Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS · LIMS Eln ELN Electronic Laboratory Notebook Wie finde ich...

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Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS

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Über t&p

>25 Jahre Erfahrung in der Realisierung von kundenspezifischen LIMS-Projekten in Industrie und bei öffentlichen Auftraggebern

Breites Fachwissen über Labor-Organisation, Automation, Managementinformation und die speziellen Bedürfnisse der unterschiedlichsten Branchen

Über 130 Installationen mit mehr als 10.000 Anwendern im In- und Ausland

Im Herzen vom Ruhrgebiet arbeiten über 50 Menschen an der Lösung Ihrer Anforderungen

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Claus Köller

Promovierter Chemiker

44 Jahre, verheiratet, drei Kinder

Seit 2006 bei t&p: Vertrieb und Projektierung lisa.lims®

„Schnittstelle zwischen Kunden-Anforderungen und deren Umsetzung in der Software-Lösung“

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Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?

Wie finde ich das richtige System?

Wie läuft der Implemen-tierungsprozess ab?

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Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?1

Qualitäts-sicherung

Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Steigerung der Datenqualität

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Integration in Systemlandschaft (Daten übernehmen und übergeben)

(Kopier-)Vorlagen für Routineaufgaben und trotzdem einfache Erfassung von Besonderheiten

Automatisiertes Reporting, ISO 17025 konform

Informationsverfügbarkeit für Labor-Externe/Auftraggeber

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Mehr Zeit: Praxisbeispiel // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung

Informationsverfügbarkeit

Einfacher Zugriff für Labor-Externe/Auftraggeber via WebPortal


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Drill-Down-Funktion: Auftragstabelle Probentabelle Probe im Detail

Probe auswählen


Mehr Zeit: Praxisbeispiele // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung

Informationsverfügbarkeit via WebPortal

Der Auftraggeber sieht nur seine Daten!

Wie ist der Status der Untersuchungen für meinen Auftrag?

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Auftrag auswählen

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Vermeidung von MedienbrüchenSchnittstellen für Datenübertragung (Im- und Export)

Nutzung von Stammdaten als Basis für die Bewegungsdaten

Systematik für die DatenerfassungDenn ein branchenunabhängiges LIMS ist ein leerer Rahmen!

Auswertungen anhand der Daten, die im LIMS gepflegt werden

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Steigerung der Datenqualität – Grundlagen DatenpflegeDaten werden auswertbar durch:

Stammdaten als Basis für die Erfassung Parameter

Methoden

Probenherkunft

...

Nutzung von Vorgaben für die Datenerfassung Formulare

Wertelisten

Verwendung von Einheiten für Messwerte

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Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität: Praxisbeispiel // Qualitätssicherung

Auswertungen

Strukturierte Darstellung von Ergebnisdaten mit Bordmitteln


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Darstellung mit BordmittelnPräsentation strukturierter Daten durch Wahl unter-schiedlicher „Gruppierungsebenen“

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Gruppierung: Probestelle Unterscheidung: Probenahmedatum

Zeitverlauf

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Darstellung mit BordmittelnPräsentation strukturierter Daten durch Wahl unter-schiedlicher „Gruppierungsebenen“

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Gruppierung: Probestelle Unterscheidung: Probenahmedatum

Zeitverlauf

Gruppierung: ProbestelleUnterscheidung: Charge

Chargenverlauf

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Qualitätssicherung

Mitführen aller relevanten Informationen

Qualifikationen von Mitarbeitern

Nachvollziehbarkeit und Audit Trail

Einhaltung regulatorischer Anforderungen (z. B. GLP, GMP, ISO 17025)

Integrierte QS-Funktionen und Prüfmittelüberwachung

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Integrierte QS-Funktion

Analytische Qualitätssicherung mit Regelkarten


Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung: Praxisbeispiel

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Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung: Praxisbeispiel

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Integrierte QS-Funktion:RegelkartenStatistische Auswertung

- 2s/3s (Std.-Abw.)- 95%/99% (Vertr.-Bereich)

Prozessauffälligkeiten, z. B.

- „Fünf fallend“- „Fünf über Mittelwert“

AQS-Bericht mit allen Auffälligkeiten

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Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung // Zusammenfassung

Zusammenfassung: Was leistet ein LIMS

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch Verringerung der Verwaltungszeit von Organisation und Daten

Vermeidung von Medienbrüchen steigert die Datenqualität

Analytische Qualitätssicherung und Prüfmittelüberwachung sind Kernbestandteile

Alles in einem System

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Anbieter-/ Systemauswahl

Informations-beschaffung

Anforderungs-analyse


Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl

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LIMS

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LIMS

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Informationsbeschaffung Inhouse

Was machen wir? Welche Prozesse gibt es?

