Rapport spécial n° 9/2009 (présenté en vertu de l’article 248 ......la Cour de justice, de la...

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА

TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR

DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET

EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF

EUROOPA KONTROLLIKODA

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

EUROPEAN COURT OF AUDITORS

COUR DES COMPTES EUROPÉENNE

CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA

CORTE DEI CONTI EUROPEA

EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA

EUROPOS AUDITO RŪMAI

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK

IL-QORTI EWROPEA TA’ L-AWDITURI

EUROPESE REKENKAMER

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY

TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV

EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN

EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 – 1 E-MAIL: [email protected] L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

Rapport spécial n° 9/2009

(présenté en vertu de l’article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, CE)

Efficience et efficacité des activités menées par l'Office européen de sélection du personnel en

vue de la sélection des agents

accompagné des réponses de l'EPSO

2

AEI000268FR07-09PP-DEC029-09VO-RS-EPSO-TR.DOC 11.6.2009

TABLE DES MATIÈRES

Points

Synthèse I - IV

Introduction 1 - 7

Étendue et approche de l'audit 8 - 12

Observations 13 - 68

L'augmentation du nombre de concours a été gérée efficacement 13 - 14

Les informations relatives aux besoins des institutions en personnel n'étaient pas communiquées en temps utile et de manière cohérente 15 - 21

La procédure de sélection du personnel était trop longue 22 - 29

La phase du concours était affectée par des retards 24 - 29

Le rendement des concours n'a permis d'obtenir ni le nombre de lauréats escompté ni l'équilibre géographique le plus large possible 30 - 57

Le nombre de lauréats escompté n'a pas toujours été atteint 30 - 53

La procédure de sélection n'a pas permis d'obtenir l'équilibre géographique le plus large possible 54 - 57

Inadéquation des informations de gestion 58 - 68

Insuffisance des informations disponibles relatives aux coûts 58 - 62

Insuffisance des bases de données de l'EPSO 63 - 68

Conclusions et recommandations 69 - 70

3

Annexe I - Durée des concours

Annexe II - Rendement des concours

Annexe III - Ventilation des participants en fonction de la deuxième langue

choisie pour les épreuves

Annexe IV a - Équilibre géographique des résultats des concours - EU-15

Annexe IV b - Équilibre géographique des résultats des concours - EU-12

Réponses de l'EPSO


4


SYNTHÈSE

I. Les institutions des Communautés européennes emploient des agents dont

les parcours professionnels et les origines géographiques sont très variés,

généralement sélectionnés par concours généraux, lesquels sont, depuis 2003,

gérés par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO).

II. L'audit avait pour objectif de déterminer si les activités de sélection du

personnel gérées par l'EPSO ont été efficientes et efficaces. Dans la mesure

où il était pertinent par rapport à l'étendue de l'audit, le programme de

développement d'EPSO, adopté en septembre 2008, a été pris en

considération.

III. L'audit a permis d'arriver à la conclusion que l'EPSO a géré efficacement

l'augmentation du nombre de concours nécessaires compte tenu de

l'élargissement de l'Union européenne, mais que:

a) les besoins des institutions en personnel n'étaient pas communiqués à

l'EPSO en temps utile ou selon une méthode cohérente;

b) la procédure de sélection du personnel était trop longue, aussi bien par

rapport aux normes de l'EPSO que par rapport aux meilleures pratiques

internationales;

c) les concours n'ont permis d'obtenir en moyenne que deux tiers du nombre

escompté de lauréats (candidats ayant réussi un concours, inscrits sur la

liste de réserve). Ce résultat s'explique par les désistements imputables à la

longueur de la procédure, au fait que l'accent a été mis indûment sur des

exigences particulières concernant les langues, à la publicité insuffisante

des concours et aux épreuves de présélection, qui ont éliminé un nombre

trop important de candidats par rapport à l'objectif visé. Par ailleurs, la

procédure de sélection n'a pas permis d'obtenir l'équilibre géographique le

plus large possible entre les lauréats;

5

d) les informations de gestion n'étaient pas toujours fiables et complètes. Les

informations relatives aux coûts encourus pour inscrire un lauréat sur la liste

de réserve étaient insuffisantes; les éventuels coûts supplémentaires et

bénéfices futurs devant résulter du programme de développement d'EPSO

n'étaient pas quantifiés de façon détaillée; en outre, les informations

contenues dans les bases de données de l'EPSO n'étaient pas toujours

fiables.

IV. Le programme de développement d'EPSO vise à réduire la durée des

concours à neuf mois maximum et à en augmenter le rendement. Il envisage

notamment d'accorder une attention plus importante à la planification

stratégique des ressources humaines, de renforcer l'efficacité de la

présélection, de recourir de manière généralisée aux tests sur ordinateur

durant la phase de présélection et de créer des jurys professionnalisés. Les

nouvelles procédures devraient être opérationnelles à compter du premier

trimestre de 2010.

V. Compte tenu des changements importants qui sont prévus par le

programme de développement d'EPSO en ce qui concerne l'organisation des

procédures de sélection, les principales recommandations de la Cour sont les

suivantes:

a) l'EPSO devrait disposer en temps utile d'informations suffisamment fiables

sur les besoins des institutions en personnel, fondées sur une approche

commune de l'évaluation de ces besoins;

b) les institutions devraient détacher auprès de l'EPSO des effectifs suffisants

à plein temps et encourager leurs agents à faire fonction d'évaluateurs

qualifiés;

c) l'EPSO devrait s'efforcer d'améliorer sa stratégie de communication en

coordination avec les institutions, de mieux contrôler la qualité des avis de

concours, de faire en sorte d'obtenir le nombre approprié de candidats

correspondant aux besoins à tous les stades de la procédure de sélection,


6

par exemple en adaptant les exigences particulières concernant les

langues; enfin, prendre des mesures visant à assurer un meilleur équilibre

géographique;

d) il conviendrait que l'EPSO améliore ses informations de gestion. Il devrait

en particulier contrôler le coût total de l'inscription d'un lauréat sur la liste de

réserve, quantifier les coûts supplémentaires et évaluer les bénéfices futurs

découlant du programme de développement d'EPSO de manière à faciliter

la prise de décision par l'autorité budgétaire.


7


INTRODUCTION

1. En juin 2007, les institutions des Communautés européennes employaient

plus de 36 500 fonctionnaires. Conformément aux dispositions du statut, le

recrutement doit viser à assurer à l'institution le concours de fonctionnaires

possédant les plus hautes qualités de compétence, de rendement et d'intégrité,

recrutés sur une base géographique aussi large que possible parmi les

ressortissants des États membres des Communautés1.

2. Les fonctionnaires sont habituellement recrutés à partir de listes de réserve

établies à la suite de l'organisation de concours généraux2. Depuis 2003, ces

concours sont gérés par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO),

l'organisme interinstitutionnel responsable de la sélection des fonctionnaires et

autres agents des Communautés européennes. Depuis sa création, l'EPSO a

dû faire face à l'augmentation sensible des recrutements liée à l'élargissement

de l'UE.

3. L'EPSO a été créé par une décision commune3 afin de réaliser des

économies d'échelle concernant l'organisation des procédures de sélection, en

particulier des concours généraux pour le recrutement de fonctionnaires. Cette

décision commune confie à l'EPSO et à lui seul la responsabilité d'établir les

listes de réserve de lauréats de concours généraux qui répondent aux besoins

indiqués par les différentes institutions, les décisions en ce qui concerne le

recrutement des lauréats relevant de la responsabilité de celles-ci. D'autres

1 Article 27 du statut.

2 Conformément aux dispositions de l'article 29 et de l'annexe III du statut, ces concours sont ouverts à tous les candidats qui remplissent les conditions d'admission.

3 Décision 2002/620/CE du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du médiateur du 25 juillet 2002 portant création de l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes (JO L 197 du 26.7.2002, p. 53).

8

tâches ont été attribuées à l'EPSO, en particulier celle de fournir une

assistance pour les concours internes et la sélection d'autres agents. Les

activités de l'EPSO sont supervisées par un conseil d'administration composé

de représentants de chaque institution.

4. La procédure de sélection du personnel se décompose comme suit:

a) la planification du concours en fonction des besoins en personnel exprimés

par les institutions;

b) l'établissement et la publication de l'avis de concours;

c) la désignation des membres du jury parmi les fonctionnaires des

institutions;

d) l'établissement de la liste des candidats qui satisfont aux exigences définies

dans l'avis de concours, le cas échéant à l'issue d'une présélection par

tests d'accès;

e) la mise en œuvre des différentes phases du concours (épreuves écrites et

orales);

f) l'établissement de la liste de réserve, accompagnée d'un rapport motivé;

g) la publication de la liste de réserve;

h) la gestion et le contrôle de l'utilisation des listes de réserve.

5. En 2008, la direction de l'EPSO a entrepris d'examiner son organisation et

son fonctionnement en recherchant les meilleures pratiques existantes. Cet

examen, qui a permis de mettre en évidence des faiblesses (comme la

longueur excessive des concours), a conduit la direction à élaborer le

«programme de développement d'EPSO».

6. Le 10 septembre 2008, le conseil d'administration de l'EPSO a adopté le

programme de développement d'EPSO, lequel vise à réduire la durée des


9


concours à neuf mois maximum, et à en augmenter le rendement. Il prévoit

notamment d'accorder une attention plus importante à la planification

stratégique des ressources humaines, afin de limiter le laps de temps entre la

détermination des besoins et le lancement des procédures de sélection, de

renforcer l'efficacité de la présélection, de recourir de manière généralisée aux

tests sur ordinateur durant la phase de présélection et de créer des jurys

professionnalisés.

