in der Regel

nur der Fall, wenn mehrere Gruppen bzw. Teams parallel arbeiten oder Hauswirtschafts-

und Betreuungsangelegenheiten getrennt verwaltet werden sollen.

Gleichzeitig soll eine ständige Vertretung bestimmt werden, an die die Kasse bei nicht nur

kurzfristiger Abwesenheit in der Regel übergeben werden soll. Sie bzw. er ist mit dem Da-

tum des Beginns und Ende der übertragenen Aufgabe im Haushaltsbuch einzutragen.

Soweit bei Abwesenheitszeiten eine Übergabe an eine andere Person nicht erfolgen

konnte, aber ein dringender Bedarf an einer Weiterführung besteht, kann auch eine ande-

® Sammelbelege bieten sich z.B. an für die Einzahlung von Kostenbeiträgen der Beschäftigten für die Teil- nahme an der Verpflegung.


Seite 7 von 10

re Beschäftigte bzw. ein anderer Beschäftigter der Einrichtung die Aufgabe übernehmen.

Die Kasse ist dann dieser Person gern. Ziff. 4.7 zu übergeben.

4.7. Die jeweils für die Führung des Haushaltsbuches verantwortliche Person bürgt mit ihrer

Unterschrift für die Richtigkeit der Eintragung im Haushaltsbuch. Bei der Übergabe des

Haushaltsbuches ist der Geld- und Wertmarkenbestand (siehe 4.5) zu zählen und mit dem

gebuchten Saldo im Haushaltsbuch abzugleichen. Außerdem ist festzustellen, ob alle im

Haushaltsbuch als beigefügt verzeichneten Belege vorhanden sind. Soweit bei der Über-

gabe festgestellt wird, dass Haushaltsbuch und Kassenbestand sowie die Anzahl der Be-

lege übereinstimmen, wird unter dem letzten Saldo die Übergabe mit dem Vermerk „Kas-

senbestand in Höhe von € und Belege mit den Nr. XX bis YY stimmen mit den Anga-

ben im Haushaltsbuch überein und wurden am 7777 übernommen“ dokumentiert und von

der bzw. dem Übernehmenden unterzeichnet. Wird jedoch eine Abweichung festgestellt,

ist dies im Haushaltsbuch zu vermerken und die Verbund- bzw. Einrichtungsleitung einzu-

schalten. Diese meldet den Sachverhalt an LEB 12. In diesem Fall lautet der Vermerk:

„Kassenbestand in Höhe von € und Belege mit den Nr bis .... wurden am

übernommen. Gegenüber dem Haushaltsbuch liegt ein Fehlbetrag (alternativ:

Überschuss) in Höhe von € vor; Belege mit den Nrn fehlen.“ Dieser Vermerk

ist von beiden an der Übergabe beteiligten Beschäftigten zu unterzeichnen.

4.8. Die Versorgung der Einrichtungskasse mit Bargeld erfolgt durch die Zahlstelle. Eine Mit-

arbeiterin bzw. ein Mitarbeiter der Einrichtung erhält von der Zahlstelle Bargeld oder einen

Barscheck gegen Quittung (Auszahlungsanordnung), die sie bzw. er unverzüglich, spätes-

tens am Folgetag bei der Bank gegen Bargeld einlöst. Schecks sind bis zur unverzügli-

chen Einlösung sicher zu verwahren. Von der Zahlstelle wird die Auszahlung für Ta-

schengelder und Sonderzuwendung auf die hierfür vorgesehenen Konten gebucht, die üb-

rigen Mittel auf das Konto „pauschaler Sachaufwand“ 513001 (bzw. 513003 für Erstver-

sorgungseinrichtungen). Aus dem Beleg der Zahlstelle muss hervorgehen,

• welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter das Bargeld bzw. den Scheck wann in

Empfang genommen hat (einschließlich Quittierung durch Unterschrift),

• für welche Einrichtung und für welchen Zeitraum die Mittel bestimmt sind.

Das Bargeld ist unverzüglich der in jeder Einrichtung zu führenden Kasse zuzuführen und

der Zugang im Haushaltsbuch zu dokumentieren.

4.9. Um jederzeit in der Einrichtung über Bargeld verfügen zu können, d.h. auch wenn die

Kasse nverwalte rin bzw. der Kassen Verwalter nicht im Dienst ist und ohne täglich die Kas-

Landesbetrieb Erziehung und Beratung • Organisationshandbuch • E »Wirtschaftsführung • DA-Zahiungsverkehr • Stand: 18.03.2015 •

Seite 8 von 10

se übergeben zu müssen, können die Diensthabenden mit Bargeld versorgt werden, das

ihnen gegen Unterzeichnung einer Interimsquittung ausgehändigt wird. Das Verfahren

gern. Ziff. 3.3 gilt entsprechend mit folgender Maßgabe: Die Verwendung der Mittel kann

mit dem Vordruck „Abrechnung einer Interimsquittung im Zahlungsverkehr innerhalb der

Einrichtungen“ nachgewiesen werden. Hierzu muss jede Einzelauszahlung erfasst und

der entsprechende Beleg fest mit dem Vordruck verbunden werden (z.B. durch Aufkleben

auf der Rückseite). Der Gesamtbetrag kann dann im Haushaltsbuch als Ausgabe gebucht

werden, der Vordruck ist der hierfür einzubehaltende Beleg. Die Interimsquittung kann

nach vollständiger Abrechnung vernichtet werden.

