Leitfaden für Präsentationstechniken

Univ.-Prof. Dr. Henry Schäfer

Betriebswirtschaftliches Institut Abteilung III

Allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Finanzwirtschaft

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Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 2 1 VORBEREITUNG DER PRÄSENTATION 3

1.1 Definition einer Präsentation 3 1.2 Präsentationsmanuskript 3

2 AUFBAU DER PRÄSENTATION 4 2.1 Einleitung 4

2.1.1 Begrüßung und namentliche Vorstellung 4 2.1.2 Thema der Präsentation 4 2.1.3 Praktische Tips 4

2.2 Hauptteil 4 2.2.1 Grundsätze 4 2.2.2 Aussagen / Argumente / Ideen 4

2.3 Schlußteil 6 2.3.1 Zusammenfassung 6 2.3.2 Schlussappell 6

3 FRAGEN UND DISKUSSION 6 4 VISUALISIERUNG 7

4.1 Warum Visualisierungen? 7 4.2 Vorteile von Visualisierungen 7 4.3 Visualisierungsmöglichkeiten 8 4.4 Gestaltungsregeln für Visualisierungen 8 4.5 Grundsätze der Textvisualisierung 9 4.6 Liste und Tabelle 10 4.7 Säulen- und Balkendiagramm 11 4.8 Kurvendiagramm 12 4.9 Kreis-/Tortendiagramm 13 4.10 Organigramm 14

5 MEDIEN 15 5.1 Überschrift einsetzbarer Medien 15 5.2 Grundsätze beim Einsatz von Medien 15 5.3 Einzelne ausgewählte Medien 15

5.3.1 Die Tafel / das Whiteboard 15 5.3.2 Der Overheadprojektor (OHP) - die Folie 16 5.3.3 Computergestütztes Präsentieren 17 5.3.4 Beispiel Mind-Map 17

6 CHECKLISTE 18 LITERATURHINWEISE 23

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1 Vorbereitung der Präsentation

1.1 Definition einer Präsentation 1. Ein oder mehrere Personen stellen für eine Zielgruppe bestimmte

Inhalte, also Sachaussagen oder Produkte, dar. 2. Ziel ist es, diese Gruppe zu informieren oder zu überzeugen. 3. Die Darstellung wird unterstützt durch bildhafte Mittel. 4. An die Darstellung schließt sich eine Fragenrunde oder Diskussion an.

1.2 Präsentationsmanuskript Das Präsentationsmanuskript

Karteikarten Stichwortmanuskript Vorteile (von Karteikarte der DIN-A5): • Die Karten sind fest und handlich. • Verdecken nur wenig von ihrer

Person. • Zwingen zu stichwortartigen

Notizen.

Vorteile: • Sie sind gezwungen frei zu

sprechen. • Sie können ihr Publikum

anschauen und treten in direkten Kontakt zu den Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Ihre Präsentation wirkt dadurch lebendig und natürlich.

• Die Stichworte geben Ihnen kontinuierliche Hinweise und Informationen, die Sie dann mit eigenen Worten umschreiben, erläutern oder mit Beispielen versehen.

Hinweise zur Erstellung eines Manuskripts Empfehlung Vollständiges Manuskript

• Einseitige Beschriftung • Große gut lesbare Schreibweise • Nummerierungen vornehmen • Farben zur Hervorhebung einzelner

wichtiger Aussagen

• Verleitet zu mechanischem Ablesen

• Blickkontakt wird vernachlässigt • Lässt sich häufig schlechter

anhören • Wird i.d.R. nur angewendet, wenn

man sehr unsicher ist. • Kurze Sätze • Viele Tätigkeitswörter: gehen,

laufen, schwimmen, essen, trinken • Lesen Sie das Manuskript laut

vor(vor Freund, Freundin) • Möglichst große Schrift und

Gliederung (Arial 12)

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2 Aufbau der Präsentation

2.1 Einleitung

2.1.1 Begrüßung und namentliche Vorstellung Die Begrüßung sollte freundlich und sympathisch gestaltet sein. Die hohe Anfangsaufmerksamkeit sollte genutzt werden indem Sie sich dem Publikum durch Körperhaltung, Blickkontakt, Mimik und Gestik ganz zuwenden.

2.1.2 Thema der Präsentation Genannt werden sollten:

• Anlass • Thema und • Ziel der Veranstaltung

2.1.3 Praktische Tips Eröffnungsmöglichkeiten

• Rhetorische Frage • Zitat • Spektakuläre Fakten • Geschichte • Zeitungsartikel • Persönliche Bedeutsamkeit

In der Praxis hat es sich als sinnvoll herausgestellt, einzelne Teile der Einleitung beispielsweise die ersten Sätze der Begrüßung und die exakte Formulierung des Präsentationszieles im Präsentationsmanuskript auszuformulieren, und im Fall großer innerer Anspannung auch vorzulesen.

