Jugendamt der Stadt Essen

Methodisches Arbeiten, Sozialdatenschutz und Führung von (digitalen) Akten im Allgemeinen

Sozialen Dienst

Vom Versuch, Aktenführung als ein wesentliches Element methodischen Arbeitens durch Software-Einsatz zu unterstützen

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Aktenführung wird im Jugendamt Essen seit den 90er Jahren als methodisches Instrument angesehen.

1995: „Aktenführung und methodisches Arbeiten in den Sozialen Diensten“ (1. Auflage)

2003: Einführung eines Prozesshandbuches mit Definition von Schlüsselprozessen auch zur Aktenführung

2008: Beginn einer Eigenentwicklung für eine Fallsoftware des ASD inkl. Software-Modul für die WEH (Wirtschaftliche Erziehungshilfe)

2010: Einführung elektronischer Akten / daneben weiterhin Papierakten

Einführung elektronische Akte, ggf. mit Hilfsakte in Papierform

2018: Einführung der Orientierungshilfe zur Aktenführung unter dem Titel „Methodisches Arbeiten, Sozialdatenschutz und Führung von (digitalen) Akten im Allgemeinen Sozialen Dienst“

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Aktenführung wird im Jugendamt Essen seit den 90er Jahren als methodisches Instrument angesehen.

Keine statische Aktenführung:

• Möglichkeit der Korrektur von Einschätzungen

• Regelmäßiges Anlegen sogenannter „zusammenfassender Vermerke“ mit kurzer, schriftlicher Darlegung der wesentlichen, zukünftigen Zielrichtung der Fallarbeit

• Regelmäßige Inventur der Akten inkl. der Aufforderung, nicht mehr benötigte Informationen zu löschen

• Verpflichtende Inventur der Akte vor Abgabe bei Zuständigkeitswechsel

• Trennung der Akte in die Bereiche „Arbeitsplatz-, Leistungs-, Verfahrensakte“

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Digitalisierung in der Fallbearbeitung - mehr als ein Medienwechsel

Jugendamt Essen: Vor 2000: EDV-Verfahren nur bei der WEH (Logo-Data als Abrechnungssoftware)

Ca. 2000: Erste PC in der Fallbearbeitung mit WORD-Vorlagen und Excel- Tabellen

2002 bis 2007: Marktsichtung verschiedener Softwareverfahren für den ASD

ca. 2006: Bundesstatistik HzE elektronisch

2008: Entscheidung für die Beauftragung einer Eigenentwicklung

2008 bis 2010: Entwicklung JuAVE (Jugendamtsverfahren Essen)

2010: Produktivsetzung JuAVE für den ASD

2011: Produktivsetzung JuAVE für die WEH

2018: Wesentliche Überarbeitung KiWo-Modul

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Digitalisierung in der Fallbearbeitung - mehr als ein Medienwechsel

Hoffnungen, die sich an die EDV richten

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Prozessqualität Arbeitsökonomie Controlling

Falldokumentation soll übersichtlicher werden

Das Fallverstehen soll unterstützt werden

Eine bessere Fallübersicht führt zu einer besseren Fallsteuerung

Falldokumentation soll einfacher werden

Der Arbeitsaufwand für Dokumentation soll verringert werden

Es soll eine gewisse Standardisierung der Fallarbeit erreicht werden

Falldokumentation soll verlässlicher werden

Eine gemeinsame Datenbasis zwischen ASD und WEH vermeidet Fehler und Doppelarbeiten

Steuerungsrelevante Daten können schnell und genau generiert werden

Die Qualität und die Effizienz sollen so steigen, dass sich die Investition lohnt!

• Nicht eine andere Art der Sammlung von WORD-Dokumenten, sondern ein in sich verknüpftes Instrument der Fallbearbeitung und Dokumentation

• Hilfsmittel zum Fallverstehen durch Sortierung, Chronologisierung, Systematisierung, Kategorisierung

• Veränderbarkeit, Korrigierbarkeit und Löschbarkeit wesentlich einfacher, als bei reiner Papierakte

• Zusammenwirken zwischen ASD und wirtschaftlicher Abteilung durch eine gemeinsame Akte, die jedoch beiden Arbeitsbereichen gesondert gerecht wird und nur aufgabenbezogen Schnittmengen von Informationen für beide Bereiche darstellbar macht – sie ansonsten getrennt hält

Digitalisierung in der Fallbearbeitung - mehr als ein Medienwechsel

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• Durch das EDV-Verfahren kann besser sichergestellt werden, dass verbindliche Prozessschritte in der Beratung und der Bearbeitung von Leistungen eingehalten werden.

