LEITFADEN ZUR BUCHFÜ HRUNG IM NEUEN … · Rechnungsabgrenzung ..... 55. Inhaltsübersicht 5...

LEITFADEN ZUR BUCHFÜIM NEUEN KOMMUNALEN

HAUSHALTSRECHNUNGSWESEN (NKHR

nach den Grundlagen desNeuen Kommunalen HaushaltsRechnungswesen (NKHR) in Baden

Geprüft und verabschiedetvon der Lenkungsgruppe AG Internet

(Innenministerium BW, Gemeindeprüfungsanstalt BW, Gemeindetag, Stätetag, Landkreistag, Datenverarbeitungsverbund BW)

Die Wiedergabe dieses Leitfadens, auch auszugsweise,ist nur mit vollständiger Angabe der Quelle gestattet.

Stand: Januar

LEITFADEN ZUR BUCHFÜHRUNG IM NEUEN KOMMUNALEN

HAUSHALTS- UND RECHNUNGSWESEN (NKHR

nach den Grundlagen des

Neuen Kommunalen HaushaltsRechnungswesen (NKHR) in Baden

Württemberg

Geprüft und verabschiedet

von der Lenkungsgruppe AG Internet

(Innenministerium BW, Gemeindeprüfungsanstalt BW, Gemeindetag, Stätetag, Landkreistag, Datenverarbeitungsverbund BW)

Die Wiedergabe dieses Leitfadens, auch auszugsweise,ist nur mit vollständiger Angabe der Quelle gestattet.

Januar 2012

HRUNG IM NEUEN KOMMUNALEN

UND RECHNUNGSWESEN (NKHR)

nach den Grundlagen des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) in Baden-

von der Lenkungsgruppe AG Internet

(Innenministerium BW, Gemeindeprüfungsanstalt BW, Gemeindetag, Städ-tetag, Landkreistag, Datenverarbeitungsverbund BW)

Die Wiedergabe dieses Leitfadens, auch auszugsweise, ist nur mit vollständiger Angabe der Quelle gestattet.

Vorwort und Einleitung 2

Vorwort und Einleitung Das Innenministerium, die Kommunalen Landesverbände, die Gemeindeprüfungsan-stalt und der DV Verbund Baden-Württemberg haben sich zu einer Kooperation zu-sammengefunden, um die Umsetzung der Reform des Kommunalen Haushaltsrechts mit einer eigenen Internetplattform zu unterstützen. Dazu wurde die Lenkungsgruppe AG Internet gebildet. Der vorliegende Buchungsleitfaden ist ein Projekt dieser Ko-operation. Der Leitfaden zur Buchführung im Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungs-wesen (NKHR) wird derzeit von Vertreten aus Gemeinden, Städten und Landkreisen sowie der Kommunalen Landesverbände erarbeitet und inhaltlich mit dem Innenmi-nisterium und der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg abgestimmt. Die im Leitfaden getroffenen Aussagen sind aufgrund des Gesetz zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom 04.05.2009, sowie der GemHVO und GemKVO vom 11.12.2009, sowie der VwV Produkt- und Kontenrahmen vom 11.03.2011 erfolgt und erheben weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Rechtssicherheit. Sie stellen Empfehlungen dar. Der Leitfaden soll eine Orientierungshilfe für alle Gemeinden, Landkreise, Zweckver-bände und Verwaltungsgemeinschaften sein und diesen Hilfestellung geben bei der Buchungsweise einzelner Geschäftsvorfälle in der kommunalen Doppik. Zur rechtskonformen Darstellung der Inhalte des Leitfadens erfolgt in regelmäßigen Abständen eine Abstimmung mit dem Innenministerium Baden-Württemberg und der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg. Der aktuelle Stand des Leitfadens beinhaltet noch nicht alle Themen, die erarbeitet werden sollen. In späteren Aktualisierungen werden diese Lücken sukzessive ge-schlossen.

Inhaltsübersicht

Beteiligte am Leitfaden

Dieser Leitfaden ist in der Arbeitsgruppe (AG) Buchungsbeispiele unter Mitwikung von Kommunalvertretern aus folgenden Kommunen, Verbänden und Mitabeitern des DVV Baden

� Stadt Albstadt

� Landratsamt Karlsruhe

� Stadt Nagold

� Stadt Winnenden

Unter Leitung von

Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart

Unter Mitwirkung folgender Institutionen

� Innenministerium Ba-den-Württemberg

� Städtetag

Beteiligte am Leitfaden

Dieser Leitfaden ist in der Arbeitsgruppe (AG) Buchungsbeispiele unter Mitwikung von Kommunalvertretern aus folgenden Kommunen, Verbänden und Mita

Baden-Württemberg erarbeitet worden:

� Stadt Tettnang � Landratsamt Enzkreis

� Stadt Karlsruhe � Landratsamt Ludwigsburg

� Stadt Rheinau � Stadt Stuttgart

� Stadt Herrenberg

Kommunale Datenverarbeitung

wirkung folgender Institutionen

� Gemeindeprüfungsanstalt � Gemeindetag

� Landkreistag � Kommunale beitung Reutlingen

3

Dieser Leitfaden ist in der Arbeitsgruppe (AG) Buchungsbeispiele unter Mitwir-kung von Kommunalvertretern aus folgenden Kommunen, Verbänden und Mitar-

Landratsamt Enzkreis

Landratsamt Ludwigsburg

Stadt Stuttgart

Gemeindetag

Kommunale Informationsverar-

Reutlingen-Ulm

Inhaltsübersicht 4

Inhaltsübersicht

A Allgemeiner Teil ............................................................................. 6

Das 3-Komponenten Modell ....................................................................................... 6

Bestandteile des Modells und dessen Zusammenhänge ........................................... 6

Integration der Finanzrechnung in die Finanzbuchhaltung ......................................... 7

Tages-/Kontenabschluss ............................................................................................ 8

B Technik der doppelten Buchführung .......................................... 11

Zerlegung der Bilanz in Konten ................................................................................ 11

Das Prinzip der Bestandsveränderungen ................................................................. 11

Der Buchungssatz im Detail ..................................................................................... 12

Einfacher Buchungssatz ........................................................................................... 12

Zusammengesetzter Buchungssatz ......................................................................... 13

Stornierung von Buchungen ..................................................................................... 13

Absetzungsbuchungen ............................................................................................. 13

C Organisation der Finanzbuchhaltung ......................................... 15

D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften ............................ 18

Überblick über die Kontenklassen des Kontenrahmen für Baden-Württemberg ....... 18

E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen ................. 20

Eröffnungsbilanzbuchungen / Einbuchen der Anfangsbestände .............................. 20

Ergebniswirksame Buchungen ................................................................................. 21

Steuern und ähnliche Abgaben ................................................................................ 21

Zuwendungen und allgemeine Umlagen .................................................................. 24

Finanzerträge ........................................................................................................... 33

Aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen ......................................... 38

Personalaufwendungen/Versorgungsaufwendungen ............................................... 38

Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen ........................................................ 39

Transferaufwendungen ............................................................................................. 39

Sonstige ordentliche Aufwendungen ........................................................................ 40

Zinsen und sonstige Finanzaufwendungen .............................................................. 40

Bilanzielle Abschreibungen ....................................................................................... 40

Aufwendungen und Erträge aus internen Leistungsbeziehungen ............................. 45

Außerordentliche Erträge und Aufwendungen (§ 2 Abs. 2 GemHVO) ...................... 45

Realisierte außerordentliche Erträge/Aufwendungen ............................................... 45

Veräußerung von Vermögensgegenständen (Ertrag/Aufwand) ................................ 46

F Buchungsfälle gegliedert nach Themengebieten ...................... 47

Buchungen mit Umsatzsteuer ................................................................................... 47

Innergemeinschaftlicher Erwerb ............................................................................... 51

Interne Leistungsverrechnung bei BgAs ................................................................... 53

Rechnungsabgrenzung ............................................................................................ 55

Inhaltsübersicht 5

Rückstellungen ......................................................................................................... 60

Buchung von Darlehen/Krediten ............................................................................... 68

Buchung im Zusammenhang mit Zuweisungen / Zuschüssen .................................. 70

Buchung von Leasinggeschäften .............................................................................. 71

Zurechnung des Leasinggegenstandes beim Leasingnehmer ................................. 74

Anschaffung des Leasinggegenstandes: .................................................................. 74

Buchungen bei der Kommune als Leasingnehmer ................................................... 76

Wertpapiere / Geldanlagen ....................................................................................... 77

Anteile / Beteiligungen / Zweckverbände / rechtlich unselbständige Stiftungen, etc. 79

Buchungen im Zusammenhang mit Vermögensgegenständen ................................ 82

Buchungen im Zusammenhang mit Vorräten/Lagerbuchhaltung ............................. 89

Wertberichtigung auf Forderungen / Behandlung und Buchung von Niederschlagung, Erlass, Stundung und Aussetzung der Vollziehung während des Jahres ................. 92

Abbildung der haushaltsunwirksamen Vorgänge (Prozesse des ehemaligen SHV) . 98

Anlagen .............................................................................................. 104

Anlage 1: Empfehlung zur Gliederung der Bankbestandskonten ........................ 104

Anlage 2: FAG-relevante Konten .......................................................................... 106

Anlage 3: Buchungen im Zusammenhang mit Personalauszahlungen (am Beispiel von DVV-Personal und Finanzverfahren SAP) ....................................................... 111

A Allgemeiner Teil 6

A Allgemeiner Teil

Referenzmodell: Zwei-Komponenten-Rechnungsmodell der kaufmännischen doppelten Buch-führung Die Buchungsweise und Prinzipien der kaufmännischen doppelten Buchführung so-wie der Abschluss der Konten haben auch Geltung in der kommunalen Doppik. Die kommunale Doppik kann als eine um die Finanzrechnung ergänzte doppelte Buch-führung betrachtet werden. Die kaufmännische Buchführung mündet in die zwei Komponenten Schlussbilanz(konto) und GuV(-konto). Eine vergleichbare Systematik ist auch in der kommunalen Doppik zu finden.

Das 3-Komponenten Modell

Bestandteile des Modells und dessen Zusammenhänge Das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen besteht aus den folgenden drei Komponenten:

• Ergebnishaushalt / Ergebnisrechnung (Darstellung des Ressourcenverbrauchs durch Betrachtung der Aufwände und Erträge)

Die Ergebnisrechnung ist aus der handelsrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung abgeleitet. Sie stellt das Ressourcenaufkommen und den Ressourcenverbrauch dar. Der Erfolg ist periodengerecht zu ermitteln (Stichwort: aktive und passive Rech-nungsabgrenzung). In ihr wird der Jahresüberschuss / -fehlbetrag ermittelt. Sie wird in Staffelform erstellt, um den Ausweis von Zwischensummen zu ermöglichen. Der Abschluss der Ergebniskonten kann analog zum Abschluss in der kaufmännischen Doppik über ein Konto, in der kommunalen Doppik als „Ergebnisrechnungskonto“ bezeichnet, erfolgen.

• Finanzhaushalt / Finanzrechnung (Darstellung des Geldverbrauchs durch Be-trachtung der Ein- und Auszahlungen. In diesem Bereich werden auch die In-formationen abgebildet, die bisher im kameralen System im Vermögenshaus-halt enthalten waren)

Ziel der Finanzrechnung ist es, die Finanzierungsquellen (Mittelherkunft / Mittelver-wendung) und die Veränderung des Bestandes an Zahlungsmitteln darzustellen. Aufgabe der Finanzrechnung ist die Rechenschaft über die Verwendung finanzieller Mittel einer Kommune. Mit der Finanzrechnung können neben der Höhe der Verän-derungen des Zahlungsmittelbestandes auch die entsprechenden Gründe sowie Ur-sachen differenziert aufgezeigt werden. Ein wichtiger Bestandteil von Finanzhaus-halt/-rechnung ist die Abbildung der Investitionen. In der Finanzrechnung werden die tatsächlichen Ein- und Auszahlungen dargestellt. Bei der Finanzrechnung der kommunalen Doppik handelt es sich um eine Variante,


der in der Privatwirtschaft angewandten Kapitalflussrechnung. Im Unterschied zur Privatwirtschaft wird die Finanzrechnung in der kommunalen Doppik in der Finanz-buchhaltung ganzjährig laufend geführt und nach der direkten Methode dargestellt. Die Konten der Finanzrechnung sind in den Buchungsverbund integriert. Bei der Finanzrechnung erfolgt die Erfassung und Abbildung sämtlicher Ein- und Auszahlungen nach verschiedenen Zahlungsarten. Ein- und Auszahlungen werden dabei unsaldiert ausgewiesen. Die Finanzrechnung wird unterteilt in konsumtive und finanzierungsrelevante Vor-gänge sowie in Ein- und Auszahlungen aus Investitionstätigkeit. Ebenso werden in ihr durchlaufende haushaltsunwirksame Posten dokumentiert. Bei Buchung und vori-ger Einrichtung der Sachkonten ist entsprechend darauf zu achten, dass bei jedem Geschäftsvorfall die richtigen zugehörigen Ein- und Auszahlungskonten fortgeschrie-ben werden. Neben der Fortschreibung der Ein- und Auszahlungskonten müssen auch die Geldbestandskonten (Konten der Aktiva, liquide Mittel) gleichzeitig fortge-führt werden. Abweichend zum bisherigen Haushaltsrecht (§ 42 Abs. 2 GemHVO kameral) wird das „IST“ im Jahr des Zahlungseingangs verbucht, nicht mehr im Jahr der Fälligkeit (Umkehrschluss aus § 43 Abs. 1 Nr. 4 GemHVO). Die Konten der Finanzrechnung werden somit immer dann fortgeschrieben, wenn Zahlungen erfolgen.

• Vermögensrechnung / Bilanz (Darstellung der Bestände des Vermögens und der Schulden)

Die Vermögensrechnung wir nur zum Jahresabschluss erstellt. Sie stellt wie die Bi-lanz im kaufmännischen Rechnungswesen das Vermögen und die Finanzierungs-quellen dar. Während die Ergebnis- und Finanzrechnung "Flussrechnungen" darstellen, handelt es sich bei der Vermögensrechnung um eine Bestandsrechnung.

Integration der Finanzrechnung in die Finanzbuchhaltung Variante: Finanzrechnungskonten im doppischen Verbund Mit der Integration der Ein- und Auszahlungsarten in den Kontenrahmen geht der Gesetzgeber davon aus, dass diese Konten analog zu den Konten der anderen Kon-tenklassen geführt werden. Entsprechend werden diese Konten in Soll und Haben analog zu den Bankbeständen bebucht. Variante: Finanzrechnungskonten statistisch in einem weiteren Rechnungskreis Hier werden die Finanzrechnungskonten neben den Konten der Finanzbuchhaltung und den Kontierungselementen der Kostenrechnung statistisch mitkontiert. Die Fi-nanzrechnungskonten sind damit weitere Kontierungselemente neben den Bestands- und Erfolgskonten des Hauptbuchs. Wie die Fortschreibung von Ein-, Auszahlungskonten und der Bankbestandskonten technisch realisiert wird, ist eine Frage des eingesetzten EDV-Verfahrens. Für den


Abschluss der Finanzrechnung gegen die Bilanz kann ein „Finanzrechnungskonto“ Anwendung finden, in welchem alle Ein- und Auszahlungen münden und das wiede-rum gegen das Bankkonto abgeschlossen wird. Auch für die Darstellung der Ein- und Auszahlungskonten gilt: Wie dies letztlich tech-nisch gelöst ist, hängt vom eingesetzten EDV-Verfahren ab.

Tages-/Kontenabschluss Der Bestand der liquiden Mittel in der Bilanz muss mit dem Endbestand der liquiden Mittel in der Finanzrechnung übereinstimmen. Im Rahmen des Tagesabschlusses wird dies durch den Abgleich der Veränderungen der Konten der liquiden Mittel (alle Konten der Kontengruppe 17, ohne 174*) mit dem Saldo der Ein- und Auszahlungen (Saldo der Kontenklassen 6 und 7) geprüft. Eine Differenz darf sich dabei nicht ergeben. Um dies sicherzustellen müssen sich Verän-derungen in den liquiden Mitteln daher immer aufgrund von Ein- oder Auszahlungen der Kontenklassen 6 und 7 ergeben. *Geleistete Handvorschüsse (Kontenart 174) sind nicht in diese Abstimmung einzu-beziehen.


Muster eines Tagesabschlusses/Kontenabstimmung (Software KIRP)


Muster eines Tagesabschlusses (Software SAP) Prüfung: Kassensoll Tagesabschluss ═ Gesamtfinanzrechnung ═ Bilanz –Liquide Mittel

Bilanzauszug

B Technik der doppelten Buchführung 11

B Technik der doppelten Buchführung

Zerlegung der Bilanz in Konten Jeder Geschäftsfall in der kommunalen Doppik verändert mindestens zwei Bilanzpo-sitionen. Da es in der Praxis aber nicht möglich ist, die Veränderung der Aktiv- und Passivpositionen ständig direkt in der Bilanz vorzunehmen, wird eine genaue und übersichtliche Einzelabrechnung jeder Bilanzposition benötigt. Deshalb löst man die Bilanz in einzelne Konten auf. Jede Bilanzposition erhält mindestens ein entsprechendes Konto. Nach den Bilanz-seiten unterscheidet man zwischen Aktiv- und Passivkonten Aktiv- und Passivkonten weisen im Einzelnen die Bestände an Vermögen und Kapi-tal aus und erfassen die Veränderungen dieser Bestände aufgrund von Geschäfts-vorfällen. Man spricht deshalb auch von aktiven und passiven Bestandskonten. Die Darstellung eines solchen Kontos hat die Form eines „T“, deshalb spricht man auch von „T-Konten“. Die linke Seite des Kontos wird mit „Soll“ (S), die rechte Sei-te mit „Haben“ (H) bezeichnet.

Das Prinzip der Bestandsveränderungen Jeder gebuchte Geschäftsfall verändert die Bilanz in mindestens zwei Bilanzpositio-nen, wobei folgende vier Möglichkeiten der Bilanzveränderung unterschieden wer-den: � Aktivtausch d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Aktivseite der Bilanz, die Bilanz-

summe ändert sich nicht:

Geschäftsausstattung Bank Kauf eines PC’s gegen Bankscheck.

+ ./.

� Passivtausch, d.h. der Geschäftsfall betrifft nur die Passivseite der Bilanz, die

Bilanzsumme ändert sich nicht:

Verbindlichkeiten Darlehen Umwandlung einer kurz-fristigen Lieferschuld in eine Darlehensschuld.

./. +


� Aktiv- / Passivmehrung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz. Der Erhöhung einer Aktivposition steht auch die Erhöhung einer Passivposition gegenüber. Die Bilanzsummen nehmen auf beiden Seiten um den gleichen Betrag zu, die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt.

Vorräte Verbindlichkeiten Kauf von Vorräten auf Ziel (Kredit).

+ +

� Aktiv- / Passivminderung, d.h. der Geschäftsfall betrifft beide Seiten der Bilanz.

Der Verminderung einer Aktivposition steht auch die Verminderung einer Passiv-position gegenüber. Die Bilanzsummen nehmen auf beiden Seiten um den glei-chen Betrag ab, die Bilanzgleichung bleibt somit gewahrt.

Bank Verbindlichkeiten Ausgleich einer Liefer-schuld durch Bank-überweisung.

./. ./.

Der Buchungssatz im Detail

Einfacher Buchungssatz Alle Geschäftsvorfälle innerhalb eines Wirtschaftsjahres werden über Buchführungs-konten gebucht. Jeder Geschäftsfall berührt mindestens zwei Konten und verändert ihre Werte, d.h. er beinhaltet mindestens eine Soll- und eine Habenbuchung. Der Buchungssatz gibt die Sachkonten an, auf denen im Soll bzw. Haben zu buchen ist. Er nennt zuerst das Konto, das im Soll bebucht wird und danach das Konto mit der Habenbuchung. Beide Konten werden durch das Wort „an“ verbunden. Beispiel: Kauf von Fahrzeug auf Rechnung in Höhe von 30.000,00 €

Soll an Haben

Fahrzeuge 30.000,00 Verbindl. aLL 30.000,00


Zusammengesetzter Buchungssatz Werden durch einen Geschäftsvorfall mehr als zwei Konten berührt, entsteht ein zu-sammengesetzter Buchungssatz. Dabei muss die Summe der Sollbuchungen stets mit der Summe der Habenbuchungen übereinstimmen. Beispiel: Bei einem BGA wird ein Aufwand gebucht. Der BGA ist Vorsteuerabzugsbe-

rechtigt.

Soll an Haben

Aufwand 1.000,00 Vorsteuer 190,00

Verbindlichkeiten 1.190,00

Stornierung von Buchungen Die Stornierung von Buchungen erfolgt durch einfache Gegenbuchung. Bei Stornie-rung muss auch die Finanzrechnung berücksichtigt werden.

Absetzungsbuchungen Die Voraussetzungen, wann eine Absetzung zu buchen ist, sind in § 16 GemHVO geregelt. Für die buchungstechnische Abbildung einer Absetzung ergeben sich zwei Möglich-keiten: Variante 1: Absetzung durch Gegenbuchung von Forderung und Ertrag Variante 2: Absetzung durch Buchung mit negativen Beträgen Welche Variante in der Praxis Anwendung findet, hängt vom eingesetzten Finanzver-fahren ab. Beide Varianten werden an folgendem Beispiel erläutert: Übersteigen etwaige Rückzahlungen den Forderungsbestand auf einem einzelnen Konto (sog. kreditorischer Debitor), ergibt sich ein negativer Saldo und damit eine Verbindlichkeit. Besteht der negative Saldo bei Bilanzaufstellung noch, ist diese Ver-bindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen. Dieser Ausweis kann durch eine Bilanzwechselbuchung über den Weg eines Ab-grenzungskontos erreicht werden. Alternativ ist auch die Hinterlegung einer zweiten Bilanzposition im Sachkonto denkbar, die dazu führt, dass kreditorische Debitoren (und debitorische Kreditoren) auf der richtigen Seite der Bilanz dargestellt werden. Welcher Weg Anwendung findet, hängt auch vom eingesetzten EDV-Verfahren ab.


Variante 1 Absetzung durch Umkehrbuchung Bei dieser Variante muss das Ertragskonto im Soll, das Forderungskonto im Haben bebucht werden. Da eine Rückzahlung stattzufinden hat, ist die Bank bzw. das Ein-zahlungskonto im Haben zu bebuchen. Buchungssatz: � Ertrag aus Gewerbesteuer an Öffentlich-rechtliche Forderung 1.000 €

Buchung in Ergebnisrechnung

Soll

1521 Öff.-rechtliche For-

derung

Haben

Soll

3013 Ertrag aus Gewerbesteuer

Haben 1.000 � 1.000 �1.000 1.000

Buchung in Finanzrechnung

Soll 1711 Bank (6013*) Haben 1.000 � 1.000

*Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Rückzahlung als Abgang fortgeschrieben werden.

