8/14/2019 november ag - GDPM Durch Das Ziel Motiviert

1/1

Durch das Ziel motiviert

Wir beobachten es regelmssig in Kunden-projekten: Umfangreiche Projektstruktur-plne auch als Work Breakdown Structure(WBS) bekannt (ob mit oder ohne MS Projecterstellt) haben eine mittlere Halbwertszeitvon zwei bis drei Wochen. Danach arbeitetkaum jemand mehr mit dem Plan, vor allemwenn er 2 000 und mehr Aufgaben beinhal-tet. Die Dynamik im wirklichen Leben wie in

Projekten untergrbt starre und komplexePlne. Wer dann noch agile oder extremeEntwicklungsmethoden einsetzt, kommtschnell an die Grenzen der Planwirtschaft.

Eine echte Alternative zu detaillierten, akti-vittsbezogenen und viel zu komplexen Pro-

jektaufgabeplnen ist der Meilensteinplan.Dabei reprsentiert ein Meilenstein einenbestimmten berprfbaren Zustand, der aufdem Weg zum Projektziel erreicht werdenmuss. Der Meileinsteinplan zeigt die Meilen-steine in zeitlicher Abfolge, mit Termin undBeschreibung versehen.Der Meilensteinplan ist das Kernelement vonGoal Directed Project Management (GDPM),konzentriert sich auf die zu erreichenden Er-gebnisse und verpflichtet das Projektteamauf berpr fbare Meilensteine. GDPM ist imdeutschsprachigen Raum auch als Ziel-

Der Masterplan zur Reorganisation der In-formatik in der Bundesverwaltung, NOVE-Iwurde in GDPM erstellt und war dessenTaktgeber. Er hat in bersichtlicher undkonzentrierter Form gezeigt, wann und durchwen welches Ergebnis oder Ziel zu erreichen

ist und wo die Schnittstellen und Abhngig-keiten innerhalb des gesamten Programmssind. Er bildete die Basis fr die departe-mentalen Umsetzungsplne, bzw. die de-partementalen Prozesseinfhrungsplne. DerMasterplan basierte stets auf einem breit ab-gesttzten Konsens zwischen Programmlei-tung, Prozess- und Arbeitsgruppenleiter undden Umsetzungsverantwortlichen der De-partemente und der Bundeskanzlei (s. dazu

auch unter http://www.nove-it.admin.ch/dplanung/masterplan.php).

Der Nutzen von GDPM liegt in seiner Ein-fachheit und bersichtlichkeit und in derUntersttzung zur Erreichung eines gemein-samen Verstndnisses, was das Projekt er-reichen soll und wer was dazu beitrgt. DieAnwendung hat noch weitere Vorteile:

Reduktion der Komplexitt bersichtlicher, kommunizierbarer Ge-

samtprojektplan (Meilensteinplan) Struktur der Ziele und Ergebnisse Eindeutiger Bezug der Aktivitten auf zu

erreichende Zustnde Flexibilitt in der Zielerreichung Fortlaufende Erfolgskontrolle statt pure

Aufgabenkontrolle Integration und Commitment der Stake-

holder Einvernehmen und gemeinsames Verstnd-

nis vom Projektziel, dem Projektablauf undden Verantwortlichkeiten.

Ziele und konkrete Ergebnisse stellen einehhere Motivation dar, als das sture Abar-beiten von Aufgaben.

(*) Rolf Tschppeler ist Geschftsfhrer der SynSpace

AG. Er hat u.a. verschiedenste Projekte mit GDPM

durchgefhrt (www.synspace.com; info@synspace.com).

gesteuertes Projektmanagement bekannt.Die Methode stammt ursprnglich aus Nor-wegen. Sie entstand in den 80er-Jahren, istgut dokumentiert und in den nordischenLndern sehr verbreitet.Statt wie gewohnt bei einer Projektplanungmit einem Bottom-up-Ansatz sofort alle nti-gen Aktivitten herunter zu brechen und da-mit dann den Projektarbeitsplan zu erhalten,

bercksichtigt GDPM zuerst ein Top-Down-Vorgehen. Daraus werden dann Arbeitsplneentwickelt, die das Erreichen dieser Meilen-steine zum Ziel haben. Dabei strukturiertman mit GDPM ein Projekt auf zwei Ebenen:1. Planung und Steuerung der Ziele und Mei-lensteine sowie2. Planung und Steuerung der Aktivitten-plne jeweils separat zu jedem Meilenstein.Die Aktivittenplne knnen dabei auch suk-

zessive ber die Laufzeit des Projekts ent-stehen. Das gibt mehr Flexibilitt. Es zhltnicht mehr die Erledigung der Aufgaben,sondern das Erreichen der Meilensteine.

Mit diesem Paradigmawechsel ist mehr Krea-tivitt und Flexibilitt mglich. Und dasumso mehr, je mehr sich Projekte auch dyna-misch entwickeln. Damit ein Projekt dabeinicht aus dem Ruder luft, sorgt der festge-

legte Rahmen durchden Meilensteinplanfr die ntige Sta-bilitt im Projekt-ablauf. Eine weitereBesonderheit derMethode ist der de-mokratisch gefhrtePlanungsworkshop.Die Projekt-Stake-

holder entwickeln dabei gemeinsam ein ein-vernehmliches Verstndnis der Projektab-sichten und der Meilensteine und legen fest,welche Stellen oder Personen welches Ver-antwortlichkeitsprofil bernehmen, um dasErreichen einzelner Meilensteine zu ermg-lichen und zu besttigen. Die eigene Erfah-rung zeigt, dass insbesondere die Diskussionzwischen der Linienorganisation und der

Projektorganisation zu diesem Zeitpunktwichtig ist und eine Klrung der Zustndig-keiten zu diesem Zeitpunkt die anstehendeProjektarbeit erheblich erleichtert. Demo-kratisch planen und autokratisch fhrenheisst die Devise.Ein so entwickelter Meilensteinplan mit sei-ner Verantwortlichkeitsmatrix ist ein geeig-netes Kommunikations- und Steuerungs-instrument: Auf einer A4-Seite lsst sich der

Ablauf und der Status des Projektes oderProgramms darstellen.

GDPM eignet sich dabei fr kleine undgrosse Projekte sowie Programme und istkomplementr zu vielen Vorgehensmodellen.Modelle wie Hermes, Summit-D, V-Modelloder Prince2 definieren in der Regel standar-disierte Phasen und Phasenbergnge sowiezu erzeugende Ergebnisse und Standard-rollen in Projekten. Mit GDPM hingegen ver-wendet man geeignete Ergebnisse aus demVorgehensmodell ergnzt diese aber mitwichtigen Ergebnissen aus Bereichen, diemit den Modellen nicht abgedeckt sind, z.B.Kommunikation oder Ergebnisse aus einerOrganisationsentwicklung. Als Denkmodellhilft der PSO-Ansatz. PSO steht fr Per-sonen, System, Organisation und hilft, Pro-

jekte umfassend zu planen und abzuwickeln.