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Projektmanagement

Projektbegriffe und Projektdokumente

Version: 2.1Stand: 27.09.2017Autor: Dr. Olaf Boczan

© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München

Lernziel

Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld

entstehen!

Sie kennen die Bedeutung des „Magische Dreiecks“ des

Projektmanagements und können es erklären!

Sie können die Begriffe „Projektlebenszyklus“ und

„Projektmanagementlebenszyklus“ erklären!

Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und

können sie erklären!

Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und


Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements

und können den Inhalt und die Aufgaben nennen!

27.09.2017Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente

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Entstehung von Projekten

Projekte werden oft eingesetzt, um einen strategischen Plan einer Organisation umzusetzen.

Projekte werden gewöhnlich auf Grund einer oder mehrerer der folgenden strategischen Überlegungen freigegeben:

Nachfrage am Markt

Organisatorischer Bedarf

Kundenanfrage

Technologischer Fortschritt

Gesetzliche Anforderungen

Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente 27.09.2017

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Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe


Das Magische Dreieck

Vorlesung Projektmanagement - Projektbegriffe und Projektdokumente

Ergebnis

Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig

Termin Kosten

Planen

Steuern

Führen

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Der Projektlebenszyklus

Projekte können in Phasen (Projektphasen) unterteilt werden, um diese besser zu managen. Alle Phasen zusammen bezeichnet man als den Projektlebenszyklus


Grobkonzept Fachkonzept IT-KonzeptImplemen-

tierung und Test

Installation und Abnahme

Projektauftrag

Phasenmodell der BMW AG - ITPM

Beispiel eines Projektlebenszyklus


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Eigenschaften des Projektlebenszyklus

Projektphasen eines Projektlebenszyklus werden sequentiell abgearbeitet

Zwischen den Phasen ist eine Form des Transfers oder einer Übergabe notwendig, die im allgemeinen ein Liefergegenstand ist.(z.B. Phase Grobkonzept hat den Liefergegenstand Grobkonzept (Dokument ))

Die Phasen werden gewöhnlich durch die Überprüfung (Gateway) der Liefergegenstände beendet



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Produktlebenszyklus vs. Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus darf nicht mit dem Produktlebenszyklus verwechselt werden. Meist ist der Projektlebenszyklus ein Teil des Produktlebenszyklus


Einführung Wachstum Reife Sättigung Degeneration Entwicklung

Produktlebenszyklus


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Projektmanagementlebenszyklus

Es gibt 5 Projektmanagementprozessgruppen im einem Projektmanagementlebenszyklus.

In jeder Projektphase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen



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Initiierungs-prozesse

Abschluss-prozesse

Ausführungs-prozesse

Planungs-prozesse

Überwachung- & Steuerungs-

prozesse


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Projekt- vs. Projektmanagement-lebenszyklus


In jeder Phase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen

Grobkonzept Fachkonzept IT-KonzeptImplemen-

tierung und Test

Installation und Abnahme

Projektauftrag

Phasenmodell der BMW AG - ITPM


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


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Projektmanagementprozesse


ProjektphaseInput Output

Projekt-management-

prozess

-Werkzeugen-Fertigkeiten- Methoden


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Projekt-management-

prozess


Projekt-management-

prozess



Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse


Zusammenfassung Begriffe


Projektlebenszyklus

Projektmanagement-prozesse


Projektphasen


Projektmanagement-prozessgruppen


Projekt

besteht aus

Projektphasen Projektphasen





wird bearbeiten in





beinhaltet mehrere

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Beispiel


Projektlebenszyklus

Fachkonzept


Projekt

besteht aus

PlanungsprozessgruppePlanungsprozessgruppe

wird bearbeiten in

Definition der Vorgänge

Definition der Vorgänge

beinhaltet

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Begriffe des Projektmanagements

Programm und Projektmanagement

Programm: Gruppe von verwandten Projekten

Im Gegensatz zum Projektmanagement ist das Programmmanagement ein zentralisiertes, koordiniertes Management einer Gruppe von Projekten, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen.

