ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 1

© Prof.(FH) Mag.(FH) Doris Strobl, MSc.

Übersicht:

Teil 1: Einführung in die Organisation • Was versteht man unter dem Begriff? • Wie gestaltet sich eine Organisation? • Welche Elemente gibt es in einer Organisation? • Was ist eine Aufbaubeziehung, Ablaufbeziehung? • Welche unterschiedlichen Stellenarten und

– bildungen gibt es? • Welche Systeme findet man in einer Organisation?

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Übersicht

Teil 2: Personalmanagement

• Ziele des Personalmanagements • Organisationsformen des Personalwesens • Personalplanung (Personalbestand, Personalbedarf) • Funktionsbereiche des Personalmanagements - Rekrutierung - Integration neuer MA - qualifikatorische Entwicklung von MA - Personalfreisetzung

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Geschichtliches

Industrialisierung (1769) – Wachstum, Konkurrenz Scientific Management – Taylor (1856-1917) Bürokratieansatz – Weber (1864-1920) Administrativer Ansatz – Fayol (1841-1925) Verhaltenswissenschaftlicher Ansatz – Mayo (1880-1949) (Hawthorne-Experimente: Beginn: 1924) Human Relations Bewegung (1940er/1950er) Human Ressourcen Ansatz (1950er/1960er)

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Definitionen

Organisation… …ist ein System von betriebsgestaltenden

Regelungen … ist die Gestaltung von Systemen zur Erfüllung von

Dauer-Aufgaben …ist eine zielorientierte und dauerhafte

Strukturierung, Regelung und Ordnung eines UNs, sowie der betrieblichen Aufgaben.

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Begriffe

Organisation: - die Beziehungen zwischen Aufgaben, Aufgabenträgern, Sachmittel und Informationen

werden dauerhaft gestaltet, sodass die Unternehmensziele bestmöglich erreicht werden können.

- sowohl die Tätigkeit des Organisierens, als auch

das Ergebnis dieser Tätigkeit - fixe Vorgaben für vorhersehbare Situationen

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Begriffe

Disposition: - zeitlich begrenzte Regelung (Übergang, etc.) - Ausnahmeregelung Improvisation: - spontane Regelung, nicht vorhersehbar - einmalig

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Flexibilität vs. Stabilität

Stabilität: gleiche Vorgehensweise, organisatorische Regelungen um auf den normalen Geschäftsfall reagieren zu können

Flexibilität: Fähigkeit auf außergewöhnliche

Ereignisse angemessen reagieren zu können Aufgabe der Organisation: Stabilität und Flexibilität zu vereinen

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Organisatorische Regelungen

Wann macht es Sinn Dinge dauerhaft zu regeln?

Aufgabe: (zu zweit: 10 Min.) Welche Vor- und Nachteile hat ein

Unternehmen, wenn es organisatorische Regelungen hat?

Wie vereint man Stabilität und Flexibilität in einem Unternehmen am besten?

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Paläste und Zelte

Größe ist Wert an sich wichtige Entscheidungen durch Gesamtleitung Koordination bringt Vorteile Eindeutige Regelungen, gute Dokumentation Arbeitsteilung bringt Spezialisierungsvorteile

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Paläste und Zelte

Größe macht inflexibel Entscheidungen vor Ort treffen zentrale Koordination hat Nachteile Arbeitsteilung führt zu Schnittstellen Regelungen sind ein notwendiges Übel

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 2

Organisatorische Regelungen…

…sollen sicher stellen, dass • alle Aufgaben effektiv und effizient erfüllt werden • alle Aufgaben ineinander greifen/abgestimmt sind • Info • Feedback • Strategie umgesetzt werden kann

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Situativer Ansatz

• Flexibilität gewährleisten • Unterschiedliche Situationen – unterschiedliche Lösungen • Rahmenbedingungen intern u. extern

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Organisatorische Ziele

Kundenziele Gute Qualität Niedrige Preise Termintreue Individualität Ansprechpartner

UN – Ziele

Produktivität Überleben Kontrolle Ansehen Marktmacht

MA – Ziele

Arbeitszufriedenheit Abschirmung Sicherheit Karrierechancen Konfliktfreiheit

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Gestaltungsprinzipien

Zu beachtende Grundsätze, wenn man organisatorische Lösungen sucht:

Umfang der Spezialisierung

Organisationsgrad

Umfang der Delegation

Umfang der Information

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Gestaltungbedingungen

Restriktionen

intern gesetzte extern gesetzte

Rahmenbedingungen

interne externe

Gegebene Faktoren, die man beachten muss

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Beachte!

Was muss man bei der Etablierung von organisatorischen Lösungen beachten?

Unterschiedliche Ziele

Interne und externe Restriktionen

Interne und externe Rahmenbedingungen

Situative Bedingungen

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 3

Organisationswürfel

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Elemente einer Organisation

1. Aufgaben:

Leistungsaufgaben plus unterstützende Aufgaben (branchenspezifisch)

Steuerungs- und Verwaltungsaufgaben (branchenneutral)

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2. Aufgabenträger Fachliche Qualifikation Berufsbilder Aneignen des

erforderlichen Wissens

Elemente einer Organisation

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3. Sachmittel

Leistung des Sachmittels - qualitativ - quantitativ

Kosten des Sachmittels - Anschaffungskosten - laufende Kosten/BK

Elemente einer Organisation

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4. Informationen Benötigt zur

Aufgabenerfüllung Analyse des

Informationsflusses

Elemente einer Organisation

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 4

Beziehungen d. Organisation

Aufbaubeziehung - Stellenbildung - Leitungssystem - Informationssystem - Kommunikationssystem - Sachmittelsystem

Ablaufbeziehung - Prozessorientierung

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Stellenbildung

Stellendefinition:

Aufgabenträger Sachmittel Information Einordnung der Stelle in der Organisation

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Merkmale einer Stelle

Dauerhafte Aufgabenbündelung

Personenbezug – einen/mehrere

Kompetenzen mit Verantwortung verbunden

Formen der Stellenbildung

• ad rem (ungebunden)

• ad personam (gebunden)

• ad instrumentum • Rechtsnorm

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(De-) Zentralisation

Zentralisation/ Artteilung

Kopien Dezentralisation/ Mengenteilung

GF

A (Kopien)

B (Kopien)

C (Kopien)

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Stellenbildung nach…

Rangaspekt

Leitungsstellen/ Instanzen

Ausführungsstellen - Realisationsstellen - Stabsstellen

Aufgabenaspekt

nach Verrichtung - Entscheidungsvorbereitung - Entscheidungsaufgaben - Realisationsaufgaben - Kontrollaufgaben

Nach Objekten - Produkt - Kunden - Raum - Mischformen

Planung

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Rangaspekt - Instanzen

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Singularinstanz vs. Pluralinstanz

Fremdentscheidungsbefugnis und Anordnungrecht

Eigen- und Fremdverantwortung

Fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis

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Rangaspekt - Realisationsstellen

Unterste Ebene in der Hierarchie

Keine Weisungsberechtigung

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Rangaspekt - Stabsstellen

Stabsgeneralisten, Stabsspezialisten

Informationsbeschaffung u. Entscheidungsvorbereitung

Präsentation und Bewertung der Alternativen

Fachliche Beratung der Instanz (entscheidet!)

Abwicklungs- und Kontrollaufgaben

Keine Weisungsbefugnis

De facto-Macht

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Rangaspekt - Stabsstellen

Vorteile

• … • … • … • … • … • … • … • … • …

Nachteile

• … • … • … • … • … • … • … • … • …

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Aufgabenaspekt - Verrichtung

•z.B. Stabsstelle Entscheidungsvorbereitung

•Reichweite •Bedeutung •Zeitlicher Horizont •Qualifikations- und Informationsstand des Entscheiders

•Dringlichkeit und Komplexität

Entscheidungsaufgaben

• Realisationsstellen, unterste Hierarchieebeen Realisationsaufgaben

•Ergebniskontrolle •Verfahrenskontrolle Kontrollaufgaben

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Aufgabenaspekt - Objekten

Produktorientierte Stellen

Kundenorientierte Stellen

Raumorientierte Stellen

Mischformen

Job Rotation Job Enlargement Job Enrichment Autonome

Arbeitsgruppen Projektgruppen Prozessorientierung Stellvertretung

Möglichkeiten

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Personalbemessung

Quantitativer vs. qualitativer Personalbedarf

Art der Aufgabe Notwendige Zeit zur

Aufgabenerledigung Menge und Zeitpunkt der Aufgabe (lagerbare, teilweise lagerbare, nicht

lagerbare Aufgaben?)

