ProZA

Stand: Juli 2012 Seite 1

ProZA Professionelle

Zeitarbeits-Software

● AÜ Arbeitnehmerüberlassung ● Freelancer, Freiberufler ● Vermittlungen ● Werkverträge ● ProPers Personalabrechnung

COMPU-ORGA Gesellschaft für Computer-Organisation mbH Kohlenstraße 36 44795 Bochum

Ihr Partner für professionelle Personaldienstleister-Software

Tel.: 0234 - 97 47 18 - 0 Fax: -29 info@personaldienstleister-software.de www.personaldienstleister-software.de

Fördermitglied BAP und iGZ

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ProZA ist eine leistungsfähige Branchen-Software für Arbeitnehmerüberlassung und -vermittlung. ProZA umfasst die Bereiche:

Akquisition: Adressen, Aktivitäten, Doku-mente, Berufe, Qualifikationen

Kundenstamm Mitarbeiter mit Aktivitäten, Dokumenten,

Profilen, Einsätzen, Berufen, Qualifikationen, G-Prüfungen, u.a.

Auftragsverwaltung Disposition mit Einplanung Mitarbeiter Stundenerfassung mit autom. Lohnartener-

mittlung Fakturierung automatisch und manuell Auswertungen Bewerber mit Aktivitäten, Dokumenten, Pro-

filen, Berufen, Qualifikationen, G-Prüfungen ProZA wird ergänzt um die Programme

ProPers (Personalabrechnung) Finanzbuchhaltung

Mandanten Es sind beliebig viele Mandanten möglich. Damit können mehrere selbständige Firmen parallel abgewickelt werden. Dies ist auch interessant, wenn gleichzeitig mehrere Ta-rifverträge angewandt werden müssen. Alle Mandanten werden in den selben Daten-banktabellen geführt. Der Mandant ist nur ein Kennzeichen. Damit ist eine optimale Datenintegrität gewährleistet und Mandan-ten übergreifende Auswertungen und Prü-fungen sind einfach möglich. Der Zugriff auf Mandanten wird je Benutzer abgesichert. Die Adressen werden mandantenneutral nur einmal gespeichert. Damit erfolgt die Akqui-sition mit allen Vorgängen und Dokumenten unabhängig davon in welchen Mandanten der Kunde geführt wird. Ein Kunde kann da-her in mehreren Mandanten mit einer Ad-ressnummer geführt werden. Natürlich kön-nen auch für jeden Kunden getrennte Ad-ressnummern vergeben werden. Niederlassung Die Niederlassung zieht sich als Organisati-onsstruktur durch die gesamte Software. Al-le Daten der Niederlassungen stehen in den selben Datenbanktabellen. Die Niederlas-sung ist nur ein Kennzeichen. In Adressen, Kundenstamm, Auftragsstamm, Fakturie-

rung, Rechnungsarchiv und Auswertungen dient die Niederlassung als Selektionskriteri-um. Weiterhin kann der Datenzugriff nach Niederlassungen abgesichert werden, so dass jeder Benutzer nur die Daten der frei-gegebenen Niederlassungen sieht. Einzelne Kunden und Mitarbeiter können von dieser Absicherung ausgenommen werden. Die Do-kumentenvorlagen sind ebenfalls für Nieder-lassungen zu sperren. Die Daten aller Nie-derlassungen werden zentral auf einem Ser-ver verwaltet. Die Niederlassungen und ex-terne Arbeitsplätze sind direkt mit der Da-tenbank verbunden. Nur bei größeren In-stallationen ist hierfür der Microsoft Termi-nalserver in der Zentrale erforderlich. Abrechnungskreis Der Abrechnungskreis ist ein Organisations-mittel für den Sachbearbeiter. Damit kön-nen Kunden, Aufträge und Rechnungen in Bearbeitungstöpfe eingeteilt werden, die ge-trennt bearbeitet werden können. Im ein-fachsten Fall ist ein Sachbearbeiter ein Ab-rechnungskreis. Ein Sachbearbeiter kann aber auch mehrere Abrechnungskreise ha-ben und mehrere Sachbearbeiter können sich als Team einen Abrechnungskreis tei-len. Eine Niederlassung kann ein Abrech-nungskreis sein. Branchenzuschlagstarife Die Branchenzuschlagstarife werden hoch-komfortabel abgebildet und können mit ge-ringstem Aufwand angewandt werden.