Portfolio und Portfoliomanagement Sammlung von Projekten oder Programmen Projekte müssen nicht unbedingt eine Abhängigkeit besitzen Ziel des Portfolios ist die Auswahl von Projekten zur Erfüllung von

Strategischen Zielen -> Wertmatrix


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Teilprojekte Zerlegung von Projekten in kleine steuerbare Komponenten

(Teilprojekte) Teilprojekte werden oft als Projekte bezeichnet und auch so

gemanagt

Projektmanagementbüro (PMO) Eine organisatorische Einheit, die das Managen von Projekten,

zentralisiert und koordiniert


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Stakeholder:

„Projektstakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projektes beeinflusst werden können.“

Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2008, 4.Ausgabe

Projektleiter Kunde / Benutzer Organisation

Projekt-mitglieder

Projekt-Managementteam

Sponsoren

Einflussnehmer PMO ….

Beispiele für Stakeholder


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Begriffe des ProjektmanagementsTailoring

Tailoring:

Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Projektteam:

Passende Prozesse innerhalb der Projektmanagementprozessgruppe auswählen

Einen festgelegten Ansatz verwenden, um die Produktspezifikation und –pläne an die Projekt- und Produktanforderungen anzupassen.

Anforderungen erfüllen, um den Bedürfnissen, Wünsche und Erwartungen der Stakeholder nachzukommen.

Die konkurrierenden Ansprüche und Inhalt und Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Einsatzmittel und Risiko gegeneinander abwägen, um ein Qualitätsprodukt zu erzeugen.



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Begriffe des ProjektmanagementsTailoring


„Der Projektleiter ist in Zusammenarbeit mit dem Projektteam immer dafür verantwortlich, für jedes gegebene Projekt zu bestimmen, welchen Prozesse angebracht sind, und mit welcher Genauigkeit jeder dieser Prozesse anzuwenden ist.“


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Wichtigsten Dokumente des Projektmanagements

Lastenheft

Beschreibung des Projekt-inhaltes und –umfanges (Pflichtenheft)

Projektauftrag

Projektmanagementplan


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Das Lastenheft


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LastenheftDefinition

Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Forderungen

des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen des

Auftragnehmers

Das Lastenheft steht unter der Verantwortung des

Auftraggebers

Laut DIN 69901-5:

„Das Lastenheft beschreibt die vom Auftraggeber

festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen

und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines

Auftrages.“


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LastenheftAnforderungen

Beschreibung des WAS und nicht des WIE

So allgemein wie möglich formulieren

Einschränkungen so wenig wie nötig

Kurze und knapper Satzbau und Grafiken (ein Bild sagt mehr

als tausend Worte)

Keine Vorgabe von Lösungswegen


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LastenheftAbgrenzung

Lastenhefte -aufbau und –inhalt unterscheiden sich je nach

Einsatzgebiet und Branche

Wird auch meist auch als Anforderungsspezifikation,

Kundenspezifikation oder Requirements Specification

bezeichnet


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LastenheftBesonderheit

Achtung !

Die Begriffe Lastenheft, Pflichtenheft und Spezifikation

werden oft nicht klar gegeneinander abgegrenzt und auch

falsch verwendet.

In der Softwareentwicklung gibt es nach IEEE Standard eine

Software Requirements Spezification, diese beinhaltet das

Lastenheft und Pflichtenheft


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Lastenheft - Gliederung


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Ausgangssituation Wie ist die Ausgangssituation?

Zielsetzung Welches Ziel soll mit dem Einsatz des Produktes verfolgt werden?

Produkteinsatz Für welchen Anwendungsbereich und Zielgruppe ist das Produkt vorgesehen?

Produktfunktionen Was sind die Hauptfunktionen des Produktes aus der Sicht des Auftraggebers?