4.10. Die Verwaltung der Barbeträge zur freien Verfügung, des Bargeldes zur eigenständigen

Haushaltsführung im Rahmen von Verselbständigungsmaßnahmen, und der Sonderzu-

wendung erfolgt entsprechend der Anlage 4 („Regelungen zur Auszahlung von Unter-

haltsmitteln an Betreute zur Eigenversorgung bzw. Verselbständigung in Rahmen einer

Hilfe zur Erziehung nach § 34 SGB VIII“). Diese Regelungen sind auf die Verwaltung von

Geldmitteln von Betreuten in ambulant betreuten Wohnformen^ und ggf. Vorauszahlungen

auf zu erwartende Sozialleistungen für diese (vgl. Ziff. 4.1) entsprechend anzuwenden®.

Die Auszahlung von Barbeträgen an Betreute erfolgt immer gegen Quittung der Empfän-

gerin bzw. des Empfängers auf dem dafür vorgesehenen Beleg (Kontoauszug) und wird

als Abgang im Haushaltsbuch mit Verweis auf den Kontoauszug verbucht. Eine Buchfüh-

rung über die weitere Verwendung der Mittel durch die Betreuten findet nicht statt.

4.11. Die Einrichtungs- bzw. Verbundleitung muss die ordnungsgemäße Führung des Haus-

haltsbuches regelmäßig monatlich kontrollieren und die sachliche und rechnerische Rich-

tigkeit mit Unterschrift im Haushaltsbuch bestätigen. Der Abgleich des Bargeldbestandes

mit dem Haushaltsbuch ist quartalsweise vorzunehmen. Soweit die in Anlage 4 vorgese-

henen Kontoauszüge als Belege im Haushaltsbuch ausgewiesen sind, so sind diese min-

destens stichprobenweise zu prüfen. Unabhängig davon, ob die Prüfung Beanstandungen

ergeben hat, müssen die Belege nach der Prüfung in einem geschlossenen Umschlag in

der Zahlstelle für mindestens 12 Monate aufbewahrt werden. Bei Beanstandungen dienen

die Belege als Beweismittel für die Sachaufklärung. Die Einrichtungs- bzw. Verbundleitung

Z.B. weil ein sicherer Aufbewahrungsort fehlt oder ein eigenes Bankkonto noch nicht eingerichtet ist. ® Vorauszahlungen auf erwartete Sozialleistungen zur Abwendung einer Notlage sind im Kontoauszug „Un- terhalt für Jugendliche“ als Auszahlung zu buchen, so dass ggf. ein negativer Saldo in der Spalte „Bestand neu“ entstehen kann. Die Unterschrift der bzw. des Betreuten dokumentiert den Erhalt der Geldmittel als Darlehen. Eine Einzahlung nach Erhalt der Sozialleistung wird als negative Auszahlung verbucht, so dass der negative Saldo ganz oder teilweise kompensiert wird.


Seite 9 von 10

hat bei Beanstandungen diese im Haushaltsbuch zu vermerken, den Sachverhalt zu er-

mitteln und an LEB 12 zu melden. Beanstandungen i.d.S. sind Fehl- oder Mehrbestände

und Zweckentfremdung® von Barmitteln oder Ähnliches.

4.12. Differenzen in den Haushaltsbüchern (Fehlbeträge und Überschüsse) werden bis zu ei-

nem Betrag von 15,- € nicht über die Zahlstellen und das Differenzkonto ausgeglichen,

sondern direkt im Haushaltsbuch durch eine Korrekturbuchung mit dem Hinweis „Fehlbe-

stand“ bzw. „Überschuss“ bereinigt. Die Einrichtungsleitung erhält von der Differenz spä-

testens bei der monatlichen Kontrolle des Haushaltsbuches Kenntnis. Sie hat gern. Ziff.

4.11. den Sachverhalt zu ermitteln und LEB 12 per Formular gern. Anlage 3 zu melden.

Differenzen über 15,- € und solche, die auf besondere Vorkommnisse wie Diebstahl o.ä.

zurückzuführen sind, sind LEB 12 umgehend zu melden. Das weitere Vorgehen erfolgt

entsprechend Ziff. 3.9..

4.13. Abgeschlossene Haushaltsbücher sind über die Abteilungsverwaltung an die Finanzbuch-

haltung der Zentrale zu senden und dort 5 Jahre aufzubewahren.

5. Schlussbestimmungen

5.1 Über Ausnahmen und Auslegung der vorstehend genannten Regelungen entscheidet die

bzw. der Beauftragte für den Wirtschaftsplan.

5.2 Diese Fassung der Dienstanweisung tritt am 18.03.2015 in Kraft.

Klaus-Dieter Müller

Geschäftsführung

® Dies beinhaltet auch Ausgaben ohne Beleg bzw. ohne hinreichende Erklärung, auf dessen Grundlage ein Ersatzbeleg erstellt werden kann.


