Lehrveranstaltungsplanung,Lehrauftrags- und

Lehrbeauftragtenverwaltung

Präsentation

Marvin KostkaIT-Dienste, Universität Oldenburg

Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Ausgangssituation Ziele Projektverlauf Fazit / Folgeprojekt

Agenda

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Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?

Fakultäten

erstellt

Lehrangebot

Lehrendevorhanden?

benötigt

Ja

Lehrbeauftragte

Lehrauftrag

Nein

Universität Oldenburg

Extern

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Ausgangssituation

Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg

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Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte Papiergestütztes Genehmigungsverfahren Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf IT-

Services

Ausgangssituation

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Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung, Vergabe, Genehmigung, Vergütung)

Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher Datenbasis

Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte Schulung der Anwender am Endprodukt

Ziele

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Projektstart 20.03.2013 (Projektmandat) Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“ Initiierung Konzeptionierung Entwicklung Test Einführung

Projektverlauf

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Projektverlauf - Konzeptionierung

Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte)• Entwicklung „Data-Quest“

SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) IDM – Accountgenerierung (IT-Services)

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• Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte• Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung• Export von Dokumenten• Stand des Genehmigungsverfahrens• Rollenmanagement• Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.)

Projektverlauf - Entwicklung

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• Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung

- Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten Daten / Dokumente

- Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.)• Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung• Verschiebung der Dateien in das Archiv• Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung

Projektverlauf - Entwicklung

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Schnittstelle• Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP• Informationsbereitstellung• Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse)

IDM (Identity Management System)• Bereitstellung von IT-Service-Accounts

Projektverlauf - Entwicklung

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Test• Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften

- Geschäftsstelle 3 Personen- 7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen

• Testphase abgeschlossen 01.09.2015• Visuelle Änderung in der Umsetzung

Einführung• Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober• Einführung des Produktivsystems Ende Oktober• Parallelbetrieb möglich

Projektverlauf – Test / Einführung

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Fazit• Geschäftsprozesse optimiert• Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen• Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr)

Folgeprojekt• Integration von GHR 300• Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende

Fazit / Folgeprojekt

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit