LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten · Nutzen Sie den Agenda Zahlungsverkehr...

© 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: Anja Stein / 15.04.2019

Seite 1

LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten

Inhaltsverzeichnis

Bereich: LOHN - Online-Seminar Nr. 715024

41. Ziel

52. Anlage einer individuellen Lohnart

73. Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

73.1. Zusammensetzung der Beitragsschuld

73.2. Aktivierung

93.3. Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durchführen

123.4. Bezeichnung der voraussichtlichen Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen

143.5. Hilfsliste der Krankenkassen

143.6. Voraussichtliche Primanota

143.7. Verbuchung

163.8. Vorträge erfassen

174. Monatsberechnung

185. Auswertungsexplorer

195.1. Exemplare

205.2. Druckoptionen

5.2.1. Druckreihenfolge der Arbeitnehmer-Auswertungen bestimmen 21

5.2.2. Statistische Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge ausblenden 23

245.3. Stapeldruck

5.3.1. Übergabe an Auswertungen Online (AOL) 26

5.3.2. Übergabe an das Dokumenten-Management-System (DMS) 26

5.3.3. Übergabe an Lohn-Druckservice 26

5.3.4. Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) 27

276. Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO)

© 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: Anja Stein / 15.04.2019

Seite 2

297. Monatsabschluss

308. Monatsabschluss aufheben

319. Schlusswort

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGOberaustraße 1483026 Rosenheim

Postfach 20 02 4583028 Rosenheim

Telefon:Fax:E-Mail:Internet:

Komplementärin:

Handelsregistereintrag:vertreten durch Geschäftsführer:

Chefredakteur:Redakteur:

08031 2561 008031 2561 [email protected]

Agenda Informationssysteme Verwaltungs GmbH

Amtsgericht Traunstein, Handelsregister B 20318Dipl. Betriebswirt (FH) Manfred Kappel

Anja SteinAnja Stein

Seite 3

Autor: Anja Stein / 15.04.2019 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 4Online-Seminar Nr. 715024

Ziel1.

In dem Kompaktseminar »LOHN Basis II« lernen Sie eine effiziente Arbeitsweise bei folgendenmonatlich wiederkehrenden Tätigkeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung:

§ Anlage einer individuellen Lohnart

§ Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

§ Monatsberechnung

§ Auswertungsexplorer

§ Monatsabschluss

§ Monatsabschluss aufheben

§ Lohn- und Gehaltsdokumente Online

§ Lohn-Druckservice

Die Seminarunterlage beinhaltet alle im Seminar präsentieren Informationen und Beispiele.

Ihr Agenda-Team



Anlage einer individuellen Lohnart2.

Agenda LOHN gibt Ihnen rund 1.000 Standard-Lohnarten an die Hand. Mit diesen Lohnarten können Siesofort und ganz komfortabel Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen.

Lohnarten gehören zu den zentralen Lohn-Daten. Verändern Sie Standard-Lohnarten gelten dieÄnderungen für alle Kanzleien und alle Mandanten. Für spezielle Fälle sollten Sie individuelle Lohnartenanlegen.

HinweisIndividuelle Lohnarten können nur durch das Kopieren einer vorhandenen Lohnart angelegt werden.Achten Sie darauf, dass Sie zum Anlegen der individuellen Lohnart eine ähnliche Standard-Lohnartkopieren. Anderenfalls kann es passieren, dass Funktionen kopiert werden, die für die neue Lohnartnicht greifen sollen (z. B. der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung).

Beispiel: Sie möchten dem Arbeitnehmer Herbert Friedmeiser im Februar 20 Überstunden mit einemÜberstundenzuschlag von 35 % ausbezahlen. Eine Lohnart für den Überstundenzuschlag35 % existiert jedoch nicht.

Vorgehensweise

»Stammdaten I Lohnarten«



Suchen Sie eine passende Lohnarten für die Überstundenzuschläge.Die Lohnart 90 entspricht am ehesten der neuen anzulegenden Lohnart.

Markieren Sie die Lohnart und klicken Sie auf .Alternativ: Rechtsklick auf die Lohnart und Funktion »Datensatz kopieren« wählen.