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CRM / Akquise

Für Vertriebsaktivitäten und Kundenbetreu-ung wurden drei Module aus coCRM in Pro-ZA integriert und um einige zeitarbeitsspezi-fische Zusatzfunktionen erweitert.

coCRM Adressverwaltung coCRM Aktivitäten coCRM Dokumentenmanagement

In der Adressmaske wurde ein Reiter mit den aktuellen und bisherigen Einsätzen er-gänzt. Ein weiterer Reiter nimmt die Bedarfe eines Interessenten oder Kunden als Berufe und Qualifikationen mit den abgegebenen Preisen auf. In der Vorlagenverwaltung wurde der Typ Überlassung für die Datenvariablen (Platzhalter) aus der Auftragsbearbeitung ergänzt. Hiermit lassen sich AÜ-Verträge, Einsatzaufträge, VMA-Mitteilungen und sonstige Dokumente erstellen.

Das Modul coCRM ist in einem eigenen Pros-pekt beschrieben und unter www.cocrm.de erreichbar.

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Kundenstamm

Die Kundennummer kann manuell oder als Zähler automatisch vergeben werden. Je Kunde kann eine abweichende Rech-nungsadresse zugeordnet werden. Der Kun-denstamm ist mit der Finanzbuchhaltung verbunden, so dass die Pflege der Kunden nur im Bereich ProZA erfolgt. Es kann direkt in die Adressverwaltung ge-wechselt werden und bei Berechtigung auch anders herum. Im Kundenstamm werden tabellarisch die Aufträge angezeigt und auf Wunsch in ein-zelne Aufträge verzweigt. Ebenfalls wird eine Übersicht der Rechnun-gen und mit Doppelklick eine Rechnung im Originaldruckbild angezeigt, die nachge-druckt werden kann. Es kann auch ein auto-matischer Storno erzeugt werden.

Analog zum Reiter Rechnungen enthält der Reiter Vorfaktura von der Lohnstundener-fassung generierte aber noch nicht gedruck-te Rechnungen. Weitere Funktionen:

Re-Intervalle: sofort, wöchentl., 14-tägig, monatl., monat. je Woche

Re-Art: je Auftrag, Einsatzort, Mitarbeiter, Lohnarten aller Mitarbeiter gesamt oder je Tag

Anzahl Rechnungskopien Je Kunde kann ein Kreditlimit und eine Ver-sicherungssumme verwaltet werden. Wei-terhin kann die Anzahl überlassene Mitarbei-ter begrenzt werden. Bei Einteilung der Mit-arbeiter erfolgt eine Prüfung.

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Vertriebskonditionen Je Mandant werden die Konditionen für Kun-den hinterlegt, die bei Anlage des Kunden-stamms automatisch zugewiesen werden. Kundenkonditionen Je Kunde werden die vereinbarten Konditio-nen gespeichert. Diese Konditionen bilden die Basis für die Auftragskonditionen. Tarifkonditionen Je Mandant und Tarifvertrag werden neutral Konditionen als Grundlage für Mitarbeiter-konditionen geführt. Je Einteilung können diese Basiswerte spezifiziert werden.

Mitarbeiterstamm In ProPers wird der Personalstamm geführt. Da nicht alle Disponenten Zugriff auf den Personalstamm haben, wird ein Mitarbeiter-stamm in ProZA geführt. Hier werden die erforderlichen Daten aus dem Personal-stamm angezeigt und um zusätzliche Felder und Reiter wie Einsätze, Qualifikationen, PSA, Gesundheitsprüfungen u.a. erweitert.

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Auftragsverwaltung Je Kunde können beliebig viele Aufträge mit beliebig vielen Positionen angelegt werden. Die Aufträge stellen Langzeitaufträge dar, die über den gesamten Gültigkeitszeitraum, also Jahre, benutzt werden. Je Position werden Einsatzort, Tätigkeit, Einsatztermin und Konditionen für die Fak-turierung erfasst. Die Konditionen werden aus den Kundenkonditionen vorgeschlagen und können auftragsbezogen geändert wer-den. Die Positionen werden als Übersicht in einer Tabelle angeboten und können darunter im Detail bearbeitet werden. Die verschiedenen Preise werden auf einer Zeitachse verwaltet und können über die Preishistorie beauskunftet werden. Bei Branchenzuschlagstarif werden die Ver-rechnungspreise und Lohnfaktoren für alle Stufen mit Gültigkeitsdatum und Zuschlags-faktor angezeigt. Einfache Erfassung von Unterbrechungsta-

gen bei kurzfristiger Überlassung in anderen Aufträgen. Aus dem Auftrag kann direkt verzweigt wer-den in:

Kundenstamm, Kundenkonditionen Auftragskonditionen Mitarbeiter, MA-Einteilungskonditionen Stundenerfassung, Fehltageerfassung

Direkter Aufruf von Google Maps zur Anzei-ge der Entfernung zwischen Mitarbeiter-wohnsitz und Einsatzort anzeigt.