2.2 Hauptteil

2.2.1 Grundsätze • Logischer Aufbau • Nachvollziehbarkeit • Abwechslungsreicher Medieneinsatz

2.2.2 Aussagen / Argumente / Ideen Leitziel: Information (nicht Überzeugung) Grundsätze:

• Maximal sieben Gliederungspunkte • Vom Bekannten zum Unbekannten • Vom Überblick ins Detail • Darstellung in zeitlogischer Folge: Gestern, Heute, Morgen • Darstellung in sachlogischer vom Thema der Präsentation her sich

anbietender Abfolge

5

• Sachlogische Präsentation eines Problems in fünf Schritten: 1. Problembeschreibung 2. Auswirkungen auf das Umfeld 3. Mögliche Lösungswege 4. Bewertung der einzelnen Lösungswege 5. Schlussfolgerung, Empfehlung

Leitziel: Überzeugung 1. Nur eine Auswahlmöglichkeit präsentieren

Zielsatz „ ...möchte erreichen, dass Sie sich für... Entscheiden; oder: dass Sie sich auf folgendes Vorgehen einlassen";

Vorteilsargument 1 zweitwichtigstes Argument;

Vorteilsargument 2

Vorteilsargument 3

Vorteilsargument 4

Vorteilsargument 5 Ihr wichtigstes Argument;

Schlussappell „Entscheiden Sie sich deshalb für..."

Abb. 1: Ihre Chancen stehen nicht schlecht. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998, S. 65)

2. Es gibt Alternativen

• Ist-Situation.

• Was soll erreicht werden?

• Ihr Vorschlag, um den Soll-Zustand zu erreichen.

• Alternativen.

• Auswahl- und Bewertungskriterien, an denen sich Ihre Lösung und die Alternativen messen müssen.

• Darstellung, warum Ihre Lösung das Optimum im Vergleich zu den Alternativen darstellt.

• Zwei bis drei Nutzen-Argumente, die besonders für Ihre Lösung sprechen.

Abb. 2: Ihr Angebot steht nicht allein. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998, S. 66)

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3. Das Publikum favorisiert eine andere Lösung

• Die A-Position vertritt folgende Auffassung...

• Die B-Position (Ihre Position) sagt hingegen...

• Beiden Auffassungen ist gemeinsam...

• Die Besonderheiten und die Vorteile Ihrer Position (B-Position) liegen darin...

• Daraus ergibt sich...

• Sie schlagen daher vor, folgendes zu tun...

Abb. 3: Das Publikum favorisiert eine andere Alternative. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998, S. 67)

2.3 Schlußteil

2.3.1 Zusammenfassung Für Ihre Zusammenfassung gelten drei Grundsätze:

• Kündigen Sie die Zusammenfassung kurz an. Damit ist allen klar, dass jetzt keine neuen Fakten mehr kommen.

• Geben Sie keine verkürzte Wiederholung der Präsentation, sondern eine gezielte Zuspitzung auf einzelne zentrale Inhalte.

• In die Zusammenfassung gehören keine neuen, bisher nicht genannten Gedanken.

2.3.2 Schlussappell „...damit sind Ihnen die wesentlichen Merkmale der Venture Capital-Beschaffung verdeutlicht worden. Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit. – Welche Fragen...?"

3 Fragen und Diskussion Tips zur Fragerunde und Diskussion

• Einleitenden Satz • Offene Frage: z. B. „Welche Informationen benötigen Sie noch?" • Unklarheiten der Präsentation beseitigen (evtl. weiterführende

Informationen geben) • Fragen aufgreifen, die während der Präsentation zurückgestellt wurden • Einsatz des vorbereiteten Appendix sowie aller

Visualisierungsmöglichkeiten (Folien) • Bei lückenhaftem Wissen Fragen in die Runde geben oder ggf. direkt in

der Literatur nachschlagen oder versuchen die Informationen nachzureichen

• Fragen, die nicht verstanden werden wiederholen lassen, evtl. mit eigenen Worten wiederholen

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• Frage in Teilfrage unterteilen (ggf. Notizen machen) • Aktivierung des Publikums durch eine provozierende,

diskussionswürdige Behauptung (Vorsicht - könnte für Verärgerung sorgen)

