Prozesseinheit 2. Lehrjahr Thomas Baumann - Ablauf einer FCL... · Prozesseinheit 2. Lehrjahr...

Prozesseinheit 2. Lehrjahr Thomas Baumann

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Inhaltsverzeichnis

1. Titelblatt _________________________________________ Seite 1

2. Inhaltsverzeichnis __________________________________ Seite 2

3. Pendenzliste ______________________________________ Seite 3

4. Prozessplan _______________________________________ Seite 4 – 5

5. Prozessbeschreibung _______________________________ Seite 6 – 8

6. Erfahrungsbericht__________________________________ Seite 9

7. Musterdokumente _________________________________ Seite 10 – 11

8. Auswertungsbogen _________________________________ Seite 12


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Pendenzliste: Planen des Prozesses

Datum:

Was?

Ziele:

09.01.2007

Besprechung des Themas der Prozesseinheit

Einen vollständigen Prozess über eine FCL Sendung zu schreiben

12.01.2007

Ich beginne mich in die Arbeit einzulesen und stelle wenn nötig Fragen

Den Prozess nach allen Unklarheiten beginnen

16.01.2007

Beginn mit der Prozesseinheit

Die Prozesseinheit Stück für Stück vervollständigen

16.01.2007

Das Flussdiagramm erstellen

Ein gut strukturiertes Flussdiagramm zu erstellen

17.01.2007

Praxisbericht anhand meiner Erfahrung schreiben

Meine Erklärungen verständlich beschreiben, sodass Aussenstehende meine Beschreibungen nachvollziehen können.

23.01.2007

Beendung der Prozesseinheit

Einen sauberen Prozess abzuschliessen, sodass Aussenstehende eine FCL-Sendung nachvollziehen können


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Thema: Ablauf eines Full Container Load (FCL)ab Lager Absender bis zur Verschiffung

Einleitung In meiner Prozesseinheit erläutere ich Ihnen den Ablauf einer FCL Sendung vom Lager des Absenders bis zur Verschiffung Erhalt des Auftrags Zu beginn erhalten wir einen Auftrag unseres Kunden. Dieser beschreibt uns was für eine Sendung verschifft werden soll. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Bestimmungshafen

• Anzahl Packstücke

• Dimensionen und Gewicht

• Warenbezeichung

• Gestellungstermin und Adresse

• Lieferkondition Nachdem wir diese Punkte kontrolliert haben evaluieren wir den Richtigen Container, ob 20’, 40’ oder andere. Falls dies nicht vom Kunden angegeben wurde. Buchung bei der Reederei Anschliessend Buchen wir per E-Mail order per Telefon bei einer Reederei. Reedereien stellen Speditionen Container und Schiffsplätze zur Verfügung. Folgende Angaben benötigt die Reederei von uns:

• Bestimmungshafen

• Container Typ

• Anliefertermin am Hafen

• Gewicht

• Warenbezeichung

• Freistellung ab welchem Depot

Bestätigung an Kunden Auch informieren wir unseren Kunden über die Buchung ihres Containers, ihnen werden die Schiffsdaten und der Gestellungstermin mitgeteilt. Buchung beim LKW / Bahn Unternehmen Nachdem wir bei der Reederei gebucht haben, erhalten wir eine Bestätigung. Auf dieser wird uns das Containerdepot angegeben bei dem das LKW Unternehmen den leeren Container beziehen kann, um ihn anschliessend beim Absender für den Export zu gestellen. Nach Abholung des Containers erhalten wir die Container- und Seal Nummer. Container Nummer und Seals


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Jeder Container der auf der Welt im Umlauf ist hat eine Nummer, diese Nummer besteht aus vier Buchstaben und 7 Zahlen. Die Seals, auf Deutsch Plomben werden an den Türen des Containers befestigt, als Beweis dass sich niemand am Container vergriffen hat und die Ware beschädigt oder gestohlen wurde. Als weitere Variante kommt die Gestellung per Bahn zum Zuge. Wenn der Absender über ein Anschlussgleis verfügt, kann dieser direkt bei ihm angeliefert werden. So muss der Container nur ein Mal auf dem Depot auf einen Bahnwagen geladen werden und kann dann auf demselben bis zum Verschiffungshafen transportiert werden. Gestellung per Bahn oder LKW Der Container wird nun am verlangten Tag beim Absender gestellt, wenn dies per LKW gemacht wurde, hat der Kunde nun 2 Stunden Zeit den Container kostenfrei zu beladen. Anschliessend wird dieser zur Weiterleitung an einen Nordhafen entweder bei der Bahn sei es Hupac oder Intercontainer oder ein bei einem Rheinschiffunternehmen z.B. Birsterminal oder Swissterminal positioniert. Weiterleitung per Rheinschiff / Bahn Auch das Rheinschiff ist eine Variante für Container bei denen das Verschiffungsdatum noch einige Tage entfernt ist. Somit können entstehende Standkosten vermieden werden. Das Rheinschiff ist zwar einiges billiger doch braucht es ungefähr 3-4 Tage bis der Container im Hafen eintrifft wobei die Bahn innert einem Tag am Hafen ankommt. Container trifft am Hafen ein Nach Ankunft des Containers am Hafen, wird dieser anschliessend auf ein Terminal befördert. Jedes Schiff hat einen eigenen Abstellplatz für Container, von diesem aus werden die Container auf das Seeschiff verladen. Eingabe im System Nachdem alles erledigt ist, und der Container für die Verschiffung bereit steht, geben wir die ganze Sendung im System ein. Dabei stellen wir folgende Dokumente aus

