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Liebe Leserinnen und Leser,

mit dieser Ausgabe von Vitako intern wandelt sich die ehemalige Mitgliederzeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister in ein allgemein zugängliches E-Magazin. Wir haben zu diesem Anlass das Layout etwas überarbeiten und modernisieren lassen und hoffen, dass Ihnen der neue Look gefällt. Das Magazin wird weiter über den E-Mail-Verteiler vertrieben und steht zusätzlich auf der Vitako-Website unter „Publikationen“.

Die aktuelle Ausgabe hat den Themenschwerpunkt Dokumenten-management, elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung. Mehrere praxisorientierte Beiträge berichten gleich zu Anfang über ak-tuelle Projekte aus den Mitgliedshäusern.

Im Frühjahr haben viele Facharbeitsgruppen (FAG) von Vitako getagt. Lesen Sie die Kurzberichte mit den Arbeitsergebnissen. Rela-tiv neu im Kreis der Vitako-Facharbeitsgruppen ist die FAG Modellar-chitektur, die eine Standardisierung von Portalen vorantreiben will, so dass softwarefähigen Dienste leichter eingebunden werden können.

Die Themen der FAGs sind auch unsere Themen auf dem dbb-Kongress Neue Verwaltung am 22. und 23. Mai in Leipzig. Wir laden Sie herzlich ein, am Vitako-Stand und in den Kongressforen sich ein Bild von unserer Arbeit zu machen.

sChwerpunkt: Dokumentenmanagement | Elektronische Vorgangs- bearbeitung | Archivierung

interview Holger Förster über Krisenkommunikation

veranstaLtungen Effizienter Staat

neues aus den Fags - Netze - Modellarchitektur - Blankenheimer Kreis - IT-Sicherheit

aus der branChe - Online-Termine im ITDZ - Speed-Capture bei AKDB - BSI-Zertifizierung des krz - ITEBO übernimmt Kosynus

beriCht aus der eu Major Cities of Europe - Congress in Wien

themen

v i t a k o i n t e r nmai nr. 3 | 2012

› Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team

INTErN Nr. 3 | 2012 2

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Integration und Workflow KIVBF: Entwicklungen im Dokumentenmanagement (DMS)

› In den vergangenen Jahren waren die Einführung von Basissoftware und der Aufbau einer allgemeinen Doku-

mentenablage in Projekten der öffentlichen Verwaltung im Dokumentenmanagement vorherrschend. Doch mehr und mehr richten sich der Fokus und die Anforderungen der Kunden auf die Themen „Integration mit Fachverfahren“, „Prozessunterstützung (Workflow)“ und mobiles Arbeiten. Entsprechend setzt die Kommunale Informationsverarbei-tung Baden-Franken (KIVBF) aus Karlsruhe den Schwer-punkt ihrer Weiterentwicklungen auf diese Bereiche.

In den kommenden Monaten wird die Kommunale Informati-onsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) eine mit dem Per-sonalmanagement-System dvv.Personal voll integrierte elek-tronische Personalakte auf Basis von DOKUMEA® anbieten. Vollintegration heißt: dvv.Personal ist führendes System. Wird ein Personalfall dort angelegt oder geändert, erfolgt automa-tisch die Anlage oder Änderung der Akte im Dokumentenmana-gement-System (DMS). Belege aus der Personalabrechnung, beispielsweise Entgeltabrechungen, werden direkt in der Akte des Personalfalls abgelegt.

Die Sachbearbeiter können aus dem Personalmanage-ment-System in ein spezifisches Dokument in der DOKUMEA®-Personalakte springen. Doch die Integration bietet noch mehr: Je nach Bedarf können viele Stammdaten für die Erstellung von Dokumenten verwendet werden. Die Gesamtlösung unterstützt damit nachhaltig die Prozessoptimierung in der Personalver-waltung: Die gesamte Steuerung der Personalangelegenheiten erfolgt über das Personalmanagement-System dvv.Personal: Das DMS agiert im Hintergrund und verwaltet Personaldoku-mente sicher, so gelangt man mit einem Klick vom Personalfall beim relevanten Vorgang.

integration eines sitzungsmanagementsystemsDie Software „ Session“ eines Systempartners der KIVBF un-terstützt alle Bereiche der Sitzungsorganisation - zugeschnit-ten auf die Abläufe der jeweiligen Verwaltung - mit Anwendun-gen für Sitzungsmanagement, Ratsinformation, Sitzungsgeld, Drucksteuerung, u.v.m. Auch hier agiert DOKUMEA® im Hinter-grund, verwahrt die Dokumente sicher und stellt sie dort bereit, wo sie benötigt werden.

Selbstverständlich können sowohl Personalakten als auch Sitzungsdokumente direkt über DOKUMEA® aufgerufen wer-den. Entsprechend einstellbare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass die in beiden Anwendungsfällen hohen Anforderungen an den Zugriffschutz erfüllt werden.

workFLowViele Kunden erkennen, dass eine frühe Erfassung der Do-kumente die Abläufe in der Verwaltung beschleunigen und regelbasiert strukturieren kann. KIVBF arbeitet aktuell am The-ma Posteingangsverarbeitung. Beim Posteingang wurde eine Standard-Vorgehensweise konzipiert, die leicht an die orga-nisatorischen Bedürfnisse der Verwaltung angepasst werden kann. Weitere Potenziale liegen im Bereich der Rechnungs-eingangsverarbeitung, die bereits über eine Integration in die Finanzwesenlösung verfügt.

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sChwerpunkt: dokumentenmanagement

benutzerFreundLiChkeitGenauso wichtig wie die funktionalen Bausteine ist die Benut-zerfreundlichkeit von DOKUMEA®. Diesem Aspekt wird mit der neuen Version 7 besondere Bedeutung geschenkt. Sie bietet wesentliche Verbesserungen bei der Vorschau von Dokumen-ten, bei der Navigation und Suche, bei der Anzeige von Stamm-daten und bei der Ablage eines Dokuments in DOKUMEA®.

dms mobiLEntscheidungsträger müssen heute mobil sein und trotzdem ihre operativen Prozesse managen: Workflows bearbeiten,

Rechnungen freizeichnen und Akten sichten – mit mobilen End-geräten ist dies möglich. Was bei E-Mail schon State of the Art ist, nämlich der weltweite Zugriff von nahezu jedem Endgerät, haben wir auch hier geschaffen: Unser DMS ist mobil. Für die Absicherung der Kommunikation werden bewährte Technolo-gien eingesetzt (z.B. SSL-Verschlüsselung): Die Kunden der KIVBF sind also „app“-solut mobil mit iPhone, iPad, Blackberry oder Android-Geräten!

autor: JOCHEN SCHACH, KIVBF

Ein MUSS im digitalen ZeitalterElektronische Langzeitarchive – ein Beitrag des krz

› Der Einsatz von IT-Systemen zur effizienten Aufgaben-erledigung ist in den kommunalen Verwaltungen weit

verbreitet. Neben sogenannten Fachverfahren werden Vor-gangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Syste-me zur Bearbeitung von Schriftgut und zur Aktenführung eingesetzt. Dadurch sind Verwaltungsvorgänge ganz oder in großen Teilen nur noch in elektronischer Form doku-mentiert. Beispiel: das Einwohnermelde- und Personen-standswesen oder auch das Gewerberegister.

Während die angeführten Systeme auf die Unterstützung des Verwaltungshandelns und die Erfüllung vorgeschriebener Do-kumentations- und Aufbewahrungspflichten ausgerichtet sind, muss ein digitales Langzeitarchiv das Wissen der Verwaltung in elektronischer Form aufnehmen, bewahren und auf Dauer den Zugriff darauf ermöglichen. Dieses ist eine kommunale Pflichtaufgabe, die sich aus dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-West-falen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen, ArchivG NRW) ergibt.

Dem Archiv wird in Zukunft vermehrt Material in unter-schiedlichster Form angeboten werden:

► Unstrukturierte Daten (Dateien, Bilder, Ton- und Video-dokumente),

► Strukturierte Textdateien aus Fachverfahren (Melde- register, Personenstandsregister, Gewerberegister),

► E-Akten aus Dokumenten-Management-Systemen, ► Datenbanken / Datenbankauszüge (aus Geoinformati-

onssystemen, elektr. Liegenschaftsbüchern), ► Perspektivisch: Internet- / Intranetseiten.

internationaLe standardsEin elektronisches Langzeitarchiv unterstützt bei der Erschlie-ßung, Paketierung und Umwandlung von Daten in Formate, die für die dauerhafte Aufbewahrung geeignet sind. Es muss sich dabei an den Vorgaben nationaler und internationaler Stan-dards orientieren („Open Archival Information System” OAIS, ISO 14721:2003). Das System sorgt für die sichere und dem technischen Wandel angepasste Aufbewahrung und stellt das digitale Archivgut zur späteren Nutzung bereit.

Der Betrieb eines solchen Systems stellt hohe Anforderungen, die von leistungsfähigen kommunalen IT-Dienstleistern gut erfüllt werden. Dagegen ist eine externe Speicherung in verteilten öffentlichen Webspei-chern („Public-Clouds“) angesichts der archiv- und daten-schutzrechtlichen Schranken bei der Erfüllung hoheitlicher Aufgaben nicht geeignet. Moderne kommunale IT-Dienstleister setzen für die IT-Unterstützung der operativen Verwaltung leis-tungsfähige Technologien und Produkte ein, auch für den Auf-bau eines elektronischen Langzeitarchivs. Das für den siche-ren (BSI-zertifizierten) Betrieb erforderliche Know-how, lange Erfahrungen und eine darauf abgestellte Organisation liegen teilweise bereits seit Jahren bei kommunalen IT-Dienstleistern vor – zum Beispiel im krz.

Grundlegende IT-Komponenten für ein elektronisches Langzeitarchiv sind:

► ein hochverfügbares, skalierbares Speichersystem (wie IBM Storewize), das die Datenbestände an zwei räum-lich entfernten Rechenzentrumsstandorten speichert,

► ein Archiv-/DMS (wie Ceyoniq nscale), hier zur Verwal-tung der archivierten Datenpakete,

► weitere Services zur Datenaufbereitung, -migration.

übergreiFende zusammenarbeitVorrangig zur Integration der bereits im Einsatz befindlichen und neuen, speziellen IT- Komponenten ist die Spezifikation und Abstimmung der Anforderungen aus fachlicher Sicht der Archivare zu sehen. Dieses geschieht sicherlich sinnvoll in Rahmen behördenübergreifender Zusammenarbeit. Vertre-ter der Archive (Landschaftsverbände, Kreise, Städte, Ge-meinden) und IT (KDN) bemühen sich um die Entwicklung und Abstimmung notwendiger Standards. Es wird angestrebt, die zuständigen Fachgremien aller kommunalen Spitzenver-bände in Nordrhein-Westfalen einzubinden und ggf. notwen-dige Beschlüsse auch durch die Vorstände der Verbände herbeizuführen.

autor: DIrK STOCK, krz

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sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Elektronische BuchungAnwenderbericht der Hannoverschen Informationstechnologien (HannIT)

› Im Jahr 2010 wurde bei Region Hannover das Neue Kommunale Rechnungswesen (NKR) eingeführt. Um

die SachbearbeiterInnen im ersten Schritt der Einführung nicht mit zu vielen Änderungen zu belasten, wurde zu-nächst auf ein „frühes Erfassen“ der Rechnungen und die anschließende elektronische Bearbeitung verzichtet.

In einem ersten Schritt sollte der klassische Papierweg ein-gehalten werden, die Rechnungen und Anordnungen wurden am Ende des Arbeitsprozesses eingescannt und im DMS ar-chiviert. Das digitale Rechnungsarchiv erwies sich zwar in Sa-

chen Revisionssicherheit und bei der Recherche als hilfreich, unterstützte die aktive Rechnungsbearbeitung allerdings nicht und änderte nichts an langen Durchlaufzeiten und damit ver-bundenen Skontoverlusten.

Der nächste logische Schritt war die Umstellung auf eine ganzheitliche elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnun-gen, wodurch die Buchungsprozesse beschleunigt, die Durch-laufzeiten verkürzt und bei den Druckkosten gespart werden konnte. „Teilweise wurden über 8000 Seiten pro Zahllauf aus-gedruckt, um später wieder eingescannt zu werden“, erinnert sich Projektleiter Stefan Mayerhofer. Ein weiteres Argument für

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sChwerpunkt: dokumentenmanagement

das Projekt war die Verbesserung der Servicequalität bei der Auskunftserteilung zum aktuellen Bearbeitungsstand von Vor-gängen. Die Sachbearbeiter sind jetzt jederzeit in der Lage, den Freigabeprozess einer Rechnung lückenlos nachzuvollziehen.

der abLauFUm eine einheitliche Lösung zur digitalen Rechnungsbearbei-tung zu schaffen, bildeten der Service Finanzen, das Rech-nungsprüfungsamt, der Personalrat und der Datenschutzbeauf-tragte der Region Hannover sowie HannIT eine interdisziplinäre Projektgruppe. Als externe Berater wurden die Firmen Optimal Systems und Infoma einbezogen. Die Projektleitung übernahm Stefan Mayerhofer, IT-Koordinator der Region Hannover.

Als Testfeld sind Bereiche mit umfangreichem Rechnungs-wesen sowie vielfältigen Anforderungen ausgewählt worden, wie der Service Gebäude mit Baurechnungen, die Hausdru-ckerei für interne Verrechnungen, die Berufsbildende Schule Neustadt am Rbge. als Außenstelle mit Vorverfahren und der Fachbereich Soziales, ebenfalls mit Vorverfahren. Auf dieser Basis sollten sogeannte „Blaupausen“ für einen regionsweiten Rollout der elektronischen Rechnungsbearbeitung entwickelt werden.

