Optimierung und Redokumentation von SAP Systemen mit...

SAP Optimize

Redokumentation und Analyse von SAP mit RBE und VisioSAP Consulting

Andreas KottmannConsulting Sales Manager SAP AGChristian ReiterVorstand HRW Consulting

Vorstellung SAP ConsultingSAP OptimizeBeispielhafte ErgebnisseProzessdokumentation mit VisioZusammenfassung

Agenda

Vorstellung SAP ConsultingSAP OptimizeBeispielhafte ErgebnisseProzessdokumentation mit VisioZusammenfassung

©SAP SI AG / SAP AG 2005, Title of Presentation, Speaker Name / 4

SAP in Zahlen

Jahresumsatz SAP AG (2003) 7 Mrd. Euro

79.800 SAP Installationen in mehr als 23.400 Unternehmen

Mehr als 25 Branchenlösungen

30.945 SAP-Mitarbeiter (Stand Juni 2004)12 Mio Anwender in über 120 Ländern nutzen SAP-Lösungen zur

Integration von Geschäftsprozessen

Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit

schnelleren Rendite bei niedrigeren SystemgesamtkostenEinzigartiges Partnernetzwerk

Mehr als 1.500 Partner

Insgesamt mehr als 180.000 SAP-Partner-Zertifikate


Globale Einheit mit über 10.000 Beratern...

... nationale Präsenz mit über 3.000 Beratern in Deutschland.

EMEA

AustriaBelgiumCzech RepublicDenmarkFinlandFranceGermanyGreeceGUSHungaryIrelandIsraelItalyThe NetherlandsNigeria

Latin America

ArgentinaBoliviaBrazilChileCarrebeanCentral AmericaColombiaMexicoParaguayPeruUruguayVenezuela

APA

AustraliaChinaHong KongIndiaIndonesiaKoreaMalaysiaNew ZealandPhilippinesSingaporeThailandTaiwan

NorwayPolandPortugalSaudi ArabiaSouth AfricaSlovakiaSloveniaSpainSwedenSwitzerlandTurkeyUkraineUnited KingdomZimbabwe

North America

CanadaUSA

Japan


Spezialisiertes Branchen-Know-How...

... Consulting Utilities & Waste an mehreren Standorten

GermanyIndustry Solutions

AutomotiveDiscreteHigh Tech / A&DUtilities & WasteTelecommunications Financial ServicesPublicInd. ManufacturingChem. / Pharm. Retail Consumer ProductsService Provider Media…

Düsseldorf

Berlin

Walldorf München

Hamburg

mit über 140 Beratern in Deutschland…

Dresden


SAP Consulting betrachtet jeden Kunden als Referenzkunden: kurze Amortisierungszeiten, niedrige BetriebskostenUnunterbrochenes Engagement während des gesamten Lebenszyklus beim KundenSAP setzt sich für die Selbständigkeit des Kunden ein

Mit SAP Consulting zum Erfolg

Unternehmerische und technologische Innovationen aus erster Hand durch SAPBest-Practice-Methodenund qualifiziertes Projektmanagement zur optimalen Nutzung von Software-InvestitionenGlobale Präsenz und 30 Jahre Erfahrung mit 79.800 Installationen in 27 Branchen

Expertise und Kompetenz schaffen Mehrwert für

Unternehmen

Professionelles Projektmanagement bei

Kunden

Nutzung des gesamten SAP-Umfeldes

Direkter Zugriff auf die EntwicklungNutzung von Wissen und Ressourcen der Services innerhalb des SAP-NetzwerkesSupport und Engagement für unser Partnerumfeld

EinzigartigeMotivation

Qualifikationund Kompetenz

Optimale Nutzungdes Potentials++

= Kundenerfolg


ConsultingEducation, kundenindividuelle TrainingsGlobal 7x24 SupportHosting, Application ManagementGlobal Partner Network

ConsultingEducation, kundenindividuelle TrainingsGlobal 7x24 SupportHosting, Application ManagementGlobal Partner Network

Best PracticesSAP Solution ManagerCollaborative Business MapsContract Conversion Workbench

Best PracticesSAP Solution ManagerCollaborative Business MapsContract Conversion Workbench

Projekt-Know-how

Werkzeuge

Projekt-ManagementChange-ManagementRisiko-ManagementQualitäts-sicherung

Projekt-ManagementChange-ManagementRisiko-ManagementQualitäts-sicherung Services

Innovative Methoden und bewährte Tools...

… sichern die Erreichung Ihrer Projektziele

Methode

Best Practice MethodologieASAP Roadmap 5 - Phasen - Ansatz

Best Practice MethodologieASAP Roadmap 5 - Phasen - Ansatz


Lösungsportfolio - Allgemein

Industry Solution Utilities

SAP Standard Lösungsportfolio

Best Practice Projektlösungen


SAP Consulting Utilities – Leistungsportfolio

Konzeption und RealisierungKonzeption und Realisierung optimaler Kundenlösungen

QualitätssicherungQS in Projekten auf Basis umfangreicher Expertise, Durchführung von Reviews

ProjektmanagementProfessionelles PM auf Basis internationaler Standards (PMI)

MigrationenUmzug bestehender Systeme auf zukunftsweisende SAP Lösungen

BeraterlösungenEigenentwickelte Best Practice Projektlösungen

IntegrationskompetenzKnow-how aus langjähriger Tätigkeit sowohl im IS-U als auch den Core Modulen


Unsere Erfolgsfaktoren

Branchen-Know-HowUmfassende Kenntnis der Themen und aktuellen Herausforderungen in der Branche

BeratungskompetenzKenntnisse der Methoden und Werkzeuge, Best Practice ProjektlösungenProfessionelles Projektmanagement

Weitreichende ErfahrungenReferenzen aus einer Vielzahl von Projekten bei den Großen und Mittleren der Branche

BranchenlösungenBewährte SAP Standardsoftware mit strategischer Ausrichtung auf die Erfordernisse der Branche

Einzigartiges NetzwerkSynergien durch Zusammenwirken von Entwicklung und Beratung innerhalb der SAP, umfassendes Partnernetzwerk


Ein Garant für optimale Lösungen

PRODUKTE +

SAP Consulting

SAP GlobalCustomDevelop-

mentServices

SAP ActiveGlobal Support

SAP Business Maps & Engagement ToolsSAP Ramp Up

Signifikanter Mehrwert für den Kunden

SERVICESSAP CUSTOMER SERVICES NETWORK

SAP Education

SAPHosting

SI Partners

Alles aus einer Hand durch die enge Verzahnung der SAP Beratungs- und Entwicklungskompetenz

Vorstellung SAP Consulting

SAP Consulting,Christian Reiter, Andreas Kottmann

SAP OptimizeBeispielhafte ErgebnisseProzessdokumentation mit VisioZusammenfassung


Möchten Sie wissen was in Ihren SAP Systemen genutzt wird und wie diese Systeme genutzt werden?


Zusammenfassung Einsatzgebiete

Aufgabenstellung Einsatz und Nutzen

SAP R/3 Upgrade Beschleunigung Modulworkshops, Migration Eigenentwicklungen erleichtert, Berechtigungen, Anwenderdokumentation und -schulung

„SAP Tuning“ Effizientere Nutzung des Systems, d.h. Nutzung aktueller vs. „uralte“Transaktionen, Restandardisierung durch Ablösung von eigenen Programmen, Nutzung von Standard-Reporting-Fkt. vs. selbstgeschriebene Queries etc., Vereinfachung von Customizingeinstellungen (Bsp.: 100 Auftragsarten, aber nur 5 genutzt)

Soll/Ist Abgleich der Berechtigungsvergabe und Redesign, Identifikation nicht genutzter Lizenzen

Berechtigungen

Redokumentation der systemgestützten Prozesse; Basis für Zertifizierungen z.B. FDA, ISO 900X; auffinden suboptimaler Prozesse, organisatorischeVerbesserngsmöglichkeiten (aus TA Nutzung durch bestimmte Org.einheitenkönnen Org.brüche oder unnötige „Prozessschleifen“ aufgedeckt werden)