Variante 2 Absetzung durch Negativbuchung Bei dieser Variante werden die ursprünglich gebuchten Werte auf derselben Konto-seite mit negativen Werten gebucht und somit abgesetzt. Folglich muss die Buchung Forderung an Ertrag mit negativen Beträgen vollzogen werden. Da eine Rückzahlung stattzufinden hat, ist auch auf dem Bankkonto bzw. beim Einzahlungskonto mit negativen Beträgen zu buchen.

C Organisation der Finanzbuchhaltung 15

C Organisation der Finanzbuchhaltung

Die Organisation der doppischen Finanzbuchhaltung stellt die Kommunen vor be-sondere Herausforderungen. Die fachlichen Anforderungen der Doppik bieten auch aus organisatorischer Sicht einigen „Sprengstoff“: Meist kann die Doppik nur mit ei-ner deutlich zentraleren Organisation des Buchungsgeschäfts (als bislang in der Ka-meralistik) sachgerecht gelebt werden. Der Grad der notwendigen bzw. sinnvollen Zentralisierung unterscheidet sich je nach Größe der Kommunalverwaltung erheblich. Im Vergleich zur kameralen Verbuchung der unterjährigen Einnahme- und Ausgabe-anordnungen stellt die Systematik der doppelten Buchführung bei den dezentral Anordnungsberechtigten keine höheren Anforderungen. Ein Grundverständnis für die Vorgänge im Hintergrund (Ableitung Bilanzkontierungen, Ableitung Finanzrechnung) sollte aber bei den Buchungsberechtigten vhd. sein. Systembedingte Anforderungen an das Verständnis über doppische Buchungssätze, Forderungen, Verbindlichkeiten, Periodenabgrenzungen, Rückstellungen, Anlagen-buchhaltung usw., werden hingegen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses und bei komplexeren Geschäftsvorfällen benötigt. Auch wenn Aufgaben der Finanzbuchhaltung delegiert werden, muss die Gesamt-verantwortung festgelegt sein, damit es nicht zu Qualitätseinbußen kommt. Wei-sungsbefugnisse von leitenden Mitarbeitern müssen dann geklärt werden. Die Arbeit der Finanzbuchhaltung, die sich in Buchhaltung (Belegerfassung) und Zahlungsabwicklung (Aufgabe der Kasse) unterteilt, kann von unterschiedlichen Stel-len erbracht werden, wenn dadurch ihre Qualität nicht beeinträchtigt wird. Andere Einheiten buchen oder erfassen somit Belege, die Kasse trägt aber die Gesamtver-antwortung. Bei der Organisation der Finanzbuchhaltung sind die Vorgaben der Gemeinde-kassenverordnung (GemKVO) zu beachten. Mögliche Organisationsformen der Buchhaltung (Belegerfassung)

Typ Vorteile Nachteile

Zentral

Zusammenfassung von Kompetenzen Einheitliche Vorgehensweise bei der Behandlung von Ge-schäftsvorfällen Qualität des Buchungsstoffs hoch Schulungsaufwand gering

Relative Entfernung zum Ge-schäftsvorfall/Fachamt Fehlendes fachliches Wissen zur Beurteilung der sachge-rechten Buchung bestimmter Geschäftsvorfälle Abstimmungsaufwand im amtsübergreifenden Ge-schäftsverkehr


Optimale Vertretungsmög-lichkeiten Eindeutiger Ansprechpartner bei Unterstützungsbedarf der Fachämter Bündelung und Weiterent-wicklung von Know- How

Erhöhter Belegfluss, Transport- und Bearbeitungszeiten Ggfs. Änderung Arbeitsabläufe und Umorganisationen Auseinanderfallen von Res-sourcen- und Buchungsver-antwortung

Nachteile lassen sich abschwächen durch verstärkten EDV-Einsatz wie Workflow-Unterstützung, Nutzung von Mittelbindungen. Einige Nebenbuchhaltungen wie z.B eine Lagerbuchhaltung lassen sich nur zentral abbilden.

Dezentral

Nähe zum Geschäftsvorfall, Vorort Kenntnisse zum Vor-gang vhd. Optimale Steuerungsmög-lichkeiten im Hinblick auf Budgetauswirkung einzelner Buchungen Belegfluss muss nicht verän-dert werden Akzeptanzgewinn Wenige personelle Verände-rungen

Permanenter erhöhter Schu-lungsaufwand aufgrund techni-scher, gesetzlicher, personeller Änderungen Risiko fehlerhafter Buchungen (wenig Routine, ungleicher Wissensstand) Uneinheitliche Buchungsquali-täten Aufwand für Überwachung des Buchungsgeschäfts Ggfs. hohe Lizenzkosten Schnittstellen-Problematik (technisch und menschlich) Erhöhter Koordinationsbedarf bei der Jahresabschluss-erstellung (z.B. Rechnungsab-grenzung, Rückstellungen)

Gemischt / Teil-dezentral / Bu-chungsinseln

Kombination aus Vorteilen dezentral (Fachlichkeit, Auf-wand) und zentral (Qualität Buchungsstoff) nutzbar. Vor-genannte Nachteile können kompensiert werden.

Einmaliger konzeptioneller und organisatorischer Aufwand (dezentrale Bünde-lung/Weiterreichung).

Mögliche Varianten: unterjährige einfache Buchungen dezentral, Jahresabschluss-buchungen zentral, Anlagenbuchhaltung zentral, Kontierung auf Anlage dezentral, größere dezentrale Einheiten, die sich intern zentral organisieren. Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit der Aufgabenerledigung kann darin bestehen,


dass eine Gemeinde ihre Finanzbuchhaltung ganz oder teilweise von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung (andere Verwaltung, Rechenzentren oder pri-vatwirtschaftlich geführten Organisationen) erledigen lässt. Die Möglichkeit einer Übertragung der Aufgabe auf Dritte kann insbesondere für kleinere Kommunen eine attraktive Lösung sein. Kommunen können sich zusammenschließen, um Synergieef-fekte zu erzielen und damit Kosten einzusparen. § 94 GemO erlaubt diese Art der Aufgabenerledigung. Letztlich trifft jede Verwaltung ihre eigene Entscheidung über die Organisation des Rechnungswesens bei Abwägung aller Vor- und Nachteile der verschiedenen Vari-anten. Hieraus sich ergebende notwendige Anpassungen der Aufbau- und Ablaufor-ganisation sollten bereits zu Beginn einer Umstellung auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen abgeschlossen sein. Für die Ablage der Belege wird eine optische Belegarchivierung empfohlen.

D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften 18

D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften

Der Kontenplan ist ein allgemeines, verbindlich anzuwendendes Schema zur syste-matischen Gliederung der Konten der Buchhaltung. D.h. er ordnet die große Anzahl der Konten und legt ihren Inhalt fest. Das ihm zugrunde liegende Schema ist fast immer nach der Dezimalklassifikation aufgebaut, d.h. es gibt 10 Kontenklassen (Klassen 0 bis 9). Der in Baden-Württemberg anzuwendende Kontenrahmen basiert auf dem Kontenrahmen II/2 der Innenministerkonferenz vom 21.11.2003. Dieser ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut.

Die aktuellste Version von Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften (Anla-ge 27.2 und 27.3 der VwV Produkt- und Kontenrahmen) finden Sie auf den In-ternetseiten www.im.baden-wuerttemberg.de und www.nkhr-bw.de unter den „Rechtlichen Rahmenbedingungen“.

Überblick über die Kontenklassen des Kontenrahmen für Baden-Württemberg Im Kontenrahmen BW sind die Klassen 0 bis 8 der Finanzbuchführung vorbehalten. Die Klasse 9 kann für eine kontenmäßige Darstellung der Kosten- und Leistungs-rechnung (KLR) genutzt werden. Kontenklassen und Inhalt Kontenrahmen BW:

0

Immaterielles Vermögen und Sachvermögen

1 Finanzvermögen und aktive RAP

2 Kapitalposition, Sonderposten, Verbindlichkei-ten, Rückstellungen, passive RAP

3 Erträge

4 Aufwendungen

5 Außerordentliche Erträge und Aufwendungen

6 Einzahlungen

7 Auszahlungen

8 Abschlusskonten

9 Kosten- und Leistungsrechnung

Vermögens-rechnung

Finanz- rechnung

KLR

Ergebnis-rechnung

D Kontenrahmen und Zuordnungsvorschriften 19

Ergänzt wird der Konterahmen durch erläuternde Zuordnungsvorschriften. In diesen wird für die einzelnen Konten näher erläutert, welche Geschäftsvorfälle über das ein-zelne Konto gebucht werden.

E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen 20

E Buchungsfälle gegliedert nach dem Kontenrahmen Die folgende Gliederung der Buchungsbeispiele orientiert sich an den Konten-gruppen des Kontenplans.

Eröffnungsbilanzbuchungen / Einbuchen der Anfangsbe-stände Spätestens zur Erstellung des ersten doppischen Jahresabschlusses müssen alle Eröffnungsbilanzbuchungen vollzogen sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist ein Mindest-maß an Eröffnungsbuchungen notwendig, um den laufenden Betrieb zu ermöglichen und um aussagefähige Sachkontenbestände unterjährig zu gewährleisten (u.a. Einbuchung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten aus den Kassenresten des letzten kameralen Jahres). Ohne Anfangsbestand können einzelne Bestands-konten unterjährig einen negativen Saldo ausweisen. Die Eröffnungsbuchungssätze für die aktiven und passiven Bestandskonten lauten:

Aktivkonto an Eröffnungsbilanzkonto Eröffnungsbilanzkonto an Passivkonto

Es wird abhängig vom EDV-Verfahren empfohlen, die Einbuchung der Eröffnungsbi-lanzwerte nicht generell über ein einzelnes Eröffnungsbilanzkonto zu tätigen. Aus Transparenzgründen sollen verschiedene Konten für die Einbuchung der Eröff-nungsbilanzwerte verwendet werden. Z. B,: 80110 Abschluss Eröffnungsbilanz 80111 manuelle Bestandseinbuchung 80112 OP-Übernahme 80113 Übernahme Anlagen Werden alle verwendeten Eröffnungsbilanzkonten nach erfolgter Einbuchung der kompletten Eröffnungsbilanz saldiert, so muss die Summe aller Sollwerte der Summe aller Habenwerte entsprechen. Teilweise ergeben sich die einzubuchenden Werte aus der letzten kameralen Rech-nung. Siehe hierzu auch den Leitfaden zur Bilanzierung.


Beispiel einer manuellen Bestandseinbuchung

Für die Eröffnungsbilanz wurde ein Bestand an Fahrzeugen in Höhe von 150.000 € ermittelt (Position 1.2.6 "Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge" der Bilanz)

Soll

06 Fahrzeuge

Haben

Soll

80113 Übernahme Anlagen

Haben

� 150.000 � 150.000

Ergebniswirksame Buchungen Im Folgenden werden ausgewählte Buchungsbeispiele aus einzelnen Bereichen des Kontenrahmens dargestellt.

Steuern und ähnliche Abgaben Exemplarisch für die Buchung von Steuern und Abgaben werden im Folgenden Bu-chungen im Zusammenhang mit der Gewerbesteuer dargestellt. Allgemeines: Forderung und Ertrag von Steuern und Abgaben sind nach dem Datum des Be-scheids dem jeweiligen Haushaltsjahr zuzuordnen. Beispiel: Einbuchen eines Gewerbesteueranspruchs Buchungsbeispiel Gegenüber dem Bürger besteht eine Forderung für Gewerbesteuer in Höhe von 1.000 €. Buchungssatz � Öffentlich-rechtliche Forderung an Ertrag aus Gewerbesteuer 1.000 €

(ergebnisrelevant)

� Bank (Einzahlung) an Öffentlich-rechtliche Forderung

Buchung in Ergebnisrechnung Soll

1521 Steuerforde-rungen

Haben

Soll


Haben

� 1.000 � 1.000


Ausgleich der Forderung durch Einzahlung

a) Steuerschuldner überweist den kompletten Betrag

Durch die Überweisung wird die Forderung ausgeglichen.

Soll

1711 Bank (6013*) Haben

Soll


Haben

� 1.000 � 1.000

b) Steuerschuldner überweist nur einen Teilbetrag (Unterzahlung)

Der Unterschied zur Buchung a) besteht darin, dass noch eine Restforderung von 200,-- € auf dem Debitor und dem Konto 1521 stehen bleibt.

Soll

1711 Bank (6013*)

Haben

Soll


Haben

� 800 � 800

*Finanzrechnung in den Fällen a) und b)

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Einzahlung als Zu-gang fortgeschrieben werden. Abweichend zum bisherigen Haushaltsrecht (§ 42 Abs. 2 GemHVO kameral) wird das „IST“ im Jahr des Zahlungseingangs ver-bucht, nicht mehr im Jahr der Fälligkeit (Umkehrschluss aus § 43 Abs. 1 Nr. 4 GemHVO). Generell gilt daher: Die Konten der Finanzrechnung werden somit immer in den Jahren fortgeschrieben, in denen auch die Zahlungen erfolgen.

c) Überzahlung durch den Steuerschuldner

Für die Behandlung und Verbuchung des Differenzbetrags, der zu der Überzahlung führt, sind in der Finanzrechnung zwei Varianten denkbar. Entweder Verbuchung der kompletten Überzahlung auf dem Einzahlungskonto für Steuern (hier Einzahlung Gewerbesteuer, Variante 1) oder gesplittete Verbuchung auf dem Einzahlungskonto für Steuern (hier Einzahlung für Gewerbesteuer) und Verbuchung der Überzahlung auf dem Finanzrechnungskonto für haushaltsunwirksame Einzahlungen 679 (Varian-te 2).

Beiden Varianten gemein ist, dass die Überzahlung als Verbindlichkeit (weitere sons-tige Verbindlichkeit) zu behandeln und zurückzuzahlen ist. Die ursprüngliche Forde-


rung wird demnach nicht mit dem überzahlten Betrag bebucht, was zu negativen Forderungsbeständen führen würde.

Variante 1 Die komplette Einzahlung wird auf dem eigentlichen Zahlungskonto verbucht

Soll

1711 Bank (6013*)

Haben

Soll


Haben

� 1.200 � 1.000

Soll

2799 weitere sons-tige Verbindlichkeit

Haben � 200

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer muss bei Einzahlung als Zu-gang fortgeschrieben werden.

Variante 2 Die Einzahlung wird gesplittet verbucht

Soll

1711 Bank (6013*)

Haben

Soll


Haben

� 1.000 � 1.000 Soll

1711 Bank (679*)

Haben

Soll

2799 weitere sons-tige Verbindlichkeit

Haben � 200 � 200

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Die Finanzrech-nungskonten 6013 Einzahlung aus Gewerbesteuer und 679 haushaltsunwirksame Einzahlungen müssen bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden.

Absetzungen / Rückzahlungen

Abgaben, die von der Gemeinde zurückzuzahlen sind, sind bei den Erträgen abzu-setzen auch wenn sie sich auf Erträge und Einzahlungen der Vorjahre beziehen (§ 16 Abs. 3 GemHVO).


Hinweis: Bei solchen Buchungen muss die Auswirkung auf den Finanzausgleich be-achtet werden. Absetzungen in der Finanzrechnung müssen auf denselben Konten erfolgen, auf denen auch die ursprünglichen Buchungen erfolgt sind. Einzahlungen, die zurückzuzahlen sind, sind bei Einzahlungskonten abzusetzen.

Weitere ordentliche Erträge

Alle weiteren ordentlichen Erträge der Kontengruppen 32, 33, 34, 35 werden analog zum Buchungsbeispiel im Kapital "Steuern und ähnliche Abgaben" gebucht, ausge-nommen Absetzungen bzw. Rückzahlungen nach § 16 GemHVO.

Ist eine Gebühr oder Ähnliches im Folgejahr zurückzuzahlen, so ist dies im Aufwand bzw. als Auszahlung zu buchen (§ 16 Abs. 1 GemHVO). Lediglich bei Rückzahlun-gen im selben Haushaltsjahr darf abgesetzt werden.

Zuwendungen und allgemeine Umlagen Spenden/Sponsoring Erhaltene oder verbindlich zugesicherte Spenden (z.B. durch Vertrag) können sowohl ordentlichen als auch außerordentlichen Ertrag darstellen. Ordentlicher Ertrag (Konto 314) liegt vor, wenn der Ertrag gemäß der Zweckbindung zu Finanzierung von ordentlichen Aufwendungen zu verwenden ist. Ansonsten han-delt es sich bei der Spende um außerordentlichen Ertrag (Konto 5011). Buchungsschema Spenden:


Bank an Erträge aus Spenden

Soll

1711 Bank

Haben

Soll

3148 Spenden für lfd. Zwecke

Haben

� 300 � 300


In der Praxis werden Spenden über das Nebenbuch (Debitorenbuchhaltung) abge-wickelt. In diesem Fall wäre wie folgt zu buchen.

� Privatrechtliche Forderung 300 € an Ertrag aus Spenden für lfd. Zwecke 300 € Soll

1691 Privatrechtli-che Forderung

Haben

Soll

3148 Spenden für

lfd. Zwecke

Haben � 300 � 300

Buchung in Finanzrechnung � Einzahlung aus Spenden für lfd. Zwecke an Privatrechtliche Forderung 300 € Soll

1711 Bank

(6148**)

Haben

Soll

1691 Privatrechtli-che Forderung

Haben � 300 � 300

Auf die Darstellung über das Nebenbuch wird in folgenden Beispielen verzichtet.

**Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 614 Zuweisungen und Zuschüsse muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden.

Erträge aus Sponsoring sind entsprechend zu buchen (Konto 3461).


Die nachfolgenden Beispiele stellen verschiedene Spendensachverhalte und deren Verbuchung dar:

Sachverhalt 1: Geldspenden ohne Zweckbindung (außerordentlicher Ertrag)

1 Spendeneingang (Ertragsbuchung)

Buchungen

Nr. Jahr

Konto Soll Konto Haben

Nr. Bezeichnung Betrag (EUR) Nr. Bezeichnung

Betrag (EUR)

1 2008 1711

(614)

Bank

(Zuweisung/Zuschüsse)

1.000,-- 5011

Spenden

1.000,-

Kontierung Ergebnisrechnung: Verrechnungs-Produkt in den Teilergebnisrechnungen, So-lange nicht zuordenbar zunächst Verbuchung unter Produktgruppe 61.20

Sachverhalt 2: Geldspende mit Zweckbindung – konsumtiver Zweck (ordentlicher Er-trag)

2a Spendeneingang (Ertragsbuchung)

2b Spendenverwendung im selben Haushaltsjahr (Aufwandsbuchung)

2c Jahresabschlussbuchung (Bildung eines Passiven Rechnungsabgrenzungspostens für den nicht verwendeten Anteil der Spende)

2d Jahresanfangsbuchung (im Folgejahr)

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

2a 2008 1711

(614)

Bank

(Zuweisung/Zuschüsse)

1.000,-- 314-

4

Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke

1.000,-

2b 2008 4

Aufwand 900,- 1711

(7)

Bank

(Auszahlung)

900,-

2c 2008 314- Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke

100,- 2911 Passive Rechnungs-abgrenzungen

100,-

2d 2009 2911 Passive Rechnungs-abgrenzungen

100,- 314- Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke

100,-


Kontierung Ergebnisrechnung: Separater Spenden-Kostenträger (in den Teilergebnisrech-nungen). Bei Verwendung der Spende erfolgt Umbuchung des zunächst separat geparkten Ertrags auf den verwendenden Bereich. Die Umbuchung ist nicht finanzrechnungsrelevant.