Im Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Organisationseinheiten wurden zunächst die IST-Prozesse gesammelt, wobei es galt, die Bearbeitungsprozesse zu opti-mieren. „Die Prozessaufnahme diente sowohl der Entwicklung des Workflows als auch der Optimierung der Geschäftsprozes-se innerhalb der Regionsverwaltung. Bereits in der Pilotphase zeigte sich, dass die aufgenommenen Prozesse bei der Anbin-dung von weiteren Fachbereichen und Fachverfahren verwen-det werden können“, so Projektleiter Mayerhofer.

Auf Basis der optimierten Prozesse erfolgte dann die Ent-wicklung des ersten Workflowmodells, zunächst für den Service Gebäude. Rechnungen konnten nun sowohl zentral im Regi-onsgebäude als auch dezentral in Außenstellen digitalisiert werden. Bei der Freigabe und Anordnung wurde qualifiziert elektronisch si-gniert. Die Buchhaltung profitierte von der elektronischen Übergabe der Vorkontierungsdaten an das Fi-nanzverfahren. Denn Datensätze mussten nun nicht mehr zeitintensiv manuell in newsystem® kommunal eingegeben werden.

akzeptanz der nutzerAuf die Akzeptanz durch die Nut-zer wurde besonderen Wert gelegt. Regelmäßig fanden Sitzungen und Interviews mit den Fachbereichen statt. Auch fanden umfangreiche Schulungsmaßnahmen für alle An-wenderinnen und Anwender statt. „Der Workflow wurde stetig an die Anforderungen der Kunden ange-passt und weiterentwickelt“, äußert sich Torsten Sander, Vorstand Han-nIT AöR.

Die Entwicklung erfolgte in Zusammenarbeit mit der Fir-ma Optimal Systems Hannover. Durch den modularen Aufbau der Software konnten die Programmierungen sowohl durch den Hersteller, als auch durch HannIT arbeitsteilig stattfin-den. Diese Vorgehensweise spart Kosten und verkürzt den Projektzeitraum erheblich. Der Workflow wird nun von HannIT gewartet und kann auf zusätzliche Bereiche ausgedehnt und weiterentwickelt werden. Der Einsatz bei anderen Kunden und mit anderen Finanzverfahren ist jederzeit möglich.

FazitDer veränderte Buchungsprozess führt insbesondere zu kür-zeren Bearbeitungszeiten und besseren Recherche- sowie Auskunftsmöglichkeiten. Die Nutzer profitieren von einem Rechnungseingangsbuch im DMS und einer Auskunftsmöglich-keit per Mausklick aus dem Finanzverfahren. Im Rechnungs-eingangsbuch sind alle wichtigen Rechnungs- und Bearbei-tungsinformationen nachvollziehbar gespeichert und jederzeit recherchierbar.

Aktuell ist geplant, möglichst zeitnah, auch weitere Organi-sationseinheiten der Regionsverwaltung auf den elektronischen Buchungsprozess umzustellen. Im Verlauf des Projektes hat sich gezeigt, dass die Umstellung auf eine elektronische Rech-nungsbearbeitung zu 70 Prozent Organisation und 30 Prozent Technik ist. Das bedeutet, dass der Kunde bereit sein muss, Energie und Ressourcen zu investieren. Dazu gehören vor al-len Dingen die Beteiligung der Nutzer und die frühe Einbindung von Personalrat, Datenschutz und Rechnungsprüfungsamt. So können organisatorische Details und Verbesserungsvorschläge der Nutzer schnell geklärt und umgesetzt werden.

autoren: SEBASTIAN PlOg, FlOrIAN HArTMANN, HannIT

INTErN Nr. 3 | 2012 6

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Rund um die UhrDMS und E-Archivierung durch regio iT

› Derzeit stellen viele Unternehmen und öffentliche Ver-waltungen das System ihrer Dokumentenbearbeitung

und -archivierung sukzessiv auf die digitale Form um. Durch die Prozessoptimierung können Ressourcen noch effizienter genutzt werden. regio iT unterstützt Städte und Kommunen bei der Umstellung der Systeme.

Die Ausgangslage: Informationen und Dokumente eines Vor-gangs sollen innerhalb einer Organisationseinheit für alle be-rechtigten Mitarbeiter schnell verfügbar sein. Leider sind die Geschäftsprozesse in den kommunalen Verwaltungen derzeit noch sehr häufig papiergebunden. Viele unüberschaubare und schwer zu sichtende Papierarchive sowie oftmals überflüssi-ge Kopien werden meist in Aktenkellern verwahrt. Zusätzlich zu den Kosten sind die räumlichen Kapazitäten irgendwann ausgeschöpft.

Einen weiteren Knackpunkt stellt die Verfügbarkeit der Informationen dar: Die Mitarbeiter der Verwaltung sind ge-zwungen, an verschiedenen Orten nach den gewünschten Dokumenten zu suchen: Ordner in Büros, Ablagesysteme in Ak-tenkellern beziehungsweise Archivräumen, E-Mail-Programme oder Verzeichnisse auf verschiedenen Laufwerken. Bei Rück-fragen müssen Kolleginnen und Kollegen kontaktiert und zu Rate gezogen werden.

auFbau eines eLektronisChen dmsMit dem Aufbau elektronischer Dokumentenmanagementsys-teme (DMS) können die Papierberge in den Verwaltungen re-duziert werden; sie ermöglichen eine effektive Kommunikation. Die Daten und Dokumente werden digital erfasst und an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch werden die verschiedenen Verwaltungsvorgänge noch effizienter.

Im Rahmen eines DMS werden die digitalen Unterlagen reproduzierbar und sicher archiviert. Die ständige Verfügbar-keit digitaler Akten und schnelle Antwortzeiten bei Dokumen-tenrecherchen reduzieren unnötige Zeitverluste. Auch die Fall-bearbeitungskosten werden gesenkt, das papierarme Büro wird zur Regel. Die elektronische Langzeitarchivierung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und berücksichtigt Aufbewah-rungspflichten: Alle Dokumente werden revisionssicher und

langfristig lesbar aufbe-wahrt. Die Kunden pro-fitieren von der zusätz-lichen Transparenz der Verwaltung und verbes-serten Reaktions- und Bearbeitungszeiten.

unterstützung in aaChenSeit einigen Jahren be-gleitet regio iT die Stadt Aachen bei der Archivan-bindung von Fachverfah-ren. Die unterschiedlichen Fachverfahren wurden sukzessive in ein gesamtstädtisches DMS-Konzept eingebunden. Bereits im Jahr 2001 konnte die Stadt Aachen gemeinsam mit der regio iT die Einführung der digitalen Steuerakte realisieren. Der Fach-bereich „Steuern und Abgaben“ führt durch den Einsatz geeig-neter Techniken bereits ein papierloses Büro. Jährliche Veran-lagungen, Grundsteuern, Gewerbesteuern oder Hundesteuern werden über automatisierte Prozesse an das Archivsystem der Firma Ceyoniq Technology GmbH übergeben. Die Mitarbeiter des Fachbereichs erfassen den eingehenden Schriftverkehr per Arbeitsplatzscanner und ordnen ihn der Steuerakte zu. Aufgrund einer redundanten und revisionssicheren Archivie-rung werden die vorhandenen Papierdokumente anschließend zeitnah vernichtet.

weitere optimierungen In verschiedenen Fachbereichen können die städtischen Mit-arbeiter auf digital im Archivsystem vorgehaltene Dokumente zugreifen. Personalfluktuationen, bedingt durch das Ausschei-den langjähriger Mitarbeiter und Versetzungen, stellen ein nicht zu unterschätzendes Risiko des Daten- und Wissensverlustes dar. Deshalb führt die Stadt Aachen momentan im Rahmen ei-ner Projektlösung ein neues DMS-System zum Thema „Wis-sensmanagement“ ein. Durch die Lösung kann im Sinne eines Qualitätsmanagements eine einheitliche Sachbearbeitung er-folgen; individuelle Büroorganisationen und Ablagetechniken werden vereinheitlicht.

Durch die Einbindung aller Archiv- und DMS-Lösungen in eine zentrale Gesamtstruktur ergibt sich ein deutlicher Mehr-wert. Angereichert mit Workflow-Komponenten können Arbeits-abläufe zudem automatisiert gesteuert werden. Entsprechend sind neben den bereits etablierten und produktiv eingesetzten Lösungen, etwa der digitalen Steuerakte, dem Kassenarchiv, der „Archivierung Friedhofskataster“, der Dichtheitsprüfung und der allgemeinen Grundstücksakte in der Bauverwaltung und dem aktuellen Projekt „Einführung Wissensmanage-ment“, weitere Anbindungen von Fachverfahren geplant.

autoren: JOSEF MOMMErTZ, BIrgIT BECKEr, regio iT

► Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und recht- licher Rahmenbedingungen

► Reduzierung von Personalkosten ► Steigerung der Produktivität ► Kosten- und Zeiteinsparungen in der Bearbeitung ► zuverlässiger Zugriff auf archivierte Dokumente ► Kostenreduzierung durch Einsparung von Archivflä-

che und Lagerräumen ► Nutzung von Workflow-gesteuerten Prozess-

abläufen

vorteiLe von dokumentenmanagement-systemen und arChivLösungen:

Papierarchive gehören der Vergangenheit an.

INTErN Nr. 3 | 2012 7

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Aktenwechsel in Berlin10 Jahre elektronische Vorgangsbearbeitung in der Steuerabteilung

› Seit zehn Jahren arbeitet die Berliner Senatsverwal-tung für Finanzen, insbesondere die Steuerabteilung,

mit einer elektronischen Vorgangsbearbeitung. Die elek-tronischen Vorgänge sind etabliert, in den Arbeitsalltag integriert und die Mitarbeitenden möchten die E-Akte nicht missen. Nach zehn Betriebsjahren stieß man bei der einge-setzten Lösung jedoch zunehmend an technische Grenzen und entschied sich für ein modernes DMS/VBS.

Seit Ende November 2010 begleitet das ITDZ Berlin die Ber-liner Senatsverwaltung für Finanzen bei der Umstellung ihres elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbear-beitungssystems (DMS/VBS). Für die Senatsverwaltung ist es bereits die zweite DMS-Migration. Bereits im Jahr 2002 löste sie ihr Registraturwerkzeug ab und stellte schrittweise auf ein DMS-/VBS-System um.

Die DMS/VBS-Systeme der verschiedenen Hersteller un-terscheiden sich funktionell erheblich. Deshalb erarbeitete das Projektteam in der Senatsverwaltung mit den Nutzern zunächst die Kernanforderungen an ein neues System, in das die Er-fahrung aus dem bisherigen Betrieb einfloss. Gängige DMS/VBS-Systeme von unterschiedlichen Herstellern wurden ge-prüft, das zukünftige Betriebsszenario und die Frage nach dem Umfang und der Qualifikation der Unterstützung durch den Anbieter erläutert. Die fachliche Eignung des ausgewählten DMS-/VBS-Dienstes des ITDZ Berlin, der in Kooperation mit dem Wirtschaftspartner PDV-Systeme angeboten wird, wurde anhand eines Testmandanten mit einer im Vorfeld festgelegten Konfiguration nachgewiesen.

stiLLe migrationIm ersten Schritt wurden die im alten System gespeicherten Daten in das neue DMS/VBS migriert. Ein zentrales Erfolgskri-terium war die „stille Ablösung“ des alten Systems. Das heißt der Wechsel sollte für Mitarbeiter so „unaufgeregt“ und einfach wie möglich stattfinden. Im Vordergrund stand die Akzeptanz des neuen Systems durch die Mitarbeitenden. Nach der Mig-ration und Schulung fanden sie ein Werkzeug mit derselben Funktionalität vor, das man mit einer eintägigen Einweisung leicht bedienen kann. Die Organisation der bisherigen DMS/VBS Nutzung wurde weitgehend übernommen.Aus den zu Projektbeginn durchgeführten Anwenderinterviews

erarbeitete man die Fachanforderungen sowie die Konfigura-tion und Maßnahmen zum Akzeptanzmanagement. Berück-sichtigt wurden dabei die fachliche Erweiterbarkeit der Lösung, die Vorgaben des Produktstandards des ITDZ Berlin und die Regelungen der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Ber-liner Verwaltung.

Das umfangreichste Arbeitspaket war die Datenanalyse und Migration der Daten. In Zahlen ausgedrückt wurden 75.900 Akten, 74.000 Vorgänge und 644.000 Dokumente migriert. Die Laufzeit der technischen Migration betrug fünf Tage.

Begleitet wurde das Projekt zudem durch umfangreiche Tests sowohl für die Prüfung der Fachanforderungen als auch für die Migration. Dabei kamen gemischte Testteams aus Mitar-beitenden der Senatsverwaltung und der externen Dienstleister zum Einsatz. Die Teammitglieder der Senatsverwaltung ar-beiteten sich auf diesem Weg bereits in die neue Lösung ein und agierten in ihren Abteilungen nach der Umstellung als Multiplikatoren.

Die Schulungen der Mitarbeiter fanden zeitnah zur Sys-temumstellung statt. Geschult wurde rollen- und aufgabenbe-zogen, d.h. es gab eigene Schulungen für Anwender, Multipli-katoren und Fachadministratoren. Innerhalb von vier Wochen wurden ca. 200 Personen geschult.Das System wurde nach einem Jahr Projektlaufzeit, ausgelie-fert und nach einwöchigem Probebetrieb von der Senatsver-waltung für Finanzen abgenommen.

FazitDie organisatorische Entscheidung, mit der elektronischen Akte zu arbeiten, bindet nicht dauerhaft an eine einmal gewählte technische DMS/VBS-Lösung. Das Projekt in der Senatsver-waltung für Finanzen zeigt, dass auch sehr große Datenbestän-de fehlerfrei migriert werden können. Darüber hinaus ermög-lichten die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten des vom ITDZ Berlin angebotenen DMS/VBS-Dienstes, die Anwendung an den Anforderungen des Auftraggebers auszurichten und so einen geräuschlosen Wechsel im Sinne des Projektziels „stil-le Migration“ zu vollziehen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war zudem das Akzeptanzmanagement während und nach dem Projekt: Die frühzeitige Einbeziehung der Anwender hat sich als wesentlicher Erfolgsfaktor erwiesen.

autorin: KATrIN DIrKSEN, ITDZ

INTErN Nr. 3 | 2012 8

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

E-Mails im TresorRZ KIRU realisiert revisionssichere E-Mail-Archivierung

› E-Mails sind in der Verwaltung das am häufigsten genutzte elektronische

Kommunikationsmittel. Um die Kommunen zwischen Neckar und Bodensee bei der Bewältigung dieses E-Mail-Aufkommens zu unterstützen, bietet der IT-Zweckver-band Kommunale Informationsverarbei-tung Reutlingen-Ulm (KIRU) einen revisi-onssicheren E-Mail-Archivierungsdienst an. Technisch und kaufmännisch unter-stützt wird die KIRU dabei von der Fir-ma PM Computer Services GmbH & Co. KG (PMCS), dem führenden Enterprise Vault-Spezialisten.

„In den letzten Jahren ist der Speicherplatz-bedarf enorm angestiegen“, sagt Manfred Keller, IT-Leiter bei der Stadt Oberndorf am Neckar. „Immer mehr Behörden und Firmen kommunizieren über E-Mail. Bis vor ein paar Jahren wurden sämtliche Rundschreiben des Städtetages und des Gemeindetages noch in Papierform versendet. Jetzt nur noch per E-Mail.“ Bei der Stadt Oberndorf hat sich der Speicherbedarf der insgesamt 100 E-Mail-Postfächer in den vergangenen vier Jahren mehr als verdoppelt. Kellers Erfahrungen teilen viele IT-Leiter in der öffentlichen Verwaltung. „Genau da setzen wir mit unserem Archivierungsangebot an“, erklärt Michael Beier, Mitarbeiter des Fachbereichs Bürokommunikation bei der KIRU. „Wir re-duzieren die enormen Datenmengen, die der E-Mail-Verkehr erzeugt und verlagern sie von den teuren Primärspeichern in günstigere Sekundär- oder Tertiärsysteme. Die Anwender werden dadurch nicht beeinträchtigt.“

sChritt Für sChritt arChiviertMöglich wird das in mehreren Schritten. Der erste setzt bei den Dateianhängen an, die für den größten Teil des Datenvolumens verantwortlich sind. Mit der KIRU-PMCS-Lösung auf Basis von Enterprise Vault lassen sich die Anhänge aus den Mailboxen in zentrale Online-Speicher verschieben. Die Regeln, nach denen das passiert, legen die Administratoren individuell für ihre Organisation fest. Dabei werden die Anhänge eindeutig indexiert, so dass doppelt vorhandene Dateien nur einmal ab-gespeichert werden. Dieser zweite Schritt nennt sich Single Instant Storage (SIS) und entlastet nicht nur die individuellen Mailboxen, sondern reduziert auch den insgesamt benötigten Speicher und damit die Kosten erheblich. Von den Rundschrei-ben des Gemeindetages beispielsweise archiviert die KIRU nur eine Kopie, auf die alle Mitarbeiten der Stadt Oberndorf über eine Verknüpfung aus ihrem E-Mail-Postfach zugreifen können.

Der dritte Vorteil liegt in der Umwandlung der proprietären Dateisysteme der E-Mail-Programme wie Exchange oder Lotus Notes. Um den Mail-Server zu entlasten, sind diese Daten in der Regel lokal auf den Systemen der Anwender abgelegt. Das

schränkt die Mailbox-Größen ein und hat den Nachteil, dass die Informationen auch nur vom lokalen System aus zugänglich sind. Durch die Verlagerungen in das zentrale Archiv entfällt die Notwendigkeit einer Mailbox-Begrenzung. Anwender können so ohne IT-Unterstützung einfach in ihrem E-Mail-Client auch ältere Vorgänge einsehen ─ von jedem Endgerät aus, das für einen Zugriff auf den Mail-Server autorisiert ist.

mit siCherheit revisionssiCherDie lokale Speicherung von E-Mail-Dateien hat einen weiteren gravierenden Nachteil: Sie ist nicht revisionssicher. Das Bun-desfinanzministerium hat eindeutig klargestellt, dass es sich bei der E-Mail um ein „originäres digitales Dokument“ handelt, das „im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten wer-den muss“. Das bedeutet im Klartext: Verwaltungen müssen E-Mails so aufbewahren, dass sie im Bedarfsfall innerhalb ei-ner angemessener Frist wiederherstellbar sind.

Die dabei maßgeblichen Richtlinien sind die Grundsät-ze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Die GDPdU regelt unter ande-rem die Aufbewahrungsfristen und verlangt eine maschinel-le Auswertbarkeit über mindestens zehn Jahre hinweg. Die Anforderungen an die Aufbewahrungssysteme sind in den GoBS geregelt. Dort ist festgeschrieben, dass E-Mails mit einem unveränderbaren Index zu versehen sind, unter dem das archivierte Dokument verwaltet und verarbeitet werden kann. Das Problem: Reguläre E-Mail-Dateien sind unstruk-turiert und daher auch nicht indexiert. Backups erfüllen zwar unter Umständen die Anforderungen des Gesetzgebers, eine Wiederherstellung der Originaldokumente ist aber langwierig und aufwendig.

INTErN Nr. 3 | 2012 9

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Mit der Enterprise Vault-Lösung der PMCS bietet die KIRU ihren Mitgliedern und Kunden eine komfortable Lösung, die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Das System er-möglicht eine differenzierte Klassifizierung der Dateien ─ ent-weder automatisiert oder benutzergesteuert. Auf der Basis der Klassifizierung können die Verantwortlichen in den Städten und Gemeinden für die verschiedenen Dokumentenklassen im System passende Archivierungsregeln festlegen. Die Lösung bietet dabei die nötige Flexibilität, um auch den immer strenger werdenden Datenschutzanforderungen Rechnung zu tragen. Da lediglich die Mailbox und nicht der gesamte E-Mail-Verkehr archiviert wird, können die Sachbearbeiterinnen und Sachbe-arbeiter eine Filterfunktion übernehmen und nicht aufbewah-rungspflichtige, sensitive Daten löschen. Dadurch reduziert sich auch das Archivvolumen, was weitere Kosten einspart.

LeistungsFähige partnersChaFtDas Rechenzentrum KIRU bietet seinen Mitgliedern und Kun-den die Lösung zur E-Mail-Archivierung in Kooperation mit der Firma PMCS an. „Durch die enge Zusammenarbeit mit PMCS bei der Implementierung und Wartung von Enterprise Vault erhalten unsere Kunden die Erfahrung des Zweckverbands bei der Bereitstellung integrierter IT-Lösungen für den öffent-

lichen Sektor gepaart mit dem Spezialwissen eines der größten Symantec-Partner in Deutschland“, betont KIRU-Spezialist Mi-chael Beier die Vorzüge für die Mitglieder des Zweckverbands. IT-Leiter Manfred Keller aus Oberndorf hat die Archivierungs-lösung in seiner Verwaltung bereits umgesetzt: „Planung und Einführung verliefen ohne Probleme. Wir haben eine sehr gute Installation mit entsprechender Dokumentation durch die KIRU und PMCS bekommen. Insbesondere beim Planungsgespräch wurden sehr viele Punkte abgefragt und mit eingeplant.“

autor: THOMAS WAgNEr, KIrU

► Gehostete E-Mail-Archivierung ► Gemeinsame Betreuung der Mitglieder durch KIRU

und PMCS ► Infrastruktur für revisionssichere E-Mail-Aufbewah-

rung ► Signifikante Reduzierung des Speicherbedarfs ► Symantec-zertifizierter Support

highLights

Gewusst woDokumentenmanagement in Kommunalverwaltungen

› Bürger, Unternehmen und Politik fordern den Abbau von Bürokratie, Verwaltungskosten und Bearbeitungs-

zeiten sowie eine höhere Transparenz und schnellere Aus-künfte. Die Anforderungen wachsen, die Ressourcen der Kommunen hingegen nicht: Die steigende Zahl von Anträ-gen und Vorgängen soll in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden. Das Rechenzentrum Reutlingen-Ulm (KIRU) emp-fiehlt den konsequenten Einsatz digitaler Technologien für das Dokumentenmanagement, um zahlreiche Einsparpo-tenziale zu erschließen.

Viele IT-Fachverfahren sind heute in den Verwaltungen im Einsatz und haben auch zu spürbaren Entlastungen im Ar-beitsalltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geführt. Be-trachtet man die steigende Informationsflut und die damit verbundenen Ablage- und Recherchestrukturen in Kommu-nalverwaltrungen, so stellt man fest, dass hier erhebliche Ver-besserungspotenziale schlummern, die durch den gezielten Einsatz von computergestützten Dokumentenverwaltungssys-temen ausgeschöpft werden könnten.

zugang zum wissen der verwaLtungErfahrungswerte aus Projekten der Kommunalen Informati-onsverarbeitung Reutlingen Ulm – kurz KIRU - zeigen, dass

das Wissen um die Ab-lagestrukturen und die Inhalte in den kommunalen Verwaltungen meist nicht zentral verfügbar ist. Rund 60 Prozent des gesamten Schriftguts wird zwar in digitaler Form gespeichert, aber in individuell gepräg-ten Strukturen abgelegt wie beispielsweise persönliche E-Mail-Postfächer oder Laufwerke. Viele Informationen werden immer noch in Ordnern innerhalb der einzelnen Dateisysteme abge-legt. In der Vorbereitung von Projekten konnte immer wieder festgestellt werden, dass die Ablage in Ordnern zwar vorhan-den ist, auf die Frage nach dem Inhalt der Ordner spätestens bei einem Personalwechsel die Antwort fehlt.

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen, alle Infor-mationen strukturiert zusammenzuführen und eine vollständi-ge digitale Akte zu erstellen. Ebenso bieten sie aufgrund der Vielzahl an Recherchemöglichkeiten den Zugang zum „Wissen der Verwaltung“. Die Vorteile der Digitalisierung sind bekannt. Nach der Anfangszeit des digitalen Dokumentenmanagements, in der vereinzelt Systeme beschafft und erste Erfolge verbucht werden konnten sind inzwischen flexible und funktionsstarke Systeme verfügbar. Sie ermöglichen einfach zu erstellende und schnell erweiterbare Anwendungsszenarien, die einen raschen Erfolg gewährleisten. Die ehemaligen IT-Projekte haben sich zu Organisationsprojekten weiterentwickelt.

INTErN Nr. 3 | 2012 10

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Lösungen Für das kommunaLe dmsDas Rechenzentrum KIRU bietet einen ganzen Strauß von kommunalen Dokumentenmanagement-Lösungen an, die auf die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Verwaltung leicht und schnell angepasst werden können. Egal ob es sich um elektronische Verwaltungsakten, Personalakten, Rechnungs-eingangs-Workflows, Kassenbelegarchivierungen, das Bür-gerbüro oder die Vertragsverwaltung handelt – jede Lösung ist anders. Die Projekte sind nicht von der Stange, denn Kommu-nalverwaltungen setzen gleichartige Aufgaben unterschiedlich um. Elementar für ein erfolgreiches Projekt ist die Einbindung der Anwender in das Projekt. Die Mitarbeiterinnen und Mit-

arbeiter müssen sich in der neuen Umgebung wiederfinden. Wie bei einem guten Floristen werden die einzelnen Blüten zu einem individuellen Strauß gebunden, der erst durch seine Gesamtheit wirkt.

Voraussetzung für eine hohe Akzeptanz und den damit verbundenen Nutzen ist eine Lösung, die neben einem ganz-heitlichen Konzept Schritt für Schritt ausgebaut und an sich ständig ändernde Anforderungen angepasst werden kann. Die KIRU setzt dabei seit über 10 Jahren auf die Basistechnologie OS|ECM der Firma OPTIMAL SYSTEMS. Mit dieser Technolo-gie konnten vom kommunalen 2-Platz-System bis hin zu über 1000 Anwendern umfassende Komplettsysteme realisiert wer-den. Über 300 Kunden sprechen für sich. Allein im Verbands-gebiet der KIRU wurden in 2011 bereits 8 Neuinstallationen mit der Lösung dvv.Dokumentenmanagement durchgeführt.

niCht ob sondern wannDamit die täglich steigende Informationsflut beherrscht werden kann, ist der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen auch im kommunalen Bereich unerlässlich. Die Frage lautet deshalb nicht, ob ein Dokumentenmanagementsystem einge-führt wird, sondern nur wann.

autor: THOMAS WAgNEr, KIrU

Lösungen von dvv.Dokumentenmanagement:

► Kassenbelegarchivierung ► Aktenführung mit Aktenplan oder Produktplan ► elektronische Personalakte mit dvv.Personal ► elektronische Steuerakte ► Posteingangsworkflow ► Rechnungsbearbeitung ► Projektakten ► Bürgerbüro Pressearchiv ► Belegarchivierung in der Kfz-Zulassung ► Mobiler Datenzugriff per iPhone und iPad

LösungsportFoLio

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INTErN Nr. 3 | 2012 11

sChwerpunkt: dokumentenmanagement

Digital abgelegtLecos arbeitet mit papierlosem Post- und Rechnungs-Workflow

› Im Mai 2011 hat die Lecos GmbH das Dokumenten-managementsystems OS/ECM eingeführt und damit

einen großen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro getan. Zunächst wurden Workflows für Eingangspost und Rechnungen implementiert. Zentral digitalisiert werden die Dokumente automatisch an die zuständigen Fachbereiche verteilt, dort bearbeitet und digital abgelegt oder weiterge-leitet. Eine Entscheidung, die sich bewährt hat.