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 5

Leitung

Kaufmännische Leitung

A

B

C

Technische Leitung

D

E

F

EDV Recht

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Organigramm

Leitungsspanne/-tiefe

Leitungsspanne: 4 Leitungstiefe: 3

31 Mitarbeiter

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Leitungsspanne/-tiefe

Leitungsspanne: 2 Leitungstiefe: 5

31 Mitarbeiter

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Einliniensystem

Geschäftsführung

Linie 1

Linie 1

Linie 1

Linie 2

Linie 2

Linie 2

Linie 3

Linie 3

Linie 3

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Stab-Linien-System

Geschäftsführung

Linie 1

Linie 1

Linie 1

Linie 2

Linie 2

Linie 2

Linie 3

Linie 3

Linie 3

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Mehrliniensystem

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Apotheken

Kranken-häuser

OTC-Kunden

Mehrliniensystem: Matrixorganisation

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Region

Funktion

Produkt

Mehrliniensystem: Tensororganisation

drei- bis n-dimensional

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Primärorganisation

Eigenschaften: Im Organigramm ersichtlich Stellenbeschreibungen Werden hauptamtlich wahrgenommen Wir unterscheiden: - funktionale Organisation - objektorientierte Organisation/ Spartenorganisation - Mischformen 49

Geschäftsführung

Material-wirtschaft

Einkauf

Logistik

Lager

Produktion

Teilmontage

Endmontage

Feinschliff

Verkauf

Auftragsannahme

Versand

Fakturierung

Funktionale Organisation

Elektronikkonzern

TV

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Kameras

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Hifi

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Objektorientierte Organisation – Produkte

Mobiltelefonanbieter

Privatkunden

Handy-verkauf

Rechnungs-legung

Tarife

Geschäfts-kunden

Handy-verkauf

Rechnungs-legung

Tarife

Großkunden

Handy-verkauf

Rechnungs-legung

Tarife

Objektorientierte Organisation Kunden

Weinhandel

Westösterreich

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Ostösterreich

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Ausland

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Objektorientierte Organisation Regionen

Zentralbereiche

Weinhandel

Einkauf Westösterreich

Produktion

Vertrieb

Ostösterreich

Produktion

Vertrieb

Ausland

Produktion

Vertrieb

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EXKURS:Produktmanagement/ Kundenmanagement

Informationsdrehscheibe, Verkaufsmotor und Kompetenzzentrum in Personalunion – aus zwei Perspektiven: 1. Produkt 2. Kunde/Key Account

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Produkt-manager 1

Produkt-manager 2

Produkt-manager 3

Matrix-Produkt-Organisation

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Geschäftsführung

Produkt-manager 1

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Produkt-manager 2

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Produkt-manager 3

Einkauf

Produktion

Vertrieb

Einlinienproduktorganisation mit Produktmanagern in Leitungsposition

Kundenmanagement

AUFGABEN:

Kundenorientierte Marketingkonzepten

Verhandlungen / Abschlüsse mit Kunden

Kontaktpflege

Individuelle Betreuung (Anfragen / Probleme)

Optimierung der Kundenprozesse

Ergebnisverbesserung bei den Top-Kunden

Linienkundenmanagement

Geschäftsführung

Material-wirtschaft

Einkauf

Logistik

Lager

Produktion

Teilmontage

Endmontage

Feinschliff

Verkauf

Key Accout 1

Key Account 2

Key Account 3

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Kunden-manager 1

Kunden-manager 2

Kunden-manager 3

Matrix-Kunden-Organisation

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Sekundärorganisation

• wechselt schneller • Flexibilität im Vordergrund • nebenamtlich oder zeitlich begrenzt

Kollegium Ausschuss Workshop Projektgruppe

Organisatorische Entwicklungen

Strategische Geschäftseinheiten Holdingstrukturen Center Abbau von Hierarchie Kundenorientierung/-management Lean Management Prozessorientierung

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• eine eigene Strategie & Planung • eigenständige Ziele • eine eigene Aufgabenstellung • eine erkennbare Gruppe von

Konkurrenten • ein spezifisches Kundensegment • Planungs- und Ergebnisverantwortlichkeit

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Strategische Geschäftseinheit

„Spitz“

Konfitüren

gezuckert

Diabetiker

Süßwaren

Schnitten

Kekse

Schokolade

Diabetiker-schokolade

Getränke

Alkoholisch

Liköre

Schnäpse

spezielle Spirituosen

alkoholfrei

Fruchtsaft

zuckerfrei/ light

Gewürze

Ketchup

Senf

zuckerfrei

Strategische Geschäftseinheit

„Spitz“

Konfitüren

gezuckert

Diabetiker

Süßwaren

Schnitten

Kekse

Schokolade

Diabetiker-schokolade

Getränke

Alkoholisch

Liköre

Schnäpse

spezielle Spirituosen

alkoholfrei

Fruchtsaft

zuckerfrei/ light

Gewürze

Ketchup

Senf

zuckerfrei

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Holding

Wir unterscheiden zwischen: Reiner Holding Finanzholding Strategische Management-

Holding Operative Management-Holding

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Beispiel: Holding

Quelle: © www.holding.lknoe.at

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Center

Wir unterscheiden zwischen:

• Cost-Center

• Profit-Center

• Investment-Center

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Organisatorische Entwicklungen

Strategische Geschäftseinheiten Holdingstrukturen Center Abbau von Hierarchie Kundenorientierung/-management Lean Management Prozessorientierung

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 6

Informationssystem Kommunikationssystem Sachmittelsystem

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Welche Informationen werden benötigt um die Aufgaben erledigen zu können?

