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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit Benefitportalen:Projektbericht zur bAV Suite am aktuellen Kundenbeispiel

STRATEGIETAGE HUMAN RESOURCESDEUTSCHLAND VOLUME 1

16. JUNI 2021 – 12:10 UHR

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ESCRIBA AG

No-/Low-Coding Technologie für Dokumente und Prozesse

Gegründet 1998 in Berlin

Management Dr. Juergen Erbeldinger (Gründer und CEO)Jürgen Anneken (CFO)Christian Rathgen (Business Development)Jens Rohnstock (CTO)Markus Görtz (COO)

Mitarbeiter 82 Vollzeitbeschäftigte38 Full Stack Entwickler (Deep Coder) 32 NLC-Consultants für Dokumenten und Prozesse

Standorte Berlin, München, Stuttgart, Basel, Belgrad, Tetovo

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Über das IWV Institut

Ihr neutraler und kompetenter Partner für die betriebliche Altersversorgung!Wir stehen für Qualität in Beratung und Service. Für unsere Kunden bedeutet das Konzepte und Lösungen, die ihren Anforderungen exakt entsprechen. Unsere Beratungsleistung gilt als zielführend, kundennah, ganzheitlich und sehr innovativ.

Wir beraten produktunabhängig und objektiv und haben das Ziel, die beste Lösung für unsere Mandanten zu erarbeiten.

Unsere Beratungsleistungen reichen von der

• Ausgestaltung von kollektivrechtlichen Versorgungsregelungen und Einzelpensionszusagen (Führungskräfte)

über

• die Neuordnung von bestehenden Versorgungswerken

bis hin zum

• kompletten Versorgungsmanagement.

Die Beratung erfolgt sowohl

• in arbeits- und steuerrechtlicher

als auch

• in finanzierungstechnischerHinsicht, einschließlichder Verhandlungen mit den betriebsverfassungsrechtlichenGremien.

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Unser Service im Überblick(Auszug – kollektivrechtliche Versorgungswerke)

Consulting / Konzeption …… in Verbindung mit Rechtsberatung und Aktuardienstleistungen

Analyse bestehender Versorgungswerke Einrichtung oder Neuordnung• Prüfung der arbeitsrechtlichen Gestaltung und

vertraglichen Vereinbarungen

• Prüfung der steuerrechtlichen und bilanziellen Gestaltung

• Prüfung des Durchführungsweges

• Analyse der Altersstruktur und Zusammensetzung des Bestandes

• Betriebswirtschaftliche Betrachtungen und Ableitung von Szenarien

• Versicherungsmathematische Langfristprognosen der wesentlichen Bilanzgrößen

• Empfehlung und Gestaltungshinweise

• Zieldefinition und Analyse des Mitarbeiterbestandes

• Entwurf eines Versorgungskonzeptes

• Finanzierungskonzeption – intern oder extern

• Vertragliche Gestaltung der Versorgungsordnung

• Abstimmung mit dem Betriebsrat, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer

• Anpassung vorhandener Versorgungswerke an die aktuelle steuer- und arbeitsrechtliche Entwicklung

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Rechtliche Beratungsleistungen

Bietet die Vielfalt der deutschen betrieblichen Altersversorgung (bAV) einerseits ausreichend Spielraum zur Schaffung individueller Unternehmenslösungen, so stellen die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen, eine kaum noch überschaubare Rechtsprechung sowie die aktuellen tarifvertraglichen Entwicklungen die Unternehmen vor immer größer werdende Herausforderungen.

Als gerichtlich zugelassener Rentenberater begleiten wir Sie in allen rechtlichen Fragen Ihrer bAV.

Unsere Experten unterstützen Sie bei der richtigen Formulierung aller betrieblichen Vereinbarungen, erstellen Versorgungsordnungen und überwachen die Richtigkeit aller betrieblichen Zusagen.

Nutzen Sie das Wissen unserer Rechtsexperten zu folgenden Schwerpunkten:

• Überprüfung, Anpassung und Formulierung von Versorgungsordnungen und anderer Betriebsvereinbarungen

• Überprüfung, Anpassung und Formulierung von Sonderzusagen für Vorstände, Geschäftsführer und andere Führungskräfte

• Begleitung bei der Umsetzung von Tarifvereinbarungen

• Beobachtung und Analyse der rechtlichen Entwicklung

• Durchführung von rechtlichen Stellungnahmen

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Versicherungsmathematische Dienstleistungen

Versicherungsmathematik- Es ist wichtig zu wissen, wo der Weg hinführt

Daher bedürfen betriebliche Versorgungswerke einer langfristig planbaren Finanzierung, bei der alle möglichen finanziellen und biometrischen Risiken berücksichtigt sind.

Unsere versicherungsmathematische Abteilung (Aktuariat) unterstützt Sie bei der korrekten Bewertung sämtlicher Versorgungsverpflichtungen nach nationalen oder internationalen Grundsätzen und sorgt somit für die notwendige Transparenz. Darüber hinaus erstellen wir kurz- und mittelfristige Prognosegutachten.

Mit unseren Langfristanalysen unterstützen wir Sie bei der aussagekräftigen Beurteilung der Finanzierbarkeit von bestehenden oder neu einzurichtenden Versorgungsversprechen.

Nutzen Sie unseren umfangreichen versicherungsmathematischen Service in folgenden Schwerpunktthemen:

• Erstellung von versicherungs-mathematischen Gutachten für Pensions-, Altersteilzeit- und andere Personalverpflichtungen für die deutsche Steuerbilanz (auf Basis § 6a EStG bzw. § 4d EStG) sowie für die Handelsbilanz (deutsches Recht)

• Erstellung von versicherungs-mathematischen Gutachten für Pensions-, Altersteilzeit- und andere Personalverpflichtungen gemäß internationalen Richtlinien (z.B. IFRS/IAS19, US-GAAP/FAS87)

• Beratung zu allen aktuariellen Fragestellungen

• Ermittlung von Abfindungs-, Übertragungs- sowie Ausgleichswerten

• Bewertung bei M&A Transaktionen

• Durchführung mathematisch-betriebswirtschaftlicher Analysenund Prognoseberechnungen

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Belegschaftsberatung und -betreuung

Ihr Mehrwert Employer Branding

Klare Kommunikation

Bei der Beratung Ihrer Mitarbeiter arbeiten wir mit unterschiedlichen Kommunikationswegen – von vollständig physischer bis hin zur vollständig digitalen Beratung, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen. In jedem Fall werden Ihre Betriebsabläufe nicht gestört und ein maximales Verständnis in Ihrer Belegschaft vermittelt. Verständnis erzeugt Akzeptanz. Mit der Akzeptanz steigen auch die Mitarbeiter-Zufriedenheit, das Betriebsklima, die Produktivität und damit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

Vorsorge emotional erleben

Unsere Aufgabe ist es, die komplexen Inhalte interessant, erlebbar und fühlbar zu gestalten, damit Vorbehalte überwunden werden und die betriebliche Vorsorge in guter Erinnerung bleibt.

Durch die Einführung der betrieblichen Vorsorge in Ihrem Unternehmen verbessern Sie die Lebenssituation Ihrer Mitarbeiter und erhöhen damit die emotionale Bindung und Wertschätzung gegenüber Ihnen als Arbeitgeber überproportional.

• Nutzen Sie unseren hybriden Beratungsansatz für Ihre Mitarbeiter incl. integrierter digitaler Services :

• Ganzheitliche Vorsorgeberatung

• Erstellung Kommunikationskampagne

• Organisation der Beratungsgespräche

• Information der Mitarbeiter (auch als Online-Seminar)

• Persönliche Beratung & digitale Signatur

• Digitale Verwaltung

• Onlineberatung mit digitalem Vorsorgeberater

• Kontinuierliche Beratung

Unsere Kompetenzträger zu diesem Themain der IWV-Gruppe:

persönlich-emotional technisch-digital

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Ein Überblick über die Unternehmen der IWV Gruppe

„INSTITUT“Unternehmens-beratung und

Services[bAV]

Belegschafts-beratung und -betreuung

„DATA“Software,

Portale, Prozesse

NLC-Plattform | agile Software Entwicklung |

Technologieexperte

* = vereinfachte Darstellung, ohne Ausweis der Beteiligungsstruktur

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Erfüllung aller Kundenanforderungen durch individuelle Dienstleistungen

bAV

Universalbetreuung

Analyse und Bewertung bestehender bAV

Beratung ArbG und Belegschaft

Anwartschafts- und Rentnerverwaltung

Einrichtung und Betreuung von Zeitwertkonten und anderen

Fundinglösungen

Softwarelösungen & IT Infrasruktur

BP

O -

Bu

sin

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rozess O

uts

ou

rcin

g

+

-

Sonderlösungen, z.B.

Individual-

software bAV

Full-Service

bAV

inkl. Payroll

Rentner

Neueinrichtung bAV

Belegschaftsberatung

Übernahme von Teilprozessen und

einzelnen Verwaltungs-tätigkeiten

Inhouse - ADMIN durch UNTERNEHMEN (ArbG)

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bAV-Plattform

1. Content:Beschreibung der Versorgungsbausteinedes Unternehmens sowie der weiterenInformationen zum Gesamtkontext(DRV Bund, private Versorgung, etc.)

2. Funktionen und Rechner:Berechnung von Anwartschaften ausder DRV Bund, Brutto-Netto-Effekte ausder Entgeltumwandlung, ArbG-Förderung aus VersorgungsordnungenbAV sowie weitere Anforderungen

3. Daten und Dokumente:alle möglichen Versorgungsbausteine, Policen, Standmitteilungen, Entgeltumwandlungsformulare, etc.

4. Intelligence:Prozessoptimierung zur Beratung, Einrichtung und Verwaltung der unterschiedlichen bAV-Lösungen

Nutzendarstellung für das Unternehmen- mehrstufige Integration der HR-Anforderungen in eine Plattform

Integration Self-Service (HR)

• ESS-Employee-Self-Service-Funktionalitäten ausder Welt der HR mit Anbindung an eigeneSysteme des Firmenkunden

• Abwesenheiten (Urlaubsverwaltung, AUB-Workflows, o.ä.), Bescheidwesen

• Weitere Funktionalitäten

Integration Benefit-Welt

1. Content:Ganzheitliche Darstellung aller Unternehmens-Benefits in einer Plattform und einheitlicher Absprungin externe Anbieterportale

2. Funktionen und Rechner:Bewertung und Vergleichbarkeit von Benefits

Kernkompetenz!

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Beispiel 1:Benefit Portal – HÖRMANN Gruppe

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Beispiel 2:Benefit Portal – Messe München GmbH

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SOCIAL

MEDIACLOUD BIG DATA

INTERNET

OF

THINGS

MOBILITY CYBER

SECURITYAnalytik und der Zugang zu den

richtigen Daten (bestehende

Versorgungsbausteine aus

gesetzlichen und betrieblichen

Bausteinen) ermöglichen neue

Erkenntnisse und

entscheidungsrelevante

Informationen, die speziell in der

Versorgung des Mitarbeiters

wichtig sind.

Die Virtualisierung und

Nutzung von Infrastruktur,

Plattformen und

Anwendungen als Service

(XaaS) ermöglicht eine

bessere Skalierbarkeit und

Flexibilität.

Ermöglichen Sie neue Wege

und treiben Sie die

Erwartungen an Interaktion,

Personalisierung und den

Aufbau von Beziehungen

innerhalb des Unternehmens

und mit Kunden voran.

Schutz der

Informationssysteme vor

Diebstahl oder

Beschädigung der

Hardware, der Software

und der Informationen

unserer Benutzer.

Der ungebrochene Trend

zur Nutzung mobiler

Geräte hat Auswirkungen

darauf, wie Menschen

interagieren, Informationen

nutzen und wie

Unternehmen sie erreichen.

Vernetzte Geräte aller Art

und günstige Integrationen

überall erzeugen große

Datenmengen, die ein

effektives Management

benötigen.

Neue Technologietrends | Unternehmen <-> Mitarbeiter

• Versorgungsbausteine des Unternehmens (bAV) existieren nicht isoliert zu allen anderen Anwartschaften (gesetzliche und private Versorgungssituation) sondern sind Teil einer Gesamtlösung -> Welcher Bedarf, welcher Nutzen ergibt sich aus dem Angebot des Unternehmens?

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Projektbericht zur bAV Suite

Die Ausgangssituation beim Kunden (z.B. HÖRMANN Gruppe ):

• Unternehmensgruppe mit ca. 27 verbundenen Unternehmen• „technische Ausstattung“ von Mutter- und

Tochtergesellschaften uneinheitlich[… von SAP über DATEV-Lösung bis zu individuellenLösungen in kleinen Einheiten …]

• Heterogene Versorgungswelt (bAV):

• Direktzusagen - aus kollektivrechtlichen Regelungen (Betriebsvereinbarungen), teilweise durch M&A Aktivitäten „eingekauft“, mit komplexen Anforderungen in der Administration (Leistungsfeststellung, vers. math. Bewertung, innen- und extern-finanziert)

• Vers. förmige Durchführungswege (DV | PK | UK) – geprägt durch tarifvertragliche Versorgungsbausteine, keine Restriktionen bei Produktgeber- und Tarifauswahl (= ca. 35 Versicherungspartner)