7. Le principal changement introduit par le programme tiendra dans

l'organisation de concours généraux selon un cycle annuel4. Les épreuves

écrites et orales seront organisées dans des «centres d'évaluation» créés pour

évaluer les candidats en appliquant des méthodes de sélection ciblées sur les

compétences clés requises. Cette nouvelle approche devrait être

opérationnelle au premier trimestre de 2010.

ÉTENDUE ET APPROCHE DE L'AUDIT

8. L'audit avait pour objectif de déterminer si le système de concours géré par

l'EPSO était efficient et efficace. Il a en particulier été centré sur la question de

savoir si l'EPSO:

- a su faire face à l'augmentation importante du nombre de concours due à

l'élargissement;

- recevait les informations relatives aux besoins des institutions en

personnel en temps utile et de manière systématique;

- fournissait les listes de réserve dans les délais prévus;

- garantissait l'obtention du nombre requis de lauréats et un équilibre

géographique entre ceux-ci;

4 Chaque année, trois cycles de concours généraux (administrateurs, assistants et

linguistes) seront lancés, chacun d'eux devant être achevé dans un délai de neuf mois maximum. Des concours spécialisés seront également organisés au besoin.

10

- disposait d'informations de gestion fiables et complètes lui permettant

d'atteindre ses objectifs.

9. L'audit a été centré sur les concours organisés en vue du recrutement de

fonctionnaires, compte tenu de leur nombre élevé et de leur incidence à long

terme. Il a été fondé sur:

- un examen approfondi d'un échantillon de 16 concours de différents types

(spécialistes et généralistes, chefs d'unité et grades de base,

administrateurs et assistants), d'une part;

- une analyse de la base de données de l'EPSO, qui comprenait l'ensemble

des données relatives à 176 concours lancés entre 2003 et 2006 et

achevés au début de 2008, d'autre part.

10. L'audit a englobé toutes les phases de la sélection du personnel auxquelles

participe l'EPSO, depuis la communication, par les institutions, de leurs

besoins en personnel, jusqu'à la publication de listes de réserve, mais à

l'exclusion de l'évaluation des profils et des compétences des personnes

sélectionnées. L'audit n'a pas davantage porté sur les procédures appliquées

par les institutions pour définir précisément leurs besoins, ni sur le recrutement

des lauréats inscrits sur les listes de réserve, ces aspects n'étant pas du

ressort de l'EPSO.

11. L'audit, commencé l'été 2007, a été centré sur les concours lancés et

achevés entre janvier 2003 (date à laquelle les activités de l'EPSO ont

commencé) et décembre 2007. La planification et la gestion de l'EPSO ainsi

que son évaluation de ses activités de sélection du personnel ont été

examinées dans ce cadre.

12. Dans la mesure où il était pertinent par rapport à l'étendue de l'audit, le

programme de développement d'EPSO adopté en septembre 2008 a

également été pris en considération, notamment pour déterminer s'il tient

compte de tous les aspects importants des activités de sélection du personnel.


11

OBSERVATIONS

L'augmentation du nombre de concours a été gérée efficacement

13. Depuis sa création en 2003, l'EPSO a connu une forte augmentation de la

demande d'organisation de concours par les institutions, due à l'élargissement.

Le risque que l'EPSO ne soit pas en mesure de lancer et de gérer tous les

concours demandés était donc élevé.

14. L'audit a permis de constater que l'EPSO a géré efficacement

l'augmentation du nombre de concours. En effet, aucun cas de retard dû au fait

que la capacité maximale de l'EPSO avait été atteinte n'a été relevé en ce qui

concerne le lancement de concours.

Les informations relatives aux besoins des institutions en personnel

n'étaient pas communiquées en temps utile et de manière cohérente

15. Les besoins en personnel devraient être définis et communiqués par les

institutions à l'EPSO en temps utile et selon une méthode cohérente, de

manière à ce que les concours puissent être planifiés de manière efficiente.

16. En 2002, les secrétaires généraux des institutions sont convenus que

chaque institution informerait l'EPSO de ses besoins en matière de

recrutement pour les trois années suivantes afin qu'il puisse établir un

programme prévisionnel glissant sur trois ans, actualisé au moins tous les six

mois, en vue de répondre d'une manière optimale aux besoins des institutions.

17. Le programme prévisionnel sur trois ans n'a pas été mis en œuvre et, pour

la période auditée, le programme prévisionnel glissant de l'EPSO ne couvrait

que 18 mois, les institutions n'ayant pas communiqué leurs besoins à plus long

terme.

18. En outre, l'EPSO et les institutions n'ont élaboré aucune base ou méthode

commune d'évaluation des besoins. Par exemple, il existait une incertitude

quant aux modalités d'application de la disposition du statut qui veut que les


12


listes de réserve établies par les jurys comportent, dans toute la mesure du

possible, un nombre de candidats au moins double du nombre des emplois mis

au concours5.

19. Le défaut de communication, en temps utile, d'informations cohérentes

concernant les besoins des institutions en personnel, d'une part, et de méthode

commune d'évaluation de ces besoins, d'autre part, s'est traduit par des

insuffisances et par des retards dans la procédure de sélection. Cela a

entraîné, au niveau opérationnel, des changements de dernière minute des

priorités et des besoins en ce qui concerne le nombre de lauréats requis. De ce

fait, de nombreuses rectifications ont dû être apportées à des avis de concours

déjà lancés (voir point 43).

20. Dans le cadre de son programme de développement, l'EPSO a proposé et

a commencé à mettre en œuvre un projet de programme prévisionnel type sur

trois ans.

21. L'efficacité de ce programme prévisionnel type dépendra de l'obtention par

l'EPSO, en temps utile, d'informations fournies par les institutions qui soient

suffisamment fiables et fondées sur une approche commune de l'évaluation

des besoins en personnel. Il faut garder à l'esprit que la communication tardive

ou l'anticipation insuffisante des besoins en ressources humaines peuvent

entraîner un décalage entre le nombre d'emplois disponibles et le nombre de

lauréats.

La procédure de sélection du personnel était trop longue

22. Comme le reconnaît l'EPSO dans son programme de développement,

selon les meilleures pratiques internationales la durée des procédures de

sélection dans les secteurs tant public que privé est de cinq à neuf mois,

depuis la formulation des besoins en personnel jusqu'au recrutement.

5 Article 5 de l'annexe III du statut.

13


23. Cependant, en vertu du système de planification appliqué en attendant

l'entrée en vigueur du programme de développement d'EPSO, le laps de temps

qui sépare l'expression par une institution de ses besoins en personnel de

l'offre d'emploi formelle faite aux lauréats est de 18 mois6, répartis comme suit:

trois à quatre mois pour la publication de l'avis de concours, 11 à 12 mois pour

le concours et deux mois pour l'entretien final et l'offre d'emploi.

La phase du concours était affectée par des retards

24. L'échantillon de 16 concours examiné de manière approfondie a montré

que la phase de publication de l'avis de concours a duré en moyenne quatre

mois (voir annexe I), ce qui est conforme aux règles de l'EPSO.

25. Cependant, la durée moyenne d'un concours - depuis le délai d'inscription

des candidats jusqu'à la publication de la liste de réserve - était de 16 mois, la

durée des différents concours étant comprise entre neuf mois et deux ans (voir

annexe I).

26. Les retards étaient principalement imputables au temps nécessaire à la

correction des épreuves écrites et au déroulement des épreuves orales.

L'échantillon de concours analysé par la Cour a montré que ces deux étapes

pouvaient à elles seules prendre jusqu'à 13 mois. Ce délai s'explique avant tout

par le fait que les fonctionnaires européens correcteurs ou membres de jurys

n'étaient pas disponibles à plein temps et sans interruption pour s'acquitter de

leurs tâches.

27. La longueur excessive des procédures de sélection a pour conséquence

que les institutions ne sont pas en mesure de recruter les candidats au moment

où elles en ont besoin. Elle risque aussi de décourager de bons candidats, au

début ou en cours de procédure. En outre, il ressort des enquêtes de

6 Ce chiffre ne tient pas compte de la période de six mois supplémentaires

nécessaire à la détermination de leurs besoins par les institutions.

14


satisfaction réalisées par l'EPSO en mars/avril 20087 que les candidats étaient

particulièrement mécontents de la durée totale des concours, et que cela avait

un effet négatif sur leur perception des institutions européennes en tant

qu'employeur potentiel.

28. Dans le cadre du nouveau cycle de concours annuel prévu dans son

programme de développement, l'EPSO envisage de réduire la phase du

concours (de la publication de l'avis de concours à celle de la liste de réserve)

à neuf mois maximum. Les éléments clés de la réalisation de cet objectif sont

les suivants:

a) la réduction du nombre de phases distinctes de la procédure, les épreuves

écrites et orales, successives, étant remplacées par une phase unique;

b) un recours accru à une présélection efficiente moyennant des tests sur

ordinateur plus performants,

c) la création de centres d'évaluation disposant de jurys professionnalisés.

29. Le succès de la mise en œuvre du cycle de concours annuel dépendra

dans une large mesure de la volonté des institutions de détacher à plein

temps8 auprès de l'EPSO un nombre suffisant de fonctionnaires qualifiés et

d'encourager leurs agents à faire partie de la réserve d'assesseurs qualifiés

proposée.

7 Il a été demandé à près de 23 000 candidats à des concours généraux

d'administrateurs de niveau AD5, pour tous les domaines de compétence et provenant de 25 États membres, de donner leur opinion sur différents aspects de la procédure de sélection. Près de 4 000 réponses ont été reçues. Un aperçu complet des résultats est publié sur le site web de l'EPSO à l'adresse suivante: http://europa.eu/epso/documents/Survey_Satisfaction_EN.pdf.

8 Le programme de développement d'EPSO prévoit le détachement de fonctionnaires qualifiés pour au moins deux et au maximum quatre cycles de concours annuels.

