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Projekt „elektronische Rechnungsbearbeitung“

oRA (online-Rechnungs- und Auskunftssystem)

Informationsveranstaltung Pilot-FB Mathe / Info & Physik

Freie Universität BerlinDezember 2011, Januar 2012

Stand: 12.12.2011

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

Anmelden am System

Einführung

Agenda

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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Einführung

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● Zielgruppe:

● Kostenstellenverantwortliche und Wirtschaftsbefugte, die eine rasche Auskunft zu den Zahlungsbewegungen einer Kostenstelle bzw. eines Drittmittelprojektes.

● Historie / Intention: „Guten-Morgen-Bericht“

● Portal-Zugang

● Account-Daten / Zugangs-Daten wie DMS

● Pilot FB 19 (Mathematik / Informatik) und FB 20 (Physik) ab 15.12.2011

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Ziel

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Budget

Obligo

Verfügbar

Einnahmen/ Ausgaben

schneller, einfacher Zugang zu aktuellen Informationen über die Kostenstellenbudgets

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IT-Strategie der FUB umfasst …

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Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in

der persönlichen Arbeitsumgebung

Umfassendes Informations-angebot

weltweit zugänglich ArbeitsumgebungMobile Informationen

eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer OrganisationseinheitenZentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen die

Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche ProzesseSmarte Prozesse

Umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operative Daten der NutzerSichere Daten

möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT)Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten

und Hardware

Nachhaltiger Ressourceneinsatz

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Berichtsstrukturen in oRA

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Budget Obligo

Ausgaben Einnahmen

Kosten-stellen-verant-

wortung

Budget Obligo

Ausgaben Einnahmen

Wirt-schafter-

befug-nis

Haushaltsmittel

Budget Obligo

Ausgaben Einnahmen

Kosten-stellen-verant-

wortung

Budget Obligo

Ausgaben Einnahmen

Wirt-schafter-

befug-nis

Drittmittel

Kassenbestand

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Stammdatenlogik - Fonds

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Der Begriff „Fonds“ repräsentiert einen Finanzmittelbestand, der zeitlich (Finanzierungszeitraum) und sachlich (Finanzierungszweck) abgegrenzte Eigenmittel oder Fremdmittel darstellt, die zur Deckung der Ausgaben bereitstehen. Der Nummernaufbau folgt der Kapitelgliederung des Haushaltsplans.

Differenzierung zwischen Haushaltsfonds (entsprechen den Haushaltskapiteln) und Drittmittelfonds (entsprechen den Projektkonten)

Haushaltsfonds:

Drittmittelfonds:(Kap. 04, 05, 06, 00)

Stelle Bedeutung1-2 Kapitel3-5 Bewirtschaftungsart

Stelle Bedeutung

1-2 Kapitel

3-4 Fachbereich

5-6 Professur

7-8 Zuwendungsgeber

9-10 Lfd. Nummer

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Stammdatenlogik - Finanzposition

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Finanzpositionen =die sachliche Gliederung der Ausgaben und Einnahmen Finanzpositionen setzen sich aus fünfstelligen Titeln (z.B. 52508 – Lehre &

Forschung) sowie dreistelligen Kostenarten (z.B. 411 – Chemikalien) zusammen.

Finanzpositionen werden budgetiert sowie in mit Obligowerten und Istwerten bebucht.

Beispielhafte Finanzpositionshierarchie für Ausgaben:

Ausgaben

Personal Versorgung Titelverbund Sonstige Drittmittel Bauabteilung

42201 - 111 43200 - 142

52508 - 588

53111 - 000 52490 - 843 51900 - 000

52508 - 342

42201 43200 52508 53111 52490 51900

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Stammdatenlogik - Kostenstellenstruktur

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Ort der Kostenentstehung die strukturelle Gliederung Abgrenzung kann nach folgenden Aspekten vorgenommen werden:

funktional abrechnungstechnisch räumlich Kostenverantwortung

Nummernsystematik der Kostenstelle

Stelle Bedeutung1-2 Fachbereich / Abteilung3-4 Wissenschaftliche Einrichtung / Institut / Referat5-6 Professur / Arbeitsgruppe7-8 Frei für organisatorische Sonderdifferenzierungen

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Budgethierarchie

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Budget = Ansatz von Haushaltsmitteln bei einem Haushaltselement. Budgetierung = Bereitstellung von Mitteln auf einer Kontierung bzw. die

Verlagerung von Mitteln zur Deckung eines Bedarfs auf einer anderen Kontierung.