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Disposition

Alle Einsätze werden je Mitarbeiter in einer 5, 6 oder 7-Tage Woche in einer wahlweise 1 - 8 Wochenübersicht angezeigt. Es können auch mehrere Einsätze pro Tag und Schich-ten angezeigt werden. Darunter werden in einer zweiten Tabelle die Auftragspositionen mit dem Stellenbe-darf angezeigt. Die Anzahl Stellen kann je Tag beliebig nach Kundenwunsch geändert werden. Mitarbeiter können per „Drag and Drop“ in Aufträge gezogen werden. Die Disposition ist das zentrale Informations- und Steuerungszentrum. Es kann direkt in alle Bereiche verzweigt werden. Die ange-zeigten Daten können nach vielen Kriterien gefiltert und sortiert werden. Wichtige Informationen werden über Farben oder Symbole gekennzeichnet:

Abwesenheit (krank, Urlaub, AZV, u.a.) Ohne Einsatz Einsatz Erster Tag, Letzter Tag Mitarbeiter über Einsatz informiert Überlassungsvertrag noch nicht erstellt Mitarbeiter hat Geburtstag Abmahnung, Kündigung Mitarbeiter hat Austrittsdatum Textkarte je Einteilung für individuelle Noti-

zen

Reservierungen Sind Mitarbeiter für einen Einsatz vorgese-hen, kann vor einer festen Einteilung eine Reservierung vorgenommen werden. In der Reservierung wird ein Kurztext zur Anzeige erfasst und weitere Notizen in der Textkar-te. Eine Reservierung kann mehrfach geän-dert werden. Diese Änderungen werden pro-tokolliert. Anfragen der Kunden / Interessenten Die Anfragen werden in einer zweiten Tabel-len unterhalb der Aufträge erfasst. Nach Be-darf kann die obere oder untere Tabelle grö-ßer gezogen werden.

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Stundenerfassung Die Stundenerfassung erfolgt je Mitarbeiter und Auftrag in einer monatlichen Übersicht mit Unterteilung nach Wochen. Die Erfassung der Zeiten erfolgt als:

Stundenschnellerfassung Wochenstunden Schichtbezogen mit Uhrzeiten (Zulagen) Fehlzeitenerfassung

Stundenschnellerfassung Diese Erfassung gibt den Wochentag vor. Es muss nur die Stundenzahl erfasst werden. Pro Tag werden sofort die zu berechnenden Positionen und die dem Mitarbeiter zu ver-gütenden Positionen ermittelt. Über den Button „KW x“ werden die Wochenwerte und über den Button „Summe“ die Monatswerte und Überstundenzuschläge errechnet. Die ermittelten Daten können manuell geändert und ergänzt werden. Bei Falscherfassungen können einzelne Wochen oder der gesamte Monat gelöscht werden. Die Summen der fakturierten und entlohnten Werte mit dem errechneten Faktor werden auf Wunsch im-mer angezeigt. Bereits fakturierte Tage werden blau und entlohnte Tage grün gekennzeichnet.

Schichtbezogene Erfassung Ist die Uhrzeit zur Zulagenermittlung erfor-derlich, erfolgt die Erfassung über eine spe-zielle Eingabemaske. Die Zulagen werden automatisch errechnet. Fehltageerfassung Für die Erfassung von Fehlzeiten steht eben-falls eine besondere Erfassungsmaske zur Verfügung. Aufgrund der Abwesenheitsgrün-de werden die eventuellen Abwesenheits-lohnarten automatisch ermittelt. Einzelne Tage können direkt erfasst werden. Zeitkonto Je Mitarbeiter wird ein Zeitkonto geführt, das bei der Stunden- und Fehlzeitenerfas-sung entsprechend verrechnet wird. Aus-zahlungen aus dem Zeitkonto sind über eine entsprechende Lohnart möglich. Übergabe zur Personalabrechnung Die Bruttolohndaten der Mitarbeiter werden mit allen Lohnarten einschließlich Fehlzei-tenlohnarten und Fehlzeiten ermittelt und an ProPers zur Entgeltabrechnung überge-ben. Die Zeitkontenwerte werden übergeben und als Summenzeile in der Abrechnung ge-druckt.

