Masterplan Personalmanagement - Ergebnisse - 1 2 .Personalmanagement der Stadt Erlangen wurde von

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  • Beschlussfassung im November 2016

    Masterplan Personalmanagement

    Vorgehen und Ergebnisse des Projekts

    - Phasen bis zur Erstellung des Zielsystems -

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 1

  • Inhalt

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 2

    Ausgangssituation Ziele der Masterplanerstellung Geplantes Vorgehen Projektauftrag Vergabeverfahren zur Suche externer Berater Projektgremien Zeitplanung Zielsystem bergreifend diskutierte Anforderungen der

    Fachgesprche zur Entwicklung des Zielsystems Zielsystem mit Vision, Ober- und Unterziele

  • Ausgangssituation

    Das Personalmanagement der Stadt Erlangen umfasst eine Vielzahl an Aufgaben und Ttigkeiten.

    Hier knnen beispielhaft die Handlungsfelder Personalentwicklung, Personalbindung, Gesundheitsmanagement, Fhrungsentwicklung und Wissensmanagement genannt werden.

    Die Komplexitt dieser Aufgaben und der dazugehrigen Manahmen nimmt stetig zu, ebenso wie die Anforderungen an die Umsetzung durch das Personal- und Organisations-amt.

    Gleichzeitig erhht sich die Dynamik der Vernderungen.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 3

  • Ausgangssituation

    Dies fhrt dazu, dass nicht mehr alle notwendigen bzw. gewnschten Aufgaben ad hoc sondern vielmehr nur noch nach Prioritten umgesetzt werden knnen.

    Fr die Priorisierung der Aufgaben sind die Definition der Ziele und die Festlegung der Strategie fr das Personalmanagement der Stadt Erlangen zu aktualisieren.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 4

  • Ziele der Masterplanerstellung

    Ziel- und Strategiefindung: Die Ziele, Strategie und Gesamtplanung zum Personalmanagement sind entwickelt.

    Dialog: Die vielfltigen unterschiedlichen Interessen von Politik, Verwaltungsspitze, Fhrungskrfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsstelle und Personal- und Organisationsamt sind bercksichtigt.

    Neutrale Moderation erfolgt durch einen externen Berater. Masterplan: Die Priorisierung und zeitliche Planung aller

    Manahmen incl. Aufwandsschtzung und Prfung gegenseitiger Abhngigkeiten ist abgestimmt und bildet die Grundlage fr die dynamische Fortschreibung und Umsetzung.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 5

  • Geplantes Vorgehen

    Der Entwicklungsprozess wird mit externer Beratung begleitet, moderiert und untersttzt.

    Die vielfltigen unterschiedlichen Interessen sollen neutral moderiert werden.

    Aus dem Dialog heraus werden die Ziele und die Strategie im Bereich Personalmanagement entwickelt.

    Auf dieser Basis erfolgt die Planung aller Einzel-Manah-men/-Projekte im Bereich des Personalmanagements

    Die operative Umsetzung der geplanten Manahmen und die dynamische Fortschreibung des Masterplans ist nach der Erstellung Aufgabe des Personal- und Organisations-amtes.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 6

  • Projektauftrag

    Nach der internen Abstimmung des Vorgehens wurde der verwaltungsinterne Projektauftrag am 25.07.2014 erteilt.

    Im Rahmen der Mittelbereitstellung wurde das Projekt am 24.09.2014 ebenfalls im Haupt-, Finanz- und Personalaus-schuss besttigt.

    Der erste Projektschritt bestand darin externe Firmen zu suchen, die den Prozess zur Abstimmung und Weiterentwicklung des Personalmanagements der Stadt Erlangen moderieren und untersttzen. Diese externe Untersttzung wurde zur Erreichung der Qualitt und Akzeptanz als zwingend erforderlich angesehen. Ebenso sollten die externen Berater ggf. Eigeninteressen des Personal- und Organisationsamtes hinterfragen.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 7

  • Vergabeverfahren zur Suche externer Berater

    Die Markterkundung und die Auswahl von geeigneten Anbietern wurde ber eine freihndige Vergabe mit ffentlichem Teilnahmewettbewerb durchgefhrt.

    Bei der Bewertung der Angebote waren u.a. die Stadtratsfraktionen, das Personalreferat, der Personalrat, die Jugend- und Auszubildendenvertretung und die Gleichstellungsstelle beteiligt.

    Die Entwicklung und Festlegung des Zielsystems Personalmanagement der Stadt Erlangen wurde von der Firma Prognos, Berlin, begleitet.

    Die Bewertung, Priorisierung und Abstimmung der Manahmen im Masterplan sowie die Strategieentwicklung wird von der Firma Kienbaum, Mnchen, begleitet.