15


Le rendement des concours n'a permis d'obtenir ni le nombre de lauréats

escompté ni l'équilibre géographique le plus large possible

Le nombre de lauréats escompté n'a pas toujours été atteint

30. Le nombre de lauréats escompté dans les avis de concours devrait être

atteint de manière à garantir un niveau satisfaisant d'effectifs permanents des

institutions sans pour autant affecter le niveau de qualité des candidats

sélectionnés.

31. Une analyse approfondie de l'ensemble des données relatives à

176 concours lancés entre 2003 et 2006 et achevés début 2008 a été réalisée

dans le cadre de l'audit. Pour l'ensemble de ces concours, le nombre escompté

de lauréats avait été fixé à 15 500.

32. En moyenne, cet objectif n'a été atteint qu'aux deux tiers9. Sur les

208 000 candidats inscrits à ces concours10, 95 000 (soit 46 %) ont

effectivement participé aux épreuves. Parmi ceux-ci, un peu plus de 10 000 ont

réussi11, ce qui représente près de 5 500 lauréats de moins que l'objectif fixé

(voir annexe II).

33. Le taux global de participation de 46 % couvrait la participation à la fois

aux épreuves de présélection traditionnelles (44 %) et aux tests sur ordinateur

9 Un rendement moyen de deux tiers seulement par rapport au nombre escompté

de lauréats a également été observé pour les concours réservés aux citoyens des États membres de l'UE-12 dans le cadre de l'élargissement.

10 Depuis la création de l'EPSO, la procédure d'inscription aux concours a été considérablement facilitée par l'introduction des inscriptions en ligne.

11 Les lauréats sont inscrits sur des listes de réserve destinées à pourvoir les emplois vacants. Le nombre de lauréats inscrits sur ces listes ne correspond pas au nombre de personnes réellement recrutées par les institutions qui, pour diverses raisons, est forcément inférieur (il peut par exemple arriver que des lauréats ne soient plus disponibles ou qu'ils déclinent des offres d'emploi, ou encore qu'il n'y ait pas d'emploi vacant).

16

(54 %), qui ont été mis en place en 2006. L'organisation de ces tests a donc

fait augmenter le taux de participation de 10 %.

34. 28 % des candidats ont réussi les épreuves de présélection; 50 % des

candidats ayant participé aux épreuves écrites ont été admis aux épreuves

orales, et 74 % des candidats ayant passé les épreuves orales ont été placés

sur la liste de réserve. Les lauréats ont donc représenté 10,7 % des

95 000 candidats ayant passé les épreuves.

Les exigences particulières concernant les langues peuvent dissuader de bons

candidats

35. Un juste équilibre devrait être assuré entre les aptitudes professionnelles

et les compétences linguistiques, afin de garantir la sélection des candidats les

plus qualifiés.

36. L'article 28 du statut dispose que nul ne peut être nommé fonctionnaire s'il

ne justifie posséder une connaissance approfondie d'une des langues des

Communautés et une connaissance satisfaisante d'une autre langue des

Communautés dans la mesure nécessaire aux fonctions qu'il est appelé à

exercer.

37. Avant la création de l'EPSO, les candidats pouvaient passer les épreuves

des concours dans leur langue maternelle; la connaissance d'une deuxième

langue était examinée séparément moyennant un test de langue spécifique.

L'EPSO a démarré ses activités au moment où le nombre de langues officielles

est passé de 11 à 23. L'EPSO a estimé que, pour des raisons pratiques

(augmentation des risques d'erreurs ou d'imprécisions dans la traduction des

épreuves, allongement de la durée des procédures, augmentation des coûts,

etc.), il n'était pas possible d'organiser chacun des concours généraux dans

23 langues.

38. Depuis 2006, quel que soit le concours, les candidats passent la majorité

des épreuves dans une deuxième langue (qui, normalement, n'est pas leur


17


langue maternelle) à choisir entre l'anglais, le français et l'allemand. Par

conséquent, la très bonne maîtrise de certaines langues joue désormais un

rôle plus important dans la procédure de sélection que dans le passé. Font

exception à ce régime linguistique les concours d'interprètes ou de traducteurs,

qui sont assortis d'exigences particulières, ainsi que les concours spécifiques.

L'annexe III présente la ventilation des participants en fonction de la deuxième

langue qu'ils ont choisie pour les épreuves; comme on peut le voir, l'anglais est

de loin la deuxième langue la plus fréquemment choisie (64 % des candidats),

suivie par le français (20 %) et l'allemand (10 %)12.

39. Compte tenu des exigences actuelles de l'EPSO, il peut arriver que des

candidats susceptibles de posséder toutes les connaissances spécialisées et

les compétences nécessaires se trouvent dès le départ empêchés de participer

à un concours s'ils ne possèdent pas le profil linguistique requis. Tel est par

exemple le cas de candidats de langue maternelle anglaise, française ou

allemande mais dont la deuxième langue est une langue communautaire

différente de celles-ci.

40. Il a été décidé qu'en principe, à compter de 2011, une partie au moins des

épreuves de présélection sera organisée dans les 23 langues.

La publicité des concours était imparfaite

41. Les avis de concours devraient être rédigés et annoncés de manière claire

et précise afin d'attirer le plus grand nombre possible de candidats appropriés

et de permettre aux candidats éventuels de déterminer sans équivoque s'ils

remplissent les conditions de participation à un concours donné.

12 Il convient de garder à l'esprit le fait que, pour un grand nombre des 176 concours

dont les données ont été analysées par la Cour, le choix des candidats était limité à ces trois langues.

18


42. Les avis de concours sont établis par l'EPSO13 après consultation d'une

commission paritaire commune (COPARCO). Ils sont ensuite publiés au

Journal officiel de l'Union européenne (ci-après dénommé Journal officiel).

Outre cette publication, l'EPSO informe systématiquement les candidats

potentiels via son site web et, dans certains cas, par voie d'annonce dans les

journaux. Le site web constitue la principale source d'information des candidats

éventuels.

43. Sur les 16 concours examinés de manière approfondie, 11 ont été modifiés

par rectification, dont quatre ont dû l'être à deux reprises. Ces rectifications

avaient pour but de clarifier les conditions d'admission, de modifier le nombre

escompté de lauréats ou de corriger des erreurs.

44. S'agissant de la publicité, le site web de l'EPSO ne fonctionnait à l'origine

que dans trois langues (anglais, français et allemand). En 2008, une page de

démarrage en 23 langues a été mise en place. L'EPSO prévoit également de

traduire toutes les parties permanentes de son site web en 23 langues.

45. En règle générale, les avis de concours généraux n'étaient publiés que

dans les versions anglaise, française et allemande du Journal officiel. Le 9 mai

2007, l'Espagne a intenté une action en justice contre la Commission afin

d'obtenir la publication au Journal officiel dans toutes les langues de tous les

avis de concours visant à pourvoir des emplois dans la fonction publique

européenne. L'affaire14 est en cours.

46. L'absence d'informations claires en ce qui concerne les conditions de

participation aux concours donne une mauvaise image de l'UE en tant

qu'employeur. Cela peut dissuader de bons candidats de s'inscrire et a conduit

13 Les institutions ont délégué leurs pouvoirs en la matière à l'EPSO (article 2 de la

décision 2002/621/CE du 25 juillet 2002 concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes (JO L 197 du 26.7.2002, p. 56)).

14 T-156/07.

19


des candidats mécontents à intenter une action en justice à l'encontre de

l'EPSO15.

47. Afin d'attirer un plus grand nombre de candidats qualifiés, le programme

de développement d'EPSO prévoit d'accroître l'efficacité de la stratégie de

communication, notamment en améliorant le site web et en ciblant davantage

les candidats potentiels.

Les épreuves de présélection ont éliminé un nombre trop important de

candidats par rapport à l'objectif visé

48. La présélection est une procédure d'admission à d'autres épreuves; seuls

les candidats les plus performants sont admis aux épreuves écrites du

concours. Une fois admis, les candidats ne sont évalués que sur la base de

leur performance aux épreuves écrites et orales. Les épreuves de présélection

devraient être conçues de manière à ce qu'un nombre suffisant de candidats

possédant les qualifications requises soient admis à la phase suivante du

concours. Le programme de développement d'EPSO prévoit que le nombre de

candidats invités au centre d'évaluation devrait être trois fois supérieur au

nombre de lauréats inscrits sur la liste de réserve.

49. Les épreuves de présélection16 des 176 concours figurant dans la base de

données de l'EPSO ont éliminé 70 000 des 95 000 candidats. Par conséquent,

le nombre de personnes admises aux épreuves suivantes était insuffisant pour

pouvoir atteindre l'objectif de 15 500 lauréats.

50. Ce déficit a été aggravé par le fait que quelque 4 000 candidats ayant

réussi les épreuves de présélection n'ont pas participé aux étapes suivantes de

15 Voir, par exemple, l'affaire F-25/05, dans laquelle le Tribunal de la fonction

publique de l'Union européenne a annulé les décisions du jury des 6 et 7 septembre 2004 refusant d’admettre les requérantes aux épreuves du concours EPSO/C/11/03.

16 Ou les épreuves écrites, en cas d'absence d'épreuves de présélection.

20


la procédure de sélection. Bien souvent, la raison en était qu'ils ne

satisfaisaient pas à toutes les conditions d'éligibilité énoncées dans l'avis de

concours, le respect de ces conditions n'étant vérifié qu'après le déroulement

des épreuves de présélection.

51. Pour remédier à l'insuffisance du nombre de candidats admissibles aux

épreuves écrites, l'EPSO a réintroduit, en janvier 2008, une procédure (dite de

“repêchage”17) destinée à combler le déficit causé par les candidats ayant

réussi les épreuves de présélection mais qui ne sont pas admissibles aux

étapes suivantes de la procédure de sélection.

52. En raison du nombre insuffisant de lauréats, les besoins en ressources

humaines des institutions ne sont pas entièrement couverts par des agents

permanents, et le recours au personnel temporaire et contractuel augmente.

Cela accroît le risque de perte de connaissances institutionnalisées.

53. Ainsi que cela ressort du programme de développement d'EPSO, la

présélection est considérée comme un moyen efficace de réduire, en cas de

besoin, le nombre de candidats à un niveau gérable. Le programme considère

la possibilité de n'écarter que les candidats les moins performants ayant

obtenu le minimum requis à chacune des épreuves de présélection ainsi que

tous ceux ayant échoué à l'une ou l'autre de ces épreuves, plutôt que de ne

sélectionner que les plus performants pour participer aux phases suivantes du

concours. Cependant, aucune décision n'a encore été arrêtée.

17 Le «repêchage» a lieu entre les épreuves de présélection et les épreuves écrites.

Lorsque le nombre de candidats ayant réussi les épreuves de présélection et satisfaisant aux conditions d'éligibilité est insuffisant, le déficit est compensé en invitant aux épreuves écrites les candidats éligibles ayant obtenu les meilleurs résultats suivants aux épreuves de présélection.

21

La procédure de sélection n'a pas permis d'obtenir l'équilibre géographique le plus large possible

54. Le statut prévoit que les institutions recrutent leur personnel sur une base

géographique aussi large que possible parmi les ressortissants des États

membres. Cela n'est possible que si la répartition des lauréats inscrits sur la

liste de réserve reflète cette base géographique.

55. Compte tenu des élargissements de l'Union européenne intervenus

en 2004 et en 2007, la priorité a été donnée aux candidats des nouveaux États

membres, et un certain nombre de concours organisés par l'EPSO ont été

réservés aux ressortissants de ces pays. Comme le montre l'analyse faite par

la Cour de la base de données de l'EPSO (voir point 31), sur les

10 151 lauréats, près des deux tiers (6 416) étaient des ressortissants de

l'EU-12 (c'est-à-dire des nouveaux États membres) (voir annexe IV b).

56. Il ressort également de cette analyse que les candidats issus d'États

membres représentant une part relativement élevée de la population de l'UE

ont eu tendance à être sous-représentés parmi les lauréats. Comme le

montrent les annexes IV a et IV b, cela vaut non seulement pour des États

membres tels que le Royaume-Uni, l'Allemagne et l'Espagne, qui font partie du

groupe de l'EU-15, mais aussi pour la Pologne et la Roumanie, qui

appartiennent au groupe de l'EU-12. En revanche, hormis pour l'Autriche et la

Bulgarie, les ressortissants des plus petits États membres ont eu tendance à

être surreprésentés si l'on considère la part de leur pays dans la population de

l'UE. Cela était en particulier le cas des candidats belges.

57. Étant donné que plusieurs facteurs sont susceptibles d'affecter l'équilibre

géographique, il conviendrait de procéder à une analyse approfondie pour

mettre en évidence les causes des déséquilibres observés. Le programme de

développement d'EPSO n'analyse pas de façon détaillée les déséquilibres

géographiques, pas plus qu'il n'y remédie.


22

Inadéquation des informations de gestion

Insuffisance des informations disponibles relatives aux coûts

58. Le coût de l'inscription d'un lauréat sur une liste de réserve devrait être

calculé par l'EPSO de manière à ce qu'il puisse garantir que la procédure de

sélection du personnel bénéficie d'un niveau d'investissement approprié,

comparable à celui d'organisations similaires. Une telle évaluation est d'autant

plus importante que les institutions de l'UE offrent des emplois à vie.

59. Les informations disponibles relatives aux coûts sont insuffisantes, qu'il

s'agisse des coûts réels, des coûts préétablis ou des coûts de référence

provenant d'organisations internationales du secteur public similaires. L'EPSO

ne calcule ni ne suit les coûts de l'inscription d'un lauréat sur une liste de

réserve. Il a conclu des accords de niveau de service avec des agences

européennes de régulation en vue de la fourniture de services de sélection du

personnel, pour lesquels l'EPSO perçoit 6 000 euros par lauréat pour les

concours généraux.

60. Se fondant sur l'exécution budgétaire, la Cour estime que les coûts

encourus par l'EPSO étaient d'environ 7 100 euros par lauréat, répartis comme

suit: 4 590 euros de coûts directs et 2 510 euros de coûts indirects. En outre,

pour pouvoir déterminer le coût total pour le budget communautaire, il convient

de tenir compte également du coût encouru par les institutions (personnel

participant à des jurys, notation, surveillance, etc.), qui vient s'ajouter au

montant susmentionné.

61. Le programme de développement d'EPSO n'aborde pas la question du

coût par lauréat et ne définit pas d'objectifs ou de normes en la matière.

62. Le programme de développement d'EPSO envisage par ailleurs un

éventail de mesures (comme les centres d'évaluation) qui nécessiteraient un

financement supplémentaire durant la phase de mise en œuvre. Il ne comporte

cependant pas d'indications précises en ce qui concerne les éventuels coûts


23

supplémentaires et bénéfices futurs qui devraient découler de la mise en

œuvre du programme. La quantification des coûts et l'évaluation des bénéfices

futurs faciliteraient la prise de décision de l'autorité budgétaire concernant le

financement de ce programme.

Insuffisance des bases de données de l'EPSO

63. Les bases de données devraient disposer de contrôles intégrés appropriés

et contenir des informations exactes et actualisées, ce qui contribuerait à

garantir l'efficience de la procédure.

64. Pour s'inscrire, les candidats doivent saisir leurs données personnelles par

internet. À des étapes ultérieures de la procédure, les résultats des épreuves,

les informations fournies par les jurys et les listes de lauréats sont également

stockés dans les bases de données.

65. L'audit a permis de mettre en évidence des faiblesses affectant les bases

de données de l'EPSO:

a) le système ne rejetait pas de manière systématique les inscriptions

multiples émanant d'une seule et même personne, ce qui est expressément

interdit par les règlements des concours;

b) les informations saisies dans le système n'étaient pas encodées de manière

cohérente;

c) certaines des données saisies dans le système étaient inexactes ou

impossibles;

d) elles ne comportaient pas d'informations actualisées en ce qui concerne la

disponibilité des lauréats.

66. Les inscriptions multiples faites par la même personne ne peuvent être

détectées électroniquement que si un identificateur unique et clair est utilisé, ce

qui n'est pas le cas actuellement. Par ailleurs, les mêmes codes ne sont pas


24

utilisés de manière uniforme pour enregistrer les mêmes données concernant

une étape donnée du concours (par exemple, codes pour les candidats ayant

réussi les épreuves de présélection, les épreuves écrites, etc.), ce qui se

traduit par un manque d'harmonisation des données à des fins d'analyse.

67. L'acceptation d'inscriptions multiples par le système peut entraîner un

risque d'inégalité de traitement des candidats. Compte tenu du manque

d'informations de gestion fiables, utiles et actualisées au niveau du concours et

en général, les gestionnaires de l'EPSO éprouvent des difficultés à mettre en

évidence des caractéristiques, des tendances émergentes ou des exceptions

aux normes établies.

68. L'EPSO prévoit de mettre en place une nouvelle base de données

en 2010. Il importe que cette nouvelle base de données remédie aux

déficiences susmentionnées.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

69. Dans l'ensemble, l'audit a permis de conclure que l'EPSO a géré

efficacement l'augmentation du nombre de concours généraux nécessaires

dans le cadre de l'élargissement. L'efficience et l'efficacité de l'EPSO étaient

cependant affectées par les insuffisances suivantes:

i) les besoins des institutions en personnel n'étaient pas communiqués à

l'EPSO en temps utile ou selon une méthode cohérente;

ii) la procédure de sélection du personnel était trop longue, aussi bien par

rapport aux normes de l'EPSO que par rapport aux meilleures

pratiques internationales; la phase du concours a connu des retards,

principalement imputables au fait que les membres des jurys n'étaient

pas disponibles à plein temps;

iii) les concours n'ont permis d'obtenir en moyenne que les deux tiers du

nombre de lauréats escompté. Ce résultat s'explique par les

désistements imputables à la longueur de la procédure, au fait que


25

l'accent a été mis indûment sur des exigences particulières concernant

les langues, à la publicité imparfaite des concours et aux épreuves de

présélection, qui ont éliminé un nombre trop important de candidats par

rapport à l'objectif visé. Par ailleurs, la procédure de sélection n'a pas

permis d'obtenir l'équilibre géographique le plus large possible entre

les lauréats;

iv) les informations de gestion n'étaient pas toujours fiables et complètes.

Les informations relatives aux coûts encourus pour inscrire un lauréat

sur la liste de réserve étaient insuffisantes; les éventuels coûts

supplémentaires et bénéfices futurs devant résulter du programme de

développement d'EPSO n'étaient pas quantifiés; en outre, les

informations contenues dans les bases de données de l'EPSO

n'étaient pas toujours fiables.

70. Le programme de développement d'EPSO, adopté en septembre 2008,

vise à réduire la durée des concours à neuf mois maximum et à en augmenter

le rendement. Il envisage notamment la possibilité d'accorder une part plus

importante à la planification stratégique des ressources humaines, d'accroître

l'efficacité de la présélection, de recourir de manière généralisée aux tests sur

ordinateur et de créer des jurys professionnalisés. Les nouvelles procédures

devraient être opérationnelles à compter du premier trimestre de 2010. Compte

tenu des importants changements concernant l'organisation des procédures de

sélection du personnel prévus par le programme de développement d'EPSO,

les principales recommandations de la Cour sont les suivantes:

Recommandation relative à la planification des ressources humaines

Recommandation n° 1: Communication des besoins en temps utile et de manière systématique

Les représentants des institutions au conseil d'administration de l'EPSO devraient

veiller à ce que les institutions fournissent à l'EPSO en temps utile des informations

suffisamment fiables concernant leurs besoins en personnel, sur la base d'une


26

approche commune de l'évaluation de ces besoins dans le cadre d'un programme

prévisionnel glissant sur trois ans.