Vergeben Sie für die individuelle Lohnart eine Nummer höher als 1000.Die automatisch vorgeschlagene Lohnartennummer ist immer fortlaufend, kann aber geändertwerden.

Ändern Sie die Bezeichnung in »Überstundenzuschlag 35%« (statt Überstundenzuschlag 30%).

Wechseln Sie in das Register »Berechnung«….

…. und ändern auch hier den Prozentwert auf 35,00 ab.

Speichern Sie über die neue individuelle Lohnart.



Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld3.

Liegen Ihnen zum Übermittlungstermin der Beitragsnachweise die abrechnungsrelevanten Daten nichtvollständig vor, sind die Sozialversicherungsbeiträge für den aktuellen Monat zu schätzen.

Grundlage für die Schätzung sind die tatsächlichen Abrechnungsdaten des vorherigen Monats inklusiveder Abrechnungsdaten, die Ihnen zum Fälligkeitstermin bekannt sind (wie Eintritte, Austritte,Unterbrechungen, variable Bezüge, eventuelle Änderungen der Festbezüge usw.).

Mit der Monatsberechnung werden die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge berechnet. DieDifferenzen zwischen der »Schätzung« und der »tatsächlicher Abrechnung« werden dann wiederum beider »Schätzung« im nächsten Monat berücksichtigt.

Für die Schätzung in Agenda LOHN verwenden Sie die Funktion »Ermittlung der voraussichtlichenBeitragsschuld«.

Zusammensetzung der Beitragsschuld3.1.

Die zu schätzende Beitragsschuld für den jeweiligen Monat setzt sich wie folgt zusammen:

Geschätzte Beitragsschuld aktueller Monat

+/- eventueller Differenzen zwischen Schätzung und tatsächlicher Beitragsschuld aus dem Vormonat

Beitragsschuld / Zahllast aktueller Monat

Aktivierung3.2.

Bei der Neuanlage eines Mandanten ist die Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> in denMandanten-Programmdaten automatisch aktiviert.

»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: SV«

Beschäftigen Sie ausschließlich Angestellte, deren Gehälter zum Fälligkeitstermin bereits feststehen,können Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld grundsätzlich deaktivieren.



Das bedeutet, Sie führen zum Fälligkeitstermin die Monatsberechnung durch, verschicken dieBeitragsnachweise und schließen den Monat ab.

HinweisEventuelle Änderungen können dann nur noch über die Nachberechnung durchgeführtwerden!

Lohnbuchungen aus Vormonat kopieren

Führen Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durch, sollten Sie die Aktivierung derOption <Lohnbuchungen aus Vormonat kopieren> beibehalten. Mit dieser Option werden die variablenLohnbuchungen des Vormonats (z. B. Stundenlöhne, Überstundenzuschläge usw.) in den aktuellenMonat kopiert.

HinweisNicht kopiert werden hingegen Einmalbezüge, da sie Arbeitnehmern nur im jeweiligen Monatzufließen.

Kopierte Buchungen werden in der Stapelerfassung/Dialogerfasseung im Folgemonat rotgekennzeichnet.

Funktion »%-Faktor«

Erfassen Sie einen Umrechnungsfaktor im Feld »%-Feld«, wenn Sie eine tagesgenaue Umrechnung dervariablen Bezüge wünschen, die aus dem Vormonat kopiert wurden. Dadurch erfolgt eine Umrechnungauf die Gegebenheiten des aktuellen Monats (Anzahl der Tage). Bei der %-Faktorberechnung werdenkeine Festbezüge umgerechnet.

Die Umrechnung der variablen Bezüge ist rechtlich gesehen kein Muss. Sie entscheiden, ob Sie einetagesgenaue Umrechnung wünschen.



Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld durchführen3.3.

Beispiel: Sie haben im Februar bereits die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt und möchten nunim März die kopierten Lohnbuchungen tagesgenau umrechnen.

1. %-Faktor in den Mandanten-Programmdaten anpassen

Februar: 28 Tage = 100%

März: 31 Tage = 110,71%

Schaltfläche <Buchungen neu berechnen>.