• Dadurch eine hohe Verlässlichkeit der Prozessqualität für die Klienten

• Hohe Verfügbarkeit von Informationen im Beratungs- und Leistungskontext, sofern dies von den Klienten gewünscht wird und/oder gesetzlich normiert zulässig ist

• Datenkorrekturen und –löschungen können wesentlich verlässlicher in

elektronischen Akten umgesetzt werden, als in Papierakten

• Fall- und Hilfehistorien können bedarfsgerecht nach Sperrung aufbewahrt werden und Kindern und Jugendlichen später, bei Bedarf zur Information zur Verfügung gestellt werden.

Digitalisierung in der Fallbearbeitung - mehr als ein Medienwechsel

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IT-Entwicklung

Recht und Datenschutz

Verwaltung und Dokumentation

Chancen selbstentwickelter Software

Sozialarbeiterische Praxis und Theorie

Wir ordnen nicht unsere Verfahren und Standards einer Software unter, sondern entwickeln unsere Standards entlang den Unterstützungsmöglichkeiten der IT und passen die Software danach an unsere Bedarfe an!

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Chancen selbstentwickelter Software

Wir haben die Software entsprechend der Reihenfolge des Auftrages entwickelt: Dem sozialarbeiterischen Handeln und dessen Dokumentationsnotwendigkeiten folgen ggf. abrechnungstechnische Verfahren und Dokumentationen. Die ASD Software ist kein „Anhängsel“ der Abrechnungssoftware!

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ASD ASD ASD ASD

WEH WEH WEH

ASD

JuAVE

Chancen selbstentwickelter Software +++++++++++++++++++++ • Orientierung an unseren

Standards

• Wenig Doppeleingaben

• Direkte Schnittstelle ASD/WEH (ein gemeinsames Verfahren

• Systematisierte, elektronische Akte

• Datenschutz

!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?! • Softwareentwicklung

bremst schnelle Entwicklung von fachlichen Standards

• Mehr Eingaben

• Bislang nicht konsequent genutzt

• Umsetzung erst jetzt konsequent festgelegt

• Hohe Verantwortung

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Chancen selbstentwickelter Software

+++++++++++++++++++++

• Tranzparenz und

Reflexion für Sozialarbeiter und Vertretung

• Verantwortung und Kostenbewusstsein

• Standardisierung und Kategorisierung

!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!

• Kontrollmöglichkeiten durch Leitung und weitere Vorgesetzte

• „Mehr Verwaltung“ statt Sozialarbeit

• Probleme bei der und Gefahr mangelnder Individualisierung

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Chancen selbstentwickelter Software

+++++++++++++++++++++

• Weitgehende Analysemöglichkeiten für das Controlling

• Bedarfsgerechte, jederzeitige Auswertungen

• Aggregationsmöglichkeit durch alle Ebenen (Amt, Bezirk, Team, Sachgebiet, geografisch)

!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!

• Sorge der Mitarbeitenden bezüglich der hohen Transparenz des Handelns

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Chancen selbstentwickelter Software

+++++++++++++++++++++

• Hohes Maß an Einflussnahme auf die Funktionalität der Aktenführungssoftware für die Mitarbeitenden

• Aktive Auseinandersetzung mit Standards der Aktenführung und dem Datenschutz

!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!

• Die Nutzer benötigen die notwendige Geduld, bis Programmteile zufriedenstellend funktionieren

• Einsicht in die grundsätzliche Erhöhung des Datenschutzes durch ein EDV-Verfahren schwierig

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Chancen selbstentwickelter Software +++++++++++++++++++++

• Unterstützung in der Fallbearbeitung: - Grundgerüst Chronologie - Genogramm - KiWo „Im Blick halten“ - (Teil)automatische Übernahme von Inhalten von einem Dokument ins nächste

!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!?!

• Lernaufwand und Vertrauen

• Dokumentation wird als „bürokratisches Übel“ empfunden und nur „pro forma“ erledigt (Haltungsfrage)

Wir sind da nicht am Ende des Weges, auch wenn er steinig und langsam ist!

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Jugendamt der Stadt Essen

Vom Versuch, Aktenführung als ein wesentliches Element methodischen Arbeitens durch Software-Einsatz zu unterstützen

Operation gelungen? Und lebt der Patient noch?

• Softwareeinsatz allein führt nicht zu einer Qualitätssteigerung im methodischen Arbeiten

• Letztlich ist die Qualität eine Haltungsfrage, die mit den Mitarbeitenden gemeinsam gelöst werden muss

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Aktuelle Downloadmöglichkeit der Orientierungshilfe:

Methodisches Arbeiten, Sozialdatenschutz und Führung von (digitalen) Akten im Allgemeinen Sozialen Dienst

https://drive.google.com/file/d/13ZBvcOmumcYNpaavrGYTBhm9_71O92MI/view?usp=drivesdk