• Versandinstruktionen für die Reederei, auf dieser geben wir Ihnen an, wie sie das Ocean B/L ausstellen sollen, ob wir Originale benötigen und wenn ja wie viele.

Erläuterung des Ocean B/L Ein Original Ocean B/L ist ein Wertpapier, mit diesem kann der Container bezogen werden. Also wenn jemand ein B/L besitzt ist er der Eigentümer der Ware. Ein Ocean B/L wird erst erstellt wenn das Schiff mit beladenem Container ausgelaufen ist, dies wird gemacht damit der Empfänger eine Bestätigung hat, dass der Container verschifft wurde.

• Auftragsbestätigung an Kunden, zur Avisierung der Verschiffungsdaten Erhalt des Ocean B/L der Reederei


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Nachdem das Schiff ausgelaufen ist, erhalten wir die gewünschten Ocean B/L, diese werden dann anschliessend von uns kontrolliert und an den Absender per Post weitergeleitet. Dieser wird anschliessend die B/L an den Empfänger zusenden, damit dieser die Ware beziehen kann. Abrechnen Zum Schluss Rechnen wir je nach Lieferkondition die Fracht ab, hier einige Beispiele:

• Ex Works ( ab Werk) der Empfänger bezahlt den vollen Transport ab Lager des Absenders

• FOB ( Frei an Bord ) der Absender bezahlt die Ware bis der Container aufs Seeschiff verladen wurde. Die Seefracht und die restlichen Transportkosten müssen vom Empfänger übernommen werden

• CPT ( Frachtfrei ) Der ganze Transport bis zum Empfänger wird vom Absender bezahlt Schlusswort Im Grossen uns ganzen hatte ich viel spass am Schreiben dieser Prozesseinheit, dadurch konnte ich zeigen was ich in meiner Zeit in der Seefrachtabteilung gelernt habe. Dieses wissen wird mich in der Speditionswelt sicher unterstützen.


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Erfahrungsbericht Manifeständerung Eine Manifeständerung kommt dann vor, wenn wir vom Kunden falsche B/L Instruktionen erhalten haben oder ob wir bei unseren Eingaben Fehler gemacht haben. Die Manifeständerung muss dann vorgenommen werden, wenn das Schiff bereits ausgelaufen ist und wir das Original B/L schon erhalten haben. Wenn dies der Fall ist, müssen wir unsere Reederei informieren, sodass Sie neue B/L erstellen. Dies beschert uns aber unnötige Nebenkosten. Verlorene Original B/L Original B/L werden zur Aushändigung der Ware benötigt, wenn der Empfänger keine Original B/L vorzeigen kann, kann er die Ware nicht beziehen. Neukunden von uns wussten nicht für was Original B/L wichtig sind, so mussten wir Sie erst darauf aufmerksam machen, wie wichtig diese Dokumente sind. Der Absender verschickte die Original Papiere per normalem Postweg, leider kommt die Post in manchen Ländern niemals an, so mussten wir erst Abklären ob diese Ware ohne Originale ausgehändigt werden kann. Dies wurde dann genehmigt und die Ware konnte nach einigen Problemen ausgehändigt werden. Verschiffung verpasst Um zu gewährleisten dass der Container rechtzeitig auf das Schiff gelangt, muss das Closing eingehalten werden. Die Closings der Reederein sind meistens 1-2 Tage vor dem auslaufen des Schiffes, sodass die Container noch rechtzeitig auf das Schiff verladen werden können. Öfters kommt es vor, dass durch Unwetter, Streiks oder durch Fehler in der Administration diese Closings verpasst werden. So müssen alle beteiligten avisiert werden, dass ihre Ware mit Verspätung eintreffen wird.


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Kopie eines Ocean B/L

Buchungsbestätigung


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Auswertungsbogen zur Prozesseinheit:


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Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Tief --------------------------------------------------|------> hoch Da ich eine gute Note anstreben möchte

Das Erlernen des Prozesses war für mich Schwierig ---------------------------------------------|---> einfach Weil ich gut auf diese Art von Arbeit vorbereitet wurde

Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden Unzufrieden ------------------------------------------------> sehr zufrieden

Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Nichts ----------------------------------------------|--> alles was ich brauchen kann

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