Kernprozesse im Labor

Begleitende Prozesse

Was läuft gut, was schlecht?

Projektziele definieren Wo wollen wir hin?

Prioritäten für mögliche Verbesserungen bedenken

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Informationsbeschaffung außer Haus Produktinformationen einholen

Internet Recherche

Portale analytik.de, chemie.de (beispielhaft)

Veranstaltungen/Messen analytica München, LIMS-Forum (beispielhaft)

Anfrage Anbieter

Kurze Präsentation/Webinar

Grobe Preisinformation

Welche Funktionen in einem LIMS entsprechen meinen Prozessen?

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StStability TestingStudiendesign, Stablitätstests

InIntegrationInterfaces, SAP QM-IDI, ERP-Systeme

NiNative IntegrationPrüfsystemintegration Workflows ohne LIMS

ElnELNElectronic Laboratory Notebook



limsIndividual-Konfigurations-System

QsQualitätssicherung Regelkarten, Prüfmittelüber-wachung,

TkTermin- und KapazitätsplanungServiceorientiert

RmReport ManagerISO 17025 konform

WiWebInfoLIMS-to-Customer Archiv

WsWebShopCustomer-to-LIMS Auftrags- und Probenerfassung

MmMaterial Management Lagerverwaltung,Chemikalien

MMicroplatesMikrotiterplatten

PrProjekteProjekte,Versuche

RzRezepturenRezepturentwicklung, LaboransätzeElectronic

RReportingAuswertungen, Statistik

RaRoSyRohdaten-archivierung

CrmCRM Angebote, Callcenter,Controlling

MdMobile DataDatenerfassungProbenahme Protokolle

PlProzesslaborAutomation und Integration

DmDokumenten-managementElektronische Signatur

Welche Module in einem LIMS benötige ich?

Auswahl möglicher Module zusätzlich zur Kernfunktionalität:

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CConnectAnbindung von Geräten

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LIMS

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Funktionale Anforderungen

Abdeckung der Kernprozesse im Labor Auftrags- und Probenbearbeitung

Freigaben, Prüfberichterstellung, Auswertung

Informationsverteilung

Unterstützung von Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement

Integration branchenspezifischer Module

Kaufmännische Aspekte

Schnittstellen (z. B. Prüfsysteme, ERP)

….



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Flexibilität und Usability

Workflow-Abbildung Routine

Ständig „Neues“ Beides: Routine und immer wieder „Neues“

Usability (Benutzbarkeit in der Praxis)

Konfigurierbarkeit der Benutzer-Oberfläche

Mehrsprachigkeit

Und in Zukunft: Laborprozesse im Wandel

Releasefähigkeit



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1. Annäherung

Auswertung der Informationen Sind die Informationen verständlich und vollständig?

Definition der Anforderungen Welche Anforderungen sind Pflicht, welche sind Wunsch?

Kosten-Nutzen-Rechnung

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Nutzenbetrachtung

Beispiel Faktor Arbeitszeit


Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse: Beispiel // Anbieter-/Systemauswahl

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Probenbearbeitung

Abrechnung/Logistik/Recherche

•5 min



Nutzenbetrachtung: Faktor ArbeitszeitLabor mit 10.000 Prüfaufträgen pro Jahr, „halb automatisiert“, 20 MitarbeiterPotenzial der Zeitersparnis

Prüfsystem-anbindung

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Auftragsanlage

•2 min •3 min

Freigabe

•2 min

Prüfberichtserstellung und -verteilung

• 3min

15 Minuten pro Auftrag

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Nutzenbetrachtung: Faktor ArbeitszeitLabor mit 10.000 Prüfaufträgen pro Jahr, „halb automatisiert“, 20 MitarbeiterPotenzial der Zeitersparnis:

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15 Minuten pro Auftrag

Zeit für neue Aufgaben pro Jahr: 150.000 min entspricht ~1,56 Personenjahre (1 PJ = 1.600 h)

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Iterativer Prozess!






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Iterativer Prozess!