• Teilnehmer ggf. direkt ansprechen (aber nicht bloßstellen)

4 Visualisierung

4.1 Warum Visualisierungen? • Rasche, kompakte und eindeutige Vermittlung von Informationen

(Fakten und Daten) in Bildern (Schaubilder, Grafiken, Symbole, Beispiele)

• Die Inhalte einer Präsentation, die sowohl die linke - mit den mündlichen Auffassungen - wie auch die rechte Gehirnhälfte - mit den dazu passenden Visualisierungen - aktivieren, bleiben eher im Gedächtnis haften, als abstrakte Fakten und Zusammenhänge, die lediglich mündlich vorgetragen werden. Aber beachten Sie: Visualisierungen, die nur aus Textbausteinen und Zahlen bestehen, sprechen ebenfalls nur die linke Gehirnhälfte an.

• Die Informationsaufnahme erfolgt durchschnittlich zu rund: 80 % über das Auge 15 % über das Ohr 5 % über andere Sinnesorgane

• Der Mensch merkt sich ca. 10 % von dem, was er liest oder hört 30 % von dem, was er sieht 50 % von dem, was er sieht und hört 90 % von dem, was er selber tut

4.2 Vorteile von Visualisierungen • Argumente leicht verständlich machen • Zusammenhänge auf einen Blick erkennbar zu gestalten • Kernaussagen hervorheben • Überzeugungskraft einer Aussage steigern • Redeaufwand verkürzen • Wichtige Aussagen beim Publikum lange im Gedächtnis platzieren • Die Präsentation auflockernd gestalten

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4.3 Visualisierungsmöglichkeiten Abb. 4: Visualisierungsmöglichkeiten (Quelle: Hartmann, u. a., 1998, S. 90)

4.4 Gestaltungsregeln für Visualisierungen

Visualisierungsformen Regeln Die äußere Form Jede Visualisierung (z.B. Grafik) braucht einen

Rahmen

Die Überschrift Jede Visualisierung braucht eine Überschrift (groß, fett oder farbig, kurz und einheitlich, muss ins Auge springen)

Farben und Farbflächen - Dienen zur Hervorhebung, müssen daher gezielt und sparsam eingesetzt werden; max. 3-4 Farben

- Rot - für Hervorhebungen, die Überschrift oder Untergliederungen

- Blau - für Rahmen und Raster - Schwarz oder Blau - für den Text/ das Bild - Grün - Markierungen im Text/ Bild, für Rahmen

oder Raster - Hintergrund - dezent und kontrastreich - Negativschriften vermeiden - Animationseffekte und Farbspielereien

unterlassen

Optische Ankerreize Zum Betonen einzelner Kernaussagen geeignet

Die Schriftgestaltung Groß und leserlich; bei Handschrift große und kleine Druckbuchstaben

Zweck der Visualisierung

- genaues Verständnis - besondere Beachtung - Erhöhung des Behaltenswertes

Anzahl der Visualisierungen

- nicht das Publikum erschlagen - für jede Visualisierung ausreichend Zeit lassen

zum aufnehmen und erläutern - sie dienen nur zur Unterstützung, stehen nicht

im Mittelpunkt

Visualisierungsmöglichkeiten

Kostenfaktoren

- Vorstudie- Marktforschung- Direktwerbung- Flächendeckende

Werbung

Text

05

101520253035404550

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

Grafische Schaubilder

Bild Symbol

PC-Bedienung

- Einschalten

- Programmstarten

Kombinationdavon

Visualisierungsmöglichkeiten

Kostenfaktoren

- Vorstudie- Marktforschung- Direktwerbung- Flächendeckende

Werbung

Text

05

101520253035404550

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

Grafische Schaubilder

Bild Symbol

PC-Bedienung

- Einschalten

- Programmstarten

Kombinationdavon

Kostenfaktoren

- Vorstudie- Marktforschung- Direktwerbung- Flächendeckende

Werbung

Text

Kostenfaktoren

- Vorstudie- Marktforschung- Direktwerbung- Flächendeckende

Werbung

Text

05

101520253035404550

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

Grafische Schaubilder

05

101520253035404550

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

Grafische Schaubilder

BildBild SymbolSymbol

PC-Bedienung

- Einschalten

- Programmstarten

Kombinationdavon

Kombinationdavon

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Das einheitliche Layout Bei allen Regeln gilt: Alle Formatierungen sind einheitlich durch die gesamte Präsentation durchzuführen, damit sie den Betrachter nicht verwirren, sondern ihm helfen schnell Dinge zu erfassen und einzuordnen.

