outlook 98 2. - KnowWare-Verlag · Inhaltsverzeichnis © Johann-Christian Hanke: Outlook für...

Inhaltsverzeichnis

© Johann-Christian Hanke: Outlook für Einsteiger - 06.05.04 - 00:40

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InhaltsverzeichnisKalender mit Klingel, gibt’s denn das? ..............5Outlook oder Outlook Express? Features, Vor-und Nachteile! ......................................................6

Was ist Outlook Express?......................................6Vorteile von Outlook...............................................6Vorteile von Outlook Express.................................6

Usenet nur mit Outlook Express........................6Grafikanzeige in Outlook........................................7Grafikanzeige in Outlook Express..........................7Welches Programm denn nun? .............................7

Alle Einstellungen importieren...........................7Installationsvarianten und Aktivierungszwang 8

Die drei Installationsvarianten................................8Exchange Server ...................................................8Installationsvariante ändern ...................................9

Vorgehensweise in Outlook 2000......................9Vorgehensweise in Outlook 98..........................9

Outlook 2002: Aktivierungszwang..........................9Outlook starten: Der erste Kontakt ...................10

Outlook starten ....................................................10Der Office-Assistent.............................................10

Outlook-Leiste und Ordnerliste: Perfektnavigieren............................................................11

Eigene Gruppe anlegen.......................................11Komplettübersicht: Ordnerliste.............................12Neue Verknüpfung erstellen ................................12

Outlook Heute, Symbolleisten und Web-Navigation ...........................................................13

Die Ansicht Outlook Heute...................................13„Heute“-Fehler in Outlook 2002 ...........................13Weitere Symbolleisten einblenden.......................14

Symbolleisten abdocken .................................14Menü-Versteckautomatik .....................................14

Outlook 2000...................................................14Outlook 2002...................................................14

ÜBUNGSTEIL A: Mit Outlook zurechtkommen.....15Notizen eingeben, einsortieren und löschen ...16

Eine neue Notiz erstellen.....................................16Notiz in Kategorien einordnen..............................16Notiz löschen .......................................................16

Notizen in verschiedenen Ansichtenanzeigen ..............................................................17

Nach Kategorien/Farbe sortieren.........................17ÜBUNGSTEIL B: Notizen eingeben und verwalten 18Der Kalender im Überblick.................................19Einfachen Termin eintragen und verschieben.20

Einen Termin eintragen........................................20Termin verschieben .............................................20

Mehr Möglichkeiten: Termine in Formularformfestlegen..............................................................21

Termin nachbearbeiten........................................21Termin direkt in Formularform..............................21

In Serie bitte: Wiederkehrende Terminefesthalten.............................................................22

Einen Serientermin festlegen...............................22Die Anzeige für Serientermine .............................22

Das ist ein Ereignis: Ganztagsterminfesthalten .......................................................... 23

Ein Ereignis festhalten .........................................23Ereignis in Formularform......................................23Feiertage nachinstallieren....................................23

ÜBUNGSTEIL C: Termine eingeben undbearbeiten........................................................... 24Arbeit mit Kategorien: Termine in Schubfächereinordnen ........................................................... 25

Termin in Kategorie einordnen.............................25Neue Kategorie anlegen ......................................25

Termine in verschiedenen Ansichten anzeigenund ordnen ........................................................ 26

Alle Ansichten im Überblick..................................26Ansicht mit AutoVorschau....................................26Aktive Termine und mehr ... .................................26

Nicht vergessen: So wirst du an deine Termineerinnert! .............................................................. 27

Outlook automatisch starten ................................27Auf Terminerinnerung reagieren ..........................27

Erinnerung in Outlook 98/2000........................27Erneut erinnern ...............................................28Erinnerung in Outlook 2002.............................28Erinnerungsfenster manuell einblenden..........28

Attraktiv aufs Papier: Termine ausdrucken..... 29ÜBUNGSTEIL D: Kalender: Termine, Kategorien,Erinnerung.......................................................... 30Der Aufgabenplaner von Outlook..................... 31

Eine Aufgabe festlegen........................................31Aufgaben nachbearbeiten....................................31Aufgaben mit Priorität versehen...........................32Aufgaben in Zeitskala-Ansicht..............................32

Aufgaben an andere Teilnehmer übertragen .. 33Aufgabe delegieren..............................................33Annehmen oder Ablehnen? .................................33

ÜBUNGSTEIL E: Aufgaben festlegen undnachbearbeiten .................................................. 34Das Outlook Journal einschalten undeinrichten .......................................................... 35So macht das Protokollieren Sinn: Das Journalnutzen ................................................................. 36

Die Protokollierung nutzen...................................36Telefonanruf protokollieren ..................................36Ansichten für das Journal ....................................37