Sachverhalt 3: Geldspende mit Zweckbindung – investiver Zweck

(Investiver Zweck ist bereits bei Spendeneingang bekannt; Mittelverwendung im sel-ben Haushaltsjahr

3a Spendeneingang (Einzahlung)

3b Spendenverwendung (Auszahlung) für Investition

Buchungen

Nr. Jahr


Nr. Bezeichnung Betrag (EUR)


3a 2008 1711

(681-)

Bank

(Investitions-zuwendungen)

1.000,-- 211

Sonderposten 1.000,-

3b 2008 0 Anlage 1.000,- 1711

(78)

Bank

Auszahlung für Investi-tion

1.000,-

3a Kontierungs-Objekt: Investives Projekt (in den Teilfinanzrechnungen)

3b Kontierungs-Objekt: Investives Projekt (in den Teilfinanzrechnungen)


Sachverhalt 4: Geldspende mit Zweckbindung – investiver Zweck ergibt sich im Folge-jahr

(Investiver Zweck ist bei Spendeneingang noch nicht bekannt und / oder die Verwen-dung der Spende erfolgt erst im Folgejahr)


4b Jahresabschlussbuchung (falls Mittelverwendung erst im Folgejahr)

4c Jahresanfangsbuchung im Folgejahr Umbuchung PRAP an investiver Zuschuss

4d Spendenverwendung (Auszahlung) für Investition

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

4a 2008 1711

(614)

Bank

1.000,-- 314-

Zuweisungen und Zuschüsse für lau-fende Zwecke

1.000,-

4b 2008 314- Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke

1.000,- 2911 Passive Rechnungs-abgrenzungen

1.000,-

4c 2009 2911 Passive Rechnungsab-grenzungen

1.000,- 211 Sonderposten 1.000,-

4d 2009 0 Anlage 1.000,- 1711

(78)

Bank

Auszahlung für Inves-tition

1.000,-

4a Kontierungs-Objekt: Spenden-Kostenträger (in den Teilergebnisrechnungen)

4d Kontierungs-Objekt: Investives Projekt (in den Teilfinanzrechnungen)


Sachverhalt 5: anteilige Geldschenkung (Teilschenkung) – investiver Zweck

5a Spendeneingang (Einzahlung)

5b Spendenverwendung (Auszahlung) für Investition (Gesamt-AHK hier 2.000 €)

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

5a 2008 1711

(681-)

Bank

(Investitionszuwendun-gen)

1.000,--

211

Sonderposten

1.000,-

5b 2008 0 Anlage 2.000,- 1711

(78)

Bank

(Auszahlung für In-vestition)

2.000,-

6a Kontierungs-Objekt: Investives Projekt (in den Teilfinanzrechnungen)

6b Kontierungs-Objekt: Investives Projekt (in den Teilfinanzrechnungen)


Sachverhalt 6: anteilige Geldschenkung (Teilschenkung) – konsumtiver Zweck


7b Jahresabschlussbuchung (falls Mittelverwendung erst im Folgejahr)

7c Jahresanfangsbuchung (im Folgejahr) (falls Mittelverwendung erst im Folgejahr)

7d Spendenverwendung im selben Haushaltsjahr (Aufwandsbuchung – Anteil Finanzierung durch Spende: 1.000 Euro)

7e Aufwandsbuchung – Anteil Finanzierung Haushalt: 2.000 Euro

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

6a 2008 1711

(614-)

Bank

(Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke)

1.000,-- 314-

Zuweisungen und Zuschüsse für lau-fende Zwecke

1.000,-

6b 2008 314- Zuweisungen und Zu-schüsse für laufende Zwecke

1.000,- 2911 Passive Rechnungs-abgrenzungen

1.000,-

6c 2009 2911 Passive Rechnungsab-grenzungen

1.000,- 314- Zuweisungen und Zuschüsse für lau-fende Zwecke

1.000,-

6d 2009 4 Aufwand 1.000,- 1711

(7)

Bank

(Auszahlung)

1.000,-

6e 2009 4 Aufwand 2.000,- 1711

(7)

Bank

(Auszahlung)

2.000,-

6a – 6d Kontierung Ergebnisrechnung: Spenden-Kostenträger (in den Teilergebnisrechnun-gen)

6e Kontierung Ergebnisrechnung: Produkt / Kostenstelle (in den Teilergebnisrechnungen)


Sachverhalt 7: Sachspende - Anlagevermögen

7a Sachspendeneingang (Anlage) – geschätzter Wert: 2.000 Euro

7b Sachspendeneingang (Sonderposten) – geschätzter Wert: 2.000 Euro

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

7a 2008 0 Anlage 2.000,- 211 Sonderposten 2.000,-

7b 2008

Sachverhalt 8: Sachspende unter der Aktivierungsgrenze nach § 38 Abs. 4 i.V.m § 46 Abs. 2 GemHVO

Es erfolgt keine Buchung


Sachverhalt 9: Sponsoring

9a Erträge aus Sponsoring

9b Spendenverwendung im selben Haushaltsjahr (Aufwandsbuchung)

9c Jahresabschlussbuchung

9d Jahresanfangsbuchung (im Folgejahr)

Buchungen

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

9a 2008 1711

(6461)

Bank

(Sonstige privat-rechtliche Leis-tungsentgelte)

1.000,-- 3461

Sonstige privatrecht-liche Leistungsent-gelte

1.000,-

9b 2008 4 Aufwand

900,- 1711

(7)

Bank

(Auszahlung)

900,-

9c 2008 3461 Sonstige privat-rechtliche Leis-tungsentgelte

100,- 2911 Passive Rech-nungsabgrenzungen

100,-

9d 2009 2911 Passive Rech-nungsabgrenzungen

100,- 3461 Sonstige privatrecht-liche Leistungsent-gelte

100,-

Kontierung Ergebnisrechnung: Produkt


Finanzerträge Zu den Finanzerträgen zählen Erträge aus Beteiligungen, z.B. Dividenden oder an-dere Gewinnanteile sowie Zinsen und ähnliche Erträge.1 Hierunter fallen aber auch Nebenforderungen. Säumniszuschläge, Mahngebühren und Steuernachforderungen Beispiel: Gemeinde veranlagt Gewerbesteuer in Höhe von 20.000 € zzgl. Nachzahlungszinsen (800 €), Säumniszuschläge (400 €) und Mahngebühren (75 €).

1. Buchung der einzelnen Forderungen, die sich aus diesem Sachverhalt

ergeben.


� Öff.-rechtliche Forderung 20.800 € an Ertrag aus Gewerbesteuer 20.000 €

an Verzinsung von Steuernachforderungen 800 €

� Öff.-rechtliche Forderung an Säumniszuschläge 400 €

� Öff.-rechtliche Forderung an Säumniszuschläge (Mahngebühren) 75 €

Soll

1521 Öff.-rechtliche Forde-

rung

Haben

Soll


Haben � 20.800 � 20.000

Soll

3562 Verzinsung von Steuernach-

forderungen

Haben � 800 Soll


rung

Haben

Soll

3562 Säumniszu-

schläge

Haben � 400 � 400 Soll


rung

Haben

Soll

3562 Säumniszu-

schläge

Haben � 75 � 75

1 Notheis/Ade: Das Neue Kommunale Haushaltsrecht Baden-Württemberg, 2006, S.48.


Ausgleich der Forderungen durch Einzahlung

Steuerschuldner überweist den ausstehenden Betrag inkl. aller Nebenforderungen. Durch die Überweisung werden die bestehenden Forderungen ausgeglichen.

� Einzahlung aus Gewerbesteuer 20.000 €

Verzinsung von Steuernachforderungen 800 € Säumniszuschläge 400 € Säumniszuschläge (Mahngebühren) 75 € an Öff.-rechtliche Forderung 21.275 €

Soll

1711 Bank (6013*)

Haben

Soll


rung

Haben � 20.000 � 21.275 Soll 1711 Bank (6562*) Haben � 800 Soll 1711 Bank (6562*) Haben � 400 Soll 1711 Bank (6562*) Haben � 75

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Die Finanzrech-nungskonten 6013 Gewerbesteuer, 6562 Verzinsung von Steuernachforderungen, 6562 Säumniszuschläge müssen bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Dividenden Fall a) Der Jahresüberschuss wird in Form einer Dividende an den Haushalt der Ge-meinde abgeführt Hinweise zur Verbuchung von abgeführten Dividenden:

Die Dividende muss brutto ausgewiesen werden. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Buchung der Verbindlichkeit beim verbundenen Unternehmen und der For-derung bei der Gemeinde zeitversetzt erfolgen. Erst nachdem die ausschüttende Ge-sellschaft einen Gewinnverwendungsbeschluss gefasst hat, ist ein Anspruch bei der Gemeinde einzubuchen.


Beispiel: Eingang Abrechnung in 2008 über die anteilige Gewinnausschüttung aus einem ver-bundenen Unternehmen bzw. Beteiligung für das Jahr 2007. Die Kapitalertragssteu-er( inkl. Solidaritätszuschlag) 25% ist bereits abgezogen. Die Dividende wird an den Eigenbetrieb bzw. an den Stadthaushalt ausbezahlt. Dividende 1.000,- Euro; Kapi-talertragssteuer inkl. Solidaritätszuschlag 250,- Euro. Aus diesem Sachverhalt ergeben sich zwei Forderungsbuchungen (Forderung ge-genüber dem verbundenen Unternehmen und Forderung gegenüber dem Finanzamt für die Erstattung der Kapitalertragssteuer), die in einem zusammengesetzten Bu-chungssatz gebucht werden können. Hinweis: Bei Führen der Beteiligung im BgA wird der volle Betrag der Kapitalertrags-steuer erstattet. Bei Führen der Beteiligung im Hoheitsbereich wird der hälftige Be-trag erstattet. Entsprechend hoch ist die Forderung auf Erstattung ggü. dem Finanz-amt zu buchen.

1. Buchung der einzelnen Forderungen, die sich aus diesem Sachverhalt erge-ben.


� Übrige privatrechtliche Forderung an Erträge aus Gewinnanteilen an

verbundenen Unternehmen 750 €

Forderung geg. dem Finanzamt an Erträge aus Gewinnanteilen an verbundenen Unternehmen 250 €

Soll

1691 Übrige privat-rechtliche Forde-

rung

Haben

Soll

3651 Erträge aus Gewinnanteilen an verbundenen

Unternehmen

Haben � 750 � 750 � 250 Soll

1691 Forderung geg. dem Finanz-

amt

Haben

� 250


Ausgleich der Forderungen durch Einzahlung

Die Dividende wird vom verbundenen Unternehmen ausgezahlt:

� Gewinnanteile aus verb. Unternehmen an Übrige privatr. Forderung 750 €

Das Finanzamt erstattet die Kapitalertragssteuer:

� Gewinnanteile a. verb. Unternehmen an Forderung geg. dem Finanzamt 250 €

Soll

1711 Bank (6651*)

Haben

Soll

1691 Übrige privat-rechtliche Forde-

rung

Haben � 750 � 750 � 250

Soll

1691 Forderung geg. dem Finanz-

amt

Haben � 250

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 6651 Gewinnanteile aus verbundenen Unternehmen, muss bei Ein-zahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Fall b) Der Jahresüberschuss wird beim verbundenen Unternehmen in die Rücklagen eingestellt und nicht als Dividende ausgeschüttet. Dieser Sachverhalt führt bei der Gemeinde zu keiner Buchung, da es bei einer Ein-stellung des Jahresüberschusses in die Rücklagen zu keiner Erhöhung der Beteili-gung kommt. Fall c) Der Jahresüberschuss wird dazu verwendet, einen Verlustvortrag zu tilgen. Durch diesen Vorgang entstehen der Gemeinde keine Erträge oder Forderungen ge-genüber dem verbundenen Unternehmen. Es findet somit auch keine Buchung bei der Gemeinde statt. Fall d) Der Jahresüberschuss wird als Gewinnvortrag auf künftige Jahre vorgetragen. Ein Gewinnvortrag hat keine Buchungen bei der Gemeinde zur Folge.


Fall e) Behandlung eines Jahresverlustes als:

• Tilgung aus einem Gewinnvortrag • Vortrag auf neue Rechnung • Reduzierung der Rücklagen • Gemeinde trägt Verlustausgleich sofort (Aufwand bei Konto 4355/ Auszahlung

bei Konto 7355) • Gemeinde muss Verlustausgleich tragen, Ausgleichshöhe und Zeitpunkt un-

gewiss (Aufwand 4355 an Sonstige Rückstellung 289-), wenn bei beteiligtem Unternehmen kein Verlustvortrag vorgenommen wird

• Unternehmen bucht den Verlust gegen Eigenkapital, Kommune hat ggfs. den Beteiligungswert zu berichtigen/abzuschreiben.

Eine Tilgung aus einem Gewinnvortrag, ein Vortrag auf neue Rechnung oder eine Reduzierung der Rücklagen haben grds. keine Buchungen bei der Gemeinde zur Folge.


Aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen2 Soweit die Gemeinde Leistungen für die Herstellung von Gütern des Sachvermögens für den eigenen Bedarf erbringt, sind diese zu aktivieren. Rechtsgrundlage hierfür ist § 16 Abs. 5 GemHVO.

§ 16 Weitere Vorschriften für Erträge und Aufwendungen

(5) Interne Leistungen sind in den Teilhaushalten zu verrechnen (innere Verrechnungen). Dasselbe gilt für aktivierungsfähige interne Leistungen, die einzelnen Maßnahmen des Finanzhaushalts zu-zurechnen sind. Dies geschieht durch eine Buchung, die Ertrag beim jeweils leistungserbringenden Amt darstellt und gleichzeitig die Anschaffungs- und Herstellungskosten der Maßnahme im Finanzhaushalt erhöht. Die entsprechende Buchung lautet: 0 Aktivkonto (+Anlagegut) an 3711 aktivierte Eigenleistung Die Ertragsbuchung auf Konto 3711 stellt damit am Jahresende einen Ausgleich dar für die im Laufe des Jahres entstandenen Personal- und Sachaufwendungen in den betroffenen Ämtern. Eine Fortschreibung der Finanzrechnung findet nicht statt, auch wenn aktivierte Eigenleistungen in den Mustern "Finanzplanung der Investitionsmaß-nahmen" und "Finanzrechnung der Investitionsmaßnahmen" der VwV Produkt- und Kontenrahmen nachrichtlich aufzuführen sind.

Personalaufwendungen/Versorgungsaufwendungen Für Buchungen im Zusammenhang mit Personalaufwenden wird auf das Buchungs-beispiel in den Anlagen zum Leitfaden verwiesen. Dazu gehört auch die allgemeine Umlage (Versorgungsumlage) an den KVBW (Kontenart 402). Die Beihilfeumlage an den KVBW ist zu differenzieren. Der Anteil für die aktiven Beamten und Beschäftig-ten ist bei den Personalaufwendungen zu verbuchen (Kontenart 404). Der Anteil für die Versorgungsempfänger ist als Versorgungsaufwand auszuweisen (Kontenart 414). Buchungsbeispiel An den KVBW sind 117.000 € für die allgemeine Umlage für die Beamtenversorgung zu überweisen. Buchungssatz � Versorgungsaufwendungen Beamte an Verbindlichkeiten 117.000 €

� Verbindlichkeiten an Bank/Auszahlung 117.000 €

2 Stefan Metzing: Kontaktstudiengang "Kommunaler Bilanzbuchhalter NKHR" - Skript Buchführung



Soll

4021 Beiträge zur Versorgungskasse

- Beamte

Haben

Soll

2511 Verbindlich-keiten

Haben � 117.000 � 117.000

Ausgleich der Verbindlichkeit durch Auszahlung

Soll


Haben

Soll

1711 Bank (7021*) Haben

� 117.000 � 117.000

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto 7021 Beamte muss bei Auszahlung als Zugang fortgeschrieben werden.

Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Die Konten der Kontengruppe 42 sind entsprechend dem vorherigen Buchungsbei-spiel als Aufwand an Verbindlichkeiten / Verbindlichkeiten an Bank (Zahlungskonto) zu buchen.

Transferaufwendungen Die Konten der Kontengruppe 43 sind entsprechend dem vorherigen Buchungsbei-spiel als Aufwand an Verbindlichkeiten / Verbindlichkeiten an Bank (Zahlungskonto) zu buchen. Beim Konto 431 ist die Bereichsabgrenzung A zu berücksichtigen. Bei der Buchung der Transferaufwendungen ist Anlage 2 "FAG-relevante Konten" des Leitfadens verbindlich anzuwenden.


Sonstige ordentliche Aufwendungen Die Konten der Kontengruppe 44 sind entsprechend dem vorherigen Buchungsbei-spiel als Aufwand an Verbindlichkeiten / Verbindlichkeiten an Bank (Zahlungskonto) zu buchen. Beim Konto 445 ist die Bereichsabgrenzung A zu berücksichtigen.

Zinsen und sonstige Finanzaufwendungen Die Konten der Kontengruppe 45 sind entsprechend dem vorherigen Buchungsbei-spiel als Aufwand an Verbindlichkeiten / Verbindlichkeiten an Bank (Zahlungskonto) zu buchen. Beim Konto 451 ist die Bereichsabgrenzung B zu berücksichtigen.

Bilanzielle Abschreibungen Abschreibungen stellen den Werteverzehr des Anlagevermögens dar. Die jährliche Wertminderung wird als Aufwand auf einem Abschreibungskonto erfasst und min-dert das Jahresergebnis. Gesetzliche Grundlage: § 46 GemHVO § 46 GemHVO unterscheidet planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen.

1. Planmäßige Abschreibung § 46 Absatz 1 GemHVO Die Vermögensgegenstände des immateriellen Vermögens und des Sachanlage-vermögens ohne Vorräte, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist (abnutzbare Wirt-schaftsgüter), werden grundsätzlich planmäßig abgeschrieben, das bedeutet ent-sprechend ihrer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Nähere Ausführungen zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer enthält die Ab-schreibungstabelle für Baden-Württemberg. a) Berechnungsmethode der Abschreibung

§ 46 Absatz 1 GemHVO gibt grundsätzlich die zeitbezogene lineare Abschrei-bung vor. D.h. die planmäßige Abschreibung erfolgt in gleichen Jahresraten über die Dauer der voraussichtlichen Nutzung. Eine Abschreibung in fallenden Beträgen (degressive Abschreibung) und nach der Maßgabe der Leistungsabgabe (Leistungsabschreibung) ist nur erlaubt, wenn die Wertminderung dem Nutzungsverlauf wesentlich besser entspricht.


Bei der degressiven Abschreibung ist die Nutzungsdauer der Ausgangspunkt. Die Abschreibung wird nur im ersten Jahr von den AHK des Anlagegutes berech-net, in den Folgejahren dagegen mit einem gleich bleibenden Prozentsatz vom jeweiligen Buchwert (daher: Buchwert - AfA). Infolge der jährlich kleiner wer-denden Bemessungsgrundlage ergeben sich fallende AfA – Beträge. Bei der Leistungsabschreibung wird der Vermögensgegenstand nicht nach Zeit, sondern nach der Inanspruchnahme abgeschrieben (z.B. im Bereich Abfalldepo-nie: Abschreibung nach Verfüllung; z.B, bei Maschinen nach Betriebsstunden). b) Beginn / Ende der Abschreibung § 46 Absatz 2 GemHVO Bei Anschaffung oder Veräußerung von Vermögensgegenständen während des Haushaltsjahres ist der Beginn oder das Ende der Abschreibung nach Monatsra-ten auf den Monat der Anschaffung oder Veräußerung zu beziehen. Es empfiehlt sich aus Vereinfachungsgründen (Vereinheitlichung mit steuerrechtlicher Rege-lung bei BGAs), dass die Abschreibung am Ersten des Anschaffungsmonates be-ginnt und am letzten Tag des Vormonates der Veräußerung endet. 2. Außerplanmäßige Abschreibung § 46 Absatz 3 GemHVO

Außerplanmäßige Abschreibungen sind bei abnutzbaren und nicht abnutzbaren Vermögensgegenständen nur im Falle einer dauerhaften Wertminderung vor-zunehmen. Danach muss das Wirtschaftsgut für die restliche Nutzungsdauer wei-terhin planmäßig abgeschrieben werden. Nach Satz 2 sind außerplanmäßige Abschreibungen rückgängig zu machen, wenn die Gründe für die Wertminderung wider Erwarten nicht mehr bestehen. 3. Buchung der Abschreibung

Die Buchung der Abschreibung erfolgt i.d.R. direkt. D.h. die Wertminderung wird direkt auf dem Anlagekonto gebucht. Sie wirkt sich auf dem Abschreibungskonto als Aufwand aus. Die Grundlagen für die Höhe der Abschreibungsbeträge, den Abschreibungsbe-ginn, das zu bebuchende Produkt bzw. die Kostenstelle werden im Nebenbuch bei den Anlagestammsätzen angelegt. Ebenso die Kontenzuordnung in der Bilanz und der Ergebnisrechnung. Danach werden über die maschinell gesteuerten Abschreibungsläufe die Daten in der Kostenrechnung sowie auf den Anlage- und den Aufwandskonten verbucht. Die Finanzrechnung wird dabei nicht berührt. Im Kontenrahmen für Baden – Württemberg gibt es für bilanzielle Abschreibun-gen folgende Aufwandskonten:


a) planmäßige Abschreibungen

4711 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände und Sachan-lagen. Darunter sind die Empfehlungskonten analog der Bilanzstruktur bei immateri-ellen Vermögensgegenständen und Sachanlagen aufgeführt. 4721 Abschreibungen auf Finanzvermögen Die Empfehlungskonten sehen die Unterteilung in Abschreibungen auf Forde-rungen wegen Uneinbringlichkeit / Einzelwertberichtigung und sonstige Ab-schreibungen auf Finanzvermögen vor. 479 Sonstige Abschreibungen Werden planmäßige Abschreibungen wieder aufgehoben, ist dies als Ertrag beim Konto 3581 zu buchen.

b) außerplanmäßige Abschreibungen

513 außerplanmäßige Abschreibungen Hier gibt es keine Empfehlungskonten analog der Bilanzstruktur. Werden außerplanmäßige Abschreibungen wieder aufgehoben, ist dies als Er-trag aus Zuschreibung auf dem Konto 5013 zu buchen.

Beispiel: Eine Gemeinde kauft am 01.07.2007 einen LKW im Wert von 40.000 Euro. Die Nutzungsdauer beträgt 8 Jahre. Das Fahrzeug wird linear abgeschrieben. Die Abschreibungsbeträge sind: 1. Jahr 2.500 Euro 2. bis 8. Jahr 5.000 Euro 9. Jahr 2.500 Euro


Am 01.07.2008 Jahr hat der Wagen einen Unfall und erfährt eine dauernde Wertminderung von 1.500 Euro.

Jahr Bestand Anschaffungs-

wert

Normalab-

schreibung

Außerplanm.

Abschreibung Restbuchwert

<2007 2007 40.000,00 40.000,00 2.500,00- 37.500,00 2008 40.000,00 5.000,00- 1.500,00- 31.000,00 2009 40.000,00 4.769,00- 26.231,00 2010 40.000,00 4.769,00- 21.462,00 2011 40.000,00 4.769,00- 16.693,00 2012 40.000,00 4.769,00- 11.924,00 2013 40.000,00 4.769,00- 7.155,00 2014 40.000,00 4.769,00- 2.386,00 2015 40.000,00 2.386,00-

* 40.000,00 38.500,00- 1.500,00-

Die Gemeinde bucht die anfallenden Abschreibungen wie folgt:

Nr. Jahr


Nr. Bezeichnung Be-trag (EUR)

Nr. Bezeichnung

1

2

3

4

2007

2008

2008

2009

s.o.

4716

513

4716

4716

Abschreibung auf

Fahrzeuge

Außerplanmäßige

Abschreibung

Abschreibung auf

Fahrzeuge

Abschreibung auf Fahrzeuge

2.500

1.500

5.000

4.769

061

061

061

061

Fahrzeuge

Fahrzeuge

Fahrzeuge

Fahrzeuge

Auf diese Weise werden durch die Abschreibungsläufe sämtliche planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen gebucht. Exkurs: Kalkulatorische Abschreibungen Bilanzmäßige Abschreibungen werden zum Abschlussstichtag im Rahmen der Be-wertung des Anlagevermögens für die Schlussbilanz vorgenommen. Sie gehen als Aufwand in die Ergebnisrechnung ein und vermindern somit das Jahresergebnis.


§ 4 Absatz 3 GemHVO lässt bei den Teilergebnishaushalten auch die Veranschla-gung von kalkulatorischen Kosten und Erlösen zu. Hierbei ist insbesondere an kalku-latorische Abschreibung oder an kalkulatorische Zinsen zu denken. Die kalkulatorischen Kosten und Erlöse werden jedoch nicht in den Gesamthaushalt mit einbezogen. Sie haben auch keine Auswirkungen auf das Gesamtergebnis, wohl aber auf die Teilergebnisrechnungen. Bei gebührenrelevanten Bereichen empfiehlt es sich, die kalkulatorischen Kosten und Erlöse (insb. kalk. Zinsen) in den Teilergebnisrechnungen darzustellen bzw. die Verrechnung über die Kontenklasse 9 (Empfehlungskontengruppen 97 und 98) durchzuführen, sofern die Teilergebnisrechnung die Grundlage für die Gebührenkal-kulation darstellt.