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Fakturierung

Der Rechnungstopf enthält alle Rechnungen. Sie können drei Zustände annehmen: Ungedruckt (keine Rechnungsnummer) Gedruckt (Rechnungsnummer vergeben) Gebucht (Rechnung zur Fibu übergeben)

Generieren Rechnungen (Vorfaktura) Aus den in der Stundenerfassung ermittel-ten Fakturierdaten werden Rechnungen (ohne Rechnungsnummern) generiert. Hier-bei werden die Rechnungsintervalle (sofort, wöchentlich, 14-tägig, monatlich) sowie die Rechnungsarten (je Auftrag, je Einsatzort, je Mitarbeiter) berücksichtigt. Die generier-ten Rechnungen können im Kundenstamm im Reiter Vorfaktura und in der Selektion Druck Rechnungen beauskunftet, angezeigt, vorab gedruckt (Rechnungsnummer = XXXXX) und somit komfortabel kontrolliert und gegebenenfalls gelöscht werden. Die entsprechenden Stunden werden dann auto-matisch wieder als nicht fakturiert gekenn-zeichnet und können korrigiert werden. Eine Rechnungsnummer ist noch nicht vergeben worden. Druck Rechnungen Die generierten Rechnungen werden im Druckprogramm im Stapel ausgedruckt. In wichtigen Fällen kann auch direkt nach der Generierung gedruckt werden. Erst im Druckprogramm werden die Rechnungs-nummern vergeben. Stornierung In der Rechnungsübersicht im Kunden-stamm, kann eine Rechnung über „rechte Maustaste: Storno“ vollautomatisch stor-niert werden. In der Stundenerfassung wer-den die betroffenen Lohnstunden automa-tisch wieder als nicht fakturiert gekenn-zeichnet. Die Rechnung wird mit der Storno-rechnung referenziert und in der Finanz-buchhaltung ausgeziffert und nicht mehr ge-mahnt. Teilgutschriften Aus Rechnungen können Teilgutschriften er-stellt werden. Manuelle Rechnungen / Gutschriften Hier können beliebige Rechnungen und Gut-

schriften auch ohne Zuordnung zu einem Mitarbeiter erstellt werden. Fibu-Übergabe Die Buchungssätze werden automatisch an die COMPU-ORGA Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung übergeben. Ein Rechnungs-ausgangsbuch kann angezeigt und gedruckt werden. Eine Datev-Ausgabe ist optional. Rechnungsnachweis Der Rechnungsnachweis kann nach ver-schiedenen Kriterien gefiltert werden (Abrechnungskreis, Niederlassung, Kunde, Periode, Datum, u.a.). Die Belegtypen Rech-nung und Storno-Rechnung können eben-falls selektiert werden. Rechnungsarchiv Alle Rechnungen werden automatisch auf unbestimmte Zeit gespeichert (z.B. 10 Jah-re). Sie können jederzeit im Druckbild ange-zeigt und erneut gedruckt werden. Das Rechnungsarchiv ist im Kundenstamm mit direktem Zugriff angeschlossen. Basistabellen

Damit keine Eingabefehler auftreten können und einheitliche Zuweisungen erfolgen, wer-den sämtliche weiteren Stammdaten in so genannten Basistabellen hinterlegt und in den Anwendungen bei Bedarf in Fenstern oder Comboboxen zur Übernahme angebo-ten. Hierzu zählen: Mandanten, Niederlassungen, Abrechnungs-kreise, Erlöskonten, Zahlungsbedingungen, Mahn-Kz., Mehrwertsteuersätze, Preistypen, Berufe, Berufsgruppen, Lohnarten, Abwe-senheitsgründe, Qualifikationen, G-Untersuchungen, PSA, u.a..

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Bewerberverwaltung

Der Bewerberstamm wird spiegelbildlich zum Mitarbeiterstamm geführt und greift auf die gleichen Basistabellen der einzelnen Felder zu. Daher kann der Bewerberstamm auch automatisch in einen Mitarbeiterstamm kopiert werden. Der Mitarbeiterstamm sieht alle Vorgänge und Dokumente des Bewer-berstamms, da diese über einen internen Schlüssel beiden Stämmen zur Verfügung stehen. Der Bewerberstamm bleibt als inak-tiv erhalten. Neue Bewerber können auch erst als „Anwärter“ angelegt und erst nach einer Vorauswahl Bewerber werden. Der „Anwärter“ verfügt über einen gekürzten Bewerberstamm. Alle Felder der ersten Seite stehen für eine Schnellsuche zur Verfügung. Die drei Felder „Berufe“ und „Berufsgruppe“ werden jeweils gemeinsam durchsucht. Im Feld „Notizen“ kann ebenfalls gesucht werden. Auf der Kar-teikarte „Qualifikation“ können diese in ta-bellarischer Form für eine Detailsuche er-fasst werden.