4.5 Grundsätze der Textvisualisierung

Anforderungen an Textvisualisierungen

Plakativ gestalten!

Nur wichtige Kernaussagen

Einfache Formulierungen

Stichwortartige Aufzählung

Abstand zwischen Zeilen

Lesbar bis zur letzten Reihe

Maximal 7 Inhaltspunkte pro Visualisierung

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4.6 Liste und Tabelle

Listen und Tabellen Listen und Tabellen stellen eine gute Möglichkeit dar, Zahlen oder Werte

transparent zu machen. Sie eignen sich vor allem zur Auflistung und

Gegenüberstellung von:

• Umsatzzahlen

• Lagerbestandszahlen

• Fehlerquoten

• Meinungen (u.v.m.)

Gestaltungsgrundsätze

• Tabellen müssen von ihrer Aussage her exakt das treffen, was Sie

darstellen/aufzeigen wollen.

• Tabelle bedarfsorientiert erstellen (nicht übernehmen).

• Das Wichtigste hervorheben (z. B. durch Umrahmung).

• „Rahmendaten" mitliefern (dadurch Verständlichkeit erhöhen).

• (Spalten-) Überschriften müssen für sich sprechen.

• (Spalten-) Überschriften heben sich optisch ab, z. B. durch dicke

Trennstriche.

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4.7 Säulen- und Balkendiagramm

Säulen und Balkendiagramm Säulen- und Balkendiagramme bieten die Möglichkeit, zwei oder auch

mehrere Größen im Vergleich darzustellen. Sie zeigen Unterschiede absoluter

Zahlen, nicht Verläufe auf, sie sind daher besonders geeignet zur

Gegenüberstellung von Werten, wie z. B.:

• Umsätze

• Lagerbestände

• Aufkommen an Steuern

• Nacharbeit pro Abteilung

Gestaltungsgrundsätze 1. Entscheiden, wie die gewünschte Aussage am deutlichsten wird:

Absolutzahlen, Prozentwert, kumulierte Werte...

2. Achseneinteilung sorgfältig wählen. Die Darstellung soll die gewünschte

Aussage deutlich widerspiegeln.

3. Auf gleiche Strichstärke achten: Nulllinien sind als „optischer

Ausgangspunkt" dicker als Säulen oder Balken.

4. Säulen bzw. Balken in gleicher Breite darstellen.

5. Der Abstand zwischen den Säulen/Balken sollte maximal der Säulenbreite

entsprechen.

6. Die Nulllinien sind deutlich zu beschriften, und die gewählte Skalierung ist

anzugeben.

7. Die Säulen/Balken sind zu beschriften.

8. Überschrift und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.

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4.8 Kurvendiagramm

Kurvendiagramm Kurvendiagramme eignen sich besonders für ein Aufzeigen von

Entwicklungsverläufen und die vergleichende Darstellung von Prozessen, wie

etwa:

• Umsatzentwicklung

• Entwicklung der Marktanteile

• Kostenentwicklung

• Fluktuationsquote

Gestaltungsgrundsätze 1. Als Ausgangspunkt dient bei Kurvendiagrammen der Nullpunkt des

Koordinatensystems.

2. Die Abszisse (horizontale Achse) dient i.d.R. der Darstellung des zeitlichen

Ablaufs.

3. Die Ordinate (vertikale Achse) dient der Mengenangabe.

4. Die richtige Achseneinteilung bedenken - sie bestimmt den Kurvenverlauf.

5. Jede Achse hat eine klare Bezeichnung zu tragen.

6. Jede Kurve ist bezeichnet.

7. Bei mehreren Kurven in einem Diagramm sind unterschiedliche Linien

(durchgezogen, gestrichelt,...) zu verwenden.

8. Die beabsichtigte Aussage hervorheben, z.B. durch Schraffur zwischen

den Linien.

9. Überschriften und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.

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4.9 Kreis-/Tortendiagramm

Kreis-/Tortendiagramm Kreis- bzw. Tortendiagramme stellen immer das Ganze und seine Teile dar

und geben so einen guten Gesamtüberblick über z.B.:

• Umsatzverteilungen

• Marktanteile

• Kostenzusammensetzung

• Gewinnverwendung

Gestaltungsgrundsätze 1. Teile der Gesamtmenge in Prozentwerte umrechnen, dabei entsprechen

360 Grad=100 Prozent.

2. Nicht zu kleine Teilmengen darstellen: Lesbarkeit bedenken.

3. Sollen mehrere kleine Teilmengen dargestellt werden, durch

Zusammenfassen „Sammeleinheiten" bilden.