Ganz bewusst, setzt die Lecos GmbH die Lösung OS/ECM der Optimal Systems GmbH ein. Auf Grund der engen Zusam-menarbeit mit Städten und Gemeinden sind die Funktionen der Lösung auf die ganz speziellen Anforderungen von Kommu-nalverwaltungen zugeschnitten.

„Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) gleicht einem Aktenschrank, in dem virtuell in verschiedenen Ord-nern mit Sach- und Unterregistern Dokumente abgelegt wer-den können“, erklärt Peter Kühne, Geschäftsführer der Lecos GmbH. „Sozusagen als Testlauf haben wir zunächst nur die Eingangspost und die Rechnungen berücksichtigt. Diese wer-den zentral digitalisiert und in das System eingespeist. Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter eigene E-Mails über eine spezi-elle Schnittstelle und Windows-Dokumente aller Art per Drag & Drop aus dem Explorer im DMS ablegen.“ Künftig soll das System auch im Personalmanagement und im Vertragsma-nagement eingesetzt werden, zum Beispiel für die Verwaltung von Personalakten sowie für die Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Kunden.

zusammenarbeit – neu organisiertJeder Ordner, jedes Register und jedes Dokument erhält ein eigenes Datenblatt, aus dem unter anderem das Ablagedatum oder der Eigner ersichtlich ist. Eine Verschlagwortung bildet die Grundlage einer zentralen Suchfunktion. Sie ermöglicht es allen Mitarbeitern, auf die im DMS abgelegten Objekte zuzu-greifen. „Wir verhindern über das DMS, dass ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Stellen im System abgelegt oder gar mehrfach ausgedruckt und in Papierform weitergegeben wird“, so Kühne. „Wir spa-ren also nicht nur Papier, sondern auch teuren Speicherplatz.“

Die zentrale Ablage aller Dokumente erleichtert den Aus-tausch von Informationen, beschleunigt die Suche und ver-einfacht das gemeinsame Bearbeiten von Sachverhalten im Team. Eine Bearbeitungshistorie macht nachvollziehbar, wel-cher Mitarbeiter welche Arbeitsschritte vorgenommen hat. Da-rüber hinaus „wissen“ alle Dokumente dank einer integrierten Wiedervorlagefunktion, wann sie bei welchem Mitarbeiter „vor-stellig“ werden müssen. Für jedes Objekt, vom Ordner bis zum Dokument, kann mittels eines Rechtesystems definiert werden, wem und in welchem Umfang Zugriff auf die abgelegten Infor-mationen gewährt wird.

inteLLigente workFLows optimieren arbeitsprozesse„Bis die Dokumente jedoch ihren digitalen Standort erreichen, durchlaufen sie einen vorab definierten Workflow“, erläutert Kühne. Eingangspost wird zunächst dem zuständigen Fachbe-reich oder Sachbearbeiter zugestellt. Dieser entscheidet dann, ob das Dokument aufbewahrt, einer Akte zugeordnet oder in einem Vorgang von ihm selbst oder einem anderen Kollegen weiterverarbeitet wird. Rechnungen werden ebenfalls zentral gescannt und dann dem Rechnungsworkflow übergeben – von der Zuordnung der Rechnung zum verantwortlichen Mitarbeiter, der die sachliche Richtigkeit bestätigt über die elektronische Freizeichnung der Rechnungen durch den Vorgesetzten bis hin zur Rückgabe an die Buchhaltung zur Bezahlung.

Die Entscheidung für das DMS habe sich bewährt, betont Kühne: „Die Skepsis bei einigen Mitarbeitern im Hinblick auf Posteingang und -bearbeitung ohne Papier löste sich nach Anfangsschwierigkeiten rasch auf. Wir können schon heute eine Optimierung der Arbeitsprozesse, eine Verbesserung des Zugriffs auf gemeinsam genutzte Dokumente sowie Kosten-einsparungen durch die Minimierung von Papier und Druck erkennen.“

betreuung des kommunaLen kernmeLderegis-ters saChsen mit os|eCmNicht nur im eigenen Unternehmen setzt Lecos erfolgreich das DMS von Optimal Systems ein. Sie betreut darüber auch den technischen Betrieb des Kommunalen Kernmelderegisters (KKM) in Sachsen. Das KKM ist das zentrale elektronische Auskunftssystem zur Erteilung von Melderegisterauskünften im Freistaat Sachsen. Derzeit rufen 249 Kunden – zumeist Behörden - die Daten von 458 Gemeinden beziehungswei-se Städten ab, die von 300 Meldebehörden geliefert werden.

Das DMS steuert und verwaltet die gesamte Kommuni-kation zur Verwaltung des KKM zwischen den Fachadminist-ratoren und den insgesamt zwölf Systempartnern und sieben Verfahrensherstellern. Diese Kommunikation umfasst derzeit mehr als 1200 Vorgänge mit rund 5600 Dokumenten.

autorin: MANUElA KASPAr, lecos

Dokumentenmanagement-Systeme lösen Papierstapel ab.

INTErN Nr. 3 | 2012 12

neue isprat-studie

Kompetenz und WandelISPRAT-Studie: E-Government stellt neue Anfor-derungen an Mitarbeiter

› E-Government kann dazu führen, dass Verwaltungsmitarbeiter auf

der Arbeitsebene überfordert oder un-terfordert werden. Die Arbeit in neuen Organisationsformen wie Shared Ser-vice Centern oder D115-Call Centern fordert neue Kompetenzen der Mitar-beiter, die über Fachwissen hinausge-hen. Insbesondere sind Fähigkeiten zur Selbstorganisation, Netzwerkfä-higkeit und hohe Flexibilität gefragt. Alles Kompetenzen, die bisher bei der Personalauswahl in den Verwaltungen häufig nicht genügend berücksichtigt werden.

Ein ISPRAT-Forschungsprojekt hat des-halb in Shared Service und D115-Service Centern untersucht, wie sich E-Govern-ment auf die Arbeitsebene auswirkt und welche Konsequenzen dies für die Mit-arbeiter hat. Denn insbesondere die ver-netzten Arbeitsformen der E-Verwaltung bringen Veränderungen mit sich.Damit werden erstmals Grundlagen für die notwendige Neuorientierung der Per-sonalstrategie öffentlicher Verwaltungen wissenschaftlich fundiert erhoben und dargestellt. Auch die Ausbildung des Verwaltungsnachwuchses wird sich an den Erkenntnissen der Studie orientieren müssen. Weiterhin ist die Organisation so zu gestalten, dass Motivation, Sinn und Identifikation mit der Arbeit weiterhin erhalten bleibt. Ein Aspekt, der in technik-zentrierten Projekten vielfach vernach-lässigt wird.

kompetenzwandeLEinige Ergebnisse des ISPRAT-Projekts „Wandel von Kompetenzen durch IT“:

► Hohe Informationsdichte und neue

Formen der flexiblen Arbeitsorgani-sation können zur Überlastung auf der Arbeitsebene führen.

► Unterforderung kann entstehen, wenn durch Automatisierung und allzu kleinteiliger Arbeitsteilung Sinnzusammenhänge bei der Ar-beit verloren gehen und Arbeit zu einfach wird. Dann sind gewisse „De-Skilling“-Effekte sichtbar. Der Bedarf an qualifiziertem Personal verändert sich.

Darüber hinaus zeigt sich eine Rekonfi-guration von Fähigkeiten, sogenannten „Skills“. Das heißt, es sind neue Kompe-tenzen erforderlich:

► Fähigkeit zur Selbstorganisation, Selbststeuerung und Selbstma-nagement

► Reflektion des eigenen Handelns ► Netzwerkkompetenzen und ver-

stärkte Kooperation im Team ► Hohe Flexibilität, auch unter Zeit-

druck arbeiten können ► Mit unerwarteten Situationen um-

gehen können ► Fachwissen ist nicht mehr alles,

sondern: emotionale Kompeten-zen, Kooperationsfähigkeit, Krea-tivität, Fähigkeit zur Eigeninitiative zählen

neuer FührungsstiLVom Wandel durch die Prozesse des E-Government sind auch Führungskräfte betroffen. Für sie gilt in der neuen ver-netzten Arbeitsumgebung:

► Unsicherheiten ertragen – in Netz-werkorganisation flachen Hierar-chien ab

► Ausgleich des Dilemmas „Routine-

arbeit versus Spontaneität“ durch Steuerung und ständige Optimie-rung der Prozesse

► Weiterentwicklung der Personal-kompetenzen wie Teamfähigkeit oder Kooperation, Selbstorganisa-tion

► Unternehmensweit: Strategie zur Personalentwicklung in der neuen E-Verwaltung

Die Studie wurde durchgeführt von Her-mann Hill, Professor an der Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaf-ten Speyer, Tino Schuppan und Katrin Walter, beide vom Potsdamer E-Govern-ment Competence Center (IfG.CC). Un-tersucht wurde, wie sich die Arbeitsor-ganisation durch IT-Einsatz geändert hat und welche neuen Fähigkeiten gefordert sind.

Im Gegensatz zu sonst üblichen Un-tersuchungen lag der Fokus hierbei auf der Arbeitsebene, nicht auf der Steue-rungs- oder Management-Ebene. Unter-suchungsgegenstand waren zwei Shared Service-Einrichtungen auf Bundesebene sowie zwei D115-Service-Center in zwei Großstädten.

autor: HOlgEr FÖrSTEr, ISPrAT

Der Abschlussbericht „Wandel von Kompetenzen durch IT. Neue Ar-beitsorganisation mit vernetztem E-Government – neue Kompetenzen?“ zum Download: http://isprat.net/isprat-projekte/

INTErN Nr. 3 | 2012 13

interview

Im Fall der FälleVitako-Leitfaden zur „Krisenkommunikation“

› Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister

arbeitet an einem Leitfaden zum The-ma Krisenkommunikation. Im Inter-view erläutert Holger Förster, Pres-sesprecher von Dataport, warum die Öffentlichkeitsarbeit auf Krisenfälle vorbereitet sein muss.

Herr Förster, Vitako plant einen Leit-faden zum Thema Krisenkommunika-tion. Die Initiative ging von Ihnen aus. Was waren die Gründe?Bis vor einiger Zeit war ich fest davon überzeugt, dass wir bei Dataport gut darauf vorbereitet sind, in Krisensitu-ationen angemessen zu kommunizie-ren. Durch die Teilnahme an der LükEx-Übung 2011 habe ich dann gelernt, dass größere Krisen doch noch weitreichen-dere Anforderungen stellen können. Im Gespräch mit Kollegen aus anderen IT-Organisationen habe ich zudem den Ein-druck gewonnen, dass Dataport damit keineswegs allein steht. Dabei geht es hier ausdrücklich um die Krisenkommu-nikation, nicht um die Krisenbewältigung, also „nur“ um die Frage, wie wir mit be-troffenen Kunden, Bürgern, Verwaltun-gen auch in Krisenzeiten in Verbindung bleiben können. Da die Vorbereitung auf eventuelle Krisen von allen Mitgliedsun-ternehmen vergleichbare Aktivitäten er-fordert, ist ein Vitako- Krisenkommunka-tions-Leitfaden auch ein gutes Beispiel dafür, wie durch den Verband Doppelar-beit vermieden werden kann.

Haben Sie den Eindruck, dass die öffentlichen IT-Dienstleister gut auf einen Krisenfall vorbereitet sind?Jeder IT-Dienstleister hat schon mal eine Krise durchlebt, hat dabei gelernt und sich in der Folge auf eine mögliche Wie-derholung vorbereitet. Auf Krisen, die wir so oder in ähnlicher Weise schon mal er-lebt haben, sind wir alle gut vorbereitet. Anders sieht es bei Krisen aus, die grö-ßer sind, als die bisher erlebten, die län-ger dauern oder bei denen grundlegende Infrastrukturelemente ausfallen. Gerade in solchen Fällen haben die betroffenen Bürger oder Kunden aber eine hohe Er-wartung an die Kommunikation des be-

troffenen IT-Dienstleisters. Können wir diese Erwartungen nicht erfüllen, verbrei-ten wir Unsicherheit – und genau das ist in Krisensituationen sehr schädlich.

Können Sie uns mal ein Beispiel für eine „große“ Krise geben?Möge es nie passieren, aber stellen wir uns vor: Vor einem Rechenzentrum kommt es zum Verkehrsunfall; ein Tank-wagen, der eine ätzende Säure geladen hat, läuft aus. Die Flüssigkeit vergast, das Gas wird von Ihrer Klimaanlage an-gesaugt und kondensiert in der kalten Luft. Es bilden sich kleine Seen im ver-zweigten Klimasystem. Alle klimatisier-ten Räume werden evakuiert und dürfen erst nach einer Woche wieder betreten werden; aus Sicherheitsgründen wird der Strom abgeschaltet. Alternativ könnten auch bis dahin unbekannte Schadpro-gramme die Router Ihres Datennetzes befallen, so dass das Netz für eine Wo-che ausfällt.

Sie haben an der LÜKEX-Übung im vergangenen Jahr teilgenom-men. Welches Szenario wurde da durchgespielt?In den zweijährig stattfinden LükEx-Übungen spielen der Bund, einige Län-der und kritische Unternehmen jeweils andere Gefahrensituationen durch. In der Übung 2011 wurden an zwei Ta-gen insgesamt über 1000 Szenarien, die alle durch defekte IT-Systeme ent-standen sind, geprobt: Bürger wurden an Grenzübergängen aufgehalten, weil die elektronischen Passeinträge inkon-sistent waren, Pegelstände wurden ma-nipuliert, so dass fehlerhafte Hochwas-serwarnungen in den Medien verbreitet wurden, Datennetze wurden instabil, so dass etwa Geldautomaten ausfielen, die Verwaltungen konnten auch in Notfällen kein Geld mehr an Bedürftige auszahlen.

