© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

Management analoger und digitaler

Aufzeichnungen. Records Management

Handreichung für den Unterricht der

Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Gliederung

1. Was ist Records Management?

2. Welche Ziele verfolgt das Records Management?

3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

4. Was sind Akten und Aufzeichnungen?

5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

2 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

1. Was ist Records Management?

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Was ist Records Management?

Unterstützungsprozess

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Was ist Records Management?

Definition nach DIN ISO 15489

Records Management ist die…

… effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der

• Erstellung

• Entgegennahme

• Aufbewahrung

• Nutzung

• Aussonderung

von Aufzeichnungen (Records) einschließlich der Prozesse zur Erfassung und

Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und

Transaktionen

in Form von papierbasierten und elektronischen Akten

… die Verantwortung der Führungskräfte für einen reibungslosen

Prozessablauf (DIN ISO 15489)

5 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Wissensmanagement

Was ist Records Management?

Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten

Wird in der Praxis…

• nicht als Führungsaufgabe

verstanden

• nicht auf elektronische

Aufzeichnungen bezogen

ein Teilbereich des Records Managements

Records Management

Schriftgut-

verwaltung

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2. Welche Ziele verfolgt das Records

Management?

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Welche Ziele verfolgt das Records Management?

Zielursprung

Schriftlichkeit

Aktenmäßigkeit

Aufbewahrungspflicht

Zuverlässigkeit

„Gebot der

Nachvollziehbarkeit und

der Transparenz des

Verwaltungshandelns“

8 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Ziele verfolgt das Records Management?

Ziele des Records Management

Verwaltungshandeln

transparent machen Bearbeitung unterstützen

Vollständige Bearbeitung

ermöglichen Aufzeichnungen sichern

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3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es

für das Records Management?

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Art. 3 Abs. 1 GG

„Grundsatz der Gleichbehandlung“

Art. 20 Abs. 3 GG

„Rechtsstaatsgebot“ • Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz • Gebot der Aktenmäßigkeit • Transparenz des Verwaltungshandelns

Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

Vorschriften des Grundgesetzes

11 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

§ 26 Abs. 1 HmbVwVerfG

• Akten dienen als Beweismittel zur Sachverhaltsermittlung

Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

Vorschriften des HmbVwVerfG

§ 29 HmbVwVerfG

• Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte

12 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

13 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

Vorschriften aus Fachgesetzen

Hamburgisches Transparenzgesetz

• Prinzip der Aktenöffentlichkeit

• Trennungsgebot zur Wahrung des Personendatenschutzes

• Informationspflicht (Auskunft & Veröffentlichung)

Hamburgisches Datenschutzgesetz

• Verarbeitung personenbezogener Daten

• Vertraulichkeit • Vor Löschung /

Vernichtung: Anbietung ggü. Staatsarchiv

Fachgesetze - Aufzeichnungspflichten - Einsichtsrechte - Löschungspflichten - Pflichten ggü. dem Staatsarchiv

Hamburgisches Archivgesetz

• Verpflichtung zur stetigen Aussonderung von Aufzeichnungen an das Staatsarchiv

• Vernichtung / Löschung von Aufzeichnungen nur nach Genehmigung des Staatsarchivs

• Vernichtungsgebot

Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

Folgen der Missachtung

Verwahrungsbruch § 133 Abs. 1 StGB

„„Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden … zerstört, beschädigt,

unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe

bestraft.“

14 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

4. Was sind Akten und Aufzeichnungen?

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Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Die Akte

behördliche Akte

abc

deg

hc

€ Ʃ @

gedankliche („virtuelle“)

Verknüpfung

16 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Die Akte als Verknüpfung

Die Verknüpfung einzelner Aufzeichnungen erfolgt durch die

Angabe des Aktenzeichens und die Anbringung von

Verweisen bezüglich anderer Aufzeichnungen der Akte

Akte (= Stand der

Sache) fasst

Aufzeichnungen

zusammen.

ab

cd

eg

hc

€

Ʃ @

Record Record Record Record

= Aktenzeichen

17 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

• erhöhter Aufwand für den Erhalt der Vollständigkeit

Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Die Aktenarten nach Medium

papierbasierte

Akten

• erfordern Raumkapazitäten

• kein gleichzeitiger Zugriff möglich

• hoher Aufwand bei Falschablage

elektronisch

geführte Akten

• erleichtert Ablegen elektronsicher Aufzeichnungen

• vermeiden Medienbrüche

• weniger Aufwand bei Falschablage

• orts- und zeitunabhängig

• Mehrfachzugriff möglich

Hybridakten

18 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Funktionen der Akte

Dokumen-

tation Prävention

Planung und

Steuerung

Sicherung

Höchstrichterliche Funktionen

Organisatorische Funktion

behördliche Akte

Weiterver-

wendung

Wirtschaftliche Funktion

19 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Anforderungen an die Akte

Authentizität

Integrität Benutzbarkeit

Zuverlässigkeit

Eine Akte kann ihre Funktionen jedoch nur erfüllen,

wenn sie den Anforderungen entspricht…

20 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Die Aufzeichnung / Record

21 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Prinzip der Trennung von Archiv und Verwaltung

Löschung der Aufzeichnungen ohne bleibenden Wert in der Behörde

Akten und Aufzeichnungen?