Seite 10 von 10

DA-Zahlunqsverkehr Anlage 1

Landesbetrieb Erziehung und Beratung Beauftragter für den Wirtschaftspian

Merkblatt Inhalt von haushaltsrechtlichen Befugnissen

gern, der Verwaltungsvorschrift zu § 70 Landeshaushaltsordnung

Allgemeines

Zahlungen bedürfen begründender Unterlagen. Dieses sind in der Regel Verträge, Aufträge, Lie- ferscheine und auf ihnen beruhende Rechnungen (oder im Barzahlungsverkehr Kassenbons). Beschäftigte, die im Rahmen ihrer Aufgaben und erteilten Befugnisse Waren oder Dienstleistun- gen beschaffen oder Zahlungen veranlassen, müssen deren sachliche und rechnerische Richtig- keit sowie die haushaltsrechtliche Zulässigkeit bescheinigen. Entsprechendes gilt für die Erhe- bung von Einnahmen.

Feststellungsbescheinigungen und Zahlungsanordnungen dürfen Beschäftigte in Angelegenhei- ten, die sie selbst oder ihre Angehörigen betreffen, nicht abgeben! Bei allen Zahlungsvorgängen ist sicher zu stellen, dass die Bescheinigung der Richtigkeit der Lieferung und Leistung und die der sachlichen Richtigkeit durch unterschiedliche Personen erfolgt.

Die sachliche Richtigkeit darf nur bescheinigen, wem die Befugnis hierzu durch die bzw. den Be- auftragten für den Wirtschaftsplan schriftlich übertragen wurde. Die rechnerische Richtigkeit darf ohne besondere Übertragung bescheinigen, wer Beamtin bzw. Beamter mindestens des mittleren Dienstes bzw. Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer mindestens der Entgeltgruppe 5 ist. Die Rich- tigkeit einer Lieferung oder Leistung kann jede bzw. jeder Beschäftigte bescheinigen, die bzw. der den der Bescheinigung zugrunde liegenden Sachverhalt beurteilen kann.

Feststellung der sachlichen Richtigkeit

Wer mit seiner Unterschrift die sachliche Richtigkeit bescheinigt, übernimmt damit die Verantwor- tung, dass

• die Lieferung oder Leistung dem Grunde nach und nach Art und Umfang dienstlich erforderlich war,

• die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Be- stellung (Auftrag, Vertrag o.ä.) sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist (also dass z.B. Waren geliefert und Dienstleistungen tatsächlich erbracht wurden),

• Abschlagszahlungen, Vorleistungen bzw. Vorauszahlungen u.ä. berücksichtigt sind und die in der Zahlungsanordnung, Ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthal- tenen, für die Zahlung maßgebenden und sie begründenden Angaben richtig sind, soweit nicht andere hierüber bereits eine förmliche Feststellung, z.B. über die rechnerische Rich- tigkeit, abgegeben haben.

Die sachliche Richtigkeit darf auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung

• ein Schaden nicht entstanden ist (z.B. bei Überschreitung der Ausführungs- bzw. Liefer- fristen ohne nachteilige Folgen), oder

• die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterle- gung von Sicherheiten durch den Lieferanten).

Die Feststellerin bzw. der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „sachlich richtig“ zu bescheinigen. Ihr bzw. sein Name muss zusätzlich zur Unterschrift aus den Unterlagen erkennbar (z.B. über einen Stempelaufdruck, Ergänzung in Blockschrift) oder (z.B. über das Leitzeichen) eindeutig rekonstruierbar sein.

Sind an der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muss aus deren Bescheinigungen bzw. Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung er- sichtlich sein. Andere können beteiligt sein, wenn zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit deren besondere Fachkenntnisse z.B. auf rechtlichem, technischem oder medizinischem Gebiet erforderlich sind. Für die Richtigkeit der Angaben in Unterlagen, die andere Feststellerinnen bzw. Feststeller bescheinigt haben, besteht keine Verantwortung. Sie dürfen aber nur anerkannt werden, wenn ein Anlass zu Zweifeln nicht besteht.

Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht möglich, so beschränkt sich die Verantwor- tung darauf, dass Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. Entsprechen- des gilt,

• wenn Leistungen maschinell durch Zähler, Uhren oder sonstige technische Einrichtungen gemessen werden oder Leistungen nur unmittelbar an Dritte erbracht werden können, wie z.B. Sachleistungen an Betreute, und

• wenn ausnahmsweise (z.B. wegen längerer Abwesenheit des zuständigen Feststellers) die sachliche Richtigkeit von einer bzw. einem Beschäftigten festgestellt werden muss, die bzw. der den Sachverhalt nicht in vollem Umfang überblicken und beurteilen kann.

In diesen Fällen ist anzugeben und zu dokumentieren, in wie weit und weshalb die Angaben nicht in vollem Umfang nachgeprüft werden konnten.

Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Wer mit seiner Unterschrift die rechnerische Richtigkeit bescheinigt, übernimmt damit die Verant- wortung, dass

• der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und begründenden Unter- lagen richtig sind, und

• die den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z.B. Verträge, Tarife, Bestimmungen) richtig und Skontobeträge berücksichtigt sind.

Die Feststellerin bzw. der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „rechnerisch richtig“ unter Angabe der Amtsbezeichnung oder Entgeltgruppe zu bescheinigen. Ihr bzw. sein Name muss zusätzlich zur Unterschrift aus den Unterlagen erkennbar (z.B. über einen Stempelaufdruck, Ergänzung in Blockschrift) oder (z.B. über das Leitzeichen) eindeutig rekonstruierbar sein.

