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Activity-Statistik

als Informations- und Führungsinstrument

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Activities – eine zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs

• We serve ist Inhalt und zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs und Basis für das Wirken in den Clubs

• Dieses Wirken findet Ausdruck in Activities zur Mittelbeschaffung und Mittelverwendung

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Warum ist eine Erfassung der Activities notwendig?

• Es wird Hervorragendes geleistet, jedoch keine Bündelung der Informationen und Ergebnisse

• Verpflichtung zum jährlichen Reporting gegenüber Zuschussgebern (öffentliche Hand)

• Orientierung hinsichtlich der satzungsgemäßen Verwendung (für den MD 111 clubeigener Förderverein)

• Beispiele zur Nachahmung zu geben für Lions-Clubs, aber auch für die Öffentlichkeit

• Hilfe zur Außendarstellung und zur Veröffentlichung in den Medien

• Imagebildung für Lions

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Verfahren

Systematische jährliche Erfassung der Mittelverwendung in den einzelnen Clubs mittels eines Activity-Meldebogens.

Erfasst werden:

•Geldmittel

•Sachmittel

•geleistete Arbeitsstunden für Service-Activities

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Pilotprojekt als Erprobungsphase im MD 111, Distrikt WL

• 3 Regionen / 12 Zonen / 90 Clubs

• Start im Jahr 2000

• Beteiligung der Clubs in der Starphase = 90 %

• Bekanntmachung auf Zone-Beratungsaussschussitzungen, Distriktkonferenz, Distriktversammlung, Internet und bei Clubbesuchen

• KA des Distrikts als zentraler Ansprechpartner

• Zone-Chairperson als Unterstützer

• Ergebnisse der ersten Erfassung im Jahre 2000: 1,1 Mio. € Geldmittel; dann kontinuierliche Steigerung in den Folgejahren

• Erster Ansatz zur Activity-Ideenbörse

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Systematische Erfassung der Activities im MD 111

• Basierend auf dem Erfolg im Einzeldistrikt WL Beschluss zur Ausweitung auf den MD 111 im Jahre 2004

• 16 Distrikte / 1.390 Clubs / 45.500 Mitglieder

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Am Verfahren Beteiligte

▪ GRAB = Governorratsbeauftragte für Activity- Berichtererstattung und –Informationsaustausch▪ Administrator

Distrikt

Zone

Club

Multidistrikt

▪ Kabinettbeauftragte Activity

▪ Zone-Chairperson

▪ Präsident▪ Schatzmeister▪ Activity-Beauftragter

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Die einzelnen Schritte Über den Governorratsbeauftragten für das Activity-Meldewesen und –Informationsaustausch (GRAB) und die KA‘s in Verbindung mit dem Zone-Chairperson der Distrikte werden folgende Schritte realisiert:

•Activity-Erfassungsbogen ist für alle Clubs verbindlich

•KA sendet im November den Activity-Erfassungsbogen an Zone-Chairperson zur Weitergabe an die Clubs

•Die Clubs füllen den Erfassungsbogen pro Kalenderjahr (Januar – Dezember) aus und greifen auf die Erhebungen des Club-Hilfswerkes/-Förderverein zurück.

•Activity-Erfassungsbogen wird erstellt - entweder online oder manuell - bis zum 31. Januar eines jeden Jahres

•Rücklauf der manuellen Erfassungsbögen aus den Zonen bis zum 10.Februar über ZCH an KA zur Auswertung

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Feedback

• Für die Distrikte auf der Distriktversammlung und im Internet

• Für den Multidistrikt auf der Multidistriktversammlung und im Internet

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Activity-Meldebogen

Zwei Verfahren

1. Manuelle Eintragung in Activity-Meldebogen durch den Club und Rücksendung an den Zone-Chairperson; Übernahme ins System erfolgt über den KA

2. Online-Eingabe durch den Club

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Funktion und Berechtigung der Clubs

•Die Clubs benötigen kein Passwort

•Einloggen unter „Activity-Meldebogen zur online-Eingabe und den weiteren Schritten folgen.

•Bogen kann nicht ein zweites Mal eingegeben werden. Änderungen bzw. erneute Freischaltung nur durch den KA

•KA erhält vom System die Nachricht, dass ein online-Meldebogen eingegangen ist.

•Nach Prüfung Freischaltung der Daten durch den KA

•Information an die ZCH und Rückmeldung an die Clubs

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Funktion und Berechtigung KA – Kabinettbeauftragter für Activities

•Jeder KA kann sich mit Passwort in seinen Distrikt einloggen.

•KA kann bereits ausgefüllte Formulare ändern und löschen.

•KA stehen folgende Auswertungen für seinen Distrikt zur Verfügung:

- Fortschritt über die Clubeingabe der Meldebögen seines Distrikts

- Tabelle Gesamtactivities eines Jahres- Tabelle Gesamtactivities - Durchschnitt/Club- Diagramm über die Art der Activities- Geographisches Balkendiagramm- Activity-Ideenbörse

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Nutzen und Feedback nach 5 Jahren

•Nach zögerlichem Anlauf nunmehr 85 % Beteiligung aller Clubs im MD 111

•Jeder Club findet sich in der Gesamtaufstellung wieder und kann sich ohne Ranking am Gesamterfolg einordnen.