Recommandation relative à la durée de la procédure de sélection du personnel

Recommandation n° 2: Veiller à ce que les institutions contribuent à la constitution de jurys professionnalisés et de listes d'assesseurs qualifiés

Pour atteindre l'objectif du programme de développement d'EPSO concernant la

réduction de la durée des concours, les représentants des institutions au sein du

conseil d'administration de l'EPSO devraient veiller à ce que les institutions assistent

l'EPSO en détachant auprès de celui-ci un nombre suffisant de fonctionnaires

qualifiés, à plein temps, et en encourageant leurs agents à faire partie de la réserve

d'assesseurs qualifiés proposée. À défaut, il conviendra d'adopter d'autres mesures

afin de réduire la durée des concours comme prévu.

Recommandations relatives au rendement et à l'équilibre géographique des concours

Recommandation n° 3: Adapter les exigences particulières concernant les langues

Afin de mettre davantage l'accent sur les capacités professionnelles plutôt que sur les

compétences linguistiques, il conviendrait de retenir l'option visant à organiser les

épreuves de présélection dans les 23 langues. L'exigence en matière de profils

linguistiques particuliers devrait être revue; en outre, il conviendrait de tester

davantage l'aptitude des candidats à apprendre des langues rapidement,

conformément à la nouvelle approche des procédures de sélection, axée sur les

compétences.


27

Recommandation n° 4: Améliorer la qualité des avis de concours

L'EPSO devrait appliquer des mécanismes de contrôle de la qualité rigoureux, afin de

garantir l'exactitude et la clarté des avis de concours publiés.

Recommandation n° 5: Faire en sorte d'obtenir le nombre approprié de candidats à chaque étape de la procédure de sélection

a) Une action concertée entre les institutions pour l'élaboration et le financement

d'une stratégie commune en matière de communication, destinée à attirer des

candidats qualifiés, devrait être menée sous la coordination de l'EPSO.

b) Afin d'obtenir le nombre voulu de lauréats, l'EPSO devrait, à chaque étape du

concours, s'efforcer de faire en sorte que le nombre approprié de candidats

correspondant aux besoins soient invités à passer les épreuves suivantes.

Recommandation n° 6: Assurer un meilleur équilibre géographique

L'EPSO devrait analyser de manière approfondie à la fois l'ampleur et les causes du

déséquilibre géographique et formuler des propositions sur la manière d'améliorer les

choses à cet égard.

Recommandations relatives aux informations de gestion

Recommandation n° 7: Déterminer les coûts des concours

a) L'EPSO devrait déterminer le coût total, pour le budget communautaire, de

l'inscription d'un lauréat sur une liste de réserve, et comparer les résultats

avec ceux d'organisations internationales du secteur public similaires, de

manière à ce que la procédure de sélection du personnel bénéficie d'un

niveau d'investissement approprié.

b) L'EPSO devrait également quantifier les éventuels coûts supplémentaires et

évaluer les bénéfices futurs qu'entraînerait la mise en œuvre de son

programme de développement, afin de faciliter la prise de décision de

l'autorité budgétaire concernant le financement de ce programme.



28

Recommandation n° 8: Mettre en place une nouvelle base de données pour la gestion des concours

L'EPSO devrait prendre des mesures afin de garantir que la nouvelle base de

données pour la gestion des concours est conçue de manière à empêcher les

inscriptions multiples et irrégulières, qu'elle est utilisée uniformément pour tous les

concours et qu'elle permet d'obtenir des informations de gestion fiables, utiles et

actualisées au niveau des concours et au niveau de sa gestion en général.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa

réunion du 11 juin 2009.

Par la Cour des comptes

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Président

Numéro du concours Profil

Approbation de l'avis de concours

par le conseil d'administration

de l'EPSO

Examen de l'avis de

concours par la

COPARCO(*)

Publication au Journal

officiel

Date limite d'inscription

Date des épreuves

écrites

Date des épreuves

orales

Publication de la liste de

réserveDurée du concours

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (7) - (4)

1EPSO/LA/10/03 Chef de division linguistique/spécialiste des

questions juridiques LA3 10.12.2002 28.2.2003 15.4.2003 23.5.2003 19.3.2004 7.7.2004 7.7.2004 13 mois et 14 jours

2EPSO/A/2/03

Citoyenneté tchèque - administrateur adjoint AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.6.2004 22.7.2004 13 mois

3EPSO/A/8/03 Citoyenneté polonaise - administrateur adjoint

AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.7.2004 30.7.2004 13 mois et 6 jours4 EPSO/C/4/03 Citoyenneté hongroise - dactylographe C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 2.7.2004 7.12.2004 17 mois et 13 jours5 EPSO/C/9/03 Citoyenneté slovène - dactylographe C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 4.6.2004 4.6.2004 11 mois et 10 jours6 EPSO/LA/11/03 Traducteurs adjoints LA 8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 27.11.2003 14.7.2004 1.9.2004 14 mois et 7 jours7 EPSO/LA/12/03 Juristes linguistes LA7/LA6 10.12.2002 29.4.2003 6.6.2003 11.7.2003 24.1.2004 7.4.2004 7.4.2004 9 mois8 EPSO/C/11/03 Secrétaires de langue anglaise (C5/C4) 5.12.2003 7.10.2003 6.11.2003 8.12.2003 30.4.2004 14.3.2005 15.3.2005 15 mois et 7 jours9 EPSO/A/17/04 Administrateurs A7/A6 recherche 5.12.2003 20.10.2003 31.3.2004 30.4.2004 15.4.2005 23.3.2006 28.4.2006 24 mois

10 EPSO/A/18/04 Administrateurs A7/A6 sécurité alimentaire 5.12.2003 29.1.2004 21.4.2004 24.5.2004 28.1.2005 21.10.2005 21.10.2005 17 mois 11 EPSO/AST/3/04 Informatique B*3 11.11.2004 10.11.2004 22.12.2004 3.2.2005 15.7.2005 23.5.2006 23.5.2006 15 mois et 19 jours12 EPSO/AD/25/05 Administrateurs AD5 administration publique 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 29.3.2006 21.3.2007 2.4.2007 19 mois et 4 jours13 EPSO/AD/26/05 Administrateurs AD5 droit 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 7.5.2007 7.5.2007 20 mois et 8 jours14 EPSO/AD/29/05 Administrateurs AD5 économie/statistique 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 28.2.2007 8.3.2007 17 mois et 9 jours15 EPSO/AD/37/05 Administrateur linguiste AD5 (DE) 20.10.2005 18.10.2005 23.11.2005 21.12.2005 29.9.2006 30.3.2007 19.4.2007 16 mois16 EPSO/AST/7/05 Assistants AST3 gestion financière 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 24.3.2007 24.3.2007 17 mois et 24 jours

Source: Cour des comptes européenne, sur la base de données fournies par l'EPSO et par la COPARCO, ainsi que du Journal officiel.

(*) Common Joint Committee/Commission Paritaire Commune.

Annexe IDURÉE DES CONCOURS

Durée moyenne entre l'approbation de l'avis de concours et sa publication au Journal officiel:

4 mois

Durée moyenne entre la date limite d'inscription et la publication de la liste de réserve: 16 mois

AEI000268FR07-09AA-DEC029-09VO-RS-EPSO-TR.xls 11.6.2009

Numéro du concours Profil

Nombre escompté de lauréats

indiqué dans l'avis de concours

Nombre effectif de lauréats Rendement

(1) (2) (3)=(2)/(1)

1 EPSO/LA/10/03 Chef de division linguistique/spécialiste des questions juridiques LA3 108 20 19 %2 EPSO/A/2/03 Citoyenneté tchèque - administrateur adjoint AD8 245 180 73 %3 EPSO/A/8/03 Citoyenneté polonaise - administrateur adjoint AD8 305 252 83 %4 EPSO/C/4/03 Citoyenneté hongroise - dactylographe C5/C4 240 242 101 %5 EPSO/C/9/03 Citoyenneté slovène - dactylographe C5/C4 95 50 53 %6 EPSO/LA/11/03 Traducteurs adjoints LA 8 1 215 549 45 %7 EPSO/LA/12/03 Juristes linguistes LA7/LA6 360 216 60 %8 EPSO/C/11/03 Secrétaires de langue anglaise (C5/C4) 350 351 100 %9 EPSO/A/17/04 Administrateurs A7/A6 recherche 180 107 59 %

10 EPSO/A/18/04 Administrateurs A7/A6 sécurité alimentaire 350 274 78 %11 EPSO/AST/3/04 Informatique B*3 230 70 30 %12 EPSO/AD/25/05 Administrateurs AD5 administration publique 210 213 101 %13 EPSO/AD/26/05 Administrateurs AD5 droit 180 174 97 %14 EPSO/AD/29/05 Administrateurs AD5 économie/statistique 135 137 101 %15 EPSO/AD/37/05 Administrateur linguiste AD5 (DE) 35 37 106 %16 EPSO/AST/7/05 Assistants AST3 gestion financière 310 217 70 %

Rendement d'un échantillon de 16 concours

Source: Cour des comptes européenne, sur la base de données fournies par l'EPSO et du Journal officiel.