Sind an der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muss aus deren Bescheinigungen bzw. Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung er- sichtlich sein. Für reine Nachrechenarbeit lautet die Teilbescheinigung „nachgerechnet“.

Zusammengefasste Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit können zusammengefasst werden, wenn die Feststellerin bzw. der Feststeller dazu befugt ist. In diesem Fall heißt der Fest- stellungsvermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ oder bei veränderten oder addierten Beträgen „sachlich und rechnerisch richtig mit EUR“.

Anordnungsbefugnis, haushaltsrechtliche Zulässigkeit

Die bzw. der Anordnungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung einer förmlichen Anordnung die Verantwortung, dass die förmliche Anordnung

• den Vorschriften über den Inhalt der förmlichen Zahlungsanordnung (Nr. 5 der W zu §70 LHO) entspricht und sie keine offensichtlichen Fehler enthält,

• Bescheinigungen von dazu befugten Beschäftigten abgegeben worden sind, • haushaltsrechtlich zulässig ist, d.h. Betriebsmittel zur Verfügung stehen, bei Vorschüssen

die Voraussetzungen des §60 LHO vorliegen und die Grundsätze für die Ausführung des Wirtschaftsplans eingehalten worden sind.

Mit der Anordnungsbefugnis kann die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit verbunden werden.

Besondere Fälle, Fragen

Fragen, die sich in Einzelfällen oder generell ergeben, beantwortet die Finanzbuchhaltung des LEB.


Landesbetrieb Erziehung und Beratung Beauftragter für den Wirtschaftspian

Merkblatt Aufgaben in Zahlstellen

gern. Anlage 1 der Ven/valtungsvorschrift zu §79 Landeshaushaltsordnung

Aufgaben der Zahlstelle

Die Zahlstelle hat

• die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern, • die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern, • die Zahlungsmittel, Wertzeichen, geldwerte Drucksachen, die Vordrucke für den Zah-

lungsverkehr sowie die Bücher, Listen und Belege sicher aufzubewahren, • zu prüfen, ob die Kassenanordnungen oder die Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsan-

ordnungen in der Form den Vorschriften entsprechen und die Unterschrift des Anord- nungsbefugten mit der vorliegenden Unterschriftsprobe übereinstimmt,

• die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Listen einzutragen, • die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen und • rechtzeitig mit der zuständigen Kasse abzurechnen.

Die Verfahrensregelungen zum Zahlungsverkehr im LEB (DA-Zahlungsverkehr) sind zu beachten.

Zahlstellenverwalterin bzw. -Verwalter

Die bzw. der Beauftragte für den Wirtschaftsplan bestellt eine Zahlstellenverwalterin bzw. einen Zahlstellenverwalter sowie eine Vertretung. Deren Namen und Unterschriftsproben werden der zuständigen Kasse mitgeteilt.

Die Zahlstellenverwalterin bzw. der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Dazu gehört auch die eindeutige Abgrenzung der Verantwortung bei der Beförderung und Verwaltung der Geldbestände. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Zahlstel- le, die sie bzw. er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat sie bzw. er unver- züglich der Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. dem Zahlstellenaufsichtsbeamten und der bzw. dem Beauftragten für den Wirtschaftplan mitzuteilen.

Beim Wechsel der Zahlstellenverwalterin bzw. des Zahlstellenverwalters hat diese bzw. dieser der Nachfolgerin bzw. dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (ZahlstellenÜbergabe). Hier- über ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und der bzw. dem Beauftragten für den Wirtschaftsplan vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten:

• den Zahlstellensollbestand, • den Zahlstellenistbestand einschl. der Bestände an Wertzeichen, der geldwerten Druck-

sachen, der Wertgegenstände, der Quittungsblocks, der Schecks und • die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden

Schlüssel und dgl..

Die Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. der Zahlstellenaufsichtsbeamte soll die Übergabe leiten. Kann die Zahlstellenübergabe aus besonderen Gründen nicht von der Zahlstellenverwalterin bzw. dem Zahlstellenverwalter persönlich erfolgen, so nimmt die Zahlstellenaufsichtsbeanntin bzw. der Zahlstellenaufsichtsbeamte die Übergabe vor.

Bei einer vorübergehenden Verhinderung der Zahlstellenverwalterin bzw. des Zahlstellenverwal- ters (z.B. durch Urlaub, Krankheit) gilt das Übergabeverfahren sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Tagesabschlussbuch und im Wertzeichenbuch usw. zu bestätigen. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt. Aus Gründen der Verant- wortungsabgrenzung sind aber der übergebene und der übernommene Zahlstellenistbestand, die Wertzeichen usw. auf einem Beleg zu vermerken, der von den Beteiligten zu unterschreiben ist.

Die Zahlstellenverwalterin bzw. der Zahlstellenverwalter und der Vertretung obliegt grundsätzlich die Beförderung von Zahlungsmitteln von und zum Kreditinstitut oder zu anderen geldverwalten-

den Stellen. Die von der Finanzbehörde erlassenen Bestimmungen über Geldtransporte sind zu beachten.

Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. -beamter

Die bzw. der Beauftragte für den Wirtschaftsplan bestellt eine Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. einen Zahlstellenaufsichtsbeamte sowie eine Vertretung, die bzw. der die Geschäftsführung der Zahlstelle beaufsichtigt.