Die aus dem Vormonat kopierten Buchungen werden entsprechend umgerechnet.

Vor der Umrechnung

Nach der Umrechnung



2. Personaldaten erfassen

Erfassen Sie alle Ihnen bekannten Änderungen bezüglich der Personaldaten wie Ein-/Austritte,Fehlzeiten usw.

3. Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln

Starten Sie die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

§ im Favoritenbereich unter »Laufende Tätigkeiten« oder

§ über die Menüleiste: »Bearbeitung I voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln«.

Alle aus dem Vormonat kopierten Buchungen und alle Festbezüge mit Gültigkeit für den aktuellenMonat fließen in die Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld ein.

4. Dialogbuchungen aus dem Vormonat nach Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

Nachdem die voraussichtlichen Beitragsschuld ermittelt ist, erscheint folgende Abfrage:

EmpfehlungBestätigen Sie die Abfrage mit <Nein>.

Auswirkung

Die aus dem Vormonat kopierten Buchungen bleiben weiterhin im Dialog stehen.

Vorteile

§ Die Buchungen dienen Ihnen zu Informationszwecken: Welche Lohnarten habe ich im Vormonatverwendet? Rote Buchungen fließen nicht in die Monatsberechnung mit ein.

§ Die Buchungen können überschrieben werden. Das erspart Ihnen die Erfassung neuerBuchungen für den aktuellen Monat. Beim Überschreiben verlieren die Buchungen den Status»Buchung aus Vormonat« und erhalten die Farbe »Schwarz«. Somit werden die Buchungenauch bei der Monatsberechnung berücksichtigt.

Haben Sie die Buchungen versehentlich gelöscht, aktivieren Sie diese wieder über: »Bearbeitung I Dialogbuchungen aus dem Vormonat wiederherstellen«.



5. Auswertungen

Nach Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

§ die geschätzten Beitragsnachweise

§ die geschätzten Beitragsabrechnungen

§ die Hilfsliste der Krankenkassen

§ die Primanota

6. DEÜV-Dateien senden

Senden Sie die Beitragsnachweise für die Übermittlung an die Krankenkasse:

§ über den Favoritenbereich »Abschließende Tätigkeiten« oder

§ die Menüleiste: »Transfer I DEÜV-Dateien senden«.

7. Zahlungen an die Krankenkassen bereitstellen

Nutzen Sie den Agenda Zahlungsverkehr (ZAHLUNG), stellen Sie nun die Zahlungen für dieKrankenkassen bereit:

§ über den Favoritenbereich »Zahlungen bereitstellen« oder

§ die Menüleiste: »Transfer I Zahlungen bereitstellen«.

Die Ausführung erfolgt im Anschluss direkt in ZAHLUNG.Wie die Zahlungen ausgeführt werden, erfahren Sie ausführlich im Online-Seminar »LOHN Basis IV«.



Bezeichnung der voraussichtlichenBeitragsnachweise/Beitragsabrechnungen

3.4.

Kennzeichnung der voraussichtlichen Beitragsnachweise/Beitragsabrechnungen

Damit Sie die geschätzten und tatsächlichen Beitragsnachweisen/Beitragsabrechnungen nichtverwechseln, sind die geschätzten Beitragsnachweise und Beitragsabrechnungen durch den Zusatz»_voraussichtlich« gekennzeichnet:

Voraussichtliche Beitragsabrechnung

Auf der ersten Seite der voraussichtlichen Beitragsabrechnung sehen Sie die Ergebnisse aus derErmittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld des aktuellen Monats.

Auf der letzten Seite werden eventuelle Differenzen aus dem Vormonat angezeigt.

Die kumulierten Werte der voraussichtlichen Beitragsschuld und den Differenzen aus dem Vormonatwerden auf dem voraussichtlichen Beitragsnachweis gedruckt. Sie entsprechen der Zahlung für denaktuellen Monat.

