Leitfaden PDF-Rechnungs- bearbeitung in SAP · die Standard-Datenerfassung des SAP®-Systems. Die...

Expertenwissen Buchhaltungsoptimierung

Leitfaden PDF-Rechnungs- bearbeitung in SAP®

Der Trend ist eindeutig. Immer mehr Lieferanten konver-tieren ihre Rechnungen und Avise in eine PDF-Datei und versenden diese via E-Mail an ihre Geschäftspartner. Der Gesetzgeber unterstützt diese Entwicklung durch entsprechende Initiativen, insbesondere das Steuerver-einfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rech-nung der Papierrechnung nahezu gleichstellt. Zu Recht, denn das Einsparpotenzial ist enorm: Die Europäische Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbei-tung auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Sie als Rech-nungsempfänger mithilfe der PDF-Rechnungsbearbei-tung Kosten, Zeit und Ressourcen sparen können und lesen Sie, was für einen rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen im Einzelnen zu beachten ist.

Schätzungen von Experten zufolge werden derzeit in Europa mehr als 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr per Post ver-sandt. In vielen Unternehmen werden Papierrechnungen noch auf traditionelle Weise nach Rechnungseingang zunächst kopiert und per Hauspost an die zuständige Fachabteilung zur Prüfung weitergeleitet. Selbst Unternehmen, die bereits Rechnungen in elektronischer Form erhalten, verharren oft-mals in der alten Welt der papierhaften Rechnungsbearbei-tung. Laut einer Studie von ibi research drucken 58 Prozent der befragten Kleinunternehmen und 72 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen elektronische Rechnungen zunächst aus und geben sie zur Freigabe weiter. Anschließend werden die Rechnungsdaten manuell in der Buchhaltungssoft-ware und zum Teil in weiteren Programmen (z.B. Zahlungs-verkehrssystemen) erfasst. Diese manuellen Prozessschritte sind nicht nur zeit- und kostenintensiv, sie bergen auch ein latentes Fehlerrisiko, was wiederum zu Verzögerungen durch manuelle Korrekturen führen kann.

Leitfaden PDF-Rechnungsbearbeitung in SAP®

Expertenwissen Buchhaltungsoptimierung

Stand: September 2014

Inhaltsverzeichnis

» OCR war gestern – Elektronischen Rechnungsprozessen gehört die Zukunft Seite 3

» Rechnungsaustausch im PDF/A-Format senkt Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten Seite 4

» YAMBS.smart.PDF – vollständig SAP®-integriert Seite 5

» Weniger Aufwand – effektivere Prozesse Seite 6

» Rechnungsdaten in Echtzeit erleichtern Fast Close Seite 6 » Rechtssicherheit durch standardisierte Prozesse Seite 7

» Experteninterview: Rechtliche Grundlagen für den elektronischen Rechnungsaustausch Seite 8

» Innovativ, zukunftsorientiert, umweltfreundlich Seite 10

Highlight:Experteninterview mit Steuerberaterin Elke Fischer, dffk | kröller + partner mbBSteuerberatungsgesellschaft, Stuttgart

© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE. 2

OCR war gestern – Elektronischen Rechnungsprozessen gehört die Zukunft

Um die Daten von Papierrechnungen auszulesen und in elektro-nischer Form direkt an das Buchhaltungssystem weitergeben zu können, nutzen viele Unternehmen OCR-Lösungen (OCR = Optical Character Recognition) oder beziehen entsprechende Leistungen über einen externen Dienstleister. Die Papierrech-nungen werden dabei zunächst gescannt, anschließend liest eine OCR-Erkennungskomponente die Rechnungsdaten aus, damit diese per Workflow in den elektronischen Freigabe- prozess weitergeleitet werden können. Dieser kosten- und zeit- intensive Umweg ist jedoch überflüssig, sofern sich Sender und Empfänger auf ein komplett elektronisches Rechnungs-verfahren einigen. »

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Um-stellung auf elektronische Rechnungsprozesse, sei es über EDI (electronic data interchange), EBPP-Portale (electronic bill presentment and payment), Webportale oder via E-Mail oder DE-Mail. Allein der Wegfall von Papier- und Portokosten macht es erstrebenswert, Rechnungen elektronisch zu ver-schicken. Hinzu kommen weitere Kostenvorteile sowie zahl-reiche Optimierungsmöglichkeiten, beispielsweise hinsichtlich Verarbeitungseffizienz und Transparenz. Laut ibi research geht die Initiative für die Umstellung dabei häufig von Lieferanten beziehungsweise Geschäftspartnern aus, sei es, weil diese Rechnungen elektronisch versenden wollen oder mittlerweile sogar eine Gebühr für Papierrechnungen erheben.