Zur Aufsicht über eine Zahlstelle gehört die Kontrolle, ob die Geschäfte in der Zahlstelle ord- nungsgemäß erledigt werden. Die Kontrolle ist dadurch auszuüben, dass die monatlichen Ab- rechnungen der Zahlstelle vor der Abgabe an die Finanzbuchhaltung sorgfältig geprüft werden. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass der Zahlstellenbestand richtig ausgewiesen ist. Zu dem Zweck ist festzustellen, ob der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand über- einstimmt. Weiterhin ist zu prüfen, ob die ggf. neben der Kasse verwalteten Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen usw. vollständig vorhanden sind. Dabei setzen sich die Bestände wie folgt zusammensetzen:

• Istbestand: Zahlungsmittel, angezahlte Belege und unbarer Bestand nach den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der Schwebeposten,

• Sollbestand: Bestand aus der letzten Monatsabrechnung zuzüglich im Tagebuch angeschriebener Einzahlungen abzüglich angeschriebener Auszahlungen.

Weiter ist zu kontrollieren, ob

• der Zahlungsverkehr das unbedingt notwendige Maß nicht überschreitet und nur solche Zahlungen angenommen oder geleistet wurden, zu denen die Zahlstelle berechtigt ist,

• nicht benötigte Bargeldbestände bzw. Guthaben auf Girokonten umgehend abgeliefert wurden,

• die Bargeldbestände sicher aufbewahrt werden, • die Verantwortung des Personals eindeutig abgegrenzt ist, • die nach den Buchungsunterlagen angenommenen Einzahlungen richtig und vollständig in

die Einzahlungslisten eingetragen wurden, • die nicht verbrauchten Quittungsblocks vollständig vorhanden sind, • die nach den Kassenanordnungen quittierten Auszahlungen richtig und vollständig, ge-

trennt nach Konten, in die Auszahlungslisten eingetragen sind, • die Belege für die Einzahlungen und Auszahlungen vollständig vorhanden sind, • die Einzahlungslisten die erforderlichen Feststellungsbescheinigungen tragen, • die Endsummen der Beträge in den Auszahlungslisten richtig errechnet sind (kann entfal-

len, wenn sie automatisiert oder maschinell erstellt wurden) und • die Zahlstelle rechtzeitig mit der Finanzbuchhaltung abgerechnet hat.

Abgesehen von der Kontrolle des Zahlstellenbestandes können die Kontrollen auf Stichproben beschränkt werden. Diese sind von der Zahlstellenaufsichtsbeamtin bzw. vom Zahlstellen- aufsichtsbeamten so auszuwählen und zu bemessen, dass sie bzw. er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellengeschäfte bilden kann; die Stichproben sind von ihr bzw. ihm im Tagebuch zu vermerken und in den Unterlagen zu kennzeichnen. Bei vollständiger Kontrolle ist dies im Tagesabschlussbuch zu vermerken.

Die monatlichen Abrechnungen der Zahlstellen sind in 3-facher Ausfertigung zu erstellen, damit eine Ausfertigung beim Zahlstellenaufsichtsbeamten verbleiben kann. Nach seiner Kontrolle ver- sieht der Zahlstellenaufsichtsbeamte alle Ausfertigungen der Abrechnung mit seinem Kontroll- vermerk und leitet dann eine Ausfertigung mit Anlagen und Belegen - ohne die Buchungsunterla- gen über ausgegebene Quittungen - unmittelbar in verschlossenen Behältern der Finanzbuchhal- tung und eine Ausfertigung der Zahlstelle zu.

Besondere Fälle, Fragen

Fragen, die sich in Einzelfällen oder generell ergeben, beantwortet die Finanzbuchhaltung des LEB.


Landesbetrieb

Erziehung und Beratung

Landesbetrieb Erziehung und Beratung Conventstraße 14 I 22089 Hamburg

LEB 12

iÜ

Hamburg

••••landeshetrieb

Erziehunp und Beratung

Freie und Hansestadt Hamburg Landesbetrieb Erziehung und Beratung

Abteiiungs-/ Einrichtungsieitung

Hamburg Teiefon: 040 Teiefax: 040 E-Maii:

Hamburg, den

Meldung eines Kassenfehlbetrages / Kassenüberschusses

Zahlstelle/Einrichtung:

Zahlstellenleiterin/Zahlstellenleiter/ Verantwortliche/r für das Haushaltsbuch:

Datum des Tagesabschlusses:

Fehlbetrag/Überschuss (bitte nach Ausdruck unterstreichen):

Darstellung des Sachverhaltes:

Aufsichtsbeamtin/Aufsichtsbeamter der Zahlstelle/Einrichtungsleitung:

Klärung des o.g. Kassenfehlbetrages/Kassenüberschusses

Begründung:

Datum, Unterschrift Aufsichtsbeamtin/Aufsichtsbeamter der Zahlstelle/Einrichtungsleitung

Landesbetrieb Erziehung und Beratung | Geschäftsführung: Conventstraße 14 | 22089 Hamburg Tel: 449 (40) 428 15 3000 | Fax: +49 (40) 427 93 4848 | E-Mail: [email protected] | www.hamburg.de/leb


Regelungen zur Auszahlung von Unterhaltsmitteln an Betreute im Rahmen einer Hilfe zur Erziehung nach § 34 SGB VIII und einer Leistung nach § 19 SGB VIII