Funktionale Anforderungen Welche Funktionen sollen erfüllt werden? z.B. Anmelden, Abmelden,…

Nichtfunktionale Anforderungen z.B. Zuverlässigkeit, Antwortszeit

Qualitätsanforderungen

Weiteres


Beschreibung des Projektinhaltes und –

umfanges (Pflichtenheft)


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Beschreibung des Projektinhaltes und -umfangs (Pflichtenheft)

Ist die Definition des Projektes – Was muss erreicht werden?

Der Prozess ist ausgerichtet auf:

Merkmale des Projektes

Die Grenzen des Projektes

Methoden zur Abnahme

Steuerung des Inhaltes und Umfanges


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Beschreibung des Projektinhaltes und –umfangesInhalt

Projekt- und Produktziele

Produktanforderungen /

Produktmerkmale

Produktabnahmekriterien

Liefergegenstände

Beschränkungen

Annahmen

Anfängliche

Projektorganisation

Anfänglich definierte Risiken

Terminmeilenstein

Anfänglicher

Projektstrukturplan

Grobschätzung Kosten

Anforderung an das

Projektkonfigurations-

management

Anforderung an die

Genehmigung


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Der Projektauftrag


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Projektauftrag

Ist ein Dokument, das ein Projekt formell autorisiert

Er soll folgende Punkte enthalten: Geschäftsbedarf ( Warum machen wir das Projekt?)

Produktbeschreibung (Was wird erstellt?)

Ergänzende Punkte können sein: Wichtige Meilensteine / Termine

Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Zeit)

Entscheidungsgremien

Der Projektauftrag sollte von einer Führungskraft vorgegeben werden



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Projektauftrag


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Der Projektauftrag ermächtigt den Projektleiter, betriebliche Einsatzmittel für das Projekt einzusetzen.

Er ist sein Auftrag !


Der Projektauftrag Inhalt Projekthintergrund (Ist)

Ziele / Anforderungen / Zweck

Abgrenzung

Schnittstellen

Vorgehensweise / Ergebnisse

Rahmenbedingungen / Voraussetzungen

Risikomanagement

Wirtschaftlichkeit (Business Case)

Messgrößen

Grobe Projektplanung

Budget

Meilensteinplan



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Der Projektmanagementplan


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Projektmanagementplan

Der Projektmanagementplan, …

definiert alle Prozesse und Aktionen die notwendig sind um alle

Teilpläne zu definieren und in einem Projektmanagementplan zu

integrieren und zu koordinieren.

dokumentiert die gesammelten Ausgangswerte der

Planungsprozesse


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Der ProjektmanagementplanInhalt

Ausgewählte Projektmanagementprozesse

Implementierungsebene für jeden ausgewählten Prozess

Beschreibung der Werkzeuge und Methoden

Wesentliche Eingangs- und Ausgangswerte

Wie Arbeiten die ausgeführt werden, um das Projektziel zu erreichen

Wie Änderungen überwacht werden und gesteuert werden

Wie das Konfigurationsmanagement durchgeführt wird

Wie und mit Wem kommuniziert wird

Projektlebenszyklus

Wichtige Managementreviews


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Der ProjektmanagementplanTeilpläne

Plan für Inhalt und Umfangsmanagement

Terminmanagementplan

Kostenmanagementplan

Qualitätsmanagementplan

Prozessverbesserungsplan

Personalmanagementplan

Kommunikationsplan

Risikomanagementplan

Beschaffungs-managementplan

Meilensteinliste

Einsatzmittelkalender

Terminbasisplan

Kostenbasisplan


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Lernziel

Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld

entstehen!

Sie kennen die Bedeutung des „Magische Dreiecks“ des

Projektmanagements und können es erklären!

Sie können die Begriffe „Projektlebenszyklus“ und

„Projektmanagementlebenszyklus“ erklären!

Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und


Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und

können sie erklären

Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements

und können den Inhalt und die Aufgaben nennen


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Copyright

Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative CommonsNamensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008). und 5. Ausg. (2013) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations.


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