Die größten Einsparpotenziale lassen sich dabei auf Seiten des Rechnungsempfängers erzielen. Denn die Softwareunter- stützung greift nicht nur beim Eingang der Rechnungen, sondern bei allen nachgelagerten Unternehmensprozessen wie Prüfung, Datenerfassung und Archivierung. Wenn sämt- liche Daten automatisch in das ERP-System des Empfängers übernommen und dort geprüft werden können, beschleunigt das

Top 5 Gründe für den Empfang von elektronischen Rechnungen

Top 5 Gründe gegen den Empfang von elektronischen Rechnungen

Schnellere Bearbeitung

Lieferanten / Geschäftspartner wollen ihre Rechnungen elektronisch versenden

Transparenz der Prozesse und Nachverfolgbarkeit

Skontovorteile durch schnellere Bezahlung

Vereinheitlichung der Prozesse

Die rechtlichen Anforderungen sind zu hoch

Wir versprechen uns davon kaum oder keineEinsparpotenziale

Die technische Integration ist zu aufwendig

Wir kennen uns mit den rechtlichen Anforderungen nicht ausreichend aus

Wir sind unsicher, ob die elektronischen Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden

Grafik 1: Gründe, die Unternehmen für den Empfang elektronischer Rechnungen angeben Quelle: ibi research, 2011.

die elektronische Rechnungsbearbeitung entlang des gesamten Prozesses enorm. Über einen Abgleich mit den Bestell-daten können Rechnungen zudem automatisch freigegeben werden. Der Empfänger spart somit einen hohen Anteil an Bearbeitungskosten und -zeit ein, wodurch er häufiger Skonto ziehen kann. Mahngebühren gehören damit ebenfalls der Ver-gangenheit an.

3Stand: September 2014© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

Rechnungsaustausch im PDF/A-Format senkt Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten

Aktuell ist eine starke Tendenz zur einheitlichen Rechnungs-stellung im Format PDF/A erkennbar, denn trotz geringer In-vestitionskosten ist der Nutzen sowohl für Rechnungssteller als auch Empfänger hoch. Hinzu kommt, dass immer mehr Lieferanten auf einen Rechnungsaustausch im PDF/A-Format umstellen, da sie ihrerseits die Kostenvorteile realisieren wollen bzw. viele ihrer Kunden aus der Wirtschaft und dem öffentlichen Sektor keine papierhaften Rechnungen mehr akzeptieren. Diese positive Ausgangslage sollten besonders mittelständische Unternehmen für sich nutzen.

PDF/A-Dateien lassen sich einfach aus Microsoft Word oder einem ERP-System erzeugen und per E-Mail oder DE-Mail versenden. Das PDF/A-Format umfasst im Unterschied zum normalen PDF-Sichtformat nicht nur eine Bilddatei, sondern darüber hinaus auch eine TXT-Datei. Mithilfe einfacher Zu-satzprogramme können diese TXT-Dateien extrahiert und für ERP-Systeme lesbar gemacht werden. Eine manuelle Erfas-sung der Rechnungsdaten beziehungsweise das Auslesen der Daten mit einer OCR-Komponente entfällt komplett. Die Da-

tenqualität liegt beim Rechnungsaustausch im PDF/A-Format bei 100 Prozent, im Vergleich zu rund 75 Prozent bei der Erfas-sung über OCR-Komponenten. Positionsdaten werden hierbei aufgrund der Komplexität häufig überhaupt nicht ausgelesen. Grund für die geringere Datenqualität bei der OCR-Erfassung sind Interpretationsfehler der Software, die anschließend manuell korrigiert werden müssen. Da die TXT-Dateien kom-plett in das ERP-System übernommen werden, gibt es beim Rechnungsaustausch per PDF/A weder Datenverluste noch Lesefehler.