1. Unterhaltsmittel zur Eigenversorgung bzw. Verselbständigung - Verselbständigungsmittel

1.1 Bemessung der Höhe

Bei der Betreuung von Jugendlichen und jungen Volljährigen in stationären Hilfen soll in der Regel der Umgang mit Geld und die eigenständige Haushaltsführung schrittweise eingeführt werden. Hier- für sind den jungen Menschen finanzielle Mittel zukommen zu lassen, die im Entgelt enthalten sind. Der Umfang der Mittel hängt davon ab, für welche Bereiche des täglichen Bedarfs der jungen Men- schen für welchen Zeitraum Geld zur Selbstversorgung benötigt wird. Weiterhin wird er davon bestimmt, ob dieser Bedarf ggf. durch andere Finanzierungsquellen wie z.B. Einmal- oder Sonderleis- tungen nach § 39 SGB VIII bereits gedeckt ist.

Der Auszahlbetrag orientiert sich an den im Sozialleistungsrecht geltenden Regelsätzen, die aus den Ergebnissen der Einkommens- und Verbrauchsstichprobe (EVS) des Statistischen Bundesam- tes abgeleitet und fortgeschrieben werden. Die dortige Klassifikation findet auch Eingang in die Re- gelsatzberechnung und wurde bei der Ermittlung der nachfolgenden Beträge herangezogen. Da die mit dem Regelsatz gewährten Sozialleistungen keinen weiteren Barbetrag zur freien Verfügung vor- sehen („Taschengeld“), sind die den jungen Menschen auszuzahlenden Mittel so festzulegen, dass das Taschengeld mit in die Bedarfdeckung einbezogen wird, allerdings nur in den Bereichen, die der individuellen Gestaltung zuzurechnen sind und die Grundversorgung mit Nahrung, Kleidung und Hygiene nicht beeinträchtigen. Außerdem ist mit einer Hilfe nach § 34 SGB VIII verbunden, dass eine Unterkunft einschließlich Inventar, Instandhaltung und Renovierung gestellt wird, so dass die Kosten hierfür nicht an die Betreuten ausgezahlt werden.

Die sich daraus ergebenden Auszahlungspauschalen werden in der für das jeweilige Wirtschaftsjahr geltenden „Dienstanweisung zur Bewirtschaftung des Wirtschaftsplanes“ festgelegt. Die Anpassung der Pauschalen an die Entwicklung des Regelsatzes erfolgt durch die bzw. den Beauftragen für den Wirtschaftsplan. Sie sind verbindlich, und dürfen weder gekürzt noch erhöht werden.

1.2 Auszahlung der Verselbständigungsmittel

Für die Auszahlung der Verselbständigungsmittel gelten folgende Modalitäten:

• Die Auszahlung erfolgt nur, wenn eine so genannte „Verselbständigung“ im Rahmen der Leis- tungsvereinbarung vorgesehen oder in der Hilfeplanung vereinbart ist.

• Die Unterhalts mittel sollen den Bedarf decken, den die bzw. der Betreute im Rahmen einer Ver- selbständigung durch eigenen Einkauf abdecken kann. Es ist im Rahmen des pädagogischen Handelns im Einzelfall festzulegen, für welche Unterhaltsbereiche Ernährung, Bekleidung und Hygiene, Gesundheit, Sonstiges Mittel zur Verfügung gestellt werden sollen. Soweit darüber hinaus Verbrauchsmittel für den Haushalt erforderlich sind, kann die hierfür vorgesehene Pau- schale ebenfalls gewährt werden. Es ist ebenfalls eine pädagogische Entscheidung und mit der bzw. dem Betreuten zu besprechen, in welcher Höhe und zu welchen Zeitpunkten Teilbeträge ausgezahlt werden.

• Die Verwaltung der Verselbständigungsmittel erfolgt mit dem „Kontoauszug Unterhalt für Ju- gendliche“. Er erfüllt auch den Zweck, der bzw. dem Betreuten die sie bzw. ihn betreffenden Fi- nanzen darzustellen. Sie bzw. er hat das Recht, den Kontoauszug bei Bedarf einzusehen. Der monatliche Auszahlungsbetrag wird im ersten Teil des Vordrucks festgelegt und durch die bzw. den Betreuten bestätigt.

• Eine Auszahlung erfolgt grundsätzlich bar und gegen Quittung im unteren Teil des Kontoaus- zugs. Der ausgezahlte Barbetrag ist im Haushaltsbuch zu verbuchen mit dem Hinweis „Unterhalt an , gern. Kontoauszug“. Soweit pädagogisch sinnvoll und hinsichtlich des Verwaltungsauf- wandes vertretbar, kann im Einzelfall das Geld auch auf das Konto des Jugendlichen überwie- sen werden. Dies ist von der Verwaltung zu durchzuführen.

• Soweit in der Einrichtung Kostenbeiträge oder Nutzungsentgelte für z.B. Telefon, Internet o.ä. erhoben werden, sind diese wie zulässige Einnahnnen zu betrachten und zu verbuchen. Solche Entgelte sollten dem tatsächlichen Verbrauch von Betreuten entsprechend, also möglichst individuell festgelegt werden. Soweit, weil individuell nicht bezifferbar, pauschale Entgelte für kon- krete Zwecke (z.B. Telefon/Internet) erhoben werden, sollen diese buchmäßig am Monatsanfang im Kontoauszug abgezogen werden. Pauschale Entgelte für unspezifische und daher für die Be- treuten nicht nachvollziehbare Zwecke sind nicht zulässig.