ÜBUNGSTEIL F: Mit dem Journal sinnvollarbeiten ............................................................. 38Die Outlook-Kurzreferenz.................................. 39Tastenkombinationen für Outlook ................... 41Kontakte im Griff: Adressen in das Adressbucheintragen............................................................. 43Ein Adressbuch? – Outlook und OutlookExpress .............................................................. 44

Das Windows-Adressbuch...................................44Windows-Adressbuch auch in Outlook.................44Adressbücher synchronisieren.............................44

Inhaltsverzeichnis und Index


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Tipps und Tricks zum Kontakte-Ordner ...........45Kontakte als Telefonliste anzeigen ......................45Kontakte in Kategorien einordnen........................45Verteilerliste erstellen...........................................45Geburtstag als Serientermin ................................46

ÜBUNGSTEIL G: Übungen zum Kontakte-Ordner 47Vorarbeit für E-Mail: DFÜ-Netzwerkkonfigurieren.......................................................48

Windows 98/Me: DFÜ-Netzwerk..........................48Verbindung trennen .............................................48Windows 2000: DFÜ............................................49

Outlook: So richtest du ein E-Mail-Konto ein ..50E-Mail-Konto in Outlook 98/2000 .........................50Unternehmen oder Arbeitsgruppe........................51E-Mail-Konto in Outlook 2002 ..............................52Wichtig: Weitere Einstellungen ............................52Tipps zu Strato und GMX/Web.de .......................52

ÜBUNGSTEIL H: Übungen zu DFÜ und E-Mail-Konto ...................................................................53Outlook: Empfehlenswerte E-Mail-Grundeinstellungen............................................54

Nachrichtenformat: Text oder HTML?..................54Word als E-Mail-Editor .........................................54Einstellungen in Outlook 98/2000 ........................54

Automatisch senden und empfangen..............54Einstellungen in Outlook 2002 .............................55

Automatisch senden und empfangen..............55Alle Outlooks: On- und Offlinemodus...................55

Die erste Mail: Einen elektronischen Briefverfassen.............................................................56Durchschläge, Blindkopien, Verteilerliste ...E-Mail-Tricks .....................................................57

Mehrere Empfänger und Cc-Kopie ......................57Eine Blindkopie (Bcc) verschicken.......................57

Bcc-Feld in Word aufrufen ..............................57Brief an Verteilerliste............................................58Spitznamen für Empfänger ..................................58Bunte Briefe im HTML-Format .............................58

Briefpapier.......................................................58Rechtschreibprüfung............................................58

E-Mails senden und empfangen........................59E-Mails beantworten und weiterleiten ..............60

Empfangene E-Mail lesen....................................60Die Botschaft beantworten...................................60Automatisches Zitieren ........................................61E-Mails weiterleiten..............................................61Allen antworten ....................................................61

ÜBUNGSTEIL I: Übungen zum Umgang mitE-Mails ...............................................................62Erweiterte E-Mail-Funktionen: Eine Signaturerstellen ..............................................................63

Eine Signatur erstellen.........................................63Signatur nur bei Bedarf einsetzen........................63

Outlook 98/2000..............................................63Outlook 2002...................................................63

Signatur auswählen .............................................64Outlook 2002: Word-Problem gelöst ...............64

Outlook 2000: Word als E-Mail-Editor..................64Das Attachement-Drama: Arbeit mitangehängten Dateien ........................................ 65

Achtung! Dateiendungen einblenden! ..................65Zweifelhafte Liebesbriefe ................................65Dateiendungen einblenden .............................65Wer nicht hören will ........................................65

Datei an E-Mail hängen .......................................66Eingefügte Datei anzeigen/speichern ..................66

Für Profis: E-Mails sortieren und verschieben 67Ordner anlegen....................................................67Vollautomatisch sortieren.....................................67

ÜBUNGSTEIL J: Übungen zu erweiterten E-Mail-Funktionen.......................................................... 68Anhang: Outlook in der Arbeitsgruppe ........... 69

Besprechungen planen........................................69Meinungsumfrage durchführen ............................69Stellvertreter bestimmen ......................................69

Datenspeicher outlook.pst und mehr: Daten ausOutlook sichern ................................................. 70

Alle Outlook-Daten sichern ..................................70Achtung bei Mehrbenutzerumgebung .............70

Ordner exportieren...............................................70Häufig gestellte Fragen zur Datensicherheit und-sicherung .......................................................... 71

Daten mit Kennwort schützen ..............................71Dateiformat der outlook.pst..................................71Weitere zu sichernde Dateien..............................71Daten zwischen Outlooks übertragen ..................71Adressbuch weg ..................................................72Ein Outlook – mehrere Benutzer..........................72

Fundgrube für Fortgeschrittene: Tipps undTricks zu Outlook .............................................. 73

Die Suchen-Funktion ...........................................73Kontakte ins Adressbuch hinzufügen...................73Weitere völlig geniale Kalendertricks ...................73