Lebensweg einer Akte

Archivierung

Staatsarchiv

Zugang nach HmbTG, HmbVwVfG,

besonderen Vorschriften

Bearbeitung

a) papierbasiert

b) elektronisch

Aufbewahrung

a) Altregistratur

Aufbewahrungsfrist

für die Akte

b) ELDORADO

Aufbewahrungsfrist

für die Akte

Stichtag für den

Aktenschnitt

Zugang nach HmbArchG

von

bleibendem

Wert

22 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

5. Welche Rolle habe ich als

Sachbearbeitende/r?

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Fachleute des

Records Manangements

zuständig für alle Fragen

des Records Managements

Sachbearbeitende

rechenschaftspflichtig und

verantwortlich für das

Führen zutreffender und

vollständiger Akten über

eigene Arbeit

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Verantwortlichkeiten für das Records Management

IT-Fachleute

Technische Funktionen des

Systems

Führungskräfte

Durchsetzung von

Grundsätzen und

Zielvorgaben in der

gesamten Organisation

24 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Mitwirkungspflicht beim Records Management

… Grundkenntnisse des Records Management haben

… die Bedeutung von Akten anerkennen

… dokumentieren und verfügen

… mit der Registratur zusammenarbeiten

… loslassen und Aussonderung zulassen

Damit Records Management funktioniert, muss ich…

25 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Aktenrelevanz

Bewertung der Geschäftsrelevanz:

„Wurde ein Arbeitsschritt ausgelöst oder

dokumentiert?“

relevant

ab

cd

eg

hc

€

Ʃ @

Akte

Record Record Record Record

nicht relevant

26 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Vermerke

Wozu werden Vermerke angefertigt?

als Zusammenfassung eines

Vorgangs

als Vorbereitung und

Begründung einer Entscheidung

als Nachweis von nicht-

schriftlichen Handlungen und

Sachverhalten

als Nachweis für abweichende

Meinungen

Was sind die formalen Bestandteile?

Kopf

Textkörper

Schluss

• Behördenbezeichnung

• Geschäftszeichen (= Leitzeichen + Aktenzeichen)

• Datum und Ort

• Datum des Gesprächs,

• Art des Gesprächs

• Anwesende/ Gesprächspartner

• Gegenstand des Gesprächs

• Unterschrift

• Verfügungsleiste

27 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Beispiel eines Vermerkes

Geschäftszeichen (=Leitzeichen + Aktenzeichen) 10.01.2015

1) Vermerk

Betr.: Widerspruch vom 7. Dezember 2014

Heute rief Herr W. (Tel.:…) an und begehrte wegen eines bevorstehenden

Kuraufenthaltes eine Verlängerung der ihm gesetzten Frist zur Begründung

seines Widerspruchs (15.01.2015) um einen Monat. Ich habe ihm tel.

Fristverlängerung gewährt.

2) Verfügung

Wv. 15.02.2015 (Eingang Begründung?)

Handzeichen

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29 Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Verfügungen

Abschlussverfügungen:

Verfügung Bedeutung Wirkung

Wv./Wvl. Wiedervorlage Vorerst keine weitere Bearbeitung möglich/nötig. Weitere

Überwachung des Verlaufs zum Wiedervorlagetermin

z.V. zum Vorgang Abschließende Bearbeitung eines Vorgangs; allerdings nicht der Akte.

Wiedervorlagen bleiben erhalten. Akte erhält weiterhin Zuwachs an

Aufzeichnungen.

z.d.A. zu den Akten Abschließende Bearbeitung einer Akte. Wiedervorlagen werden

gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen. Akte erhält keinen

Zuwachs mehr.

wgl. weglegen Für Aufzeichnungen mit geringer Bedeutung für den Dienstbetrieb.

Aufbewahrungsfrist höchstens ein Jahr.

Geschäftsgangverfügungen:

Verfügung Bedeutung Wirkung

z.K.: zur Kenntnis dient der Unterrichtung anderer Stellen und Sachbearbeitende über

einen Vorgang

z.w.V. zur weiteren

Veranlassung

eine enthaltene Anweisung oder Fragen sollen umgesetzt oder

beantwortet werden

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Verantwortung gegenüber Dritten

Partizipation an der staatlichen

Information durch:

§ Parlamente

§ Gerichte

§ Rechnungshöfe

§ Innenrevisionen

Führungskräfte

§ Leitungshierarchie

§ politisch Interessierte

§ € Forschende

§ Lehrende

€ § Medien

€ Unternehmen

€ Gewerbetreibende

… …

€

§

behördliche Akte

Record Record Record

Rechtsstaatlicher

Nutzen:

- Dokumentation

- Sicherung

- Prävention

Wirtschaftlicher Nutzen:

- Weiterverwendung

- Innovation

Organisatorischer

Nutzen:

- Planung

- Steuerung

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Management analoger und digitaler

Aufzeichnungen. Records Management

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Kulturbehörde – Staatsarchiv

Kattunbleiche 19

22041 Hamburg

Handbuch: Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records

Management: Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung.

FHHportal: http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/

Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspx