Modul Pelatihan Office 2007

MODUL PELATIHANMICROSOFT OFFICE 2007

1

MICROSOFT WORDMicrosoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang

biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat,

membuat tabel pada dokumen. Microsoft Word 2007 merupakan program pengolah kata

terbaru dari Microsoft.

1. Langkah untuk memulai Microsoft Word yaitu:

untuk membuka Ms. Word ada dua cara :

Saget Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

atau :

Klik tombol Start pada Tool Bar

Pilih All Program dari menu utama yang di tampilkan

Pilih Microsoft Office

Kemudian klik Microsoft Office Word 2007

Gambar 1.1. Running program aplikasi Ms. Office Word

Gambar 1.2. Tampilan Program Aplikasi Ms. Office Word

Indent

Menu Bar TooL BarTitle Bar


2

Menu Bar :Terdiri atas menu-menu yang digunakan untuk menyunting dokumen

Title Bar : Menunjukan aplikasi dan nama file yang sedang aktif

Tool Bar : Berisi icon-icon yang mewakili suatu perintah

Text Area : Tempat untuk mengetikan teks

Indent : Digunakan untuk menentukan posisi teks

2. Membuat new document

Untuk membuat lembar kerja baru :

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung

ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara

otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam

membuat dokumen baru.

1. Click icon atau tekan Alt+F New Blank Document

2. Tekan Ctrl+N pada keyboard ATAU

Klik Office Button > New atau bisa langsung klik gambar lembar kertas berwarna putih

di sebelah pojok kiri atas.

Pilih Blank document, klik [Create] atau double klik pada blank document.

Gambar 1.3. Tampilan Program membuat dokumen baru

3. Membuka File yang sudah Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer kalian,

antara lain :

1. Click icon atau tekan Alt+F Open

2. Tekan Ctrl+O pada keyboard


3

Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin

dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Click tombol Open, maka file yang

dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

4. Menyimpan Dokumen

Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan penyimpanan.

Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya

dokumen.

Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam

folder komputer kalian, antara lain:

1. Click icon atau tekan Alt+F Save As

2. Klik icon Save pada ribbon

3. Tekan Ctrl+S pada keyboard

Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen anda, dan Click

Save.

5. Menutup File Dokumen

1. Click icon atau tekan Alt+F Close

2. Klik icon pada ribbon

6. Menutup Jendela Microsoft Word

Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu bahwa dokumen

telah tersimpan dengan benar.

1. Click icon atau tekan Alt+FExit Word

2. Click pada kanan atas dari jendela Microsoft Word

7. Membuat Text (setengah halaman)

Pilih menu Page Layout

Klik Columns

Pada frame Preset pilih TWO

Klik OK.

Ketikkan text sesuai keinginan.


4

8. Manipulasi Text

Cara memblok text

Letakan kursor di tulisan yang akan di edit

Gunakan tombol pada keyboard misal: [Shift + tanda panah dikeyboard]

Atau klik dan sorot menggunakan mouse

9. Cara mengubah ukuran dan jenis Font

Bentuk cetakan yang ditawarkan word sangat variatif. Didalam format Font kita dapat

memilih jenis-jenis, ukuran dan effect huruf yang kita inginkan. Cara membuka menu

tersebut adalah:

Blok tulisan yang akan di edit

Klik menu Home

Pilih Font

Pada window Font kita dapat memilih Tab yang kita inginkan (terdapat Tab Font, Character

spacing, dan Animation).

Pada tab font inilah user dapat memanipulasi jenis font, font style, size, font color, dan

effects.

Lalu klik OK

10. Cara memindahkan data

Blok tulisan yang akan dipindah

Pilih menu Home > [edit] [cut] atau Ctrl + X

Pindahkan ke tujuan

Pilih menu Home > [edit] [paste] atau Ctrl + V

11. Cara menduplikasi data

Blok tulisan yang akan di Copy

Pilih menu Home > [edit] [copy] atau Ctrl + C

Pindahkan ke tujuan

Pilih menu Home > [edit] [paste] atau Ctrl + V

12. Print Preview

Untuk menampilkan hasil pencetakan di layar monitor sebelum dicetak/ di print

Pilih Office Button

Pilih Print, lalu Print Preview (untuk menutup klik close)


5

13. Pembatalan (Undo)

Pilih Gambar atau

Undo Typing [ Ctrl + Z ]

14. Pencarian (Find)

Pilih menu Home > Editing > Find [ Ctrl + F ]

Pada Find What ketikkan karakter/ kata yang ingin di cari.

(pencarian akan berhasil apabila karakter/ kata telah ada dalam file).

Klik FindNext.

15. Penggantian (Replace)

Pilih menu Home > Editing > Replace [ Ctrl + H ]

Pada FindWhat ketikkan karakter/ kata yang ingin di cari.

Replace with ketikkan karakter/ kata yang ingin diganti.

Klik Replace : Untuk mengeksekusi satu kata (lakukan kombinasi FindNext

untuk pencarian kata yang akan dituju).

Klik Replace All : Untuk mengeksekusi semua kata.

Klik Close untuk mengakhiri Replace.

16. Cara mengatur layout halaman (Page Setup)

Blok data yang akan di edit

Klik Menu PageLayout

Pilih Tab Margins (untuk mengatur posisi teks dalam kertas misal : batas atas, bawah,

kiri dan kanan)

Pilih Tab Paper size (untuk memilih ukuran kertas yang kita inginkan)

17. Cara mengatur Spasi Paragraph

Blok data yang akan di edit

Klik Menu Home

Lalu pilih Paragraph

Selanjutnya kita dapat memilih line spacing sesuai kebutuhan

Klik OK


6

18. Menyimpan File (Save as & Save)

Pilih Office Button > Save As

Pilih word 97-2003 document, dengan tujuan data disimpan dengan compatible dimana

selain di buka di office 2007 juga dapat di buka di office 97-2003.

Pada File name, ketikkan nama file

Pada Save as type pilih word document

Klik Save

(Office Button > Save berfungsi untuk menyimpan ulang file)

19. Membuka File

Untuk membuka suatu file yang kita simpan dapat kita lakukan dengan cara :

Klik Office Button > Open

Kemudian pilih nama file yang akan dibuka, misalnya : Tugas 1

Selanjutnya klik Open dan file akan ditampilkan dilayar.

20. Cara mengatur penomoran halaman

Pilih menu Insert

Kemudian pilih Page Number pada Toolbar Header Footer

Pilih Tab Position

Bottom of page : nomor halaman tercetak di bawah

Top of page : nomor halaman tercetak di atas

Pilih Alignment

Left : Nomor halaman di sebelah kiri

Right : Nomor halaman di sebelah kanan

Center : Nomor halaman di tengah

Inside : Nomor halaman di dalam

Outside : Nomor halaman di luar

Atau dengan pilih Format Page Number untuk Penomeran halaman.

21. Menggunakan Ruler untuk mengatur margin dan paragraph

Untuk mengatur tampilan dokumen gunakan langkah – langkah berikut :

Blok paragraph yang akan anda atur

Pilih menu Page Layout > Paragraph > Indent atau spacing


7

Atau dengan klik tanda panah kecil di sudut kanan, Klik tab Indents and spacing

Pada daftar pilihan

Aligment : untuk memilih perataan.

Indentatio :untuk menentukan jarak tepi kertas dengan batas pengetikkan.

Line spacing : untuk menentukkan jarak spasi baris.

Klik Ok.

22. Dropcap

Dropcap berfungsi memperindah tampilan teks dengan modifikasi huruf pertama pada teks

atau naskah. Hasil modifikasi akan menampilkan teks/ naskah yang lebih besar atau lebih

mencolok dari ukuran standar.

Ketikkan naskah atau buka suatu dokumen yang ada.

Blok huruf atau kata pertama yang akan di dropcap

Pilih Insert > Text > Dropcap.

Pilih efek dropcap yang diinginkan

Misal: Dropped

ropcaps berfungsi memperindah tampilan teks dengan modifikasi huruf pertama

pada teks atau naskah. Hasil modifikasi akan menampilkan teks/ naskah yang lebih

besar atau lebih mencolok dari ukuran standar.

Klik Ok

23. Menambah Header dan Footer

Header untuk menambahkan keterangan pada bagian atas dokumen, sedangkan footer

untuk menambahkan keterangan pada bagian bawah teks. Ikuti langkah berikut untuk

menambahkan header dan footer :

1. Pilih dan klik menu Insert > Header & Footer

2. Pilih sesuai yang diinginkan

3. Selanjutnya isi keterangan pada header atau footer.

24. Menyisipkan Break , Symbol dan Picture

Break : Untuk memberi ruang atau tempat kosong pada teks.

Berikut langkah-langkahnya :

Pilih menu Insert, lalu pilih Page Break maka secara otomatis akan di beri ruang kosong

pada teks.

Date and Time : Untuk menampilkan tanggal dan waktu.


Pilih menu Insert , masuk pada toolbar Text, lalu pilih Date and Time,

D


8

Pilih format yang diinginkan,

Klik Ok.

Symbol : Untuk melengkapi keterangan teks atau memperindah teks.


Pilih menu Insert ,

Klik Symbol (pilih symbol yang diinginkan)

Picture : Untuk menambahkan gambar pada teks.


Pilih menu Insert, masuk pada toolbar Illustrations,

Klik Picture jika akan mengambil gambar dalam komputer,

Klik ClipArt (Pilih gambar yang diinginkan)

Dengan double klik gambar yang dipilih maka secara otomatis gambar tersebut akan

mencul pada teks.

25. Mail Marge

Mail merge adalah sebuah dokumen yang dapat dicetak berkalias-kali, dengan sebagian isi

yang berubah. Isi yang berubah tersebut berupa data daari dokumen lain atau data yang

diinputkan pada saat dicetak.

Didalam membuat dokumen massal, fasilitas Mail merge terbagi menjadi tiga tahap, yaitu :

Pembuatan dokumen utama, yaitu tahap pembuatan dokumen yang berisikan teks

dan grafik untuk setiap fersi dokumen yang akan digabungkan, misalkan badan surat

undangan.

Persiapan sumber data. Tahap persiapan file data yang berisikan informasi yang

akan digabungkan ke dokumen utama (seperti data nama, dan alamat individu atau

instansi yang dituju)


9

Penggabungan data dari sumber data ke dalam dokumen utama.

Berikut ini penjelasan masing-masing tahap pembuatan dokumen massal dengan

menggunakan fasilitas Mail Merge, caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik menu Mailings > Select Recipients > Type New List sehingga

muncul kotak dialog New Address List.

2. Klik Customize Columns sehingga muncul kotak dialog customize

Collumns.

Gambar 1.5. Mengatur kolom

3. Hapus dulu sebuah kolom dengan mengklik Delete > Yes beberapa kali.

Setelah itu, tambahkan kolom baru denga n mengklik Add dilanjutkan

mengetik nama kolom lalu ok. Buatlah kolom Nama, Alamat, dan Kota.

Setelah itu, klik OK sehingga tampilan kembali ke pengisian data (New

Address List).

4. Ketikkan data berikut ini.

Gambar 1.6. Mengatur kolom

5. Klik Ok. Jika muncul konfirmasi untuk menyimpan, jawab saja Yes lalu

tentukan lokasi dan nama data akan disimpan (misalnya :

D:\Kolaborasi\Anggata) sebagaimana menyimpan file lainnya.

6. Selanjutnya ketikkan seluruh isi surat seperti pada gambar 1.4 kecuali

bagian yan akan diisi field Mail Merge.

7. Pilih menu Mailing > select Recipients > Use Exiting List. Selanjutnya

nada dapat memilih data Anggota yang pernah anda buat sebelumnya.


10

8. Pilih menu Mailing > Insert Merge Field dan memasukkan field yang

terdapat dalam data Anggota ke dalam surat.

Amplop dan Mail merge

Word menyediakan fasilitas untuk mencetak teks pada amplop. Teks yang dicetak dapat

diketik langsung atau dapat juga mengambil data dari sumber data lain, termasuk dari

access. Untuk mencetak teks pada amplop, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih menu Mailings > Start Mail Merge > Envelopes sehingga muncul

tampilan dibawah ini.

2. Pada lembar Envelope Options anda dapat menentukan aturan amplop,

font, dan letak alamat tujuan serta alamat pengirim. Semuanya bisa diatur

dengan mudah dan dapat dilihat preview-nya. Kemudian klik Ok.

V. Membuat Kolom

Langkah – Langkah untuk membuat kolom berita :

1. Click menu tab Page Layout pada ribbon

2. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup

3. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

4. Jika tidak ada yang sesuai klik di More Coloums, kemudian tentukan jumlah

kolom.

Number of columns : Menentukan jumlah kolom.

Field Mail Merge diapit tanda << >> yang otomatis ditambahkan saatanda memasukkan field Mail Merge (jadi bukan diketik).

Anda dapat memilih menu Mailing > Edit Recipient List lalumemastikan bahwa data yang akan dicetak adalah data yang da dalamdatabase yang dikaitkan (Anggota) dan diberi tanda pilih (kotak diberitanda centang)


11

Width : Menentukan lebar kolom

Preview : Melihat tampilan sementara

5. Klik OK

VI. Membuat Table

1. Langkah – Langkah pembuatan table :

Klik tab Insert Klik icon Table

Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dankolom yang dibutuhkan.

Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table

Akan muncul tab Inssert Table, atur sesuai table yang

diinginkan :

o Table size : Ukuran table.

- Number of columns : Tentukan jumlah kolom.

- Number of rows : Tentukan jumlah baris

o AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis.

o AutoFormat : Memilih bentuk format tabel.

OK

2. Fasilitas Pengolahan Tabel

Dari menu Table, pilih:

Draw Table : Menggambar kotak tabel.

Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel.

Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel.

Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel.

Merge Cells : Menggabungkan sel.

Split Cells : Membagi sel.

Split Table : Membagi tabel.

Table AutoFormat : Memilih format tabel.

Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis.

Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya.

Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya.

Sort : Mengurutkan data tabel.

Formula : Operasi perhitungan data tabel.

Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel.

Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel


12

3. Cara Menggunakan Formula

Letakkan kursor pada sel yang akan diisi rumus

Klik tab Layout

Klik di icon Formula

Isikan kotak Formula dengan :

a. =Product(Left) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kiri

b. =Product(Right) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kanan

c.=Product(Above) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada diatasnya

d. =Sum(Left) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kiri

e. =Sum(Right) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kanan

f. =Sum(Above) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada atasnya

Word Art

Klik tab insert pilih icon WordArt

Klik tanda panah kebawah dan pilih disain

WordArt.

Edit WordArt Text: Ketik teks pada kotak teks.

Font : Memilih jenis huruf.

Size : Memilih ukuran huruf.

B (Bold) : Teks WordArt cetak tebal.

I (Italic) : teks WordArt cetak miring

Klik Ok

Menyisipkan Simbol & Rumus

a. Menyisipkan Simbol

Klik tab insert Pilih icon symbol

Klik tanda panah bawah, pilih symbol yang diinginkan, jika tidak ada pilih more

symbol.

b. Menyisipkan Rumus

Klik tab Insert Klik icon Equation

Klik tanda panah kebawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan

Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation


13

Ketik Equation yang anda inginkan

Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja

Menyisipkan Gambar

Klik icon ClipArt

- Pada pane tugas Insert ClipArt, klik Clip Organizer dan pilih gambar yang ada.

- Klik perintah Copy dan tutup jendela Microsoft Clip Organizer - Paste

Memasukkan gambar dari File

- Klik Icon Picture

- Pilih file gambar yang ada – Klik tombol Insert

Catatan Kaki ( Footnote), Header & Footer

c. Footnote

Adalah suatu keterangan atau penjelasan atas suatu indeks yang diletakan pada bagian

akhir suatu naskah. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

- Letakan kursor pada posisi dimana indeks catatan kaki diletakna, jalankan:

References>> Footnotes (panah pojok) akan muncul kotak dialog :

- Setelah mengatur format catatan kaki sesuai keinginan, klik insert, kemudian

ketikan keterangan dari catatan kaki yang dibuat, akhiri dengan melakukan klik pada

bidang pengetikan yang kosong.

d. Header & Footer

- Klik di icon Header atau Footer

- Klik tanda panah ke bawah dan tentukan posisi Header

- Isikan catatan atas pada kolom Header dan catatan bawah pada kolom Footer

- Klik Close

Jika keterangan dariindeks diletakan di akhirhalaman dimana indekstersebut berada

Jika keterangan dariindeks diletakan di akhirnaskah

Indeks berurutan nomor/abjad

Indeks dengan symbol tertentu


14

Mengatur Nomor Halaman

Perintah pengaturan nomor halaman melalui :

- Klik tab Insert

- Klik icon Page Number

- Klik tanda panah kebawah dan tentukan posisi

number

- Jika tidak ada yang sesuai, klik di Format Page Number

o Format : Memodifikasikan format nomor halaman.

Number format : Memilih format nomor halaman.

Page numbering : Mengatur urutan nomor

halaman.

o Continue from previous section : Penomoran

halaman secara berurutan mulai dari awal hingga

akhir.

o Start At : Pengaturan nomor halaman awal


15

MICROSOFT EXCELA. Pendahuluan

Microsoft Excel 2007 adalah sebuah program pengolah angka (spreadsheet), dengan

adanya kolom serta baris yang banyak akan memudahkan kita dalam memberikan kita suatu

tabel perhitungan, Microsoft Excel XP ini juga merupakan suatu program untuk keuangan,

pembukuan, inventory, dan lain-lain yang berhubungan dengan angka-angka. Microsoft Excel

2007 adalah bukanlah sebuah perangkat lunak yang berdiri sendiri, tetapi Microsoft Excel 2007

adalah sebuah perangkat lunak yang merupakan bagian dari Microsoft Office 2007.

B. Mengenal Program Microsoft Excel 2007

Gambar 2.1. Tampilan Jendela Kerja Ms.Exel

1. Memanggil/ Mengaktifkan Microsoft Excel 2007

a) Nyalakan komputer anda, tunggu beberapa saat sampai komputer menampilkan area

kerja (desktop)

b) Klik tombol start yang ada di taskbar

c) Pilih menu program

d) Pilih dan klik program Microsoft Excel 2007

2. Menggerakkan Pointer Sel

Untuk menulis, memperbaiki (mengedit), mengcopy, memindah, menghapus dan sebagainya

kita harus memindah pointer sel ke sel yang dituju. Cara memindah sel:

Dengan Mouse:

Pointer mouse diletakkan tepat ditengah sel yang dituju lalu di klik.

Title Bar TooL Bar

Cell

Menu Bar Formula Bar


16

Dengan Keyboard:

Dapat digerakkan dengan tombol panah, tombol PageUp, dan Pagedown; Home, End, dan

Kombinasi dengan tombol Ctrl, misal: Ctrl+→; atau Ctrl+↑.

3. Membuat Lembar Kerja Baru

Klik Menu File> New> Pada layar akan muncul kotak dialog view. Atau tekan tombol Ctrl+N.

4. Membuka Lembar Kerja Lama

Klik Office Button > Open> Pilihlah dimana letak file anda> klik tombol open

5. Menutup Lembar Kerja

Klik Office Button > Close. Akan keluar perintah untuk menyimpan lagi(Yes) atau tidak(No) atau

membatalkan(Cancel)> pilih Yes/No untuk keluar dari lembar kerja Excel.

6. Operasi Data Workbook

a) Workbook adalah Kumpulan dari sheet, dan lembar kerja yang terdapat pada sheet disebut

worksheet.

Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja workbook ini adalah sebuah buku,

dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Anda dapat menulis

dihalaman 1 (sheet1), halaman 2 (sheet2), halaman 3 (sheet3) dan seterusnya. Dalam keadaan

default, workbook yang terpasang adalah 1 dngan jumlah 3 sheet (sheet1, sheet2, sheet3),

pada versi sebelumnya jumlah wrkbook dan sheet dibatasi, tetapi pada versi XP ini kita sudah

dapat membuka workbook dan sheet tanpa batas (tergantung jumlah memory yang terpasang

pada PC kita).

b) Menambah Workbook

Klik Office Button > New atau Ctrl+N, maka sebuah workbook baru akan ditambah. Anda bisa

bekerja pada workbook1 dengan sheet1, sheet2....dst; workbook2 dengan sheet1, sheet2....dst;

dst.... jika ingin menambah workbook lagi sesuai keinginan & kebutuhan anda.

c) Menyimpan Workbook

Klik Office Button > pilih folder tepat penyimpanan file, ketik nama file pada File name> klik

tombol save as untuk menyimpan atau cancel untuk membatalkan penyimpanan.

Untuk menyimpan ulang workbook yang pernah disimpan anda cukup klik toolbar save atau

Office Button > save

7. Sheet

a) Worksheet adalah tempat mengetik naskah/ dokumen yang terdapat pada setiap sheet.

Lebih jelasnya worksheet adalah lembar kerja.

Worksheet terdiri dari kolom dan baris, yaitu kolom A sampai IV (256 kolom), dan baris 1

sampai baris 65536 (65.536 baris). Worksheet sama artinya dengan speadsheet.


17

b) Berpindah antar Worksheet

Dalam Keadaan default, sheet yang aktif adalah sheet1. Untuk mengaktifkan sheet yang lain klik

saja Sheet Tabs, klik sheet1 untuk mengaktifkan sheet1, dst.

Kita juga dapat mengaktikan beberapa sheet sekaligus, tekan tombol Ctrl (jangan dilepas),

kemudian kliklah sheet-sheet yang ingin diaktifkan. Jika anda mengetik suatu teks (misalnya

suatu cerita), maka teks tadi akan dimasukkan ke dalam semua sheet yang dipilih tadi.

c) Menambah Sheet

Cara 1:

Tekan Shift + F11, maka akan muncul sheet baru.

Cara 2:

Tekan Gambar di samping sheet1, maka secara otomatis sheet akan bertambah.

d) Mengganti Nama Sheet

Klik kanan nama sheet> pilih menu rename> ketik nama sheet yang baru, akhiri dengan

menekan tombol enter.

8. Cell

Cell adalah pertemuan antara kolom dan baris.

Contoh: A1, B10, C15, dan seterusnya.

9. Range

a) Range adalah kumpulan dari beberapa Cell.

Contoh:

A1 : E1 Dibaca A1 sampai E1

B10.: F15 Dibaca B10 sampai F12

b) Mengeblok Range

Mengeblok Range berfungsi untuk menentukan range mana yang dikenai perintah. Tanda blok

“berwarna” hitam pada range yang diblok dan diawali dengan sel awal “berwarna” putih.

10. Memasukkan Data

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan diisi

2. Ketikkan data

3. Tekan Enter untuk mengakhiri atau Esc untuk membatalkan

11. Mengubah Isi Sel

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan diubah

2. Tekan tombol F2 atau klik pada formula bar

3. Lakukan perbaikan pada data yang salah

4. Tekan Enter jika sudah selesai atau Esc untuk membatalkan


18

12. Menghapus Isi Sel

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan dihapus

2. Tekan tombol Del (delete)

13. Mengcopy Sel ke Sel

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan dicopy

2. Tekan tombol Ctrl+C

3. Pindah pointer sel

4. Tekan tombol Ctrl+V

14. Mengcopy Sel ke Range

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan dicopy

2. Tekan tombol Ctrl+C

3. Blok range tujuan


15. Memindah Sel

1. Letakkan pointer sel pada sel yang akan dipindah

2. Tekan tombol Ctrl+X



16. Memindah Range

1. Blok range yang akan dipindah

2. Tekan tombol Ctrl+X



17. Membuat Rumus

1. Letakkan pointer sel di sel yang dituju

2. ketikkan: tanda sama dengan (“=”)

3. Lanjutkan menulis rumus diakhiri tanda Enter

4. Jika rumus anda salah maka Excel akan menampilkan pesan, jika rumus anda terblok

jangan menekan tombol del atau backspace atau mengklik diluar sel.

5. Klik pada rumus lalu betulkan rumus anda.


19

18. Rumus-rumus Aljabar Dalam Ms. Excel 2007

Rumus-rumus Aljabar dibawah ini dapat Anda isi didalam formula bar.

JENIS PERINTAH FUNGSI

^ (Karat) Pemangkatan

/ (Slash) Pembagian

* (Asteris) Perkalian

+ (Plus) Penjumlahan

- (Minus) Pengurangan

Contoh:

Carilah hasil penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian, pemangkatan dari kedua

belangan di atas?

Jawab:

=a1 + b1 enter >> hasilnya 7

=a1 - b1 enter >> hasilnya 1

=a1 * b1 enter >> hasilnya 12

=a1 / b1 enter >> hasilnya 0.75

=a1 ^ b1 enter >> hasilnya 64

19. Jenis-jenis Data Pada Ms. Excel

JENIS DATA KETERANGAN

Numerik Data yang akan dihitung secara aritmatik (angka, +, -, dsb)

Tanggal Dengan berbagai format (MM, DD, YY; MM, YY, DD; dsb)

Waktu Dengan berbagai format

Formula/ rumus Seperti perhitungan aritmatik, statistik, dsb

Teks/ string Semua data selain diatas: yang berupa huruf atau campuran

huruf dan angka


20

20. Operator Relational

JENIS PERINTAH KETERANGAN

= Sama dengan

< Lebih kecil

> Lebih besar

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Merge cell : untuk menggabungkan bebeerapa sel menjadi satu tanpa menguba jenis

perataannya.

Un-merge cells : untuk membatalkan penggabungan sel atau memecah hasil

penggabungan sel.

21. Fungsi Statistik

1. Sum(Range) artinya mencari jumlah/ total angka didalam range

2. Count(Range) artinya mencari banyaknya data dalam range

3. Max(Range) artinya mencari angka tertinggi dalam range

4. Min(Range) artinya mencari angka terendah dalam range

5. Average(Range) artinya mencari angka rata-rata dalam range


21

Contoh penyelesaian soal dibawah ini

Jumlah >> =C2 * D2 Enter

Jumlah Total >> =SUM(E2:E10) Enter

Harga Tertinggi >> =MAX(C2:C10) Enter

Harga Terendah >> =MIN(C2:C10) Enter

Jumlah Rata-rata >> =Average(E2:E10) Enter

Banyak Data >> =Count(E2:E10) Enter

22. Fungsi Logika

Rumusan Logika seperti jika benar maka salah atau sebaliknya sering memerlukan pemikiran

tersendiri, oleh karena itu pada saat menggunakan fungsi logika anda harus benar-benar paham

dengan analogi pernyataannya.

Guna Fungsi If: Untuk mencari jawaban dari beberapa alternatif.

Bentuk:

=If (Syarat; perintah1;perintah2)

Syarat terdiri dari Sel kunci operator relational data

Jika Anda menggunakan data text pada syarat atau perintah, penulisan harus diapit dengan

tanda petik ganda.


22

Contoh Kombinasi fungsi Logika dan Operator Relational

a) Carilah Nilai Mahasiswa di atas?

Jika Score 80 – 100 =”A” ; 60 - 79 = “B”; 40 - 59 = “C”; 20 – 39 = “D”; < 20 = “E”

b) Cari pula keterangannya?

Rumus:

a) Nilai>> =IF(b2>=80;"A";IF(b2>=60;"B";IF(b2>=40;"c";IF(b2>=20;"D";"E")))) enter

b) Keterangan>> =IF(B2>=40;"Lulus";"Gagal") enter

Operator Logika

AND = Bernilai benar jika semua pernyataan benar

OR = Bernilai benar jika salah satu/ semua pernyataan benar

Contoh:

Carilah kolom HASIL, Diterima dengan syarat:

Gender Male, Usia kurang dari 30 thn, IP lebih besar dari 3,00; nilai test lebih dari 75 atau

Gender Female, Usia kurang dari 25 th, IP lebih besar dari 3,00; nilai test lebih dari 70

Rumus: :

IF(OR(AND(D2=”M”,C2<30,E2>3,F2>75),AND(D2=”F”,C2<25,E2>3,F2>70)),”Diterima”,”Ditolak”)


23

23. Fungsi Absolut

a) Absolut penuh Selain menggunakan rumus alamat relatif, anda juga dapat menggunakan

rumus Absolut yaitu alamat yang akan diubah dalam rumus, kemudian tekan tombol F4 atau

dengan mengetik tanda manual $(string), didepan huruf kolom, maupun nomor barisnya.

Contoh:

Konfersikanlah mata uang Rupiah ke dalam Dollar dan Yen

Rumus:

Dollar =B2/$C$14

Yen =B2/$C$15

b) Semi absolut, Untuk semi absolut yang diabsolutkan dapat berupa kolom atau baris saja

artinya jika kolom atau baris tersebut diabsolutkan maka telah terkunci dan tidak berubah.

Adapun yang dilakukan yaitu sama dengan yang dijelaskan diatas yaitu dengan menekan

tombol F4.

24. Fungsi Vlookup

Fungsi ini dimanfaatkan untuk menyalin data dari tabel bantu yang dibentuk secara vertikal, ke

tabel utama.

Bentuk:

=Vlookup(Lookup_value; Table_array; Col_index_num; range_lookup)

>Lookup_value = Sel yang dipakai sebagai kunci untuk membaca tabel baca

>Table_array = Alamat range tabel yang dibaca, dimulai dari kolom sel kunci; sifat absolut,

supaya jika dicopy alamat tidak berubah

>Col_index_num = Nomor kolom yang diambil

>range_lookup = Diisi angka nol “0” atau false berarti data kunci tidak ditemukan ditabel baca

(harus sama persis) maka Excel menampilkan pesan #NA (not available)


24

Jika diisi 1 atau true : jika data kunci tidak ditemukan ditabel baca maka Excel akan

mengganggap benar dan disesuaikan dengan data terdekat.

Contoh:

Dari data peminjam buku dibawah ini, carilah Jenis buku sesuai dengan tabel kode buku.

Jawab:

=VLOOKUP(B4;$E$4:$F$6;2;0) enter

25. Fungsi Hlookup

Fungsi ini dimanfaatkan untuk menyalin data dari tabel yang dibentuk secara Horizontal. Fungsi

ini sama dengan fungsi Vlookup hanya saja data yang dibuat berbentuk horizontal. Cara

pengoperasiannya juga sama persis hanya pilih kategori functionnya pada HLOOKUP.

Contoh :

Jawab:

=HLOOKUP(B4;$E$4:$H$4;2;0) enter

26. Fungsi String/ Text

1. Left(Data;n) artinya mengambil sebanyak n karakter dari kiri

2. Right(Data;n) artinya mengambil sebanyak n karakter dari kanan

3. Mid(Data;n1;n2) artinya mengambil sebanyak n2 karakter dimulai dari

karakter ke n1

4. Upper(Text) berfungsi untuk mengubah huruf menjadi huruf besar

5. Lower(Text) berfungsi untuk mengubah huruf menjadi huruf kecil.


25

27. Fungsi math & trigonometri

Fungsi math & trigonometri yang berada di group function library pada ribbon formulas.

- Int, untuk pembualatan ke bawah dan tidak menentuakan digit

- Round, untuk emlakukan pembualatan berdasarkan pada digit yang ditentukan.

- Rounup, untuk melakukan pembulatan ke atas berdasarkan digit tertentu.

- Rounddown, kebalikan dari roundup, fungsi ini untuk melakukan pembualatan ke bawah

berdasarka digit tertentu.

Caranya = Roundup (number, num_digits) Roundup(C3,0) missal : 6,67

Roundup(C3,1) 6,45 6,5 dan kalau Rounddown (C3,1) 6,456,4.

Int(C3), misal : 6,45 6

28. Fasilitas Undo= Membatalkan perintah yang telah dieksekusi

Cara: Klik Undo di menu Edit/ di standart toolbar atau tekan tombol Ctrl+Z.

29. Fasilitas Reundo

Kebalikan/ lawan dari fasilitas undo.

30. Grafik

Seperti pada program speadsheet lainnya Microsoft Excel 2003 ini juga dilengkapi dengan

fasilitas grafik. Grafik yang dibuat harus sesuai dengan data yang telah anda buat, adapun

caranya adalah sebagai berikut:

Klik menu Insert> Chart

Cara membuat grafiknya:

a) Blok range data yang akan dibuat grafiknya, apabila data tidak berada dalam satu baris,

gunakan tombol Ctrl untuk melompatinya.

b) Klik Chart Wizard pada toolbar

c) Klik tombol next, pilihlah menu series untuk mengisi source data, klik next

Chart title untuk memberikan judul grafik

Axis title merupakan keterangan pada sumbu x, y

d) Kemudian klik next untuk menampilkan kotak dialog chart location (lokasi grafik yang

diinginkan)

e) Klik finish untuk mengakhiri


26

Contoh :

Buatlah gafik dari nilai mahasiswa dibawah ini (gambar 2. 9) :

Gambar 2. 9

Chart title : Nilai Mahasiswa

Axis title X : Nama Mahasiswa

Axis title Y : Nilai

Hasilnya:

Nilai Mahasiswa

0102030405060708090

100

Badia

Maria

Cinderella

John

Iwan

Grace

S. Nurha

lisa

Nama Mahasiswa

Nila

i

Series1

Gambar 2.10


27

DAFTAR NEM SISWA SMU ISLAM BUMIAYU KELAS 3 IPA

NO NAMA SISWA

MAPEL

Bhs.

Indo

nesi

a

Bhs.

Ingg

ris

PPKN

Kim

ia

Fisi

ka

Biol

ogi

Rata

-Rat

a

Jum

lah

1 Dedi Mizwar 5.62 8.29 7.59 5.69 5.26 2.15

2 Agung 8.25 5.26 7.28 4.29 2.10 3.25

3 Chaniago 6.21 5.27 7.98 6.28 5.29 4.31

4 Fandila 7.54 8.89 8.54 5.99 5.78 5.98

5 Restu 4.26 4.29 6.29 7.54 6.25 6.12

Rata - rata


28

MICROSOFT POWER POINTMicrosoft Power Point merupakan Software presentasi yang berfungsi untuk membantu

membuat file presentasi baik dalam bentuk file presentasi statis maupun dinamis.

1. Mengoperasikan Microsoft Powerpoint

a. Menggunakan Start Menu

Pilih dan klik tombol Start| All Program| Microsoft Power Point

b. Menggunakan Shortcut

Arahkan pointer mouse pada tampilan desktop, klik kanan tampilan

Desktop, pilih dan klik perintah New|Microsoft PowerPoint Presentation.

c. Menggunakan Ikon

Klik ganda pada tampilan shortcut Microsoft PowerPointyang ada pada

desktop dan tunggu beberapa saat sampai jendela Microsoft PowerPoint

ditampilkan.

2. Membuat Presentasi Baru

1. Pilih dan klik menu Office Button | New

2. Pada jendela task panel New Presentation pilih dan klik New Blank

Presentation.

3.Tunggu beberapa saat sampai tampilan file presentasi baru ditampilkan.

4. Setelah tampilan file presentasi baru dipilih, untuk membuat slide

Presentasi pilih dan klik tampilan Click to add title kemudian ketik teks yang ingin dibuat,

klik tulisan Click to add subtitle untuk menulis teks di bawah judul atau subjudul.

3. Menyimpan Presentasi

Pilih menu Office Button, kemudian pilihdan klik Save As. Sedangkan untuk menyimpan file

yang telah dibuat, kemudian file tersebut diedit kembali, untuk menyimpannya dapat

menggunakan perintah Office Button |Save atau menggunakan tombol Ctrl+S.

4. Membuka Presentasi

Untuk membuka file presentasi yang telah disimpan dapat dilkukan dengan menggunakan

ikon toolbar atau menggunakan perintah Office Button |Open, pada kotak dialog Open pilih

dan klik file yang ingin dibuka dan klik tombol Open.


29

5. Mengakhiri File Presentasi

Pilih dan klik Menu Office Button |Close, Sedangkan untuk menutup program apliksi secara

keseluruhan dapat menggunakan menu Office Button |Exit.

6. Menyembunyikan slide

1. pilih slide yang akan disembunyikan

2. kemudian, klik ikon Hide Slide pada group Set Up

3. Akhiri dengan menekan tombol F5 untuk menjalankan presentasi.

7. Pengaturan Slide

a. Mengatur Setup Slide

Untuk mengatur ukuran / orientasi slide dapat menggunakan cara berikut:

1. Pilih dan klik menu Design |Page Setup

2. Tentukan ukuran slide pada kotak Slide sized for, untuk mengubah ukuran dapat

dilakukan pada kotak Width untuk menentukan lebar dari slide tersebut dan Height untuk

menentukan panjang dari slide tersebut.

3. Orientasi pencetakan slides, Notes, Handouts, dan Outlines dapat diliihat pada kotak

orientation.

4. Pilih dan klik tombol OK untuk pengaturan slide

b. Memasukkan Slide Baru

Setelah sebuah slide yang digunakan sudah tidak cukup lagi menampung teks,kita dapat

menambahkan atau memasukkan slide baru dengan cara : arahkan pointer mouse pada slide

yang telah dibuat, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard, secara otomatis slide baru

akan ditampilkan.

Dapat juga dengan mengarahkan pointer mouse dibawah slide yang telah dibuat, kemudian

klik kanan. Pada menu shortcut pilih dan klik perintah New Slide.


30

c. Menggunakan Slide Design, Slide Lay-out, dan Slide Master

1). Slide Design digunakan untuk menjadikan semua halaman atau beberapa halaman menjadi

tampilan yang menarik.

Menampilkan slide dengan tampilan yang sama

1. Buat file kosong yang terdiri dari empat slide

2. Untuk menampilkan template yang sama dari keempat slide tersebut klik Menu Design,

pilih Themes.

3. Pada kotak task pane Slide Design pilih satu jenis template yang diinginkan. Secara

otomatis keempat buah slide tersebut akan ditampilkan dengan template yang sama.

Menampilkan template yang berbeda

1. Buat file kosong yang terdiri dari empat slide

2. Untuk menampilkan template yang berbeda dari keempat slide tersebut,

arahkan pointer mouse pada slide pertama kemudian pilih perintah

Menu Design.

3. Pada Menu Design pilih format background. maka akan tampil menu shortcut, kemudian

pilih Fill, lalu pilih salah satu dari 3 pilihan lalu klik Close. Sedangkan jika klik Apply to all,

maka background akan muncul dengan gambar yang sama.

4. Secara otomatis slide yang dipilih akan ditampilkan dengan template yang baru.

Cara yang sama dapat dilkukan untukmemberikan template yang berbeda pada slide

kedua, ketiga dan keempat.


31

2) Slide Master, adalah suatu benda yang mirip slide tetapi hanya berfungsi untuk mengatur

desain slide yang dapat diterapkan ke semua slide. Berikut ini langkah-langkah untuk

menampilkan slide mster.

1. Dari tampilan Microsoft PowerPoint pilih dan klik menu View| Slide Master pada

presentation views

2. Untuk mengedit Slide Master pastikan jendel Slide Design sudah terbuka, pilih dan klik

salah satu desain slide yang ditampilkan dan langsung dapat kita edit.

8. Membuat Recording voice narration

Recording voice narration berfungsi menambahkan narasi pada sebuah presentasi biasanya

penambahan narasi digunakan dalm kasus2 sebagai berikut :

- Presentasi web

- Meninjau ulang presentasi sehingga bisa mendengar kembali komentar yg telah dibuat

selama presentasi

- Presentasi slide show self-runing

Untuk melakukan recording voice narration computer anda harus dilengkapi peralatan

soundcard microphone dan speaker untuk merekam dan mendengar narasi.

Untuk melakukan recording ikuti langkah2 sebagai berikut :

1. Klik tabulasi outline pada posisi normal view

2. Kemudian klik ribbon slide show dan pilih ikon record narration pada group set

up

3. Kotak dialog record narration akan ditampilkan, lalu klik tombol set mikrophon

level

4. Ikuti petunjuk yang sudah disediakan untuk mengatur level mikrophon lalu klik

ok

5. Lakukan saalah satu langkah berikut :

Untuk meng-embed narasi, klik ok

Untuk membuat link narasi, tandai kotak link narration in, lalu klik

browse.

6. Pada kotak dialog choose directory tentukan link tujuan narasi

7. Klik tombol change quality untuk mengatur kualitas suara

8. Jika pada langkah satu diatas anda memilih slide pertama untuk melakukan

perekaman lanjutkan kelangkah 10. Jika tidak langkukan salah satu langkah

berikut pada saat kotak dialog record narration muncul.

Klik current slide untuk memulai narasi pada slide yang dipilih


32

Klik first slide untuk memulai pada slide pertama

9. Pada tampilan show, aca teks narasi pada mikrofon dan klik didalam slide untuk

melanjutkan. Baca teks narasi untuk slide tersebut. Lanjutkan ke slide berikutnya

dan demikian strusnya.

10. Untuk menghentikan sementara dan melanjutkan narasi kembali, klik kanan

presentasi sehingga akan munculmenu pop up.

11. Untuk menghentikan sementara, klik tombol pause narration. Sementara untuk

melanjutkan narasi kembali, klik resume narration.

12. Ulangi langkah 11 sampai anda selesaimenjalankan seluruh slide. Jika sudah,

layar akan berubah warna menjadi hitam. Klik di dalam layar hitam untuk

kembali ke tampilan semula.

13. Secara otomatis, narasi akan terekam ddan kotak dialog penyimpanan akan

muncul.

Untuk menyimpan jumlah waktu rekaman, klik tombol save. Sebagai

hasilnya, slide2 anda terlihat dlm tampilan slide sorter dengan waktu

terekam pada setiap slide.

Jika tidak ingin menyimpannya, klik tombol don’t save.

Suara yang bisa dijalankan dalam presentasi hanya ada satu pada saat

yang sama. Jika sudah memasukkan suara lain pada saat presentasi

berjalan (missal: suara efek transisi), maka suara tersebut tidak akan

turut keluar.

Jika ingi manjalankan presentasi tanpa narasi, anda bisa membuka kotak

dialog Set Up Show dan menandai kotak Show Without narration.

9. Menambahkan movie

Format file movie yang dapat diimpor oleh Ms.Powerpoint 2007 antara lain : avi, mpeg

dan wmv.

Kelemahan penggunaan file movie adalah ukuran file presentasai yang menjaadi lebih

besar. Ukuran tersebut akan berpengaruh pada saat anda menjalankan slide presentasi.

Oleh karena itu, spesifikasi computer yang anda gunakan akan sangat berpengaruh

terhadap jalannya presentasi.

Langkah2 untuk memasukkan file movie ke dalam slide presentasi :

1. Klik ribbon Insert

2. Klik ikon Movie pada group media Clips


33

3. Lalu pilih opsi Movie from file.

4. Berikutnya, pilih file movie yang akan dimasukkan ke dalam slide presentasi.

5. Lalu klik ok.

6. Akan muncul kotak dialog Microsoft office powerpoint, klik salah satu pilihan

yang ada.

Automatically, digunakan jika movie ingin dijalankan secara otomatis

begitu slide presentasi muncul di layar monitor.

When cliked : digunakan jika movie dijalankan saat mengklik movie

tersebut.

7. Sebagai hasilnya akan muncul tampilan movie pada jendela baru di slide

presentaasi

8. Anda juga bisa mengubah ukuran movie dengan melakukan drag.

9. Untuk mengakhiri tayangan movie, klik di sembarang tempat.

Microsoft powerpoint 2007 menyediakan beberapa fasilitas control movie

diantaranya play, stop dan rewind.fasilitas tersebut merupakan peningkatan dari versi2

sebelumnya.

Untuk menampilkan fasilitas2 tersebut, klik tab option terlebih dahulu. Berikut opsi2 yang

ada:

- Preview, digunakan untuk memainkan movie tanpa harus menjalankan slide presentasi.

Movie akan ditayangkan langsungke dalam slide presentasi yang di edit.

- Play moveei, digunakan untuk mengatur movie yang dimainkan.

Automatically : movie akan dimainkan secara otomatis

When cliked : movie akan dimainkan jika mengklik tanpilan movie.

Play across slide : movie akan dimainkan sepanjang slide sampai movie tersebut

selesai. Jika movie belum selesai dan akan berpindah slide, maka movie akan tetep

muncul.

- Hide during show digunakan untuk menyembunyikan movie selama presentasi

dijalankan

- Play full screen digunakan untuk memainkan movie dalam tampilan full screen. Jika

anada menggunakan opsi ini, maka slide presentasi kaan tertutup oleh movie tersebut.

- Loop until stopped digunakan untuk memutar movie terus menerus sampai anada

menyelesaikan slide presentasi.

- Rewind movie after playing, digunakan untuk memainkan ulang movie jika slide

presentasi belum diganti oleh slide yang lain.

Modul Pelatihan Office 2007

Documents

Transcript of Modul Pelatihan Office 2007