Was war Ihr persönlicher Eindruck von der Übung?So eine Übung ist immer ein vereinfach-tes Modell der Wirklichkeit. Da möglichst viel in möglichst kurzer Zeit geübt wer-den soll, wird so ein Übungsszenario niemals Realität werden. Trotzdem wird

durch diese Übungen sehr deutlich, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht; das ist üblicherweise an den Schnittstellen zwischen unterschiedli-chen Beteiligten der Fall.

Im Krisenkommunikationsstab wa-ren wir alle mit Notebooks ausgerüstet, die untereinander vernetzt waren, die ge-meinsam genutzten Dateien lagen auf zentralen Servern, wir hatten einen leis-tungsfähigen Netzdrucker und die mo-dernsten Telefone (IPv6). Als dann als Teil eines Szenarios das interne Daten-netz ausfiel, ging nicht mehr viel.

Welche besonderen Anforderungen an die Kommunikation gibt es in einem Krisenfall?Eine Krise führt zwangsläufig zu Unsi-cherheit. Je weniger Fakten bekannt sind, desto leichter entstehen Gerüchte. Gerade in der Netz-Community werden IT-Krisen gern mit Mythen umgeben und sehr schnell millionenfach vervielfältigt. Printmedien sind zwar langsamer, neigen aber auch zunehmend zu einem skanda-lisierenden Boulevard-Stil.

Aufgabe der Kommunikation muss es sein, zu versachlichen, Fakten, Sach-stände und Zeitpläne darzustellen und praktische Tipps für die Betroffenen zu vermitteln. Dabei ist eine übertriebe-ne Verharmlosung ebenso falsch wie eine frühzeitige Schuldzuweisung. Am Schlimmsten aber ist es, wenn die Kom-munikation im Krisenfall ausfällt und den Panikmachern, Mythenerzählern und In-formations-Spekulanten das Feld über-lassen muss.

Fragen: HElMUT MErSCHMANN

Holger Förster, Leiter der Öffentlichkeitsarbeit und Pressesprecher bei Dataport, Altenholz

INTErN Nr. 3 | 2012 14

veranstaLtungen

Der Mitmach-StaatKongressbericht: „Effizienter Staat“

› Von Gesetzgebungsvorhaben und Haushaltsplänen über Infrastrukturprojekte bis zum praktischen Verwaltungs-

handeln – die Beteiligung der Bürger wird immer entschei-dender für das Staatshandeln. Die Legitimität, aber auch die Qualität der politischen Entscheidungen und der Ver-waltungsdienstleistungen können durch den Einbezug der Bürger deutlich erhöht werden.

Unter dem Motto „Perspektive Mitmach-Staat – Staatsmodernisierung zwischen Effizienz und Partizipation“ fand am 24. und 25. April 2012 in Berlin der Kongress „Effizienter Staat“ statt. Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin und Beauftragte der Bundesregierung für Informations-technik, betonte in ihrer Eröffnungsre-de, dass der Zwang zu höherer Effizi-enz in der Verwaltung auch eine gute Gelegenheit für den intelligenten Tech-nologieeinsatz sei. So schaffe das neue E-Government-Gesetz die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Abbildung zahlreicher Verwaltungsver-fahren. Im Herbst dieses Jahres geht der Gesetzentwurf voraussichtlich in die parlamentarische Beratung. Vitako-Ge-schäftsführerin Marianne Wulff stellte in ihrer Rolle als Mitglied einer ISPRAT-Arbeitsgruppe die Grundzüge des aus Vitako-Sicht unterstützenswerten Ge-setzentwurfes vor.

Unter dem Stichwort „Open Govern-ment“ wurden auf dem Verwaltungskon-gress die Bemühungen um eine weite-re Öffnung und Transparenz staatlichen Handelns diskutiert. Carl-Christian Buhr erläuterte beispielsweise die Open- Data-Strategie der EU-Kommission. Das Open-Data-Portal der EU mit zahlreichen Informationen aus den politischen Pro-zessen der Europäischen Kommission wird voraussichtlich im Juni 2012 in einer Beta-Version eröffnet. Zur Förderung von offenen Daten in der Verwaltung arbei-tet insbesondere EU-Kommisarin Nee-lie Kroes, deren Stab Buhr angehört, an einer überarbeiteten Richtlinie zur Wei-terverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors (PSI-Richtlinie). Da-nach soll es ein prinzipielles Recht auf offene Daten geben, das durch eine un-abhängige Aufsichtsbehörde überwacht wird. Die Bereitstellung durch die Be-hörden soll prinzipiell zu Grenzkosten erfolgen.

Auch das Thema „Bürgerbeteiligung“ wurde intensiv in Berlin diskutiert. Verschiede-ne Foren behandelten die Chancen, Möglich-keiten, aber auch Gren-zen einer Einbindung der Bürger in die Verfahren und Prozesse behördlichen und politischen Handelns. So etwa bei der Planung von Infrastruk-turprojekten im Rahmen der Energiewen-de. Zum ersten Mal wurde auf dem Kon-gress der Preis für Online-Partizipation vergeben. Preisträger waren das Projekt „Hohes Feld“, das ein öffentliches Areal unter Bürgerbeteiligung in der Gemeinde Wennigsen/Deister gestaltet hat, sowie die „Dresdener Debatte“, als Beispiel für ein besonders nachhaltiges Konzept der Bürgerbeteiligung.

outsider und immigrantenIn einem weiteren Forum wurden Ergeb-nisse der DIVSI-Milieu-Studie vorgestellt. Matthias Kammer, Direktor des Deut-schen Instituts für Vertrauen und Sicher-heit im Internet, und Silke Borgstedt vom Sinus-Institut in Heidelberg, erläuterten Ergebnisse der kürzlich durchgeführten Lebensweltstudie, bei der Einstellun-gen der bundesdeutschen Bevölkerung ab 14 Jahre zum Thema Vertrauen und Sicherheit im Internet erforscht wurden. Kammer wies darauf hin, dass mindes-tens zwei Gräben durch die Bevölkerung laufen. Es gäbe die Digitalen Outsider, geschätzte 27 Millionen Menschen, die entweder offline sind oder im Umgang mit dem Internet stark verunsichert sind, es selten nutzen. Und es gibt Digitale Immigranten (14 Millionen), die sich regelmäßig und selektiv im Internet be-wegen und vor allem beim Thema Sicher-heit und Datenschutz skeptisch sind. Für die Digitalen „Eingeborenen“, etwa 28 Millionen, ist das Internet zum selbst-

verständlichen Alltag geworden.

Diese Zahlen verdeutlichen ein-drücklich, dass der größte Teil der bun-desdeutschen Bevölkerung bei der Internetnutzung zurückhaltend agiert. Matthias Kammer stellte daher die Fra-ge, welche Auswirkungen diese Erkennt-nisse für die E-Government-Angebote des Public Sectors haben. Zu fragen sei beispielsweise, ob unter dem Aspekt der geringen Nutzerzahlen die Annah-me, dass eine Effizienzsteigerung der Verwaltung durch E-Government zu er-reichen sei, noch aufrecht erhalten wer-den könne und wie man insgesamt die Attraktivität der Angebote erhöhen könne.

Interessante technische Neuerun-gen konnten auf dem Gebiet „Social Me-dia Analytics“ verfolgt werden. Die Firma SAS stellte eine neuartige Software für die Analyse des öffentlichen Meinungs- bildes in sozialen Medien vor. Am Bei-spiel des unlängst veröffentlichten Bu-ches von Bundesfamilienministerin Christina Schröder mit dem Titel „Dan-ke, emanzipiert sind wir selber!“ de-monstrierte ein Vertreter der Firma, wie die Software die positiven und negati-ven Einschätzungen in sozialen Medien ermittelt und analysierbar macht. Das Potenzial von Anwendungen durch „So-cial Media Analytics“ für die Verantwort-lichen in der öffentlichen Verwaltung liegt wohl besonders in der systematischen Verfolgung von Meinungsbildungspro-zessen – und einer zielgerichteten Ein-flussnahme darauf.

autor: DANNy PANNICKE, Vitako

Staatssekretärin Cornelia Rogall-Grothe bei der Eröffnungsrede

INTErN Nr. 3 | 2012 15

veranstaLtungen

Vom Korn- zum DatenspeicherIT-Steuerung und IT-Stan-dardisierung in öffentlichen Verwaltungen

› Unter dem Motto „IT-Steuerung und -Standardisierung in öffent-

lichen Verwaltungen“ fand im März 2012 die achte bundesweite Veran-staltung „Forum IT Service Manage-ment in der Öffentlichen Verwaltung“ (FIT-ÖV) beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) in Münster statt. FIT-ÖV ist eine Initiative des itSMF Deutschland e.V. Das Ziel ist es, gemeinsam mit Institutionen der öffentlichen Verwaltung auf allen Ebe-nen aktuelle Themen des IT-Service-Managements zu präsentieren und Lösungsansätze gemeinsam zu dis-kutieren. Der LWL ist seit 2006 akti-ves Mitglied im itSMF Deutschland e.V und hat an mehreren Veröffentli-chungen des itSMF mitgearbeitet.

Im modernen Sitzungssaal des „West-falen-Parlamentes“ begrüßten Steven Handgrätinger (Vorstandsvorsitzender des itSMF Deutschland e.V.) und Wieland Schäfer (Abteilungsleiter LWL.IT Service Abteilung) die 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus öffentlichen Verwaltun-gen und der Privatwirtschaft. In seinem Vortrag „Die IT-Standardisierung beim LWL - Ausgangslage, Strategie, Hand-lungsfelder und Rahmenbedingungen“ gab Wieland Schäfer einen Überblick über die hochkomplexe IT-Landschaft, die zur IT-Unterstützung der circa 13.000 LWL-Beschäftigten und der vielfältigen LWL-Aufgaben ( Soziales, Psychiatrie/ Kliniken, Jugend/Schule, Kultur und Querschnitt) erforderlich ist. In Zeiten immer knapper werdender Ressour-cen kann die LWL.IT Service Abteilung als zentraler interner IT-Dienstleister mit etwa 150 IT-Experten für den gesamten LWL wirtschaftlich IT-Dienstleistungen

zur Betreu-ung der mehr als 1.000 An-wendungs-verfahren mit einer Vielzahl von IT-Infra-struktur-Kom-ponenten nur durch konse-quente Standardisierung und Konsolidie-rung, Einsatz innovativer Technologien, interkommunale Zusammenarbeit und verstärkte Kooperation mit anderen IT-Dienstleistern (zum Beispiel in der KDN) erbringen.

vom korn- zum datenspeiCherMarianne Wulff (Vitako-Geschäftsfüh-rerin) zeigte in ihrem Beitrag „IT-Ser-vicemanagement: Erfolgsfaktor für die vernetzte, kollaborative (Web2.0-)Ver-waltung“ die Konturen des vernetzten Gemeinwesens und den notwendigen Beitrag des IT-Service-Managements hierzu auf. One-Stop-Government, Open Data und Servicequalität sind demnach die entscheidenden Herausforderungen. Ihr Fazit: „Alleingänge und Eigenentwick-lungen sind tabu.“

Weitere Themen der Tagesveran-staltung waren:

► Automatisierung im Rechenzen-trum - Voraussetzungen und Aus-wirkungen auf die Organisation,

► Organisationseffizienz durch IT-Servicemanagement,

► (BSI-konforme) Berechtigungsver-waltung in der öffentlichen Verwal-tung,

► Ebenen-übergreifende Gestaltung ganzheitlicher E-Government-Pro-zesse,

► Standardisierte E-Akte-Vorgangs-bearbeitung in der LWL-Behinder-tenhilfe mit Life-Demo,

► Das neue Rechenzentrum-2 der LWL.IT; „Vom Kornspeicher zum Datenspeicher“ sowie

► Erfolgsfaktoren der IT-Konsolidie-rung in der öffentlichen Verwaltung.

In der begleitenden Fachausstellung mit namhaften Ausstellern boten sich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Mög-lichkeiten zum Erfahrungsaustausch, zur Diskussion von Lösungsansätzen und zur Begutachtung von Produkten.

Das Fazit der Veranstalter: „Insge-samt konnte die gelungene Veranstal-tung wieder einmal verdeutlichen, mit welcher Komplexität die IT in öffentli-chen Verwaltungen konfrontiert ist und welche beindruckenden Lösungsstrate-gien hier entwickelt und eingesetzt wer-den - nicht nur interessant für IT-Personal aus der öffentlichen Verwaltung, sondern durchaus auch Impulsgeber und Liefe-rant von Best-Practice-Ansätzen für die Privatwirtschaft.“

autoren: HANS-PETEr FrÖSCHlE, itSMF

WIElAND SCHÄFEr, lWl

Angeregte Fachgespräche während der Pause im Münsteraner Bürgersaal.

Alle Präsentationsunterlagen der Veranstaltung stehen unter www.fit-oev.de zum freien Download zur Verfügung.

16INTErN Nr. 3 | 2012

neues aus den FaCharbeitsgrupen

Zukunft PersonalentwicklungThemenvielfalt beim Frühjahrstreffen des Blankenheimer Kreises

› Auf der Frühjahrssitzung des „Blankenheimer Kreises“ Anfang

März im ostwestfälischen Paderborn standen vor allem strategische The-men und Projekte im Vordergrund. Die Teilnehmer stellten die Arbeitsschwer-punkte ihrer Häuser vor.

So vielfältig die geschäftlichen Aktivi-täten der einzelnen Vitako-Mitglieder auch sind: Wenn es um die strategi-sche Ausrichtung der Häuser geht, um zukünftige Arbeitsschwerpunkte und Themensetzungen, finden sich schnell Überschneidungen und gemeinsame Interessen.