4. Die Bezeichnungen der Teilmengen können auch im jeweiligen

Kreissegment stehen.

5. Die einzelnen Teilmengen müssen optisch klar getrennt werden, zum

Beispiel durch Schraffuren.

6. Überschrift und ggf. Quellenangaben nicht vergessen.

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4.10 Organigramm Organigramm / Aufbau- und Ablaufdiagramm / Netzplan Diese Diagrammarten dienen der Darstellung von Strukturen und Abläufen.

Sie eignen sich zur Wiedergabe von (komplexen) Zusammenhängen, wie

dem:

• Aufbau von Organisationen

• Aufbau von Produkten

• Aufbau von Dateien

• Ablauf von Produktionsprozessen

• Ablauf von Projekten

Gestaltungsgrundsätze Organigramm:

1. Aufzeigen der Aufgabenverteilung und Hierarchien in einer Organisation

mittels „Kästchen".

2. Durch Lage der Einheiten (z.B. Kästchen) und Strichstärken, Schraffuren

kann die Nähe der Organisationseinheiten zueinander gekennzeichnet

werden.

3. (In den jeweiligen) Organisationen gebräuchliche Symbole verwenden.

Ablaufdiagramm:

1. Aufzeigen von vorbestimmten Soll-, bzw. ermittelten Ist-Abläufen.

2. Verwendet werden einfache Symbole, wie z.B. Pfeile oder normierte

Symbole, wie z.B. EDV-Symbole.

3. Überschrift und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.

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5 Medien

5.1 Überschrift einsetzbarer Medien In Präsentationen häufig eingesetzte Medien sind:

• Tafel/ Whiteboard • Overheadprojektor • PC mit Projektor (Beamer) • Flipchart • Pinnwand • Diaprojektor • Video/ Tonfilm • Teilnehmerunterlagen (Handout, Arbeitsblatt, Thesenpapier) • Produktproben/Demonstrationsmaterial

5.2 Grundsätze beim Einsatz von Medien • Freie Sicht aller Teilnehmer auf das Medium • Der dargestellte Inhalt muss für alle lesbar und erkennbar sein. • Geben Sie genügend Zeit für das aufnehmen oder Lesen der

gezeigten Inhalte. • Halten Sie während des Medieneinsatzes den Blick zum Publikum!!! • Führen Sie durch die Visualisierung. • Erläutern Sie nur das, was das Medium auch darstellt. • Bereiten Sie alles vor, um die Medien optimal einsetzen zu können

(Funktionstüchtigkeit usw.)

5.3 Einzelne ausgewählte Medien

5.3.1 Die Tafel / das Whiteboard 1. Dauermedium

D.h., Texte, Darstellungen bleiben längere Zeit sichtbar und können sich so besser einprägen.

2. Erweiterbar Inhalte können an der Tafel entwickelt, beliebig verändert und ergänzt werden.

3. Unkompliziert Zur Benutzung genügt ein Stück Kreide.

4. Kreativitätsfördernd Konzepte können entwickelt und im nächsten Moment verworfen werden.

5. Vielseitig Einsetzbar z.B. als Hauptmedium oder als Nebenmedium

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Im Umgang mit der Tafel sollten außerdem folgende Punkte beachtet werden: 1. Information und Präsentation

Die Informationen und Präsentationen müssen auf den Betrachter abgestimmt sein. Bei der Präsentation sollte auf Schriftgestaltung, Hervorhebungen und auf die Raumaufteilung geachtet werden. Auch die Benutzung einer Mind-Map ist abwechslungsreich für den Betrachter und ein kreatives Mittel zur Gedankendarstellung. Die auf der Tafel festgehaltenen Informationen sollten möglichst auf die wesentlichen Inhalte reduziert werden.

2. Reihenfolge und Struktur Die Tafel bietet die Möglichkeit die Ordnungsfolge der Inhaltspunkte beliebig zu wählen. Die Reihenfolge der Informationsbearbeitung beim Film oder Tonband ist dagegen fest vorgegeben.

3. Stimulans Die Informationsaufnahme wird durch eine bildhafte Darstellung verstärkt, und durch eine Verwendung von Gedächtnishaken bleibt der Stoff länger in Erinnerung.

5.3.2 Der Overheadprojektor (OHP) - die Folie Eignungsmerkmale - Einsatzstärken

• Die Visualisierungen können schnell und flexibel eingesetzt werden.

• Komplexe Darstellungen können durch Übereinanderlegen gut konstruiert werden. Durch Wegnehmen einzelner Folien kann man Zusammenhänge vereinfachen.