• Eine Rücklage i.S. einer Kaution, z.B. um mögliche Schäden regulieren zu können, kann nur nach Erläuterung des Zwecks und mit Zustimmung der bzw. des Betreuten gebildet werden. Über die Rücklage ist auf dem „Kontoauszug Verselbständigung“ entsprechend Buch zu führen. Sie darf den Betrag in Höhe von 100 € nicht überschreiten. Diese Rücklage wird nach Beendi- gung der Betreuung und nach Abzug offener Forderungen gegenüber der bzw. dem Betreuten an sie bzw. ihn ausgezahlt. Auf den Endbetrag werden dann vor Abzug offener Forderungen 2% Zinsen p.a. bzw. 0,17% je Monat berechnet^“. Andere mit dem Ansparen von Geld verbundene Zwecke sind nicht über diese Rücklage/Kaution zu verfolgen (siehe hierzu Ziff.5).

• Auszahlungen über die verfügbaren Mittel hinaus sind zu vermeiden. Sie dürfen im Ausnahme- fall nur vorgenommen werden, wenn sonst ein erheblicher Nachteil für die Betreuten (keine Ver- pflegung) entstünde. In diesen Fällen soll der Negativsaldo in den Folgemonat übernommen und -wenn möglich - zur Kompensation die Rücklage/Kaution aufgelöst werden.

• Erläuterung zur Anwendung des Kontoauszugs:

• Der Kontoauszug wird für jeden Kalendermonat geführt. Vormonatswerte für nicht ausgezahlte Mittel und die Rücklage sind zu übernehmen.

• Im linken oberen Block werden die Auszahlbeträge für die Unterhaltsleistungen und die Bar- beträge zur freien Verfügung (Taschengeld) eingetragen (siehe auch Ziff. 2). Außerdem gibt es ein freies Feld für eine weitere Auszahlungsposition, soweit diese benötigt wird (z.B. Weihnachtsbeihilfe, Auszahlung von durch den ASD bewilligten Mitteln).

• Ein weiteres Feld ist für die Zuführung von Beträgen zu der Rücklage bzw. für die Entnahme aus der Rücklage vorgesehen. Diese Buchung muss eine Entsprechung auf dem Rückla- genkonto im rechten oberen Block haben. Eine Zu- oder Abführung erfolgt immer am Mo- natsbeginn bzw. vor der ersten Auszahlung.

• Die Summe der vorgesehenen Auszahlbeträge im laufenden Monat zuzüglich des Saldos des Vormonats ergibt den im aktuellen Monat verfügbaren und damit durch den Jugendli- chen abrufbaren Betrag.

• Der im Monat verfügbare Betrag und der aktuelle Rücklagenbestand ist von der bzw. dem Jugendlichen zu quittieren.

• Im unteren Block werden die Auszahlungsbeträge dokumentiert und quittiert sowie nach jeder Buchung ein neuer Stand des verfügbaren Geldes errechnet.

• Nach allen Buchungen ist umgehend der neue Saldo zu bilden.

2. Barbetrag zur freien Verfügung - Taschengeld

Die Höhe des so genannten Barbetrages zu freien Verfügung nach § 39 Ans.2 SGB VIII („Taschen- geld“) richtet sich nicht nach den von der Behörde für Soziales, Familie, Gesundheit und Verbrau- cherschutz erlassenen Vorschriften". Diese Mittel werden mit dem „Kontoauszug Taschengeld“ verwaltet, soweit das Taschengeld nicht im Zusammenhang mit einer Verselbständigungsmaßnah- me (Ziff. 1) ausgezahlt wird.

Der jeweils monatlich entstehende Anspruch wird im Kontoauszug als Eingang verbucht, ebenfalls Zuwendungen von Dritten (z.B. Verwandte), die für einzelne Betreute vorgesehen sind und nicht

Also z.B. bei 100 € Endstand der Rücklage und 15 Monaten Zeit der Verselbständigung betragen die Zinsen: 100€*0,17%/Monat*15 Monate = 2,55 € ” Zuletzt aktualisiert mit Schreiben der BSG vom 7. September 2006

sofort an diese ausgezahlt werden sollen. Diese Zugänge werden durch die bzw. den Betreuer verbucht und abgezeichnet.

Auszahlungen an Betreute werden auf dem Kontoauszug dokumentiert und von der Empfängerin bzw. dem Empfänger quittiert. Nach allen Buchungen ist umgehend der neue Saldo zu bilden. Jede Eintragung, die mit einem Bargeldzu- oder -abgang in der Einrichtungskasse verbunden ist, ist im Haushaltsbuch zu dokumentieren mit dem Hinweis auf den Namen des Empfängers / Einzahlers, der Erläuterung (z.B. „Taschengeldauszahlung“) und dem Verweis auf den Kontoauszug. Ein weiterer Beleg ist für das Haushaltsbuch nicht erforderlich.