GPO „GPM“, Zertifizierung,weltweite Prozesstransparenz

Schneller Vergleich der Einstellungen und Nutzung mehrerer SAP Systeme zur Vorbereitung von Systemkonsolidierungen u.a., neben technischem Systemvergleich auch grober Prozessvergleich der zu mergenden Einheiten

Konsolidierung / Post MergerIntegration

Schnelle systemtechnische und fachliche Analyse der betroffenen Systeme,Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsberechnung und Angebotserstellung

Vorbereitung von OutsourcingEntscheidungen


Daten analysierenDaten extrahieren

TA Nutzung

Custumizing Nutzung

Inanspruchnahme durch Organisation / Benutzer

Systemvergleiche

Releasestände

Prozessdokumentation basierend auf dem SAP R/3-Referenzmodell

Extrakt mittels ABAP:

Transaktionsdaten

Customizing Einstellungenund deren Nutzung

Organisationsdaten

Stammdaten

Dokumentieren

SAP R/3

Daten-

gewinnung

Daten-

transferReverse Business Engineer

Vorgehensweise

AnalyzerSolution Manager /Netweaver XI


Ergebnisse der Redokumentation (Maximum)Organisation

Daten FunktionProzesse

• Funktionale Analyse derNutzung von Transaktionen / Reports

• Detaillierter Schwach-stellenbericht

• Benchmarks Systemnutzung• Technische Analyse

(Modifikationen, Program-me, User Exits,..)

• Kontinuierliches funktio-nales Monitoring mit demHRW Analyzer

• Systemorganisationseinheiten• Organisatorische Analyse der Systemnutzung

• Analyse der User / Berechtigungskonzepts

• Analyse der Nutzung von Customizingeinstellungen

• Analyse der Nutzung von Stammdaten

• Analyse der Datenstrukturen

• Erzeugen der Prozessmodellein Visio oder ARIS

• Erweiterung der Modelle um Unternehmensspezifika

• Überführung der Ergebnissenach Solution Manager

• Modelle können Grundlage fürein kontinuierliches Prozess-monitoring sein

rot = standardschwarz = maximum


Christian Reiter, Andreas Kottmann



Überblick organisatorische Informationen

Informationen über Systemorganisationseinheiten

659 Werke288 Buchungskreise52 Kostenrechnungskreise

Beziehungen zwischen Systemorganisationseinheiten

2.699 aktive UserFragen:

Sind für Sie organisatorische Analysen (Systemorganisationseinheiten / SozialeOrganisationseinheiten) bzgl. der Systemnutzung (Transaktionen / Dokumente) von Interesse?Ist Ihre Systemorganisationsstruktur aktuell?

Werke Einkaufsorganisationseinheiten3202 FK ALZENAU (DE) 0042 FK MCM ALZENAU (DE) 3205 FK CAVEZZO (IT) 2040 FK HEMOCARE (IT) 320E INACTIVE (DF15.07.2004) 0041 INACTIVEFK TRANSF. G 3301 SM2 SRL 2024 ITALY PROV. BUS. 3302 NEPHROS SRL 2024 ITALY PROV. BUS.


Überblick funktionale Informationen

18,31%1379Anzahl genutzte eigene ReportsM9

Werden eigenentwickelte Transaktionen intensiver genutzt oder SAP Standard Transaktionen?

4,88%Standardisierungsgrad 3Freq./Freq.

Wieviel Prozent der genutzten Transaktionen sind eigenentwickelt ?22,84%Standardisierungsgrad 2M3/M6

Wieviel Prozent der vorhandenen Transaktionen sind eigenentwickelt?

4,56%Standardisierungsgrad 1M1/M4

Allgemeine Kennzahlen:

Sehr hoch506Anzahl SAP genutzte SAP ReportsM10

Hohe Nutzung von eigenen Reports, dennoch viel Optimierungspotential

81,69%6153Anzahl nicht genutzte eigene Reports

M8

über alle Branchen verglichen ein sehr hoher Wert, ein normaler Wert für die chem./ pharm. Industrie.

