Projekt-Controlling – Methodik zur effizienten...

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Projekt-Controlling – Methodik zur effizienten Projektsteuerung

Hand outLunch & Learn am 19.08.2011

© Siemens AG 2011. Alle Rechte vorbehalten.Industry SectorSeite 2

1. Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements

2. Zweck und Ziele

3. Startbedingungen

4. Arbeitspakete als Basis für das Projekt-Controlling

5. Projektstrukturplan / Work breakdown structure

6. Elektronischer Workflow

7. Terminplanung

8. Finanzen

9. Zusammenfassung

Inhalt:

Inhalt / Übersicht

Kritische Erfolgsfaktoren

Term

ine

Kos

ten

Qua

lität

Projekterfolg


PM@Siemens

Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements

1

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12

Prozesse und Rollen

Vertragsmanagement

Projekt-Controlling

Qualitätsmanagement in Projekten

Karriere im Projektmanagement

Zusammenarbeit in Projekten

Projekteinkauf

Training und Weiterentwicklung

IT-Anwendungen

Kontinuierliche Verbesserung

PM@Siemens Implementierung

Interne Projekte

3


Projekt-Controlling als Teil des Projektmanagements

definierte Rollen und Regeln

klaren Mindestanforderungen

einheitliche Prozesse

erprobte Vorgehensweisen

Vorlagen und Tools

kontinuierliche Verbesserung

Modul 3 enthält:

immer in Abhängigkeit der Projektkategorie

Aufwand so groß wie nötig und so gering wie möglich

Die Kategorisierung der Projekte erfolgt hinsichtlich:

Umfang

Komplexität

Risiko

nach klar beschriebenen, immer gleich Regeln.

Einstufung der Projekte


Erreichung der geforderten Produktqualität Termingerechte Fertigstellung Einhalten des Budgets Erzielung des geplanten Produktdurchsatzes Realisierung der geforderten Anlagenqualität

Projektziele

Zweck und Ziele

Vorausschauende Planung Verlässliche Prognosen Erkennen von terminlichen Zusammenhängen Kostentransparenz Zuverlässiges Reporting Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen

Ziele des Projekt-Controllings

Regelmäßiges Projekt Controlling schafft Transparenz und ermöglicht frühzeitige, präzise Prognosen. Dies erlaubt schnelle und proaktive Entscheidungen und Maßnahmen zur Vermeidung von Misserfolgen im Projekt

Entscheidungsgrundlage für Management


Startbedingungen

Auftrag liegt vor – KICK OFF

Aber: tempus fugit

Sieht aus wie ein Durcheinander, ist es

aber nicht.

Arbeits-vorrat

Ein Team hoch motivierter Ingenieure

Wenig Zeit

Und noch weniger

Geld

- labor manet?

Erzeugen KostenWird weniger und

weniger

Erfolgt die Abarbeitung

schnell genug?


Phasenmodell

Projekt-Controlling

Projekt-Controlling beginnt mit der Projekteröffnung, aber bereits während der Angebotsphase werden erste Strukturen und Ergebnisse vorbereitet. Mit Vertragsabschluss: Ist der Arbeitsumfang geklärt Arbeitspakete sind definiert

Liegt die Eingangskalkulation vor Basis für Kosten-Controlling

Sind vertragliche Meilensteine fixiert Kernelemente des Terminplanes


Prozessstruktur als BasisFließbild

Anlagenstruktur

Anlage

Teilprozess

Linie

Reaktor I

Reaktor II

Zentrifuge

Trockner

E-2

VakuumStickstoff

Flüssigeintrag

Produkt

Hilfsstoffe

E-5

Rührwerksbehälter

Destillat-Vorlage

Kopfkondensator

Nachkühler

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Heizen Vorlauf

Heizen Rücklauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

E-5

Dosier-Vorlage

E-2

VakuumStickstoff

Flüssigeintrag

Produkt

Hilfsstoffe

E-5

Rührwerksbehälter

Destillat-Vorlage

Kopfkondensator

Nachkühler

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Heizen Vorlauf

Heizen Rücklauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

E-5

Dosier-Vorlage


Fließbild

Gewerkeschnittstellen innerhalb der Arbeitspakete – Fließbildbearbeitung

Zusammenarbeit der Gewerke

P&IDAFC

E-4

E-2

VakuumStickstoff

Flüssigeintrag

Produkt

Hilfsstoffe

Rührwerksbehälter

Destillat-Vorlage

Kopfkondensator

Nachkühler

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Heizen Vorlauf

Heizen Rücklauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

E-5

Dosier-Vorlage

E-4

E-2

VakuumStickstoff

Flüssigeintrag

Produkt

Hilfsstoffe

Rührwerksbehälter

Destillat-Vorlage

Kopfkondensator

Nachkühler

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Heizen Vorlauf

Heizen Rücklauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

Kühlen Rücklauf

Kühlen Vorlauf

E-5

Dosier-Vorlage


Projektstrukturplan / Work breakdown structure

Projektstrukturplan

AP...

AP050715 PflegePiping R&IPiping 0507AP...