Aufwendungen und Erträge aus internen Leistungsbeziehungen3

Spätestens zum Jahresabschluss sind die während des Jahres aufgelaufenen inter-nen Leistungsbeziehungen innerhalb der Verwaltung durchzubuchen. Verrechnungen stellen zahlungsunwirksame Erträge und Aufwendungen dar. Auf der Ebene der Gesamtergebnisrechnung heben sich diese Erträge und Auf-wendungen aus internen Leistungsbeziehungen wieder gegenseitig auf. Daher wer-den sie im Gesamtergebnishaushalt bzw. der Gesamtergebnisrechnung auch nicht abgebildet. Da keine Zahlungen stattfinden, findet auch keine Darstellung in der Fi-nanzrechnung statt.

Es erfolgt folgende Buchung

4811 Aufwendungen int. Leistungen an 3811 Erträge int. Leistungen

Außerordentliche Erträge und Aufwendungen (§ 2 Abs. 2 GemHVO)

Begriff Unter den Posten Außerordentliche Erträge und Außerordentliche Aufwendungen sind Erträge und Aufwendungen auszuweisen, die auf unvorhersehbaren, seltenen Ereignissen beruhen oder außerhalb der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit liegen. Hierunter fallen auch Erträge und Aufwendungen aus Vermögensveränderungen, sofern sie den Buchwert über- oder unterschreiten. Im Folgenden werden exemplarisch einzelne Positionen dargestellt. Die Buchungslo-gik ist im außerordentlichen Bereich dieselbe wie bei den ordentlichen Erträgen und Aufwendungen.

Realisierte außerordentliche Erträge/Aufwendungen Spenden ohne Zweckbindung (außerordentlicher Ertrag) Für die Buchungsweise von Spenden und für die Abgrenzung ordentlicher oder au-ßerordentlicher Ertrag wird auf den Unterpunkt „Zuwendungen und allgemeine Umla-gen“ verwiesen. Die Verbuchung der Zuschreibung Werden außerplanmäßige Abschreibungen wieder aufgehoben, sind die entspre-chenden Erträge auf dem Konto 5013 zu verbuchen. Diese Erträge gelten damit auch als außerordentlich. Sie sind nicht zahlungswirksam und tauchen daher nicht in der Finanzrechnung auf. Der Buchungssatz lautet: 3 Stefan Metzing: Kontaktstudiengang "Kommunaler Bilanzbuchhalter NKHR" - Skript Buchführung


0 Aktivkonto (Anlage) an 5013 Erträge aus Zuschreibung

Veräußerung von Vermögensgegenständen (Ertrag/Aufwand) Näheres zur Veräußerung von Vermögensgegenständen ist im Kapitel "Buchungen im Zusammenhang mit Vermögensgegenständen" beschrieben.

F Buchungsfälle gegliedert nach Themengebieten 47

F Buchungsfälle gegliedert nach Themengebieten

Buchungen mit Umsatzsteuer Allgemeines

• Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer ist das Entgelt, also der Net-topreis der bezogenen Lieferungen und Leistungen zuzüglich aller Ne-benkosten.

• Die Umsatzsteuer ist auf den Rechnungen gesondert auszuweisen.

• Die Umsatzsteuer ist als durchlaufender Posten ergebnisneutral.

Vorsteuer bei Eingangsrechnungen Zahlungsrelevante Aufwände und investive Auszahlungen werden aufgrund von Ein-gangsrechnungen (ER) gebucht. Die in der Eingangsrechnung ausgewiesene Um-satzsteuer (Eingangsumsatzsteuer) – die sog. Vorsteuer – stellt für die Gemeinde (BGA) eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar und wird zunächst im Aktiv-konto „Vorsteuer“ (Kontenart 168) auf der Sollseite gebucht. Beispiel: Rechnung eines Lieferanten

Nettobetrag 1.000 € VSt. 19 % 190 € Bruttobetrag 1.190 €

Buchungssatz � Aufwand 1.000 €

Vorsteuer 190 € an Verbindlichkeiten 1.190 €

� Verbindlichkeiten an Bank 1.190 €

Buchung

Soll

4211 Aufwand

Haben

Soll

2511 Verbindlichkeiten

Haben

� 1.000 � 1.190 Soll 168 Vorsteuer Haben � 190



Soll


Haben

Soll

1711 Bank (7211*)

Haben

� 1.190 � 1.000 Soll 1711 Bank (7797*) Haben � 190

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto muss bei Auszahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Die Zah-lung muss auf den Zahlungskonten in Nettoauszahlung und in den VSt.-Anteil aufge-teilt werden. Umsatzsteuerbuchung bei Ausgangsrechnungen Der Verkauf eigener Erzeugnisse/Leistungen wird aufgrund von Ausgangs-rechnungen (AR) gebucht. Die Ausgangsrechnung weist den Nettowert der Erzeug-nisse und die darauf entfallende Umsatzsteuer gesondert aus. Die in der Ausgangs-rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer stellt für die Gemeinde (BGA) eine Verbind-lichkeit gegenüber dem Finanzamt dar und wird im Passivkonto „Umsatzsteuer“ (Kontenart 279, Empfehlungskonto 2792) auf der Habenseite gebucht. Eine Tren-nung nach Steuersätzen muss möglich sein. Beispiel: Ausgangsrechnung an einen Bürger

Nettobetrag 5.000,00 USt. 19 % 950,00 Bruttobetrag 5.950,00


Buchungssatz � Forderung 5.950 € an Ertrag 5.000 €

Umsatzsteuer 950 €

� Bank an Forderung 5.950 €

Buchung

Soll

Forderung

Haben

Soll

3421 Erträge aus Verkauf

Haben

� 5.950 � 5.000

Soll 2792 Umsatzsteu-

er

Haben � 950


Soll Forderung Haben Soll 1711 Bank (6421*) Haben � 5.950 � 5.000 Soll 1711 Bank (6797*) Haben � 950

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Die Zah-lung muss auf den Zahlungskonten in Nettoeinzahlung und in den USt.-Anteil aufge-teilt werden.


Umsatzsteuervoranmeldung / Ermittlung der Zahllast Mit dem Verkauf von Erzeugnissen entsteht zunächst eine Umsatzsteuerschuld (Verbindlichkeit) gegenüber dem Finanzamt, wobei die beim Einkauf geleistete Vor-steuer eine Forderung an das Finanzamt darstellt. Die Umsatzsteuer, Vorsteuer und die getätigten Umsätze werden in der Umsatzsteuervoranmeldung gemeldet. Den Unterschiedsbetrag zwischen Umsatzsteuer beim Verkauf und Vorsteuer beim Ein-kauf ist an das Finanzamt zu zahlen (= Zahllast). Um die Zahllast buchhalterisch zu ermitteln, sind die Salden des Kontos „Vorsteuer“ (= Forderung) und des Kontos „Umsatzsteuer“ (= Verbindlichkeit) auf ein Verrech-nungskonto für die Zahllastermittlung (Umsatzsteuer-Zahllastkonto) zu übertragen. Diese Umbuchung sollte bei Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen:

Soll

2797 Umsatzsteu-er-Zahllastkonto

Haben ZAHLLAST

ERSTATTUNGS-ANSPRUCH

Beispiel: Zahllastermittlung Soll

Vorsteuer 168

Haben

Soll

Umsatzsteuer 2792

Haben

190,00 Saldo 190,00 Saldo 950,00 950,00

Soll

2797 Ust-Zahllastkonto

Haben

190,00 � Saldo 760,00

950,00

Nach dieser Umbuchung weist nun der Saldo des „Umsatzsteuer-Zahllastkonto“ die Zahllast aus, die an das Finanzamt abzuführen ist: Soll

1711 Bank (7797)

Haben

Soll

2511 Verb. geg. Finanzamt

Haben

� 760 � 760 � 760


Beispiel: Zahllastermittlung mit dem Ergebnis, dass ein Erstattungsanspruch vor-handen ist. Annahme im folgenden Buchungsbeispiel: Das USt.-Zahllastkonto weist einen Saldo in Höhe von 50,00 € auf: Soll

Vorsteuer 168

Haben

Soll

Umsatzsteuer 2792

Haben

1.000,00 Saldo 1.000,00 Saldo 950,00 950,00

Soll

2797 Ust-Zahllastkonto

Haben

1.000,00

950,00 � Saldo 50,00

Nach dieser Umbuchung weist nun der Saldo des „Umsatzsteuer-Zahllastkonto“ den Erstattungsanspruch auf, der dem Finanzamt gegenüber einzufordern ist: Soll

Ford. geg. Finanzamt 1691

Haben

Soll

1711 Bank (6797)

Haben

� 50 � 50 � 50

Innergemeinschaftlicher Erwerb Beim Innergemeinschaftlichen Erwerb handelt es sich um Waren und Lieferungen aus dem EU-Raum, bei denen die anfallende Umsatzsteuer vom Leistungsempfän-ger nicht an das Unternehmen im EU-Ausland, sondern an das hiesige Finanzamt zu entrichten ist. Es muss eine grenzüberschreitende Warenbewegung stattfinden. In der Umsatzsteuervoranmeldung sind die innergemeinschaftlichen Erwerbe separat aufzuführen:

Es gelten beim Rechnungsempfänger des Innergemeinschaftlichen Erwerbs folgen-de Grundsätze:


• Nettobetrag ist an Rechnungssteller zu bezahlen • Deutsche Umsatzsteuer ist an das Finanzamt abzuführen • Ggfs. Vorsteuerabzug (sofern VSt.-abzugsberechtigt) • USt. ID-Nr. muss von Lieferanten vorliegen • Vorsteuer und Umsatzsteuer müssen Brutto gebucht werden (Saldierungsver-

bot)

Innergemeinschaftlicher Erwerb mit Vorsteuerabzug Beispiel: Eine Kommune kauft 25 Stühle für ihren BgA (VSt.-abzugsberechtigt) bei einer Firma in Venlo, Holland. Die Rechnung aus Venlo wird über 1.000 € Netto ausgestellt, die anfallende Umsatz-steuer von z.B. 19 % erhält nicht wie üblich der Lieferant, sondern steht direkt dem deutschen Finanzamt zu. Da es sich aus der Sicht des BgAs eigentlich um die klassische Vorsteuer handelt, gibt es demnach auch einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt. Daraus folgt: Abführungspflicht und Erstattungsanspruch (im Bereich BgA) heben sich gegenseitig auf. Um diese Umsätze in der Buchhaltung abbilden zu können, sind folgende Buchungssätze notwendig: 1. 1.000 € Aufwand (oder Anlagekonto) an Verbindlichkeit (bei Bezahlung Verbindlichkeit an Auszahlung) 2. 190 € Vorsteuer an Umsatzsteuer (ggfs. können spezielle Konten für Vorsteuer und Umsatzsteuer aus innergemein-schaftlichem Erwerb verwendet werden) Die 2. Buchung ist hierbei im gesonderten Teil der Umsatzsteuervoranmeldung (Nr. 32ff) auszuweisen. Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuerabzug Beispiel: Eine Kommune kauft 10 Schreibtische für ihr Rathaus bei einer Firma in Venlo, Holland. Die Rechnung aus Venlo wird über 1.000 € Netto ausgestellt, die anfallende Umsatz-steuer von z.B. 19 % erhält nicht wie üblich der Lieferant, sondern steht direkt dem Finanzamt zu.


Da die Umsätze der Kommune nicht umsatzsteuerpflichtig sind, gibt es keinen Erstat-tungsanspruch gegenüber dem Finanzamt. Daraus ergibt sich eine Abführungspflicht gegenüber dem Finanzamt. Um den inner-gemeinschaftlichen Erwerb in der Buchhaltung abbilden zu können, sind folgende Buchungssätze notwendig: 1. 1.000 € Aufwand (oder Anlagen) an Verbindlichkeit (bei Bezahlung Verbindlichkeit an Auszahlung) 2. 190 € Aufwand (oder Anlagen) an Umsatzsteuer Die 2. Buchung ist hierbei in einem gesonderten Teil der Umsatzsteuervoranmeldung (Nr. 32ff) auszuweisen. Nicht innergemeinschaftlicher Erwerb Das gleiche Ergebnis ergibt sich auch bei der Einfuhrumsatzsteuer, wenn Sie Ware aus einem Nicht-EU-Staat einführen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie die Einfuhrumsatzsteuer (Konto 2792) beim Zollamt entrichten und als Vorsteuer (Konto 168) vom Finanzamt erstattet bekommen.

Interne Leistungsverrechnung bei BgAs Innere Leistungsverrechnungen zwischen BGAs einer Gemeinde sind als umsatz-steuerfreie Innenumsätze auf den Konten 3811 bzw. 4811 zu buchen. Gleiches gilt für die umsatzsteuerfreien innergemeindlichen Leistungen des hoheitlichen Bereichs an einen BGA. Innergemeindliche Leistungen eines BGA an den hoheitlichen Bereich sind dagegen umsatzsteuerpflichtig (§ 3 Abs. 1b Nr. 1 und § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG). Sofern diese wie die anderen inneren Leistungsverrechnungen auf den Konten 3811 und 4811 gebucht werden, heben sich die dort abgebildeten Erträge und Aufwendungen aus internen Leistungen wegen der abzuführenden Umsatzsteuer bei Saldierung nicht mehr auf. Sofern diese Unstimmigkeit nicht anders ausgeräumt wird (z. B. durch Bildung von Unterkonten zu den Konten der ILV [mit Steuer, ohne Steuer] und anschließenden Ausgleich der ILV mit dem Steuerbetrag), können solche Vorgänge aus Praktikabili-tätsgründen auch auf "normalen" Ertrags- und Aufwandskonten gebucht werden. Die bisherige „Eigenverbrauchsbesteuerung“ von Leistungen eines BgA an den Ho-heitsbereich ist durch die Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) mit BMF-Schreiben vom 2.1.2012 – IV D 2 – S 7300/11/10002 in Frage gestellt wor-den (an die Stelle einer Besteuerung der Eigenverbrauchs soll künftig eine anteilige Kürzung des Vorsteuerabzugs bei den BgAs treten!). Die bisherige Handhabung wird auf Grund eines weiteren BMF-Schreibens vom 24.4.2012 noch bis Ende 2012 tole-


riert. Gemeindetag, Städtetag und Landkreistag BW stehen auf der Suche nach einer auch praxistauglichen Zukunftslösung in Gesprächen mit dem Ministerium für Finan-zen und Wirtschaft Baden-Württemberg.


Rechnungsabgrenzung Aktive und passive Rechnungsabgrenzung Definition Die Rechnungsabgrenzung ist die periodische Abgrenzung von sämtlichen Aufwen-dungen und Erträgen in der Rechungsperiode. D.h. es werden im Zuge des Jahresabschlusses Aufwendungen und Erträge in der Ergebnisrechnung und der Bilanz der richtigen Rechnungsperiode (Haushaltsjahr, Geschäftsjahr) zugeordnet. Im Gegensatz zu Rückstellungen ist bei der Rechnungsabgrenzung immer der ge-naue Betrag bekannt, er wird also weder geschätzt noch errechnet. Die gesetzliche Grundlage für den Haushalt ist § 48 GemHVO, für die wirtschaftli-chen Unternehmen der Gemeinde § 250 und § 252 HGB. Bei der Rechnungsabgrenzung unterscheidet man zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung (aRAP und pRAP): Aktive Rechnungsabgrenzung Die aktive Rechnungsabgrenzung ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Auszahlung darstellt. Nähere Ausführungen ergeben sich aus dem Bilanzierungsleitfaden. Gem. § 48 Abs. 1 GemHVO sind als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivsei-te auszuweisen:

• vor dem Abschlussstichtag geleistete Auszahlungen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen

• Umsatzsteuer auf erhaltene Anzahlungen

Im Folgenden Beispiele für Rechnungsabgrenzungsfälle.


Sachverhalt A: Beispiel Abgrenzung Beamtenbesoldung einfügen Die Januarbezüge der Beamte werden bereits im Dezember ausbezahlt (150.000 €) 1. Buchung der Bezüge 2. Buchung bei Zahlung 3. im Jahresabschluss (Aufwand wird neutralisiert, aRAP wird gebildet) 4. im Januar (der Aufwand wird in die richtige Periode gebucht, aRAP wird aufgelöst)

Buchungen A

Nr. Jahr




1

2

3

4

2007

2007

2007

2008

4021

2511

1801

4021

Besoldung für Beamte

Verbindlichkeiten aus

Lieferung

aRAP aus Dienstleistungen

aRAP

Besoldung

150.000,-

150.000,-

150.000,-

2511

1711

4021

1801


Lieferungen

Bank (7231)

Besoldung

aRAP aus Dienstleitungen

150.000,-

150.000,-

150.000,-

150.000,-

Sachverhalt B: Die Gemeinde nimmt einen Kredit auf in Höhe von 1 Mio Euro. Laufzeit 10 Jahre. Bei der Auszahlung behält das Kreditinstitut ein Disagio in Höhe von 2% (20.000 Euro) ein. 1. Zahlung des Darlehensbetrages 2. Auflösung des Disagios über die Laufzeit der Verbindlichkeit

Buchungen B

Nr. Jahr




1

2

2007

2007-

2016 jährl.

1711

181

4591

Bank (6922)

Disagio

Kreditbeschaffungskosten

980.000

20.000

2.000

2317

2317

181


Kreditaufn.

Disagio

980.000

20.000

2.000


Sachverhalt C: Sonderposten / RAP für geleistete Investitionszuschüsse: Zuschuss der Gemeinde für den Bau einer Kindertagesstätte an einen freien Träger in Höhe von 500.000 Euro. Bindungsfrist 10 Jahre. Der geleistete Zuschuss wird zum Zeitpunkt der Zahlung als Sonderposten bilanziert und über den Zeitraum von 10 Jahren aufgelöst. 1. Zahlung des Zuschusses 2. Auflösung des Zuschusses über die Zeit der Bindung 3. Schließung der Tagesstätte 2 Jahre vor Ablauf der Bindung

Buchungen C

Nr. Jahr




1

2

3

2007

2007f

2014

1803

479

1691

RAP f. geleistete

Zuwendungen

Auflösung geleisteter Zu-schuss

Sonst. privatrechtl. Forde-rungen

500.000

50.000

100.000

1711

1803

1803

Bank (7816)

RAP f. geleistete Zuwen-dungen

RAP f. geleistete Zuwen-dungen

500.000

50.000

100.000


Passive Rechnungsabgrenzung Die passive Rechnungsabgrenzung ist eine Leistungsverbindlichkeit. Sie entsteht wenn ein Ertrag des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Einzahlung darstellt. Gem. § 48 Abs. 2 GemHVO sind als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passiv-seite vor dem Abschlussstichtag erhaltene Einzahlungen auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Beispiele, bei denen eine Rechnungsabgrenzung geboten ist: Vorauszahlung von Mieten / Pachten an die Gemeinde; Einmalzahlung Grabnut-zungspflege. Sachverhalt D: Die Gemeinde hat am 01.12.2007 von einem Mieter für eine vorübergehende Ver-mietung(für die Monate Dezember - Februar) in Höhe von insgesamt 1.200 Euro im Voraus erhalten. 1. Buchung bei Rechnungsstellung 2. Buchung bei Zahlung 3. im Jahresabschluss (Ertrag wird neutralisiert, pRAP wird gebildet) 4. im Januar(der Ertrag wird in die richtige Periode gebucht, pRAP wird aufgelöst)

Buchungen D

Nr. Jahr




1

2

3

4

2007

2007

2007

2008

1611

1711

3411

2911

Privatrechtl.

Forderungen

Bank (6411)

Erträge aus Mieten und

Pachten

Passive Rechnungsabgr.

1.200

1.200

800

800

3411

1611

2911

3411

Erträge aus Mieten und

Pachten

Privatr. Forderungen

Passive

Rechnungsabgr.

Erträge aus Mieten und Pachten

1.200 1.200 800 800


Sachverhalt E: Die Gemeinde erhält 10.000 € Grabnutzungsgebühr über die Dauer von 20 Jahren. 1. Buchung bei Rechnungsstellung 2. Zahlung des Betrages 3. im Jahresabschluss (Ertrag wird neutralisiert, pRAP wird gebildet) 4. Auflösung des Betrages über die Zeit der Bindung

Buchungen E

Nr. Jahr



Betrag (EUR)

1

2

3

4

2007

2007

2007

2007-

2026

1611

1711

346

291

Privatrechtl.

Forderungen

Bank (646)

Sonstige privatr. Entgelte


10.000

10.000

10.000

500

346

1611

291

346


Privatrechtl.

Forderungen



10.000

10.000

10.000

500

Anmerkung: Für die Grabpflege muss ebenfalls eine Rechnungsabgrenzung ge-macht werden, die Buchungen sind identisch. Das Ertrags- (3321) bzw. Forderungs-konto (1511) ist dann abzuändern. Transitorische und antizipative Posten In der Bilanz werden die abgegrenzten Werte als so genannte Rechnungsabgren-zungsposten auf beiden Seiten ausgewiesen. Diese Bilanzpositionen werden auch transitorische Posten genannt, weil sie Aufwand und Ertrag vom alten in das neue Jahr übertragen (lat. transire = hinübergehen). Der umgekehrte Fall wird über die so genannten antizipativen Posten abgebildet. Dies sind Aufwendungen und Erträge des alten Jahres, die erst im neuen Jahr zu Ein- und Auszahlungen werden. Die Ergebniswirksamkeit wird hier also vorwegge-nommen. Diese antizipativen Posten sind nicht als Rechnungsabgrenzungsposten zu führen. In der Bilanzgliederung sind hierfür die Positionen „1591 und 1691 übrige Forderungen“ (auf der Aktivseite) und „279 sonstige Verbindlichkeiten“ (auf der Pas-sivseite) vorgesehen, soweit sie nicht schon einer spezielleren Forderungs- oder Verbindlichkeitsposition zugewiesen worden sind. Beispiel: Zinserträge, sowie Zins- und Tilgungsaufwendungen für das alte Jahr, die erst im neuen Jahr zur Zahlung fällig werden. Bei der Buchung wird das jeweilige Ertrags- bzw. Aufwandskonto gegen die Konten „übrige Forderungen“ bzw. „sonstige Verbindlichkeiten“ gebucht. Mit der Zah-lung im neuen Jahr wird dieses Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto ausgegli-chen. Der Ertrag oder Aufwand ist dann im alten Jahr korrekt ausgewiesen.


