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Prozesse optimieren, Mitarbeiter motivieren:

Software im Spannungsfeld zwischenTheorie und Praxis

Management Kongress Altenpflege 2014

Francesca Peinze, MediFox GmbH, HildesheimAltenpflege Management-Kongress 27.03.2014

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Francesca Peinze, Leitung Abteilung Consulting &Training


Diplom Pflegewirtin

Fachpädagogin im Gesundheitswesen

Qualitätsmanagement Auditorin

Aufgabenbereiche

Prozessbegleitung Einführung von SoftwareBeratung im QualitätsmanagementPersonalentwicklung / Schulung

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Agenda

1. Motivation für die Einführung von SoftwareWarum entscheiden sich Einrichtungen für die Dokumentation mit Software

2. Theorie vs. PraxisSo haben Sie es sich vorgestellt; doch die Realität sieht anders aus?

3. Best- PracticeErfolgsfaktoren für die Einführung und Umsetzung einer Softwarelösung

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Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis…


In einer papierbasierten Dokumentation werden zwischen 26-36 einzelne Dokumente* für die umfassende Aufnahme eines Bewohners benötigt.

Die Dokumente sind nicht miteinander verknüpft und dadurch wenig handlungsleitend.

Im Schnitt werden 8 – 10 Arbeitsstunden benötigt um diese Dokumente auszufüllen

Daraus resultiert:

� Eine hohe Fehleranfälligkeit durch fehlende Plausibilitätsprüfung

� Doppeldokumentation

� Aufwändiger Informationstransfer

� Mitarbeiterunzufriedenheit

Unter dem Aspekt der wachsenden Anforderungen an die Dokumentation wird der Einsatz von Papier als alleiniges Dokumentationsmedium zunehmend schwierig

* Laut statistischem Bundesamt geben bundesdeutsche Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen rund 27 Milliarden Euro / jährlich für die Dokumentation aus.

Gesetze und Richtlinien erfordern ein hohes Maß an Dokumentation

Papierdokumentation noch zeitgemäß?


� Zeitnahe, vollständige und MDK konforme Dokumentation

� Erkennen von zusätzlichen Dokumentations- und Planungsbedarfen

� Einheitliche Dokumentation in der gesamten Einrichtung

Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation

� Dokumentation am Bewohnerbett, Anzeige/Wiedervorlage für noch ausstehende Assessments

� Automatische Plausibilitätsprüfungen durch intelligente Assisstenzsysteme

� Einheitliche, von der Einrichtung festgelegte Textbausteine

Dokumentationsqualität Prozessoptimierung Mitarbeiterzufriedenheit

� Zeitnahe Dokumentation ohne Informationsverlust und Vermeidung von Doppeldokumentation

� Zentrale Informationsbereitstellung für alle Bereiche

Funktionsvorsprung edv-basierter Dokumentation

� Einmal eingetragene Informationen werden in alle relevanten Bereiche übertragen und allen Abteilungen zur Verfügung gestellt

� Warnfunktionen bei kritischen Entwicklungen (z.B. BMI) und automatische Aufforderung zur Erstellung entsprechender Assessments und Definition von Maßnahmen

� Sofortige Anpassungen der individuellen Bewohnermaß-nahmen möglich; Steigerung in der Versrogungsqualität

� EDV basierte Dokumentation setzt auf Kostenreduktion

Versorgungsqualität/Kosten

� Mitarbeiter erwarten zunehmend eine moderne, edv-gestützte Arbeitsumgebung

� Zeitersparnis und Einfachheit der Dokumentation lassen mehr Zeit für die Arbeit mit den Bewohnern

Vorteile einer EDV gestützten Dokumentation -Auswahl

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Agenda





SoftwareauswahlInstallation/

KonfigurationSchulung Livesystem

Die Einrichtungen erwarten nach kurzer Einführungszeit:

• optimale Nutzung der Software• sowie eine hohe Mitarbeiterakzeptanz

2-4 Wochen

In der Theorie sieht alles ganz einfach aus…

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� „das geht nicht“

� „Früher haben wir das aber so dokumentiert…“

� „Ich finde mich gar nicht mehr zurecht…“

� „Die Software ist nicht gut…“

� „Der MDK hat aber gesagt…“

� „Es ist viel zu umständlich…“

� „Ich habe keine Lust mehr…“.