• Diverse einzelvertragliche Versorgungsregelungen

• Verschiedene „Mitarbeiterbenefits“ ohne gesamtstrategischen Ansatz

• Keine einheitliche Kommunikationsplattform (Intranet/ Extranet/ Portale der Benefit-Anbieter) mit unterschiedlichen Wahrnehmungen und Bedarfsdefinitionen auf Arbeitgeber- und Betriebsratsseite

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Zielsetzung des Kunden

Hauptziele (bAV):• Neuordnung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) mit Integration der

rechtlichen Anforderungen aus dem Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG)

• Vereinheitlichung der bAV über die gesamte Gruppe

• Transparenz zu allen Versorgungsbausteinen für die Mitarbeiter über ein Online-Portal mit zusätzlichen Funktionalitäten:

• Rechner zur Entgeltumwandlung und Darstellung der Arbeitgeber-Bausteine

• Zugriff auf wesentliche Versorgungsdaten

• Verfügbarkeit aller bAV relevanten Dokumente (Einrichtungsdokumente, Standmitteilungen, etc.)

• Self-Services; Terminbuchung für Beratungsgespräche; Online-Beratung

Nebenziele (Benefits und SelfService HR):• Aufbau einer „Single Point of Contact (SPoC)“ Strategie für alle Benefits im Unternehmen

• Ein mehrstufiger Ausbau weiterer Funktionalitäten ist zukünftig angedacht

• Anbindung der HCM-Kernsysteme und integrierte Service-Prozesse

• bAV als Teil der HR-Welt im Unternehmen sowie Integration weiterer Benefits wie z.B. Einkaufsportale, LeasingBike, ShoppingCard, Shop für Arbeitskleidung, etc.

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Umsetzungslösung – unsere Softwaresuite XAVER

Auf Basis einer modernen Technologie/ NLC-Plattform haben wir eine Software Suite entwickelt, die mit ihren unterschiedlichen Modulen genau die vom Kunden definierten Ziele erreichen lässt:

ESCRIBA ist der führende deutsche Anbieter von No-

/Low-Code Technologie zur Digitalisierung von daten-

und dokumentenintensiven Prozessen

Die ganzheitlich digitale

HR-Plattform für

Unternehmen, mit

vollumfänglichen Services

und allen fachlichen Anforderungen.

IWV data ist ein Anbieter von Spezialsoftware

zur Organisation und Administration der

betrieblichen Altersversorgung (bAV)

Ein Blick in und hinter das Portal

Unser Maschinenraum!

Die Qualität eines „Portals“ hängt

elementar von der Qualität der

Backend-Systeme ab.

Daten. Prozesse. Funktionen

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So greifen Expertensysteme und Portalwelt ineinander

Experten-Software - SuitenVerwaltungslösungen für alle

Fachbereiche mit

Anbindungsmöglichkeit von

kundenseitig vorhandenen:Spezialanwendungen

Datenbanken

Mitarbeiter-PortalAnwendungsumgebung für die

MitarbeiterInformation

Kommunikation

Services

OrgManagerTickets

Prozesse

……

…

Zusagen-verwaltung

Versicherungs-verträge

Störfall-bearbeitung

Gutachten

SelfServiceDokuSafeEntgelt-umwandlung

SelfServiceDokuSafe

…

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… zurück zum Thema! Was wollten Sie heute erfahren?

• bAV-Portale als Teil der ganzheitlichen Mitarbeiterkommunikation im HR-Bereich

• Prozesse end to end digital abbilden mitNo- und Low-Code Plattformen

• Prozesse eigenständig anpassen undweiterentwickeln bis hin zur eigenen App

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… und jetzt zur Live-Präsentation

Software – Suiten (Backend)

Haben Sie Fragen an uns?

Portal (Frontend)

Beratung - Spezialisten

Service - Outsourcing

Ben

efi

ts

Pers

on

al

Betr

ieb

lich

e

Alt

ers

vers

org

un

g

HR – Serviceplattform | betriebliche Altersversorgung | Benefits

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Head of Delivery und Cloudmarket

ESCRIBA AG

Anschrift:

Kaiserin-Augusta-Allee 28

10553 Berlin

Kontakt:

Telefon: +49 30 280 488-0

E-Mail: info@escriba.de

Geschäftsführender Gesellschafter

INSTITUT FÜR WIRTSCHAFTSMATHEMATIK UND BETRIEBLICHE VERSORGUNGSSYSTEME GMBH

Anschrift:Georg-Wimmer-Ring 1285604 Zorneding

Kontakt:Telefon: +49 8106 994-440E-Mail: info@iwv-institut.de

Vielen Dank für Ihr Interesse.Wir sind gerne Ihr Ansprechpartner.