Rückstellungen

Bildung von Rückstellungen

Bei der Bildung der Rückstellungen wird zunächst das betreffende Aufwandskonto im Soll mit dem geschätzten periodengerechten Betrag belastet, die Gegenbuchung erfolgt auf dem entsprechenden Rückstellungskonto im Haben. Die Bildung von Rückstellungen ist zunächst noch nicht finanzrechnungsrelevant. Es sollte aber beachtet werden, dass im Fall einer Inanspruchnahme entsprechende Liquidität bereitstehen muss. Auflösung / Inanspruchnahme von Rückstellungen Rückstellungen sind auszubuchen, wenn sie ihren Zweck erfüllt haben (Inanspruch-nahme) oder der Grund für die Rückstellung entfallen ist (Auflösung). Da Rückstellungen auf Schätzungen beruhen, sind generell drei Fälle der Auflösung möglich: � Rückstellung = Höhe der tatsächlichen Verpflichtung

� Rückstellung > Höhe der tatsächlichen Verpflichtung

� In diesem Fall ergibt sich ein Ertrag, der auf das Konto „Erträge aus der Auflö-sung von Rückstellungen (Konto: 3582)“ zu buchen ist.

� Rückstellung < Höhe der tatsächlichen Verpflichtung

� Es ergibt sich ein zusätzlicher Aufwand, der als ordentlicher Aufwand zu buchen ist.

Altersteilzeitrückstellungen Im Unterschied zu anderen Rückstellungsarten, die über Auflösungskonten gebucht werden, können für die Abbildung von Altersteilzeitrückstellungen alternative Varian-ten angewendet werden, bei denen auf unterjährliche Rückstellungsauflösungen ver-zichtet wird. Altersteilzeitrückstellungen sind vielmehr jährlich in ihrem Wert anzupassen. Die Wertanpassung bei Altersteilzeitrückstellungen erfolgt durch Vergleich des passivier-ten Anfangsbestandes mit dem ermittelten notwendigen Endbestand am Jahresende. Dieser Vergleich kann zu einer aufwandswirksamen Erhöhung der Rückstellung oder zu einer ertragswirksamen Auflösung in Höhe des Differenzbetrags führen. Nach Vorlage der Berechnung der Altersteilzeitrückstellungen vom Personalamt wird die notwendige Zuführung oder Auflösung des Bestandes der Altersteilzeitrückstellungen gebucht.


Beispiel: Endbestand der notwendigen Altersteilzeitrückstellungen ist höher als pas-sivierter Anfangsbestand. AB zum 01.01. 2.182.745 SB zum 31.12. 2.204.912 Buchungssatz � Zuführung Rückstellung an Altersteilzeitrückstellungen 22.167 € (ergeb-nisrelevant)


Soll

407 Zuführung Rückstellung

Haben

Soll

282 Altersteilzeitrückstel-lungen

Haben

� 22.167 AB 2.182.745 � 22.167

Finanzrechnung Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung nicht berührt.


Beispiel: Endbestand ist niedriger als Anfangsbestand. AB zum 01.01. 2.204.912 SB zum 31.12. 2.182.745 Buchungssatz � Altersteilzeitrückstellungen an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 22.167 € (ergebnisrelevant)


Soll

282 Altersteilzeitrückstel-

lungen

Haben

Soll

3582 Ertrag aus der Auflösung von

Rückstellungen

Haben

� 22.167 AB 2.182.745 � 22.167

Finanzrechnung Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung nicht berührt. Buchung anderer Rückstellungsarten Andere Rückstellungen werden unterjährig auf dem jeweiligen Aufwands- und Rück-stellungskonto gebucht. Beispiel: Bildung einer Aufwandsrückstellung für unterlassene Instandhaltung (Wahl-rückstellung). Buchungssatz � Gebäudeunterhaltung an Rückstellung für unterlassene Instandhal-tung(Wahlrückstellung) 15.000 € (ergebnisrelevant)


Soll

4211 Gebäudeunter-haltung

Haben

Soll

289 Instandhaltungsrück-stellung

Haben

� 15.000 � 15.000

Finanzrechnung Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung nicht berührt.


Buchung der Inanspruchnahme von Rückstellungen Direkte Methode Kommt eine Rückstellung zur Auflösung ist immer der gesamte dafür zurückgestellte Betrag aufzulösen, unabhängig von der anstehenden Zahllast. Diese direkte Methode der Rückstellungsauflösung sieht vor, dass die Zuführungen zu Rückstellungen aufwandsrelevant sind, die Inanspruchnahme jedoch nicht, da diese direkt über das Rückstellungskonto abgewickelt werden. Nur nicht mehr benötigte Rückstellungen werden als Ertrag verbucht. Bei der Buchung wird ein Bestandskonto (= Rückstellung) angesprochen, für die in der Regel keine eindeutigen Finanzrechnungskonten, die sich ja an den Aufwandsar-ten orientieren, zugeordnet werden können. Man ist also gezwungen, das erforderli-che Finanzrechnungskonto manuell bei der Buchung zu erfassen.

Fall A: Rückstellung entspricht dem tatsächlichen Aufwand Buchungssatz � Rückstellung an Verbindlichkeiten 15.000 €


Buchung

Soll

289 Instandhaltungsrückstellung

Haben

Soll


Haben

� 15.000 � 15.000


Soll


Haben

Soll

1711 Bank (7211*)

Haben

� 15.000 � 15.000

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto muss bei Auszahlung als Zugang fortgeschrieben werden.


Fall B: Rückstellung niedriger als tatsächlicher Aufwand – es ergibt sich ein zusätzlicher Aufwand. Dieser ist als ordentlicher Aufwand zu behandeln.

Buchungssatz � Rückstellung 15.000 €

Aufwand 2.000 € an Verbindlichkeiten 17.000 €



Soll


Haben

Soll


Haben

� 15.000 � 17.000 Soll

4211 Unterhaltungsauf-wand

Haben

� 2.000


Soll


Haben

Soll

1711 Bank (7211*)

Haben

� 17.000 � 17.000

*Finanzrechnung



Fall C: Rückstellung höher als tatsächlicher Aufwand – es ergibt sich ein zusätzlicher Ertrag aus der Auflösung der Rückstel-lung

Buchungssatz � Rückstellung 13.000 € an Verbindlichkeiten 13.000 €

� Rückstellung 2.000 € an Ertrag aus der Auflösung von

Rückstellungen 2.000 €



Soll


Haben

Soll


Haben

� 13.000 � 13.000 Soll

289

Instandhaltungsrückstellung

Haben

Soll

3582 Ertrag a.d. Aufl. v.

Rückstellungen

Haben

� 2.000 � 2.000


Soll


Haben

Soll

1711 Bank (7211*)

Haben

� 13.000 � 13.000

*Finanzrechnung



Indirekte Methode Die Nachteile der notwendigen manuellen Kontierung der Finanzrechnung bei der direkten Methode können durch eine dem Drei-Komponenten-Modell angepasste Buchungsweise (indirekte Methode) vermieden werden. Bei der sog. indirekten Methode wird bei Rückstellungsauflösung die gebildete Rückstellung immer in voller Höhe gegen den Aufwand im Haben gebucht. Hierbei erfolgt keine Fortschreibung in der Finanzrechnung. Die eigentliche Rech-nung wird ebenfalls immer komplett als Aufwand verbucht. Sofern der Rückstellungsbetrag nicht identisch mit Auszahlungsbetrag ist (dies wird der Regelfall sein), entsteht eine ergebnisrelevante Abweichung. Beide Varianten führen letztlich zum selben Ergebnis in der Ergebnisrechnung und in der Bilanz.


Übersicht der wesentlichen Konten im Zusammenhang mit Rückstellungen: Rückstellungsart Bilanzkonto Zuführungs-

konto (im Soll)

Auflösung durch Inan-spruchnahme (im Haben)

Auflösung (RS-Grund entfällt)

Betrag RS-Rest

Lohn- und Gehaltsrückstellungen

nicht genommenen Urlaub 289 407 407 3582 3582

für geleistete Überstunden 289 407 407 3582 3582

für Altersteilzeit 282 407 407 3582 3582

Unterhaltsvorschussrückstellung 283 4451 4451 3582 3582

Stilllegungs- und Nachsorgerückstellungen 284 4212 4212 3582 3582

Gebührenüberschussrückstellung

aus Verwaltungsgebühren 285 3311 3311 3582 3582

aus Benutzungsgebühren 285 3321 3321 3582 3582

Altlastensanierungsrückstellung 286 4212 4212 3582 3582

Rückst. für drohende Verpflichtungen 3582 aus Bürgschaften 287 4483 4483 3582 3582 aus Gewährleistungen 287 4483 4483 3582 3582

aus Gerichtsverfahren 287 4431 / 4444 4431 / 4444 3582 3582

Instandhaltungsrückstellungen 289 4211 4211 3582 3582

Rückstellungen FAG, Steuerschuldverh.

für komm. Finanzausgeich 289 4371 / 4372 4371 / 4372 3582 3582

für Steuerschuldverhältnis 289 4441 / 4442 4441 / 4442 3582 3582


Buchung von Darlehen/Krediten

Buchung einer Kreditaufnahme

Sachverhalt:

1. Aufnahme eines Darlehens im Rahmen der Kreditermächtigung 2008 (1,5 Mio. €) über 1 Mio. € bei der LBBW mit Wertstellung 01.07.08. Zins vierteljährlich nachträglich, Zinssatz 4,40%, Zinsbindung 15 Jahre. Tilgung jährlich, jeweils 50.000 €, erstmals zum 30.12.2008.

a) Auszahlung zu 100%

b) Abzug eines Disagios in Höhe von 2% mit Aktivierung als aRAP § 48, III GemHVO oder

c) Abzug eines Disagios in Höhe von 2% als Sofortaufwand § 48 Abs. 3 GemHVO (Wahlrecht)

Buchungen

Nr. Da-tum




1a)

01.07

1711

692730

Liquide Mittel (Bank)

Einzahlungen aus Krediten (Zu-gang)

1.000.000

231730

Verbl.keiten aus Kredi-ten

1.000.000

1 b)

01.07 1711

1810

692730

7591


Aktiver RAP (Disagio)


Auszahlung für Kreditbeschaffung

980.000

20.000

(1.000.000)

(20.000)

231730 Verbl.keiten aus Kredi-ten

1.000.000

1 c) 10.07. 1711

4591

692730

7591




Auszahlung für Kreditbeschaffung

980.000

20.000

(1.000.000)

(20.000)

231730 Verbl.keiten aus Kredi-ten

1.000.000

Bruttoprinzip


Buchung Zins und Tilgung

Sachverhalt:

2. Zweite Zahlungsfälligkeit Zins + Tilgung (30.12.), erfolgswirksame RAP - Auflösung.

Buchungen

Nr. Datum


Nr. Bezeichnung Betrag (EUR) Nr. Bezeichnung Betrag

(EUR)

2 30.12.

30.12.

30.12.

4517

231730

4591

Zinsaufwand Kreditinstitute

Verbl.keiten aus Krediten


11.000

50.000

500

1711

+ FR

7517

1711

+ FR

792710

1810


Zinsauszahlungen Kreditinstitute


Tilgung (Kreditinstitute) Abgang


11.000

50.000

50.000

500

Das Disagio ist entweder als RAP nach § 48 Abs. 3 GemHVO auf die gesamte Lauf-zeit der Verbindlichkeit zu verteilen - das entspricht im obigen Beispiel 500 € für das halbe Jahr - oder als Sofortaufwand zu buchen.

Nach Auslaufen der Zinsbindung und gleichzeitiger Umschuldung des Kredits (hier: nach 15 Jahre) ist der noch nicht aufgelöste Betrag des RAP (hier 5.000 €) auch auf dem Konto 3699 aufzulösen.

Buchung einer Kreditumschuldung Sachverhalt:

3. Das o.g. Darlehen valutiert bei Auslaufen der Zinsbindung am 30.06.2023 mit einem Kapitalbetrag von 250.000 € und wird auf die Sparkasse WN umgeschuldet. Zinssatz variabel, zZt. 5%, Tilgung unverändert. Es wird ein Disagio von 1% einbehalten.

Buchungen

Nr. Jahr


Nr. Bezeichnung Betrag (EUR) Nr. Bezeichnung Betrag

(EUR)

3

30.06.23

30.06.23

30.06.23

30.06.23

30.12.23

30.12.23

231730

1711

692721

1810

4517

4591

Verbl.keiten aus Kr. (Banken)

Liquide Mittel (Bank) +

Einz. aus Krediten KI


Zinsaufwand KI


250.000

247.500

(247.500)

2.500

6.250

125

1711

+ FR

792710

23172

1711

+7517

1810


Tilgung (Kreditinstitute) Abgang

VBK


Zinsauszahlung KI

Aktiver RAP

250.000

250.000

6.250

125


Für die Umschuldung sind keine besonderen Bereichsabgrenzungen erforderlich. Der „Wechsel“ erfolgt durch die Verbuchung der Tilgung und Neuaufnahme auf den jeweils zutreffenden Bestands- bzw. Finanzrechnungskonten. (Bereichsabgrenzungen B und D).

Achtung: Die Zuordnung der Kredite nach Bereichabgrenzung C richtet sich nach den Gesamtlaufzeiten der Kredite. Abweichend hiervor ist nach § 55 Abs. 2 Satz 2 GemHVO in der Schuldenübersicht als Anlage zum Haushaltsplan eine Differenzie-rung nach Restlaufzeiten darzustellen.

Buchung im Zusammenhang mit Zuweisungen / Zuschüs-sen Gegebener Zuschuss / Geleistete Investitionszuschüsse Neben dem Anlagevermögen können auch die im Finanzhaushalt geleisteten Inves-titionszuschüsse in der Anlagenbuchhaltung abgebildet werden. Es handelt sich hier um Rechnungsabgrenzungsposten, die nach § 40 Abs.4 GemHVO als Sonder-posten in der Vermögensrechnung ausgewiesen (aktiviert) werden und entsprechend dem Zuwendungsverhältnis den Ergebnishaushalt jährlich mit Abschreibungen belas-ten. Sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite können Anlagen im Bau vorkom-men. Die Zuwendung wird in einem der Aktivkonten „Aktiver SoPo – gegebener Inv.Zuschuss“ dargestellt. Wenn die Auszahlung der Zuwendung nicht gleichzeitig mit der Bewilligung erfolgt, muss bei Bewilligung zunächst über Unterkonten der „Sonstigen Verbindlichkeiten“(„aktivierungsfähige Verbindlichkeiten“) im Kontenbe-reich 2799 gebucht werden: Aktiver SoPo – gegebener Inv.Zuschuss (Bilanzkonto im Bereich 1803) an Aktivie-rungsfähige Verbindlichkeiten (2799) Bei Leistung der Zuwendung (Auszahlung in der Finanzrechnung mit Finanzrech-nungskonten aus dem Bereich 781 - 7818) + Kontierung der zugehörigen Maßnah-me: Zunächst Umkehrbuchung bei Sonstigen Verbindlichkeiten (1) und Neueinbuchung des SoPo (2) 1) Aktivierungsfähige Verbindlichkeiten an Aktiver SoPo – geg. Inv.Zuschuss (keine Buchung in Finanzrechnung) 2) Aktiver SoPo – geg. Inv.Zuschuss an Bank / Kreditorenverbindlichkeit (Buchung in Finanzrechnung)


Abschreibung des Sonderpostens: Der Sonderposten wird nun jährlich über die Zweckbindungsdauer abgeschrieben (aufgelöst), der Aufwand der Zuwendung wird somit sukzessive auf die Nutzungsjah-re (entsprechend der Zweckbindung) verteilt: Abschreibung an Aktiver SoPo – gegebener Inv.Zuschuss Ergänzend wird auf das Buchungsbeispiel im Bereich des Kapitels "Rechnungsab-grenzung" verwiesen. Erhaltener Zuschuss (auch Geldspende mit investivem Zweck) Erhaltene investive Zuschüsse und Beiträge werden über eine Annahmeanordnung eingenommen und direkt auf die Passivseite der Bilanz (Konten des Kontenbereichs 21) kontiert. Als Zahlungskonten finden je nach Art des Zuschusses die Konten im Bereich 681 - 6818, bei Beiträgen 6891 Anwendung. Buchung bei Erhalt des Zuschusses: Liquide Mittel (17) an Sonderposten (21) Buchung bei Rückzahlung von erhaltenen Zuwendungen (im Jahr des Zahlungsein-gangs): In diesem Fall wird eine Annahmeabsetzung gebucht. Es ist darauf zu achten, dass ebenfalls die Sonderposten reduziert wird. Buchung bei Rückzahlung von erhaltenen Zuwendungen (im Folgejahr): In diesem Fall wird eine Ausgabeanordnung gebucht. Es ist darauf zu achten, dass ebenfalls die Sonderposten reduziert wird. Als Zahlungskonten sind die Finanzrech-nungskonten im Bereich 781 - 7818 zu verwenden. Muss mehr als der Restbuchwert zurückgezahlt werden, müssen ganz oder anteilig die bereits gebuchten Auflösungen wieder zugeschrieben werden.

Buchung von Leasinggeschäften Grundsätzliches zum Leasing Einen Leasinggegenstand hat der wirtschaftliche Eigentümer zu bilanzieren. Die wirt-schaftliche Zurechnung hängt von der Art des Leasings und der Ausgestaltung des Leasingvertrags ab. Näheres regeln die Leasingerlasse der Finanzverwaltung. Operate Leasing � Behandlung wie ein Mietvertrag, Aktivierung beim Leasinggeber


Finanzierungs-Leasing � Zuordnung ist auf Grundlage des Verhältnisses von unkündbarer Grundmietzeit zu betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer individuell zu prüfen Spezial-Leasing � Grundsatz: Bilanzierung beim Leasingnehmer Liegt das wirtschaftliche Eigentum beim Leasinggeber, hat der Leasingnehmer im Gegenzug Raten als Aufwand zu verbuchen. Bilanzierung beim Leasinggeber:

• Leasingnehmer hat Raten als Aufwand zu verbuchen. Buchung: 4232 Leasingaufwand an 1711 Bank (7232 Leasingauszahlung)

• Leasinggeber aktiviert den Gegenstand zu AHKs und schreibt diesen ab, die erhaltenen Leasingraten stellen Erträge dar.

Bilanzierung beim Leasingnehmer:

• Leasingnehmer aktiviert den Gegenstand zu AHKs und schreibt diesen ab. Als Gegenposten ist in der Bilanz eine Verbindlichkeit in selber Höhe anzusetzen. Konten für diese Verbindlichkeit: 2431 Finanzierungsleasing oder 2435 Übrige Leasinggeschäfte Die Leasingraten sind in einen Zins- und Kostenanteil sowie einen Tilgungsan-teil aufzuteilen. Zins- und Kostenanteil stellen Aufwendungen dar. Der Til-gungsanteil verringert die eingestellte Verbindlichkeit. Die buchhalterische Behandlung kann analog zur Aufnahme eines Kredites gesehen werden. Buchungen: 1. Anlagenkauf 0 Aktivkonto an 2431 Finanzierungsleasing 2. Abschreibung 47 Abschreibung an 0 Aktivkonto 3. Zins- und Tilgung 451 Zinsen an 1711 Bank (751 Zinsen) 2431 Finanzierungsleasing an 1711 Bank (78 investive Auszahlung)


• Der Leasinggeber aktiviert eine Forderung in Höhe der AHKs des verleasten Gegenstandes, die erhaltenen Tilgungsraten mindern diese Forderung. Der erhaltene Zins- und Kostenanteil stellt Ertrag dar.

Buchungen am Beispiel eines Leasingvertrags

Zurechnung des Leasinggegenstandes beim Leasinggeber Beispiel: Die Leasing GmbH erwirbt einen LKW für 100.000 € netto + 19 % Umsatz-steuer und vermietet ihn an die Kommune als Leasingnehmer für jährlich 25.000 € netto + 19 % Umsatzsteuer. Im Leasingvertrag wird eine unkündbare Mietzeit von 3 Jahren ohne Kauf- und Mietverlängerungsoption vereinbart (Finanzierungsleasing ohne Kauf- und Mietverlängerungsoption des Leasingnehmers). Die betriebsgewöhn-liche Nutzungsdauer des LKW beträgt 5 Jahre. Die Grundmietzeit beträgt 60 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer und damit zwischen 40 und 90 % der be-triebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Die Zurechnung des Leasinggegenstandes er-folgt deshalb beim Leasinggeber, er ist bei ihm zu aktivieren. (vgl. Mobilien-Leasing-Erlass des BMF) Buchungen beim Leasinggeber (hier nur informatorisch und ohne Angabe von Kontonummern) � Anschaffung des Leasinggegenstandes: Aktivierung des Leasinggegenstandes beim Leasinggeber. Anlagevermögen (Fuhrpark) 100.000 € Vorsteuer 19.000 € an Bank 119.000 € � Leasingerträge: Die Leasingraten sind wie bei einem normalen Mietvertrag in voller Höhe als Ertrag anzusetzen. Die noch ausstehenden Leasingraten sind nicht zu aktivieren, da insoweit noch ein schwebendes Geschäft vorliegt. Bank an Leasingerträge 25.000 € an Umsatzsteuer 4.750 € � Lineare Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer = 20 %: Der Leasinggegenstand ist über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzu-schreiben. Abschreibungen an Anlagevermögen (Fuhrpark)

5.000 €


Buchungen bei der Kommune als Leasingnehmer � Leasingaufwand: Die Leasingraten sind in voller Höhe als Aufwand anzusetzen. 4232 Leasingaufwendungen 25.000 € an 2511 Verbindlichkeiten aus 168 Vorsteuer 4.750 € L. u. L. 29.750 € � Ausgleich der Verbindlichkeit durch Auszahlung: 2511 Verbindlichkeiten aus L. u. L. an 1711 Bank (7232) 25.000 € 29.750 € an 1711 Bank (7797) 4.750 € Die noch zu zahlenden Leasingraten sind nicht zu passivieren, da insoweit noch ein schwebendes Geschäft vorliegt. Es erfolgt keine Aktivierung des Leasinggegenstandes bei der Kommune als Lea-singnehmer. Sonderzahlungen (einmalige Zahlungen) zu Beginn der Grundmietzeit oder vorher sind als Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu aktivieren und fortlaufend wäh-rend der Grundmietzeit aufzulösen.

Zurechnung des Leasinggegenstandes beim Leasingnehmer Beispiel: Die Leasing GmbH erwirbt eine Maschine für 50.000 € Anschaffungswert netto, die sie an die Kommune im Rahmen eines Leasingvertrages für 12.000 € / Jahr vermietet. Es wird eine Grundmietzeit von 5 Jahren mit einer Kaufoption verein-bart, wonach die Kommune die Maschine nach Ablauf von 5 Jahren für 18.000 € er-werben kann. Die Nutzungsdauer der Maschine beträgt bei linearer Abschreibung 10 Jahre. (Finanzierungsleasing mit Kaufoption des Leasingnehmers). Die Grundmiet-zeit liegt zwischen 40 und 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Da der Kaufpreis nach 5 Jahren (18.000 €) geringer ist als der Restbuchwert der Maschine (25.000 €) muss der Leasinggegenstand dem Leasingnehmer (hier die Kommune) zugerechnet und von ihm aktiviert und abgeschrieben werden. (vgl. Mobilien-Leasing-Erlass des BMF) Buchungen beim Leasinggeber (hier nur informatorisch und ohne Angabe von Kontonummern) Der Leasinggegenstand wird beim Leasinggeber endgültig nicht aktiviert.

