Planzer Transport ag optimiert sein rechnungswesen mit … · 2018-09-06 · Transparenz hat sich...
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SUCCESS STORY ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT BRANCHE Transportwesen KUNDE Planzer Transport AG PARTNER itelligence AG HERAUSFORDERUNGEN n Lange, arbeitsintensive Bearbeitung von Rechnungen n Fehlende Transparenz n Zeitintensive Prüf- und Freigabeprozesse LÖSUNG n OpenText Vendor Invoice Management for SAP ® Solutions VORTEILE n Grössere Arbeitseffizienz n Schnellere Rechnungsbearbeitung n Nutzung von Skonti Mehr Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung notwendig Eine Transparenz war dadurch natürlich nicht gegeben: Denn niemand wusste ganz genau, wo sich eine bestimmte Rech- nung gerade befand. So konnte Planzer seinen Kunden zwar über den Status der Warenlieferung genau Auskunft geben. Die Lieferanten blieben in Bezug auf den Bear- beitungsstatus ihrer Rechnungen allerdings häufig im Unklaren. Die Ursache dafür: Die teils mehrstufigen Prüf- und Freigabepro- zesse zwischen den Niederlassungen, der zentralen Buchhaltung und weiteren Fachabteilungen erfolgten auf Papier- und Postweg und waren damit recht fehleranfäl- lig und langwierig. Denn bei über 100.000 Rechnungen im Jahr gingen auch mal Belege Planzer Transport AG optimiert sein Rechnungswesen mit OpenText Vendor Invoice Management for SAP ® Solutions Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und mehr Transparenz verloren, wurden falsch zugeordnet oder landeten im Postfach eines Mitarbeiters, der längere Zeit im Urlaub war. „Darüber hinaus gab es auch finan- ziell Optimierungspotential. Wir konnten Skonti schliesslich kaum wahrnehmen. Die Durchlaufzeit der Rechnungen war zu lang. In der Regel haben wir zwei bis drei Wochen dafür benötigt“, betont Andrea Bova, Leiter Kreditoren bei Planzer. Entscheidung für OpenText Vendor Invoice Management for SAP ® Solutions Das Transport- und Logistikunternehmen entschied sich im Jahr 2009, neue Pro- zesse einzuführen: Bereiche, die nicht zum Kerngeschäft gehörten, wie beispielsweise Personal und Buchhaltung, wurden auf A n eine Niederlassung werden Rechnungen geschickt. Die Filiale prüft und kopiert sie und schickt die Rechnungen danach auf dem Postweg an die zentrale Buchhaltung weiter. Die zentrale Buchhaltung verbucht sie. Ein langwieriger und aufwendiger Arbeitsprozess. Besonders dann, wenn es sich um 120.000 Rechnungen jährlich handelt - wie es bei der Planzer Transport AG aus Dietikon der Fall ist.
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SUCCESS STORY
E N T E R P R I S E I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N T
Branche
Transportwesen
Kunde
Planzer Transport AG
ParTner
itelligence AG
herausforderungen
n Lange, arbeitsintensive Bearbeitung von Rechnungen
n Fehlende Transparenzn Zeitintensive Prüf- und Freigabeprozesse
Lösung
n OpenText Vendor Invoice Management for SAP® Solutions
VorTeiLe
n Grössere Arbeitseffizienzn Schnellere Rechnungsbearbeitungn Nutzung von Skonti
Mehr Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung notwendigEine Transparenz war dadurch natürlich nicht gegeben: Denn niemand wusste ganz genau, wo sich eine bestimmte Rech-nung gerade befand. So konnte Planzer seinen Kunden zwar über den Status der Warenlieferung genau Auskunft geben. Die Lieferanten blieben in Bezug auf den Bear-beitungsstatus ihrer Rechnungen allerdings häufig im Unklaren. Die Ursache dafür: Die teils mehrstufigen Prüf- und Freigabepro-zesse zwischen den Niederlassungen, der zentralen Buchhaltung und weiteren Fachabteilungen erfolgten auf Papier- und Postweg und waren damit recht fehleranfäl-lig und langwierig. Denn bei über 100.000 Rechnungen im Jahr gingen auch mal Belege
Planzer Transport ag optimiert sein rechnungswesen mit openText Vendor invoice Management for SAP ® Solutions Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und mehr Transparenz
verloren, wurden falsch zugeordnet oder landeten im Postfach eines Mitarbeiters, der längere Zeit im Urlaub war.
„Darüber hinaus gab es auch finan- ziell Optimierungspotential. Wir konnten Skonti schliesslich kaum wahrnehmen. Die Durchlaufzeit der Rechnungen war zu lang. In der Regel haben wir zwei bis drei Wochen dafür benötigt“, betont Andrea Bova, Leiter Kreditoren bei Planzer.
entscheidung für openText Vendor invoice Management for SAP ® SolutionsDas Transport- und Logistikunternehmen entschied sich im Jahr 2009, neue Pro-zesse einzuführen: Bereiche, die nicht zum Kerngeschäft gehörten, wie beispielsweise Personal und Buchhaltung, wurden auf
An eine Niederlassung werden Rechnungen geschickt. Die Filiale prüft und kopiert sie und schickt die Rechnungen danach auf dem Postweg an die zentrale
Buchhaltung weiter. Die zentrale Buchhaltung verbucht sie. Ein langwieriger und aufwendiger Arbeitsprozess. Besonders dann, wenn es sich um 120.000 Rechnungen jährlich handelt - wie es bei der Planzer Transport AG aus Dietikon der Fall ist.