Geschätzte Werte des aktuellen Monats auf der ersten und zweiten Seite



Differenzen aus dem Vormonat auf der letzten Seite

Beitragsschätzung aktueller Monat

Beitragsschätzung März: 1.733,57 Euro

+ Differenz Beitragsschätzung und tatsächlicher Beitragsschuld Januar: 46,91 Euro

= Beitragsschuld März 1.780,48 Euro

Voraussichtlicher Beitragsnachweis »März«



Hilfsliste der Krankenkassen3.5.

Die Hilfsliste Krankenkassen ist ein optimales Instrument für Abstimmarbeiten der Verbindlichkeiten aussozialer Sicherheit. Von allen Krankenkassen sehen Sie übersichtlich folgende Informationen:

§ geschätzte und tatsächliche Beitragsschuld Vormonat

§ die sich daraus ergebende Differenz

§ die Schätzung des aktuellen Monat

§ die Zahlung an die Krankenkasse für den aktuellen Monat

Voraussichtliche Primanota3.6.

Auf der voraussichtlichen Primanota sehen Sie alle Buchungen (Dialogbuchungen und Festbezüge), diein die Schätzung mit eingeflossen sind.

Verbuchung3.7.

Die Buchungsliste wird bei der Monatsberechnung erzeugt. Die am Monatsende bestehendenVerbindlichkeiten gegenüber den Krankenkassen werden in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld aufdas Konto »Verbindlichkeiten soziale Sicherheit« gebucht.

Bei der Zahlung der voraussichtlichen Beitragsschuld wird gegen das Konto »Verbindlichkeiten sozialeSicherheit« gebucht. Dadurch ist zum Monatsende die Differenz zwischen dem geschätzten Beitragssollund der endgültigen Beitragsschuld als Verbindlichkeit offen.

Beispiel: Laut der »Hilfsliste Krankenkassen« Februar 2019 wurden insgesamt 2.799,71 Euro an dieKrankenkassen übermittelt.

Die Buchung der Zahlung wird wie folgt manuell vom Anwender vorgenommen (gebucht wird mit demSKR 03):

1742 Verbind. Soziale Sicherheit: 4.370,97 Euro an 1200 Bank: 2.799,71 Euro



Tatsächliche SV-Verbindlichkeit Februar: 2.846,62 Euro

Fibu-Konto 1742 zum 28.02.2019

Der Saldo wird auf der Hilfsliste im März in der Spalte »Differenz« ausgewiesen.



Vorträge erfassen3.8.

Übernehmen Sie ein Mandat, bei dem der Vorberater ebenfalls die Sozialversicherungsbeiträgegeschätzt hat, dann müssen die Differenzen zwischen der Schätzung und der tatsächlichenBeitragsschuld im aktuellen Monat von Ihnen berücksichtigt werden.

Die Differenzen erfassen Sie in den jeweiligen Mandanten-Krankenkassen.

»Stammdaten I Mandanten-Krankenkasse I Register: Vortragswerte«

Die Erfassungsfelder sind nur im ersten Abrechnungsmonat der Mandanten-Anlage aktiv.



Monatsberechnung4.

Bei der Monatsberechnung werden alle Auswertungen erzeugt. Dazu gehören:

§ Buchungsliste

§ Sozialversicherungsmeldungen

§ Lohnsteuer-Anmeldungen

§ usw.

HinweisSie können die Monatsberechnung jederzeit wiederholen!

Beispiel: Herr Friedmeiser hat nicht wie geschätzt 177,14 Stunden, sondern 170 Stunden gearbeitet.Auch Überstunden werden in dem Monat nicht ausbezahlt.

1. Stunden erfassen

Folgende Erfassungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

§ Stapelerfassung (mitarbeiterübergreifend)

§ Dialog

§ Kalender (tagesgenau)

Die im Dialog oder Stapel rot dargestellten Buchungen (aus Vormonat kopiert) haben einen reininformativen Charakter. Überschreiben Sie jetzt die Buchungen, werden diese schwarz und fließendemzufolge in die Monatsberechnung.

Sie können die roten Buchungen aber auch bedenkenlos stehen lassen und eine neue Buchung mitden tatsächlichen Stunden erfassen.