• Die Folien können professionell gestaltet, farbig beschrieben, bedruckt oder kopiert werden. Sie lassen sich aber auch schnell und einfach mit der Hand schreiben oder zeichnen.

• Die Folien lassen sich leicht auf Papier kopieren und für das Protokoll oder als Unterlage verwenden.

• Folien können beliebig oft wiederverwendet werden.

• Schriftzüge, Bilder, Textteile - abgedeckt und schrittweise enthüllt („Striptease") lenken die Aufmerksamkeit.

Handhabungshinweise • Bei der Präsentation Blickkontakt zum Publikum halten

• Zu den Anwesenden sprechen, nie zur Leinwand

• Den Projektor ausschalten oder abdecken, wenn dieser längere Zeit nicht verwendet wird.

• So wenig wie möglich, so viel wie nötig

• Das Publikum durch die Visualisierung führen (Spitzer Stift auf Folie)

• Abbildungsschärfe kontrollieren

• Folien nummerieren

• Auf dem Präsentationstisch genügend Platz lassen, um gezeigte Folien geordnet abzulegen.

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5.3.3 Computergestütztes Präsentieren

Einsatzmerkmale und Einsatzstärken

• Aktuelle Datenausweitung ist jederzeit möglich

• Durch Mix von Standbildern, Video und Ton kann eine lebendige Darstellung erzeugt werden.

• Die Technik sollte perfekt beherrscht werden, nicht die Technik den Präsentierenden.

• Ansonsten sind die Handhabungshinweisen wie bei dem OHP zu beachten.

5.3.4 Beispiel Mind-Map

Abb. 5: Mind-Map: Gestaltung von Pinwand, Flipchart und Tafel (Quelle: Geißler, Lipp, 1991, S. 78)

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6 Checkliste Checkliste: Vorbereitung einer vollständigen Präsentation Die vorliegende Checkliste verfolgt zwei Ziele: • Sie dient als Zusammenfassung der wichtigsten behandelten Schritte zur

Vorbereitung und Durchführung einer Präsentation. Damit sollen Ihnen als Leserin oder Leser noch einmal die zentralen Kernaussagen in Erinnerung gerufen werden.

• Gleichzeitig dient diese Checkliste all denen als Arbeitshilfe, die ganz aktuell eine Präsentation vorzubereiten haben. Und wenn Sie dieses Skript vor längerer Zeit gelesen haben, müssen sie nicht mehr von neuem anfangen, sonder werden über die Checkliste an die wichtigsten Aussagen erinnert. Jetzt können sie gezielt an den Stellen nachlesen, die für ihre konkrete Präsentation besonders wichtig sind.

Das Ziel Ihrer Präsentation

Entscheiden Sie sich, ob Sie durch Ihre Präsentation informieren oder überzeugen wollen.

Formulieren Sie so konkret wie möglich das Ziel Ihrer Präsentation. Halten Sie ihren Zielsatz schriftlich fest.

Überprüfen Sie noch einmal, wie realistisch das Erreichen Ihres Ziels in der bevorstehenden Präsentation ist. Überarbeiten Sie gegebenenfalls Ihr Ziel.

Die Vorgeschichte Ihrer Präsentation

Halten Sie stichwortartig fest, was aus der Vorgeschichte zu Ihrer Präsentation von Bedeutung ist. Überlegen Sie, was sie selbst darüber wissen, und ermitteln Sie, wenn die Vorgeschichte im Dunkeln liegt.

Prüfen Sie, die Folgen dieser Vorgeschichte: - für Ihr Präsentationsziel; - für Ihre Inhalte; - für die Beziehung zwischen Ihnen/Ihrem Unternehmen/Ihrer

Institution und dem Publikum; - für Ihre Selbstdarstellung; - für die Austauschphase.

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Die Adressatenanalyse: „Für wen wollen Sie präsentieren?" Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Publikum. Wer sind Ihre Teilnehmer, was erwarten diese von der Präsentation, und

wie betroffen sind sie von dem, was in der Präsentation geschieht? Ermitteln Sie gegebenenfalls Informationen, die Ihnen noch fehlen.

Die Inhalte Ihrer Präsentation: Sammeln - Auswählen - Aufbereiten

Sammeln Sie möglichst viele Informationen zum Thema Ihrer Präsentation. Ausgangsfrage: „Was gehört im weitesten Sinne zur Präsentation?"

Wählen Sie aus der Fülle des vorliegenden Materials die Inhalte aus, die Sie benötigen,

- um Ihr konkretes Ziel zu erreichen; - um Ihr spezifisches Publikum anzusprechen; - um in der geplanten Zeit zu bleiben.