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www.opentext.com n [email protected] n 800 499 6544Unter online.opentext.com finden Sie weitere Informationen zu dieser und anderen Open Text-Lösungen. Copyright © 2012 Open Text Corporation. Open Text, OpenText und Be Enterprising sind Marken bzw. eingetragene Marken der Open Text Corporation. Diese Liste ist nicht abschließend. Alle anderen Marken oder eingetragenen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Rechte vorbehalten. Bezugnahme auf bestimmte Organisationen mit Markenname o. Ä. bedeutet oder beinhaltet keine Akzeptanz, Empfehlung oder Bevorzugung von Open Text oder Open Text-Produkten
SAP umgestellt. Gleichzeitig zentralisierte das Unternehmen den Rechnungseingang und lagerte die Scan-Prozesse aus. Um die Rechnungsbearbeitung transparenter zu gestalten, entschied sich Planzer für OpenText Vendor Invoice Management for SAP® (VIM). Als Einführungspartner wählte Planzer den IT-Komplettdienstleister itelligence, da sich die Berater sowohl in der SAP Welt als auch in den OpenText Produk-ten bestens auskennen und die entspre-chende Branchenerfahrung mitbrachten.
„Als vollintegrierte Ergänzung zu SAP punktet Vendor Invoice Management for SAP® Solutions mit der einfach zu be- dienenden Web-Oberfläche. Es müssen keine Installationen und Wartungen bei den Anwendern durchgeführt werden. Ausserdem ist die Lösung nach kurzer Einweisung intuitiv bedienbar, dadurch fällt wenig Schulungsaufwand an“, betont Daniel Brunner, SAP Senior Consultant ECM beim IT-Dienstleister itelligence und bei Planzer als Projektleiter zuständig.
umstellung auf ViM läuft technisch reibungslosDie Einführung von VIM in der Kreditoren-buchhaltung am Hauptsitz von Planzer in Dietikon lief über einen Blueprint, in dem die Prozesse definiert wurden. Anschlie- ssend folgte eine Test- und Umsetzungsphase.
„Da wir nicht nur den Kreditoren-Workflow, sondern auch das ERP-System umstellten, benötigten unsere Mitarbeiter eine längere Einarbeitungs- und Akzeptanzphase. Jetzt sind alle sehr zufrieden mit dem System. Technisch lief die Einführung reibungslos“, so Andrea Bova.
alle Prozesse laufen transparentHeute laufen alle Rechnungen zentral ein, werden gescannt und von den 9 Mitar-beitern der Kreditorenbuchhaltung in VIM gebucht. Alle Prozesse werden effizient
enorm verbessert: Ruft ein Lieferant oder ein Mitarbeiter wegen einer Rechnung an, müssen wir jetzt nur ins System schauen und können den Bearbeitungsstatus genau nachvollziehen. Wir haben zudem automatisierte Vertreterregelungen einge-führt. Ist ein Kollege also längere Zeit nicht im Büro, passt sich der Workflow entspre-chend an“, freut sich Andrea Bova.
schnellere durchlaufzeiten und grössere arbeitseffizienzDas Ergebnis kann sich sehen lassen: Planzer konnte seine Durchlaufzeiten um rund 40 Prozent reduzieren. In der Zusammenarbeit zwischen den Filialen und der zentralen Buchhaltung kann dadurch der zeitliche Aufwand um über 20 Prozent reduziert werden. Doppelte oder unberechtigte Rechnungen werden sofort erkannt. Und die Skonti kann Planzer jetzt ohne organisatorische oder technische Restriktionen wie gewünscht wahrnehmen.
„Wir würden uns heute wieder für VIM von OpenText entscheiden, da es die ge- wünschte Transparenz in der Rechnungsbear- beitung bringt und gleichzeitig auch als internes Kontrollsystem genutzt werden kann“, zieht Andrea Bova ein positives Fazit.
Über PlanzerDie Planzer Transport AG ist eines der grossen Transport- und Logistikdienstleister in der Schweiz. 1.300 Fahrzeugeinheiten sorgen dafür, dass Waren wunschgemäss von A nach B kommen. Hinzu kommen etliche Frachtaufträge, die auf dem Schienenweg befördert werden sowie das Lagergeschäft auf rund 500.000 qm Fläche (≈ 70 Fußballfeldern). Dahinter stehen 3.700 Mitarbeiter in 27 Toch-tergesellschaften sowie ein breites Netz-werk aus Geschäftspartnern. Neben der Zentrale in Dietikon betreibt Planzer 42 weitere Standorte in der Schweiz sowie je einen in Italien und Luxemburg. n
„Mit OpenText Vendor Invoice Management for SAP ® Solutions senkten wir die Durchlaufzeiten der Rechnungsbearbeitung um rund 40 Prozent“
AndreA BovA, Leiter Kreditoren, PLAnzer trAnsPort AG
(12/2012)00411DE
mit OpenText VIM bearbeitet: von der ersten Prüfung bis hin zur Zahlung. Die Aktivitäten sämtlicher Prozessbeteiligten werden im System lückenlos dokumentiert. Treten später einmal Fragen auf, kann mit wenigen Klicks dank des VIM-Reportings nachvollzogen werden, wer zu welcher Zeit etwas geändert oder genehmigt hat. „Die Transparenz hat sich dank Open Text VIM
itelligence ist langjähriger, mehrfach ausgezeichneter Partner der OpenText und der SAP. Der IT-Komplettdienstleister bietet mit 2.500 Mitarbeitern in 21 Ländern Lösungen basierend auf OpenText ECM und der SAP Business Suite an.