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 8

  • Projektgremien

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 9

    Strategieteam

    Lenkungsausschuss

    Projektleitung

    Arbeitsgruppen

    OBMPersonalreferent

    PersonalvertretungGleichstellungsstelle/PE

    pers.-polit. Sprecher FraktionenProjektleitung Stadt

    Projektleitung externer Berater

    OBMPersonalreferent

    PersonalvertretungGleichstellungsstelle/PE

    Projektleitung StadtProjektleitung externer Berater

    Projektleitung StadtProjektleitung externer Berater

    Mitarbeiterinnen und MitarbeiterFhrungskrfte

    Projektteam externer BeraterBesetzung je nach Themenschwerpunkt

  • Zeitplanung Zielsystem

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 10

  • Personalpolitische Sprecher / OBM Frhwarnsystem berlastung / Umgang

    leistungsgeminderte Mitarbeitende Effizienz als Kriterium des

    Verwaltungshandelns Zusammenarbeit zwischen Politik und

    Verwaltung Fhrungsqualitt entscheidend:

    Fhrungskultur & Fhrungsstruktur, Fhrungskrfteauswahl / -entwicklung (Rolle Politik?) Personalressourcen Flexiblere

    Mitarbeitende (1%-Regel) Interkulturelle ffnungRolle & Eigenverantwortung der

    Fhrungskrfte strken Strkung strategische Orientierung

    Personalmanagement ber Steuerungs-und Controllinginstrumente mterbergreifende Zusammenarbeit

    strken Arbeitgeberattraktivitt /

    Arbeitgebermarke (auch durch Interkommunale Zusammenarbeit)

    bergreifend diskutierte Anforderungen der Fachgesprche

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 11

    Stadtratsfraktionen Strkung strategische

    Orientierung Personalmanagement Fortbildung, Weiterbildung,

    Karriereentwicklung strken Personalressourcen: Verfahren zur

    Personalbemessung & Aufgabenpriorisierung Rolle Politik Stellenbesetzungs-/ Stellen-

    ausschreibungsverfahren? Fhrung: Gemeinsames

    Fhrungsverstndnis entwickeln berlastung / Umgang

    leistungsgeminderte Mitarbeitende: Personalfrsorge der Stadtverwaltung Brgerorientierung einzelner

    Mitarbeitenden / mter strken mterbergreifende Zusammenarbeit:

    Personaleinsatz, Prozess-verbesserungen (Delegationschancen nutzen), Silodenken Arbeitgeberattraktivitt:

    Leistungsorientierte Bezahlung, Frauen in Fhrungspositionen Zusammenarbeit Politik und Verwaltung:

    Transparenz seitens der Verwaltung

    Fhrungskrfte Strkung strategische Orientierung

    im Personalmanagement Aufbau einheitliches

    Gesamtkonzept Personalentwicklung / Betriebl. Gesundheitsmanagement Aufbau Wissensmanagement/

    Wissenstransfer Flexibilitt in der

    Aufgabenverteilung / Stellenbewertung Prozesseffizienz /

    Prozessverschlankungen Stellenbesetzungs-/

    Stellenplanverfahren flexibilisierenDienstleistungs-/Beratungs-

    orientierung POA strken mterbergreifende

    Zusammenarbeit (insbesondere mter und POA) Arbeitgeberattraktivitt /

    Arbeitgebermarke entwickelnDezentrale Kompetenzen nutzen

  • bergreifend diskutierte Anforderungen der Fachgesprche

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 12

    GleichstellungsstelleMasterplan als Strukturierungs-

    und Priorisierungshilfe; Orientierungsrahmen Fortbildung, Weiterbildung,

    Karriereentwicklung strken: Quereinstiege, Fachkarrieren, Fhrung in Teilzeit, Lebensbalancen, GesundheitDienstleistungs- /

    Beratungsorientierung POA strken in Prozesse denken;

    Masterplan mit UmsetzungshilfenUmgang (Weiterqualifizierung)

    mit leistungsgeminderten MA Arbeitsplatzgesundheit mterbergreifende

    Zusammenarbeit Fhrung mitnehmen:

    Fhrungsverhalten; Gesamtorganisation denken

    PersonalratOrientierungsrahmen; TransparenzWeiterqualifizierung und

    Personalentwicklung (Interessen der Mitarbeiter)Umgang mit leistungsgeminderten MADienstleistungsorientierung POA

    strken Prozesseffizienz: z.B. bei

    Stellenbesetzungsverfahren; Verfahren flexibilisieren (Amtsinterne und mterbergreifende)

    Zusammenarbeit verbessern Arbeitgeberattraktivitt durch

    Masterplan strken: Familienfreundlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit / Wertschtzung / Gesundheit / Stadtmarke entwickeln Beteiligung: nicht nur Fhrungskrfte,

    sondern auch Mitarbeitende

    Personal- und Organisationsamt strategische Orientierung der

    Personalarbeit Aufbau eines Personalcontrollings

    anhand von Zielen einheitliches Fhrungsverstndnis

    herstellen Serviceorientierung Arbeitgeberattraktivitt:

    Arbeitgebermarke entwickeln; Leistungsorientierte Bezahlung Inklusion DiversityMitarbeiterbeteiligung Kinder- und familienfreundliche

    Verwaltung Sozialer Arbeitgeberberlastung / Umgang mit

    leistungsgeminderten MA/innen; Personalfrsorge Fortbildung, Weiterbildung,

    Karriereentwicklung strken Stellenbesetzungs-/

    Stellenplanverfahren flexibilisieren

  • Aufbau Zielsystem

    Stadt Erlangen, Personal- und Organisationsamt - 2016 13

    Vision Personalmanagement: Die Vision bildet das Dach des Zielsystems

    Personalmanagement. Sie beschreibt den erwnschten

    Zielzustand des Personalmanagements der Stadt Erlangen.

    Oberziele Personalmanagement : Die Oberziele Personalmanagement bilden

    strat