Datum in natürlicher Sprache..........................73Mehrere Tage gleichzeitig einblenden.............73Andere Zeiteinteilung einstellen ......................73Zweite Zeitzone im Kalender...........................73Kalenderwochen und Arbeitszeitraum.............73

Probleme zu Outlook und Lösungsvorschläge 74Outlook wird nach Start geschlossen...................74Vorsicht bei angehängten Dateien! ......................74Ärger beim Versenden von Mail...........................75

Strato-Lösung ab Outlook 2002 ......................75Probleme mit GMX/Web.de gelöst!......................75Probleme mit T-Online .........................................76Hilfe und Infos von Microsoft!...............................76

Anhang: Internetverbindung einrichten unterWindows XP ....................................................... 77

Verbindung per Modem oder ISDN......................77Stichwortverzeichnis ......................................... 78

Vorwort


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Kalender mit Klingel, gibt’s denn das?

Jawohl, liebe Leserin, lieber Leser, das gibt’s!Dieser Kalender befindet sich direkt vor deinerNase, auf deinem Rechner! Es handelt sich umOutlook, das Überprogramm für alle Terminfeti-schisten und E-Mail-Junkies!

Was kann Outlook?Outlook ist ein so genannter PIM, ein PersonalInformation Manager. Der Funktionsumfang istschier erschlagend: Du kannst mit Outlook:• Termine planen und Erinnerungen festlegen• Aufgaben festhalten• Adressen und Kontakte organisieren• Notizen eintragen und verwalten• E-Mails versenden und empfangen• Mit anderen Teilnehmern im Team arbeiten• Mit dem Journal Aktivitäten der Mitarbeiter

protokollierenOutlook gehört zum Programmpaket MicrosoftOffice: Wenn du Office 97, 2000 oder XP instal-liert hast, besitzt du möglicherweise schon eineVersion von Outlook.Hast du die neueste Version von Outlook, dieVariante Outlook 2002? Hier gibt es nicht nurVerbesserungen, sondern auch Einschränkun-gen. Dazu später mehr.

Ich empfehle dir Outlook in der Version98/2000 (und 2002).

Die Version 97 besitzt – zumindest im E-Mail-Bereich – leider etliche Mängel.

Du besitzt noch Outlook in der Version 97?Dann habe ich einen Geheimtipp für dich!Schaue zuerst, ob irgendwo noch die Zeitschrift„Stern“, Ausgabe September 1998, herumliegt.Auf der hier beiliegenden CD wurde kostenloseine Vollversion von Outlook 1998 vertrieben.Outlook 98 gibt es auch zum geringen Preis beieinigen evtl. noch erhältlichen Büchern alsZugabe, beispielsweise bei „Outlook 98 easy“von Markt & Technik bzw. „Outlook 98 Schrittfür Schritt“ von Microsoft Press.

Die Anweisungen in diesem Heft beziehen sichzum einen auf die Versionen 98 und 2000, die

fast identisch sind. Zum anderen gehe ich geson-dert auf die Version 2002 ein, da sich gerade imE-Mail-Bereich viel geändert hat.

Für das neue Outlook 2003 ist dieses Heft nichtgeeignet, da vieles komplett verändert wurde!KnowWare bereitet derzeit (05/2004) ein eige-nes Heft zu Outlook 2003 vor!

Übungen und Kurzreferenz!Dieses Heft ist als Kurs aufgebaut, es besteht ausAnweisungen und Übungen. Du solltest esSchritt für Schritt am Rechner durcharbeiten.Das Heft kann sowohl als Kursmaterial als auchfür das Selbststudium eingesetzt werden.(Ich benutze es selber in meinen Outlook-Semi-naren an der VHS Friedrichshain.)

Das Heft besitzt vier Seiten Kurzreferenzzum Heraustrennen!

In der Mitte des Heftes, auf Seite 39-42, findestdu vier Seiten Kurzreferenz zu Outlook. Dukannst den Papierbogen mit Geschick heraus-trennen und zum Nachschlagen nutzen.

Meine Service-Seiten zu KnowWareSurfe zur Adresse www.jchanke.de/outlook, wodu Tipps, Problemlösungen und natürlich aucheine Feedback-Möglichkeit findest.Selbstverständlich lege ich dir gerne meine an-deren regelmäßig aktualisierten KnowWare-Ti-tel ans Herz, beispielsweise zu Outlook Express,Word, Internet, XML, PHP, Netzwerken oderHomepages. Probeseiten, Inhaltsverzeichnis undBestellmöglichkeit auf www.knowware.de!Vielen Spaß und Erfolg mit Outlook!

Johann-Christian Hanke,Berlin im April 2000 (Erstauflage), Juni 2001(aktualisierte und erweiterte Neuausgabe) und2002/2004 und 2006 (Nachdrucke).

Neu: Jetzt mit Tipps zur Internet-Einwahl mitWindows XP als Anhang auf Seite 77!