HinweisBei der Monatsberechnung werden ausschließlich die schwarzen variablen Buchungenberücksichtigt.



2. Monatsberechnung durchführen

§ Favoritenbereich »Monatsberechnung« oder

§ Menüleiste: »Bearbeitung I Monatsberechnung«.

3. Auswertungen

Mit der Monatsberechnung werden alle erforderlichen Auswertungen erzeugt.

Sollten Sie nachträglich Änderungen vornehmen, wird die Monatsberechnung zurückgesetzt. Dadurchwird das Risiko vermieden, eventuell falsche Auswertungen an Mitarbeiter auszugeben.

Auswertungsexplorer5.

»Auswertungen l Allgemeine Auswertungen«

Es stehen alle Auswertungen zur Ansicht und zum Druck zur Verfügung.

Markieren Sie einen der Auswertungsordner, sehen Sie in der Mitte die dazugehörigen Auswertungen.

Sie können die Auswertungen:

§ auf dem Bildschirm anzeigen über die Vorschau einblenden lassen

§ mit Doppelklick auf den Bildschirm aufrufen

§ im PDF-Format speichern

§ auf Papier ausdrucken

Ein Versand per E-Mail ist zu diesem Zeitpunkt bereits möglich. Berücksichtigen Sie aber, dass dieE-Mail unverschlüsselt ist.

EmpfehlungNutzen Sie unsere Cloud-Anwendung Auswertungen Online (AOL). Mit AOL stellen Sie IhremMandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen sowie der Steuerberechnungim Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung. Nähere Informationen dazu lesen Sie im Info

Nr. 86209 »Schnelleinstieg Auswertungen Online«.



Exemplare5.1.

Über die Spalte »Exemplare« ändern Sie die Anzahl der Ausdrucke. Klicken Sie hierzu mit der Maus aufdie 1.



Druckoptionen5.2.

Druckoptionen regeln, wie die Auswertungen in Agenda LOHN gedruckt werden sollen.

Die Druckoptionen untergliedern sich in:

§ Lohn-Mandanten-Druckoptionen

§ Lohn-Druckoptionen

Die Tabelle verdeutlicht Ihnen die Unterschiede:

Lohn-Mandanten-Druckoptionen Lohn-Druckoptionen

Die Änderungen sind für den aktuellen Mandantengültig.

Die Änderungen sind für alle Mandanten gültig.

Die Änderungen sind für jede Auswertung einzelnvorzunehmen.

Die Änderungen sind für jede Auswertungeinzeln vorzunehmen.

In den Lohn-Mandanten-Druckoptionen können Sie:

§ die von Ihnen definierten Lohn-Druckoptionenoder

§ die von Agenda definierten Druckoptionenübernehmen.

Die Lohn-Druckoptionen wurden von Agendamit einem Standard vorbelegt,

Individuelle Einstellungen, die nur für den aktuellenMandanten gültig sein sollen, nehmen Sie in denLohn-Mandanten-Druckoptionen vor.

Möchten Sie nach einer irrtümlichen Änderungden Standard wiederherstellen, klicken Sie auf

.



Druckreihenfolge der Arbeitnehmer-Auswertungen bestimmen5.2.1.

Auswertungen, die für jeden Arbeitnehmer einzeln erstellt werden, sortieren Sie nach folgendenKriterien:

§ Personalnummer

§ Nachname des Arbeitnehmers

Beispiel: Sie möchten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zukünftig bei allen Mandanten nicht nachPersonalnummern drucken, sondern alphabetisch nach dem Nachnamen desArbeitnehmers.

Vorgehensweise

§ »Auswertungen I Allgemeine Auswertungen«.

§ Optionen I Lohn-Druckoptionen

Änderung in der Vergangenheit?

Ob für eine Auswertung in der Vergangenheit bereits eine Änderung vorgenommen wurde, sehen Sie imRegister »Ausgabe«.



Keine Änderung

Änderung in der Vergangenheit

,

Übernahme in die Mandanten-Druckoptionen

Grundsätzlich werden die Lohn-Druckoptionen automatisch in die Mandanten-Druckoptionenübernommen, sofern Sie bis zu diesem Zeitpunkt keine individuellen Änderungen in den Mandanten-Druckoptionen für diese Auswertung vorgenommen haben (z.B. Unterdrücken des Ausweises derFehlzeiten auf der Lohn-und Gehaltsabrechnung).