AP051121DetailspecInstrEMSR 0511AP050503 R&FließbilDetai

AP050502 SpezifikatioSonderapparatDetai

AP050501 DatSheetAppatMaschineKlDetaiWBS 0505

WBS / PSP 10% - Erstausgabe

25% - long lead instr. EMSR spezifiziert

50% - alle EMSR Instr. spezifiziert

90% - P&ID Piping Überarbeitung abgeschlossen

KPI – Key Performance Indicator


Tool, Workflow, Anwendung

Mit COMOS als zentralem Planungstool sind wir in der Lage den eben beschriebenen Workflow elektronisch abzubilden.

Innerhalb dieses Workflows, der die Schnittstellen-zusammenarbeit der Gewerke darstellt, kann die KPI-Kalkulation integriert erfolgen.

Dies bietet uns die Basis für ein (teil-) automatisiertes Reporting des Arbeitsfortschrittes in den Gewerken.

Elektronischer Workflow


Fremdfirmen-Controlling

Das Fremdfirmen-Controlling erfolgt: Auch auf Basis von Arbeitspaketen Mit Nachverfolgung über vorgegebene KPI-

Blätter In regelmäßigen Abständen Mit Stichprobenkontrolle und Plausibilitätscheck In der Verantwortung des Lead-Ingenieurs

VorgehensweiseWir vereinbaren mit Fremdfirmen: Einen direkten Ansprechpartner Nachverfolgung des Planungsfortschritts

über vorgegebene KPI-Blätter Regelmäßiges Reporting Offenen Umgang mit Hemmnissen

Erwartungen an Fremdfirmen

Fremdfirmen Controlling, insbesondere der Massengewerke wie Piping, EMSR und Construction-Management, ist ein wesentlicher Faktor zum Erkennen des Projektfortschritts und somit zur Sicherstellung des Projekterfolges.

Gewichtung


Projektstrukturplan & Terminplanung

Projektstrukturplan

AP...

AP050715 PflegePiping R&IPiping 0507AP...

AP051121DetailspecInstrEMSR 0511AP050503 R&FließbilDetai


AP050501 DatSheetAppatMaschineKlDetaiWBS 0505

WBS / PSP

Terminplan


Finanzen

Von Mannstunden zu Kosten

Projektstrukturplan

AP...

AP050715 PflegePiping R&I

Piping 0507

AP...

AP051121DetailspecInstr

EMSR 0511

AP050503 R&FließbilDetai


AP050501 DatSheetAppatMaschineKlDetai

WBS 0505WBS / PSP

Planwerte

Ressourcen

Planung

Qualifikation

Stundensatz

Qualifikation

Stundensatz

Qualifikation

Stundensatz

Planwerte

SAPMannstunden

WBS 0505

AP050502 xxy

...

EI&A 0511

AP051121 yxy

...

Piping 0507

AP050715 yyx

...


Budget Controlling

Je nach Beauftragung zeichnet Siemens Verantwortlich für die Einhaltung des gesamten Projektbudgets.Dies erfolgt im Kundenauftrag durch: Separate Arbeitspakete, nach Kundenvorgabe angepasst Über speziell entwickelte Inhouse-Tools zur Nachverfolgung von Bestell- und Lieferlisten In Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Einkauf Erweiterung des Expeditings durch Nachverfolgen der (An-)Zahlungen und Zahlungsfristen In der Verantwortung des Projektleiters

Vorgehensweise

Das Einhalten des Gesamtbudgets im Kundenauftrag ist üblicherweise pönalisiert und hat nicht allein dadurch eine besonderen Stellenwert. Eine enge Abstimmung aller Gewerke und administrativer Abteilungen wie Einkauf, Exportkontrolle oder auch Expediting und Qualitätsmanagement sind hier von besonderer Bedeutung.

Gewichtung


Beispiel Kosten-Controlling im Planungsprojekt Jahresscheibe aus Gesamtprojekt Monatliche Abrechnung Plan-/Ist-Vergleich Abgleich gegen Plan + Mehrungen

Kostenkontrolle

Kosten


Zurück zu den Startbedingung

Arbeits-vorrat

Ein Team hoch motivierter Ingenieure

Wenig Zeit

Und noch weniger

Geld

Erzeugen KostenWird weniger und

weniger

Erfolgt die Abarbeitung

schnell genug?

Arbeitspakete

AuswertungSAP

Mannstunden

WBS 0505

AP055001 xxy

...

Kostenkontrolle

TerminplanungKPI- Controlling

WBS


Mon

ey

Tim

e

Die Zusammenfassung

PlanwertePlanwertePlanwerte

Die Controlling-Werkzeuge

Kostenkalkulation

Qualifikation SAP

Stundensatz gebuchteStunden

Cost Controlling

Ressourcenplanung

Vertrag liegt vorscope of work ist geklärt

Meilensteine sind definiert

Scope of workbasiert auf Arbeitspaketen

Projektstrukturplan

KPI / Grad der Fertigstellung

Meilenstein-Terminplan

Detail-Terminplan

Überwachungs-Terminplan

Terminplanung


Project-Controlling – Kritische Erfolgsfaktoren

Project-Controlling – Ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements

Term

ine

Kos

ten

Qua

lität

Projekterfolg

Methoden: Durchgängige Strukturen und Controlling-

Methoden

Definierte Workflows und Verantwortlichkeiten

Sicherheit beim Reporting Sicherstellung einer Vertrauensbasis

Schnittstellen-Controlling via WBS und KPI

Auf Projekterfordernisse anpassbare KPIs

Frühzeitiges Erkennen von Herausforderungen

Rechtzeitiges Einleiten von Gegenmaßnahmen

via

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