� Anschaffung des Leasinggegenstandes: Anlagevermögen 50.000 € Vorsteuer 9.500 € an Bank 59.500 €


� Übergabe des Leasinggegenstandes mit Kaufpreisoption an den Leasingneh-mer:

Die Forderung des Leasinggebers gegenüber der Kommune als Leasingnehmer, die der Verbindlichkeit der Kommune als Leasingnehmer gegenüber dem Leasinggeber entspricht, wird beim Leasinggeber aktiviert. Kaufpreisforderungen an Anlagevermögen 50.000 € Die Leasingrate in Höhe von 12.000 € ist für jedes Jahr der Grundmietzeit in einen Tilgungsanteil und in einen Zins- und Kostenanteil aufzuteilen, wobei der Zins- und Kostenanteil jeder Rate mit Hilfe der Formel der Zinsstaffelmethode ermittelt wird (Die Verteilung müsste eigentlich nach der Barwertvergleichsmethode durchgeführt werden, die Finanzverwaltung lässt jedoch aus Vereinfachungsgründen die Vertei-lung nach der Zinsstaffelmethode zu. Eine lineare Verteilung des Gesamtbetrages des Zins- und Kostenanteils ist hingegen nicht zulässig): Summe der Zins- und Kostenanteile aller Leasingraten / Summe der Zahlenreihen aller Raten x Anzahl der Restraten +1 Ermittlung der Zins- und Kostenanteils aller Leasingraten: Der in der Summe aller Leasingraten enthaltene Gesamtbetrag des Zins- und Kos-tenanteils ergibt sich, wenn die Summe der Leasingraten, die während der Grund-mietzeit zu erbringen sind, um den Betrag der Anschaffungs- und Herstellungskosten des Leasinggebers, die der Berechnung der Leasingratenraten zu Grunde gelegt worden sind, gemindert wird. 5 Leasingraten je 12.000 € 60.000 € - Anschaffungskosten (= Tilgungsanteil) 50.000 € = Zins- und Kostanteil aller Raten: 10.000 € Summe der Jahresziffernreihen: 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15 oder (1+5) / 2 x 5 = 15 Als Zins- und Kostenanteil sind bei der ersten Leasingrate somit 5/15 von 10.000 € = 3.333,33 € anzusetzen, bei der zweiten Leasingrate 4/15 von 10.000 € = 2.666,67 € Jahre Relativer

Zins- und Kostenanteil /Rate

Absoluter Zins- und Kostenan-teil/Rate

Tilgungsanteil je Rate

Leasingrate je Jahr

1 5/15 3.333,33 € 8.666,67 € 12.000,00 € 2 4/15 2.666,67 € 9.333,33 € 12.000,00 € 3 3/15 2.000,00 € 10.000,00 € 12.000,00 € 4 2/15 1.333,33 € 10.666,67 € 12.000,00 € 5 1/15 666,67 € 11.333,33 € 12.000,00 € 15/15 10.000,00 € 50.000,00 € 60.000,00 €


� Buchung der Leasingrate am Ende des ersten Jahres: Die Leasingraten werden beim Leasinggeber in einen erfolgsrelevanten Zins- und Kostenanteil (stellt sofortige Betriebserträge dar) und einen erfolgsneutralen Til-gungsanteil aufgeteilt. Bank 12.000 € an Kaufpreisforderung 8.666,67 € an Leasingerträge 3.333.33 €

Buchungen bei der Kommune als Leasingnehmer Der Leasinggegenstand wird bei der Kommune als Leasingnehmer aktiviert. Die An-schaffungskosten setzen sich zusammen aus:

- Anschaffungs- und Herstellungskosten des Leasinggebers, die der Berech-nung der Leasingraten zu Grunde gelegt wurden (wenn diese dem Leasingnehmer nicht bekannt sind, dann ist der Listenpreis anzusetzen; ggf. auch fiktive Anschaf-fungskosten durch Abzinsung der Summe der Leasingraten, wenn kein Marktpreis bekannt ist),

- ggf. weiteren Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Leasinggebers, die nicht in den Leasingraten berücksichtigt sind (z.B. Nebenkosten, die dem Leasingneh-mer gesondert in Rechnung gestellt werden) und

- eigenen Anschaffungs- und Herstellungskosten des Leasingnehmers (z.B. Monta-gekosten)

Gleichzeitig erfolgt eine Passivierung einer Verbindlichkeit, die sich aus der Summe der Leasingraten ergibt. Nicht zu den Verbindlichkeiten gehören Sonderzahlungen zu Beginn der Grundmietzeit (z.B. auch Nebenkosten) und ein Aufpreis (restlicher Kauf-preis) am Ende der Grundmietzeit bei Ausübung einer Kaufoption (diese Verbindlich-keit entsteht erst zum Zeitpunkt der Kaufoption und führt dann sofort in vollem Um-fang zu Aufwand). � Aktivierung des Leasinggegenstandes: Jeweiliges Aktivkonto an 2431 Finanzierungsleasing 50.000 € Die Leasingraten sind in einen ergebnisrelevanten Zins- und Kostenanteil (stellt so-fortigen Aufwand dar) und einen ergebnisneutralen Tilgungsanteil aufzuteilen. � Zahlung der jährlichen Leasingrate: 2431 Finanzierungsleasing 8.666,67 € an 1711 Bank (bzw. das jeweilige Zahlungskonto 7821, 783-) 451- Zinsaufwendungen 3.333,33 € an 1711 Bank (751-) (= Zins- und Kostenanteil) � Lineare Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer = 10 %


Abschreibungen an jeweiliges Aktivkonto 5.000 € Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten

Soweit den Leasingraten nicht angemessene Gegenleistungen in den einzelnen Pe-rioden gegenüberstehen ist ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Maßge-bend hierfür ist beim Leasinggeber der Aufwandsverlauf, soweit ein Passiver Rech-nungsabgrenzungsposten zu bilden ist bzw. die gleichbleibende Verpflichtung zur Nutzungsüberlassung, wenn ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten anzusetzen ist.

Beim Leasingnehmer (hier die Kommune) ist ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, wenn die Leasingraten nicht der Nutzung des Leasinggegenstandes entspre-chen.

Ausübung einer Mietverlängerungsoption

Bei Ausübung einer Mietverlängerungsoption ist die Anschlussmiete bei der Kom-mune als Leasingnehmer als laufender Mietaufwand und beim Leasinggeber als lau-fender Mietertrag zu behandeln.

Wertpapiere / Geldanlagen Buchung der Geldanlage Grundlage für die Anlage ist der aktuelle Kontoauszug +/- die gemeldeten Zahlungsein- und ausgänge. Je Geldanlage wird empfohlen ein eigenes Bestandskonto zu bilden. Bestandskontierung Finanzrechnung Produktzuordnung 1421 Wertpapiere als Geldanlage 7862 6120 1492 Verm.verw.BW-Bank 7791 6120 1422 Depot Dt.Bk.Ex-SIMT 7862 6120

Buchung bei Anlage des Geldes Praktisch werden 2 Belege gebucht: Auszahlungs-Anordnung: Geldanlage (Bestandskonto) an Kreditor (Hauptbuch: 2799 und bei Zahlungsaus-gang Kreditor (mit entsprech. Verbindlichkeitskonto) an Bank 1711XXX


Buchung bei „Rücklauf“ der Geldanlage Wenn das angelegte Geld zurückkommt, wird folgendermaßen gebucht:

1. Bank 1711 an das jeweilige Bestandskonto (s.o.) mit Finanzrechnungskonto im Bereich 679 und Produkt aus der Produktgruppe 6120.

2. Zinsanteil: Bank 1711 an Zinserträge 3617 mit Finanzrechnungskonto 6617 und Produkt aus aus der Produktgruppe 6120.

Bei Geldanlagen mit kapitalisierten Zinsen (mit kassenwirksamer Zinszahlung und nur Zinsmeldung) Fallkonstellation mit kassenwirksamen Zinszahlungen 1. Forderung an Zinsertrag über das Nebenbuch (HH-wirksame Einzahlung) 2. Wiederanlage des Zinsertrages über das Nebenbuch (Erhöhung des Be-standskontos) (HH-unwirksame Auszahlung) 1. Verbuchung Zinsertrag

Soll

1691 Übrige privat-rechtliche Forderun-

gen (Debitor) Haben

Soll 361- Zinserträge Haben � 1.000 � 1.000 � 1.000

Soll

1711 Bank (661- Zinseinzahlun-

gen) Haben

� 1.000 2. Wiederanlage des Zinsertrages

Soll Geldanlage (Be-

standskonto) Haben

Soll

2799 Weitere sonstige Verbind-

lichkeiten (Kreditor) Haben

� 1.000 � 1.000 � 1.000

Soll

1711 Bank (779- hh-

unwirksame Aus-zahlungen) Haben

� 1.000


Fallkonstellation nur mit Zinsmeldung der wertpapierverwaltenden Bank 1. Verrechnung 1a.) Verrechnungsanordnung (ohne Nebenbuch – frühere Soll-Istbuchung)

Soll

Geldanlage (Be-standskonto) unter Fortschreibung 779

Haushaltsun-wirksame Auszahlung Haben

Soll

361- Zinserträge und Fortschrei-

bung 661- Zinsein-zahlungen Haben

1.000

1.000

oder 1b.) über Dummy-Bank/manuelle Zahlungsein- bzw. Ausgang Verbuchung wie unter 1. und 2. dargestellt – allerdings erfolgt die Verbuchung des Zahlungsein- und ausgangs auf dem gleichen Bankverrechnungskonto (Saldo 0). Somit wird gewährleistet, dass die korrekten Finanzrechnungskonten fortgeschrieben werden � sowohl der Finanzertrag als auch die Geldanlage müssen aus statistischen Grün-den finanzrechnungsrelevant gebucht werden. Geldanlagen und Wertpapiere werden buchungstechnisch gleich behandelt. Auf eine korrekte Ableitung / Mitgabe der Finanzrechnung ist zu achten.

Anteile / Beteiligungen / Zweckverbände / rechtlich unselb-ständige Stiftungen, etc. Unselbständige Stiftungen Unselbständige Stiftungen sind nach § 96 Abs. 2 GemO Bestandteil des Gemeinde-haushalts und gesondert auszuweisen. Dies bedeutet, dass das es möglich sein muss das Vermögen und das Ergebnis der einzelnen Stiftung getrennt vom Vermögen und Ergebnis der Gemeinde nachzuwei-sen. Erreicht werden kann dies u.a. durch die Einrichtung und Bewirtschaftung von speziellen der jeweiligen Stiftung zugeordneten Konten oder durch andere geeignete Maßnahmen (abhängig von den Möglichkeiten des eingesetzten EDV-Verfahrens). Ebenso ist es erforderlich die zur jeweiligen Stiftung zuzuordnenden Erträge, Auf-


wendungen, Einzahlungen und Auszahlungen (konsumtiv und investiv) produktbezo-gen nachzuweisen. Im Folgenden werden alle speziellen Buchungen bei unselbständigen Stiftungen dargestellt. Alle weiteren auch bei Stiftungen notwendigen unterjährigen Buchungen erfolgen nach den Ausführungen in den anderen Kapiteln dieses Leitfadens - mit der Besonderheit, dass diese gesondert nachvollziehbar sein müssen. Der Kontenrahmen sieht u.a. für den Nachweis des Kapitals von Stiftungen auf der Passivseite die Kontenart 204 "Zweckgebundene Rücklage" vor. Je Stiftung muss das Kapital gesondert nachgewiesen werden können. Mögliche Kontendifferenzierung der Kapitalstruktur einer Stiftung:

Stiftungskapital � Konto 2041 „Stiftungskapital“

Nutzungsgebundenes Kapital � Konto 2042 „Nutzungsgebundenes Kapi-tal“

(Alternativ denkbar � Zweckgebundene Rückla-gen)

Kapitalerhaltungsrücklage � Konto 2043 „Kapitalerhaltungsrücklage“

Ergebnisrücklage � Konto 2044 „Überschuss-Rücklage aus dem ordentlichen Er-gebnis“

Weitere Möglichkeit der Kontendifferenzierung: 20410000 Stiftungskapital 20410089 Kapitalerhaltungsrücklage - Sondervermögen 20410188 Nicht verbrauchte Mittel Fonds 20410189 Nicht verbrauchte Mittel Sondervermögen 20410289 Projektrücklage Sondervermögen

Buchungen zum Jahresende Zum Geschäftsjahresende wird für den Saldo der Erträge und Aufwendungen der jeweiligen Stiftung eine Geschäftsjahresabschlussbuchung vorgenommen, in dem dieser Saldo gegen die jeweiligen Konten der Stiftung gebucht wird. Das "Jahreser-gebnis" wird dadurch dem Stiftungskapital gutgeschrieben. Buchung eines Inflationsausgleiches: Abschlusskonto Stiftung 4497 "Zuführung Ergebnis Stiftung" an Kapitalerhaltungs-rücklage Einstellung eines verbleibenden Überschusses in die Überschussrücklage:


Abschlusskonto Stiftung 4497 "Zuführung Ergebnis Stiftung" an Überschussrücklage Entnahme bei negativem Stiftungsergebnis: Gewinnrücklage der Stiftung an 3597 "Entnahme Ergebnis Stiftung" Buchung des Saldos der Geldbewegungen der Stiftung als Forderung/Verbindlichkeit aus Kassenbewegungen, wenn für die Stiftung eine vollständige Bilanz erstellt wer-den soll: Die durch die Geschäftstätigkeit der Stiftung verursachte Veränderung des Liquidi-tätsstandes bei der Kernverwaltung muss in diesem Fall zum Abschlusszeitpunkt in Form von gegenseitigen Forderungen und Verbindlichkeiten in den jeweiligen Bilan-zen nachgewiesen und gebucht werden. � positiver Liquiditätssaldo: Forderung bei Stiftung, "Liquiditätskredit von Stiftung" bei Kernverwaltung � negativer Liquiditätssaldo: Verbindlichkeit bei Stiftung, Forderung bei Kernverwal-tung Buchung einer Zustiftung Liquide Mittel an Stiftungskapital 2041


Buchungen im Zusammenhang mit Vermögensgegenstän-den Kauf von Sachvermögen Der Erwerb von Sachvermögen folgt stets unten stehendem Beispiel. Aktivierung: Jeweiliges Aktivkonto an Verbindlichkeiten (z.B. 2511) Bei Zahlungsausgleich: Verbindlichkeiten (z.B. 2511) an 1711 Bank (bzw. das jeweilige Zahlungskonto aus der Kontengruppe 78) Als Buchungsbetrag ist der Kaufpreis einschließlich aller aktivierungsfähigen Neben-kosten, abzüglich Kostenminderungen anzusetzen. Kauf und Veräußerungen von Geringwertigen Vermögensgegenständen (GvG) im NKHR Fallkonstellation: wird unmittelbar als ordentlicher Aufwand (4222) + ordentliche Aus-zahlung (7222) verbucht (vgl. § 46 Abs. 2 Satz 2 2. Alternative GemHVO) Erwerb: ordentlicher Aufwand im Ergebnishaushalt, kein Anlagezugang. Veräußerung wie in obigem Fall:

Unmittelbarer ordentlicher Ertrag (3421) (als Ausgleich des unmittelbaren orden-tlichen Aufwandes beim Erwerb), (Zahlung bei 6421).

Anzahlungen Anzahlungen sind Vorleistungen auf schwebende bzw. noch nicht abgewickelte Ge-schäfte aus Lieferungs- und Leistungsverträgen. Der Ausweis erfolgt auf dem Konto 091 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen. Nach wirtschaftlichem Eigentums-übergang des Anlagegutes muss eine Umbuchung (Aktivierung) auf der endgültigen Bilanzposition erfolgen. Erst mit Aktivierung dürfen Abschreibungen erfolgen. Buchungssatz: 091 Geleistete Anzahlung an 1711 Bank (787 investive Auszahlung) Anlagen im Bau Unter Anlagen im Bau sind die bis zum Bilanzstichtag entstandenen Herstellungskos-ten eines noch nicht fertiggestellten und noch nicht in Betrieb nehmbaren Vermö-


gensgegenstandes des Sachanlagevermögens zu aktivieren. Nach der Fertigstellung erfolgt die Umbuchung auf das entsprechende Bestandskonto. Buchungssatz: 096 Anlagen im Bau an 1711 Bank (787 investive Auszahlung) Buchungssatz nach Fertigstellung der Anlage: 0 Aktivkonto an 096 Anlagen im Bau Nach § 95 Abs. 1 Satz 3 GemO hat der Jahresabschluss (hier Bilanz) u. a. sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden zu enthalten und nach § 40 Abs. 1 GemHVO sind in der Bilanz u. a. das Sachvermögen und die Verbindlichkeiten vollständig aus-zuweisen. Aus diesen Regelungen ergibt sich, dass alle Vermögensgegenstände, die der Kommune zuzurechnen sind, weil sie das wirtschaftliche Eigentum an ihnen er-worben hat, bilanziert werden müssen. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Zahlungs-vorgang zum Erwerb des Vermögensgegenstandes bereits stattgefunden hat oder noch nicht. Dieses Bilanzierungserfordernis findet in folgender Buchungslogik seinen Niederschlag. Bei umfangreichen und langfristigen Investitionsmaßnahmen, bei denen nach dem Zeitpunkt der Fertigstellung (im abzuschließenden Jahr) zum 31.12. noch Schluss-rechnungen (zur endgültigen Abrechnung der Investitionsmaßnahme) ausstehen, sind noch ausstehende Rechnungen in wesentlichem Umfang zu schätzen, als An-schaffungs- und Herstellungskosten zu aktivieren und als Verbindlichkeiten aus Lie-ferung und Leistung zu passivieren. Buchungssätze: Zum 31.12. des abzuschließenden Jahres Anlage oder Anlagen im Bau (AiB) an Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung (2511)

Zum Zeitpunkt der Zahlung der Schlussrechnung

� Schlussrechnung entspricht geschätztem Rechnungsbetrag: Verbindlichkeiten aus Lieferung an Auszahlungen 782 / 783 und Leistung (2511)

� Schlussrechnung ist größer als geschätzter Rechnungsbetrag: Verbindlichkeiten aus Lieferung an Auszahlungen 782 / 783 und Leistung (2511)


Für den Betrag, der den ursprünglich geschätzten Rechnungsbetrag übersteigt:

Anlage oder Anlagen im Bau (AiB) an Auszahlung 782 / 783

Hinweis: Der Betrag, der den ursprünglichen Rechnungsbetrag übersteigt, wird als nachträgliche Anschaffungskosten behandelt. Dieser Betrag wird über die dann je-weils noch gegebene Restnutzungsdauer abgeschrieben.

� Schlussrechnung ist kleiner als geschätzter Rechnungsbetrag: Verbindlichkeiten aus Lieferung an Auszahlungen 782 / 783 und Leistung (2511)

Für den Betrag, der den ursprünglich geschätzten Rechnungsbetrag unterschreitet:

Verbindlichkeiten aus Lieferung an Anlage oder Anlagen im Bau (AiB) und Leistung (2511)

Hinweis: Für den Betrag, der den ursprünglich geschätzten Rechnungsbetrag unter-schreitet, waren die ursprünglich geschätzten Anschaffungs- und Herstellungskosten und damit die bereits aufgelaufenen Abschreibungen zu hoch. Daher hat in diesem Falle eine Wertkorrektur über eine ordentliche Zuschreibung zu erfolgen (ordentlicher Ertrag aus der Zuschreibung).

Unwesentliche Beträge können dagegen als nachträgliche Anschaffungs- und Her-stellungskosten bei Rechnungseingang aktiviert werden. Die Abschreibung erfolgt dann über die zu diesem Zeitpunkt noch gegebene Restnutzungsdauer. Abgang von Vermögensgegenständen des Sachvermögens in Folge Veräuße-rung Der Buchwert des ausscheidenden Vermögensgegenstandes stimmt nur selten mit dem erzielten Nettoverkaufspreis überein. Ist der Nettoverkaufspreis höher als der Buchwert stellt dies einen außerordentlichen Ertrag, ist der Nettoverkaufspreis niedriger als der Buchwert stellt dies einen außerordentlichen Aufwand dar. Außerordentliche Erträge (Konto 531) oder Aufwände (Konto 532) aus Vermögens-veräußerungen beeinflussen das Sonderergebnis in der Ergebnisrechnung, sie wer-den nicht im ordentlichen Ergebnis und auch nicht in den Teilergebnisrechnungen dargestellt. Vermögensgegenstände scheiden in der Regel während des Geschäftsjahres aus. In diesem Fall ist die Abschreibung noch zeitanteilig bis zum Ende des letzten vollen Monats des wirtschaftlichen Eigentumsübergangs vorzunehmen. Nur so sind der Restbuchwert zum Abgangszeitpunkt und damit die Ergebnisauswirkung (Ertrag oder Aufwand) aus dem Anlagenabgang genau zu ermitteln.


Die genaue Buchungsweise und die Vorgehensweise bei der Ermittlung des mit der Veräußerung erzielten Ertrages oder Aufwandes ist auch abhängig vom eingesetzten EDV-Verfahren. Dies gilt ebenso für die Integration der Finanzrechnungskonten bei diesem Geschäftsprozess. Die folgenden Buchungsbeispiele stellen in Grundzügen eine mögliche Vorgehensweise dar. Beispiel: Veräußerung mit außerordentlichem Ertrag Buchungssatz � Forderung an Erlös(verrechnungs)konto 12.000 €

� Erlös(verrechnungs)konto 12.000 € an Sachanlagevermögen 8.000 € Ertrag aus Veräußerung 4.000 €

� Einzahlung aus Veräußerung an Forderung 12.000 €

Buchung in Bilanz

Soll 15/16 Haben Soll Erlöskonto Haben � 12.000 � 12.0000 � 12.000

Soll 0 Sachanlagevermö-

gen Haben

AB 8.000 � 8.000

Soll 531 Ertrag a. Veräu-ßerung

Haben

� 4.000


Soll 15/16 Haben Soll 17 (6831*) Haben � 12.000 � 12.000

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden.