Johann

Outlook oder Outlook Express?


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Outlook oder Outlook Express? Features, Vor- und Nachteile!

Zuerst müssen wir einen weit verbreiteten Irrtumaus dem Weg räumen. Denn viele verwechselnOutlook und Outlook Express.

Outlook Express ist nicht Outlook!

Was ist Outlook Express?Outlook Express ist das bei Windows bzw. beimInternet Explorer ab Version 4 mitgelieferte Pro-gramm zum Abwickeln von E-Mail und News.Es ist also ein so genannter E-Mail-Client undNewsreader in einem.Outlook Express wird automatisch mit neuerenAusgaben von Windows (Windows 98, Me,2000, XP) mitgeliefert. Die aktuelle Version vonOutlook Express ist die Version 6.x. Vielefinden, dass Outlook Express für E-Mail bessergeeignet ist, weil es einfacher zu bedienen ist alsOutlook.Und tatsächlich hinkt der Funktionsumfang vonOutlook Express im E-Mail-Bereich nur unwe-sentlich hinter dem von Outlook zurück.

Vorteile von OutlookZugegeben: In Sachen Komfort bietet Outlookmehr. So kannst du, falls vorhanden, auch Wordzum Schreiben deiner E-Mails verwenden. Idealfür alle Computerfreunde, die in Sachen Recht-schreibung Nachholbedarf haben und auf die ro-ten Kringellinien angewiesen sind. DiesenLuxus bietet Outlook Express nicht. Außerdemlassen sich E-Mails noch raffinierter managen.Die große Domäne von Outlook ist jedoch dieAbwicklung von internem E-Mail-Verkehr inFirmennetzwerken. Dazu dient ein als ExchangeServer bezeichnetes „Mail-Management und-verteilprogramm“, welches der Systembetreuerim Firmennetz vorher installieren muss.Dann können sich die Mitarbeiter munterE-Mails zuschicken und Microsoft freut sich,weil es den sündhaft teuren Exchange Serverund unzählige auch nicht gerade preisgünstigeOutlook-Lizenzen an Firmen verkaufen konnte.

Vorteile von Outlook ExpressMir gefällt Outlook Express als E-Mail-Pro-gramm allerdings besser, weil es nicht so über-frachtet und kompliziert ist.Um eine einzelne Mohrrübe in Scheiben zuschneiden hole ich auch nicht erst die Multifunk-tions-Küchenmaschine aus dem Schrank. Stattdessen greife ich zum Gemüsehobel und habedie Aktion in Sekunden erledigt.

Usenet nur mit Outlook ExpressWenn du in die Diskussionsgruppen des Inter-nets (Usenet) einsteigen möchtest, musst du so-gar zu Outlook Express greifen, weil Outlookschlicht und einfach überfordert ist.

Outlook besitzt zwar einen Befehl ANSICHT/GEHE ZU/NEWS. Dabei wird jedoch Outlook Ex-press in einer Sonderansicht aufgerufen.

Da ich viel in den Newsgruppen unterwegs bin,greife ich zwangsläufig zu Outlook Express.

Das Bild zeigt einen Ausschnitt aus Outlook Ex-press. Aufgerufen habe ich die Newsgruppemicrosoft.public.de.outlook. Das ist dasForum, in dem du Tipps, Tricks und Hilfestel-lungen rund um Outlook bekommen kannst.Mehr über die Arbeit mit Outlook Express unddie Newsgruppen erfährst du im erneut aktuali-sierten Heft „E-Mail mit Outlook Express 5/6“.

Outlook oder Outlook Express?


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Grafikanzeige in OutlookAuf ein anderes Problem von Outlook hat michein Leser aufmerksam gemacht: Die Grafikan-zeige. Das ist gerade für die Computerfreundeinteressant, die sich gerne Bilder zuschicken.Angenommen, dir schreibt jemand eine E-Mailim Textformat und hängt ein paar Grafiken an.Diese stammen z.B. aus einer Digitalkamera undliegen somit in der Regel im JPG-Format vor.Was passiert, wenn du diese E-Mail mit Outlookempfängst? Du siehst nur die entsprechendenSymbole für die angehängten Bild-Dateien, sooder ähnlich wie in der folgenden Grafik:

Wenn du die Bilder betrachten willst, musst dudie entsprechenden Dateien erst separat öffnen(durch Doppelklick) und hoffen, dass das pas-sende Anzeigeprogramm auf deinem Rechnerinstalliert ist. Umständlich!

Grafikanzeige in Outlook ExpressIn der nächsten Spalte siehst du exakt die glei-che E-Mail so, wie sie von Outlook Expressdargestellt wird. Du siehst:

Outlook Express dagegen zeigt GIF-, BMP-bzw. JPG-Grafiken ganz ungefragt direkt in

der E-Mail an!

