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4-Phasen

Multiprojekte

Erfolgsfaktoren

Steuerung

Fazit

Projekt-Management

Rolf Steinegger, 2008

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Definition des Projektbegriffes

Ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.

In der Regel birgt ein Projekt –im Gegensatz zu regelmäßigen, stets ähnlich durchgeführten, grossteilsidentischen Vorhaben – meist ein höheres Risiko des Scheiterns.

aus: DIN 69901, Wikipedia, es gibt P-mgmt-Literatur wie Sand am Meer . .

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Projekt oder Prozess ?

projectum:"das nach vorne geworfene"

processus:"fortschreiten, Fortgang"

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A project is a problem scheduled to be solved

deshalb werden ein Projekt (und seine Teilschritte) geplant:Gesamtziel in Teilaufgaben zerlegen sichtbar machen, was getan werden mussdie kommenden Tage, Wochen und Monate strukturierenvorgegebener Termin, Kosten und Qualitätsrahmen / Umfang

oder: die Illusion, Zeit (und Geld) zu haben

Fortschritt

Kick-off Trödelphase Endspurt

Produktivität

Kosten

100 %

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Dr. J. M. Juran

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Projekt oder Prozess ?

Prozess: work-life-balancewöchentliche Fitness

Ernährung

was, wie, wie häufig, Auswahl Fitness-Studio, Sportart, Freund begeistern, . . .

Einführungsprojekt

1. Idee 2. Planung 3. Ferien!

Projekt: in sechs Monaten von Feuerland nach Alaska

4. Fotos . .

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"Rollen verkaufen Meilensteine"

1. Idee 2. Planung 3. Ferien! 4. Fotos . .

Projekt: in sechs Monaten von Feuerland nach AlaskaProjektleiter

Entscheider

Ant

rag

Ant

rag

Ant

rag

Ant

ragA

uftrag

Auftrag

Auftrag

Entscheid Entscheid Entscheid Abschluss

1. Idee

1. Idee

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Projektablauf

1. Definition 2. Planung 3. Realisierung 4. Abschluss

Idee

Idee

Ausgangslage feststellenAnspruchsgruppen analysierenErfahrungen suchen (verwertbar)Resultat umschreiben (Produkt, Dienstleistung)Meilensteine festlegen (Inhalt, Zeitpunkt)Organisation entwerfen, Rollen beschreibenKosten schätzenRisiken erheben und bewertenAuftrag / Vereinbarung mit dem Kunden treffen

Projektteam aufstellen

Terminplan detaillieren

Kommunikation planen

Ablage, Dokuorganisieren

Budget erstellen

Kick-off-Meeting durchführen

Taskliste führen

Reviews durchführen

Erfahrungen sammeln

Status-Bericht verfassen

Reviews mit dem Kunden / Steuerungs-ausschuss

Tasks abschliessen

Nachkalkulation erstellen

Schlussbericht und Resultate darstellen

Projektübergabe / Abnahme / Schlussbesprechung durchführen

Erfahrungsbericht erstellen und Abschluss-reviewdurchführen

. . . feiern nicht vergessen

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Projektablauf

1. Definition 2. Planung 3. Realisierung 4. Abschluss

Idee

Idee

TasklisteReviewsErfahrungen Status-BerichtReviews (top)

KommunikationProjekt-Steuerung

Qualitäts-ManagementChange ManagementRisk Management

Tasks abschliessenNachkalkulationSchlussberichtProjektübergabe / Abnahme / SchlussbesprechungErfahrungsbericht u. Abschluss-review. . . feiern nicht vergessen

Ausgangslage AnspruchsgruppenErfahrungen (verwertbar)Resultat / SpezifikationenMeilensteineOrganisationKostenRisikenAuftrag / Vereinbarung

ProjektteamTerminplanKommunikationAblage, DokuBudget Kick-off-Meeting

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1. Definition 2. Planung 3. Realisierung4. Abschluss




Anwendung im konkreten Projektablauf

ersetze Bauprojekt (und die spezifischen Projektphasen) durchIT-ProjektInnovationsprojektOrganisationsentwicklungsprojekt. . .