Das Bundesministerium des Innern (BMI) errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minu-ten dauert. Der elektronische Austausch von Rechnungen im PDF/A-Format, die mit „Kopfdaten“ für die teilautomatische Bearbeitung versehen sind, senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten. Bei Rechnungen mit Bestellbezug reduziert sich der Aufwand sogar auf etwa zwei Minuten, wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt. Und das bei einem sehr geringen Investitionsaufwand für den Rechnungsempfänger.

So können die Projektkosten für die Einführung der Software- lösung YAMBS.smart.PDF, der bislang einzigen Lösung zur vollautomatischen PDF-Rechnungsbearbeitung innerhalb eines SAP®-Systems, zum Teil unter 10.000 Euro liegen. Die Imple-

1,93 min 2,68 min

2,68 min

6,60 min

2,20 min

9,03 min

3,01 min

6,60 min

2,20 min

Papierrechnung

PDF Sichtformat

PDF/A mit Bestellbezug

PDF/A mit Kopfdaten

Posteingang Formelle Prüfung

Formelle Prüfung

Formelle Prüfung

Formelle Prüfung

Vorbereitung der Prüfung




Freigabe und Zahlung




Sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung

Dauer pro Prozessschritt bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung

Dauer pro Prozessschritt bei elektronischer Rechnungsbearbeitung

Gesamtdauer Variante

Gesamtdauer Variante

26,84 min

10,09 min

2,20 min

5,21 min

Posteingang

Posteingang

Posteingang

mentierungsdauer ist kurz: bereits nach drei bis fünf Tagen ist die Lösung einsatzbereit. Die Umstellung auf YAMBS.smart.PDF empfiehlt sich bereits ab einem Rechnungsvolumen von 7.500 Rechnungen pro Jahr.

Grafik 2: Zeitersparnis bei verschiedenen Datenformaten errechnet durch entsprechenden Wegfall von ProzessschrittenQuelle: BMI, 2013.

Dauer der Prozessschritte bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung im Vergleich zu elektronischer Rechnungsbearbeitung


YAMBS.smart.PDF – vollständig SAP®-integriert

YAMBS.smart.PDF ist eine innovative Softwarelösung für SAP®-Anwenderunternehmen, mit der alle eingehenden PDF/A- Dateien – wie Rechnungen oder Avise – vollautomatisch ver-arbeitet werden können. Die Anwendung generiert alle bu-chungsrelevanten Daten aus PDF/A-Dateien und leitet diese automatisch an das SAP®-System weiter. Eine zusätzliche OCR-Software oder ein externer Dienstleister ist nicht nötig. Die Verarbeitung erfolgt direkt im SAP®-System, ohne Medien- brüche und Schnittstellen, was eine hundertprozentige Daten-qualität sicherstellt. Sowohl die manuelle Verifizierung der Daten als auch die Rechnungsprüfung nach § 14 UStG durch den Sachbearbeiter entfallen. Eingabefehler oder der interne Verlust von Rechnungen gehören der Vergangenheit an.

Der Bearbeitungsprozess startet nach Eingang der PDF-Datei per E-Mail wahlweise manuell per Mausklick oder automatisch in vordefinierten Intervallen. Anschließend erfolgt zum einen die rechtssichere Archivierung, indem die entsprechende Da-tei (E-Mail-Text und das zugehörige PDF) im Archiv gespeichert wird. Zum anderen beginnt die Bearbeitung der PDF-Datei im SAP®-System. Die Daten werden in ein Rechnungseingangs-

buch übertragen und es findet eine automatische Vorkontie-rung statt. Anschließend ermittelt die Lösung die zuständigen Empfänger und stößt den Workflow an. Nach Rechnungsfrei-gabe mittels Workflow wird der Geschäftsfall gebucht und der SAP®-Beleg zusammen mit dem PDF im Archiv abgelegt.

Stand heute sind jedoch nicht alle Rechnungen im PDF/A-For-mat verfügbar. Papierbelege müssen beispielsweise nach wie vor manuell erfasst werden. Hierfür bietet YAMBS eine ergänzende Eingabemaske zur optimierten Datenerfassung. Diese ermöglicht eine deutlich schnellere Eingabe als über die Standard-Datenerfassung des SAP®-Systems.