Beispiel: Veräußerung mit außerordentlichem Aufwand Buchungssatz � Forderung an Erlös(verrechnungs)konto 12.000 €

� Erlös(verrechnungs)konto 12.000 € an Sachanlagevermögen 20.000 € Aufwand aus Veräußerung 8.000 €

� Einzahlung aus Veräußerung an Forderung 12.000 €

Buchung in Bilanz

Soll 15/16 Haben Soll Erlöskonto Haben � 12.000 � 12.0000 � 12.000 Soll

532 Aufwand a. Veräu-ßerung

Haben

Soll

0 Sachanlagevermö-gen

Haben

� 8.000 AB 20.000 � 20.000


Soll 15/16 Haben Soll 17 (6831*) Haben � 12.000 � 12.000

*Finanzrechnung

Bei dieser Art von Geschäftsvorfall wird die Finanzrechnung berührt. Das Finanz-rechnungskonto muss bei Einzahlung als Zugang fortgeschrieben werden. Abgang von Vermögensgegenständen des Sachvermögens ohne Veräuße-rungserlös Scheidet ein Anlagegut während des Geschäftsjahres ohne Verkaufserlös aus (Ver-schrottung, Untergang) erfolgt die Ausbuchung des Anlagegutes als außerordentli-cher Aufwand über das Konto 513 „Außerplanmäßige Abschreibungen“.


Tausch von Vermögensgegenständen des Sachvermögens 4 Grundstückstausch Beim Grundstückstausch erfolgt keine Bezahlung eines Kaufpreises. Daher stellt sich die Frage, in welcher Höhe Anschaffungskosten des ertauschten Grundstücks vorlie-gen. Grundsätzlich gilt dabei, dass sich die Höhe der Anschaffungskosten danach richtet, was für den Tausch aufgewendet wurde. Dies ist regelmäßig der Wert des hingegebenen Grundstücks. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Alternativen. Handelsrechtlich ist es beim Tausch von Grundstücken möglich, diese zum Buchwert fortzuführen. Dies bedeutet, dass der Wert des ertauschten Grundstücks im Buchwert des hingegebenen Grundstücks besteht. Dabei handelt es sich um einen ergebnisneutralen Aktivtausch. Steuerrechtlich ist es notwendig, den Tausch zu den Verkehrswerten durchzufüh-ren. Hierdurch besteht der Wert des neuen Grundstücks im Verkehrswert des alten Grundstücks. Da dieser im Normalfall über dem Buchwert liegt, entstehen dadurch Erträge aus Vermögensveräußerung, die als außerordentliche Erträge in den Haus-haltsausgleich einbezogen werden können. Da sich die Aufdeckung von Verkehrswerten besonders im Falle von Zuzahlungen anbietet, da die Höhe der Zuzahlungen in der Regel von der Höhe der Verkehrswerte abhängt, werden im folgenden beide Verfahren dargestellt. Tausch gleichwertiger Wirtschaftsgüter (in der Praxis ein seltener Fall) Das alte Grundstück mit 60.000 Euro geht in Abgang. Da die Gemeinde hierfür ein Grundstück im Wert von 100.000 Euro erhält, entsteht ein außerordentlicher Ertrag von 40.000 Euro. 019 Grundstücke 100.000 Euro an 019 Grundstücke 60.000 Euro 5311 a.o. Ertrag 40.000 Euro Die Gemeinde Buchenhausen und ein ortsansässiges Unternehmen tauschen zwei Grundstücke. Das Grundstück der Gemeinde hat einen Buchwert von 60.000 Euro, sein Verkehrswert beträgt derzeit 100.000 Euro. Das eingetauschte Grundstück hat ebenfalls einen Verkehrswert von 100.000 Euro. Buchung unter Beibehaltung der Buchwerte Das alte Grundstück mit 60.000 Euro geht in Abgang. Da nur dieses Grundstück für den Erwerb aufgewendet werden musste, geht auch das neue Grundstück ungeach-tet des Verkehrswertes mit diesem Wert in die kommunale Bilanz ein. 019 Grundstücke 60.000 Euro an 019 Grundstücke 60.000 Euro

4 Stefan Metzing: Kontaktstudiengang "Kommunaler Bilanzbuchhalter NKHR" - Skript Buchführung


Tausch mit Zuzahlung (Ertauschtes Grundstück im Wert höher) Werden Grundstücke getauscht, deren Verkehrswerte nicht übereinstimmen, kann es zu Zuzahlungen kommen. Leistet die Gemeinde neben der Hingabe eines eigenen Grundstücks noch eine Zuzahlung zum Erhalt des neuen Grundstücks, so stellt die Zuzahlung Anschaffungskosten dar und kann aktiviert werden. Das alte Grundstück mit 60.000 Euro geht in Abgang. Es entsteht ein außerordentli-cher Ertrag in Höhe von 40.000 Euro (Verkehrswert neues Grundstück abzüglich Buchwert altes Grundstück und Zuzahlung). Das neue Grundstück geht mit 120.000 Euro (= Verkehrswert des erworbenen Grundstücks) in die Bilanz ein. Die Zuzahlung wird über den Finanzhaushalt abgewickelt. 019 Grundstücke 120.000 Euro an 019 Grundstücke 60.000 Euro 5311 a.o. Ertrag 40.000 Euro 1711 Bank (bzw. 7821) 20.000 Euro Tausch mit Zuzahlung (Hingegebenes Grundstück im Wert höher) Erhält die Gemeinde eine Zuzahlung, weil der Verkehrswert ihres Grundstückes hö-her liegt, so wird diese als Einzahlung aus der Veräußerung von Grundstücken ver-einnahmt und als außerordentlicher Ertrag verbucht. Buchung unter Offenlegung der Verkehrswerte Das alte Grundstück mit 70.000 Euro geht in Abgang. Für den Erwerb musste ledig-lich dieses Grundstück aufgewendet werden. Die Zuzahlung wird als Einzahlung aus Grundstücksveräußerungen behandelt. In Höhe der Zuzahlung und in Höhe der Differenz aus altem Buchwert des Grund-stücks und Verkehrswert des erworbenen Grundstücks wird ein außerordentlicher Ertrag verbucht. 019 Grundstücke 100.000 Euro an 019 Grundstücke 70.000 Euro 1711 Bank (bzw. 6821) 20.000 Euro 5311 a.o. Ertrag 50.000 Euro


Buchungen im Zusammenhang mit Vorräten/Lagerbuchhaltung Für die Buchung im Vorratsbereich können zwei Varianten verwendet werden – die Bestandsorientierte Buchungsweise oder die Aufwandsorientierte Buchungsweise. Variante 1: Aufwandsorientierte Verbuchung Anmerkung: Die Anschaffung wird direkt in den Aufwand gebucht. Hierbei ist das jeweilige pas-sende Aufwandskonto zu verwenden. Erst zum Jahresabschluss erfolgt der Abgleich des tatsächlichen Vorratsbestandes mit dem Buchbestand. Ist der Buchbestand größer als der tatsächliche Bestand ist ein zusätzlicher Aufwand zu buchen. Ist der Buchbestand kleiner als der tatsächliche Bestand hat dies eine Korrektur über das Aufwandskonto 4281 Verbrauch von Vorräten im Haben zur Fol-ge. Hinweis: Das Konto 3721 Bestandsveränderungen ist nur bei Veränderungen beim Warenbestand zu bebuchen! Buchung bei Anschaffung von Vorräten Buchungssatz � 4281 Verbrauch von sonstigen Vorräten5 an 2511 Verb. a. LuL. 5000 €

� 2511 Verb. a. LuL. an 7281 Auszahlungen für Erwerb von Vorräten 5000 €


Soll 4281 Haben Soll 2511 Haben � 5000 � 5000

Buchung in Finanzrechnung Soll 2511 Haben Soll 7281 (1711) Haben � 5000 � 5000

5 Als Konto kann das jeweils zutreffende Aufwandskonto verwendet werden. So z.B. auch 4251 Hal-tung von Fahrzeugen (z.B. Diesel in eigener Tankstelle)


Buchung am Jahresende:

a) Buchbestand Vorräte > tatsächlicher Bestand

� Verbrauch von sonstigen Vorräten6 an Vorratsvermögen 100 €

Soll 08 Haben Soll 4281 Haben AB 1000 � 100 � 100 EB 900

b) Buchbestand Vorräte < tatsächlicher Bestand

� Vorratsvermögen an Verbrauch von sonstigen Vorräten 100 €

Soll 08 Haben Soll 4281 Haben AB 900 � 100 � 100 EB 1000 Variante 2: Bestandsorientierte Verbuchung Anmerkung: Die Anschaffung wird direkt auf das entsprechende Bilanzkonto in die Aktiva ge-bucht. Hierbei ist das jeweilige passende Aktivkonto zu verwenden. Zum Jahresabschluss erfolgt der Abgleich des tatsächlichen Vorratsbestandes mit dem Buchbestand. Ist der Buchbestand größer als der tatsächliche Bestand ist ein zusätzlicher Aufwand zu buchen. Ist der Buchbestand kleiner als der tatsächliche Bestand hat dies eine Korrektur über das Aufwandskonto 4281 Verbrauch von Vorrä-ten im Haben zur Folge. Hinweis: Das Konto 3721 Bestandsveränderungen ist nur bei Veränderungen beim Warenbestand zu bebuchen! Buchung bei Anschaffung von Vorräten Buchungssatz � 08 Vorräte an 2511 Verb. a. LuL. 500 €

� 2511 Verb. a. LuL. an 7281 Auszahlungen für Erwerb von Vorräten 500 €

6 Als Konto kann das jeweils zutreffende Aufwandskonto verwendet werden. So z.B. auch 4251 Hal-tung von Fahrzeugen



Soll 08 Haben Soll 2511 Haben � 500 � 500

Buchung in Finanzrechnung Soll 2511 Haben Soll 7281 (1731) Haben � 500 � 500 Verbrauch von Vorräten: Der Verbrauch von Vorräten wird über eine nicht zahlungsrelevante Aufwandsbu-chung dargestellt. Bei der Bestandsorientierten Verbuchung sollte mit Lagerentnahmescheinen gearbei-tet werden. Die Material-/Lagerbuchhaltung ist entsprechend zu organisieren. Es muss bei Entnahmen aus dem Vorratsbestand ersichtlich sein auf welchen Produk-ten letztlich der Aufwand zu verbuchen ist. � Verbrauch von Vorräten an Vorratsvermögen 100 €

Soll 4281 Haben Soll 08 Haben � 50 � 50 Buchungen am Jahresende: Die Buchungen am Jahresende folgendem Schema, wie unter Variante 1 dargestellt. Unter der Kontenart 428 sind auch festgestellte Inventurdifferenzen zu verbuchen (428 Aufwand aus Inventurdifferenzen an 08 Vorräte). Sollte nach durchgeführter Inventur festgestellt werden, dass der Lagerbestand größer als der Buchbestand ist, so ist dies ertragswirksam unter der Kontenart 358 zu verbuchen (08 Vorräte an 358 Erträge aus Inventurdifferenzen). Nur wenn unterjährig Lagerentnahmen dokumen-tiert werden (Stichwort: Materialentnahmescheine), können Inventurdifferenzen fest-gestellt werden.


Wertberichtigung auf Forderungen / Behandlung und Bu-chung von Niederschlagung, Erlass, Stundung und Aus-setzung der Vollziehung während des Jahres Verbuchung einer befristeten Niederschlagung Die Festlegung einer Niederschlagung lässt die ursprünglich gebuchte Ertragsbu-chung unberührt. Sie führt nur zu einer Berichtigung der Forderung. Diese Berichti-gung erfolgt über eine Forderungsabschreibung über das Konto „4721 Abschreibun-gen auf Forderungen“ gegen ein Wertberichtigungskonto (15X9 oder 1619). Stellt sich später heraus, dass der niedergeschlagene Betrag zu hoch angesetzt wurde, so muss der Bestand auf dem Wertberichtigungskonto (15X9 oder 1619) durch eine Ertragsbuchung über das Konto „35831 Erträge aus der Herabsetzung von Wertberichtigungen“ korrigiert werden. Dies kann je nach verwendetem EDV-Verfahren automatisiert erfolgen. Verbuchung einer unbefristeten Niederschlagung Bei einer unbefristeten Niederschlagung wird eine Niederschlagung buchhalterisch im Ergebnis wie ein Erlass gebucht. Die Überwachung der niedergeschlagenen For-derung muss in diesem Fall außerhalb des Rechnungswesens erfolgen, z.B. in Form von Listen, Vormerkbuch. Stellt sich später heraus, dass der niedergeschlagene Betrag zu hoch angesetzt wurde, so ist dies durch eine Ertragsbuchung zu korrigieren. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die Finanzrechnung ggfs. manuell mitbebucht wird. Die Buchung in der Ergebnisrechnung (Abschreibungsbuchung bzw. Ertragsbuchung bei einer Herabsetzung des Wertberichtigungsbestandes) sollte auf das Produkt/die Kostenstelle der ursprünglichen Buchung erfolgen. Buchungsbeispiel I (Verbuchung einer befristeten Niederschlagung) Sachverhalt: An Ertrag wurden 1.000 € gebucht. Es kommen Zweifel auf, ob die For-derung beglichen wird. Es wird mit einem Forderungsausfall in Höhe von 600 € ge-rechnet. Über 400 € haben wir eine Zusage, dass dieser Betrag überwiesen wird. Dieses Geld geht auch tatsächlich auf unserem Girokonto ein. Ertragsbuchung:

� Forderungen an Ertrag 1.000 €

Abschreibung des zweifelhaften Betrags:

� Abschreibung auf Forderungen an Wertberichtigung Forderungen 600 €


Geldeingang erfolgt über 400 €:

� Bank (Einzahlung) an Forderungen 400 €

Nach einigen Jahren steht fest, dass der noch offene Anspruch von 600 € infolge Eintritt der Zahlungsverjährung nicht mehr weiter verfolgt werden darf. Er wird daher ausgebucht: � Wertberichtigung Forderungen an Forderungen 600 €

Soll

15 / 16 Forderun-gen

Haben

Soll

3 Ertrag

Haben

� 1.000 � 400 � 1.000 � 600 Soll

15X9 / 1619 Wert-berichtigung For-

derungen

Haben

Soll

4721 Abschrei-bung auf Forde-

rungen

Haben � 600 � 600 � 600 Soll

1711 (6) Bank

Haben

� 400 Wichtig: Am Jahresende wird in der Vermögensrechnung (Bilanz) der ursprüngliche Forderungsbestand mit dem Wertberichtigungskonto saldiert ausgewiesen. Buchungsbeispiel II (Verbuchung einer befristeten Niederschlagung) Sachverhalt: An Ertrag wurden 1.000 € gebucht. Es kommen Zweifel auf, ob die For-derung beglichen wird. Es wird mit einem Forderungsausfall in Höhe von 600 € ge-rechnet. Über 400 € haben wir eine Zusage, dass dieser Betrag überwiesen wird. Dieses Geld geht auch tatsächlich auf unserem Girokonto ein. Einige Zeit später überweist der Schuldner doch noch weitere 300 €. Ertragsbuchung:



� Abschreibung auf Forderungen an Wertberichtigung Forderungen 600 €






Korrektur der Wertberichtigung:

� Wertberichtigung Forderungen an Erträge aus der Herabsetzung von Wertberichtigungen 300 €

Nach einigen Jahren steht fest, dass der noch offene Anspruch von 300 € infolge Eintritt der Zahlungsverjährung nicht mehr weiter verfolgt werden darf. Er wird daher ausgebucht: Wertberichtigung Forderung an Forderungen 300 €

Soll 15 / 16 Forderungen Haben Soll 3 Ertrag Haben � 1.000 � 400 � 1.000 � 300 300 Soll

15X9 / 1619. Wert-berichtigung Forde-

rungen

Haben

Soll

4721 Abschreibung

auf Forderungen

Haben

� 300 � 600 � 600 300 Soll

1711 (6) Bank

Haben

Soll

35831 Erträge aus der Herabsetzung von Wertberichti-

gungen

Haben

� 400 � 300 � 300 Wichtig: Am Jahresende wird in der Vermögensrechnung (Bilanz) der ursprüngliche Forderungsbestand mit dem Wertberichtigungskonto saldiert ausgewiesen.


Buchungsbeispiel III (Verbuchung einer unbefristeten Niederschlagung) Sachverhalt: An Ertrag wurden 1.000 € gebucht. Es kommen begründete Zweifel auf, ob die Forderung beglichen wird. Es wird mit einem Forderungsausfall in Höhe von 600 € gerechnet. Über 400 € haben wir eine Zusage, dass dieser Betrag überwiesen wird. Dieses Geld geht auch tatsächlich auf unserem Girokonto ein. Ertragsbuchung:



� Abschreibung auf Forderungen an Forderungen 600 €



Soll 15 / 16 Forderungen Haben Soll 3 Ertrag Haben � 1.000 � 600

� 400 � 1.000

Soll

4721 Abschreibung auf Forderungen

Haben

Soll

17 (6) Bank

Haben

� 600 � 400 Wichtig: Am Jahresende wird in der Vermögensrechnung (Bilanz) der ursprüngliche Forderungsbestand mit dem Wertberichtigungskonto saldiert ausgewiesen. Pauschalwertberichtigung Grds. ist die Einzelwertberichtigung vorrangig anzuwenden. Pauschalwertberichti-gungen dürfen nur in begründeten Fällen stattfinden. Z.B. im Sozialbereich. Buchungssatz für eine Pauschalwertberichtigung in Höhe von 5.000 €: Abschreibungen auf Forderungen an Wertberichtigung Forderungen

Soll

4721 Abschreibung auf Forderungen

Haben

Soll

15X9 oder 16X9 Wertberichtigung

Forderungen Haben � 5.000 � 5.000


Nach erstmaliger Pauschalwertberichtung wird in Folgejahren zum Jahresende die Veränderung gebucht (Die Pauschalwertberichtigung darf nicht zum 01.01. des Fol-gejahres wieder aufgelöst werden, da ansonsten die Ergebnisrechnung unterjährig nicht korrekt ist). Sofern die Pauschalwertberichtung im Folgejahr niedriger ausfällt muss ein eventuel-ler Haben Saldo des Aufwandskontos 4721 auf das Ertragskonto 35831 umgebucht werden. Verbuchung eines Erlasses Ein Erlass führt zu einer sofortigen Ausbuchung der Forderung. Die erlassene Forde-rung wird direkt über das Konto „4721 Abschreibung auf Forderungen“ abgeschrie-ben. Beachte: Die Buchung eines Erlasses lässt den ursprünglich gebuchten Ertrag unbe-rührt. Buchungsbeispiel Sachverhalt: Eine Forderung in Höhe von 1.000 € wird erlassen. � Forderungen an Ertrag 1.000 €

� Abschreibung auf Forderungen an Forderungen 1.000 €

Soll

15 / 16 Forderun-gen

Haben

Soll

3 Ertrag

Haben

� 1.000 � 1.000 � 1.000

Soll

4721 Abschrei-bung auf Forde-

rungen

Haben � 1.000 Verbuchung einer Aussetzung der Vollziehung Wird noch geklärt. Verbuchung einer Stundung Bei einer Stundung handelt es sich um das Aufschieben von Zahlungsterminen. Eine Stundung lässt den gebuchten Ertrag und die Forderung unberührt. Bei der Stun-dung muss beim Debitor ein neuer Fälligkeitstermin erfasst werden.


Bei vereinbarter Ratenzahlung gibt es je nach verwendetem EDV-System zwei Mög-lichkeiten:

• Hinterlegung eines Ratenplans beim Debitor / Geschäftspartner • Über Ausbuchen der Gesamtforderung und Wiedereinbuchung der Forde-

rung in Teilbeträgen mit neuen Fälligkeiten bei Beibehaltung des ursprüngli-chen Buchungsdatums (der ursprüngliche Ertrag darf nicht verändert wer-den). Der Buchungssatz bleibt hierbei derselbe.

Erst wenn ein gestundeter Betrag niedergeschlagen oder erlassen wird, erfolgen Bu-chungen im Wege von Forderungsanpassungen.


Abbildung der haushaltsunwirksamen Vorgänge (Prozesse des ehemaligen SHV) Für das kameral normierte Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge (ShV) gibt es keine Nachfolgevorschriften in den Regelungen zum NKHR. Auf Grund der integrier-ten Verbundrechnung innerhalb des 3-Komponenten-Modells kann es ein Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge als zusätzliches Hauptbuch in der bisher bestehenden Form nicht mehr geben. Die Prozesse des SHV bleiben aber dennoch in der Kom-munalen Doppik erhalten (Folgende Paragraphen der GemHVO bilden den Rahmen: § 15, § 30, § 50 Nr. 37 und 38, § 61 Nrn. 10, 16 und 46 GemHVO). Die in der letzten kameralen Jahresrechnung ausgewiesenen Reste (Sollsalden) sind in die Eröffnungsbilanz des ersten doppischen Haushaltsjahres zu überführen. Vor der Übernahme der Bestände muss nach einer Einzelanalyse aller SHV-Konten die Entscheidung getroffen werden, ob künftig eine Bestandsführung auf Sachkonten-ebene ausreichend ist oder ob Geschäftsprozesse über das Nebenbuch abgebildet werden müssen. Die bisher bekannte klassische Gliederung nach Unterabschnitten entfällt ebenfalls. Eine Detaillierung kann ggf. durch Untergliederung von Bilanzkonten oder durch softwarespezifische Kontierungsmöglichkeiten z.B. Kostenrechnungs-Objekte i.S. eines Nebenbuchs erfolgen. Gemäß § 36 Abs. 1, Satz GemHVO können Vor- und Nebenbücher geführt werden, deren Ergebnisse zeitnah in das Journal und das Hauptbuch übernommen werden. Die Ergebnisse sind spätestens zum Ende des Haushaltsjahres zu übernehmen. Viele Sachverhalte, die seither im SHV geführt wurden sind zukünftig nicht mehr als haushaltsfremd zu behandeln. Einbuchung der Anfangsbestände

Die vorhandenen SHV-Bestände werden grds. gegen die Bilanz aufgelöst. Die An-fangsbestände ergeben sich aus der letzten kameralen Jahresrechnung (Sollsalden). Ein Abgleich der Einzahlungen und Auszahlungen entfällt.

Die Ist-Mehreinnahme (IME) / Ist-Mehrausgabe (IMA) des letzten kameralen Ab-schlusses, entspricht den Bank- und Barbeständen in der Eröffnungsbilanz, die zu-künftig auf getrennten Bestandskonten ausgewiesen werden.

Für den haushaltsfremdem Bereich bestehen in der Finanzrechnung die Bereiche 679 und 779. Kassenkredite werden in der Finanzrechnung aber unter 693 und 793 ausgewiesen. Die Bestände der Kassenkredite werden in der Kontenart 239 geführt und dort eingebucht.