Alle anderen Inhalte haben in Ihrer Präsentation keinen Platz. Bereiten Sie Ihre Kernaussagen und Hintergrundinformationen auf.

- Durch eine systematische Gliederung Ihrer Aussagen bewirken Sie beim Publikum optimales Verstehen oder erreichen wirksame Überzeugung.

- Durch eine professionelle Visualisierung der wichtigsten Aussagen und Argumente unterstützen Sie Ihre mündlichen Ausführungen.

Der Aufbau Ihrer Präsentation

Einleitungsteil - Begrüßung und namentliche Vorstellung. - Thema der Präsentation. - Ihr spezifisches Ziel: „Mit dieser Präsentation möchte ich erreichen,

dass..." - Ablauf/Struktur. - Darstellung Ihres Bezugs zum Thema, Ihre Kompetenz.

Hauptteil - Rahmeninformationen zur Präsentation. - Ihre Aussagen und Argumente in der vorbereiteten Reihenfolge.

Schlussteil - - Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte - - Schlussappell: Aufforderung zum Handeln, zum Weiterdenken

oder zur Diskussion.

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Das Präsentationsmanuskript

Erstellen Sie für sich ein Stichwortmanuskript, in dem Sie die Stichworte (Kernaussagen, wichtige Begründungen, Hintergrundinformationen) gut leserlich notieren.

Formulieren Sie in Ihrem Stichwortmanuskript die Einleitung und den Schlussappell schriftlich aus, damit sie zum einen einen reibungslosen Start haben und zum anderen am Ende einer vielleicht anstrengenden Präsentation alle wichtigen Punkte des Schlusses auch wirklich berücksichtigen.

Notieren Sie in Ihr Manuskript Ihre persönlichen Regieanweisungen für die mündliche Rede („Pause machen!") oder für den Umgang mit Medien („Folie länger liegen lassen!" „Seitenwechsel auf dem PC mündlich kommentieren!").

Die Partneraussage Ihrer Präsentation: Wertschätzung

Während der Präsentation bringen Sie Ihrem Publikum Wertschätzung entgegen, indem

- Sie schon in der Vorbereitung die Inhalte adressatenbezogen ausgewählt und gestaltet haben;

- Sie für Ihre Präsentation die „Sie Ansprache" nutzen; - Sie durch Ihr gesamtes Verhalten - offene, freundliche Erscheinung

-, durch Sprache - klar und verständlich - sowie durch Blickkontakt und Körperhaltung eine offene und angenehme Atmosphäre herstellen.

Die Selbstaussage in Ihrer Präsentation

Formulieren Sie Ihren persönlichen Bezug zu den Inhalten der Präsentation: Was haben Sie ganz persönlich mit der Sache zu tun, die Sie präsentieren? Erwähnen Sie diesen Bezug in Ihrer Vorstellung zu Beginn der Präsentation.

Bereiten Sie sich sorgfältig vor, um als Expertin oder Experte sicher und überzeugt wirken zu können.

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Visualisierungen Fertigen Sie Visualisierungen zu den wichtigen Teilen Ihrer Präsentation

an: - Thema, Inhalte und Ablauf der Präsentationsveranstaltung; - Alle Kernaussagen; - Wichtige Hintergrundinformation; - Schwierige Zusammenhänge, technische Abläufe.

Gestalten sie Ihre Visualisierungen so, dass sie von Ihren Teilnehmern leicht und auf einen Blick verstanden werden. Wenn Sie Bilder verwenden, überlegen Sie, wie diese beim Publikum emotional ankommen.

Beachten Sie besonders bei der Erstellung von Folien: - Nur wenige, gut überlegte Informationen auf eine Folie; - Stichworte, keine langen Sätze; - Nicht nur Text - verwenden Sie Grafiken, Bilder, Kombinationen; - Sparsam mit Farben umgehen; - Vorsicht beim Einsatz von Spielereien aus dem Fundus der

Grafikprogramme. Einsatz von Medien

Bereiten Sie für Ihre Visualisierungen den Einsatz von möglichst zwei Medien vor (beispielsweise Flipchart, um visualisierte Inhalte dauerhaft und PC oder Overhead-Projektor, um sie kurzzeitig zu zeigen).

Prüfen Sie vor Beginn Ihrer Präsentation die technische Einsatzbereitschaft Ihrer Medien.

Gestalten Sie den Präsentationsraum so, dass alle Teilnehmer ausreichend Sicht auf die Medien haben, und dass Sie selbst ohne Behinderungen mit den Medien arbeiten können.