Ist dies der Fall, gehen Sie nach Änderung der Lohn-Druckoptionen in die Mandanten-Druckoptionenund aktivieren manuell die entsprechende Option.



Statistische Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge ausblenden5.2.2.

Grundsätzlich werden statistische Werte wie z. B. Anwesenheitstage/-stunden oder Fehlzeiten auf derAbrechnung der Brutto-Netto-Bezüge gedruckt.

Wünschen Sie keinen Ausweis der statistischen Werte, können Sie diesen unterdrücken.

Beispiel: Die Anwesenheitstage der Mitarbeiter sollen nicht mehr auf der Lohn- undGehaltsabrechnung ausgewiesen werden.

Vor Änderung

Vorgehensweise

»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Optionen I Lohn-Mandanten-Druckoptionen«.

§ Auswertung »Abrechnung Brutto-Netto« auswählen.

§ Register »Besonderheiten« aufrufen.

§ Option <Tage und Stunden> deaktivieren.

Nach Änderung



Stapeldruck5.3.

Mit der Funktion »Stapeldruck« verfügen Sie über folgende Möglichkeiten:

§ Druck ausgewählter oder aller Auswertungen in einem Rutsch

§ Druck ausgewählter Abrechnungskreise

§ Speichern ausgewählter oder aller Auswertungen im PDF-Format

§ Sofern lizenziert und aktiviert:

o Übergabe der Auswertungen an Agenda Auswertungen online (AOL)

o Übergabe der Auswertungen an das Agenda Dokumenten-Management-System (DMS)

o Übergabe an den Lohn-Druckservice

o Übergabe an Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente online

Vorgehensweise

»Auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Stapeldruck«.

Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie Auswertungen drucken möchten. Standardmäßig ist der aktuelle Abrechnungsmonat vorbelegt.

Sie drucken Auswertungen entweder für alle Arbeitnehmer oder alternativ auch für einzelneArbeitnehmer.



Arbeiten Sie mit Abrechnungskreisen, können Sie hier bestimmen, für welchen AbrechnungskreisAuswertungen gedruckt werden sollen. Wählen Sie nichts, werden automatisch alle Auswertungengedruckt. Weitere Informationen zum Thema »Abrechnungskreise« erhalten Sie im dazugehörigenOnline-Seminar »Abrechnungskreise« oder dem Info für Anwender 1721 »Abrechnungskreise inAgenda LOHN«.

Agenda hat ein sogenanntes „Standardauswertungspaket“ zusammengestellt. Über die Pfeilekönnen Sie weitere Auswertungen hinzufügen oder aus dem Paket herausnehmen.

Wünschen Sie die Ausgabe der Auswertungen im PDF-Format, aktivieren Sie die entsprechendeOption. Das Verzeichnis kann individuell angepasst werden.

Mit dem Datenbereitstellungsassistenten übermitteln Sie in einem Schritt die jeweiligen Daten andie Finanzverwaltung, an die Krankenkassen, an Agenda FIBU und HONORAR.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Info für Anwender 1674 »Assistent zurDatenbereitstellung«.

Starten Sie den Stapeldruck über das Symbol

Gegebenenfalls können Sie an dieser Stelle die Monatsberechnung noch einmal durchführen

Über das Symbol können Sie den Agenda-Standard für das Auswertungspaketwiederherstellen.



Übergabe an Auswertungen Online (AOL)5.3.1.

Mit AOL stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und Personalwesen sowieder Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung. Ihr Mandant kann dieAuswertungen von jedem PC oder mobilen Endgerät (Tablet, Notebook) mit Internetzugang aufrufen.

Nutzen Sie diesen sichersten Weg der Bereitstellung von Auswertungen.

Nähere Informationen entnehmen Sie dem Info Nr. 86209 »Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)«.

Übergabe an das Dokumenten-Management-System (DMS)5.3.2.