Selbstverständlich kannst du auch in Outlookauf die angehängten Grafikdateien zugreifen.Klicke z.B. mit der rechten Maustaste auf dasSymbol für die angehängte Datei und speicheredie Datei per Befehl an der gewünschten Stelleab.

Welches Programm denn nun?Du hast beide Programme auf deinem Rechnerund kannst dich nicht entscheiden, welches dunimmst?Im Firmenbereich heißt es: Outlook! Hier ist inder Regel alles schon so eingerichtet und konfi-guriert, dass du keine Wahlfreiheit hast.Im Privatbereich empfehle ich dir einen Kom-promiss: Verwende E-Mail und News mit Out-look Express. Funktionen wie Kalender, Aufga-ben und Notizen handhabst du dagegen mit Out-look.

Alle Einstellungen importierenNur so nebenbei: Der Umstieg von Outlook Ex-press nach Outlook ist jederzeit relativ problem-los möglich. Du kannst alle Kontoeinstellungen,das Adressbuch und selbst die kompletten ver-sendeten und empfangenen E-Mails problemlosnachträglich in Outlook importieren.

Wähle im Menü DATEI den Befehl IMPORTIE-REN/EXPORTIEREN. Möchtest du beispielsweisealle Mails und Adressbucheinträge importieren,wählst du INTERNET-MAIL UND ADRESSENIMPORTIEREN und folgst den Schritten.

Installationsvarianten und Aktivierungszwang


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Apropos Outlook: Schauen wir jetzt endlich ein-mal ganz konkret auf dieses Programm! Zuerstwidmen wir uns den Versionen 98 und 2000.Outlook 2002-Freunde aufgemerkt, denn gerademeine Ausführungen zum Exchange Server sindauch für euch interessant! Außerdem weise ichdich auf der nächsten Seite auf eine andereInstallationshürde von Outlook 2002 hin.

Die drei InstallationsvariantenDu arbeitest privat mit Outlook 98 oder mitOutlook 2000? Dann solltest du unbedingtschauen, in welcher Installationsvariante dasProgramm arbeitet.

Achtung! Diese Hinweise gelten nicht fürVersion 97 und 2002!

Auf der nächsten Seite zeige ich dir, wie du dieInstallationsart änderst.

1. Wähle im Menü ? einfach den Befehl INFOÜBER MICROSOFT OUTLOOK.

2. Lies hier die Installationsart ab. Im Beispiellautet sie KEIN E-MAIL-DIENST.

Insgesamt gibt es folgende drei Installationsar-ten:• Kein E-Mail-Dienst• Nur via Internet• Unternehmen oder ArbeitsgruppeDu verwendest Outlook im Heimbereich? Dannsollte bei dir möglichst nicht UNTERNEHMENODER ARBEITSGRUPPE eingestellt sein. Diese In-stallationsart ist nur dann interessant, wenn Out-look im Firmennetzwerk betrieben wird und dumit anderen Mitarbeitern kommunizieren willst.Für den Heimgebrauch empfehle ich ausschließ-lich KEIN E-MAIL-DIENST oder NUR VIAINTERNET.

Exchange ServerIm Firmennetz wird Outlook in Zusammenarbeitmit dem Programm Exchange Server betrieben.Dadurch wird es möglich, beispielsweise Stell-vertreter festzulegen, in die Terminkalender vonMitarbeitern zu schauen oder sogar ein zentralesAdressbuch zu führen.

Man spricht von Groupware-Funktionen.

Die Hauptaufgabe dieses Programms besteht al-lerdings darin, den internen E-Mail-Betrieb imFirmennetzwerk zu managen.Für den Exchange Server musst du einen fortge-schrittenen Euro-Betrag über den Ladentischschieben.Für Privatleute, Freiberufler oder kleine Firmenist diese Variante schlicht und einfach zu teuer.

Die meisten Übungen im Heft gehen davon aus,dass du Outlook in der Variante KEIN E-MAIL-DIENST bzw. NUR VIA INTERNET verwendestbzw. Outlook 2002 ohne Exchange Serverbetreibst. Auf Seite 69 reiße ich jedoch kurz dieMöglichkeiten im Zusammenhang mit dem Ex-change Server an!



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Installationsvariante ändernDu möchtest die Installationsvariante ändern,beispielsweise von UNTERNEHMEN ODERARBEITSGRUPPE umstellen auf NUR VIA IN-TERNET?

Vorgehensweise in Outlook 2000In der Version 2000 gehst du so vor. Übrigensrufst du damit den so genannten Start-Dialogauf. Das ist der gleiche Start-Dialog, der bei derInstallation von Outlook erscheint!

1. Wähle im Menü EXTRAS den BefehlOPTIONEN. Klicke hier auf die Register-zunge E-MAIL-ÜBERTRAGUNG.

2. Schaue in den unteren Fensterbereich. Kli-cke hier auf die Schaltfläche E-MAIL-UNTERSTÜTZUNG NEU KONFIGURIEREN.

3. Das Dialogfenster OUTLOOK 2000-START er-scheint. Klicke jetzt die gewünschte Instal-lationsart an. Entscheide dich beispiels-weise für NUR VIA INTERNET.