Übernahme der Bankbestände

Beispiel: Einbuchung der Bankbestände in Höhe von 1.000 € (z. B. Girokonten, Geldmarkt-konten / Tagesgeldkonten) zum Eröffnungsbilanzstichtag

Buchungssatz:

1711XX Sichteinlagen bei Banken an 801X Eröffnungsbilanzkonto 1.000 €

Übernahme der Barbestände der Barkasse, Zahlstellen und Handvorschüsse

Der Barbestand der Kasse wird aus der letzten kameralen Jahresrechnung ermittelt. Die Bestände ergeben sich aus den Kasseneinnahmeresten.

Beispiel: Barbestand in Höhe von 50 €

Buchungssatz:

1731XX Bargeld an 801X Eröffnungsbilanzkonto 50 €

Auch der Anfangsbestand sämtlicher bestehender Handvorschüsse muss dargestellt werden. Übernahme der Festgeldanlagen

Beispiel: Festgeld in Höhe von 10.000 €

Buchungssatz:

1492 Sonstige Einlagen an 801X Eröffnungsbilanzkonto 10.000 € Allgemeine Rücklage

Die allgemeine kamerale Rücklage wird es im doppischen Haushalt nicht mehr ge-ben (siehe Bilanzierungsleitfaden). Eine Übernahmebuchung erfolgt nicht.

Sonderrücklagen

Die kamerale Sonderrücklage wird es im doppischen Haushalt nicht mehr geben. Näheres hierzu siehe Bilanzierungsleitfaden.

Künftig werden diese als Rückstellungen gemäß § 41 Absatz 1 GemHVO behandelt.

Beispiel: Anfangsbestand Nachsorgerückstellung einer Abfalldeponie. Der Anfangsbestand der Rückstellung muss nicht unbedingt dem Bestand der ehemaligen Sonderrückla-ge entsprechen.


Buchungssatz:

801X Eröffnungsbilanzkonto an 284 Rückstellung für die Stilllegung und Nachsorge von Abfalldeponien

Ungeklärte Einzahlungen

Beispiel: Fritz Müller überweist 100 € ohne Angabe eines Verwendungszwecks.

Buchungssatz:

1711 Sichteinlagen bei Banken an 2791 ungeklärte Zahlungseingänge 100 €

Finanzrechnung: 679x (Zugang) Haushaltsunwirksame Einzahlung

Weiterführen des Buchungsbeispiels:

a) die Überweisung war falsch und wird zurück überwiesen

b) die Zahlung kann einer Grundsteuerforderung zugeordnet werden

Buchungssatz:

a) 2791 ungeklärte Zahlungseingänge an 1711 Bank 100 €

Finanzrechnung: 679x (Abgang) Haushaltsunwirksame Einzahlungen

b) 2791 ungeklärte Zahlungseingänge an 1521 Steuerforderungen 100 €

Finanzrechnung: 679x (Abgang) Haushaltsunwirksame Einzahlungen

6011 (Zugang) Einzahlungen aus Grundsteuer

Hinweis: Vor Erstellung einer Statistikmeldung sind ungeklärte Einzahlungen nach

Möglichkeit aufzuklären und auf den richtigen Einzahlungskonten nachzuweisen. Unklare Abbuchungen

Beispiel: Der Stadt werden 100 € ohne Angabe eines Verwendungszwecks abgebucht

Buchungssatz:

1691 Übrige Forderungen an 1711 Bank 100 €

Finanzrechnung: 779x (Zugang) Haushaltsunwirksame Auszahlungen

Weiterführen des Buchungsbeispiels:

a) Abbuchung ist unberechtigt und wird zurückgegeben

b) Abbuchung berechtigt und Ausgabe kann den Stromkosten zugeordnet werden


Buchungssatz:

a) 1711 Bank an 1691 Übrige Forderungen 100 €

Finanzrechnung: 779x (Abgang) Haushaltsunwirksame Auszahlungen

b) 4241 Aufwand für Energie an 1691 Übrige Forderungen 100 €

Finanzrechnung: 779x (Abgang) haushaltsunwirksame Auszahlungen

7241 (Zugang) Bewirtschaftung der Grundstücke und bauliche Anlagen

Durchlaufende Gelder Einnahme Beispiel:

Amtshilfe in Vollstreckungsangelegenheiten

Buchungssatz:

Zahlungseingang: 1711 Sichteinlagen bei Banken an 2799 Weitere sonstige Verbindlichkeiten

Finanzrechnung: 679x, haushaltsunwirksame Einzahlungen

Weiterleitung:

1. Das Geld wird (an Dritte) ausbezahlt:

2799 Weitere sonstige Verbindlichkeiten an 1711 Sichteinlagen bei Banken

Finanzrechnung: 779x haushaltsunwirksame Auszahlung

2. Das Geld wird (teilweise) vereinnahmt

2799 Weitere sonstige Verbindlichkeiten an 3xxx Erträge aller Art

Finanzrechnung: 679x Abgang, 6xxx (entsprechend dem Ertragskonto) Zugang

Grundsätzlich werden alle durchlaufenden Gelder nach diesem Schema verbucht. Komplexere Sachverhalte sind ggfs. über das Nebenbuch abzuwickeln.


Weitere Beispiele nach vorigem Schema zu buchen (nicht abschließend):

Durchlaufspenden

Pfandgelder (z.B. Schlüssel)

Sicherheitsleistungen (Bau, Urkundenüberprüfung)

Fundgelder

Durchlaufende Gelder Ausgabe

Beispiel:

Auszahlung für Sozialhilfeempfänger im Auftrag des Sozialhilfeträgers.

Buchungssatz:

Zahlungsausgang:1591 übrige ö.r. Forderungen an 1711 Sichteinlagen bei Banken

Finanzrechnung:779x, haushaltsunwirksame Auszahlungen

Zahlungseingang:1711 Sichteinlagen bei Banken an 1591 übrige ö.r. Forderungen

Finanzrechnung: 679x, haushaltsunwirksame Einzahlung

Rechtlich unselbständige Stiftungen

Die Stiftungen werden nicht mehr haushaltsunwirksam abgebildet. Ihre Abbildung erfolgt entweder über eigene Konten, Geschäftsbereiche, Buchungskreise oder an-dere Objekte.

Vorschüsse Der Mitarbeiter erhält auf Antrag vom Personalamt einen Gehaltsvorschuss in Höhe von 2000 Euro. Dieser soll im Laufe der nächsten 12 Monate ratenweise zurückbe-zahlt werden. 1691 Übrige privatrechtliche Forderungen an 1711 Bank (779x Auszahlung) Rückzahlung:

1. Alternative: Der Mitarbeiter überweist die Raten bzw. der Betrag wird vom Konto eingezogen: (679x Einzahlung) 1711 Bank an 1691 Übrige privatrechtliche Forderungen (auf Debitor/Geschäftspartner kontieren)

2. Alternative: Die Raten werden am Gehalt einbehalten


Abstimmkonto aus Personalvorbuch an 1691 Übrige privatrechtliche Forde-rungen (Debitor/Geschäftspartner)

Handvorschüsse

Einrichtung eines neuen Handvorschusses

1741 Handvorschüsse an 1731 Barkasse oder 1711 Sichteinlagen

Rein bilanzielle Buchung (Aktivtausch), die Finanzrechnung wird nicht berührt

Verwendung Handvorschuss / Auffüllung

Auszahlungen aus dem Handvorschuss werden zunächst nicht gebucht. Die Belege werden lediglich für die folgende Abrechnung (Auffüllen der Handkasse) gesammelt.

Buchungssatz:

Abrechung Handkasse:

4xxx Aufwand (Aufwandskonto entsprechend der gesammelten Belege) an 1731 Barkasse (Hauptkasse) oder 1711 Sichteinlagen

Finanzrechnung: Hier wird das dem Aufwandskonto entsprechende Finanzrech-nungskonto fortgeschrieben.

Rückzahlung (Auflösung) des Handvorschusses

Buchungssatz:

1711 Sichteinlagen oder 1731 Barkasse an 1741 Handvorschüsse

Rein bilanzielle Buchung (Aktivtausch), die Finanzrechnung wird nicht berührt

Zahlstellen

Zahlstellen werden ebenfalls nach dem Buchungsschema für Handvorschüsse ab-gewickelt.

Tagesgeldanlagen (bis 30 Tage Laufzeit) Sind Bestandteil der liquiden Mittel der Bilanz.

Anlagen

Anlagen Anlage 1: Empfehlung zur Gliederung der Bankbestandskonten

Empfehlungskonten Software SAP

Konto Bezeichnung

171101 00 Bank

171101 05 Eingang Überweisung Inland

171101 10 Ausgang Überweisung Inland

171101 15 Eingang Überweisung Ausland

171101 20 Ausgang Überweisung Ausland

171101 25 Eingang Scheck

171101 30 Ausgang Scheck

171101 40 Eingang Abbuchungen

171101 40 Ausgang Abbuchungen

171101 60 Kreditor Abweisung

171101 70 Debitor Abweisung

171101 80 Banküberstellung

171101 90 Geldmarktkonto

171109 00 Tagesgeldkonto

171109 99 Dummy-Bankkonto

173100 00

Konten für Barbestand einrichten. Zahlstellen bei Bedarf als eigene Un-terkonten einrichten. Dif-ferenzierung individuell.

Anlagen

Empfehlungskonten Software KIRP

Zahlweg Konto Bezeichnung

100 0 1731000 Barkasse

301 0 1711310 KSK

301 1 1711311 Scheck

301 2 1711312 Überweisung

301 3 1711313 Einzug/Lastschrift

302 0 1711320 VOBA

302 1 1711321 Scheck



303 0 1711330 BW-Bank

303 1 1711331 Scheck



304 0 1711340 Südwestbank

304 1 1711341 Scheck



700 0 1700700 Innere Verrechnung

998 0 1700998 Schnittstelle

999 0 1700999 Verrechnung

Anlagen 106

Anlage 2: FAG-relevante Konten

Steuern, Steuerbeteiligungen, Finanzzuweisungen, allgemeine Umlagen sowie Rückstellungen im Rahmen des Finanzausgleichs bei Ge-meinden/GV. und Kreisen

Ertrag / Einzahlung bzw. Aufwand / Auszahlung

Buchungs- regeln

kameral Buchungsregeln doppisch

GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe

Konto Ergebnis- rechnung

Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

Steuern und Steuerbeteiligungen

Realsteuern

Grundsteuer A 90 000 61.10 3011 6011 Grundsteuer B 90 001 61.10 3012 6012 Gewerbesteuer 90 003 61.10 3013 6013

Gemeindeanteile an Gemeinschaftssteuern

Gemeindeanteil an der Einkommensteuer 90 010 61.10 3021 6021

Gemeindeanteil an der Umsatzsteuer 90 012 61.10 3022 6022

Finanzzuweisungen

Schlüsselzuweisungen

- Gemeinden (§ 5 FAG) 90 041 61.10 3111 6111

Anlagen 107


Buchungs- regeln


GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe


Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

- Stadtkreise (§ 7a FAG) 90 041 61.10 3111 6111 - Landkreise (§ 8 FAG) 90 041 61.10 3111 6111

Kommunale Investitionspauschale (§ 4 FAG) 90 041 61.10 3111 6111 Kein (aufzulösender) Sonderpos-

ten

Zuweisungen für untere Verwaltungsbehörden

- § 11 Abs. 1 FAG 90 061 61.10 3131 6131 - Überlassung Grunderwerbsteuer (§ 11 Abs. 2 FAG)

90 061 61.10 3151 6151 Keine "eigene" Steuerquelle

- § 11 Abs. 4 (Zuweisungen Sonderbehördeneingl.)

90 061 61.10 3131 6131 Bei Bedarf örtlich tiefere Konten-

gliederung - § 11 Abs. 5 (Zuweisungen Verwaltungs-struktur-Ref.)

90 061 61.10 3131 6131 Bei Bedarf örtlich tiefere Konten-

gliederung Ausgleichstock (§ 13 FAG) - laufende Zuweisungen 90 051 61.10 3121 6121

Anlagen 108


Buchungs- regeln


GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe


Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

- Investitionszuweisungen Epl. 0 - 8 361

jeweilige Pro-duktgruppe - 6811

In der Bilanz: Sonderposten Kon-to 211, Ertrag aus Auflösung bei

3161

Sachkostenbeitrag (§ 17 FAG) 2

(294) 171

Sachkosten-beitrag ist für

jeweiliges Pro-dukt abzubilden

3141 6141

Schülerbeförderungskosten (§ 18 FAG) 290 171 21.40.01 3141 6141 Fremdenverkehrslastenausgleich (§ 20 FAG) 79 171 57.50 3141 6141


Buchungs- regeln


GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe


Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

Soziallastenausgleich (§ 21 FAG) 41 171 Buchung im Pro-duktbereich 31

31419 61419 Aufteilung auf die Produktgrup-pen erfolgt nach dem Nettoauf-

Anlagen 109

und Aufteilung auf die Produkt-gruppen 31.10,

31.20, 31.30

wand

Status-quo-Ausgleich (§ 22 FAG) 90 072/83

2 61.10

31829 / 43729

61829 / 73729

Die Statistik sieht die Bereichs-abgrenzung A bei den Umlagen vor. In der Übersicht wurde die

Bereichsabgrenzung für die Ge-meinden und Gemeindeverbän-

de (Nr. 2) verwendet.

Straßenbau Kreise (§ 25 FAG) 65 171/ 361

54.20 3141 6141 / 6811

Straßenbau Gemeinden (§ 26 FAG) 63 171 54.10 3141 6141 Straßenbau Gemeinden (§ 27 I FAG) 63 361 54.10 3141 6141


Buchungs- regeln


GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe


Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

Straßenbau Gemeinden (§ 27 II FAG) 63 361 54.10 - 6811 In der Bilanz: Sonderposten Kon-to 211, Ertrag aus Auflösung bei

3161 ÖPNV (§ 28 FAG) 79 171 54.70 3141 6141

Ausbildungskosten (§ 29 FAG) 08 171 11.21 3141 6141

Familienleistungsausgleich (§ 29a FAG) 90 091 61.10 3051 6051

Anlagen 110

Kindergartenlastenausgleich (§ 29b FAG) 464 171 36.50 3141 6141 Kleinkindförderung (§ 29c FAG) 36.50.01 3141 6141

Erstattung von Personalausgaben (§ 39 Abs. 18 FAG) 671

jeweiliges Pro-dukt bzw. Pro-

duktgruppe 4451 7451

Kreisumlage bei den Landkreisen 90 072 61.10 3182 6182

Zuweisungen aus dem Kommunaler Investiti-onsfonds (KIF)

Epl. 0 - 8

361 jeweiliges Pro-dukt bzw. Pro-

duktgruppe - 6811

In der Bilanz: Sonderposten Kon-to 211, Ertrag aus Auflösung bei

3161


Buchungs- regeln


GL GR Produkt bzw.

Produktgruppe


Konto Finanz-

rechnung Anmerkung

Allgemeine Umlagen FAG-Umlage 90 831 61.10 4371 7371 Kreisumlage 90 832 61.10 4372 7372 KVJS-Umlage 61.10 4372 7372 Gewerbesteuerumlage 90 810 61.10 4341 7341

Rückstellungen im Rahmen des Finanz-ausgleichs

Zuführung FAG-Umlage - - 61.10 4371- - Empfehlung: eigenes Unterkonto für Rückstellungsbildung

Zuführung Kreis-Umlage - - 61.10 4372- - Empfehlung: eigenes Unterkonto für Rückstellungsbildung

Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen - - 61.10 3582 - keine Auszahlung daraus!

Anlagen 111

Anlage 3: Buchungen im Zusammenhang mit Personalauszahlungen (am Beispiel von DVV-Personal und Finanzverfahren SAP)

Buchungssätze Beamte

1.) Auszahlung des Nettogehalts an Beamte und VWL an VWL-Träger via DTA

2.) Buchung des Bruttobetrages inkl. Lohnst .inkl. VWL-AG Anteil Beamte

3.) AuszahlungAO für Lohnsteuer auf GP Finanzamt

4.) Zahllauf an Finanzamt (Lohnsteuer)

5.) Auszahlung an Finanzamt (Lohnst., Kirchenst., Soli.)

Rückmeldung über Zahlung an Finanzamt

VWL: AG-Anteil ist im Bruttolohn enthalten, Nettoauszahlung wird um AN-Anteil VWL ge-kürzt

Entgeltbeschäftigte

31.) Buchung des Bruttobetrages Entgeltbeschäftigte (SV, ZVK, VK, Lohnst., KiGe) 32.) Auszahlung des Nettogehalts an Entgeltbeschäftigte via DTA 33.) Buchung SV Verr.Kto. Angestellte an Bankverrechnung (manuelle Sachkontenbuchung) 34.) Buchung ZVK/VK Verr.Kto. Angestellte an Bankverrechnung (manuelle Sachkontenbuchung)

35.) Rückmeldung ELKO über Auszahlung an SV-Träger 36.) Rückmeldung ELKO über Auszahlung ZVK/VK 37.) Umbuchung von KiGe auf Lohnst. Verr.Kto. 38.) AuszahlungsAO für Lohnst. auf GP Finanzamt

Anlagen 112

39.) Zahllauf an Finanzamt (Lohnsteuer) 40.) Auszahlung an FA - Rückmeldung über Zahlung an Finanzamt

Anmerkung: VWL: AG-Anteil ist im Bruttolohn enthalten, Nettoauszahlungsbetrag an MA wird um AN-Anteil gekürzt, DTA Erstellung erfolgt aus HR Pfändungen: mit Überweisung an Dritte wird analog zur VWL-Systematik gebucht

Alternativ: Lohnst./KiGe: Können auf ein gemeinsames Sachkonto/Fipo gebucht werden KiGe-Soll; Lohnst.-

Haben; Bitte hierzu Saldierungsverbot beachten!

ZVK/VK: Können auch auf separate Sachkonten und GP gebucht werden

JA Entgeltbeschäftigte

60.) Einstellungen der 18er-Konten als Forderungen oder Verbindlichkeiten - BS: Lohnst.Verr.Kto. an Verb.31.12.

61.) Umkehrung von 60.) BS: Verb. an Lohnst.Verr.Kto. 70.) Korrektur FiPo 77912830 Lohnsteuer-Entgeltbeschäftigte

71.) Umkehrung von 70.) Lohnsteuer-Entgeltbeschäftigte

JA Beamte

(50) Verbuchung als ARAP Bilanz

(51) Umkehrung von (50)

Anlagen 113

Finanzbuchhaltung

17932800 40110000 (70110000) HR Bankverrechnung Dienstbezüge Beamte

32.) 30.12. 2.645,29 2.645,29 31.) 30.12. 2.) 02.01. 2.589,17 35.) 30.12. 1.760,43 1760,43 33.) 30.12. 36.) 30.12. 384,20 384,20 34.) 30.12. 40120000 (70120000) 1.) 30.12. 2.111,41 2.111,41 50.) 31.12. Dienstaufw. Angest.

51.) 01.01. 2.111,41 2.111,41 2.) 02.01. 31.) 30.12. 4.674,02 5.) 10.01. 477,76 477,76 4.) 10.01.

40.) 10.01. 1.124,02 1.124,02 39.) 10.01

4032000 (70320000)

17110100 Soz.Versich. Angest. Bank 31.) 30.12. 862,73

2.111,41 1.) 30.12.

2.645,29 32.) 30.12. 1.760,43 35.) 30.12. 384,20 36.) 30.12. 40220000 (70220000)

477,76 5.) 10.01. Vers.Kasse Angest. 1.124,02 40.) 10.01 31.) 30.12. 377,19

Anlagen 114

Finanzbuchhaltung

18912840 (77912840) SV Verr.Kto. Angest.

33.) 30.12. 1.760,43 1.760,43 30.12. 31.)

18912820 (77912820) ZVK Verr.Kto. Angest.

34.) 30.12. 384,20 384,20 30.12. 31)

18912830 (77912830) Lohnst.Verr.Kto. Beamte

18912830 (77912830) 3.) 10.01. 477,76 477,76 2.) 10.01. Lohnst.Verr.Kto.Angest.

37.) 30.12. 164,00 1.288,02 30.12. 31.) 60.) 31.12. 1.124,02 38.) 10.01 1.124,02 1.124,02 01.01. 61.)

18912810 (77912810) KiGe Verr.Kto.

31) 30.12. 164,00 164,00 30.12. 37.)

GP FA GP FA

39.) 10.01 1.124,02 1.124,02 10.01. 38.) 4.) 10.01. 477,76 477,76 3.) 10.01.

Anlagen 115

Finanzbuchhaltung

Beamtenbezügebgrenzungen zum JA

1801 (70110000) ARAP Beamtengehalt

31.12. (50) 2.111,41 2.111,41 (51) 01.01.

Angestelltenvergütungsabgrenzungen zum JA

27XXXXXX 70120000 (70120000)

Verbind. aus PKV (FA) Personalauszahlung Entgeltbeschäftigte 1.124,02 60.) 31.12. 1.124,02 70.) 31.12.

01.01. 61.) 1.124,02 01.01. 73.) 1.124,02

77912830 (77912830)

PKV-Korrekturposten Lohnst. 31.12. 70.) 1.124,02

1.124,02 71.) 01.01.

Anlagen 116

Finanzrechnung

70120000 70110000 Dienstaufw. Angest. Dienstbezüge Beamte

31.) 30.12. 4.674,02 4.674,02 50.) 2.111,41 2.111,41 31.12. 70.) 31.12 -1.124,02 -1.124,02 51.) -2.111,41 -2.111,41 01.01. 71.) 01.01. 1.124,02 1.124,02 2.) 2.589,17 2.589,17 02.01.

70320000 Soz.Versich. Angest.

31.) 30.12. 862,73 862,73

70220000 Vers.Kasse Angest.

31.) 30.12. 377,19 377,19

77912840 SV Verr.Kto. Angest.

31.) 30.12. -1.760,43 -1.760,43 33.) 30.12. 1.760,43 1.760,43

77912820 ZVK Verr.Kto. Angest.

31.) 30.12. -384,20 -384,20 34.) 30.12. 384,20 384,20

Anlagen 117

Finanzrechnung

77912830 77912830 Lohnst.Verr.Kto.Angest. Lohnst.Verr.Kto. Beamte

31.) 30.12. -1.288,02 -1.288,02 2.) -477,76 -477,76 10.01 37.) 30.12. 164,00 164,00 3.) 477,76 10.01

70.) 31.12. 1.124,02 1.124,02 4.) 477,76 10.01 71.) 01.01. -1.124,02 -1.124,02 38.) 10.01. 1.124,02 39.) 10.01. 1.124,02

77912810 KiGe Verr.Kto.

31.) 30.12. 164,00 164,00 37.) 30.12. -164,00 -164,00

LEITFADEN ZUR BUCHFÜ HRUNG IM NEUEN … · Rechnungsabgrenzung ..... 55. Inhaltsübersicht 5...

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