� „das dauert ja viel zu lange, mit Stift und Papier bin ich schneller“


Häufig sieht die Mitarbeiterreaktion gerade zu Beginn jedoch anders aus:

Die einrichtungsspezifische Konfiguration der Software, also die individuelle Definition der Prozesse, Assessments, Textbausteine und die Mitarbeitermotivation sind eng miteinander verbunden und stellen einen kritischen Erfolgsfaktor für die Realisierung eines maximalen Nutzens aus einer EDV Einführung dar.

Individuelle EDV Konfiguration

Mitarbeiter-motivation

Was erleben die Einrichtungen in der Praxis


Zurück zu alten Gewohnheiten

Erhoffte Zeitersparnis tritt

nicht ein

Mehrarbeit durch Doppeldo-

kumentation

Erhoffte Qualitäts-verbesserung

kommt nicht zum Tragen

Kosten/ Nutzen?

Mögliche Ursachen


� Während des gesamten Veränderungsprozesse� In den Schulungs- und Umsetzungsphasen

• Prozessanalyse• Konfiguration der Software unter

Berücksichtigung einrichtungsspezifischer Abläufe und Dokumentationsstandards

Fehlende

Konzeptionsphase

• Zeitlicher Aspekt wird unterschätzt• Überforderung • Zeit- und Dokumentationsdruck

Ambitionierter Projekt-und Zeitplan

• im Auswahlprozess; „top down“ Prinzip• Im Konfigurationsprozess

Fehlende Einbindung der Mitarbeiter

Fehlende Begleitung der Mitarbeiter

Diese Szene kennen wir alle aus der Praxis…

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Agenda





�Sondierung des Marktes

� Analyse der eigenen Prozesse

�Spezifikation der prozessseitigen Anfor-derungen

�Präsentation

�Referenzbersuch

Konfiguration Schulung Livesystem

�Abbildung der eigenen Prozessabläufe

�Layoutdefinition –Mitarbeiter sollen sich schnell zurechtfinden

�Formulierung von Textbausteinen im „hauseigenen“ Stil

�Aufbau QM- System

�Rücksprache mit Softwareanbieter über Art und Inhalte der Schulung

�Planung der Schulungstage

�Anforderung Schulungsunterlagen

�Anforderung Bedienungsanleitungen

�Überprüfung neuer Funktionen nach Up-Dates

�Regelmäßige Analyse der Arbeits- und Dokumentationsprozesse

�Regelmäßige Anpassungen vornehmen

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�Mitarbeiterbefragung im Entscheidungsprozess für die Software

�Teilnahme ausgewählter Mitarbeiter am Auswahlprozess der zukünftigen Software

�Einrichtung von Fokusgruppen, die sicherstellen, dass die Sicht der Anwender in der Konfiguration Berücksichtigung findet

�Begleitung durch das Management

�Multiplikatoren-schulungen „train thetrainer“

�Spätere Schulungen durch hauseigenes Personal erhöhen die Akzeptanz unter den Mitarbeitern

�Üben in der Testumgebung

�Kleine Testgruppen vor dem flächendeckenden Roll-Out

�Nach UpDates Testen der neuen Funktionen durch Mulltiplikatoren

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Softwareauswahl

Ausgewählte Best-practice Maßnahmen im Einführungsprozess


Time to say goodbye… Verabschiedung der Papierdokumentation


SoftwareauswahlInstallation/

KonfigurationSchulung Livesystem

6 Monate

Mitarbeiterzufriedenheit Prozessoptimierung

Realistischer Zeitplan und Mitarbeiterbindung führt zu Mitarbeiterzufriedenheit und optimierten Prozessen

Begleiten und Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter im Veränderungsprozess

Kontinuierliche Mitarbeitereinbindung

Fazit: Theorie und Praxis zusammen führen zum Erfolg

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Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

Francesca Peinze, [email protected] 05121/ 2829. 0

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