4. Klicke auf die Schaltfläche WEITER. Folgejetzt den weiteren Anweisungen. Falls dirdie Installation eines E-Mail-Kontos ange-boten wird, klicke einfach auf ABBRECHEN.

Vorgehensweise in Outlook 98Du arbeitest noch mit Outlook 98? Hier ist dasÄndern der Installationsart etwas komplizierter.

1. Wähle START/EINSTELLUNGEN/SYSTEM-STEUERUNG. Doppelklicke hier auf dasSymbol SOFTWARE.

2. Klicke auf MICROSOFT OUTLOOK 98, wählehier die Schaltfläche HINZUFÜGEN/ENT-FERNEN. Jetzt meldet sich der Wartungs-Assistent. Wähle hier NEUE KOMPONENTENHINZUFÜGEN.

3. Nun startet das so genannte Active Setupmit dem Internet Explorer. Ein Dialogfensterzum Active Setup erscheint, fragt nach ei-ner Überprüfung. Klicke auf JA.

4. Die hier erscheinende Anzeige gibt dir einedetaillierte Übersicht über die installiertenKomponenten. Wähle hier die nachzuinstal-lierende Installationsart aus, im BeispielNUR VIA INTERNET.

5. Vergiss nicht, die Schaltfläche JETZTINSTALLIEREN auszuwählen. Nach erfolgrei-cher Installation fordert dich das Programmzum Neustart des Rechners auf.

Outlook 2002: AktivierungszwangIn Outlook 2002 wurden diese drei Installations-varianten abgeschafft. Das macht vieles leichter,allerdings weicht die Konfiguration von E-Mailkomplett ab. Dazu später mehr.In der Version 2002 von Outlook musst du einganz anderes Detail beachten, wenn du dauerhaftmit dem Programm arbeiten willst:

Es besteht Aktivierungszwang!

Erst nach Freischaltung (telefonisch bzw. überdas Internet) und Erhalt des nur einmal gültigenAktivierungs-Schlüssels kannst du mit Outlookund den anderen Office XP-Programmen dauer-haft arbeiten. Ärgerlich: Selbst die Neuinstalla-tion von Festplatte, Grafikkarte oder Prozessorkann dazu führen, dass du dir einen neuen Frei-schalt-Schlüssel von Microsoft besorgen musst.

Johann

Outlook starten: Der erste Kontakt


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Outlook starten: Der erste Kontakt

Schluss mit den Vorbemerkungen, jetzt geht eslos! Ich zeige dir, wie du Outlook blitzschnelleroberst und wie du dich in Outlook bewegst.

Outlook startenSicher weißt du längst, wie du Outlook startest.Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Du klickst auf den Eintrag START, dasStartmenü schnellt hoch. Nun zeigst du aufden Eintrag PROGRAMME und wählst hierMICROSOFT OUTLOOK.

2. Viel bequemer ist jedoch die Variante, Out-look über die Verknüpfung auf dem Desk-top zu starten. Doppelklicke einfach auf denEintrag MICROSOFT OUTLOOK.

Microsoft Outlook richtet automatisch eine Ver-knüpfung für dich auf dem Desktop ein!

Der Office-AssistentNun startet Outlook. Beim allerersten Start mel-det sich bis Outlook, Version 2000 der Office-Assistent Karl Klammer. Klicke auf MICROSOFTOUTLOOK VERWENDEN.

Der Office-Kobold versorgt dich mit Tipps undTricks und treibt seine Späßchen.

Wenn du Karl Klammer auch in Outlook 2002sehen willst, musst du einfach zusätzlich dieTaste [F1] drücken.

1. Klicke direkt in den Assistenten. EineSpruchblase öffnet sich. Tippe hier deineFrage ein und klicke auf SUCHEN.

2. Du möchtest den Assistenten loswerden?Klicke mit der rechten Maustaste in den As-sistenten. Wähle hier den Befehl AUS-BLENDEN.

3. Du kannst Karl Klammer und Co. jederzeitweiterbeschäftigen. Drücke dazu einfachdie Funktionstaste [F1] auf deiner Tastatur.

Karl Klammer gefällt dir nicht? Du möchtest direinen anderen Assistenten aussuchen? Dann kli-cke wieder mit der rechten Maustaste in KarlKlammer.

Wähle den Befehl ASSISTENT AUSWÄHLEN. Kli-cke auf WEITER. Entscheide dich für den ge-wünschten Mitarbeiter. Klicke auf OK. Du wirstnun zum Einlegen der Office- bzw. Outlook-CDaufgefordert.

Outlook-Leiste und Ordnerliste: Perfekt navigieren


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Am interessantesten ist, wie du dich in Outlookbewegst. Dabei hilft dir die so genannte Out-look-Leiste am linken Bildschirmrand.