Beim Frühjahrstreffen des Blan-kenheimer Kreises, an dem vierzehn Mitgliedsunternehmen sowie die Ge-schäftsstelle teilnahmen, waren es die Themen Personalentwicklung, Schulen,

Dokumentenmanagement-Systeme und Cloud Computing, die als Schwerpunkte vieler Häuser identifiziert wurden.

Während sich der Blankenheimer Kreis mit Schul-IT bereits hinlänglich befasst hat und es zu DMS und Cloud demnächst Termine geben wird, liegt be-sonderes Augenmerk auf dem Thema Personalentwicklung. Fast jedes Unter-nehmen hat es auf der Agenda und es wird als wichtiger Jahresschwerpunkt vom Blankenheimer Kreis weiter behan-delt werden.

dms und CLoud ComputingBei der Vorstellung der gegenwärti-

gen Arbeitsschwerpunkte in den Häuser stellte sich heraus, dass sich viele Vita-ko-Mitglieder im Bereich Dokumenten-managementsystemen (DMS) und Cloud Computing engagieren. So arbeiten bei-

spielsweise die GKD Recklinghausen, die GKD Paderborn, das krz Lemgo und ITEBO an Ausbau und Weiterentwicklung von DMS-Systemen. Auch die KIVBF ist hier aktiv und mit der Integration von Fachverfahren befasst. Währenddessen stehen bei regio iT, KRZ Niederrhein und Dataport Aspekte des Cloud Computing auf der Agenda. Hier hat die KIVBF un-längst eine große Ausschreibung im Be-reich Cloud Computing absolviert.

Darüber hinaus bewies das Ge-schäftsführertreffen des Blankenheimer Kreises die große Themenvielfalt der kommunalen IT-Branche. Das Alltagsge-schäft jedes öffentlichen IT-Dienstleisters repräsentiert das gesamte Spektrum an technischen und strategischen Themen in der Public Sector IT.

autor: WIllIAM SCHMITT, KIVBF

Portale und DiensteFAG Modellarchitektur – Portale stimmt Vorgehen ab

› Die Facharbeitsgruppe „Modell-architektur - Portale“ tagte am 23.

April 2012 in Berlin. Im Mittelpunkt der Sitzung stand die weitere Präzisierung der Ziele und des Vorgehens der Fach-arbeitsgruppe, die sich noch in einer frühen Phase befindet.

Ausgangspunkt und Anlass der Grün-dung der Facharbeitsgruppe war die Tat-sache, dass sich zwar eine Reihe von Portalen bereits im Einsatz befinden, die Integration der verschiedenen Anwen-dungen und Dienste in den Portalen je-doch in vielen Fällen noch nicht zufrie-denstellend ist. Die Pflege der Vielzahl an Schnittstellen ist mit entsprechend viel Aufwand verbunden. Das übergeordnete

Ziel der FAG ist es daher, die Weiterent-wicklung von Portalen durch geeignete Standardisierungen zu fördern. Insbe-sondere für Software-Anbieter soll es da-mit leichter werden, portalfähige Dienste zu entwickeln.

interoperabiLität und integrationEinig waren sich die Teilnehmer, dass die Interoperabilität zwischen Fachverfahren und die standardisierte Integration von Querschnittsanwendungen (zum Beispiel Bezahlservices, Druckservices) wichtige Themen darstellen. Im Fokus der Arbeits-gruppe stehen Portale sowohl für Bürger und Gewerbetreibende als auch für Mit-arbeiter von Behörden.

Für die weitere Arbeit der FAG wur-de ein dreistufiges Vorgehen verein-bart: In einem ersten Schritt sollen die Bestandteile und Komponenten einer Portal-Architektur beschrieben und pri-orisiert werden. Das Identitäts- und Si-cherheitskonzept ist dabei von besonde-rer Bedeutung. In einem zweiten Schritt sollen bestehende Standards identifiziert und auf die beschriebene Struktur an-gewendet werden. Schließlich sollen in einem dritten Schritt angemessen kom-plexe Musteranwendungen im Hinblick auf die Zielarchitektur durchgearbeitet werden. Für die Detaillierung des Vorge-hens in Schritt Eins wurde eine Unterar-beitsgruppe eingesetzt.

autor: DANNy PANNICKE, Vitako

INTErN Nr. 3 | 2012 17

neues aus den FaCharbeitsgruppen

Kommunale AnforderungenFAG Netze berät Zukunft von Deutschland Online Infrastruktur

› In ihrer jüngsten Sitzung am 29. März 2012 in Rotenburg hat sich

die Vitako-Facharbeitsgruppe Net-ze und Systeme schwerpunktmäßig mit der anstehenden Neugestaltung des Verwaltungs-Backbone-Netzes „Deutschland online Infrastruktur“ (DOI) befasst.

Bereits in der Vergangenheit hat Vitako die Zukunft des DOI-Netzes nach dem regulären Vertragsende im März 2013 thematisiert. Auf dem DOI-Teilnehmer-forum Ende März diesen Jahres präsen-tierte das zuständige Bundesinnenmi-nisterium erstmalig die diesbezüglichen aktuellen Vorstellungen. Wesentlich ist der Ansatz, dass DOI in die zentrale Inf-rastruktur des Bundes – Netze des Bun-des (NdB) – integriert werden soll. Spe-ziell an diesem Aspekt entzündete sich eine Debatte, da NdB für die Anforde-

rungen des Bundes konzipiert ist. Ins-besondere in den Bereichen Sicherheit und Verfügbarkeit weichen diese jedoch erheblich von kommunalen Anforderun-gen ab. Der derzeitige Lösungsansatz spiegelt daher nur begrenzt die Anfor-derungen kommunaler Standorte wieder. Speziell kleinere Standorte wären unter Umständen zu Lasten der Wirtschaftlich-keit deutlich überversorgt.

kommunaLer workshopDie Vertreter des Bundesministeriums des Innern (BMI) legten dar, dass das bestehende Netz in der derzeitigen Ver-tragsgestaltung noch um bis zu drei Jah-re verlängert werden kann. Sie sagten eine intensive Einbindung des kommu-nalen Bereiches in die weitere Ausge-staltung der Anforderungen an ein neues Verbindungsnetz zu. Bereits im Mai wer-den erste Workshops hierzu stattfinden.

Die Facharbeitsgruppe stellte fest, dass die Anforderungen des kommu-nalen Bereiches als einer wesentlichen Hauptnutzergruppe am DOI aktuell deut-lich unterrepräsentiert sind. Um den kom-munalen Vertretern eine fundierte fach-liche Grundlage für die kommenden Gespräche mitzugeben, wurde kurzfristig ein kommunaler Workshop angesetzt. In diesem Workshop definierten die Fach-leute kommunaler Einrichtungen kon-krete Anforderungen an ein zukünftiges Verbindungsnetz.

Nach Abstimmung mit den kommu-nalen Spitzenverbänden wird außerdem der Arbeitskreis „DOI kommunal“ wieder-belebt. Dieser hatte sich aus kommuna-ler Sicht bereits bei der Migration von TESTA-D zu DOI bewährt. Die nun anste-hende Migration soll ebenso erfolgreich dauerhaft begleitet werden.

autor: MArTIN KrENgEl, Citkomm

StaffelübergabeFAG IT-Sicherheit und Datenschutz in Lemgo

› Bei der 8. Sitzung der Vitako-FAG IT-Sicherheit und Datenschutz

stand das Thema „Zertifizierung nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grund-schutz“ im Vordergrund. Reinhard Blome blickt kurz vor dem Ruhestand auf seine Arbeit als FAG-Leiter zurück.

Drei Jahre nach Gründung der FAG kann ein sehr positives Resümee gezogen werden. Anfangs hatten die beteiligten Mitglieder in einer Umfrage die Themen für ein Arbeitsprogramm festgelegt. Als Schwerpunkte stellten sich neben der ak-tuellen Diskussion um den Datenschutz auch das Thema IT-Sicherheit heraus – und die Frage, ob eine BSI-Zertifizierung angebracht sei.

Zunächst mussten die Anforderun-gen an die IT-Sicherheit und der jeweilige Umsetzungsstand in den Unternehmen eruiert werden, um dann herauszuarbei-ten, welche Vorgehensweise insbeson-dere unter dem Gesichtspunkt des Risi-

komanagements für das jeweilige Haus die Richtige ist. Hilfreich waren hier na-türlich die Erfahrungen der Rechenzen-tren, die schon eine Zertifizierung hatten oder eine anstrebten.

So konnten Muster-Dienstanweisun-gen zum nPA, Mustervorlagen für den IT-Sicherheitsbeauftragten und ein Fahrplan für die Einführung eines Informationssi-cherheitsmanagementsystems (ISMS) verabschiedet werden. In den weiteren Sitzungen wurde diese Thematik vertieft. Insbesondere Experten des BSI vermit-telten die relevanten Prozesse zu einem effizienten IT-Sicherheitsmanagement.

externer saChverstandIm Selbstverständnis der FAG stand

immer der gegenseitige Wissens- und Erfahrungsaustausch im Zentrum, aber auch vertiefende Informationen durch ex-ternen Sachverstand. So konnten aktuel-le Themen wie Awareness-Maßnahmen, Data Loss Prevention, sichere E-Mail-

Archivierung, sicheres mobiles Compu-ting mit Smartphones und Tablets bis hin zur Cybersicherheit mit kompetenten Referenten diskutiert werden. Die stets spannenden Erkenntnisse wurden als Anregungen für die Überlegungen und Diskussion zur „Leitlinie IT-Sicherheit des IT-PLR“ weitergegeben. Mir hat die Arbeit in der FAG großen Spaß gemacht und ich wünsche meinem Nachfolger Hubert Röder viel Erfolg.

autor: rEINHArD BlOME, krzweitere inFos: www.krz.de

Der bisherige Leiter der FAG, Reinhard Blome (rechts), übergibt die Staffel an Hubert Röder, Rechenzentrum Region Stuttgart.

INTErN Nr. 3 | 2012 18

meLdungen

vitako und LeCos veranstaLten inFotag soCiaL media

› Fast jeder dritte Bundesbürger ist be-reits Mitglied in mindestens einem

sozialen Netzwerk wie Facebook, Linked-In oder Xing. Bei den unter 30-Jährigen sind es gar mehr als drei Viertel. Sozia-le Medien werden das Kommunikations- und Interaktionsverhalten dauerhaft be-einflussen. Dennoch haben bislang nur wenige Kommunalverwaltungen die so-zialen Medien in ihre Informations- und Kommunikationsstrategien integriert.

Doch die Bedeutung von Social Me-dia-Plattformen als Informationsquelle wächst unaufhaltsam. Für die Städte und Gemeinden gilt es nun, geeignete Wege zu finden, um die sozialen Medi-en für eigene Zwecke sinnvoll zu nutzen. Dabei spielen verschiedene Aspekte eine Rolle: Transparenz und Offenheit, Inputs von außen sammeln und mit der Bürger-schaft ins Gespräch kommen, Themen besetzen, Trends erkennen, Kunden und

Bürger stärker an die kommunalen Akti-vitäten binden. Darüber hinaus bieten sich völlig neue Möglichkeiten, die Verwaltungsarbeit neu zu gestalten, indem die Werkzeuge des Web 2.0 für die Zusammenarbeit inner-halb der Verwaltung wie auch für inter-kommunale Kooperationen genutzt wer-den können.In einer gemeinsamen Veranstaltung the-matisieren Vitako und die Lecos GmbH verschiedene Aspekte des Einsatzes so-zialer Medien in Kommunen.

sinnvoLLe nutzungUnter anderem gibt Franz-Rein-

hard Habbel, Pressesprecher des Deut-schen Städte- und Gemeindebundes, einen umfassenden Überblick über die Nutzung von sozialen Medien in Kom-munalverwaltungen und zeigt, wie sie sinnvoll für die kommunale Kommuni-kation eingesetzt werden können. Birte

Keppler von der Kanzlei Diem & Partner aus Stuttgart wird über die rechtlichen Rahmenbedingungen referieren, die zwingend zu beachten sind. Weitere Re-ferenten thematisieren anhand von Pra-xisbeispielen, nach welchen Aspekten und über welche Kanäle welche Inhalte ausgewählt und für den Bürger nutzbrin-gend aufbereitet werden können.

Zielgruppe: Bürgermeister, Dezernen-ten, IT-Verantwortliche, Organisatoren.

e-gov initiative

› Im Rahmen der E-Government-Ini-tiative für De-Mail und den neuen

Personalausweis vom Bundesministe-rium des Innern können Behörden von Bund, Ländern und Kommunen jetzt ihr Interesse an unterstützenden Maßnah-men anmelden.

Eine zentrale Maßnahme der E-Go-vernment-Initiative des Bundes ist die Unterstützung von Modellvorhaben und Integrationsprojekten mit dem neuen Per-sonalausweis und De-Mail. Das Ziel des Bundesinnenministeriums (BMI) ist es, mit der Initiative die Einführung und Verbreitung der beiden Infrastrukturen im deutschen E-Government zu fördern. Deshalb möch-te das BMI Behörden von Bund, Ländern und Kommunen bei der Entwicklung von Anwendungen mit großem Potenzial durch vielfältige Hilfestellungen unterstützen.

Insbesondere sind Informationsveran-staltungen, Workshops zum Einsatz der eID-Technologie, eine zentrale Bereitstel-lung von Informationen und Erfahrungen aus anderen Projekten, aber im Einzelfall auch Beratungen zum Projektmanage-ment, zur Umstellung der Prozesse oder auch zur technischen Integration der On-line-Ausweisfunktion vorgesehen.

Das Bundesinnenministerium ruft alle Behörden, die Anwendungen für den neu-en Personalausweis und De-Mail planen, entwickeln oder bereits realisiert haben, zur Teilnahme an der Initiative auf.