Annexe IIRENDEMENT DES CONCOURS

68 %

Rendement de 176 concours organisés entre 2003 et 2006

4 548 3 089

15 500 10 151 65 %

AEI000268FR07-09BB-DEC029-09VO-RS-EPSO-TR.xls 11.6.2009

Belgique 9 496 5 947 1 537 127 1 885Bulgarie 6 260 3 580 1 553 1 115 12République tchèque 4 728 3 032 777 882 37Danemark 845 613 127 32 73Allemagne 4 464 3 210 651 487 116Estonie 1 431 1 132 107 162 30Irlande 519 115 328 25 51Grèce 3 166 2 149 491 104 422Espagne 3 675 1 908 952 55 760France 7 595 5 727 669 413 786Italie 9 393 5 370 2 478 387 1 158Chypre 756 655 73 12 16Lettonie 1 452 1 123 144 169 16Lituanie 2 454 1 789 338 293 34Luxembourg 160 55 40 51 14Hongrie 6 367 3 927 1 000 1 378 62Malte 735 650 36 4 45Pays-Bas 881 608 99 34 140Autriche 1 032 806 102 96 28Pologne 10 919 6 508 2 541 1 768 102Portugal 2 229 1 276 640 24 289Roumanie 7 278 4 557 2 272 432 17Slovénie 1 813 1 404 140 247 22Slovaquie 3 971 2 564 581 801 25Finlande 1 008 779 81 21 127Suède 1 160 936 133 16 75Royaume-Uni 1 164 84 820 97 163

Total 94 951 60 504 18 710 9 232,00 6 505

Pourcentage 100 % 64 % 20 % 10 % 6 %

Source: Cour des comptes européenne, sur la base de données fournies par l'EPSO.

Annexe III

VENTILATION DES PARTICIPANTS EN FONCTION DE LA DEUXIÈME LANGUE CHOISIE POUR LES ÉPREUVES

Français (FR) Autres languesÉtats membres

Nombre de participants aux épreuves

Anglais (EN)

Allemand (DE)

Belgique 10 511,4 2,7 % 20 105 18,2 % 9 496 20,3 % 820 22,0 %Danemark 5 427,5 1,4 % 2 093 1,9 % 845 1,8 % 127 3,4 %Allemagne 82 438,0 21,2 % 9 480 8,6 % 4 464 9,5 % 467 12,5 %Irlande 4 209,0 1,1 % 1 456 1,3 % 519 1,1 % 97 2,6 %Grèce 11 125,2 2,9 % 7 655 6,9 % 3 166 6,8 % 163 4,4 %Espagne 43 758,3 11,2 % 8 966 8,1 % 3 675 7,9 % 272 7,3 %France 62 886,2 16,1 % 16 438 14,9 % 7 595 16,2 % 582 15,6 %Italie 58 751,7 15,1 % 25 024 22,7 % 9 393 20,1 % 424 11,4 %Luxembourg 459,5 0,1 % 354 0,3 % 160 0,3 % 16 0,4 %Pays-Bas 16 334,2 4,2 % 1 889 1,7 % 881 1,9 % 91 2,4 %Autriche 8 265,9 2,1 % 2 717 2,5 % 1 032 2,2 % 72 1,9 %Portugal 10 569,6 2,7 % 6 088 5,5 % 2 229 4,8 % 148 4,0 %Finlande 5 255,6 1,3 % 2 160 2,0 % 1 008 2,2 % 149 4,0 %Suède 9 047,8 2,3 % 2 860 2,6 % 1 160 2,5 % 99 2,7 %Royaume-Uni 60 393,1 15,5 % 3 006 2,7 % 1 164 2,5 % 208 5,6 %

Total 389 433,0 100,0 % 110 291 100,0 % 46 787 100,0 % 3 735 100,0 %

Source: Cour des comptes européenne, sur la base de données fournies par EUROSTAT et par EPSO, ainsi que du Journal officiel.

Annexe IV a

États membres de l'EU-15

Population au 1er janvier 2006

(en milliers)

ÉQUILIBRE GÉOGRAPHIQUE DES RÉSULTATS DES CONCOURS - EU-15

Pourcentage de la population des pays de l'UE-15

Nombre de candidats

Pourcentage de candidats

Nombre de participants

aux épreuves

Pourcentage de participants

Nombre de lauréats

Pourcentage de lauréats

États membres de l'EU-12

Population au 1er janvier 2006

(en milliers)

Pourcentage de la population

des pays de l'UE-12

Bulgarie 7 718,8 7,5 % 10 276 10,5 % 6 260 13,0 % 387 6,0 %République tchèque 10 251,1 9,9 % 9 338 9,5 % 4 728 9,8 % 814 12,7 %Estonie 1 344,7 1,3 % 2 882 2,9 % 1 431 3,0 % 379 5,9 %Chypre 766,4 0,7 % 2 133 2,2 % 756 1,6 % 130 2,0 %Lettonie 2 294,6 2,2 % 2 751 2,8 % 1 452 3,0 % 281 4,4 %Lituanie 3 403,3 3,3 % 5 290 5,4 % 2 454 5,1 % 397 6,2 %Hongrie 10 076,6 9,7 % 13 196 13,4 % 6 367 13,2 % 971 15,1 %Malte 404,3 0,4 % 1 687 1,7 % 735 1,5 % 209 3,3 %Pologne 38 157,1 36,9 % 22 957 23,4 % 10 919 22,7 % 1 465 22,8 %Roumanie 21 610,2 20,9 % 15 627 15,9 % 7 278 15,1 % 531 8,3 %Slovénie 2 003,4 1,9 % 3 868 3,9 % 1 813 3,8 % 339 5,3 %Slovaquie 5 389,2 5,2 % 8 151 8,3 % 3 971 8,2 % 513 8,0 %

Total 103 419,7 100,0 % 98 156 100,0 % 48 164 100,0 % 6 416 100,0 %

Source: Cour des comptes européenne, sur la base de données fournies par EUROSTAT et par EPSO, ainsi que du Journal officiel.

Annexe IV bÉQUILIBRE GÉOGRAPHIQUE DES RÉSULTATS DES CONCOURS - EU-12

Nombre de candidats

Pourcentage de candidats

Nombre de participants

aux épreuves

Pourcentage de participants

Nombre de lauréats

Pourcentage de lauréats

COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES

Bruxelles, 30.6.2009 SEC(2009)919

RÉPONSES AU RAPPORT SPÉCIAL DE LA COUR DES COMPTES

"L'EFFICIENCE ET L'EFFICACITE DES ACTIVITES MENEES PAR L'OFFICE EUROPEEN DE SELECTION DU PERSONNEL EN VUE DE LA SELECTION DES

AGENTS"

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RÉPONSES AU RAPPORT SPÉCIAL DE LA COUR DES COMPTES

"L'EFFICIENCE ET L'EFFICACITE DES ACTIVITES MENEES PAR L'OFFICE EUROPEEN DE SELECTION DU PERSONNEL EN VUE DE LA SELECTION DES

AGENTS"

1. SYNTHÈSE

I. L'EPSO se félicite du rapport de la Cour des comptes, dans le contexte d'une refonte en profondeur des méthodes et politiques en matière de sélection du personnel des institutions européennes.

III.

a) Dans le cadre du programme de développement de l'EPSO (PDE) approuvé par le conseil d'administration, il a été décidé d'établir un planning roulant à 3 ans et de définir une méthodologie pour que les institutions puissent présenter leurs besoins de manière harmonisée. Cette méthodologie commune de présentation est en cours de mise en place.

L'évolution de la planification vers une gestion stratégique des besoins en ressources humaines est l'un des piliers de révision des procédures de sélection actuellement mis en œuvre dans le cadre du PDE d'EPSO.

b) Suite à une identification des meilleures pratiques existantes, initiée par l'Office, dans plusieurs organisations internationales et administrations nationales dès fin 2007, le problème de la durée des concours a été clairement identifié par EPSO. C'est notamment pour y remédier que l'Office a fait les propositions appropriées au sein du PDE. Dans le cadre du PDE et du cycle annuel de concours, la durée d'un concours depuis la publication jusqu'à la publication de la liste de réserve se situera entre 5 et 9 mois (en fonction du nombre de candidats).

c) En l'absence de planification stratégique, les nombres de lauréats demandés par les Institutions sur une base ad hoc ont toujours intégré une marge de manœuvre, en particulier pour les profils les plus difficiles à obtenir.

Le système actuel a permis de produire près de 11.000 lauréats, alors que d'autre part, un peu plus de 7.000 seulement ont été effectivement recrutés par les Institutions. Cette situation factuelle permet donc de nuancer fortement l'impact qu'aurait pu avoir le fait que le nombre total de lauréats initialement demandé n'ait pas été atteint et démontre que le système a fonctionné.

Certains profils (traducteurs EUR10 par exemple) ont été déficitaires, ceci reflétant un manque de candidats qualifiés disponibles sur ces secteurs du marché de travail plus qu'un défaut de planification stratégique (la répétition des concours ayant confirmé ce déficit initial).

Le PDE vise justement à pallier ces difficultés, notamment par la mise en œuvre combinée de la nouvelle planification stratégique et d'une stratégie de communication visant à attirer en nombre suffisant les candidats les plus qualifiés pour les profils recherchés, y compris par le

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biais d'une communication ciblée sur les profils/pays déficitaires et des partenariats plus poussés avec les États membres pour relayer l'information.

L'insertion systématique de la clause de repêchage dans les avis de concours permet aussi de limiter la déperdition éventuelle de candidats au niveau de la procédure d'admission.

d) La mise en place du PDE répond à un objectif d'accroissement de la valeur ajoutée et d'un meilleur ratio coût/efficacité («value for money»). Le PDE vise à améliorer la qualité des procédures de sélection et donc, à accroître la garantie que les lauréats produits seront aptes à travailler au sein des Institutions. La finalité en termes d'impact financier doit donc être placée au niveau du recrutement et non de la sélection. La proposition de budget pour 2010 précise les crédits supplémentaires nécessaires durant la phase de lancement.