7532Anzahl eigene ReportsM7

Kennzahlen zur Reportnutzung:

Sehr intensive und breite Nutzung10,05%3129Anzahl genutzte SAP T.M6

89,95%27998Anzahl nicht genutzte SAP T.M5

31127Anzahl SAP Trasaktionen gesamtM4

48,65%690Anzahl genutzte eigene Transakt.M3

Für die Branche erstaunlich gering, dennoch Optimierungspotential (nur 2 Monate, Jahresabschluß?).

51,44%731Anzahl nicht genutzte eigene Transaktionen

M2

über alle Branchen verglichen ein sehr hoher Wert, ein normaler Wert für die chem./ pharm. Industrie.

1421Anzahl eigene TransaktionenM1

Kennzahlen zur Transaktionsnutzung:


Einsatzszenario: Releasewechsel ROI Beispiel

1.421 eigenentwickelte Transaktionen insgesamt731 eigenentwickelte Transaktionen werden nicht genutztAnnahme: 500 eigenentwickelte Transaktionen können eliminiert werden Aufwand: ca. 0,5 Tage Aufwand pro Transaktion bei Releasewechsel (Test, Programmierung)=> 250 Arbeitstage Ersparniseigenentwickelte Reports insgesamt6.153 eigenentwickelte Transaktionen werden nicht genutztAnnahme: 5.000 Reports können eliminiert werden, 50 % als nicht verwendet bekannt Aufwand ca. 0,5 Stunden Aufwand pro Report bei Releasewechsel(Test, Programmierung)=> 156 ArbeitstageErsparnis insgesamt 306 Arbeitstage * 650 € = 198.900,- €


Testcompany2 Welche Transaktionen bzw. Dokumente

werden genutzt?

Aussagen des Zahlenwerks


RBE – Analyse - Genutzte SAP R/3 Bereiche

FinanzwesenControllingInvestitionsmanagementVertriebLogistik AllgemeinLogistics ExecutionQualitätsmanagementInstandhaltungProduktionsprogammplanungund –streuerungMaterialwirtschaftProjektsystemPersonalmanagementPersonalzeitwirtschaft


RBE Detailanalyse VA01


RBE Detailanalyse VA02


RBE DetailanalyseBeispiel: Nutzung von Kundenauftragsarten

Es wird ausschließlich der Vertriebsbelegtyp

„C“ genutzt.

Geringe Nutzung von Kundenauftragsarten.


RBE Detailanalyse Beispiel: V.korg und V.kanal für K.auftragsart ZTAD


Hitliste von Update (V1) – Transaktionen (für 2,5 Monate)

Erfassen Lohn-Rückmeldeschein40396Update (V1)CO11

Arbeitsvorrat Ergebniserfassung45241Update (V1)QE51N

Beleg ändern50432Update (V1)FB02

EC-PCA: Beleg erfassen52925Update (V1)1KEL

Anlegen Kondition68268Update (V1)VK15

Auslieferung zum Kd.auftrag anlegen72415Update (V1)VL01N

Buchen mit Ausgleichen87940Update (V1)FB05

Auslieferung ändern88191Update (V1)VL02N

Anlegen Faktura89826Update (V1)VF01

Ausgleichen Sachkonto111337Update (V1)FB1S

Vormerkung/Freigabe Plankalkulation113602Update (V1)CK24

Ändern Debitor (Vertrieb)139173Update (V1)VD02

Kundenauftrag ändern190767Update (V1)VA02

Beleg buchen219501Update (V1)FB01

Aendern Auslieferung341083Update (V1)VL02

Kundenauftrag anlegen343098Update (V1)VA01

Ändern Faktura369843Update (V1)VF02

MatSerialNr ändern510870Update (V1)IQ02

Ändern Debitor (Zentral)1493461Update (V1)XD02

BeschreibungSum FrequencyTasktypeTransaction

Schwere Auswirkungen aufden Geschäftsprozess

Thesen:


Relation Anlegen- / Änderungstransaktionen (2,5 Monate)