Die Einsparung manueller Bearbeitungsschritte ermöglicht eine vereinfachte Datenerfassung und einen deutlich schnelle-ren Rechnungsfluss. Damit können Mitarbeiter wieder entspre-chend ihrer Kernkompetenz eingesetzt werden und sind nicht unnötig mit zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben belastet.

Grafik 3: YAMBS.smart.PDF ermöglicht SAP®-Anwenderunternehmen eine vollautomatische Verarbeitung aller eingehenden PDF/A-Dateien in SAP®, ohne zusätzliche OCR-Software.

E-Mail- Posteingang

Regelmäßiger E-Mail-Abruf aus dem Posteingang

Automatische Vorkontierung

PDF-Datei(z.B. PDF-Rechnungen)

Auslesen + Verarbeitung der

PDF-Datei

Verbuchung Geschäftsvorfall

Rechnungs- eingangsbuchung

E-Mail-Datei= E-Mail-Text +

zugehöriges PDF

Automatische Workflow-Empfänger-

Ermittlung

ProzessbeginnStart per Mausklick

oder automatisch d.h. zeitgesteuert

Archiv

Datenübertragung SAP®-Beleg + PDF

SAP®

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Datenübertragung

Stand: September 2014© 2014 Software4Professionals GmbH & Co. KG ∙ SAP ist ein eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

PDF-Rechnungsbearbeitunng mit YAMBS.smart.PDF

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Weniger Aufwand – effektivere Prozesse

Rechnungsdaten in Echtzeit erleichtern Fast Close

Von der Umstellung auf die PDF-Rechnungsbearbeitung mit YAMBS.smart.PDF und der damit verbundenen Beschleunigung und Verschlankung der unternehmensinternen Prozesse profi-tieren jedoch nicht nur die Mitarbeiter in der Finanzbuchhal-tung, sondern unternehmensweit alle, die am Freigabeprozess beteiligt sind. Durch den elektronischen Workflow wird der gesamte Rechnungsdurchlauf deutlich beschleunigt.

Ein wichtiger Vorteil, der unternehmensweit eine große Ver-besserung bedeutet, ist die Transparenz entlang des gesamten Prozesses der Rechnungsbearbeitung. Der Status jeder ein-zelnen Rechnung ist kontinuierlich überprüfbar. So ist immer ersichtlich, wer einen Vorgang aktuell bearbeitet. Rechnungs-kopien, zeitaufwendiges Suchen nach der Originalrechnung oder gar der Verlust eines Dokuments gehören somit der Ver-gangenheit an.

Auch die automatische Vorkontierung ist eine deutliche Ar-beitserleichterung. Das System schlägt dem zuständigen Mit-arbeiter automatisch mehrere mögliche Konten und Kosten-stellen vor und gibt zusätzliche Informationen zur Erleichterung der Auswahl.

Die Vorteile einer in SAP® integrierten PDF-Rechnungsbear-beitung sind auch für das Management spürbar. Beispiels-weise profitieren Unternehmen von einer Echtzeit-Darstellung der aktuellen Verbindlichkeiten, da die Zahlen aus dem Rech-nungseingang sofort zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht unter anderem eine präzisere Liquiditätssteuerung.

Zeitnahe Jahres-, Quartals- oder Monatsabschlüsse werden inzwischen auch für den Mittelstand immer wichtiger. Externe Kapitalgeber wie Banken oder Anteilseigner erwarten heute

Ein weiterer Vorteil von YAMBS.smart.PDF besteht darin, dass auch Rechnungen mit Bestellbezug auf Positionsebene ausgelesen und automatisch verarbeitet werden können. Ein Beispiel: Die Getränkerechnung eines Lieferanten listet die Lieferungen für zwei Kantinen separat; diese sind unterneh-mensintern verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. Eine OCR-Komponente kann den Unterschied zwischen den beiden Kantinen nicht ohne weiteres auslesen, hier muss oftmals manuell nachgearbeitet werden. YAMBS.smart.PDF schlägt dagegen automatisch separate Kostenstellen für beide Kanti-nen vor, sodass eine manuelle Nachbearbeitung entfällt.