Un nouveau système informatique de gestion des concours, actuellement en développement, sera opérationnel en 2010. En attendant, l'EPSO a mis en place des mécanismes solides pour assurer la fiabilité des informations contenues dans les bases de données existantes.

V.

a) Dans le cadre du PDE approuvé par le conseil d'administration en septembre 2008, un planning stratégique sur 3 ans est en cours de réalisation sur la base d'une norme commune de présentation des besoins par les institutions.

b) Dans le cadre du PDE, cette mesure sera mise en œuvre à partir de 2010.

c) Plusieurs mesures sont déjà en place pour répondre aux observations de la Cour:

- amélioration du contrôle de qualité, tant interne (création d'une fonction spécifique de contrôle de qualité) qu'externe (renforcement de la vérification linguistique au niveau de la DGT et de l'OPOCE);

- simplification et rationalisation des avis de concours, désormais également disponibles en 23 langues;

- mise en place d'un nouveau site web, les informations stables étant toutes disponibles en 23 langues;

- mise en place par étapes d'un nouveau régime linguistique, à la fois au niveau de la communication ainsi qu'au niveau des tests avec un rééquilibrage du poids relatif entre le test de la seconde langue et de la langue principale;

- définition de tests plus adaptés aux besoins des Institutions par rapport aux compétences recherchées.

La diversité et l'attractivité constituent le 3ème pilier du PDE. Dans ce cadre, plusieurs mesures sont prévues pour renforcer la capacité d'EPSO et des institutions à attirer les candidats les plus qualifiés, en particulier: la focalisation de la stratégie de communication sur une approche plus ciblée et à géométrie variable pour les États membres et/ou les profils identifiés comme particulièrement déficitaires à l'heure actuelle, et la redéfinition complète de l'image des Institutions en tant qu'employeurs par rapport aux attentes des nouvelles générations.

d) L'EPSO améliore ses informations de gestion dans le cadre du PDE.

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Tel qu'indiqué ci-dessus, l'objectif fondamental du PDE est d'accroître la valeur ajoutée et le ratio coût/efficacité («value for money») pour chaque lauréat.

La proposition de budget pour 2010 précise les crédits supplémentaires nécessaires durant la phase de lancement.

2. OBSERVATIONS

14. Le fait que la Cour reconnaisse que l'EPSO a géré efficacement l'augmentation du nombre de concours est accueilli favorablement. Cela démontre que les institutions ont intégré avec succès l'élargissement.

17. Dans le cadre du programme de développement de l'EPSO (PDE) approuvé par le conseil d'administration, il a été décidé d'établir un planning roulant à 3 ans et de définir une méthodologie pour que les institutions puissent présenter leurs besoins de manière harmonisée. Cette méthodologie commune de présentation est en cours de mise en place.

L'évolution de la planification vers une gestion stratégique des besoins en ressources humaines est l'un des piliers de révision des procédures de sélection actuellement mis en œuvre dans le cadre du PDE d'EPSO.

18. Les institutions ont convenu qu'une approche consistant à systématiquement sélectionner un nombre de candidats au moins double du nombre des emplois à pourvoir n'était pas praticable. Un décalage permanent entre le nombre de lauréats et le nombre d'entre eux qui sont finalement recrutés aurait un coût supplémentaire et des conséquences négatives en terme d'image. La planification stratégique sur trois ans et la mise en place de cycles annuels de concours dans ce contexte de prévision et d'anticipation renforcées des besoins par les Institutions se traduisent déjà de facto par une réduction de la marge de manœuvre incluse par les Institutions dans le système actuel pour la fixation du nombre de lauréats demandés sur une base ad hoc (et pouvant être estimée à ce jour en moyenne à 20 % de plus que les besoins réels).

23. Suite à une identification des meilleures pratiques existantes initiée par l'Office dans plusieurs organisations internationales et administrations nationales dès fin 2007, la question de la durée des concours a été clairement traitée par EPSO. C'est notamment pour y remédier que l'Office a fait les propositions appropriées au sein du PDE. Dans le cadre du nouveau cycle annuel de concours, la durée d'un concours depuis la publication jusqu'à la publication de la liste de réserve se situera entre 5 et 9 mois (en fonction du nombre de candidats).

26. Le PDE prend en considération l'élément déterminant des retards, à savoir la désignation en temps voulu et la disponibilité des membres du jury, et y remédie par l'intermédiaire de la mesure relative au détachement de membres permanents du jury.

32. Il a été remédié aux déficits importants observés pour certaines listes en relançant au besoin les concours. Par ailleurs, l'EPSO a introduit depuis janvier 2008 une «clause de repêchage» dans chaque concours, afin de s'assurer que les candidats invités aux étapes suivant la phase de tests sur ordinateur et qui satisfont aux critères d'éligibilité puissent être en nombre suffisant.

40. Le régime linguistique des concours est approuvé et adapté sur une base annuelle par le conseil d'administration d'EPSO où toutes les institutions sont représentées. Lors de sa réunion du 13 novembre 2008, le conseil d'administration a approuvé les propositions de

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l'Office à mettre en œuvre en deux phases: l'introduction à partir de 2010 des tests dans la langue principale dans les seuls concours spécifiques monolingues et dans un deuxième temps à partir de 2011, une généralisation de l'utilisation des 23 langues pour la plupart des tests d'accès (notamment raisonnement verbal et numérique).

Le choix du régime linguistique n'est pas uniquement dicté par des raisons logistiques et pratiques mais aussi par les impératifs de recrutement des Institutions de lauréats à même de travailler dans les langues les plus couramment utilisées par celles-ci.

41-42. Dans le contexte du PDE, les avis de concours viennent d'être simplifiés et rationalisés, avec l'intégration de l'ancien guide aux candidats dans une partie fixe de l'avis de concours et une partie propre à chaque concours plus réduite, ce qui limitera les risques d'erreur. Les avis de concours sont également désormais disponibles dans les 23 langues de l'UE. La structure logique des avis de concours a été améliorée afin d'en faciliter la gestion mais aussi d'améliorer l'information transmise aux candidats et l'image des Institutions, l'avis de concours étant souvent le premier contact des citoyens avec les institutions.

En ce qui concerne la diffusion de l’information sur les avis de concours, plusieurs éléments de réforme ont déjà été mis en place dans le contexte du PDE, en particulier la conclusion d’un nouveau contrat pour la publicité dans les médias, le renforcement de l’utilisation des nouveaux médias plus adaptés aux attentes et habitudes des nouvelles générations (exemple: diffusion d’un clip vidéo sur les carrières communautaires sur Youtube depuis mars 2009), le développement d’une stratégie de communication axée autour d’une nouvelle image de marque des Institutions en tant qu’employeur, la mise en place d'un nouveau site internet et enfin, une stratégie de coopération renforcée avec les États membres pour une meilleure dissémination de l’information (relations renforcées avec les Représentations permanentes à Bruxelles, contacts avec les autorités nationales sur place, utilisation accrue du réseau d’experts en recrutement des administrations nationales géré par EPSO).

43. La planification stratégique et le cycle annuel des concours permettront de limiter les corrigenda relatifs aux changements du nombre des lauréats requis.

De même, le contrôle de qualité a été renforcé à l'initiative de l'Office, tant au niveau de la traduction avec la DGT qu'au niveau de la vérification linguistique avec les services de l'OPOCE.

45. Depuis le 4 mars 2009, les avis de concours sont publiés en 23 langues.

46. Comme les Institutions sont particulièrement conscientes de la nécessité de l'amélioration de l'image des Institutions en tant qu'employeur, ceci constitue dès lors l'un des objectifs à atteindre par le biais du PDE.

50. Dans le cadre du PDE, des mesures visant à réduire au maximum le nombre de candidats ne remplissant pas les conditions d’admission/critères d’éligibilité ont été prises:

- mise en place d’un nouvel acte de candidature en ligne, plus détaillé et plus didactique. Le candidat est désormais invité à déclarer sur l’honneur que les données introduites dans sa candidature en ligne sont correctes;

- un renforcement de l’auto-évaluation par le candidat pour lui permettre de vérifier au préalable s’il possède les capacités requises pour réussir les épreuves de sélection;

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- l’admission se fera désormais en deux temps, d’abord par un pré-screening sur la base des déclarations fournies en ligne par le candidat et à un stade ultérieur plus tard dans la procédure.

Les gains de temps sont estimés à près de trois mois par rapport à la procédure de sélection actuelle.

53. Le principe du «sifting in» (tamisage) des candidats a déjà été approuvé dans le cadre du PDE. Les modalités pratiques seront adoptées au titre du premier cycle annuel.

57. L'EPSO ne peut jouer qu'un rôle limité en la matière, étant donné que les déséquilibres géographiques découlent essentiellement de facteurs externes que l'Office ne maîtrise pas, comme la situation économique dans les États membres, la perception de l'Union européenne, les niveaux relatifs des rémunérations, etc. Néanmoins, le chapitre 3 du PDE répond à la nécessité de cibler certaines populations de candidats, notamment celles issues d'États membres déterminés. Une analyse de l'équilibre géographique a été réalisée.

58. Les coûts de l'inscription d'un lauréat sur une liste de réserve, notamment au regard des coûts similaires supportés par chaque institution avant la mise en place d'un organisme interinstitutionnel chargé des procédures de sélection, étaient déjà calculés par l'Office lors de sa création. Cependant, le coût d'un lauréat ne doit pas être évalué en tant que tel, mais mis en rapport avec le coût potentiel d'une mauvaise décision quant à la personne recrutée, dans le contexte d'un emploi à vie.

59. Une analyse des coûts de référence permettant de comparer les coûts préétablis avec ceux d'administrations nationales sera réalisée dans le cadre du réseau d'experts nationaux en recrutement de l'EPSO et devrait être disponible au deuxième semestre de 2009.