0

0,23

0,25

0,45

0,56

0,58

0,82

1,2

1,73

2,85

2,9

4,12

1,22

11,93

4,25

7,53

11,85

83,86

318,44

Relation

ndyVerwendungsent. ändernmit Historie70QA12Verwendungsentscheid erfassen14453QA1117

ndyBeleg ändern50432FB02Beleg buchen219501FB0116

ndyInfosatz hinzufügen2914ME11Infosatz ändern11782ME1215

ndyAngebot ändern6001VA22Angebot anlegen13242VA2114

1,62Kundenauftrag ändern190767VA02Kundenauftrag anlegen343098VA0113

ndyBestellung11592ME22NBestellung20115ME21N12

ndyÄndern Kondition15436VK12Anlegen Kondition18831VK1111

ndyGruppe ändern14970VG02Gruppe anlegen12511VG0110

ndyMaterial & ändern21205MM02Material & anlegen12273MM019

0,06Kontrakt ändern20499VA42Kontrakt anlegen7199VA418

3,65Ändern Fertigungsauftrag37777CO02Hinzufügen Fertigungsauftrag13043CO017

3,06Ändern Faktura369843VF02Anlegen Faktura89826VF016

4,02Auslieferung ändern88191VL02NAuslieferung zum Kd.auftraganlegen72415VL01N5b

0,9Aendern Auslieferung341083VL02Anlegen Auslieferung28580VL015a

2,84Auslieferung ändern429274VL02(N)Auslieferung zum Kd.auftraganlegen100995VL01(N)5

?Innenauftrag ändern18117IW32Innenauftrag anlegen2405IW314

33,00Ändern Debitor (Vertrieb)139173VD02Anlegen Debitor (Vertrieb)11746VD013

?MatSerialNr ändern510870IQ02MatSerialNr anlegen6092IQ012

14,60Ändern Debitor (Zentral)1493461XD02Anlegen Debitor (Zentral)4690XD011

BenchmarkBeschreibung

Sum Frequency

Trans-aktionBeschreibung

Sum Frequency

Trans-aktionPos.


Anlegen Transaktionen mit hohem Dialoganteil (2,5 Monate)

14,8620,7324349111746VD01Anlegen Debitor (Vertrieb)

20,9541920KB31NStatistische Kennzahlen erfassen

21,48174081QP01Anlegen

22,0920104910QP12Ändern Standardplan

21,6324,2148689620115ME21NBestellung

24,4553822VD52Pflege mit Selektbild K-M-Info

24,721779397199VA41Kontrakt anlegen

24,898487341CA12Ändern Standardarbeitsplan

18,3525,101523176069ME21Bestellung hinzufügen

26,2260323MB22Reservierung ändern

27,2730011KS12Kostenstellen ändern

29,3515231519MK01Anlegen Kreditor (Einkauf)

30,3310101333MK02Ändern Kreditor (Einkauf)

31,57287391CV02NDokument ändern

38,126213163QP11Anlegen Standardplan

41,41352085IM22Ändern InvProgrammstruktur

52,0057211MEK2Konditionen ändern (Einkauf)

57,42149326VA31Lieferplan anlegen

95,98451147CV01NDokument anlegen

111,96257523FB11Gemerkten Beleg buchen

127,35394831IM32Ändern Budget InvProgrammposition

128,827386545734FBL1NEinzelposten Kreditoren

BenchmarkRelationDialogueUpdateTransactionBeschreibung

User haben mit diesen Transaktionen Probleme


System Deutschland System USA System Asien

Vergleich verschiedener Systeme


SAP Consulting,Christian Reiter, Andreas Kottmann



Charakterisierung (Werte pro Monat)

Rahmenvertrags-bearbeitung

Zusammenfassung SD (1)

• gen. K.kontraktarten: 11 gen. K.kontratktpositionstypen: 17K.kontrakte: 2.739 K.Kontraktpositionen: 6.120Änderungen der K.kontrakte: 8.180

• Zusammenfassung: Kundenkontrakte werden ungewöhnlich intensiv genutzt, vieleAngebotsarten und Positionsarten. Höhe Änderungen Kundenkontrakte (Org!). K.Kontraktarten: ZMVD, ZWVE, ZFPD, ZWVD kaum genutzt.K.Kontraktpositionsarten: YVN, ZFN, ZFNN, ZWF kaum genutzt.