Durch die vollständige Integration des YAMBS-Prozesses in SAP® sind darüber hinaus automatische Plausibilitätsprü- fungen möglich. Ist beispielsweise eine zugewiesene Konto-nummer nicht vergeben, erscheint eine sofortige Warnmeldung.

mehr Informationen zu einem früheren Zeitpunkt. Der Einbezug von Informationen durch Dritte, wie Lieferanten oder Kunden, ist jedoch ein Faktor, der den Abschlussprozess signifikant ver-zögern kann. Mithilfe einer vollständig in SAP® integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung können diese Informationen deutlich schneller verarbeitet und transparent dargestellt werden. Unternehmen gewinnen so wertvolle Zeit auf dem steinigen Weg zum Fast Close.


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Rechtssicherheit durch standardisierte Prozesse

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die rechtlichen Anforde- rungen zwar gesenkt, nach wie vor ist aber der Steuerpflichtige dafür verantwortlich, entsprechende Nachweise zu erbringen. In § 14 UStG ist definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Vor- aussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Beim Rechnungsversand per E-Mail muss beispielsweise der Empfänger Authentizität und Integrität sicherstellen. Dies ist durch ein innerbetriebliches Prüfverfahren, das einen verläss-lichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt, zu gewährleisten. YAMBS.smart.PDF überprüft die Einhaltung dieser Vorschriften mithilfe eines standardisierten Prozesses. Die Lösung ermöglicht einen lückenlosen Nachweis über den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur -buchung. So wird in einem Protokoll dokumentiert, wann eine Rech-nung eingegangen ist, wie der Freigabe- und Buchungsprozess ablief und wer daran beteiligt war. Darüber hinaus garantiert ein passwortgeschützter Computer, der ausschließlich für den

Rechnungseingang verwendet wird und lediglich für den Ad-ministrator zugänglich ist, die Unversehrtheit des Inhalts (In-tegrität) der eingehenden Rechnungen. Dieses Prüfverfahren hat sich bereits bei zahlreichen YAMBS-Kunden in der Praxis bewährt und wurde von verschiedenen Wirtschaftsprüfungs-gesellschaften als geeignetes und revisionssicheres Verfah-ren anerkannt.

Zusätzlich stellt die Lösung über eine automatische Rech-nungseingangsprüfung nach § 14 UStG sicher, dass alle ein-gehenden Rechnungen die Merkmale zur Berechtigung des Vorsteuerabzugs erfüllen. Entspricht eine Rechnung nicht die-sen Vorschriften, erhält der zuständige Bearbeiter eine automatische Fehlermeldung.

Mithilfe von Best-Practices aus vergleichbaren Projekten bün-delt YAMBS.smart.PDF das Know-how verschiedener Steuer- experten aus der Praxis und garantiert dadurch Rechts- und Revisionssicherheit.


Rechtliche Grundlagen für den elektronischen Rechnungsaustausch Experteninterview mit Steuerberaterin Elke Fischer, dffk | kröller + partner mbBSteuerberatungsgesellschaft, Stuttgart

Durch die Neuregelung des § 14 UStG hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnungsabwicklung stark vereinfacht. Welches die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind und wie diese aktuell in der Prüfpraxis angewandt werden, erläutert die Steuerberaterin Dipl.-Kaufmann Elke Fischer. Sie ist Grün-dungspartnerin der Steuerberatungsgesellschaft dffk | kröller + partner mbB und berät seit über 20 Jahren mittelständische Unternehmen in allen Fragen des Steuerrechts. Darüber hinaus ist sie Mitglied im Prüfungsausschuss für Steuerberater beim Ministerium für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg.

1. Was sind die gesetzlichen Grundlagen für die Erstel- lung einer PDF-Rechnung sowie die Übertragung per E-Mail?

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen in § 14 UStG neu gefasst und deutliche Vereinfachungen im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung getroffen. Damit ist die Vor-gabe der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der EU erfüllt, dass Papier- und elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln sind. Einzelheiten zur Anwendung der Vorschrift regelt die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu § 14 UStG. Dieser wur-de mit einem koordinierten Ländererlass vom 2. Juli 2012 an die neue Rechtslage angepasst.

Die Regelungen in § 14 UStG betreffen grundsätzlich sowohl Rechnungen in Papierform als auch Rechnungen in elektro-nischer Form. Sie verlangen, dass der Steuerpflichtige die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Hierfür kann er jegliches innerbetriebliche Kontrollverfahren anwenden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann.