Aktualität, Notwendigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Information?

Wirtschaftlichkeit der Informationsgewinnung?

Informationssystem:

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Grundbegriffe

Nachrichten

Daten Nicht-Daten

Information

Redundanz

72

entweder

oder

Informationssystem

Informationsbedarf

Sachorientierter Bedarf

Personenorientierter Bedarf

Der Nutzen von Informationen - Relevant für das Problem? - Eintrittswahrscheinlichkeit? - Überprüfbarkeit? - Genauigkeit? - Aktualität?

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Informationssystem

Überangebot

Schlechtes Filtern Sicherheitsbedürfnis Perfektionismus

Unterangebot

Verfügbarkeit Mangelnde Nachfrage Kosten zu hoch Keine Ressourcen Machtmissbrauch Führung

Informationsangebot

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Informationssystem

Informationsnachfrage:

Mangelnde Schulung Psychologische Ursachen Qualifikationsbedingte Ursachen

Zu viel

Nachfrage

Zu wenig

Nachfrage

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 7

Kommunikation

77

Kommunikationssystem

Weisungsgebundene Kommunikation Nicht weisungsgebundene Kommunikation

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Kommunikationsbeziehungen

Beteiligte

Art der Kontaktes

Beziehung zwischen den Stellen

Inhalt

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Kommunikationsprozess

SENDER EMPFÄNGER

Feedback

Kommunikationskanal

INFORMATION

Störsignale

Codierung Decodierung

Vgl. Strunz, Dorsch 80

Störungen der Kommunikation

1. Technische Störungen 2. Semantische Störungen 3. Psychologische Störungen 3.1. bewusste Manipulation a. Auslassen/Entstellen b. gefärbte Darstellung 3.2. unbewusste Manipulation a. Selektion/Überbetonung b. Verdrängung c. Strukturierung/Ergänzung

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Kommunikationswege

Indirekter Verkehrsweg / Dienstweg

Direkter Verkehrsweg

Teilweise indirekter Verkehrsweg

Kommunikationsrichtung

Vertikale Kommunikation: a.) top-down, z.B. Anweisungen des Managers b.) bottom-up, z.B. Berichte von MA an Management Laterale Kommunikation: Auf gleicher Ebene, z.B. Erfahrungsaustausch unter MA

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Formen der Kommunikation

Informelle Kommunikation Nicht kontrollierbar, als glaubwürdig

empfunden

Formelle Kommunikation

Kommunikation, die der Aufgaben- erfüllung dient

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Kommunikationsstrukturen

1

2 3

4 5

2

1 5

3

RAD

1

4

3

2 4

5

KETTE NETZWERK

Zentrale Kommunikationsstruktur

Dezentrale Kommunikationsstruktur

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Kommunikationsstrukturen

Zentrale Kommunikationsstruktur: es gibt Schaltstellen, über welche die Kommunikation zu laufen hat

• hohe Leistung • Zufriedenheit ist tendenziell geringer • geeignet für einfache Aufgaben • intellektuelles Potential der Gruppe wird nicht voll ausgeschöpft

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Kommunikationsstrukturen

Dezentrale Kommunikationsstruktur: Jeder kann mit jedem in Kontakt treten, gleiche Ausgangsposition für alle • Leistung tendenziell niedriger • geeignet für komplexe Aufgaben • Zusammenhalt der Gruppe wird gefördert • Zufriedenheit höher

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ORGANISATION UND PERSONAL

Organisation 8

Sachmittelsystem

Sachmittel stellen den materiellen Rahmen der Aufgabenerfüllung dar

Gebäude, Räume

Mobiliar

Computer

Drucker

Kopierer

Telefon Software

Beamer, OH

Fax

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Sachmittelsystem

Strategie

Technik

Struktur

Kultur Sachmittel

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Sachmitteleinsatz

Bedarfsermittlung

Auswahl geeigneter Sachmittel

Einsatz von Sachmitteln

Unterstützung in der Anwendung

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