Stammdaten• Ungewöhnlich hohe Änderungen der Debitoren 746.730 pro Monat

Frage: Ist dafür der Stammdatenabgleich zwischen unterschiedlichen System verantwortlich? Hohe Belastung des Systems. Konsistente Stammdaten?

• Anlegen Debitor (VD01) viele Dialogschritte (20,73) verglichen mitBranchendurchschnitt (14,86)Frage: Vereinfachung durch Vorbelegungen?

• gen. K.lieferplanarten: 2 gen. K.lieferplanpositionstypen: 3K.lieferpläne: 11 K.lieferplanpositionen: 33Zusammenfassung: Kundenkontrakte werden kaum genutzt. Notwendigkeit?


Zusammenfassung SD (2)

• gen. Angebotsarten: 3 gen. Angebotspositionstypen: 13Angebote: 5198 Angebotspositionen: 8736

• Zusammenfassung: Positiv ist das Angebote genutzt werden, Angebotsarten und -positionstypen überschaubar.Angebotssart ZAGE kaum genutzt, Angebotspositionstypen Z3X, ZBTX und ZBX kaum genutzt. Bestimmte Verkaufskanäle / Vk.org nutzen gar keine Angebote.

Angebots-bearbeitung

Auftrags-bearbeitung

• gen. Auftragsarten: 32 gen. Auftragspositionstypen: 72Aufträge: 10396 Auftragspositionen: 204520

• Zusammenfassung: Relativ geringe Änderung der Kundenaufträge (jeder 2te Kundenauftrag wird nur geändert, während Branchendurchschnitt ist, dass jederKundenauftrag 1,62 Mal geändert wird). Ist noch genauer pro Auftragsart zuuntersuchen.Auftragsarten: ZAU, ZKBE, ZKEE, ZKEK, ZPPD, ZSTE, ZTPD kaum genutztAuftragspositionstypen: Y1NN, Y10, Y2N, YCL, YCXN, Z3AN, Z3P1, Z3Q, Z3QS, Z3TX, Z3U, Z4S, Z8P, Z8X, Z9KN, Z9PI, ZCQ, ZCS, ZSN, ZSX kaum genutzt

• Typisch für die Branche, da nicht genutzt. Fragen: CRM?

Anfrage-bearbeitung

Charakterisierung (Werte pro Monat)


Überführung in Prozessmodelle: Prozesslandkarte (z.B. Visio)


Überführung in Prozessmodelle: Beschaffung von Materialien (z.B. Visio)


Überführung in den Solution Manager


Das Ergebnis

Re-dokumentation der laufenden Geschäftsprozesse über die gesamte Systemlandschaft hinwegGAP-Analysen der ProzessabläufeAnalyse, Vergleich und Dokumentation der Geschäftsprozesse verschiedener Standorte zur Ermittlung von OptimierungspotenzialenErstellung eines Business Blueprint (z.B für den globalen Roll Out) durch Festlegung der zu standardisierenden GeschäftsprozesseÜbernahme der ermittelten und standardisierten Geschäftsprozesse in eine Q&A-DB zwecks Konsolidierung in ein Einführungsprojekt


Projekte

Renault (F)Thyssen Krupp (D)BASF (D)Reemtsma (GB, D)Hameln Pharmceuticals (D)Madaus (D)Beiersdorf (D)Alcatel (D)Messer (D)SIKA (D)Glaxo Smith Kline (USA, I, D)Madaus (D)Merck (weltweit)

Termforce (D)SAPA (S)Sigma Tau (I)Siemens (D)Van Melle (NL)Dresdner Bank (D)Phillips (NL)Honeywell (USA/ F)EAM (D)Gelsenwasser (D)Orange (GB)…


Kontakt

Andreas KottmannConsulting Sales ManagerService Industries Albert-Einstein-Allee 364625 Bensheim

Telefon +49 (6251) 708-2434

Fax +49 (6227) 78-43406E-Mail [email protected]

W http://www.sap.com

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Andreas KottmannSAP Consulting

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