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LIMS

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Vorgehensweisen für die Systemauswahl – Einflussfaktoren Rahmenbedingungen

Einführungsdauer bzw. Zeitplan

Budget

Größe des Projektes Anzahl unterschiedliche Laborbereiche

Funktionsumfang

Anzahl Anwender

Anzahl Standorte

Ausschreibung notwendig? Vorgabe öffentliche Auftraggeber

Förmlich (Unternehmensvorgabe)

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Bewertungskriterien

Know-how und Erfahrung des Anbieters

Zuverlässigkeit des Anbieters

Zuverlässigkeit der Lösung

Zukunftsfähigkeit der Lösung Releasefähigkeit

Reaktion bei Anfragen und Problemen auch nach Implementierung

Unsere Empfehlung: „Immer mit Kollegen/Referenzen sprechen, auch ohne Anbieter“



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Mögliche Vorgehensweise bei der Auswahl

1. „Pragmatischer Ansatz“: Beschaffung auf Basis Grobanalyse

2. Anforderungsanalyse und Workshops/Konzepterstellung mit einem oder mehreren Anbietern

3. Ausschreibungsprozess mit vollständiger Anforderungsanalyse

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Mögliche Vorgehensweise bei der Auswahl

1. „Pragmatischer Ansatz“: Beschaffung auf Basis Grobanalyse

2. Anforderungsanalyse und Workshops/Konzepterstellung mit einem oder mehreren Anbietern

3. Ausschreibungsprozess mit vollständiger Anforderungsanalyse

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2. Anforderungsanalyse

Verfeinerung der Anforderungsdefinition (ggf. Lastenheft)

Prioritäten unterscheiden (Must have/Nice to have)

Einholen detaillierter Preisinformationen

Bewertung der Informationen (Kosten/Nutzen)

Workshop mit einem oder mehreren Anbietern

Erstellung Pflichtenheft oder „Hersteller-Lastenheft“ und endgültige Kalkulation durch Anbieter

Entscheidung auf Kosten/Nutzen-Basis



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Zusammenfassung: Das richtige System finden

Informationen beschaffen und auswerten

Anforderungen analysieren und bewerten

Anbieter und Systeme kennenlernen

Kein leichtes Unterfangen, evtl. externe Hilfe anfordern

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Mögliches Szenario

Projektmarketing Einflussfaktoren

Wie läuft der Implementierungsprozess ab?

Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario

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Projektmarketing

Projekt muss gewollt sein: Geschäftsführung/Laborleitung

„Beteiligte“

Anwender früh ins Boot holen(bereits in der Anforderungsdefinition)

Motivierte Mitarbeiter auswählen

Freistellen für Projektaufgaben, genügend Ressourcen einplanen LIMS Einführung kann nicht zusätzlich zur normalen Arbeit geleistet werden

„LIMS-Einführung ist Chefsache!“

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Einflussfaktoren

Projektgröße Unterschiedlichkeit und Anzahl der Laborbereiche und Standorte

Anwenderzahl

Terminvorgaben (Zeitraum oder Zeitpunkt) Betriebsstillstand

Beachtung Geschäftsjahr

Aufwand für Customizing Standard vs. Individualisierung

Verfügbarkeit interner und externer Ressourcen Eigene Mitarbeiter und Anbieter



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Phasenweises Vorgehen

Pilotphase (standardnahe Funktionalität)

Roll-Out- bzw. Optimierungsphase(n) (Anpassungen)



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PilotbetriebGo Live

Pilotphase

Beratung Optimierungs-

phaseAnpassung Go Live

Installation Standardsystem Schulung

Beratung, Stammdaten-

erfassung

Go Live

Pilotphase

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Phasenbildung

Phasen können gebildet werden, bedingt durch:

Organisation Laborbereiche

Standorte

Länder

Funktional Einführung weiterer Funktionen/Module

Zeit- und Budgetvorgaben



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Vorteile des phasenweisen Vorgehens:

Durch Pilotphase können Anwender den Standard kennenlernen Unnötige Anpassungen werden vermieden

Klare Abschnitte und Ziele im Projekt definierbar Wenig Reibungsverluste

Schnelle Inbetriebnahme Interne Ressourcen werden geschont



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Zusammenfassung Implementierungsprozess

Das Projektmarketing nicht vernachlässigen. LIMS-Einführung ist Chef-Sache

Das „Magische Dreieck des Projekts“: Zeit, Kosten und Qualität beeinflussen sich gegenseitig

In der phasenweisen Implementierung kann man ein System richtig gut kennenlernen

Zeit nehmen, gewissenhaft planen, Erfahrung sammeln


Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario // Zusammenfassung

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Und zum Abschluss

Moderne, branchenunabhängige LIMS unterstützen alle Arten von Laboren

Bei der Auswahl sollte die Chemie zwischen den Menschen stimmen

Eine erfolgreiche Einführung ist garantiert mit einem modernen System und einem erfahrenen Berater

Der Ausgang aus dem Labyrinth liegt vor Ihnen!


Was leistet ein LIMS // Ein LIMS auswählen // Ein LIMS einführen

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