Planung / Studie Vorprojekt Bauprojekt Ausführung Abschluss

Bsp. Bauprojekt

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operativ

Mehrere Projekte steuern (Multiprojektmanagement)

strategisch

1. Idee 2. Planung 4. Abschluss

Projektleiter

Entscheider

Ant

rag

Ant

rag

Ant

rag

Ant

ragA

uftrag

Auftrag

Auftrag

Entscheid Entscheid Entscheid Abschluss

1. Idee

1. Idee

3. Realisierung

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Mehrere Projekte steuern (Multiprojektmanagement)

Projektideen und Projektdefinitionen / Abgrenzung strategischsammeln und bewerten priorisieren, zusammen legen, in zeitliche Reihenfolge bringenauch: Projektideen fallen lassen

Steuerung (Controlling) operativRessourcen gemeinsam planen Fortschritt übergeordnet koordinierenKosten abgleichen

SynergienAustausch fördern, Informationen fliessen lassen Kommunikation bündelnErfahrungen weiter geben

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Anwendung im konkreten Projektablauf Projekttypen

verschiedene Projektinhalte -> angepasste AbläufeFreiheit versus StandardisierungProjekt: > 50 kchf, > 3 Monate / sonst: Task = Aufgabe

System-GeschäftVermessung ab Flugzeug, 100 kchf

Projekt-GeschäftKran in grosser Diamantmiene, Mio chf

InvestitionsgüterTheodolit, 10 kchf

Standardisierung

Jahresabsatz

KonsumgüterDistanzmessgerät, 100 chf

Bsp. Leica Geosystems Management-Modell

1 10 100 1 000 10 000 100 000 1 Mio

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Warum Projekte scheitern

aus: GPM e.V. und PA Consulting: Projektmanagement-Studie

Schlechte Kommunikation ist der häufigste Grund

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Warum Projekte scheitern

aus: GPM e.V. und PA Consulting: Projektmanagement-Studie

Startphase und die weichen Faktoren sind entscheidend

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nur was gemessen wird, kann auch gesteuert

Bsp. Immobilienprojekt, Sicht Linienverantwortlicher

Nutzung

FinanzenVerträge / RechtPlaner, Unternehmer

Projektinhalt und -umfang

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wie sag ich‘s meiner Grossmutter?

man kann nicht nicht kommunizieren - trotzdem:vereinfachenernst nehmenErklärungen bereit haltendirekt und konkret...

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0

50

100

150

200

250

300

350

400

Prognose 38

aufgelaufene Kosten 0 2 6 10 25 40 55 70 90 11

Budget 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Kosten-Controlling

effektiv aufgelaufene

Kosten(heute)

Projektdauer (z.B. Monate)

Budget

Projektkosten (z.B. tausend CHF)

Endkostenprognose

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Bauprojekt, Ausführung KommentarStart Ausführung erfolgt am 30.11.20xx

Absteckung abgeschlossen

Rhodung, Humusabtrag abgeschlossen

Wasserhaltung im Zeitplan

Aushub stark in Rückstand

Baugrubensicherung leicht in Rückstand

Sickerleitungen im Zeitplan

Bodenplatte im Zeitplan

Wände leichter Vorsprung

xxx noch nicht begonnen

Termin- / Fortschritts-Controlling

Fortschrittscontrolling Bauprojekt X > Ausführungsprojekt

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einfache Prinzipien statt dicke Qualitäts-Ordner

Vier-Augen-Prinzipaktiv fragen keine Scheuklappenvon Erfahrungen profitieren

Dokumentenfreigabez.B. drei Visa: erstellt - geprüft - freigegeben von min. 2 verschiedenen Personen institutionalisiert

NachverfolgbarkeitMinimum: Datum, Ersteller, Massstab, Auftraggeber, Projekt Ablagestruktur vereinbaren, Archiv pflegen ausmisten, zusammenfassen

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Stellschrauben: Termine - Kosten - Qualität (Inhalt / Umfang)

TransparenzSteuerungVereinbarungen / Nachträge

eine Veränderung der einen Grössehat immer Auswirkungen auf die anderen Grössen -> change

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auch eine Salatschüssel hat ein Restrisiko

mit Risiken umgehen und trotz allem gut schlafen können

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aufgelaufeneKosten

Umsetzung: Projekt

Freiheitsgrad und Auswirkungen auf Kosten / Ertrag

funktionales Anforderungsprofil im Projektierungsauftrag

Vorprojekt

Bauprojekt

Ausführung

Betrieb

Betrieb

Angebotsvorstellung Kantone / EVU

Betriebskonzept / Infrastrukturkonzept

Machbarkeit (geometrisch / signaltechnisch)

Grobkosten ±50% / ±30%Zeitbedarf,Wirtschaftlichkeit

Finanzierung

Planung: Konzept-Studie

Unsicherheiten schützen vor Entscheiden nicht

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Fraktal-Sicht: Vom Grossen zum Kleinen

ein Projekt, ein Projekteil, eine Aufgabe, eine ... hat vier Phasen1) Definition 2) Planung 3) Realisierung 4) Abschluss

die Projektleiterin strukturiertdefiniert und plant vom Grossen zum Kleinen und schliesst ab

die Projektleiterin steuertwer macht was bis wann?Soll-ist-Vergleich, Massnahmen ergreifen, Veränderungen antizipieren

die Projektleiterin kommuniziertwer sagt was zu wem und wie wird es gesagt?

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alles klar ?

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