1. Schaue zum linken Rand von Outlook. Hiersiehst du die so genannte Outlook-Leiste.Dort wurden Verknüpfungen zu den wich-tigsten Funktionen von Outlook eingearbei-tet. Du findest hier die Einträge

• OUTLOOK HEUTE• KALENDER• KONTAKTE• AUFGABEN• NOTIZEN• GELÖSCHTE OBJEKTE

2. Du möchtest deinen Kalender aufrufen?Dann klicke einfach auf die SchaltflächeKALENDER. Für das Adressbuch wählst dudas „Rolodex“-Symbol, den OrdnerKONTAKTE.

Probiere es einfach aus: Du kannst so perfektvon einem Bereich zum anderen navigieren.Übrigens gibt es in der Outlook-Leiste noch wei-tere Schiebefächer.

1. Schaue unten in die Outlook-Leiste. Hierfindest du in der Version 2000 beispiels-weise den Eintrag EIGENE VERKNÜPFUNGENund WEITERE VERKNÜPFUNGEN.

2. Wenn du auf einen dieser Einträge klickst,schnippst der entsprechende Balken nachoben. Die dazugehörige Leiste erscheint.

3. Ein erneuter Klick auf diesen „Leisten-Kopf“lässt die Leiste wieder zurückschnellen.Wenn du beispielsweise auf OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN klickst, sieht alles wiederso aus wie am Anfang.

Der Bereich EIGENE VERKNÜPFUNGEN ist fürdich reserviert. Hier kannst du eigene Verknüp-fungen anlegen. Wie das geht, zeige ich dir aufSeite 12.Der Bereich WEITERE VERKNÜPFUNGEN enthälteine Art Dateimanager in Outlook. Ich empfehledir aber, deine Dateien weiterhin mit dem Win-dows Explorer zu verwalten.

Eigene Gruppe anlegenDu möchtest einen eigenen „Verknüpfungsbal-ken“ anlegen? Kein Problem!

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf denBalken einer vorhandenen Leiste. Wähleden Befehl NEUE GRUPPE HINZUFÜGEN.

2. Die neue Gruppe erscheint ganz unten inder Outlook-Leiste. Tippe einen Gruppen-namen, beispielsweise Privat und drücke[ENTER].



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Komplettübersicht: OrdnerlisteAuf der Outlook-Leiste befinden sich nur Ver-knüpfungen. Wenn du beispielsweise aufKONTAKTE klickst, wird im Hintergrund derOutlook-Ordner Kontakte aufgerufen.Ähnlich ist es mit dem Eintrag KALENDER, denNOTIZEN oder mit GELÖSCHTE OBJEKTE.Doch wo befinden sich die Outlook-Ordner tat-sächlich?

1. Wähle im Menü ANSICHT den BefehlORDNERLISTE.

2. Jetzt siehst du alle Ordner in der„Direktansicht“. Klicke in der Outlook-Leistebeispielsweise auf KONTAKTE. Nun wird inder Ordnerliste der Kontakte-Ordner mar-kiert und geöffnet.

3. Du kannst die Outlook-Leiste auch aus-blenden und nur die Ordnerliste anzeigen.Dazu klappe wieder das Menü ANSICHTherunter. Nimm das Häkchen bei OUTLOOK-LEISTE weg.

Es ist sehr wichtig, dass du den Zusammenhangzwischen Outlook-Leiste und Ordnerliste ver-stehst.

Die Ordner der Outlook-Ordnerliste habennichts mit den Ordnern im Windows-Dateisys-tem zu tun! Es sind interne Ordner, die nur inOutlook Gültigkeit haben!

Neue Verknüpfung erstellenDu möchtest auf der Outlook-Leiste eine neueVerknüpfung erstellen? Im Beispiel soll derPosteingang direkt im Bereich OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN abgelegt werden.Denn hier fehlt noch eine praktische Verknüp-fung für diesen Zweck.

1. Achte darauf, dass sowohl die Outlook-Leiste als auch die Ordnerliste herunterge-klappt sind.

2. Klicke jetzt in der Ordnerliste auf den Ord-ner, den du umverfrachten möchtest. Ziehediesen Ordner bei gedrückter linker Maus-taste in die Outlook-Leiste.

3. Schon besitzt du eine neue praktische Ver-knüpfung!

4. Natürlich kannst du eine Verknüpfung auchentfernen. Klicke mit der rechten Maustasteauf die Verknüpfung, wähle den Befehl VONOUTLOOK-LEISTE ENTFERNEN.

Outlook Heute, Symbolleisten und Web-Navigation


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Auf dieser Seite habe ich ein paar weitere Tippsund Tricks für dich, mit denen du bequemer mitOutlook klarkommst.Es geht um die geniale Ansicht Heute, um Sym-bolleiste und ein „Menü-Versteckspiel“.