Bei der Übermittlung der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – egal ob mit oder ohne Anbieter-Ak-kreditierung – oder per EDI gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auch ohne innerbetriebliches Kontrollverfahren stets als gewährleistet.

2. Welche rechtlichen Pflichten muss der Rechnungs- aussteller erfüllen?

Der Aussteller einer Rechnung im PDF-Format muss grundsätz-lich dieselben Pflichten beachten, die auch für alle anderen Formen der Rechnung gelten. Insbesondere müssen die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben wie Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers, Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnum- mer, hinreichend genaue Leistungsbezeichnung, fortlaufende Rechnungsnummer usw. in der Rechnung enthalten sein. In bestimmten Fällen gibt es außerdem Fristen, innerhalb de-rer die Rechnungen erteilt werden müssen.

Soll die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt wer-den, ist außerdem die Zustimmung des Rechnungsempfängers zu diesem Übertragungsweg erforderlich. Diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Denkbar ist etwa eine Rahmenvereinbarung z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbe-dingungen. Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.

3. Welche rechtlichen Pflichten gelten für den Rech- nungsempfänger?

Der Empfänger der Rechnung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der erhaltenen Rechnungen gewährleisten. Mit „Echtheit der Herkunft“ ist die Identität des Rechnungsausstellers gemeint. „Unversehrtheit des Inhalts“ bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Unter „Les-barkeit“ wird die Erkennbarkeit für das menschliche Auge verstanden, so dass nicht lesbare Datenformate zunächst konvertiert werden müssen.

Dipl.-Kaufmann Elke Fischer, Steuerberaterin


gesenkt, es obliegt jedoch nach wie vor dem Steuerpflichtigen, die entsprechenden Nachweise zu erbringen. Noch gibt es keine offiziellen Standards, sodass Best-Practices aus vergleich-baren Projekten, die das Know-how verschiedener Steuer- experten aus der Praxis bündeln, eine wichtige Absicherung darstellen. Ein erfahrener Projektpartner ist auch hier der Schlüssel zum Erfolg, wenn er über ausreichend Referenz- projekte verfügt.

Durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist sicherzu-stellen, dass die Übermittlung der Rechnung korrekt erfolgt ist. Wie der Steuerpflichtige dies konkret bewerkstelligt, bleibt ihm grundsätzlich selbst überlassen. Die Finanzverwaltung macht hierzu keine Vorgaben und gibt auch keine zwingende techni-sche Umsetzung vor.

Unter einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren versteht die Finanzverwaltung jedes Verfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad schafft, mit dem ein Zusammenhang zwischen der erhaltenen Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Als Anhaltspunkte können Prüfungs-kriterien dienen, die der Steuerpflichtige unabhängig von sei-nen umsatzsteuerlichen Verpflichtungen schon aus eigenem wirtschaftlichem Interesse beachten wird:

• Ist die Rechnung in der Substanz korrekt, d.h. wurde die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der bezeichneten Quantität und Qualität erbracht?• Hat der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaup- teten Zahlungsanspruch?• Ist die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbin- dung korrekt und dergleichen?• Ist also gewährleistet, dass tatsächlich nur Rechnungen be- zahlt werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung be - steht?

Ob diese Prüfung manuell oder durch ein elektronisches System erfolgt, ist für die Zulässigkeit und Geeignetheit des innerbe-trieblichen Kontrollverfahrens irrelevant. Es ist auch nicht erforderlich, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren als solches gesondert dokumentiert wird. Wichtig ist lediglich, die Prüfung selbst nachweisen zu können.

4. Wie sieht zurzeit die Prüfungspraxis aus?

Bisher gibt es erst wenige Erfahrungen aus Betriebsprüfungen der Finanzämter oder aus Jahresabschlussprüfungen der Wirtschaftsprüfer, weil die geltende Regelung noch relativ neu ist. Da es keine spezifischen Vorgaben zur technischen Umsetzung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens gibt und da die Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen generell weggefallen ist, werden sich künftige Prüfungen vermutlich auf die gleichen Bereiche konzentrieren wie bisher. In der Regel nehmen die Finanzverwaltungen be-sonders die formellen Vorgaben unter die Lupe.