Mit dem Dokumenten-Management-System von Agenda (Agenda DMS) importieren und legen Sie unteranderem die Auswertungen in jede Mandantenakte ab. Das zeitaufwendige Ausdrucken und Ablegen inOrdnern entfällt.

Nähere Informationen entnehmen Sie dem Info Nr. 0800 »Schnelleinstieg DMS«.

Übergabe an Lohn-Druckservice5.3.3.

Mit dem Lohn-Druckservice werden folgende Arbeitnehmer-Dokumente über das Agenda-Rechenzentrum an die Deutsche Post zum Versand an die Arbeitnehmer verschickt:

§ Abrechnungen der Brutto-Netto-Bezüge

§ Sozialversicherungsmeldungen

§ Lohnsteuerbescheinigungen

Die Aktivierung erfolgt in LOHN über: »Transfer I LOHN DRUCKSERVICE: Zentrale Aktivierung«.

Weitere Informationen entnehmen Sie dem Info Nr. 1706 »LOHN DRUCKSERVICE«.



Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO)5.3.4.

Auch eine Übergabe an Lohn- und Gehaltsdokumente Online ist direkt aus dem Stapeldruck möglich.Weitere Informationen finden Sie im Punkt 6 .

Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO)6.

Mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online stellen Sie die Gehaltsdokumente den Arbeitnehmernonline zur Verfügung.

Der Arbeitnehmer öffnet seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen undLohnsteuerbescheinigungen auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit Internetanschluss. DerDruck der Auswertungen ist natürlich ebenfalls möglich.

Somit entfallen für Sie vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten.

Dieser Service ist für Sie kostenlos!

Vorgehensweise

1. Informationsbrief an Arbeitnehmer

Händigen Sie jedem Arbeitnehmer den Informationsbrief für die Teilnahme an Lohn- undGehaltsdokumente Online aus: »LOHN: Auswertungen I Informationsbrief Personal-Portal«.

Am Briefende befindet sich eine Einverständniserklärung, die der Arbeitnehmer ausgefüllt undunterschrieben an Sie zurückgibt.

HinweisSetzen Sie Ihren Arbeitnehmern eine Frist zur Abgabe der Einverständniserklärung. Auf dieseWeise können Sie das Verfahren zu einem festen Termin vor Beginn einer Abrechnungsperiodestarten.

27



2. Mitarbeiter aktivieren

1. »Transfer I Personal-Portal Anwendungen aktivieren/deaktivieren

Schaltfläche <Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren>.

Aktivieren Sie die Arbeitnehmer, die den kostenlosen Service in Anspruch nehmen.

Folgen Sie dem Assistenten.

2. Erfassen Sie die Daten, um die Verbindung an das Agenda-Rechenzentrum aufzubauen (analogzur Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger).

3. Nachdem die Mitarbeiter aktiviert wurden, öffnet sich direkt im Anschluss der Aktivierungsbrief, derdie E-Mail-Adresse und den Aktivierungscode für den Zugang enthält. Händigen Sie den AusdruckIhrem Arbeitnehmer aus.

3. Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer

1. Nach der Aktivierung des Arbeitnehmers erhält dieser automatisch eine E-Mail, die seinenAktivierungslink enthält.

2. Mit den Zugangsdaten im Aktivierungsbrief loggt sich der Arbeitnehmer im Agenda-Portal für Lohn-und Gehaltsdokumente Online ein.

HinweisIhr Arbeitnehmer erhält eine E-Mail, sobald Sie neue Auswertungen an LGO übergeben haben.



4. Auswertungen an Arbeitnehmer versenden

Der Versand der Auswertungen an Ihre Arbeitnehmer erfolgt in Agenda LOHN über den Stapeldruck . Die Auswertungen für die Übertragung sind nicht selektierbar.

Folgende Auswertungen werden übertragen:

§ Abrechnungen

§ Lohnsteuerbescheinigungen (Jahresende oder bei Austritt)

§ Meldungen (bei Ein-/Austritt, Unterbrechungen oder sonstigen meldepflichtigen Änderungen)

HinweisWurden Lohn- und Gehaltsabrechnungen Abrechnungen korrigiert, wiederholen Sie den Vorgangeinfach.