Die Ansicht Outlook HeuteWirf zuerst einmal einen Blick auf OUTLOOKHEUTE. Diese tolle Funktion steht dir ab Out-look 98 zur Verfügung. Sorry, in Outlook 97musst du auf dieses Feature verzichten!

1. Klicke auf die Schaltfläche OUTLOOK HEUTE.Jetzt erhältst du einen wunderbaren Über-blick über die anstehenden Termine undAufgaben. Und zwar in Form einer Web-seite.

2. Klicke hier einfach auf die entsprechendenHyperlinks. Du möchtest zum Posteingang?Dann klicke auf den gleichnamigen Text.

3. Du kannst die Ansicht auch anpassen. Kli-cke dazu auf den Text OUTLOOK HEUTEANPASSEN.

4. Suche dir hier die gewünschten Stile aus.Du möchtest, dass Outlook Heute bei je-dem Start von Outlook erscheint? Dannsolltest du ein Häkchen setzen bei BEIMSTART DIREKT ZU OUTLOOK HEUTEWECHSELN.

5. Klicke auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, wenndu die vorgenommenen Einstellungen si-chern möchtest.

Schau dich ruhig ein wenig bei der „Heute-Kon-figuration“ um. Outlook bietet dir weitere Optio-nen. Du kannst deine Aufgabenliste beispiels-weise nach Fälligkeit sortieren oder bestimmen,wie viele Tage in Outlook Heute angezeigt wer-den sollen.

„Heute“-Fehler in Outlook 2002Dass neu ausgelieferte Software heutzutage un-reif und fehlerhaft ist, pfeifen die Spatzen längstvon allen Dächern.

Es gilt das Bananenprinzip: Reift beim An-wender.

Und tatsächlich ist mir auch in Outlook 2002schon ein klitzekleiner Bug (Programmfehler)aufgefallen, der aber eher harmlos ist.Du hattest eine Aufgabe erstellt und dazu einFälligkeitsdatum festgelegt? Dann wird dir inder Ansicht Heute ein falsches Fälligkeitsdatumangezeigt! Hier habe ich direkt imAufgabenblock eine Aufgabe festgelegt, die am8.11.2001 fällig ist:

Die Ansicht Heute kalkuliert diese Aufgabe je-doch schon einen Tag eher ein.

Dieser Bug wurde mir inzwischen auch schonvon Lesern bestätigt. Ich bin sicher, dass derFehler in einem der nächsten Service Packs aus-gemerzt werden wird.

Johann



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Weitere Symbolleisten einblendenOutlook hält drei Symbolleisten für dich bereit.Es handelt sich um:• Standard• Erweitert• WebUnd so blendest du weitere Symbolleisten ein:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf einevorhandene Symbolleiste bzw. auf die Me-nüleiste. Jetzt erscheint ein Auswahlmenü.

2. Alle aktiven Symbolleis-ten sind hier abgehakt.Hake jetzt – wieder mitder linken Maustaste –die Symbolleiste ab,die du zusätzlich sehen möchtest.

3. Sowohl dieWEB-Symbol-leiste und dieLeiste ERWEI-TERT erlauben dir z.B., dich wie in einemWeb-Browser von einer Ansicht zur nächs-ten zu bewegen.

Symbolleisten abdockenSymbolleisten lassen sich ab-docken. Klicke dazu auf die„Riffel“. Halte die linkeMaustaste gedrückt und

ziehe die Symbolleiste an die gewünschte Stelle.Vorsicht jedoch beim Verschieben. Schnell malhast du so eine Symbolleiste aus Versehen aneine Stelle gezogen, an der du sie überhauptnicht haben wolltest.

Menü-VersteckautomatikDu arbeitest mit Outlook 2000/2002? Dann soll-test du dir die Menü-Versteckautomatik abschal-ten. Denn wenn du hier nichts unternimmst, rut-schen die Menübefehle freudig hin und her unddu musst suchen.

Outlook 2000In Outlook 2000 klickst du mit der rechtenMaustaste auf eine Symbolleiste.

Du wählst den Befehl ANPASSEN. Gehe insRegister OPTIONEN. Nimm das Häkchen weg beiMENÜS ZEIGEN ZULETZT VERWENDETEBEFEHLE ZUERST AN.

Outlook 2002In Outlook 2002 klickst du ebenfalls zuerst mitder rechten Maustaste auf eine vorhandene Sym-bolleiste und wählst auch hier den ANPASSEN-Befehl.

Wieder ist das Register OPTIONEN das Registerdeiner Wahl. Allerdings setzt du hier ein Häk-chen vor MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG AN-ZEIGEN.

Vergiss nicht, am Schluss auf SCHLIEßEN zuklicken!

outlook 98 2. - KnowWare-Verlag · Inhaltsverzeichnis © Johann-Christian Hanke: Outlook für...

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