Für den Steuerpflichtigen ist vor allem wichtig, seine Prü-fungsschritte in Bezug auf die formelle und materielle Rich-tigkeit der Rechnung zu dokumentieren: Stimmt die Rechnung mit dem Angebot, der Bestellung, der Auftragsbestätigung und der späteren Lieferung oder Leistung überein? Diese

Schritte zur Freigabe der Rechnung, die in der Regel im Rech-nungsprüfungssystem schon vorgesehen sind, gewährleisten die geforderte Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Da diese Kriterien für alle Formen der Rechnung gelten, ist es für die Prüfungspraxis nur noch nachrangig, ob die Dokumentation durch entsprechende Vermerke auf der Pa-pierrechnung oder bei PDF-Rechnungen über die EDV erfolgt.

5. Wie sind die Archivierungspflichten für PDF-Rech- nungen geregelt?

Neben den allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Ab-gabenordnung enthält das Umsatzsteuergesetz in § 14b eine eigene Vorschrift zur Aufbewahrung von Rechnungen. Die Vorschrift gilt sowohl für Ausgangs- wie für Eingangsrech-nungen und sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen.

Die Aufbewahrungspflicht umfasst einen Zeitraum von zehn Jahren. Während des gesamten Zeitraums müssen sowohl bei Ausgangs- wie auch bei Eingangsrechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Werden die Rechnungen elektronisch archiviert, kann dies entweder im Inland oder in einem anderen EU-Land – auf schriftlichen Antrag beim Finanzamt auch in einem Drittland – erfolgen. Voraussetzung ist, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) sowie das Herunterladen und die Verwendung der betreffenden Daten gewährleistet ist. Werden die Rech-nungen nicht im Inland archiviert, muss der Unternehmer dem Finanzamt den Archivierungsort mitteilen.

Welche formellen und materiellen Anforderungen genau an die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gestellt werden, ist im Moment noch nicht abschließend geregelt. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Bü-chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) liegt derzeit nur im Entwurf vor.

Ob der Steuerpflichtige die PDF-Rechnungen dann tatsächlich in der Form archiviert, wie dies die zukünftigen GoBD verlan-gen werden, ist jedoch keine materielle Voraussetzung für den Abzug der Vorsteuer. Die Verletzung der Aufbewahrungsver-pflichtung kann zwar als Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG geahndet werden. Diese Ordnungswidrigkeit hat jedoch keinen Einfluss auf den Vorsteuerabzug aus diesen Rechnun-gen. Unabhängig davon trägt aber der Steuerpflichtige die objektive Beweislast dafür, dass er den Vorsteuerabzug zu Recht geltend gemacht hat.


Innovativ, zukunftsorientiert, umweltfreundlich

Obwohl die Vorteile klar auf der Hand liegen, zögern einige Unternehmen noch, ihren traditionellen papierbasierten Rech-nungsaustausch umzustellen. Der Trend hin zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ist jedoch nicht aufzuhalten. Beispiels-weise hat die EU-Kommission von ihren Mitgliedstaaten gefordert, die elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode bis 2020 zu etablieren. Innovative, zukunftsorien-tierte Unternehmen positionieren sich schon jetzt als Vorrei-ter einer erwarteten Umstellungswelle. So prognostizieren Experten für die kommenden Jahre im Bereich elektronischer Rechnungen ein Wachstum von 30 Prozent in Europa. Welt-weit werden 20 Prozent Steigerung erwartet.

Unternehmen, die sich für die Umstellung auf eine elektro-nische Rechnungsbearbeitung entscheiden, sind nicht nur in gewisser Weise Trendsetter, sondern tragen darüber hinaus nachhaltig zum Schutz der Umwelt bei. Wissenschaftler errechneten, dass durch einen elektronischen Rechnungs-austausch 400.000 Tonnen Papier (ca. 12 Millionen Bäume), 2.700 Tonnen Tinte, 165 Millionen Liter Diesel und 1.350 GWh Energie eingespart werden können. Auch die CO2-Emissionen können durch die elektronische Rechnungsverarbeitung um bis zu 63 Prozent gesenkt werden.