5. Druck der restlichen Auswertungen

Im Stapel werden diejenigen Auswertungen nicht gedruckt, die bereits an die Arbeitnehmer übermitteltwurden. Sie werden in einer Meldung nach dem Start des Stapeldrucks darauf hingewiesen. MöchtenSie die Originale trotzdem ausdrucken, aktivieren Sie die Option <Die Originale der aufgeführtenAuswertungen sollen trotzdem gedruckt werden>.

Weitere Informationen zu Lohn- und Gehaltsdokumente online entnehmen Sie bitte dem Info Nr. 83217 »Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal«.

Monatsabschluss7.

Sind alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Monat Märzerledigt, schließen Sie den Monat ab.

»Bearbeitung I Monatsabschluss«

HinweisNach dem Monatsabschluss können Änderungen nur noch über die Nachberechnung erfasst werden(z. B. in den Personalstammdaten oder in den Bezügen).

24



Monatsabschluss aufheben8.

Haben Sie den Monatsabschluss versehentlich oder zu früh vorgenommen, können Sie ihn wiederaufheben.

Beachten Sie folgende Punkte:

§ Bei aktivierter Benutzerverwaltung (Agenda BENUTZER) benötigen Sie Administratorrechte.

§ Wird der Monatsabschluss zurückgesetzt, gehen alle vorgenommen Änderungen in denStammdaten verloren (Mandanten-Krankenkassen, Personaldaten usw.)!

§ Die im aktuellen Monat erfassten Bewegungsdaten werden jedoch gespeichert. Diese können Sienach dem erneuten Monatsabschluss über »Transfer | Import Dialogbuchungen« wiedereinlesen.

§ Bevor Sie den Monatsabschluss aufheben, wird automatisch eine Datensicherung erstellt.

§ Durch die Vorschriften der GoBD ist Agenda verpflichtet, die Aufhebung des Monatsabschlusseszu dokumentieren.

Vorgehensweise

1. »Bearbeitung I Monatsabschluss aufheben«.

2. Erfassen Sie zuerst den Grund für das Aufheben des Monatsabschlusses.

3. Nach Sicherung der Daten wird der Monatsabschluss aufgehoben. Sie befinden sich nun wieder imvorherigen Abrechnungsmonat. Die Monatsberechnung wurde zurückgesetzt, da davonausgegangen wird, dass diese aufgrund von Änderungen noch einmal durchgeführt werden muss.Somit vermeiden Sie, falsche Auswertungen an Mandanten/Arbeitnehmer/Behörden auszugeben.

Die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld hingegen wird nicht zurückgesetzt.



Schlusswort9.

Wir hoffen, dass Ihnen das Online-Seminar gefallen hat und die neu gewonnenen Informationen IhnenIhre tägliche Arbeit erleichtern.

Weitere Online-Seminare

Nutzen Sie auch zukünftig die Vorteile unserer Online-Seminare. Werfen Sie einen Blick in unsereSeminarübersicht. Dort finden Sie neben den Basisseminaren auch Seminare zu speziellenThemenbereichen, die Sie ebenfalls interessieren könnten.

In der Seminarübersicht können Sie gleich den Seminar-Videolink bestellen, der Ihnen dannuneingeschränkt zur Vergütung steht. Die Übersicht öffnen Sie über »Hilfe I Online-Seminar«.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Anwendungsberatung

Bei Fragen zu den Agenda-Anwendungen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Anwendungsberatung gernezur Verfügung.

Die Hotline-Zeiten und Hotline-Nummern finden Sie im ARBEITSPLATZ über den Menüpunkt »Hilfe | Hotline«.

Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Anwendung. Im rechten Bereich finden Sie diegewünschten Informationen.

Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!Ihr Agenda-Team

LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten · Nutzen Sie den Agenda Zahlungsverkehr...

Documents

Transcript of LOHN Basis II Monatlich wiederkehrende Tätigkeiten · Nutzen Sie den Agenda Zahlungsverkehr...