Internet-Bewerbung (Option)

Ein Link „Bewerben“ führt von Ihrer Inter-netseite auf die Bewerbungsseite. Hier kann der Bewerber seine Daten erfassen und Do-kumente hochladen. Die Seite stellt sich mit Ihrem Logo dar. Die Inhalte der Datenfelder liegen in einer MySQL-Datenbank auf dem Webserver und synchronisieren sich auto-matisch mit den Inhalten in Ihrer Oracle-Datenbank. Bewerbungen werden in die Oracle-Datenbank geladen und können als Internet-Bewerberstamm bearbeitet wer-den. Nach einer Sichtung wird automatisch ein Bewerberstamm angelegt. Die Original-daten aus der Internet-Bewerbung bleiben zu Kontrollzwecken erhalten.

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Unsere Service COMPU-ORGA bietet dem Kunden für die Software einschließlich Datenbank eine komplette Betreuung an: Hotline ohne Warteschleife Persönliche Ansprechpartner je Fachgebiet Direkter Kontakt zu den Softwareentwicklern Fernwartung über VPN oder ISDN-Router Schulung vor Ort oder bei COMPU-ORGA Systembetreuung für diverse Hardware

Darüber hinaus betreut COMPU-ORGA Be-triebssysteme (Linux, Windows, Android) und betriebssystemnahe Software wie Ter-minalserver, Citrix, Samba, u.a.. ProZA ist mit modernster Softwaretechnolo-gie entwickelt worden. Die Software ist in Delphi, einem objektorientierten grafischen Entwicklungswerkzeug und der führenden Datenbank Oracle erstellt worden. Die Mas-sendatenverarbeitung wird in PL/SQL oder Java direkt in der Datenbank ausgeführt. Alle Datenbank-Zugriffe arbeiten mit direk-ten Datenbanktreibern ohne ODBC / JDBC / BDE oder anderen Zwischenschichten. Pro-ZA enthält im Programmcode alle erforderli-chen Treiber und Tools und benötigt nur noch den obligatorischen Oracle Client und bietet daher ein Optimum an Sicherheit, Ge-schwindigkeit und Komfort. COMPU-ORGA liefert Oracle als „Black Box“ integriert in der Software. Der Kunde benö-tigt kein Datenbank- und kein EDV-Wissen. Eigene Auswertungen können mit markt-gängigen Programmen wie Excel, Access, Crystal Report, u.a. erstellt werden. Dies ist aber im Normalfall nicht erforderlich.

Automatische Software-Verteilung auf PCs Eine neue Programmversion wird von COM-PU-ORGA in die Datenbank Oracle übertra-gen. Melden sich Arbeitsplätze (PCs) an, wird automatisch eine neue Version instal-liert. Dadurch wird der PC-Betreuer des Un-ternehmens von Routineaufgaben entlastet. Datensicherung Für einen Server unter Linux stellt COMPU-ORGA eine automatische Datensicherung der Datenbank Oracle zur Verfügung. Auf einem Windowssystem (PC oder Server) wird automatisch eine Exportdatei (Dump) der Datenbank Oracle erzeugt und in ein de-finiertes Windows-Verzeichnis kopiert. Von dort kann der Anwender mit üblichen Win-dows-Tools oder Spezialsoftware eine Da-tensicherung durchführen. Benutzer- und Berechtigungsverwaltung Die COMPU-ORGA Systemsteuerung bietet eine Benutzerverwaltung. Passwörter kön-nen zeitlich begrenzt werden. Mehrere Be-nutzer können Administratorrechte erhalten. Jeder Administrator kann nur die Rechte ad-ministrieren, die er auch selbst besitzt. Be-nutzerrechte können auf einen anderen Be-nutzer kopiert werden. Die Rechtevergabe an den Programmen er-folgt über neutrale Profile, die dem Benutzer zugewiesen werden. COMPU-ORGA liefert sinnvolle und bewährte Profile, die vom Kunden geändert oder um weitere ergänzt werden können. Die Profile unterscheiden in Lese-, Neuanlage-, Änderungs- und Lösch-rechten.

Firmensitz der COMPU-ORGA in Kaarst Verwaltung der COMPU-ORGA in Bochum