•Zone-Chairperson erfreuen sich in der Funktion als Schnittstelle zwischen Distrikt und Clubs

•Verlässliche Daten als Basis für eine objektive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

•Problemlose jährliche Berichterstattung für das BMZ

•Ideenbörse hilft zur Ausgestaltung der Activities

•Image von Lions wird gestärkt

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Ausblick

•Einführung von jährlichen Activity-Konferenzen in den einzelnen Distrikten

•Aufbauend auf der Ideenbörse werden interessante und häufig vorkommende Activities mit To do-Listen hinterlegt mit Zugriffsmöglichkeit aller Clubs.

•Veröffentlichung der Club-Activities auf Zone-Ebene mit Maßnahmen der Clubs und Bekanntgabe der Veranstaltungsorte (Activity-Kalender)

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Gesamtentwicklung aller Activities in 2008

Gesamt MD – monetär u. Sachleistungen ca. € 22 Mio.

Durchschnitt/Club ca. € 18.500

Gesamt NB – monetär u. Sachleistungen ca. € 1,6 Mio.

Durchschnitt/Club ca. € 18.500

ohne die geleisteten Arbeitsstunden für Service-Activities

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Club Mittelbeschaffung Mittelverwendung

LC Anröchte-Warstein-Rüthen

Aktion "Steinfestcafé"OsterfeuerBallettaufführungLöwenverkaufFilm-Vorführung

Sight-First,Kindergarten plusKindergarten PalästinaDKMSJugendarbeit St. PetersburgSeniorenbetreuung

LC Bad DriburgGlühweinstand zum AdventsmarktBenefiz-Golftunier

SpeisekammerBehinderten-Schule

LC Bad Marienberg

Verkauf von Garnelen auf dem WeihnachtsmarktSt. Petersburger Kinder- und JugendballettAdventskalender zusammen mit dem LC Westerwald

Unterstützung der Westerwälder Tafel

LC Bad OeynhausenBenefizkonzert mit der Big Band der Bundeswehr

LC Bad SalzuflenStand Weihnachtsmarktjährliches clubübergreifendes Event als Themen-Veranstaltung

Arbeitskreishilfe für BehinderteJugend forscht am Rud.Brandes-Gym.Parkinson-Gruppe

LC Bielefeld-Marswidis

Bücher- und Kleiderverkauf - second handWeihnachtsmarkt: Verkauf von Stollen, Körnerkissen, Vogelhäusern (alles selbst gefertigt)

Essensgeld KindergartenLesefrühling Bielefeld und GüterslohAlarmtheater

Auszug aus der Activitybörse

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Activities 2008 – Distrikt 111 NBGeldmittel (in €)

259.184,37

22.809,00

133.509,00

131.496,47

139.794,00

42.032,79

93.521,62

481.856,59

36.095,33

36.961,00

40.499,06

118.811,69SightFirst

Lions-Quest

Klasse 2000

Kindergarten plus

Jugendhilfe, Sonstiges

Behindertenhilfe

Altenhilfe

Unterstützung bedürftige PersonenGesundheitswesen

Kunst / Kultur

Umwelt

Sonstige

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Activities 2008 - Distrikt 111 NBGeldmittel (in €) – Geografische Aufteilung

1.335.057,19

13.056,00 21.683,61

1.308,00

14.775,72

6.020,0064.184,40 54.836,00

6.000,00

DeutschlandWesteuropaOsteuropaNord- und MittelamerikaSüdamerikaAfrika nördl. der SaharaAfrika südl. der SaharaAsien, naher/mittlerer OstenAsien, Süd und ZentralAsien OstAustralien/Ozeanien

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Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €)

7.614,00

1.000,00

80

19.640,00

40.600,00

500

19.360,00

1.767,00

0

0

0

11.800,00 SightFirst

Lions-Quest

Klasse 2000

Kindergarten plus

Jugendhilfe, Sonstiges

Behindertenhilfe

Altenhilfe

Unterstützung bedürftige Personen

Gesundheitswesen

Kunst / Kultur

Umwelt

Sonstige

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Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €) – Geografische Aufteilung

60.561,00

0

5.230,00

25.500,00

150500

2.620,005.300,00 500 2.000,00

Deutschland

Westeuropa

Osteuropa

Nord- und Mittelamerika

Südamerika

Afrika nördl. der Sahara

Afrika südl. der Sahara

Asien, naher/mittlerer OstenAsien, Süd und Zentral

Asien Ost

Australien/Ozeanien

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Activities 2008 - Distrikt 111 NB Leistungen (in Stunden)

2.226

2.756

1.890

1.543

1.718

810

1.743

5.551

340

808

946

1.258 SightFirst

Lions-Quest

Klasse 2000

Kindergarten plus

Jugendhilfe, Sonstiges

Behindertenhilfe

Altenhilfe

Unterstützung bedürftige Personen

Gesundheitswesen

Kunst / Kultur

Umwelt

Sonstige

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Activities Distrikt 111 NB Geldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

1.536.570,92

1.385.741,45

1.393.233,00

1.292.448,00

1.052.275,00 2004

2005

2006

2007

2008

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Activities im MD 111 DeutschlandGeldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

20.632.386,89

19.925.234,86

14.671.967,18

17.135.675,67

16.232.728,67 2004

2005

2006

2007

2008

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