Das schriftliche Material für die Teilnehmer

Wenn Sie eine Unterlage vor oder während der Präsentation ausgeben wollen, gestalten Sie diese Unterlagen so, dass sie die Teilnehmer möglichst wenig vom Geschehen in Ihrer Präsentation ablenken:

- Maximal vier Seiten; - Thema und Ablauf der Präsentation auf die erste Seite; - Auf die Textseiten nur die Kernaussagen oder einzelne

Schlagworte, insgesamt wenig Text; - Eventuell ein bis zwei Abbildungen Ihrer wichtigsten

Visualisierungen.

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Üben, üben, üben Üben Sie Ihre Präsentation - wenn möglich - mindestens einmal. Nuten Sie diese Probe, um

- den Aufbau Ihrer Argumente; - die Begründung ihrer Thesen; - die Stimmigkeit der Visualisierungen und - die Einhaltung der Zeit zu überprüfen.

Die Frage- und Diskussionsrunde

Überlegen Sie sich Fragen aus dem Publikum, die Sie gerne hören würden. Überlegen Sie sich Antworten, mit denen Sie glänzen können.

Und überlegen Sie sich Fragen und Einwände, die Ihnen Magenschmerzen bereiten würden. Bereiten Sie Antworten und Entgegnungen vor.

Zeit und Raum

Planen Sie für die Präsentationsveranstaltung einen exkten zeitlichen Rahmen, der auch ausreichend Zeit für die Fragerunde und Diskussion lässt. Geben Sie diesen Zeitrahmen dem Publikum bekannt.

Sorgen Sie dafür, dass die Präsentation in einer angenehmen (bequeme Sitzgelegenheiten, frische Luft, angenehme Temperatur) und funktionalen (funktionierende Technik, gutes Licht, gute Akustik) Umgebung stattfindet.

Gruppenpräsentation

Weisen Sie zu Beginn der Präsentation darauf hin, dass es sich um eine Gruppenpräsentation handelt und stellen Sie die Gruppenmitglieder und deren Präsentationsbeiträge vor.

Gestalten Sie den Wechsel zwischen einzelnen Gruppenmitgliedern während der Präsentation. Achten Sie darauf, dass Übergabe und Übernahme sowohl inhaltlich („Die folgende Ausführungen zum Thema...") als auch personenbezogen („wird Herr/Frau ... darstellen") erfolgen müssen.

Die Nachbereitung der Präsentationsveranstaltung

Notieren Sie im Anschluss an die Frage und Diskussionsrunde die gewichtigen Fragen und Diskussionsbeiträge aus dem Publikum (achten Sie dabei besonders auf Einwände und Widerstände) sowie Ihre persönlichen Eindrücke.

Werten Sie diese Aufzeichnungen anschließend dahingehend aus, - Was Sie im Rahmen einer Nachgeschichte noch unternehmen

müssen, um ihre Präsentationsziele weiterzuverfolgen; - Was Sie bei der Vorbereitung und der Durchführung ihrer nächsten

Präsentation verbessern können.

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Literaturhinweise Literaturliste Präsentation:

Hartmann, M. u.a. 1991, Präsentieren - Präsentationen: zielgerichtet und adressatenorientiert, 4. Auflage, Weinheim und Basel

Hertlein, M. 1998, Mind Mapping - Die kreative Arbeitstechnik: Spielerisches lernen und organisieren, Hamburg

Langner-Geißler, T., u.a.

1991, Pinnwand, Flipchart und Tafel, Weinheim und Basel

Pabst-Weinschenk, M.

1995, Reden im Studium - Ein Trainingsprogramm, Frankfurt am Main

Seifert, J. W. 1998, Visualisieren, Präsentation, Moderieren, Offenbach

Zielke, W. 1991, Handbuch der Lern- Denk- und Arbeitstechniken, München

Literaturliste Rhetorik:

Ebeling, P. 1975, Reden ohne Lampenfieber, Landsberg

Ebeling, P. 1987, Das große Buch der Rhetorik, Wiesbaden

Fricke, W. 1985, Frei reden, Köln

Haberkorn, H. 1987, 88 Tips für erfolgreiches Reden, Sindelfingen

Lay, R. 1980, Manipulation durch die Sprache, Hamburg

Lehmmermann, H. 1979, Lehrbuch der Rhetorik, München

Mohler, A. 1979, Die 100 Gesetze überzeugender Rhetorik, München

Rogers.N. 1995, Frei reden - ohne Angst und Lampenfieber, München