61. L'analyse des coûts de référence permettra à l'EPSO de développer des normes et des objectifs appropriés à mesure de la progression de la mise en œuvre du PDE.

62. Le PDE a pour but de conférer une valeur ajoutée au processus de sélection. Un service de sélection au professionnalisme renforcé, qui est l'objectif principal du PDE, offrira un retour sur investissement important en attirant et en sélectionnant les bons candidats, à même de permettre aux institutions d'atteindre leurs importants objectifs stratégiques.

La proposition de budget pour 2010 précise les crédits supplémentaires nécessaires durant la phase de lancement. Ces coûts, ainsi que les bénéfices attendus, seront affinés dès que l'on connaîtra en détail le coût des différents éléments déployés dans le cadre du nouveau modèle, à la suite de l'attribution des marchés dans le cadre des appels d'offres en cours concernant les centres d'évaluation et le nouveau contenu des tests.

65.

a) L'EPSO a mis en place une série de contrôles automatisés et manuels systématiques pour lutter efficacement contre le fait que des candidats tentent de s'inscrire plusieurs fois à un ou à plusieurs concours. D'abord, l'existence d'un dossier EPSO unique, dans lequel les candidats doivent s'enregistrer avant de pouvoir participer aux concours, vise à empêcher les inscriptions multiples ou à les déceler ultérieurement. Ensuite, deux niveaux de contrôle sont prévus pour dépister les dossiers multiples émanant d'un même candidat. Enfin, les tricheries potentielles sont également repérées lors de la phase de tests par ordinateur, au cours de laquelle les candidats sont tenus de prouver leur identité, ou préalablement à leur admission

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aux étapes suivantes du processus de sélection. Depuis mars 2009, l'instauration d'un acte de candidature plus complet, dans lequel figurent notamment le profil académique, l'expérience professionnelle et la motivation, rend les inscriptions multiples encore plus difficiles pour les candidats, compte tenu également du fait que ces derniers sont désormais invités à certifier que les informations qu'ils ont entrées dans leur acte de candidature sont exactes.

b) Les problèmes liés à l'encodage des informations saisies et à certaines des données saisies ont déjà été pris en considération lors de la conception du nouveau système (la structure d'un concours devra obligatoirement comporter des éléments standard et il sera possible d'ajouter des étapes spécifiques) et les règles de validation appliquées seront plus nombreuses au moment de l'enregistrement. Le nouveau système sera opérationnel en 2010.

d) Les institutions sont responsables du recrutement des lauréats. Elles sont également tenues de signaler en temps utile à l'EPSO les événements ayant une incidence sur le statut des lauréats, de manière à ce que l'Office puisse mettre à jour la base de données. L'EPSO estime que le système fonctionne bien et qu'il s'est considérablement amélioré, puisque les lauréats ont désormais accès à leur statut en temps réel.

66. L'existence d'un identifiant unique permettrait de prévenir les tentatives d'inscriptions multiples. Cependant, cet identifiant unique n'existe pas dans l'ensemble de l'Union européenne.

67. L'EPSO est convaincu qu'il a mis en place une série de contrôles qui est solide et d'un bon rapport coût/efficacité pour faire face de manière proportionnée aux risques potentiels en matière d'égalité de traitement. Comme le souligne la Cour au point 70, l'EPSO développe ses systèmes dans le cadre du PDE, afin d'améliorer ses informations de gestion.

3. CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

69. L'objectif même du PDE est précisément de remédier aux principales faiblesses identifiées dans le cadre du système actuel de sélection.

i) L'évolution de la planification vers une gestion stratégique des besoins en ressources humaines est l'un des piliers de la révision des procédures de sélection actuellement mise en œuvre dans le cadre du PDE approuvé par le conseil d'administration en septembre 2008. L'établissement d'un planning roulant à 3 ans et la définition dans ce contexte de normes communes, visant à créer le socle d'une méthodologie claire et cohérente par lesquelles les institutions pourront présenter leurs besoins, a été décidé et sa mise en place est en cours.

ii) Le problème de la durée des concours a été clairement identifié par EPSO et c'est pour y remédier que l'Office a fait les propositions appropriées au sein du PDE. Dans le cadre du futur cycle annuel, la durée d'un concours depuis la publication jusqu'à la publication de la liste de réserve se situera entre 5 et 9 mois. La question de la disponibilité des membres de jury est également adressée par l'EDP.

iii) Les concours ont produit plus de lauréats que les Institutions n'en ont recrutés sur la base des listes de réserve disponible. Tant le nouveau régime linguistique approuvé par le conseil d'administration que les mesures reprises dans le PDE répondent aux différentes observations de la Cour. Enfin, la capacité d'agir en faveur d'un équilibre géographique le plus large possible se heurte à de nombreux facteurs externes non maîtrisables par EPSO ou par les Institutions.

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iv) L'EPSO améliore ses informations de gestion dans le cadre du PDE.

L'objectif fondamental du PDE est d'accroître la valeur ajoutée et le ratio coût/efficacité («value for money») pour chaque lauréat produit.

Une nouvelle base de données sera opérationnelle en 2010, et celle-ci tiendra compte des éléments identifiés par la Cour.

70. Les mesures du PDE répondent à toutes les faiblesses identifiées dans les procédures actuelles de sélection communautaire, ce qui explique son adoption unanime par toutes les Institutions.

Recommandation n°1: Communication des besoins en temps utile et de manière cohérente

Cette recommandation est acceptée et déjà mise en œuvre. Dans le cadre du PDE approuvé par le conseil d'administration en septembre 2008, l'établissement d'un planning stratégique sur 3 ans et la définition dans ce contexte de normes communes par lesquelles les institutions peuvent présenter leurs besoins a été décidé et la mise en place du planning stratégique 2009-2011 est en cours (recommandation n° 1 du PDE). Les besoins des Institutions ont été effectivement reçus en mars 2009 pour les trois prochaines années. L'évolution de la planification vers une gestion stratégique des besoins en ressources humaines est l'un des piliers du PDE.

Recommandation n°2: Assurer le soutien des institutions en matière de jurys professionnalisés et d'assesseurs qualifiés

Cette recommandation est acceptée et déjà mise en œuvre par le biais de deux actions prévues dans le PDE d'EPSO (recommandations 14 et 15): dans le cadre de la mise en place des centres d'évaluation, la professionalisation des jurys basée sur le concept de détachement de fonctionnaires des Institutions auprès de l'Office pour une période de durée fixe pouvant aller jusqu'à 4 ans, ainsi que la constitution d'une réserve de correcteurs. Les discussions avec les institutions concernant notamment les modalités de détachement de membres de jurys sont en cours de finalisation, sur la base de propositions de l'Office. Ces actions seront mises en place en 2010.

La réduction de la durée des procédures de sélection est également assurée par la mise en place des cycles annuels (recommandation 2 du PDE) et toutes les mesures connexes prises dans ce contexte.

Recommandation n°3: Adapter les exigences particulières concernant les langues

Cette recommandation est acceptée. Lors de sa réunion du 13 novembre 2008, le conseil d'administration a approuvé les propositions de l'Office à mettre en œuvre en deux phases: (1) l'introduction à partir de 2010 des tests dans la langue principale dans les seuls concours spécifiques monolingues pour tester la base de données en ce qui concerne les nouvelles versions linguistiques des questions et (2) dans un deuxième temps à partir de 2011, une généralisation de l'utilisation des 23 langues pour la plupart des tests d'accès (notamment raisonnement verbal et numérique). Les futurs tests de comportement resteront dans les trois langues de travail (seconde langue du candidat).

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Le choix du régime linguistique n'est en outre pas uniquement dicté par des raisons logistiques/pratiques mais aussi par les impératifs de recrutement des institutions de lauréats à même de travailler dans les langues les plus couramment utilisées par celles-ci.

Recommandation n°4: Améliorer la qualité des avis de concours

Cette recommandation est acceptée et déjà mise en œuvre. Dans le cadre de la réorganisation de l'Office, une fonction de contrôle de qualité interne a été mise en place. De même, le contrôle de qualité externe a été renforcé à l'initiative de l'Office, tant au niveau de la traduction avec la DGT qu'au niveau de la vérification linguistique avec les services de l'OPOCE et le nombre de corrigenda dus à des erreurs a diminué. De manière plus large et dans le cadre du PDE, les avis de concours viennent d'être simplifiés et rationalisés, avec une partie fixe en 23 langues1 et une partie propre à chaque concours plus réduite (également en 23 langues pour les concours EUR27), ce qui limitera les risques d'erreur. La structure logique des avis de concours a donc été renforcée afin d'en faciliter la gestion et d'améliorer la communication et l'image des institutions, l'avis de concours étant souvent le premier contact des citoyens avec les institutions.

Recommandation n°5: Assurer un nombre approprié de candidats à chaque étape de la procédure de sélection

a) Cette recommandation est acceptée et déjà mise en œuvre. Dans le cadre du PDE et d'une nouvelle stratégie de communication, un nouveau site web est en place depuis début mars 2009. D'autre part, des réunions et contacts réguliers se tiennent avec le réseau d'experts en matière de sélection et de recrutement dans les États membres, à l'initiative de l'Office, et le sujet de l'attractivité des candidats est regulièrement traité.

b) Cette recommandation est acceptée et déjà mise en œuvre. L'EPSO a introduit depuis janvier 2008 une «clause de repêchage» dans chaque concours, afin de s'assurer que les candidats invités aux étapes suivant la phase de tests sur ordinateur qui satisfont aux critères d'éligibilité puissent être en nombre suffisant. En raison du coût l

Rapport spécial n° 9/2009 (présenté en vertu de l’article 248 ......la Cour de justice, de la...

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