Beispielhafte Darstellung von Budgetierungs- und Buchungsebenen

FondsFinanz-position

Finanz- / Kosten-

stelle

01000 TV 19

01000 TV 1901

01000 TV 19000000

01000 51101 19000000

01000 51101-316 19000000

Budgetierungsebene

weitere Verdichtungsposition

Budgetierungsebene

weitere Verdichtungsposition

Buchungsebene

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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An- und Abmelden am System

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Anmelden über: „elsa.fu-berlin.de“

Abmeldung über „Abmelden-Button“ oder automatisches „Time-out“

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Einstiegsseite

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Navigationsleiste ausblenden

Budgetübersicht mit vier Berichtstypen

Vertretungsregelungsfunktion

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Einbindung in SAP-web-Portal

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis

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18oRA | FUB

Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis

Budgetübersicht

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Budgetübersicht Budget

Wirt-schafter-

befug-nis

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis – Obligo

Obligos können aus Mittelbindungen oder aus vorerfassten Belegen bestehen.

Obligo

Wirt-schafter-

befug-nis

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis Ausgaben

Unter Ausgaben sind alle Rechnungen und Gutschriften auf Rechnungen aufgelistet.

Ausgaben

Wirt-schafter-

befug-nis

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Einnahmen

In den Einnahmen sind die Debitorenrechnungen als auch Rückbuchungen der Einnahmen zu finden.

Einnahmen

Wirt-schafter-

befug-nis

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Drittmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Kassenbestand

Bei den Drittmitteln wird der Kassenbestand

ausgewiesen, der sich aus Vorjahresresten +

Einnahmen – Ausgaben errechnet.

Wirt-schafter-

befug-nis

Kassenbestand

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Haushaltsmittelmittel gemäß Wirtschafterbefugnis

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25oRA | FUB

Haushaltsmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Kontenübersicht

26oRA | FUB

Haushaltsmittel gemäß Wirtschafterbefugnis –Budgetübersicht

Budget

Wirt-schafter-

befug-nis

27oRA | FUB

Haushaltsmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Obligo

Obligo

Wirt-schafter-

befug-nis

28oRA | FUB

Haushaltsmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Ausgaben

Ausgaben

Wirt-schafter-

befug-nis

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Haushaltsmittel gemäß Wirtschafterbefugnis -Einnahmen

Einnahmen

Wirt-schafter-

befug-nis

30oRA | FUB

Sind in einem Konto keine Einzelposten vorhanden, wird eine Meldung ausgegeben.

Meldung, wenn keine Einzelposten gefunden

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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Drittmittel gemäß Kostenstellenverantwortung

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Haushaltsmittel gemäß Kostenstellenverantwortung

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34oRA | FUB

… zwischen Sicht Kostenstellenbefugnis…

… und Sicht Wirtschafterbefugnis

Berichtsaufbau/-struktur identisch …

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

36oRA | FUB

Haushaltsmittel gemäß Kostenstellenverantwortung - Obligo

37oRA | FUB

Summen- und Sortierfunktion (I)

38oRA | FUB

Summen- und Sortierfunktion (II)

39oRA | FUB

Funktionsfelder - Filter

Filter aktivieren/ deaktivieren

40oRA | FUB

Funktionsfelder - Einstellungen

Über Einstellungen können individuell Spalten eingeblendet,

berechnet und in ihrer Darstellung verändert werden.

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Funktionsfelder – Druck- und Speicherfunktion

Über Druckversion können PDF-Dokumente erstellt werden.

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Funktionsfelder – Exportmöglichkeit (Excel)

Der Export überträgt die Daten nach Excel zur weiteren

Bearbeitung.

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Ausgabe des Exports in Excel

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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Vertreterregelung

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46oRA | FUB

Vertreter hinzufügen

Vertreter hinzufügen

47oRA | FUB

Vertreterregelung - SuchfunktionIn einer Auswahlliste werden die Benutzer ausgewählt, die als Vertreter eingesetzt werden sollen

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Vertreterregelung - AuswahlhilfeIn einer Auswahlliste werden die verfügbaren Kostenstellen aufgeführt, für welche die Regelung gelten soll

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Kontakt/ Support

Vertreterregelung

Kostenstellenbefugnis

Funktionsfelder

Wirtschafterbefugnis

An- und Abmelden am System

Einführung

Agenda

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Kontakt/ Support

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Kontaktinformation / Support

Inhaltliche Unterstützung: Fachbereichsverwaltung IC ; IC-BC ; Arbeitsgruppe IC1

(Kontaktdaten unter: http://www.fu-berlin.de/einrichtungen/verwaltung/abt-1/ref-1c/index.html) DMV (in Bezug auf Drittmittel)

(Kontaktdaten unter: http://www.fu-berlin.de/forschung/service/dmv/dmv-personen/index.html )

Technische Unterstützung: Clearingstelle (clearingstelle@fu-berlin.de)

Glossar : www.fu-berlin.de/sites/abt/formulare/haushalt/Glossar_Haushaltswesen/index.html

Handbuch zur oRA-Anwendunghttp://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/haushalt/index.html#Schulungsunterlage