Bei Interesse an den Unterstüt-zungsmaßnahmen werden Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen gebeten, möglichst kurzfristig das Formu-lar „Bereitstellung von Unterstützungslei-stungen aus der E-Government-Initiative“ (beigefügtes pdf-Dokument) baldmöglichst auszufüllen und per E-Mail an das Refe-rat IT4 im BMI zu senden: IT4@bmi.bund.de. Alle Anträge werden zeitnah nach Ein-gangsdatum geprüft.Weitere Informationen zur E-Govern-ment-Initiative finden Sie unter:

► www.personalausweisportal.de ► www.de-mail.de

InfoTag „Einsatz von Social Media in Kommunen“14. Juni 2012, 10-17 UhrLecos GmbH, Prager Straße 8, 04103 Leipzig, Raum 20/21Anmeldung: veranstaltungen@lecos-gmbh.de

oFFenekommune.de

› OffeneKommune.de ist eine neutrale Bürgerbeteiligungplattform auf Basis

von Adhocracy, mit dem Ziel, einen direk-ten Dialog zwischen Bürgern, Kommunen und Organisationen zu ermöglichen. Die Plattform lädt alle gesellschaftlichen Ak-teure ein, zu Diskussionen und Entschei-dungsprozessen beizutragen.

Das Projekt befindet sich noch in einer frühen Testphase und ist deshalb nur für ausgewählte Kommunen geöffnet (Liste unter https://offenekommune.de/instance einsehbar).

Unterstützt wird es vom Deutschen Städte- und Gemeindebund (DStGB), der Fachstelle für internationale Jugendarbeit e.V. (IJAB), youthpart sowie Politik Digi-tal e.V. Anfragen zur Einrichtung neuer Kommunen.

Link: http://bit.ly/IyAT1G

INTErN Nr. 3 | 2012 19

aus der gesChäFtssteLLe

Neuer Mitarbeiter› Seit Anfang April dieses Jah-

res hat die Vitako-Geschäfts-stelle in Berlin mit Danny Panni-cke einen neuen Referenten für Informations-Management.

Nach seinem Wirtschaftsinformatik-Stu-dium an der Technischen Universität Braunschweig hat Danny Pannicke bei der SAP AG in Walldorf gearbeitet. Er war dort in der Entwicklungsabteilung als Software-Entwickler tätig und hat an ver-schiedenen Produkten im Bereich Rech-nungswesen/Controlling mitgearbeitet. Nach einem Aufenthalt in den SAP Labs Bangalore war er zuletzt in der Rolle ei-nes Executive Assistant im Entwicklungs-bereich „Financials“.

Im Jahr 2007 wechselte Herr Pan-nicke als wissenschaftlicher Mitarbei-ter an die Technische Universität Berlin, an den Lehrstuhl für Informations- und Kommunikationsmanagement. Seine Forschungsschwerpunkte lagen hier in den Bereichen Social Software und E-Business, wo er zahlreiche Publikationen und Beiträge erarbeitet hat. Sein Promo-tionsthema ist die Post-Adoption hedo-nistischer Informationssysteme.

Hedonistische Informationssys-teme teilen sich in zwei Gruppen auf:

zum einen interaktive Unter-haltungssysteme, insbesondere Computerspiele, zum anderen Systeme des sogenannten Life-style-Computing, die ihre Nutzer bei persönlichen Aktivitäten unter-stützen. Beispiele für die zweite Gruppe reichen von Anwendun-gen des elektronischen Einkaufs bis hin zu sozialen Netzwerkdiens-ten wie Facebook. In der Post- Adoptionsforschung geht es um die Mechanismen, die das Erleben und Verhalten im Kontext derartiger Systeme steuern: Warum ist etwa die Nutzung von Facebook für vie-le Menschen so unterhaltsam, und warum verbringen sie so viel Zeit mit der Anwendung?

Bei Vitako wird Danny Panni-cke als Referent für Informations-Ma-nagement das fachliche Know-how der Geschäftsstelle verstärken und die Ko-ordination verschiedener Fachthemen übernehmen. Ein erster Schwerpunkt betrifft das IT-Service-Management, das sich mit den spezifischen Prozessen in Rechenzentren und IT-Abteilungen be-schäftigt. Den zweiten Schwerpunkt bil-det das Thema „Standardisierungen“. In diesem Zusammenhang wird Pannicke

die Koordination der neuen Facharbeitsgruppe „Modellar-chitektur – Portale“ übernehmen. Weitere Arbeitsschwerpunkte sind Cloud Compu-ting, IT-Sicherheit und die Kooperation auf europäischer Ebene. So wird Danny Pannicke Vitako auf dem diesjährigen Kongress der „Major Cities of Europe IT User‘s Group“ in Wien vertreten.

Bundes-Arbeitsgemeinschaft derKommunalen IT-Dienstleister e .V.

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INTErN Nr. 3 | 2012 20

aus der branChe

Online-TermineITDZ setzt Terminservice für Berlins Behörden um

› Wer vor einem Behördenbesuch online einen Termin vereinbart,

erspart sich die Wartezeit im Amt. Da sich die elektronische Terminverein-barung wachsender Beliebtheit er-freut, bieten die Bürgerämter Berlins diese Dienstleistung inzwischen flä-chendeckend an.

Ein zentrales Informationsangebot der Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport erweitert jetzt den Online-Service. Die technische Umsetzung und Bereitstellung des Terminservices erfolgt durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin). Unter www.berlin.de/terminvereinbarung können freie Termine nicht nur bei einem Amt, sondern auch innerhalb eines Bezirks oder in ganz Ber-lin eingesehen, gebucht oder auch geän-

dert werden. Alle Bürgerämter bieten die gleichen Leistungen an und können un-abhängig vom Wohnsitz aufgesucht wer-den. Wer lieber zum Telefonhörer greift, als im Web zu surfen, kann den Termin zum Ortstarif – bei entsprechender Flat-rate ohne zusätzliche Kosten – auch te-lefonisch über das Berliner Bürgertelefon 115 vereinbaren. Andreas Statzkowski, IT-Staatssekretär des Landes Berlin: „Beim Berliner Bür-gertelefon 115 gehört die Terminverein-barung mittlerweile zu der am häufigsten nachgefragten Dienstleistung der Behör-den Berlins. Mit dem neuen zentralen Informationsangebot im Netz bieten wir nun ergänzend einen übersichtlichen und zentralen Onlineservice an und entspre-chen dieser Nachfrage.“Ergänzend zur Terminvereinbarung er-

halten die Bürgerinnen und Bürger so-wohl online als auch telefonisch Auskunft zu den benötigten Unterlagen oder den anfallenden Kosten für die angefragte Dienstleistung. Darüber hinaus bieten ei-nige Ämter zudem die Terminerinnerung per SMS an. Die Online-Terminverein-barung ist ein Baustein des Termin- und Zeitmanagementsystems für Berliner Be-hörden und erweitert als zentrales Servi-ceangebot des ITDZ Berlin die Berliner Dienstleistungsdatenbank.

autorin: KATrIN DIrKSEN, ITDZ

Ihre Nummer14geschätzte Wartezeit21 Minuten

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04

BÜRGERAMT

Freundliche ÜbernahmeITEBO übernimmt Kosynus

› Der IT-Dienstleister ITEBO GmbH aus Osnabrück stärkt seine Markt-

position in Niedersachsen.

Am 25. April 2012 haben die bisheri-gen Gesellschafter der Kosynus GmbH in Braunschweig die Übertragung al-ler Geschäftsanteile an die ITEBO GmbH rückwirkend zum 1. Januar 2012 beschlossen.

In einem europaweiten Verhand-lungsverfahren hatte die Stadt Braun-schweig für die weiteren 25 Gesell-schafter den Verkauf der Kosynus GmbH vorangetrieben. „Das Angebot der ITE-BO GmbH hat sich unter allen wesentli-chen Gesichtspunkten als das beste er-wiesen“, sagte Carsten Lehmann, Erster Stadtrat der Stadt Braunschweig. „Die Stärken der ITEBO GmbH und ihre aus-geprägten Erfahrungen im kommuna-

len Umfeld werden der Kosynus GmbH zugute-kommen. Dadurch wer-den der Standort und die bestehenden Kundenbe-ziehungen eine Stärkung erfahren.“Bernd Landgraf, Ge-schäftsführer der ITEBO GmbH, stellt fest: „Die Fort-führung aller bestehenden Leis-tungsvereinbarungen steht für uns im Vordergrund. Die Ähnlichkei-ten im Produktportfolio sowie die hohen Kompetenzen aller Mitarbeiter stellen die Basis für eine erfolgreiche Zusammenar-beit der beiden Unternehmen dar.“

ITEBO GmbH und Kosynus GmbH sehen sich zukünftig noch besser in der Lage, von den Standorten Osnabrück und Braunschweig ihre Kundennähe

unter Beweis zu stellen. Die Zusammenarbeit im Rah-men von Projekten und dem produkt-bezogenen Anwendungsmanagement werden die ersten gemeinsamen Hand-lungsfelder sein.

autor: STEPHAN BrINKMEyEr, ITEBO

Bernd Landgraf, Geschäftsführer ITEBO GmbH, und Carsten

Lehmann, Erster Stadtrat der Stadt Braunschweig (v.l.).

INTErN Nr. 3 | 2012 21

aus der branChe

Regionale StärkeAKDB-Hausmesse in Niederbayern

› Zufriedene Gesichter nach der Hausmesse in Landshut. Die

AKDB freute sich, an den beiden Mes-setagen insgesamt knapp 250 Besu-cher aus dem kommunalen Bereich begrüßen zu dürfen.

Der AKDB-Vorstandsvorsitzende Alex-ander Schroth versprach in seiner Er-öffnungsrede den zahlreich angereisten Kunden und Kommunalvertretern aus Niederbayern und aus den angrenzen-den Landkreisen nicht zuviel: Die AKDB bot in Landshut den Besuchern ein wirk-lich attraktives Programm rund um das Thema kommunale IT.

Eines der interessantesten Messe-themen war unter anderem das Bürger-service-Portal, durch das nun die Bür-ger Verwaltungsgänge online erledigen können. Ämter und Behörden sind durch diese innovative Portaltechnologie jetzt rund um die Uhr erreichbar. Im Bereich Personenstandwesen ist die AKDB mit

dem Aufbau und Betrieb des neuen Zen-tralen Elektronischen Personenstands-register ZEPR betraut: Ein Beweis für die absolute Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit hoheitlichen Daten. Im Finanzbereich stand das neue Finanz-wesen Zentral Dialog mit den Service-leistungen im Rechenzentrumsbetrieb im Vordergrund. Auf einer Podiumsdiskussi-on äußerten die Kunden der AKDB ihre guten Erfahrungen mit der Finanz-Soft-ware. Großer Andrang herrschte auch bei den Vorträgen, besonders zum Thema Geodatenvereinbarung.

Außerdem informierte Gastredner Stefan Graf vom Bayerischen Gemein-detag über die Herausforderungen der Energiewende für Kommunen. Die Gäs-te aus dem kommunalen Bereich ließen sich in angenehmer Atmosphäre die neuesten Softwarelösungen zeigen und konnten sich dabei untereinander aus-tauschen. Die Präsentationsplätze waren an beiden Tagen zeitweise richtiggehend

belagert. Dort bot die AKDB Livedemons-trationen zu den Fachverfahren, kompe-tente individuelle Beratung sowie einen umfassenden Überblick über Zukunft-strends der kommunalen IT.

autor: HANS-PETEr MAyEr, AKDB

Neue Software-Lösungen und professionel-ler Austausch auf der AKDB-Hausmesse in Landshut.

Do-it-YourselfAKDB: Speed Capture erleichtert Antragstellung

› Einen neuen Personalausweis oder Reisepass zu bestellen, geht

noch nicht ohne Vorsprache bei einem Sachbearbeiter. Neuerdings können Bürger an einem innovativen Selbst-bedienungsterminal, der „Speed Cap-ture Station“, biometrische Daten, Fo-tos, Fingerabdrücke und Unterschrift in Eigenregie erfassen.

Die neue Anwendung befindet sich unter anderem im Bürgeramt der Stadt Göt-tingen im Echtbetrieb. Dort reduziert sie einerseits den Aufwand für die Antrags-bearbeitung, andererseits trägt dies zu einer höheren Bürgerfreundlichkeit bei.

Bei der Beantragung neuer Aus-weisdokumente nimmt die Erfassung der biometrischen Merkmale „Bild“ und „Fingerabdrücke“ viel Zeit in Anspruch. Um diesen Aufwand zu reduzieren, hat die AKDB das Selbstbedienungsterminal an das in Göttingen eingesetzte Fachver-

fahren OK.EWO angebunden. Das Ter-minal ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.

Es unterstützt die Erfassung durch Texthinweise und Visualisierungen und prüft die erfassten Daten automatisch auf Biometrie-Tauglichkeit. Damit gehört die Zurückweisung ungeeigneter Passfotos der Vergangenheit an. Der Sachbearbei-ter ruft beim Antrag die vom Bürger er-fassten Daten direkt aus OK.EWO auf, prüft ihre Authentizität und bearbeitet die qualitätsgeprüften Daten medienbruch-frei in OK.EWO weiter. Die Stadt Göt-tingen zeigt sich mit den bisherigen Er-fahrungen aus dem Einsatz der Speed Capture Station sehr zufrieden. Im Sin-ne einer bürgerfreundlichen Verwaltung geht die Antragstellung für einen neuen Personalausweis oder Reisepass nun deutlich schneller.

autor: ANDrEAS HUBEr, AKDB

INTErN Nr. 3 | 2012 22

aus der branChe

ISO 27001Deutschlandweit ein-malig: BSI zertifiziert krz erneut!

› Erstmalig im März 2007, dann im Frühjahr 2009 und nun 2012

zum dritten Mal hat das krz eine BSI-Zertifizierung erhalten. Damit ist das Rechenzentrum der einzige kommu-nale IT-Anbieter in NRW mit dieser Auszeichnung.