3. Sonderzuwendung

Darüber hinaus gewährt das jeweils zuständige Jugendamt wirtschaftliche Jugendhilfe im Einzelfall wie z.B. Mittel für eine Ersteinkleidung oder therapeutische Maßnahmen. Diese werden im folgenden Sonderzuwendung genannt. Sie sind zweckbestimmt und ihre Verwendung ist insofern nach- zuweisen. Hierfür ist der „Kontoauszug Sonderzuwendung für Kinder und Jugendliche“ zu verwen- den. Für jede Sonderzuwendung ist ein Kontoauszug anzulegen.

Soweit eine Sonderzuwendung in einem festen Betrag je Monat gewährt wird, ohne dass Ausgabe- reste entstehen können (z.B. Zuwendung für Monatskarte genau in Höhe des Fahrkartenpreises), kann diese entweder direkt im Haushaltsbuch als Ausgabe und - soweit sie der bzw. dem Betreuten ausgezahlt wird - auch auf dem Kontoauszug „Unterhalt für Jugendliche“ verbucht werden. Die Be- lege verbleiben beim Kontoauszug und werden fest mit ihm verbunden. Im Haushaltsbuch wird auf den Kontoauszug verwiesen.

4. Weitere Zahlungen

Weitere Zuwendungen an Betreute dürfen ausschließlich im Rahmen der jeweils geltenden Leis- tungsvereinbarungen nach §78b SGB VIII erfolgen. Die Übernahme von Schuldverpflichtungen, Buß- oder Verwarngeldzahlungen oder sonstigen öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Forde- rungen gegenüber Betreuten ist danach nicht zulässig.

5. Guthaben von Betreuten - Aufbewahrung von Geld und Wertsachen

Über die Kontoauszüge „Unterhalt Jugendliche“ und „Taschengeld“ ist es möglich, dass Betreute bei sparsamer Verwendung der ihnen zur Verfügung gestellten Mittel ein Guthaben bilden. Soweit dies 100 € erreicht oder überschritten hat und größere Ausgaben nicht bevorstehen, soll darauf hinge- wirkt werden, dass Betreute ein Sparbuch o.ä. anlegen.

Die Aufbewahrung von Geld für Betreute soll unterbleiben bzw. sich auf geringe Beträge beschrän- ken und aus pädagogischer Sicht gerechtfertigt sein. Dies liegt z.B. vor, wenn für Kinder Spardosen mit geringen Beträgen im Betreuerbüro deponiert werden. Sollte ausnahmsweise die Aufbewahrung größerer Beträge oder wertvoller Gegenstände nach eingangs formulierter Maßgabe angezeigt sein, so ist der Umfang schriftlich festzuhalten und vom Betreuten zu unterzeichnen.

6. Aufbewahrung der Kontoauszüge

Die Kontoauszüge müssen wie folgt aufbewahrt werden:

• entweder gesammelt in einem Ordner für alle Betreuten, innerhalb des Ordners jedoch getrennt und ohne Möglichkeit der Einsichtnahme einzelner Betreuter in andere als ihre Konto- auszüge oder

• in der Betreuungsakte gern. Anlage zur DA-Sozialdatenschutz.

Nicht mehr für die aktuelle Berechnung benötigte Kontoauszüge sind vom Sammelordner in die Be- treuungsakte zu übernehmen.

DA-Zahlungsverkehr Anlage 5

Landesbetrieb Erziehung und Beratung

Kontoauszug

Unterhalt für Jugendliche

Name: Monat/Jahr:

Monats betrag für... Höhe Kaution / Rücklage Höhe

Verpflegung Stand Vormonat

Bekleidung Zugang Im lfd. Monat (+)

Hygiene/Sonstiges Abgang Im lfd. Monat (-)

Fahrgeld Neuer Stand

Erstelnkleldung

Taschengeld

erhöhtes Taschengeld

Betrag an die Rücklage

Betrag aus der Rücklage

Summe:

Saldo Vormonat:

Die Richtigkeit der Rücklage ünd des aktüell verfügba- ren Monatsbetrages wird bestätigt

(Datum/Unterschrift)

verfügbar im aktuellen Monat

Datum Auszahlung Bestand neu Erläuterung / Verwendung Unterschrift



Kontoauszug

Taschengeld

Name: Blatt-Nr.:

Datum Auszahlung Eingang Bestand neu Erläuterung Unterschrift

Anfangsbestand / Übertrag:



Kontoauszug

Sonderzuwendung für Kinder und Jugendliche

Name:

Zweckbestimmung:

bewilligt von: am: Höhe €:

Datum Auszahlung Bestand neu Erläuterung / Verwendung Unterschrift Beieg Nr.

Anfangsbestand:



Abrechnung einer Interimsquittung im Zahlungsverkehr innerhalb der Einrichtungen

Einrichtung:

Name:

Ich habe mit aus dem Bargeldbestand für anstehende Ausgaben im Einrichtungsbetrieb gern. Ziff. 4 der DA-Zahlungsverkehr von der Kassenverwalterin / dem Kassenverwalter einen Betrag in Höhe von

erhalten und mit der Interimsquittung vom quittiert. Den Betrag habe ich wie folgt verwendet:

Datum Betrag Bestand neu Verwendung

□ Es erfolgt eine Rückgabe an die Kasse in Höhe von: : €,

□ Ich habe aus privatem Geld zusätzlich verauslagt: € und erhalten.

Datum:

Name: Unterschrift:

Landesbetrieb Erziehung und Beratung Hamburg...

Documents

Transcript of Landesbetrieb Erziehung und Beratung Hamburg...