So profitiert der Rechnungssteller

Einsparung der Kosten für Papier und Porto Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente via E-Mail/DE-Mail Kürzere Bearbeitungszeit und Kosteneinsparungen durch Wegfall manueller Schritte zur Rechnungsversendung Beschleunigter Zahlungseingang, dadurch Verbesserung der Liquidität Planungssicherheit für Mitarbeiter hinsichtlich erforderlicher Arbeitszeit Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows Keine (oder nur sehr geringe) Initialkosten für die notwendige Infrastruktur – PC mit installiertem PDF-Writer genügt Rechtssicherheit durch gesetzliche Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen Imageverbesserung, da Umweltressourcen geschont werden

So profitiert der Rechnungsempfänger

Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente via E-Mail/DE-Mail Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess Automatischer Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall der manuellen Rechnungserfassung Planungssicherheit für Mitarbeiter hinsichtlich erforderlicher Arbeitszeit Einfachere und schnellere Bearbeitung durch Weiterleitung mittels elektronischem Workflow Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess, Rechnungen jederzeit wiederauffindbar Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen, da Datenqualität 100 Prozent fehlerfrei Geringe Initialkosten für die notwendige Infrastruktur Rechtssicherheit durch gesetzliche Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen Imageverbesserung, da Umweltressourcen geschont werden

Vorteile der PDF-Rechnungsstellung und -Verarbeitung


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Rechnungssteller:

Benötigt einen PDF-Writer zur Generierung von PDF/A-Dateien Muss die vom Empfänger zugewiesene E-Mail-Adresse verwenden

Rechnungsempfänger:

Implementierung von YAMBS.smart.PDF Einrichtung eines paßwortgeschützten, virtuellen Rechners außerhalb von SAP®

Einrichtung eines E-Mail-Accounts nur für den Rechnungseingang Prozessabläufe müssen dokumentiert sein Für jeden Lieferanten muss ein Template angelegt werden (Aufwand ca. 5 Minuten pro Lieferant).

Auf Wunsch kann diese Aufgabe gegen Gebühr vom Softwarehersteller übernommen werden.

Voraussetzungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger beim Einsatz von YAMBS.smart.PDF

Die YAMBS-Familie: Software aus der Praxis

Mehr als 150 zum Teil weltweit tätige Kunden der unter-schiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen setzen YAMBS-Lösungen seit vielen Jahren mit Erfolg ein. Im Laufe der Zeit entstand zwischen uns und unseren Kunden eine ein-zigartige Symbiose: Die YAMBS-Anwender nennen uns ihre aktuellen Problemstellungen, und wir realisieren dafür die Lösungen mit dem Erfahrungsschatz aus einer Vielzahl von Installationen. So entwickelt sich unsere YAMBS-Suite konti-nuierlich weiter und steigert den Mehrwert für unsere Kunden. • Mehrere tausend Anwender arbeiten weltweit täglich mit YAMBS • YAMBS wird vom kleinen mittelständischen Unternehmen bis zum Großkonzern eingesetzt • Das Leistungsspektrum der YAMBS-Suite umfasst die komplette Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Eine Lernfunktion und hoch entwickelte Routinen zur auto- matischen Buchung bündeln unsere Erfahrung aus einer Vielzahl an Installationen zu Ihrem Vorteil Gerne können Sie einen unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren, probieren Sie unsere YAMBS-Lösungen als Test- Installation aus und überzeugen Sie sich selbst von den Vor-teilen.


Software4Professionals GmbH & Co. KG Leitzstraße 45 70469 Stuttgart

Fon: +49 (0) 711 / 47 04 09 - 0 Fax: +49 (0) 711 / 47 04 09 - 10

www.yambs.eu

YAMBS.smart.PDF ist eine ideale Ergänzung der Lösungen YAMBS.Avise, YAMBS.Avise Dialog und YAMBS.Invoice Dialog. Die Anwendung beschleunigt die Verarbeitung von PDF-Dateien deutlich. So reduziert sich die Bearbeitungszeit eines Avis mit einem Umfang von fünf DIN A4 Seiten mit YAMBS.smart.PDF um rund 70 Prozent.

Produktfamilie Unsere Softwarelösungen im Überblick

Kreditorische Lösungen

Debitorische Lösungen

Invoice Dialog

eBeleg

eBanking

Avise

smart.PDF

Avise Dialog

eBanking Dialog

eBeleg Dialog

smart.PDF


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