Ein ISO 27001-Zertifikat dokumen-tiert die erfolgreiche Umsetzung von in-ternationalen Normen für Informations-sicherheits-Managementsysteme. Damit wird nachgewiesen, dass der betrachte-te Bereich die Anforderungen nach ISO 27001 erfüllt sowie zusätzlich die Anfor-derungen der IT-Grundschutz-Kataloge. Die strengen Vorschriften des IT-Grund-schutz-Kataloges des Bundesamts für Si-cherheit in der Informationstechnik (BSI) werden damit eingehalten.

Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer des jeweiligen Zeitraums ist eine Rezer-tifizierung des Untersuchungsgegenstan-des erforderlich. Dadurch wird sicherge-stellt, dass die Voraussetzungen für die Erfüllung der ISO 27001-Zertifizierung auf Basis des IT-Grundschutzes weiter-hin erfüllt werden. Das ist dem krz termin-gerecht gelungen. Ein großes Projekt un-ter der Federführung von Abteilungsleiter Reinhard Blome und seines Stellvertre-

ters Frank Lehnert hat einen wichtigen Zwischenabschluss erreicht.

bedeutung datensiCherheitIn der Urkunde wird beschrieben, dass sich die erneute Zertifizierung auf den gesamten Informationsverbund des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe bezieht, den vollstän-digen Betrieb des Rechenzentrums, alle selbst genutzten oder für die Kunden zur Verfügung gestellten Anwendungen oder IT-Systeme einschließlich der dafür erfor-derlichen RZ-Infrastrukturen.

Der notwendigen Bedeutung des ho-hen Datensicherheitsnivevaus bewusst, hatte das krz frühzeitig bereits im abge-

laufenen Jahr umfangreiche Dokumenta-tionsarbeiten und eine externe Prüfung in der Einrichtung durchgeführt. „Allen an dem Verfahren beteiligten Mitarbeiterin-nen und Mitarbeitern hat dieser Prozess Anstrengungen und Mühen abgefordert. Ich kann feststellen, dass sich diese Ar-beit, aber insbesondere auch die seit 2006 kontinuierliche Verfolgung der da-mit verbundenen Ziele, ausgezahlt hat.“, so Geschäftsführer Reinhold Harnisch anlässlich der Entgegennahme der Ur-kunde. Mit Wirkung zum 6. März 2012 hat das krz nun das Deutsche IT-Sicherheits-zertifikat für drei Jahre erhalten.

autor: DIrK STOCK, krz

Am 6. März 2012 nahm krz-Geschäftsführer Reinhold Harnisch aus den Händen von BSI-Abtei-lungsleiter Bernd Kowalski die Urkunde über die erfolgreiche Re-Zertifizierung des Service-Pro-viders aus Lemgo entgegen. (von links: Michael Hange, BSI-Präsident, Bernd Kowalski, Abtei-lungsleiter BSI, Reinhold Harnisch, Geschäftsführer krz, Frank Lehnert, stv. Abteilungsleiter krz, Frank-Stefan Stumm, Auditor)

Erfolg für CitkommcitkoWaffe bald landesweit in Nordrhein-Westfalen im Einsatz

› Bedingt durch die EU-Waffenricht-linie müssen die EU-Mitglieds-

staaten zukünftig ein nationales Waf-fenregister einführen, das sich in NRW derzeit im Aufbau befindet. Die mehr als 600 örtlichen Waffenverwaltungs-register müssen sich an den neuen Anforderungen ausrichten.

Citkomm bietet mit citkoWaffe eine Anwendung, die nach den aktuellen tech-nischen Standards als Web-Anwendung

entwickelt wurde. Als NWR-konformes Verfahren bietet sie alle Erlaubnis- arten und Prozesse unter Einhaltung aller notwendigen Standards für das Zusam-menwirken mit der Zentralkomponente des Bundes ab. Darüber hinaus sind in citkoWaffe weitere Funktionalitäten und Schnittstellen für den Einsatz in der ört-lichen Waffenbehörde enthalten.

Soeben hat Citkomm einen ersten Großanwender für die Software gewon-nen und sich bei der Ausschreibung des

Landesamtes für Zentrale Polizeiliche Dienste gegen die Mitbewerber durch-gesetzt. Das örtliche Waffenverwaltungs-system citkoWaffe wird kurzfristig bei al-len Waffenbehörden in NRW zum Einsatz kommen. „Wir freuen uns über den Erfolg und auf die kommende Zusammenarbeit mit der Landespolizei und den Waffenbe-hörden“ sagt Theo Henke, Projektleiter citkoWaffe.

autorin: MArAy PAUl, Citkomm,

INTErN Nr. 3 | 2012 23

aus der branChe

Fusion auf AugenhöheStudie untersucht die Gründung von Dataport

› Dataport ist ein Beispiel für eine gelungene Fusion im öffentli-

chen Sektor („Public Merger“), von dem andere Organisationen lernen können. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Potsdamer Institute for eGovernment (IfG.CC), das die Ent-stehung des ersten länderübergreifen-den IT-Dienstleisters untersucht hat.

Dataport wurde im Jahr 2004 gegründet. Drei IT-Dienstleister der Verwaltung wur-den dabei per Staatsvertrag von den Län-dern Hamburg und Schleswig-Holstein zu einer Anstalt des öffentlichen Rechts zusammengeschlossen.

Folgende Faktoren waren für den Fusionserfolg entscheidend:

► Gleichberechtigung Kein Partner sollte sich im Fusi-onsprojekt unterlegen fühlen. Für Dataport galt und gilt: „Begegnung auf Augenhöhe“

► Freiwilligkeit Freiwillig fusioniert es sich einfa-cher. Im Falle von Dataport be-stand die Bereitschaft zu fusionie-ren. Eine „Koalition der Willigen“ in Politik und Verwaltung der Träger beförderte ab 2002 den Start des Fusionsprojekts.

► Vorlaufende Kooperation Wer schon vorher miteinander gearbeitet hat, fusioniert leichter. Schleswig-Holstein und Hamburg haben schon vor der Fusion im IT-Bereich miteinander kooperiert.

► Persönliche Kontakte Wer sich kennt, kommt schneller zueinander. Im Fall von Dataport gab es auf Management-Ebene schon vor der Fusion gute Kontak-te und informelle Netzwerke.

organisation und kuLturenEin neues Unternehmen benötigt ein ei-genes „Wir-Gefühl“. Die Beschäftigten kennen die Kollegen des Fusionspart-ners meist nicht. Jeder Fusionspartner bringt seine eigene Organisationskultur

ein. Daher muss das Zusammenwach-sen unterschiedlicher Kulturen zu einer neuen Identität aktiv gefördert werden.

Entscheidend für einen reibungslo-sen Start von Dataport war zum Beispiel, dass bereits seit 2003 in den künftigen Strukturen zusammengearbeitet wur-de. So konnten die Standorte Altenholz und Hamburg die neue Organisations-form „üben“ und sich auf Kollegenebene begegnen.

Ziel der Untersuchung war, heraus-zuarbeiten, welche Faktoren entschei-dend für den Fusionserfolg waren. Ana-lysiert wurden dabei die Vorphase, die Fusionsphase sowie die Phase der In-tegration, in welcher die Organisationen zusammengeführt werden.

Die Untersuchung beschreibt am Beispiel von Dataport die Faktoren, die über den Erfolg von Fusionen im öffent-lichen Sektor entscheiden: die gemein-samen Interessen und Ziele, die perso-nellen, institutionellen und politischen Rahmenbedingungen, das erfolgreiche Zusammenspiel der Akteure, die Bedeu-tung der Projektleitung, das Fusionsde-sign, das Change Management sowie die Bedeutung der Kommunikation nach innen und außen.Die Trägerländer haben den erfor-derlichen Rahmen für die erfolgrei-che Fusion von Dataport geschaffen. Dataport wiederum hat die günstigen Rahmenbedingungen geschickt ge-nutzt und zentrale Aspekte erfolgreich umgesetzt.

hintergrundDataport ist das Ergebnis der Fusion der Datenzentrale Schleswig-Holstein, dem Landesamt für Informationstechnik und der Abteilung für Informations- und Kom-munikationstechnik des Senatsamtes für Bezirksangelegenheiten der Freien und Hansestadt Hamburg. Das Unterneh-men ist durch den Beitritt von Bremen, Mecklenburg-Vorpommern und Nieder-sachsen zum Dataport-Staatsvertrag zur Fünfländer-Anstalt gewachsen. Kommu-

nen Schleswig-Holsteins sind sechster Träger.

autor: HOlgEr FÖrSTEr, Dataport

Dataport-Stammsitz in Altenholz bei Kiel.

die studieSirko Hunnius, Tino Schuppan: „Fusionsmanagement im öffentli-chen Sektor. Das Beispiel Dataport.“ Broschiert, 152 Seiten. Edition Sig-ma. ISBN 978-3-89404-843-3. 14,90 Euro. Erschienen in der Reihe „E-Govern-ment und die Erneuerung des öffent-lichen Sektors. Band 13“.www.dataport.de

INTErN Nr. 3 | 2012 24

beriCht aus der eu

2.- 5. Mai 2012 … re:publica … Berlin

7. Mai 2012 … 13. Datenschutzkongress … Berlin

10. Mai 2012 … IPv6-Kongress… Frankfurt/ M.

10. März 2012 … Vitako-Mitgliederversammlung … Bremen

22. Mai 2012 … 13. dbb-Kongress Neue Verwaltung … Leipzig

www.itkalender.de … für mehr Informationen + Termine

termine

Herausgegeben von

vitakoBundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V.V.i.S.d.P.: Dr. Marianne WulffMarkgrafenstraße 22 D - 10117 Berlin

www.vitako.de

redaktion & kontakt:Dr. Helmut Merschmann

teLeFon: +49 30 20 63 156 - 14 e-maiL: redaktion@vitako.de

biLdnaChweis:Fotolia 1, 4, 5 │ KIVBF 2 │ Wikimedia 6, 11, 18 │ITDZ Berlin 7, 20 │ KIRU 8, 9, 10 │ Dataport 13, 23 │ Behörden Spiegel 14 │ LWL 15 │ krz 17, 22 │ D. Pannicke 19 │ ITEBO 20 │ AKDB 21 │ EU-Press 24

impressum

Der Kongress tanztMajor Cities of Europe Congress in Wien

› Vom 4.- 6. Juni 2012 findet die diesjährige Konferenz der „Ma-

jor Cities of Europe IT User‘s Group“ statt. Veranstaltungsort ist Wien. Die 1982 gegründete Organisation bündelt auf europäischer Ebene Ideen, Visio-nen und Erfahrungen für den Einsatz von IT-Technologien innerhalb kom-munaler Verwaltungen. Vitako enga-giert sich innerhalb der Vereinigung, um die Mitglieder auch auf europäi-scher Ebene zu repräsentieren.

Der diesjährige Kongress steht unter dem Motto „ICT – Driving the City of to-morrow?“ Die kommunale Verwaltung steht überall in Europa vor großen He-rausforderungen. Bei knapper werden-den Budgets im Zusammenhang mit der anhaltenden Finanzkrise, fordern die Bürger und Unternehmen eine stärkere Beteiligung und effiziente, hochwertige Verwaltungsleistungen.

Auf dem Kongress soll der Frage nachgegangen werden, inwiefern inno-vative Informationstechnologien den not-wendigen Wandel in der Verwaltung trei-

ben können. In interaktiven Workshops diskutieren dazu CIOs und IT-Manager europäischer Städte ihre bisherigen Er-fahrungen und tauschen Lessons Lear-ned aus.

vitakoÖsterreich gilt innerhalb Europas als Vor-reiter in Sachen E-Government. Am ers-ten Tag der Konferenz wird daher insbe-sondere das E-Government-Konzept der Stadt Wien vorgestellt und diskutiert. Der zweite Tag beschäftigt sich zum einen mit dem Ansatz des Open Government, der sowohl auf eine höhere Transparenz und Beteiligung als auch auf die Förderung der wirtschaftlichen Entwicklung abzielt. Zum anderen soll das Thema „Cities in the Cloud“ behandelt werden. Hierbei stehen die Potenziale der Effizenzer-höhung durch das Cloud Computing im Mittelpunkt.

Auch Vitako-Mitglieder sind aktiv an der Konferenz beteiligt: Dieter Rehfeld (regio iT) stellt in diesem Zusammenhang das Projekt „Government Green Cloud Laboratory“ (vgl. Vitako Intern 2-2012)

vor, an dem sich auch die Vitako-Ge-schäftsstelle beteiligt. Jörg Wiegand (b.i.t. Bremerhaven) spricht zum Thema „Managing and implementing ICT inno-vation“. Ein weiterer Beitrag zur verän-derten Rolle der Informationstechnologie kommt von Joachim Schiff (IKS Saar-brücken). Im Zentrum des dritten Kon-ferenztages stehen unter dem Stichwort „Smart Cities“ intelligente Ansätze der Stadtentwicklung.

Vitako unterstützt die Konferenz und be-teiligt sich an den Diskussionen. Für inte-ressierte Vitako-Mitglieder gibt es einen Nachlass von zwanzig Prozent auf die Konferenzgebühr.

autor: DANNy PANNICKE, Vitako

siCheres internet Für kinder

Netz für KidsDie EU-Kommission hat eine Strategie vorgestellt, die das Internet für Kinder si-cherer machen soll. Gemeinsam mit den Mitgliedstaaten, Mobilfunkbetreibern, Geräteherstellern und Anbietern sozia-ler Netze sollen für die jüngsten Nutzer der digitalen Welt Werkzeuge geschaffen werden, die vor den Gefahren schützen. Helfen sollen insbesondere die Schulen, indem sie stärker sensibilisieren und On-line-Sicherheit unterrichten. Link: http://bit.ly/JoqdfJ